マニュアルと手順書の違いとは？作り方やテンプレートも紹介！
一般的に「マニュアル」と「手順書」は同じ文書として扱われますが、実は両者には大きな違いがあります。また、それぞれ作成方法が異なるため、混同してしまうと上手く機能しなくなる恐れがあるのです。
そこで今回の記事では、マニュアルと手順書の違い、作り方、作成ポイントを中心にご紹介します。
- マニュアルと手順書の違いが分からない
- マニュアル・手順書作成のコツを教えてほしい
- マニュアル・手順書管理に最適なツールを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、業務に役立つマニュアルや手順書を作成するポイントやおすすめの管理方法が見つかります。
目次
マニュアルと手順書の3つの違い
マニュアルと手順書には「目的」「範囲」「内容」の3つの違いがあります。以下は、それぞれの違いについてまとめた比較表です。
| マニュアル | 手順書 | |
|---|---|---|
| 目的 |
業務の全体像を把握すること |
安定的に仕事を回すこと |
| 範囲 |
業務全体をカバーすることが多い |
一部の作業だけに特化していることが多い |
| 内容 |
業務上の知識、品質基準、システム構成、業務フローなど、業務の基本情報が体系的にまとめられています。 |
目的や準備、手順、動作ポイント、作業時間、品質基準、注意事項など、誰でも作業できる粒度の項目が記載されています。 |
以上のような違いがマニュアルと手順書にあるため、混同しないようにしましょう。
取扱説明書と規程・規範との違い
マニュアルに類似した文書に「取扱説明書」と「規範・規程」があります。以下は、それぞれの概要です。
- 取扱説明書
- 規程・規範
取扱説明書は、業務に必要なシステムや機器の使い方をまとめたものです。具体的には、機器の操作方法や仕様、メンテナンス手順、トラブルシューティング、Q＆Aなど、正しく使いこなせるように必要な情報がまとめられています。
マニュアルや手順書とは異なり、説明書は業務の行動指針ではありません。しかし、説明書は業務を円滑にするために必要な要素であり、危険の伴う機器などを扱う仕事の場合には従業員の安全のために重要です。
規程は、業務上で守るべき規則をまとめている文書です。ISOや法令、独自ルールなどを社内で共有し、リスクを最小限に抑える効果があります。
規範は、社内で共有されている価値をまとめた文書です。企業のビジョンやミッション、バリュー、経営理念、方針、憲章など、従業員の行動原理や企業が進むべき道を提示します。
以上のように、取扱説明書や規程・規範はマニュアルとは利用目的が大きく異なるため、まったく別の文書として捉えましょう。
マニュアルと手順書の作り方
以下では、マニュアルと手順書の作り方を解説します。それぞれ作り方が異なるので混同しないように気をつけましょう。
マニュアルの作り方
以下は、マニュアルを運用に乗せるまでの5ステップです。
- ステップ1：マニュアルの対象範囲を決める
- ステップ2：構成（目次）を設定する
- ステップ3：内容を記載する
- ステップ4：仮運用する
- ステップ5：本格運用する
マニュアルを作成する目的から対象範囲を決定します。一度にすべての業務をマニュアル化するのは困難なので、目的を定めることは重要です。
すぐにマニュアルの中身に取りかかるのではなく構成を組み立てます。構成を作成することで項目の抜け漏れがなくなり、さらに読みやすいマニュアルになるのです。
実際にマニュアルの内容を記載していきます。従業員にヒアリングしたり実際の作業を観察したりして、実務とマニュアルが乖離しないように注意しましょう。
次に、マニュアルの仮運用をします。いきなり全体に展開すると混乱してしまうので、数人で使い勝手を試してみるのがおすすめです。
仮運用で表面化した問題点を解消して、最終版を全体へ共有します。ただし、マニュアルは定期的に更新し続けなければ実務とのズレが大きくなるので注意しましょう。
以上のようなマニュアル作成のステップを基本として、自社独自の要素などを加えていきましょう。
手順書の作り方
以下は、手順書を運用に乗せるまでの5ステップです。
- ステップ1：作業を洗い出す
- ステップ2：構成（目次）を設定する
- ステップ3：内容を記載する
- ステップ4：仮運用する
- ステップ5：本格運用する
対象作業を、実際の流れにしたがって洗い出しをします。項目が抜け漏れないように作業をしながらメモしたり、従業員にヒアリングしたりしましょう。
すぐに内容を書き始めると抜け漏れが起こるだけでなく、読み手を無視した手順書になるので避けましょう。
手順書の内容を記載していきましょう。テキストだけでは具体的な作業がイメージできないので、作業風景の写真などを適宜添付するのがおすすめです。
次に、手順書の仮運用をします。いきなりチーム全体に展開すると混乱してしまうので、数人で使い勝手を試してみるのがおすすめです。
仮運用で表面化した問題点を解消して、最終版をチームへ共有します。ただし、手順書は定期的に更新し続けなければ実務とのズレが大きくなるので注意しましょう。
以上のような手順書作成のステップを基本として、自社独自の要素などを加えていきましょう。また、手順書は適切に管理しなければ使われなくなるので、僅かな操作でマニュアルにアクセスできる「ナレカン」のようなITツールが重宝します。
【上手い人が実践】わかりやすいマニュアル・手順書を作成するポイント4選
以下では、上手い人が実践しているわかりやすいマニュアル・手順書作成するポイントを4つご紹介します。どれも欠かせないポイントなので必見です。
ポイント1｜抽象的な言葉を使わない
はじめに、すぐに行動へ移せないような抽象的な言葉は使わないようにしましょう。
マニュアルを利用する従業員が同じ解釈になるマニュアルでなければ、業務品質がばらばらになるので作成する意味がありません。そのため、どのように作業を進めれば良いか分からない抽象的な表現は避けるべきです。
このように、具体的な行動に移しやすいことは「分かりやすいマニュアル」の必須条件になります。
ポイント2｜専門用語を極力避ける
次に、マニュアルには専門用語を可能な限り含めないようにしましょう。
長年働いている従業員であれば問題ありませんが、マニュアルをもっとも利用するのは基本的に新しいメンバーです。そのため、はじめは仕事の流れなどを覚えることが先決であるため、専門用語は別途覚えさせます。
しかし、どうしても専門用語を使わざるをえない場合には、注釈をつけるなどをすれば問題ありません。
ポイント3｜画像や表を活用する
次に、テキストだけでなく画像や表もマニュアルに使いましょう。
テキストだけで分かりやすいマニュアルをつくるのは難しいため「業務の流れを示すフローチャート」「作業の様子が分かる写真」などを盛り込みます。ただし、画像や表を入れすぎてもかえって分かりづらくなるため適度に活用しましょう。
このように誰でも理解できるマニュアルにするためには、適度なアクセントが必要です。
ポイント4｜レイアウトを凝らない
次に、必要以上にマニュアルのレイアウトに凝らないようにしましょう。
レイアウトはあくまでも分かりやすいマニュアルにするための補助的なポジションなので、余計な時間をかけなくても問題ありません。逆に、レイアウトにこだわることで「見やすいマニュアルをつくる」という本来の目的を阻害する恐れがあるのです。
以上のように、マニュアルのレイアウトはあくまでも理解を促すための要素のひとつであって、個性を出すものではないということが分かります。
【これで解決】マニュアルの管理・保管に最適のおすすめツール
以下では、マニュアルや手順書の管理に最適なツールをご紹介します。
マニュアル・手順書の必要性を感じているものの、どう作ればよいか分からない方は、既存のテンプレートを活用しましょう。テンプレートを使用することで、誰でも体裁の整ったページが作れます。
ただし、マニュアル・手順書を作成しても、その後の確認や管理が面倒では形骸化してしまいます。したがって、「テンプレート機能のついた、簡単に欲しい情報が確認できるツール」でマニュアル・手順書は管理しましょう。
結論、誰でも即マニュアル・手順書にアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは「テンプレート機能」で素早くひな形を呼び出せたり、WordやExcel、PDFファイルを管理したりできます。また、「高精度な検索機能」で必要な情報を絞り込めるので、保管するマニュアル・手順書が増えても運用しやすいのです。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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マニュアル・手順書のテンプレート紹介
以下では、Excelで使える無料のマニュアル・手順書テンプレートをご紹介します。既存のテンプレートを利用することで、Excel作成のスキルがなくとも、すぐに体裁を整えられます。
エクセルテンプレート｜業務マニュアル
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する手順書用テンプレートです。Step1、Step2というように業務全体の流れが設定できます。
そのため、全体像を把握でき、体系的に業務の理解が可能です。
エクセルテンプレート｜手順書
こちらは、「エクセルくん」が提供する業務マニュアル用テンプレートです。工程ごとの作業や注意点を細かく設定が可能で、初心者にも理解できるように情報を記載することができます。
そのため、上記のような手順書があれば安定的に仕事を回すことができるのです。
マニュアルと手順書の違いまとめ
ここまで、マニュアルと手順書の違い、作り方、作成ポイントを中心にご紹介しました。
マニュアルと手順書はどちらも、確認や管理が面倒では形骸化してしまいます。つまり、すぐ利用できる状態でなければ、作成した労力が無駄になってしまいます。
ただ、WordやExcelファイルで作成されたマニュアル・手順書は、保存先のストレージからわざわざ確認しなければならず面倒です。さらに、ファイル形式のデータでの保存であった場合、PC向けに開発されているので、スマホでは使いづらいことがデメリットです。
結論、マニュアル・手順書の確認や管理のために導入すべきなのは、情報を管理する「ノート」へ簡単にアクセスや更新ができ、スマホからでも利用できる「ナレカン」一択と言えます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアルや手順書の確認・管理のストレスを解消しましょう。
