ナレッジマネジメント
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議事録作成は、会議内容・決定事項を社内に共有するうえで必須の作業です。そこで昨今では、議事録の作成に役立つツールを利用し、時間短縮をする企業が増えているのです。 たとえば、「Texta（テキスタ）」を使えば、音声から文字起こしをすることが可能です。しかし「Textaが自社の議事録作成に合っているか分からない」と導入を悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Textaの概要や料金プラン・注意点を網羅的にご紹介します。 Textaの特徴や機能を把握して、導入を検討したい Textaとほかの議事録作成ツールとの違いを知りたい 作成した議事録を効果的に管理したい という方はこの記事を参考にすると、Textaの概要が分かるうえ、議事録の作成・管理がスムーズに進む方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Texta（テキスタ）とは1.1 Textaの特徴1.2 Textaとほかの議事録作成ツールとの比較1.3 Textaの機能2 Texta（テキスタ）の料金3 Texta（テキスタ）の評判4 Texta（テキスタ）の注意点5 Textaで作成した議事録の共有・管理に役立つITツール5.1 あらゆる議事録を一元管理できるツール「ナレカン」6 Texta（テキスタ）の概要や料金・注意点まとめ Texta（テキスタ）とは 以下では、Textaの概要を紹介します。ほかの議事録作成ツールとの違いや基本機能を知りたい方は必見です。 Textaの特徴 引用： Textaのトップページ Textaとは、株式会社テクノデジタルが提供する「Web会議の音声を自動で文字起こしできる議事録作成支援ツール」です。 Textaは、音声を文字起こしできるツールで、データをテキストや音声で保存します。また、Textaは日本初のWeb会議向け議事録作成支援ツールであり、イヤホンを使用しながらの会議であっても文字起こしができる点がほかの議事録作成ツールと異なります。 したがって、TextaはWeb会議を頻繁に実施する方の議事録を作りやすくするツールだと言えるのです。 Textaとほかの議事録作成ツールとの比較 以下では、Textaとほかの議事録作成ツールを比較します。 Notta（ノッタ） ツールの特徴 高精度なAI音声認識による文字起こしに加え、AI要約機能や58言語にまで幅広く対応しています。また、官公庁でも導入可能なほど、セキュリティ性が高いです。 Textaとの違い Chromeブラウザ中心の利用形態であるTextaに対して、NottaはPC・スマホ・タブレット用アプリやChrome拡張機能など、より多くのデバイスや環境に対応しています。豊富な機能で便利な反面、シンプルさを求める場合には、Textaがおすすめです。 ・ Nottaの詳細はこちら Rimo voice（リモボイス） ツールの特徴 ChatGPTを活用したAI要約機能、シンプルな操作性が特徴です。また、多くのオンライン会議アプリと連携でき、スムーズに議事録を作成できます。 Textaとの違い Rimo voiceは、各業界・組織の専門用語を登録できるので、より自然な表現での議事録作成が可能です。ただし、プランによってデータの保管期間が制限されている点に注意しましょう。 ・ Rimo voiceの詳細はこちら ログミーツ ツールの特徴 オンライン会議や対面での商談のほか、採用面接などにも幅広く対応できます。また、独自のモバイル端末で音声収録するので、専用ネットワーク回線以外使えないという環境でも使えます。 Textaとの違い ログミーツでは、文字起こしをするのに独自に開発された「ログミーツレコーダー」が必須となります。そのため、同時に複数人のメンバーが文字起こしするケースが頻発する企業の場合は、Textaが適しています。 ・ ログミーツの詳細はこちら Textaの機能 Textaの基本機能は以下の通りです。 機能 特徴 既存のデータの文字起こし リアルタイムだけでなく既に持っている音声データの文字起こしも可能です。 多言語対応 日本語だけでなく、英語・中国語・スペイン語など10ヶ国語以上に対応しています。 情報の抽出 文字起こししたテキストについて「誰の何の発言か」「日付」といった質問に対する情報の抽出が可能です。 ファイル管理機能 文字起こししたファイルをTextaサービス内で管理できる機能です。 データ編集 認識しづらい人の名前や専門用語など、誤って文字起こしされた内容を編集できる機能です。 AI議事録作成機能 リアルタイム文字起こしや、音声ファイルから作成したデータから、AIが議事録を作成します。 上記のように、Textaは議事録の作成・管理に役立つ機能を複数備えています。 参考： textaサイトページ＞機能紹介 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Texta（テキスタ）の料金 Textaの料金は以下の通りです。 　　　　　ライト：20,000円/月 通常文字起こし：無制限 音声ファイル・補正文字起こし：30h 最大ユーザー人数：5人 　　　　　スタンダード：35,000円/月 通常文字起こし：無制限 音声ファイル・補正文字起こし：100h 最大ユーザー人数：15人 　 プロ：50,000円/月 通常文字起こし：無制限 音声ファイル・補正文字起こし：300h 最大ユーザー人数：35人 エンタープライズ：要お見積もり 通常文字起こし：無制限 音声ファイル・補正文字起こし：無制限 最大ユーザー人数：無制限 改行や句読点等を追加する補正文字起こしと、音声ファイルからの文字起こしの利用可能時間が各プランで異なるので注意しましょう。 参考：textaサイトページ＞料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Texta（テキスタ）の評判 ここでは、Textaの口コミ・評判を紹介します。なお、2023年以降口コミ等の更新がないため、2023年時点での情報を引用しています。 textaの議事録サービスも良き。議事録に特化してるから音声入力ボタンを押すのは1回だけ。止めるボタンあり。時間の記録は非表示可。テキストにて保存も出来る。オンライン上で他の人による手入力の訂正がない場合は、textaの方がストレスフリーかも。※textaではリアルタイムでの訂正入力はできない。 pic.twitter.com/Qr6FXrYQNg — himarock09 (@himarock09) March 6, 2023 Textaっていうweb会議用の文字起こしツールが便利。1対1の会議だと話しながら議事録残すの大変だったけど、これ使えばあとで聞き直せるしドキュメント化しやすくなる。音声認識の精度はそこまで高くないけど、議事録補助としては充分使える！https://t.co/rbessWZP9f — 島村洋和｜ECマーケティング&ライター (@hirok_shimam) September 29, 2022 このように、議事録が作成しやすくなる機能性を評価する声が挙がっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Texta（テキスタ）の注意点 Textaを利用するときには、以下の点に注意が必要です。 セキュリティ面 音声データの取り扱いについて、通常文字起こしと補正文字起こしでセキュリティレベルが異なります。会議の内容には、機密情報も含まれるので、安全性が確保されたものを使いましょう。 検索機能が備わっていない 作成した議事録をクラウド上で管理可能ですが、検索機能が備わっていないため、多数の議事録の中から必要なものを探すのに手間がかかる可能性があります。 ファイルが煩雑化する恐れがある Textaでは25年6月のアップデートより会議ファイルの参照、編集が可能になります。 ただし、クラウド上でファイルを格納できたとしても、管理機能が乏しければ情報は煩雑化してしまいます。したがって、「タグを付与できるか」「カテゴリごとにフォルダを分けられるか」など、適切に情報を管理できるか確認しましょう。 上記のようにさまざまな注意点があげられるため、担当者の方はこれらを考慮したうえで導入可否を判断しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Textaで作成した議事録の共有・管理に役立つITツール 以下では、Textaで作成した議事録の共有・管理に役立つITツールを紹介します。 議事録の管理において「作成した議事録が必要な時にすぐに参照できる」かが重要です。ツールを使用して、効率的に議事録を作成してもバラバラに保存していては、必要なものを探すのに時間がかかり、結局は議事録が読み返されない状況になりかねません。 さらに、会議の議事録だけでなく、会議の発言をまとめたホワイトボード上の情報も合わせて管理できれば、会議に参加しないメンバーも概要を理解しやすくなります。そこで、会議にけるあらゆる情報を一元管理して必要な情報をすぐに探せる体制を整えましょう。 結論、自社が導入すべきは、あらゆる議事録を一元管理して超高精度検索が可能なツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストだけでなく、画像やファイルも集約できるため、会議中のホワイトボード上の情報も含めて、会議の記録を漏れなく保管できます。さらにAIを使用した「自然言語検索機能」で、必要な情報をすぐに参照できるので、作成した議事録を効果的に活用できるのです。 あらゆる議事録を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Texta（テキスタ）の概要や料金・注意点まとめ ここまで、Textaの概要や料金・注意点を紹介しました。 Textaはリアルタイムでの音声の文字起こしができる、Web会議向け議事録作成支援ツールです。一方で、クラウド上に保存した議事録のファイルの中から必要なものを探す時に欠かせない、検索機能の精度がわからない点に注意が必要です。 議事録は会議後にやるべき対応を記載しているため、整理されていなければ必要な情報が見つからず、振り返りにくくなってしまいます。そこで、情報の共有・管理に役立つITツールを導入して、議事録をすぐに探せる体制を整えましょう。 結論、Textaで作成した議事録は、AIを用いた超高精度な検索機能で簡単に探せるツール「ナレカン」「ナレカン」で管理しましょう。ナレカンにはあらゆる情報を蓄積・整理できるので、議事録だけでなく社内情報を一元管理するのにも役立ちます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、議事録の共有・管理を円滑に行いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

紙の書類管理における課題として、「出社前提での対応が必要な点」や「紛失・き損の恐れがある点」が挙げられます。そこで、昨今はITツールを活用して、社内文書をデジタル管理する企業が増えているのです。 たとえば、文書管理ツールのひとつに「楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）」が挙げられます。「楽々Document Plusの導入を検討しているものの具体的な運用のイメージがつかない」と利用を悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、楽々Document Plusの機能や特徴、評判を網羅的にご紹介します。 楽々Document Plusの使い方や機能・料金を知りたい 楽々Document Plusのユーザーの評判を参考に、導入可否を検討したい 楽々Document Plusと他ツールの違いを比較したい という方はこの記事を参考にすると、楽々Document Plusの概要が分かり、文書管理ツールの選定ポイントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）とは1.1 楽々Document Plusと他の文書管理ツールとの違い1.2 楽々Document Plusの特徴1.3 楽々Document Plusの機能2 楽々Document Plusの使い方2.1 簡単登録/登録自動化機能の使い方2.2 検索機能の使い方3 楽々Document Plusの料金プラン4 楽々Document Plusの評判4.1 楽々Document Plusの良い口コミ・評判4.2 楽々Document Plusの改善点に関する口コミ・評判5 【重要】文書管理ツールを選ぶポイントとは5.1 自社の文書がすぐに見つけられるツール「ナレカン」6 楽々Document Plus（らくらくドキュメント プラス）の機能や口コミ・評判まとめ 楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）とは 以下では楽々Document Plusについてや他の文書管理ツールとの違いを説明します。導入を検討している方は必見です。 楽々Document Plusと他の文書管理ツールとの違い 引用：楽々Document Plusの公式サイト 楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）とは、住友電工情報システム株式会社が運営する文書管理システムです。契約書管理やISO関連の文書管理ができるツールで、検索機能が充実しています。 楽々Document Plusと他の文書管理ツールとの違いは以下の2点が挙げられます。 顧客のニーズを反映させる取り組みを積極的に行っている サポートサイトの設置だけではなく、顧客アンケートを取り、UI/UXなど製品改善も行っています。 組織体制や規模に合わせて導入形態を選択できる クラウド・オンプレミスから導入形態を選択します。自社に合った最適な形でツールを運用することが可能です。 このように、楽々Document Plusは顧客や企業へのサポート体制が充実しているツールだと言えます。 楽々Document Plusの公式サイトはこちら 楽々Document Plusの特徴 楽々Document Plusの特徴は、「スキャンした書類を自動登録や電子契約書ツールとの連携が可能な点が特徴です。 スキャンした書類を自動登録する 社内の複合機と連携する機能が備わっており、スキャンしたデータはファイルサーバーを経由して楽々Document Plusに自動で登録されます。 また、登録した書類の文章は文字データとして処理されるので、全文検索することも可能です。自動化により手間がかからないため、より多くの情報を活用しやすくなります。 電子契約書ツールとの連携ができる 外部ツールの「クラウドサイン」および「ドキュサイン」「GMOサイン」「SMBCクラウドサイン」とを連携すれば、契約の申請から集結・補完までを管理できます。具体的には、以下の対応が可能です。 クラウドサインやドキュサインで締結した契約書を、楽々Document Plusで管理する 楽々Document Plusで作成した契約書を、電子契約書作成ツールで契約先に送信する このように、楽々Document Plusは文書管理の一連の行程を行えます。 楽々Document Plusの機能 楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）のおもな機能は以下の通りです。 文書登録 文書に必要事項を登録する機能です。ドラッグ＆ドロップでの文書登録のほか、登録事項を自由に入力フォームに追加できます。 全文検索 添付ファイルや文書内の指定したキーワードを検索できる機能です。文書番号や作成者などからも絞り込めるほか、あいまい検索にも対応しています。 契約書管理 契約書の登録や改定、改訂履歴の確認可能です。関連契約書を紐付けて管理するため、契約内容の把握がしやすくなります。 ISO文書管理 ISO9001、ISO14001の管理に役立つ機能です。バージョン管理や複数のファイルをひとつのPDFデータにまとめられることが可能です。また、バージョン管理機能に機能により、ユーザは常に最新情報を確認できます。 Box連携 クラウドファイル共有サービスである「Box」と楽々Document Plusを連携してファイルを共有します。社外から受け取ったファイルの自動登録やアンケート配布などは幅広い目的で活用できます。 生成AIの連携 ChatGPTなどの生成AIと連携しているため、楽々Document Plusにある社内情報を基にして生成AIによる質問回答が可能です。 参考：楽々Document Plusの機能 このように、楽々Document Plusには、あとから文書を確認しやすくする機能が充実しているのです。また、楽々Document Plusには電子帳簿保存法に対応した機能も存在します。機能の詳細は以下の通りです。 電子帳簿保存法に対応した機能について 楽々Document Plusには、電子帳簿保存法の国税関係書類における「スキャナ保存と電子取引」に関する機能が、備わっています。また「タイムスタンプの付与」が不要なJIIMA認証(電子取引ソフト法的要件認証)も取得しているのです。 その他にも「解像度の保持」やスキャナ保存と電子取引の両方で求められる「データの訂正・削除や検索結果の履歴確保」「入力者・責任者情報の記録」といった機能も含まれています。 そのため、電子帳簿保存法における機能を求める方は、楽々Document Plusの機能を活用しましょう。また、電子帳簿保存法の詳細は国税庁の電子帳簿保存制度特別サイトから確認できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 楽々Document Plusの使い方 以下では、楽々Document Plusの基本的な機能である登録自動化機能と検索機能に使い方について説明します。導入する前に使い方を確認したい方は必見です。 簡単登録/登録自動化機能の使い方 引用：楽々Document Plusのトップページ 契約番号は自動で採番されます。またログインIDをもとにして、所属グループ（部署）や作成者も自動で入力されます。黒の四角は、入力必須のため、自動入力により、入力漏れを防げるのです。 自動入力された項目を確認したら、管理する文書の詳細を入力していきます。ファイル添付もドラッグ&ドロップでできるため、簡単です。 参考：住友電工情報システム株式会社｜楽々Document Plusの文書管理について 検索機能の使い方 1.検索したい文書の条件を入力します。完全一致検索やあいまい検索が可能なほか、検索条件を入力することで、文書を簡単に絞り込めます。 引用：楽々Document Plusの検索機能 2.表示された検索結果から、検索にかけた文書を選択します。検索条件にヒットした箇所を表示する「サマリ表示」と、ヒットした文書の全てを表示する「一覧表示」があります。 引用：楽々Document Plusの検索機能 3.「サマリ画面」からは、文書のサムネイルをクリックすると、ビューワを確認できます。各文書を開く前に中身を大まかに確認することや、文書を作成したアプリからの確認も可能です。 引用：楽々Document Plusの検索機能 以上のように、楽々Document Plusでは文書の詳細な情報を検索時にも入力することができます。そのため、よりスムーズに情報を見つけられるのです。 参考：住友電工情報システム株式会社｜楽々Document Plusの全文検索とビューワ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 楽々Document Plusの料金プラン 楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）は公式サイト上で料金を公表していません。そのため、詳細は問い合わせが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 楽々Document Plusの評判 ここでは、楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）の良い口コミ、改善点に関する口コミをご紹介します。ユーザーが実際にツールを利用した感想をもとに、導入可否を判断したい方は必見です。 ※ご紹介する口コミは、ITトレンド　＞ 楽々Document Plus：評判・口コミより引用しています。 楽々Document Plusの良い口コミ・評判 以下では、楽々Document Plusの良い口コミや評判をご紹介します。ユーザーからは「検索に時間がかからない」「文書の需要が一目でわかる」との声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2023年9月13日） まずはユーザーインターフェースがスクラッチよりも直感的で見栄えがする。最新のjava技術を取り入れるのにスクラッチでは追いつかない。 非公開ユーザー（投稿日：2023年07月20日） 文書管理はこのシステムに頼りっきりです。会議で使う書類や申請書類など、全てがペーパーレスなのでデスクがすっきりします。また必要な書類があっても、検索機能で時間をかけずに探せるのが便利です。 非公開ユーザー（投稿日：2023年05月10日） 以前も同じような文書管理システムを使っていたのですが、UIがシンプルでツリーが分かりやすくなっており使いやすいように感じました。またアクセスランキングというのが表示されるようになり、どの文書が需要あるのかなど一目で分かるようになり助かりました。また最近見た文書もすぐに分かり一から探さなくて済むようになりました。 楽々Document Plusの改善点に関する口コミ・評判 次に、楽々Document Plusの改善点に関する口コミや評判をご紹介します。ユーザーからは「操作性」「UIのカスタマイズ」に関する改善の声が挙がっています。 非公開ユーザー（投稿日：2023年09月13日） 文書検索に社内文書の全文検索だけでなく、キーワードによるBigdataとの連携も考慮してほしい。すでに実装済みかどうかユーザー部門からでは分からないので 非公開ユーザー（投稿日：2023年07月20日） 操作や使い方を覚えるのに、何しろ時間がかかります。慣れてしまえば問題ありませんが、最初は苦戦するかも。 非公開ユーザー（投稿日：2023年05月10日） UIがシンプルでいいのですが、シンプルが故に操作したいものがどこにあるのか潜らないといけないので、個人でカスタマイズができればなおよいと思いました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【重要】文書管理ツールを選ぶポイントとは 以下では、文書管理ツールを選ぶポイントをご紹介します。 文書管理は、業種や各企業によって扱う情報が異なるため、それぞれに最適な形で行うべきです。また、ITスキルに関係なく、操作がしやすいツールを選ぶと社内に浸透しやすくなります。 文書管理を行う上で、「必要な情報をすぐに見つけられること」も必須です。そのため、「自社に合った形で文書を管理できて、充実した検索機能があるツール」を導入しましょう。 結論、文書管理に最適なのは、自社に合った形で情報をまとめられ、超高精度の検索機能があるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンには、超高精度な「ファイル内検索機能」が備わっているので、ファイルや画像内のテキストも対象に欲しい情報が絞り込めます。また、文書の概要をAIが自動要約する「ファイル要約機能」もあり、文書を都度開かなくても内容を簡単に把握できるのです。 自社の文書がすぐに見つけられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 楽々Document Plus（らくらくドキュメント プラス）の機能や口コミ・評判まとめ これまで、楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）の機能や口コミ・評判を中心にご紹介しました。 楽々Document Plusは、契約書管理や電子帳簿保存法にも対応しており、スムーズば文書管理ができます。しかし一方で、ユーザーからは「操作が難しい」という声もあります。 操作が難しいと社内に浸透しづらくなるため、「ITスキルに関係なく、自社にあった形で簡単に使用できるツール」を導入しましょう。また、多数の文書から必要な情報をすぐに見つけるためには、充実した検索機能も必須です。 結論、文書管理に最適なのは、自社にあった形で情報をまとめられ、ファイル要約機能やファイル内検索など超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、社内文書の管理を円滑化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

ビジネスにおいて、メールは気軽に情報をやりとりできる連絡手段です。文章で相手に内容を伝えるツールであるため、電話とは違い、相手が不在時でも連絡を送れる点や聞き間違いによる齟齬を防ぐ点に優れています。 しかし、メールはやりとりした情報の蓄積には不向きなツールです。取引先とのメール履歴を振り返るはずが、ほかのメールと混ざってしまい見つからない経験をした方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネスメールのデメリットや、デメリットをカバーするおすすめの方法についてご紹介します。 ビジネスメールにおけるデメリットを解消したい メール以外のコミュニケーション方法を探している 仕事の情報を整理できる仕組みをつくりたい という方は今回の記事を参考にすると、メールにおけるデメリットを解決する方法がわかり、社員全員がメールの情報管理に困らない仕組みの構築が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ビジネスにおけるメールのデメリットとは1.1 （1）情報のつながりが見えない1.2 （2）添付ファイルが管理しにくい1.3 （3）内容が修正できない1.4 （4）セキュリティ面に不安がある1.5 （5）スピーディーにやりとりしにくい2 メール以外のコミュニケーションの手段とは2.1 チャットツール2.2 タスク管理ツール2.3 ドキュメントツール2.4 情報管理ツール3 【必見】メールの利用時に発生するデメリットを解消できるツール3.1 社内外のやりとりを最も簡単に管理できるツール「ナレカン」4 ビジネスメールにおけるデメリットのまとめ ビジネスにおけるメールのデメリットとは 以下では、仕事にメールを使用するデメリットを5つ紹介します。一般的な連絡手段として浸透しているメールですが、ビジネスの場においては利用に注意が必要です。 （1）情報のつながりが見えない メールでは、ひとつのメールの中で異なる内容が入り混じることがあるので、情報のつながりが見えにくくなります。 たとえば、「次回日程調整について」という件名のメールでも、本文に「サービス導入の検討のために打ち合わせを依頼したい」といった全く別の内容が含まれている場合があります。件名と内容が異なれば、あとから探すときにひと目で該当のメールが判別しにくくなってしまいます。 このように、関連する情報がまとまっていなければ断片的な情報しか把握できません。したがって、メールでやりとりする場合は、情報をひとまとめにできる仕組み化や任意の情報にアクセスしやすい管理体制が必須なのです。 （2）添付ファイルが管理しにくい メールに添付されたファイルを「紐付けて管理」することが難しい点もデメリットです。 たとえば、受領したメールとは別に添付ファイルが送られるケースがあります。メール本文に紐づかずに送付されているため、あとから閲覧するときに添付ファイル付きのメールを探し直さなくてはなりません。 また、ダウンロードしたファイルの管理方法が決まっていなければ、見返した際にどのメールに関連するファイルであったか判断できなくなってしまいます。 添付ファイルを該当のメールと紐づけて保存するには、管理方法を社内であらかじめ決めておくことが必要です。ただし、手順の多い方法にすると面倒に感じた社員が実践しなくなるため、シンプルなルールを構築しましょう。 （3）内容が修正できない メールは送信後に内容を修正できないため、特にビジネスでメールを使用するときにはミスがないように丁寧な確認が必要です。 仮に、人的ミスで送信後に記載漏れがあった場合、すでに送信したメールとは別にメールをしなければなりません。結果として、情報が分かれるので送信先の相手に対し、履歴をさかのぼる手間を発生させてしまいます。 メールが送付後に修正できない仕様である以上、送付前のセルフチェックを徹底しましょう。ただし、個人で徹底した確認を行うことはもちろん、チームでチェックリストを用いるといった具体的な対策をとると有効です。 （4）セキュリティ面に不安がある メールはメールアドレスさえ分かれば送れる一方で、セキュリティ面での不安がぬぐえません。 たとえば、メールに添付されたURLからウイルスに感染したり、アカウントを乗っ取られたりする恐れがあります。また、誤送信による情報漏えいのリスクも考えられるのです。 そのため、ウイルス対策ソフトの導入や、重要な社内情報の共有には、情報共有ツールを使うといった対策が必須です。 （5）スピーディーにやりとりしにくい メールには、スピーディーにやりとりしにくいというデメリットもあります。 とくにビジネスにおいて、メールでコミュニケーションをとるときは、内容とは関係のない挨拶や定型文を送らなければいけない場合が多くあります。そのため、スピード感を持った会話がしにくくなってしまうのです。 必要な情報を簡潔に共有したい場合や、細かくスピード感をもってやりとりしたい場合はメール以外のツールでの情報共有を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メール以外のコミュニケーションの手段とは ここでは、ビジネスで利用できるメール以外のコミュニケーション手段をご紹介します。 メールは「情報が混ざらないように各自メールを整理する」「ミスがないように確認を徹底する」だけでは、改善に限界があります。そこで、以下の『情報を可視化できる機能が備わったITツール』を活用すると、メールよりも円滑に情報共有できるのです。 チャットツール チャットツールとは、リアルタイムでコミュニケーションがとれる会話型のメッセージツールです。 複数のメンバーと同時に連絡が可能で、素早くチーム内に情報共有できるのが特徴です。 一方で、メッセージの量が増えると過去のやりとりが流れてしまい、情報が探しにくいというデメリットがあります。また、会話型で気軽にコメントしやすいという長所は、逆に話題を錯綜させやすくしてしまう短所でもあります。 タスク管理ツール タスク管理ツールとは、プロジェクトで発生した作業の管理や進行状況の確認を目的としたビジネスツールです。 作業内容と実施期限をチーム内で共有できるため、取り組みの期間が決まっている業務において作業漏れを防げます。 一方、タスク管理ツールはプロジェクト管理に有効な管理機能を多数兼ね備えており、使い方を理解するまでに時間がかかることが懸念されます。同じチームでも人によって理解度に差がでれば、利用されずに従来のアナログな管理方法に戻ってしまう点に注意です。 ドキュメントツール ドキュメントツールとは、社内の文書を電子化して集約する文書管理・作成ツールです。 文書を一元管理して社内共有できるため、必要な文書を探す手間を省けます。また、ドキュメントツール上で管理すればペーパーレス化にもつながります。 一方で、ドキュメントツールは文字通り文書に特化しており、リアルタイムでのメッセージのやりとりやタスク管理には不十分な点がデメリットです。 情報管理ツール 情報管理ツールとは、あらゆる情報の管理や共有を目的とした総合ツールです。 たとえば、「ナレカン」「ナレカン」に代表される「ナレッジ共有ツール」も情報管理ツールに含まれます。社内で曖昧になっているルールや、属人化しがちなノウハウを「情報」として管理することで、メンバーが確認しやすくなり、幅広い業務を効率化できます。 一方で、管理者へ負担が偏ることや、社員が使いこなせず十分に効果が発揮されない恐れがあります。そのため、すべての社員が使いこなせるよう、年齢やITリテラシーに関係なく、だれでも使いやすいシンプルなツールを選ぶことが重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】メールの利用時に発生するデメリットを解消できるツール 以下では、メールの利用時に発生するデメリットを解消できるツールを紹介します。 メールを仕事で使う際の最大の問題点は、情報がまとまらないという点にあります。とはいえ、社内外とのやり取りにはメールが欠かせないケースも多いので、メールの使用を完全に廃止することは非現実的です。 そこで、「メールの情報を適切に管理できるITツール」を導入しましょう。また、「超高精度の検索機能」が備わったツールであれば、メールの膨大な情報の中から必要な情報に即アクセス可能です。 結論、メールのデメリットを解消するためには、メールに含まれる情報をアクセスしやすく管理できるツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」では、任意の情報を残せるうえ、「メール自動転送機能」を活用してメールボックスで管理しきれない情報も遡りやすく管理できます。また、記事に紐づく「コメント」では、社員同士でメールの返信に関する細かいすり合わせも可能なのです。 社内外のやりとりを最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ビジネスメールにおけるデメリットのまとめ これまでビジネスでメールを利用するデメリットをご紹介してきました。ビジネスメールには、以下のデメリットがあります。 情報のつながりが見えない 添付ファイルが管理しにくい 内容が修正できない セキュリティ面に不安がある スピーディーやりとりしにくい デメリットを解消する方法としては、『システム的に情報を可視化できる機能が備わったITツールの導入』が最適です。 しかし、ツールを導入しても使いにくいものであれば放置されてしまい、仕事の情報を整理できる仕組みづくりにはつながりません。そのため、「操作がシンプルでかつ直感的なツール」を導入しましょう。 結論、超高精度な検索機能で誰でもすぐに情報へアクセスできるナレッジ共有ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入してビジネスメールのデメリットを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

メール配信サービスには、「オンプレミス型」と「クラウド型」という2種類のシステムがあります。「オンプレミス型」では、自社でネットワーク環境を整備して、メール配信システムを管理・運用します。 とはいえ、「オンプレミス型やクラウド型いすれにせよ、具体的な利用イメージが持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットを中心にご紹介します。 オンプレミス型システムとクラウド型システムの違いがわからない オンプレミス型メール配信システムのメリット・デメリットを知りたい メールよりも簡単に情報共有できるシステムを探している という方はこの記事を参考にすると、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットが分かるだけでなく、自社に合ったメール配信システムの導入につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 オンプレミス型とクラウド型システムの違いとは2 オンプレミス型でメール配信する3つのメリット2.1 （1）情報を社内で管理できる2.2 （2）カスタマイズしやすい2.3 （3）既存システムと連携できる3 オンプレミス型でメール配信する3つのデメリット3.1 （1）費用がかかる3.2 （2）運用コストがかかる3.3 （3）専門的知識が必要になる4 情報共有にメールを使うときの注意点とは5 【メールより簡単】社内情報を一元管理できるクラウド型システム5.1 誰でも簡単に顧客情報を管理・共有できるツール「ナレカン」6 オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットまとめ オンプレミス型とクラウド型システムの違いとは メール配信には「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類のシステムがあります。以下は、オンプレミス型とクラウド型の特徴を比較した画像になります。 「オンプレミス型」とは、“サーバー”（サービスを提供するコンピューターのこと）やパソコンに“ソフトウェア”（コンピューターに命令を出すためのプログラムのこと）をインストールして利用するシステムを指します。 一方、「クラウド型」とは、インターネットを介して、サービス事業者が提供するサーバーでソフトウェアを利用するシステムを指します。自社でネットワーク環境を構築する必要がなく、Web上でデータを管理・運用できる点が特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オンプレミス型でメール配信する3つのメリット ここでは、オンプレミス型のメール配信のメリットを3つ解説します。オンプレミス型のメール配信では「社内での情報管理」や「既存システムとの連携」が可能です。 （1）情報を社内で管理できる 1つ目のメリットとして、情報を社内で管理できる点が挙げられます。 オンプレミス型では、自社でサーバーやパソコンを運用するので、情報を社内で管理できます。そのため、顧客情報をほかのサービス事業者に公開する必要がなく、情報管理を社内で完結できるのです。 このように、オンプレミス型でメール配信をすると、情報を社内で管理して情報漏えいのリスクを回避できます。 （2）カスタマイズしやすい 2つ目のメリットは、カスタマイズしやすい点です。 オンプレミス型は、自社でシステムを構築・管理するため、カスタマイズ性の自由度も高くなります。具体的には、第三者が運用することを想定していないため、自社での運用に最適な仕様にアレンジできるのです。 また、独自にIT部門があったり、システムエンジニアなどの人材をそろえられたりすれば、必要に応じた改善も繰り返せます。そのため、長期的な運用を見越している場合はオンプレミス型システムを構築し、適宜修正していくスタイルがおすすめです。 （3）既存システムと連携できる 3つ目は、既存システムとも連携できる点です。 オンプレミス型は、自社の用途に合わせて、システムをカスタマイズできます。そのため、既存システムとの連携もスムーズにできるのです。 したがって、既存システムに大量のデータを蓄積している企業でもオンプレミス型のメール配信であれば、円滑に連携してデータを活用可能です。また、あとから別のツールを導入した場合でも対応できるので、ツールの互換性はとくに高いと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オンプレミス型でメール配信する3つのデメリット オンプレミス型のメール配信するデメリットには、「導入・運用コストがかかる」「専門知識が必要になる」という点が挙げられます。以下のデメリットが致命的となる場合は、クラウド型の利用がおすすめです。 （1）費用がかかる 1つ目のデメリットは、費用がかかる点が挙げられます。 オンプレミス型を導入するには「サーバーやパソコンなどのハードウェア」や「アプリケーションなどのソフトウェア」を自社で購入する必要があるため、初期費用が高額になりやすいです。 たとえば、サーバー機器本体にも数十万円ほどかかるので、自社の予算に合っているか確認が必要になります。そのため、導入のハードルは他のシステムより高くなってしまう点に注意しましょう。 （2）運用コストがかかる 2つ目は、運用コストがかかる点です。 オンプレミス型では、サーバーを設置・設定したり、ネットワーク環境を構築したりする手間がかかります。また、システムを継続して活用するには、定期的なメンテナンスも必要です。 したがって、オンプレミス型のメール配信では、自社でシステムを運用・保守するコストがかかる点に気を付けなければなりません。 （3）専門的知識が必要になる 3つ目は、専門知識が必要になる点です。 オンプレミス型では、自社でセキュリティ対策に取り組みます。そのため、万が一トラブルが発生したときは、専門知識を活用して、トラブルに対応したりセキュリティ対策を強化したりする必要があるのです。 このように、オンプレミス型のメール配信では、専門知識が求められます。したがって、システムの管理を外部業者に委託するケースが多いですが、その場合は別途費用が発生する点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 情報共有にメールを使うときの注意点とは 社内の情報共有にメールを使うときは、確認や共有に手間がかかる点に注意が必要です。 そこで、メール配信システムを使えば、顧客や会員宛てに一斉にイベントなどの情報を配信でき、都度宛先を入力する手間が省けて担当者の負担を減らせます。また、オンプレミス型にするか、クラウド型にするかは、自社のリソースを考慮して選ぶことが大切です。 ただし、社内の情報共有にもメールを活用するのは望ましくありません。というのも、社内メンバー間でのメールによる情報共有は、やりとりが往来するため「他の用件に埋もれやすく確認漏れが生じやすい」からです。 そこで、「ナレカン」「ナレカン」のような「過去の情報ややり取りが埋もれないITツール」を使うと、すぐに内容を確認して業務に活用するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【メールより簡単】社内情報を一元管理できるクラウド型システム 以下では、メール配信よりも簡単に情報共有できるツールをご紹介します。 オンプレミス型のメール配信システムは、情報を社内で管理できるメリットがある一方、専門知識が必要になるデメリットもあります。そのため、オンプレミス型ではなく、クラウド型システムを導入するのがおすすめです。 とはいえ、メールでは宛先を入れたり受信メールを確認したりする手間がかかるうえ、他のメールに埋もれて共有漏れの原因になりかねません。そのため、メールから脱却し、「簡単かつ確実に情報共有できるツール」を活用しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を確実に管理・共有でき、社内掲示板で全社への情報通知も簡単な「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、任意のメンバーへ瞬時に情報共有できる「記事」に加え、全社向けに情報を公開する「社内お知らせ機能」が備わっているので、社内情報を円滑に共有可能です。また、「平均0.2秒」の高速スピード検索によって、過去のやり取りや添付ファイルの中身もすぐに遡れます。 誰でも簡単に顧客情報を管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットまとめ これまで、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットを中心にご紹介しました。 オンプレミス型のメール配信では「社内での情報管理」や「既存システムとの連携」が可能である一方「導入・運用コストがかかる」「専門知識が必要になる」というデメリットがあるため、クラウド型システムを導入しましょう。 ただし、社内の情報共有にもメールを使っていると「メールの作成」や「情報の確認」に手間がかかってしまいます。そこで、スムーズにやりとりしながら、必要な情報をすぐに見つけられるツールがあると便利です。 結論、メールに代わり導入すべきツールは、宛先の登録なしで瞬時に情報共有可能なうえ、高精度の検索機能で過去の情報に即ヒットする「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、全社で情報共有を徹底しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

ビジネスの現場において、メールを使って関係者と連絡していると、メールの不達が発生する場合があります。相手にメールが届かないと、情報の伝達漏れが生じたり意思疎通ができなかったりして、業務が停滞してしまう恐れもあります。 しかし、なかには「メールが届かない原因が分からないので、解決しようがない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、メールが届かない原因・対策を中心にご紹介します。 メールが届かない原因を把握し、対策を講じたい メールによる情報共有が面倒に感じている メールよりも確実に情報共有できる方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、メールが届かない原因を把握しつつ、確実に情報を管理・共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【要チェック】メールが届かない原因6選1.1 受信側｜迷惑メールとして処理されている1.2 受信側｜容量が上限に達している1.3 受信側｜電波環境が悪い1.4 送信側｜送信先メールアドレスが間違っている1.5 送信側｜添付ファイルの容量が大きい1.6 送受信側｜メールサーバーに障害が発生している2 連絡手段にメールを使う注意点とは3 メールが届かないときの対処法2選3.1 （1）ホワイトリストに登録する3.2 （2）ダブルオプトインを設定する4 【これで解決】メールより確実！誰でも簡単に情報共有できるツール4.1 確実に情報を共有・蓄積して過去のやり取りも消えない「ナレカン」5 【番外編】IPhoneにメールが届かないときの対処法5.1 （1）メールアドレスとパスワードを確認する5.2 （2）メールのフェッチと通知設定を確認する5.3 （3）メールプロバイダまたは管理者に問い合わせる5.4 （4）メールアカウントを削除して設定し直す6 メールが届かない原因・対策まとめ 【要チェック】メールが届かない原因6選 ここでは、メールが届かない6つ原因について解説します。「受信側に原因がある場合」と「送信側に原因がある場合」があるので、以下の内容を把握し、メールが届かない原因を正確に特定しましょう。 受信側｜迷惑メールとして処理されている 受信側で迷惑メールとして処理されているため、メールが届かない場合があります。 受信側が迷惑メール設定をしていると、正規のメールであっても「迷惑メールとして受信を拒否されている」「迷惑メールフォルダに振り分けられている」ことがあります。 とくに、「NTTdocomo（ドコモ）」「au」「ソフトバンク」などのキャリアメール（通信キャリアが提供するメールサービスのこと）では、「Gmail」などのフリーメール（無料で利用できるメールサービス）が迷惑メールとして処理される可能性があるのです。 そのため、メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認してみましょう。 受信側｜容量が上限に達している 受信側にて、受信ボックスの容量が上限に達していると、メールが届きません。 メールの受信設定としては、以下の3種類があります。 メールを受信したらすぐに削除する設定 受信後、一定期間が経過してから削除する設定 メールを削除せず残しておく設定 「メールを削除せず残しておく設定」の場合、過去のメールがサーバー上に蓄積していくため、容量が上限に達する可能性があります。そのため、新たにメールを保存できず、受信できなくなるのです。 したがって、不要なメールは定期的に削除して、容量が上限に達していないか確認するようにしましょう。 受信側｜電波環境が悪い メールが届かない原因として、受信側の電波環境が悪い点が挙げられます。 スマホやタブレットの場合、電波環境が悪く圏外になっていると受信できません。メールが届かない場合は、スマホがインターネットに接続されているか確認する点が重要です。 また、一度圏外になると、端末やアプリが電波の回復を認識できていない可能性があります。そのため、手動でメール受信の操作をしてみましょう。 送信側｜送信先メールアドレスが間違っている 送信先メールアドレスが間違っていることも、メールが届かない原因のひとつです。 とくに、「ドットが抜けている」「全角文字を入力している」などの間違いが発生しやすいです。そのため、送信する前に、送信先メールアドレスを確認する必要があります。 また、「送信先メールアドレスが間違っている」もしくは「送信先メールアドレスが存在しない」場合、「配信不能」や「User Unknown」という件名のメールが返信されます。したがって、該当メールが届いている場合は、送信先メールアドレスを確認しましょう。 送信側｜添付ファイルの容量が大きい 添付ファイルの容量が大きいと、メールが届きません。 メールでは、画像や資料をファイルとして添付できます。しかし、メールサーバーには送受信できる添付ファイルの容量に上限があるので、容量が大きすぎると、メールが届かなくなってしまうのです。 そのため、メールが届かない場合は、添付ファイルの容量が上限を超えていないか確認しましょう。また、容量の大きいファイルを添付したいときは、「ファイルを圧縮する」「ファイル共有サービスを利用する」など工夫することがポイントです。 送受信側｜メールサーバーに障害が発生している メールサーバーに障害が発生しているため、メールが届かない場合があります。 具体的には、メールサーバー自体が原因でメールが届かない理由として、以下の内容が挙げられます。 サーバーに障害が発生して動作が止まっている サーバーに負荷がかかって一時的に動作を止めている システムメンテナンスのため一時的に動作を止めている このような場合は、企業のWebサイトにて「障害情報」や「メンテナンスの告知」が出ていないかを確認し、対策がされるまで待機する必要があります。。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 連絡手段にメールを使う注意点とは 情報共有にメールを使う注意点には、情報が埋もれてしまう点が挙げられます。 メールでは、重要な情報が他の用件に埋もれやすく、見落としによる対応漏れが起きてしまう恐れがあります。また、添付されたファイルは、都度ダウンロードして参照しなければならない点も面倒です。 そこで、「投稿（記事）と紐づいたコメントにより情報が流れないツール」を使うと、確実な情報共有が実現します。さらに、ファイルをダウンロードせずとも中身を確認できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールならば、素早い情報取得が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールが届かないときの対処法2選 ここでは、メールの不達を改善する2つの対策について解説します。以下の対策を講じて、関係者と円滑にやりとりしましょう。 （1）ホワイトリストに登録する メールの不達を改善する対策として、ホワイトリストに登録する手法が挙げられます。 「ホワイトリスト」とは、「ブラックリスト（受信拒否リストのこと）」の対義語で、受信許可リストを指します。受信者側の管理画面にて、特定のメールアドレスやドメインをホワイトリストに登録すると、相手からのメールが確実に届くようになります。 このように、ホワイトリストを活用すれば、関係者からのメールがスパムメール（無差別かつ大量に送信されるメールのこと）と判定されることを防いで、メールの不達を改善できます。 （2）ダブルオプトインを設定する ダブルオプトインを設定することも、メールの不達を改善する対策方法のひとつです。 「ダブルオプトイン」とは、利用者が会員登録をするときに、メールアドレスを入力して仮登録したあと、そのメールアドレスに届いた登録用URLにアクセスして登録を完了する仕組みを指します。 このように、ダブルオプトインでは二段階でオプトイン（受信許可）をするので、送信先メールアドレスの誤入力を防止し、メール不達の改善につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【これで解決】メールより確実！誰でも簡単に情報共有できるツール 以下では、メールよりも確実に情報を管理・共有できるツールをご紹介します。 メールは、ビジネスにおいて複数のファイルを共有するのに便利です。一方、添付ファイルの容量が重すぎたりほかのメールに埋もれたりして、メールが届かないリスクも生じやすいなどのデメリットが伴います。 そのため、そもそもメールを活用した共有方法ではなく、アドレス入力なしで任意のメンバーに即閲覧できる仕組みを作りましょう。ただし、情報は共有して終わりではなく、活用されなければ意味がないので、いつでも簡単に振り返れることが肝心です。 結論、自社が導入すべきなのは、情報を確実に共有・蓄積し、過去のメッセージのやり取りも残せる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にファイルや画像を添付するだけでアドレスを登録せずとも瞬時にメンバーに共有でき、さらに「コメント」も残せるのでメンバー間のやり取りも完結します。また、画像・ファイル内検索も可能なので、メールのように情報を探すのに時間もかかりません。 確実に情報を共有・蓄積して過去のやり取りも消えない「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンのプレビュー機能＞ 以下では、情報のアクセス性を高める「プレビュー機能」を紹介します。 上記のように、ナレカンの「記事」は、あらゆる画像やファイルを添付してメンバーに共有可能です。また、添付したファイルは「プレビュー機能」により、わざわざ開かなくても中身が確認できる状態で保管されます。 加えて、プレビュー状態のファイルの中身は、独立した検索機能によって検索することも可能です。この独立した「ファイル内検索」を使えば、検索範囲が限定されるため、より精度の高い検索結果を得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【番外編】IPhoneにメールが届かないときの対処法 ここでは、iPhoneにメールが届かないときの対処法4選を紹介します。以下の手順はiPhoneやiPadでメールを受信できない場合から引用しています。 （1）メールアドレスとパスワードを確認する 1つ目は、メールアドレスとパスワードを確認する方法です。 メールアカウントのパスワード入力画面が表示される場合は、パスワードが正しいか確認してください。メールアドレスとパスワードを確認するには、メールプロバイダのWebサイトにサインインする必要があります。 確認してもユーザ名やパスワードのエラーが表示される場合は、メールプロバイダまたはシステム管理者に問い合わせましょう。 （2）メールのフェッチと通知設定を確認する 2つ目に、メールのフェッチと通知設定を確認しましょう。ただし、バージョンによってデフォルトの設定が異なる場合があるので注意が必要です。 「データの取得方法」で「プッシュ」を設定できない場合、アカウントはデフォルトで「フェッチ」に設定されています。そのため、デバイスでメールを受信する方法が変わってしまうので、設定内容を調整するには以下の手順を実行しましょう。 [設定]＞[アプリ]＞[メール]の順に選択し、[メールアカウント]をタップします。 [データの取得方法]をタップします。 [自動]または[手動]などの設定項目を選択するか、メールアプリでデータをフェッチする時間間隔を指定します。 次に、メールアプリの通知設定が正しいか確認しましょう。 [設定]を選択し、[通知]をタップします。 [メール]をタップします。 [通知][サウンド]または[バッジ]を調整します。 （3）メールプロバイダまたは管理者に問い合わせる 3つ目に、メールプロバイダに問い合わせるか、またはサービスが停止されていないかの確認が必要です。 メールプロバイダや管理者に、使用するアカウントに対し、2ステップ確認のようなセキュリティや機能制限が有効になっていないか問い合わせましょう。ただしこのとき、特別なパスワードの入力や、メールプロバイダによる認証申請が必要になる場合があります。 また、メールアカウントの設定についてメールプロバイダや管理者に確認し、設定情報が正しいかも確認しておきましょう。 （4）メールアカウントを削除して設定し直す 4つ目は、メールアカウントを削除して設定し直す方法です。以下の手順を踏めば、アカウントを削除することができます。 コンピュータで、メールプロバイダのWebサイトにサインインします。メールがすべて保管されていることを確認するか、または、デバイス以外の別の場所にメールが保存されていないか確認します。 デバイスで、[設定]＞[アプリ]＞[メール]の順に選択し、[メールアカウント]をタップします。 削除したいメールアカウントをタップします。 [アカウントを削除]をタップします。 アカウントを再び追加します。 上記の方法を実践してもメールの不達が解消されない場合は、システム管理者に問合せましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールが届かない原因・対策まとめ これまで、メールが届かない原因・対策を中心にご紹介しました。 メールが届かない原因としては「迷惑メールとして処理されている」「送信先メールアドレスが間違っている」などの内容がありました。そのため、ホワイトリストに登録したりダブルオプトインを設定したりして、対策をとる必要があります。 一方で、連絡手段にメールを使うと、情報が埋もれてしまう点に注意しなければなりません。そこで、残した情報が確実に共有・蓄積され、あとから簡単に振り返れるツールの活用が不可欠です。 したがって、自社の連絡手段に最適なのは、社内の情報が確実に蓄積されるうえ、素早い情報共有とアクセスが可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、メンバーと円滑にやりとりしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

近年、異なる能力を持つ多様なメンバー同士のつながりを強化し、チームのパフォーマンスを向上することを目的に「チームビルディング」を重視する企業が増えてきています。 とはいえ、自社でもチームビルディングにて一体感の醸成を試みるものの、メンバー間で連携が上手く取れずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、失敗しないチームビルディングの手法や注意点を中心にご紹介します。 チームビルディングの概要や実施する目的が分からない チームビルディングにおすすめのワークショップやゲームを知りたい チームビルディングのノウハウを蓄積できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、チームビルディングの具体的な実践手法がわかり、チームのパフォーマンスを向上できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 チームビルディングとは1.1 チームビルディングの概要1.2 チームビルディングを実施する目的2 【ワーク例あり】チームビルディングの5段階プロセス2.1 （1）形成期2.2 （2）混乱期2.3 （3）統一期2.4 （4）機能期2.5 （5）散会期3 【必見】チームビルディングに効果的なワークショップ・ゲーム3.1 形成期におすすめのワーク3選3.2 混乱期におすすめのワーク3選3.3 統一期におすすめのワーク3選3.4 機能期におすすめのワーク3選4 チームビルディングにおける3つの注意点4.1 ワークをする目的を理解する4.2 お互いの意見を尊重する4.3 振り返りを実施する5 チームビルディングにおすすめのITツール5.1 あらゆる情報を管理できる情報共有ツール「ナレカン」6 チームビルディングの手法や注意点のまとめ チームビルディングとは ここでは、チームビルディングの概要や実施する目的について解説します。チームビルディングについて深く理解していない方は必見です。 チームビルディングの概要 チームビルディングとは「各メンバーが主体的に個性や能力を発揮しつつ、一丸となって目標達成を目指すチームを形成する取り組み」を指します。 人材の流動化・働き方の多様化が進む昨今、少人数の多様な価値観をもったメンバーで結成したチームで成果を出すのは容易ではありません。しかし、個々の能力を発揮し相互に補完できる環境を整えると、チームの相乗効果が生まれ、パフォーマンスが向上します。 さらに、チームビルディングによって「チームとして目標に向かうマインドセット」が醸成されると、メンバーが異なるチームに配属されても、主体性が失われずに能力を発揮できるようになります。 チームビルディングを実施する目的 チームビルディングを実施する最大の目的は、チームパフォーマンスを向上させることです。 チームビルディングを実施することで、チームとしての目標設定やメンバーの一人ひとりの役割の明確化を図れます。個々の役割が明確になり、相互作用が生み出された結果、チームのパフォーマンスが大幅に向上するのです。 また、「目標を達成できるチーム」を作るには、チーム内の情報共有を円滑にすることが重要です。そのため、チームビルディングの実施記録やその過程で得たノウハウの蓄積には、「ナレカン」「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを活用する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【ワーク例あり】チームビルディングの5段階プロセス ここでは、チームビルディングにおける5つの発達段階を示したモデルである「タックマンモデル」に沿った実践手法を解説します。それぞれの段階で適切なワークショップを実施しなければ、効率的なチームビルディングが実現しないので注意が必要です。 （1）形成期 チームを編成したばかりの形成期では、目標が明確でなく、メンバーはお互いの能力や役割を探っている状態です。また、チームで価値観を共有できておらず、遠慮して意見を言えないメンバーも居ます。 形成期に有効なワークの例として、「チェックイン」があります。司会者は各メンバーに語りかけ、メンバーは思っていることを率直に話し、共有します。こうしてチームの中で発言するハードルを下げ、チームの一員としての実感を得る効果が期待できます。 形成期では、メンバー同士の理解を深めるのが重要です。そのため、リーダー主導のもとで目標への共通の意識を形成し、目標達成を妨げる要因や現状の課題を発見することがポイントになります。 （2）混乱期 チームの目標が定まりプロジェクトが始まる頃に迎える混乱期は、まだ個人の役割が定着しておらず、メンバー同士の意見の衝突が起こりやすい段階です。 混乱期に適したワークとしては「ブレインストーミング」が挙げられ、不確かな問題に対してメンバー全員で議論し、考え方の違いを見つけます。答えがない問題に対しメンバー同士で配慮しながら議論を重ねることで、業務中は見えづらいお互いの価値観が明らかになるのです。 チームにまとまりがない混乱期を上手く乗り越えられれば、パフォーマンスを最大限に発揮できるチームを作れます。そのためには、衝突を避けながら議論を重ねていくことが必要になります。 （3）統一期 意見を出し合って各メンバーの役割や価値観が明らかになると、お互いの考え方の違いを容認できるようになり、チームとしてまとまりが生まれる統一期を迎えます。 統一期におすすめのワークに「ワールドカフェ」が挙げられ、カフェのようなリラックスした場所でいくつかのグループを作り、それぞれの問いに対する議論とメンバーの交代を繰り返します。異なるメンバーとの対話によりお互いの理解をさらに深められ、チームが強固になるのです。 また、統一期ではリーダーが異なる意見をまとめてチームの一体感を維持しながら、メンバーの主体性が発揮されるようにフォローしていくことで効果を高められます。 （4）機能期 成熟したチームは各メンバーが主体的に行動し、チームのパフォーマンスが最大限に発揮されるようになる機能期を迎えます。 機能期では、利害関係のない人同士がグループを組み“互いの目標を立て合う”「タニモク」というワークが有効です。メンバーがお互いに取り組むべき目標を立てつつ、ほかのメンバーからの客観的な意見を取り入れることで、一人では考えつかなかった発想を得られます。 機能期では高いパフォーマンスを維持するだけでなく、個人の能力育成のために細かな指示を控えたり、役割変更によって新たなチャレンジを促したりする取り組みも重要です。 （5）散会期 散会期はチームの目標が達成され、解散する段階です。チームの中で成長したメンバーは散会期で新たなチームへと異動しても、主体性を維持しながら仕事に取り組めるようになります。 散会期では、メンバーの今後のキャリアや役割について考えさせ、新しいスタートを切ってからも、さらなる成長を促せる機会を提供しましょう。 また、散会期ではリーダーがプロジェクトを通して実践してきたチームビルディングについて振り返ることも重要です。タックマンモデルの各段階で実施したワークの良し悪しを評価し、次のチームで活用できるようにノウハウを蓄積する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】チームビルディングに効果的なワークショップ・ゲーム ここでは、チームビルディングに効果的なワークショップ・ゲームをご紹介します。タックマンモデルの各段階ごとに、効果的なワークショップとゲームを解説するので、自身のチーム状況に沿ったものを選びましょう。 形成期におすすめのワーク3選 形成期におすすめのワークとして、以下の3つが挙げられます。 チェックイン 司会者は各メンバーに語りかけ、メンバーは思っていることを率直に話し、共有します。こうしてチームの中で発言するハードルを下げ、チームの一員としての実感を得る効果が期待できます。 Where I’m from ポエム 「私は〇〇から来ました」という文章に言葉を当てはめ、自分について発表するゲームです。通常の自己紹介よりも印象に残る表現ができるため、メンバー同士の相互理解を深めたい形成期に効果的なワークです。 2つの真実と1つの嘘 参加者はそれぞれ自身について2つの真実と1つの嘘を用意し、参加者がそれぞれ3つのエピソードを発表して、どの話が嘘だったかを投票します。相互のつながりを深めたり、互いの面白い事実を知れたりと、楽しくコミュニケーションを取れます。 形成期は、まだチーム間に緊張感があるため、コミュニケーションを取りながら相互理解を深められるワークを実施しましょう。 混乱期におすすめのワーク3選 混乱期におすすめのワークとして、以下の3つが挙げられます。 ブレインストーミング 不確かな問題に対してメンバー全員で議論し、考え方の違いを見つけます。答えがない問題に対しメンバー同士で配慮しながら議論を重ねることで、業務中は見えづらいお互いの価値観が明らかになるのです。 WIND＆ANCHOR メンバーが自分自身を分析し、自身がポジティブになれる環境や行動、ネガティブになってしまう環境や行動をみんなの前で発表します。メンバーそれぞれの得意・苦手なものを把握することで、互いに気遣いながら業務に取り組めます。 ジョハリの窓 自己評価と他己評価を比較して一致・不一致部分を分析します。他のメンバーが自分をどのように見ているのかを知れるため、チーム内での自分の役割を改めて考える機会になります。 混乱期は、お互いの意見や主張が対立しやすいため、チームとしての一体感を高めたり、チームの中での自身の役割を明確化できたりするようなワークを実施すべきです。 統一期におすすめのワーク3選 統一期におすすめのワークとして、以下の3つが挙げられます。 ワールドカフェ カフェのようなリラックスした場所でいくつかのグループを作り、それぞれの問いに対する議論とメンバーの交代を繰り返します。異なるメンバーとの対話によりお互いの理解をさらに深められ、チームが強固になるのです。 NASAゲーム 月に不時着した宇宙飛行士として、手元にある15個のアイテムに優先順位をつけます。チーム内で正解への道筋を明確にする必要があるため、意見を交わすなかでお互いの価値観を理解しやすくなります。 雪山での遭難ゲーム 雪のひどい山岳地帯に不時着したスキー客として、生き残るために手元に残った10個のアイテムに優先順位をつけます。なんとなく順位をつけるのではなく、メンバー間の合意の上で決定することが求められるため、チームの一体感を強固にするのです。 統一期は、チームとしてまとまる時期であるため、異なる意見をまとめて合意形成を図るワークを実施することで、チームの一体感を維持しましょう。 機能期におすすめのワーク3選 機能期におすすめのワークとして、以下の3つが挙げられます。 タニモク グループの中の1人が主人公となり、自身の現状をほかのメンバーに説明し、ほかのメンバーはその主人公の視点に立って目標を提案します。ほかのメンバーからの客観的な意見を取り入れることで、一人では考えつかなかった発想を得られるのです。 条件プレゼン 複数のチームを作って、あらかじめ設定された3つのキーワードをもとにプレゼンを実施します。メンバー間のコミュニケーションの活性化だけでなく、プレゼンの技術を磨くのにも効果的です。 陽口ワーク 「陽口（ひなたぐち）」とは「陰口（かげぐち）」の対義語であり、ワークでは陽口を言われる対象者を決め、対象者のいないところでその人の長所や尊敬できるところをまとめて、対象者に伝えます。繰り返し実施することで、チームワークが強固になるうえに、自己肯定感がアップします。 機能期は、チームのパフォーマンスが最大限に発揮される時期であるため、チームの雰囲気を良く保ち、個々人のモチベーションを維持できるワークを実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ チームビルディングにおける3つの注意点 ここでは、チームビルディングに取り組むうえで注意すべきポイントを3つ解説します。円滑なチームビルディングを成功させている企業は以下の点を抑えているのです。 ワークをする目的を理解する まず、何のためにワークを実施しているのかを明確に把握しましょう。 チームビルディングを実施する目的は、「コミュニケーションの活性化」や「パフォーマンスの向上」などチームによって様々です。そのため、ワークを通して何を成し遂げたいのかを始めに周知しておかなければ、1つ1つのステップの価値を理解できません。 このように、チームで同じ目標に向かって進むために、ワークを実施する目的を共通認識にしておくことは重要です。 お互いの意見を尊重する つぎに、ほかのメンバーが持つ価値観を尊重することは、チームビルディングをするうえで不可欠です。 チームビルディングは、メンバー同士の関係を良好にしてチームの一体感を高める狙いがあり、決して対立の場になってはいけません。そのため、立場や価値観の異なる人の意見に対しても、理解しようとする姿勢が重要なのです。 このように、コミュニケーションを円滑に図るため、本来持っている力や考え方を表現できるような雰囲気を作りましょう。 振り返りを実施する 最後に、振り返りとフィードバックの実施は必須です。 参加者からフィードバックをもらうことで、チームとしての課題や改善点、良かった点などを洗い出せます。その結果、自チームに最適なワークショップやゲームを発見することができ、次の機会に活かせるのです。 また、フィードバックの内容は、自社にとって貴重なナレッジであるため、社内で適切に記録・蓄積する必要があります。そこで、「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入すれば、フィードバックだけでなく、マニュアルやワークの実施記録も一元管理できるため、チームビルディングで得たノウハウを有効活用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ チームビルディングにおすすめのITツール 以下では、チームビルディングにおすすめのITツールをご紹介します。 チームビルディングは5つのプロセスに分けられ、それぞれの段階に沿ったワークショップやゲームを実施して、チーム内の情報共有を円滑にすることが重要です。また、その過程やノウハウを社内で記録・蓄積して改善する必要があります。 そこで、マニュアルや実施記録、ノウハウなどを一元的に管理できるツールを導入しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、過去の施策や知見をすぐに参照でき、蓄積した情報を有効活用できる環境が整います。 結論として、チームビルディングにおすすめなのは、超高精度な検索機能で蓄積したあらゆる情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキスト・画像・ファイルなどのあらゆる手段で、マニュアルや実施記録、ノウハウを一元管理できます。また、「ヒット率100%」の超高精度な検索機能によって、瞬時に蓄積した情報へアクセス可能なため、情報管理だけでなく、有効活用できるのです。 あらゆる情報を管理できる情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ チームビルディングの手法や注意点のまとめ これまで、チームビルディングの実践手法や注意点を中心にご紹介しました。 チームビルディングは、タックマンモデルの段階ごとに適したワークショップを実施するのが有効です。そのとき、メンバーの貢献意欲を引き出す施策にするためにも、チーム内のコミュニケーションや情報管理にストレスが発生しないことが大前提です。 また、チームビルディングを継続して実施するには、ノウハウを正しく管理できるITツールが求められます。しかし、過去の情報をすぐに参照できなければ、蓄積したノウハウを有効活用できないため、「必要な情報がすぐに見つかるツール」を選定すべきです。 したがって、チームビルディングにおすすめなのは、超高精度な検索機能で蓄積したあらゆる情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、効率的なチームビルディングを実践しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

近年、企業と顧客とのコミュニケーション手段は多様化し、従来の電話やメールに加えて、Zoomなどのビデオ通話、LINE、SNSなども用いられるようになっています。 また、顧客対応も自動音声やチャットボットを活用するケースが増え、業務のデジタル化が進んでいます。このように便利になるのは良いことですが、「高い顧客満足度を維持しながら、どこをデジタル化で効率化するのか」ということを考える必要があります。 「Zendesk（ゼンデスク）」も、顧客にまつわる業務を効率化するツールの一つです。なかには、「導入を検討しているが、Zendeskで何ができるのか詳しくはわかっていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Zendeskの特徴や評判・料金を網羅的にご紹介します。 Zendeskでできることや機能・料金を知りたい Zendesknのユーザーの評判を参考に、導入可否を検討したい 顧客対応が簡単・効率に行いたい という方はこの記事を参考にすると、Zendeskがどのようなツールかを理解でき、導入の判断材料になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Zendesk（ゼンデスク）とは1.1 Zendeskと他の顧客管理ツールの違い1.2 Zendeskの特徴1.3 Zendeskの機能一覧2 Zendeskの価格・料金体系3 Zendeskでできること4 Zendeskの評判4.1 Zendeskの良い口コミ・評判4.2 Zendeskの改善点に関する口コミ・評判5 シンプルな顧客管理ができる代替ツール5.1 情報が簡単に見つかる検索機能と充実したサポートのツール「ナレカン」6 Zendeskの機能や口コミ・評判まとめ Zendesk（ゼンデスク）とは 以下では、Zendeskを他の顧客管理ツールと比較して説明します。Zendeskを含めた複数ツールの中から導入を検討している方は、必見です。 Zendeskと他の顧客管理ツールの違い 引用：Zendeskの公式サイト Zendeskとは、顧客対応の質を向上させ、サポート業務を効率化できるクラウド型カスタマーサービスソフトウェアです。顧客対応に必要な機能が揃っており、現在まで、世界10万社以上に導入されている実績があります。 Zendeskと他の顧客管理ツールの違いには下記の2点が挙げられます。 ツールを導入するまでに時間がかからない 短時間で簡単にセットアップが完了し、自社に合ったプランを選択できます。 多くの面でAIが活用されている AIにより、顧客へのサービス向上だけでなく、担当者の業務負担の軽減も支援されます。 以上のことからZendeskは、顧客対応だけでなく、ツール導入の担当者の負担まで考えられたツールであると言えます。 ・Zendeskの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら Zendeskの特徴 Zendeskは顧客対応の機能を多く備えていますが、なかでも特徴的なのは、「自社向けのあらゆる問い合わせを、一元管理できる点」です。 電話やメール、チャット、SNSなど、顧客とコミュニケーションをとる手段が増えるたびに、その管理が煩雑になることは多くの企業が抱える課題です。しかし、Zendeskを導入すれば、多種多様な問い合わせの一元管理が可能になります。 以上のように、さまざまな問い合わせに対してツールを横断して管理が可能なことで、顧客対応もスムーズに行える点がZendeskの大きな特徴です。 Zendeskの機能一覧 Zendeskには、主に以下の機能が備わっています。 メッセージング（Zendesk Chat） Webサイト、モバイルアプリ、SNSなど、顧客が望むチャネルでサポートを提供します。Zendesk Chatでは、チャットへの訪問した人を履歴だけでなく、リアルタイムで誰が訪問しているか確認できます。 ヘルプセンター（FAQ）の構築 顧客の質問内容をもとに解決につながるFAQを自動で紹介し、顧客の自己解決を促進します。 サポートチケット管理システム（Zendesk Talk） メール、チャット、電話、Facebookメッセンジャーなど、いずれのチャネルから来た問い合わせの一元管理が可能です。Zendesk Talkでは電話の際に、あらかじめ録音したメッセージ応答をすることで、質問対応の時間が短縮されます。 スキルベースルーティング 専門分野に応じて、問い合わせを担当する応対者を自動でアサインすることで、効率的な問題解決ができます。 このように、Zendeskには顧客対応の業務を効率化する機能が備わっています。また、顧客体験に特化したAIが搭載されているので、自動化による顧客満足度の低下を起こさない工夫がされています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Zendeskの価格・料金体系 Zendeskでは、以下4つの料金プランが用意されています。 Suite Team Suite Growth Suite Professional Suite Enterprise 料金（税抜き） $69/月/1ユーザー $115/月/1ユーザー $149/月/1ユーザー $219/月/1ユーザー ※カスタマイズ可:要問い合わせ イベント保存期間 90日 90日 1年 1年 データストレージ 50MB/１エージェントあたり 100MB/エージェントあたり 100MB／エージェント 200MB／エージェント 多言語コンテンツ 1種類のデフォルト言語 40か国語以上 40か国語以上 40か国語以上 また、Zendeskでは14日間の無料トライアルも可能です。トライアル期間が終了し、Zendeskの機能を引き続き使用するには、有料プランを契約する必要があります。 参考：Zendeskの料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Zendeskでできること Zendeskを利用してできることとして、以下の3点が挙げられます。 充実したサポート体制を構築できる Zendeskのボットでは、24時間365日いつでも即座に対応できるため、顧客の質問対応がスムーズになり、信頼関係の構築にも繋がります。 問い合わせ担当者の負担が軽減される AIを活用して顧客の問い合わせをすぐに解決できるほか、AIエージェントにより対応の80%以上が自動で行われるため、担当者の負担軽減につながります。 ビジネス全体を可視化しやすくなる 問い合わせなどの重要なデータを一箇所にまとめることで、業務の改善点の特定に繋げられます。また競合他社と自社の比較にも役立てられます。 以上のように、顧客にとって有益な情報をすぐに提供できることがZendeskの大きな利点だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Zendeskの評判 ここでは、Zendeskを利用した方の実際の声を紹介します。客観的な意見を参考に、自社に導入するかを判断しましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判は、ITreview（アイティーレビュー）より引用しております。 Zendeskの良い口コミ・評判 はじめに、Zendeskの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「問い合わせの一元化機能が便利」「他ツールとの連携ができる」との声が挙げられています。 非公開ユーザー、投稿日：2025年03月26日 使いやすさとカスタマイズ性が良いポイントだと思います。 特に気に入っているのは、カスタマイズオプションが豊富で、自分たちの業務フローに合わせて柔軟に調整できる点です。 それに、レポート機能も強力でデータを分析しやすく、改善点を見つけやすいです。 倉内 千春、投稿日：2024年06月03日 主に、WEＢ 自社のプラットフォームにくる問い合わせ、用している。 「問い合わせ対応」に特化しているツール。構築に凝れば凝るほど、いろんなことができる。 slackとも連携して、より早くもれなく対応できるように強化。 非公開のユーザー、投稿日：2024年04月12日 優れている点・好きな機能 ・スキルルーティング ・連携性やサードパーティアプリの多さ その理由 ・問い合わせ内容や難易度によって対応エージェントを分けることで効率化や顧客満足度の向上につながっているため ・Amazonconnectやslackとも連携しており、社内連携や顧客対応がしやすい 非公開ユーザー、投稿日：2023年1月30日 ・UIが使いやすく、初心者でも操作できる ・サポートデスク、ヘルプページ作成、サイト分析などが一つのツールで行える ・利用ユーザーが多いので、わからないとことは自分で調べられる Zendeskの改善点に関する口コミ・評判 次に、Zendeskの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「設定が分かりにくい」「日本語対応に問題がある」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2025年03月26日 特定の条件で絞り込むことが難しいことがあり、フィルタリングや検索の精度がもう少し細かく設定できると便利だと思います。 非公開ユーザー、投稿日：2024年06月03日 ・構築が複雑、UIが見ずらい。 ・最初の構築の時点で複雑にしてしまうと後戻りができない（これは構築側のスキルによるが） ・エラーが多く、サポートケアが遅い 非公開のユーザー、投稿日：2024年02月29日 ・Support、Guideなど複数のアプリの集合体のようになっているが、概念や権限の構造などがわかりにくい（もともと別会社が開発したものを買収・統合しているため、と聞いた気がする）。 ・不具合で問い合わせ時「どういう要因で何が起きていたのか」などの説明はほぼなく、修正連絡のみをいただく印象。もう少しが説明あるとありがたい。 ・Zendeskの用意しているヘルプサイトは、私にはとっては内容を理解するのが難しいことが多い（英語の自動翻訳？） ・改修要望は、コミュニティで投稿して賛同が多かったものを考慮するよう。英語の方が賛同されやすくなるため投稿が億劫。 非公開ユーザー、投稿日：2023年07月11日 日本語ドキュメントが少しすくないかもしれません。あと取り扱いできるベンダーも少しすくないかもしれません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ シンプルな顧客管理ができる代替ツール 以下では、シンプルな顧客管理ができる代替ツールをご紹介します。 顧客の情報や問い合わせ内容は、ITスキルに関係なく使いこなせるツールで管理するべきです。ツールが多機能すぎて必要な顧客情報をすぐに探すことができないと、業務を効率的に行えません。 また、ツール導入の際に手間がかかると、運用者の負担が増えるほか、社内に浸透するのに時間がかかってしまいます。そのため「簡単に使いこなせて充実したサポート体制があるツール」を導入しましょう。 結論、顧客管理に最適なのは、充実した検索機能で欲しい情報がすぐに見つかり、無料の導入支援も受けられるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、超高精度の「キーワード検索」で、欲しい情報が簡単に見つかります。また、初期導入支援や既存データの移行支援も受けられ、サポート体制も充実しているため、安心して運用を始められるのです。 情報が簡単に見つかる検索機能と充実したサポートのツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Zendeskの機能や口コミ・評判まとめ これまで、Zendeskの機能や口コミ・評判を網羅的にご紹介しました。 Zendeskは、顧客対応を効率化する機能が多く搭載されていますが、多機能であるがゆえに「設定が難しい」「使いこなせない」との声も上がっています。多機能すぎて、必要な情報がすぐに見つからないと、業務を効率的に行えません。 また、サポート体制が不十分だと、導入するまでに時間がかかるだけでなく、運用者の負担も増大してしまいます。そのため、「誰でも簡単に使えて、サポート体制も充実したツール」を導入しましょう。 結論、顧客管理に最適なのは、充実した検索機能で欲 しい情報が簡単に見つかり、初期導入支援・既存データの移行支援まで受けられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ、「ナレカン」「ナレカン」を導入し、顧客対応に関わる業務を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

近年、ほとんどの企業が自社サイトを保持しています。そして自社サイトに設置されている「回答フォーム」は、顧客情報を取得したり、問い合わせ業務の手間を省いたりするのに重要な役割を持っています。 たとえば、専門知識がなくても自社独自のフォーム作成ができるツールに、「formrun（フォームラン）」があります。formrunは非常に便利なツールですが、「具体的な活用方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、formrunの特徴や評判・料金を網羅的にご紹介します。 formrunの機能や料金・使い方を知りたい 実際のformrunのユーザーの評判から、導入可否を検討したい 顧客情報の収集と管理をより簡単・効率的に行いたい という方はこの記事を参考にすると、formrunの特徴や、フォームから取得した顧客情報の有効な活用方法を理解できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 formrun（フォームラン）とは1.1 formrunと他のフォーム作成ツールの違い1.2 formrunの特徴1.3 formrunの機能2 formrunの使い方2.1 フォーム作成のやり方2.2 回答状況の確認の仕方3 【無料プランあり】formrunの料金体系4 formrunの評判4.1 formrunの良い口コミ・評判4.2 formrunの改善点に関する口コミ・評判5 【必見】収集した顧客情報を簡単に一元管理できるツール5.1 高セキュリティ下で安全に顧客情報を一元管理できるツール「ナレカン」6 formrun（フォームラン）の使い方や口コミ・評判まとめ formrun（フォームラン）とは 以下では、formrunが「どのようなツールか」を他のフォーム作成ツールと比較してご紹介します。複数ツールとformrunを比較して検討している方は必見です。 formrunと他のフォーム作成ツールの違い 引用：formrunの公式サイト formrunとは、WEBサイトに関する専門知識がなくてもフォームを簡単に作成できるツールです。デザイン性の高いカスタマイズができ、自社のブランドイメージに合わせたフォームが作れます。また「自動生成機能」により、最短30秒の3ステップでフォームを作成できるのです。 formrunと他のフォーム作成ツールの違いとしては下記の2点が挙げられます。 フォーム作成時のデザインが豊富にあること フォーム作成だけでなく、顧客情報の管理まで一括してできること このような利点により、現在formrunはスタートアップから大企業まで、約45万ユーザーに利用されています。 ・formrunの公式サイトはこちら formrunの特徴 formrunの特徴は、幅広い業務に対応した豊富なフォームの「テンプレート」が用意されている点です。 「問い合わせ対応」「資料請求」「予約・申し込み」「イベント受付」など、用途ごとにテンプレートがあり、利用目的に合ったフォームをすぐに作成できます。さらに、より独自性を追求する場合は、HTMLやCSSを利用したオリジナルのカスタマイズも可能です。 このように、「一からデザイン・設計をしなくても、直感的にフォームを設置できる」だけでなく、「自社だけのこだわりを追求できる」のがformrunの大きな特徴です。 formrunの機能 formrunには、主に以下の機能が備わっています。 フォーム作成機能 フォーム作成機能では、専門知識がなくてもフォームを短時間で作成でき、作成したフォームはiframeで簡単に自社サイトに埋め込みできます。 入力補助機能 必須項目の抜け漏れや、入力形式に間違いがないかを瞬時に判断し、顧客のデータを正確に収集します。ユーザーが入力しやすいフォームにすることで、途中離脱を防ぎます。 通知機能 フォームへの問い合わせに連動して、登録されたメールアドレスに通知が届きます。「Slak」や「Chatwork」「Microsoft Teams」「LINE WORKS」といったメッセージツールとの連携も可能です。 問い合わせ対応 フォームからの問い合わせ内容をカンバン方式で管理でき、「未対応」「対応完了」などのステータスを割り振れます。 一斉メール配信 フォームから得た顧客情報をもとに、顧客ごとに最適化した情報を配信できます。 このように、formrunには、フォームに紐づいた、さまざまな顧客対応業務を効率化する機能があります。 また、顧客の個人情報を扱ううえで気になるセキュリティ面も、通信の暗号化やデータの自動バックアップ、スパム排除など、さまざまな角度から対策がなされています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ formrunの使い方 以下では、formrunの使い方について説明します。formrunの導入を検討している方は必見です。 フォーム作成のやり方 1.まず初めにformrunにログイン・登録をして、目的に合ったフォームのテンプレートを選択し、「このテンプレートを使用」をクリックします。 2.自社のフォームに必要のない項目が合った場合、カーソルを項目上に移動させた際に出てくる右上の赤いゴミ箱のマークを押して、項目を削除します。 3.テンプレートの項目の内容を使いたい製品・サービスに合わせて編集します。例えば「タイトル」を打ち込みたい場合は、カーソルを「タイトル」上に移動させ、「クリックして編集」から行います。 4.テンプレートにはもともとない項目を追加したい場合は、左側の「よく使う項目」から追加する項目を選択します。 5.項目の詳細を設定・保存し、フォームの作成が完了したら、右上の「編集内容を保存」をクリックします。 6.フォームの共有方法を選択し、制作したフォームを顧客に共有します。 回答状況の確認の仕方 1.顧客にフォームを共有後、画面右上の「回答」をクリックします。 2.顧客の回答状況や、傾向、割合などを確認できます。※プランによって確認・分析できる範囲は異なります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料プランあり】formrunの料金体系 formrunでは、以下4つの料金プランが用意されています。 FREE BEGINNER STARTER PROFESSIONAL 料金（税抜き） 0円 3,880円 ⁄ 月 12,980円 ⁄ 月 25,800円 ⁄ 月 1フォームあたりの月間フォーム回答数 30件 100件 無制限 無制限 フォーム作成数 1個 5個 50個 無制限 チームメンバー数 1人 2人 5人 10人 添付ファイルの保存容量 100MB 5GB 10GB 30GB プランにメンバーのみ追加したい場合は、1人あたり月額1,280円（税別）で追加できます。しかし、「Free」「BEFINNER」「STARTER」ではメンバー追加はできません。また、容量のみの追加は、月額980円/GB（税別）で追加可能です。 参考：formrunの料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ formrunの評判 ここでは、formrunの利用者の生の声を紹介します。自社への導入を検討している方は、第三者の客観的な意見を参考にしましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判は、ITreview（アイティーレビュー）より引用しております。 formrunの良い口コミ・評判 はじめに、formrunの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「簡単にフォーム作成ができる」「Web知識がなくても使える」との声が挙げられています。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月22日 自社ECの問い合わせ管理等に利用しています。 Webの知識がなくても、フォームの作成・管理ができるため、システム担当者がわざわざ手をかける必要がない点が良いです。 運用自体にも、システム担当者は絡んでいませんが、問題も起きていません。 渡邉 浩基、投稿日：2024年04月30日 お問い合わせフォームやアンケートフォームなどがさまざまなテンプレートから簡単に作成することができる。フォーム作成ではサイトURLを発行してくれるため、新規ページ追加やサイトへの埋め込みが必要なく、web知識がなくても簡単に設置・運用することができる。 非公開ユーザー、投稿日：2024年02月02日 formrunを利用することでノーコードでフォームが簡単に作成できました。 項目や画像の差し込みなどパッケージソフトにもかかわらず、自由度も高く自社オリジナルのフォームの作成が1日もかからずに作成できます。 formrunの改善点に関する口コミ・評判 次に、formrunの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「料金が割高に感じる」「作成したフォームが増えてくると管理が大変」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2025年01月22日 ・少々割高な感じがする ・「自社ドメインでフォームが表示できるので顧客に安心感がを与えられる」機能があるものの、フォーム作成者が「自社ドメインを利用すると安心感が向上する」ということを知らないためそのまま使っているという実態がある →もう少し目に留まるように記載してもらえるとありがたい（社内で説明する必要はあると思うが）。 ※2年ほど前に問い合わせしたのですが・・・こちらの問い合わせの真意がなかなか伝わらなかった挙句、最後には返信もなく終了しました。今はどうかわかりませんが、サポートは最後まできちんと行っていただきたいです。 渡邉 浩基、投稿日：2024年4月30日 いくつもフォームを作成していくと管理が大変になってくる。現在はひとつ一つのフォームを手動で変更しているため、一括での設定変更機能が欲しい。 非公開ユーザー、投稿日：2022年01月20日 ・プランによっては個人情報のアンケートに回答してもらえない。 ・本サービスを提供しているベーシックの別サービスを利用する場合、データ移行できればもっと良い。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】収集した顧客情報を簡単に一元管理できるツール 以下では、収集した顧客情報を簡単に一元管理できるツールをご紹介します。 顧客情報は企業によって、ビジネスに利用しやすくなるように管理するべきです。フォームを作成しても情報管理が不十分では、顧客からの問い合わせに漏れが生じたり、対応履歴が残らなくなったりしてしまいます。 そこで、「顧客情報を一か所にまとめられるツール」を導入しましょう。また、顧客情報は個人情報であるため、高いセキュリティで保護されているツールを選択することが必須です。 結論、顧客情報の管理に最適なのは、「問い合わせをはじめとした顧客情報をまとめられて、厳格なセキュリティ基準で保護されているツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、顧客からの問い合わせや企業情報を簡単にまとめられるうえ、メールの自動転送にも対応しています。また、「情報セキュリティの国際規格認証を取得」や「すべての通信・情報は暗号化」されていることで、個人情報も安全に管理できるのです。 高セキュリティ下で安全に顧客情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ formrun（フォームラン）の使い方や口コミ・評判まとめ これまで、formrunの使い方や口コミ・評判を網羅的にご紹介しました。 formrunは、専門知識がなくても、自社独自のフォームを簡単に作成できるツールです。ただし、フォームは作成して終わりではなく、フォームから収集した「顧客情報」を業務で利用するために、一括で管理する必要があります。 また、顧客情報は個人情報のため、外部に漏洩することがないように高いセキュリティで保護されたツールの中で管理するべきです。 結論、顧客情報の管理に最適なのは、顧客情報を簡単に一括管理できるうえ、国際規格認証を取得した高セキュリティのツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ、「ナレカン」「ナレカン」を利用して、顧客情報を適切に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

取引先企業や行政機関とのコミュニケーションに用いられるメールには、顧客情報や個人情報が多く含まれています。しかし、メールを誤送信して社外秘の情報が第三者に漏えいすると悪用・拡散される恐れがあるので、厳重な管理が求められます。 しかし、誤送信が実際に起きた場合、どのように対応すべきかわからず悩む方も多いのではないでしょうか。 本記事では、メールを誤送信した時の正しい対応や原因、予防法を中心にご紹介します。 メールの誤送信の対処法や原因を理解したい お詫びメールの例文を知りたい メールの運用に関するルールを社内で適切に運用し、誤送信を減らしたい という方はこの記事を参考にすると、メールの誤送信が起きた場合の対応や予防方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 メールを誤送信した時の正しい対応1.1 お詫びメールをすぐに送る1.2 誤送信の原因を調査・報告する1.3 再発防止策を作成・周知する2 誤送信のお詫びメールの例文・テンプレート2.1 （1）宛先のミスを謝罪する場合2.2 （2）添付ファイルのミスを謝罪する場合2.3 （3）内容のミスを謝罪する場合2.4 （4）メールを途中で送信してしまったことを謝罪する場合3 メールの誤送信が起きる原因3.1 宛先・CC・Bccのミス3.2 添付ファイルのミス3.3 文面のミス4 メール誤送信の対策・防止する方法4.1 メール送信のルールを作る4.2 誤送信対策のシステムの導入4.3 送信取り消し機能を設定する5 【必見】メールの誤送信防止に役立つITツール5.1 誰でもアクセスしやすく社内ルールを運用できるツール「ナレカン」6 メールを誤送信した時の対処法まとめ メールを誤送信した時の正しい対応 ここでは、メールを誤送信した場合の正しい対応方法を解説します。以下のポイントを押さえなければ、顧客からの信用を失う可能性もあるので確実に実践しましょう。 お詫びメールをすぐに送る メールを誤送信したことに気づいたら、まずはすぐにお詫びメールを送りましょう。 このとき、素早く対処することが重要です。誤送信をしてしまっても、対応の早さから誠意を見せることができるからです。また、内容の伝わりやすい題名をつけることも意識しましょう。 急を要する場合は、メール送付前に直接電話をかけて、迅速に第一報の連絡を入れる方法も有効です。とくにメールに社外秘の情報が含まれているときは、広まってしまう前に誤送信であることを明らかにすべきなので、状況に応じてメールと電話を使い分けましょう。 誤送信の原因を調査・報告する 連絡を入れ、誤送信したメールが破棄された後は、誤送信の原因を調査し、責任者に報告します。 メールの誤送信が起こる原因の究明がされなければ、同じミスが何度も繰り返されてしまいます。したがって、偶然発生した失敗と考えず誤送信が発生した経緯を詳細に確認する必要があるのです。 ただし、原因を調査する時は早々に結論を出すのではなく、周りの従業員とも相談しながらメールを送信する際の癖や慣例などを振り返るのが重要です。周りを巻き込むことで、誤送信の原因をチーム内に共有できる効果も期待できます。 再発防止策を作成・周知する メールの誤送信が起きる原因が明確化された後は、再発防止策を作成・周知します。 対策として「送信ルールの設定」や「システム導入」などが挙げられますが、いずれにしても継続的に実行できる方法でなければ誤送信の問題は解決しません。たとえば、作業工数が多すぎるとメール送信の度にストレスが生まれ、最終的に形骸化してしまいます。 また、再発防止策を作成するだけでなくチーム全体への周知を徹底しなければ、社内メンバーに認識されずミスを予防できないので注意しましょう。具体的には、メール送信時のマニュアルを「ナレカン」「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールで共有するのも有効な手段です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 誤送信のお詫びメールの例文・テンプレート 以下では、誤送信をしてしまった時のお詫びメールの例文を、状況別に紹介します。コピー&ペーストできるので、活用して迅速にメール文面を作成しましょう （1）宛先のミスを謝罪する場合 宛先を間違えて送ってしまった時の例文です。まずは誤送信先にお詫びのメールを送りましょう。 △△株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 大変申し訳ございません。先ほどお送りしました下記のメールでございますが、誤って△△様宛に送信しておりました。 送信日時：2025年6月17日 11:34　送信元：〇〇　件名：＿＿＿ つきましては、お忙しいところ恐縮ではございますが、当該メールを開封せずに破棄いただけますでしょうか。 今後は、送信前に宛先および内容を厳重に確認し、再発防止に努めてまいります。 大変恐れ入りますが、何卒ご容赦いただけますと幸いです。 改めまして、この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 同様に、メールを送るはずだった相手にも連絡を入れます。顧客情報が悪用された際に責任が重くなりかねないので、相手に誤送信の事実を隠してはなりません。 （2）添付ファイルのミスを謝罪する場合 次に、誤ったファイルを添付してしまった場合のお詫びメールの例文です。 △△株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 大変申し訳ございません。先ほどお送りしました下記のファイルですが、誤ったものを添付してしまっておりました。 送信日時：2025年6月17日 11:34　送信元：〇〇　件名：＿＿＿ ファイル名：＿＿＿ つきましては、本メールに正しいファイルを添付しましたのでこちらを正としていただけますでしょうか。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。 今後は、送信前に内容を厳重に確認し、再発防止に努めてまいります。 改めまして、この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 お詫びメールには正しいファイルを添付して送ります。また、ファイルを添付せずに送ってしまった場合も同様に、お詫びのメッセージと送るはずだったファイルを添付して送信しましょう。 （3）内容のミスを謝罪する場合 次に、誤った内容のメールを送ってしまった場合のお詫びメールです。今回は、誤った打ち合わせ日時を伝えてしまったことを想定しています。 △△株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 大変申し訳ございません。先ほどメールでお送りしました、打ち合わせの日時に誤りがございました。 以下の通り、訂正させていただきます。 （誤）〇月〇日（月）　午前10時 （正）〇月〇日（月）　午前11時 〇月〇日（月）、午前11時にお伺いいたしますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。 この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 内容を間違えてしまったときは、上記の例のように、必ず「誤りの部分」と「正しい内容」が相手に分かりやすいように書きましょう。 （4）メールを途中で送信してしまったことを謝罪する場合 最後にメールを途中で送信してしまった場合のお詫びメールです。 △△株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 大変申し訳ございません。先ほどお送りしました下記のメールでございますが、誤って途中の状態で送信されてしまいました。 送信日時：2025年6月17日 11:34　送信元：〇〇　件名：＿＿＿ 至急正しい内容を再送いたしますので、恐れ入りますが再送したメールをご確認いただけないでしょうか。 改めまして、この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 メールを途中で送信してしまった場合は、メールの受信者が混乱してしまうことを避けるために、正しい内容のメールを送るよりも、送ってしまったメールが途中の状態であったことを伝えるメールを素早く送ることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールの誤送信が起きる原因 ここでは、メールの誤送信が起きる3つの原因をご紹介します。メール送信前に以下の項目でミスがないか注視すると、誤送信が起きづらくなります。 宛先・CC・Bccのミス メールの誤送信の原因として多いのが、宛先・CC・Bccのミスです。 宛先のミスが起きる典型例は「入力したアドレスをスペルミスした」「自動補完機能で別人が選択された」ケースです。また、CC・Bccのミスは「本来はBccに入れるはずが誤ってCcに入れてしまい、アドレスを公開して送った」事例が多く見られます。 宛先・CC・Bccのミスは初歩的な入力ミスであることが多いので、正しく入力されているか送信前に見直すだけで防止できます。しかし、対策が容易な分確認作業を怠りやすくなりがちなので、確認を厳しくルール化するのが効果的です。 添付ファイルのミス ファイルをメールに添付する際にもミスが起きやすいです。 誤ったファイルを添付したり、ファイルの暗号化処理を忘れたりすると情報漏えいのリスクが生まれます。しかし、添付したファイルの確認作業は宛先の確認よりも手間がかかるので、確認を省かれやすいのです。 そこで、ファイルをZIP暗号化して送信し、パスワードを後送する「PPAP」という手法を用いると添付ファイルのミスを予防できます。しかし、近年ではサイバー攻撃やマルウェアの高度化によって、誤送信時の安全性が担保されなくなりました。 そのため、近年ファイル共有は「クラウドストレージ」や「Webダウンロード方式」が一般的になりつつあります。 文面のミス 文面を誤った状態で送信してしまうミスも頻発しやすいです。 書きかけの文を送信したり相手の社名・個人名の誤字に気づかず送信したりすると、相手の心象を悪くしてしまいます。また、社外秘の情報を誤って文面に併記して送信すると、情報漏えいにもつながるのです。 名前の誤字や情報の誤りなどの対応の粗雑さが相手に伝われば、信頼関係が失われ、結果としてその後のやりとりに影響が及びかねません。したがって、文面に誤字・脱字や載せるべきではない情報がないか、送付前に隅々まで確認することは不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メール誤送信の対策・防止する方法 ここでは、メール誤送信の予防方法をご紹介します。メールの誤送信を効率的に防止できている企業は、以下の方法を活用しているのです。 メール送信のルールを作る チームでメール送信のルールを設定すると、簡単に誤送信を予防できます。ルールを作成する際は、以下の2つを盛り込む必要があります。 チェックリスト 「宛先・CC・Bcc」や「添付ファイル」「文面の内容」などの送信前に確認すべき項目をリスト化しましょう。 チェックフロー 仕事に慣れている社員はチェックリストでのセルフチェックだけでも効果がありますが、新人社員はミスに気が付かない恐れがあります。そこで、新人向けにほかのメンバーによる二重チェックのフローを設けると、送信ミスが防ぎやすくなります。 メール送信時のルール策定は、工数や複雑さを考慮して柔軟に設定できるので、自社の環境に合わせて効率的に誤送信を予防できるメリットがあります。ただし、あくまで目視によるチェックなので、完全に予防するのは難しい方法です。 そのため、社員全員が確認しやすく運用する必要があるのです。たとえば「ナレカン」「ナレカン」のように、検索性の優れたツールであれば、知りたい情報に素早くアクセス可能なので、メール送信のルールもこまめにチェックできます。 誤送信対策のシステムの導入 誤送信対策の機能が備わったメールセキュリティシステムを導入する方法もあります。 セキュリティシステムに搭載されている、送信前確認機能や上長承認機能などを活用するとミスを自動でチェックするので、手作業による確認作業が不要になり、人的ミスを排除できます。 ただし、システムを運用するにはユーザー数に応じた月額費用がかかります。全社で導入すると運用コストが大きくなるので、メールを日常的に使う部署に限定して導入するなどの工夫をしましょう。 送信取り消し機能を設定する 送信取り消し機能を活用する方法もあります。 メールアプリ・メールソフトに搭載されている送信取り消し機能を設定すれば、万が一誤送信してしまっても一定時間は送信取り消しが可能です。以下では、PC版・スマホ版のGmailと、Outlookでメールの送信取り消しを設定する方法を紹介します。 PC版のGmailで送信を取り消す方法 Gmailでは、初期設定から送信後5秒間は送信取り消しが可能です。 送信を取り消しするときは、メールを送信した後に左下に表示されるタブから[元に戻す]を選択します。[送信を取り消しました。]と表示されれば完了です。 また、送信取り消しが可能な時間は設定で最大30秒まで変更できます。変更するためには、まずGmailの画面右上の[設定マーク]をクリックし、出てきたタブの[すべての設定を表示]をクリックします。 その後、遷移した画面の画面上の方にある[送信取り消し：取り消せる時間]で変更したい秒数を選択し、下までスクロールして[変更を保存]をクリックすれば完了です。 スマホ版のGmailで送信を取り消す方法 スマホ版のGmailでも送信取り消しが可能です。スマホ版のGmailで送信取り消しをするときは、メール送信後に画面下部に表示されるタブで[キャンセル]または[元に戻す]をタップします。 しかし、送信取り消し可能時間は変更できないので注意が必要です。 Outlookで送信を取り消す方法 Outlookでメールの送信取り消しをするためには、以下の条件を満たしている必要があります。 自分も受信者もMicrosoft ExchangeまたはMicrosoft365を利用している 自分と受信者が同じ「組織」に所属している メールがまだ開封されていない 詳しい方法はOutlookのサポートページを参照してください。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】メールの誤送信防止に役立つITツール 以下では、メールの誤送信防止に役立つITツールをご紹介します。 セキュリティシステムの運用にはコストがかかるので全社での運用は困難ですが、送信時のルールを設定・実践はすぐに取り組めるうえ、誤送信予防に効果的です。とはいえを設定してもすぐにアクセスできる体制を整えなければ形骸化してしまいます。 そこで、「超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール」を導入しましょう。社員が直感的な操作で情報にアクセスできるうえ、シンプルな操作で簡単に情報を残せるツールであれば、ノウハウの属人化も防げます。 結論、メールの誤送信予防に最適なツールは、誰でもアクセスしやすく社内ルールを管理できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンにメール送付時のルールや注意点を記録しておけば、誤送信防止につながります。また、「超高精度な検索機能」を備えているため、万が一誤送信が発生した場合も、すぐに対応事項を確かめられるのです。 誰でもアクセスしやすく社内ルールを運用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールを誤送信した時の対処法まとめ これまで、メールを誤送信した場合の対応や原因、予防方法を中心にご紹介しました。 メールの誤送信が起きた場合は、すぐにお詫びのメールを送り、原因から再発防止策を作成・周知することが重要です。メールの誤送信を予防するには、宛先や添付ファイルの確認をルール化すべきですが、チームでの共有が不十分だと形骸化してしまいます。 そこで、「社内ルールをアクセスしやすく保管できるナレッジ管理ツール」を導入すれば、日々のメール業務もより円滑化できます。とくに、「検索性に優れたツール」なら社員が直感的に情報にアクセスできます。 したがって、超高精度の検索機能で、知りたい情報を素早く確認できるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、メールの送信ルールを適切に運用して、誤送信を防止しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

サービス業はさまざまな顧客と関わるため、社員がストレスを抱えやすい傾向がありますが、そのなかでもコールセンターはストレスフルな環境と言われています。したがって、チーム全体でパフォーマンスが落ちないように、対策をしなければなりません。 しかし、「コールセンター業務におけるストレスを解消したいが、どのように対策すればよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コールセンターのストレスが多い理由と、企業ができる改善策について解説します。 コールセンター業ではどこにストレスを抱えやすいのかが知りたい オペレーターのストレス軽減のため、企業ができる改善策を学び実行したい コールセンターの業務環境改善に役立つツールが知りたい という方は今回の記事を参考にすると、コールセンターでのストレスの原因と改善策を把握しながら、自社オペレーターの人材流出も防止できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 コールセンターの業務とは2 コールセンターの受電でストレスが多い理由2.1 コールごとに応対内容が異なる2.2 クレーム対応のトラウマ化2.3 常にスピードが求められる2.4 確認工数が多くなる3 コールセンターの架電でストレスが多い理由3.1 断られやすい3.2 ノルマによるプレッシャー3.3 理不尽な発言やクレームへの対応がある4 コールセンターのストレス低下のために企業ができる対策3選4.1 研修を充実させる4.2 サポート体制を整える4.3 ITツールを活用する5 コールセンターの業務環境改善に貢献するおすすめのツール5.1 コールセンターの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」6 ストレスを受けやすいコールセンターとは6.1 技術・テクニカル系の相談窓口6.2 料金系の窓口6.3 故障トラブル系の窓口7 コールセンターに関するよくある質問7.1 コールセンターに不向きな人の特徴は？7.2 コールセンター・テレアポで疲れる理由は？8 受電コールセンターでストレスがかかる理由まとめ コールセンターの業務とは コールセンターの業務は「インバウンド（受電）」「アウトバウンド（架電）」の2種類に分かれ、それぞれ以下のように業務内容が異なります。 インバウンド（受電） アウトバウンド（架電） 特徴 ・顧客からの電話に対応する業務が中心。 ・自ら新規顧客や見込み顧客に架電する業務が中心。 業務内容 ・テレフォンオペレーター：顧客からの電話を取り次いだり、自社の商材に関する質問や問い合わせに回答したりする業務。 ・カスタマーサポート：とくに、商品やサービスに関する細かな問い合わせをヒアリングし、顧客の抱える悩みを電話にて解決する業務。 ・テクニカルサポート：主に、技術的内容に関する質問に対して回答をする業務であり、専門的な内容は技術担当者へと取り次ぐこともある。 ・テレフォンアポインター：「テレアポ」とも呼ばれ、見込み顧客との商談や自社商品の説明会へ繋げる業務。 ・テレマーケティング：すでに自社商品を使っている顧客に対して、満足度調査やヒアリングを実施する業務。 以上のように、コールセンターにおけるインバウンドとアウトバウンドで業務が異なります。今日では両者を設置する企業も多い一方、各業務に配属されたメンバーに教育する内容が異なるので、マニュアルや教育体制の整備は必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターの受電でストレスが多い理由 以下では、コールセンターの受電でストレスが多いとされる理由を解説します。適切に対策が取れなければ、社員と顧客の両者に悪影響を及ぼしてしまうので注意しましょう コールごとに応対内容が異なる 1つめの理由は、コールごとに応対内容が異なる点です。 受電業務では、顧客からの問い合わせ内容をあらかじめ把握しておくことができないので、臨機応変に対応する力が求められます。そのため、とくに経歴の浅いメンバーは、問い合わせ内容に答えられるかどうかを不安に感じ、受話器を取ること自体に抵抗感を抱いてしまうのです。 よって、ベテランの対応履歴やアドバイス、FAQなどを普段から共有し、対応時にもすぐに確認できる環境を構築することが重要です。 クレーム対応のトラウマ化 2つめの理由は、クレーム対応のトラウマ化です。 コールセンター業務において、客層や問い合わせ内容は異なるものの、クレームは恒常的に寄せられるケースが多いです。また、受電と同時にクレーム客への対応が始まるケースや、受け手の責任ではない「製品自体の落ち度」などを責められるケースもあるのです。 クレーム対応によって理不尽な目にあうと、ネガティブな感情になりやすく、トラウマになる社員も発生しがちです。 常にスピードが求められる 3つめの理由は、常にスピードが求められる環境です。 コールセンター業務は、迅速に対応しなければ顧客満足度が下がったり、クレームの原因になったりします。そのため、常にスピードを意識しながら業務にあたらなければならず、プレッシャーやストレスを感じる人が多いのです。 以上のように、コールセンターはスピードが求められる環境です。社員のストレスを減らすには、業務をスムーズに進められるサポートが必須と言えます。 確認工数が多くなる 4つめの理由は、回答を出すにあたって確認工数が多くなることです。 イレギュラーな問い合わせや経験の無い対応の場合は、上長へ「対応が正しいか」を都度確認しなければなりません。しかし、スピードが求められるコールセンター業務において、都度確認する作業は、時間と手間がかかり面倒なのです。 そのため、イレギュラーな場合でも、社員が自己解決できるように、教育を徹底したりフローチャートを整備したりして、メンバーが迷わない運用設計をする必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターの架電でストレスが多い理由 以下では、コールセンターの架電でストレスが多いとされる理由を解説します。架電業務でストレスが多い理由として「断られやすい」「ノルマによるプレッシャー」「理不尽な発言やクレームへの対応」の3つが挙げられます。 断られやすい 1つ目の理由は、「断られやすい」ことです。 架電業務の多くは、営業や調査が目的です。そのため、相手にとっては「不要」「突然の電話は迷惑」と感じることが多く、断られることが多いのです。 何件も話を断られ続けたり、迷惑がられたりすることが多い業務のため、ストレスがたまりやすいと言えます。 ノルマによるプレッシャー 2つ目の理由は、「ノルマによるプレッシャーがある」ことです。 架電業務では、架電件数や成約数など、数字によって目標を管理したりノルマを課したりする場合があります。その場合、社員は数字に追われ、達成できないことへのプレッシャーを感じやすくなってしまうのです。 以上のように、「目標を達成できない」「評価がさがる」ことへのプレッシャーから、ストレスを感じる人がいると言えます。 理不尽な発言やクレームへの対応がある 3つ目の理由は、「理不尽な発言やクレームへの対応がある」ことです。 架電業務は、「一方的」「迷惑」と感じられやすく、理不尽な発言やクレームも受けやすいと言えます。そのため、相手や状況に合わせて適切に対応しなければならないのです。 よって、理不尽な発言をする相手にも適切に対応しなければならないことが、ストレスを感じやすい1つの原因と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターのストレス低下のために企業ができる対策3選 以下では、ストレスの多い業種であるコールセンターの業務で、ストレス低下のために企業ができる対策を3つご紹介します。 以下の施策を取り入れ、自社での業務改善に取り組みましょう。 研修を充実させる コールセンターでのストレスを軽減させるには、研修を充実させることが大切です。 十分な研修がないまま実務に取り組むと、社員は業務に対して大きな不安やストレスを感じやすくなります。また、知識不足からクレームを受け、さらなるストレスを感じる原因にもなりかねません。 そのため、基礎知識の教育やロールプレイを組み込んで、実際の業務に近い状態で振る舞いや対応方法を伝えましょう。就業時のイメージを掴みやすくなり、ストレスを低減しやすくなります。 サポート体制を整える コールセンターでのストレス低下には、サポート体制の整備も大切です。 不明点があった場合に確認しにくい状況では、オペレーターは常にひとりで問題を解説しなくてはなりません。とくに、入職したての場合、誰に聞けばいいのかが分かりづらく、問題を抱え込んでしまうリスクが高まります。 したがって、新人・ベテラン問わず、オペレーターのサポート体制を整えるべきです。不明点の解消はもちろん、クレームに繋がりそうな場合は手を貸すなどの協力体制を万全にしましょう。 ITツールを活用する コールセンター業でのストレス低下には、ITツールの活用が最も効果的です。 たとえば、情報共有ツールを導入すると、ベテランオペレーターの持つノウハウや、問い合わせに対する回答内容などがいつでも共有可能です。さらに、顧客情報もツール内にまとめられるので、過去の問い合わせ履歴の確認や、クレームの頻度・対応方法などの情報を、電話対応中であっても即座に確認できるのです。 とくに、「ナレカン」「ナレカン」のように、検索機能が充実したツールであれば、業務中でも欲しい情報をすぐに見つけ出せます。ただし、ツールによって改善できる課題は異なるため、自社で最も課題となっている点を洗い出し、適切なツール選定をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターの業務環境改善に貢献するおすすめのツール 以下では、コールセンターの業務環境改善に役立つおすすめのツールをご紹介します。 オペレーター間での知識量の差は、クレームの原因になるので早急な改善が大切です。そこで、ITツールを活用し、ノウハウや知識の平均化に取り組むことで、経験の浅いオペレーターでも問題なく業務を進められます。 また、コールセンターでは状況に適した迅速な対応を求められる事が多いので、「欲しい情報をすぐに見つけられるか」も選定ポイントとして重視しましょう。 結論、コールセンターのストレス提言にはコールセンター業務のノウハウを一元化し、欲しい情報がすぐにみつけられるツール「ナレカン」「ナレカン」が必須です。 ナレカンには、顧客情報や対応履歴、ノウハウを残せるうえ、任意のメンバーへ簡単に共有できます。また、平均0.2秒の「高速スピードな検索機能」で、必要な情報がすぐに見つかるので、受電中でも臨機応変な対応が取りやすいのです。 コールセンターの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ストレスを受けやすいコールセンターとは 以下では、とくに業務上ストレスを受けやすいとされるコールセンターについて解説します。コールセンターには種類があり、同じ業種であっても、クレームの多い窓口・少ない窓口があり、ストレスの受け方には差があるのです。 技術・テクニカル系の相談窓口 技術・テクニカル系の相談窓口は、おもに「テクニカルサポート」などの名前が付けられているコールセンターです。 テクニカル系の窓口では、主に電子機器やソフトウェアの操作方法やトラブルへの対応が行われます。機器に関する説明をするため、対応には専門的な知識力が不可欠です。 よって、オペレーターの勉強不足や状況推察がうまくいかないことにより、対応に時間がかかってしまえばクレームにつながりやすく、ストレスを受けやすいのです。 料金系の窓口 料金系の窓口では、文字通りサービスの料金確認や支払いに関する対応が実施されます。 料金の確認やプラン変更手続であれば、規定のフローに沿って対応すれば問題ないケースが多いです。一方で、料金未納に関する問い合わせではクレームが多くなりがちです。 未払いにも関わらず「支払った」というケースや、未納によってサービス停止となった期間の損害補填を求めるケースなど、クレームの内容も多岐に渡ります。したがって、顧客に対しての配慮はもちろん、的確な対応を行う必要があり、ストレスを感じやすいと言えます。 故障トラブル系の窓口 故障トラブル系の窓口も、クレームを受ける頻度が高くストレスがかかりやすいです。 なぜなら窓口に電話をかけてくる場合、すでに製品の故障・トラブルは発生していることが明らかだからです。そのため、受電時から感情的になる顧客も多く、冷静に対話できる状況ではないケースも多いです。 とくに、ほかコールセンターと比べても、クレームリスクが最も高いので、知識の習得と顧客への最大限の配慮は欠かせません。よって、業務を負担に感じたり、ストレスを感じたりする場合が多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターに関するよくある質問 以下では、コールセンターに関するよくある質問についてご説明します。コールセンター業務の疑問を解消しましょう。 コールセンターに不向きな人の特徴は？ コールセンターに不向きな人の特徴の一つに「マニュアルを覚えることが苦手な人」が挙げられます コールセンター業務は、覚えることが多く、マニュアル内容を覚えることが苦手な場合は相性がよくないと言えます。ただし、メモを取ったり、情報を調べたりしながら経験を積み重ねることで、次第に業務に慣れていくことが可能です。 そのため、マニュアル内容をすぐに確認できたり、メモをスムーズにとれたりする社内の環境構築が重要とも言えます。 コールセンター・テレアポで疲れる理由は？ コールセンター・テレアポで疲れる理由は「精神的負荷が大きいから」です。 クレーム対応や電話越しでの人との会話が続くため、気を抜けない状態が長時間続きます。さらに、相手の感情を敏感に読み取る必要があり、精神的負担が大きいと言えるのです。 よって、社員が疲れてしまう原因をなくすためには、精神的負担を減らす施策が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 受電コールセンターでストレスがかかる理由まとめ ここまで受電コールセンターでストレスがかかる理由や、企業ができる改善策を中心に解説しました。 コールセンターがストレス過多と言われる理由には、顧客によって対応が異なる点やスピード感が必要な点があります。ストレスを生む原因としては、社員間の知識量や経験値にあるため、円滑な問い合わせ対応を実現するには、適切な教育とサポートの実施が欠かせません。 とくに、研修では埋まらない経験の差は、ベテランのノウハウ共有で改善する必要があります。しかし、欲しい情報が簡単に見つけられなければ業務に活かせないので「検索機能が充実しているか」も選定ポイントとして重視しましょう。 そこで、コールセンターの業務効率化には社員のノウハウを簡単に共有できるうえ、高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、オペレーターのストレスを解消して円滑に業務を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【作成例つき】見やすい社内FAQの作り方やおすすめのツールを紹介