Googleで文字起こしはできる？OCRの使い方2選を解説！
近年では、画像内の文字を認識してデータ化する「OCR」技術が進歩しており、デジタルでの情報管理がより便利になっています。とくに、GoogleドライブやGoogle CloudのOCR機能は、その手軽さや精度の高さから注目を集めているのです。
しかし、「GoogleでのOCR機能の使い方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、GoogleにおけるOCR機能の使い方を中心にご紹介します。
- Google OCRが使えるアプリ・機能・使用時の注意点を知りたい
- Google OCRの使い方を参考にしたい
- 社内の必要なデータにすぐにアクセスできる環境を構築したい
という方はこの記事を参考にすると、GoogleのOCR機能の使い方だけでなく、高精度のOCRを活用した効率的な社内情報の管理法までわかります。
目次
OCRとは
OCR（光学文字認識）とは、「Optical Character Reader」の略で、画像内の文字を読み取り電子テキストに変換する技術を指します。
OCRを利用すると、紙の書類やPDFファイルなどに書かれた文字をデータ化し、PCやスマホのフォルダ内で管理できるようになります。つまり、文書管理や紙書類のデジタル化、データ入力など、幅広い分野に応用可能になるのです。
このように、OCRの導入によって従来人間が担当していた文字の入力業務が自動化され、業務負担の軽減や効率化が期待できます。
無料で使える？GoogleのOCR機能とは
GoogleでOCR機能を備えているツールには、「Googleドライブ」「Google Cloud」が挙げられます。Googleドライブが無料なのに対し、Google Cloudは“Document AI”を使用するため有料となっています。
（1）GoogleドライブのOCR機能とは
Googleドライブは、Google Workspaceの一部として提供される一連のビジネス向けツールです。Googleドライブには、さまざまファイルを集約できますが、OCR機能が活用されるのは「Googleドキュメント」に限定されます。
Googleドライブでは、”アップロードした画像やPDFファイル内の文字を認識して、ドキュメント形式に変換する用途”でOCR機能が活用されています。また、Googleのアカウントがあれば誰でも無料で利用可能です。
GoogleドライブのOCR機能は、シンプルな機能性と手軽さが特徴であるため、個人や小規模のチームでの利用に向いていると言えます。
（2）Google CloudのOCR機能とは
Google Cloudは、データ分析やAI機能を活用できるGoogleのクラウドプラットフォームを指します。
Google Cloudでは、「Document AI」という高度なOCRツールを提供しており、文書のレイアウトや構造まで認識することで、より複雑な処理に対応可能です。ただし、利用状況に応じて料金が発生する点に注意が必要です。
このように、Google CloudのOCR機能は、高精度の文字認識機能が特徴であり、大量の文書処理が必要な大企業での利用に向いています。
（3）その他GoogleアプリでのOCR機能の利用方法
Googleでは、GoogleドライブやGoogle Cloud以外でも以下の場面でOCR機能を利用できます。
たとえば、「Googleレンズ」を使用すると、画像のテキスト化のほかに写真の場所・名前の検索、言語の翻訳まで行えます。また、「Google Keep」では、OCR機能を活用するとスマホ・パソコン間でのやり取りもスムーズです。
このようにOCR機能は、Googleの様々なアプリで使用できます。
【PDFも対応】GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方
以下では、GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方をご紹介します。画像付きで解説しているので、「具体的な使用イメージができない」「使い方がわからない」という方は必見です。
（1）GoogleドライブでOCRを使う方法
まず、Googleアカウントにログインし、Googleドライブを開きます。
開いたら、【＋新規】をクリックし、文字起こししたい画像またはPDFファイルをアップロードします。
アップロードしたファイルの【⋮】をクリックします。
表示される項目の【アプリで開く】から【Googleドキュメント】を選択します。
しばらく待つと、Googleドキュメントでテキストに書き起こされたファイルが表示されます。
以上の操作で、画像やPDFファイルの文字起こしは完了です。テキストは自由に編集し、ドキュメントとしてGoogleドライブ上に保存できます。
（2）Google CloudでOCRを使う方法
まず、Document AIの公式サイトにアクセスします。
サイトにアクセスしたら、左側にある項目から【デモ】を選択し、文字起こししたい画像またはPDFファイルをアップロードします。
しばらく待つと画面が切り替わるので、【OCR】をクリックします。すると、書き起こされたテキストが表示されます。
以上の操作で、画像やPDFファイルの文字起こしは完了です。
＜表形式の画像やファイルの場合＞
Google CloudのOCRでは、表形式の画像やファイルにも対応しています。通常通りファイルをアップロードし、【TABLES】をクリックします。
すると、画像のように表形式のままテキスト化されます。
＜手書き画像の場合＞
Google CloudのOCRでは、手書き画像も問題なく文字起こしできます。通常通りファイルをアップロードし、【OCR】をクリックします。
すると、画像のように手書きの文字がテキスト化されます。
以上のように、Google CloudのOCR機能は、高度な文字認識技術が活用されているため、様々な用途で利用可能です。
【必見】高精度のOCR検索で社内の情報管理を効率化する方法
以下では、高精度のOCR検索で社内の情報管理を効率化する方法をご紹介します。
GoogleドライブやGoogle CloudのOCR機能を使えば、PDFファイルや紙の資料のデータ化が簡単です。ただし、必要な情報を探すときに逐一ファイルを開封する手間がかかるため後から振り返るのに不便です。
そこで、「データ化した情報の管理や振り返りが簡単にできるツール」を導入しましょう。たとえば、添付した画像やファイルの中からも検索可能であるツールを選択すると、データ化した情報の管理がよりスムーズになります。
結論、自社が導入すべきは、t超高精度な検索機能で、必要な情報をすぐ見つけられるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは「記事」に直接書き込んだテキスト・添付ファイル・画像内の情報を絞り込み検索できるので、情報を探す時にファイルを開く手間がありません。また、生成AIによりファイル内や画像内の情報が要約されるので、効率的な情報管理が実現するのです。
高精度のOCR検索で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
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ナレカンのOCR機能とは
以下では、ナレカンのOCR機能を使用した例を、情報源の種類別に3つ紹介します。
（1）ナレカンでのテキスト内検索の例
上記のように、「記事」内に記載されたテキストの情報を素早く見つけられます。
（2）ナレカンでの画像内検索の例
上記のように、探している情報が添付している画像内にある場合でも、素早く情報を検索できます。
（3）ナレカンでの添付資料内検索の例
目的の情報が添付している資料内にある場合も同様に、スムーズにアクセスが可能です。また、添付ファイルの場合、上図のように常に開いた状態で管理できるほか、添付ファイルごとに設置された検索窓からも、そこから情報を探すことが可能です。
GoogleのOCR機能を利用するときの注意点
以下では、GoogleのOCR機能を利用するときの注意点をご紹介します。
- 容量に制限がある
- 画像処理の精度は完璧ではない
- セキュリティのリスクがある
無料版のGoogleドライブは15GBの容量制限があり、Google Cloudでは使用容量に応じた料金が発生します。そのため、大容量を必要とする企業では、コストが高くなる点に注意が必要です。
無料で利用できるGoogleドライブのOCR機能では、表のレイアウトが保持されなかったり、手書き文字の認識精度が低かったりする場合があります。そのため、最終的には人の手による確認が必要な点に注意しましょう。
Googleのサービスはクラウド上で利用できる利便性がある一方、セキュリティ対策がGoogleに依存しやすいというリスクもあります。万が一、情報漏えいが起きると深刻な問題につながりかねないため、セキュリティ対策を徹底する必要があります。
このように、GoogleでのOCR機能にはいくつかのデメリットやリスクがあります。そのため、導入を検討する際は、費用対効果や安全性を十分に考慮して慎重に判断することが重要です。
GoogleのOCR機能に関するよくある質問
以下では、GoogleのOCR機能に関するよくある質問を紹介します。OCR機能について理解を深めたい方は必見です。
GoogleドライブでOCRできない原因とは？
GoogleドライブでOCRできない原因として以下の4点が挙げられます。
- 画像が傾いているまたは解像度が低い
-
画像の傾きや解像度の低さは、OCRが正しく機能しない原因となります。OCR機能を利用する時には、300dpi以上の解像度が必要な点にも注意しましょう。
- 言語やフォント設定に問題がある
言語が日本語に設定されていなかったり、手書きもしくは特殊なフォントであったりすると、正しく認識されません。- ファイルの容量が大きすぎる
GoogleドライブでOCR機能が利用できるファイル容量の上限は2MBです。2MBよりもファイルが大きくなる場合は分割・圧縮が必要となります。- 編集権限が付与されていない
そもそも共有時に編集権限が付与されていない可能性があります。OCRを使う場合は編集権限の設定が必須なのです。OCRが正しく機能しない場合は、上記の例に当てはまっていないか確認し、対処法を講じるようにしましょう。スマホのgoogleドライブでOCRの機能は利用できる？？
結論、スマホからでもGoogleドライブのOCR機能は利用できます。Googleアカウントを持っていればスマホからであっても無料でOCR機能を使用可能です。しかし、スマホからOCR機能をスマホから利用するときに、資料のレイアウトが複雑だと書式が崩れる可能性もあります。したがって、OCR機能を利用した後はレイアウトが崩れていないか・OCRが正確に機能したかといった点を確認するようにしましょう。GoogleでのOCR機能の使い方まとめ
これまで、GoogleドライブとGoogle CloudのOCRの使い方を中心にご紹介しました。Google社が提供するOCR機能を利用すれば、紙の文書やPDFファイルを自動でデータ化でき、業務負担の軽減や効率化につながります。ただし、データ化した情報を適切に管理しなければ、PC内に散在してしまい、必要な情報を探すのに手間がかかるのです。そこで、「画像や添付ファイル内の情報もすぐに見つかり、情報の管理や振り返りが簡単なツール」を導入しましょう。また、情報を自動でまとめられるような機能があるツールだとより効率的に情報が管理できます。結論、自社が導入すべきなのは、超高精度の検索機能で必要な情報がすぐに見つかるうえ、生成AIによる要約でデジタル化も簡単にできるツール『ナレカン』一択です。無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的な情報管理を実現しましょう。この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
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