ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

ビジネスを成功させるうえで重要なのは「情報の活用」です。とくに、社員が業務を通して得た「ナレッジ」を共有すれば、社員の能力の差を埋めながら業務スキルを底上げできます。 しかし、「ナレッジの共有方法を詳しく把握できておらず、具体的な行動に移せない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジ共有の目的や事例、具体的な共有方法を中心にご紹介します。 ナレッジを共有する目的が分からない ナレッジ共有の事例やメリットを知りたい ナレッジの共有・管理におすすめの方法を探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、ナレッジを共有して活用する方法が分かり、社員の業務スキル向上に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【なぜ必要？】ナレッジ共有とは1.1 ナレッジ共有の目的1.2 ナレッジ共有に求められること2 【企業必見】共有すべきナレッジの具体例2.1 業務における知識・ノウハウ2.2 連絡事項・社内のルール3 ナレッジの共有で得られる3つのメリット3.1 （1）業務効率を向上できる3.2 （2）人材育成に役立つ3.3 （3）ナレッジの消失を防げる4 【ナレッジ共有は難しい！？】ナレッジ共有が失敗する事例4.1 （1）ナレッジを共有するのに抵抗感がある4.2 （2）暗黙知を形式知に変換できていない4.3 （3）最新のナレッジを共有できていない5 共有したナレッジを管理する3つの方法5.1 （1）ドキュメントファイル5.2 （2）Excel5.3 （3）情報共有ナレッジ管理ツール6 社内のナレッジ共有・管理に役立つおすすめのツール6.1 最も簡単にナレッジを共有できるツール「ナレカン」7 ナレッジ共有・管理ツールの選定ポイント8 ナレッジ共有の概要と共有方法のまとめ 【なぜ必要？】ナレッジ共有とは 以下では、ナレッジ共有の概要を解説します。社員がナレッジ共有の意図を理解していなければ、質の低い情報ばかりが共有され現場に混乱を招く原因になるため、正しく周知しておきましょう。 ナレッジ共有の目的 ナレッジ共有には企業によってさまざまな目的がありますが、主な目的は「ナレッジの流出防止」や「業務効率の向上」です。 ナレッジの流出防止 貴重なナレッジが失われるのを防ぐ手段としてナレッジ共有が利用されます。たとえば、引き継ぎ時に業務クオリティを落とさず次の担当者へ確実に引き継いだり、ベテランの退職に伴うノウハウを蓄積したりする例が挙げられます。 業務効率の向上 ナレッジ共有には、社員の業務効率を向上させる目的もあります。ベテラン社員や優秀な社員がもつ知識・経験を全体に共有すれば、ほかの社員の業務時間が短縮したり業務スキルが向上したりすることが期待できます。 一方で、社内でナレッジ共有をしなければ重要な情報資源が次々と流失し、若手社員の成長スピードが遅くなる事態に陥るのです。 ナレッジ共有に求められること 企業のナレッジ共有には多くのことが求められますが、とくに「担当者を決めること」や「共有にかかる手間を省くこと」が重要です。 担当者を決める 企業でナレッジ共有を行う場合は、はじめに担当者を決めましょう。担当者を中心に複数人に限定してナレッジ共有を展開し、試行段階で発生した課題点を改善しながら徐々に共有範囲を拡大していくことがおすすめです。 共有にかかる手間を省く ナレッジ共有の手間を省いて、後回しにされてしまう状況を変えましょう。たとえば、「テンプレート」を登録すれば「何をどのように書けばいいか分からない」と悩む時間が削減できます。 したがって、社内でナレッジを共有する仕組みづくりをすることで、有益な情報を確実に残すことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【企業必見】共有すべきナレッジの具体例 手あたり次第に情報をナレッジにして共有するだけでは、誰のためにもなりません。以下では、ナレッジにすべき具体例を紹介しているので「何をナレッジとして共有すればいいかイメージが湧かない」という方は必見です。 業務における知識・ノウハウ 長年の業務で得た知識・ノウハウは会社にとって重要な情報資源です。 共有するときのポイントとしては、経験の浅い社員がどんな悩みを持っているか把握することです。たとえば、営業のコツをナレッジとして共有しても、顧客情報のまとめ方すら分からない社員にとっては、すぐに活用できるナレッジとは言えません。 したがって、社員のニーズに沿った知識・ノウハウを共有するべきです。そこで、他のメンバーに質問形式でナレッジを聞き出せる”社内版知恵袋”がある「ナレカン」のようなツールを導入すれば、ニーズの起点を作れます。 連絡事項・社内のルール 社員が知っておくべき連絡事項・社内のルールもナレッジとして共有しておきましょう。 たとえば、会社が大切にしている考え方・理念やスケジュールの記載方法もナレッジとして共有しましょう。連絡事項やルールをナレッジに蓄積しておけば、新入社員への教育コストを大幅に削減できます。 このように、ナレッジを蓄積・共有することで業務効率と業務スキルの向上を同時に果たせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジの共有で得られる3つのメリット ここからは、ナレッジを共有するメリットを3点ご紹介します。メリットを事前に社内で共有しておけばスムーズに取り組みを展開しやすくなります。 （1）業務効率を向上できる 1つ目のメリットは、業務効率を向上できることです。 社員が独自に業務を効率化する方法を探すには、長い時間をかけて業務経験を積まなければなりません。しかし、優秀な社員やベテラン社員が共有したナレッジを活用すれば、全社員が短期間で高いパフォーマンスを発揮できるのです。 また、ナレッジを残すために言語化していくにあたって、ベテラン社員自身も手順を見直すきっかけになる可能性もあります。業務効率化によって浮いたリソースを別の業務に振り分けられるため、より多くの成果を出すことが期待できます。 （2）人材育成に役立つ 2つ目のメリットは、スピーディな人材育成に役立つ点です。 業務の経験が少ない新入社員でも、経験豊富な社員が提供したナレッジを参照できます。そのため、短期間でコツを取得したり、業務の見落としやミスが少なくなったりすることが期待できます。 また、上司が新人に常に付きっきりになる(OJT)の負担を軽減できるので、通常業務に時間を活用できるようにもなります。 （3）ナレッジの消失を防げる 3つ目のメリットは、ナレッジの消失を防げることです。 ナレッジ共有の仕組みが確立していなければ、特定の社員だけが持つ有益なナレッジは社員の人事異動や退職とともに消失してしまいます。 一方で、ナレッジ共有・蓄積の仕組みが確立された環境下では、社内環境が変化しても有益なナレッジを維持し続けることができます。そのため、知識豊富な社員が異動・退職した際にも、残されたナレッジを活用して効率的に業務を回せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ナレッジ共有は難しい！？】ナレッジ共有が失敗する事例 以下では、ナレッジ共有の失敗事例についてご紹介します。自社でナレッジ共有を始める前に失敗事例を把握しておき、効果的にナレッジを展開できるように対策しましょう。 （1）ナレッジを共有するのに抵抗感がある ナレッジ共有が失敗する1つ目の事例として、ナレッジを共有するのに抵抗感を抱くメンバーがいるケースが挙げられます。 たとえば、個人の売り上げ数値が評価に直結する営業部門では、自身の優位性を高めるためにノウハウを共有するのに躊躇する可能性があります。また、「面倒くさい」「メリットを感じない」という理由から、ナレッジを蓄積するのに消極的になってしまうのです。 そのため、ナレッジ共有を活発化させるには、まず、組織全体に情報共有の大切さを周知させることが重要です。したがって、ナレッジを共有することで得られるメリットを理解してもらい、日常的な業務の一つとして取り組める環境をつくりましょう。 （2）暗黙知を形式知に変換できていない ナレッジ共有が失敗する事例の2つ目は、暗黙知を形式知へ変えるのに苦戦してしまっているケースです。 ビジネスにおける暗黙知とは「経験や勘といった主観的なものに基づく、言語化できない知識」を指します。一方で、形式知とは「言語化されている知識」を指します。 しかし、暗黙知を形式知に変換するのは難しく、後任の担当者や周囲の社員に必要な知識を正しく伝えられないため、業務が属人化する原因になってしまうのです。 （3）最新のナレッジを共有できていない ナレッジ共有が失敗する事例の3つ目は、ナレッジに蓄積する情報が最新の状態になっていない場合です。 たとえば、自社製品やサービスの情報が古いままナレッジに蓄積されていると、誤った情報をユーザーや顧客に伝えることになりかねません。つまり、古い情報が蓄積されているナレッジは役に立たないのです。 したがって、社員が求めているナレッジを集めるためには常に最新の情報に更新しておく必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有したナレッジを管理する3つの方法 ここからは、共有したナレッジを管理する3つの方法をご紹介します。多くの企業で利用される方法には失敗につながるデメリットもあるため、以下の内容を確認したうえで管理する方法を決めましょう。 （1）ドキュメントファイル ナレッジをまとめる方法のひとつとして、WordやGoogleドキュメントのドキュメントファイルを使う方法があります。 やり方としては、メモ書きのようにナレッジをまとめた後に整理して共有する手法が一般的です。一方、「共有したことを別途報告する必要がある」「ファイルとして共有されたナレッジへのアクセス性が悪い」などのデメリットがあります。 まとめることは簡単でも、共有に手間がかかると社員のストレスとなり、ナレッジ共有が後回しになる可能性が高まってしまいます。したがって、担当者には形骸化しないようにルールを正しく設ける、などの対策が求められます。 （2）Excel Excelにナレッジをまとめて、そのまま共有に利用する企業もあります。 Excelは日常業務の表計算などに頻繁に利用され、Wordとは違いタブで管理すればテーマごとにノウハウをまとめられます。しかし、「修正した場合の該当箇所が分からない」「簡単にコピーできるのでセキュリティ性が低い」といったデメリットがあるのです。 また、ナレッジは常に最新の状態で保存すべきであり、機密情報を含めた情報資産であるため、Excelをナレッジ共有に利用するのであれば厳重なリスク管理が必要です。 （3）情報共有ナレッジ管理ツール ナレッジ共有はもちろん情報をまとめて一元管理をする最適な方法は、情報共有ナレッジ管理ツールの利用です。 ナレッジ管理ツールとは、ナレッジや顧客情報など社内のさまざまな情報を集約して共有するためのツールです。とくに、知りたい情報を「特定の人・部署」に質問できる機能や、キーワードを入力してファイルを探せる「検索機能」があると便利です。 したがって、任意のメンバーに質問できる「社内版知恵袋」や超高精度の「キーワード検索機能」が搭載されている「ナレカン」のようなツールを導入してナレッジを共有・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のナレッジ共有・管理に役立つおすすめのツール 以下では、社内のナレッジ共有・管理におすすめのナレッジ管理ツールをご紹介します。 ナレッジ管理ツールは、ドキュメントファイルやExcelのような「手間が多くストレスになる」「管理が煩雑化する」といったデメリットを解消しながら、効率的なナレッジ共有・管理を実現できます。 しかし、多機能なツールでは、ITリテラシーの低い社員が使いこなせず全社での業務スキル向上が達成されません。とくに、長期にわたって勤務するベテラン社員がナレッジを共有できなければ、退職に伴うナレッジ消失のリスクも高まってしまうのです。 結論、社内のナレッジ共有・管理に最適なツールは、社内のナレッジを一元化し、ITに詳しくない方でも迷わず使えるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にナレッジ化した情報は、任意のメンバーに即共有されるうえ、多階層の「フォルダ」でカテゴリごとに見やすく管理可能です。また、「ヒット率100%」の超高精度検索によって欲しい情報がすぐに見つかります。 最も簡単にナレッジを共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジ共有・管理ツールの選定ポイント 以下では、ナレッジ共有・管理ツールの選定ポイントをご紹介します。選定するときのポイントとしては、「検索性が高いか」と「情報を共有しやすいか」を重視しましょう。 検索性が高いか 自身の探しているナレッジをすぐに検索して見つけられるかは重要なポイントです。たとえば、「複数キーワードでの検索」や「添付ファイル内の検索」ができる機能があると便利です。 情報を共有しやすいか ツールにナレッジが蓄積されても、共有されなければ意味がありません。そのため、蓄積されたナレッジをリアルタイムで把握できるツールが便利です。 以上のように、ナレッジ共有・管理ツールを導入するときは「検索性」と「情報共有のしやすさ」にこだわりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジ共有の概要と共有方法のまとめ ここまで、ナレッジ共有の目的や事例、具体的な共有方法を中心に解説しました。 社内ナレッジの流出を防いだり社内の業務効率を上げたりするには、ナレッジ共有の仕組みを整えて社内に有益なナレッジを蓄積しなければなりません。そこで、「担当者を決める」「ツールを用いて手間を省く」ことで、ナレッジ共有の仕組みを作りましょう。 ただし、ツールはWordやExcelのように、逐一ファイル化しなければ共有できないものではなく、「ITに詳しくない方でも迷わず使えるツール」でなければなりません。 結論、自社が導入すべきは、社内のナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンの専属担当者が運用～定着に向けて、手厚くサポートしていくので、導入担当者の負担も最小限に抑えられます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、社内のナレッジをスムーズに蓄積・共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介

日々の業務を通じて得た知識や経験などの「ナレッジ」を一か所にまとめ、誰でも閲覧できる形で共有するのが「社内ナレッジ」を有効活用する方法です。社内のナレッジを適切に管理・共有・蓄積することで、業務時間の短縮や教育コストの削減が実現します。 しかし、「社内ナレッジをまとめる場所が定まらない」「ナレッジを共有しても活用されているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内のナレッジ共有がうまくいかない原因と解決策を中心にご紹介します。 社内でナレッジ共有するための具体的な手順を知りたい ナレッジ共有が失敗する原因とその解決方法を知りたい 誰でも簡単にナレッジを管理・蓄積できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内の有益なナレッジを効率的に集めて有効活用する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内ナレッジの概要1.1 そもそも社内ナレッジとは1.2 社内でナレッジを管理・共有する重要性とは2 【3ステップ】社内でナレッジを共有するときの手順2.1 （1）目的やルールを明確化する2.2 （2）必要とされる情報を収集する2.3 （3）データベース化する3 社内のナレッジ共有が上手くいかない3つの原因3.1 （1）継続的にナレッジを共有する人がいない3.2 （2）ナレッジに対するハードルが高い3.3 （3）社員のITリテラシーに合わないツールを導入している4 社内ナレッジの管理・共有における3つの解決策4.1 （1）ナレッジ蓄積の推進者を設定する4.2 （2）気軽にナレッジ共有できる環境を整える4.3 （3）誰でも簡単に使えるITツールを導入する5 【注意点】社内のナレッジ共有で押さえるべきポイントとは5.1 定期的にナレッジを更新する5.2 構造的にナレッジを管理する6 社内ナレッジを有効活用する方法6.1 最も簡単に社内のナレッジを蓄積・管理できるツール「ナレカン」7 社内のナレッジ共有における原因と解決策まとめ 社内ナレッジの概要 ナレッジ共有とは、社員が業務を通じて得た知識や経験を社内で共有することを指します。以下、ナレッジ共有の概要を解説します。 そもそも社内ナレッジとは 社内ナレッジとは、社員個人が持つ知識・ノウハウや、会社全体で保有する情報資産などを指し、「暗黙知」と「形式知」に分類されます。それぞれの概要は以下の通りです。 暗黙知 暗黙知とは、「社員個人が保有する業務内で得た知識やノウハウ」などを指します。社内ナレッジにおいて、言語化されず、他者に共有されていないナレッジは暗黙知に分類されます。 形式知 形式知とは、「文章や図表などの視覚的に分かりやすい状態に落とし込まれた情報」を指します。社内ナレッジにおいて、社員がいつでも参照することができるナレッジは形式知に分類されます。 すなわち、社員個人個人が保有する暗黙知を形式化し、他の社員に知識やノウハウを共有する作業がナレッジ共有にあたります。 社内でナレッジを管理・共有する重要性とは 近年、社内におけるナレッジの重要性は高まっています。以下では、ナレッジが重要とされるようになった要因を2つご紹介します。 テレワークの普及 2020年の新型コロナウイルスの感染拡大以降、テレワークを導入する企業数は大幅に増加しました。 総務省が実施した「令和4年通信利用動向調査」によれば、テレワークを導入している企業数は50％を超えていると言えます。テレワークの普及で柔軟な働き方が可能になった反面、これまで顔を合わせて行っていた部下への教育は困難になりました。 これにより、顔を合わせずとも部下に十分な教育が行えるよう、必要な知識や経験則を社内でナレッジとして共有しておく必要性が出てきたのです。 参考：総務省｜第2部　情報通信分野の現状と課題 人材の流動化 近年、転職者や転職希望者の割合は増加傾向にあり、人材の流動性が高まっています。 社内でのナレッジ共有が行われていない場合、転職した社員が保有していた業務に関するノウハウは社内に残りません。そのため、後任の社員はまた一から業務知識を蓄積する必要があり、無駄な時間と手間がかかってしまうのです。 したがって、日頃から社内でナレッジを蓄積し、社員の入れ替わりに備えておく必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【3ステップ】社内でナレッジを共有するときの手順 ここでは、社内でナレッジを共有するときの3つの手順をご紹介します。ナレッジ共有は以下の手順に沿って行いましょう。 （1）目的やルールを明確化する まず、社内で行うナレッジ共有の目的やルールを明確にしましょう。 目的に沿っていない情報は必要性に欠けるため、ナレッジとして共有されても意味がありません。また、共有時のルールを定めておかないと、記載方法や共有形式までもが属人化してしまい、後に参照しづらくなる恐れがあります。 したがって、ナレッジの共有を開始する前に、ナレッジの蓄積・共有に関するルールを社員に周知させておきましょう。 （2）必要とされる情報を収集する 次に、社員にとって有益となる情報を収集します。 情報の収集をするときは、該当の社員に事前に告知し、明確な提出期限を設けましょう。とくに、求められているのは、”勤務歴の長いベテラン社員”や”現場で活躍している社員”のナレッジなので、彼ら/彼女らの協力が不可欠です。 ただし、知識やノウハウの言語化は時間がかかるため、余裕のないスケジュールでは社員に負担がかかるほか、通常業務に支障が出る恐れがあります。そのため、社員にナレッジの蓄積を依頼する場合は、当該社員の業務に支障が出ない範囲で期限を設けましょう。 （3）データベース化する 最後に、収集された情報をナレッジとしてデータベース化しましょう。 データベース作成にはITツールの利用がおすすめです。「フォルダ機能」や「検索機能」を有しているツールであれば、目当ての情報をスムーズに見つけることができるため、社内でのナレッジ共有が促進されます。 ただし、社内のナレッジには機密情報が多く含まれるため、セキュリティ対策が万全なツールを選びましょう。たとえば、国際規格のセキュリティ認証を獲得している「ナレカン」のようなツールであれば、情報の漏えいの心配がありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のナレッジ共有が上手くいかない3つの原因 以下では、社内のナレッジ共有が上手くいかない3つの原因について解説します。原因を分析し、改善すべき点を明確化しましょう。 （1）継続的にナレッジを共有する人がいない 社内のナレッジ共有が上手くいかない原因として、社内で継続的にナレッジを共有する人物がいないことが挙げられます。 エクセルや紙でナレッジ共有をするには、ナレッジをファイルに入力して、さらにメールなどで更新の報告をする必要があります。しかし、面倒な共有方法しかなければ、社員がストレスを感じて継続的なナレッジ共有がされません。 また、継続的にナレッジを共有する社員がいたとしても、活用されない環境下では次第に「情報を蓄積するだけのデータベース」になったり「情報共有がされない職場」となってしまうので注意が必要です。 （2）ナレッジに対するハードルが高い ナレッジの記載や共有、閲覧のハードルが高いと、社員が積極的にナレッジを共有できません。社員がナレッジ共有にハードルの高さを感じる理由には、以下が挙げられます。 ナレッジとして何を書けばいいのか分からない ナレッジを共有するのに手間がかかる どこにナレッジがあるのか分からない このような理由に対し「情報共有がしやすい雰囲気・仕組づくり」や「情報の粒度ごとに見やすく管理する」など、ナレッジ共有に対するハードルを下げる施策が求められます。 （3）社員のITリテラシーに合わないツールを導入している 昨今では、ナレッジ管理に特化したツールが提供されていますが「社員のITリテラシーに合わないツール」を導入してしまうと、社内に浸透せず失敗するケースもあります。 とくに、非IT企業や大企業では、社内のITリテラシーの差が大きく、ツールを導入しても使いこなせない社員が出る可能性があるのです。つまり、ITリテラシーの低い社員でもナレッジを共有・閲覧できるツールでなければ、社内には浸透しません。 そのため、機能や操作方法が分かりやすく、誰でも使いこなせるツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ナレッジの管理・共有における3つの解決策 ここでは、社内のナレッジ共有における課題に対する3つの解決策を解説します。以下の内容が踏襲できたチームは、ナレッジ共有が適切にできることはもちろん、日々の情報共有も効率化させられます。 （1）ナレッジ蓄積の推進者を設定する ナレッジを集約するために、まずは推進者を設定しましょう。 ナレッジ蓄積の推進者は「どのようにナレッジを残せば良いのか」を先陣を切って示す役割です。ナレッジの推進者を設けることで、ほかの社員が、ナレッジを蓄積・共有しやすい環境や雰囲気をつくれます。 ただし、はじめから全社員でナレッジ化する動きを推進しても「ナレッジを共有する」という抽象度が高い状態では浸透しないため、部署やチーム単位でのスモールスタートを実践しましょう。また、ナレッジ共有を評価項目として取り入れるのも効果的です。 （2）気軽にナレッジ共有できる環境を整える ナレッジ共有のハードルを下げるには、気軽にナレッジ共有できる環境を整えましょう。 ナレッジを共有するだけにも関わらず、共有までのプロセスが大変であれば積極的に共有されません。そのため、ナレッジを記載するシートのテンプレートを用意するなど、作業工程を削減するような対策が必要です。 また、ナレッジは共有だけではなく活用されることが前提です。そのため、共有だけではなく、必要なときにすばやくナレッジへアクセスできるような検索性を高める必要もあります。 （3）誰でも簡単に使えるITツールを導入する ツールが原因でナレッジ共有に失敗することを防ぐためには、誰でも簡単に使えるITツールを導入しましょう。 社内のITリテラシーの低さを無視して高機能・多機能なツールを導入すると、社員がツールを使いこなせず、ナレッジ共有そのものが放置されてしまう可能性があります。 したがって、誰でも使いこなせるツールを選択しなければなりません。たとえば、シンプルな使い勝手で、専属担当者による手厚いサポートを受けられる「ナレカン」であれば、大企業のナレッジ運用も成功します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意点】社内のナレッジ共有で押さえるべきポイントとは ここからは、社内のナレッジ共有で押さえるべきポイントを2点ご紹介します。以下の内容を把握しておかなければ、ナレッジを効率よく集めながら活用することが難しくなる可能性が高まるため、正しく理解しておく必要があります。 定期的にナレッジを更新する 1つ目のポイントは、定期的にナレッジを更新することです。 ナレッジを適切に活用するには、ナレッジに記載された情報が常に最新のものでなくてはなりません。たとえば、業務内容に変更が生じているにもかかわらず古い情報のまま放置されていれば、実務と異なるので大きなトラブルに繋がってしまう可能性もあるのです。 したがって、定期的にナレッジを更新するようにしましょう。ただし、エクセルや紙でのナレッジ共有・管理では、更新に手間がかかる問題があるため、簡単に情報を更新できるITツールの利用がおすすめです。 構造的にナレッジを管理する 2つ目のポイントは、構造的にナレッジを管理することです。 情報を共有する場所が構造化されていなければ、ナレッジの蓄積時に「どこに保存したらよいかわからない」といった問題が生じます。また、ナレッジを参照するときも保存場所がわかりにくいため、情報の活用が進まなくなってしまうのです。 したがって、社員がナレッジを参照しやすいように構造化して管理しましょう。運用ルールを設定するときにナレッジの管理場所や構造を併せて浸透させれば、運用開始後もスムーズにナレッジの共有・活用が進みます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ナレッジを有効活用する方法 以下では、社内ナレッジを有効活用する方法をご紹介します。 継続的に社内ナレッジが活用される環境をつくるためには、蓄積・共有するまでにかかる手間をなくすことが重要です。しかし、紙やエクセルの場合、ファイル入力後にメールで共有しなくてはならないなど、作成から共有までに時間がかかります。 そこで、ITツールを導入・運用すれば、社内のナレッジ共有における手間を簡単に解消できます。ただし、社員のITリテラシーに合わないツールを導入すると、社内にツールが浸透せず運用に失敗してしまうため誰でも使いやすいツールを選びましょう。 結論、社内ナレッジを適切を有効活用するには、メールを使える方ならば誰でも簡単にナレッジの共有・管理ができるナレッジ管理ツールの「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「記事」に記載したナレッジは、任意のメンバーに瞬時に共有可能です。また、多階層の「フォルダ」で膨大なナレッジを整然と管理できるほか、AIを活用した「自然言語検索」で、目当ての情報に即座にたどり着けるのです。 最も簡単に社内のナレッジを蓄積・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のナレッジ共有における原因と解決策まとめ ここまで、ナレッジ共有が上手くいかない原因と解決策を中心にご紹介しました。 ナレッジ共有がうまくいかない原因には共有する人がいないことに加え、ナレッジを活用するまでのハードルやツールの利用難易度の高さが挙げられます。そこで、社内ナレッジを有効活用するには、推進者を選出したうえで「誰でも使えるITツール」を利用しましょう。 ただし、社内で蓄積されるナレッジの量は膨大なので、欲しい情報をすぐに見つけられる検索性の高いツールでなければなりません。 結論、社内ナレッジの管理・共有には、多階層の「フォルダ」でナレッジを整理でき、必要な情報をピンポイントで探し出せるナレッジ管理ツール『ナレカン』が最適です。 ぜひ「ナレカン」で社内のナレッジを管理して、業務スキルの向上に役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介

昨今ではAIチャットボットの「ChatGPT（チャットジーピーティー）」が注目されており、効果的に使えば業務負担を大きく軽減できます。また、ChatGPTは多様な言語に対応しているため、世界中にユーザーがいる点も特徴です。 一方で、「ChatGPTの使い方が詳しく分からず、具体的な運用イメージを掴めない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ChatGPTの便利な使い方5選を中心に解説します。 ChatGPTの基本的な使い方を知りたい ChatGPTが活用できるシーンを知りたい 文書作成の負担を減らすためのツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ChatGPTの便利な使い方が分かり、社内のあらゆる業務を効率よく進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ChatGPT（チャットジーピーティー）とは1.1 「ChatGPT」と「ほかのAIチャットボット」の違い1.2 ChatGPTの機能1.3 ChatGPTの最新情報2 ＜PC/スマホ共通＞日本語版ChatGPTの始め方・使い方2.1 始め方｜アカウントを作成する2.2 使い方｜メッセージボックスに文字を入力する3 ChatGPTで質問文を作るコツ3.1 （1）5W1Hを意識する3.2 （2）文字数を指定する3.3 （3）回答の形式を指定する4 ChatGPTの便利な使い方5選4.1 使い方1｜書類のテンプレートを書かせる4.2 使い方2｜関数やプログラミング言語を書かせる4.3 使い方3｜マーケティングのアイデアを出させる4.4 使い方4｜研修内容のアイデアを出させる4.5 使い方5｜業務効率化の施策を考えさせる5 ChatGPTの注意点5.1 （1）情報が不適切なことがある5.2 （2）情報漏洩のリスクがある5.3 （3）情報が次々に流れてしまう6 【これで安心】ChatGPTとの併用に最適なツール6.1 あらゆる情報を確実にストックできるツール「ナレカン」7 ChatGPTの料金プラン7.1 値上げあり？！ChatGPTの料金プラン比較表7.2 無料プランでできること7.3 無料と有料のプランの違い8 ChatGPTを導入した企業の事例9 ChatGPTの便利な使い方まとめ ChatGPT（チャットジーピーティー）とは ここでは、ChatGPTの特徴や機能を解説します。以下を参考に、ほかのAIチャットツールとの違いを把握し、目的の用途に合ったツールか判断しましょう。 「ChatGPT」と「ほかのAIチャットボット」の違い 引用：ChatGPTのトップページ 「ChatGPT（チャットジーピーティー）」は、アメリカのOpenAIが2022年11月にリリースしたAIチャットボットです。2022年11月の公開後、2カ月で1億人の利用者数を記録しています。 ChatGPTでは、テキストや音声入力を使って質問をやりとりできます。また、日本語・英語を含む複数の言語に対応しているうえ、条件を指定することで小説を書いたり、楽曲や画像を作成したりもできるのです。 このように、ChatGPTの特徴はテキストと音声の両方で自然な文章を生成できる点とクリエイティブな活動でも利用可能な点が、ほかのAIチャットボットとの違いと言えます。 ・ChatGPTの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら ChatGPTの機能 ChatGPTの主な機能として、以下4つが挙げられます。 データ収集機能 インターネット上の膨大な情報を収集し、与えられた質問に対する適切な応答ができます。 画像認識機能 チャットに添付された画像を認識して、場所を特定したり問題を解決したりできます。 画像生成機能 ChatGPTに情報を入力するだけで、条件に合った画像を生成できます。 音声認識機能 マイクを使って音声から文字を入力できます。 このように、ChatGPTではテキストや音声だけでなく、画像を使って情報を分析・提供できます。そのため、プライベートでの利用はもちろん、ビジネスの場面でも効果的に使われているのです。 ChatGPTの最新情報 2024年3月時点において、ChatGPTに実装された機能を3つ紹介します。 生成AI 質問形式によるテキスト・画像・動画・音声を生成する機能です。この機能により、議事録の手間やオペレーターの業務の負担を軽減できます。 ChatGPT API すでに運用しているツールにChatGPTを組み込める機能です。そのため、さまざまなアプリ上で、文章の作成・要約や添削・チャットボットの活用といったChatGPTの機能を使えます。 GPTs プログラミングを使わずとも、オリジナルのGPTを作成できる機能です。「スケジュールの出力や管理が可能なチャットボット」や「定型的な分析を依頼できるツール」を作れるため、業務の効率化に役立つといえます。 このように、ChatGPTにはビジネスにおいて、業務の負担の軽減や効率化につながる機能が多く備わっているのです。ただし、GPTsは有料プランでしか利用できなかったり、ChatGPT APIは利用した分の課金をする必要があったりします。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜PC/スマホ共通＞日本語版ChatGPTの始め方・使い方 以下では、ChatGPTの始め方と使い方を解説します。これからChatGPTを利用する企業の担当者は必見です。 始め方｜アカウントを作成する 1.はじめに、ChatGPTの公式サイトからOpenAIのアカウントを作成しましょう。トップページの［Try ChatGPT］をクリックします。 2.アカウントを持っていない場合は［Sign up］をクリックします。 3.アカウント登録にはGoogleやMicrosoft、Appleのアカウントも使えますが、ここではメールアドレスを使用します。［Email adress］の欄にメールアドレスを入力します。 4.続いて、パスワードを入力し、 [Continue] をクリックします。 5.登録したメールアドレスに以下のようなメールが届くので、 [Verify your email address] をクリックします。 6.以上のページに進んだら、名前（First name）、苗字（Last name）、生年月日（日付/月/年）を入力し、 [Continue] をクリックしましょう。 7.電話番号を入力すると、ショートメッセージ（SMS）に6桁の暗証番号が送られます。暗証番号を入力すると登録が完了します。 8.最後に、スマホのショートメッセージに届いた認証コードを入力すれば登録完了です。 9.登録が完了すると以上のような画面が表示されますが、すべて［Next］を選択して利用を開始しましょう。 使い方｜メッセージボックスに文字を入力する アカウントを作成したら、実際にメッセージボックスへ質問を入力しましょう。 具体的には、画面下部のメッセージボックスに文字を入力して、［Enter］または［送信ボタン］をクリックするとすぐに回答が出力されます。また、表示画面の言語は英語ですが、日本語で質問すれば日本語で返答が来ます。 また、画面の左側にある［New chat］をクリックすれば、新規のチャット画面が表示されます。 このように、ChatGPTはブラウザでPCやスマホからすぐに使えます。また、スマホアプリにも対応しているので、スマホから気軽に使いたい方はApp StoreやGoogle Playからアプリをインストールしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTで質問文を作るコツ ここでは、ChatGPTに質問文を入力するときのコツを3つ紹介します。以下のコツを網羅すると、初心者の方でも上手に回答を得られます。 （1）5W1Hを意識する 1つ目のコツは、5W1Hを意識することです。 精度の高い回答を得るには、質問文に詳細な情報を含めて、明確な条件を与える必要があります。情報があいまいだと、求めた回答が返ってこなかったり、誤った情報を提示されたりする原因となるのです。 したがって、「いつ（When）」「誰が（Who）」「どこで（Where）」「何を（What）」「どうして（Why）」「どのように（How）」の5W1Hをできる限り質問文に入れましょう。 （2）文字数を指定する 2つ目のコツは、文字数を指定することです。 文字数を指定すると、利用シーンに合った過不足ない情報量で回答を得られます。たとえば、長文やWebページの要約をしたい場合、文章をコピー＆ペーストして「〇〇〇文字以内で要約してください」と入力すると、必要情報を簡潔にまとめられるのです。 したがって、「短く」「詳しく」などの定性的な表現ではなく、字数で具体的に文章量を指定しましょう。 （3）回答の形式を指定する 3つ目のコツは、回答の形式を指定することです。 ChatGPTは回答形式をユーザーの指定通りに変更できます。たとえば、「～に関して箇条書きで答えて」と指定すれば、箇条書きにも対応可能です。 また、通常はですます調ですが「～である調で答えて」と質問文に入れると、語尾も変えられます。そのため、場面ごとに合った文章を生成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTの便利な使い方5選 ここでは、ChatGPTの便利な使い方を5つご紹介します。以下の使い方を参考にして、自社の業務効率化に役立てましょう。 使い方1｜書類のテンプレートを書かせる まずは、書類のテンプレートを書かせる使い方があります。 たとえば、下図は工事現場の作業日報のテンプレートの例です。 上図のような使い方をすれば、そもそもテンプレートの内容を考える時間がかからなくなるのです。 使い方2｜関数やプログラミング言語を書かせる 次に、Excelの関数やプログラミング言語を書かせる使い方もあります。 Excel関数の例 プログラミングの例 ChatGPTで出力された関数やコードは、コピー＆ペーストして使うことができます。ただし、上手く機能しない場合もあるので注意しましょう。 使い方3｜マーケティングのアイデアを出させる 次に、マーケティングのアイデアを出させるのにも役立ちます。 たとえば、下図は飲料メーカーでマーケティングの案を出すときの例です。 上図のアイデアをもとに議論を進めれば、企画会議の時間を短縮できます。 使い方4｜研修内容のアイデアを出させる 次に、研修内容のアイデアを出させる使い方もできます。 たとえば、下図は製造業で新人研修のアイデアを出すときの例です。 上図のように、効果的なアイデアを複数出してくれるので、より質の高い新人教育の実施にもつながります。 使い方5｜業務効率化の施策を考えさせる 最後に、業務効率化の施策を考えさせることもできます。 たとえば、下図は学習塾における業務効率化の施策の例です。 上図の場合であれば、オンライン学習やシステムの導入などの「外的な施策」と、研修制度や生徒の学習態度を改善する「内的な施策」の両方が挙がっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTの注意点 ここでは、ChatGPTの注意点を3つご紹介します。ChatGPTは面倒な作業を任せたり仕事の疑問を解消したりするのに便利ですが、以下の点に注意しなければなりません。 （1）情報が不適切なことがある はじめに、ChatGPTには情報が不適切なことがあります。 ChatGPTはインターネット上のデータをそのまま記憶するので、回答が誤っているケースがあるのです。さらに、あまりにも最新の情報はインプットされておらず、出力されないことも少なくありません。 また、ChatGPTは基本的に差別的な質問へは回答しないようになっていますが、場合によっては偏見とも受け取れる出力をする場合があります。そのため、複数の国籍や人種の従業員がいる企業では注意が必要です。 （2）情報漏洩のリスクがある 次に、情報漏洩のリスクがある点にも注意しましょう。 ChatGPTでは、個人情報や企業の機密情報を含んだやりとりも記憶されます。そのため、重要な社内情報が、別のユーザーの出力結果に出る恐れもあるのです。 したがって、情報セキュリティの観点からも、ChatGPTで扱う情報に関する社内教育を徹底しなければなりません。 （3）情報が次々に流れてしまう 最後に、重要な情報が次々に流れてしまう点にも注意です。 ChatGPTではチャット形式でやりとりをするため、情報が流れて見返しづらくなるデメリットがあります。また、履歴が消えてしまうと確認できなくなってしまうので、どこかにストックしておかなければなりません。 そこで、あらゆるデータを「ノート形式」で簡単にストックできる「ナレカン」を併用すれば、ChatGPTの出力結果をスムーズに振り返れるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで安心】ChatGPTとの併用に最適なツール ここからは、ChatGPTとの併用に最適なツールをご紹介します。 ChatGPTではテンプレートを作成したり、プログラミングのコードを書いたりと便利な使い方ができます。しかし、チャット形式でやりとりをするので、大切な情報が次々と流れてしまう点に注意が必要です。 そのため、疑問を解消したりアイデアを出したりするのにはChatGPTを使い、情報を残しておくためには別のツールを併用しましょう。ただし、多機能なツールは操作が複雑なものも多いため「全社員が簡単に使いこなせるか」を判断しなければなりません。 結論、ChatGPTとの併用には、「ノート形式」であらゆるデータを確実にストックでき、大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事（ノート）」には、ChatGPTで出力されたテキストや画像、ファイルを簡単に残せます。また、「マニュアル」や「議事録」など、ChatGPT以外の情報も社内のナレッジとして蓄積できるのです。 あらゆる情報を確実にストックできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTの料金プラン 以下では、ChatGPTの料金プランについて解説します。無料/有料プランでできることを確認しましょう。 値上げあり？！ChatGPTの料金プラン比較表 ChatGPTは基本無料ですが、有料のChatGPT Plusも用意されています。以下は料金プランの比較表です。 ただし、2025年1月1日より、以下の各料金プランに「消費税10％」が課税されることが発表されているため、これから導入を検討している方は要注意です。 Free（Web版） Plus（Web版） Team（Web版） Enterprise（Web版） Free（アプリ版） Plus（アプリ版） 料金 無料 $20/月 $30/月（月払い） 要問い合わせ 無料 3000円/月 GPT-4 （高性能モデル）へのアクセス × ○ ○ ○ × ○ 専用ワークスペース × × ○ ○ × × SSO（シングルサインオン） × × × ○ × × このように、有料プランは反応速度やデータの機能性、アクセス性が無料プランよりも優れています。また、無料プランではGPT-4 （高性能モデル）に非対応のため、画像生成や音声でのやりとりができません。 したがって、「ビジネスシーンなどで高度な回答が求められる」「テキスト以外でもChatGPTを利用したい」場合は、有料プランへの移行がおすすめです。 ・参照1：Open AI｜Pricing ・参照2：App Store｜ChatGPT ・参照3：ITmedia＞ChatGPT、値上げへ　「消費税10％分を課税」とOpenAI　1月から 無料プランでできること 無料プランでできること・機能を紹介します。 基本的な質疑応答（GPT3.5） 基本的な質疑応答を通して、「文章の生成や要約」「関数やプログラミングコードの生成」ができます。 チャット履歴の管理機能 今まで行った質疑応答の履歴を保存できるので、同じ質問をする手間を省ける点がメリットです。 PC以外のデバイス対応 PC以外にもスマホやタブレットからでも利用できるため、場所を問わずどこでも利用可能です。 無料と有料のプランの違い 無料と有料のプランの大きな違いは以下の2つです。 GPT4へのアクセス 無料プランでは、GPT3.5までしかアクセスできず、有料プランからGPT4を利用できます。 GPT4はGPT3.5よりも、より多くのデータを基に学習しており、より専門的な質問に対しても応答できるうえ、応答速度が速くなる点が特徴です。 GPTs機能の利用 無料プランでは、GPTs機能を利用できない一方、有料プランでは利用できます。 GPTsは、プログラミングを使わずともオリジナルのChatGPTを作成できる機能で、自社専用や専門分野に特化したツールやチャットボットを作れるため、業務の効率化に役立ちます。 このように、ChatGPTで、専門的な質問・文書の作成や、「自社に関するデータの自動分析」「顧客対応の自動化」をおこないたい場合は有料化が必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTを導入した企業の事例 ChatGPTを導入した企業の事例を2選紹介します。 パナソニックホールディングス パナソニックホールディングスでは、ChatGPTを活用したAIアシスタントサービス「PX-GPT」を本格利用開始しました。国内全社員が社内イントラネット上からアクセスすることで、いつでもAIを活用することができ、業務の効率化に役立てています。 日清食品ホールディングス 日清食品ホールディングスでは、ChatGPTを活用した対話型AI「NISSIN-GPT」を一部の社員で利用開始しました。グループ社員が入力した情報がAI学習に利用されず、外部に情報が漏えいしないように設計して、セキュリティーを守りながらChatGPTを利用しています。 参照：パナソニックホールディングス｜AIアシスタントサービス「PX-GPT」をパナソニックグループ全社員へ拡大 国内約9万人が本格利用開始 参照：日清食品ホールディングス｜セキュリティ対策を施したMicrosoft Azure上で独自システムを開発! 対話型AI「NISSIN-GPT」をグループ社員3,600人に向け4月25日(火)に公開 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTの便利な使い方まとめ これまで、ChatGPTの便利な使い方5選を中心に解説しました。 ChatGPTでは、書類のテンプレートやプログラミングのコードを生成したり、マーケティングのアイデアを出したりといった使い方ができます。しかし、チャットでやりとりをするので、重要な情報が流れてしまう課題があるのです。 そこで、「あらゆる情報を確実にストックできるツール」を併用すれば、ChatGPTの出力結果をすぐに探し出せるようになります。ただし、多機能なツールは従業員が使いこなせない恐れもあるため「操作がシンプルか」も確かめなければなりません。 結論、“ノート形式”で情報を流さずに蓄積できて、全社員が使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」が、ChatGPTとの併用に最適です。 ぜひ「ナレカン」とChatGPTを使って、業務を円滑に進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像あり】ChatGPTとは？始め方や最新機能、料金を徹底解説！

社員の退職や部署異動のときに発生する「引き継ぎ業務」では、伝達事項を漏れなく伝えなければなりません。そこで、引き継ぎ書を作成することで、口頭で説明したり、後任者が逐一質問する手間を省けるので、効率的に業務の引き継ぎができるようになります。 一方、引き継ぎ書を作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と考える方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務引き継ぎ書の作り方やテンプレート、おすすめツールを紹介します。 業務の引き継ぎをよりスムーズに実施したい テンプレートを活用して、簡単に引き継ぎ書を作成したい 手書きの引継ぎ書も電子化してナレッジとして管理しておきたい という方はこの記事を参考にすると、引き継ぎ書のシンプルな作り方が分かるほか、自社に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事の引き継ぎはなぜ重要か2 業務の引継ぎが必要になるケース3 簡単3ステップ！業務の引き継ぎ書・引き継ぎノートの作り方3.1 ステップ1. 項目を決定する3.2 ステップ2. スケジュールを決める3.3 ステップ3. 詳細を詰める4 上手く伝わってない？引き継ぎ書を作るときのコツ！4.1 要点を簡潔にまとめる4.2 部署間や関係者との連携を明確にする4.3 文章やレイアウトに統一感をもたせる5 【無料】引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレート5.1 Excel｜業務引き継ぎ書のテンプレート5.2 Word｜シンプルな引き継ぎ書のテンプレート5.3 OneNote｜交代勤務に役立つ引き継ぎノートのテンプレート6 【必見】手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリ6.1 業務内容をナレッジとして引き継ぎできるツール「ナレカン」7 業務の引き継ぎで失敗する3つの原因7.1 （1）口頭だけで済ませてしまう7.2 （2）社内外でコミュニケーションが取れていない7.3 （3）業務に関するナレッジが引き継がれていない8 業務・仕事の引継ぎを円滑に進める方法8.1 （1）コミュニケーションを取る8.2 （2）スケジュール管理を徹底する8.3 （3）よくあるトラブルや体験談を共有する8.4 （4）周囲の関係者にも内容を共有する8.5 （5）ツールを使って効率化する9 業務・仕事の引き継ぎ書の作り方やおすすめツールまとめ 仕事の引き継ぎはなぜ重要か 仕事の引き継ぎは、組織が持続的に機能するために欠かせないプロセスです。 適切に引き継ぎができていない場合、業務が停滞してしまったり、認識のずれからミスが生じたりする可能性が高まります。一方で、引き継ぎが適切に実施されていれば、新しい担当者もスムーズに業務に慣れることができるのです。 さらに、引き継ぎを通じて、過去の経験や知識（ナレッジ）を共有すれば、組織全体の成長にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務の引継ぎが必要になるケース 業務の引き継ぎは、主に以下のようなケースで必要です。 社員の退職 退職する社員が担当していた業務を次の担当者に引き継ぐ必要があります。退職後は連絡をとることが難しいため、必要事項を忘れずに引き継ぎましょう。 部署異動 社員が別の部署に異動する場合、業務内容や進捗状況を新しい担当者に伝えます。急な異動の場合、引継ぎに十分な時間をかけられないため、日頃から情報の共有や蓄積をしておきましょう。 長期休暇 社員が長期の休暇を取る場合、担当者が不在の間、業務をスムーズに回すために引き継ぎが求められます。 新プロジェクトの開始 新たに始まるプロジェクトにおいて、役割分担や業務内容を明確にするために引き継ぎが必要です。 このように、業務の引き継ぎは多くの場面で重要です。引継ぎが不十分な場合、トラブルにつながるため、余裕をもって準備をすすめることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単3ステップ！業務の引き継ぎ書・引き継ぎノートの作り方 ここでは、引き継ぎ書の作成方法を3つのステップでご紹介します。以下の内容を参考に、効率的に引き継ぎ書を作成しましょう。 ステップ1. 項目を決定する 最初に、引き継ぎ書に記載する項目を決めておくことで、重要な情報の記載漏れを防げます。引き継ぎに必要な主な項目は以下の6点です。 業務の概要と目的 後任者が業務の目的を理解できるよう、業務の意義を明確に記載します。 スケジュール 業務に取り組むタイミングや年間スケジュールを記載します。また、定型業務については実施する時間や優先順位も記入しておきます。 業務の手順 それぞれの業務手順を、図や写真などを使って分かりやすく記載します。 トラブルが発生したときの対処法 具体的な対処方法に加え、トラブルに対処できる社員の連絡先も記載しておくと、万が一にトラブルが生じたときも安心して取り組めます。 資料の保管場所 業務に関連する資料の保管先を記載します。資料名に加え、用途やページ数も記載しておけば、後任者が必要な情報をすぐに見つけられます。 備考 追記や補足しておきたい内容を記載します。「在職中に終わらなかった未処理の業務」は備考欄に記入し、後任者に確実に引き継ぎましょう。 上記の項目を押さえて引き継ぎ書を作成すれば、後任のメンバーとの認識の齟齬が起こる心配もありません。 ステップ2. スケジュールを決める 次に、引き継ぎのスケジュールを決定します。 引き継ぎ書の作成には時間がかかります。一般的には引き継ぎ期間として約1ヶ月程度が必要です。情報の抜け漏れがない状態で後任の社員に引き渡すため、スケジュールには余裕を持たせることが重要です。 そのため、作業にかかる日数を計算し、余裕を持ったスケジュールを組んで、万全な状態で業務を引き継ぐ準備を整えましょう。 ステップ3. 詳細を詰める 最後に、引き継ぎ書の詳細を具体的に詰めていきます。 引き継ぎ書の項目を具体化し、内容を埋めていきます。とくに「業務の手順」は引き継ぎ書のなかで最も重要な項目のため、図や表を用いて情報を視覚的にわかりやすくすることが大切です。 たとえば、図や表を引き継ぎ書に簡単に挿入できる「ナレカン」のようなアプリを活用するのも良い手法の一つです。たとえば、ナレカンの表機能を使えば、行や列を調整したり、マスごとに背景色を変えたりして、見やすい文書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手く伝わってない？引き継ぎ書を作るときのコツ！ ここでは、わかりやすい引き継ぎ書を作成するコツを3つご紹介します。コツをおさえて、後任者がすぐに理解できるような引継ぎ書を作成しましょう。 要点を簡潔にまとめる 読みやすい引継ぎ書を作る1つ目のコツは、要点を簡潔にまとめることです。 後任者が必ずしも業務に関しての知識やノウハウがあるとは限りません。そのため、後任者のリテラシーに合わせて、専門用語には注釈をつけたり、伝え忘れがないようチェックリストをつけたりするのがおすすめです。 このように、引き継ぎ書は情報量をおさえて、初心者でもわかりやすいように作成しましょう。また、引き継ぎ書の共有後に質問対応する時間を確保しておくと、後任者も安心して業務に取り掛かれます。 部署間や関係者との連携を明確にする 読みやすい引継ぎ書を作る2つ目のコツは、部署間や関係者との連携を明確にすることです。 業務内容は理解できても、他部署とのつながりや業務に携わるメンバーを後任者が把握できていないと、効率良く仕事ができません。とくに、社外の関係者と連携が必要な場合には、「会社名、名前、連絡先、部署、役職」を記載しておくと円滑に業務が進みます。 会社の業務の多くが、関係者や部署同士のつながりによって成り立っています。よって、業務に関わる連携を明確化しておくことが、わかりやすい引き継ぎ書につながるのです。 文章やレイアウトに統一感をもたせる 読みやすい引継ぎ書を作る3つ目のコツは、文章やレイアウトに統一感をもたせることです。 視覚的な統一感があることで、全体にまとまりがでて要点を把握しやすくなります。また、細かなタスクが多い場合は、タスクの粒度や優先順位によって見出しを揃えるなどして、わかりやすさを大切にしましょう。 さらに、画像や動画を添付すると、業務内容をイメージしやすいうえ、テキストのみの引き継ぎ書より見やすくなります。そのため、引き継ぎ書の作成には、テキスト以外にも画像やファイルを添付できる「ナレカン」が最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレート 以下では、引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレートを紹介します。テンプレートを活用して、抜け漏れを防ぎながら作成業務を効率化しましょう。 Excel｜業務引き継ぎ書のテンプレート こちらは、Feed Softが提供する業務引き継ぎ書の無料テンプレートです。シンプルなテンプレートで、以下の項目を記載できます。 部署名 前任者・後任者 期間 引き継ぎ内容 備考 さらに、チェックボックスを利用すれば、業務の進捗を可視化できるなど、便利な一方、業務の手順を記載する欄がないため伝達する情報が多い場合は不向きです。 Excel｜業務引き継ぎ書のテンプレートはこちら Word｜シンプルな引き継ぎ書のテンプレート こちらは、Microsoft社が提供する引き継ぎ書の無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目を記載できます。 業務名 業務のプロセス 業務の目的 業務のポイント 業務の詳細な手順（写真付き） このテンプレートであれば、空欄を埋めるだけで引き継ぎ書が完成します。ただし、情報を入力する欄が多く、作成に時間がかかる点に注意が必要です。 Word｜シンプルな引き継ぎ書のテンプレートはこちら OneNote｜交代勤務に役立つ引き継ぎノートのテンプレート こちらは、Microsoft社が提供する引き継ぎノートの無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目があります。 スタッフリスト チェックリスト 引き継ぎ情報のメモ欄 拾得物リスト 遅番の担当者リスト 引き継ぐ際に必要な項目を網羅しており、カスタマイズ不要ですぐに使用できます。ただし、OneNoteは操作が複雑なため、ITに詳しくなければ使いづらい恐れもあります。 OneNote｜引き継ぎノートのテンプレート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリ 以下では、手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリをご紹介します。 手書きの業務引き継ぎノートは「あとから修正しにくい」「複数人で確認できない」点がデメリットです。また、WordやExcelのテンプレートを使っても「中身を確認するたびにファイルを開く必要がある」「ファイルの保存場所が分からなくなる」ため面倒です。 そこで、「ITツール」を活用すると、引き継ぎ内容を一か所にまとめられて確認しやすいうえ、内容の更新も簡単になります。ただし、誰でも欲しい情報をすぐに見つけられるように「メンバーの検索スキル問わず情報にアクセスできるツール」を選びましょう。 結論、手書きの引き続ぎノートを電子化するには、作成した引き継ぎノートから、超高精度の検索機能で目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に直接テキストを入力して引き継ぎノートを作成・共有できるうえ、作成したノートを「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び起こせます。また、超高精度の「自然言語検索」によって話しかけるように検索できる点が特徴です。 業務内容をナレッジとして引き継ぎできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務の引き継ぎで失敗する3つの原因 ここでは、業務の引き継ぎで失敗する3つの原因を解説します。以下の状況に該当する場合は、早急に対策を講じる必要があります。 （1）口頭だけで済ませてしまう 1つ目の失敗原因は、引き継ぎを口頭だけで済ませてしまうケースです。 口頭だけで情報を伝えると、聞き手は内容が整理しづらく、結果として引継ぎが上手くいきません。さらに、個人によって引き継ぎ内容が異なる場合、情報の一貫性が失われてしまいます。 そのため、伝達漏れを防止するためには、前任者が引き継ぎ書やマニュアルを作成し、後任者に渡すことが重要です。 （2）社内外でコミュニケーションが取れていない 2つ目の原因は、社内外での不十分なコミュニケーションです。 社内の引き継ぎが完了しても、社外への情報伝達が不十分であれば、トラブルが発生しやすくなります。特に、営業や顧客サポートの現場では、引き継ぎ状況を共有できないと取引先との関係が悪化する恐れがあります。 したがって、事前に社内外の関係者との打ち合わせを行うことが不可欠です。また、引き継ぎを報告するタイミングについても考慮し、スケジュールには余裕を持たせるべきです。 （3）業務に関するナレッジが引き継がれていない 3つ目の原因は、業務に関するナレッジが引き継がれていないことです。 引き継ぎの際には、業務フローなどの基本事項だけでなく、前任者が業務を通じて得たナレッジ（知識）や経験も伝える必要があります。これらのナレッジを蓄積していくことで、業務時間を短縮できるだけでなく、業務の質が底上げされていくのです。 以上のように、ナレッジが引き継がれないと業務に支障をきたします。焦る前に、普段からナレッジを蓄積・管理できる「ナレカン」のようなツールを使うようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務・仕事の引継ぎを円滑に進める方法 ここでは、業務・仕事の引継ぎを円滑に進める方法を5つ解説します。以下のポイントを押さえて、抜け漏れなく引き継ぎましょう。 （1）コミュニケーションを取る 1つ目に、前任者と後任者でこまめなコミュニケーションを取りましょう。 前任者は「どのような業務を引き継いでもらいたいか」を後任者に明確に伝える必要があります。さらに、前任者は引き継ぎ資料を渡すだけでなく、重要なポイントを伝えたり、一緒に実務に取り組んだりして後任者を教育する姿勢が求められます。 このように、前任者と後任者で認識をすり合わせれば、円滑な引き継ぎが実現します。 （2）スケジュール管理を徹底する 2つ目に、スケジュール管理を徹底しましょう。 前任者は引き継ぎ日から逆算して資料の作成期間を設定します。しかし、資料作成には仕事内容だけでなく、自身のナレッジなどもまとめる必要があるため、時間がかかる場合があります。 したがって、スケジュールを正確に見積もり、余裕を持たせた引き継ぎの準備が重要です。また、引き継ぎに必要な作業を洗い出すことで「優先すべき業務」が整理でき、作業の抜け漏れを未然に防げます。 （3）よくあるトラブルや体験談を共有する 3つ目に、よくあるトラブルや体験談を共有しておきましょう。 前任者が経験したトラブルを引き継ぎ時に共有しておくと、同じ事態に陥った場合でも迅速に対処できます。また、反面教師としてトラブルを回避することにもつながります。 したがって、引き継ぎの際には業務の手順を教えるだけでなく、具体的なエピソードも交えるようにしましょう。 （4）周囲の関係者にも内容を共有する 4つ目に、引き継ぎのときに関係者にも引き継ぎの内容を共有しましょう。 後任者だけに情報を共有していると、業務の中で不明点が生じても、周囲がフォローできなくなります。また、新しい担当者が仕事を休んだ場合、業務が滞ってしまいます。 そのため、引き継ぎ書は、後任者以外のメンバーも把握できる状態で保管しておき、協力体制を整えておきましょう。ただし、引き継ぎ書の内容が無断で変更されてしまうと混乱を招きかねないので、閲覧権限や編集権限を設定できる方法を取るのが最善です。 （5）ツールを使って効率化する 5つ目に、ツールを使って引き継ぎ作業を効率化しましょう。 紙やWord、Excelなどのアナログな方法では、「引き継ぎ書がどこにあるか分からない」といった問題が生じがちです。また、現場作業が多い社員にとって、紙を持ち運んだり、WordやExcelをスマホで見るのは不便です。 そこで、スマホやPCからでも確認でき、社内のあらゆるナレッジを簡単に共有できる「ナレッジ管理ツール」を活用すれば、引き継ぐべき業務のノウハウをスムーズに残せます。とくに、操作が簡単な「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務・仕事の引き継ぎ書の作り方やおすすめツールまとめ ここまで、引き継ぎ書の作り方からおすすめのツールまでを中心に解説しました。引き継ぎ書は以下の3ステップで、誰でも抜け漏れなく作れます。 項目を決定する 引き継ぎのスケジュールを決める 詳細を詰める ただし、引き継ぎはほかの業務と並行して進めていくため、共有や管理に手間のかかるWordやExcelではなく、効率的に情報をまとめられるツールの利用がおすすめです。ただし、目的の引き継ぎ書へアクセスするのに時間がかかるツールでは、実用性が低くなるので注意しましょう。 したがって、自社が導入すべきツールは、超高精度の検索機能によって、ベテランから新人まで誰でも直感的に検索できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、引き継ぎ業務にかかる時間と手間を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介

2022年11月にリリースされた「ChatGPT（チャットジーピーティー）」は、アメリカのOpenAIが開発した最新のAIチャットボットです。昨今では、日本国内の企業や官公庁などでも、ChatGPTを利用する動きが見られます。 しかし、なかには「ChatGPTのどのような点が優れているのか」や「ビジネスではどのように利用できるのか」が分からない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ChatGPTの始め方や使い方、料金を中心にご紹介します。 ChatGPTの基本的な機能やできることを知りたい ChatGPTの始め方を知りたい 簡単に文章作成もできるツールがあれば活用したい という方はこの記事を参考にすると、ChatGPTの詳しい概要や使い方が分かり、業務の負担の解消が期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ChatGPT（チャットジーピーティー）とは1.1 「ChatGPT」と「ほかのAIツール」との違い1.2 ChatGPTの機能1.3 ChatGPTの新バージョン「GPT-4o」とは？2 ＜PC/スマホ共通＞日本語版ChatGPTの始め方2.1 ステップ1｜OpenAIのアカウントを作成する2.2 ステップ2｜ChatGPTにログインする2.3 ステップ3｜メッセージボックスに質問を入力する3 【画像あり】ビジネスにおけるChatGPTでできること4選3.1 （1）企画のアイデアを出す3.2 （2）Excel関数やプログラミングのコードを書く3.3 （3）書類のテンプレートを書く3.4 （4）ビジネスで使える文章を作成する4 【比較表あり】ChatGPTは無料？料金プランを紹介5 ChatGPTが使えない！原因と対処法を解説6 ChatGPTの4つの注意点6.1 （1）情報が間違っているケースがある6.2 （2）表現が不適切なケースがある6.3 （3）セキュリティのリスクがある6.4 （4）情報が流れてしまう7 ChatGPTの情報を共有する方法8 【必見】ChatGPTのようにAIが質問に答えてくれるナレッジ管理ツール8.1 目的の情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」9 ChatGPTの始め方・使い方・料金まとめ ChatGPT（チャットジーピーティー）とは 「ChatGPT（チャットジーピーティー）」とは、OpenAIが2022年11月にリリースしたAIチャットボットで、ユーザーからの質問に対し、人間のように自然な回答が返ってくるのが特徴です。 GPTと呼ばれる「大規模言語モデル」によって、各単語が「どのような関連性があるか」を事前に学習し、それらをもとに文章を生成します。この大規模言語モデルという仕組みが、飛躍したスピードで、情報抽出・感情分析・文章要約・質問応答を実現するのです。 つまり、ChatGPT本体がゼロから文章を考えるのではなく、インターネット上の情報を素早くつなぎ合わせ、文章を生成しているのです。 ・ChatGPTの詳細はこちら ・ChatGPT｜Apple Storeからのダウンロードはこちら ・ChatGPT｜Google Play Storeからのダウンロードはこちら 「ChatGPT」と「ほかのAIツール」との違い ChatGPTとほかのAIツールが異なる点は「自然な文章を作成できる」ことにあります。具体的には、ChatGPTは以下のような特徴があります。 会話形式で質問に対する返答を得られる ChatGPTは、質問に対して会話形式の自然な文章で返答できます。また、返答時に箇条書きなどを使って読みやすく整理してくれます。 多くの言語に対応している 英語や日本語をはじめ、多種多様な言語に対応しています。 クリエイティブな活動に役立つ ChatGPTに条件を与えれば、前提条件を踏まえて文章を作成したり、回答を得ることができます。したがって、作詞や小説、脚本といった創作活動も役立つのです。 このように、ChatGPTはほかのAIツールと比較して、とくに文書作成に特化したツールだと言えます。たとえば、アレクサのような音声型AIツールとは異なり、テキストでやりとりできるため、プライベート利用はもちろん、ビジネスでも効果的に活用できます。 ChatGPTの機能 ChatGPTの主な機能は以下の通りです。 テキストデータの分析機能 ユーザーの質問に対し、Web上の膨大なテキストデータをもとに回答します。 会話の記憶機能 たとえば、文法ミスをユーザーが指摘や訂正をすると、ChatGPTが記憶してすぐに改善がされます。 画像の自動生成機能 ユーザーの指示に合った画像を自動で生成します。 音声・画像認識機能 音声を使った対話や画像を使った場所の特定、文書のスキャンができます。 上記の4つの機能を活用することで、ChatGPTを上手く仕事に活用できます。 ChatGPTの新バージョン「GPT-4o」とは？ 2024年5月14日には、OpenAI社から新バージョンである「GPT-4o」がリリースされました。oは「Omni（全て）」の略称で、「言語・画像・音声・動画を1つのモデルで処理できる能力がある」ということを意味しています。 以下の図は、OpenAIの公式サイトで報告されている、言語性能を測る主要なベンチマークでGPT-4oと他の言語生成AIを比較した結果です。 引用：Hello GPT-4o GPT-4oは各ベンチマークにおいて最高水準を記録しており、昨年発表された「GPT-4 Turbo」と比較しても、ほぼ全てのベンチマークで数値が上回る結果となりました。 また、GPT-4oは、従来のChatGPT/GPT-4よりも強化されたマルチモーダルモデル（テキストや画像など複数種類のデータを一度に処理できる機能）が組み込まれています。これにより、GPT-4oではより複雑な言語・画像・音声・動画の入出力ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜PC/スマホ共通＞日本語版ChatGPTの始め方 ここでは、ChatGPTを始める3ステップを紹介します。以下のステップを踏めば、PCやスマホからブラウザ上でChatGPTを始められます。 ステップ1｜OpenAIのアカウントを作成する まずは、ChatGPTの公式サイトからOpenAIのアカウントを作成しましょう。英語に不安がある場合は、Chromeの拡張機能で日本語表示にする方法がおすすめです。 1.はじめに、トップページの［Try ChatGPT］をクリックします。 2.アカウントを持っていない場合は［Sign up］をクリックします。 3.登録にはメールアドレスに加え、GoogleやMicrosoft、Appleのアカウントを使えます。ここでは、［Email adress］からメールアドレスを登録します。 4.パスワードを入力して [Continue] を押すと以下のメールが届くので、 [Verify your email address] をクリックしましょう。 5.以下のページが表示されたら、名前（First name）、苗字（Last name）、生年月日（日付/月/年）を入力し、 [Continue] をクリックします。 6.電話番号を入力すると、ショートメッセージ（SMS）に6桁の暗証番号が送られます。暗証番号を入力すると登録が完了します。 登録が完了すると以上のポップアップが表示されますが、すべて［Next］をクリックすれば問題なく始められます。 ステップ2｜ChatGPTにログインする アカウント登録後、一定期間が経っている場合はログインが必要です。ここではブラウザからのログイン方法とスマホアプリからのログイン方法に分けて解説します。 1.はじめに、ChatGPTのログイン画面の [Log in] をクリックします。 2.次に、登録したメールアドレス、パスワードを入力します。 3.以下の画面が表示された場合は、名前と生年月日を入力し [Continue] をクリックします。 4.ログインから一定期間経っている場合、アカウントの保護が求められるケースもあります。画面の指示に従って対応しましょう。 5.電話番号認証が求められるので、番号を入力して [Send Code] を選択してから「スマホのショートメッセージに届いた認証コード」を記載すればログインが完了します。 ＜スマホアプリからのログイン方法＞ 1.Apple StoreまたはChatGPTのGoogle Play StoreからChatGPTのスマホアプリをインストールします。 2.[Log in] を選び、登録したメールアドレスを記載して [Continue] を押しましょう。 3.登録したアカウント情報を入力すればログイン完了です。 このように、ChatGPTはブラウザだけでなくアプリにも対応しており、スマホからスムーズに利用できます。 ステップ3｜メッセージボックスに質問を入力する ログインしたら、実際にChatGPTのメッセージボックスに質問を入力しましょう。 具体的には、画面下のメッセージボックスにテキストを入力して、 [Enter] もしくは [送信ボタン] をクリックすると解答がすぐに出力されます。フォーマットは英語ですが、日本語で入力すると日本語で解答が来ます。 また、話題を変えるときは画面左上の［New chat］をクリックすると、新しいチャット画面に切り替わります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像あり】ビジネスにおけるChatGPTでできること4選 以下では、ビジネスにおけるChatGPTでできることを4つご紹介します。実際に使ってみた様子を画像付きで紹介するので「ChatGPTをビジネスシーンで活用するイメージが湧かない」という方は必見です。 （1）企画のアイデアを出す 1つ目の活用法は、「企画のアイデアを出す」です。 たとえば、飲料メーカーで企画を立案するときには下図のようになります。 上図のように複数のアイデアを出してくれるので、企画出しに行き詰ったときに活用してみましょう。 （2）Excel関数やプログラミングのコードを書く 2つ目の活用法は、「Excel関数やプログラミングのコードを書く」です。 Excel関数の例 プログラミングの例 上図の関数やコードはコピー＆ペーストして使えるため、工数を大幅に省けます。ただし、上手く機能しない場合もあるので注意しましょう。 （3）書類のテンプレートを書く 3つ目の活用法は、「書類のテンプレートを書く」です。 たとえば、下図は学習塾の報告書テンプレートです。 このようにChatGPTを上手く活用すれば、テンプレートを作る時間そのものが解消されます。ただし、ChatGPTはチャット形式で情報が流れるため、繰り返し使うテンプレートは「ナレカン」のような情報をナレッジとして管理できるツールで保管しましょう。 （4）ビジネスで使える文章を作成する 4つ目の活用法は、「ビジネスで使える文章を作成する」です。 たとえば、「先日商談をさせていただいた佐藤さんへのお礼文を書いて下さい」と入力すると、以下の出力を得ることができます。 上図のように、ChatGPTを活用することで、ビジネスシーンに適した正しい敬語で書かれた文章を出力することができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表あり】ChatGPTは無料？料金プランを紹介 ChatGPTは基本無料で利用できますが、有料のPlusプランも設定されています。以下の比較表を参考に、用途に合ったプランを選択しましょう。 Free Plus チーム 企業 料金 無料 $20/月 $30/月 問い合わせ GPT-4 （高性能モデル）へのアクセス × ○ ○ ○ 拡張機能 × ○ ○ ○ ChatGPTは、無料で使えるものの、専門的な分野にも対応した「GPT-4」の利用は有料プランに限定されています。したがって、ChatGPTをビジネス用途で使用する場合には、有料プランを契約すべきです。 ただし、米OpenAIによると「2025年1月1日より、日本のChatGPT利用者に対して、消費税10%を課税する」旨を発表しています。つまり、今後Plusプランでは「月額20＄＋消費税10%」の支払いとなり、値上げされる点に注意しましょう。 ・参照1：OpenAI ＞ プライシングページ ・参照2：ITmedia＞ChatGPT、値上げへ　「消費税10％分を課税」とOpenAI　1月から 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTが使えない！原因と対処法を解説 ここでは、ChatGPTが使えないときの原因と対処法を解説します。ChatGPTが使えない原因は以下の通りです。 アカウント登録時の認証方法が異なる ChatGPTには「Eメールアドレス登録」「外部サービスとの連携」の2種類の認識方法があります。認識方式を間違えるとエラーが表示されるため、アカウント登録時に選んだ正しい認識方式でログインしましょう。 アカウント情報が間違っている 登録したユーザー名やパスワードが間違っているとログインできません。パスワードを失念した場合はパスワードのリセットをしましょう。 アクセスが集中している 質問の入力・出力時にエラーが発生している場合、サーバーへのアクセスが集中している可能性があります。ユーザーからの解決法はないので、時間を空けて再度利用してみましょう。 入力文字数が多すぎる ChatGPTには明確な文字数制限はありませんが、文字数が多すぎてエラーが生じる場合があります。文字数を少なくして再度入力してみましょう。 ChatGPTが使えないエラーには、さまざまな原因が考えられます。以上の対処法で解決できない場合もあるので、エラーメッセージの内容を踏まえて臨機応変に対応しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTの4つの注意点 ここでは、ChatGPTの注意点を4つご紹介します。ChatGPTは発展途上のサービスゆえに、以下のデメリットがあるので注意です。 （1）情報が間違っているケースがある まず、ChatGPTには情報が間違っているケースがあります。 ChatGPTはインターネット上の情報をもとに回答を作成するため、誤ったデータをそのまま伝える恐れがあるのです。さらに、あまりにも最新のテーマであれば、ChatGPTが正しく出力できないケースも珍しくありません。 しかし、このように真偽が曖昧な情報であっても、ChatGPTはあたかも正しいかのように返答することがあります。そのため、すべての情報を鵜呑みにするのではなく、最終的には人の目でチェックするようにしましょう。 （2）表現が不適切なケースがある 次に、表現が不適切なケースもあります。 ChatGPTは極端な差別表現をしないように設定されており、ユーザーから質問があった場合は返答を拒否する仕組みになっています。しかし、インターネットの情報を扱うため、偏見とも受け取れる返答をするケースがあるのです。 そのため、従業員の国籍や人種が多様な企業で導入する場合は、細心の注意が必要です。 （3）セキュリティのリスクがある 次に、ChatGPTではセキュリティのリスクがある点にも注意です。 ChatGPTでは、企業の機密情報や社員の個人情報に関するやりとりも記憶されます。そのため、将来的に重要なデータが、ChatGPTを使う別のユーザーに出力されてしまうリスクもゼロではありません。 したがって、企業の知的財産を確実に守るためにも、ChatGPTを利用するにあたっては情報の取り扱いを必ず社員に教育しましょう。 （4）情報が流れてしまう 最後に、重要な情報が流れてしまうのも注意すべき点です。 ChatGPTではチャット形式でやりとりが進むため、メッセージが次々に流れてしまいます。また、ChatGPTの会話履歴は「Expor data」機能の実装により、ファイルにできるようになったものの、結局のところファイル形式では管理が煩雑化してしまいます。 したがって、必要な情報へスムーズにアクセスするために、ChatGPTとは別のツールを使って管理すべきです。たとえば、あらゆる情報を「ナレッジ」として簡単に記録できる「ナレカン」を使うと、情報を適切に管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTの情報を共有する方法 ここでは、ChatGPTで得た情報を他のメンバーと共有する方法について解説します。 1．まずは、ChatGPTで共有したい回答方法を開き、右上にある〔共有ボタン〕をクリックします。もしくは、左側のタブにある3つの点をクリックして、〔Share〕を選択してください。 2．すると、「Share link to Chat」という画面が表示されるため、右下にある〔3つの点マーク〕をク リックします。「Share your name」を選択すると自分の名前で共有できます。 3．自分の名前を含めたくない場合は、もう一度3つの点を選択し、「Share anonymously」をクリックすると匿名で共有できます。 4．最後に〔緑色のボタン〕をクリックし、リンクをコピーしたら共有ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ChatGPTのようにAIが質問に答えてくれるナレッジ管理ツール ここからは、ChatGPTのようにAIが質問に答えてくれるナレッジ管理ツールをご紹介します。 ChatGPTでやりとりした過去の回答内容は、サイトやアプリ内に履歴として蓄積され、さらに共有することも可能です。しかし、ChatGPTの共有方法はITや英語に不慣れな方にはわかりづらいうえ、社内メールや業務ノウハウなどの社内情報に関する質問に答えられません。 そのため、社内での情報共有やナレッジ管理には専用のツールを導入しましょう。とくに、ChatGPTのように自然言語で質問すればAIが回答してくれるツールなら、社内メンバーが業務に関する疑問をすぐに解消できます。 結論、ChatGPTの情報を適切に管理するには、社内の情報を一元管理し、即アクセス可能なツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの『記事』に社内ルールやノウハウなどのナレッジを記載しておくと、ナレカンの生成AIが記事をもとにして質問に答えてくれます。また、ナレカンは情報セキュリティの国際規格認証を取得しているため、社内情報も安全に管理することができるのです。 目的の情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTの始め方・使い方・料金まとめ これまで、ChatGPTの始め方や使い方、料金を中心にご紹介しました。 ChatGPTはアイデアを出したり、プログラミングの言語を書かせたりすることができるため、作業効率を大幅に上げられます。また、基本は無料で使えるので、自社の予算を圧迫する心配もありません。 ただし、ChatGPTはチャット形式でやりとりするため、大切な情報が次々と流れてしまいます。つまり、ChatGPTのように自然言語で質問するとAIが回答してくれるだけでなく、ナレッジとして一元管理できるツールを導入すべきです。 結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報を一元管理しつつ、ChatGPTのように生成AIを活用した「自然言語検索」ができる『ナレカン』一択です。 ぜひ「ナレカン」とChatGPTを併用して、業務を効率よく進めましょう。 参考：ChatGPT Enterpriseとは？企業向けChatGPTの料金体系や契約方法、導入事例を徹底解説｜株式会社WEEL 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生成AIとは？使い方や注意点、おすすめのアプリも紹介！ 【初心者向け】ChatGPTのおすすめの使い方！入力のコツも徹底解説！

2023年11月1日から、Microsoft社が提供するAIサービスの「Copilot for Microsoft 365(コパイロット)」がリリースされ、現在多くの企業で利用されています。同サービスは日本語にも対応しており、無料プランでも利用することができます。 しかし、実際には「Copilot for Microsoft 365で何ができるようになるのか、今更聞けない」と思っている方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Copilot for Microsoft 365の概要と使い方を初心者向けに解説します。 Copilotの使い方を分かりやすく教えてほしい Copilotの無料版と有料版の違いがわからない 社内の業務を効率化するツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Copilot for Microsoft 365の使い方が分かるだけでなく、注意点についても見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【2024年11月更新】Copilot for Microsoft 365とは1.1 Copilotの概要1.2 Copilotは無料で使える？有料版との違いとは1.3 Copilot Proの概要1.4 Team Copilotの概要1.5 Copilot Autofixの概要2 Copilot for Microsoft 365の使い方2.1 （1）質問を投げかける2.2 （2）Wordで草案を作成する2.3 （3）Excelで数値データを予測する2.4 （4）PowerPointでプレゼン資料を作成する2.5 （5）Outlookでメールを要約する2.6 （6）Teamsでの会議内容を要約する2.7 （7）画像を生成する3 Copilot for Microsoft 365の注意点4 【解決】AIを利用した社内情報の整理におすすめのツール4.1 社内の情報を最も簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5 Copilot for Microsoft 365で何ができる？5.1 データを生成する5.2 情報を検索する6 【事前に確認】 Copilot for Microsoft 365を導入するには7 Copilot for Microsoft 365の使い方まとめ 【2024年11月更新】Copilot for Microsoft 365とは 以下では、Copilot for Microsoft 365（コパイロット）の概要や最新情報を解説します。Copilot for Microsoft 365について網羅的に知りたい方は必見です。 Copilotの概要 引用：Microsoft Copilotのトップページ Copilot for Microsoft 365とは、ビジネスパーソンをサポートする「AI（人工知能）」です。2023年3月16日に「Copilot for Microsoft 365(コパイロット)」をリリースすると発表があり、2023年11月1日より正式版がリリースしました。 ほかのAIツールと比較して、Copilot for Microsoft 365は、ExcelやWordといったビジネスで日常的に利用されるアプリと連携して使える点が特徴です。また、Microsoftの万全なセキュリティ体制に基づいている点も、ビジネスシーンに最適です。 Copilotは無料で使える？有料版との違いとは Copilotは無料のMicrosoftアカウントでも利用できますが、無料版はMicrosoft製品との連携機能や画像生成機能が制限されます。Copilotの法人向け有料プランは、以下の通りです。 Microsoft Copilot Studio：29,985円/25,000メッセージ/月 Microsoft 365 Copilot：4,497円/ユーザー/月（年間契約） 上記に加えて、エンジニア向けのプランとして「Github Copilot」も提供しています。 また、Microsoft Copilot for Microsoft 365の料金は、Microsoft 365の各プランの利用料金に加えて別途発生します。Microsoft Copilot for Microsoft 365が利用できる法人プランの一部は以下の通りです。 Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard Microsoft 365 Business Premium Microsoft 365 E3 Microsoft 365 E5 参考：一般法人向けMicrosoft 365の料金ページ Copilot Proの概要 引用および参考：Copilot Proのトップページ Copilot Proとは、有料プランで利用できる「より高性能なCopilot for Microsoft 365」のことです。 Copilot Proは、無料版のCopilotと比べてピーク時でも優先的にアクセスができる点が特徴です。また、無料版よりも1日当たりにAI画像生成に関するやりとりが多くできるメリットもあります。 Team Copilotの概要 現地時間の2024年5月21日には、新機能として「Team Copilot」が発表されました。 Team Copilotでは、より多くのビジネス向け機能が追加されることから「個人ではなく、チームでの活用」が期待できます。具体的には、以下の3つの役割を担います。 会議の進行 会議のアジェンダを管理し、メンバーが共同執筆できるノートを作成する。 チームの補佐 チャット内の情報を明確にし、未解決の問題を拾えるように立ち回る。 プロジェクトマネージャー メンバーにタスクを割り当てたり、期日をリマインドしたりする。 ただし、実際にリリースされるのは2024年後半と期間が空き、かつ「Copilot for Microsoft 365ユーザーが対象」となる点を押さえておきましょう。 引用および参考：Microsoft｜新しいMicrosoft Copilotのエージェント機能がビジネス価値を引き出す Copilot Autofixの概要 現地時間の2024年8月14日には、「Copilot Autofix」機能の提供を開始しました。 「Copilot Autofix」とは、コードの脆弱性を発見し、修正コードを提案する機能です。 GitHubでは、Copilot Autofixを用いると、ある修正を手作業で修正するよりも3倍速く修正でき、別の脆弱性の修正においては7倍の早さで修正できると発表しています。 引用および参考：ASCII | 脆弱性のあるコードを手作業より3倍速く修復、GitHub「Copilot Autofix」一般提供開始 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Copilot for Microsoft 365の使い方 以下では、Copilot for Microsoft 365を統合した「Microsoft 365アプリ」の使い方や、画像生成の方法を解説します。具体的に「どのような業務で使えるのか」をイメージできるので必見です。 （1）質問を投げかける 質問を投げかけると、簡単な回答やアドバイスを得られます。 （2）Wordで草案を作成する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Word） Copilot for Microsoft 365を統合して、Wordで草案を作成できます。 Wordでは「この文書と数値データから、新企画の提案書を作って」とCopilotに指示して、草案を作成させる使い方ができます。また、書類の要約、書き直しも可能です。 （3）Excelで数値データを予測する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Excel） Copilot for Microsoft 365を統合して、Excelで数値データを予測することが可能です。 Excelでは表やグラフを自動作成するだけでなく、それぞれのデータの解説を出力させることもできます。また、売上などの数値データの変化をもとに、その後の影響を予測させる使い方も可能です。 （4）PowerPointでプレゼン資料を作成する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in PowerPoint） Copilot for Microsoft 365を統合して、PowerPointでプレゼン資料を作成できます。 プレゼン内容とスライドの枚数を指示すれば、適切なデザインのプレゼン資料を作成できるのです。さらに細かい修正もCopilotとチャットすることで、即座に修正してもらう使い方も可能です。 （5）Outlookでメールを要約する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Outlook） Copilot for Microsoft 365を統合して、Outlookでメールの内容を要約できます。 Outlookでは、作成したいメールの概要を簡単に指示することで、メール本文をCopilotに作成してもらう使い方ができます。また、メールの要約、返信内容の提案にも対応しているので便利です。 Copilotはスマートフォンでも利用できるので、スマホでメールを確認するときにも役立ちます。 （6）Teamsでの会議内容を要約する 引用：Microsoft｜Copilotの使い方（Copilot in Teams） Copilot for Microsoft 365を統合して、Teamsでの会議内容を要約できます。 Teamsでは、CopilotがWeb会議の論点をまとめられるため、議事録作成に役立ちます。また、大切な論点や意見の一致なども認識できる性能がある点も、単純な文字起こしツールとは異なると言えます。 （7）画像を生成する Copilot for Microsoft 365では、画像生成が可能です。 プロンプト（ユーザーが入力する指示・質問）として、「〜の画像を作って」のように指示を出すと、簡単に画像を生成できます。細かな指示や修正を繰り返すことで、思い通りの画像を作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Copilot for Microsoft 365の注意点 Copilot for Microsoft 365の利用を検討するときには、以下の点に注意が必要です。 AIによる完全な自動化は困難 Microsoft社は「AIにより職場での居場所がなくなるのではないか」という質問に対し「AIは職場で人間の代わりになるものではありません」と回答しています。 AIがコンテンツの下書きに役立つと前置きしたうえで、AIの作成したコンテンツは人の目で確認することが重要だとMicrosoft社は考えています。したがって、AI機能が備わったCopilot for Microsoft 365によるコンテンツ作成の完全な自動化は、今後も実現が難しいと言えます。 Microsoftの上位プランの契約が前提 Copilot for Microsoft 365が利用可能なプランには、下位プランは含まれていません。また、無料プランでは生成できる画像の量や質問への返答速度に制限があるため、ストレスなく使うにはMicrosoftの上位プランの契約が前提となります。 作成したファイルの適切な管理が必要 WordやExcel、PowerPointのようなファイルは適切に管理しなければ、関係者に共有するときや最新のファイルを確かめるときに混乱を招きます。そのため、作成したコンテンツは正しく整理することが求められます。 とくに、日ごろからWordやExcelの管理に悩んでいる方は、データファイルを簡単に整理・共有できるITツールを使う方法がおすすめです。たとえば、「ナレカン」のようにシンプルな操作性のツールだと導入後すぐに運用できます。 参考：よく寄せられる質問: AI、Copilot for Microsoft 365、Microsoft Designer 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【解決】AIを利用した社内情報の整理におすすめのツール 以下では、AIを利用した社内情報の整理におすすめのツールをご紹介します。 Copilot for Microsoft 365を上手く活用すれば「企画書を一から作成する必要がなくなる」といった、業務効率の改善が期待できます。ただし、Copilotで作ったファイルは「管理」も徹底しなければ、あとから探し出せなくなってしまいます。 また、Copilotの質問機能を利用すれば、業務に役立つ回答やアドバイスを得ることもできます。一方で、質問内容は蓄積しておかなければ社内全体に共有されないので、人によってノウハウが偏る恐れがあるのです。 したがって、情報を正しく管理するには、Copilotと情報管理ツールを併用しましょう。結論、選ぶべき情報管理ツールは、社内に散在する情報を一元化し、蓄積した情報をAI検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「ファイル要約機能」を使うと、AIが全自動で内容を解析し、”ファイルの要約”と”重要ポイント”を抽出できるため、ファイルを開かずに中身を把握できます。また、「記事」には業務に関する情報をテキストや画像・表で蓄積できるので、ノウハウ共有にも最適です。 社内の情報を最も簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの検索機能とは＞ ナレカンは、あらゆる情報を蓄積するデータベースの役割を果たします。そのため、検索性に優れており、欲しい情報をすぐに見つけられるのが特徴です。 たとえば、以下で紹介する「ファイル内検索」も優れた検索機能のひとつです。該当するキーワードがファイル内に記載されている場合、上記のように見つけることができるのです。 また、ナレカンの「自然言語検索」では、上司に質問するように質問内容を入力するだけで、簡単に必要な情報を探し出せます。以下の画像のように「ナレカンAI」が、添付ファイルも含むすべての社内のナレッジを横断して、最適な回答を示します。 このように、「ナレカン」では社内の蓄積された情報から、必要な情報をすぐに見つけ出すことができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Copilot for Microsoft 365で何ができる？ 以下ではCopilot for Microsoft 365を使ってできることを解説します。主に、「データの生成」と「情報の検索」において、Copilotを使って業務の効率化を実現できるようになりました。 データを生成する Copilot for Microsoft 365では、ExcelやPowerPointと連携して、図や表の作成まで実現できるようになります。 ChatGPTは、ある質問を投げかけたり、「〇〇というワードを入れて、物語を生成して」と指示したりすると、それらに文章で応答する仕組みでした。一方、Copilotでは、簡単な指示を出すだけでプレゼン資料を作成したり、メールの返信を提案したりできます。 そのため、従来時間と手間がかかっていた作業を大幅に短縮できるようになるのです。ただし、ほかのMicrosoft製品と連携して利用するには、上位プランの有料契約が必要になるので注意しましょう。 情報を検索する Copilot for Microsoft 365は「Windows」や「Microsoft Edge」でも利用でき、質問を投げかければ、役立つ情報を要約してくれます。具体的には、以下の手順で使えます。 まず、検索画面の上部に「Copilot」ボタンが表示されるので、クリックします。 次に、画面下のメッセージボックスが表示されるので、質問を投げかけましょう。たとえば「株式会社Stockが提供するナレカンとは？」と送ると、ネット上のニュースを元に回答をまとめ、参考元のニュース記事を表示します。 生成された回答は「創造的に」「バランスよく」「厳密に」とテキストの文体を選択できる点が特徴です。また、BingでCopilotを利用した場合、質問や回答をWordやPowerPoint、text形式にエクスポートして、ナレッジとして蓄積することも可能です。 参考：無料のCopilot（Web版） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事前に確認】 Copilot for Microsoft 365を導入するには Copilot for Microsoft 365を導入するにあたり、以下の点を押さえておきましょう。 技術要件を満たす Copilotを使用する場合は「Microsoft 365 E3もしくはE5」のライセンスと「※Azure Active Directory アカウント」を保有している必要があります。 ※クラウドサービス利用時の認証問題を解消すべく、Microsoftが提供するサービスの1つ。認証情報を一括管理することで、セキュリティレベルの低下を防ぎます。 Microsoft 365 アプリを設定する Microsoft 365 アプリの”最新チャネル”または”月次エンタープライズチャネル”に設定します。これにより、プログラムが更新された際は、常に最新のバージョンを取得できます。 ライセンスを割り当てる Copilotのライセンス管理は、「Microsoft 365 管理センター」より[Billing (課金情報)] > [Licenses (ライセンス)]の手順で設定できます。 加えて、Copilotを利用するにあたり、ユーザーのカレンダーやメール・チャット・ドキュメントなどの情報が取得されることになる点は、あらかじめ理解しておきましょう。 参考：Microsoft Copilot for Microsoft 365の準備方法 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Copilot for Microsoft 365の使い方まとめ ここまで、Copilot for Microsoft 365の概要や使い方、おすすめの情報管理ツールを中心にご紹介しました。 Copilot for Microsoft 365はAI機能により資料作成や文章の作成に役立ちます。しかし、Copilotで作成したファイルは正しく管理していなければ必要なときにすぐに見つけられません。 そこで、Copilotと「情報を一元管理できるツール」を併用しましょう。とくに、検索機能に優れたサービスを選べば、多くの情報を蓄積しても目的の内容がすぐに見つかります。 結論、社内の情報管理には、あらゆる社内情報を蓄積・管理し、AIを使って簡単に検索できるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイルやデータを探しやすい環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365 Copilotとは？最新機能のTeam Copilotの役割を解説

優れたAI技術を搭載しているとして注目されていた「Microsoft 365 Copilot」の提供が、2023年11月1日より開始されました。Copilot（コパイロット）を活用すれば、WordやExcel、PowerPointなどが、さらに便利に使えると期待されています。 また、2024年5月22日には、最新機能として「Team Copilot」が発表されました。一方で「Microsoft 365 Copilotについて詳しく知らず、導入すべきかわからない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Microsoft 365 Copilotの最新情報や知っておくべきことを網羅的にご紹介します。 Microsoft Copilotでできることや料金について把握したい Microsoft Copilotの概要を押さえて自社に適しているか判断したい ExcelやWordの作成・管理業務の負担を減らせるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Microsoft 365 Copilotで何ができるのかだけでなく、どのように活用すれば良いのかまで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 最新情報あり！Microsoft 365 Copilotとは？1.1 Microsoft 365 Copilotの日本語版はいつから使える？1.2 Microsoft 365 Copilotの特徴とは？1.3 Microsoft 365 CopilotとほかのAIツールとの違いとは？1.4 Microsoft 365 Copilotの月額料金は？無料版はある？1.5 Microsoft 365 Copilotをアンインストールする方法は？1.6 GitHub Copilotとの違いとは？2 【最新機能】Team Copilotで何ができる？3つの役割とは2.1 （1）会議の進行役2.2 （2）チームの補助役2.3 （3）プロジェクトのマネジャー3 Microsoft 365 Copilotの機能・使い方4 【知らなきゃ損】Microsoft 365 Copilotとの併用に最適なツール4.1 Copilotで作ったファイルを簡単に整理・検索できるツール「ナレカン」5 Microsoft 365 Copilotを使うときの注意点とは6 Microsoft 365 Copilotの機能や料金まとめ 最新情報あり！Microsoft 365 Copilotとは？ 引用：Microsoft Copilotのトップページ 以下では、Microsoft 365 Copilotの特徴や料金、リリース日などをご紹介します。分かりやすく、網羅的にまとめているので必見です。 以下でご紹介する内容は、Microsoft 365 Blogを参照しています。 Microsoft 365 Copilotの日本語版はいつから使える？ 2023年11月1日より「Microsoft 365 Copilot」が正式にリリースされました。 9月26日に実施された大型アップデートでは、OSがWindowsのものでしか「Copilot（コパイロット）」は利用できませんでした。しかし、2023年11月からBing（検索エンジン）やEdge（Webブラウザ）などのMicrosoft製品でも利用可能になったのです。 正式リリース後、Copilotは日本語での利用にも対応しています。 Microsoft 365 Copilotの特徴とは？ 引用：Microsoft News Center 「Microsoft 365 Copilot」とは、従来のMicrosoft 365アプリにOpenAI社のGPT-4をベースにした大規模言語モデルを搭載した、AI（人工知能）サービスのことです。 自動的にスライドやメールを作成したり、書類やデータを整理してくれたりと、さまざまなことが可能です。また、Copilotには「副操縦士」という意味があり、”次世代AIが副操縦士のように、人々の仕事をサポートする役割”としてつくられました。 そして、最大の特徴はMicrosoft製品との親和性が高いことにあります。たとえば、短い指示を出すだけで体裁の整った企画書をWordで作成したり、イメージを伝えるだけで美しいプレゼン資料がPowerPointでつくれたりと、これまで以上に仕事が効率化します。 Microsoft 365 CopilotとほかのAIツールとの違いとは？ Microsoft 365 Copilotは、「企業で利用されることが前提として開発された」点でほかのAIツールとは異なります。 Copilotは、企業で幅広く使われているMicrosoft 365に含まれるため、セキュリティやコンプライアンスを守る対策が実施されています。具体的には「二段階認証／情報漏えい対策／プライバシー保護」などがあり、企業でも安心して使える仕組みを整えているのです。 したがって、AIツールの活用によるセキュリティの問題が気になる方は、Microsoft 365 Copilotの利用が適していると言えます。 Microsoft 365 Copilotの月額料金は？無料版はある？ Microsoft 365 Copilotを利用する場合、各プランの利用料金に加えて、1ユーザーにごとに月額料金が発生します。 具体的な月額料金の詳細は以下の通りです。（表は左右にスクロール可） Copilot（無料版） Microsoft Copilot Pro Microsoft Copilot for Microsoft 365 料金 0円 3,200円/ユーザー/月 4,497円/ユーザー/月 特徴 ・知りたい情報を質問形式でやりとりできる ・AI画像の生成・編集 （やりとりは1日15回まで） ・利用者数が多い場合の優先アクセスに対応 ・AI画像の生成・編集 （やりとりは1日100回まで） ・Copilotよりも素早いパフォーマンス ・WordやExcel・TeamsなどのMicrosoft 365製品との連携が可能 ・データ分析などの高度なAI機能が使えるdiv ・高セキュリティ 契約プランによって利用できる機能や特徴が異なるので、自社に必要な機能とコストを検討したうえで、最適なプランを選択しましょう。 参考1：Microsoft｜Copilot Proの紹介ページ 参考2：Microsoft｜Microsoft Copilot for Microsoft 365の紹介ページ 参考3：一般法人向けMicrosoft 365の料金ページ Microsoft 365 Copilotをアンインストールする方法は？ Windows11を「バージョン23H2」に更新すると、Copilotが自動でインストールされ、Windows上でプレビュー版のCopilotが利用できます。 Windows11からMicrosoft 365 Copilotをアンインストールするには、Windowsターミナルを管理者権限で起動し、以下のコマンドを実行します。 :reg add “HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Windows\WindowsCopilot” /v “TurnOffWindowsCopilot” /t REG_DWORD /d 1 /f なお、Windows上でCopilotを非表示にするには、タスクバーの何も表示されていない箇所を右クリックし、「タスクバーの設定」を開きます。 設定画面からCopilotの項目についている[オン]をクリックして、オフに設定すると検索バーからCopilotが非表示になります。 参考：Windows 11、バージョン 23H2 の更新履歴 GitHub Copilotとの違いとは？ AI機能を搭載するツールのひとつに「GitHub Copilot（ギットハブ コパイロット）」があります。以下は、GitHub CopilotとMicrosoft 365 Copilotの特徴です。 GitHub Copilot 「コーディング（プログラムを書くこと）」を自動化する、エンジニア向けのツールです。コードの生成のほかに、ドキュメント作成やバグ修正、コード説明といったコーディングに必要な機能が豊富に備わっています。 Microsoft 365 Copilot 「オフィス業務全般」を自動化する、一般ユーザー向けのツールです。 このように、GitHub Copilotは用途がプログラミングに特化しています。一方、Microsoft 365 Copilotは、普段から使う機会が多いWordやExcelに組み込めるため、今後多くの業界で活用されていくと予測できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【最新機能】Team Copilotで何ができる？3つの役割とは 2024年5月23日には、最新機能として『Team Copilot』が発表されました。公式サイトによれば「Team Copilotは、プロジェクトメンバーの一員のような役割を果たす」と言われており、以下の役割が期待できます。 ただし、Team Copilotは「Microsoft Copilot for Microsoft 365ライセンスを持っていること」が大前提となり、2024年後半に利用できるようになる点に注意しましょう。 参考：新しい Microsoft Copilot のエージェント機能がビジネス価値を引き出す （1）会議の進行役 まず、会議の進行役としての役割が期待できます。 たとえば、同社のアプリである「Microsoft Teams」や「Microsoft Loop」「Microsoft Planner」などを使った会議では、会議のアジェンダの管理する役割を担います。 また、Team Copilotが”会議に参加しているメンバーが共同でメモを取れるノート”の作成も対応するため、会議前の下準備を省けます。以上のように、Team Copilotが会議の進行役となることで、メンバー全員が共有認識を持って会議を進めていけるのです。 （2）チームの補助役 次に、チームの補助役として活躍します。 具体的には、チャット内でのやりとりのうち、特に重要な情報を強調してくれるようになります。加えて、過去のやりとりのなかから未解決の問題をピックアップし、対処するよう促す役割も果たすのです。 以上のように、Team Copilotがチームの補助役としてメンバーをサポートするため、プロジェクトリーダーの負担の軽減が期待できます。 （3）プロジェクトのマネジャー 最後に、プロジェクトのマネジャーとしての活躍が期待できます。 プロジェクトリーダーは、日々メンバーのタスクを管理したり、必要に応じてタスクをアサインしたりする必要があります。しかし、時としてこれらの作業は、プロジェクトリーダーにとって大きな負担となっているのです。 そこで、Team Copilotを使えば、プロジェクトリーダーの代わりにタスクをアサインしたり、期限を管理したりしてくれます。さらに、チームメンバーの意見が必要な場合には、通知をすることで業務が円滑に進むよう促してくれるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365 Copilotの機能・使い方 以下は、Microsoft 365 Copilotの主要な機能と使い方です。 AIでの質問回答 Copilotに質問すると、会話形式で回答を得られます。回答内容は「より創造的に」「よりバランスよく」「より厳密に」の項目の中から、会話のスタイルを指定できる点が特徴です。 Copilot in Windows Windows上で利用できるCopilot（プレビュー版）で、Microsoftアカウントに紐づけて利用できます。質問機能をはじめ、質問の回答をPDFやWordにエクスポートできる「ノートブック機能」も備わっています。 Word 作成したいことをCopilotに指示をするだけで、適切に見出しの大きさなどが調整された綺麗な文書が完成します。また、既存のファイルの修正や文章の言い換えも可能です。 Excel 売上データをまとめるだけでなく、各項目のサマリを表示してその後の成長シナリオも出力できます。さらに、データの強調表示やフィルタリングによって、重要な箇所に素早く対応することができるのです。 PowerPoint プレゼン内容やページ数を入力するだけで、関連データや画像などを参照して、自動的に見やすいプレゼン資料を作成します。また、PDFファイルを読み取ってスライドを作成することも可能です。 Outlook 相手に伝えたいことを指示するだけで、適切な返信メッセージを提案してくれます。文章量もわずかなクリックで調整することができるので便利です。 Teams 会議の決定事項やタスクをまとめた議事録を自動で作成します。さらに、会議前のアジェンダを、チャットからまとめることも可能です。 このほかにも、以下のようにAI機能で画像を作成することもできます。 参考：Microsoft Copilotのトップページ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】Microsoft 365 Copilotとの併用に最適なツール 以下では、Microsoft 365 Copilotと併用するのにおすすめのツールを紹介します。 Microsoft 365 Copilotを上手く活用すれば、AI機能でより素早い文書作成が可能になります。しかし、WordやExcel、PowerPointのファイルは管理が煩雑になりやすく、「ファイル名からは中身を判断しづらい」といったデメリットが挙げられるのです。 とくに大企業では扱う情報量が多いため、どこに何の情報があるのか分からず、目的のファイルを探すのに時間がかかってしまいます。そこで、”管理機能”と”検索機能”が優れたツールを併用すれば、目的のファイルをすぐに見つけられ業務効率化が期待できるのです。 結論、Microsoft 365 Copilotと併用すべきなのは、社内のあらゆる情報を簡単に整理でき、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に残した情報は「フォルダ」で分類できるほか、ファイルの内容をAIが記事化する機能があるため、すぐに中身を確認できます。また、AIによる「自然言語検索」や「添付ファイル内検索」などの検索機能で、必要な情報が簡単に見つかるのです。 Copilotで作ったファイルを簡単に整理・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365 Copilotを使うときの注意点とは Microsoft 365 Copilot（AI機能）を使えば、あらゆる企業の業務改善に役立つことが期待できます。ただし、導入するにあたって以下の点に注意しなければなりません。 予算を検討したうえで購入する Copilotは便利である一方、1ユーザーあたりの料金は高額です。そのため、「何人分のライセンスを購入するか」「どのくらいの期間利用するか」など、予算を考慮したうえで購入しましょう。 Copilot（AI機能）に頼りきりにならない Copilotは優れた機能ではあるものの、「100%正確な情報」であるとは言い切れません。そのため、Copilotを使って作成した資料などは、一度人の目を通して「誤った情報」や「不適切な内容」になっていないか確認することが大切です。 以上の注意点を押えたうえで、導入や運用を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365 Copilotの機能や料金まとめ これまで、Microsoft 365 Copilotの機能や料金、併用におすすめのツールを中心にご紹介しました。 Microsoft 365 Copilotを上手く活用すれば、WordやExcel、PowerPointで一から資料を作成する必要がなくなります。ただし、ファイル管理が煩雑になりやすく、「大切な情報が見つからない」事態になりかねません。 したがって、「資料をはじめとするあらゆる社内情報を一元管理できるツール」を導入して、目的の情報をあとから探しやすい環境を整えましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、手間なく必要な情報にたどり着けます。 結論、Copilotと併用すべきなのは、あらゆる情報を簡単に管理でき、高精度の検索機能ですぐに見つけ出せる「ナレカン」一択です。ナレカンでは「フォルダ設計」「既存データの移行支援」など手厚いサポートも充実しているので、導入時の負担を抑えられます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、Microsoft 365 Copilotで作成したファイルを見やすく整理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生成AIとは？使い方や注意点、おすすめのアプリも紹介！ Copilot for Microsoft 365(コパイロット)の使い方や注意点を解説！

社内の業務効率化には、設定された業務フローやマニュアルに従って仕事を進める「オペレーション業務」が重要なカギとなります。 オペレーション業務が上手く回ると、ミスが減ったり、業務品質が向上したりするだけでなく、最終的には顧客満足度や競争力のアップまで期待できるのです。 しかし、「自社のオペレーション業務の運用方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「オペレーション業務」の解説や具体例、上手く進めるためのコツをご紹介します。 「オペレーション業務」の基本知識を得たい オぺレーションマニュアルの作成方法を探している 自社のオペレーション業務を改善したい という方はこの記事を参考にすると、「オペレーション業務とは何か」だけでなく、社内の業務フロー全体の効率化や生産性を向上させる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 オペレーション業務とは2 オペレーション業務の具体例3 オペレーション業務を改善するコツ2選3.1 ITツールを活用する3.2 マニュアルを作成する4 オペレーション業務に役立つマニュアルの作り方4.1 （1）業務内容を整理する4.2 （2）注意点を洗い出す4.3 （3）利用シーンを明確にする4.4 （4）読み手を意識した表現で作成する4.5 （5）定期的に改善する5 【必見】オペレーション業務の改善におすすめのツール5.1 マニュアルの作成から管理まで可能なツール「ナレカン」6 オペレーション業務の具体例と進め方まとめ オペレーション業務とは 「オペレーション業務」とは、業務フローに沿って進める活動や業務のことを指します。 オペレーション業務がスムーズに進むと、企業の生産性向上や業務効率化につながります。ただし、オペレーション業務の意味は一義的ではなく、業種ごとに若干異なる場合もあるのです。 そのため、次項では業種別に代表的な例を紹介します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション業務の具体例 下記の例が、業種別の代表的なオペレーション業務とされているものです。 ホテル チェックイン・チェックアウト業務、宿泊予約対応、電話対応 飲食 厨房の作業手順、清掃手順、オーダー・会計の手順、注文管理 銀行 金融市場でのトレーディング業務、送金事務 建設 機械の操作・運転 工場 生産ラインでの作業工程、機械の操作 IT業界 システムの運用、保守、管理 上記のように、オペレーション業務が指すものは従事する仕事ごとに変わりますが、マニュアルや業務フローに従う一連の作業が「オペレーション業務」だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション業務を改善するコツ2選 以下では、オペレーション業務の改善に役立つコツ2選をご紹介します。自社のオペレーションが上手く回らない場合は必見です。 ITツールを活用する 1つ目のコツは「ITツールの活用」です。 オペレーション業務では、業務の具体的な内容や担当者、業務の変更点など、社員全員に伝達すべき情報が多くあります。そのため、日々の情報共有は、業務をスムーズに進めるうえで欠かせないのです。 情報共有には、紙などのアナログな方法だと現場ですぐに確認できないうえ、管理に手間がかかるというデメリットがあります。そのため、ITツールを使って、業務に関する情報を共有し、円滑化することが重要なのです。 マニュアルを作成する 2つ目のコツは、「マニュアルの作成」です。 適切なマニュアルを作成することで、社員全員の作業クオリティを一定にできるうえ、教育コストも抑えられます。 ただし、誰が見ても分かりやすいマニュアルでなければ社内で使われず、上手く管理できなければ運用は続きません。そのため、次項では本当に活用できるマニュアル作り方のポイントを紹介します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション業務に役立つマニュアルの作り方 以下では、活用されるマニュアル作り方を紹介します。マニュアル作りに失敗しないように、ポイントを押さえて作成に取りかかりましょう。 （1）業務内容を整理する まずは、すべてのタスクやフローを洗い出して、業務内容を整理することから始めます。 業務一つひとつの作業を全て書き出し、「やるべき作業」「やらなくてよい作業」に分類します。無駄な作業はマニュアルからもカットし、必要な作業の工程だけを記載しましょう。 また、洗い出した作業を業務フロー図に整理すれば、さらに見やすいマニュアルを作成できます。業務フロー図とは、業務全体の流れを図式化した資料のことで、一目で業務の流れを把握しやすくなります。 （2）注意点を洗い出す 次に、各業務における注意点を洗い出して記載しましょう。 業務を正確に進めるために注意すべき点を記載し、誰が対応しても同じ質で業務ができるようにします。 この際、業務を進めるうえで最低限必要な情報に絞り、注意点が多すぎることのないようにしましょう。 （3）利用シーンを明確にする 次に、「マニュアルは誰に向けたもので、何の目的があるのか」を明確にし、必要な情報を付け足しましょう。 たとえば、マニュアルが主に活用されるのは、作業手順をチェックするときだけでなく、イレギュラーな事態を解消する方法を探している場面も多いです。そのため、マニュアルにはトラブルの事例や困ったときの対応、FAQなども残しておきましょう。 （4）読み手を意識した表現で作成する 次に、活用されるマニュアルにするために、利用者に分かりやすい表現になっているかを確認しましょう。 マニュアルの内容は「誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように実施するのか」を明確にし、誰が見てもわかる内容にする必要があります。文字のフォントを大きくしたり、行間の幅に余裕を持たせたりするのも、わかりやすいマニュアルを作るポイントです。 ただし、文字だけのマニュアルは読む気がなくなるので、図解や写真などを適度に使って視覚的に見やすくしましょう。また、写真にテキストを書き込めば、伝えるのが難しい業務手順も、簡単に理解できるようになります。 （5）定期的に改善する 最後に、マニュアルは一度作成したら終わりではなく、定期的に見直す必要があります。 マニュアルの改善点や記載してほしい新たな情報などを、実際に作業する社員にヒアリングをしましょう。そして、改善を繰り返し、常に使いやすい状態にアップデートしておくことで、作業の質を高く保つことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】オペレーション業務の改善におすすめのツール 以下では、オペレーション業務の改善におすすめのツールをご紹介します。 自社のオペレーション業務が上手く回らない場合には、「情報共有ツール」を導入しましょう。オペレーション業務の進め方を記載したマニュアルや伝達事項を効率的に共有できるので、業務の円滑化に役立ちます。 したがって、「業務に関するあらゆる情報をまとめて社内に共有できるツール」がおすすめです。ただし、情報量の多いマニュアルなどから、必要な情報を探し出すには時間と手間がかかるので「欲しい情報がすぐに見つけられるか」も重視しましょう。 結論、オペレーション業務の運用にはマニュアル作成や業務情報の共有で、オペレーション業務を効率化させるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、テキストだけでなく画像やファイル添付で、誰でもわかりやすいマニュアルを作れます。また、高精度の「検索機能」で欲しい情報が簡単に見つかるので、業務中に不明点が出てもすぐに解消できます。 マニュアルの作成から管理まで可能なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション業務の具体例と進め方まとめ これまで、オペレーション業務の具体例や、進め方のコツ、マニュアルの活用方法を中心にご紹介しました。 とくに、オペレーション業務の運用に必須となるマニュアルの活用には、作成から運用まで一気通貫して対応できるITツールを使いましょう。面倒な紙のマニュアル作成や管理といった問題を解消し、効率的に運用できます。 ただし、いくらわかりやすいマニュアルを作成しても、日々の業務の中で社員からの細かな質問や不明点は必ず発生します。そこで、オペレーションに関する疑問点を解消する機能があり、効率的に業務改善できるツールを導入しましょう。 結論、オペレーション業務のマニュアル作成・管理には、わかりやすいマニュアルの作成から、疑問点の解消まで簡単にできるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社のオペレーション業務を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

業務を通して得た「ナレッジ（知識）」は、個人から引き出して社内に蓄積・共有しなければ属人化してしまいます。このような状態を放置すると、退職や異動と同時にナレッジが流出し、業務の質やスピードが低下する恐れがあるのです。 そこで、ナレッジを社内に蓄積できるツールがあれば、より確実にナレッジの属人化を防げます。とはいえ、「ほかの業務もあり、ツールの選定に時間をかけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジを蓄積・共有できるおすすめツール8選や選び方を中心にご紹介します。 社内のナレッジが分散しており、欲しい情報がすぐに見つからない 自社に適切なナレッジ蓄積ツールを知りたい ナレッジ共有ツールを導入して、業務を円滑に進めたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジ蓄積・共有ツールが見つかり、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ナレッジ蓄積ツールとは？2 ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方3選2.1 （1）あらゆる情報を蓄積できるか2.2 （2）情報をすぐに見つけられるか2.3 （3）サポート体制が充実しているか3 どちらがベスト!?ナレッジ管理ツールの種類4 シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール5選4.1 【ナレカン】社内のナレッジ管理が成功するツール4.2 【Stock】無料で使えるナレッジ・タスク管理ツール4.3 【Microsoft Teams】大企業向けのナレッジ管理ツール4.4 【Slack】チャットでナレッジのやりとりができるツール4.5 【Dojo】マニュアル作成を効率化するツール5 多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選5.1 【iQube】グループウェアとしても使えるツール5.2 【kintone】自社向けにカスタマイズできるツール5.3 【Confluence】エンジニア向けのナレッジ共有ツール6 一目で分かる！ナレッジの蓄積・共有ツール比較表7 ナレッジの蓄積・共有が必要な理由8 ナレッジ共有不足の企業が抱える問題とリスク9 ITツールでナレッジ蓄積するメリット3選9.1 （1）ナレッジの形式を統一しやすい9.2 （2）簡単に共有できる9.3 （3）セキュリティ対策が強固10 社内でナレッジの蓄積を促す5つの方法10.1 （1）運用ルールを整える10.2 （2）投稿のハードルを下げる10.3 （3）ナレッジを定期的に更新する10.4 （4）従業員への評価を見える化する10.5 （5）操作が簡単なツールを使う11 ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ ナレッジ蓄積ツールとは？ ナレッジ蓄積ツールとは、個々人が持つ業務に関する「ナレッジ」を、一元化するためのツールを指します。 ビジネスにおける「ナレッジ」とは、”会社のために有益な情報””言葉や文字で伝えられる知識”などのことです。類似する言葉に「ノウハウ」がありますが、これは主に研修などといった”経験から身に着けた知識”を指すときに使われます。 昨今では、「口頭やメール、Excelを使ってナレッジを共有しても、蓄積されていかない」という状況に課題感を持つ企業が増えています。そこで、情報のストックに適した”ナレッジ蓄積ツール”を導入する動きが加速しているのです。 したがって、ナレッジ蓄積ツールを使って、属人化しがちなナレッジを企業の持続的な成長に活かしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方3選 以下では、ナレッジ蓄積・共有ツールの選び方を3つ解説します。「ツールを導入したのに、上手く運用できていない」というトラブルを避けるためにも、担当者の方は、以下3つのポイントを押さえましょう。 （1）あらゆる情報を蓄積できるか 1つめに、あらゆる情報を蓄積できるか確認しましょう。 ツールの運用が上手くいかない原因として、ナレッジを蓄積する段階で躓いてしまうケースがあります。とくに、属人化しているナレッジは、各メンバーの頭やPCの中、もしくはメールの中に埋もれているため「簡単に蓄積できること」が重要です。 そこで、自身の持つナレッジをノート感覚で書き込んだり、メールやチャット上のやりとりを転送したりできるツールであれば、ナレッジを蓄積する負担を軽減できるのです。 （2）情報をすぐに見つけられるか 2つめに、誰でも簡単に、情報を検索できるかを重視しましょう。 ナレッジを蓄積できたとしても、メンバーが欲しい情報にたどり着けなければ、結局は意味がありません。とくに、大企業では、管理する情報量が多いうえ、メンバーによって検索スキルに差があるため「簡単に情報を見つけられるか」がポイントになるのです。 たとえば、「超高精度な検索機能」はもちろん、「シンプルな情報構造」がベースにある「ナレカン」であれば、ITに不慣れな方でもストレスなく情報を探し出せます。 （3）サポート体制が充実しているか 3つめに、サポート体制が充実しているかどうかを押さえましょう。 ツールは、導入して終わりではなく、社内に定着させなければなりません。仮に、担当者の力だけで社内に定着させようとすると、膨大な労力がかかるうえ、十分に機能を使いこなせない恐れがあります。 そのため、ツールを選定するときは、導入に向けたサポートだけでなく、導入後も定期的にサポートを受けられるツールであることが望ましいのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ どちらがベスト!?ナレッジ管理ツールの種類 ナレッジ管理ツールの種類は、大きく分けて以下の2つです。 シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール 機能が「ナレッジ・情報管理」に特化しており、使い方を覚えやすいツールです。ナレッジ蓄積ツールは複数の部署で使われ、利用者のITに関する知識にはばらつきがあるので、シンプルなツールを選ぶメリットは大きいと言えます。 多機能なナレッジ蓄積・共有ツール 「スケジュール管理」「ワークフロー（業務の流れの電子化）」などの機能も備えた、多機能なナレッジ蓄積ツールです。1つのツールで多くの業務をカバーできますが、使い方が複雑で次第に使われなくなる可能性もあります。 このように、ナレッジ蓄積・共有ツールには「シンプル」「多機能」の2種類があり、それぞれにメリットがあります。ただし、ナレッジ蓄積ツールは全社で使うものなので、誰でも使いやすい「シンプル」なツールが適しているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール5選 以下では、おすすめのシンプルなナレッジ蓄積・共有ツールを5選ご紹介します。 ナレッジ蓄積ツールの目的は、ナレッジを一か所で管理し、欲しい情報にすぐにアクセスできる仕組みをつくることです。しかし、多機能ツールでは、デジタルが苦手な社員は使いこなせず形骸化していくため、結局は「情報の分散」が起こってしまいます。 そのため、ナレッジ蓄積ツールを選ぶときは、「全社員が簡単に使えること」を前提としましょう。簡単に使えるツールを選べば、投稿や質問のハードルが下がり、ナレッジの共有が活発になります。 結論、自社のナレッジの蓄積には、ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、メールを使える方なら迷わず使える「記事」にナレッジを書き込みつつ、他のメンバーのナレッジを「質問」して聞き出すことも可能です。さらに、生成AIを活用した「ファイル要約」「自然言語検索」機能が、社内のナレッジを動かします。 【ナレカン】社内のナレッジ管理が成功するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】無料で使えるナレッジ・タスク管理ツール 「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるナレッジ管理ツールです。 Stockの「ノート」に記載したナレッジは、任意のメンバーにリアルタイムで共有でき、簡単に社内の情報を一元化できます。また、無料で使えるフリープランや30日間の無料トライアル期間があるため、料金コストをかけずに使用感を試せます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft Teams】大企業向けのナレッジ管理ツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ ファイルを共同編集できる クラウドストレージ内では、ファイルを共有したり、ドキュメントのリンクを送信したりしてナレッジを共有できます。また、ファイルの共同編集も可能なので、メンバーと協力してマニュアルを作れるのです。 無料で始められる 無料プランでもチャットやミーティング機能が使えて、かつ1人あたり5GBの容量を利用できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ チャット機能 チャット機能でメンバーとリアルタイムでコミュニケーションを取れるので、ナレッジを共有する際にメールや他のチャットツールを使う手間が省けます。 Wiki機能 メンバー同士の情報共有の場となるチャネルには、Wiki機能があるため、ナレッジの蓄積に便利です。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ ナレッジ蓄積以外の機能が多い Microsoft Teamsの主な機能はオンラインミーティングや通話です。そのため、ITツールに詳しくなければ、「どの機能で何をすれば良いのか」が分からずに使いこなせない可能性があります。 検索機能がうまく使えない 利用しているユーザーからは「チャットやチャネル内の情報を検索する際に、うまく検索できないことが多い。詳細条件を追加する等、検索機能を強化してほしい。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ Microsoft Teams：無料 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Slack】チャットでナレッジのやりとりができるツール ＜Slackの特徴＞ チャンネルで共有できる 部署やカテゴリごとにチャンネルを作成すれば、ナレッジを分類しながらチームで共有できます。 チャット機能がある 個人間やチームで使えるチャット上でのやりとりをベースに、情報を蓄積していきます。また、社内・社外問わずメンバーを招待できるので、スムーズなやりとりが可能です。 ＜Slackの機能・使用感＞ クリップ機能 音声や動画を直接メッセージに添付できる「クリップ機能」を使えば、テキストで伝えづらいナレッジも簡単に共有できます。 検索機能 クリックで選択できるフィルター機能を使えば、メッセージやファイル、チャンネルを絞り込んで検索できるので、過去に共有されたナレッジをすぐに見つけられます。 ＜Slackの注意点＞ 情報が流れる チャットが送信されるたびに古いメッセージが流れるため、ナレッジが埋もれてしまい蓄積されない可能性があります。 無料プランでは履歴の閲覧制限がある 無料プランでも使えますが、直近90日間に共有されたメッセージやファイル以外は閲覧できなくなってしまいます。加えて、1年以上経過したメッセージは、自動で削除されてしまうため、長期的な運用には不向きだと言えます。 ＜Slackの料金体系＞ フリー：無料 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dojo】マニュアル作成を効率化するツール ＜Dojoの特徴＞ 誰でも紙や動画でマニュアルを作成できる テンプレートが豊富に用意されており、手順通りに進めるだけで、誰でも高品質な「印刷する紙のマニュアル」や「動画のマニュアル」をスムーズに作成できます。 システムの教育コストを削減できる 実際の操作画面に直接操作ガイドが表示されるので、初心者でも説明なしで使えて、教育コストを削減できます。 ＜Dojoの機能・使用感＞ キャプチャ取得機能 マニュアルや手順書を作成したいアプリケーションを選択して操作すると、キャプチャが自動的に保存されます。また、「〇〇をクリックする」などの操作内容も自動で文章化されるので、テキストを入力する手間を省けるのです。 動画マニュアル作成機能 動く素材やテンプレートを組み合わせて、動画マニュアルを自動で作成でき、視覚的に見やすいマニュアルを作れます。 ＜Dojoの注意点＞ 情報が分散する マニュアル化するまでもない細かなコツや知識などは、別の場所で管理しなければなりません。結果として、情報が社内のあらゆる場所に分散する可能性があります。 直感的に操作できるようにしてほしい ユーザーからは「もっと直感的に操作できれば、Dojoを利用するためのマニュアルをDojoでつくる、といった作業が不要になる」という声があります。そのため、無料トライアルで使用感を確認したうえで、導入を検討しましょう。（参考：ITreview） ＜Dojoの料金体系＞ 料金の詳細については、お問い合わせください。 Dojoの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選 以下では、多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選をご紹介します。いずれも豊富な機能が備わっているため、ITツールに詳しくない方でも使えるか注視しましょう。 【iQube】グループウェアとしても使えるツール ＜iQubeの特徴＞ ノウハウの蓄積に特化したグループウェア 社内Wikiやファイル管理といったノウハウの蓄積に便利な機能に加え、タイムカードやアンケート機能などの高度な機能も豊富に備えています。 マルチデバイスに対応している PCに加えてスマホやタブレット端末にも対応しているので、現場や営業先でも手軽にナレッジを確認できます。 ＜iQubeの機能・使用感＞ 社内Wiki機能 社内Wiki機能を使って、ナレッジやノウハウをフォルダで見やすく管理できます。また、フォルダごとに権限を設定可能なので、部署やチーム単位で共有できるのです。 スケジュール機能 メンバーの予定を一覧で確認できる「スケジュール機能」を搭載しているので、日程調節がスムーズにできます。 ＜iQubeの注意点＞ 多機能なツールである ナレッジ蓄積のための「社内wiki」以外にも「スケジュール」「ToDoリスト」「レポート」など複数の機能があるので、情報の格納場所が分散し、かえって混乱を招く可能性もあります。 ワークフロー機能が不十分 利用しているユーザーからは「ワークフローは全く使い物にならない。単に申請を出せる程度。」という声があります。（参考：ITreview） ＜iQubeの料金体系＞ 1か月無料プランあり スタンダードプラン：440円/ユーザー/月（月払い） プレミアムプラン：770円/ユーザー/月（月払い） iQubeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【kintone】自社向けにカスタマイズできるツール ＜kintoneの特徴＞ 業務に合わせてさまざまなアプリを選択できる さまざまな種類のアプリがあり、用途に合わせたものを選択できます。たとえば、ナレッジ蓄積であれば「社内ポータル」や、情報がまとまる「スペース」などがおすすめです。 セキュリティ機能がある 「IPアドレス制限」や「2段階認証」、「有料の接続端末制限」など、社内の情報資産を守るためのセキュリティ機能が搭載されています。 ＜kintoneの機能・使用感＞ アプリ機能 アプリとは、自社の業務に合わせてカスタマイズして作れる、kintone内の「業務システム」です。アプリにはテキストやファイルを使ってデータを蓄積でき、統一したフォーマットで情報を管理できます。 コミュニケーション機能 スレッドで話題ごとに分けてメンバーとコミュニケーションが取れるので、メールやチャットツールのように話題が入り乱れる事態を防げます。 ＜kintoneの注意点＞ 使いこなすのが難しい 100以上のアプリから自社に適したものを選択・作成する必要があり、ITツールに詳しくなければ使いこなすのが難しい恐れがあります。 検索機能が弱い場合がある 利用しているユーザーからは「類似検索が弱いため、例えば企業名などのアルファベッドの大文字小文字が一字一句合わないと検索に出てこないときがある。」との声があります。（引用：ITreview） ＜kintoneの料金体系＞ ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Confluence】エンジニア向けのナレッジ共有ツール ＜Confluenceの特徴＞ 見やすくナレッジを蓄積できる ドキュメントに加え、デザイン性の高いホワイトボードを使って情報を残せます。 Jira（ソフトウェア開発ツール）と連携できる Jiraを導入している企業であれば、JiraとConfluenceを連携させてプロジェクト管理とナレッジ管理を同時進行できます。 ＜Confluenceの機能・使用感＞ テンプレート機能 幅広い場面で使える豊富なテンプレートが用意されているので、マニュアルの体裁を統一して、見やすくナレッジを蓄積できます。 リアクション機能 コンテンツに対してコメントやいいね!で反応できるので、メンバー間で共通認識を持って作業を進められます。 ＜Confluenceの注意点＞ 使いこなすのが難しい 自由度が高い分ページの種類や階層が複雑なので、ITに不慣れな従業員は使いこなせない可能性があります。 フリーズしてしまうことがある 利用しているユーザーからは「特定のページの特定の個所の記載を修正しようとした場合フリーズしてしまうことがある。ブラウザを変えてもダメなので、ブラウザ側の問題ではなくConfluenceそのものの問題と想定されてるので改善をしてほしい。」との声があります。（参考：ITreview） ＜Confluenceの料金体系＞ Free：無料 Standard：～840円/ユーザー/月（月払い） Premium：～1,610円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Confluenceの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 一目で分かる！ナレッジの蓄積・共有ツール比較表 以下は、シンプルなナレッジ蓄積・共有ツール5選の比較表です。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Microsoft Teams Slack Dojo 特徴 質問と投稿でナレッジを簡単に蓄積できるツール 最も簡単にナレッジを蓄積できるツール リモートワークに役立つMicrosoft365ツール チャットでナレッジのやりとりができるツール マニュアル作成を効率化するツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】※チャネルごとに管理可能 【×】※チャンネルごとに管理可能 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 ナレッジ蓄積以外の機能が多い 情報が流れやすい 情報が分散しやすい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ ・要問い合わせ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Dojo」の詳細はこちら 以下は、多機能なナレッジ蓄積・共有ツール3選の比較表です。 iQube kintone Confluence 特徴 グループウェアとしても使えるツール 自社向けにカスタマイズできるツール エンジニア向けのナレッジ共有ツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】※スペースごとに管理可能 注意点 他ツールとの連携が乏しい 検索機能が乏しい 使いこなすのが難しい 料金 ・無料プランあり（最長1カ月間限定） ・有料プランは440円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランなし ・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは～840円/ユーザー/月（月払い） 公式サイト 「iQube」の詳細はこちら 「kintone」の詳細はこちら 「Confluence」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジの蓄積・共有が必要な理由 ナレッジの蓄積・共有が必要な理由としては、以下の5つがあります。 質の高い業務を実現する せっかく得たノウハウを個人で抱えていては、全社的にクオリティの高い業務を実現することができません。したがって、個人のノウハウ・ナレッジは社内で共有する必要があります。 問題の解決を効率化する 問題が起こった際に経緯や解決方法をナレッジとして残しておけば、その後同じ問題が起こった際に参考にできます。 質問対応の時間を減らす 業務で躓きそうな点をマニュアルやwikiとしてまとめておけば、部下やメンバーからの質問に都度回答する手間を省けます。 教育の質を均一化する 社員教育の方法をナレッジとして書き留めておくと、誰が教育を担当しても新人育成を成功に導けます。 顧客問い合わせ業務を円滑化する よくある問い合わせをナレッジにしておけば、都度調べたり他の部署に確認する手間なく、顧客対応を円滑化できます。 このように、ナレッジを蓄積すべき業務は多岐に渡り、事務から接客までほぼすべての業務でナレッジ共有が必要と言えます。そこで、ナレッジの活用に成功している企業は、「ナレカン」のような”社内の誰もが簡単に使えるツール”を使って、ナレッジ蓄積・共有をしているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジ共有不足の企業が抱える問題とリスク ナレッジ共有が不足している企業が抱える大きな問題の1つとして、「業務の属人化」が挙げられます。 特定の社員しか業務の進捗や進め方を把握していない「属人化」が起こると、その従業員がいない場合に、作業に時間を要したり、ミスが発生したりする可能性が高まるのです。 業務がうまく進まなければ顧客からクレームが寄せられたり、信用を失ったりといった悪影響を及ぼします。このような問題とリスクを防ぐためにも、ナレッジ共有は重要だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITツールでナレッジ蓄積するメリット3選 以下では、ナレッジ蓄積ツールを利用するメリットを3つ解説します。これまで紙やWord、Excelでナレッジを蓄積していた方は必見です。 （1）ナレッジの形式を統一しやすい 1つ目のメリットは、ナレッジの形式を統一しやすいことです。 たとえば、「テンプレート機能」付きのナレッジ蓄積ツールであれば、フォーマットが備わっているので、真っ白なシートに1から記載せずに済みます。また、形式も統一されるので記載方法がばらつく心配もありません。 以上のように、テンプレート機能が搭載されているナレッジ蓄積ツールを使えば、誰でも形式の整ったナレッジを作成できます。 （2）簡単に共有できる 2つ目のメリットは、ナレッジの共有に手間がかからないことです。 紙やExcel、Wordでナレッジを作成すると、ファイリングしたり、メールに添付して共有したりする必要があり面倒です。また、ナレッジの記載場所が決まっていないと情報が分散しやすいデメリットもあります。 一方で、ナレッジ蓄積ツールを利用すれば、ひとつのツール上でナレッジの蓄積から共有までできるのです。そのため、今日では、更新した情報を任意のメンバーにリアルタイムで共有できる「ナレカン」のようなツールを使って、ナレッジを共有する企業も多いのです。 （3）セキュリティ対策が強固 3つ目のメリットは、セキュリティ機能が万全であることです。 「情報の暗号化」や「国際規格認証」などのセキュリティが担保されているツールであれば、不正アクセスやウイルス感染を防げます。そのため、個人情報や会社の機密データが漏えいするリスクも解消されるのです。 したがって、ナレッジは社内の重要な情報を含むので、強固なセキュリティを備えたツールが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でナレッジの蓄積を促す5つの方法 以下では、ナレッジの蓄積・共有を促す方法を5つ解説します。「ナレッジが正しく活用される仕組み」を作るためにも、以下の方法を必ず実践しましょう。 （1）運用ルールを整える まずは、ナレッジの運用ルールを整えましょう。 ナレッジの運用ルールを具体化させておかなければ、社員はどのような知識を蓄積すべきか分からなくなり、結果としてナレッジの蓄積・共有が進みません。また、従業員がナレッジの重要性を理解できず、属人化が解消されない事態が懸念されます。 したがって、「効率的に作業を進めるためのナレッジを共有する」「定期的にナレッジの重要性を認知させる」など、ルールを定めたうえでナレッジの蓄積を求めましょう。 （2）投稿のハードルを下げる 次に、「投稿のハードル」を下げて、ナレッジの蓄積を進めましょう。 ナレッジを共有できる環境が整っても「投稿のハードル」が高ければナレッジの蓄積は進みません。そのため、「どこに・どの情報を残せば良いのか」を明確にし、メンバーがナレッジを投稿しやすい環境をつくることが重要です。 たとえば、はじめのうちは少数のチームでナレッジを蓄積し、ナレッジが蓄積されてきた段階で徐々に人数を増やしていくと、投稿しやすい環境をつくれます。 （3）ナレッジを定期的に更新する ナレッジが投稿されたら、定期的に更新することを仕組み化しましょう。 情報の更新を怠れば、古すぎて使えないナレッジになる恐れがあります。その結果、ナレッジを蓄積する意義が失われ、ナレッジを残す文化が定着しません。 したがって、ナレッジの信憑性を高めるために、定期的にナレッジを確認し、最新の情報にアップデートする必要があるのです。 （4）従業員への評価を見える化する ナレッジの蓄積・共有に関する評価を可視化させることが重要です。 たとえば、「ナレッジ蓄積に貢献した分の評価基準」や「共有したナレッジを使って得た成果」を共有し、従業員が自他のパフォーマンスを評価できるようにします。社内のドキュメントやITツールを活用し、評価や実績を可視化するのです。 したがって、「誰がナレッジを積極的に投稿しているか」や「どのナレッジが実際に活用されているか」を一目で把握できる「ナレカン」のようなツールが、人事評価にも活用できて便利です。 （5）操作が簡単なツールを使う 最後に、操作が簡単なナレッジ蓄積ツールを使うべきです。 「便利そうだから」と多機能なツールを選ぶと、操作が複雑で社員が正しく使いこなせない恐れがあります。また、使わない機能ばかりで、余計に金銭的なコストがかかってしまえば、ツールの乗り換えを検討しなければなりません。 したがって、長期的に運用を続けていくためにも、全社員が使えるようなシンプルなツールを使いましょう。とくに、「メールを使える方であれば迷わず使いこなせるほどシンプルなツール」であれば、確実に定着するのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ ここまで、ナレッジ蓄積ツール8選や選び方を中心に紹介しました。 ナレッジ蓄積ツールは、社内の全部署で使うので、ITツールを使い慣れていない社員もスムーズに使えることが重要です。また、記載や投稿が簡単なツールなら、ナレッジを共有するハードルが下がり、企業の成長に欠かせないナレッジがどんどん蓄積されます。 さらに、既にExcelや紙で保管しているナレッジをITツールに移行して見やすく整理できるツールであれば、一からナレッジを蓄積する手間を解消できるのです。 結論、自社が導入すべきは、メールが使える方なら迷わずにナレッジを蓄積でき、”現行のマニュアルの移行サポート”もあるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のナレッジを簡単に蓄積する仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介

顧客の情報を扱ったり、社外と重要なやりとりをしたりする企業においては、機密情報が漏えいしてしまうリスクがあります。そのため、「ファイルの暗号化」は情報の流出のリスクを減らす手段として有効です。 しかし、なかには「ファイルを暗号化したいがやり方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルの暗号化のやり方や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介します。 社内の機密情報が記載されたファイルを安全に管理したい ファイルを暗号化して、外部からの不正アクセスを防ぎたい 社内の情報を安全に管理できる高セキュアなツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、ファイルの暗号化の方法が分かるだけでなく、社内情報を高セキュアな環境で管理できる方法まで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルの暗号化とは2 ファイルを暗号化するメリットとは2.1 （1）情報漏えいを防ぐ2.2 （2）ウイルス対策になる2.3 （3）社外からの信頼を得られる3 【セキュリティ対策】ファイルを暗号化する方法3選3.1 （1）WindowsのEFS・IRM機能を利用する3.2 （2）Zipファイルにパスワードをつける3.3 （3）ファイル暗号化ソフトを利用する4 ファイルを暗号化するときの4つの注意点とは4.1 （1）暗号化・復号化に手間がかかる4.2 （2）パスワードを忘れると復元ができない4.3 （3）PCのパフォーマンスが落ちるリスクがある4.4 （4）パスワード・ファイルの管理が煩雑になる5 【必見】煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツール5.1 情報漏えいのリスク回避に最適なツール「ナレカン」6 【番外編】ファイルの暗号化を解除する方法7 ファイル暗号化の方法と情報管理におすすめのツールまとめ ファイルの暗号化とは ファイルの暗号化とは、第三者に知られたくないデータやファイルにパスワードを与えて特殊な形式にし、他人が解読できないようにすることです。 ビジネスにおいては、機密情報を管理・共有しなければならない場面が多くあります。しかし、適切に情報を扱えていない場合、PCの紛失やウイルス感染、メールの誤送信などによって情報漏えいのリスクがあるのです。 そこで、ファイルを暗号化することで、自社や取引先、顧客の機密情報の漏えいを防ぎ、「自社の信用」「社員の安全」を守ることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルを暗号化するメリットとは 以下では、ファイルを暗号化するメリットについて解説していきます。ファイルの暗号化を考えている方は必見です。 （1）情報漏えいを防ぐ ファイルを暗号化すると、パスワードを知っている人しかその情報にアクセスできないため、情報漏えいを防ぐことができます。 一方、暗号化されていないファイルは、誰でも閲覧し、編集することができます。そのため、第三者にパソコンが渡ってしまうと、機密情報であっても簡単に閲覧できてしまうのです。 また、万が一暗号化されていないファイルでメールを誤送信してしまうと、受信したユーザーはデータを閲覧できてしまいます。したがって、パソコン紛失や誤操作による情報漏えいのリスクを防ぐために、ファイルの暗号化は有効です。 （2）ウイルス対策になる 2つ目のメリットは、ウイルス感染を防げる点です。 ファイル暗号化すれば、パソコンがウイルス感染やサイバー攻撃を受けてもデータ流出を防げます。なぜなら、パソコン内のファイルが盗まれたり、外部に流出してしまったりした場合でも、暗号キーを持っていないユーザーにはファイルが閲覧できないためです。 以上のように、ファイル暗号化をしておくことで悪意あるユーザーの被害を受けず企業の機密情報が守られます。 （3）社外からの信頼を得られる ファイルを暗号化することで、社外からの信頼を得られるというメリットがあります。 メールの誤送信や漏の可能性の高い企業は信頼を得られず、取引が破綻しかねません。取引先や顧客と情報の受け渡しをするときに、適切なセキュリティ対策が施されていれば、社外へ自社のセキュリティ基準の高さをアピールできます。 したがって、ファイルの暗号化といったセキュリティ対策をすることで社外からの信頼を得ることができ、円満な取引ができるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【セキュリティ対策】ファイルを暗号化する方法3選 以下では、ファイルを暗号化する方法について解説していきます。自社のセキュリティ対策としてファイル暗号化を取り入れたい方は必見です。 （1）WindowsのEFS・IRM機能を利用する 1つ目は、Windowsの暗号化機能を使う方法です。Windowsには、EFSとIRMという2つの機能ファイル暗号化機能があります。 EFS機能 Windowsに標準搭載されている保護機能です。簡単な操作で暗号化できるため、扱いやすさに優れています。また、ユーザーは、パスワードなしで元のデータを閲覧できないことが大きな特徴です。 IRM機能 Office製品に対して設定できる保護機能です。ファイルを共有するときに、ユーザーごとにアクセス許可レベルを設定できます。WordやExcelでデータをやり取りする場合は、IRM機能を活用しましょう。 （2）Zipファイルにパスワードをつける 2つ目に、ファイルをZip形式に圧縮し、パスワードをつけて暗号化する方法です。 この方法は、手軽に利用できるため多くの企業に取り入れられていますが、セキュリティ強度が低く、解読のリスクが高いと言われています。 そのため、重要なファイルはより強度の高い方式で保存する必要があり、セキュリティ対策として万全とは言えないため注意が必要です。 （3）ファイル暗号化ソフトを利用する 3つ目に、ファイル暗号化のソフトやツールを導入する方法です。 無料で使えるツールは暗号化の強度が低いこともある一方で、有料の製品は暗号化の強度が高く、メールの誤送信を防ぐ機能がついているなど高機能なものもあります。 そのため、ソフトを導入するときには、暗号化したいファイルの特性や製品の特徴を考慮しながら選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルを暗号化するときの4つの注意点とは 以下では、ファイルを暗号化するときの注意点について解説していきます。ファイルの暗号化をしたい方は押さえておきましょう。 （1）暗号化・復号化に手間がかかる まずは、暗号化と復号化に手間がかかることです。 平文であればファイルを開けばすぐに読める一方で、ファイルを暗号化する場合、暗号化と復号化の両方に「パスワードを考えて入力する」「パスワードを確認して入力する」という手間がかかります。 以上のように、ファイルの数が増えるたびに小さな手間に多くの時間を使ってしまい、結果的に生産性を低下させてしまうのです。 （2）パスワードを忘れると復元ができない 次に、パスワードを忘れると復元ができないことです。 暗号化したファイルのパスワードを忘れるとデータの復元が難しいと言えます。そのため、専門の業者に復元を依頼しなければならなかったり、依頼したとしても暗号の種類によっては一部破損したりしている可能性も高いのです。 しかし、パスワードを安易なものにすると解読される危険性があるため、複雑なものにする必要があります。そのため、複合化できないという事態にならないよう、パスワードは厳重に管理しましょう。 （3）PCのパフォーマンスが落ちるリスクがある ファイルを暗号化するツールやソフトを導入することで、PCのパフォーマンスが落ちてしまうというリスクもあります。 暗号化処理に時間がかかると、他の作業にも影響がおよび、生産性の低下を招いてしまうのです。そのため、PCのパフォーマンスを維持するためにも、処理スピードが早く、PCへの負担が少ないツールを使いましょう。 たとえば、ファイルのセキュリティ保護のためのツールには、対象ファイルの大きさや容量に対応したツールを選ぶことが大切です。 （4）パスワード・ファイルの管理が煩雑になる 最後に、ファイルの暗号化には、パスワード・ファイルの管理が煩雑になるといった注意点があります。 ファイルの暗号化に必要なパスワードが増えると、その分管理が煩雑になりがちです。せっかくファイルを暗号化して機密情報を守っていても、パスワードの管理がずさんでは、情報漏えいにつながりかねません。 そのため、「ナレカン」のような、あらかじめ強固なセキュリティ体制が施されたツール上で、ファイルを始めとする情報の管理・共有をする方法も検討するのもおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツール 以下では、煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツールを紹介します。 ファイルの暗号化は、社内の機密情報を管理するうえで、情報漏えいを防いだり、社外からの信頼を得たりするメリットがあります。そのため、社内情報の保護のためのパスワード設定なども重要です。 しかし、パスワード・ファイル管理は煩雑になりがちなため、一度失くしてしまうと復元に時間がかかったり、誰も確認できなくなったりしてしまいます。そこで、高いセキュリティ水準をもったツール上で、ファイル管理をすれば情報漏えいのリスクをなくせます。 結論、社内の機密情報の管理に最適なツールは、国際セキュリティ資格を取得しており、ファイルの閲覧権限も設定できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、記事に画像やファイルを添付して情報を蓄積・管理できるうえ、フォルダのアクセス権も自由に設定可能なので、情報がむやみに露出する恐れもありません。また、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるため、大企業でも安全に運用可能です。 情報漏えいのリスク回避に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】ファイルの暗号化を解除する方法 以下は、Windows10でのファイル暗号化を解除する方法になります。 データを暗号化した時のユーザーアカウントでWindowsにサインインします。 暗号化を解除したいデータアイコンを右クリックします。 表示された右クリックメニューから、[ファイルの所有権]＞[個人用]を選択します。 以上の手順を踏まえると、暗号化を解除できます。また、Windows11Proの場合は、最初に[その他のオプションを確認]を選択することで、従来の右クリックメニューが表示されるので、手順3の操作をすれば解除可能です。 参照：マウスコンピューターHOME＞アフターサポートトップ＞FAQ・検索 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル暗号化の方法と情報管理におすすめのツールまとめ これまで、ファイル暗号化の方法や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。 社内の機密情報を管理するときは、ファイルを暗号化することで情報漏えいを防ぐことができます。ただし、多くの企業が利用するZip形式に短縮する方法はセキュリティ水準が低いと言われているため注意が必要です。 また、暗号化されたファイルが膨大な量になると、管理が煩雑になりがちです。そのため、定期的な管理が行き届くように、全社員が簡単に運用できる操作性でありつつ、高いセキュリティ基準を保持した情報管理ツールを導入しましょう。 結論、自社で活用すべきなのは、社内の機密情報を高度なセキュリティ基準のもと、任意のメンバーのみファイルを共有・管理できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のファイルを安全に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！