社内のファイル・文書管理のコツ6選！最適なツール・アプリも紹介
業務でやりとりするファイルや文書は企業にとって重要な情報資産のひとつであり、紛失や漏洩を防ぐために適切に管理する必要があります。
しかし、社内のファイル・文書管理の方法が定まっておらず、フォルダ内が散乱していることに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイル・文書管理で押さえるべき6つのコツとファイル管理ができない3つの原因を紹介します。
- ファイル管理をスムーズに行う方法が分からない
- ファイル管理が上手な人のコツを教えてほしい
- 自社に最適なファイル管理ツールを知りたい
という担当者の方はファイル・文書管理の効率的な方法を具体的に理解し、自社に合った管理方法をスムーズに定着させることができます。
目次
ファイル・文書管理の目的とは
ファイル管理の目的は、ファイルをいつでも探し出せる状態に整理し、業務を円滑化させることです。
業務で取り扱うファイルは企業にとって重要な情報資産のひとつであり、紛失や情報漏洩に至れば信用低下や損害賠償の発生リスクがあります。また、日ごろからファイルを整理せずに放置すれば、必要な情報を見つけられず業務の遅れにもつながってしまうのです。
したがって、企業の活動を円滑に進めるには、ファイルを適切に管理する方法を定めて全社的に実行しなければなりません。
ファイル・文書管理をスムーズに行うコツ6選
以下では、ファイル管理によって生産性を上げるためのポイント6つを解説します。ポイントを押さえて管理をすれば、より実用的な運用体制が確立できます。
コツ1｜ファイル整理のルールを決める
最初に、ファイル整理のルールを決めておきましょう。
ファイル管理の基本はファイルを分類し、適切なフォルダに保存することです。そのため、自社で管理しやすいフォルダの分け方や命名ルールを定めておくと、データの検索性が向上して情報が探しやすくなります。
たとえば、ファイル名は「いつ」「誰（どのクライアント）に対して」「何のために作成したファイル」かわかるように表記を統一するとファイルに関する情報が整理されます。ほかにも、以下のような命名ルールを設定すると判別しやすくなります。
- 英数字は半角に統一する
英数字の表記を半角で統一することで各項目の先頭が揃い、フォルダ内のデータが見やすくなります。
- バージョン管理は数字で管理する
ファイル名には【最終】や【修正済み】ではなく、「v1.1」「v1.2」のように数字でバージョン管理をするとどれが最新かわかりやすくなるうえ、ファイルの重複が防げます。
- 日付+種類で統一する
ファイル名を「日付+種類」の形式で記載すると、ファイル名順を変更した際に更新順に並び、最新のファイルを見つけやすくなります。
- ハイフンとアンダーバーのどちらを使うか決める
文字を区切る際に、ハイフンとアンダーバーのどちらを使うかは人によって分かれる記号なため、事前にファイル名に使う記号を統一すると検索性が向上します。
また、フォルダもファイルと同様にルールを設定しましょう。
たとえば、フォルダ名の先頭に「01_」「02_」などの通し番号を振ると、通し番号の数字に基づいてフォルダが表示されて順番が整理されます。ただし、この際「11_」「12_」のように1の位を0以外にしてしまうと、後から作成したフォルダの間に新規フォルダを差し込みにくくなるため、フォルダ間の番号にはゆとりを持たせましょう。
このように、ファイル整理の基準を事前に定めておけば、利用ルールを従業員が理解しやすくなり、ファイルの散乱を防止できるのです。
コツ2｜タグを使う
ファイルの種別に合わせてタグを設定すれば、タグごとに検索がかけられます。
たとえば、Windowsに搭載された機能で「商談メモ」とタグ付けすれば、タグ付けしたフォルダを一目で分かるほか、「商談メモ」タグに限定してファイルを表示することも可能です。
ただし、すべてのファイル形式には対応していないため、自由度はあまり高くはありません。したがって、タグですべてのファイルを管理したい場合は別途ソフトを利用するか、データに対してタグの設定ができるITツールの利用がおすすめです。
コツ3｜よく使うフォルダをアクセスしやすい場所に移動させる
よく使うフォルダはアクセスしやすい場所にあらかじめ移動させると、必要なときにすぐに探し出せます。
たとえば、よく使うフォルダのショートカットをデスクトップ上に作成すれば目的のフォルダをすぐに開けるので、プレゼン中などの社外にパソコンフォルダ内を見せたくないときに便利です。このほかにも、ブックマークにフォルダやファイルを登録する方法もあります。
ただし、無制限にショートカットやブックマークを登録するとファイルが雑然とし、再整理が必要になります。とくに、共有フォルダを使用するなどのチーム単位で作業している場合は登録ルールを検討しましょう。
コツ4｜フォルダの階層を深くしすぎない
フォルダの階層を深く作らないことで、必要なファイルが探しやすくなります。
フォルダの階層とはフォルダのなかにさらにフォルダを作成して、ひとつのフォルダに存在するデータを絞るようなシステムを指します。フォルダでの分類は気軽な整理手法ですが、階層を深くしすぎると必要なファイルに辿りつきづらくなり、作業効率が低下してしまうのです。
「作成したファイルをどこに格納していいのかわからなくなる」事態を防ぐためにも、フォルダは2階層ほどにとどめておきましょう。
コツ5｜不要なファイルは定期的に削除・移動する
パソコン内のデータは定期的に断捨離を行い、不要なデータを処分しましょう。
たとえば、作業で使っていた古いファイルを残しておくと、同じデータの重複により容量を圧迫してしまいます。さらに、新しいファイルと古いファイルの違いが分からない状態で残っていれば、誤って古いファイルを更新して二重保存になるリスクもあるのです。
したがって、不要なデータは定期的に削除し整理しましょう。過去データを残す必要があれば、oldフォルダを作成して退避させたり、クラウド上に移管させる方法も有効です。
コツ6｜適切なファイル管理ツールを利用する
社内のファイル管理にはITツールを活用しましょう。
業務の重要な情報が記載されたファイルデータは、適切な取り扱いが必要ですが、管理の仕組みが整っていなければ、共有遅れや共有漏れによりチームメンバーの業務が停滞してしまいます。しかし、ITツールであればスムーズに共有ができ、また外出先や端末を問わずファイル管理が可能になります。
したがって、ビジネスでのファイル管理は、場所や時間を問わず素早くファイルを共有できる「ナレカン」のようなITツールを活用すべきなのです。
【ビジネスパーソン必見】ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツール
以下では、ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツールを紹介します。
社内のファイル管理が円滑に進まず、不満を感じている場合、「利用中のサービスを見直す」ことが肝心です。たとえば、検索性の悪さが課題の場合は「必要な情報を正確に特定できるツール」に乗り換えましょう。
ただし、サービスを移行する際には、初期設定に時間を要することが少なくありません。そこで、「導入から運用まで手厚いサポート体制が整っているツール」を選択することで、スムーズに利用を開始できます。
結論、社内のファイル管理には検索性・セキュリティが高いうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、社内に点在するファイルや文書などの情報資産を一元的に管理し、誰でも簡単に検索できる機能を備えています。また社内の既存データも、全て代わりに移行する「初期導入支援」も整備されているので安心です。
社内の最適なファイル管理を実現できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
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ファイル管理が適切にできない3つの原因とは
以下では、ファイル管理において適切な管理ができなくなってしまう3つの原因について解説します。自社に該当する点は是正し、管理方法を見直しましょう。
（1）ファイルを無造作にデスクトップに保管している
ファイルがデスクトップ上に無造作に保管されている状況は、データが増えて管理が煩雑になる原因となります。
デスクトップ上のファイルが多いとアイコンで画面が埋まり、ファイルの判別がつかなくなるからです。たとえば、「一時的に保管したデータがデスクトップに残り続けている」「ファイルを探すのが面倒でデスクトップ上にファイルを保存する習慣がある」などが挙げられます。
そのため、一時的なファイルの保管は「一時保存フォルダ」内へ保存し、利用頻度の高いファイルはショートカットの設置などでデスクトップ上にファイルがない状態を維持しましょう。
（2）一目で分からないファイル名をつけている
ファイル内容が一目で分からない名前をつけると、ファイル管理が煩雑になります。
たとえば、ファイル名が「報告書（最新）_01」「報告書(最新)_01_〇〇修正」などになっている場合、ファイル名が似通っていて目的とは違うファイルを編集してしまうリスクがあります。そのため、「日付＋種類＋（必要に応じて）バージョン管理」のようにファイルを開かずとも内容が確認できる名前を付けましょう。
ファイルの命名ルールを決めておけば自身はもちろん、はじめて見た人の混乱を防ぎながらファイルを判別する負担が軽減されます。
（3）ダウンロードファイルが散在している
ダウンロードファイルが散在していると、保存場所を都度探すことになってしまいます。
初期設定では、ファイルはドキュメントフォルダやダウンロードフォルダに保存されるようになっています。しかし、設定を変えずに運用していると、保存先を探す時間がかかるうえに紛失のリスクも伴うため、情報資産であるファイルの管理方法として不適切です。
ファイルを見つけやすい環境を整えるには、ダウンロード先を定めて適切なフォルダに保管することが重要です。
ファイル・文章管理のコツとおすすめのツールまとめ
ここまで、ファイル・文書管理のコツやファイル・文書管理のストレス解消に最適なツールを中心にご紹介しました。
業務効率を高めるためのファイル管理のコツは、整理のルールを定め、誰もが必要な情報にスムーズにアクセスできる状態にしておくことです。そのためには、検索機能が優れたツールへの乗り換えが有効であるといえます。
ただし、ツールの導入や乗り換えには、最初のセットアップに時間を要することが少なくありません。そこで、「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。
結論、導入すべきなのは社内に散在するナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能を備えたうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」 で社内のファイル管理を効率化し、情報が見つからないストレスを解消しましょう。
