プレゼンテーションの意味とは？説得力を上げる作り方や話し方のコツを解説！
相手にこちらの提案を適切に伝えるうえで、プレゼンテーションは重要な役割を果たします。ただし、プレゼンテーションは実施して終わりではなく、相手の行動を促すことができてはじめて「提案が成功した」と言えるのです。
しかし、「相手の行動を促すことができる、効果的なプレゼンテーションの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プレゼンテーションを成功させるためのコツを中心に解説します。
- 効果的なプレゼン資料を作成するポイントを押さえたい
- プレゼンの話し方に不安があっるためスムーズになるツールを使いたい
- プレゼン資料の共有・管理がスムーズになるツールを使いたい
という方は今回の記事を参考にすると、上手なプレゼンテーションの作り方や話し方のコツが分かり、さらにそのノウハウをチームで適切に共有・管理する方法も見つかります。
目次
プレゼンテーションとは
はじめに、プレゼンテーションについて解説します。プレゼンテーションはビジネスにおいて重要な役割を果たすので、担当者の方は必見です。
プレゼンテーションと発表の違い
プレゼンテーションとよく比較される言葉に「発表」があります。どちらも人に伝えるという共通点がありますが『伝える軸』が異なります。
一般的に「発表」とは、自分の言いたいことを一方的に伝えることを指します。他方、「プレゼンテーション」とは、相手の立場や意見を考えながら、自分の話を伝えます。
つまり、「プレゼンテーション」は話し手が聞き手のニーズに合わせて話す必要があり、よりコミュニケーションに近いです。そのため、ビジネスにおいて同じプロジェクトや作業をするときは「発表」よりも「プレゼンテーション」が適切と言えます。
プレゼンテーションする目的
プレゼンをする目的は主に「理解・納得・行動」の3ステップに分けられます。
- ステップ1. 理解させる
- ステップ2. 納得させる
- ステップ3. 行動させる
はじめに、こちら側の意図をただ伝えるのではなく「相手に正しく理解してもらう」必要があります。何度もプレゼンしたとしても認識に誤りがあれば、まったく意味がないのです。
次に、提案に対して納得を得ることで、一気に相手を味方にできます。相手の納得を得るためには内容はもちろんですが、プレゼンの構成や話し方も重要です。
プレゼンの最終目的は「要望に対して相手に行動してもらうこと」です。そのため、内容理解だけでなく、相手にどのようにして欲しいのかも明確にプレゼンする必要があります。
以上のように、プレゼンテーションは「理解・納得・行動」でそれぞれの目的を満たすことで成立しています。
プレゼンテーションの基本的な構成
プレゼンテーションは、以下3つのフレームワークで構成されるケースが多いです。
- 序論・本論・結論
- PREP法（Point・Reason・Example・Point）
- DESC法（Describe・Explain・Specify・Choose）
プレゼンの組み立て方として、広く使われるフレームワークです。一番重要なことが最後に来るため、序論、本論で相手を飽きさせないよう、工夫が必要となります。
はじめに「結論」を述べたあとに「理由」と「具体例」を説明して、最後にもう一度「結論」で締める構成です。冒頭に結論を話すので、主張したいことが的確に伝わったり、聞き手の興味を引いたりできる効果があります。
問題解決型のフレームワークです。現状を的確に「伝える」、共感してもらうために「説く」、 行動してもらうために「提案する」、いくつかの分岐から「選択する」の4ステップでプレゼンをします。
プレゼンの構成によって相手の納得感は大きく変わるので、適切なフレームワークを選択しましょう。
魅力的なプレゼンテーションの作り方のコツ3選
プレゼンでは、相手に正確に理解してもらうための視覚からの情報も非常に重要です。そのため、以下のコツを押さえ、話し方だけではなく、資料の構成も意識しましょう。
（1）1スライド1メッセージを意識する
まずは、1スライド1メッセージを意識しましょう。
一枚のスライドに複数の要点を盛り込むと、文字や図表が小さくなってしまい、視覚的にわかりづらくなります。また、「一番伝えたいこと」がどの部分か判断できず、相手へ正確に伝わりません。
そのため、1スライドに書くメッセージは最小限にとどめることで、シンプルな構成になり見やすくなります。また、スライドの補足事項や詳細は口頭で話すと、メリハリがついて要点を伝えやすいです。
（2）色やフォントの選定に注意する
色やフォントの選定にも注意が必要です。
複数の色や書体を統一させずに取り入れると、かえって見づらいスライドになってしまいます。そのため、プレゼンで使う色は、企業やチームカラーを軸として「ベースカラー」「メインカラー」「アクセントカラー」の3色程度に抑えるべきです。
また、なるべく使うフォントは1種類にし、重要な部分は太文字やマーカーを引いて強調しましょう。このように、色やフォントなどのデザイン面の工夫もプレゼンを成功させるうえで重要なのです。
（3）レイアウトを整える
レイアウトを整えるのも、資料作りに必要なポイントです。
単純に伝えたい素材を並べるだけでは、相手に内容を理解してもらえません。そこで、「注目してほしい要素を中央に大きく置く」「関連性のあるものはまとめたりする」といった工夫をすることで、情報が伝わりやすくなります。
ただし、伝えたい情報によってPowerPointなどでレイアウトを練り直すのは面倒です。そのため、記事に直接情報を書き込んで要点を見やすく整理できる「ナレカン」のようなツールを使用すれば、資料作りの手間を削減できるのでおすすめです。
【必見】プレゼンテーション資料の管理・共有に最適なツール
以下では、プレゼンテーション資料の管理・共有に最適なツールを紹介します。
プレゼンテーションは作成後、参考資料として迅速にメンバーへ共有されなければなりません。しかし、プレゼン作成ツールは、共有するときに都度リンクをメールに添付して宛先を設定しなければならず、効率が悪いです。
そこで、「資料をメンバーへ一斉に共有できるツール」でプレゼン資料を共有する手間を削減しましょう。さらに、資料を企画ごとに取り出しやすく保管しつつ、検索もかけられる機能があれば、目的の情報がすぐに見つかります。
結論、プレゼン資料の共有・管理に適しているのは、あらゆる情報を一元管理できるうえ、高精度の検索機能で欲しい資料に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、あらゆるファイル・画像を添付できる「記事」を公開するだけで、事前にアクセス付与したメンバーへ一斉に資料を共有可能です。加えて、「ファイル内検索」を使えば、保管したプレゼン資料のファイルにも検索をかけられるため、必要な情報に即アクセスできます。
作成した資料が簡単に見つかるツール「ナレカン」
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカンでプレゼン資料を管理する例
以下では、「ナレカン」でプレゼン資料を管理する見本を紹介します。
ナレカンの「記事」は、あらゆる形式のファイルを添付して保管可能です。さらに、上記のような「ファイル要約機能」を使えば、ファイルを添付しただけで要点を整理してテキスト化してくれます。
また、上記のような「ファイル内検索」により、記事に書き起こされていない情報にも検索をかけられるため、欲しい情報がすぐに見つかります。
プレゼンテーションの説得力を高める話し方のコツ4選
以下では、プレゼンテーションの話し方のコツについて解説します。プレゼンを成功させている企業やチームは、以下のポイントを押さえられているのです。
（1）声にメリハリをつける
まずは、声にメリハリをつけるようにしましょう。
話し方が単調では、聞き手は何が重要なのかが把握しづらいです。そのため、「重要な箇所は前後に間を空けて声量を上げて話す」「備考は声量をやや下げ軽く流すように話す」などの工夫をする必要があります。
以上を意識すると声にメリハリがつくため、聞き手は重要ポイントを押さえやすく、印象深いプレゼンテーションとなるのです。
（2）専門用語には解説を入れる
次に、専門用語を使うときは解説を入れる必要があります。
聞き手に専門用語の知識がない場合、言葉の意味がわからない状態でプレゼンを正確に理解するのは困難です。また、専門用語の多用は「プレゼンの丁寧さ」に欠けてしまい、相手への印象も悪くなってしまうため注意しましょう。
したがって、「専門用語は解説を入れる」「わかりやすい言葉に置き換える」などの対策を講じ、誰もが理解しやすいプレゼンにすべきです。
（3）ジェスチャーやアイコンタクトを取り入れる
さらに、プレゼンの成功には、ジェスチャーやアイコンタクトが不可欠です。
たとえば、ジェスチャーを使うと簡単に物事の程度や重要さを表現できるため、視覚的に理解してもらうのに役立ちます。また、アイコンタクトを取り入れれば、聞き手に対して「あなたに話しかけている」という意思表示になり、より興味を引く効果があるのです。
このように、ジェスチャーやアイコンタクトは話し手と聞き手の距離を縮めるうえ、”視覚的なわかりやすさ”にもつながります。
（4）練習、リハーサルをする
最後に、プレゼンの内容がある程度完成したら何度か練習をしてみましょう。
練習をせずに本番を迎えると、スクリプトをそのまま読んでしまったり、ジェスチャーなどを取り入れたりする隙がなくなってしまいます。そのため、本番と同じ進め方で「プレゼンの通し練習」を繰り返し、余裕をもって臨めるようにしましょう。
また、リハーサルは動画で撮影したり、他の人に聞いてもらったりすると発表を客観視できるため、改善点を見つけやすいです。そこで、「ナレカン」のような動画を「記事」に添付可能なツールを使うと、いつでも見返しやすく保管できます。
＜比較表＞AIでプレゼンテーション資料が作れるツール3選
以下ではAIでプレゼンテーション資料が作れるツール3選を比較してご紹介します。
| ツール名 | Canva | Gamma | イルシル |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
PDFの翻訳機能、写真・動画の編集機能が充実 |
ドラッグ&ドロップするだけでプロ並みの仕上がりを実現 |
日本語に特化した1,000種類以上のテンプレート |
| 注意点 |
個人向けのプランでは他の人を招待できない |
外国の製品のため、日本語の説明が十分でない場合がある |
ビジネスプランの新規受付は終了している |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1,180円/ユーザー/月～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/ユーザー/月～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,680円/ユーザー/月～（月払い） |
| 公式サイト |
「Canva」の詳細はこちら |
「Gamma」の詳細はこちら |
「イルシル」の詳細はこちら |
以上のツールを使うと、プレゼン資料の作成が簡略化します。また、資料作成の時間が短縮されれば、他の業務に時間を当てられるため、業務効率化にもつながるのです。
ただし、AIで資料作成を簡略化しても、正しく管理できていなければ、過去の資料を使用したいときに確認することができません。そのため、「ナレカン」のようにプレゼン資料を管理しやすいツールを併用しましょう。
プレゼンテーションの目的やコツまとめ
ここまで、プレゼンのコツや資料の管理におすすめのツールを中心に紹介しました。
プレゼンテーションをするうえで分かりやすい資料の作成はもちろん、説得力を高める話し方をする必要があります。また、プレゼンの資料は適切に管理して、保存先が分からないという事態にならないようにしましょう。
ただし、ただ保存するだけではなく、将来その資料を確認する必要が出てきたときに、すぐに探すことができるように「ITツール上」にデータは保管するべきです。
結論、自社で導入すべきなのは、あらゆる拡張子のファイルを簡単に保管でき、高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。ナレカンの検索機能は、ファイルの中身や画像内の文章まで幅広く対応しています。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で資料を管理・共有して、プレゼンテーションを成功させましょう。
