ナレッジマネジメント
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情報管理に使える多機能なITツールとして、ノートアプリの「Evernote（エバーノート）」は広く用いられています。一方で、Evernoteは社内情報だけでなく、名刺をチームで管理・共有する機能も備えているのです。 とはいえ、「Evernoteを使ってどのように大量の名刺を管理するのか、具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Evernoteを活用した名刺管理の方法や注意点をご紹介します。 Evernoteで名刺管理する方法を知りたい Evernoteで名刺管理をするのが効果的なのか分からない Evernoteよりも簡単に名刺や関連情報を管理・共有できるツールが欲しい という方はこの記事を参考にすると、Evernoteを使って名刺管理をする具体的な方法がわかり、名刺管理の煩雑さを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Evernoteを使った名刺の管理方法3選1.1 （1）名刺のスキャン1.2 （2）共有設定1.3 （3）他ツールとの連携2 【プラン別】Evernoteの名刺管理に役立つ機能3 Evernoteで名刺管理するときの3つの注意点3.1 （1）無料プランは制限が多い3.2 （2）チーム利用には特別なプランが必要3.3 （3）スキャンアプリの評判にばらつきがある4 Evernoteよりも簡単にチームでの名刺管理ができるITツール4.1 誰でも簡単にあらゆる情報を管理できる「ナレカン」4.2 ナレカンを使った名刺管理の例5 Evernoteを活用した名刺管理の方法まとめ Evernoteを使った名刺の管理方法3選 ここでは、Evernoteを使った名刺の管理方法を解説します。Evernoteを利用している企業では、以下の方法で名刺管理を効率化できるのです。 （1）名刺のスキャン Evernoteに備わっているOCR（写真データの文字認識機能）を活用すると、「名刺をはじめとした、文書の文字データ」をスキャンできます。名刺の読み取りは、以下の2つの方法でおこないましょう。 スマートフォン Evernoteのスマホ版アプリを起動してカメラを名刺の上にかざすと、書かれている文字を自動でデータ化できます。 スキャナ スキャナを使うと、溜まった名刺を一度に取り込み、画像として鮮明にデータ化できます。両面名刺を高速でデータ化できる点が便利ですが、Evernote以外のスキャナ用アプリを入れたり、筐体を購入したりする必要があります。 以上の方法を用いると、手作業で文字情報を入力せずに、名刺の情報をそのままEvernoteの「ノート」に保管できるのです。 （2）共有設定 「ノートに保管した名刺データ」をメンバーと共有することで、ビジネスチャンスの幅が広がります。 また、名刺データを保管した「ノート」を他のユーザーと共有するには、以下の3つの方法があります。 「共有用リンク」を有効にしてリンクを送る ユーザーをノートに招待する ノートのコピーをメールで送信する ユーザーをノートに招待すれば、ユーザーに「閲覧・編集・他ユーザーを招待」のいずれかの権限を付与できます。 一方で、共有用リンクから飛んできたユーザーは「閲覧」しかできません。しかし、リンクを踏んだ人は誰でも該当の名刺を見られるので、共有用リンクを有効にするときはセキュリティに注意しましょう。 （3）他ツールとの連携 以下で紹介するツールとEvernoteを連携すれば、より効率的に名刺を管理できるようになります。 LinkedIn 引用：LinkedInの公式サイト 世界最大級のビジネス特化型SNSであるLinkedInと連携すると、名刺を交換した相手とすぐにつながれます。 Evernoteに取り込んだ名刺のメールアドレスと一致するLinkedInアカウントがあると、「相手の顔写真やLinkedInのURL」など、プロフィール情報が自動的に名刺のノートに登録されるのです。そのため、ビジネスで得られた人脈の可視化が容易になります。 LinkedInを使うと名刺管理を通して人脈を可視化できるだけでなく、先方からも存在を認識してもらいやすくなるので、Evernoteを用いた名刺管理におすすめのサービスです。 ScanSnap Cloud 引用：ScanSnap Cloudの公式サイト ScanSnap Cloudは、「ScanSnap」シリーズのスキャナを利用している人が使えるクラウドサービスです。ScanSnap CloudとEvernoteを連携すれば、スキャンしたデータがテーマごとに分類されて、直接Evernoteに保存されます。 具体的な手順として、まずは、ソフトウェア「ScanSnap Home」をインストールします。次に、ScanSnap側でEvernoteとの連携を設定すると、スキャナから読み取ったデータをEvernoteのノートに振り分けて保存できるのです。 名刺をスキャンすると自動で「名刺」のノートに分類される点は便利ですが、そもそもScanSnapのスキャナがないと利用できない点には注意が必要です。 Evernote Scannable 引用：Evernote ScannableのApp Storeページ Evernote Scannableはスマートフォン用に作られた、Evernote公式のスキャンアプリです。 アプリをインストールして書類（名刺）を撮影すると、向きや明るさを自動で調整して、PDFまたは画像ファイルとしてEvernoteに直接保存できます。 ただし、Evernote ScannableはiOSのみ利用が可能です。また、口コミには「その場で撮影した写真は向きや色が最適化されるが、撮影済みの書類をあとから補正することはできない」という意見があり、使い方をよく検討する必要があります。（参考：ITreview） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【プラン別】Evernoteの名刺管理に役立つ機能 以下は、名刺管理に役立つ機能をEvernoteの各プランごとに比較した表です。 Free Personal Professional Teams ノート 50 150,000 150,000 500,000 ノートブック 1 2,000 2,000 10,000 最大ノートサイズ 25MB 200MB 200MB 200MB 月間アップロード 60MB 10GB 20GB 20GB + 2GB/ユーザー 画像の添付 ○ ○ ○ ○ 画像の文字起こし ○ ○ ○ ○ 名刺のデジタル化 × ○ ○ ○ LinkedInとの連携 ○ ○ ○ ○ ScanSnap Cloudとの連携 ○ ○ ○ ○ Evernote Scannableとの連携 ○ ○ ○ ○ 以上が、Evernoteのプランごとの違いです。作成できるノート数や月間アップロード容量の上限に大きな差があるため、導入前に必ず確認しておきましょう。 参照：Evernote｜プランの比較 参照：Evernoteを使った名刺管理術〜設定から便利な利用方法まで〜 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Evernoteで名刺管理するときの3つの注意点 以下では、Evernoteで名刺管理をする際の3つの注意点を解説します。Evernoteで名刺管理をする前に、以下の課題を確認しましょう。 （1）無料プランは制限が多い Evernoteの無料プランには、名刺管理を行ううえで不自由な制限があります。 利用できるノート数が少ない Evernoteの無料プランでは、利用できるノート数が50個までに限定されています。そのため、1つのノートに名刺と関連情報をまとめた場合、50人分の名刺情報しかまとめられないのです。 名刺のデジタル化ができない Evernoteの無料プランでは、名刺の画像を元にデータベースを作成する「名刺のデジタル化」が利用できません。そのため、名刺の画像をノートに貼り付けるか、画像から文字起こしした情報をノートに残すことでしか名刺管理が行えません。 月間アップロード容量が少ない ノート数と同様に、月間のアップロード容量にも制限があり、1ヶ月間で60MBまでしかアップロードできません。そのため、名刺の画像データを大量に保存することができないのです。 以上のように、Evernoteの無料プランでは様々な制限のもとで名刺管理をしなければなりません。 （2）チーム利用には特別なプランが必要 Evernoteは基本的に個人向けアプリなので「チームですべての情報を共有する使い方」には適していません。 Evernoteのノートをチームで共有して仕事を進めるには、有料の「EVERNOTE TEAMS」に加入する必要があります。そのため、ユーザー1人あたり月額2,100円のコストがかかる点は留意しなければなりません。 また、「EVERNOTE TEAMS」は個人用アカウントと同じメールアドレスを使用できないため、チームと個人のアカウントを切り替えながら作業する必要がある点にも注意が必要です。 以上のように、Evernoteを使ってチームで名刺共有するには有料プランを選ぶ必要があり、使い方が複雑になる可能性があります。 （3）スキャンアプリの評判にばらつきがある Evernoteのスキャン専用スマホアプリ「Evernote Scannable」は、利用ユーザーによって評価に違いがあります。 オペレーターがチェックするサービスと比較すると、Evernote ScannableはOCRのみによる読み取りなので、スキャンの精度にばらつきがあります。 例えば、口コミには「読み取り精度が高いとは言えず、修正が必要になる」という意見が見られます。（参考：SaaSLOG） また、Evernote Scannableの「自動撮影機能」は両面名刺に対応していないので、名刺の裏側の画像は自身で追加する手間がかかります。このように、Evernote Scannableにはユーザーが不便に感じる点もあることを考慮しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Evernoteよりも簡単にチームでの名刺管理ができるITツール 以下では、Evernoteよりも簡単に、チームで名刺管理ができるツールをご紹介します。 Evernoteを使えば、名刺をデータ化して管理できます。しかし、Evernoteはあくまで「個人向け」のツールなので、取り込んだ名刺データを全社で活用するには”より情報共有に適したツール”が必要なのです。 とくに、大企業ではさまざまな場面で名刺交換が行われるので、社内で共有しきれていないケースが少なくありません。そこで、「名刺を含む、顧客情報を一元化できる」アプリを使って、顧客情報を一元化する必要があるのです。 結論、自社が導入すべきなのは、簡単に顧客やビジネスパートナーの情報を管理でき、すぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に名刺データのほか、商談記録などの関連情報もまとめて記録しておけば、任意の社員と共有できるのでビジネスチャンスの獲得につながるのです。また、AIを活用した「自然言語検索」によって、目当ての情報に即座にたどり着けます。 誰でも簡単にあらゆる情報を管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った名刺管理の例 画像・ファイルの添付 テキストとともに画像やファイルを残すことができます。名刺管理の場合、名刺の写真とともに顧客情報を管理できるのです。 テンプレート機能 前もってテンプレートを設定しておけば、わずかな操作で呼び出せます。新たな名刺情報を追加するたびに、項目をゼロから入力する必要がありません。 商談記録とセットで管理すれば、顧客情報の管理が簡単になります。ナレカンを使って名刺を一括管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Evernoteを活用した名刺管理の方法まとめ これまで、Evernoteを活用した名刺管理の方法や、注意点を中心にご紹介しました。 Evernoteは、ScanSnapやEvernote Scannableと連携すれば、紙の名刺をスムーズにデータ化できます。しかし、Evernoteは個人向けアプリとして開発されており、チームで情報共有・管理するのに苦労する可能性があります。 そのため、「名刺だけでなく、関連する商談記録や対話メモ」まで、まとめて共有・管理できるツールが必要です。ただし、多機能なツールを導入するとITに詳しくない社員が使いこなせないので、「機能に過不足がないシンプルな情報共有ツール」が求められます。 したがって、「名刺」と「その他の情報」を顧客ごとにまとめられて、誰もが必要な情報にアクセスできるツール『ナレカン』が必須です。また、すでにEvernoteで保管している情報も、簡単にナレカンにインポートできるので、顧客情報をそのまま引き継げます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、チームで名刺情報を有効活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

顧客とのやり取りで交換した名刺は、個人情報であることはもちろん、企業の情報資産として活用できるので、適切に管理する必要があります。そのため、Excelに名刺情報を反映させ、データ管理している企業も少なくありません。 しかし、なかには「Excelで名刺管理したいが、適切な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelを活用した名刺管理の方法や役立つテンプレート4選を中心にご紹介します。 名刺をデータ化して、エクセル上にまとめる方法を教えてほしい テンプレートを活用して、名刺管理を効率化したい エクセルよりも簡単かつ安全に名刺管理できる方法があれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、Excelを活用した名刺管理方法だけでなく、名刺を含めた顧客情報を効率的に管理する方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 名刺の管理が重要である理由2 自作のExcelで名刺管理する方法2.1 ステップ1｜項目を入力する2.2 ステップ2｜関数を活用する2.3 ステップ3｜パスワードを設定する3 ＜無料あり＞名刺管理におすすめのテンプレート4選3.1 【楽しもうOffice】Microsoftが提供するテンプレート3.2 【業務用テンプレート】所属情報をシンプルに管理できるテンプレート3.3 【[文書]テンプレート】顧客情報をリスト化できるテンプレート3.4 【Excel Form】入力フォームから登録できるテンプレート4 Excelで名刺管理するメリット・デメリット4.1 Excelで名刺管理するメリット4.2 Excelで名刺管理するデメリット5 名刺をデータ化！Excel以外の名刺管理方法5.1 スプレッドシート5.2 情報管理ツール6 【脱Excel】最も簡単かつ安全に名刺管理できるツール6.1 エクセルよりも簡単に名刺管理できるツール「ナレカン」6.2 工数削減！ナレカンで名刺管理するメリット6.3 ＜比較表＞簡単かつ安全に名刺管理できる情報管理ツール3選7 Excelを活用した名刺管理の方法まとめ 名刺の管理が重要である理由 名刺管理が重要な理由として、「セキュリティリスクを軽減するため」「情報資産として活用するため」といった点が挙げられます。 名刺には個人の企業名や連絡先が記載されるので、適切に管理して、紛失や外部への漏えいを防ぐ必要があります。また、訪問履歴や商談記録の顧客情報を名刺に紐づけて管理しておけば、今後の業務に役立つ情報資産となるのです。 さらに、名刺を一元管理し、社内で共有しておけば「誰と誰が接点を持っているか」が分かります。その結果、人脈を広げたり商談につながったりと、ビジネス機会の見落としを防げるのです。 このように、名刺は企業にとって大切な情報資産となるので、適切に管理・共有できる仕組みを社内に構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自作のExcelで名刺管理する方法 ここでは、Excelで自作の名刺管理表を作成する方法を解説します。以下の手順を踏まえると、下記画像のように名刺をリスト化できるので必見です。 ステップ1｜項目を入力する はじめに、Excelで名刺を管理するときに記入すべき項目を入力します。 企業名/法人名 所属部署 役職 氏名 連絡先 企業URL 交換日 備考 上記の項目のほかにも、自社の用途に合わせて適宜項目を追加しましょう。また、「備考欄」には、補足事項やその後のやりとりなどを追記していき、顧客情報を一元管理すると業務に活用しやすいです。 ステップ2｜関数を活用する 次に、名刺情報の入力や確認に便利な関数をセルに埋め込みましょう。以下では、名刺管理を効率化する主な関数を2つ紹介します。 PHONETIC関数（自動的にふりがなを反映してくれる関数） PHONETIC関数を使えば、企業名や氏名を入力したときに、自動でふりがなが入力される仕様にできます。手順は、ふりがなを記載したいセルに上図の数式を入れ、青背景の箇所に反映させたい対象のセルを入れるだけで完了です。 COUNTIF関数（情報の重複をチェックする関数） COUNTIF関数を使うと、各社員が回収した名刺を収集したときに、情報が重複する事態を防げます。 手順として、上図のように「=COUNTIF」と入力したら、検索範囲を指定して、検索をかけたいセルを入れれば完了です。なお、「$」で挟むと「A4~A20の検索範囲を固定する」という指示になります。 ステップ3｜パスワードを設定する 最後に、Excelファイルにパスワードを設定して、セキュリティを強化しましょう。 パスワードは、「ファイル」タブの[名前を付けて保存] > [参照] > [ツール] > [全般オプション]から設定できます。 このように、Excelではファイルにパスワードを設定することで、外部に顧客情報が漏えいするリスクを軽減できます。ただし、万が一パスワードを忘れてしまうと、ファイルを開けなくなるので注意しましょう。 また、パスワード自体が流出してしまえば、外部のユーザーでも簡単にファイルを閲覧できてしまいます。したがって、より強固なセキュリティで名刺を管理したい方は、”2段階認証設定”や”細かな権限設定”ができる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞名刺管理におすすめのテンプレート4選 以下では、Excel用の名刺管理テンプレートを4選をご紹介します。テンプレートを使うと、関数やマクロの知識がない方でも、手軽に管理表を作れます。 【楽しもうOffice】Microsoftが提供するテンプレート こちらは、Microsoft社が提供する名刺管理表のテンプレートです。 各項目にフィルター機能があるので、必要な情報を簡単に検索できます。また、ファイルをダウンロードすると使用方法が書かれたシートがあるので、Excelを使い慣れない方でも安心です。 「Microsoftが提供するテンプレート」の詳細はこちら 【業務用テンプレート】所属情報をシンプルに管理できるテンプレート こちらは、「業務用テンプレート」が提供する名刺管理表のテンプレートです。 名刺管理に必要な項目が過不足なく揃った、シンプルなデザインとなっています。また、「会社名」が先頭にあるため、名刺を所属ごとに管理できます。 「所属情報をシンプルに管理できるテンプレート」の詳細はこちら 【[文書]テンプレート】顧客情報をリスト化できるテンプレート こちらは、「[文書]テンプレート」が提供する名刺管理表のテンプレートです。 メールアドレスや電話番号、FAX番号の顧客情報を詳細に管理できます。「氏名フリガナ」や「会社名フリガナ」など入力する項目が多い代わりに、フィルター機能を用いた並び替えや検索がスムーズです。 「顧客情報を細かく管理できるテンプレート」の詳細はこちら 【Excel Form】入力フォームから登録できるテンプレート こちらは、「Excel Form」が提供する名刺管理表のテンプレートです。 入力フォームに任意の項目を入力するだけで、簡単に名刺管理表を作成できます。また、項目ごとに並び替えて出力する機能があるため、必要な情報をすぐに取り出せるのです。 「入力フォームから登録できるテンプレート」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで名刺管理するメリット・デメリット ここでは、Excelで名刺管理するメリット・デメリットを解説します。Excelで名刺管理したい方は、メリット・デメリットの両者を踏まえたうえで利用しましょう。 Excelで名刺管理するメリット Excelで名刺管理するメリットとして、以下の2点が挙げられます。 導入のハードルが低い Excelは多くの企業で既に利用されているツールなので、導入時の初期費用や利用料金、操作を覚えるための教育コストがかかりません。そのため、導入のハードルが低く、すぐに運用に乗せられるのです。 カスタマイズ性が高い Excelでは、豊富な無料テンプレートを使用できるほか、関数やマクロを活用したり、図や表を挿入したりして自由にカスタマイズ可能です。それゆえ、自社の用途に合った最適な名刺管理表を作れます。 このように、Excelはコストを抑えながら、手軽に名刺管理できる点がメリットです。 Excelで名刺管理するデメリット Excelで名刺管理するデメリットとして、以下の4点が挙げられます。 情報漏えいのリスクがある ExcelファイルをPCやUSBで保存すると、破損や紛失によって情報が漏れるリスクがあります。また、近年では設定されたパスワードを解析するソフトもあるので、パスワードだけでなくセキュリティソフトを用意するといった対策も必要です。 属人化しやすい Excelでは、関数やマクロで入力作業を効率化できますが、専門知識が求められるため作業が属人化しやすいです。それゆえ、担当者が異動や退職した場合に、引き継ぎが上手くいかず、従来通りの管理が難しくなる恐れがあります。 動作が重くなりやすい 大量のデータをExcelに入力すると、動作が重くなる可能性があります。そのため、多くの名刺を管理したい場合は、高スペックのPCを用意したり、月ごとにファイルを分けたりする工夫が必要です。 検索性が低い Excelは検索性が低く、目的の情報を見つけるために、都度ファイルを開かなければならないため面倒です。そこで、「ナレカン」のような検索性に優れたツールを使って、簡単に目的の名刺情報にたどりつけるようにしましょう。 以上のように、Excelはメリットだけでなく、デメリットも多く挙げられます。とくに、多くのクライアントを抱える企業の場合は、Excelではなく、「セキュリティが万全で、情報へのアクセス性が高いツール」で管理すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 名刺をデータ化！Excel以外の名刺管理方法 ここでは、Excel以外のツールを用いた名刺管理方法をご紹介します。Excelの名刺管理に不安を感じる方は、以下の方法も検討しましょう。 スプレッドシート 1つ目の代替案として、スプレッドシートが挙げられます。 スプレッドシートは、Googleが無料で提供しているクラウドサービスの一つです。Googleアカウントがあれば無料で利用でき、複数人での同時編集が可能なほか、編集内容が自動で保存されるメリットもあります。 ただし、スプレッドシートには、オフライン状態ではファイルの編集・閲覧ができないというデメリットがあります。そのため、スプレッドシートを利用するときは、事前にインターネット環境の有無を確認する必要があるのです。 情報管理ツール 2つ目の代替案として、情報管理ツールが有効です。 情報管理ツールとは、社内のあらゆる情報を「ナレッジ」として蓄積し、場所や時間に依らず閲覧できるツールです。そのため、「名刺」だけでなく「名刺に紐付く関連情報」も一か所にまとめられます。 たとえば、社内のあらゆる情報を一元管理できる情報管理ツール「ナレカン」であれば、膨大な量の名刺や顧客情報を見やすく整理できます。また、スマホでの利用にも最適化されているため、PCが開けない外出先でも手軽に名刺情報を閲覧可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【脱Excel】最も簡単かつ安全に名刺管理できるツール 以下では、最も簡単かつ安全に名刺管理できるツールをご紹介します。 Excelで名刺管理すると、関数やマクロ機能で入力操作を効率化できる一方、「ファイルを開く手間が生じる」「検索性が悪い」といったデメリットがあります。加えて、そもそも名刺に記載されている情報を、エクセルに書き写していかなけばならず面倒です。 そのため、名刺管理にはExcelではなく「名刺を簡単にデータ化でき、情報へのアクセス性に優れたツール」を使いましょう。ただし、名刺には顧客や取引先の個人情報が含まれるので、「セキュリティが万全か」も重視すべきです。 結論、自社の名刺管理に最適なのは、エクセルのように無駄な工数がかからず、顧客情報にすばやくアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、画像内の文章を絞り込んで情報を探せるので、スマホで撮影した名刺さえ張り付ければ、表を自作したり情報を書き写したりする手間がかかりません。また、情報セキュリティの国際規格認証を取得しているため、顧客情報を安全に管理できるのです。 エクセルよりも簡単に名刺管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 工数削減！ナレカンで名刺管理するメリット 以下は、ナレカンで名刺管理をする例です。 ナレカンは、「画像内検索」が可能なので、大量にある顧客の名刺データから目的の情報を探し出せます。また、名刺の交換日や商談記録などの情報もまとめて残せるため、すぐに取引先との状況を把握できるのです。 ＜比較表＞簡単かつ安全に名刺管理できる情報管理ツール3選 ここでは、簡単かつ安全に名刺管理できるおすすめの情報管理ツール「ナレカン」「Stock」「Eight」を表にして、比較していきます。 ナレカン Stock Eight 特徴 名刺ごとに顧客情報を残せる情報管理ツール 顧客とのやり取りを社内で共有できるツール 名刺情報を一元管理できる情報管理ツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 セキュリティ機能 【〇】 【〇】 【〇】 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 フォルダ管理機能 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人での利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 年間でしか契約できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは18,000円/月～（年間契約） 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Eight」の詳細はこちら アプリによって機能や特徴が異なるので、「顧客情報を残してどのように活用したいか」を軸に比較して、自社とマッチするアプリを選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelを活用した名刺管理の方法まとめ これまで、Excelを活用した名刺管理の方法やテンプレート4選を中心にご紹介しました。 名刺管理にExcelを活用するには、自社の運用に合うようにカスタマイズした管理表を自作するか、テンプレートを使う方法があります。しかし、いずれのケースでも情報漏れやデータの改ざんリスク、検索速度の低さなどのデメリットが伴うのです。 したがって、名刺を安全かつ効率的に管理するには、Excelではなく「セキュリティが強固で、検索性にも優れたツール」を使いましょう。ただし、名刺管理だけでの活用は費用対効果が低いので、名刺情報に加えて”商談記録”などもまとめて管理できると便利です。 結論、名刺を含めた顧客情報の管理には、名刺（画像）と商談記録（テキスト）を一元管理でき、検索性に優れたシンプルなツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、名刺管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

営業活動において名刺交換は必須であるため、名刺が大量に溜まってしまうことがよくあります。しかし、顧客情報である名刺は適切に管理しなければなりません。 そこで、注目されているのが名刺をデータで一元管理できる「名刺管理アプリ・ソフト」です。とはいえ、名刺管理ソフトにもさまざまな種類があるため、選定に悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、名刺管理におすすめのアプリ・ソフトと3つの選定ポイントをご紹介します。 名刺管理ソフトを導入して、溜まった名刺を一元管理したい 名刺に付随する顧客情報まで、簡単に残せるソフトを使いたい 目的の名刺を探す手間を省きたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、営業活動を最適化する名刺管理アプリを導入できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 名刺管理アプリ・ソフトとは1.1 名刺管理アプリ・ソフトの特徴1.2 名刺管理アプリ・ソフトの基本機能2 名刺管理アプリ・ソフトを導入する3つのメリット2.1 （1）ビジネスチャンスを広げられる2.2 （2）名刺の管理・検索が簡単になる2.3 （3）スマートフォンからもアクセスできる3 名刺管理アプリ・ソフトの選定ポイント3選3.1 （1）名刺の情報を正しく管理できるか3.2 （2）既存のデータをスムーズに移行できるか3.3 （3）マルチデバイス対応か4 【無料あり】おすすめの法人向け名刺管理ソフト6選4.1 【ナレカン】管理した名刺をすぐに見つけられるソフト4.2 【Stock】もっとも簡単に名刺の共有・管理ができるソフト4.3 【Sansan】顧客情報を分析できるクラウド名刺管理サービス4.4 【ホットプロファイル】営業力を強くする名刺管理ソフト4.5 【my Bridge】無料で使える名刺管理アプリ4.6 【Knowledge Suite】名刺データを営業情報と紐づけられるツール5 無料から使える名刺管理ソフト比較表6 おすすめの名刺管理ソフト6選まとめ 名刺管理アプリ・ソフトとは はじめに、名刺管理アプリ・ソフトの特徴と基本機能についてご紹介します。アナログな方法で名刺を管理している方は必見です。 名刺管理アプリ・ソフトの特徴 名刺管理アプリ・ソフトは、「スキャナーやスマートフォンなどで名刺を取り込んでデータ化し、組織全体で一元管理するツール」です。 名刺を一元管理することで、全社で名刺情報のアクセスが容易になり、情報を任意のメンバーと共有可能になります。また、「個人向け」と「法人向け」のものがありますが、個人向けのソフトは法人向けよりも導入コストが低い代わりに機能が乏しいです。 そのため、個人向けのソフトを企業で運用するのには適していません。名刺管理によって社内で効率的に顧客情報を管理したいときは、法人向けの名刺管理アプリを導入しましょう。 名刺管理アプリ・ソフトの基本機能 名刺管理アプリ・ソフトの主な機能としては、以下の4つが挙げられます。 名刺情報の取り込み 紙の名刺をスマホのカメラ・スキャナーで読み込んで、名刺データをアプリ・ソフト内に格納する。 名寄せ機能 名刺情報が重複している場合に、社名や氏名、電話番号を基に名寄せし、自動的に1つにまとめる。 検索機能 ソフト内に取り込んだ名刺情報を組織や部署を横断して検索し、目的の名刺を見つける。 他システムとの連携 CSVでデータを取り込んで出力したり、顧客管理ツールなどと連携してデータを反映させたりする。 以上のように、名刺管理アプリ・ソフトには名刺情報を効率的に活用するための機能が搭載されています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 名刺管理アプリ・ソフトを導入する3つのメリット 名刺管理アプリ・ソフトを導入するメリットを3つご紹介します。アプリを効果的に使用するためにも、まずは、どのようなメリットがあるのか把握しておきましょう。 （1）ビジネスチャンスを広げられる 名刺の情報をデジタル化すれば、ビジネスチャンスの拡大が期待できます。 各営業マンが所持している名刺情報を共有すれば、属人化を防ぐことができ、新しいビジネスにつながる機会が広がります。また、名刺情報とともに商談内容なども記録しておけば、仮に担当を引き継ぐことになった場合もスムーズな対応が可能です。 そのため、名刺管理ソフトを活用すれば、部署跨いで情報を共有できるうえに、簡単に顧客情報を引き継げるのです。 （2）名刺の管理・検索が簡単になる 名刺管理ソフトは、名刺を読みこむだけで情報を一元管理でき、検索が簡単になります。 紙の場合、膨大な名刺の中から必要な名刺を探し出したり、手動で並び替えをして整理したりする必要があり、非効率的です。それに比べ、名刺管理ソフトを導入すれば、自動で名刺情報の整理をしてくれるうえ、探し出す手間を大幅に削減できます。 たとえば、「ナレカン」のような「画像内検索機能」が備わっているアプリであれば、取り込んだ名刺画像に載っているテキストまで検索できるので、探したい名刺がすぐに見つかります。 （3）スマートフォンからもアクセスできる 名刺管理ソフトはスマートフォンからもアクセスできるため、外出先でも名刺情報の登録や閲覧が可能です。 そのため、急な営業先への訪問や連絡が必要なときでも、難なく対処できます。また、交換した名刺をすぐにソフトへ登録することで、名刺紛失のリスクや情報漏洩などの危険を回避できるのです。 よって、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能な名刺管理アプリは、外回りや出張、取引先を訪問することが多い営業活動において非常に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 名刺管理アプリ・ソフトの選定ポイント3選 ここでは、名刺管理アプリ・ソフトの3つの選定ポイントを解説します。効率的な名刺管理ができている企業は、以下のポイントを押さえて自社に最適なツールを運用しているのです。 （1）名刺の情報を正しく管理できるか 名刺の情報を正しく管理できることは、アプリを選定するうえで大前提です。 名刺を読み込むときのスキャン精度が低ければ、名刺の情報が正常にテキスト化・画像化されず、修正を加える必要が生まれます。また、保管できる名刺の量に制限があると、紙の名刺を残さなければならず、一元的な管理が実現しません。 さらに、名刺に付随する顧客情報も社内で適切に管理・共有できなければ、営業活動を組織で協力して取り組めなくなります。このように「名刺に関わる情報を正しく管理できるアプリ」でなければ、名刺管理ソフトの導入目的が達成されないので注意しましょう。 （2）既存のデータをスムーズに移行できるか 社内の既存データをスムーズに移行できるかは、新しくアプリを導入するうえで重要なポイントです。 社内では、名刺と名刺に付随する重要な顧客情報を多く取り扱っています。そのため、名刺管理アプリ・ソフトを導入するときに、社内の既存の名刺データを移行するのは非常に大変で面倒です。 そのため、名刺管理ソフトは「ナレカン」のような既存データの移行支援をしているアプリを導入して、データ移行の負担をなくしてスムーズに運用に乗せましょう。 （3）マルチデバイス対応か 効率的な名刺管理には、マルチデバイス対応のアプリを導入する必要もあります。 PCだけではなく、スマートフォンなどにも対応していなければ、外出先の営業社員が名刺を受け取っても、その都度帰社してデータを入力する手間が生じます。また、マルチデバイス対応でも簡単に操作できなければ、対応が後回しにされて、結果入力されない事態に陥りかねません。 したがって、マルチデバイスに対応しており、かつ操作が簡単な名刺管理ソフトで、素早く名刺情報をデータ化すべきです。ただし、社外では情報漏えいのリスクも生まれるので、名刺管理のルールを設けるなどしてセキュリティ対策を徹底しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめの法人向け名刺管理ソフト6選 以下では、マルチデバイス対応の法人向けおすすめ名刺管理ソフト6選をご紹介します。 名刺管理ソフトを導入するときは、名刺のほか付随する顧客情報も正しく共有・管理できるツールでなければ、営業活動に有効活用できません。そのため、名刺の情報だけではなく、顧客折衝のプロセスも同時に管理し、最適なアプローチをかけましょう。 したがって、「名刺と名刺に関わる情報をまとめて管理できるソフト」を導入しましょう。加えて、検索性に優れているツールであれば、目的の名刺をすぐに見つけられるので、名刺を探す手間がかかりません。 結論、自社の名刺管理には、名刺に関わる情報をまとめて管理し、すぐに見つけられるソフト「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、名刺画像とともに表やテキストを用いて名刺に関わる顧客情報を残せるうえに、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、超高精度の検索機能では「画像内検索」も可能なので、目的の名刺をすぐに探し出せるのです。 【ナレカン】管理した名刺をすぐに見つけられるソフト 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】もっとも簡単に名刺の共有・管理ができるソフト Stockは、最も簡単に名刺の共有・管理ができるアプリです。 「Stock」では、「ノート」に名刺画像や対応プロセスを残しつつ、任意のメンバーとの共有も容易です。そして、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を活用すると、ほかの顧客テーマと混ざらずにタスク管理や相談もできます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Sansan】顧客情報を分析できるクラウド名刺管理サービス Sansanの特徴 高い国内シェア 業界シェア率84%を占める知名度の高いツールであり、メガバンクや官公庁などで使われるため信頼度が高いです。 充実な名刺管理機能 人物単位で名刺の情報管理が可能で、名刺交換した相手に関する詳細な情報を確認できます。 Sansanの機能・使用感 万全のセキュリティ対策 センターへの通信はすべて暗号化されており、セキュリティー専門会社による脆弱性診断を実施しているため、安心して利用できます。 Sansanの注意点 費用が比較的高い Sansanは初期費用に加え、「ライセンス費用」や「Sansanスキャナ」などの月額費用を追加で支払う必要があり、ほかのツールと比較して費用が高いです。 検索機能が弱い 利用しているユーザーからは「名刺が少ないうちはいいのですが、たくさんになってくると、検索の仕方を工夫しないと思った名刺がなかなか出てこないです。」という声があります。（参考：ITトレンド） Sansanの料金体系 無料トライアルあり 初期費用：要問合せ 月額費用：要見積もり Sansanの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ホットプロファイル】営業力を強くする名刺管理ソフト ホットプロファイルの特徴 営業部門向けのクラウド名刺管理サービス 顧客に関わる情報は顧客データベースに自動で集約するため、一元管理が可能です。 安心なセキュリティ セキュリティが万全で、横浜銀行や防衛省などの導入実績があるので信頼度も高いです。 ホットプロファイルの機能・使用感 使い勝手が良い 新規開拓から営業支援、名刺管理までひとつに集約されており、複数のシステムを併用する必要がありません。 段階的に機能を追加できる 自社で強化したい機能から始められるため、無駄なコストをかけずに必要な機能だけを選択できます。 ホットプロファイルの注意点 料金体系が不明 ホットプロファイルは料金体系が明らかになっておらず、見積もりが必要です。 ホットプロファイルの料金体系 ホットプロファイルには「Ente」「Sales」「Marketing」の3つのプランがあります。ただし、各プランの詳細は問合せが必要です。 ホットプロファイルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【my Bridge】無料で使える名刺管理アプリ my Bridgeの特徴 シンプルな機能 my Bridgeはスキャンをして名刺の情報を読み取れることはもちろん、管理した名刺の共有もシンプルです。 UI（見た目）が親しみやすい my BridgeはLINE株式会社が提供しており、操作性もチャットツールのLINEと同じく直感的に使えます。 my Bridgeの機能・使用感 社内の名刺を共有できる 社内のメンバー同士で名刺を共有できるため、全ての名刺を一括管理したいという場合に適しています。 オンライン名刺を作成できる オンライン上でURLを送付するだけで、離れた場所にいても簡単に名刺交換ができる点が便利です。 my Bridgeの注意点 データ連携機能が乏しい my Bridgeは他サービスとのデータ連携機能が乏しいので、顧客情報の一元管理が難しいです。 名刺の共有が有料 利用しているユーザーからは「名刺を共有する事が昔は無料だったのですが今は有料になっているのでそこが少し残念ですね。後は写真がうまく撮れないと名刺のふちの認証が甘い。」という声があります。（参考：ITトレンド） my Bridgeの料金体系 ベーシック：0円 プレミアム：990円/ユーザー/月（11人目以降は490円/ユーザー/月） プレミアムプラス：1,490円/ユーザー/月 個人名簿帳については、無料で利用できます。 myBridgeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Knowledge Suite】名刺データを営業情報と紐づけられるツール Knowledge Suiteの特徴 グループウェアとの連携 総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』を利用することで、同社が提供する『GRIDYオンライン名刺』の利用が可能になります。ほかにも社内のSFA（営業支援システム）、グループウェアと連携することで、名刺の情報を活動報告と紐づけられます。 Knowledge Suiteの機能・使用感 ユーザー数が無制限 データの蓄積量に応じて、利用分のみ支払う料金形態のため、アカウント数は無制限で使用できます。 「減らすカスタマイズ」が可能 不必要な機能は非表示にできるため、ビジネスに必要な最低限の機能で運用を開始でき、画面にも必要な機能のみ表示されるため、使いやすいです。 Knowledge Suiteの注意点 モバイルアプリの機能性が低い スマートフォンアプリで従業員の各種申請ができなかったり、プッシュ通知が来なかったりなど機能の制約があります。 カスタマイズ性が低い 利用しているユーザーからは「金額が安価ということもあり、カスタマイズ性は低いです。一度設定した項目を後から修正すると今まで記録されたデータに影響が出てしまったり、削除すると消失してしまうので導入時に熟考してから構築しないと後々後悔することも出てくると思います。」という声があります。（引用：ITreview） Knowledge Suiteの料金体系 無料トライアルあり SFAスタンダード：55,000円/月 SFAプロフェッショナル：85,000円/月 SFAエンタープライズ：155,000円/月 Knowledge Suiteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料から使える名刺管理ソフト比較表 以下は無料から使える名刺管理ソフトの比較表です。それぞれの特徴を比較して、自社に合った使い勝手の良いツールを導入しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Sansan ホットプロファイル my Bridge Knowledge Suite 特徴 管理した名刺をすぐに見つけられるソフト もっとも簡単に名刺管理できるソフト 顧客情報を分析できるクラウド名刺管理ソフト 営業力を強くする名刺管理ソフト 無料で使える名刺管理ソフト 名刺データを営業情報と紐づけられるソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 セキュリティ対策 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 AI検索 【〇】 【×】 【×】 【×】 【×】 【×】 アクセス権の設定 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【✕】※名刺管理に関する権限設定は不可 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 費用が比較的高く、メール機能が弱い ホットプロファイルは料金体系が明らかになっておらず、見積もりが必要 データ連携機能が乏しい モバイルアプリの機能性が低い 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料トライアルあり ・有料プランは問い合わせる必要があります。 ・無料トライアルあり ・有料プランは問い合わせる必要があります。 ・無料プランあり ・有料プランは990円～ ・無料トライアルあり ・有料プランは10,000円～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら Sansanの詳細はこちら ホットプロファイルの詳細はこちら myBridgeの詳細はこちら Knowledge Suiteの詳細はこちら アプリによって機能や特徴が異なるので、導入目的を軸に比較・検討して、自社に適した名刺管理ソフトを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの名刺管理ソフト6選まとめ これまで、おすすめの法人向け名刺管理アプリ・ソフト6選や選定ポイントを中心にご紹介しました。 名刺管理アプリ・ソフトを導入すれば、「顧客情報を簡単に引き継げる」「名刺の管理・検索が簡単になる」などのメリットがあります。ただし、名刺に付随する顧客情報も適切に管理・共有できるアプリでなければ、営業活動に有効活用できません。 加えて、高精度の検索機能を備えたアプリであれば、大量の名刺データの中から目的の名刺をすぐに見つけられるので、名刺を探す手間がかかりません。 結論、名刺管理には、名刺に関わる顧客情報をまとめて管理し、すぐに見つけられるソフト「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、名刺の管理が煩雑化する問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

OutlookとTeamsを連携すると、メールからオンライン会議を設定可能です。設定した会議は、共有の予定表に表示されるので、スケジュール管理がしやすくなります。 しかし、OutlookからTeams 会議を設定したいが「上手く追加できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を中心にご紹介します。 OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を把握したい OutlookでTeams会議が表示されない原因を知りたい Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、OutlookからTeams 会議を設定する方法を把握しつつ、議事録を簡単に作成・管理できる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法1.1 新しい Outlook（デスクトップアプリ/Web版）から設定する方法1.2 クラシック Outlook（デスクトップアプリ）から設定する方法2 OutlookでTeams 会議が表示されない/追加できない原因3 OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法3.1 対処法1｜Teams 会議アドインを復元する3.2 対処法2｜Teams 会議アドインを再度有効にする4 Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法4.1 Teams 会議の内容を残せる「ナレカン」5 OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法まとめ OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法 Teams 会議の設定方法は、Outlookのバージョンによって異なります。以下では、「新しい Outlookから設定する方法」と「クラシック Outlookから設定する方法」の2つをご紹介します。 新しい Outlook（デスクトップアプリ/Web版）から設定する方法 はじめに、画面左の【予定表（Calendar）】をクリックします。予定表が表示されるので、画面左上の【新しいイベント】をクリックしましょう。 新規イベントの作成画面が表示されるので、Teams 会議のトグル（オンとオフを切り替えるボタン）をオンにします。会議の参加メンバーを選択し、会議の詳細を追加しましょう。 【送信】をクリックすれば、会議出席依頼が送信されます。 クラシック Outlook（デスクトップアプリ）から設定する方法 はじめに、【ホーム】＞【新しいEmail】＞【会議】をクリックします。 その後、【Teams 会議】＞【会議のスケジュール】をクリックします。会議の参加メンバーを選択し、会議の詳細を入力しましょう。 【送信】をクリックすれば、会議出席依頼が送信されます。 画像引用：Microsoft サポート＞Outlook から Microsoft Teams 会議をスケジュールする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OutlookでTeams 会議が表示されない/追加できない原因 OutlookでTeams 会議が表示されない原因として、Teamsが無料版である可能性が挙げられます。 Microsoftは、Outlook アドイン（拡張機能）について現在、無料版のTeams 会議の作成をサポートしていないと注意喚起をしています。 そのため、無料版のTeamsを利用している場合、Outlookで新規イベントの作成画面を開いても、以下のようにTeams 会議のトグルが表示されないので、注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法 ここでは、OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法を2つご紹介します。具体的な手順を画像付きで解説しているので、担当者の方は必見です。 対処法1｜Teams 会議アドインを復元する 1つ目は、Teams 会議アドインを復元する方法です。具体的な手順は以下の通りです。 Outlookのデスクトップアプリを開き、【ファイル】＞【COM アドインの管理】をクリックする 「Microsoft Office 用Microsoft Teams会議アドインのオプション」を開き、【このアドインを今後 30 日間監視しない】をクリックする。クリックできない場合は、【常にこのアドインを有効にする】をクリックする 【適用】＞【閉じる】をクリックする 以上の方法で復元できるので参考にしましょう。 対処法2｜Teams 会議アドインを再度有効にする 対処法1で問題が解決しない場合は、Teams 会議アドインを再度有効にします。具体的な手順は以下の通りです。 Outlookのデスクトップアプリを開き、【ファイル】＞【オプション】＞【アドイン】＞【管理】＞【無効なアイテム】＞【移動】をクリックする 「無効なアイテム」の下に【Teams】が表示された場合は、それをクリックし、【有効】をクリックする Outlookを再起動し、アドインが動作しているか確認する 以下は、「無効なアイテム」の下に【Teams】が表示された画面です。 画像引用：Microsoft サポート＞Teams 会議アドインが無効になっているため、Outlook で Teams 会議を作成できない 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法 以下では、Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法をご紹介します。 Teamsで会議をする場合、会議でやりとりした内容や関連資料をまとめておく場所がありません。そのため、あとから会議の内容を振り返りづらい点に注意が必要です。 そこで、ITツールを使って議事録を作成し、Teams 会議の内容を記録・蓄積しましょう。さらに、議事録をはじめ、会議に関する情報を一か所にまとめておけると便利です。 結論、Teams 会議の議事録作成には、あらゆる情報を、ナレッジとしてまとめて管理できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」にテキストを書き込んで議事録を作成しつつ、PowerPointファイルの会議資料も直接添付して管理できます。また、生成AIによってファイルの内容を自動要約できるので、一から書き出さなくてもナレッジとしてまとめておける点が特徴です。 Teams 会議の内容を残せる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法まとめ これまで、OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を中心にご紹介しました。 新しいOutlookでは、“予定表”から、“新しいイベント”としてTeams 会議を設定できます。ただし、無料版のTeamsを利用している場合は、現在Outlookから会議を追加できないので、注意が必要です。 また、Teamsで会議をすると、会議の内容や資料をまとめておく場所がないので、あとから振り返りづらいという問題があります。そこで、ITツールを活用して、Teams 会議の情報を一か所で蓄積・管理しましょう。 したがって、自社が導入すべきは、Teams 会議の内容をはじめとして、あらゆる情報を集約できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、Teams 会議の内容を円滑に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

昨今の企業では、扱う情報量の多さや鮮度を保つ観点から、社内の情報を共有するのに「情報共有アプリ」が欠かせません。一部の情報共有アプリには、共有機能以外の機能が搭載されているものもあるため、上手く運用すれば業務効率を大幅に改善できるのです。 しかし、情報共有アプリを導入したいが「どれが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネス向きのおすすめ情報共有アプリと選定ポイントを中心にご紹介します。 情報共有アプリの種類や選び方を把握したい 機能や口コミを知り、情報共有アプリを比較検討したい 欲しいナレッジに即アクセスできる体制を整えたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な情報共有アプリを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報共有アプリとは1.1 情報共有アプリの3つの種類とは1.2 情報共有アプリのメリットとは2 【無料あり】タイプ別｜仕事におすすめの情報共有アプリ8選2.1 【ナレッジ管理】欲しい情報に即アクセスできるアプリ「ナレカン」2.2 【情報ストック】最も簡単に社内の情報を共有できるアプリ「Stock」2.3 【ファイル共有】2GBまで無料で共有できるアプリ「Dropbox」2.4 【ファイル共有】Googleのファイル共有アプリ「Google Drive」2.5 【チャット】中小企業向けのビジネスチャットアプリ「Chatwork」2.6 【チャット】エンジニア向けビジネスチャットアプリ「Slack」2.7 【プロジェクト管理】カンバン方式のタスク管理アプリ「Trello」2.8 【社内SNS】LINEのように使える社内SNSアプリ「LINE WORKS」3 【比較表】スマホ・PCで使えるビジネス向け情報共有アプリ8選4 失敗しない！情報共有アプリの選定ポイント5選4.1 （1）パソコンとスマホの両方で使えるか4.2 （2）セキュリティは万全か4.3 （3）サポート体制は充実しているか4.4 （4）誰でも簡単に使いこなせるか4.5 （5）あらゆる情報を管理できるか5 【要注意】円滑な情報共有をするためのポイント3選5.1 （1）導入目的を社内に周知させる5.2 （2）情報共有のルールを決める5.3 （3）情報をナレッジとして管理する6 おすすめの情報共有アプリまとめ 情報共有アプリとは ここでは、情報共有アプリの種類やメリットをご紹介します。以下の内容を把握し、情報共有アプリの運用イメージを明確に持ちましょう。 情報共有アプリの3つの種類とは 情報共有アプリとは、社内の情報を一元管理し、共有できるアプリを指し、以下のような種類があります。情報を共有する以外に「フォルダ機能」や「検索機能」、「コメント機能」など、目的に合わせた様々な機能が備わっています。 ナレッジ管理・情報ストックアプリ 業務マニュアルや顧客情報を社内で共有し、知識の偏りを防ぐナレッジ管理アプリです。ファイル管理機能やメッセージ機能も備えており、社内の情報を整理しやすく、一元管理が可能です。 ファイル管理アプリ WordやExcelなどのファイルを共有・蓄積できるファイル管理アプリです。ただし、情報の更新が手間で、更新時に通知がないため、誰がいつ更新したのかがわかりづらく、最新版が不明になることがあります。 チャット・社内SNSアプリ 社内のメンバー同士のやりとりに特化したチャットや社内SNSアプリは、コミュニケーションを活発にします。ただし、情報が流れてしまいやすく、あとで振り返りづらいという欠点もあります。 従来のメールや紙を使った情報共有では、必要な情報が埋もれ、すぐに見つけるのが難しく、複数人での共有も不便です。情報共有アプリを活用すれば、情報の蓄積と共有が簡単になり、結果として業務がスムーズに進みます。 情報共有アプリのメリットとは 情報共有アプリを導入すると、以下のようなメリットを得ることができます。 情報共有がスムーズになる 情報共有に対する心理的なハードルが下がり、手軽に情報を共有できるようになります。たとえば、誰でも簡単にアクセスできるため、必要な情報がすぐに見つかり、情報のやり取りが迅速に進行します。 コミュニケーションが活性化される 一部の情報共有アプリには「メッセージ機能」や「コメント機能」が搭載されており、メンバー同士で手軽に連絡を取り合えます。そのため、情報共有の円滑化につながるのです。 社内の情報をまとめられる 情報共有アプリを使えば、プロジェクトの進捗状況やファイル、メモなど、社内のあらゆる情報を一元的に管理できます。必要なデータが一箇所に集まることで、情報の散逸を防ぎ、誰でも簡単にアクセス可能になります。 メールや無料アプリを使うことも一つの手段ですが、企業で使用する場合は、たとえば「ナレカン」のようなセキュリティ対策やサポート体制が充実した専用の情報共有アプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別｜仕事におすすめの情報共有アプリ8選 以下では、おすすめの情報共有アプリ8選をご紹介します。 ビジネスにおける情報共有アプリを選ぶときに、最も重視すべきは「社内情報を”ナレッジ”として蓄積できるか」です。ナレッジとは、顧客情報や業務マニュアルなどの社内情報資産のことであり、適切に管理・共有することで業務の属人化を防げます。 情報共有の中でもとりわけ、「社内のナレッジが無駄になっている点」に課題感がある場合は、ナレッジ管理に特化したアプリを選ぶと、スムーズに運用できるのです。ただし、ナレッジは「更新・検索しやすい状況で管理」されていなければ、目的の情報が見つかりません。 結論、社内の情報共有をスムーズかつ効果的に実施するには、画像・ファイルを含む情報を蓄積でき、その情報を”Google検索”するように探せる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、直接情報を書き込んだり、メールやチャット上のやりとりを転送したりできるので、社内情報の一元管理に最適です。また、AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように検索が可能なので、共有した情報の中から、必要な情報を簡単に探せます。 【ナレッジ管理】欲しい情報に即アクセスできるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜情報共有に役立つナレカンの検索機能＞ 以下は、ナレカンで「自然言語検索」を使用した画面です。 「ナレカン」では、ヒヤリング後、自社専用の無料トライアルを用意してもらえるので、ぜひ超高精度の検索機能を試してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【情報ストック】最も簡単に社内の情報を共有できるアプリ「Stock」 Stockは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報管理・共有アプリです。 「Stock」の「ノート」に書き込んだ情報は、リアルタイムで共有でき、「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、チャットツールやタスク管理ツールとしても使えるアプリです。また、無料プランもあるため、使い方や予算に合わせた利用が可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】2GBまで無料で共有できるアプリ「Dropbox」 ＜Dropboxの特徴＞ オフライン利用ができる オフライン利用に対応しているので、インターネット環境のない場所でも利用できるのが特徴の一つです。 セキュリティが充実している Dropboxは、「暗号化」や「2段階認証」などビジネス利用に必要なセキュリティ管理機能が充実しているので、安心して利用できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ファイル権限 ファイルを共有するメンバーの制限が可能なので、情報漏えいの防止に役立つと言えます。 フォルダの共有機能 アカウントを持っていないメンバーに対しても、リンクの発行だけでフォルダの共有が可能です。そのため、社外の人ともやり取りしやすいです。 ＜Dropboxの注意点＞ 保存容量が少ない 無料プランでは2GBまでしかファイルを保存できないため、画像や動画を扱う場合、有料プランへの移行を考える必要があります。 権限管理が煩雑 実際に使用するユーザーからは「フォルダーごとの権限管理が煩雑で、UIの改善が期待される」との声が複数あがっています。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】Googleのファイル共有アプリ「Google Drive」 ＜Google Driveの特徴＞ Google製品との親和性が高い Google DriveはGoogleアカウントがあればすぐに利用開始できます。また、スプレッドシートやGmailなど、各種Googleサービスとの連携も可能です。 同時編集ができる 共有相手とリアルタイムでファイルを同時編集することができます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 検索機能が優れている Google Driveでは、「検索オプション」で、項目ごとにフィルタリングをかけて検索したり、PDFや画像ファイル内の文字まで含めてファイルを絞り込んで検索したりすることが可能です。 スキャン機能 書類をスマホのカメラで撮影して、PDF化できます。そのため、紙の資料もデータで保管できるのです。 ＜Google Driveの注意点＞ ファイルを整理しづらい フォルダ内のデータは、タイトル名で昇順/降順に並び替えたり、ピン留め（データを画面上部に固定する機能）したりできないため、見やすく整理しづらいと言えます。 ファイルの場所を探しづらい ユーザーからは「共有をするための場所としては不適任かと思われる。社内の不特定多数が編集できるためかわからないが、ファイルの場所が探しにくいし奥深くのファイルを取ろうとすると重たい」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下の有料プランは、他のアプリも使えるGoogle WorkSpaceの料金となります。 個人向け：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】中小企業向けのビジネスチャットアプリ「Chatwork」 ＜Chatworkの特徴＞ 気軽にコミュニケーションできる Chatworkは、メールに比べて気軽にコミュニケーションをとれるので、社内の情報共有が活発になります。メッセージ、タスク、ファイル管理の機能に特化していることから、複雑な情報管理やワークフローを必要としない中小企業向けと言えます。 既読機能がない 既読機能がないため、チャットアプリにありがちなコミュニケーションストレスを軽減できるのが特徴の一つです。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ タスク管理 タスクの作成・編集ができ、自身のタスクの把握やメンバーへのタスクの依頼が可能です。タスクには期限を設定できますが、リマインダー機能はないため、対応漏れに注意が必要です。 ビデオ通話 チャットに参加しているメンバーと顔を見ながら会話できます。リモートワークや現場での業務が多い職種の方に便利な機能です。 ＜Chatworkの注意点＞ 無料プランでは過去のメッセージが削除される 無料プランでは、直近40日以内のメッセージしか閲覧できません。そのため、案件の情報をやりとりする場合は注意が必要です。 誤送信しやすい Chatwork利用者からは「改行などのキーボード操作がLINEなど他の連絡ツールと異なる（Enterキー直押し）ので、誤って編集途中で送ってしまうミスがある」といった声もあるようです。（引用：ITreview） ＜Chatworkの料金体系＞ フリー：0円 ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い） Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】エンジニア向けビジネスチャットアプリ「Slack」 ＜Slackの特徴＞ 知名度が高い 2013年にアメリカでサービスがスタートしてから、日本でもIT業界を中心に利用者が増え、現在では有名なアプリのひとつになっています。開発ツールとも連携できるため、リモート業務が多いエンジニアからの人気が高いツールです。 カスタマイズ性が高い Slackはカスタマイズ性が高く、botなどのさまざまな機能を利用できます。 ＜Slackの機能・使用感＞ Canvas機能 Canvas機能を使えば上図のように、メッセージ上とは別に情報を書き残しておけます。ただし、フリープランでは、過去90日が経過したファイルは非表示になってしまうので、長期プロジェクトの情報共有には不向きな傾向になります。 AI機能の実装 SlackではAI機能の実装により、チャンネルやメッセージを要約したり、重要な情報をピックアップしたりできるようになります。ただし、別途料金が発生する点に注意しましょう。 ＜Slackの注意点＞ 大切な情報が流れてしまう Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれる一方、次々とメッセージが送られてくるので、あとから見返したい情報が流れてしまいます。 目的の情報を探すのに時間がかかる 利用者からは「検索機能がやや使いにくく感じます。チャンネル内での検索もできるのですが、目的の情報を見つけるのに時間がかかることが多いです」という口コミもあります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ ※Slack AIを利用したい場合は、すべての有料プランに追加で購入する必要があります。 Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【プロジェクト管理】カンバン方式のタスク管理アプリ「Trello」 ＜Trelloの特徴＞ タスクをふせんのように管理できる Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できます。 拡張機能が用意されている 「Power-Up」と呼ばれる拡張機能があり、様々なツールと連携できます。定期的なタスクを自動作成できる「カードの繰り返し」や「カレンダー」など豊富な機能が用意されているため、自由なカスタマイズが可能です。 ＜Trelloの機能・使用感＞ 進捗確認が簡単にできる タスクカードを動かしてステータスを変えられるので、進捗が視覚的に把握できるのが特徴です。 プロジェクト管理に役立つ 有料プランのみ利用可能な機能になりますが、タイムラインやテーブル、カレンダーなどプロジェクトを進める上で便利な機能が多く備わっています。 ＜Trelloの注意点＞ 無料プランでの利用には人数制限がある 無料プランでは、参加できる人数が10人までという制限があるので、社内メンバーの人数によっては有料化が必要です。 他ツールとの連携が不十分 利用ユーザーからは「TeamsやSlackなどのチャットアプリとの連携が不十分。メールで通知されるとやり取りに即時性が欠けてしまう」との声があります。（参考：ITreview） ＜Trelloの料金体系＞ FREE：$0 STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い） PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い） ENTERPRISE：～$17.50 USD/ユーザー/月 5,000ユーザー以上で利用する場合には問い合わせが必要です。 Trelloの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社内SNS】LINEのように使える社内SNSアプリ「LINE WORKS」 ＜LINE WORKSの特徴＞ 機能が多い LINE WORKSには、チャットやカレンダー、フォルダ管理など業務効率化に必要な機能がそろっています。 プライベート向けのLINEと同じように使える プライベート向けのLINEと同じ操作性で、比較的すぐに利用できるのが特徴です。 ＜LINE WORKSの機能・使用感＞ 引用：LINE WORKSの掲示板機能 掲示板機能 掲示板機能を使って全体へ向けた情報共有が可能です。また、特定部署のメンバーだけに共有することもできるので、用途に合わせた使い分けができます。 カレンダー機能 予定を登録しておけば、所属部署に限らず社内の全メンバーがいつ・どこで仕事をしているか可視化できます。PCやスマホからでも確認できる点も便利です。 アンケート機能 既存テンプレートの中から、アンケートを作成できるほか、回答結果は自動集計されます。例として、社内での意見調査や行事の日程調整、災害時の安否確認などに役立ちます。 ＜LINE WORKSの注意点＞ 情報が流れてしまう チャットの特性上、複数人が意見を発信すると情報が流れてしまいます。また、グループチャットの数が増えれば、それに比例してタイムラインの量が多くなり、チャットと同様に過去の情報を遡るのに苦労します。 機能が分かりづらい 利用者からは「グループトークやトークルームの違いや目的が分かりづらいです。ファイルの共有も最初に理解するまでが少し煩雑かもしれません。機能を有効活用できていないようにも思います」などの声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜LINE WORKSの料金体系＞ 基本プランに加えて、トークのアーカイブやストレージの追加などのオプション商品もあります。 フリー：0円 スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い） LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】スマホ・PCで使えるビジネス向け情報共有アプリ8選 以下は、スマホ・PCで使える、ビジネス向け情報共有アプリの比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox Google Drive Chatwork Slack Trello LINE WORKS 特徴 欲しいナレッジに即アクセスできるアプリ 非IT企業でも簡単に情報管理できるツール 無料で2GBまで使えるファイル共有アプリ Googleのファイル共有アプリ 中小企業向けのビジネスチャットアプリ エンジニア向けビジネスチャットアプリ カンバン方式で管理できるタスク管理アプリ LINEのように使える社内SNSアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） シンプルで簡単 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】※ファイルへのコメントは可能 【×】※ファイルへのコメントは可能 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 ノート機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人での利用が前提のため、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランでは保存容量が少ない ファイルの場所を探しづらい 無料プランでは過去のメッセージが削除される あとから見返したい情報が流れてしまう 他ツールとの連携が不十分 機能が分かりづらい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり　※保存容量は2GBまで ・有料プランは1,500円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり　※メッセージの閲覧可能期間、件数に制限がある ・有料プランは840円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは$6 USD/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは540円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Trello」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しない！情報共有アプリの選定ポイント5選 ここからは、情報共有アプリを選ぶときのポイントを5つご紹介します。これらのポイントを押さえていないと、アプリを導入しても社内に定着しない可能性があるので、注意しましょう。 （1）パソコンとスマホの両方で使えるか 1つ目に、パソコンとスマホの両方に対応しているかを確認しましょう。 たとえば、パソコンのみ対応しているアプリでは、外出が多い営業職や現場で働くスタッフが情報を共有するためにわざわざ帰社する必要が出てきます。そのため、オフィスにいる社員とのスムーズな連携が難しくなってしまうのです。 以上のように、特定のデバイスにしか対応していないアプリは、情報へのアクセスを制限してしまいます。そのため、複数のデバイスに対応したアプリを選ぶことが重要です。 （2）セキュリティは万全か 2つ目に、セキュリティ体制がしっかりしているかを確認しましょう。 外部からの不正アクセスを防ぐため、ISO27001など第三者機関による認証を取得しているアプリを選ぶと安心です。また、社内メンバーの閲覧や編集に制限をかける機能があれば、情報漏えいのリスクを低減できます。 情報共有アプリを選ぶ際は、企業の重要な情報をしっかり保護できることが非常に大切です。 （3）サポート体制は充実しているか 3つ目に、情報共有アプリを提供している企業のサポート体制が充実しているかを確認しましょう。 たとえば、「不明点があれば1営業日以内に回答がもらえるサポートデスク」や、「企業ごとの最適な運用方法を提案してくれる無料の導入相談」があれば、安心して利用できます。 サポートがしっかりしているかどうかは、導入前に必ず確認しておきましょう。 （4）誰でも簡単に使いこなせるか 4つ目に、情報共有アプリは誰でも簡単に使えるかが重要です。 アプリ導入が失敗する大きな理由の一つは、「機能が多すぎて使いこなせない」という点です。特に、ITに不慣れな中小企業や、幅広い年齢層の従業員がいる大企業では、この問題が顕著です。 そのため、アプリを選ぶ際は「有名だから」や「多機能だから」という理由ではなく、”自社に必要な機能が過不足なく揃っているか”を基準に選定しましょう。 （5）あらゆる情報を管理できるか 5つ目に、あらゆる情報を一元管理できるかを確認しましょう。 情報には、「蓄積すべきもの（議事録やマニュアルなど）」と「リアルタイムでのやり取り（チャットなど）」の2種類があります。これまでは、情報の種類に応じて異なるアプリを使い分けるのが一般的でした。 しかし、複数のアプリを使うと情報が分散し、「どこに保存されているか分からない」「メッセージが見つからない」といった問題が発生しがちです。そのため、すべての情報を一元管理できる「ナレカン」のような情報共有アプリを導入することが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【要注意】円滑な情報共有をするためのポイント3選 ここからは、情報共有アプリを導入する際に注意すべきポイントを3つご紹介します。スムーズな情報共有を実現している企業は、以下のポイントを押さえて運用しています。 （1）導入目的を社内に周知させる 情報共有アプリの導入を成功させるには、導入の目的を社内全体にしっかりと伝えることが重要です。 たとえば、アプリをただ導入しただけで、その目的が「業務中のコミュニケーションを円滑にすること」だと社員が理解していないと、業務以外のやり取りにアプリが使われたり、運用が個々に任されてしまうことで社内が混乱することがあります。 周知方法としては、ミーティングや社内報、メールなどを活用し、経営層から現場まで全員が共通の認識を持つことが大切です。 （2）情報共有のルールを決める 目的の共有と同様に大切なのが、情報共有に関するルール作りです。 導入の目的が明確でも、どの情報を、どのタイミングで、どのように共有すべきかが定められていないと、社員ごとに使い方がバラバラになり、統一感がなくなります。 すべての社員が同じ基準で情報共有アプリを使えるように、あらかじめルールを設定し、それを定着させることが重要です。 （3）情報をナレッジとして管理する 情報共有アプリを導入するときは、情報を「ナレッジ」として適切に管理できるアプリを選ぶことがポイントです。 情報共有の目的は「共有された情報を業務に活かすこと」です。共有した情報は、必要なときにすぐアクセスできなければ意味がありません。 見つけるのに時間がかかると、結局アプリが使われなくなり、形骸化してしまいます。そのため、情報をしっかりと整理・管理できること、さらに高性能な検索機能が備わっているアプリを選ぶべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの情報共有アプリまとめ ここまで、おすすめの情報共有アプリや選定ポイント、メリットをご紹介しました。 ビジネスの基本である情報共有ですが、誤ったアプリを導入すると「大切な情報が流れて見つからない」事態になります。そのため、共有した情報が、確実に蓄積・管理されるような仕組みが必要です。 また、情報共有アプリを選ぶときには「直感的に操作でき、必要なタイミングで即アクセスできるか」も必ずチェックしましょう。検索に手間や時間がかかってしまうと、使われなくなってしまう可能性があるからです。 以上のことからも、自社が導入すべき情報共有アプリは、あらゆる情報を一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能なアプリ「ナレカン」一択です。ナレカンでは、情報共有はもちろん、日報や議事録、マニュアルの作成・管理にも活用できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズに情報共有ができる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介 ヒヤリハット情報の共有方法とは？書き方や活用するポイントも解説！ 部署間連携のメリットとは？社内情報共有を仕組み化するツールも紹介 【無料あり】情報やナレッジの社内共有に役立つツール・アプリ7選 【Excel/Word】社内回覧板で使える無料テンプレート11選 簡単解説｜会議アジェンダとは？書き方やすぐ使えるテンプレートも紹介 【完全無料あり】ビジネスに最適なおすすめの掲示板アプリ8選を紹介！

Outlook（アウトルック）は、メールやスケジュール管理に役立つツールとして、多くの人に利用されています。 しかし、「Outlook（アウトルック）メールの使い方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Outlookメールの基本的な使い方を中心に紹介します。 Outlookでのメールの送受信といった基本的な使い方を知りたい Outlookメールの便利な使い方を知り、業務に活かしたい Outlookメールをより正しく管理できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、Outlookメールの送受信の方法だけでなく、社内メールの適切な管理方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Outlookの基本概要1.1 Outlookでできること1.2 Outlookメールと他のメールアプリとの違い2 Outlookメールの基本的な使い方2.1 新規メールの作成・送信2.2 新規メールの受信・返信3 Outlookメールの便利な使い方3.1 メールの整理3.2 メールの署名の設定4 Outlookメールの改善点5 Outlookメールの悩みを解消できる情報管理ツール5.1 メール情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」6 Outlookメールの基本的な使い方まとめ Outlookの基本概要 以下では、Outlookについてわかりやすく解説します。Outlookでできることを理解し、Outlookを効率よく活用しましょう。 Outlookでできること Outlookで主にできることは、下記の4つが挙げられます。 メールの送受信 1つ目は、メールの送受信です。宛先のほかにCCやBCCを入力することで、複数人にメールを送信することが可能です。 スケジュール管理 2つ目は、会議や商談といった予定の管理です。任意のメンバーとのスケジュール共有を設定することができます。 連絡先管理 3つ目は、連絡先の管理です。お客様や取引先のアドレスや電話番号・名刺を一元管理できます。 タスク管理 4つ目は、タスク管理です。タスクに必要なファイルやメモを紐づけて管理できる点が特徴です。 このように、Outlookは業務に必須の情報をまとめて管理できるツールです。 Outlookメールと他のメールアプリとの違い 引用：Outlookの公式トップページ Outlookメールと他のメールアプリとの違いは、メールに関するタスクやスケジュールまで一括管理できる点です。 Outlookメールには、メールの送受信だけでなく、タスク管理やスケジュール管理の機能が備わっています。たとえば、メールからタスクを作成したり、自動で予定を作成・共有したりできるので、メールが埋もれて対応に抜け漏れが生じるリスクを抑えられます。 このように、受信したメールからタスクやスケジュールまで管理できる点がOutlookメールの特徴であり、ほかのメールとの違いと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの基本的な使い方 以下では、Outlookメールの基本的な使い方を解説します。順番に操作方法を説明するので、実践してみましょう。 新規メールの作成・送信 以下では、新規メールの作成・送信の方法を解説します。 Outlookを開き、左上にある[新規メール]ボタンをクリックします。 宛先・件名・本文を記載します。複数人に送りたい場合は、アドレスを「,」や「;」で区切りましょう。 完成したら、[送信]ボタンを選択します。 このように、Outlookでの新規メール作成は簡単にできます。 新規メールの受信・返信 次に、新規メールの受信・返信の方法を解説します。 自分宛のメールは、受信トレイに入ります。 受信トレイから、返信したいメールを選択し、下部にある[返信]ボタンを選択します。 本文を記載します。宛先と件名は、受信メールと同じものになりますが、宛先の追加や件名の変更は可能です。 完成したら、[送信]ボタンを選択します。 このように、Outlookでの受信メールへの返信も簡単です。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「iOS版Outlook」「Outlook on the web」も同様の方法で返信メールを作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの便利な使い方 以下では、Outlookメールの便利な使い方を解説します。メール作成や管理に役立つので、参考にしましょう。 メールの整理 以下では、メールの整理に役立つ「フォルダー機能」や「振り分け機能」の使い方について解説します。 ＜フォルダーの作成＞ まずは、フォルダーの作成について解説します。 受信トレイの中から、移動させたいメールを選択します。 選択したメールを右クリックして、[移動]＞[フォルダーの新規作成]を押します。 新しいフォルダー名を入力したら完了です。 新規フォルダー作成後、作成したフォルダーに簡単に移動できるようになります。また、左側のフォルダー一覧から、フォルダーに入れたメールをすべて確認することができます。 以上のように、フォルダーを作成することで、メールを種類や差出人ごとに整理しやすくなるのです。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「iOS版Outlook」「Outlook on the web」も同様の方法でフォルダーを作成できます。 ＜振り分けの設定＞ 次に、振り分けの設定について解説します。 受信トレイの中から、任意のメールを選択します。 選択したメールを右クリックして、[ルール]＞[ルールを作成]を押します。 [その他のオプション]を選択して、ルールの名前・条件・アクションを入力していきます。 ほかのルールよりも作成しているルールのアクションを優先させたい場合、「以降のルールは処理しない」にチェックを入れます。 最後に[保存]ボタンを押したら完了です。 振り分けを設定して実行することで、自動で条件に合ったメールが指定のフォルダに移動することができるようになります。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「Outlook on the web」も同様の方法で振り分けが可能です。ただし、「iOS版Outlook」には、振り分け機能が備わっていないため、利用できません。 メールの署名の設定 ここでは、メールの署名の設定の方法を解説します。 上記の[挿入]タブの[署名]を選択します。 署名の名前と署名を入力し、完了したら[保存]ボタンをクリックします。 新規メールを作成し、[挿入]＞[署名]から作成した署名を選択することで、設定した署名が表示されます。 このように、メールの署名を設定することで、繰り返しの文章を書く手間を省けます。 上記は、「新しいOutlook」の方法ですが、「クラシックOutlook」「iOS版Outlook」「Outlook on the web」も同様の方法でメール署名を設定できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの改善点 Outlookメールの改善点として、検索の精度が低い点が挙げられます。 実際、ユーザーの中には、「送信者や件名で絞り込みができないため、欲しい情報に簡単にたどり着けない」といった声があります。（ITreview｜Outlookメールの口コミ） 検索の精度が低いと、確認したいメールが他のメールに埋もれてすぐにたどり着けず、ストレスを感じやすくなってしまいます。そのため、メールの管理には、種類や件名で絞り込みができる検索性が優れたツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの悩みを解消できる情報管理ツール 以下では、Outlookメールの悩みを解消できる情報管理ツールをご紹介します。 Outlookは、受信したメールをフォルダや振り分け機能によって整理できます。しかし、件名や送信者で絞り込みができないため、確認したいメールが埋もれる恐れがあります。 そもそも、メールではやりとりが属人化して、経緯が社内メンバーに共有されないという課題もあります。よって、メール情報に簡単にアクセスできるようにするために、使いこなしやすい操作性で、検索性が優れたツールで管理しましょう。 結論、メール情報を管理するなら、メールを使える方なら迷わず使えて、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンはOutlookのメール内容を自動転送することが可能なので、メールを一元管理してやりとりの経緯を共有できます。また、ナレカンには「平均0.2秒」「ヒット率100%」の超高精度な検索機能があるので、確実に欲しい情報にたどり着けます。 メール情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlookメールの基本的な使い方まとめ ここまで、Outlookメールの基本的な使い方をご紹介しました。 Outlookは受信したメールを、件名や差出人ごとに整理して管理できる点が特徴です。しかし、件名による絞り込み検索ができないため、確認したいメールにすぐにたどり着けない恐れがあります。 また、メールでは「誰が送受信したか」といった情報が社内で共有されません。したがって、メール内容だけでなく、メールに関するやり取りも残し、即アクセスできる検索機能を備えたツールを導入しましょう。 結論、自社が導入するべきツールはメールに関するやり取りを一元管理して、即アクセス可能な「ナレカン」一択です。また、ナレカンはOutlookのメール内容を自動転送することができます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内メールの管理を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

日々さまざまタスクを抱えるビジネスマンにとって、仕事の効率化は必須です。そのため、昨今では、ビジネス向けのアプリを組織単位で導入し、根本的な業務改善を図る企業が増えています。 しかし、なかには、ビジネスアプリの導入を検討しているものの「どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネスマンに欠かせないおすすめのビジネスアプリ9選を中心にご紹介します。 アプリを使って仕事上でのトラブルを未然に防ぎたい ビジネスに役立つアプリの数が多すぎて、選びきれない 仕事を効率化できて、誰でも簡単に使えるツールを探している という方はこの記事を参考にすることで、自社に合うビジネスアプリがすぐに分かり、業務をスムーズな進行が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 人気のビジネスアプリの種類を解説！1.1 （1）情報共有アプリ1.2 （2）ビジネスチャットアプリ1.3 （3）オンラインストレージアプリ1.4 （4）タスク管理アプリ1.5 （5）名刺管理アプリ1.6 （6）スケジュール管理アプリ2 ＜無料あり＞業務効率化に役立つおすすめビジネスアプリ9選2.1 【ナレカン】社内や顧客情報を一元化して管理できるアプリ2.2 【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ2.3 【LINE WORKS】ビジネス向け社内連絡アプリ2.4 【Chatwork】やり取りやタスクを管理できるアプリ2.5 【elgana】働き方をサポートをするビジネスチャットアプリ2.6 【Google ドライブ】無料で使えるオンラインストレージアプリ2.7 【Microsoft365 apps for business】定番Officeアプリ2.8 【eight team】社内メンバーの名刺管理から共有まで可能なアプリ2.9 【Google カレンダー】メンバーのスケジュールを可視化できるアプリ3 ＜比較表＞おすすめのビジネスアプリ9選4 【必見】ビジネスアプリの4つの選び方4.1 （1）スマートフォンでも使えるか4.2 （2）強固なセキュリティがあるか4.3 （3）費用対効果が高いか4.4 （4）誰でも簡単に使いこなせるか5 ビジネスアプリを使うときの注意点6 有料・無料のビジネスアプリ9選まとめ 人気のビジネスアプリの種類を解説！ ビジネスアプリにはさまざまな種類があり、自社に合ったものを導入しなければかえって業務の進行を妨げてしまいます。そこで以下では、代表的な6種類をご紹介します。 （1）情報共有アプリ 情報共有アプリとは、社内や社外との情報共有に利用するアプリです。 仕事を進めるうえで、議事録やマニュアル作成、問い合わせ管理など、あらゆる”ナレッジ（情報）”を蓄積し、共有する場が不可欠です。そこで、情報共有アプリを活用すれば、ツール内に直接資料を作成し、そのまま管理することが可能になります。 つまり、オンラインファイルストレージのような「ファイル」を管理するアプリとは異なり、情報共有アプリは面倒なバージョン管理が不要で、ファイルを開く手間もかからないので、情報共有にストレスが生じません。 また、一部には「メッセージ」でメンバーと連絡を取り合ったり、資料を整理できる「フォルダ」が備わっていたりする情報共有アプリもあり、あらゆるシーンで活躍します。 （2）ビジネスチャットアプリ ビジネスチャットアプリは、メールよりも簡単で気軽にやりとりできるアプリです。 メールとの大きな違いは、チャット形式で会話が進むため、形式的な文章で送る必要がない点です。また、CcやBccの設定も不要なのでアドレス間違いによる送付エラーを防止できます。 さらに、「送信した内容を編集・削除する機能」や「相手が読んだか分かる既読機能」のように、メールにはない便利な機能が多数搭載されているため、コミュニケーションの基盤として利用する企業もあります。 （3）オンラインストレージアプリ オンラインストレージは、ファイルやフォルダの保管場所となるアプリです。 ファイルを社内サーバーやハードディスクに保管すると「容量を圧迫して操作が遅くなる」「必要なファイルがどこにあるのか分からない」といった事態が起こります。 しかし、オンラインストレージを使うと、大容量のデータもインターネット上でストレスなく管理できます。さらに、自社サーバーに比べて初期費用やメンテナンス費用を抑えられるため、コスト削減になります。 （4）タスク管理アプリ タスク管理アプリは、案件管理に役立ちます。 たとえば、複数の案件を個別のメモで管理すると、情報が分散してプロジェクトの進捗が一目で分かりません。その結果、抜け漏れやスケジュールの重複が発生します。 一方、アプリで管理すれば、タスクの進捗がすべて集約されるので抜け漏れを防げます。また、多くのアプリはタスクを共有する機能が搭載されているため、個人だけでなくチーム単位での管理も可能です。 （5）名刺管理アプリ 名刺管理アプリは、名刺をデジタルデータ化して管理するアプリです。 通常、名刺をアプリで管理することで、連絡先や相手の役職がアプリ上ですぐに確認できるようになります。そのため、利用すれば営業活動における連絡が取りやすくなる効果が期待できるのです。 また、名刺管理アプリのなかには、名刺データの保存だけでなく連絡先を登録したり、名刺情報の更新をしたりするサービスもあります。 （6）スケジュール管理アプリ スケジュール管理アプリは、スムーズな会議準備に役立ちます。 スケジュールアプリを使えば「誰が、いつ、どの予定がはいっているのか」を把握できるため、お互いの業務を考慮して会議を設定できるようになります。また、会議の予定ごとに必要な資料をまとめて共有できる機能を使えば、スムーズに会議を始められます。 このように、スケジュール管理アプリには、予定を管理する以外にも、予定に関する情報のやり取りがおこなえる機能が備わっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞業務効率化に役立つおすすめビジネスアプリ9選 以下では、業務効率化に役立つおすすめビジネスアプリTOP9をご紹介します。 ビジネスで業務効率化を実現するには、まずは各メンバーのナレッジを蓄積して、全社員が活用できる環境をつくりましょう。しかし、ファイルでは中身をすぐに確認できなかったり、チャットでは情報が流れてしまったりして、必要な情報を見つけるのは困難です。 そのため、社内のあらゆる情報を一元化し、超高精度で検索できるITツールが必要なのです。ただし、大企業では人によってITリテラシーに差があるので、ビジネスアプリは誰でも使えるシンプルなものを選びましょう。 したがって、自社におすすめのビジネスアプリは、社内情報を誰でも簡単に蓄積し、すぐにアクセスできる検索が備わった情報共有アプリ「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはあらゆる情報をナレッジとして蓄積できるほか「ファイル要約機能」を使えば、ファイルの中身を要約して分かりやすく残せます。また、AIによる「自然言語検索機能」によって、蓄積した情報の中から最適な回答を見つけられるのです。 【ナレカン】社内や顧客情報を一元化して管理できるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ 「Stock」は、ITに不慣れな中小企業の方でもすぐに使いこなせる情報共通アプリです。 Stockの「ノート」にはあらゆる情報をストックできるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるのが特徴です。また、ノートごとに「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、チャットアプリやタスク管理アプリとしても使うことができます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【LINE WORKS】ビジネス向け社内連絡アプリ ＜LINE WORKSの特徴＞ LINEのような使い心地 使い慣れたLINEと同じように操作し、やりとりできるのが特徴です。 既読・未読メンバーが分かる プライベート向けのLINEにはない「既読・未読メンバーが誰か」が表示される仕様になっています。 ＜LINE WORKSの機能・使用感＞ メンバーの予定を共有できるカレンダー機能がある メンバー全員の予定がわかるカレンダーがあるので、複数人での日程調整をする場合に便利です。 メールの確認もできる LINEのようなトーク機能の他にメール機能があるので、今までメールでのやりとりが主流だった場合でも移行がスムーズです。 ＜LINE WORKSの注意点＞ プランのアップグレードはできるが、ダウングレードはできない プランは管理者画面から変更できますが、下位プランへのダウングレードはできないので注意が必要です。 他ツールとの連携が弱い 利用しているユーザーからは、「他のクラウドサービスとの連携がLINEに比べて弱い点が残念です。特に、使いやすいカレンダー機能の日程データをSFAなど他サービスと同期できるようにしてほしいです」という声があります。（引用：ITreview） ＜LINE WORKSの料金体系＞ フリー：0円 ユーザー数は30人まで、容量は5GBまで利用できます。 スタンダード：540円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量は1TBまで利用できます。 アドバンスト：960円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量は100TBまで利用できます。 LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Chatwork】やり取りやタスクを管理できるアプリ ＜Chatworkの特徴＞ 素早いやりとりが可能 チャット形式のやりとりのため、発言者・発言内容が一目で分かります。 便利な機能が集約されている Chatworkは「チャット機能」がメインのツールです。加えて、「タスク管理」「ファイル管理」「ビデオ通話」もできるので、複数ツールを併用したくないという企業に向いています。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ タスクの設定が可能 トーク画面にタスクの設定ができるので、メッセージのやりとりとタスク管理が同時にできて便利です。 メッセージにリアクションできる メッセージに絵文字機能があるので、「読んだらリアクションボタンを押す」などとルール化すれば誰が読んだかを把握するのに役立ちます。 ＜Chatworkの注意点＞ タスク機能にリマインド通知がない タスクに、リマインド通知設定ができないので期日に気づかない恐れがあります。 重要な情報が埋もれてしまう可能性がある 利用しているユーザーからは、「スレッド機能が無いので、チャットを複数流すと話題が埋もれてしまう」という声があります。（引用：ITreview） 閲覧できるメッセージに制限がある 無料プランの場合、「直近40日以内に投稿されたメッセージ」のみ閲覧可能になります、そのため、長期的にやりとりを見返したいという場合は、上位プランへのアップデートもしくは別のツールの導入を検討しましょう。 ＜Chatworkの料金体系＞ フリー：0円 ユーザー数は100人まで、容量は全体で10GBまで利用できます。 ビジネス：840円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量はユーザーあたり10GBまで利用できます。 エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量はユーザーあたり10GBまで利用できます。「社外ユーザー制限」などのセキュリティ強化機能が追加されます。 Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【elgana】働き方をサポートをするビジネスチャットアプリ ＜elgana (エルガナ)の特徴＞ 既読者の確認ができる メッセージごとに何時に誰が見たかを確認できます。 クリップ機能でメッセージをピン留めできる あとから振り返りたいメッセージをクリップ機能で固定できます。 ＜elgana (エルガナ)の機能・使用感＞ アンケート機能がある アンケート機能があるので、複数人で日程調整する場合に役立ちます。 連絡先機能がある 連絡先機能で、電話番号を知らなくても部署や名前から検索してコンタクトが取れるので、プライベートと仕事を分けたい方に適しています。 ＜elgana (エルガナ)の注意点＞ 複数端末からのログインはできない 複数のデバイスから一つのアカウントにログインすると、先にログインしていた端末は強制的にログアウトします。 デバイスによって使えない機能がある 利用しているユーザーからは、「PC上ではExcelの添付やダウンロードは出来ますが、携帯からもExcelを添付できるとよい」との声があります。（引用：ITreview） ＜elgana (エルガナ)の料金体系＞ おためし：無料 ベース：330円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：880円/ユーザー/月（月払い） elgana (エルガナ)の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google ドライブ】無料で使えるオンラインストレージアプリ ＜Google ドライブの特徴＞ 無料でも利用できる Googleアカウントを持っていれば、無料で利用で利用することが可能です。ただし、無料プランで利用できるのは、15GBまでです。 ファイルに関するやり取りが実現できる ファイルの共同編集から管理において、必要な機能が備わっている。 ＜Google ドライブの機能・使用感＞ 検索機能 ファイルのタイトル以外に、ファイル内の文字列を検索できます。欲しい情報へのアクセス性を高められる点がメリットです。 共同編集機能 ツール内に保存しているファイルに対して、任意のメンバーで共同編集できる機能が備わっています。そのため、複数人での共同作業やプロジェクトに役立ちます。 ファイル要約機能 2024年8月より順次、PDFを表示したとき、Geminiが要約等してくれる機能が展開予定です。具体的には、 PDFの内容を要約したり、 PDFをもとにメールの下書きなどを作成したりできるようになります。 ただし、利用できるのは有料プランのみになる点に注意しましょう。 ＜Google ドライブの注意点＞ ファイル管理が面倒 Google Driveではファイルを階層的に管理する必要があります。そのため、ファイルが増えるほどフォルダの階層が深くなり、欲しい情報が埋もれてしまう恐れがあります。 アクセス権の付与に手間がかかる恐れがある 利用しているユーザーからは、「アクセス権の付与のやり方が分かりにくい。もっとアクセス権という分かりやすいメニューにして欲しい」との声があります。（参考：ITreview） ＜Google ドライブの料金体系＞ Google ドライブは無料からでも利用可能ですが、Google Workplaceを契約（有料化）することで、容量を増やしたりほかのGoogleサービスを利用したりできるようになります。以下は、Google Workspaseの料金プランです。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google ドライブの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft365 apps for business】定番Officeアプリ ＜Microsoft365 apps for businessの特徴＞ ビジネスで使えるWord、Excel、PowerPointなどのツールが揃っている ビジネスに必須のWord、Excel、PowerPointといったOfficeツールがスマホでも利用できます。 リアルタイム共同編集機能で複数人での作業ができる 共同編集機能を使用すれば、複数人で同時に同じファイルを編集できます。 ＜Microsoft365 apps for businessの機能・使用感＞ パソコンからでもスマホからでも同じファイルにアクセスできる パソコンで作業していた続きをスマホやタブレットからも確認できるので、職場以外で仕事のファイルを閲覧・編集したい場合に便利です。 社内情報へのアクセス権を制限できる 各ツールで情報へのアクセス権を設定できるので、社外秘の情報を扱う場合にも適しています。 ＜Microsoft365 apps for businessの注意点＞ 法人メール機能は利用できない Microsoft 365 Apps for businessにはカスタム法人メールの利用が含まれていません。 使えるツールが限られている Microsoft 365 Apps for businessでは「Word・Excel・Power Point・Out look・OneDrive」のみ含まれるので、Teamsなども利用したい場合は注意が必要です。 ＜Microsoft365 apps for businessの料金体系＞ 1,483 円/ユーザー/月～（月払い） Microsoft365 apps for businessの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【eight team】社内メンバーの名刺管理から共有まで可能なアプリ ＜eight teamの特徴＞ 名刺管理に役立つ 社内外の人の名刺情報を一元管理できます。部署ごとにタグをつけられます。 名刺データの活用も行える 名刺データをリスト化して、CSVで一括ダウンロードできる点も特徴です。 ＜eight teamの機能・使用感＞ 名刺ごとにメモを残せる 登録した名刺に、やり取りをメモとして残せる機能が備わっています。そのため、引継ぎの際に、必要な情報を簡単に共有することが可能です。 外部サービスとの連携が可能 「HubSpot」や「kintone」といった外部サービスとの連携が可能で、名刺情報をマーケティングへの活用や案件管理する際にスムーズに行えます。 ＜eight teamの注意点＞ 年間プランしかない Eight Teamは年間契約のプランしかないため、途中解約をしたくてもできない可能性があります。 タグ編集が自由にできない可能性がある 利用しているユーザーからは、「チームタグの編集が、管理権限者、且つPC版でしかできない点は改善して欲しい」との声があります。（参考：ITreview） ＜eight teamの料金体系＞ 料金は、以下の「基本使用料」「アカウント料」「オプション料」を足し合わせた価格となります。なお、アカウント料は10名まで無料です。 基本使用料：18,000円/契約/月（税抜） アカウント料：500円/ユーザー/月（税抜） オプション：0円～/月 eight teamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google カレンダー】メンバーのスケジュールを可視化できるアプリ ＜Google カレンダーの特徴＞ スムーズなスケジュール調整 メンバーのスケジュールを確認しながら、会議の予定をスムーズに調整することができます。 外出中でもアクセス可能 PC以外にもスマホやタブレットから、カレンダーを確認することができます。 ＜Google カレンダーの機能・使用感＞ 予定に必要な情報も残せる 上図のように、商談の予定ごとに必要な資料をまとめて管理できます。また、ゲストとして、商談相手を追加することで、簡単に予定や資料の共有が行えます。 グループカレンダーの作成 管理者は、任意のメンバーがアクセスできるカレンダーを作成できます。また、各メンバーのスケジュールは色別に表示されるので、直感的に分かりやすいです。 ＜Google カレンダーの注意点＞ ストレスなく管理できる人数に限りがある 利用しているユーザーからは「人の色分けが被ってくると判別しづらくなり、個人的には７～８人が同時表示の限界かな～と感じています。」との声があります。（引用：ITreview） 使いこなすのが難しいと感じる場合がある 利用しているユーザーからは、「管理側の画面で、予定を見れるメンバーを追加したり、会議室を追加したりなどするときの操作が複雑に感じる。メニューのボタン名から操作内容が判断つきにくくいつも迷ってしまいます」との声があります。（引用：ITreview） ＜Google カレンダーの料金体系＞ Google カレンダーは無料からでも使えますが、Google Workplaceを契約（有料化）することで、ほかのGoogleサービスも利用できるようになります。以下は、Google Workspaseの料金プランです。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google カレンダーの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのビジネスアプリ9選 以下は、おすすめのビジネスアプリ9選の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 LINE WORKS Chatwork elgana Google ドライブ Microsoft365 apps for business eight team Google カレンダー 特徴 社内や顧客情報を一元化して管理できるアプリ 非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ ビジネス向け社内連絡アプリ やり取りやタスクを管理できるアプリ 働き方をサポートをするビジネスチャットアプリ 無料で使えるオンラインストレージアプリ 定番Officeアプリ 社内メンバーの名刺管理から共有まで可能なアプリ メンバーのスケジュールを一元管理できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 シンプルで簡単 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【×】 セキュリティ対策 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 多階層のフォルダに分けて情報を整理する必要がある シンプルなツールなので、データをグラフ化する機能はない 他ツールとの連携が弱い 重要な情報が埋もれてしまう可能性がある 複数端末からのログインはできない ファイル管理が面倒である 法人メール機能は利用できない 年間プランしかない 使いこなすのが難しいと感じる場合がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは540円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは840円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは330円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは1,483 円/ユーザー/月～ ・料金プランは要問い合わせ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「elgana (エルガナ)」の詳細はこちら 「Google ドライブ」の詳細はこちら 「Microsoft365 apps for business」の詳細はこちら 「eight team」の詳細はこちら 「Google カレンダー」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ビジネスアプリの4つの選び方 以下では、自社に最適なビジネスアプリを選ぶ4つのポイントをご紹介します。料金や機能以外の比較ポイントを解説しているので、担当者の方は必見です。 （1）スマートフォンでも使えるか 1つ目のポイントは、PCだけでなくスマホでも利用できることです。 スマホ対応のアプリなら、オフィス外でも簡単に使えるため、営業職や現場作業のメンバーの業務効率に貢献します。たとえば、「PCで保存した資料をアップロードして、移動中にスマホから確認する」という使い方ができます。 逆に、PCでしか使えないアプリの場合、送られてきたメッセージに気づかずに対応が遅れてしまう可能性があるのです。したがって、外出するメンバーが多い企業はスマホに対応しているか必ず確認しましょう。 （2）強固なセキュリティがあるか 2つ目のポイントは、強固なセキュリティがあるかです。 たとえば、「信頼性の高いデータセンターを使用している」「すべての通信が暗号化されている」アプリであれば、重要なデータを厳しく管理できます。また、国際的なセキュリティ資格であるISO27001（ISMS）を取得しているかを指標にするのもおすすめです。 とくに、無料のアプリや低価格のプランはセキュリティ機能が不足している場合があるので注意が必要です。 （3）費用対効果が高いか 3つ目のポイントは、費用対効果が高く利用できるかという点です。 高度な機能が豊富に搭載されていても、使いこなせない機能があると使わない機能に費用が発生します。そこで、必要な機能を過不足なく備えているアプリを選べば、無駄な料金コストの発生を抑えつつ業務を効率化できます。 また、プランによっては利用人数やデータ容量が制限されているアプリもあるので注意が必要です。 （4）誰でも簡単に使いこなせるか ビジネスアプリの選定で最も重要なポイントは、誰でも簡単に使いこなせるかです。 たとえば、エンジニア向けの難しいアプリの場合、一般の社員は使いこなせません。また、海外製のアプリのなかにはデザイン性に優れているものもありますが「どこに何の機能があるか分からない」という事態になる恐れがあります。 したがって、ITが苦手な社員でも使いこなせる簡単な仕様で、社内に浸透しやすいものを選ぶべきなのです。たとえば、シンプルな使い勝手かつ、手厚いサポート体制が揃った「ナレカン」なら、ITに不慣れな方が多い企業でも安心して運用を開始できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスアプリを使うときの注意点 組織単位で、ビジネスアプリを使うときは、社内での運用方法に注意が必要です。 組織単位でアプリを導入する場合、「適切な運用ルールの設計」「メンバーへの使い方の説明」が不可欠です。仮に、導入時点で挫いてしまっては、その後の運用もスムーズに進まず、かえって業務効率を低下させる事態に陥りかねません。 とくに、大規模企業の場合は、これらを導入担当者のみで実施しようとするのは困難です。そのため、適切なノウハウを持つ専属スタッフと共に、企業に最適な「運用ルール」を設計していくことが重要なのです。 たとえば、情報共有ツールの「ナレカン」は、導入時の「初期セットアップ」「使用メンバーへの説明会」の実施はもちろん、「既存データの移行作業」もサポートしています。そのため、導入担当者の負担を最小限に抑えられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 有料・無料のビジネスアプリ9選まとめ ここまで、ビジネスアプリの種類やおすすめのアプリ9選、選び方をご紹介しました。 ビジネスアプリにはさまざまな種類がありますが「チームの誰でも活用できること」「情報を一か所に集約できること」を考慮すると、選ぶべきは情報共有アプリだと言えます。 ただし、機能が多すぎるものは情報が分散してしまい、操作が難しいものは社内に浸透しない可能性があります。したがって、「誰でも簡単に情報を蓄積できること」「情報を素早く見つけられること」に着目してアプリを選びましょう。 以上のことから、自社の業務効率化に最適なビジネスアプリは、社内情報を最もシンプルにナレッジ化して共有・蓄積できる情報共有アプリ「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報を一か所にまとめることで効率的に業務を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

ビジネスシーンでは、相手にお礼を伝える機会が多くあります。なかでも、打ち合わせや商談・会食後など社内外のメンバーに感謝の気持ちを伝える「お礼メール」は、信頼関係を構築するうえで欠かせません。 一方で、「お礼メールをどのように書けば気持ちが伝わるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネスでのお礼メールの書き方や送付のポイントを中心にご紹介します。 ポイントを押さえて、失礼のないお礼メールを送りたい 例文付きのテンプレートを活用して、スムーズにお礼メールを作りたい お礼メールの作成方法を共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ビジネスでお礼メールを送るときのポイントが分かり、社内外のコミュニケーションが円滑になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスでお礼メールを送るときの5つのポイント1.1 （1）スピーディーに送る1.2 （2）件名は簡潔にする1.3 （3）「取り急ぎ」は使わない1.4 （4）誤字脱字をしない1.5 （5）テンプレートをそのまま使わない2 ビジネスで使えるお礼メールの例文6選2.1 【社外向け】取引先への訪問後のお礼メール2.2 【社外向け】打ち合わせ後のお礼メール2.3 【社外向け】来社後のお礼メール2.4 【社外向け】会食後のお礼メール2.5 【社内向け】電話対応後のお礼メール2.6 【社内向け】上司への営業同行のお礼メール3 お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするツール3.1 お礼メールのテンプレートやノウハウを管理できるツール「ナレカン」4 お礼メールの基本の書き方4.1 お礼メールの目的は？4.2 お礼メールに記載すべき内容は？5 お礼メールで使えるフレーズ5.1 （1）書き出しのフレーズ5.2 （2）締めのフレーズ6 ビジネスで感謝を伝えるお礼メールの書き方まとめ ビジネスでお礼メールを送るときの5つのポイント ここでは、ビジネスでお礼メールを送る際の5つのポイントについて解説します。「お礼メールを送るタイミング」や「具体的な内容」についても解説しているので、お礼メールを適切に送れているのか不安な方は必見です。 （1）スピーディーに送る ビジネスのお礼メールは、スピードが重要です。 商談のお礼メールは相手の記憶が新鮮なうちに送ると、より好印象を与えられます。逆に、商談後のお礼メールが遅れると、競合他社との差別化を図れず、ビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあるのです。 そのため、お礼メールの作成には時間をかけすぎず、迅速に送らなければなりません。具体的には、午前中の出来事であれば”当日の夕方まで”に、午後の訪問や会食に関するお礼であれば”翌日の午前中まで”に送るように意識しましょう。 （2）件名は簡潔にする ビジネスでお礼メールを送るときのポイントとして、件名を分かりやすく簡潔にする点が挙げられます。 お礼メールを送るときは「誰からのメールなのか」「どのような内容に関するメールなのか」が一目で分かる件名を付けましょう。また、「本日の打ち合わせの御礼/株式会社〇〇 〇〇」のように、会社名や氏名も併せて記載します。 このように、簡潔な件名を付けると、相手がストレスなく瞬時に内容を理解できるうえに、メールの見落とし防止にもつながります。 （3）「取り急ぎ」は使わない 「取り急ぎ」を使わないことも、ビジネスでお礼メールを送るときのポイントです。 「取り急ぎ」は「とりあえず急いで」という意味で使われる言葉です。そのため、お礼メールで使うと、相手が失礼だと感じる恐れがあります。 お礼メールでは、相手に誠意を見せて感謝の気持ちを伝える点が重要です。したがって、使う言葉の意味をよく理解して、慎重に言葉を選択しましょう。 （4）誤字脱字をしない 相手に誠意を伝えるには、誤字脱字をしないことも重要です。 お礼メールに誤字脱字があると、相手に「確認せずに、急いでメールを送ってきた印象」を与えてしまい、感謝の気持ちが伝わりません。具体的には、メールを送信する前に以下の項目を確認しましょう。 宛先、Cc、Bccが正しいか 件名が入力されているか 相手の会社名、所属の名称、氏名に誤りがないか 文章中に誤字脱字がないか 署名が挿入されているか 以上の5点を必ず確認して、誤脱のないメールを送りましょう。細部まで気を抜かずに作成することで、丁寧な印象を与えられます。 （5）テンプレートをそのまま使わない ビジネスでお礼メールを送るときは、テンプレートをそのまま使わないことが大切です。 お礼のメールが定型文のみで構成されていると手抜き感が出てしまい、相手の印象が良くありません。とはいえ、押さえておくべき書き方のマナーは抜け漏れのないようにする必要があります。 そこで、テンプレートを活用しつつ当日の商談や会食の感想を交えて、たった一人のあなたのために書いたメールであることが伝わるようにしましょう。たとえば、「ナレカン」のようにテンプレートやお礼メールの書き方を社内で簡単に共有できるツールが役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスで使えるお礼メールの例文6選 ここでは、ビジネスで使えるお礼メールのテンプレート6選を紹介します。シーンごとの具体的な例文も併せて紹介しているので、以下を活用して、お礼メールを作成する手間を減らしましょう。 【社外向け】取引先への訪問後のお礼メール 以下は、取引先への訪問後に送るお礼メールのテンプレートです。訪問後のお礼メールでは「当日相手から出た疑問」や「今後の流れ」について言及しましょう。 件名：本日のご訪問の御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 〇〇様から本日ご質問いただいた〇〇につきましては、社内で確認後、〇月〇日までに改めてご連絡差し上げます。 また、追加のご質問などがございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。 それでは、今後ともよろしくお願いいたします。 以上のように、貴重な時間を頂戴したことへの感謝を伝え、次の提案につなげましょう。 【社外向け】打ち合わせ後のお礼メール 以下は、打ち合わせ後に送るお礼メールのテンプレートです。打ち合わせ後のお礼メールでは、打ち合わせの内容や成果を整理しつつ、今後の流れを伝えましょう。 件名：〇〇に関するお打ち合わせの御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 弊社提案の〇〇について、詳しくお話を伺うことができ大変参考になりました。 ご意見いただきました〇〇については、社内で確認後、〇月〇日までにメールにて回答いたします。 その他、ご不明な点やご要望などございましたら、ご遠慮なくお知らせくださいませ。 今後ともよろしくお願いいたします。 以上のように、相手との関係性を強化して、次の行動につなげましょう。 【社外向け】来社後のお礼メール 以下は、相手に来社してもらったときに送るお礼メールのテンプレートです。対応すべきことがある場合は、今後の流れを伝えましょう。 件名：ご来社の御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、弊社へご来社いただき誠にありがとうございました。 弊社提案の〇〇について、詳しくお話を伺うことができ大変参考になりました。 お打ち合わせさせて頂いた内容を取りまとめ、後日メールでお送りさせていただきます。 引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。 以上のように、今後も引き続きの付き合いを願う言葉で締めくくりましょう。 【社外向け】会食後のお礼メール 以下は、取引先との会食後に送るお礼メールのテンプレートです。会食後のメールでは、話した内容に触れたり、相手がお店を選んでくれた場合にはお店の雰囲気や味に言及したりしましょう。 件名：本日の会食の御礼/株式会社〇〇 〇〇 株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日はお忙しい中、お食事会の機会をいただき誠にありがとうございました。 素敵なお店で美味しいお料理を堪能でき、大変幸せなひと時を過ごすことができました。 また、〇〇様と仕事に関するお話もでき、大変勉強になりました。次回のプロジェクトに関して、ご期待に添えるよう尽力する所存です。 それでは、今後ともよろしくお願いいたします。 以上のように、取引先との食事会の場合は楽しむ目的だけではなく、今後の業務を円滑に進めるためのものでもあると考え、次につながるような内容を書きましょう。 【社内向け】電話対応後のお礼メール こちらは、電話対応後のお礼メールのテンプレートです。社内向けのメールでは、社外宛のメールほどかしこまらなくて問題ありませんが、マナーを意識してお礼を伝えましょう。 件名：午前に対応いただいたお電話の御礼/〇〇 〇〇さん お疲れ様です。〇〇です。 本日はお忙しい中、〇〇様からの電話に対応していただきありがとうございました。 明日も外出予定が入っておりますので、お手数をおかけしますが、〇〇様よりお電話がありましたらご対応をよろしくお願いいたします。 以上のように、自分宛ての電話に対応して頂いたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。 【社内向け】上司への営業同行のお礼メール 以下は、上司へのお礼メールのテンプレートです。例として、営業同行後のお礼メールを紹介します。 件名：営業同行の御礼/〇〇 〇〇部長 お疲れ様です。〇〇です。 本日はお忙しい中、株式会社〇〇への営業にご同行いただき、誠にありがとうございました。 先方の質問に対する対応や、ヒアリングや提案の仕方など、とても勉強になりました。 また、帰りの道中にフォローアップもしていただき、ありがとうございました。 ご指摘いただきましたことを改めて見直しつつ、今後の商談で活かしてまいります。 今後ともご指導いただきますよう、何卒よろしくお願いいたします。 以上のように、学んだことや自身の反省点を述べつつ、今後どのように取り組んでいくのかを伝えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするツール 以下では、お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするナレッジ共有ツールをご紹介します。 お礼メールは、部署問わず社会人経験の浅い新入社員を含めた全社員に書く機会があります。また、感謝の気持ちが伝わるメールを作成できると社内外でのコミュニケーションが円滑になるため、メールの作成方法はナレッジとして社内で共有しておきましょう。 そこで、誰でもナレッジに即アクセスできるツールを使うと、必要なときに社内メンバーが正しく気持ちの伝わるお礼メールを書けるようになります。ただし、ナレッジを共有する際は社内メンバーが簡単に欲しい情報にたどり着けるツールを使いましょう。 したがって、感謝が伝わるお礼メールの書き方ノウハウを共有するなら、蓄積したナレッジに誰でも即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」では、”お礼メールの書き方”をナレッジとして共有したり、顧客との過去のやりとりを事例として蓄積したりできます。また、高精度の検索機能があるので、確認したい情報を「キーワード検索」やAIによる「自然言語検索」ですぐに確認可能です。 お礼メールのテンプレートやノウハウを管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンでのメールテンプレート管理例＞ 簡単な操作でテンプレートを保管できる「記事」 記事には、プレーンテキストを中心に、紙にメモを取る感覚で簡単に情報を記載できます。Markdownなどの特殊な記法は必要ありません。 高精度の検索機能 「保管したテンプレートがどこにあるかわからない」という場合でも、ナレカンのAIによる「自然言語検索」なら”上司に質問するように”検索できるので、誰でも確実に欲しい情報にたどり着けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お礼メールの基本の書き方 以下では、お礼メールの基本の書き方を解説します。概要を確認して、部下への指導に活かしましょう。 お礼メールの目的は？ お礼メールを送る目的としては、以下の3つが挙げられます。 信頼関係の強化 お礼メールをスピーディーに送ることで、相手に対して「丁寧で誠実な印象」を与えられます。相手からの信頼を強化して、その後の交渉や付き合いを有利に進められるのです。 認識のすり合わせ お礼メールに打ち合わせの要点を記載することで、認識をすり合わせられます。お礼のあとに決定事項を端的に書いておくと、あとから起こり得る「言った言わない」問題を防げるのです。 残タスクの確認 打ち合わせ後の残タスクも確認できます。「◯◯については、次回までに確認します」「◯月◯日までの返答をお待ちしています」と記載することで、双方のタスクの抜け漏れを防止可能です。 このように、お礼メールを送る目的には、「信頼関係の強化」「認識やタスクのすり合わせ」があります。お礼の気持ちを素直に伝えることがいちばん大切ですが、このような確認事項も忘れずに記載しましょう。 お礼メールに記載すべき内容は？ お礼メールに記載すべき内容は、主に以下の6点です。メールに記載する際は、上から順に確認しましょう。 件名 件名に【御礼】などと記載すると、メールの意図が相手に伝わりやすいです。 相手の会社名、所属、宛名 失礼のないように、正確に記載しましょう。 お礼の内容 本文の冒頭では、お礼のメッセージを伝えます。 確認事項の内容 “打合せ内容の要約”や”確認事項”がある場合は、お礼のあとに記載しましょう。 締めの文章 最後は、締めの文章として再度お礼の気持ちを記載します。 署名 自身の署名があるか、送信前に確認しましょう。 お礼の内容にもよりますが、基本的には以上の構成でメールを構成すると、要点が伝わりやすく失礼のないお礼メールを送れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お礼メールで使えるフレーズ 以下では、お礼メールで使えるフレーズを「書き出し」「締め」に分けて紹介します。メールの表現に迷ったら、こちらを参考にしましょう。 （1）書き出しのフレーズ お礼メールの書き出しとしては、以下のようなフレーズを使えます。 ・先程は、弊社までご足労いただき誠にありがとうございました。 ・ご多忙の折、アンケートに回答いただきましたこと深く御礼申し上げます。 ・昨日は、大変お忙しい中打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。 ・お忙しい中、資料のご確認ありがとうございました！ 以上が、メールの書き出しに使えるお礼の表現です。社外・社内や、相手への距離感によって使い分けましょう。 （2）締めのフレーズ お礼メールの締めに使えるフレーズは以下になります。 ・簡単ではありますが、メールにて御礼のご挨拶を申し上げます。 ・重ねまして御礼申し上げます。 ・引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。 ・今後ともよろしくお願いいたします。 ・今後ともご指導よろしくお願いします。 このように、締めの文章では重ねてのお礼を伝えたり、引き続きの付き合いを願ったりします。締めの文章もメールの印象を左右するので、雑に打ち切らずに感謝の気持ちを表現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスで感謝を伝えるお礼メールの書き方まとめ これまで、ビジネスでお礼メールを送る際のポイントを中心に紹介しました。 ビジネスでお礼メールを送る際のポイントは多数ありますが、「スピーディーに送る」ことが最も重要です。 その際に、お礼メールを一から考えていては時間がかかりすぎます。そこで、お礼メールの書き方をマニュアル化して共有すれば、社内の誰もが気持ちの伝わる失礼のないメールを素早く作成できます。 そのため、ビジネスでのお礼メール作成を効率化するには、お礼メールの書き方ノウハウを簡単に管理・共有できて、超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適なのです。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ビジネスパートナーにスムーズにお礼メールを送りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

業務のデジタル化が進むなか、ITツールを用いた情報共有は一般的になりつつあります。なかでも、Excelは使い始めのハードルが低いので、今日でも多くの企業で利用されているのです。 しかし、Excelは情報の共有がしづらく、「Excelでの情報共有に限界を感じている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelで情報共有するデメリットや、おすすめの情報共有ツールを中心にご紹介します。 複数のツールを比較検討したい 選定ポイントや注意点を押さえて自社に最適なツールを選びたい おすすめの情報共有ツールがあれば活用したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要な情報共有ツールが見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Excel/情報共有ツールのメリット＆デメリット1.1 Excelのメリット&デメリット1.2 情報共有ツールのメリット&デメリット2 ＜種類別＞情報共有ツールの機能3 【社内ポータル】社内ナレッジ共有におすすめのツール・アプリ3.1 （1）【ナレカン】ノウハウの一元管理に最適なツール3.2 （2）【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール3.3 （3）【Evernote】アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ4 【チャット】フロー情報のやり取りにおすすめのツール・アプリ4.1 （1）【Slack】チームの連絡に適したチャットアプリ4.2 （2）【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール4.3 （3）【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール5 【ファイル共有】ファイル管理におすすめの情報共有ツール・アプリ5.1 （1）【Dropbox】大容量ファイルを一元管理できるツール5.2 （2）【Google Drive】Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ6 ＜比較表＞社内の情報共有におすすめのツール・アプリ7 脱Excel！情報共有ツールの選定ポイント2選7.1 （1）誰でも簡単に使いこなせるか7.2 （2）必要な情報がすぐに見つかるか8 【必見】Excel管理から脱却した企業事例9 脱Excelができる情報共有ツールまとめ Excel/情報共有ツールのメリット＆デメリット 以下では、「Excel」と「情報共有ツール」のメリット・デメリットをそれぞれ紹介します。メリット・デメリットを把握したうえで、どちらが自社に適しているか検討しましょう。 Excelのメリット&デメリット Excelでの情報共有には、以下のようなメリットとデメリットがあります。 ＜メリット＞ コストの削減 Excelを利用するメリットは、幅広く浸透しているツールな点にあります。そのため、「使い方を教える教育コスト」や「新たにツールを導入するコスト」がかからないのです。 ＜デメリット＞ 確認・更新に手間がかかる 一方で、Excelで情報共有をすると、確認・更新に手間がかかる点がデメリットです。「ファイルを作成⇒メールで共有⇒ファイルを開いて確認・更新」する必要があるうえ、ファイルのバージョン管理をしないと、最新版がどこにあるのか分からなくなります。 したがって、スピーディーな情報共有が求められるビジネスにおいては、Excel以外のITツールを使う必要があるのです。 情報共有ツールのメリット&デメリット 情報共有ツールにも、メリットとデメリットがそれぞれあります。 ＜メリット＞ 業務の属人化防止 情報共有ツールのメリットは、社内の業務ノウハウを一元管理できる点にあります。上司が不在でも、ツールを見れば業務の疑問点を解消できるので、業務の属人化を防止可能です。 業務効率化 情報共有ツールには、業務効率化につながるメリットもあります。”フォルダ機能”や”検索機能”により、目的の情報にすぐアクセスできるため、資料を探すムダな時間を短縮できるのです。 ＜デメリット＞ 複雑なツールだと使い方を教える時間がかかる デメリットとして、複雑なツールだと使い方を教える時間がかかる点が挙げられます。そのため、”全従業員が使いこなせるようなシンプルなツール”を導入する必要があります。 安全性に不安がある また、安全性に不安が残る可能性もあります。したがって、重要な顧客や取引先を扱うビジネスにおいては、「ナレカン」のような国際セキュリティ資格を取得しているツールを選ぶ必要があるのです。 このように、「使いやすさ」「安全性」に注目してツールを選定することで、デメリットをカバーしながら、効率よく業務を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜種類別＞情報共有ツールの機能 以下では、種類別に代表的な情報共有ツールの搭載されている機能の例を紹介します。ツールを選ぶ前に、まずは情報共有ツールの全体像を掴んでおきましょう。（左右にスクロールできます） ＜ツールの種類＞ ＜内容＞ ＜代表的な機能＞ 社内ポータル（社内Wiki） 社内の情報やマニュアルをまとめておいて、社員が必要な情報にたどり着けるようにするためのツールです。主に、社員個人が持つ「ナレッジ」や「ノウハウ」の共有に使われます。 ・マニュアル管理 ・ナレッジ管理 ・社内掲示板 チャット 社内外のメンバーと、業務に関する連絡をするためのツールです。メールよりも気軽に、スピーディーなやり取りができます。 ・グループチャット ・タスク管理 ・Web会議 ファイル共有 WordやExcelなど、ファイルにまとめた情報を管理・共有するためのツールです。 ・ファイルの同期 ・ファイル共有 ・共同編集 このように、ビジネス用の情報共有ツールには多くの種類がありますが、「チャット」では記載した内容が全て流れてしまい、「ファイル」の管理は面倒なので次第に共有が形骸化します。そのため、まずは「社内ポータル」で社内の情報をナレッジとして蓄積することが、ITツールによる情報共有の効率化の近道です。 そこで、多くの情報を扱う中堅～大企業では、「ナレカン」のような、あらゆる社内情報を残せる”記事（ノート）”を備えた「社内ポータル」ツールを選びましょう。記事はフォルダごとに整理できるので、内容や種類で分類しながら資料や連絡事項を残せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社内ポータル】社内ナレッジ共有におすすめのツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめの社内ナレッジ共有ツール3点をご紹介します。 Excelでの情報共有は「使い慣れており導入コストがかからない」というメリットがあります。一方で、運用面においては「メールで共有するのが面倒」「都度ファイルを開いて確認する手間がかかる」というデメリットがあるのです。 したがって、Excelのデメリットを解消するには、「簡単にナレッジ共有でき、管理まで完結するツール」が必要です。とくに、管理する情報に即アクセスできるツールを選べば必要な情報を素早く共有できます。 結論、導入すべきナレッジ共有ツールは、社内のあらゆる情報を一元管理し、全社員が欲しい情報へ簡単に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンには「ヒット率100％」の超高精度検索があるため、Excelのように都度ファイルを開かなくてもすぐに目的の情報にアクセスできます。また、「記事」に社内の情報を書き込むことで、簡単に社員間でノウハウを共有可能です。 （1）【ナレカン】ノウハウの一元管理に最適なツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール Stockは、ノート形式で社内情報をストックできるツールです。 「Stock」を使うことで、「ノート」にファイルをはじめ社内のあらゆる情報を残しながら、メンバーとの情報ごとのやり取りや、タスク管理ができます。たとえば、ノートに残した議事録に紐づけて、「メンバーのタスク作成」や「議事録の内容に対するやり取り」が可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （3）【Evernote】アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ ＜Evernoteの特徴＞ タスク管理ができる 個々のノートに紐づいたToDoを作成できるので、ツール上でタスクを確かめられるのが特徴です。 外部ツールと連携できる たとえば、Googleカレンダーと連携すればスケジュール管理ができます。ただし、外部ツールとの連携には有料プランへの加入が必要です。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ テンプレートを使える あらかじめ用意されているテンプレートや、自作のテンプレートを使ってノートを書き始められます。そのため、議事録など「定期的に作成するノート」を1から作成する手間がかかりません。 ＜Evernoteの注意点＞ 高機能なため使いこなすのが難しい 高機能なツールのため、使いこなせるまでに時間がかかる傾向があります。 機能が削除された 2023年10月に「ワークチャット機能」が削除されるなど、今まで使えていた機能が削除されるケースが見られます。 アプリ版は動作が重くなる 利用しているユーザーからは「アプリ版の動作がデスクトップ版に比べて重く、編集に時間が掛かる」という声があります。（引用：ITトレンド） ＜Evernoteの料金体系＞ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月（月払い） PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い） EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い） Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】フロー情報のやり取りにおすすめのツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめのチャットツール3点をご紹介します。チャット形式のツールを検討している方は必見です。 （1）【Slack】チームの連絡に適したチャットアプリ ＜Slackの特徴＞ 知名度が高い 世界中に利用ユーザーがおり、知名度が高いビジネスチャットツールです。 チャンネルごとにメッセージを送れる 部署やプロジェクトごとにチャンネルをつくり、チャンネルごとにメッセージを送れます。複数のチャンネルを一つのアプリで管理できるので、情報共有の場が分散しないのが特徴です。 ＜Slackの機能・使用感＞ Slack Canvas チャンネル内に、「Slack Canvas」というメモを貼ることができます。個人のやることリスト、メンバーとのメモの共有、プロジェクトの状況整理を行うのに便利です。 Slack AI Slack AIがSlack内を検索して、自然言語での質問に回答してくれます。また、チャンネルやスレッドの要約機能があるので、情報収集がスムーズです。 ＜Slackの注意点＞ フリープランに制限がある フリープランで閲覧できるメッセージ数は直近90日間分に制限されています。そのため、半年以上前のやりとりやプロジェクトの振り返りなどが難しいです。 重要なメッセージを見逃しかねない チャットが更新されるたびに古いメッセージが流れてしまうので、重要なメッセージを見逃しかねません。 検索機能が使いづらい 利用しているユーザーからは「検索機能が少し使いづらくファイルがすぐに取り出せない等あるため、各チャネルごとにシェアしたファイルはファイルタブを作るなどして過去のファイルが管理しやすいインターフェースがあると助かる。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050 円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール ＜Webexの特徴＞ 社外の人ともやりとりできる メールアドレスを追加するだけで社外の人とやりとりできます。 メッセージ機能 Web会議ツールですが、個別やグループ別に使えるメッセージ機能が搭載されているので、気軽に情報共有できるのが特徴です。 ＜Webexの機能・使用感＞ 「チーム」の登録ができる Web会議をおこなう「スペース」を、プロジェクトや部署ごとに「チーム」で括って整理できます。そのため、「スペース」が増えても見やすく整理できるのです。 ＜Webexの注意点＞ チームによっては費用対効果が小さくなる 有料版の料金は1ライセンスにつき1,700円～なので、高度な機能が必要ないチームでは費用対効果が小さくなる可能性があります。 会議主催権限が制限される 利用しているユーザーからは「Webexの会議主催権限が限定される点はネガとなっています。誰でも即座に会議主催が出来るシステムが安価に契約出来ると良い」という声があります。（引用：ITreview） ＜Webexの料金体系＞ Webex Free：0円 Webex Starter：1,700円/ユーザー/月（月払い） Webex Business：2,700円/ユーザー/月（月払い） Webex Enterprise：要問い合わせ webexの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （3）【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ 会議のチャットや共有ファイルを一元化できる Web会議中のチャットや共有した資料を一か所に集約できるため、情報が分散しないという特徴があります。 無料で始められる 無料プランがあり、5GB/ユーザーのストレージを利用できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ Web会議をスケジューリングできる カレンダーから、先の日程のWeb会議をスケジューリングして、参加者に予定を共有できます。一方で、「共有リンクから参加」「カレンダーから参加」など、会議への参加方法が複数あり、使い方はやや複雑に感じます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ 機能を使いこなせない可能性がある Microsoft Teamsには、Web会議機能をはじめとした多くの機能が搭載されています。したがって、とくにITツールに慣れていない社員にとっては使いこなすのが難しいです。 初期設定が難しい 利用しているユーザーからは「ログインして本格的に使用するためにはマイクロソフトアカウントと紐付けが必要であったり、初期設定が分かりにくいことがある。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ 以下は、Microsoft Teamsの一般法人向けプランの料金体系です。Teams以外のMicrosoft製品も利用したい場合は、Microsoft 365 Businessのいずれかのプランを選びましょう。 Microsoft Teams (無料)：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】ファイル管理におすすめの情報共有ツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめのファイル共有ツール2点をご紹介します。ファイル共有形式のツールを検討している方は必見です。 （1）【Dropbox】大容量ファイルを一元管理できるツール ＜Dropboxの特徴＞ ファイル管理に特化したツール Dropboxは、ファイル管理に特化したツールであり、大容量ファイル共有や共同編集機能を備えています。 無料から始められる 無料のプランからでも、2GBのストレージにファイルを保存して共有できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ドラッグ&ドロップの使用 ドラッグ&ドロップで、Dropboxにファイルを保存したり、ファイルの移動をしたりできます。直観的に操作可能なため、ITに慣れていない方でも使いやすいです。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの制限がある Dropboxの無料プランでは、2GBのストレージしか利用できないので、長期的に利用するためには有料化が必要です。 動作が重くなる 利用しているユーザーからは「データ容量が重くなるとパソコンが重たくなる」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Bacic：0円 Plus：1,500円/月 Essentials：2,400円/月 Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問合せ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Google Drive】Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ ＜Google Driveの特徴＞ 簡単に始められる Googleアカウントを持っていれば、簡単に始められます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 共有機能 共有したいファイルの右側の「⋮」の共有から、アクセス権限を設定しながら、共有リンクを発行できます。Google Driveで管理している会議資料を、社外のメンバーにも共有可能なのです。 PC以外のデバイス対応 スマホやタブレットからでも操作可能です。そのため、会議の移動中でも、資料を確認できるといったメリットがあります。 ＜Google Driveの注意点＞ アクセス権限の付与がやりづらい 利用しているユーザーからは「アクセス権の付与のやり方が分かりにくいので、アクセス権というメニューがあるといい」という声があります。（参考：ITreview） 費用が必要以上にかさむ恐れがある 利用しているユーザーからは「同期が簡単にできる反面、休日や外出先から自身のスマートデバイスで確認・作業した際、意図しないデータまで同期され動作が遅くなったり、パケット代が嵩んでしまうケースがあった」という声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。 個人向け（料金なし）：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内の情報共有におすすめのツール・アプリ 以下は、今回ご紹介したおすすめツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ＜社内ポータル＞ ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Evernote 特徴 ノウハウの一元管理に最適なツール 非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、Markdown記法には対応していない 高機能なため使いこなすのが難しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,100円/月（月払い）～ 公式サイト 「Stock」の詳細はこちら 「ナレカン」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら ＜チャット＞ Slack Webex Microsoft Teams 特徴 チームの連絡に適したチャットアプリ あらゆる端末でWeb会議できるツール ビデオ会議ができるコラボレーションツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 フリープランでは、メッセージの履歴が過去90日間分しか残らない チームによっては費用対効果が小さくなる 機能を使いこなせない可能性がある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは1,700円/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月～ 公式サイト 「Slack」の詳細はこちら 「webex」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら ＜ファイル共有＞ Dropbox Google Drive 特徴 大容量ファイルを一元管理できるツール Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】※ファイルにコメントを残す 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 検索機能 【〇】 【〇】 注意点 無料プランはストレージの制限がある 費用が必要以上にかさむ恐れがある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/月（月払い）～ 公式サイト 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 以上のように、どの機能を重視するかによって注意すべき点も異なるので、自社に適したツール選びが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excel！情報共有ツールの選定ポイント2選 以下では、情報共有ツールの2つの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえたツールを導入して、自社での円滑な情報共有を実現しましょう。 （1）誰でも簡単に使いこなせるか 大前提として、誰でも使いこなせるツールである必要があります。 高機能な情報共有ツールでも、メンバーが使いこなせなければ形骸化してしまいます。たとえば、エンジニアレベルの知識が必要なツールは、開発メンバー以外の利用が困難です。 したがって、全社で利用する場合は、「必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 （2）必要な情報がすぐに見つかるか 情報共有ツールを選ぶときは、目的の情報にすぐにアクセスできるか確認しましょう。 アクセス性の悪いツールで情報共有をすると、あとから見直したいときに「どこにあるのかわからない」という状況に陥ります。そのため、必要な情報がすぐに見つからず、無駄な手間がかかってしまうのです。 このように、情報へのアクセス性の悪さは、作業効率の低下に直結します。したがって、情報を分かりやすく整理できるうえ、検索性に優れたツールが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Excel管理から脱却した企業事例 以下では、情報共有ツールを使って業務効率化に成功した会計事務所の事例をご紹介します。 Stock導入以前、こちらの会計事務所は「社員のタスク」と「クライアント（150～200社）との打ち合わせ議事録」の管理方法に課題を抱えていました。 たとえば、タスクはExcelで管理していたものの、複数人で競合編集してトラブルになりかけていたのです。また、打ち合わせ議事録はワードで作成していましたが、ファイルを探し、開き、確認するという手間によって情報へすぐアクセスできない状況でした。 そこで情報共有ツールのStockを導入したところ、議事録などの「ノート」にタスクを紐づけられるうえに、わずかな操作で情報へアクセスできるため問題が解消されました。 以上のように、「Stock」を導入することで、情報共有やタスク管理の手間が省けて業務効率が改善したのです。 会計事務所の業務効率化事例はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excelができる情報共有ツールまとめ ここまで、おすすめの情報共有ツールや選び方を中心に解説しました。 Excelによる情報共有では手間がかかったり、ファイル管理が煩雑化してしまったりするリスクがあります。そのため、企業の情報共有においてはITツールが必須です。 ただし、多くの情報を管理する場合、新しくツールを導入しても必要な情報をすぐに見つけられなければ、共有がスムーズにできません。そのため、確実に情報を管理でき、検索性に優れたツールを選ぶことが大切です。 結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報を一元管理しつつ、全社員が欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の円滑な情報共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選 【仕事の効率化】ビジネスマンが使うべきおすすめのアプリTOP9 【無料あり】目的別！おすすめの情報管理ツール7選を比較 【最新版】無料あり！おすすめ社内情報共有ツールランキングTOP8 【おすすめ5選】クラウド在庫管理システムとは？選び方も解説 【比較表あり】オンプレミス型とは？クラウド型との違いも解説

仕事をするうえでメールは、職場内や取引先とやりとりする手段として欠かせません。また、画像やファイルを共有するために、メールを利用するケースも多いです。 しかし、「添付ファイルがメールで上手く送れない」とストレスを感じている方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、添付ファイルがメールで送れない原因と3つの対処法をご紹介します。 ファイル添付したメールが送れない原因・対処法を知りたい 添付ファイルを圧縮しても送れない場合の対処法を把握したい メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイルを素早く相手と共有する方法が分かり、ストレスなく情報共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは1.1 Outlookの場合1.2 Gmailの場合1.3 Yahoo！メールの場合1.4 iPhoneのiCloudメールの場合1.5 ocnメールの場合2 メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法2.1 （1）ファイルをzip形式に圧縮する2.2 （2）複数回に分けて送る2.3 （3）ITツールを活用する3 メールで添付ファイルを圧縮しても送れない原因・対処法とは4 【必見】メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法4.1 誰でも簡単にファイルを共有・確認できるツール「ナレカン」5 メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ 【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは ここでは、メールサービス別の添付ファイルが送れない原因を紹介します。自身が使っているメールサービスを把握したうえで、以下を参考にしましょう。 Outlookの場合 Outlookで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Outlookでは容量制限が設けられており、すべてのテキスト、挿入されたファイル、添付ファイルを含めて最大25MBとなります。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信することができないので注意しましょう。（参考：Outlookのメールの容量制限） セキュリティ上送信できないファイル OutlookはGmailと同様、ユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式は添付することができません。（参考：Outlookで送信できないファイル） Web ブラウザのキャッシュの影響 Web版Outlookで添付ファイルが送信できない場合は、Webブラウザのキャッシュが影響している可能性があります。その場合は、キャッシュをクリアした後、クレットモードでWeb版Outlookを開き、添付し直しましょう。（参考：ブラウザのキャッシュの影響） 上記3点のいずれかに該当する場合は、Outlookにファイルを添付して送ることができません。まずは、ファイルの容量や種別に問題がないか確認し、解決しない場合はキャッシュ削除も試しましょう。 Gmailの場合 Gmailで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Gmailの添付ファイルには容量制限が設けられており、送信での添付ファイルの最大サイズは25MB、受信では最大50MBです。この制限をオーバーする添付ファイルは送受信することができません。（参考：送受信時の添付ファイルの容量制限） セキュリティ上送信できないファイル Gmailはユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式や悪質なマクロが埋め込まれているドキュメントなどは添付することができません。（参考：Gmailで送信できないファイル） 上記2点のいずれかに該当する場合は、Gmailにファイルを添付して送ることができないので、送信前に確認しましょう。 Yahoo！メールの場合 Yahoo!メールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている Yahoo!メールのメールサイズには容量制限が設けられており、メールの本文も含めて最大25MBです。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信することができません。 ファイル数が上限を超えている Yahoo!メールは1つのメールに添付できるファイルの数は50個までです。50個を超える数のファイルを1つのメールで送ることはできません。 ファイル名が長い Yahoo！メールに添付できるファイルの名前は、最大で半角64文字までです。「.txt」や「.jpg」などの拡張子も含まれるので注意しましょう。 参考：メールと一緒にファイルを送りたい（添付ファイル） 上記3点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付して送れません。とくに、Yahoo!メールはファイル名の文字数制限があるので、送付したいファイルを確認し、必要に応じて修正しましょう。 iPhoneのiCloudメールの場合 iPhoneのiCloudメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている iCloudメールは、添付ファイルの容量に20MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、Mail Drop 機能で最大 5GB の添付ファイルを送信可能です。 圧縮していないフォルダがメッセージに添付されている 圧縮していないファイルは、メールに添付してもうまく送れないことがあります。zip形式に圧縮するなどして、ファイルを送信しましょう。 iCloudのメッセージ送信件数の制限を超えた iCloudのメールで1日に送信できるメッセージの数は、1,000 件までの上限があります。もし、心当たりがない場合は、送信ボックスに未送信のメールが溜まっていないか確認しましょう。 iCloudのストレージ容量を使い切った iCloudのストレージは、バックアップやメール、iCloud写真などで共用していて、無料で使えるのは合計5GBまでです。したがって、容量を使い切ると、iCloudのメールアドレスでメールを送受信できなくなります。 参考：iCloud におけるメールボックスの容量とメッセージの送信制限 上記4点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付したメールが送れません。とくに、iCloudのストレージは、メール以外とも共有しているので、上限を超えていないか確認が必要です。 ocnメールの場合 ocnメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。 容量の制限を超えている ocnメールは、添付ファイルの容量に10MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、ocnメール（Webメール）で最大 100GB の添付ファイルが送信可能です。 メール設定に誤りがある ocnメールでは、2019年にセキュリティ強化のため、メールのシステムを変更しました。そのため、契約時期によっては会員用登録証に記載の設定値の情報が古い可能性があります。 メールアドレス利用停止処分を受けている 利用中のocnメールアドレスから大量にメールが送信されたことで、サービス運営に支障をきたす場合、一時的にメール送信を停止する対策がされます。そのため、利用停止の通知メールを受信してから2時間程度、ocnメールの送信やウェブブラウザからの利用ができなくなります。 参考1：ocnメールの仕様 参考2：0x800から始まるエラーが表示され、メールの送受信ができない｜メールのトラブル対処方法｜メールサービス 参考3：【重要】メールアドレス利用停止のご連絡」というタイトルのメールが届きました。どうすればいいですか？ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法 以下では、メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法を紹介します。早急に添付ファイルを共有する必要がある方は、即実行しましょう。 （1）ファイルをzip形式に圧縮する 添付ファイルを送る1つ目の方法は、「ファイル形式の圧縮」です。 たとえば、ファイルをzip形式に変換すると圧縮されて容量が小さくなり、大容量のデータや複数ファイルを送れます。「圧縮」は送付予定のファイルを選び、右クリックすると選択できます。 ファイル形式が原因でファイルをメールに添付できない場合は、拡張子(ファイル名の後ろの.docxや.xlsxなどの表示)を変更しましょう。一方で、拡張子を変更するとファイルが開かないことがあるため、送付前に展開できるかの確認が必要です。 加えて、異なるOSから送られた圧縮ファイルを開くとファイル名が文字化けしてうまく解凍できない可能性があります。仮に、文字化けした場合は、解凍ソフトにいれてダウンロードするなどして対応しましょう。 （2）複数回に分けて送る 添付ファイルを送る2つ目の方法は、「複数回に分けたファイルの送信」です。 1通のメールに複数ファイルを添付すると、送付可能なデータ容量を超えることがあります。したがって、メールを複数回に分けて送信すれば、メールの容量上限を超えずに添付ファイルを送れるのです。 以上のように、ファイルをまとめて送信してエラーになるときは、メールを複数回に分けて、容量の上限に達さないようにしましょう。ただし、何通もの添付メールの作成は手間がかかり、送付漏れや誤送信のリスクが伴うので注意が必要です。 （3）ITツールを活用する 添付ファイルを送る3つ目の方法は「ITツールの活用」です。 前提として、メールにファイルを添付して共有する場合、送付先一人ひとりのアドレスを打ち込む手間がかかります。とくに、大企業のように、ファイルを複数人と共有するケースが多い場合には、メールを使った情報共有は不向きです。 そのため、なかには、大容量の添付ファイルを送る方法として「ファイル転送サービス」を活用するケースも見られます。しかし、「ファイル転送サービス」は安全性への懸念から使用を禁止している企業も多いのです。 一方、「あらゆる情報をすぐに共有できるITツール」を活用すれば、一斉に該当のファイルにアクセスできる仕組みをつくれます。たとえば、ファイルはもちろん、テキスト情報や画像も共有できる「ナレカン」は、任意のメンバーにのみ情報を公開できるのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで添付ファイルを圧縮しても送れない原因・対処法とは 添付ファイルを圧縮しても、容量の制限を超えてしまい、メールを送れないケースがあります。 とくに、「JPEG画像ファイル」「動画ファイル」「Excel/Wordファイル」などは、既に圧縮された状態になっています。そのため、圧縮を繰り返しても、たいして容量が小さくならないのです。 以上のように、メールで添付ファイルを圧縮しても送れない場合は、ファイル共有にITツールを活用しましょう。メールより利用できる容量が大きいので、大容量ファイルでも安全かつ確実に共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法 以下では、メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法をご紹介します。 メールは、添付したファイルの容量が大きいと「圧縮しても送れない」などの事態が頻発するため、ビジネス利用には適していません。また、添付したファイルを確認するのに、都度ファイルを解凍したり、ダウンロードしたりする手間がかかります。 そこで、ITツールを活用して「ストレスなくファイル共有できる仕組み」を整えましょう。とくに、検索しやすいツールであれば、必要なファイルへすぐにアクセスできて便利です。 したがって、社内のファイル共有は、誰でも簡単にファイル共有できるほどシンプルな操作性で、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンにファイルや画像を添付するだけで、任意のメンバーに共有が可能です。また、AIを活用した「ファイル内検索」によって、ファイルの中身まで検索し、情報をすぐに見つけられるので、必要なファイルを確認するのに時間がかかるストレスを解消できます。 誰でも簡単にファイルを共有・確認できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ これまで、メールで添付ファイルが送れないときの原因や対処法をご紹介しました。 添付ファイル付きメールの送信に失敗したときの対処法には、「複数回に分けてファイルを送信する」「ファイルを圧縮する」があります。しかし、どのような対処をしても、メールでファイルのやりとりをすること自体の煩雑さは解消されないのです。 また、仮にメールを送れたとしても、受信側は添付ファイルのダウンロードや圧縮ファイルの解凍が必要になるうえ、適切に保存しなければ、あとから必要な情報を探せません。 したがって、ファイルをスムーズに共有するには、メールを使える方であればすぐに使いこなせて、共有した情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、メールによる情報共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！