マニュアルの目次構成の6つの作成ポイントとは？作り方も紹介！
作業品質の均一化などのメリットがあるマニュアルですが、それらを最大化するためには目次を充実させることが重要です。マニュアルにおいて目次はないがしろにされがちですが、むしろ適切に目次を設けることが分かりやいマニュアルの基本になります。
一方、「マニュアルに目次を載せるだけで効果はあるのか」「そもそもマニュアルがないので何から始めれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルの目次構成の作成ポイントや作り方を中心に解説します。
- マニュアルの目次を作成するポイントを教えてほしい
- 見やすい目次を作る方法が分からない
- 自社でマニュアルを管理する最適なツールを知りたい
という担当者の方が本記事を参考にすると、目次の重要性が分かると同時に、社内で広く活用されるマニュアルに必要なポイントも学べます。
目次
マニュアルで目次作成が重要な理由とは
良いマニュアルの必須条件は「必要な情報をすぐに見つけられるか」です。そのため、マニュアルの種類に関わらず見やすいマニュアルには目次があります。
マニュアルを使うタイミングは、何か分からないことがあったときです。つまり、マニュアルを早く確認したい状況なので「どこに何の情報があるのか分からないマニュアル」では役に立たちません。
ただし、目次に情報を詰め込みすぎると、かえって理解できなくなるので注意しましょう。あくまでも、「何について記載されているページなのか」が一目で分かるよう端的に設定する必要があります。
【3ステップ】マニュアルに最適な目次の作り方
以下では、マニュアルに最適な目次の作り方を3ステップで解説します。見やすい目次を作る方法が分からない方は必見です。
ステップ1 ❘ 記載する情報を洗い出す
まず、マニュアルに記載する情報をリストアップします。
業務内容、手順、注意点など、網羅的に洗い出すことが重要です。ただ網羅すれば良い訳ではなく、マニュアルが使用される状況を考慮しながら、必要な情報を過不足なくリストアップしましょう。
情報の洗い出しは、マニュアルの質を左右するため、過去の資料などを参考に丁寧に行いましょう。
ステップ2 ❘ 内容を分類する
次に、洗い出した情報を整理し、カテゴリーごとに分類します。
例えば、業務の流れ、トラブルシューティング、用語集など、目的に応じた分類が有効です。情報を整理することで、検索性を高め、読み手の負担を軽減します。
分類した情報は、見出しとして目次に使用するため、一目見て理解できるよう簡潔かつ分かりやすい言葉を選びましょう。
ステップ3 ❘ 構成の組み立て
最後に、分類した情報を組み立て、目次の構成を決定します。
全体像を把握しやすく、必要な情報に素早くアクセスできる構成が理想的です。目次は、マニュアル全体の道標となるため、論理的な流れと分かりやすさを重視しましょう。
以上の流れで目次を設定すれば、読み手がスムーズに内容を把握できます。
見やすいデザインで目次・構成を作成する6つのポイント
ここでは、見やすい目次・構成を作成するために押さえるべき6つのポイントを解説します。社内で広く活用されるマニュアルを残したい方は必見です。
ポイント1｜読み手を想像する
1つ目は、マニュアルの読み手を想像することです。
従業員やスタッフの理解力や利用環境をイメージすれば、マニュアルの内容や表現、レイアウト、管理方法が変わります。たとえば、外回りが多い営業部でWordファイルのマニュアルを運用すると、スマホからは使いづらいので形骸化していきます。
また、新入社員向けのマニュアルに専門用語ばかりを盛り込んでしまうと、メインの仕事ではなく用語を覚えるだけで精一杯になるのです。もちろん、専門用語も覚える必要はありますが、用語説明ページを追加するなどの負担を減らす工夫が必要になります。
以上のように、マニュアルを使う人や状況を想像することで自社に合ったマニュアルに近づきます。コツとしては誰もマニュアルを読みたがっていないと想定して作成すると「どうすれば読んでもらえるか」という視点が持てるのでおすすめです。
ポイント2｜時系列で構成をつくる
2つ目は、マニュアルの項目は時系列に沿ってつくることです。
従業員やスタッフは定型的な業務が多いため、説明がばらばらに構成されているマニュアルでは意味がありません。そのため、業務の最初から最後まで流れや手順に抜け漏れがないように書き出します。
次に、それぞれの作業が時系列に沿っているかを見直します。以上でマニュアルが時系列になり、新しい作業が追加されても該当の項目を差し込めば良いので更新も簡単です。
ポイント3｜見出しを階層にする
3つ目は、見出しを階層構造にすることです。
たとえば、「電話対応の仕方」の見出しだけでマニュアルを作成すると、電話対応の流れや緊急時の対応などの知りたいことをピンポイントで見つけられません。そのため、「電話対応の仕方」の見出しには「電話対応の流れ」「緊急時の対応」を追加します。
しかし、むやみやたらに見出しを追加すると、かえって目的のページが探しづらくなるため注意しましょう。
ポイント4｜機能別ではなく目的別で作成する
4つ目に、マニュアルの構成には「機能別構成」と「目的別構成」の2種類がありますが、見やすいマニュアルは目的別構成で作成することです。
- 機能別構成
- 目的別構成
機械やシステムの機能によってカテゴリーを分ける方法です。たとえば、「書類データについて」の分類があり、書類データに関する作成や編集、削除などの方法が記されているページが含まれる構成です。
利用者の目的によってカテゴリー分けをします。書類データを削除したい場合に「データを削除する方法」のページを参照すれば解決できる構成です。
従業員やスタッフがマニュアルを使うのは「作業手順が分からない」「どう対応すれば良いか判断できない」など困っているときなので、目的別のマニュアルの方が適切です。
ポイント5｜困った時の対応についての項目をつくる
5つ目は、トラブルの原因が分からず困っている従業員のためにQ＆Aページをつくりましょう。
トラブルが発生したときは目次から関連するページを探しますが、業務やシステムに詳しくない場合には「そもそもどこに原因があるか分からない」という状況がほとんどなので目的のページを見つけられません。
そこで、トラブルに関するQ＆Aページを用意しておけば、何かトラブルがあっても安心です。また、「不明点は問い合わせずにQ＆Aページを確認する」と認知が広がれば、社内対応の時間も大幅に削減されます。
ポイント6｜簡単に管理や更新ができるようにする
6つ目は、マニュアルを簡単に管理・更新できる仕組みをつくることです。
完璧なマニュアルを作成しても、時間が経てば実務とマニュアルが乖離していきます。そのため、定期的にマニュアルを見直して、従業員やスタッフが効率的に仕事をこなせるようにしなければなりません。
それゆえに、紙やWordでマニュアル管理をするのは避けましょう。「紙のマニュアルは更新するのが面倒」「Wordのファイルはアクセスするのが手間」「メールやチャットツールで共有すると流れる」などのデメリットがあります。
そのため、誰でも簡単に管理や更新ができる「ノート型ツール」が最適です。たとえば、マニュアルだけでなくあらゆる情報を蓄積できる「ナレカン」のようにわずかな操作で更新したり、手間をかけずに管理したりできるツールが求められます。
業務マニュアルを電子化する企業におすすめのツール
以下では、作成したマニュアルを最大限活用するために最適なツールを紹介します。
作成したマニュアルを最大限活用するためには、「ITツール」を活用することが重要です。なぜなら、紙のマニュアルでは、ノウハウの共有が上手くいかない、社内で業務が属人化してしまう、などといった事態になりかねないからです。
そこで、社内のマニュアルが必要なときに必要な情報を手に入れられる体制を整えましょう。ただし、マニュアルの電子化にWordやExcelを選択するとバージョン管理に手間がかかり、アクセスもしづらいので注意が必要です。
結論、マニュアルの作成・管理・共有のために導入すべきなのは、どの端末からでもマニュアルにアクセスでき、簡単に作成・管理・共有ができる「ナレカン」一択です。
ナレカンは社内に散在するナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能で即アクセスできる状態で管理・共有することが可能です。そのため、マニュアルを作ったが使いづらくて形骸化してまうなどの心配がなく、作成したマニュアルを最大限活用することができます。
最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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マニュアルの目次がもたらす3つのメリット
ここでは、目次を充実させることで得られるメリットを解説します。目次がないマニュアルとの差が分かるため必見です。
（1）全体像を一目で把握できる
一つ目に、マニュアルに目次があることで業務の全体像を把握できるようになります。
目次のないマニュアルでは担当する箇所以外は見る機会がなくなるので、極めて近視眼的に働くことになります。一方、マニュアルに目次を設けていると「ほかには何の業務があるのか」「前後の作業との関係はどうなっているのか」などの視点が持てるのです。
仮に、業務全体の流れを意識したうえで仕事をすれば、これまでよりも周りを見ながら仕事ができるようになります。また、目次が作業の流れをそのまま表している場合には「今、どこまで進んでいて、これから何をすべきか」まで照らし合わせられるのです。
以上のように、目次があるだけで業務全体を俯瞰できるようになり、それが働くことの意識にまで良い影響を与えることが分かります。
（2）必要な情報にすぐにアクセスできる
二つ目に、マニュアルに目次があれば目的のページをすぐに見つけられます。
マニュアルを使うタイミングは「作業手順が分からない」「どのように対応すれば良いか判断できない」など、基本的に困っているときです。そのため、マニュアルが真価を発揮するには、目的の情報へすぐにアクセスできることが必須と言えます。
逆に、目次がないマニュアルはわざわざ何ページもめくって該当箇所を探さなければなりません。以上のことからも、余計な時間と手前をかけないためにもマニュアルには目次を付けるべきだと言えます。
（3）内容の重複や抜け漏れがなくなる
三つ目は、マニュアル作成時に目次があれば、内容の重複や抜け漏れが減ることです。
マニュアルを作成する際には、はじめに全体の骨組みとなる目次をつくります。目次を用意することで項目の抜け漏れや重複に早い段階で気が付くことができるのです。
目次を設定するのは時間がかかりますが、基盤ができるので修正や変更にも柔軟に対応できるようになります。このように、マニュアルの目次は従業員だけでなく、マニュアルを作成するマネジメント側にもメリットがあるのです。
マニュアルの目時構成の作成ポイントとおすすめのツールまとめ
ここまで、マニュアルに目次を設ける作成ポイントを中心に解説しました。
マニュアルは正しく運用すれば企業の貴重な資産となります。しかし、紙のマニュアルでは更新するのが面倒で社内で活用されないだけでなく、管理も疎かになっていくのです。
そのため、作成・蓄積したマニュアルが誰もが簡単にアクセスできる状態を維持し続けられる仕組みが重要なのです。
結論、マニュアル管理のために導入すべきなのは、業務の情報を簡単に残せて、誰もが必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で自社マニュアルの作成から管理までを効率化しましょう。
