マニュアルの目次が機能しない？検索性を上げる方法も解説
作業品質の均一化などのメリットがあるマニュアルですが、マニュアルを読んでもらうためには目次を充実させることが重要です。適切に目次を設けることで、分かりやすいマニュアルを作成できます。
一方で、「マニュアルの検索性が低い」「目次が単なるページ紹介になっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルの目次の失敗パターン、失敗しないための構成ステップを中心に解説します。
- マニュアルを読んでもらえるような目次を作りたい
- マニュアルを活用して作業品質を均一化させたい
- 社内のマニュアル管理に適したツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、マニュアルの目次を機能させる方法だけでなく、社内のマニュアルを簡単に管理できるツールまで分かります。
目次
「目次がある＝見つけやすい」は幻想？
目次があるマニュアルが、「知りたい情報を見つけやすいマニュアル」だとは限りません。
多くの企業が「きれいな目次」を作ろうとしますが、読み手の知りたい情報が反映されていない目次だと、マニュアルが誰にも読まれなくなってしまいます。
適切に目次を設定しなければ、肝心の「情報の見つけやすさ」を損なってしまうのです。
現場を混乱させるマニュアルの目次の失敗パターン
以下では、マニュアルの目次の失敗パターンを紹介します。自社のマニュアルが以下のパターンに当てはまっていないか確認しましょう。
目次を機能別・部門別に作ってしまう
1つ目の失敗パターンは、目次を機能別・部門別に作ることです。
「総務部の仕事」「液晶パネルの操作」のように作り手が何を説明したいかで並べてしまうと、読み手はどの目次に欲しい情報が載っているか判断できません。
「備品を買いたいとき」「電話対応時」のように目次を作ることで、読み手が状況に応じて知りたい情報にアクセスできます。
階層が深すぎる
2つ目の失敗パターンは、見出しの中に見出し、さらにその中に見出しというように、階層を深くしすぎてしまうことです。
情報を正確に分類しようとして階層を増やすと、クリックやタップの手間がかかり、具体的な情報にすぐにはアクセスできません。また、読み手は階層を潜るたびに親カテゴリーの内容を記憶し続けなければならず、脳が疲弊します。
目次を作るときは3階層以内に収め、読みやすさも意識したマニュアルに仕上げましょう。
メンテナンスができていない
3つ目の失敗パターンは、目次のメンテナンスができていないことです。
目次と本文の内容が一致していなかったり、新旧情報が混在していたりすると、読み手はマニュアルの情報に対して疑念を抱き、読むのをやめてしまいます。
マニュアル改訂時に、「目次と本文が一致しているか」「ファイルのリンクが切れていないか」などを必ず確認しましょう。
目次を単なる「ページ紹介」にしない方法
以下では、目次を単なる「ページ紹介」にしない方法を解説します。
WordやExcelといった文書作成ソフトは、マニュアル作成には向いていません。たとえば、Wordは画像を差し込むとレイアウトが崩れてしまい、Excelは手順の流れを追うには視認性が悪いです。
そのため、目次にリンクをつけて本文に飛ぶように設計したり、タグや関連ページへのリンクをつけたりするなら、「ナレカン」のようなマニュアル作成に特化したツールを導入すべきです。
失敗しないための目次構成3ステップ
以下では、失敗しないための目次構成3ステップを紹介します。
Step 1：項目を動詞で書き出す
1つ目のステップは、項目を動詞で書き出すことです。
目次が「初期設定」「ネットワーク接続」などの名詞だけだと、読み手はそのページで何ができるのかが分かりません。
「利用を開始する」「Wi-Fiに接続する」という動詞の目次に変えることで、ユーザーの目的とマニュアルの項目が一致し、迷いがなくなります。
Step 2：現場の悩みを起点にする
2つ目のステップは、現場の悩みを起点にすることです。
開発仕様書や組織図をベースに目次を作ると、現場の実態とかけ離れた目次になってしまいます。マニュアルは、業務のノウハウが分からないときに必要とされるため、実際に起きている困りごとをベースに構成を考えます。
悩みを見出しに採用することで、読み手が知りたい情報に確実にアクセスできるようになります。
Step 3：メンテナンス担当と一緒に構成を作る
3つ目のステップは、メンテナンス担当と一緒に構成を作ることです。
構成が複雑すぎると情報の更新が追いつかなくなり、結果として嘘の情報が書かれたマニュアルになってしまいます。そのため、メンテナンス担当者と確認しながら、情報を更新しやすい構成を作る必要があります。
更新のハードルを下げることで、マニュアルの鮮度が保たれ、長期間にわたって活用されるようになるのです。
マニュアルの目次を機能させて検索性を上げる方法
以下では、マニュアルの目次を機能させて検索性を上げる方法を解説します。
マニュアルの目次を機能別・部門別に作ったり、目次のメンテナンスができていなかったりすると、目次が単なる「ページ紹介」になってしまいます。
また、WordやExcelといった文書作成ソフトでは、そもそもマニュアルに目次をつけて整理することはできず、情報を都度更新してマニュアルの鮮度を保つのも難しいです。
そこで、マニュアル作成に特化したITツールを導入すると、適切な目次をつけることで構成の分かりやすいマニュアルを簡単に作成できます。
社内のマニュアルを誰でも簡単に作成・管理できる「ナレカン」では、目次だけでなく、タグや関連ページへのリンクをマニュアルにつけることができます。また、高精度な検索機能を備えており、目的の情報にすぐにアクセスできます。
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マニュアルの目次を作って検索性を上げる方法まとめ
これまで、マニュアルの目次の失敗パターンや目次構成3ステップを中心に解説しました。
目次があるマニュアルでも、その目次に読み手の知りたい情報が反映されていないと、マニュアルが誰にも読まれなくなってしまいます。そのため、現場の悩みを起点とするなどして、適切な目次の作成が必要です。
そして、マニュアルを作成・管理するには、WordやExcelではなく、マニュアル作成のための機能を備えたITツールが必要です。しかし、多機能なツールだと社内に定着しないため、操作が簡単で、IT初心者でもすぐに使いこなせるようなツールが必要です。
したがって、自社のマニュアル作成には、最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツールの「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアルの目次が機能しない悩みを解消しましょう。
