失敗しない社内Wikiの作り方とは？ナレッジ管理のポイントを解説！
社内Wikiとは、業務に役立つ情報を集積して、誰もが活用できる社内用Wikipediaです。そのため、同じ質問に何回も答えなければいけないという事態をなくすのに役立ちます。
とはいえ、「社内wikiを作成してナレッジ共有したいが、具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内Wikiの作り方やポイントを中心にご紹介します。
- 社内Wikiを作る場合のポイントを押さえたい
- 社内Wikiの失敗例を知り、自社で導入するときの参考にしたい
- 社内Wikiの運用を成功させるのに役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、活用される社内Wikiの作り方が分かり、運用に失敗しません。
目次
社内Wikiとは？
社内Wikiのメリットや失敗する原因について解説します。社内Wikiを失敗させないための参考にしましょう。
社内Wikiを活用するメリット
社内Wikiを活用するメリットは、業務を効率化できることです。
社内Wikiを活用することで、社内Wikiを見れば、問題が解決されるといった環境を作れます。そのため、同じ質問に繰り返し答える手間が省けます。
また、スムーズな問題解決につながるので、問題に悩む時間が無くなります。このように、業務の無駄を減らし、重要な仕事に効率よく取り組めるようになるのです。
社内Wikiが失敗する原因
ここでは、社内Wikiが失敗する原因を3つご紹介します。
- 更新頻度の低下
- 過剰な権限制限
- 欲しい情報が見つからない
更新頻度が低下してしまうと、古い社内方針に沿った情報が多くなってしまいます。信頼性が低い社内Wikiとなり、次第に使われなくなってしまう恐れがあるのです。
過剰な権限制限をしてしまうと、社内Wikiの情報が検索しても閲覧できず、業務に活かせません。そのため、社内Wikiが形骸化してしまうのです。
検索精度が低ければ、社内Wikiのどこに情報があるのかがすぐにわからず、次第に社内Wikiが形骸化してしまいます。
したがって、失敗しない社内Wikiを運用するためには、誰もが簡単に作成・更新できる環境を整えることが重要です。
社内Wikiを運用するポイント
ここでは、社内Wikiを運用する場合のポイントについて説明します。効果的な社内Wikiを運用するために以下の3つのポイントを押さえましょう。
（1）優れた検索性を活用する
社内Wikiを運用する場合のポイントの1つ目は、優れた検索性を活用することです。
社内Wikiの情報に簡単にアクセスできる状態でないと、せっかく残した社内Wikiの情報が活用されなくなってしまいます。そのため、目的の情報に簡単にアクセスできるツールの選択が大切です。
そこで、”超高精度な複数キーワード検索”や”AIを活用した自然言語での検索”の機能を備えた「ナレカン」を導入することで、失敗しない社内Wiki運用が実現できます。
（2）社内Wikiを活用している社内メンバーを適切に評価する
社内Wikiを運用する場合のポイントの2つ目は、社内Wikiを活用している社内メンバーを適切に評価することです。
ただ社内Wikiツールを導入しただけでは、社内に浸透しづらいです。そこで、社内Wikiツールにマニュアルやノウハウを多く共有していたり、社内Wikiの情報を閲覧して業務に活かしている社内メンバーは積極的に評価しましょう。
また、社内Wiki内のどの情報がどのくらい活用されているかを一目で把握できるようにしておくことで、社内で本当に必要とされている情報を見極めることが簡単になります。このように、社内Wikiが活用されるような環境を整えることが重要です。
（3）専用ツールを導入する
社内Wikiを運用する場合のポイントの3つ目は、専用ツールを導入することです。
多くのツールで社内ナレッジを管理していると、情報が散在し、目的の情報がどこにあるか分からなくなってしまいます。そのため、社内ナレッジを管理するための専用ツールを導入しましょう。
社内Wikiの運用に最適なツール
以下では、社内Wikiの運用に最適なツールをご紹介します。
社内wikiを作成すると、社内のマニュアルやノウハウを共有できて、業務の無駄を減らせます。しかし、多くのツールを利用してしまうと、社内に情報が散在し、ナレッジを十分に活用できません。
そこで、「社内メンバーのノウハウを一元管理できる専用のITツール」を導入しましょう。ただし、社内Wikiが活用し続けられるためには、簡単に目的の情報にアクセスできるツールを選定する必要があります。
結論、社内Wikiの運用には、誰でも簡単にノウハウを管理でき、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」は、テキストベースでノウハウを書き出すだけで、すばやく共有できます。また、高精度な「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語検索」などの機能で欲しい情報をすぐに見つけられる点が特徴です。
社内のナレッジのを一元管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
失敗しない社内Wikiの作り方やナレッジ管理のポイントまとめ
これまで、社内Wikiの作り方やポイントを中心に解説してきました。
失敗しない社内Wikiを運用するためには、誰もが簡単に作成できる環境を整えることが重要です。また、目的の情報に簡単にアクセスできるように、検索性に優れたツールが必要です。
したがって、社内Wikiの運用には、「誰でも蓄積したナレッジを超高精度検索可能なITツール」の利用が最適です。とくにAIによる「自然言語検索」なら、検索スキルに依存せずに誰でも目的の情報へ即アクセスできます。
結論、社内Wiki運用に利用すべきなのは、テキストベースでノウハウを残し、口語で欲しい情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内Wikiを効率よく運用できる体制をつくりましょう。
