ファイル共有で発生する課題と解決方法とは？サーバーの種類も解説
ファイルデータは重要な情報であり、企業活動のさまざまな場面で頻繁に共有・活用されています。しかし、「必要なファイルがどこにあるか分からない」「共有する際にセキュリティが心配」「外出先からアクセスできない」といった、ファイル管理・共有における課題に直面している企業も少なくありません。
効率的なファイル管理体制を構築するためには、ファイルを保管するサーバーの適切な運用が不可欠です。サーバーには種類がありますが、「違いがよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイル共有の現場で発生しがちな課題と解決策、サーバーの種類を中心に解説します。
- ファイル共有で発生する課題を解消したい
- ファイル共有を行うサーバーの種類を教えてほしい
- 自社に最適なファイル共有のツールを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれると、ファイル共有で発生する課題とその解決方法が理解でき、社内のファイル共有に最適なツールを見つけられます。
目次
ファイル共有で発生する課題と解決方法
以下では、ファイル共有で発生する課題とそれぞれの解決方法についてご紹介します。ファイル共有がスムーズにいかず悩んでいる方は必見です。
検索性が悪い
ファイル名だけでは内容が分からず、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまうことはありませんか。
このような検索性の悪さを解消するためには、フォルダの構成を根本的に見直すことが重要です。ファイルの種類やプロジェクト、作成日など、一定のルールに基づいて整理することで、探しやすさが向上します。
さらに、検索機能が優れたツールへの乗り換えも有効な手段です。ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索できるツールや、高度な絞り込み機能を持つツールを導入することで、必要なファイルに素早くアクセスできるようになります。
機密情報を送信する際のセキュリティが不安
機密性の高いファイルを共有する際に無料のファイル転送サービスや、セキュリティ対策が甘いプライベート向けのツールを安易に利用すると、情報漏洩のリスクが高まります。
機密情報を安全に共有するためには、無料のツールやプライベート向けのツールの利用はやめるべきです。情報共有のルールを明確化し、従業員全体にセキュリティ意識を徹底させることが重要です。
また、強固なセキュリティ対策が施された法人向けのファイル共有サービスの導入も効果的です。暗号化機能やアクセス権限設定が装備された、高度な情報管理体制やデータセキュリティ水準をクリアしているツールを選択しましょう。
外出先で上手くファイル共有できない
リモートで作業する際や外出先からスマホで操作したい場合、必要なファイルにアクセスできなかったり共有がスムーズに行えなかったりすると、業務効率が大幅に低下します。
オフィス外からスムーズにファイル共有を行うためには、マルチデバイスに対応したサービスへの切り替えが有効です。PCだけでなく、様々なデバイスから容易にアクセスできるクラウド型のファイル共有サービスであれば、場所や時間にとらわれずに業務を進めることができます。
また、オフラインでの作業に対応しているツールを選ぶことで、インターネット環境がない場所でもファイルにアクセスしたり、編集作業を行ったりすることが可能になります。
クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いとは
クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いは以下の通りです。
- クラウド型
- オンプレミス型
サーバーをインターネット上に設置し、情報システムを自社に保有せずに運用するサーバーです。サーバーにかかる回線や機器を自社で準備せずとも、インターネットに接続していれば使えるので初期費用は割安です。
サーバー機器を自社に設置し、自社内で情報システムを保有するサーバーです。自社向けにカスタマイズしやすいものの、システム構築にかかる回線や機器などを自社で準備しなければならないので初期費用は割高です。
大きな違いとしてはサーバーがインターネット上にあるか、自社にあるかが大きな違いになります。以前はオンプレミス型が普及していましたが、現在ではクラウド型の利用が主流となっています。
クラウド型サーバーのメリット
以下では、クラウド型サーバーのメリットを紹介します。オンプレミス型と異なりベンダーがシステム管理などを行うので、サーバーの機器に精通した従業員がいない場合は、クラウド型サーバーを利用すべきです。
機器の手配や場所の考慮が不要
クラウド型の場合、サーバーがインターネット上にあるので、自社に機器を手配するコストや配置する場所を考慮する必要がありません。
オンプレミス型にとっては必要であったサーバールームをはじめとした場所を取らないのもメリットです。また、使用機器がインターネットに接続されていれば場所や時間を問わずに利用できるのもポイントです。
このように、「サーバーの設置場所」「利用者の場所」の両者を問わない、専門の機器を使わない点は今日のテレワークをはじめとした柔軟な働き方にも貢献します。
容量の拡張が行いやすい
容量を追加したいときはプランの変更やオプションサービスを追加するだけで、手軽に容量の拡張が可能です。
料金体系はツールによって異なるうえ支払い金額は増える一方、オンプレミス型の拡張費用と比較すると、圧倒的に安い金額での拡張が可能です。逆に、容量を縮小したい場合もプランを変更すればすぐに変更できます。
チームの規模や人数に合わせて柔軟に利用できる点は、オンプレミス型にはないメリットと言えます。
自動バックアップの機能がある
クラウド型サーバーでは、保存したファイルは自動的にバックアップされます。災害・トラブルでファイルをなくしたり、誤削除してしまっても、バックアップからの復元が可能です。
一方、オンプレミス型の場合は、追加でバックアップができるソフトウェアパッケージ製品を購入して、付随する専用のツールで設定やカスタマイズを行う必要があります。
また、クラウド型を提供するベンダーによってサポートが異なるので、操作性のシンプルさで定評な「ナレカン」 のように「1営業日以内」で迅速にサポートしてくれるクラウド型サーバーを選定するのもおすすめです。
クラウド型サーバーのデメリット
クラウド型サーバーを選ぶ際には、以下のデメリットを考慮したうえで、自社に合ったサーバーを選ぶ必要があります。ただし、運用でカバーできる内容もあるので、運用には自社で定めたルールの策定が必要です。
容量の拡張に追加コストがかかる
クラウド型サーバーもオンプレミス型同様、、容量の拡張をする際に追加のコストがかかります。
とはいえ、クラウド型サーバーでの容量の拡張は、オンプレミス型サーバーのように追加のソフトやハードディスクが必要なわけではないので、ベンダーに問い合わせをすれば低コストで行うことができ、費用対効果が高いと言えます。
また、Webサイトのバックアップデータや動画ファイルなどを数多く取り扱わない業界・業種であれば、容量制限がかかって使えなくなることは稀なので安心です。
ネット環境が必須
クラウド型サーバーは、インターネットに接続されていれば場所を問わずアクセスが可能である反面、ネット環境が整っていなければ使えないサービスが多いです。
インターネット環境がなければデータへアクセスできないため、業務に支障をきたす可能性があるのです。また、停電や災害、機器の経年劣化でインターネットが使えなくなることもあります。
一方、オフラインで使えるアプリを提供している「ナレカン」 のようなサービスもあるので、自社の社員がオフライン環境下でも使う可能性が高い場合は「オフライン対応可能か」にも注目しましょう。
カスタマイズ性が低い
オンプレミス型サーバーと異なり、システムのカスタマイズがしづらいという点もデメリットです。
クラウド型は仕様があらかじめ決まっているので、機能・容量追加はできても自社に合わせて柔軟に対応させることができません。そのため、自社が「どのような課題を解決すべきか」「必要な機能は何か」が明確に定まっていなければ、導入に失敗してしまうので注意しましょう。
逆に、利用するクラウド型サーバーが自社に合ったものであれば、運用上の問題は生じません。また、カスタマイズができない分、必要以上の機能が備わったサービスを導入すると、教育コストもかかるうえ抵抗感も発生するので「過不足がない機能を持つサービス」を選びましょう。
クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3選
ここでは、クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3つご紹介します。「導入したものの自社に合わなかった」とならないよう、以下の点は必ず押さえましょう。
ポイント1｜機能に過不足がないか
まずは、自社に必要な機能が過不足なく揃っているかを確認しましょう。
ツールを導入しても、機能が多すぎると十分に使いこなせず、逆に機能が不足していると業務に支障をきたしかねません。また多機能なツールは導入コストや月額費用が高額になったりする可能性があります。
部署や役職単位で参加するフォルダを設定できる「グループ機能」や目的の情報をすぐに見つけられる「検索機能」など、自社に必要な機能を明確にしたうえで「機能に過不足のないツール」を選びましょう。
ポイント2｜セキュリティは万全か
次に、セキュリティ強度が高いかは非常に重要なポイントです。
ファイル共有サービスには、様々なセキュリティ対策が施されていますが、特に注目すべきはアクセス権限の設定機能です。管理者が、閲覧、編集などの権限をユーザーごとの設定できると、機密性の高い情報へのアクセスを必要最低限のユーザーに限定できます。
また、暗号化通信や二段階認証、アクセスログの記録などの機能も、情報漏洩のリスクを抑えるために重要な要素です。社内システムとしての導入の際には、これらのセキュリティ機能が十分に備わっているかを確認しましょう。
ポイント3｜初期の導入・運用に手厚い支援が得られるか
最後に、初期の導入・運用に手厚い支援が得られるかも確認しましょう。
新しいファイル共有サービスを導入する際には、初期設定やデータ移行など、様々な作業が発生します。たとえば、疑問や質問に対して1営業日以内にメールで返信が来るようなサポートがあると、乗り換えによる影響を最小限に抑えられます。
初期導入支援サポートや、導入後の操作説明会、メールでのサポート体制が充実しているサービスを選ぶことで、導入時の不安を解消し、スムーズな運用開始を期待できます。特に、新しいサービスへの乗り換えの負担が心配な場合や、初めてクラウドサービスを導入する場合、サポート体制の充実度を重視しましょう。
ファイル共有の課題を解決するおすすめツール
以下では、ファイル共有で抱える悩みを解消するツールを紹介します。
社内のファイル共有がうまくいかず不満を抱えている場合、「使っているサービスを見直す」ことが重要です。たとえば、検索性の悪さが課題の場合は「情報が確実に絞り込めるツール」、セキュリティに課題がある場合は「セキュリティ認証を取得したツール」が最適です。
ただし、ツールを乗り換えるときには、初期セットアップに時間がかかりがちです。そこで、「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。
結論、社内のファイル共有には検索性・セキュリティが高いうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」 一択です。
ナレカンは社内に散在するマニュアルなどの情報資産を一元管理し、誰でも簡単に検索できる機能が備わっています。また企業ごとに運用方法を提案してくれるような「サポート体制」も整備されているので安心です。
ファイル共有の課題を解決するクラウド型サーバー「ナレカン」
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オンプレミス型サーバーのメリット
以下では、オンプレミス型サーバーのメリットを紹介します。とくに、サーバーが物理的にユーザーに近いので、自社オリジナルのシステム構築ができたり、運用に合わせて柔軟にシステムを変更できたりするのが特徴です。
カスタマイズ性が高い
オンプレミス型サーバーはカスタマイズ性が高く柔軟性に長けているのがメリットのひとつです。
ハードウェアからソフトウェアまで自社で保有できるため、OSなど自社に合った自由なシステムの設定が可能です。既存システムがある場合は同一システムの構築・連携もできます。
ただし、自社に合わせたカスタマイズを行うには運用にかかる費用はもちろん、専門知識を備えた人材が必要な点に注意しましょう。
セキュリティ対策を事前に行える
オンプレミス型は自社で機器の構築や操作ができるので、問題が起こる前に以下のセキュリティ対策を施行できます。
- サーバーの設置場所の決定
- どのようなソフト・システムを利用するかの決定
- アクセス権の設定や不正アクセスの監視
また、オリジナルのアドオン開発（個別で機能拡張すること開発）ができるため、自社のセキュリティポリシーに沿った要件でセキュリティの強度を決められるのも特徴です。
オンプレミス型サーバーのデメリット
ここでは、オンプレミス型サーバーのデメリットを紹介します。以下のデメリットの対策をあらかじめ検討すべきですが、対処できない場合は、オンプレミス型が適しているかどうかを再検討する必要があります。
機器の手配、管理が行いづらい
オンプレミス型の場合は、IT機器を設置しなければならないので手配や管理が難しい点がデメリットのひとつです。
また、ネットワーク機器やソフトウェアの購入をはじめとした初期費用、そして人件費もかかるのでランニングコストが高くなってしまいます。そのため、十分な資金がなければ途中で利用が頓挫してしまう可能性も高いのです。
また、導入前にはハードウェアの導入・運用計画の策定、導入後は定期的に点検やセキュリティ対策を行わなければなりません。このように、自由度が高い反面、初期から運用にかかる機器の手配のほかにも、管理の多くにコストがかかる点に注意しましょう。
容量や機能の拡張が行いづらい
容量や機能を拡張する場合もクラウド型と比較すると難しいです。
オンプレミス型では、事業拡大や従業員増加などでサーバーの容量が足りなくなれば、ハードディスクの追加、サーバーの増設が必須になります。「ヒト・モノ・カネ」のすべての追加コストがかかるのに加え、拡張度合いに応じて再稼働までの時間も必要です。
そのため、自社のビジネス環境が変化しやすい、もしくは幅広い種類のプロジェクトに対応しなければならない場合はクラウド型サーバーを選択するのがおすすめです。
トラブルが起きた際の対処が難しい
トラブルが起きた際には専門知識を持つメンバーが対応しなければならないので、対処が難しい点もデメリットです。
たとえば、機器が壊れてしまうなどの大きな問題が発生すると、機器の修理だけではなく、格納していたデータの復旧作業も必要になります。そして、「機器自体の修理」と「データの復旧」のふたつのタスクが発生しますが、専門知識がなければ復旧に必要以上の時間がかかってしまうのです。
そのため、トラブルが起きるリスクを常に考慮し、システムに精通した人員を配置することが求められます。
ファイル共有で発生する課題と解決方法まとめ
ここまでファイル共有の現場で発生しがちな課題とその解決策や、オンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの違い、そしてそれぞれのメリット・デメリットについて紹介しました。
ファイル共有を円滑に進め、業務効率を向上させるためには、「必要な情報に誰でも簡単にアクセスできるファイル共有ツール」を導入することが重要です。またツールを選ぶ際には、「導入・運用支援が充実しているか」、「手配や管理の手間がかからないクラウド型であるか」を重要視することが大切です。
また、社内でのファイル共有に必要な「アクセス権限の管理」や「超高精度のキーワード検索」といった機能がついているものであれば、ファイル共有に感じているストレスが大幅に解消されます。
結論、自社のファイル共有の課題解決には、高度な検索機能と充実したサポート体制を備えたツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。
