ビジネスメールのデメリットとは？解消するおすすめのツールも解説
ビジネスにおいて、メールは気軽に情報をやりとりできる連絡手段です。文章で相手に内容を伝えるツールであるため、電話とは違い、相手が不在時でも連絡を送れる点や聞き間違いによる齟齬を防ぐ点に優れています。
しかし、メールはやりとりした情報の蓄積には不向きなツールです。取引先とのメール履歴を振り返るはずが、ほかのメールと混ざってしまい見つからない経験をした方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスメールのデメリットや、デメリットをカバーするおすすめの方法についてご紹介します。
- ビジネスメールにおけるデメリットを解消したい
- メール以外のコミュニケーション方法を探している
- 仕事の情報を整理できる仕組みをつくりたい
という方は今回の記事を参考にすると、メールにおけるデメリットを解決する方法がわかり、社員全員がメールの情報管理に困らない仕組みの構築が実現できます。
目次
ビジネスにおけるメールのデメリットとは
以下では、仕事にメールを使用するデメリットを5つ紹介します。一般的な連絡手段として浸透しているメールですが、ビジネスの場においては利用に注意が必要です。
（1）情報のつながりが見えない
メールでは、ひとつのメールの中で異なる内容が入り混じることがあるので、情報のつながりが見えにくくなります。
たとえば、「次回日程調整について」という件名のメールでも、本文に「サービス導入の検討のために打ち合わせを依頼したい」といった全く別の内容が含まれている場合があります。件名と内容が異なれば、あとから探すときにひと目で該当のメールが判別しにくくなってしまいます。
このように、関連する情報がまとまっていなければ断片的な情報しか把握できません。したがって、メールでやりとりする場合は、情報をひとまとめにできる仕組み化や任意の情報にアクセスしやすい管理体制が必須なのです。
（2）添付ファイルが管理しにくい
メールに添付されたファイルを「紐付けて管理」することが難しい点もデメリットです。
たとえば、受領したメールとは別に添付ファイルが送られるケースがあります。メール本文に紐づかずに送付されているため、あとから閲覧するときに添付ファイル付きのメールを探し直さなくてはなりません。
また、ダウンロードしたファイルの管理方法が決まっていなければ、見返した際にどのメールに関連するファイルであったか判断できなくなってしまいます。
添付ファイルを該当のメールと紐づけて保存するには、管理方法を社内であらかじめ決めておくことが必要です。ただし、手順の多い方法にすると面倒に感じた社員が実践しなくなるため、シンプルなルールを構築しましょう。
（3）内容が修正できない
メールは送信後に内容を修正できないため、特にビジネスでメールを使用するときにはミスがないように丁寧な確認が必要です。
仮に、人的ミスで送信後に記載漏れがあった場合、すでに送信したメールとは別にメールをしなければなりません。結果として、情報が分かれるので送信先の相手に対し、履歴をさかのぼる手間を発生させてしまいます。
メールが送付後に修正できない仕様である以上、送付前のセルフチェックを徹底しましょう。ただし、個人で徹底した確認を行うことはもちろん、チームでチェックリストを用いるといった具体的な対策をとると有効です。
（4）セキュリティ面に不安がある
メールはメールアドレスさえ分かれば送れる一方で、セキュリティ面での不安がぬぐえません。
たとえば、メールに添付されたURLからウイルスに感染したり、アカウントを乗っ取られたりする恐れがあります。また、誤送信による情報漏えいのリスクも考えられるのです。
そのため、ウイルス対策ソフトの導入や、重要な社内情報の共有には、情報共有ツールを使うといった対策が必須です。
（5）スピーディーにやりとりしにくい
メールには、スピーディーにやりとりしにくいというデメリットもあります。
とくにビジネスにおいて、メールでコミュニケーションをとるときは、内容とは関係のない挨拶や定型文を送らなければいけない場合が多くあります。そのため、スピード感を持った会話がしにくくなってしまうのです。
必要な情報を簡潔に共有したい場合や、細かくスピード感をもってやりとりしたい場合はメール以外のツールでの情報共有を検討しましょう。
メール以外のコミュニケーションの手段とは
ここでは、ビジネスで利用できるメール以外のコミュニケーション手段をご紹介します。
メールは「情報が混ざらないように各自メールを整理する」「ミスがないように確認を徹底する」だけでは、改善に限界があります。そこで、以下の『情報を可視化できる機能が備わったITツール』を活用すると、メールよりも円滑に情報共有できるのです。
チャットツール
チャットツールとは、リアルタイムでコミュニケーションがとれる会話型のメッセージツールです。
複数のメンバーと同時に連絡が可能で、素早くチーム内に情報共有できるのが特徴です。
一方で、メッセージの量が増えると過去のやりとりが流れてしまい、情報が探しにくいというデメリットがあります。また、会話型で気軽にコメントしやすいという長所は、逆に話題を錯綜させやすくしてしまう短所でもあります。
タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、プロジェクトで発生した作業の管理や進行状況の確認を目的としたビジネスツールです。
作業内容と実施期限をチーム内で共有できるため、取り組みの期間が決まっている業務において作業漏れを防げます。
一方、タスク管理ツールはプロジェクト管理に有効な管理機能を多数兼ね備えており、使い方を理解するまでに時間がかかることが懸念されます。同じチームでも人によって理解度に差がでれば、利用されずに従来のアナログな管理方法に戻ってしまう点に注意です。
ドキュメントツール
ドキュメントツールとは、社内の文書を電子化して集約する文書管理・作成ツールです。
文書を一元管理して社内共有できるため、必要な文書を探す手間を省けます。また、ドキュメントツール上で管理すればペーパーレス化にもつながります。
一方で、ドキュメントツールは文字通り文書に特化しており、リアルタイムでのメッセージのやりとりやタスク管理には不十分な点がデメリットです。
情報管理ツール
情報管理ツールとは、あらゆる情報の管理や共有を目的とした総合ツールです。
たとえば、に代表される「ナレッジ共有ツール」も情報管理ツールに含まれます。社内で曖昧になっているルールや、属人化しがちなノウハウを「情報」として管理することで、メンバーが確認しやすくなり、幅広い業務を効率化できます。
一方で、管理者へ負担が偏ることや、社員が使いこなせず十分に効果が発揮されない恐れがあります。そのため、すべての社員が使いこなせるよう、年齢やITリテラシーに関係なく、だれでも使いやすいシンプルなツールを選ぶことが重要なのです。
【必見】メールの利用時に発生するデメリットを解消できるツール
以下では、メールの利用時に発生するデメリットを解消できるツールを紹介します。
メールを仕事で使う際の最大の問題点は、情報がまとまらないという点にあります。とはいえ、社内外とのやり取りにはメールが欠かせないケースも多いので、メールの使用を完全に廃止することは非現実的です。
そこで、「メールの情報を適切に管理できるITツール」を導入しましょう。また、「超高精度の検索機能」が備わったツールであれば、メールの膨大な情報の中から必要な情報に即アクセス可能です。
結論、メールのデメリットを解消するためには、メールに含まれる情報をアクセスしやすく管理できるツールが最適です。
ナレカンの「記事」では、任意の情報を残せるうえ、「メール自動転送機能」を活用してメールボックスで管理しきれない情報も遡りやすく管理できます。また、記事に紐づく「コメント」では、社員同士でメールの返信に関する細かいすり合わせも可能なのです。
社内外のやりとりを最も簡単に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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ビジネスメールにおけるデメリットのまとめ
これまでビジネスでメールを利用するデメリットをご紹介してきました。ビジネスメールには、以下のデメリットがあります。
- 情報のつながりが見えない
- 添付ファイルが管理しにくい
- 内容が修正できない
- セキュリティ面に不安がある
- スピーディーやりとりしにくい
デメリットを解消する方法としては、『システム的に情報を可視化できる機能が備わったITツールの導入』が最適です。
しかし、ツールを導入しても使いにくいものであれば放置されてしまい、仕事の情報を整理できる仕組みづくりにはつながりません。そのため、「操作がシンプルでかつ直感的なツール」を導入しましょう。
結論、超高精度な検索機能で誰でもすぐに情報へアクセスできるナレッジ共有ツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを導入してビジネスメールのデメリットを解消しましょう。
