ビジネスで見える化する3つのデメリットとは？メリットも解説
ビジネスにおける見える化は、業界職種問わず業務効率化を図るための取り組みとして必須作業といえます。見える化は、社内に多くのメリットをもたらしますが、同時にデメリットも存在していることに注意が必要です。
しかし、デメリットを回避しながら自社の見える化を進める方法がわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスで見える化する3つのデメリットと注意点を徹底解説します。
- 「見える化」のデメリットや注意点をおさえ、リスクを回避したい
- 社内情報の見える化で、業務を効率化したい
- デメリットを補いながら、見える化を進められるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、見える化するデメリットや注意点を押さえられ、業務プロセスの見える化によってリスクの回避しつつ、効率化を図れるようになります。
目次
見える化とは
見える化とは、業務プロセスや成果などのわかりづらい情報を、誰が見てもわかるような状態にすることを指します。
業務プロセスが見える化されれば、あらゆる分野において「業務の属人化防止」「コスト削減」「公正な人事評価」「マニュアル作成」を実現できます。ただし、見える化される情報のなかに、社員や顧客にまつわる情報や企業の機密情報が含まれないように、見える化する情報の取捨選択が求められます。
そのため、メリットだけでなくデメリットの存在も認識したうえで、業務の見える化に取り組まなければなりません。
見える化と可視化の違いとは
「可視化」は、それまで目に見えなかったデータなどを見える状態にするという意味があります。
一方で「見える化」は、可視化したデータなどをもとに、業務改善や課題解決に役立てていくという意味まで含まれています。そのため、一般的に「可視化」は「見える化」の手段として用いられることが多いです。
また、見たい人が任意のタイミングで情報を見れるようにする「可視化」に対し、「見える化」は本人の意思とは関係なく目に入る状態にするという違いもあります。
業務の見える化をする3つのデメリットとは
ここでは、業務の見える化をする3つのデメリットについて解説します。以下の内容が踏襲されていなければ、見える化したとしても、かえって業務効率を下げる原因になりかねないので、注意が必要です。
現場の柔軟性の低下
デメリットのひとつとして、現場の柔軟性の低下が挙げられます。
あらゆる情報を見える化することで、教育マニュアルの整備や業務プロセスの統一化が実現します。一方で、同時にルールも徹底されるため、社員が業務を進めるなかで課題を発見し改善するための「思考力」や「柔軟性」が失われる可能性があるのです。
結果として、自由な発想やアイデアが生まれにくい環境になってしまうので、厳格すぎるルールを設定することは慎重に判断する必要があります。
プレッシャーを感じやすくなる
デメリットとして、プレッシャーを感じやすくなること挙げられます。
業務進捗の見える化をすると業務の遅れや対応漏れを防げる一方、個人の成果まで浮き彫りになるので、監視されているように感じたり、メンバー同士で無意識に比較されやすくなったりします。そのため、成果を出すことに不安やプレッシャーを感じてしまい、メンタル面での負担がかかることが懸念されます。
また、先輩社員は後輩社員へ進捗確認がしやすくなるものの、過剰な声かけはプレッシャーになったり、抵抗感が生まれたりするので、注意しなければなりません。
視野が狭くなる
視野が狭くなりやすい点もデメリットのひとつといえます。
一度業務プロセスの改善を図ったことで、業務プロセスは完成形になったと錯覚してしまい、見直しやさらなる改善への意識が低くなりがちです。しかし、ビジネス環境が変化すれば、一度策定した設計であっても次々と新たな課題が発生するため、定期的な改善が必須です。
また、見える化した業務プロセスの改善ばかり意識が向いてしまい、見える化できない情報に関わる業務改善が後回しなるケースもあります。そのため、常に広い視野をもって業務の最適化を進めていかなければなりません。
業務の見える化をするメリットとは
業務の見える化をするメリットのひとつに「業務全体の状況を把握しやすくなること」が挙げられます。
業務の最新状況を全体で共有することで、担当者だけでなく、上司や関連部署の社員などが、業務に関するプロセスや進捗を確認しやすくなるのです。それにより、無駄な確認作業や認識齟齬によるミスも防ぐことができます。
以上のように、業務の見える化は、社内全体で業務状況を把握し、手間のかかる作業やミスを減らすことにも役立つのです。
見える化するときの注意点とは
ここでは、見える化するときの注意点について解説します。以下の注意点を押さえれば、現場メンバーによる抵抗感を発生させずに見える化ができます。
なるべき姿を明確にする
なるべき姿を明確にすることが重要です。
業務プロセスの見える化では、当初予期していた課題だけでなく、別の課題まで浮き彫りになる事象も起こりえます。ただし、浮き彫りになった課題に対して急いで改善しようとすることは、場当たり的な解決にしかなりません。
そのため、まずは「なるべき姿」はどうあるべきかの明確化によって、現状との乖離を把握しましょう。そこで、乖離を埋めるための問題を提起し、原因を特定してから解決策を考案するプロセスを踏むことで、解決すべきかが解消しやすくなるのです。
共有すべき情報の取捨選択を行う
情報をすべて共有する必要性があるかを判断しましょう。
個人の成果や売上ばかりを共有していると、社員同士が常に比較される環境を作り出してしまいます。そのため、成果が出せなかった社員が、劣等感を抱いたり自信を喪失したりする原因になりかねません。
また、成果の比較はメンバー同士の「競争心」を生み出し、社員のモチベーション維持する効果がある一方、競争意識が強すぎるとチームの成果よりも個人の成果を優先するようになります。
その結果、「プレッシャーによる精神的疲労」「ノウハウをチームと共有したがらない」「他人の成果を認めない」といった副次的デメリットに繋がる可能性もあるのです。
情報を更新をする手間をなくす
情報を更新をする手間をなくしましょう。
見える化した情報は、日々新しい情報が追加されるので、都度情報を更新する必要があります。情報更新に期間があけば、その間古い情報が蓄積され続けるので、情報を整理する余計な工数がかかるからです。
ただし、更新するべき情報がどこにあるのか把握できていなければ、見つけだすこと自体に手間がかかります。そのため、欲しい情報が素早く見つけられる「検索性」の優れたツールを使った、情報管理が重要なのです。
そこで、今日では、情報量を問わずすぐに欲しい情報が見つかる「検索性」に優れた、「ナレカン」のような情報共有ツールを活用する企業が増えています。
社内業務の見える化におすすめのツール
ここでは、社内業務の見える化におすすめのツールを紹介します。
デメリットを避けつつ自社の見える化を進める方法が分からない場合には、「情報管理ツール」の導入がおすすめです。業務の見える化を進めるには、まず社内情報を蓄積・管理する環境を整える必要があります。
そのうえで、柔軟性の低下や視野の狭さといったデメリットを回避しながら運用するには、情報を定期的に更新できる仕組みが必要なのです。そのため、情報を蓄積・管理できるだけでなく、「情報を簡単に更新できるか」も重視しましょう。
結論、社内業務の見える化には情報を蓄積・管理しつつ、だれでも簡単に最新情報に更新できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に見える化した情報は、簡単にリアルタイムで共有されるので、情報の更新もスムーズです。また、「管理者権限」で、管理者が公開する情報やメンバーをコントロールできるので、各社員が見るべき情報を正しく管理可能なのです。
社内業務の見える化を改善するツール「ナレカン」
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
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見える化する3つのデメリットと注意点まとめ
これまで、見える化する3つのデメリットと注意点について解説しました。
見える化のデメリットには「現場の柔軟性低下」「他社と比較されることへのプレッシャー」「視野が狭くなる」といった3つが挙げられます。そのため、自社の見える化に取り組む際は、デメリットを考慮したうえで、なるべき姿を明確にしたり共有する情報の適切な管理をしたりする必要があるのです。
そこで、3つのデメリットを避けながら見える化ができるITツールの導入がおすすめです。ただし、見える化しても、情報が更新されなければその後の業務で活用されない恐れがあるので、「情報の更新に手間がかからないか」も重要なポイントです。
結論、業務の見える化には見える化からその後の情報更新まで簡単にできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、見える化の悩みを解消しましょう。
