【業務効率化に必須】IT化とは何か？メリットや進め方、施策を紹介
近年は業務効率を高めることを目的として、勤怠管理や顧客管理などを「IT化」する企業が増加しています。
一方で、必要書類は全て手書きで作成・管理するといったアナログな社内文化が浸透している企業では、IT化の進め方が分からず悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、IT化の定義やメリット、施策の具体例を中心に解説します。
- IT化のメリットとデメリットを把握した上で、IT化を推進したい
- IT化を検討しており、身近なIT化の事例や成功事例を参考にしたい
- 社内業務のIT化推進に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、効果的にIT化を進める方法が分かり、社内のIT化の推進に活用できます。
目次
IT化の定義とは？
IT化を効果的に推進するには概要の把握が不可欠です。そこで以下では、IT化と似た用語である「DX（デジタルトランスフォーメーション）化」との違いや、IT化が必要な理由について紹介します。
IT化とDX化の違い
「IT化」と「DX化」は意味が異なり、具体的には下記のように定義されています。
| IT化 | DX化 | |
|---|---|---|
| 定義 |
ITやデジタル技術の活用によりアナログな作業をデジタルに変換すること |
ITやデジタル技術の活用により、今までにない価値を社会に提供して業務や組織などを改善すること |
| 目的 |
業務効率化やコスト削減 |
大局的なビジネスの変革 |
| 効果 |
手動で実施していた作業をツールで代替・自働化するので、仕事の工数の減少や費用削減が期待できる |
ITやデジタルの技術を用いた新たなビジネスモデルを確立することで、企業競争の優位性が高まる |
| 実施例 |
・勤怠管理をタイムカードからツールに乗り換えて、勤怠をデータ化し有給休暇の残日数を自動で算出する
・会計管理にツールを用いて、計算を自動化する |
・利用情報からユーザーの購買行動の傾向を分析して、別の商品やサービスを提案する
・陸路での輸送が困難である場所に、ドローンを使って物資を運ぶ |
ITとはInformation Technologyの略語で、コンピューターとネットワーク技術の総称です。また、DXはDigital Transformation(デジタルトランスフォーメーション) の略語であり、直訳すると「デジタル化による(社会・ビジネスの)変革」という意味になります。
IT化による業務効率化が実現することで、世の中にインパクトを与えるようなDX戦略を実行できます。したがって、DX化の実現をするには、まずは身近な業務のIT化が欠かせません。
IT化が必要な理由
IT化は、「業務負担の軽減」「情報管理の円滑化」をもたらすため、ビジネスにおいて取り組む必要があります。
- 業務負担の軽減
- 情報管理の円滑化
IT化により業務が自動化されると、手作業で取り組む負担が解消されるので、結果的に業務負担を軽くすることにつながります。また、従業員は他の作業に割ける時間が増えるため、効率的に仕事を進められます。
ナレッジ管理をIT化すると、属人化されていたノウハウが見える化され、担当者以外の従業員も業務を代行できるようになります。また、社内ルールや過去の記録をいつでも確認できるため、スムーズな仕事の進行や生産性の向上につながります。
このように、IT化に取り組むと業務の効率化や生産性の向上が期待できます。とくに、社内情報を蓄積・管理するのようなツールでナレッジ管理をIT化すると、会社側は大きな恩恵を得られます。
IT化の3つのメリット
ここでは、IT化によって企業が得られるメリット3点についてご紹介します。企業に良い影響をもたらすので、今日では業界業種問わず多くの企業でIT化が進んでいます。
（1）生産性や利益が向上する
IT化の推進によって「生産性」と「利益」が向上するメリットがあります。
仕事がIT化すると事務的な作業が自動化されるため、業務の時間短縮につながります。さらに、誤入力などの人的ミスを減らせるので、業務品質を一定に保てるのです。
したがって、限られた資源で効率的に成果を出せるので、仕事の「生産性」と「利益」が増大すると言えます。
（2）社内情報の共有・管理の利便性が向上する
IT化によって、社内情報の共有・管理がしやすくなる点もメリットのひとつです。
情報をIT化すれば場所や時間に縛られることなく共有・管理する体制を整えられるのです。たとえば、書類をデータ化すれば社内だけでなく自宅からでも確認可能になるので、テレワーク中でも出社時と変わらず業務が進められます。
また、情報をデータ化していれば、紙の資料を逐一ファイリングしたり、書類保管場所を設けたりする必要がありません。そのため、管理に必要な作業を省けるだけでなく、場所代や管理費用などのコストを削減できます。
（3）迅速な意思決定につながる
IT化は、迅速な意思決定を可能にします。
IT化を進めることで、上司が離れた場所にいてもシステム上で確認・承認ができるので、迅速な意思決定が可能になります。そのため、顧客の要望の反映やサービス開発のスピードが向上するのです。
このように、IT化でスピーディな意思決定ができれば、機会損失を防げます。そのため、のように押印業務の代わりに承認フロー機能が備わっているツールで、書類業務をI化すべきなのです。
IT化の3つのデメリット
ここでは、IT化によるデメリットを3点説明します。IT化を検討している企業は、以下のデメリットを最小限にできるツールを選択しましょう。
（1）初期導入コストがかかる
IT化を推進するにあたり、初期導入コストがかかります。
IT化には、システムの導入や運用に多額の金銭的なコストが必要になります。それに加えて、社内で社員にシステムの使い方の説明や勉強会の実施などで教育コストも考慮しなければなりません。
そのため、少しでもコストを下げられるように、機能や費用対効果、使いやすさを軸にシステムを吟味しましょう。
（2）セキュリティリスクがある
IT化でシステムを導入すると、セキュリティリスクが伴います。
システム上でデータを管理すると、ハッキングやサイバー攻撃による情報漏えいのリスクがあります。企業の機密情報が外部に漏えいしてしまうと、企業イメージが大きく損なわれるため、注意しなければなりません。
そこで、システムを選ぶときには、「高度なセキュリティ対策が施されているか」を重視しましょう。たとえば、であれば、情報セキュリティの国際規格認証を取得しているほどの厳格なセキュリティで社内情報を安全に保護します。
（3）システムトラブルが発生する可能性がある
IT化すると、システムトラブルが発生する可能性があります。
システムを運用する中で、「突然システムが稼働しなくなった」「バグが発生した」などの事態が起こり得ます。システムトラブルが発生すると、システムを利用している全ての業務が頓挫してしまいます。
そのため、トラブルへの迅速な対応や充実したサポートが受けられるシステムを導入するのも一つの手です。
IT化が遅れている原因とは
ここでは、IT化が遅れている原因を紹介します。IT化を促進しても業務で効果が得られない企業は、以下の原因に当てはまっていないか確認し、改善策を実行しましょう。
（1）「人材」「資金」「知識」が不足している
「人材」「資金」「知識」の不足がIT化の推進を妨げています。
IT化のためには社内へのIT人材の配置が必要となるため、普段の業務で慢性的な人手不足が発生している場合、IT化は困難です。また、IT化にはハードウェアやソフトウェア、インターネット環境などのコストがかかります。
さらに、実際の現場で働く社員にITに関する知識がないときには、ITリテラシーに関する教育も実施が必要です。そのため、人手不足を補う充実したサポートがあり、教育コストがかからないほど簡単なのようなツールでIT化しましょう。
（2）費用対効果を短期的に実感できない
ITツールは社内に浸透するまでには時間がかかるため、費用対効果を実感できず、社員のIT化へのモチベーション低下を招く恐れがあります。
IT化は、長期的に見れば事業機会の拡大やコスト削減などのメリットがありますが、IT化からすぐに効果を実感するのは困難です。社内で「費用対効果が小さい」と判断されると、効率の悪さから従来のアナログな手法での業務に戻る恐れがあるのです。
そのため、ツールを導入した効果は具体的に周知しましょう。たとえば「ツールの利用により業務効率が向上して、残業時間が縮小した」といった数値で見せられる結果を公表することで、IT化の実績を効果的に社内に伝えられます。
（3）複雑なシステムやツールを使っている
ITツールやデジタル技術を導入しているものの、うまくIT化が進んでいない場合は複雑なシステムやツールが原因です。
複雑で多機能なシステムやツールを導入すると、社員が使いこなせるまでに時間がかかるため、かえってIT化が進みづらくなります。たとえば、「ツールの導入で以前よりも効率が悪くなった」「一部の人は使っていない」という状況が発生します。
そのため、IT化に用いるITツールは、必ず自社のITリテラシーにマッチしたものでなければなりません。
会社のIT化に役立つおすすめのツール
以下で、IT化に役立つおすすめのツールを紹介します。
IT化を推進するにあたり、システムの導入や運用を担当する専門人材の育成や、システムを利用する全社員の教育にハードルを感じている企業が多くあります。そのため、IT化を成功させるにはシステムを運用に乗せるまでの初期段階を重視しましょう。
とくに、「充実した導入・運用サポートを受けられるツール」であれば、専門人材の育成が追いつかなくても、円滑にIT化を進めることができます。ただし、ツールの使い方に関する疑問点を素早く解消できるよう、対応速度の速い会社のツールを選ぶべきです。
したがって、IT化で最初に導入するツールは充実した導入支援や素早いトラブル対応が可能なツール一択です。
ナレカンでは、初期導入支援や既存データの移行支援で専任スタッフがシステムの設定を代行するため、スムーズにツールを運用に乗せられます。また、通常1営業日以内に返信があるメールサポートで、ツールに関する不明点をすぐに解消できます。
サポート体制のもと円滑にIT化ができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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＜ナレカンの料金＞
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【成功事例】IT化に効果的な施策の具体例とは？
以下では、IT化に成功した事例から効果的な施策を紹介します。IT化が実現した企業は、具体例として以下のような取り組みを行っています。
＜IT化成功事例の施策例＞
- 飲食店における「セルフオーダー」システムの導入
- ツール利用による遠隔でのコミュニケーション促進
- RPA（ロボットによる自動化）での事務作業の簡略化
- SNSの活用による広告宣伝
タブレットによるセルフオーダーでの注文を取り入れた結果、人手不足による注文対応の負担の解消に成功した企業があります。
ツールの利用により遠隔でのコミュニケーションが実現したことで、結果として出社が難しい子育て世代が働きやすい環境の整備にもつながります。
RPAを用いると定型的な作業を自動で実施可能なため、たとえば顧客情報のリスト作成に活用して、事務作業の負担を軽減させた企業事例があります。
SNSでの宣伝活動に注力した旅館が、利用客の口コミにより予約を伸ばした事例もあります。
このように、IT化に成功した企業は身近な業務の改善に取り組み、企業や社員の負担を解消しています。
IT化の進め方4ステップ
ここでは、IT化を進めるための4ステップを紹介します。
- ステップ1｜IT化する対象を設定する
- ステップ2｜段階的にIT化していく
- ステップ3｜周囲の理解と協力を得る
- ステップ4｜現場からのフィードバックを得ながらIT化を進める
まずは、IT化する業務や作業の対象を決め、実施までのスケジュールを立てましょう。業務内容によってはIT化が上手く進まないものもあるので、IT化の「優先度と難易度」を基準に業務を洗い出し、計画を立てることが大切です。
ITに詳しくない人でもツールやシステムを使いこなせるようになるために、段階を踏んでIT化しましょう。一度にIT化を進めてしまうと従業員からの抵抗感が生まれやすくなるため、部分的な導入から少しずつ適用範囲を広げていくのが望ましいです。
IT化後に実際にツールやシステムを利用していくのは社員であるため、社員の理解や協力を得るよう努めましょう。具体的には、ツールの導入目的や得られる効果を明確化して周知することが有効です。
定期的に導入したツールに関するフィードバックをヒアリングしましょう。実際に使用する社員の声からツールや制度の課題を見つけ、改善をするという流れを繰り返すことで、IT化の効果を最大化できるのです。
以上の手順で、IT化を進めることで社員に違和感を与えることなく、円滑にIT化を実現できます。
IT化を進めにくい業界
以下では、IT化を進めにくい業界をご紹介します。以下の業界に属している企業はいち早くIT化を推進、かつ効果的な運用を実現すれば競合との差別化も可能です。
製造業
日本の製造業では、資本力のある一部のメーカーは積極的にIT化を推進していますが、業界全体としてみるとまだ完全にIT化が実現している状況ではありません。
古いシステムに業務を合わせた業務設計になっているので、新しいシステムを導入しにくいといった問題が起こっています。
また、新しいテクノロジーへの知識や技術、資金などの不安要素から積極的に検討ができない点も挙げられます。
農業
高い成長率が見込まれる業界ですが、比較的IT化が遅れているのが現状です。
現時点でもドローンでの農薬散布や、認証技術を活用した栽培のサポートなどの取り組みはありますが、規模が小さいため業界全体のIT化があまり進んでいません。
また、ITツールに投資する資金力が不足していたり、従事者の年齢層が高めであったりすることもIT化が遅れている要因の一つです。
医療
医療業界では、紙文書やFAXでの情報共有が主流であり、メールさえもあまり使われていない傾向があります。
医療は多くの個人情報を取り扱うので、データの管理やセキュリティの問題があり、積極的な導入ができていません。一方で、クラウドタイプの電子カルテの普及や受付業務のオートメーション化（自動化）が少しずつ広がってきています。
今後、高齢化による医療の需要増加と人材不足が深刻化する恐れがある医療業界では、速やかにIT化を進めていく必要があると言えます。
IT化とDX化の違いやメリット・進め方 まとめ
これまでIT化に関する定義やメリット、施策の具体例やIT化の進め方をご紹介してきました。
IT化は情報共有・管理などの利便性を高め、生産性や利益を向上させるメリットがあります。IT化を成功につなげるには、スケジュールを立てて社内の理解と協力を得ながら、段階的に社内にITツールを浸透させることが重要です。
とくに、ナレッジ管理などの身近な部分からIT化を開始すれば、社員が業務効率化を実感しやすいため、ITツールへの理解を得られやすいです。ただし、ITに不慣れな方が多い企業では、ツールの導入障壁が高いです。
結論、IT化の第一歩には充実した支援制度でITリテラシーに自信がない方でもスムーズに使えるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを導入し、IT化を実現しましょう。
