【超簡単】ナレッジサイトの構築方法やメリット、ポイントを解説
近年、ナレッジマネジメントに取り組むうえで、ナレッジサイトを構築する企業が増加しています。ナレッジサイトとは、業務マニュアルや社内のお知らせなどをまとめておけて、必要な情報を検索できる場所のことです。
しかし、ナレッジサイトの構築を検討しているが「運用イメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジサイトを構築するメリット・方法を中心にご紹介します。
- ナレッジサイトを構築するメリットや方法を知りたい
- 自社のナレッジサイトを構築するうえで、ポイントを把握したい
- ナレッジサイトを簡単に構築・管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジサイトを構築するポイントを把握しつつ、簡単に管理できる方法も分かります。
目次
ナレッジサイトを構築するメリットとは
ここでは、ナレッジサイトを構築するメリットをご紹介します。以下の内容を把握して、ナレッジサイトを構築する目的を明確化しましょう。
（1）業務ノウハウを共有できる
ナレッジサイトを構築すると、各社員が持っている業務ノウハウを社内共有できます。
業務ノウハウとは、ベテランや優秀な社員が持つ、経験に基づいた知識や技術を指します。ナレッジサイトによって、業務ノウハウを共有すれば、ほかの社員も業務に活用できるようになるのです。
そのため、ナレッジサイトを構築すると、組織全体のスキルアップにつながります。また、新人教育にも活用可能です。
（2）業務の属人化を解消できる
業務の属人化を解消できるのも、ナレッジサイトを構築するメリットのひとつです。
属人化とは、特定の社員に業務が依存している状況を指します。属人化が起こっていると、担当者が不在の場合に業務が滞ってしまいます。
そこで、ナレッジサイトを構築して、業務の手順や知識を共有すべきです。担当者が不在の場合でも、ほかの社員が同じ品質で業務を進められるようになり、属人化を解消できます。
ナレッジサイトを構築する方法
ここでは、ナレッジサイトを構築する方法を2つご紹介します。それぞれのメリットを把握して、自社に合った構築方法を慎重に選定しましょう。
（1）Excel/Wordを活用する
1つ目は、Excel/Wordといった、すでに社内で利用しているツールを、ナレッジサイトとして活用する方法です。
すでに利用しているツールを活用すれば、新たにツールを導入するコストがかかりません。また、ツールの操作方法を社員に指導する必要がなく、すぐに使い始められる点もメリットです。
ただし、Excel/Wordでは、情報をファイル管理します。そのため、情報の共有・更新に手間がかかったり、必要な情報を探し出すのに時間がかかったりする点が使いづらいと言えます。
（2）ナレッジ管理ツールを活用する
2つ目は、ナレッジ管理ツールを活用する方法です。
ナレッジ管理ツールとは、ナレッジをまとめて管理できる専門ツールを指し、ナレッジサイトとして活用可能です。ナレッジ管理に必要な機能が揃っているので、初心者でも円滑にナレッジマネジメントを進められます。
ただし、ツールによって使える機能やコストは異なるので、事前に必ず確認して、自社に合ったものを選ぶ点が重要です。
ナレッジサイトの構築で躓きやすいポイント
ここでは、ナレッジサイトの構築で躓きやすいポイントをご紹介します。
ナレッジサイトを構築するには、サイトにナレッジを保存しなければなりません。そのため、ナレッジ共有を促進するために、社員同士でナレッジを出し合う場を設ける必要があるなど、使い始めるまでの準備が大変です。
また、ナレッジを保存したあとも、サイトに関する社員からの問い合わせに応えたり、運用方法を改善したりする手間がかかります。このように、ナレッジサイトの導入・運用には、担当者に大きな負担かかり、構築に躓きやすいです。
そこで、ナレッジサイトの定着に向けたサポートがあると便利です。たとえば、ナレッジ管理ツールの「ナレカン」であれば、初期導入支援や運用サポートが手厚いので、導入担当者の負担を最小限に抑えられます。
ナレッジサイトを簡単に構築・管理できる方法
以下では、ナレッジサイトを簡単に構築・管理できる方法をご紹介します。
ナレッジサイトの構築を検討しているものの、どのような方法で構築すれば良いのか分からず困っている方は、ナレッジ管理専用のツールを導入しましょう。ナレッジ管理に必要な機能が過不足なく備わっているので、誰でも簡単にナレッジを管理できます。
また、ナレッジサイトの構築で躓きやすいポイントとして、導入・運用に大きな負担がかかる点が挙げられます。そのため、サポートが手厚いツールを選ぶべきです。
結論、ナレッジサイトを構築するには、あらゆる情報をナレッジとしてまとめておけるうえ、初期導入から運用まで徹底したサポートを受けられる「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、テキスト・画像・ファイルといったあらゆる情報を、ナレッジとしてまとめて管理可能です。また、「初期セットアップ」を支援しているので、専属の担当者によってすぐに使える状態にセットアップされた状態のナレカンを受け取れます。
最小限の労力でナレッジサイトを構築できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレッジサイトを構築するときのポイント
ここでは、ナレッジサイトを構築するときのポイントを3つご紹介します。以下の内容を押さえて、自社の取り組みに役立てましょう。
（1）操作性を高める
1つ目は、操作性を高める点です。
操作しづらいサイトでは、社員に操作方法を指導する手間がかかって面倒です。また、サイトの利用が社員の負担になり、放置されてしまう恐れもあります。
そのため、ナレッジサイトの利用を促進するには、ITに不慣れな社員でも、直感的に操作できるほど使いやすいツールを使って構築すべきです。
（2）管理性を高める
2つ目は、管理性を高める点です。
ナレッジサイトは、一度作って終わりではなく、定期的に情報を更新する必要があります。しかし、サイトの管理が煩雑になり更新が滞ると、ナレッジが古くて役立たず、意味がないサイトになってしまうのです。
したがって、ナレッジサイトは、管理しやすい環境で構築することがポイントです。
（3）検索性を高める
3つ目は、検索性を高める点です。
ナレッジサイトを業務に役立てるには、保存したナレッジの中から、欲しい情報に即アクセスできる仕組みづくりが重要です。検索性が低いと、情報を探すのに時間がかかり、業務を円滑に進められません。
そのため、ナレッジサイトの構築には、高度な検索機能が備わっているツールを選びましょう。誰でも直感的に検索でき、必要な情報へすぐにたどり着けて便利です。
ナレッジサイトを構築するメリット・方法まとめ
これまで、ナレッジサイトを構築するメリット・方法を中心にご紹介しました。
ナレッジサイトを構築すると、業務ノウハウを共有でき、属人化の解消につながります。また、ナレッジサイトの構築方法としては、「Excel/Wordを活用する」「ナレッジ管理ツールを活用する」という2つがありました。
そこで、どのようにナレッジサイトの操作性や管理性を高めれば良いのか分からず困っている方は、ナレッジ管理に特化した専用ツールを活用しましょう。さらに、検索しやすいツールであれば、蓄積したナレッジから必要な情報をすぐに探し出して、業務に役立てられます。
したがって、自社が導入すべきは、あらゆる情報を簡単にナレッジ化でき、誰でも直感的に検索できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなくナレッジサイトを構築しましょう。
