【メール配信】オンプレミス型とクラウド型の違いとは
メール配信サービスには、「オンプレミス型」と「クラウド型」という2種類のシステムがあります。「オンプレミス型」では、自社でネットワーク環境を整備して、メール配信システムを管理・運用します。
とはいえ、「オンプレミス型やクラウド型いすれにせよ、具体的な利用イメージが持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- オンプレミス型システムとクラウド型システムの違いがわからない
- オンプレミス型メール配信システムのメリット・デメリットを知りたい
- メールよりも簡単に情報共有できるシステムを探している
という方はこの記事を参考にすると、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットが分かるだけでなく、自社に合ったメール配信システムの導入につながります。
目次
オンプレミス型とクラウド型システムの違いとは
メール配信には「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類のシステムがあります。以下は、オンプレミス型とクラウド型の特徴を比較した画像になります。
「オンプレミス型」とは、“サーバー”（サービスを提供するコンピューターのこと）やパソコンに“ソフトウェア”（コンピューターに命令を出すためのプログラムのこと）をインストールして利用するシステムを指します。
一方、「クラウド型」とは、インターネットを介して、サービス事業者が提供するサーバーでソフトウェアを利用するシステムを指します。自社でネットワーク環境を構築する必要がなく、Web上でデータを管理・運用できる点が特徴です。
オンプレミス型でメール配信する3つのメリット
ここでは、オンプレミス型のメール配信のメリットを3つ解説します。オンプレミス型のメール配信では「社内での情報管理」や「既存システムとの連携」が可能です。
（1）情報を社内で管理できる
1つ目のメリットとして、情報を社内で管理できる点が挙げられます。
オンプレミス型では、自社でサーバーやパソコンを運用するので、情報を社内で管理できます。そのため、顧客情報をほかのサービス事業者に公開する必要がなく、情報管理を社内で完結できるのです。
このように、オンプレミス型でメール配信をすると、情報を社内で管理して情報漏えいのリスクを回避できます。
（2）カスタマイズしやすい
2つ目のメリットは、カスタマイズしやすい点です。
オンプレミス型は、自社でシステムを構築・管理するため、カスタマイズ性の自由度も高くなります。具体的には、第三者が運用することを想定していないため、自社での運用に最適な仕様にアレンジできるのです。
また、独自にIT部門があったり、システムエンジニアなどの人材をそろえられたりすれば、必要に応じた改善も繰り返せます。そのため、長期的な運用を見越している場合はオンプレミス型システムを構築し、適宜修正していくスタイルがおすすめです。
（3）既存システムと連携できる
3つ目は、既存システムとも連携できる点です。
オンプレミス型は、自社の用途に合わせて、システムをカスタマイズできます。そのため、既存システムとの連携もスムーズにできるのです。
したがって、既存システムに大量のデータを蓄積している企業でもオンプレミス型のメール配信であれば、円滑に連携してデータを活用可能です。また、あとから別のツールを導入した場合でも対応できるので、ツールの互換性はとくに高いと言えます。
オンプレミス型でメール配信する3つのデメリット
オンプレミス型のメール配信するデメリットには、「導入・運用コストがかかる」「専門知識が必要になる」という点が挙げられます。以下のデメリットが致命的となる場合は、クラウド型の利用がおすすめです。
（1）費用がかかる
1つ目のデメリットは、費用がかかる点が挙げられます。
オンプレミス型を導入するには「サーバーやパソコンなどのハードウェア」や「アプリケーションなどのソフトウェア」を自社で購入する必要があるため、初期費用が高額になりやすいです。
たとえば、サーバー機器本体にも数十万円ほどかかるので、自社の予算に合っているか確認が必要になります。そのため、導入のハードルは他のシステムより高くなってしまう点に注意しましょう。
（2）運用コストがかかる
2つ目は、運用コストがかかる点です。
オンプレミス型では、サーバーを設置・設定したり、ネットワーク環境を構築したりする手間がかかります。また、システムを継続して活用するには、定期的なメンテナンスも必要です。
したがって、オンプレミス型のメール配信では、自社でシステムを運用・保守するコストがかかる点に気を付けなければなりません。
（3）専門的知識が必要になる
3つ目は、専門知識が必要になる点です。
オンプレミス型では、自社でセキュリティ対策に取り組みます。そのため、万が一トラブルが発生したときは、専門知識を活用して、トラブルに対応したりセキュリティ対策を強化したりする必要があるのです。
このように、オンプレミス型のメール配信では、専門知識が求められます。したがって、システムの管理を外部業者に委託するケースが多いですが、その場合は別途費用が発生する点に注意しましょう。
情報共有にメールを使うときの注意点とは
社内の情報共有にメールを使うときは、確認や共有に手間がかかる点に注意が必要です。
そこで、メール配信システムを使えば、顧客や会員宛てに一斉にイベントなどの情報を配信でき、都度宛先を入力する手間が省けて担当者の負担を減らせます。また、オンプレミス型にするか、クラウド型にするかは、自社のリソースを考慮して選ぶことが大切です。
ただし、社内の情報共有にもメールを活用するのは望ましくありません。というのも、社内メンバー間でのメールによる情報共有は、やりとりが往来するため「他の用件に埋もれやすく確認漏れが生じやすい」からです。
そこで、のような「過去の情報ややり取りが埋もれないITツール」を使うと、すぐに内容を確認して業務に活用するのに役立ちます。
【メールより簡単】社内情報を一元管理できるクラウド型システム
以下では、メール配信よりも簡単に情報共有できるツールをご紹介します。
オンプレミス型のメール配信システムは、情報を社内で管理できるメリットがある一方、専門知識が必要になるデメリットもあります。そのため、オンプレミス型ではなく、クラウド型システムを導入するのがおすすめです。
とはいえ、メールでは宛先を入れたり受信メールを確認したりする手間がかかるうえ、他のメールに埋もれて共有漏れの原因になりかねません。そのため、メールから脱却し、「簡単かつ確実に情報共有できるツール」を活用しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を確実に管理・共有でき、社内掲示板で全社への情報通知も簡単な一択です。
ナレカンでは、任意のメンバーへ瞬時に情報共有できる「記事」に加え、全社向けに情報を公開する「社内お知らせ機能」が備わっているので、社内情報を円滑に共有可能です。また、「平均0.2秒」の高速スピード検索によって、過去のやり取りや添付ファイルの中身もすぐに遡れます。
誰でも簡単に顧客情報を管理・共有できるツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットまとめ
これまで、オンプレミス型のメール配信をするメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
オンプレミス型のメール配信では「社内での情報管理」や「既存システムとの連携」が可能である一方「導入・運用コストがかかる」「専門知識が必要になる」というデメリットがあるため、クラウド型システムを導入しましょう。
ただし、社内の情報共有にもメールを使っていると「メールの作成」や「情報の確認」に手間がかかってしまいます。そこで、スムーズにやりとりしながら、必要な情報をすぐに見つけられるツールがあると便利です。
結論、メールに代わり導入すべきツールは、宛先の登録なしで瞬時に情報共有可能なうえ、高精度の検索機能で過去の情報に即ヒットする「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを使って、全社で情報共有を徹底しましょう。
