プレゼンテーションの作り方や話し方のコツとは？管理におすすめのツールも紹介
相手にこちらの要望を適切に伝えるうえで、プレゼンテーションは重要な役割を果たします。具体的には、プレゼンテーションをした相手に行動を促すことができてはじめて「提案が成功した」と言えるのです。
しかし、「相手の行動を促すことができる、効果的なプレゼンテーションの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プレゼンテーションを成功させるためのコツを中心に解説します。
- プレゼンテーションの資料作りのコツを習得したい
- プレゼンテーションで緊張せずに話したい
- レゼンテーションを行う際に便利なツールを知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、上手なプレゼンテーションの作り方や話し方のコツが分かり、さらにそのノウハウをチームで適切に共有・管理する方法も見つかります。
目次
プレゼンテーションとは
はじめに、プレゼンテーションについて解説します。プレゼンテーションはビジネスにおいて重要な役割を果たすので、担当者の方は必見です。
プレゼンテーションと発表の違い
プレゼンテーションとよく比較される言葉の中に、「発表」があります。「どちらも人に伝える」という共通点がありますが、『伝える軸』が異なります。
一般的に「発表」とは、自分の言いたいことや計画・目標を伝えることを指します。一方で「プレゼンテーション」とは、相手の立場や意見を考えながら、自分の話を伝えることを指します。
つまり、「プレゼンテーション」の方がコミュニケーションに近い形であると言えます。ビジネスにおいて、同じプロジェクトや業務を行う際には、「発表」より「プレゼンテーション」の方が適切なのです。
プレゼンテーションする目的とは
プレゼンをする目的は主に「理解・納得・行動」の3ステップに分けられます。
- ステップ1. 理解
- ステップ2. 納得
- ステップ3. 行動
はじめに、こちら側の意図をただ伝えるのではなく「相手に正しく理解してもらう」必要があります。何度もプレゼンしたとしても認識に誤りがあれば、まったく意味がないのです。
次に、提案に対して納得させることで、一気に相手を味方にできます。相手の納得を得るためには内容はもちろんですが、プレゼンの構成や話し方も重要です。
プレゼンの最終目的は「要望に対して相手に行動してもらうこと」です。そのため、内容理解だけでなく、相手にどのようにして欲しいのかも明確にプレゼンする必要があります。
以上のように、プレンテーションは「理解・納得・行動」でそれぞれの目的を満たすことで成立しています。
プレゼンテーションの基本的な構成とは
プレゼンテーションは、以下3つのフレームワークで構成されるケースが多いです。
- 序論・本論・結論
- PREP法（Point・Reason・Example・Point）
- DESC法（Describe・Explain・Specify・Choose）
プレゼンの組み立て方として、広く使われるフレームワークです。一番重要なことが最後に来るため、序論、本論で相手を飽きさせないよう、工夫が必要となります。
はじめに「結論」を述べたあとに「理由」と「具体例」を説明して、最後にもう一度「結論」で締める構成です。冒頭に結論を話すので、主張したいことが的確に伝わったり、聞き手の興味を引いたりできる効果があります。
問題解決型のフレームワークです。現状を的確に「伝える」、共感してもらうために「説く」、 行動してもらうために「提案する」、いくつかの分岐から「選択する」の4ステップでプレゼンをします。
プレゼンの構成によって相手の納得感は大きく変わるので、適切なフレームワークを選択しましょう。
良いプレゼンテーションの作り方のコツ3選
ここでは、良いプレゼンテーションを作る3つのコツを紹介します。プレゼンでは、相手に正確に理解してもらうための視覚からの情報も非常に重要です。そのため、話し方だけではなく、資料の構成も意識しましょう。
（1）要点を詰め込みすぎない
まずは、要点を詰め込みすぎないようにしましょう。
一枚のスライドに複数の要点を盛り込むと、文字や図表が小さくなってしまい、視覚的に分かりづらくなります。また、「一番伝えたいこと」が伝わらないリスクもあるのです。
そのため、1スライドに1メッセージを意識すれば、短くシンプルなメッセージとなり聞き手に伝わりやすくなります。
（2）色やフォントの選定に注意する
色やフォントの選定にも注意が必要です。
さまざまな色を使ったり、複数の書体を取り入れたりすると統一感がなくなり、かえって見づらくなります。そのため、プレゼンで使う色は、企業やチームカラーを軸として「ベースカラー」「メインカラー」「アクセントカラー」の3色程度に留めると良いです。
また、なるべく使うフォントは1種類にし、太文字やマーカーなどの機能を使い重要な部分を分かりやすくしましょう。このように、細かいことですが色やフォントを意識することが、プレゼンを成功させるうえで重要なのです。
（3）レイアウトを整える
レイアウトを整えるのも、資料作りには重要なポイントです。
単純に伝えたい文言やデータや図表を並べるだけでは、相手に内容を理解してもらえません。ただし、注目してほしい要素を中央に大きく置いたり、関連性のあるものはまとめたりするなどの工夫をすることで、情報は伝わりやすくなります。
ただし、社内ルールの変更やマニュアルの更新をするたびに、パワポなどで資料を作成するのは面倒です。そのため、記事に直接情報を書き込んで簡単に情報を更新できる「ナレカン」のようなツールを使用すると便利です。
【必見】プレゼンテーション資料の管理・共有に最適なツール
以下では、プレゼンテーション資料の管理・共有に最適なツールを紹介します。
プレゼンテーションの資料作りをするツールは便利なものがたくさんあります。しかし作った資料を管理したり、検索したりする機能が十分でなければ、新たにプレゼンをする際に過去の資料を上手く活用できません。
そこで、「資料を簡単に管理・検索できるツール」を使用しましょう。ただし、資料を多く保存できても、目的の情報をすぐに探せなければ手間がかかってしまうため、検索機能も必須です。
したがって、プレゼン資料の管理・検索に適しているのは、ファイルのバージョン管理が簡単にでき、さらに高精度な検索機能が充実したツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、あらゆる拡張子のファイルを簡単に保管できるうえ、「添付ファイル検索」ではファイルの中身や画像内の文章までを対象に検索可能です。そのため、過去のプレゼン資料をノウハウとして蓄積しておけるのです。
作成した資料が簡単に管理・検索できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンの料金＞
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プレゼンテーションの説得力を高める話し方のコツ4選
以下では、プレゼンテーションの話し方のコツについて解説します。プレゼンを成功させている企業やチームは、以下のポイントを押さえられているのです。
（1）声にメリハリをつける
まずは、声にメリハリをつける点を意識しましょう。
話し方が単調だと、聞き手は何が重要なのか把握しづらくなるので、話し方にメリハリをつける必要があります。たとえば、重要な箇所は前後に間を空け少し声量を上げて話す、備考は声量をやや下げ軽く流すように話す、などの工夫があります。
このように、声にメリハリをつけて話すと聞き手にとって重要ポイントを押さえやすく、印象深いプレゼンテーションとなるのです。
（2）専門用語には解説を入れる
次に、専門用語を使うときは解説を入れる必要があります。
聞き手の中には、専門用語が分からない人もいます。言葉の意味が分からない状態で、プレゼンを正確に理解するのは困難なうえ、相手に悪い印象を与える可能性もあるので注意しましょう。
したがって、専門用語は解説を入れる、あるいは分かりやすい言葉に置き換えるなどの対策が必要なのです。
（3）ジェスチャーやアイコンタクトを取り入れる
さらに、プレゼンの成功には、ジェスチャーやアイコンタクトを取り入れて話すことが大切です。
たとえば、ジェスチャーを使えば簡単に物事の程度や重要さを表現できるので、視覚的に理解してもらうのに役立ちます。また、アイコンタクトを取り入れれば、聞き手に対して「あなたに話しかけている」という意思表示になります。
このように、ジェスチャーやアイコンタクトは話し手と聞き手の距離を縮め、興味関心を引き立てる効果があるのです。
（4）練習、リハーサルをする
最後に、プレゼンの内容がある程度完成したら何度か練習をしてみましょう。
ジェスチャーやアイコンタクトを取り入れようと思っていても、プレゼン本番は緊張するため、思い通りにできないことがあります。事前にタイミングを考えておくことで、プレゼン当日にスムーズに進行することができるのです。
またリハーサルでは、より本番に近い形にするために、動画で撮影したり、他の人に聞いてもらったりし、人の目がある状態で練習することも効果的です。
＜比較表＞AIでプレゼンテーション資料が作れるツール3選
以下ではAIでプレゼンテーション資料が作れるツール3選を比較してご紹介します。
| ツール名 | Canva | Gamma | イルシル |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
PDFの翻訳機能、写真・動画の編集機能が充実 |
ドラッグ&ドロップするだけでプロ並みの仕上がりを実現 |
日本語に特化した1,000種類以上のテンプレート |
| 注意点 |
個人向けのプランでは他の人を招待できない |
外国の製品のため、日本語の説明が十分でない場合がある |
無料プランでは同時編集ができない |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1,180円～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,848円～（月払い） |
| 公式サイト |
「Canva」の詳細はこちら |
「Gamma」の詳細はこちら |
「イルシル」の詳細はこちら |
以上のツールを使うと、簡単にプレゼンテーションの資料を作成できます。また、資料作成の時間が短縮されると、他の業務にその時間を当てられるため、業務も効率的に行えるようになるのです。
ただし、AIで資料作成を簡略化しても、正しく管理できていなければ、過去の資料を使用したいときに確認することができません。そのため、「ナレカン」のようにプレゼン資料を管理しやすいツールを併用しましょう。
プレゼンテーションの目的やコツまとめ
ここまで、プレゼンのコツや資料の管理におすすめのツールを中心に紹介しました。
プレンテーションをするうえで分かりやすい資料の作成はもちろん、説得力を高める話し方をする必要があります。また、プレゼンの資料は適切に管理して、保存先が分からないという事態にならないようにしましょう。
ただし、ただ保存するだけではなく、将来その資料を確認する必要が出てきたときに、すぐに探すことができるように「ITツール上」にデータは保管するべきです。
結論、自社で導入すべきなのは、あらゆる拡張子のファイルを簡単に保管でき、高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。ナレカンの検索機能は、ファイルの中身や画像内の文章まで幅広く対応しています。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で資料を管理・共有して、プレンテーションを成功させましょう。
