【例文あり】メールを誤送信した時の対処法とは？原因や予防法も解説
取引先企業や行政機関とのコミュニケーションに用いられるメールには、顧客情報や個人情報が多く含まれています。しかし、メールを誤送信して社外秘の情報が第三者に漏えいすると悪用・拡散される恐れがあるので、厳重な管理が求められます。
しかし、誤送信が実際に起きた場合、どのように対応すべきかわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、メールを誤送信した時の正しい対応や原因、予防法を中心にご紹介します。
- メールの誤送信の対処法や原因を理解したい
- お詫びメールの例文を知りたい
- メールの運用に関するルールを社内で適切に運用し、誤送信を減らしたい
という方はこの記事を参考にすると、メールの誤送信が起きた場合の対応や予防方法がわかります。
目次
メールを誤送信した時の正しい対応
ここでは、メールを誤送信した場合の正しい対応方法を解説します。以下のポイントを押さえなければ、顧客からの信用を失う可能性もあるので確実に実践しましょう。
お詫びメールをすぐに送る
メールを誤送信したことに気づいたら、まずはすぐにお詫びメールを送りましょう。
このとき、素早く対処することが重要です。誤送信をしてしまっても、対応の早さから誠意を見せることができるからです。また、内容の伝わりやすい題名をつけることも意識しましょう。
急を要する場合は、メール送付前に直接電話をかけて、迅速に第一報の連絡を入れる方法も有効です。とくにメールに社外秘の情報が含まれているときは、広まってしまう前に誤送信であることを明らかにすべきなので、状況に応じてメールと電話を使い分けましょう。
誤送信の原因を調査・報告する
連絡を入れ、誤送信したメールが破棄された後は、誤送信の原因を調査し、責任者に報告します。
メールの誤送信が起こる原因の究明がされなければ、同じミスが何度も繰り返されてしまいます。したがって、偶然発生した失敗と考えず誤送信が発生した経緯を詳細に確認する必要があるのです。
ただし、原因を調査する時は早々に結論を出すのではなく、周りの従業員とも相談しながらメールを送信する際の癖や慣例などを振り返るのが重要です。周りを巻き込むことで、誤送信の原因をチーム内に共有できる効果も期待できます。
再発防止策を作成・周知する
メールの誤送信が起きる原因が明確化された後は、再発防止策を作成・周知します。
対策として「送信ルールの設定」や「システム導入」などが挙げられますが、いずれにしても継続的に実行できる方法でなければ誤送信の問題は解決しません。たとえば、作業工数が多すぎるとメール送信の度にストレスが生まれ、最終的に形骸化してしまいます。
また、再発防止策を作成するだけでなくチーム全体への周知を徹底しなければ、社内メンバーに認識されずミスを予防できないので注意しましょう。具体的には、メール送信時のマニュアルをのようなナレッジ管理ツールで共有するのも有効な手段です。
誤送信のお詫びメールの例文・テンプレート
以下では、誤送信をしてしまった時のお詫びメールの例文を、状況別に紹介します。コピー&ペーストできるので、活用して迅速にメール文面を作成しましょう
（1）宛先のミスを謝罪する場合
宛先を間違えて送ってしまった時の例文です。まずは誤送信先にお詫びのメールを送りましょう。
△△株式会社
△△様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
大変申し訳ございません。先ほどお送りしました下記のメールでございますが、誤って△△様宛に送信しておりました。
送信日時：2025年6月17日 11:34 送信元：〇〇 件名：＿＿＿
つきましては、お忙しいところ恐縮ではございますが、当該メールを開封せずに破棄いただけますでしょうか。
今後は、送信前に宛先および内容を厳重に確認し、再発防止に努めてまいります。
大変恐れ入りますが、何卒ご容赦いただけますと幸いです。
改めまして、この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
同様に、メールを送るはずだった相手にも連絡を入れます。顧客情報が悪用された際に責任が重くなりかねないので、相手に誤送信の事実を隠してはなりません。
（2）添付ファイルのミスを謝罪する場合
次に、誤ったファイルを添付してしまった場合のお詫びメールの例文です。
△△株式会社
△△様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
大変申し訳ございません。先ほどお送りしました下記のファイルですが、誤ったものを添付してしまっておりました。
送信日時：2025年6月17日 11:34 送信元：〇〇 件名：＿＿＿
ファイル名：＿＿＿
つきましては、本メールに正しいファイルを添付しましたのでこちらを正としていただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
今後は、送信前に内容を厳重に確認し、再発防止に努めてまいります。
改めまして、この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
お詫びメールには正しいファイルを添付して送ります。また、ファイルを添付せずに送ってしまった場合も同様に、お詫びのメッセージと送るはずだったファイルを添付して送信しましょう。
（3）内容のミスを謝罪する場合
次に、誤った内容のメールを送ってしまった場合のお詫びメールです。今回は、誤った打ち合わせ日時を伝えてしまったことを想定しています。
△△株式会社
△△様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
大変申し訳ございません。先ほどメールでお送りしました、打ち合わせの日時に誤りがございました。
以下の通り、訂正させていただきます。
（誤）〇月〇日（月） 午前10時
（正）〇月〇日（月） 午前11時
〇月〇日（月）、午前11時にお伺いいたしますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
内容を間違えてしまったときは、上記の例のように、必ず「誤りの部分」と「正しい内容」が相手に分かりやすいように書きましょう。
（4）メールを途中で送信してしまったことを謝罪する場合
最後にメールを途中で送信してしまった場合のお詫びメールです。
△△株式会社
△△様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
大変申し訳ございません。先ほどお送りしました下記のメールでございますが、誤って途中の状態で送信されてしまいました。
送信日時：2025年6月17日 11:34 送信元：〇〇 件名：＿＿＿
至急正しい内容を再送いたしますので、恐れ入りますが再送したメールをご確認いただけないでしょうか。
改めまして、この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
メールを途中で送信してしまった場合は、メールの受信者が混乱してしまうことを避けるために、正しい内容のメールを送るよりも、送ってしまったメールが途中の状態であったことを伝えるメールを素早く送ることが大切です。
メールの誤送信が起きる原因
ここでは、メールの誤送信が起きる3つの原因をご紹介します。メール送信前に以下の項目でミスがないか注視すると、誤送信が起きづらくなります。
宛先・CC・Bccのミス
メールの誤送信の原因として多いのが、宛先・CC・Bccのミスです。
宛先のミスが起きる典型例は「入力したアドレスをスペルミスした」「自動補完機能で別人が選択された」ケースです。また、CC・Bccのミスは「本来はBccに入れるはずが誤ってCcに入れてしまい、アドレスを公開して送った」事例が多く見られます。
宛先・CC・Bccのミスは初歩的な入力ミスであることが多いので、正しく入力されているか送信前に見直すだけで防止できます。しかし、対策が容易な分確認作業を怠りやすくなりがちなので、確認を厳しくルール化するのが効果的です。
添付ファイルのミス
ファイルをメールに添付する際にもミスが起きやすいです。
誤ったファイルを添付したり、ファイルの暗号化処理を忘れたりすると情報漏えいのリスクが生まれます。しかし、添付したファイルの確認作業は宛先の確認よりも手間がかかるので、確認を省かれやすいのです。
そこで、ファイルをZIP暗号化して送信し、パスワードを後送する「PPAP」という手法を用いると添付ファイルのミスを予防できます。しかし、近年ではサイバー攻撃やマルウェアの高度化によって、誤送信時の安全性が担保されなくなりました。
そのため、近年ファイル共有は「クラウドストレージ」や「Webダウンロード方式」が一般的になりつつあります。
文面のミス
文面を誤った状態で送信してしまうミスも頻発しやすいです。
書きかけの文を送信したり相手の社名・個人名の誤字に気づかず送信したりすると、相手の心象を悪くしてしまいます。また、社外秘の情報を誤って文面に併記して送信すると、情報漏えいにもつながるのです。
名前の誤字や情報の誤りなどの対応の粗雑さが相手に伝われば、信頼関係が失われ、結果としてその後のやりとりに影響が及びかねません。したがって、文面に誤字・脱字や載せるべきではない情報がないか、送付前に隅々まで確認することは不可欠です。
メール誤送信の対策・防止する方法
ここでは、メール誤送信の予防方法をご紹介します。メールの誤送信を効率的に防止できている企業は、以下の方法を活用しているのです。
メール送信のルールを作る
チームでメール送信のルールを設定すると、簡単に誤送信を予防できます。ルールを作成する際は、以下の2つを盛り込む必要があります。
- チェックリスト
- チェックフロー
「宛先・CC・Bcc」や「添付ファイル」「文面の内容」などの送信前に確認すべき項目をリスト化しましょう。
仕事に慣れている社員はチェックリストでのセルフチェックだけでも効果がありますが、新人社員はミスに気が付かない恐れがあります。そこで、新人向けにほかのメンバーによる二重チェックのフローを設けると、送信ミスが防ぎやすくなります。
メール送信時のルール策定は、工数や複雑さを考慮して柔軟に設定できるので、自社の環境に合わせて効率的に誤送信を予防できるメリットがあります。ただし、あくまで目視によるチェックなので、完全に予防するのは難しい方法です。
そのため、社員全員が確認しやすく運用する必要があるのです。たとえばのように、検索性の優れたツールであれば、知りたい情報に素早くアクセス可能なので、メール送信のルールもこまめにチェックできます。
誤送信対策のシステムの導入
誤送信対策の機能が備わったメールセキュリティシステムを導入する方法もあります。
セキュリティシステムに搭載されている、送信前確認機能や上長承認機能などを活用するとミスを自動でチェックするので、手作業による確認作業が不要になり、人的ミスを排除できます。
ただし、システムを運用するにはユーザー数に応じた月額費用がかかります。全社で導入すると運用コストが大きくなるので、メールを日常的に使う部署に限定して導入するなどの工夫をしましょう。
送信取り消し機能を設定する
送信取り消し機能を活用する方法もあります。
メールアプリ・メールソフトに搭載されている送信取り消し機能を設定すれば、万が一誤送信してしまっても一定時間は送信取り消しが可能です。以下では、PC版・スマホ版のGmailと、Outlookでメールの送信取り消しを設定する方法を紹介します。
PC版のGmailで送信を取り消す方法
Gmailでは、初期設定から送信後5秒間は送信取り消しが可能です。
送信を取り消しするときは、メールを送信した後に左下に表示されるタブから[元に戻す]を選択します。[送信を取り消しました。]と表示されれば完了です。
また、送信取り消しが可能な時間は設定で最大30秒まで変更できます。変更するためには、まずGmailの画面右上の[設定マーク]をクリックし、出てきたタブの[すべての設定を表示]をクリックします。
その後、遷移した画面の画面上の方にある[送信取り消し：取り消せる時間]で変更したい秒数を選択し、下までスクロールして[変更を保存]をクリックすれば完了です。
スマホ版のGmailで送信を取り消す方法
スマホ版のGmailでも送信取り消しが可能です。スマホ版のGmailで送信取り消しをするときは、メール送信後に画面下部に表示されるタブで[キャンセル]または[元に戻す]をタップします。
しかし、送信取り消し可能時間は変更できないので注意が必要です。
Outlookで送信を取り消す方法
Outlookでメールの送信取り消しをするためには、以下の条件を満たしている必要があります。
- 自分も受信者もMicrosoft ExchangeまたはMicrosoft365を利用している
- 自分と受信者が同じ「組織」に所属している
- メールがまだ開封されていない
詳しい方法はOutlookのサポートページを参照してください。
【必見】メールの誤送信防止に役立つITツール
以下では、メールの誤送信防止に役立つITツールをご紹介します。
セキュリティシステムの運用にはコストがかかるので全社での運用は困難ですが、送信時のルールを設定・実践はすぐに取り組めるうえ、誤送信予防に効果的です。とはいえを設定してもすぐにアクセスできる体制を整えなければ形骸化してしまいます。
そこで、「超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール」を導入しましょう。社員が直感的な操作で情報にアクセスできるうえ、シンプルな操作で簡単に情報を残せるツールであれば、ノウハウの属人化も防げます。
結論、メールの誤送信予防に最適なツールは、誰でもアクセスしやすく社内ルールを管理できるツール一択です。
ナレカンにメール送付時のルールや注意点を記録しておけば、誤送信防止につながります。また、「超高精度な検索機能」を備えているため、万が一誤送信が発生した場合も、すぐに対応事項を確かめられるのです。
誰でもアクセスしやすく社内ルールを運用できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
メールを誤送信した時の対処法まとめ
これまで、メールを誤送信した場合の対応や原因、予防方法を中心にご紹介しました。
メールの誤送信が起きた場合は、すぐにお詫びのメールを送り、原因から再発防止策を作成・周知することが重要です。メールの誤送信を予防するには、宛先や添付ファイルの確認をルール化すべきですが、チームでの共有が不十分だと形骸化してしまいます。
そこで、「社内ルールをアクセスしやすく保管できるナレッジ管理ツール」を導入すれば、日々のメール業務もより円滑化できます。とくに、「検索性に優れたツール」なら社員が直感的に情報にアクセスできます。
したがって、超高精度の検索機能で、知りたい情報を素早く確認できるツール「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを導入し、メールの送信ルールを適切に運用して、誤送信を防止しましょう。
