【すぐ実践】業務改善の時間がなくても成功させる方法とは？
煩雑な業務内容を整理する「業務改善」には多くのメリットが存在します。しかし、業務の停滞を招く原因は多岐に渡るので、何から取り組めばよいのかわからずに頓挫してしまうケースは少なくありません。
そして、多くのビジネスパーソンは通常業務だけで多忙なため、「業務改善をしたいが、時間がなくてできずにいる」という方も多いのではないのでしょうか。
そこで、今回は時間がないなかでも業務改善を達成する方法を中心にご紹介します。
- 時間がないなかでも業務改善を成功させる方法が知りたい
- 業務内容を整理し、効率的な働き方を実現させたい
- できるだけ効率的に業務改善を進めたい
という担当者の方が本記事を参考にすると、効果の高い業務改善方法を把握しつつ、時間がないなかでも煩雑な業務内容を整理できます。
目次
業務改善に時間が取れない3つの理由
経営陣が率先して業務改善を始めようと各部署に通達しても、時間がなく達成できない背景には、以下3つの理由があるのです。
（1）業務の実態を把握できていない
業務改善に時間が取れない1つの理由は、現場の業務実態を正確に把握できていないことです。
業務内容が不透明なままでは、どこから業務改善に着手すればよいのか担当者にとって全くわかりません。そのため、たとえ担当者から指示があっても現場は困惑し、業務改善も思うように進まなくなるのです。
業務の実態を把握するためには、現場業務の流れやタスクの進捗状況、タイムスケジュールなどの「見える化」が有効です。見える化により業務実態を正確に把握することで、担当者間で見落とされていた課題を発見でき、業務改善を適切に進められるます。
（2）業務改善の重要性を認識していない
業務改善に時間が取れない2つの理由は、現場の社員が業務改善の重要性を認識できていないことです。
業務改善を達成するには、担当者と現場社員との間で「業務改善によって得られるメリット」に対する共通認識を持つ必要があります。仮に、担当者の提案した改善策が現場社員にとって魅力的でなかったり、現実味のない印象だと、率先して取り組んでくれません。
そのため、担当者は業務改善を実施する目的や背景、得られる効果などを分かりやすく現場社員へ説明し、納得してもらうことが重要です。現場との認識をすり合わせることで、業務改善をスムーズに進めやすくなります。
（3）現場の業務負荷が高すぎる
業務改善に時間が取れない3つ目の理由は、現場が抱える業務負荷が高すぎることです。
業務負荷が高まる原因は、「業務のムリ」が発生しているケースが大半です。たとえば、“人に対するムリ”は集中力や作業効率の低下を招き、“設備に対するムリ”は稼働量の超過による機械の故障や不良品の発生を招きます。
このように、ムリが常態化すると業務改善は進められないため、まずは各社員の業務量を正確に把握し、個人レベルから業務の見直しをしましょう。とくに、ムリが続くと「残業の常態化」「労働災害」など深刻な事態を招く恐れもあるので、早急に対策すべきです。
時間がなくても業務改善を成功させる方法5選
以下では、時間がなくても着手できる具体的な業務改善策を解説します。具体的な改善策がわからないという方は必見です。
（1）適材適所に人材を割り振る
ムリなく業務改善を達成する効果的な手法に、「適材適所の人材分配」が挙げられます。
社員が自身の能力や個性を発揮できる業務に就くことで、生産性の向上が見込めるうえ、業務に対する満足度も高まります。しかし、適切に人材を配置するには、担当者が社員一人ひとりの能力や特性を把握しておく必要があるのです。
そこで有効なのが、各社員の特性を可視化できる「スキルシート」です。スキルシートを活用することで、人材配置の判断材料として役立ち、ムリなく業務を振り分けられるようになります。
（2）蓄積した知識でマニュアルを作成する
日々の業務で得られるノウハウを知識として蓄積し、マニュアルとして活用するのも効果的です。
業務が属人化している場合、ベテラン社員が不在になると仕事が滞る一方で、ベテラン社員側も知識を共有するメリットを理解していないケースがあります。こうした業務の属人化を解消するには、ベテラン社員の知識をベースとしたマニュアルの整備が不可欠です。
ただし、共有された知識を蓄積・活用できる仕組みがなければ、情報は個人で管理され、属人化の根本的な解消にはつながりません。そこで、情報を簡単に一元管理できる「ナレカン」のようなツールを使うと、知識が蓄積・活用される仕組みを構築できます。
（3）コミュニケーションを活性化させる
日常的に取り組める業務改善の方法として、「コミュニケーションの活性化」が挙げられます。
社員間のコミュニケーションが不足すると、認識齟齬によるトラブルが生じたり、モチベーションが低下してしまったりする恐れがあります。そのため、日ごろから活発なコミュニケーションを意識し、円滑に業務を進められる環境を整えることが重要です。
具体的には、定期的な1on1ミーティングの実施や、ITツールを活用して情報共有を促進させる方法が効果的です。
（4）ナレッジをまとめておく場所を決める
ナレッジをまとめておく場所を決めることも、業務改善に高い効果を発揮します。
情報の所在があいまいだと、必要な知識を探すのに時間がかかり、業務効率の低下につながります。また、過去のナレッジが社内で適切に共有されていないと、同じ質問や問題が繰り返されてしまうのです。
しかし、情報管理によく使われるExcelやWordファイルは、共有のたびにメールや別のツールを使う手間がかかります。そこで、「ナレッジ管理ツール」を使えば、業務マニュアルやFAQをツール上で一元管理・共有できるため、社内情報を効率的に活用可能です。
（5）業務にITツールを活用する
ITツールを導入すると、時間がなくても業務改善を達成可能です。
とくに、短期間での業務改善をを目指す場合は、業務で必ず用いる「情報」の管理・共有の効率化から取り組むべきです。たとえば、情報共有ツールを使うと、属人化していたデータが見える化・共有され、時間や場所を問わず社内情報を確認できるようになります。
また、社内の情報がツール内に一元化されるので、情報へのアクセス性も向上します。ただし、検索性が不十分なツールでは、必要な情報を探すのに時間がかかるため、「充実した検索機能が備わっているか」を基準に選びましょう。
【必見】忙しくても業務改善を実現できるITツール
以下では、時間がなくても業務改善を実現できる、おすすめのITツールを紹介します。
時間がなくても業務改善を進めるには、仕事の基盤となる「情報の一元管理」によって管理工数を削減しつつ、蓄積した情報をマニュアル化して共有する仕組みが必要です。そこで、「情報の共有・管理を一元化できるITツール」を導入しましょう。
ただし、アクセス性の低いツールでは、せっかく蓄積した情報を探すのに時間がかかり、次第に活用されなくなってしまいます。そのため、「検索性の高いツール」を選び、必要な情報にすぐアクセスできる環境を整えることが重要です。
結論、業務改善を実現するには、社内情報を簡単に共有・管理でき、高精度の検索機能によって必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」が必須です。
ナレカンでは、「記事」にナレッジや業務マニュアルなどを記録・共有でき、属人化による業務の停滞を防ぎながら情報を有効活用できます。また、ヒット率100％の「キーワード検索」で欲しい情報がすぐに見つかるため、効率的に業務改善を進められるのです。
情報の共有・管理を効率化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
時間がなくても業務改善を達成する方法まとめ
これまで、業務改善に時間が取れない理由や達成する方法について解説しました。
業務改善を達成するには、現場の業務実態を把握し、担当者と現場社員との間で共通認識をもって取り組むことが重要です。そこで、まずは「業務の見える化」や「マニュアルの整備」によって、ナレッジを蓄積・共有・活用できる仕組みを構築しましょう。
ただし、ナレッジが複数箇所に分散していると、必要な情報を探す手間がかかり、次第に活用されなくなるので「情報を一元管理できるツール」を導入すべきです。とくに「検索性に優れたツール」であれば、必要な情報がすぐに見つかり、ナレッジ活用が進みます。
結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理・共有でき、充実した検索機能を備えた「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を活用して、時間がないなかでも社内の業務改善を実現させましょう。
