手書き文字・書類をデータ化するには？おすすめのOCRアプリも紹介

更新日：2025年10月03日

働き方改革 / 生成AI

OCR（光学文字認識機能）とは、手書き文字や印刷された書類を、カメラやスキャナーから読み込み、データ化するAI技術のことです。たとえば、契約書やビジネス文書などをデータ化すれば、管理の煩わしさを軽減しつつ情報へのアクセス性を高められます。

しかし、「手書き書類をデータ化する方法が分からない」という方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、手書き文字・書類をデータ化する方法を中心にご紹介します。

手書きの書類が多く、管理が煩雑化して困っている
手書きの文書をデータ化できるアプリを探している
データ化した書類を適切に管理し、すぐに見つけ出せる体制を整えたい

という方はこの記事を参考にすると、手書きの文字や書類をデータ化する最善策が分かるだけでなく、適切に管理できる仕組みまで整えることができます。

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1 手書き文字・書類をデータ化するメリットとは
2 【無料あり】手書き文字・書類をデータ化する方法5選
3 【デジタル化推奨】紙書類のデータ化におすすめのアプリ
- 3.1 AI機能によって社内の書類管理を最適化するツール「ナレカン」
4 書類をデジタル化するときの注意点
5 手書き文字・書類をデータ化するメリットと方法まとめ

手書き文字・書類をデータ化するメリットとは

はじめに、手書き文字・書類をデータ化するメリットを紹介します。「紙ベースの書類が多くて、管理に困っている」という方は必見です。

（1）データの品質が良くなる

1つ目のメリットは、データの品質が良くなることです。

紙の資料の場合、長期間保存していると経年劣化などの影響により用紙が汚れたり、文字がかすんで読みづらくなったりします。さらに、手書き文字の場合、文字の癖が強く、書いた本人にしか内容を理解できないケースも起こり得るのです。

一方、書類をデータ化すれば、保存期間や作成者を問わず、常に読みやすい状態を保てます。以上のように、書類をデータ化すれば、情報の品質維持につながるのです。

（2）コストを削減できる

2つ目のメリットに、コストを削減できることがあります。

書類の作成には、用紙・インク、複合機のリース費用がかかるうえ、大量の書類がオフィスに収まらないと、外部倉庫を借りる必要も出てきます。このように、紙ベースの書類作成・管理には多くの費用がかかり続けるため、データ化してコストを削減しましょう。

また、紙ベースの書類をデータ化するのは社内のペーパーレス化を推進することにもつながり、電子帳簿保存法の改正などにも柔軟に対応しやすいです。

（3）セキュリティ強化になる

3つ目のメリットは、セキュリティ強化につながることです。

紙ベースで情報管理していると、文書が紛失してしまうリスクだけでなく、第三者へ情報が流出してしまうなどのリスクが生じてしまいます。そのため、文書をデータ化し、関係者だけが情報を閲覧できる環境を整えるべきです。

ただし、情報を電子化するときは、社員全員がすべての情報にアクセスできないように、アクセス権を制限できるツールで管理しましょう。情報の機密性に応じて段階的に制限を設ければ、大切な社内情報を保護できます。

（4）コア業務に専念できる

4つ目のメリットは、コア業務に注力できるようになることです。

手書き文字や文書をツールを用い電子化すれば、改めてデータを人の手で入力する必要がなくなります。さらに、単に社員が対応する業務が減るだけでなく、不注意によるケアレスミスを減少させられるので、よりスムーズに業務タスクを処理できます。

そのため、これまでデータ入力などの雑務に追われていた社員の負担を軽減させ、企業の生産性向上に関わってくるコア業務に専念できるようになるのです。

（5）検索性が上がる

5つ目のメリットとして、検索性が上がることが挙げられます。

紙で管理している場合、保管場所を厳格に決めておかなくては必要な資料がどこにあるのか分からなくなりがちです。そもそも、適切に管理していたとしても、膨大な資料のなかから該当の書類を探し出すのは一苦労です。

そこで、資料をデータ化して保管することで、ファイルを探す負担を軽減できるのです。とはいえ、書類をデータ化したとしても、PC内でフォルダ管理するだけでは、次第に煩雑化していきファイルにたどりつけなくなってしまいます。

したがって、データ化した資料を管理するならITツールの導入がおすすめです。たとえば、写真やファイル内の文字も検索できる「ナレカン」のようなツールを使えば、情報を適切に管理しつつ素早くアクセスできる仕組みが整います。

【無料あり】手書き文字・書類をデータ化する方法5選

以下では、手書き文字・書類をデータ化する方法を紹介します。データ化する方法を把握したうえで、自社に最適な方法を選択しましょう。

（1）データを手入力する

1つ目の方法は、データを手入力することです。

短い文章をデータ化するのであれば、直接キーボードで入力する方法が最も簡単です。また、文字を書き写しながら文章を微調整したいという場合も、手入力が向いています。

ただし、人的作業のため時間がかかるだけでなく、入力ミスが起こりやすいと言えます。そのため、長文や転記する資料の枚数が多いシーンでは、効率が悪いので避けましょう。

（2）専門業者に依頼する

2つ目の方法として、専門業者に依頼しましょう。

業者に依頼すれば、膨大な量の書類があっても、品質を保ちつつ納期に間に合うようにデータに写せます。また、自社で書類をデータ化するための作業時間を確保せずに済むので、コア業務に専念できるメリットがあるのです。

とはいえ、専門業者に依頼する分、費用が高くなる点には注意が必要です。そのため、事前にデータ化すべき資料の分別や、ほかの手段と比較したうえで検討を進めましょう。

（3）写真で撮影する

3つ目の手段として、写真で撮影する方法があります。

たとえば、iphoneを使う場合は、iPhoneに入っている「メモアプリ」から新規メモを開きます。

次に、画面下側にカメラアイコンが表示されるのでタップし、表示される選択肢の中から[テキストをスキャン]を選びます。

カメラでデータ化したい書類を読み込み、[入力]をタップすると、メモに書類の内容が反映されます。

しかし、手書きのテキストの場合はデータ化するにあたり、元の文章の再現性に欠けます。そのため、シーンに応じて活用するようにしましょう。

（4）コピー機・複合機でスキャンする

4つ目の方法は、コピー機や複合機でスキャンする方法です。以下では、その手順を解説します。

電子化させたい手書きの文書を機器のスキャナーガラスにセットします。
操作パネルから「スキャン」を選択し、保存したい「形式」と「場所」を選択します。
スキャンが完了したら、指定した場所にデータが保存されているかを確認します。

ただし、コピー機・複合機の場合、ほかの社員も業務に活用します。そのため、一人が長時間にわたり、コピー機を独占してしまわないように配慮することが大切です。

（5）Googleドキュメントを使う

Googleドキュメントを使うと、画像やPDF書類をテキストデータに書き起こすことができます。

まず、Googleドライブにテキストデータ化したい書類をアップロードします。そして[⋮]をクリックして、[アプリで開く]から[Googleドキュメント]を選択しましょう。

すると、画像の文字がテキストに書き起こされ、編集も可能になります。

このようにGoogleドキュメントを使うと、紙の書類を簡単にデータ化できます。

ただし、書類をデータ化して終わりではなく、情報として適切に管理しなければ、必要なときにすぐに見つけることができません。そのため、OCRアプリを導入するときは、管理方法にも注目しましょう。

（6）OCRアプリを導入する

6つ目の方法は、OCRアプリを導入することです。

OCRアプリを使うと、申込書や契約書などの情報を効率よくデータ化できます。以下は、ビジネスで使えるおすすめOCRアプリ5選の比較表です。

	ナレカン【おすすめ】	Tegaki	DEEPREAD	AI よみと～る	SmartRead	LINE WORKS OCR
特徴	・AIを活用した「要約機能」が備わっている・ファイル内や画像内のテキスト情報も検索可	・手書き文字の認識率が99.2% ・手各種申込書や注文書などデータ化できる	・総認識枚数5.6億以上の実績がある・強固なセキュリティで安全性が高い	・くせ字や手書き訂正でも読み取れる・PDF、JPEG、PNG、TIFFのファイル形式に対応	・スキャンした書類をタイプごとに仕分けできる・手書き文字や活字の認識率が99.2%	・LINE株式会社が提供するOCRアプリ・初期費用がかからないので導入しやすい・横書きや湾曲文字にも対応
料金	無料プランなし有料プランは資料をダウンロードして確認	料金体系については、要問合せ	クラウド型：初期費用無料｜月額5万円～オンプレミス型：初期費用300万円｜月額40万円～準オンプレミス型：初期費用300万円｜月額40万円～	プラン1：33,000円/契約/月プラン2：11万円/契約/月プラン3：22万円/契約/月従量課金制もあり	スモール：36万円/契約/年スタンダード：96万円/契約/年エンタープライズ：240万円/契約/年オンプレミス型：240万円～/契約/年	LINE WORKS OCR API ・無料あり・有料プラン：3,300円/月～ LINE WORKS OCR Reader ・有料プラン：55,000円/月～特化型OCR ・有料プラン：55,000円/月～
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比較表を参考に、用途に合わせてアプリを選択しましょう。ただし、業務で使用するのであれば「OCR検索」の精度はもちろん、画像外の情報もストレスなく見つけ出せるかを確認すべきです。

【デジタル化推奨】紙書類のデータ化におすすめのアプリ

以下では、データ化した紙書類の管理におすすめのツールを紹介します。

OCR検索機能のついたアプリを使えば、紙の資料をスキャンするだけで、そのままデータとして管理できます。しかし、データ化した書類をPC内のフォルダで管理するだけでは、ファイルが入り乱れてどこに目的の情報があるか見つけられません。

そのため、「書類や写真などをカテゴリごとに整理できるか」「必要な情報を即座に参照できるか」を軸にツールを選定しましょう。ただし、「スマホで撮影した書類データを併せて管理したい」という場合は、マルチデバイス対応であることが大前提です。

結論、データ化した書類の管理には、あらゆる情報を一元管理でき、超高精度の検索機能によってすぐにアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。

ナレカンの「記事」には、ファイルや画像を添付でき、直接テキストを書き込めるほか、意のままに「フォルダ」で情報を整理できます。また、「超高精度な検索機能」でファイルや画像内のテキスト文章まで検索できるので、必要な情報をすぐに見つけ出せます。

AI機能によって社内の書類管理を最適化するツール「ナレカン」

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