プレゼンテーションの意味とは？失敗する原因や改善策・作り方も解説！
相手にこちらの提案を適切に伝えるうえで、プレゼンテーションは重要な役割を果たします。ただし、プレゼンテーションは実施して終わりではなく、相手の行動を促すことができてはじめて「提案が成功した」と言えるのです。
しかし、「効果的なプレゼンテーションの作り方や話し方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プレゼンテーションが失敗する原因や改善策を中心に解説します。
- 資料を作っても「伝わらない・刺さらない」と感じている営業・企画担当者
- 「評価されるプレゼンの型」が分からず悩んでいるビジネスパーソン
- 情報が散在しており毎回ゼロから作成する状況を改善したいチームリーダー
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、上手なプレゼンテーションの作り方や話し方のコツが分かるほか、そのノウハウをチームで適切に共有・管理する方法も見つかります。
目次
プレゼンテーションの意味とは
以下では、プレゼンテーションの意味を解説します。以下を把握し、プレゼンテーションの目的や基本構成を理解したうえで効果的なプレゼンテーションを実施しましょう。
プレゼンテーションをする目的
プレゼンテーションをする目的はおもに「理解・納得・行動」の3ステップに分けられます。
- ステップ1. 理解させる
- ステップ2. 納得させる
- ステップ3. 行動させる
はじめに、こちら側の意図をただ伝えるのではなく「相手に正しく理解してもらう」必要があります。何度もプレゼンしたとしても認識に誤りがあれば、まったく意味がないのです。
次に、提案に対して納得を得ることで、一気に相手を味方にできます。相手の納得を得るためには内容はもちろんですが、プレゼンの構成や話し方も重要です。
プレゼンの最終目的は「要望に対して相手に行動してもらうこと」です。そのため、内容理解だけでなく、相手にどのようにして欲しいのかも明確にプレゼンする必要があります。
以上のように、プレゼンテーションは「理解・納得・行動」でそれぞれの目的を満たすことで成立しています。
プレゼンテーションの基本的な構成
プレゼンテーションは、以下3つのフレームワークで構成されることが多いです。
- 序論・本論・結論
- PREP法（Point・Reason・Example・Point）
- DESC法（Describe・Explain・Specify・Choose）
プレゼンの組み立て方として、広く使われるフレームワークです。一番重要なことが最後に来るため、序論、本論で相手を飽きさせないよう、工夫が必要となります。
はじめに「結論」を述べたあとに「理由」と「具体例」を説明して、最後にもう一度「結論」で締める構成です。冒頭に結論を話すので、主張したいことが的確に伝わったり、聞き手の興味を引いたりできる効果があります。
問題解決型のフレームワークで、現状の把握・共感の獲得・提案・選択の4ステップで構成されます。
プレゼンの構成によって相手の納得感は大きく変わるので、適切なフレームワークを選択しましょう。
プレゼンテーションが失敗する原因とは？
プレゼンテーションが失敗する原因は以下の通りです。
- スライド構成が整理されていない
- 話し方が最適化されていない
- 過去の資料や成功事例が蓄積されていない
- チーム内で情報が共有されておらず属人化している
1枚のスライドに情報を詰め込みすぎたり、スライドの順序が論理的でなかったりすると、聞き手は内容を理解しづらくなります。
冗長な説明をしたり専門用語を多用したりすると、聞き手の理解度は大きく低下します。また、根拠や結論を述べずに長々と話してしまうと、何を伝えたいのかが曖昧になり、相手に納得感を与えられません。
過去に成果の出たプレゼン資料や成功事例が整理・蓄積されていないと、関連するプレゼン資料や成功事例を参考にできず、構成や伝え方を一から考える必要があります。結果、人によってプレゼンの質に差が出てしまうのです。
顧客情報や社内データなどのプレゼンに必要な情報がチーム内で共有されていないと、資料を作るたびに情報を集める必要があります。結果、資料作りに時間がかかりすぎてしまい、そのほかのプレゼンの準備が疎かになるのです。
以上のように、プレゼンテーションが失敗する原因には、「プレゼンスキル」と「情報管理」の両方が大きく関係しているのです。
【改善策】プレゼンテーションを成功させる方法
以下では、プレゼンテーションを成功させる方法をご紹介します。以下を取り入れると、チーム内のプレゼンテーションの質を安定させ、
成果につながる提案ができるようになります。
話し方を工夫する
プレゼンテーションを成功させるには、話し方や伝え方を工夫することが重要です。
たとえば、声にメリハリをつけて重要なポイントを強調したり、専門用語には解説を加えて誰でも理解できるようにしたりする必要があります。また、結論に対する説明の順序が適切になるよう、論理的に構成することも重要なポイントです。
さらに、こうした話し方のポイントを踏またうえで本番前にリハーサルをすると、話し方や構成を客観的に見直せるので、聞き手が理解しやすいプレゼンテーションに仕上げることができます。
スライドをシンプルに伝わる設計にする
プレゼンテーションを成功させるうえで、スライドをシンプルに伝わる設計にすることも欠かせません。
プレゼンテーションにおいて、聞き手は話し手の説明を聞きながらスライドを参照するため、簡単に理解できるよう「シンプルさ」を重視して資料を作るべきなのです。たとえば、「1スライド1メッセージ」で情報を絞ると、伝えたい要点が明確になります。
さらに、強調したい部分のみ太字や色分けをしたり、「注目してほしい要素を中央に配置する」「関連する情報をまとめる」といったレイアウトの工夫をしたりすれば、視覚的にも理解しやすい資料に仕上がります。このように、スライドは情報量・デザイン・配置を整理し、シンプルに伝わる設計にしましょう。
プレゼンに必要な情報を一元管理する
プレゼンテーションを成功させるには、必要な情報を一元管理する必要があります。
顧客情報や提案履歴などが散在していると、必要な情報を探すのに時間がかかり、資料作成の効率が大きく低下します。そこで、これらの情報を一か所に集約し、「顧客別」「案件別」「テーマ別」などで整理すれば、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
このように、社内情報を一元管理しておけば、プレゼンテーションのたびに必要な情報を集め直す手間を省き、資料作成のスピードを大幅に向上させられます。
チームで情報を共有・蓄積する
プレゼンテーションを成功させるには、チームで情報を共有・蓄積することが重要です。
たとえば、成功したプレゼンの構成や刺さった資料といったベストプラクティスをチーム内で共有しておくことで、誰でも一定水準のプレゼンを再現できるようになります。また、新たに資料を作成するときにも参考にできるため、効率的に資料を作れます。
しかし、紙やExcelで情報を蓄積していくと、更新に手間がかかるほか、徹底的な保管ルールを決めておかないと情報が散在します。そこで、「ナレカン」のような情報管理ツールを導入し、情報の更新や管理に手間をかけない仕組みを整えましょう。
【必見】プレゼンのノウハウや資料の管理・共有に最適なツール
以下では、プレゼンのノウハウや資料の管理・共有に最適なツールをご紹介します。
プレゼンテーションのノウハウや資料作りに必要な情報を社内で管理・共有しておかないと、プレゼンテーションのたびに情報を集め直す必要があります。また、資料の質もメンバーによってばらついてしまうのです。
こうした状況を防ぐためにExcelやWord、メールなどで情報を共有する方法がありますが、共有したあとの管理が個人に任されているため情報管理が煩雑になりやすいです。また、メンバーごとに共有する内容が違う場合、共有に大きな手間がかかります。
そこで、プレゼンテーションのノウハウをはじめとしたあらゆる社内情報を一元管理し、誰でもすぐに参照できるツールを導入しましょう。また、情報ごとに共有する範囲を指定できれば、必要な人に必要な情報だけをスムーズに届けられます。
なかでも、「ナレカン」なら業務情報を記事形式で蓄積でき、資料作成時に必要な情報をすぐに取り出せます。また、フォルダごとに共有するメンバーを設定できるので、メンバーに情報があふれてしまい、必要な情報が埋もれるといった事態も防げます。
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プレゼンテーションが失敗する原因や改善策まとめ
ここまで、プレゼンテーションが失敗する原因や改善策を中心に紹介しました。
プレゼンテーションが上手くいかないおもな原因は、スライド構成や話し方といった「プレゼンスキルの問題」と、ノウハウや必要な情報が属人化している「情報管理の問題」の2つにあります。
そのため、プレゼンの質を高めるには、スキルを磨くだけでなく、過去の資料や成功事例、顧客情報などを一元管理し、誰でも活用できる環境が必要です。そこで、検索性に優れたITツールを導入し、目的の情報をすぐに見つけられるようにしましょう。
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