見やすいプレゼン資料の作り方とは？構成やコツ4選もご紹介
プレゼンテーションは、チームでのプロジェクトを円滑に進めたり、自社の製品を売り込んだりする際に使用し、ビジネスにおいて必要不可欠なものです。
しかし、聞き手に意図を理解してもらいやすいプレゼン資料の作り方が分からず、刺さる提案とならずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすいプレゼンの構成や作成時のコツを中心に解説します。
- プレゼンの資料の作り方が分からない
- プレゼンの資料を上手に作成できるコツを習得したい
- プレゼンの資料作りができるツールを知りたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、聞き手側が理解しやすい資料を短時間で作成できるうえ、プレゼンが成功しやすくなります。
目次
プレゼンテーションの作り方
プレゼンテーションを成功させるためには、事前準備を怠ってはいけません。準備がスムーズにいくように、以下ではプレゼンテーションの作り方についてご紹介します。
STEP1｜全体の流れや目的を明確にする
まず最初に、全体の流れや目的を明確にしましょう。
プレゼンの目的が明確でないと、「聞き手に行動を促す」というプレゼンの効果は得られません。また最適なプレゼンの構成は、目的によっても異なるため、資料の流れを考えるうえでも目的を明らかにすることは重要なのです。
したがって、プレゼンテーション準備を進めるときは、目的を確認してから資料の構成を決定しましょう。
STEP2｜資料の詳細を作成する
プレゼンの目的や流れが決定したら、プレゼンの詳細を作成しましょう。
話す内容だけでなく、分かりやすく構成をまとめることが聞き手の興味を惹きつけられるポイントです。例えば、表やグラフを使用することで情報を視覚的にまとめることができ、見やすくなります。
ただし1枚のスライドに情報を詰め込むと、話が広がりすぎて、結論までが長くなりすぎてしまうので注意しましょう。
STEP3｜資料のカラー、デザインを作成する
内容が完成したら、資料のカラーやデザインを考えましょう。
カラーやデザインは、聞き手に与える印象に大きく影響するため、非常に重要です。また人によって色の見え方は異なるため、規模の大きいプレゼンを行うときは、「カラーユニバーサルデザイン（さまざまな色覚でも情報が分かりやすい色のデザイン）」を使用して、なるべく認識のずれを生じないようにしましょう。
最適な資料を作るには、聞き手の状況に配慮することも必須なのです。
プレゼンの構成【基本編】
以下では、一般的な大枠としての構成である「序論→本論→結論」を解説します。プレゼンの基本となる部分なので必ず押さえましょう。
序論
序論では、プレゼンのテーマや目的、問題意識などを伝えます。
序論でプレゼンに興味を持ってもらい、一人ひとりに参加意識を高めさせることで最後まで話を聞いてもらいやすくなるため、非常に重要な部分です。例えば、自分の体験とプレゼン内容を結びつけて話すことで、プレゼン内容に親近感を持ちやすくなります。
また、プレゼン時間が長くなる場合には、聞き手が集中力を持続できるように、「目次」を設定するのも効果的です。
本論
本論では、プレゼンのなかで最も主張したいことの詳細を伝えます。
本論は、プレゼンの軸となる場所で、序論で示した論点に対して、データやグラフを織り交ぜながら定量的、かつ具体的に展開していきます。たとえば、社外に向けて自社の製品をPRするために、近年の消費動向調査のデータを用いて需要があることを示す、などの例が挙げられます。
ただし、本論は全体を通して矛盾がなく、論理的にも一貫している必要がある点に注意が必要です。
結論
結論は、これまでのプレゼン内容を簡潔にまとめます。
ただし、まとめでは言及した内容すべてに触れる必要はありません。序論で伝えたプレゼンのテーマや目的、本論でデータやグラフを根拠に展開した考察の重要箇所などを中心に簡潔にまとめましょう。
また、プレゼンを通して一番伝えたいことは何か、今後どのような行動を取って欲しいか、といったことも再度伝えるとより効果的です。
プレゼンの構成【応用編】
以下では、プレゼンの構成において使える3つの応用フレームワークを解説します。方法それぞれで聞き手に与える効果が異なるため、シーンや目的に応じて使い分けましょう。
SDS法
SDS法とは、以下の頭文字を取った文章構成です。
- Summary（要約）
- Details(説明）
- Summary（要約）
SDS法は、全体の要約を端的に伝えた後、詳細の説明や要約が入るため、結論を簡潔に伝える必要があるケースに適しています。
SDS法を使う例として、プロジェクトチーム発足時の自己紹介や業務の進捗報告が挙げられます。時間をかけず、短い時間で伝えられることが大きな特徴です。
PREP法
PREP法とは、以下の頭文字を用いた文章構成になります。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（例）
- Point（結論）
PREP法は、プレゼンにてとくに説得力を持たせたいケースに適しています。例として取引先との製品・取引の交渉や、新たなプロジェクトを開始時のプレゼンなどのケースが挙げられます。
PREP法であれば、最初の結論で大まかに「何が言いたいのか」を瞬時に理解できるうえ、その後の根拠や具体例で補足していきます。さらに、最後には再度結論や追加情報、または注意点を加えられるので、論理的な文章となり説得力が増すのです。
DESC法
DESC法とは、以下の頭文字を取った文章構成です。
- Describe（描写する）
- Explain（説明する）
- Suggest（提案する）
- Choose（選ぶ）
DESC法は、まず解決しようとしている課題の現状や相手の行動を客観的に描写し、その事実を聞き手に伝えます(D)。
次に、客観的な事実に対し自分の主観的な意見を述べた(E)うえで、問題を解決させるアイデアを提案し、聞き手に求める対策案を具体的に示します。(S)
最後に、聞き手が話し手の提案を受け入れた場合・拒否した場合、それぞれに対して結果や選択肢を提示します(C)。このように、DESC法は聞き手の要望・意見に自分の意見も反映させたい場合に最適であり、例えば部下への指示・指導に効果的です。
プレゼン資料の作成で押さえておくべきコツ4選
以下では、プレゼン資料を作成する際に押さえておくべきコツ4選を解説します。短時間で見やすく分かりやすいスライドを作っている企業やチームは、以下のコツが押さえられているのです。
情報を絞る
見やすいプレゼン資料の作成には、「情報を絞る」のはマストの取り組みです。
一つのスライドに複数の要素を組み込むと視覚的な情報が溢れ、聞き手にストレスを与える原因となってしまうのです。1スライドに1メッセージとなるように意識することで聞き手にも要点が伝わりやすくなります。
あくまでもプレゼンのメインはトークです。資料を「そのまま読む」のではなく「トークの補助として利用する」ようにしましょう。
体裁を整える
体裁を整えるのも大切なポイントです。
各スライドごとのデザインが統一されていなかったり、文字の色やフォントが異なったりすれば、読み手に負担をかけてしまいます。また、文字間や行間が詰まれば、文章も読みづらく内容が読み手に入っていきません。
そのため、スライド全体でデザインやテキストを統一する・余白を作るなど一目で見やすい資料にすることを心がけましょう。
読み手の視線を意識する
読み手の視線を意識しながら、プレゼン資料を作成するのも大切です。
読み手の視線の動かし方を基準に、文字・データをレイアウトできれば読み手にとって、非常に見やすい資料となります。人の視線の動かし方には法則があるので、以下2つのパターンを把握しておくとわかりやすいプレゼン資料ができます。
- Zの法則
- Fの法則
「人がものを読み進めるとき視線は左上、右上、左下、右下とZの形に移動する」という視線の法則
「人の視線は左上、右上、左下とF字型に動き、左端を流し読みして、右下はほとんど読まない」という視線の法則
したがって、Zの法則・Fの法則にみられた視線の動きに合わせてプレゼン資料をデザインすると、読み手側が情報を処理しやすくなるのです。
フォントや文字のデザインを工夫する
フォントや文字のデザインを工夫する点も押さえておきましょう。
一般的には使われないフォントや文字デザインを使うと読み手が見づらいと感じ、優れた内容が記されていたとしても、正確に伝わりづらくなってしまうのです。
またフォントは、「メイリオの18pt以上」を使うと見やすい文字となります。フォントを変えるのではなく「重要な箇所は太字にする」「色を変える」など、文字のデザイン自体にメリハリをつけることで分かりやすい資料となるのです。
【必見】見やすい資料作りのノウハウまで共有できるツール
以下では、見やすい資料作りのノウハウまで共有できるツールを紹介します。
見やすい資料作りを実現するには、社内でのノウハウ共有が必須です。なぜなら、構成や体裁などの作成方法が社内で統一されていないと、分かりやすい資料を作成することは不可能だからです。
また、複雑な内容のものや、専門的な内容の場合、知識がある人が限られていると作業が属人化してしまい、業務に偏りも出てしまいます。したがって、資料作成のノウハウや過去事例は、社内で一元管理する必要があるのです。
そこで、資料作成だけでなく、作成方法の共有・管理までできるツールを使用しましょう。結論、画像、ファイルの添付、テキストで情報がまとめられ、作成方法やルールを自社に合った形でまとめられる：「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、資料作成のノウハウを簡単に残せるうえ、資料のデータファイルのバージョン管理もできるため、最新情報もすぐに確かめられます。つまり、見やすいプレゼン資料が作りやすい環境が整えられるのです。
最も簡単に資料・ノウハウの管理ができる情報共有ツール「ナレカン」
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プレゼンテーション資料の構成やコツまとめ
ここまで、プレゼンの構成や作成時のコツを中心に解説しました。
プレゼンの構成は、プレゼンの目的に合わせて構成する必要があります。また、プレゼン資料の作成時には、聞き手や読み手に配慮したデザインを意識することがポイントです。
一方、全社員が短時間で質の高いプレゼン資料を仕上げるには、ノウハウの共有が不可欠です。ノウハウは全員で確認できるように、ITツール上に記録を残しておくと一元的に管理しましょう。
結論、資料作成のノウハウ管理には経験値の高いメンバーのノウハウを簡単に共有できるツール「ナレカン」が最適です。
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