業務マニュアルを電子化する手順とは？おすすめツールも紹介
昨今、業界・業種問わずにあらゆる企業で業務の電子化が進められていますが、現在でも紙媒体で管理されるものに「マニュアル」が挙げられます。マニュアルは、誰が仕事をしても同様の質でこなさせるために必須のマネジメントアイテムです。
しかし、スマホやパソコンでマニュアルを管理したいと感じていても「やり方が分からない」「通常業務が忙しくて踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務マニュアルを電子化する手順やメリット、デメリットを中心に解説します。
- マニュアルを電子化するべきか迷っている
- マニュアルを電子化する方法が分からない
- 自社に最適なマニュアル管理ツールを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社がマニュアルを電子化すべきなのか判断できるようになり、マニュアルをはじめとした社内情報を効率的に管理する方法も見つかります。
目次
【5ステップ】業務マニュアルを電子化する手順（作り方）とは
以下では、業務マニュアルを電子化する手順を5ステップで解説します。マニュアルを効率的に作成するだけでなく、従業員に活用してもらうことも考慮するのが重要です。
ステップ1｜電子化の目的を明確にする
まずは、電子化の目的を明確にしましょう。
たとえば、電子化の目的には「紙にかかる印刷コストを削減したい」「外出先や現場でもマニュアルを確認したい」「新人教育をオンライン化したい」などが挙げられます。自社が設定した目的に応じて、電子化すべき業務範囲や必要事項などが変わるのです。
以上のように、目的を設定することはマニュアル作成の基盤になるため、手順を飛ばさないようにしましょう。
ステップ2｜電子化する業務マニュアルをピックアップする
次に、電子化の対象となる業務マニュアルをピックアップしましょう。
たとえば、電子化の目的を「印刷コストの削減」とした場合、あらゆる部門に共通で配布されているマニュアルを優先的に回収します。また、「外出先や現場での閲覧」が目的であれば、営業部門や土木部門などで使われているマニュアルが対象です。
以上のように、マニュアルの電子化をピックアップするにあたって、マニュアルを回収して電子化を進める準備を始めます。
ステップ3｜ITツールを選定する
次に、マニュアルを作成・管理・共有するITツールを選定しましょう。
選ぶときには「作成」「管理」「共有」が一箇所で完結するITツールかを重視しましょう。たとえば、「WordやExcelで作成したマニュアルを、クラウドストレージツールで管理し、メールやチャットツールで共有する」という方法では手間がかかります。
そこで、「ナレカン」のようにメッセージ機能も付いたツールを導入すれば、作成・管理したマニュアルの更新情報を直接周知できるので便利です。
ステップ4｜紙のマニュアルを電子化する
次に、紙のマニュアルを電子化しましょう。
紙のマニュアルを電子化する方法は「マニュアルをスキャンする」「マニュアルをテキストに起こす」の2つがあります。通常業務が忙しく時間が割けない場合にはスキャンを、マニュアルの更新が頻繁に起こる場合にはテキストに起こしましょう。
はじめからすべてのマニュアルを電子化するのはハードルが高く、途中で頓挫する可能性が高いので優先度の高いものから取り組みましょう。
ステップ5｜定期的に更新する
最後に、マニュアルは放置せず定期的に更新しましょう。
たとえば、「月に一度、電子マニュアルのヒアリングをする」などのルールを設けると、実務とマニュアルが乖離することを予防できます。実務に合っていないマニュアルを残し続けると新しいメンバーが混乱するだけでなく、業務の質も徐々に悪くなるのです。
また、マニュアルを更新した場合には、対象部署への周知も忘れないようにしましょう。マニュアルごとにメッセージが紐づけられるITツールもあるため、従来のようにメールやチャットツールで大切な情報が流れてしまう心配がありません。
業務マニュアルを電子化する企業に最もおすすめなツール
以下では、マニュアルを電子化する企業に最もおすすめなツールを紹介します。
マニュアルを電子化するには、ITツールを使う方法が最適です。なぜなら、単にマニュアルを写真やPDFデータ化しただけでは、どこに情報があるか分からず、管理しづらいためです。
そこで、「保管したマニュアルのあらゆる情報を簡単に絞り込めるITツール」を使うと、目的の情報にたどり着きやすくなります。ただし、使うのが難しいツールだと結局社員が使いこなせず管理しきれないので、直感的に使えるツールを選ぶべきです。
したがって、電子化したマニュアルを管理するなら、社内の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、保管したマニュアルのデータが、「ヒット率100%の超高精度な検索機能」で簡単に絞り込めます。また、AIによる検索機能もそなわっていて、新人でも欲しい情報が確実に見つけられます。
最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
マニュアルを電子化する5つのメリット
以下では、マニュアルを電子化する5つのメリットをご紹介します。とくに、これまで紙媒体で管理をして不便に感じることがある方は必見です。
（1）時間や場所を問わず作成・閲覧できる
1つ目のメリットは、時間や場所を問わずにマニュアルを確認できることです。
紙のマニュアルは外出先や現場で確認するために、印刷したり写真に保存したりしなければなりません。つまり、外回りが多い営業部門や現場作業に従事する従業員にとっては不便です。
一方、マニュアルを電子化すれば、スマホやタブレットで時間や場所を問わずにチェックできるため形骸化することも防げます。
（2）セキュリティ性が高い
2つ目のメリットは、紙媒体に比べてセキュリティが強いことです。
紙のマニュアルは置きっぱなしにしたり持ち歩いたりするため、紛失や漏洩するリスクがあります。一方、電子化されたマニュアルでは、データがインターネット上の保存場所で管理され、厳格なセキュリティで不正アクセスから守られるのです。
また、電子マニュアルを管理できるツールには、任意のメンバーのみにアクセスを許可する機能があるため、個人情報など機密性の高い情報を扱う場合に重宝します。
（3）コストを削減できる
3つ目のメリットは、電子化することでコストが削減されることです。
電子マニュアルの運用には利用料金などがかかりますが、印刷や製本、配布にかかる経費や人件費、手間を考慮すると、長期的に見てコスト削減になります。
また、ビジネスマンは書類を探すのに1日30分費やしていると言われますが、時給2,000円で働く10人のチームで考えると年間240万円のコストが無駄になっています。一方、電子化した文書は簡単に検索ができるため、大幅な業務改善がされるのです。
（4）検索性が高い
4つ目のメリットは、マニュアルをすぐに探し出せる点です。
紙のマニュアルでは、目的の項目を確認するのにページをめくって探さなければなりません。一方、電子化されたマニュアルであれば、キーワードを入力するだけで該当箇所を検索できるので便利です。
以上のように、マニュアルを電子化すれば面倒な手間がかからないのでストレスもありません。
（5）簡単に管理できる
5つ目のメリットは、マニュアルを簡単に作成したり変更したりできる点です。
電子マニュアルでは箇条書きやサイズ変更、画像の挿入などが簡単にでき、自動で保存されるので余計な工数がかかりません。一方、紙のマニュアルは更新の際に、修正箇所のページを印刷し直さなければならないので面倒です。
そのため、WordやExcelを印刷してマニュアル管理するのではなく、あらゆる社内情報を「ノート」に保存する「ナレカン」のようなノート型ツールを導入して、ストレスなく作成・更新ができるようにすべきだと言えます。
マニュアルを電子化する4つのデメリット
以下では、マニュアルを電子化する4つのデメリットをご紹介します。マニュアルの電子化に前向きな場合、どうすればデメリットを解消できるかという視点で確認しましょう。
（1）端末の準備が必要
1つ目のデメリットは、端末を準備する必要がある点です。
従業員がパソコンやスマホ、タブレットを使える環境でなければ、電子マニュアルを作成する意味がありません。しかし、企業にとって電子マニュアルのために端末を用意するのは、コストがかかり過ぎる可能性があるのです。
一方、スマホであれば個人利用している割合も高いため、小さな画面でもマニュアルをチェックできるツールであれば問題ありません。ただし、私用のスマホを使う場合には、セキュリティが充実しているツールを選びましょう。
（2）電子化に時間がかかる場合がある
2つ目のデメリットは、電子化に時間がかかる場合がある点です。
これまで紙のマニュアルを運用していた企業では、スキャンしたりテキストにしたりする手間がかかります。また、複数部署がそれぞれでマニュアルを管理している場合には、スキャンしたデータを集める作業が発生する場合があるのです。
したがって、マニュアルの電子化に伴ってスケジュールと担当者を決めておくなど、計画的に進めなければなりません。
（3）複数ページを同時に閲覧しにくい
3つ目のデメリットは、複数ページを同時に閲覧しづらいことです。
たとえば、マニュアルの20ページ目で「プリンターでの印刷方法」を紹介し、30ページ目に「プリンターの操作方法」が記載されている場合、複数ページを行き来しなければならない場合があります。関連事項を横断しなければチェックできないのは不便です。
しかし、電子マニュアルは更新が簡単にできる特徴もあるため、不便を感じた場合にはすぐに編集すれば解決します。また、一部ツールには「ページ固有のリンク（URL）」があり、ワンクリックで関連ページを開けるので問題ありません。
（4）勝手に編集されてしまう恐れがある
3つ目のデメリットは、勝手に編集されてしまう恐れがあることです。
電子化には情報漏洩を防げるメリットがあるものの、従業員が誤ってマニュアルを編集するミスが起こりえます。紙のマニュアルであれば勝手に書き換えられることがありませんが、電子マニュアルは簡単に編集できることが裏目に出るのです。
しかし、一部のITツールには「編集できる権限を付与する機能」があるので、勝手に編集されてしまう問題は解消します。
（5）使いこなせない恐れがある
5つ目のデメリットは、電子マニュアルを使いこなせない場合がある点です。
電子マニュアルを管理するITツールが多機能では、ITに詳しくない従業員が使いこなせないので意味がありません。たとえば、「どこに保存してあるか直感的に分からない」となれば次第にマニュアルを使わなくなり、業務が属人化していく可能性があります。
そのため、ITに慣れている従業員に合わせるのではなく、誰でも簡単に使えるかを選定基準にしましょう。たとえば、「ナレカン」のように、操作画面がシンプルなつくりのツールが最適です。
電子マニュアルの作り方やメリット、デメリットまとめ
ここまで、電子マニュアルの作り方やメリット、デメリットを中心にご紹介しました。
マニュアルを電子化すれば印刷コストが削減されたり、スマホからアクセスしたりできるので便利です。しかし、電子化したマニュアルがすぐに見つからなければ、業務を進めるうえでストレスが生まれてしまいます。
そのため、企業ごとに運用方法を提案してくれるような「サポート体制」が備わったツールであれば、企業の悩みや不安を解消したうえで運用を開始できるのでおすすめです。
つまり、電子化したマニュアル管理には、手厚いサポートで円滑に運用できるツール「ナレカン」が最適と言えます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、社内のマニュアル管理を成功させましょう。
