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ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクとは?おすすめツールも紹介

更新日:2025年05月01日
ファイル管理
ワードやエクセルなどの「ファイル」で情報管理している場合、社内で共有するにはファイルそのものや、ファイルのリンクをやりとりしなければなりません。
 
ファイルやリンクのやりとりには情報漏えいの危険性がありますが「実際にどのような場面にリスクが潜んでいるか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクを中心にご紹介します。
 
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルやリンクのやりとりに潜むリスクとその解消に役立つツールが分かり、情報を安全に共有するのに役立ちます。
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ファイルやリンクの管理で抱えるリスク

以下では、ファイルやリンクの管理で抱えるリスクについてご紹介します。共有したあと”保存”する段階でのリスクは見落としやすいので、担当者の方は必見です。

保存場所のミス

ファイル自体を共有している場合、ファイルの保存場所を間違えるリスクがあります。
 
ファイルの保存先を間違えると、アクセスされると困る人にも共有されかねません。仮に、セキュリティ対策としてフォルダへのアクセス権限を設けていたとしても、そもそも保存するフォルダを間違えていると意味がないのです。
 
社内サーバー、クラウドストレージ(インターネット上でファイルを管理するサービス)のどちらにも保存先を間違えてしまうリスクがあります。

私用端末への保存

ファイルの共有に潜む危険性としてもう1つ挙げられるのは、私用端末に社内情報を保存することです。
 
たとえば、個人のスマホやタブレットを業務利用している企業はとくに注意しなければなりません。また、企業として業務利用を推奨していなくても、個人の判断で社内のPCからストレージツールを通じて、私用端末にデータを保存しているケースもあります。
 
セキュリティ対策がされてない私用端末は、ウイルスに感染したり端末を紛失したりする可能性が高いです。その結果、保存した社内情報が流出する危険にさらされることになります。
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ファイルやリンクの共有で抱えるリスク

以下では、ファイルのリンクを共有する危険性についてご紹介します。ビジネスシーンでは、容量の大きいファイルのリンクを取得してメールやチャットツールで送る場面があるため、ここで危険性を確認しましょう。

公開設定のミス

ファイルのリンクを共有する場合には、リンクの公開設定をミスするリスクがあります。
 
たとえば、公開設範囲を誤って「リンクを知っている全員」として設定すると、本来はアクセス権がない第三者のアクセスを簡単に許してしまうのです。リンクの送信先が正しかったとしても、情報が漏えいする可能性は十分にあります。
 
多くのストレージサービスはリンクを取得する、もしくは送信するときに、その都度公開範囲やアクセス権限を設定しなければなりません。したがって、とくに複数人へのリンク共有はミスしやすいと言えます。

誤送信

ファイルの共有リンクを誤送信してしまうリスクもあります。
 
たとえば、メールでリンクを共有した場合、送信してしまった情報は送信者側からは基本的にコントロールできません。そのため、リンクを共有する前に公開範囲やアクセス権限に間違いがないかを、何度も確認する必要があるので手間です。
 
なかにはリンクを無効化できるストレージサービスもありますが、受信者がファイルを保存してしまうと取り返しがつきません。以上のように、リンクの共有には誤送信による情報漏えいの危険性があります。
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セキュリティの高い共有ツールの特徴

ここからは、セキュリティの高い共有ツールの特徴をご紹介します。ファイルやリンクの共有に潜む危険性を排除するには、以下の特徴を持つツールを導入しましょう。

セキュリティ認証を取得している

まず、セキュリティの高いツールは、情報セキュリティに関する認証を取得してます。
 
国際的な基準に準拠した情報セキュリティ・管理体制を有することが、第三者機関により客観的に認定されている場合、自社のみならず、取引先企業にとっても安心してビジネスを行うことができます。
 
具体的には、大企業でも導入できるほど高度な情報管理体制の「ナレカン」 のようなサービスであれば、すべてのチームの方が安心してビジネス上の情報を管理することができます。

アクセス権限を設定できる

次に、セキュリティの高いツールは、情報が格納されたフォルダ単位でアクセス権限を設定できます。
 
たとえば、「関係者以外にファイルを共有してしまった」といった操作ミスがあった場合、アクセス権限がなければそのまま社外へ情報が拡散しやすいためです。
 
ただし、「ファイル単位でアクセス権を与える」「ファイルを共有するたびにアクセス権を設定する」などのツールは工数が多いのでミスする可能性が高いと言えます。したがって、フォルダ単位で事前にアクセス権限を設定できるツールを選ばなければなりません。

アクセスログが残る

最後に、セキュリティが高いツールは、アクセスログが残る仕様になっています。
 
アクセスログとは「いつ、誰が、どのファイルにアクセスしたか」という履歴を示したデータを指します。アクセスログが残るツールを導入すれば、たとえば情報漏えいや不正なアクセスがあった場合に原因を究明するのに役立つのです
 
また、アクセスログは日常的に情報共有のトラブルを防止する抑止力として働くという意味でも、ツールに必須の機能と言えます。
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ファイルやリンクを共有する際の危険を減らすツール

以下では、ファイルやリンクでデータを共有する危険を減らすツールをご紹介します。
 
社内のファイルやリンク管理でセキュリティや安全性に不安を感じている場合、「法人向けのファイル共有サービス」を選びましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格認証」を取得しているツールを選ぶと、機密性の高いファイルの共有も安心です。
 
また、情報の公開範囲や編集権限を細かく設定できるツールを選べば、公開設定のミスや関係のないメンバーへの誤送信予防にもつながります。
 
結論、導入すべきなのはアクセス権限を細かく管理が可能で、関係者のみに情報共有ができるため、共有ミスを減らせるツール「ナレカン」一択です。
 
ナレカンは情報セキュリティの国際規格である「ISO27001」も取得しており、またログ管理機能やアクセス権限設定など、強固なセキュリティ対策が施されています。加えて、アクセス権が許可されたメンバー以外はフォルダ内の情報を閲覧や編集ができないため、情報共有のミスを防げるのです。

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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
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ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクまとめ

ここまで、ファイルやリンクを共有する危険性などを中心にご紹介しました。
 
ファイルやリンクを共有する場合「アクセス権限/公開範囲の設定→送信→保存」と工数が多く、それぞれの過程でミスが発生しやすいです。
 
そもそも、共有ミスはヒューマンエラーが原因なこともあるので、情報漏えいのリスクは常に存在します。そこで、アクセス権限を細かく絞れるツールであると、関係者のみに情報共有ができるので、人為的な共有ミスを減らすことができるのです。
 
結論、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消するためには多階層のフォルダでアクセス権を細かく設定できるので、人数の多い大規模企業でも安心して使える「ナレカン」が最適です。
 
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消しましょう。
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この記事の監修者
澤村大輔の画像

株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。
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