IT化の停滞は組織の停滞！失敗しない進め方3ステップを紹介
近年は業務効率を高めることを目的として、勤怠管理や顧客管理などを「IT化」する企業が増加しています。
一方で、必要書類は全て手書きで作成・管理するといったアナログな社内文化が浸透している企業では、IT化の進め方が分からず悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、IT化を後回しにするリスクや、IT化の進め方を中心に解説します。
- 紙の伝票や電話連絡などのアナログ業務が事業の足かせになり始めている経営者
- 何から手をつければいいかが分からないDX推進担当者
- ITツールを導入しても社員が使いこなせないかもしれないという不安がある管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、社員のITリテラシーにばらつきがあってもIT化できる方法が分かるほか、IT化に成功した企業の事例まで把握できます。
目次
IT化とは？DX化との違いを解説
「IT化」と「DX化」は意味が異なり、具体的には下記のように定義されています。
| IT化 | DX化 | |
|---|---|---|
| 定義 |
ITやデジタル技術の活用によりアナログな作業をデジタルに変換すること |
ITやデジタル技術の活用により、今までにない価値を社会に提供して業務や組織などを改善すること |
| 目的 |
業務効率化やコスト削減 |
大局的なビジネスの変革 |
| 効果 |
手動で実施していた作業をツールで代替・自働化するので、仕事の工数の減少や費用削減が期待できる |
ITやデジタルの技術を用いた新たなビジネスモデルを確立することで、企業競争の優位性が高まる |
| 実施例 |
・勤怠管理をタイムカードからツールに乗り換えて、勤怠をデータ化し有給休暇の残日数を自動で算出する
・会計管理にツールを用いて、計算を自動化する |
・利用情報からユーザーの購買行動の傾向を分析して、別の商品やサービスを提案する
・陸路での輸送が困難である場所に、ドローンを使って物資を運ぶ |
ITとはInformation Technologyの略語で、コンピューターとネットワーク技術の総称です。また、DXはDigital Transformation(デジタルトランスフォーメーション) の略語であり、直訳すると「デジタル化による(社会・ビジネスの)変革」という意味になります。
IT化による業務効率化が実現することで、世の中にインパクトを与えるようなDX戦略を実行できます。したがって、DX化の実現をするには、まずは身近な業務のIT化が欠かせないのです。
アナログ業務が残る企業の共通点
アナログ業務が残る企業には、「情報共有が属人化している」という共通点があります。
社内で紙の伝票やFAX、電話連絡といった手法が当たり前になっていると、情報の検索に時間がかかります。また、特定の担当者しか業務の手順や進捗を把握できていないと、その社員の離職や異動によって現場が止まってしまいます。
情報の検索コストや業務の属人化の問題を解決しなければ、デジタル化が進む他社との差が広がってしまうのです。
IT化を後回しにすると起きる3つの問題
以下では、IT化を後回しにすると起きる問題を3つ紹介します。下記の事項に自社が当てはまっていないか確認しましょう。
（1）若手人材の流出
1つ目は、若手人材の流出です。
プライベートでスマートフォンを使っている若手にとって、手書き伝票やFAXでのやり取りはきわめて非効率なものです。
優秀な若手ほどストレスを感じ、最終的には離職してしまうおそれがあるのです。
（2）意思決定の遅れ
2つ目は、意思決定の遅れです。
IT化が進んでいないと、集計ミスがないかの確認に時間を費やしてしまい、本来すべき意思決定が後回しになってしまいます。
データの集計に数日かかっていては、目まぐるしく市場が変化する現代のスピード感に追いつけないのです。
（3）セキュリティの欠如
3つ目は、セキュリティの欠如です。
紙で情報を共有しても、それを紛失してしまうと情報が外部に漏れる危険性があります。また、組織単位でツールを利用しなければ、LINEでやり取りをして情報が漏えいするおそれがあります。
そのため、「社内で安全に連絡できる環境を整えること」が重要です。
IT化が進まない理由
以下では、IT化が進まない理由を3つ紹介します。
最初から全てを変えようとしている
1つ目は、最初から全てを変えようとしていることです。
市場の変化スピードが速い現代において、完璧を求めるあまり検討に時間をかけすぎると、IT化が済んだ頃には方針が時代と合わなくなるおそれがあります。
また、現場のフローを無視してシステムを導入しても、メンバーに反感を買われて結局定着しないのです。
ツール導入が目的になっている
2つ目は、ツール導入が目的になっていることです。
どの課題を解決するかが不明瞭なままツールを導入しても、ツールを最大限活かすことはできません。また、単に多機能なツールを導入しても、IT初心者のいる現場ではしだいに使われなくなります。
そのため、解決する課題を明確にしたうえで、UIが分かりやすく、IT初心者でも直感的に操作できるツールを選ぶべきです。
社員の不信感を解消できていない
3つ目は、社員の不信感を解消できていないことです。
社員の中には、「IT化によって仕事が奪われる」「新しいことを覚えさせられるのが面倒」というネガティブな感情を抱いている社員が何名かいます。
IT化に対する不信感を拭えないままツールを導入しても、社員からは使われずにツールが放置されてしまうのです。
失敗しない！IT化の3ステップ
以下では、IT化の3ステップを紹介します。自社のIT化を成功させたい担当者の方は必見です。
STEP1：課題を特定
まず、自社の課題を特定します。
社員に、日々の業務の中で「面倒くさい」「ミスしやすい」と感じていることは何かを尋ね、リストアップします。
先に課題を特定しておくことで、ツールをどのように運用していくか、主にどの部署で活用するべきかが明確になります。
STEP2：IT化のメリットを共有
次に、IT化のメリットを共有します。
社員が抱いているIT化への不信感を解消するため、「残業が減る」「有休が取りやすくなる」という個人へのメリットを語りましょう。
また、操作性がシンプルなツールを導入すれば、「IT＝難しい」と感じている社員の不安も解消できます。
STEP3：部分導入から始める
ツールの導入が決まったら、部分導入から始めるようにしましょう。
いきなり全社に一斉導入するのは、トラブルが発生した場合の影響が大きく、現場の反発を招きます。まずは1つの部署、あるいは1つの業務プロセスだけで試験導入し、最小単位での成功を目指します。
「○○部署で残業が月10時間減った」「手書きで30分かかっていた報告書作成が、ツールを使うことで5分に短縮された」といった、具体的な成功例を社内で共有し、他の部署も導入したいと思えるような空気感をつくりましょう。
ITリテラシーに差があってもIT化できる方法
以下では、社員のITリテラシーに格差がある企業でも円滑にIT化できる方法を紹介します。
市場の変化が早い現代においてIT化をせずに放置していると、貴重な若手人材が非効率な環境にストレスを感じて離職したり、迅速な意思決定ができなくなったりします。
自社のIT化を進めるために多機能なツールを導入しても、操作が複雑で、IT初心者が使いこなすまでに時間がかかります。結果、情報共有が定着せず、導入したツールが社内で放置されることになるのです。
そのため、IT化を進めるには、誰でも直感的に使えて情報共有が自然に定着するシンプルなITツールを選ぶことが重要です。このようなツールなら「IT＝難しい」というストレスを解消しながら、段階的にIT化を進められます。
こうした条件に最も当てはまるのが、社内情報を簡単に管理・共有できるツール「ナレカン」です。ナレカンには、マニュアルに添付したファイルの中身まで検索できる高精度な検索機能が備わっているため、IT初心者でも簡単に必要な情報を取り出せます。
IT化の最初の一歩に最適なツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
IT化に成功した企業の事例
以下では、ナレッジ管理に成功した2社の事例を紹介します。自社のナレッジ管理を成功させるヒントにもなるので、担当者の方は必見です。
株式会社いちやまマート
株式会社いちやまマートでは、バイヤーと各店舗間の情報伝達や過去事例のノウハウ共有に「ナレカン」を活用しています。
当社では、長年利用していたサービスの終了に伴い、ツールをいくつか比較して納得できるものを導入したいと考えていました。しかし、複数のツールをトライアルしたものの、画面を見ただけですぐに操作できるような製品には出会えませんでした。
そうしたなか、ナレカンに出会い、実際に触ってみると、マニュアルを読まなくても迷わず使い始めることができました。また、社員からの反応も良かったため、ナレカンなら業務に浸透すると確信して導入を決めました。
ナレカン導入後は、情報を素早く検索できるようになったことで、店舗側で自己解決できるケースが増えました。また、AI要約機能を活用すれば、該当ファイルをアップロードするだけで伝えたい内容がしっかりまとまるため、作業時間が約半分以下に縮まりました。
古河電気工業（株） 平塚事業所 総務課
画像：古河電気工業株式会社
古河電気工業の平塚事業所総務課では、社内規定や過去事例、業務資料の共有に「ナレカン」を活用しています。
当社では、従業員からの問い合わせの回答に必要な情報がTeams、メール、共有フォルダなどに散在していて、探すのに時間がかかっていました。また、複数ある拠点間でイレギュラー事例を共有できておらず、それぞれでゼロから判断を検討する非効率さがありました。
そこで、2024年の4月にDXを活用したナレッジ共有基盤の構築を目標として掲げ、「FAQ的にナレッジを検索できる」「誰でも使いやすいUI」という条件で13社を比較検討した結果、ナレカンが最もフィットしていると感じ導入を決定しました。
その結果、情報を検索する時間が大幅に短縮されたことに加えて、「ナレッジ登録→検索→活用→新たなナレッジを登録」という、ナレッジ活用のサイクルが定着しました。今では、新入社員やキャリア採用の社員でも迷いなく対応できるようになっています。
IT化を後回しにするリスクや進め方まとめ
これまで、IT化を後回しにすると起きる問題やIT化の進め方を紹介しました。
IT化を後回しにすると、優秀な若手人材の離職や意思決定の遅れ、情報漏えいといったリスクがあります。しかし、最初から完璧を求めて全てを変えようとしたり、ツールの導入が目的になったりしていると、IT化は進みません。
IT化を成功させるには、ITに対する社員の不信感を解消し、段階的に社内にツールを浸透させることが重要です。ただし、IT初心者のいる現場では、多機能で操作が複雑なツールは定着しないため、操作がシンプルなツールを導入しましょう。
結論、IT化の第一歩には円滑に社内情報を共有でき、ITリテラシーに自信がない方でもスムーズに使えるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、IT化を実現しましょう。
