ナレッジマネジメント
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パソコン内のファイルを放置すると、次第に管理が煩雑化して必要な情報にたどり着けなくなるうえ、保存容量を埋めてしまいます。そのため、日ごろからデータファイルは整理して、使いやすい状態にしなければなりません。 しかし、「パソコンでファイルを上手く整理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パソコンでファイルを整理する方法やコツを中心にご紹介します。 パソコンのファイルが乱立しており困っている ファイルを上手く整理する方法やコツを知りたい ファイルを簡単に整理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、初心者の方でも簡単にファイル整理できる方法が分かり、すぐに情報が見つからないストレスを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パソコンのファイル整理をする重要性とは2 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法2.1 フォルダ編2.2 デスクトップ編3 パソコンのファイルを上手く整理する5つのコツ3.1 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める3.2 （2）フォルダマップを作成する3.3 （3）データを整理してから移動させる3.4 （4）適切な保存場所で保管する3.5 （5）バックアップ・削除ルールを決めてメンテナンスする4 【必見】仕事におけるファイル整理に最適な方法とは4.1 最も簡単に社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」5 【比較表】パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選6 パソコンのファイル整理のやり方まとめ パソコンのファイル整理をする重要性とは パソコンのファイル整理は、業務を円滑に進めるうえで重要です。 仕事で使うパソコン内が整頓されていないと、以下のような業務リスクを引き起こす可能性が高まります。 業務で必要なファイルが見つからない 不要なファイルを削除しないまま放置すると、必要な情報を探すのに時間がかかります。 誤ったファイルを共有する ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、似た名前のファイルが乱立したりして、誤ったファイルを共有してしまう恐れがあります。 パソコンの動作が重くなる ファイルがパソコン本体に溜まると、データ量が増えて動作が重くなります。操作性が落ちれば素早く作業を進められず、業務を効率的に進められません。 このように、ファイルの整理不足は業務が円滑に進まない要因となります。したがって、整理方法を把握して、日ごろからファイルを正しく管理することが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法 以下では、Windowsパソコンのファイル整理方法を、保存場所別に紹介します。現在の利用状況に合わせて、適切にファイルを管理しましょう。 フォルダ編 パソコン内のフォルダでファイルを整理するときは、以下の手順を踏みましょう。 はじめに、ファイルの名称を統一します。ここでは、「ファイルの内容_日付」といったようにファイル名を付けます。 次に、フォルダを作成します。フォルダは以下のように階層分けすると便利です。 最後に、フォルダのテーマに沿ってファイルを移動します。 以上の操作で、フォルダで分類してファイルを見やすく整理できます。 デスクトップ編 パソコン内のデスクトップでファイルを整理するときは、以下の点を意識しましょう。 デスクトップにはファイルを置きすぎない デスクトップには、必要最低限のファイルのみ置くようにしましょう。 複数のファイルをデスクトップ上で管理すると、視覚的に煩雑になり目的の情報を探しづらくなります。また、デスクトップのアイコンが多いと動作が重くなる恐れもあり、業務効率が下がる原因となるのです。 そのため、デスクトップのファイルは定期的に整理しましょう。整理の基準がない場合は「アイコンを置くのは2列まで」などの保管ルールを定めると、不要なファイルがないか確かめるきっかけとなります。 ショートカットを活用する ショートカットを活用すれば、必要な情報へすぐにアクセスできます。 ショートカットとは、設定した画面にワンクリックで飛べるように設定することです。Windows11では、該当のファイルを右クリックして、 [その他のオプションを確認] → [ショートカットの作成] でショートカットアイコンを作れます。 デスクトップにショートカットを設置すると利便性が高まりますが、ショートカットを作成しすぎるとアイコンが増えて管理が煩雑になります。したがって、ショートカットは毎日の業務で使うファイルにのみ設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイルを上手く整理する5つのコツ ここでは、パソコンでファイルを整理する5つのコツを紹介します。以下を参考に、煩雑なファイル管理から脱却しましょう。 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める まずは、ファイルやフォルダに名前を付けるときのルールを定めましょう。 ファイル名が統一されていると、検索をかけやすくなるうえファイルの内容を把握しやすくなり、情報を探す手間を省けます。なお、ルールを決めるうえでは、内容に関する情報だけでなく「日付やバージョン」も正しく記載するように徹底しましょう。 たとえば、「20240310_営業会議議事録_V2」といった具体的な表記にすれば、「いつ・何の記録か」がすぐに判別できるのです。 （2）フォルダマップを作成する ファイル・フォルダ名のルールを決めたら、フォルダマップを作成しましょう。 フォルダマップとは、フォルダ名やフォルダに保管されているファイルの一覧のことです。通常、フォルダは階層化して作成するため、必要なファイルを探し出すのにいくつもフォルダを開く手間がかかります。 しかし、フォルダマップを作成しておけば、どのフォルダに何のファイルが保管されているのか一目でわかるのです。 ▼2階層でファイル管理する図 また、フォルダを作成するうえでは、階層を深くし過ぎると目的のファイルに到達するまでに時間がかかります。そのため、2～3階層ほどで作成することが重要です。 （3）データを整理してから移動させる フォルダマップを作成できたら、データを整理して移動させましょう。 不要なデータは削除し、ファイル名も決めたルールに合わせて変更します。その後にデータを移動させることで、目的のファイルを探しやすくなるうえ、余計なフォルダが増える心配もありません。 不要なデータや無駄なフォルダが増えると、ファイル全体が使いづらくなってしまいます。そのため、面倒でもデータを整理してから移動させましょう。 （4）適切な保存場所で保管する 整理したファイルは適切な保存場所へ格納しましょう。 たとえば、複数人の業務に必要なファイルを個人のデバイス上で管理すると、ほかのメンバーが仕事を進められなくなります。多くのメンバーが閲覧するファイルをパソコンのデバイス上で管理すると、他の端末から情報を閲覧できず、業務が滞る原因となるのです。 そこで、マルチデバイスに対応したクラウド型のITツールを使って、適切な保存場所で管理しましょう。中でも、「フォルダ設計」サポートがある「ナレカン」であれば、ファイルの内容に応じた適切な保存場所に保管でき、必要な情報へすぐにアクセスできます。 （5）バックアップ・削除ルールを決めてメンテナンスする ファイルを保管できたら、バックアップ・削除のルールを決めて定期的にメンテナンスを実施しましょう。 ファイルを整理して一時的にパソコン内が整理整頓されても、業務を続けていれば続々と新しいファイルが増えていきます。そのため、古いファイルと新しいファイルが混在して、ファイル管理が煩雑になるリスクが高まるのです。 したがって、「週に1回」「月に1回」のように、バックアップやフォルダ内をチェックするスケジュールを決めて、定期的なメンテナンスを行いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事におけるファイル整理に最適な方法とは 以下では、仕事におけるファイル整理に最適な方法を紹介します。 パソコンで上手くファイル整理するには、ファイルやフォルダ名のルールを決めたり、階層を制限したりすることが重要です。しかし、ファイルサーバーでファイルを保管していると、中身がわからず社内メンバーから放置される恐れがあります。 そこで、「検索性に優れたクラウド型の情報管理ツール」を使えば、手間なく上手にファイルを整理できるうえ、内容の共有までスムーズです。ただし、多機能なツールは社員のITスキルにばらつきがある大企業に浸透しづらいので、「初心者でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 結論、ファイル整理に最適なツールは、メールを使える方ならば誰でも簡単にファイル整理でき、超高精度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「ファイル要約機能」では、AIが全自動で内容を要約して「記事」に書き起こしてくれるため、ファイルの中身が見える状態で保管可能です。また、記事化した情報は、超高精度な「キーワード検索」やAIによる「自然言語検索」によって誰もが簡単に欲しい情報へアクセスできます。 最も簡単に社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでのファイル整理 以下は、ナレカンでファイル整理をした見本です。 ナレカンでは、AIが全自動でファイルの内容を要約して「記事」に書き起こしてくれる「ファイル要約機能」があります。上記の画像のように、ファイルの中身が見える状態で保管できるのが特徴です。 また、多階層の「フォルダ」で記事を分類して管理できるため、ファイルが増えるにつれ管理が煩雑になる心配もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選 以下は、パソコン内で煩雑化するファイル整理に役立つおすすめのソフト4選の比較表です。上手に活用して、煩雑になりがちなファイルを適切に管理しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Notion Dropbox 特徴 最も簡単に社内情報を管理・共有できるソフト PCに不慣れな方でも簡単に使いこなせる情報共有ソフト 情報の記録方法を使い分けられるドキュメント管理ソフト ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 情報共有に特化しているため、グラフの作成や校閲機能はついていない 多機能で便利な反面、操作が複雑で使いこなすのが難しい ExcelやWordと同様にファイル管理なので、デメリットを解消できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは＄10（約1,500円）/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは¥1,500/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら ただし、せっかくソフトを導入しても、社員に馴染まなければ意味がありません。そのため、適切にファイル管理ができるかはもちろん、「誰でも簡単に使いこなせるか」を軸に選定することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイル整理のやり方まとめ これまで、Windowsパソコンのファイル整理方法を中心にご紹介しました。 ビジネスにおいて、パソコンのファイル整理は業務を円滑に進めるうえで重要です。必要な情報を素早く見つけたり、パソコンが重くなったりする事態を防ぐには、日ごろから「ファイルの命名」「不要なデータの削除」などの対策を実施しましょう。 しかし、パソコン本体でのファイル管理は、情報が増えるにつれ煩雑になり、次第に放置されてしまいます。そこで、「誰でも簡単に使えるクラウド型ITツール」でファイルを保管すれば、面倒な設定なしで情報管理できるうえ、パソコンの容量も重くなりません。 したがって、ファイル管理には、誰でも簡単にファイル整理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル整理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

カスタマーサポートやインサイドセールスなどの複数人でメールを管理する部門において、メールを共有する仕組みづくりは必須です。個人ではなく複数人で受信したメールを共有すれば、対応の属人化防止にもつながります。 しかし、メール管理が煩雑で社内にうまく展開できず、悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介します。 メール共有におけるメリットを知りたい GmailやOutlookでメール共有する手順を確認したい 簡単にメール管理できる共有システムがあれば活用したい という方はこの記事を参考にすると、メール共有の方法がわかり、複数人でメールを一元管理可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メール共有とは2 メールを共有するメリット2点2.1 （1）やりとりの履歴が社内に残る2.2 （2）対応漏れを防止できる3 メール共有をすべき人の特徴3.1 複数人で問い合わせ対応に取り組む人3.2 ほかのメンバーの業務の進捗を把握したい人4 メール・メールアドレスの共有方法5 ＜Gmail＞での共有方法5.1 （1）共有アカウント（共有メールアカウント）5.2 （2）共同トレイ5.3 （3）メールの委任6 ＜Outlook＞での共有方法7 【注意】メール共有システムの選定ポイント7.1 （1）マルチデバイス対応か7.2 （2）機能に過不足ないか8 【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ8.1 メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」9 メール共有のメリットや共有方法まとめ メール共有とは メール共有とは、複数人で同じメールアドレスを共有することです。共有することで、受信したメールを複数人で対応できるようになります。 企業でのお問い合わせは、一つのメールアドレスに集中する傾向にあり、そのすべてに返信する必要があります。しかし、担当者が他の業務で忙しかったり不在だったりして対応が遅れると、クライアントとのトラブルに発展してしまいます。 そのため、メール業務の負担を軽減するだけでなく、顧客満足度の向上を実現するためにも、メール共有は大切なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを共有するメリット2点 ここでは、メールを共有して得られるメリットを2点ご紹介します。自社でメールを共有する仕組みが整っていないと業務が停滞する恐れがあるので、以下のメリットを踏まえて対策を検討しましょう。 （1）やりとりの履歴が社内に残る メールを共有すると、やりとりの履歴が社内に残る点がメリットです。 メール履歴が残れば、担当者以外の社員もメール対応の情報をさかのぼれるので、対応が属人化しません。したがって、担当者が不在でも過去のやりとりを踏まえた対応が可能になります。 さらに、やりとりの履歴はノウハウとして蓄積されるので、メンバーはメール対応の成功・失敗事例を参考に適切な返信ができます。そのため、メール共有は社員全体の顧客対応スキルの均一化にも効果的なのです。 （2）対応漏れを防止できる メールの共有は、対応漏れの防止にもつながります。 複数人で顧客対応をする場合、担当者以外のメンバーが一時的に対応することがあります。そこで、メールを適切に共有すれば、誰がいつどのメールに対応したのかわかりやすくなり、顧客の対応漏れや二重対応などのミスを防げるのです。 さらに、対応ミスが起きた場合も、共有しているメールから原因や責任の所在を調べやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール共有をすべき人の特徴 ここでは、メールを共有すべき人の特徴を2つご紹介します。以下に当てはまる場合は、業務をスムーズに進めるためにメール共有を取り入れましょう。 複数人で問い合わせ対応に取り組む人 複数人で問い合わせ対応に取り組む人は、メール共有を活用しましょう。 顧客満足度を高めるうえで、スピーディーな問い合わせ対応は重要です。しかし、複数人で対応する場合は、連絡を重複させないために「問い合わせ管理」の方法を工夫する必要があります。 そこで、メールを共有すると、ほかの人が既に対応しているかを確かめられるので、業務の円滑化につながるのです。 ほかのメンバーの業務の進捗を把握したい人 ほかのメンバーの業務進捗を把握したい人も、メール共有の利用が便利です。 たとえば、プロジェクトを進めるときには、「期日までに確実に目標を達成すること」が重要になります。そのため、プロジェクトの管理者は、業務が円滑に進んでいるかを常に把握しなければなりません。 そこで、メール共有で状況を報告すれば、メンバーの業務ミスや作業遅延に気付きやすくなるのです。したがって、とくに期日が細かく決まっている業務をマネジメントする人は、メール共有を取り入れましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール・メールアドレスの共有方法 メール・メールアドレスを共有するには、以下の4つの方法があります。 CCによる共有（メール転送） 1つ目は、CCによる共有（メール転送）です。CCとは、「念のため確認して欲しい受信者」にもメールを送信する機能です。ただし、原則としてCCは1人とされているので、簡易的な情報共有の場合のみ、この方法を活用しましょう。 メーリングリストの活用 2つ目は、メーリングリストの活用です。メーリングリスト宛てにメールを送信すれば、リストに入っているメンバー全員にメールを一斉送信できます。ただし、その後誰が対応したかは判別できないので、二重対応の恐れがあるのです。 Webメールの利用 3つ目は、Webメールの利用です。Webメールは、Gmailの「共同トレイ」や、Outlookの「共有メールボックス」といった、ブラウザ上でメールを共有できるサービスです。ただし、使い方が複雑で、情報を整理しきれない恐れがあります。 ツールの導入 4つ目は、ツールの導入です。受信したメールの情報を自動転送したり、コピー&ペーストしたりして、任意のメンバーに共有できます。送信者ごとに分けて、メール情報を管理できる点がメリットです。 LINEでメールを共有する 5つ目は、LINEでメールを共有するやり方です。メールアプリで受信したメールをLINEに転送することができます。しかし、LINEで共有すると、他の情報と混ざって流れてしまう可能性があるため注意しましょう。 以上の方法でメール情報を共有できますが、「cc」「メーリングリスト」「Webメール」「LINE共有」には、それぞれデメリットもあるのです。 したがって、メール情報をフォルダで整理できる「ツールの導入」が最適です。たとえば、「ナレカン」のような、メール情報の共有・管理に過不足なく機能が備わっているツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Gmail＞での共有方法 ここでは、Gmailでのメール共有方法を紹介します。以下の手順に沿って対応すると、簡単にメールを共有可能です。 （1）共有アカウント（共有メールアカウント） 複数のユーザーが「ユーザー名」と「パスワード」を共有して同じアカウントを使用することで、メールを共有できます。 ただし、Googleアカウントは1人のユーザーによる使用が目的とされています。そのため、本人確認または質問が表示され、質問に答えられない場合は、アカウントが使用できなくなってしまう場合があるのです。 以上から、複数人でのアカウント共有はビジネスでは不向きな可能性があるので、注意が必要です。 参考：Google Workspace 管理者ヘルプ｜ユーザー間でアカウントを共有しない （2）共同トレイ 共同トレイは、代表メールアドレスを複数名で使い、対応を担当者に振り分けたり、複数メンバーでメールを共有したりする場合に便利です。 操作方法は、大きく「共同トレイ機能を有効にする」「メールを共有する」の2ステップに分かれます。 ＜共同トレイ機能を有効にする＞ まず、Google グループにログインします。 [グループ設定]タグをクリックします。 「追加の Google グループ機能を有効にする」の[共同トレイ]にチェックを入れて、[変更を保存]を押します。 ＜メールを共有する＞ 共有したいメールを選択します。 [他のユーザーに割り当てる]をクリックします。 割り当てたいメンバーのアドレス・名前を入力します。 参考：Google Workspace ラーニングセンター｜グループを共同トレイとして使用する （3）メールの委任 Gmailでメール委任をするには、共通メールアドレスを作成して、以下の方法でアクセス権限をメンバーに付与します。 Gmailを開き、右上の歯車アイコンから[すべての設定を表示]をクリックします。 [アカウント]タブをクリックします。 用途に合わせて[他のメールアドレスを追加]もしくは、[メールアカウントを追加する]をクリックします。 共有したいアドレス・アカウントを入力して、[次へ]を押します。 相手のユーザー名やパスワードを入力します。 相手がアクセスを許可します。 参考：Gmail ヘルプ｜メールを委任する、メールで共同作業する Gmailは組織的に利用すると、最大1000人までメールを共有できます。ただし、追加するメールアドレスのドメインはgmail.comでなければ対応できません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Outlook＞での共有方法 Outlookでは「共有メールボックス」を作成し、共有するユーザーを追加します。ユーザーの追加方法は以下の通りです。 管理者アカウントでログインします。 管理センターで[チームとグループ]をクリックして、「共有メールボックス」ページへ移動します。 [+共有メールボックスを追加]をクリックします。 メールボックスの名前を入力して、[変更を保存]をクリックします。 [次のステップ][このメールボックスにメンバーを追加する]をクリックします。 [メンバーの追加]をクリックして、共有するメンバーにチェックをつけます。 [閉じる]をクリックします。 Outlookでメールを共有すると、全体のタスクや予定表なども閲覧できるようになります。しかし、Outlookでは一人がメールを開封すると全員のデバイスで既読となるので、対応漏れに注意が必要です。 参考：Learn Microsoft 365｜共有メールボックスを作成する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】メール共有システムの選定ポイント メール共有を円滑に進める際は、以下の2つのポイントに注意してシステムの導入を検討しましょう。 （1）マルチデバイス対応か まず、メール共有システムを選ぶうえで、「マルチデバイスに対応しているか」は重要な要素になります。 複数のデバイスからアクセスできれば、「スマホで下書きしたメールをPCで送信する」「外出先でパソコンが開けなくてもメールが確認できる」といったメリットが得られます。とくに、オフィスと現場を行き来することが多い方には最適です。 以上のことから、複数のデバイスに対応している共有システムを使えば、メール内容をいつでも把握できるので業務効率化につながるのです。 （2）機能に過不足ないか 次に、「機能に過不足がないか」もシステムを選ぶ際に重要なポイントです。 たとえば、多機能なアプリを導入すると、社員が使い方を覚えるのに時間がかかって社内に浸透しない恐れがあります。また、すべての機能を利用できず、無駄なコストがかかる可能性もあるのです。 そこで、誰でも直感的に操作ができるうえ、過去のメール情報にスムーズにアクセスできるツールを使うことが共有や管理をスムーズにするコツです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ 以下では、メール共有を効率化するおすすめのアプリをご紹介します。 複数人でメールを共有すると、「対応の属人化」や「対応ミスの発生」を防止できます。しかし、共有方法が不適切だと社外秘の情報が漏えいするリスクがあるうえ、管理が煩雑になり確認しづらくなります。 したがって、情報漏えいのリスクを抑制しつつ、過去のメールを簡単に確認できるITツールを活用すべきです。たとえば、検索性に優れたツールであれば、キーワードで簡単に目的のメールを見つけることができます。 結論、メール共有を効率化するために利用すべきITツールは、メール転送機能で共有を簡単にしつつ、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、生成AIによる「自然言語検索」でチャットのように口語で検索できます。また、情報セキュリティの国政規格認証を取得しているため、セキュリティの確保ができ、情報漏洩の危険も回避できるため安全に利用可能です。 メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール共有のメリットや共有方法まとめ これまで、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介しました。 メールを共有すると、やりとりの履歴が残るので「属人化の防止」や「対応ミスの予防」につながります。しかし、GmailやOutlookなどで共有すると情報漏えいリスクが大きくなるうえ、操作手順が多くメールや顧客情報の管理が煩雑になりがちです。 そこで、セキュリティ対策が施された「メール履歴を残せるITツール」の活用が求められます。ただし、いつでも目的のメールを確認できるように検索性に優れたツールを導入すべきです。 結論、社内の情報管理・共有には、必要な情報に即アクセスできるうえ、高いセキュリティで保護されている「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的なメール共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

売上目標の達成度や売上推移を管理すると、売上が上下する要因が明確になります。そのため、売上低迷に対する解決策や改善点が見つけやすくなり、今後の売上アップにつながるのです。 しかし、「自社に適した売上管理の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、売上管理に必要な項目やコツ、おすすめのツールを中心にご紹介します。 売上管理の方法を知り、自社の売上向上につなげたい 自社の売上管理が上手くできていない 簡単に売上を管理できるツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、売上管理のコツやおすすめツールが分かり、自社に合った管理方法が見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 売上管理とは1.1 売上管理の目的1.2 売上管理の項目2 売上管理するときの3つのコツとは2.1 （1）入力方法を統一する2.2 （2）過去の売上管理と比較する2.3 （3）ツールを利用する3 売上管理に使用されるツールと注意点とは3.1 Excelで売上管理表を作る3.2 会計ソフトで売上を管理する3.3 SFA/CRMで売上を分析する4 【必見】売上管理に最もおすすめのツール4.1 誰でも簡単に売上管理を実現できる「ナレカン」5 売上管理アプリの選定ポイント3選5.1 業種・業態に適しているか5.2 事業規模と合っているか5.3 簡単に使えるか6 売上管理のコツやおすすめのツールまとめ 売上管理とは 売上管理とは、企業の売上情報をまとめて記録し、分析する作業を指します。以下では、売上管理の目的と項目を解説します。 売上管理の目的 売上管理は、売上情報を把握し、売上向上に役立てることを目的としています。 売上情報を記録し続けると、日次・月次・年次の売上推移が見える化します。その結果、売上が下がる月や季節の傾向が明確になり、改善策が見つかりやすくなるのです。 また、売上管理をすると、企業が月や年単位で立てる売上目標の達成率が分かります。そのため、既存の売上目標が適切であるかを簡単に判断でき、目標数値の見直しにも役立つのです。 このように、売上管理は業務内容や売上目標の改善点を洗い出し、企業の売上アップに貢献するのです。 売上管理の項目 売上管理をするときには、以下の項目を確認しましょう。 売上高 売上目標の達成率 前月/前年比 仕入れ原価 売上高や目標達成率はもちろん、前月/前年比を記録すると、現在の施策が有効か判断できます。また、仕入れ原価を記録して、粗利を確認するのも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理するときの3つのコツとは ここでは、売上管理をするときの3つのコツを紹介します。売上アップを実現するには、以下のコツを把握して適切に売上を管理する必要があります。 （1）入力方法を統一する 売上管理のコツのひとつは、入力方法を統一することです。 入力方法が異なると、データの比較がしづらくなり、過去の売上との比較が困難になります。そのため、売上管理をするときには、テンプレートの活用や入力ルールの策定を通して、入力方法を統一する必要があるのです。 たとえば、テンプレートを使うと、書式作成の手間が省けるうえに入力方法も統一されます。また、入力すべき情報が簡単に分かるので、入力作業の属人化も防げます。 （2）過去の売上管理と比較する 売上アップを実現するには、過去の売上管理と定期的に比較する必要があります。 たとえば、「先月と今月で売上に差が出た要因」や「過去の施策が失敗した原因」は、過去の情報と比較することで明確になります。比較を通して、今後の売上向上に必要な要素がわかるようになるのです。 ただし、時間の経過とともに増加する売上情報は、管理に手間がかかって面倒です。そのため、誰でも簡単に情報を管理できる「ナレカン」のようなツールで、面倒な作業を省く方法がおすすめです。 （3）ツールを利用する ツールを利用すると、売上情報のスムーズな管理・共有が実現します。 目標達成を共有してメンバーのモチベーションを高めたり、社内全体で業務を改善したりするためにも、売上情報の共有は必須といえます。 しかし、紙の場合、売上情報を記録するごとに書類が増え続けるので、欲しい情報をすぐに見つけることができません。また、メンバーへの共有にほかの連絡手段を介する必要があるので、手間がかかります。 そこで、情報共有ツールを使えば、記載した売上管理の内容をスムーズに共有することができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理に使用されるツールと注意点とは ここでは、売上管理に使用されるツールと注意点を紹介します。自社に最適なツールを選ぶには、以下の注意点を考慮してそれぞれを比較検討しましょう。 Excelで売上管理表を作る 簡単に始められる方法として、Excelでの売上管理表作成が挙げられます。 関数を使って面倒な計算を省きながら、表形式で見やすい管理表を作ることができます。また、導入入コストがかからないため、手軽に始められる点がメリットです。 ただし、ファイルの管理・共有に手間がかかる点に注意しなければなりません。売上管理は日々の売上情報を記録するので、ファイル数が膨大になり、管理が困難になるのです。 会計ソフトで売上を管理する 会計ソフトも売上管理の一般的な方法です。 会計ソフトを使えば、入力や計算のミスを防止しながら管理できます。また、多くのソフトはグラフやレポートを自動的に作成する機能も備えており、効率的な売上管理が実現します。 ただし、利用料金がかかるうえ、機能を使いこなすためには十分な教育が必須です。そのため、会計ソフトを使いこなせるメンバーが限定され、入力作業が属人化するケースも考えられます。 SFA/CRMで売上を分析する CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）も売上管理によく使用されます。 CRMやSFAを使うと、売上情報を顧客の個人情報や購入履歴とまとめて管理できます。そのため、売上情報のより詳細な分析が可能になるのです。 ただし、売上管理以外の機能も充実している分、利用料金が比較的高価だと言えます。さらに、多機能なツールでは操作が難しく、社員が使いこなせないリスクもあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】売上管理に最もおすすめのツール 以下では、誰でも簡単に売上管理ができるツールをご紹介します。 自社に適した売上管理の方法が分からない場合には、「情報管理ツールの導入」がおすすめです。Excelや会計ソフト等のツールは、売上管理や分析に便利である一方で、社内への情報共有や連絡には別のツールが必須となり面倒です。 そのため、売上の管理をしながら、情報を社内に共有できるツールを導入しましょう。売上管理からわかる売上向上の要因や改善策を共有すれば、社員のモチベーションを高めたり、社内全体の業務改善にもつながるのです。 したがって、売上管理には、社内の売上管理から得た情報を簡単に社内に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」に売上などのあらゆる情報を保存し、リアルタイムで社員に共有可能です。また、「ファイル内検索機能」でファイルの中身まで情報を検索できるので、Excelで管理した売上情報も、必要なときにすぐに見つけられます。 誰でも簡単に売上管理を実現できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理アプリの選定ポイント3選 以下では、売上管理アプリの選定ポイント3選をご紹介します。ポイントを抑えて自社に最適なアプリを導入しましょう。 業種・業態に適しているか 1つ目の選定ポイントは「業種・業態に適しているか」です。 業種や業態によって、売上管理の際に必要な機能や適した管理方法は異なります。たとえば、サービス業ではPOSシステムとの連携機能、製造業では在庫管理などの機能があると便利です。 したがって、自社の売上管理に必要な機能が過不足なく揃っているかを確認したうえで選定しましょう。 事業規模と合っているか 2つ目の選定ポイントは「事業規模と合っているか」です。 管理する事業の規模や利用頻度によって、最適なアプリは異なります。たとえば、小規模事業の場合は、Excelでの管理で十分な場合がある一方で、大規模事業の場合は専用のアプリでなければ最適な管理ができない場合もあります。 そのため、自社の事業規模を考慮したうえで選定しましょう。 簡単に使えるか 3つ目の選定ポイントは「簡単に使えるか」です。 多機能なツールは、使いこなせると業務効率化に役立つ一方で、慣れるまでに教育コストがかかったり、特定の社員しか使いこなせなくなったりする恐れがあります。 したがって、社員全員が簡単に使えるツールを選び、教育コストを削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理のコツやおすすめのツールまとめ これまで、売上管理のコツやおすすめのツールを中心にご紹介しました。 売上管理は、社内の売上向上に必須の業務です。そして、管理で得た情報を業務に活かすには、売上情報を単に記録するだけでなく、社内に共有して業務改善につなげることが重要です。 しかし、紙やExcelでは共有に手間がかかるうえ、CRMなどは多機能なので操作が難しく、社内に浸透しません。そこで、「誰でも簡単に情報の共有・確認ができるツール」が必須なのです。 結論、売上管理にはスムーズな売上情報の管理・共有を実現するツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、売上管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイル共有を効率化するには、フォルダ管理のやり方が適切でなければなりません。そこで「共有フォルダやファイルに関する社内ルール」が決められていると、管理しやすくなります。 しかし、どのようなルールを定めれば「共有フォルダが煩雑にならないか」「ファイル共有が効率化するか」わからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、共有フォルダ・ファイルの整理で策定すべきルールを中心に解説します。 共有フォルダを整理するための運用ルールを定めたい 社内でファイルを共有するにあたって必要な決まり事を知りたい ExcelやWordよりも簡単に共有フォルダの作成や管理ができる方法を知りたい という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット1.1 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ1.2 （2）容量を削減できる1.3 （3）情報の安全性を高める2 【具体例あり】共有フォルダ・ファイルを整理するのに必須な4つの運用ルール2.1 （1）共有フォルダの階層ルール2.2 （2）名前・ナンバリングの付け方ルール2.3 （3）保管ルール2.4 （4）セキュリティに関するルール3 Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット3.1 （1）確認するのに工数がかかる3.2 （2）目的の情報を見つけづらい4 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法4.1 「記事」形式で簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」4.2 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例5 会社でファイルサーバーを運用するときのルール5.1 （1）定期的にファイルサーバーを確認する5.2 （2）運用マニュアルを作成する5.3 （3）状況に応じてルールを変える6 【ルールだけじゃだめ？】適切な共有フォルダの整理の進め方とは7 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット 以下では、共有フォルダを作成するにあたって、運用ルールをつくるメリットを3つご紹介します。「運用ルール」が全社に浸透していれば、以下のメリットが得られるので必見です。 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ 1つ目に、フォルダ共有のルールをつくることでファイルの煩雑化を防げます。 たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーも似たようなフォルダをつくってしまい、ファイルが分散してしまいます。また、むやみやたらにフォルダが作られて、構造がぐちゃぐちゃになるケースも少なくありません。 そこで、「カテゴリ別にフォルダを階層化する」「特定のメンバーのみフォルダを作成する」などのルールがあれば、ファイルが分散する事態を防げるのです。 （2）容量を削減できる 2つ目に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できます。 使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。 そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。 （3）情報の安全性を高める 3つ目に、共有フォルダのルールがあることで、情報の安全性も高められます。 たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば「誤って重要なファイルを削除してしまう」「不正にダウンロードされる」などのトラブルを防げるのです。 ただし、権限の設定に工数がかかると「権限を付与するだけ」でも負担になってしまいます。そこで、わずかな操作で「管理者」がメンバーの閲覧権を自由に設定でき、編集・削除を制限できる「ナレカン」のようなツールがあれば、全社でスムーズに運用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【具体例あり】共有フォルダ・ファイルを整理するのに必須な4つの運用ルール 以下では、共有フォルダ・ファイルの整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。 （1）共有フォルダの階層ルール フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。 社内で共有フォルダを作成する場合、部署や担当者ごとに階層で分けることで、見やすく整理できます。また、一般的には以下の図のような2～3階層までが良いとされているものの、自社の情報量に合わせて階層構造を決めていくことが大切です。 しかし、「階層を深くしすぎて、かえってアクセス性が悪くなってしまった」というケースも少なくありません。そのため、専属担当者が運用構造の提案をしてくれる「ナレカン」を導入して、適切な階層ルールを定めるのがおすすめです。 （2）名前・ナンバリングの付け方ルール ファイル・フォルダの作成者が好きなように名付けていると、ほかのメンバーにとってどこに何の情報があるのか分かりづらくなります。そこで、以下のような名前の付け方をルール化しましょう。 ＜ファイル名の付け方を統一する＞ ファイル名の付け方を統一しましょう。 命名ルールが曖昧だと「最新」「更新済み」のように、いつ更新されたのかが分からない名前を付けてしまいがちで、適切なバージョン管理につながりません。そのため、ファイル名に記載すべき情報をルール化し、名付けを統一する必要があるのです。 たとえば、「2024/04/10_新商品のコンセプト案」のように「日付の記載」や「半角全角表記の統一」をルール化するのがおすすめです。冒頭に、半角数字を用いることで「昇順・降順」などの並び替えも容易にできるので、該当のファイルを見つけやすいです。 ＜フォルダ名の付け方を統一する＞ ファイルと同様に、フォルダ名の付け方も一貫性を持たせましょう。フォルダの場合は、名前の頭に「連番」を付ける方法があります。 たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。番号順に並べるポイントは、1桁の番号でも「0」始まりにして2桁で表すことです。 フォルダが増えると、目的の情報が見つけにくくなるため、フォルダ名は重要な役割を果たします。したがって、フォルダ名のテンプレートや例を用意し、新人でもスムーズに命名ルールがわかるものを用意しておくようにしましょう。 （3）保管ルール どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。そこで以下では、ファイル・フォルダを適切に保管するルールを紹介します。 ＜保有期限を定める＞ ファイルの保有期限を定めることは必須です。 使わないファイルが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットが大きくなります。そこで、「議事録は2年」「案件に関するファイルは3年」などのように、種類ごとに保有期限を設定すべきです。 また、業務を円滑に進めるには、保有期限に合わせて一定の期間でファイルを整理するようにスケジュールを組むことが重要です。 ＜不要なファイルの取り扱いを決める＞ 不要なファイルの取り扱い方法も定めましょう。 「今後アクセスすることがない」「一定期間以上更新がない」などのファイルは、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法も有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができます。 このように、不要なファイルの取り扱いを決めておくことで、常に最新情報を入手できる環境が整えられるのです。 （4）セキュリティに関するルール 以下では、ファイル・フォルダのセキュリティに関するルールをご紹介します。企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。 ＜アクセス権限を設定する＞ 前提として、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。 機密事項を扱うファイルにアクセス権限を設定しておけば、役員などの上層部だけが閲覧できる状態になります。そのため、非関係者のアクセスによる情報漏えいや文書改ざんのリスク低減に寄与します。 さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。 ＜バージョン管理を徹底する＞ ファイルやフォルダのバージョンを正しく管理することも重要です。 WordやExcelのファイルは「二重更新」や「複数のファイルがあることで最新版が分からなくなる」リスクを伴います。そのため、とくに複数人で業務に取り組む場合は、ファイルの誤送信や更新漏れを防ぐため、バージョン管理を徹底すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット ここでは、Excel・Wordといったファイル形式で情報を管理するデメリットを解説します。情報管理にファイル形式を使用している方は要注意です。 （1）確認するのに工数がかかる ファイル形式での情報管理は、中身を確認するのに工数がかかるというデメリットがあります。 ファイルで情報を管理している場合、中身を確認するためにいちいち開く手間がかかるため、業務を進めるなかでストレスを感じやすいです。加えて、ファイルに情報を残しても、すぐに振り返ったり更新したりできないため、情報が陳腐化してしまうのです。 このように、ファイル形式で情報を管理するやり方は、業務効率を大幅に下げてしまう可能性があるため注意しましょう。 （2）目的の情報を見つけづらい また、目的の情報を見つけづらい点もデメリットです。 ExcelやWordなどのファイル形式は、タイトルで検索できても、中身まではわかりません。そのため、名前・ナンバリングのつけ方のルールを策定しても「目的の情報がどこに書かれているのか見つからない」という課題は解消できないのです。 ただし、検索性の優れたITツールを活用することで、情報が見つからない課題は解決できます。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では、ファイル内はもちろん、画像内のテキストにまでキーワードを絞って探すことが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法 以下では、共有フォルダの作成・管理に最適な方法を解説します。 社内に散在するファイルをExcelやWordで管理すると、ファイル名からの識別が難しく、逐一ファイルを開いて確認する手間がかかります。また、ファイル検索で目的の情報が見つからず、ストレスを感じてしまいがちです。 そこで、「ノート形式で内容の視認性が高い情報管理ツール」の導入が欠かせません。また、あらゆる形式のファイルであってもすぐにヒットする検索性のあるものであれば、共有ファイルのスムーズな運用につながります。 結論、自社が導入すべきは、瞬時に情報を探し出し、気軽に確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」に書き込まれた情報を簡単に確認できるだけでなく、任意のメンバーにファイルやフォルダが素早く共有されます。また、「ファイル内検索」で、必要な情報に即アクセスが可能なので、情報を探す時間が削減されるのです。 「記事」形式で簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例 たとえば、部署ごとにフォルダを設置します。画像のように、頭に番号を振ると整理しやすいです。 また、ナレカンでは画像のように、部署ごとのフォルダの中にも、カテゴリ別に多数の情報（記事）を蓄積していくことができます。 ナレカンのように「記事形式」で情報を管理する場合も、タイトルには日付を記載する。画像のように書くことで、昇順・降順での確認が容易になります。 このように、「ナレカン」は多階層でのフォルダ管理が可能なため、ファイルを簡単に整理できるほか、目的の情報へスムーズにアクセスが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会社でファイルサーバーを運用するときのルール フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ファイルサーバーが正しく運用できるところまで考える必要があります。したがって、以下で説明するファイルサーバーの運用ルールも併せて押さえましょう。 （1）定期的にファイルサーバーを確認する まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。 具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用しているとアクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていたりすることもあるのです。 したがって、定期的にチェックしてその項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。 （2）運用マニュアルを作成する 次に、策定したルールをまとめた運用マニュアルを作成しましょう。 あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。 そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、マニュアルの作成・管理・共有を一元化できる「ナレカン」であれば、策定したルールを社内に周知させられます。 （3）状況に応じてルールを変える 最後に、ファイル管理のルールは実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。 策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。 一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールの導入がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ルールだけじゃだめ？】適切な共有フォルダの整理の進め方とは 散乱しているファイルを共有フォルダに分類し整理していくには以下の手順が必要です。これからファイル整理を進めようと考えている方は下記の流れに従って実行していきましょう。 現状を把握する どのようなファイルやフォルダが存在するかを確認します。また、関係者にヒアリングをして重要なファイルと不要なファイルも把握しておきます。 ファイルの分類ルールを策定する 「プロジェクト別」や「部署別」といったようにどのようなカテゴリーで分類するかを決定します。ファイルの命名ルールや保存期間、アクセス権限等についても話し合いましょう。 ファイルをフォルダ別に分類する 決められたルールに沿ってファイルをフォルダに移動してきます。重複しているファイルは削除したり、古いファイルはアーカイブに移したりなどします。 従業員へ周知させる 整理後のフォルダの構成やファイルに関するルールを社内で共有します。ここで周知を徹底しなければ、再び整理する手間がかかってしまうので注意しましょう。 定期的な見直しを実施する 定期的にフォルダを見直し、適切に運用されているかチェックしましょう。もし課題や問題点が見つかった場合は適宜改善を重ねていきましょう。 以上のように、ルールを策定しても、ルールが社内で浸透しなかったり、ツールの使い勝手が悪かったりなどの問題が生じることがあります。そのため、「ナレカン」　のような作成から共有まで完結する誰でも使いやすいツールを選ぶことも重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。 共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」といったメリットがあります。したがって、名称ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。 しかし、ルールが決められていたとしても、WordやExcelでは、管理が煩雑化してしまう可能性もあるのです。そこで、「専属担当者によるフォルダの設計支援があり、検索性が高いツール」を使えば、ストレスのないフォルダ管理が実現します。 結論、ファイル管理には、多階層の「フォルダ」と超高精度の「検索機能」で目的の情報に即アクセスできるナレッジ管理ツール『ナレカン』が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

多くの企業では、KPT法による振り返りを実施することで、次のアクションにつなげています。しかし、ただ実施するだけでは「継続すべき点」や「改善点」を十分に抽出できません。 とはいえ、「KPT法を成功させるための仕組みを整えたいが、具体的な策が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPTの作成手順や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。 KPTで何を書くべきかわからない ExcelやPowerPointで使えるKPTのテンプレートを活用したい KPTの内容を簡単に振り返れる環境を整えたい という方はこの記事を参考にすると、KPT法を成功させるコツが分かり、プロジェクトの計画や振り返りがスムーズにできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 KPT法（KPT分析）とは1.1 KPTの意味1.2 KPTの目的1.3 KPTとYWTの違い2 何を書くべき？KPTの作成方法3 KPT法を成功させる3つのコツ3.1 （1）意見を交わしやすい環境を作る3.2 （2）すぐに振り返れるようにする3.3 （3）テンプレートを活用する4 無料で使えるKPTのテンプレート3選4.1 PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート4.2 PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート4.3 Excel｜ビジネス振り返りシート5 KPT法を活用するときの欠点とは6 【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール6.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」6.2 ナレカンを使った管理例7 KPTの作成手順や成功のコツまとめ KPT法（KPT分析）とは ここでは、KPTの意味や目的について解説します。KPT法と似たフレームワークである「YWT」との違いも把握して、適切にKPTを実施できるようにしましょう。 KPTの意味 KPTとは「Keep＝継続すること」「Problem＝改善すること」「Try＝新たに挑戦すること」の頭文字をとった言葉です。 KPT法には上記の3つの要素から、プロジェクトの振り返りや今後の指針を決定する役割があります。また、KPT法は結果だけでなく、過程や仕事の進め方にも焦点を当てるため、プロジェクトの全体を詳細に分析できるのが特徴です。 以上のように、KPTには、業務を振り返りつつ、今後のプロジェクトを効率よく進められるようになるという利点があります。 KPTの目的 KPTを行う目的は、プロジェクトの状況を客観的に把握し、改善するべき点を明確にすることです。 KPTでは「Keep」と「Problem」を洗い出し、プロジェクトの現状・課題を把握していきます。そして、「Try」で課題に対する解決策を検討することで、改善するべき点を明確にするのです。 また、KPTは定期的な開催が望ましいです。KPTを定期的に業務の一環として実施することで、”前回行った解決策が効果的であったか”を振り返れるため、プロジェクトの継続的な改善が期待できます。 KPTとYWTの違い YWTとは「Y=やったこと」「W=わかったこと」「T=次にやること」の頭文字をとった言葉です。YWTは振り返り・内省の考え方で、考案したのは日本能率協会コンサルティング（JMAC）です。 YWT法の目的は自律的な人の成長を目指すことで、人を主体とした振り返りです。業務の振り返りだけでは、進捗ばかり注目されて個性が埋没する恐れがあるため、一人ひとりの内省を通し、次のアクションに活かすための行動が求められます。 したがって、プロジェクトについての振り返り・分析がKPT法で、個人の成長についての振り返り・分析がYWT法であり、振り返りの主体が異なると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 何を書くべき？KPTの作成方法 KPTの作成手順は以下の通りです。 フレームワークを用意する 「Keep」「Problem」「Try」の3要素に区切ったフレームワークを用意します。フレームワークを書き出すときは、紙やホワイトボード、PowerPoint、ITツールなど、自社に適したものを選びましょう。 「Keep」欄に上手くいった点を書き出す プロジェクトを進めるうえで上手くいった点や、継続したい点を書き出します。Keepに書き出した内容は、次のプロジェクトでも引き続き実施しましょう。 「Problem」欄に課題を書いて分析する 課題に感じた点や見直したい点を書き出して、なぜそのような結果になったのか分析します。さらに、課題に対して各個人が考えた内容もまとめましょう。 「Try」欄に対策を書き出す 「Keep」と「Problem」で出た意見を参考にして、今後の対策や挑戦したいことを書き出しましょう。「Try」で出た施策案については、期限や実行者、施策方法まで具体的に決めておくと、実行まで円滑に進みます。 対策を実行し、振り返りをする 「Try」で決定した対策を実行し、再度振り返りを実施しましょう。次のアクションにつなげられるように、何度も振り返りを実施することが大切です。 以上のように、KPTは「プロジェクトの良い点や悪い点を洗い出して、解決策を練り、実行して、振り返りをする」という手順を繰り返して進めていきます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPT法を成功させる3つのコツ ここでは、KPT法を成功させるコツを3つご紹介します。ただKPT法を取り入れただけでは課題解決は期待できないため、以下のポイントに注意して取り組みましょう。 （1）意見を交わしやすい環境を作る KPT法では対話を基本として、メンバー間で多くの意見を交わしながら進めましょう。 KPT法では重大な問題点や効果的な対策を見逃さないために、どのような意見でも受け止める姿勢と意見を発言しやすい環境が大切です。また、グループを複数に分けたり、進行役を決めたりすると個人の意見を取り入れやすくなります。 このように、KPT法を円滑に進めるうえでは、「活発な意見交換ができる環境作り」が欠かせません。 （2）すぐに振り返れるようにする KPTの内容はその都度保管して、振り返られるようにすると便利です。 以前の会議内容を保管しておくと、過去の問題点や改善方法を簡単に見直せるので、改善策を考えるときの参考になります。また、新しいメンバーが加入したときに、これまでの経緯を説明しやすくなるのです。 そのため、KPTの内容はいつでもすぐに見返せるように、会議ごとに整理して保管しましょう。 （3）テンプレートを活用する KPT法を効率よく進めるためにテンプレートを活用しましょう。 KPT法では話し合う内容は毎回異なるものの、必要となる項目は同じです。そこで、あらかじめテンプレートを用意しておくと、フォーマットに沿って会議を進められます。 しかし、テンプレートを活用しても、紙やPowerPointでは情報の更新や共有に時間がかかり不便です。一方、テキストベースで情報を記載するだけで、リアルタイムで社内に共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、KPTをスムーズに作成・管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料で使えるKPTのテンプレート3選 ここでは、無料で使えるKPTのテンプレートを3つご紹介します。KPTの書き方が分からない方は、ダウンロードして活用しましょう。 PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。 「Keep」「Problem」「Try」が分かりやすく区別されており、直観的に使えるのが特徴です。実際に会議で使用するときは、付箋やマーカーペンで項目ごとに色分けをすると、さらに見やすくなります。 企画書・提案書テンプレートの作り方の詳細はこちら PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート こちらは、「Dolly Blog」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。 こちらも、「Keep」「Problem」「Try」を整理するのに役立ちます。シンプルなデザインなので、簡潔なKPTを作成できるのが特徴です。 Dolly Blogの詳細はこちら Excel｜ビジネス振り返りシート こちらは、「楽しもう Office」が提供する、ExcelのKPTテンプレートです。 フォーマットに沿って数値や文章を入力するだけで、上半期の振り返りができます。また、ガントチャート形式で予定表も作れるので、KPT法による振り返りだけでなく、次期プロジェクトのスケジュールも立てたい方におすすめです。 楽しもう Officeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPT法を活用するときの欠点とは KPT法の欠点とは、一回の実施で成果が出せないところです。 KPT法は、実施してすぐに成果を実感できるものではなく、継続的な実施が必要です。たとえば、継続してKPT法を実施するときに、過去に実施したKPT法の内容と比較してP（Problem）を書き出せば、精度が上がり効果が高まっていきます。 そのため、KPT法による振り返りは一回きりで終わりにするのではなく、継続して実施することが大切なのです。したがって、「ナレカン」のように必要な情報にすぐアクセスできるツールを導入し、振り返りやすい仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール 以下では、KPTの管理に役立つ情報管理ツールをご紹介します。 プロジェクトごとのKPT法を活用した振り返りは、業務改善をするうえで欠かせません。ただし、KPT法は継続的な実施が求められるため、すぐに過去のKPTを振り返ることができるように管理しておく必要があります。 そこで、作成したKPTは「検索性に優れたツール」で管理しましょう。高度な検索機能が備わったツールであれば、面倒なファイル管理をすることなく、目的の情報にすぐにアクセスできます。 結論、自社で導入すべきなのは、目的の情報に即アクセスできる高い検索性を持ち、作成したKPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「超高精度の検索機能」を備えているため、欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、作成したKPTをいつでも簡単に振り返ることのできる環境が整えられるのです。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った管理例 ナレカンでは、以下のように、画像内検索やファイル内検索によって、目的のKPTに即座にアクセスすることができます。 このように、ナレカンを使えば、作成したKPTをすぐに取り出せるナレッジとして管理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPTの作成手順や成功のコツまとめ これまで、KPT法の手順や成功のコツを中心にご紹介しました。 KPT法でプロジェクトの振り返りをするとき、テンプレートを活用すれば、フォーマットに沿ってスムーズに内容を書き出せます。しかし、紙やExcel・PowerPointで記録すると、保管場所が分かりづらくなり、振り返りに手間がかかってしまうのです。 そこで、ITツールを導入すれば、KPTの作成から管理・振り返りまでを効率化できます。ただし、ファイルサーバーのように検索性が低いツールでは欲しい情報がすぐに見つからず、運用にストレスが溜まるため注意しましょう。 したがって、KPT法のテンプレートや会議内容の保管には、欲しい情報に即アクセスでき、KPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンのAIを用いた「自然言語検索」は、ゆらぎ表記にも対応しているので、誰でも簡単に情報を探し出せます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、KPTを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイル共有に使えるメールソフトとして「Gmail」や「Outlook」があります。ただし、メールでファイル共有すると、誤送信が生じたり、どれが最新のファイルなのか分からなくなったりする恐れがあるので注意が必要です。 なかには、メールでのファイル共有をはじめとした「情報共有の非効率さ」に疑問を感じ、社内で解決したいと考える担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「メールを使ったファイル共有の方法」と「メールよりも効率的な情報共有の方法」を中心に紹介します。 各メール・オンラインストレージのファイル共有方法を知りたい メールでファイル共有するのは手間なので改善したい メールよりもファイルの共有に最適な方法を教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、メールよりも効率よくファイル共有する方法が分かり、全社における情報共有の仕組みを見直せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法1.1 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する1.2 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する1.3 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化）2 Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法2.1 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する2.2 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する2.3 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化）3 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な4つの理由3.1 （1）社内のサーバーが圧迫される3.2 （2）情報漏えいのリスクが高まる3.3 （3）最新の情報へアクセスしづらい3.4 （4）共有に時間がかかる4 メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選5 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法5.1 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」6 メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、GmailとGoogleドライブを使ったファイルの共有方法を紹介します。「基本的な方法」から「Googleドライブを活用した共有方法」までを解説しているので、ファイル共有の目的に合わせて、適切な方法を選択しましょう。 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、クリップマークの［ファイルを添付］をクリックします。 ファイル選択画面に移るので、添付したいファイルを選択しましょう。［開く］をクリックすれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Gmailで共有できるファイルのサイズは、最大25MBと限られています。そのため、ファイルが25MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する はじめに、メールの作成画面にて、Googleドライブマークの［ドライブを使用してファイルを挿入］をクリックします。 Googleドライブに移るので、［アップロード］＞［デバイスのファイルを選択］をクリックし、添付したいファイルを選択します。［アップロード］をクリックすれば、自動的にファイルのリンクをメールに挿入できます。 このように、Googleドライブへファイルをアップロードして共有する場合は、GoogleドライブとGmailにまたがって操作しなければなりません。ITに不慣れな方は作業に時間がかかる恐れもあるので、ほかのツールの導入を検討しましょう。 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化） まず、Googleドライブの作成画面にて、共有したいファイルの右側にある「⁝」をクリックします。 そして、［共有］＞［リンクをコピー］をクリックして、Gmailにペーストすれば、ファイルのリンクを添付できます。ただし、結局のところメールによる共有は、ほかのメールに埋もれて見落とすリスクがある点に注意しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法を3つ紹介します。「基本的な方法」から「OneDriveを活用した共有方法」までを解説しているので、社内でどの方法を確立すべきかの判断も可能です。 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、［挿入］＞［ファイルの添付］をクリックします。 すると、ダイアログボックスが表示されるので、共有したいファイルを選択すれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Outlookで共有できるファイルのサイズは、最大20MBと限られています。そのため、ファイルが20MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する まず、先ほどの「メールにファイルを添付する」方法と同様に、挿入で共有したいファイルを添付します。 次に、［∨］＞［アップロード］＞［OneDrive］を順にクリックします。 すると、OneDriveにファイルがアップロードされて共有完了です。アップロードしたファイルは、OneDriveの［電子メールの添付ファイル］に保存されています。 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化） まずは、共有したいファイルを選択して［共有］を選択します。 ［リンクのコピー］をクリックすると、共有リンクがコピーされます。そして、Outlookにペーストすることで、リンクを添付可能です。 また、メールアドレスとメッセージを入力して［送信］をクリックすれば、OneDriveから直接メールを送ることもできます。ただし、ビジネスメールとしては無機質であるため、身内以外の宛先にこの方法で送信しないように注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な4つの理由 ここでは、メールでのファイル共有が非効率な理由を４つ解説します。以下の内容に当てはまっているなかで、実際の運用に支障が出ているのであればすぐにでも運用を見直すべきです。 （1）社内のサーバーが圧迫される まず、社内のサーバーが圧迫されてしまうという点です。 仕事において多数の人とファイル共有をする際、メールに添付したファイルは宛先のぶんだけ複製されるため、社内に同じファイルが複数存在してしまいます。 これによって、ファイルサーバーやメールサーバーの容量が圧迫され、操作が重くなる原因にもなります。さらに、メールサーバーの上限が超えてしまうと、メールを受け取れなくなってしまう可能性があるので注意が必要です。 そのため、昨今では多くの企業がクラウドサービスを導入しています。クラウドサービスのサーバーは、サービスを提供している事業者が管理してくれるため、メールのように社内のサーバーを圧迫する事態は起こりません。 （2）情報漏えいのリスクが高まる 多くの人にメールでファイルを送ることで、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。 たとえば、メールにおけるトラブルでは「社内と社外を誤って送信してしまった」という情報漏えいのケースが挙げられます。そして、「ファイルの数」「メールの宛先」が多いほど、誤送信を起こすリスクは高まってしまうのです。 メールは確実に送信したという証拠を残せる一方で、一度送信したメールは取り消しができません。そのため、情報共有の手段について「社内は別のツール、社外はメールを使う」というように、棲み分けをしておくのが対処法です。 （3）最新の情報へアクセスしづらい メールでのファイル共有を重ねると、ファイルの新旧が分かりづらくなり、情報の管理が難しくなってしまいます。 たとえば、メールで共有されたExcel・Wordのデータを元にチームで編集したファイルを別途保存すると、同じ名前のファイルがふたつ生成されます。仮に「最新版」のように名前を変更していても、編集の頻度が高い場合は都度名前を変更しなければなりません。 また、ファイルの新旧がタイトルで分からない場合は、中身を逐一開いて最新のものかを確認する手間も発生してしまいます。したがって、不必要なファイルの更新や共有をなくしたり、作成した「日付」をタイトルに必ず含めたりするなどの対策が必要です。 （4）共有に時間がかかる メールでのファイル共有には時間がかかってしまう点も無視できません。 メールに大容量のファイルを添付して送ると、ネットワークへの負荷が増加しファイル共有がスムーズにできないうえ、正しく送信完了されないケースもあります。また、共有された大容量のファイルをダウンロードするのにも時間がかかってしまうのです。 このように、ファイルの容量によって共有スピードに差異がある「メールでの情報共有」は、ビジネススピードの阻害に直結します。したがって、「ナレカン」のようなストレスなくファイル共有できるシンプルなツールで、情報共有を効率化すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選 ここでは、メール以外のファイル共有の方法を3つ紹介します。メールよりも気軽に送れるものが多いですが、セキュリティが甘いケースもあるため注意して、自社の業務フローに適切なツールを見つけましょう。 ファイル転送サービス ファイル転送サービスは、メールに添付できない大容量のファイルを転送可能なツールです。無料から使えるツールが多い一方で、適切なセキュリティが備わっていない場合がある点に注意しなければなりません。 チャットツール チャットツールはメールよりも気軽に情報共有できるツールです。ただし、さまざまな話題が同じチャット内でやりとりされるため、必要な情報が流れてすぐに見つけられないというデメリットがあります。 情報共有ツール【最もおすすめ】 情報共有ツールは社内の情報管理から共有までを一元化できるツールです。チャットツールに比べ必要な情報を見つけやすく、ファイル転送サービスに比べて高度なセキュリティが備わっています。 ビジネスでは「情報へのアクセス性」や「高度なセキュリティ」を満たしたツールが求められます。たとえば、必要な情報へアクセスしやすく、国際的なセキュリティ基準を満たしたノート型ツールの「ナレカン」であれば、ビジネスでの情報共有もスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法 以下では、複数ファイルを共有するのにおすすめのツールを紹介します。 メールを共有する手段として「ファイル本体を添付する」「リンクを共有する」方法が挙げられます。しかし、結局のところ、メールではやりとりが埋もれたり、見落としたりしてしまいます。 そのため、メールのように送信・受信の手間がかかるものではなく、リアルタイムで情報を共有できる方法が望ましいです。ただし、目当てのファイルが見つからなければ意味がないので、検索性に優れているかを軸に選びましょう。 結論、ファイルをはじめとした情報の共有には、データの容量に左右されることなく共有でき、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事（ノート）」に記載したテキストとファイルは、任意のメンバーへすぐに共有可能です。また、超高精度の「検索機能」でファイル内までキーワード検索できるほか、生成AIを活用した「ファイル要約機能」で要点整理もスムーズに行えます。 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ ここまで、メールを使ったファイルの共有方法や、非効率な理由4選を中心に紹介しました。メールでのファイル共有が非効率な理由は以下の4つです。 社内のサーバーが圧迫される 誤送信によって情報漏洩する恐れがある ファイル名が類似するので、目当てのファイルを判別しづらい 共有するのに時間がかかる このように、誤送信やファイルの新旧が分かりづらくなる事態を避けるため、社内で明確なルールを決めておきましょう。ただし、ファイルによる管理そのものがビジネススピードを阻害しているので、解決には「情報共有ツール」が必須です。 ただし、導入するツールが複雑では社内に浸透しません。したがって、ストレスなくファイル共有するには、メールを使える方であれば迷わず使いこなせる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」で、メールにおけるファイル共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

営業活動において、メールは取引先との連絡に欠かせない手段です。そのため、、個人や大企業までさまざまな規模のユーザーが、ビジネス用途に「クラウドメールサービス」を利用するようになりました。 しかし、なかには「クラウドメールに多くの種類があり、どのサービスが良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選を中心にご紹介します。 自社に適したクラウドメールサービスを見つけたい クラウドメールサービスの選定ポイントを知りたい クラウドメールサービスのデメリットを解消する方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドメールサービスが分かり、メール管理を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウドメールサービスとは1.1 個人向け（無料）と法人向け（有料）の違い1.2 クラウドメールサービスのメリット1.3 クラウドメールサービスのデメリット2 法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選2.1 （1）セキュリティが高いこと2.2 （2）自社に適した機能があること2.3 （3）サポート体制が整っていること3 無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選3.1 【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス3.2 【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス3.3 【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール3.4 【Customers Mail Cloud】 通知メールを大量送信できるサービス3.5 【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス3.6 【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス3.7 【blast mail】法人向け！メルマガ配信できるサービス4 ＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧5 クラウドメールサービスと併用すべきツール2選5.1 【ナレカン】目当てのメールに即アクセスできるサービス5.2 【Stock】最も簡単にメールを管理できるサービス6 おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ クラウドメールサービスとは クラウドメールサービスとは、メールサーバーやストレージをインターネット上で提供するサービスを指します。 クラウドメールサービスの登場前は、サーバーにPCにソフトをインストールして使うオンプレミス型メールが一般的でした。しかし、オンプレミス型の場合、自社でサーバーを運用する必要があり、高額な導入コストやメンテナンス作業の手間がかかっていたのです。 一方、クラウドメールはWebブラウザやアプリからクラウドサーバーにアクセスして、やりとりをします。そのため、自社にサーバーを設置する必要がありません。 以上のように、クラウドメールであれば、コストがかからず無駄な作業も省けることから、現在では多くの企業で使われているのです。 個人向け（無料）と法人向け（有料）の違い クラウドメールには、個人利用向け（無料）のものと法人利用向け（有料）の2種類のサービスがあります。それぞれのサービスには、以下のような違いがあります。 ストレージ容量 個人向けのクラウドメールサービスの多くは、メールボックスの容量や、送受信できるメールのサイズに制限が設けられています。対して、法人向けのサービスには大容量のものが多いです。 独自ドメイン 個人向けのクラウドメールサービスの中には、メールアドレスのドメイン（＠○○○.com）を変更できないものがあります。対して法人向けのサービスでは、ドメイン名を自社専用のものに変更することが可能です。 ユーザー管理 法人向けのクラウドメールサービスには、従業員のアカウントを一括管理するための機能が備わっています。そのため、複数名のアカウントを束ねる必要がある法人での利用に適していると言えます。 以上が、個人利用向けと法人利用向けのクラウドメールサービスの違いです。法人で利用するときは、複数人での利用に最適化されたサービスを選択しましょう。 クラウドメールサービスのメリット クラウドメールサービスのメリットは以下の3点です。 インターネット環境があればすぐに使える Webブラウザやアプリに対応しているため、インターネットに接続されていれば、PCやスマホなどの端末を問わずどこでも使えます。 低コストで簡単に導入できる クラウドメールサービスは、自社にサーバーを設置したり、端末にソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。そのため、導入コストを抑えられます。 大容量のメールボックスを使える 受信メールはベンダーが保有する大規模なサーバーに蓄積されるので、容量を気にせずメール管理ができます。 このように、クラウドメールサービスには、端末を問わずに使えたり、低コストで大量のメール管理ができたりするメリットがあります。 クラウドメールサービスのデメリット クラウドメールサービスは便利な一方、以下のデメリットもあるので注意が必要です。 用途によってはコストが多くかかる 有料サービスの場合は、チームの人数や利用する機能によって、料金が高額になるケースも多いです。 セキュリティリスクがある 無料プランの場合、セキュリティ機能が不十分なサービスもあります。また、ログイン情報を知っていれば、外部のメンバーでもアクセスできてしまう点もリスクです。 情報が埋もれてしまう 受信トレイに大量のメールが溜まっていれば、ほかのメールに埋もれて目的の情報が見つけづらくなることもあります。 上記のうち、とくに「情報が埋もれてしまう」は、顧客対応の遅れにつながる恐れもあり、無視できません。そこで、「ナレカン」のような情報共有サービスを併用して、社内で対応状況を可視化できるようにしておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選 ここでは、クラウドメールサービスの選定ポイントを3つ解説します。以下のポイントを押さえなければ、上手く使いこなせない恐れもあるため注意しましょう。 （1）セキュリティが高いこと はじめに、クラウドメールサービスの選定ポイントとして、セキュリティの高さが挙げられます。 仮に、セキュリティ機能が不十分なサービスであれば、メールに残した社外秘情報や顧客情報が流出する恐れがあります。情報漏えいが起これば企業としての信頼を損ねるうえ、損害賠償などの重大な問題に発展しかねません。 そのため、サービスを選定するときは、必ずセキュリティ対策機能を確認しましょう。とくに、「個人向け」のクラウドメールサービスは、ビジネス活動におけるセキュリティ対策が不十分なことが多いので注意が必要です。 （2）自社に適した機能があること 次に、自社に適した機能があるか確認することも重要です。 機能が乏しいクラウドメールサービスを利用すると、別のツールで補う手間がかかってしまいます。そのため、ストレスなく運用するには「独自ドメイン設定」「自動メール振り分け」などの自社で必要な機能を確認すべきです。 ただし、多機能なサービスを利用しても、ITが苦手なメンバーは使いこなせません。とくに、非IT企業では「必要な機能に過不足のないサービス」を選びましょう。 （3）サポート体制が整っていること 最後に、運用のサポート体制が整っていることも確認すべきです。 クラウドメールサービスの導入後は、操作や運用の方法を相談できるサポート窓口があると、安心してクラウドメールを利用できます。そして、常に迅速なサポートを受けられれば、トラブルがあっても業務が長時間ストップしません。 したがって、「1営業日以内に問い合わせ対応がある」「電話やメールで質問できる」など、サポート体制が充実していることも必須条件にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選 以下では、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選をご紹介します。各ツールの特徴を把握して、自社に導入するツールの選定に役立てましょう。 【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス Gmailの特徴 オフラインでも使える オフラインGmailを利用すれば、インターネットに接続されていなくてもメールの閲覧や作成ができます。 強固なセキュリティ Gmailは迷惑メール、フィッシング、不正ソフトウェアの99.9％以上をブロックする強固なセキュリティソフトが備わっています。 Gmailの機能・使用感 チャンネルの使い分けができる Gmailだけでなく、ChatやMeetでのビデオ会議など、複数のチャンネルを使い分けられます。要件の緊急性や重要性によって、メールやチャットを使い分ければ、作業をスムーズに進められるので便利です。 独自ドメイン ビジネス向けGmailはメールアドレスのドメイン（〇〇@gmail.com）を変えられるので、独自ドメインを作成できます。 Gmailの注意点 無料版のストレージ制限 Gmailの無料プランは15GBのストレージ制限があり、法人として利用するには容量が不足する恐れがあります。 フィルタの設定が複雑 一部のユーザーからは「メールのフィルタ設定を細かくできる反面、設定の仕方がやや複雑に感じます。どのような条件でフィルタをかけたいか、あらかじめ理解しておく必要があります。」との声もあります。（参考：ITreview） Gmailの料金体系 Gmailは無料でも利用できますが、有料版（Google Workspace）を契約することで、AIを使って情報を検索したり、要約したりできるようになります。なお、料金プランは以下の通りです。 無料版：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Gmailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス Yahoo!メールの特徴 基本無料で使える Yahoo!メールは全機能を無料で利用できます。 充実した機能 メール作成やフォルダ分けはもちろん、転送や通知設定の機能も充実しています。 Yahoo!メールの機能・使用感 Yahoo!カレンダーと紐づけられる メールとYahoo!カレンダーが紐づいているため、案件の依頼メールが届いたタイミングでタスク設定できるので、対応漏れ防止に役立ちます。 複数のアドレスを作れる 無料でも、最大10個までのサブアドレスを作れます。また、IDを変更せずとも、メールアドレスは自由に変更が可能です。 Yahoo!メールの注意点 セキュリティ強化に追加費用がかかる 基本機能は無料で使えますが、セキュリティを強化するには追加の月額費用がかかります。 迷惑メールが多い 利用しているユーザーからは、「かなり多くのフィッシング詐欺のメールがメインフォルダに届くようになりました。」との声があります。（参考：App Storeプレビュー） Yahoo!メールの料金体系 基本機能は無料で利用できます。 Yahoo!メールの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール Zoho Mailの特徴 アジャイル機能 自動でメールを指定場所に振り分けるアジャイル機能を使うと、受信トレイを簡単に整理できます。 スピーディな顧客対応ができる 顧客データベースと連携する機能があり、見込み客を管理しつつ、スピーディな顧客対応ができます。 Zoho Mailの機能・使用感 ユーザーを一覧表示できる 管理者であれば、組織アカウント内のユーザーを一覧で見られます。 ダッシュボード 「ダッシュボード」では、メールの合計やストレージ容量など、アカウントのリアルタイムな状況を確認できます。 Zoho Mailの注意点 無料プランは最大5人まで 6人以上で使うには、有料プランに加入する必要があります。 エラーの内容を特定できない 『Zoho Mailのメアド名称に「-」ハイフンを使うとエラーになるが、エラーメッセージの表示がただエラーと表示されるので、理解できない。他にも時々発生するエラーの原因が具体的に分からない』との声もあります。（参考：ITreview） Zoho Mailの料金体系 参考：Zohoメールの料金ページ 無料プラン：0円 MAIL LITE（5GB）：120円/ユーザー/月（年払い） MAIL LITE（10GB）：150円/ユーザー/月（年払い） MAIL PREMIUM：480円/ユーザー/月（年払い） WORKPLACE：360円～/ユーザー/月（年払い） Zoho Mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Customers Mail Cloud】 通知メールを大量送信できるサービス Customers Mail Cloudの特徴 DKIM / TLS暗号化で安全にメールを送信 送信ドメイン認証とメール送信を暗号化しているので、なりすましやメール内容の改ざんを検知します。 Webhook（ウェブフック）によって受信メールや送信エラーを通知 Webhook（ウェブフック）で、受信メールや送信エラーが発生した場合、リアルタイムに通知されます。 Customers Mail Cloudの機能 メールが届かない原因を解析する 携帯キャリアのエラー応答をデータベース化しているので、メールが相手に届かない原因を把握可能です。 配信状況をレポート化する 送信ログの検索や送信状況のグラフ表示機能によって、メールの配信状況を管理者が確認するのに役立ちます。 Customers Mail Cloudの注意点 送信ログには保管期間がある 配信ログは40日間しか保管されないので、期間を超えたログは確認できなくなります。 ユーザーアカウントの登録数に上限がある ユーザーアカウントの登録数はAPIユーザー含めて10ユーザーまでの上限があります。上限を超えて登録する場合は別途料金がかかるので、注意が必要です。 Customers Mail Cloudの料金体系 参考：Customers Mail Cloudの料金ページ Pro：要問い合わせ Standard：要問い合わせ Standardプランは、2021年9月30日(木)に新規販売を終了しています。 Customers Mail Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス Exchange Onlineの特徴 Outlookとの統合 同じくMicrosoftが提供する「Outlook」と統合されているため、Outlookユーザーであれば使い慣れた画面で操作できます。 年中無休のサポート Exchange Onlineは24時間365日、電話による問い合わせを受け付けています。 Exchange Onlineの機能 優先受信トレイ 「優先受信トレイ」では、重要なメールから先に見られるため、スムーズな顧客対応にもつながります。 予定表 「予定表」では、各々のスケジュール管理はもちろん、メールから自動的に情報を取り出すこともできます。 Exchange Onlineの注意点 Microsoftアプリの活用方法 ほかのMicrosoftアプリを活用するには、Microsoft 365 Business Standardプランに加入する必要があります。 検索機能の精度が低い 「数か月に１回程度の頻度で、メールの送受信がしにくい。障害発生しても原因が何か、いつごろ復旧するか不明なので、その辺りの情報開示を分かりやすく提供して欲しい」というユーザーもいます。（参考：ITreview） Exchange Onlineの料金体系 参考：Exchange Onlineの料金ページ Exchange Online（プラン1）：599円/ユーザー/月（年払い） Exchange Online（プラン2）：1,199円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い） Exchange Onlineの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス Active!mailの特徴 検索性が充実している メールボックス内のフォルダを”ツール”上に表示できるので、案件ごとに整理しやすいです。また、選択したフォルダから「送信、宛先、ヘッダ全体/本文、日付」で絞り込んで検索できます。 多言語対応 日、英、中、韓の4か国語に言語を切り替えられるので、海外企業とのメールやりとりにも役立ちます。 Active!mailの機能 メールのソート機能 受信したメールは「件名」「重要度」「日時」「送信者」「サイズ」でソートできるので、目的の情報を探しやすいです。 迷惑メールフィルター 迷惑メールのパターンを学習してデータとして蓄積できるため、都度、手作業で処理する必要がありません。 Active!mailの注意点 オプション価格がかかる 「添付ファイル画像化機能」「ファイル管理拡張機能」などに追加費用がかかります。 アドレス帳に登録しづらい 会社名と氏名を同時にアドレス帳へ登録できず、不便に感じているユーザーもいます。（参考：ITreview） Active!mailの料金体系 参考：Active!mailの料金ページ ベースライセンス（100ユーザー）：300,000円/年 ベースライセンス（500ユーザー）：1,188,000円/年 ベースライセンス（1,000ユーザー）：1,428,000円/年 ベースライセンス（3,000ユーザー）：2,028,000円/年 Active!mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【blast mail】法人向け！メルマガ配信できるサービス blast mailの特徴 HTMLメールが作成できる デザインやHTMLの知識がなくても、簡単にHTMLメールが作成できます。 DKIM署名で迷惑メール判定されるのを防ぐ DKIM署名によって正しい発行元メールサーバから送信されたメールであると証明できるので、迷惑メール扱いされるのを防ぎます。 blast mailの機能・使用感 用途別にテンプレートがある アパレル、不動産、BtoB企業向けなど利用用途に合わせてテンプレートを選択できるので、HTMLメールのデザインを考える手間が省け、素早くHTMLメールを作成するのに役立ちます。 ターゲット配信機能がある 顧客をニーズごとにグループ分けして、配信対象を選択できるので、顧客に合わせた最適なコンテンツのメールを配信するのに便利です。 blast mailの注意点 スマホから操作する際は機能に制限がある スマホにも対応していますが、一部の機能に制限があり、テキストメールしか作成できない点に注意が必要です。 メール作成UIが使いにくい 利用しているユーザーからは「HTMLメールの作成のUIが少し使いにくい。テキストの編集などプレビュー画面で直接修正できるようにしてほしい。」という声があります。（参考：ITreview） blast mailの料金体系 参考：blast mailの料金ページ Lightプラン：初期費用10,000円＋4,000円/月 Standardプラン：初期費用10,000円＋8,000円/月〜 Proプラン：初期費用50,000円＋30,000円/月〜 blast mailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧 こちらは、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選の比較表です。（左右にスクロール可） Gmail Yahoo!メール Zoho Mail Customers Mail Cloud Exchange Online Active!mail blast mail 特徴 無料で使える大容量クラウドメールサービス サブメールアドレスが登録できるサービス 顧客管理ができるクラウドメール 通知メールを大量送信できるサービス Microsoftアプリと連携できる インターフェイスが優れたサービス メルマガ配信できるサービス シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホアプリがある 【◯】 【◯】 【◯】 【×】 【◯】 【×】 【×】 ISMS認証※ 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 【×】 注意点 無料版ではストレージ制限が15GBまで セキュリティを強化するには追加費用がかかる 無料で使えるのは5人まで ユーザーアカウントの登録数は10ユーザーまで 検索機能の精度が不十分 アドレス帳には会社名と氏名を同時登録できない スマホから操作する際は機能に制限がある 料金 ・無料プランあり ・有料プラン：950円～/ユーザー/月 ・無料 ・無料プランあり ・有料プラン：120円/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プラン：要問い合わせ ・無料プランなし ・有料プラン：599円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：300,000円/年～ ・無料プランなし ・有料プラン：4000円/月 公式サイト 「Gmail」の詳細はこちら 「Yahoo!メール」の詳細はこちら 「Zoho Mail」の詳細はこちら 「Customers Mail Cloud」の詳細はこちら 「Exchange Online」の詳細はこちら 「Active!mail」の詳細はこちら 「blast mail」の詳細はこちら ※ISMS認証とは、国際基準を満たしたセキュリティであることを認証するもの 上記のように、クラウドメールサービスによって、機能性や料金はさまざまです。そのため、”長期的に運用できるか”を軸にサービスを選定するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドメールサービスと併用すべきツール2選 以下では、クラウドメールサービスと併用すべきツール2選をご紹介します。 法人でクラウドサービスを利用する場合、セキュリティ性はもちろん、「情報が埋もれる」等のデメリットに注意しなければなりません。また、顧客への目妻が配信の内容や、返信内容は社内でナレッジとして蓄積・共有しておくことも重要です。 したがって、クラウドメール上の情報を、一か所で管理できるサービスの併用が必須になるのです。ただし、単純に管理するだけでは目当ての情報を見つけられないため「情報の検索性」も忘れてはいけません。 結論、法人がクラウドメールサービスと併用するべきツールは社内のあらゆる情報をナレッジとして蓄積し、かつ即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にクラウドメール上のやりとりを自動で転送し、テーマごとに「フォルダ」を分けて保管できるので、メールを見落とす事態を解消します。また、高精度の「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語検索」により、ほしい情報が即見つけられるのです。 【ナレカン】目当てのメールに即アクセスできるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単にメールを管理できるサービス クラウドメールサービスには、大量のメールが届くため、顧客からの問い合わせが埋もれてしまい、対応が遅滞する恐れがあります。 そこで、「Stock」を併用すると、顧客からの問い合わせメールをStockに転送でき、自動的に「ノート」に保存してくれるので、対応の必要なメールを見逃しません。また、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるシンプルなツールです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ これまで、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選を中心にご紹介しました。 クラウドメールサービスを選定するときは、セキュリティ対策やサポート体制の充実度に加え、自社に適した機能を備えていることが重要です。ときに、多機能だと使いこなせない可能性が高いので「機能に過不足のないサービス」を選びましょう。 また、クラウドメールを営業活動に利用するには、顧客情報を含むメール履歴を正しく管理する必要があります。メールを見落とすと対応漏れも起こりかねないため、”情報共有ツール”を活用し、チームにメールの情報を連携すると効果的です。 結論、メール上のやりとりを”ナレッジ”として蓄積でき、欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」の導入が必須なのです。 ぜひ「ナレカン」を導入し、円滑なメール管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理とは？おすすめのシステム5選も紹介 【徹底解説】複数人でGmailやOutlookのメールを共有する方法とは？ 【例文あり】メールを見落としたときのお詫び文とは？要因や対策も紹介 【解決策あり】顧客の対応履歴を残す重要性と残せない原因とは？ メールが大量で処理しきれない？！原因と効率的にメール管理する方法とは 【即解決！】添付ファイルがメールで送れないときの3つの対処法 【例文あり】ビジネスで使えるお礼メールの書き方とマナーを解説 【初心者向け】Outlook（アウトルック）メールの基本的な使い方解説！ 【即解決】OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法とは？ 【解決法あり】ビジネスで「言った言わない」はなぜ起こる？原因を解説　

KPIを設定すると、やるべきタスクや業務プロセスが明確になり、作業に取り組みやすくなります。また、設定したKPIを定期的に見直せば、進捗を正確に把握でき、目標達成に向けて着実にプロジェクトを進められるのです。 しかし、「エクセルを使ってKPI管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPI管理で使えるおすすめのエクセルテンプレートや管理表の作り方を中心にご紹介します。 エクセルでKPI管理する表の作り方が分からない KPI管理に使えるテンプレートを探している KPI管理を成功に導くポイントが知りたい という方は本記事を参考にすると、KPIを簡単に管理できる方法が分かり、事業目標達成に向けて業務をスムーズに進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 KPI管理とは2 KPI管理表の作り方とは2.1 ステップ1｜KGI、KSFを設定する2.2 ステップ2｜KPIを記入する2.3 ステップ3｜タスクを洗い出す3 無料で使える！KPIのエクセルテンプレート5選3.1 （1）簡単にKPIツリーを作成できるフォーマット3.2 （2）人員配置も管理できるプロジェクトKPIツリー3.3 （3）営業・インサイドセールスのKPIテンプレート3.4 （4）採用活動のKPI進捗管理シート3.5 （5）売上目標管理表テンプレート4 【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール4.1 最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」4.2 ナレカンでのKPI管理イメージ4.3 ＜営業向け＞ナレカンですぐに使えるKPI策定テンプレート5 KPI管理の必要性とは5.1 （1）進捗を把握するため5.2 （2）ビジネス環境に対応するため5.3 （3）生産性向上のため6 KPI管理の必要性とテンプレート5選まとめ KPI管理とは KPIは企業戦略における「プロセス」や「中間目標」のことで、KGIやKSFと合わせて使われる指標です。KPI・KGI・KSFはそれぞれ以下の特徴があります。 KPI（重要業績評価指数） KPIは、企業戦略における目標実現までのプロセス(中間目標)を、定量的に測定する指標です。KPI管理では、成果を生み出すことよりも、成果を出すまでのプロセスにフォーカスしています。 KGI（重要目標達成指標） KPIが中間目標を示すのに対し、KGIは最終目標の指標を指します。一般的には、売上高、収益性、市場シェア、顧客満足度、製品品質が挙げられます。 KSF（重要成功要因） KSFは、最終目標を達成するために必要な要素を指します。たとえば、売上高をKGIとした場合、KSFとして優れた店舗配置、生産性の高い人員配置、効率的な在庫管理、良好な顧客サービスなどが挙げられます。 以上を踏まえると、KPI、KGI、KSFの3者の関係は下記画像のように示せます。 このように、KPIはKSFをより具体的に定量化した指標で、KGIを達成するための中間目標を指します。そして、KPIを管理することで、業務の進捗を定量的に把握し、目標達成につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理表の作り方とは ここでは、KPI管理表の作り方を3ステップで解説します。以下を参考にすると、画像のようなKPI管理表を簡単に作れるので必見です。 ステップ1｜KGI、KSFを設定する まず、以下のようにKGIとKSFを設定します。 KGIを設定して最終目標を決定したら、その達成要因となるKSFを洗い出しましょう。たとえば、「利益を20%増やす」をKGIとすると、KSFには「コスト削減」「売り上げの増加」「技術の向上」などが挙げられます。 また、KSFを決めるうえでは、自社の内部環境と外部環境の観点から現状を把握する「SWOT分析」を使うと効果的です。 ステップ2｜KPIを記入する 次に、KPIを設定して書き出しましょう。 KGIとKSFを設定したら、達成のために必要なプロセスであるKPIを決定します。たとえば、「コスト削減」という目標であれば「オフィスを移転する」「人件費を3%下げる」「材料費を10%下げる」などが挙げられます。 KPIは数量的な指標なので、KGIやKSFよりも詳細に示すことが必要です。 ステップ3｜タスクを洗い出す 最後に、KPI達成のために必要なタスクを洗い出します。 設定したKPIを達成するため、具体的にやるべきことを確認しましょう。たとえば、「オフィスを移転する」というKPIの達成には、「現在のオフィス費用の把握」「移転先の決定」「移転費用の計算」などが挙げられます。 タスクを洗いだしたら担当者を割り振ります。その後は、業務に関わるメンバー間の定期的な進捗共有が必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料で使える！KPIのエクセルテンプレート5選 以下では、KPIのエクセルテンプレート5選を紹介します。テンプレートを使うと一から表を作成する手間が無くなるうえ、フォーマットを社内で統一できます。 （1）簡単にKPIツリーを作成できるフォーマット こちらは、KPIツリーのフォーマットです。 KGI、KSF、KPIの関係が階層的に示されており、常に全体像を把握しながらタスクに取り組めます。細かい管理を始める前に、ざっくりと目標を整理する用途で活用しましょう。 kaizen penguinの「KPIツリーのフォーマット」 はこちら （2）人員配置も管理できるプロジェクトKPIツリー こちらは、人員配置も管理できるKPIツリーのテンプレートです。 各KGI、KSF、KPIにおいて、担当者や部署、重要度を記入できるため、”誰が””いつ”実行するかを共有するのに役立ちます。また、使い方や記入例があるので、参考にしながらプロジェクトKPIツリーを作成できます。 econoshift.comの「実用的なKPIツリーのフォーマット」 はこちら （3）営業・インサイドセールスのKPIテンプレート こちらは、営業・インサイドセールスのKPI管理に使えるテンプレートです。 「週ごとの比較」と「月の合計」をひと目で確認できるので、どの週に大幅な変化があったのかすぐに把握できます。自社のセールスフローに合わせて、項目を編集して使いましょう。 SAIRUの「営業・インサイドセールスのテンプレート」はこちら （4）採用活動のKPI進捗管理シート こちらは、採用活動のKPI管理に使えるテンプレートです。 「応募」から「入社」までの各段階における人数を記入できます。「採用単価」「採用コスト」の記入欄もあり、採用活動に特化しています。 HRクリップの「採用活動のKPI管理シートのテンプレート」はこちら （5）売上目標管理表テンプレート こちらは、売上目標のKPI管理に使えるテンプレートです。 テンプレートに数値を入力するだけで、毎日の目標達成率をグラフ化して管理できます。成果を目に見える形で保管できるので、モチベーションの維持にもつながります。 楽しもうOfficeの「売上目標管理表テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール 以下では、誰でも簡単にKPI管理できるツールを紹介します。 これまでに紹介したエクセルのテンプレートを使えば、KPI管理表を簡単に作成できます。しかし、KPIやKPI達成のために取り組む業務の進捗がすぐに分かる仕組みが整っていなければ、KPI管理表をつくっても形骸化してしまいます。 そのため、KPI達成までのプロセスを正しく管理するには、『リード数や売上などの数値を記録したエクセル』と、『業務の進捗』をひとつのITツールに集約すべきなのです。また、成果を得るまでの過程は重要なノウハウなので、蓄積しておく必要があります。 したがって、組織内のノウハウを簡単に活用するために「検索性に優れたツール」を選択するべきなのです。結論、エクセルと併用するべきツールは、高精度の検索機能を備え、KPIや業務プロセスに関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、エクセルで作成したKPI管理表をそのまま添付したり、テキストでKPIの詳細を記載できます。また、ファイル内も対象にしたヒット率100%の「キーワード検索」で情報をすばやく探し出せるので、KPIの状況確認もスムーズです。 最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでのKPI管理イメージ 上記のように、エクセルと「ナレカン」を併用すると、組織のKPI管理がより円滑になります。たとえば、会議で決定したKPIやKSFは、ナレカンにテキストベースで残しておけば、任意の社員へ簡単に共有できるのです。 さらに、ナレカンはファイル内の文言まで対象にした「キーワード検索」や、上司に質問するようにAI検索する「自然言語検索」で情報を絞りこみます。 ＜営業向け＞ナレカンですぐに使えるKPI策定テンプレート 以下では、ナレカンでそのまま使える、KPIの決定に便利なテンプレートをご紹介します。このテンプレートを用いると、KPIを策定するための経営会議の議事録が作成可能です。 企業認知拡大プロジェクト　経営会議 日時：2025年2月3日（月）　16時30分から17時30分 場所：会議室A 参加者：営業企画部　大道課長、田中係長、長谷川　/ 広報部　高橋、山田 KGI：年間新規顧客100件獲得 KSF設定 　（1）Facebookアカウントの開設と投稿 　　・無料で実施できる 　　・利用者の年齢層が他のSNSよりも高く、既存顧客と属性が似ている 　（2）オンラインセミナーの開催 　　・定期的に開催することで、企業認知度の高まりが期待できる 　　・過去の実施時のナレッジがある KPI設定 　（1）Facebookアカウントのフォロワー1,000人 　　・開設から3ヶ月で上記目標を達成する。 　（2）セミナーからのリードを20件獲得 　　・半期で2回のセミナーを開催する。 次回の議題：上記で決定したKSFである（1）（2）についてチームを組み、担当者やタスクを決定する このように、KGIをもとに、KSF＞KPIと目標を細分化していきましょう。また、ナレカンに、KPI管理に必要な「議事録」や「日報」専用のテンプレートを登録すれば、「KPIに関係する情報を簡単に記録できる点」が大きな特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の必要性とは ここでは、KPI管理の必要性について解説します。KGIの達成や正しいKSFの抽出ができている企業は、以下の必要性がメンバー間で浸透しています。 （1）進捗を把握するため 1つ目は、KPI管理は、日々の進捗を把握するためです。 企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、イレギュラーなトラブルに対応できません。また、プロセスを残さなければ、良かった点や反省点を振り返れず、次の営業活動へ活かせないのです。 そこで、KPIを管理すれば、進捗を定期的に把握できるため、作業に遅れが生じた場合でもすぐに対応可能です。さらに、プロセスが情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。 （2）ビジネス環境に対応するため 2つ目は、KPI管理によって、複雑化したビジネス環境に柔軟に対処できることが挙げられます。 経営戦略を立てたあとも、日々ビジネス環境は変化します。情勢に対応できないKPIを設定したままではKGIが未達成になるうえに、現場メンバーのモチベーション低下にも繋がってしまうので、KPIは適宜見直さなければなりません。 ただし、一度設定したKPIを安易に変更すると、現場メンバーの業務効率が悪くなり、マネジメント側の管理も工数がかかります。したがって、運用のなかで「1ヶ月に1度」など、期間を決めてKPIの見直しを検討しましょう。 （3）生産性向上のため 3つ目に、KPI管理によって、社員の負担を軽減し生産性の向上を図れます。 KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。 また、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の必要性とテンプレート5選まとめ これまで、KPI管理の必要性とテンプレート5選を中心にご紹介しました。 KPI管理をすると、進捗を定期的に把握でき、着実に目標を達成できます。また、テンプレートを活用すればフォーマットを統一できるので「メンバーによって管理方法が異なり、認識にばらつきが生じる」事態を防げるのです。 一方、KPIのように事業戦略にも活用する情報は「ナレッジ」として確実に管理し、いつでも振り返れる状態でなければなりません。そのため、大量の情報から欲しい情報をすぐに取り出せる「ナレッジ管理ツール」をエクセルと併用して使うべきです。 ただし、検索スキルは人によってばらつきがあるため、誰もが必要な情報にたどり着ける検索性に優れたツールが求められます。したがって、自社のKPI管理には、誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、適切にKPI管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 【無料テンプレートあり】KPT分析とは？作成手順や成功のコツも解説 売上管理の目的と管理する3つのコツとは？おすすめのツールも紹介 【成功事例付き】販売戦略の代表的な手法やフレームワークを紹介 【必見】見える化によって業務効率化に成功した事例6選 ホワイトボードで見える化するメリットとデメリットとは？ ビジネスで見える化する3つのデメリットとは？メリットも解説 PDCAが見える化するメリットとは？課題や上手く回すコツも解説 定性評価のやり方とは？項目・具体例・取り組むときの注意点も解説！

重要な業務のひとつである「ファイル管理」について、検索性の向上を目的に紙媒体での管理からデータでの管理に取り組む企業が増えています。ただし、ファイルをデータとして管理するには、ネットワーク上で管理システムを構築しなければなりません。 とくに、ファイル共有サーバーの導入を検討しているが「具体的な運用イメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有サーバーの役割と共有フォルダ・NASとの違いについて解説します。 ファイル共有サーバーのメリット・デメリットを把握したい レンタルするファイル共有サーバーの選定ポイントを知りたい ファイル共有サーバーより安全なファイル管理の方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイル共有サーバーの役割が分かり、自社に最適なファイル共有システムを導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル共有サーバーとは1.1 ファイル共有サーバーの基礎知識1.2 クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか1.3 ファイル共有フォルダとの違い1.4 FTPサーバーとの違い1.5 NASとの違い1.6 ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表2 ファイル共有サーバーを構築するメリットとは2.1 （1）ファイルへのアクセス性の向上2.2 （2）容量を気にせずに利用できる3 ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは3.1 （1）コストがかかる3.2 （2）セキュリティ面にリスクが生じる4 ファイル共有サーバーの選定ポイント5 ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法5.1 最も簡単に社内のファイルを共有できるITツール「ナレカン」6 ファイル共有サーバーの概要まとめ ファイル共有サーバーとは 以下ではファイル共有サーバーの基礎知識や、共有フォルダ・NASとの違いについて説明します。違いを理解して、適切なファイル共有方法を決定しましょう。 ファイル共有サーバーの基礎知識 ファイル共有サーバーとは、ネットワーク上での「画像やファイルの管理・共有」に利用するサーバーのことです。 具体的には、LAN（Local Area Network）や共有ネットワーク上で認識されているパソコンで、サーバー上のデータを利用できる仕組みを指します。たとえば、ファイル共有サーバー上にデータが保管されていれば、アクセスするだけでデータが見られるので、データの所持者から共有を受ける手間が不要になります。 したがって、複数人で仕事を進める際に、ファイル共有サーバーを通じてデータをやりとりすれば業務が滞ることなく進められます。 クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか もしファイル共有サーバーの設置場所をクラウドにするか社内ネットワークにするか迷ったときは、以下の比較表を参考に、設置コスト（金銭的・人的開発コスト）を軸にして検討しましょう。 このように、クラウドと社内ネットワークのそれぞれにメリットとデメリットがあります。しかし、今日では「運用・保守・教育に係る合計のコストを抑えられるクラウドサービス」が、多忙なビジネスにおいて適していると言えます。 ファイル共有フォルダとの違い 次に、「ファイル共有フォルダ」とファイル共有サーバーの違いを説明します。 ファイル共有フォルダとは、「同じネットワーク上のパソコン同士で特定のフォルダを利用できる仕組み」を指し、ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる点が特徴です。共有するデータが少ない企業では、共有フォルダを利用すると低コストでファイル管理が可能になります。 しかし、ファイル共有フォルダでの管理は、「共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある」デメリットがあります。たとえば、共有フォルダの入ったパソコンがオフラインになっていればアクセスできなくなり、必要なときにファイルを確認できないリスクがあるのです。 したがって、常に安定した環境でファイルを管理するためには、特定のパソコンに依存しないファイル共有サーバーの導入がおすすめです。 FTPサーバーとの違い ファイル共有サーバーとFTPサーバーの違いは、セキュリティや目的にあります。 FTPサーバーとは、FTPというプロトコル（送受信の手順）によりファイルの送受信をするサーバーです。FTPサーバーとクライアントとの通信では、パスワードが暗号化されないため、セキュリティに不安が残ります。 また、FTPサーバーを利用する目的としては、主に「ファイルの転送」が挙げられます。 NASとの違い NASとは、ネットワークハードディスクと呼ばれ、ネットワーク（LAN）上に接続できるハードディスクを指します。 NASはWi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続でき、複数人でのファイル共有に適しています。無線LANを通じて通信するため、接続する機器はパソコン・スマートフォンを問わず外出先からでも確認が可能です。 一方、NASを利用する注意点として、以下の4点が挙げられます。 データ破損の可能性 ハードディスクが物理的に壊れると、データも破損してしまう BCP対策（災害時も事業が継続できる対策）が必要 オフィス内にデータの保管場所を持ち、会社のBCP対策が弱ければ業務停止の可能性がある 管理者工数が発生 RAIDと呼ばれる「複数の保存場所を組み合わせひとつに見せるような設定や表示方法」が必要で、RAIDを独自で理解するかサポートが手厚いNASを選ぶ必要がある ユーザー管理が困難 「特定のフォルダに権限を付与すると、自動的にその下層フォルダにも権限が付与されてしまう」といった仕様があり、細かな設定が難しい このように、NASはファイル共有サーバーと比べて、業務上起こりうるリスクへの対策を取りづらいという違いがあります。 ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表 以下は、ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表です。 ファイル共有の方法 特徴 注意点 ファイル共有サーバー クラウドに設置する 契約後すぐにファイルサーバーが利用できる セキュリティ対策の見極めが必要になる 社内ネットワークに設置する セキュリティ対策が自社で立てられる 保守費用や人的リソースが必要になる ファイル共有フォルダ ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる 共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある FTPサーバー ファイルの転送を目的に利用される セキュリティに不安が残る NAS Wi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続できる 業務上起こりうるリスクへの対策を取りづらい このように、ファイル共有には数多くの方法があるので、自社に合ったサービスを見極めるのは困難です。そこで、ファイル共有サーバーの代わりに、簡単で安全にファイル共有できる「ナレカン」のようなITツールを使うことも手段のひとつです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーを構築するメリットとは 以下では、ファイル共有サーバーを構築するメリットについて解説します。導入時に稟議が求められるケースでは、担当者やチームメンバーが得られるメリットを正しく認識し説明できる必要があります。 （1）ファイルへのアクセス性の向上 ファイル共有サーバーを構築する最大のメリットは、ファイルへのアクセス性向上です。 個人のパソコン内にあるデータは、メールやUSBを利用して相手に共有する必要がありますが、手間がかかり日々の負担になってしまいます。しかし、ファイル共有サーバーを利用すると、サーバー内に保存されたデータが随時更新されれば、メンバーがすぐに最新情報へアクセスできるようになるのです。 したがって、ファイル共有サーバーを利用すれば、ファイルを都度共有する手間や二重更新のリスクが解消されます。 （2）容量を気にせずに利用できる パソコンの容量を気にせずファイル共有できる点も大きなメリットです。 日常業務で発生するファイルは膨大な量になるので、パソコンのハードディスク内で全てを管理すれば容量不足になり、1台のパソコンでは保存しきれなくなってしまいます。一方、ファイル共有サーバーでは、ハードディスク保管時のような容量不足が発生しづらくなります。 また、ファイル共有サーバーは容量を簡単に拡張でき、ほかのパソコンにデータを移し替える必要もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは メリットがある一方で、ファイルサーバーの構築にはデメリットもあります。以下では、デメリットの原因と改善法も合わせて解説しているので、導入時にあらかじめ把握しておくことが重要です。 （1）コストがかかる ファイル共有サーバーの1番のデメリットは、コストがかかる点です。 とくに、自社でゼロから立ち上げる場合、開発には多額の金銭コストと人件費が発生します。さらに、サーバーの完了後もサーバーが安定して稼働しているかの確認や、アップデートなどの保守業務も発生します。 したがって、コスト削減の観点からも、オンラインストレージなどのクラウドサービスの導入を前向きに検討すべきです。 （2）セキュリティ面にリスクが生じる ファイル共有サーバーを利用すると、ファイルを1台のパソコン上に保管する場合に比べて、セキュリティ面でのリスクが生じる可能性があります。 たとえば、ファイル共有サーバーをレンタルサーバーで構築すると、インターネット経由でデータのアップロード・ダウンロードが行われることからサイバー攻撃のリスクがあります。また、従業員の不正なデータ持ち出しによる情報漏洩や、保管されていたデータに潜むマルウェアによる全社的なウイルス感染の恐れもあるのです。 このようなセキュリティ面での問題を未然に防ぐためにも、ファイル共有サーバー導入時には、どのようなセキュリティ対策があるのかをあらかじめ把握しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーの選定ポイント ここからは、ファイル共有サーバーを選定するときのポイントを紹介します。以下の3つは特に意識してサーバーを選択しましょう。 サポート体制 サーバーを利用する中で生じた疑問に対して、迅速なサポートがなければ、業務が一時的に止まってしまいます。また、初期セットアップや既存データの移行などのサポート体制が充実しているツールであれば、導入時の手間を省けるのです。 セキュリティ 大量の顧客・社員の個人情報を扱うため、十分なセキュリティ体制が整ったものでなければなりません。具体的には、「ナレカン」のような国際規格認証を取得しているツールであれば安心です。 操作のしやすさ 全社員にとって使いやすいサーバーにしましょう。シンプルな操作性でなければ、使いこなせない社員が出てきて、社内に浸透しません。 上記のポイントをおさえたうえで、自社に適したファイル共有サーバーを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法 以下では、ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法を紹介します。 ファイル共有サーバーを利用するとファイルへのアクセス性の向上や容量の問題を解決できる利点があります。一方、ビジネス利用のファイル共有サーバーは仕組みや利用方法が多様なので、選び方を間違えると運用の過剰な料金コストやセキュリティのリスクが発生します。 そこで、ファイル共有サーバーの代わりにITツールを利用すると、セキュリティリスクを抑えながら低コストで運用できます。ただし、ツールに情報を保管しても検索しづらいと、目的のファイルを探すのに手間がかかり、ファイル管理の負担解消にはなりません。 したがって、ITに詳しくない社員でも思い通りに検索できるサービスを選びましょう。結論、ストレスのないファイル管理を実現するには、社内のファイルを安全にまとめておけるうえ、使いやすい検索機能が備わった「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「記事」では、国際基準のセキュリティで保護しながら、テキスト・画像・ファイルなどのあらゆる情報を保存・共有できます。 また、高度な「キーワード検索」によって、添付ファイルの中身まで検索でき、欲しい情報に即アクセスできるのです。 最も簡単に社内のファイルを共有できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーの概要まとめ これまで、ファイル共有サーバーの概要やメリット・デメリットをご紹介しました。 ファイル共有サーバーを使うと安定した環境でファイル共有が可能になり、LAN経由で接続してオフィス外からも利用できます。ただし、コスト面やセキュリティリスクの懸念があるため、ファイル共有サーバーの選び方には注意が必要です。 また、ストレスなくファイル共有をするには、ファイル共有サーバーの代わりにITツールを利用すると、低コストかつセキュリティを満たした状態で運用できます。しかし、目的のファイルにアクセスしづらいツールでは、うまく運用できず社内に定着しません。 そこで、大容量のファイルをだれでも簡単に共有・閲覧できるシンプルな情報共有ツール「ナレカン」を利用すれば、専門的な知識を持たない現場社員でも簡単にファイル共有できるのです。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスのないファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

昨今では「従業員の最低5日以上の有給取得」の義務化に伴って、有給管理表の作成・運用が不可欠となっています。そこで、Excelを用いれば、関数を使って有給日数を自動計算したり、テンプレートを活用したりして管理表を簡単に作成できるのです。 しかし、「Excelを使った有給管理表の作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelでの有給管理表の作り方や無料テンプレート4選を中心にご紹介します。 Excelで有給休暇の付与日数を自動計算したい 無料のテンプレートを使って有給休暇管理表を簡単に作成したい Excelで作成した有給管理表を適切に管理したい という方はこの記事を参考にすると、有給管理表の作り方だけでなく、有給管理業務を効率化する方法まで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【わかりやすい】有給休暇管理表（有給管理簿）とは2 年5日の年次有給休暇とは2.1 年5日の年次有給休暇の概要2.2 年5日の年次有給休暇の条件2.3 違反した場合に科される罰則3 有給管理表に記載するべき項目4 Excel｜自動計算できる有給管理表の作り方2選4.1 （1）関数を活用する4.2 （2）マクロを作成する5 【無料】自動計算できる有給管理表のExcelテンプレート4選5.1 個人別の有給休暇管理表5.2 自動計算で有給休暇の日数が付与される管理簿5.3 月ごとの取得状況を確認できる有給管理表5.4 時間休に対応した有給休暇管理簿6 Excelで有給管理をするデメリットとは7 【必見】有給管理におすすめのツールとは7.1 社内のあらゆる情報を見やすく管理できる「ナレカン」7.2 簡単！ナレカンで有給管理表を整理する例8 有給管理表のExcelテンプレートや関数まとめ 【わかりやすい】有給休暇管理表（有給管理簿）とは 有給休暇管理表（有給管理簿）とは、従業員の年次有給休暇を正確に管理するための帳簿です。 また、労働基準法では、従業員ごとの有給管理簿の作成と、3年間の保存義務が定められています。そのため、有給管理表を正しく運用すれば、社内の有給取得状況を把握できるだけでなく「労働基準法の遵守」や「労務管理業務の効率化」にもつながるのです。 以上のことから、有給管理表の作成・保管は、企業にとって不可欠な業務です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 年5日の年次有給休暇とは ここでは、「年5日の年次有給休暇」についての概要や条件をご紹介します。マネジメント層の方は必見です。 年5日の年次有給休暇の概要 2019年4月施行の働き方改革関連法により、企業は「年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、年5日の有給休暇を確実に取得させること」が義務づけられました。 そのため、使用者は有給付与の「基準日」「日数」「時季」を明記した有給管理簿を作成して、従業員の有給取得状況を正確に把握しなければなりません。 また、作成した有給管理表は「有給休暇を与えた期間」と「期間満了後3年間」の保存義務があるため注意しましょう。 参考：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署｜年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 年5日の年次有給休暇の条件 年5日の年次有給休暇の条件は「年次有給休暇が10日以上付与されていること」です。なお、使用者は以下の2点を満たす労働者に対して、10日の年次有給休暇を与える必要があります。 雇入れの日から6ヶ月継続勤務 全労働日の8割以上の出勤 上記を満たした労働者には、原則として10日以上の年次有給休暇が付与され、年5日の年次有給休暇を確実に取得させる義務が生じるのです。 参考：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署｜年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 違反した場合に科される罰則 以下は、違反内容ごとに課せられる罰則を示した表です。（※左右にスクロール可） ＜違反条項＞ ＜違反内容＞ ＜罰則規定＞ ＜罰則内容＞ 労働基準法第39条第7項 年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合 労働基準法第120条 30万円以下の罰金 労働基準法第89条 使用者による時季指定を行う場合において、就業規則に記載していない場合 労働基準法第120条 30万円以下の罰金 労働基準法第39条（第7項を除く） 労働者の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合 労働基準法第119条 6か月以下の懲役または30万円以下の罰金 このように、違反を犯した場合、罰金あるいは懲役などの罰則が科されるので、全社員が確実に有給休暇を取得できるような管理体制を整えましょう。 引用：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署｜年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 有給管理表に記載するべき項目 有給管理表には、以下の3つの項目を記載する必要があります。 ＜項目＞ ＜内容＞ 基準日 従業員の有給休暇を付与する権利が発生する日です。労働基準法では、基準日から1年以内に5日の年次有給休暇の取得が義務付けられています。 日数 従業員が基準日から1年間で取得した有給の日数です。 時季 従業員が有給を取得した日付です。 以上の基本項目に加え、前年度からの「繰越日数」や「残日数」を記載すれば、より分かりやすい有給管理表を作れます。また、Excelで作成する場合、”関数”や”マクロ”を使うと、取得日数を自動計算して有給管理を効率化できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel｜自動計算できる有給管理表の作り方2選 以下では、Excelで自動計算できる有給管理表を作る方法を解説します。「社員の有給取得状況を効率よく管理したい」という方は必見です。 （1）関数を活用する 自動計算できる有給管理表をExcelで作成するには「関数」が便利です。 関数を使うと、従業員の勤続年月や有給取得日数を自動で計算できます。以下では、有給管理に便利な関数を3つご紹介します。 DATEDIF関数 DATEDIF関数を使うと、以下の式で入社年月からの勤続月数を自動で求められます。 =DATEDIF(入社開始日,現在の日付,単位”月”) 有給休暇の取得日数は、社員の継続勤務期間によって定まります。そこで、上記の式を使うと、社員の勤務月数が自動で計算され、有給休暇の付与数が簡単に分かるのです。 IF関数 IF関数を使うと、勤続月数に基づいて有給の付与数を計算できます。 IF関数とは、入力した任意の判定式の真偽に合わせて、出力するデータを指定する関数です。たとえば、以下の式を使うと、勤続月数に基づいて、法律で定められた有給付与数を求められます。 =IF(“勤続月数が出力されたセル”=6,”勤続月数が出力されたセル”=18,”勤続月数が出力されたセル” ※有給休暇は勤続6ヶ月で10日の付与、勤続18ヶ月（1年6ヶ月）で11日の付与と付与日数が決まっている。 このように、IF関数の中にIF関数を入れることで、ひとつの式で簡単に有給の付与数を自動計算できるのです。 参考：厚生労働省｜年次年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています OR関数 有給の付与月かをIF関数で判別するときには、OR関数を使います。 有給には時効がありますが、先に付与された方から消化されていきます。そのため、有給付与月とそうでない月とでは処理が異なり、以下の関数で付与月か否かの判別が必要なのです。 =IF(OR(条件）” ● ”” – ”） 使い方としては、IF関数の中にOR関数を埋め込み、いずれかの条件を満たしている場合は「●」、そうでない場合は「-」を表示するようにして判別しましょう。 （2）マクロを作成する マクロを使うと、有給管理で繰り返すルーティーン作業を自動化できます。 Excelのマクロ機能とは、自動化したい操作をあらかじめ設定しておくことで、簡単に実行させられる機能です。たとえば、従業員の名前を入力するだけで有給の付与数を確認したり、取得率を計算したりするように設定できます。 ただし、自動計算で表を作っても、正しく管理しなければ参照したいデータが見つからず非効率です。したがって、Excelで有給管理表を作成したら、「ナレカン」のように検索機能が優れたITツールで保管しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】自動計算できる有給管理表のExcelテンプレート4選 以下では、Excelで使える有給管理表のテンプレート4選をご紹介します。テンプレートを使うと、表を作成する手間なく簡単に運用に乗せられるため、必見です。 個人別の有給休暇管理表 こちらは、Microsoft社が提供する「有給休暇管理表」のテンプレートです。 有給休暇の取得日や日数を従業員ごとに管理できます。また、取得日を入力すると、残日数が自動計算される機能が付いているので、有給休暇のスケジュールを立てやすいです。 Microsoftのテンプレートはこちら 自動計算で有給休暇の日数が付与される管理簿 こちらは、Office Hackが提供する「有給管理簿」のテンプレートです。 全従業員の有給休暇の取得日や残日数を一覧で管理できます。前年繰越日数は手入力する必要がありますが、時効による消滅などは自動で反映される点が便利です。 Office Hackのテンプレートはこちら 月ごとの取得状況を確認できる有給管理表 こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「有給管理表」のテンプレートです。 全従業員の有給の消化状況を月ごとに確認できます。また、前年度の繰り越し分と今年度の付与日数、各月ごとの消化日数を入力すれば、残日数が自動計算される仕組みです。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートはこちら 時間休に対応した有給休暇管理簿 こちらは、エクセルテンプレートuconnectが提供する「年次有給休暇管理表」テンプレートです。 社員1人につき1シートを使って有給休暇を管理します。有給の取得日だけでなく、申請日や時間休の取得時間なども詳細に管理できる点が特徴です。 エクセルテンプレートuconnectのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで有給管理をするデメリットとは Excelで有給管理をするデメリットとして、管理が煩雑になりミスが起きやすい点が挙げられます。 Excelの場合、有給管理表を新しく作成する度にファイルが増えて、管理が煩雑になりやすいです。とくに、多くの社員を抱える組織では「似た名前のファイルを見分けられず、違うファイルを誤って削除してしまった」といったトラブルも少なくありません。 しかし、有給管理表は保存期間が原則として定められているので、確実に保管する必要があります。そこで、Excelで有給管理表を作成した後は、”フォルダ”で見やすく整理できる「ナレカン」のようなツールで管理すれば、Excelのデメリットを解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】有給管理におすすめのツールとは 以下では、有給管理におすすめのツールについてご紹介します。 Excelでは、関数やテンプレートを活用して、自動計算できる有給管理表を作成できます。しかし、ファイルが増えるにつれ管理が煩雑になりやすく、「目的のファイルが見つからない」「ファイルを誤削除してしまった」といったトラブルが起きやすいのです。 そこで、「社内の情報を見やすく整理できるITツール」を使って、有休管理表を確実に保管しましょう。また、「有給申請・管理に関する情報をまとめて管理できるツール」であれば、手続きにかかる時間が短くなります。 結論、自社の有休管理には、社内のあらゆる情報を安全に管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「記事」にExcelで作成した有給管理簿を添付して、管理方法や注意点などのマニュアルと一緒に管理できます。さらに、有給申請の方法や就業規則も同じツールに一元化可能なので、管理の手間を削減できるのです。 社内のあらゆる情報を見やすく管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 簡単！ナレカンで有給管理表を整理する例 ナレカンの「記事」に、有給管理ファイルとともにテキスト情報を残しておけば、ファイルを開かずとも中身を把握できます。また、フォルダ機能を備えているため、画像のように「総務部」＞「有給管理」といった階層管理も可能です。 また、ナレカンの検索機能では添付したファイル内まで検索できます。 検索キーワードが含まれる添付ファイルには「ファイル内に検索ワードがあります」と表示されるので、目的のファイルにすぐにたどり着けるのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 有給管理表のExcelテンプレートや関数まとめ これまで、有給管理表のExcelテンプレートや作り方を中心にご紹介しました。 従業員へ年5日の年次有給休暇を確実に取得させるために、有給管理表は必ず作成しなければなりません。また、有給管理表は3年間の保存義務が定められているので、作成後は確実に管理する必要があります。 しかし、Excelのファイル管理の場合、似た名前のファイルが乱立することで誤削除・誤送信といったトラブルを引き起こし、必要な情報を探す手間もかかります。したがって、有給管理表を作成した後は、「情報を見やすく整理できるツール」で管理しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を蓄積し、必要な情報に”即アクセス”できる状態で管理できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、有給管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 管理職必見｜求められるマネジメント能力とは？伸ばすための方法を解説