【超簡単】ナレッジサイトの構築方法やメリット、ポイントを解説
近年、ナレッジマネジメントに取り組むうえで、ナレッジサイトを構築する企業が増加しています。ナレッジサイトとは、業務マニュアルや社内のお知らせなどをまとめておけて、必要な情報を検索できる場所のことです。
しかし、ナレッジサイトの構築を検討しているが「どのサイトを選ぶべきか分からない」「運用イメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジサイトの種類と特徴、判断軸を中心に解説します。
- 特定の社員の離職や不在で業務が停滞するリスクを解消したいマネージャー
- 情報が複数ツールに散乱し、情報検索に時間がかかっているDX推進担当者
- 社内外から同じ質問が繰り返されることに悩んでいるCS責任者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、簡単にナレッジサイトを作る方法を把握できるほか、ナレッジサイトを導入した組織の成功事例まで分かります。
目次
なぜ今「ナレッジサイト」が必要なのか
膨大な情報を管理するためには、ナレッジサイトの導入が不可欠です。
ナレッジサイトに業務マニュアルやFAQを登録し、フォルダごとに分けて管理すれば、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
また、リモートワークの普及や人材の流動化により、「担当者しか分からない業務」が増えています。この状態を放置すると、離職や異動のたびに業務が停滞するリスクが高まるため、ナレッジサイトでのノウハウ共有が求められるのです。
ナレッジ共有が失敗する3つの理由
以下では、ナレッジ共有が失敗する3つの理由を紹介します。下記の事項が自社に当てはまっていないか確認しましょう。
（1）情報が分散する
1つ目は、情報が分散することです。
社内のナレッジが紙のメモや個人PCのフォルダ、チャットツールなどに分散すると、必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。
単にナレッジを共有するだけではかえって業務が円滑に回らなくなるため、社内情報を一元管理し、簡単に共有できる環境を整えるべきなのです。
（2）検索できない
2つ目は、ナレッジを検索できないことです。
1つのツールにノウハウをまとめて管理しても、検索性の低いツールだと情報が埋もれてしまいます。
そのため、マニュアルに添付したファイルの中身まで検索できる「ナレカン」のような、高精度の検索機能を備えたツールを導入するのがおすすめです。
（3）更新されない
3つ目は、ナレッジが更新されないことです。
ワークフローは定期的に変わります。通常業務に追われてマニュアルやFAQを更新せずに放置していると、内容が古くなって参照できなくなります。
また、いつまでも更新されないマニュアルは誰からも読まれなくなり、しだいに機能しなくなります。そのため、定期的に資料点検を業務に組み込み、更新を怠らないようにするべきなのです。
ナレッジサイトの種類と特徴
以下では、ナレッジサイトの種類と特徴を表形式で紹介します。「Excel・Word」「社内Wiki」「ナレッジ管理ツール」の3種類に分類しています。（表は左右にスクロール可）
| Excel・Word | 社内Wiki | ナレッジ管理ツール | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
汎用的だが資料の管理は複雑 |
自由度が高く、高度なITリテラシーが必要 |
説明書無しで利用でき、検索も簡単 |
| 直感的に使えるか |
【〇】※共有は× |
【×】 |
【〇】 |
| 検索性が高いか |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 更新しやすいか |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
ExcelやWikiでもナレッジサイトは構築できますが、更新が属人化したり、検索に時間がかかったりといった課題が残ります。そのため、直感的に使えて検索性が高く、運用が定着しやすいナレッジ管理ツールの導入が最適です。
もう失敗しない！ナレッジサイトの3つの判断軸
以下では、ナレッジサイトの選定ポイントを3つ紹介します。下記の判断軸を参考にすれば、自社に合うナレッジサイトを選べます。
直感的に使えるか
1つ目は、直感的に使えるかです。
社員によってITリテラシーにはばらつきがあります。そのため、多機能で操作が複雑なサイトを導入すると、IT初心者が使いこなせず社内で定着しません。
そのため、誰でも簡単に使いこなせるようなサイトを選びましょう。とくに、スマホ・タブレット対応のサイトを選べば、外出中でも簡単にアクセスできます。
検索性が高いか
2つ目は、検索性が高いかです。
添付ファイルの中身の内容まで検索できるか、単なるキーワード一致ではなく、言葉の意味や文脈を理解して幅広く検索できる「セマンティック検索機能」があるかなどを確認しましょう。
とくに、生成AIを活用した「自然言語検索機能」が備わっている「ナレカン」なら、上司に質問するような感覚で情報を検索できます。
更新しやすいか
3つ目は、ナレッジを更新しやすいかです。
正しいナレッジを共有するには、定期的に資料の中身を点検し、情報を更新していく必要があります。そのため、内容の誤りに気づいた社員がすぐに編集できるような、ナレッジを簡単に更新できるサイトを導入しましょう。
とくに、更新履歴が確認できるサイトを導入すれば、資料のどの箇所を更新したのかが簡単に把握できます。
IT初心者でも使えるナレッジサイトを作る方法
以下では、IT初心者でもスムーズに使えるナレッジサイトを作る方法を紹介します。
ベテラン社員が持っている暗黙知を社内で共有せずに放置していると、社員の離職や異動によって業務が回らなくなります。紙やPDFファイルで情報を共有しても、情報が散在して必要な情報をすぐに取り出せません。
しかし、操作が複雑なツールではIT初心者が使いこなせず、ナレッジは蓄積されません。また、検索性が低いツールでは必要な情報を見つけるまでに時間がかかり、業務効率も改善しません。
そこで重要なのが、検索性が高く、IT初心者でもスムーズに使えるツールを導入することです。このようなツールを使えば、社内のナレッジに簡単にアクセスできるサイトを構築できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、操作がシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」です。ナレカンには高精度の「キーワード検索機能」や「AI検索機能」が備わっているため、マニュアルを参照しながら、誰でもクオリティを落とさずに業務を進められます。
必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレッジサイトを導入した組織の成功事例
以下では、ナレッジサイトを導入した組織の成功事例を2つ紹介します。自社のナレッジ管理を成功させるヒントにもなるので、必見です。
事例1：株式会社いちやまマート
株式会社いちやまマートでは、バイヤーと各店舗間の情報伝達や過去事例のノウハウ共有に「ナレカン」を活用しています。
当社では、長年利用していたサービスの終了に伴い、ツールをいくつか比較して納得できるものを導入したいと考えていました。しかし、複数のツールをトライアルしたものの、画面を見ただけですぐに操作できるような製品には出会えませんでした。
そうしたなか、ナレカンに出会い、実際に触ってみると、マニュアルを読まなくても迷わず使い始めることができました。また、社員からの反応も良かったため、ナレカンなら業務に浸透すると確信して導入を決めました。
ナレカン導入後は、情報を素早く検索できるようになったことで、店舗側で自己解決できるケースが増えました。また、AI要約機能を活用すれば、該当ファイルをアップロードするだけで伝えたい内容がしっかりまとまるため、作業時間が約半分以下に縮まりました。
事例2：古河電気工業（株） 平塚事業所 総務課
画像：古河電気工業株式会社
古河電気工業の平塚事業所総務課では、社内規定や過去事例、業務資料の共有に「ナレカン」を活用しています。
当社では、従業員からの問い合わせの回答に必要な情報がTeams、メール、共有フォルダなどに散在していて、探すのに時間がかかっていました。また、複数ある拠点間でイレギュラー事例を共有できておらず、それぞれでゼロから判断を検討する非効率さがありました。
そこで、2024年の4月にDXを活用したナレッジ共有基盤の構築を目標として掲げ、「FAQ的にナレッジを検索できる」「誰でも使いやすいUI」という条件で13社を比較検討した結果、ナレカンが最もフィットしていると感じ導入を決定しました。
その結果、情報を検索する時間が大幅に短縮されたことに加えて、「ナレッジ登録→検索→活用→新たなナレッジを登録」という、ナレッジ活用のサイクルが定着しました。今では、新入社員やキャリア採用の社員でも迷いなく対応できるようになっています。
ナレッジ共有を習慣化！サイト運用の3ステップ
ナレッジ共有を社内で「当たり前のこと」にするには、ナレッジサイトを以下のステップで運用しましょう。
- 最初から完璧を目指さず、フィードバックをもらいながらブラッシュアップする
- 1つの部署から運用し始め、徐々に他の部署にも拡大していく
- 情報を更新した人を褒め、「ナレッジ共有＝良いこと」だと意識づける
ナレッジ共有を社内で習慣化するには、最初から全てを変えようとせずに、少しづつサイトを導入することが大切です。
ナレッジサイトの選定ポイントと運用方法まとめ
これまで、ナレッジ共有が失敗する理由や、ナレッジサイトの選定ポイント、運用方法を中心に紹介しました。
社内でナレッジが分散していたり、検索性が低かったり、更新されなかったりすると、ナレッジは共有されず、業務が属人化するおそれがあります。
属人化を解消するためには、必要な情報にすぐにたどり着ける環境を構築すべきですが、操作が複雑なツールで情報を管理しても社内に定着しません。そのため、検索や更新が簡単で、直感的に使えるナレッジサイトを導入しましょう。
したがって、自社が導入すべきは、あらゆる情報を簡単にナレッジ化でき、誰でも直感的に検索できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、IT初心者でも使えるナレッジサイトを作りましょう。
