ナレッジマネジメント
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マニュアルは従業員の経験やノウハウを書き表した文書で、仕事の質やスピードを底上げするメリットがあります。一方、マニュアルの作成・運用には工数がかかり、現場で利用されないという課題もあります。 そのため、「マニュアルを運用しても意味がないのではないか」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルの概要や課題、構成の重要性を中心に紹介します。 マニュアルの作成方法や構成要素がわからず、困っている 自社に適したマニュアルを作成して、業務の効率化を図りたい ExcelやWordよりもマニュアル作成に適したツールを見つけたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内で広く活用されるマニュアルを簡単に作成、管理する方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルとは1.1 マニュアルの概要1.2 マニュアルを作成するメリット1.3 チェックリストとの違い1.4 手順書との違い2 分かりやすいマニュアルは「構成」で決まる2.1 分かりやすい構成のポイント2.2 構成の作り方とは2.3 緊急時の障害対応マニュアルの構成とは3 業務マニュアルを作成するときの5つの課題とは3.1 課題1｜リソースが足りずに計画倒れになる3.2 課題2｜マニュアルが分厚い3.3 課題3｜定期的な修正が必要3.4 課題4｜情報がどこにあるか分からない3.5 課題5｜誰も利用しない4 【これで万全】マニュアルを最も簡単に作成・管理できるツール4.1 マニュアルを簡単に管理できるツール「ナレカン」5 マニュアルの目次・構成で注意すべきポイントとは5.1 （1）目次を分かりやすくする5.2 （2）見出しは具体的に明記する5.3 （3）構成の作成を一人でしない5.4 （4）状況に応じて目次構成を変える5.5 （5）Q＆Aを設置する5.6 （6）読み手の立場になって考える6 マニュアル管理ツールを選ぶ際のポイント7 わかりやすいマニュアルと構成の重要性まとめ マニュアルとは 以下では、マニュアルの概要とメリット、チェックリストとの違いを解説します。基本的なことばかりですが改めて確認しましょう。 マニュアルの概要 マニュアルとは、正しい作業手順やトラブルの対処方法などが説明されている文書です。 マニュアルがない業務は従業員の勘や経験に頼っているため、メンバーの入れ替わりがあれば一気に生産性が下がる恐れがあります。そのため、社内で統一されていない作業を書き起こしたマニュアルは、重要な情報資産と言えるのです。 マニュアルを作成するメリット 以下は、マニュアルを社内運用する3つのメリットです。 作業品質が均一化される 誰が作業しても同じように仕事ができるようになります。そのため、メンバーの入れ替わりがあっても生産性が下がる心配がありません。 教育コストが削減される 新しいメンバーが加わるたびに個別でレクチャーするのは非効率です。基本的なことをマニュアルに記載すれば、短期間で教育できます。 ノウハウが属人化しない 従業員はそれぞれのやり方で仕事をしている側面があり、それらのノウハウが共有されていない課題があります。しかし、マニュアルに反映できればチーム全体で能力の底上げが可能です。 以上のように、マニュアルを作成するのには多くの時間が必要ですが、その分業務改善につながるメリットが得られるのです。 チェックリストとの違い マニュアルに似ている文書のひとつに「チェックリスト」があります。マニュアルとチェックリストの違いは以下の通りです。 マニュアル チェックリスト 役割 業務全体や個別作業の流れを把握する 日常業務における作業漏れを防ぐ 利用シーン 研修やトラブル発生時、日常業務 日常業務 メリット ・作業品質が均一化される ・教育コストが削減される ・ノウハウが属人化しない ・人的ミスを減らせる ・進捗を把握できる ・すぐに作成できる デメリット ・作成に手間がかかる ・定期的な更新が必要になる ・形骸化しやすい ・チェック項目が増えすぎると管理できない 以上のように、マニュアルとチェックリストは役割や利用シーンが異なります。ただし、そもそも手順をわかっていなければ、ひとつひとつの作業に時間がかかるため、思うように作業を進められません。 したがって、まずは、マニュアルの作成を優先しましょう。 手順書との違い マニュアルと手順書では、記載内容の範囲に違いがあります。 具体的には、マニュアルには業務の全体像や作業の流れが記載されています。一方、手順書には作業をこなすための具体的な手順・基準が記されているのです。 業務全体について説明する場合はマニュアルを、一つひとつの作業の詳細を説明する場合には手順書を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすいマニュアルは「構成」で決まる マニュアルの分かりやすさは、文章の緻密さやデザインではなく「構成」で決まります。以下ではマニュアル作成でなぜ構成が重要なのかを解説します。 分かりやすい構成のポイント 分かりやすいマニュアルは、読み手が情報を受け取りやすい構成になっています。 たとえば、いきなり作業手順を記載するのではなく、序論として「マニュアルを作成する目的」「業務中に重要となる要素」「必要となる道具」など記載しておくと、ある程度イメージを持ったうえで手順を学ぶことができます。 また、マニュアルの最後には「よくある質問」をまとめて記載しておけば、マニュアルを行ったり来たりすることなく、読み進めていけるのです。 以上のように、マニュアルの構成がしっかりとしていれば、要点を押さえつつ欲しい情報にすぐにたどり着けるので「忙しいなかでも活用されるマニュアル」ができるのです。 構成の作り方とは 実際に構成を作成するためには、以下の3つのステップを踏む必要があります。 ステップ1：洗い出す 現場に足を運び、実際の業務を観察しながら記載すべき構成要素をチェックしていきます。〇〇するのは当たり前という固定観念は捨て、はじめてマニュアルを見た人でも、経験者と同じクオリティで作業できるマニュアルとなるように意識しましょう。 ステップ2：関連付ける 洗い出した構成要素を可視化して、関連する分類ごとにまとめます。たとえば、電話対応の業務で洗い出した作業であれば「電話対応前の準備」「電話対応の流れ」「電話対応後の処理」「トラブルの対処法」などの分類になります。 ステップ3：組み立てる 関連付けた作業のまとまりを、目次を作成する要領で組み立てます。「一目見ただけでスムーズに全体像が把握できるか」「必要な情報がある場所がすぐに判断できるか」を常に確認しながら組み合わせていきましょう。 以上の3ステップで構成を組み立てて、実際にマニュアルをつくり始めましょう。 緊急時の障害対応マニュアルの構成とは 緊急の障害発生時は、以下の項目は必ず記載しましょう。 初動対応 原因調査 復旧対応 事後対応 ただし、緊急時には、誰しもがパニックに陥るので瞬時に理解できる構成でなくてはなりません。そこで、5W1H「いつ（When）·どこで（Where）·誰が（Who）·何を（What）·なぜ？（Why）·どのように（How）」を明確に示しておけば、ひとつひとつ確認しながら落ち着いて対応できます。 以上のように5W1Hを意識して緊急時の障害対応マニュアル構成を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルを作成するときの5つの課題とは 以下では、マニュアルを作成するときに抱える5つの課題と解決策を紹介します。実際の経験や現状と照らし合わせながら、それぞれにどのような原因があるのかを確認しましょう。 課題1｜リソースが足りずに計画倒れになる 一つ目の課題は、社内リソースが十分に確保できずに作成が進まないことです。 ほとんどの場合、マニュアル作成は通常業務と並行するため多くの時間を費やせない状況になります。具体的には、「マニュアル作成が後回しになる」「日常業務に追われ計画段階で頓挫する」など、なかなか運用までたどり着けません。 そのため、チームでタスクを調整して、マニュアル作成にリソースを割きましょう。即座に効果が出ることは稀ですが、長期的に見るとマニュアルには教育コストの削減などのメリットがあるため、重要な仕事のひとつであるという認識が必要です。 課題2｜マニュアルが分厚い 二つ目の課題は、マニュアルの分量が多いためにかえって効率が悪くなり、誰も使わなくなることです。 一般的にマニュアルは分厚い資料のイメージがありますが、目的である「誰が作業をしても一定以上のクオリティにする」を満たせれば薄いマニュアルで問題ありません。分厚いマニュアルは目的のページを探すのに手間がかかり、最終的に誰も利用しなくなります。 マニュアルが分厚くなる原因は、作成の準備段階で項目や内容を明確にしていないことが挙げられます。どの範囲まで記載するかが分からないまま作成すると、余計な情報まで加えてしまうのです。 以上のことからも、必要な情報に過不足のないマニュアルになるように、事前に対象業務の範囲や記載項目を洗い出しましょう。 課題3｜定期的な修正が必要 三つ目の課題は、マニュアルは運用しながら定期的に修正を加えていかなければならないことです。 従業員は独自の方法を見つけて仕事をするようになるため、マニュアルと実務が乖離し始めます。そのため、定期的に従業員のノウハウをマニュアルに反映して、マニュアルをより完成度の高いものにする必要があるのです。 しかし、修正箇所の事実確認、マニュアルの回収、修正内容の確認、上司の許可など、マニュアルの修正には手間と時間がかかります。そのため、修正フローを効率化できるツールでマニュアル管理するなどの対策が必須です。 課題4｜情報がどこにあるか分からない 四つ目の課題は、目的のページがどこにあるのか分からないことです。 マニュアルは新人教育だけでなく、分からないことやトラブルがあったタイミングでも利用されます。そのため、必要な情報がすぐに見つけられないマニュアルでは作業をストップしなければならず、次第に不便なマニュアルとして放置されるのです。 したがって、検索性の高いITツールを活用してマニュアルを作成しましょう。生成AIを活用した自然言語検索の備わっているツールなら検索スキルに依存せず、欲しい情報を確実に見つけることができます。 課題5｜誰も利用しない 最後の課題は、時間をかけたマニュアルが現場でほとんど利用されないことです。 マニュアルが利用されないのは従業員の怠慢などではなく、「利用しにくいマニュアル」に原因があります。マニュアルには、実際に使われているノウハウやナレッジだけを集約するべきですが、更新が遅滞したり内容が現場の実情にあっていなかったりして、形骸化してしまうのです。 そのため、「ナレカン」のように、利用状況レポートによってマニュアルの閲覧状況から本当に使われているナレッジを把握できるツールを利用するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで万全】マニュアルを最も簡単に作成・管理できるツール ここでは、マニュアルを最も簡単に管理できるツールをご紹介します。 Excel・Wordのファイル形式のマニュアルは一般的にストレージツールで管理されていますが、わざわざフォルダから探し出して開かなければならないので不便です。また、メールやチャットでマニュアルを共有すると、ほかのメッセージで流れてしまいます。 そこで、誰もが簡単にマニュアルの情報へアクセスできるよう、検索機能が充実したITツールを導入しましょう。また、既存のExcel・Wordで作成したマニュアルもまとめて管理できるツールであれば、マニュアルを作成し直す手間が省けます。 結論、自社のマニュアル管理には、“超高精度な検索機能”で求める情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に既存のマニュアルファイルを添付すれば、「ファイル要約機能」によってAIが内容を自動要約してテキストに起こすため、情報を一元化できます。また、「複数キーワード検索」に加え、生成AIによる「自然言語検索」にも対応しているので、欲しい情報が確実にヒットするのです。 マニュアルを簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの目次・構成で注意すべきポイントとは 以下では、目次・構成で注意すべきポイントを解説します。ポイントを押さえてわかりやすい目次構成をつくりましょう。 （1）目次を分かりやすくする 目次を分かりやすくするには、見やすくすることが大切です。 目次が分かりづらい原因として、文字数が多く、瞬時に理解することが難しいことが挙げられます。そのため、。大見出しと小見出しで区分したり、文字数を減らして簡潔にしたりすれば、目的の情報がどの位置にあるのか直感的に分かります。 このように、端的に誰でも分かるような目次を意識して作りましょう。 （2）見出しは具体的に明記する マニュアルの目次は索引と同じ役割なので、どこに、何のページか分かるように具体的に明記します。 たとえば、見出しが「使用パターン1」「使用パターン2」など抽象的な書き方をされていると、どのページを確認すべきなのか分からないので結局誰かに聞くことになるのです。 つまり、見出しが具体的なマニュアルほど使いやすいと言えます。 （3）構成の作成を一人でしない 一人で構成の作成はせずに複数メンバーで進めましょう。 構成の作成を一人ですると独りよがりな文章になったり、上手くまとまらなかったりする恐れがあります。また、一人では把握しきれていない業務内容の抜け漏れが発生しかねません。 そのため、複数人の視点から構成を組み立てて分かりやすいマニュアルにしましょう。 （4）状況に応じて目次構成を変える 目次の書き方や位置は、状況に応じて変更しましょう。 目次構成はマニュアルの道標となる重要な要素ですが、一度立てた目次はそのマニュアルに残したままにする必要はありません。マニュアル改訂や削除、追加などが起こる場合は目次も変更しなくてはならないからです。 適切な目次になるように定期的にアップデートすることで、よりブラッシュアップされたマニュアルになります。 （5）Q＆Aを設置する マニュアルには、Q＆Aやよくある質問の項目を設置しましょう。 従業員が求めている情報をあらかじめまとめておけば「分からないことがあれば、まずはマニュアルを読む」という認識を広げられます。つまり、担当者が個別に回答する必要がなくなるのです。 よくある質問と回答がまとめられていれば「どのキーワードで探せば良いのかすら分からない」という従業員の悩みもすぐに解決できます。 （6）読み手の立場になって考える 目次の設定は従業員の立場になって考えましょう。「どのようなときにマニュアルを開くのか」を考えれば、従業員にとってより使いやすくわかりやすいマニュアルとなります。 また、「はじめて作業をする場合でも、問題なく進められるマニュアルにする」という前提を忘れてはいけません。一部の従業員しか理解できない略語や専門用語がマニュアルで頻繁に使われていれば、次第に誰も利用しなくなります。 このように、初心者でもすぐに仕事を覚えられるマニュアルにすることを目標につくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル管理ツールを選ぶ際のポイント ここからは、マニュアル管理ツールを選定する際のポイントを2つ紹介します。 セキュリティ マニュアルには、あらゆる社内情報が詰まっているため、厳重なセキュリティ基準で保護されたツールを選択するべきです。例えば、「ナレカン」のように、国際セキュリティ規格を取得しているツールであれば安心です。 検索機能 大企業であれば、マニュアルも大量に蓄積されるため、検索機能の不十分なツールでは、欲しい情報がなかなか見つかりません。そのため、高精度の検索機能を備えたツールを導入して、必要な情報に即アクセスできる環境を整えましょう。 上記の2つは確実におさえたうえで、マニュアル管理ツールは選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすいマニュアルと構成の重要性まとめ ここまで、マニュアルの概要や課題、構成の重要性を中心に紹介しました。 マニュアルを上手く運用するためにもITツールを利用しましょう。マニュアルは作成、共有、管理のそれぞれの段階で手間がかかるので、それらすべてを簡単にこなせるITツールが必要です。 ただし、検索機能が不十分なツールでは、膨大なマニュアルの中から必要な情報をなかなか見つけられません。そのため、大量の情報から欲しい情報をすぐに見つけられる、高精度の検索が可能なツールを選択するべきです。 結論、これからのマニュアル管理で導入すべきなのは、超高精度の検索機能で求める情報へすぐにたどり着ける『ナレカン』一択です。 ぜひ、「ナレカン」を導入して、マニュアルを正しく管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

業務に関する書類は、機密情報を保護しつつすぐに確認できるように適切な管理が求められます。とくに、近年ではテレワークの普及やペーパーレス化の推進に伴って「クラウド型の文書管理」に注目が集まっています。 しかし、「そもそもクラウド型システムがよくわからない」「ITツールは難しい印象があり、導入に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのクラウド型文書管理システム5選や選定ポイントを中心にご紹介します。 文書管理システムの選び方のポイントを知りたい 各文書管理システムの価格や機能を比較検討したい 社内文書を一元管理できる簡単なツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、文書を簡単に整理できる、自社に合ったクラウドサービスが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理システムの種類1.1 クラウド型1.2 オンプレミス型2 ＜無料あり＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選2.1 【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム2.2 【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム2.3 【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム2.4 【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド2.5 【Box】個人でも使えるフリーの文書管理システム3 ＜比較表＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選4 クラウドで文書管理をする3つのメリット4.1 （1）時間や場所を問わずに利用できる4.2 （2）低コストで導入できる4.3 （3）容量不足をすぐに補える5 クラウドで文書管理する3つのデメリット5.1 （1）導入に時間がかかる可能性がある5.2 （2）多機能なシステムは使いこなせない可能性がある5.3 （3）運用ルールの作成が必要6 クラウド型文書管理システムの選定ポイント4選6.1 （1）必要な機能が過不足なく搭載されているか6.2 （2）自社のセキュリティ基準を満たしているか6.3 （3）シンプルな操作性か6.4 （4）あらゆるデバイスに対応しているか7 クラウド型文書管理システムの選び方まとめ 文書管理システムの種類 以下では、文書管理システムの種類について解説します。文書管理システムはクラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。 クラウド型 クラウド型とは、オンライン上でサービスが利用できる形態のことです。 インターネットを介してサービスを利用するので、マルチデバイス対応であればスマホやタブレットで外出先からでもアクセスできます。また、一部のツールにはアクセス制限や２段階認証など、セキュリティを考慮した機能が搭載されているので安心です。 このように自社でサーバーを用意する必要がないため、文書管理のコストを抑えたい企業向けだと言えます。 オンプレミス型 オンプレミス型とは、社内にサーバーを構築して自社だけで運用する形態のことです。 クラウド型よりもセキュリティが強固なものが多く、自社独自のシステムを構築できるというメリットがあります。 自由にカスタマイズができるので多様な用途で運用する大規模な組織や、頻繁に機能の追加・変更をしたい組織向けだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選 以下では、クラウド型文書管理システム5選をご紹介します。 クラウド型文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるものの、機能が複雑ではスムーズに使いこなせなかったり、文書のワークフローがわかりづらかったりする恐れがあります。そのため、ツール選定には「誰でも簡単に運用できること」が大切です。 しかし、管理ができてもすぐに目的の情報が探せなければ、作成した文書が無駄になってしまいます。したがって、文書の作成から管理、共有までを一元化でき「検索性にも優れたツール」が必要です。 結論、自社が導入すべきクラウド型文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な文書に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、画像やテキストを使った文書を簡単に作成できるほか、「承認フロー」を設定すれば、文書の申請～承認までの流れもすべて把握できます。また、「ヒット率100％」の高精度検索で欲しい情報をすぐに取り出せるため、保存すべき文書が多くても探す手間がかかりません。 【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム 「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる文書管理システムです。 Stockは「ノート」に直接書き込んで文書を作成できるうえ、変更した内容はリアルタイムで共有可能です。また、カテゴリごとに「フォルダ」で整理でき、古い文書は「アーカイブ機能」によって容量を抑えて保存できるので、情報を整理するのに最適です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム ＜楽々Document Plusの特徴＞ ワークフロー機能 文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。 ISO文書管理のための機能 ISO文書管理に適した機能が多く搭載されています。 ＜楽々Document Plusの機能・使用感＞ 文書登録 複数の書類データをひとつの文書としてまとめて管理することが可能です。文書はWord・Excel・PowerPoint・PDFと異なる種別であってもまとめられるので、さまざまな電子データファイルを扱う場合に便利です。 ワークフロー 文書を登録し、楽々Document Plus上で承認状況を確認できます。 ＜楽々Document Plusの注意点＞ 高いITリテラシーが求められる 高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすには高いITリテラシーが必要です。 文書検索に改善が必要 利用しているユーザーからは「文書検索に社内文書の全文検索だけでなく、キーワードによるBigdataとの連携も考慮してほしい。」という声が挙がっています。（参考：ITトレンド） ＜楽々Document Plusの料金体系＞ 楽々Document Plusには、オンプレミス型とクラウド型があります。自社のITリテラシーや規模感にあったプランを選びましょう。 オンプレミス型：150万円(税抜)～（詳細は問い合わせが必要です） クラウド型：初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月 楽々Document Plusの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド ＜Documal SaaSの特徴＞ 履歴が記録される 閲覧、承認などすべての履歴がシステム上に記録されます。 社外とのやりとりも可能 取引先やサプライヤと文書の共有ができるので、連携がスムーズになります。 ＜Documal SaaSの機能・使用感＞ ドキュメント管理 ドキュメントの改定・閲覧・承認の履歴がすべて残る仕様になっています。また、電子帳簿保存法にも対応している点もメリットです。 アクセス設定 文書やフォルダへのアクセス権を柔軟に設定できます。 ＜Documal SaaSの注意点＞ 導入費用が必須 導入の初期費用として少なくとも330,000円が必要となるため、導入費用を抑えたい場合には合わないと言えます。 ファイルを開かないと内容が分からない 口コミでは「一覧から目的の資料を見つけるには、ファイルを開いて確認しなくてはならない」点に対する改善要望が寄せられています。（参考：ITトレンド） ＜Documal SaaSの料金体系＞ 料金の詳細は問い合わせが必要です。 Documal SaaSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】個人でも使えるフリーの文書管理システム ＜Boxの特徴＞ 安全性が高い Boxには「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」などが備わっているためビジネスの現場でも安全に利用可能です。 ストレージ容量が大きい 無料プランでは10GBまで、有料プランでは容量無制限で利用することができます。 ＜Boxの機能・使用感＞ ファイル管理 フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。 Box AI機能 AI機能を活用すれば、Boxで管理しているファイルの要約や翻訳ができるほか、「議題のテンプレート」「メールによるお知らせ」など、コンテンツのアイデアを作成も可能です。ただし、「Enterprise」プランのみでの利用になるので注意しましょう。 ＜Boxの注意点＞ スマホだと使いづらい ユーザーからは、「スマホ版の仕様をもう少しアップさせて欲しいです。」という意見もあります。（参考：ITreview） 検索性が乏しい 利用しているユーザーからは「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という声が挙がっています。（参考：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ 以下は、個人・チーム向けプランになります。 Individual：無料（個人向け） Personal Pro：1,390.40円/ユーザー/月（個人向け） Business Starter：636.9円/ユーザー/月（ビジネスチーム向け） 以下は、法人向けプランになります。 Business：2,084.50円/ユーザー/月 Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月 Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月 Enterprise Plus：要問合せ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選 こちらは、クラウド型文書管理システムの比較表です。ご紹介したツールのなかから、自社に最適なツールを選定しましょう。（右スクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 楽々Document Plus Documal SaaS Box 特徴 簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム 非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム 検索性が高い文書管理システム 文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド 個人でも使えるフリーの文書管理システム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 承認フロー 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】＊Businessプランから 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 高いITリテラシーが求められる 初期費用が高い 検索性が乏しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 要問合せ 要問合せ ・無料プランあり ・有料プランは636.9円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「楽々Document Plus」の詳細はこちら 「Documal SaaS」の詳細はこちら 「Box」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドで文書管理をする3つのメリット 以下では、クラウドで文書管理をする3つのメリットをご紹介します。以下のメリットより、クラウド型はオンプレミス型に比べ、中小企業の文書管理に適していると言えます。 （1）時間や場所を問わずに利用できる 1つ目のメリットは、時間や場所を問わずに利用できる点です。 クラウド型は、インターネット環境下であればいつでも利用できます。そのため、オフィス内のファイルから文書を探したり、社内サーバーを経由してアクセスしたりする必要はありません。 さらに、マルチデバイス対応のツールであれば、スマホやタブレットからも利用できます。そのため、外回りが多い営業担当者でも効率的に文書にアクセスできるうえ、テレワークにも最適です。 （2）低コストで導入できる 2つ目のメリットは、オンプレミス型よりも安価に運用できる点です。 オンプレミス型の場合はサーバー・ソフトウェアの購入費用やシステムを構築する手間がかかります。また、自社にシステム構築ができる担当者がいない場合、そもそも運用を始められずに費用だけがかさむ結果になるのです。 一方、クラウド型は、システムの構築に時間がかからないほか、「ナレカン」のように専属担当者による手厚いサポートを受けながら導入を進めることができます。そのため、オンプレミス型に比べて、金銭的・時間的コストを押さえられるのです。 （3）容量不足をすぐに補える 3つ目のメリットは、容量不足をすぐに補える点です。 オンプレミス型で容量を増やすにはシステムを拡張し直したり、サーバーを新しくしたりする必要があるので、多くの時間と費用がかかります。 一方、クラウド型であれば、容量の追加購入やプランのアップデートだけで容量不足を補えます。そのため、プラン変更を見据えて最初は安いプランを契約するという選択肢もあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドで文書管理する3つのデメリット 以下では、クラウドで文書管理する3つのデメリットを解説します。これらのデメリットを解消しやすいシステムを選択することで、運用に失敗するリスクを軽減できます。 （1）導入に時間がかかる可能性がある 1つ目のデメリットは、紙で文書管理していた場合、導入に時間がかかる可能性があることです。 たとえば、紙で管理している文書が多い企業では、既存の文書を電子化する工数がかかります。そのため、文書管理の電子化を円滑に進めるためにも、あらかじめ優先して電子化すべき文書を明確にしましょう。 とくに、可視性の求められる契約書や何度も利用する可能性がある資料などは、ほかの文書よりも優先して電子化すると、スムーズに文書管理システムの運用を開始できます。 （2）多機能なシステムは使いこなせない可能性がある 2つ目のデメリットは、多機能なシステムの場合、社員が上手く操作できない可能性がある点です。 多機能なシステムは一見便利そうですが、使いこなすためには高度なITリテラシーが要求されます。そのため、デジタルに詳しくない社員はシステムを上手く使いこなせず、社内で運用が浸透しない可能性があります。 したがって、必ずしも多機能なシステムを選ぶのではなく、自社に必要な機能を洗い出したうえで、過不足のないシステムを導入するようにしましょう。 （3）運用ルールの作成が必要 3つ目のデメリットは、事前に運用ルールを作成しなければならない点です。 たとえば、ルールを設けていない場合「文書を更新する場合に古い文書はどうするのか」や「ファイル名やフォーマットはどのようにすべきか」などの問題が発生します。 したがって、「半年ペースで文書を更新する」「勝手に文書が増えないように権限を設定する」などの運用ルールを設けましょう。また、「ナレカン」のように文書の種類に応じて、テンプレートを登録しておけるツールであれば、形式のばらつきもなくせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型文書管理システムの選定ポイント4選 以下では、自社に合うクラウド型文書管理システムの選び方を解説します。導入が成功につながるように、ポイントを押さえて選定しましょう。 （1）必要な機能が過不足なく搭載されているか 1つ目のポイントは、必要な機能が過不足なく搭載されているかです。 文書管理システムは多機能であればあるほど、料金も高くなります。そのため、使わない機能が多いサービスを導入すると、無駄な料金コストがかかってしまうのです。 たとえば、「ワークフロー」や「外部ツールとの連携」などの高度な機能を多数搭載するサービスがありますが、明確な理由がなく導入すると、導入目的と合わずに結局使わない事態になりかねません。 したがって、自社で必要な機能を絞り込み、該当の機能を過不足なく備えた文書管理システムを導入しましょう。 （2）自社のセキュリティ基準を満たしているか 2つ目のポイントは、導入する文書管理システムが、自社のセキュリティ基準を満たしているかです。 文書のなかには顧客情報や機密情報も含まれているため、セキュリティの高いものを選ばなければなりません。セキュリティに関する機能が適切でなければ、情報漏えいのリスクが高まってしまうからです。 たとえば、セキュリティに関する機能として「文書へのアクセス権限は設定できるか」「多要素認証が搭載されているか」「情報は暗号化されるか」などが備わっているかを確認する必要があります。 また、国際基準のセキュリティ資格を有した文書管理システムであれば、安心して運用できます。そのため、セキュリティ資格の有無についても事前にチェックすべきです。 （3）シンプルな操作性か 3つ目のポイントは、文書管理システムを簡単に操作できるかどうかです。 たとえば、画面の切り替え操作が多かったり、機能が複雑だったりすると、個人のITリテラシーにばらつきがある場合に使い方が浸透せず、教育コストがかかってしまいます。 そこで、「ナレカン」のようにシンプルな操作でストレスなく利用できるシステムを導入すれば、誰でも簡単に使いこなせます。 （4）あらゆるデバイスに対応しているか 最後に、あらゆるデバイスに対応しているかも必ず確認しておきましょう。 スマホやタブレットにも対応しているシステムを導入すれば、在宅勤務時や移動時間にも簡単に社内の資料にアクセスできます。 たとえば、外出先で急遽資料を編集しなければならない場合、PCを持ち歩いていないと一度帰社しなければならず、業務効率が悪いです。したがって、マルチデバイス対応で、どの端末でもストレスなく使えるサービスを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型文書管理システムの選び方まとめ ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システムを紹介してきました。 オンライン上のサービスを利用するクラウド型の文書管理システムは、自社でシステムを構築するオンプレミス型に比べて低コストで導入したり、時間や場所を問わずに利用したりできるメリットがあります。 しかし、誰でも簡単に作成した文書を素早く共有し、共有した文書を適切に管理できるツールでなければ、社内全体で運用できる体制をつくれません。 したがって、自社の文書管理には、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、文書管理の仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2025年版】おすすめのドキュメント・文書管理ツールTOP7

ノウハウを共有すると、業務をスムーズに進められるようになったり、社内全体の知識レベルが向上したりするメリットがあります。しかし、組織によってはノウハウの共有がされず、属人的な業務が進行されている場合が多いのも現状です。 そのため、「ノウハウを共有しない社内文化に困っている」という方もいるのではないでしょうか。 そこで、今回はノウハウを共有しない人の特徴や、ノウハウ共有を浸透させる方法を中心に解説します。 ノウハウが共有されない組織体制なので属人化が解消されず困っている ノウハウを共有してベテランの知識を共有させたい そもそも社内に情報共有の文化がないので、今回を機に体制を変えたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ノウハウ共有の重要性について理解を深めながら、すぐに社内体制を整えられる方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内でノウハウを共有しないことによって起こる問題1.1 社内メンバーの成長が見込めない1.2 帰属意識の低下1.3 時間を効率的に活用できない2 ノウハウ・情報共有をしない人の心理とは？2.1 ノウハウ共有の意義をわかっていない2.2 自身の評価につながらないと考えている2.3 社内でノウハウを共有する手法がない3 社内でノウハウ共有を浸透させる方法3.1 社内ミーティングで共有する3.2 ITツールを導入する4 ノウハウ共有ツールの4つの選定ポイント4.1 全ユーザーが簡単に操作できるか4.2 必要な情報へすぐにアクセスできるか4.3 情報共有できる機能があるか4.4 高いセキュリティを持っているか5 ノウハウ共有の社内文化構築におすすめなツール5.1 社内のノウハウを簡単に蓄積・共有できるツール「ナレカン」6 ノウハウ共有の概要やツール選定ポイントのまとめ 社内でノウハウを共有しないことによって起こる問題 まずは、社内でノウハウを共有しないことで発生する問題を解説します。 日常業務において、ノウハウ共有をはじめとした「情報共有」が行われていなければ、以下の問題が発生する可能性が高いので早急に見直すべきです。 社内メンバーの成長が見込めない 社内でノウハウを共有できていない場合、社員の成長が見込めなくなってしまいます。 組織では、社員同士がノウハウを共有し合うことで、新たな知識や技術を獲得でき、より質の高い成果を生み出せます。しかし、ノウハウが適切に共有されない場合、特定の社員だけが知識や情報を持ち、他の社員は新しい知識や技術を得ることができず、成長の機会を失ってしまう恐れがあるのです。 たとえば、新入社員が営業業務を進める場合、上司のノウハウを知っていれば様々な知識を得た状態で顧客にアプローチできます。一方で、ノウハウが共有されない場合、独自で知識を得なければならず、一人前に成長するまでに時間がかかってしまうのです。 このように、自社でノウハウを共有しない文化が浸透している場合、社員の成長を阻害してしまう可能性があるのです。したがって、ノウハウを「情報」として共有しやすい環境づくりが求められます。 帰属意識の低下 ノウハウを共有する環境がなければ、帰属意識の低下に繋がるリスクもあります。 ノウハウを共有していない環境は、社員同士のコミュニケーションが少ない環境ともいえます。コミュニケーションをとる機会が少ないと、信頼関係が深まらず、メンバーの帰属意識も次第に薄れてしまうのです。 また、帰属意識が薄れると、業務上共有した情報に対する認識のズレや共有漏れ、トラブルの発生などに繋がりかねません。そのため、ノウハウを共有するのはもちろん、会話の機会を増やし、帰属意識の低下を防ぐ必要があるのです。 時間を効率的に活用できない ノウハウを共有しない環境では、時間を効率的に活用できません。 ノウハウが共有されていない環境では、同じ業務に取り組んでいたとしてもベテランと経験の浅いメンバーでは作業時間に開きがでます。たとえば、タスクが並列の関係で進む業務では、ベテランが作業を完了しても経験の浅いメンバーが作業終了するまでに「待ち時間」が発生してしまうのです。 このように、ノウハウが共有されないだけで「ベテランが待つ」といった、何も成果のない時間が発生するので、スピード感が求められるビジネスにおいて非効率だといえます。効率的な時間配分で業務を進めるためにも、ノウハウは同じ業務を行うメンバーへ平等に浸透させる必要があることがわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ・情報共有をしない人の心理とは？ 社内でノウハウが共有されないことで非効率さが発生している現状は把握しつつも、ノウハウが共有される環境にならないのには原因があります。 以下でご紹介する原因が自社の現状と合致している場合は、ノウハウ共有の重要性を浸透させる必要があります。 ノウハウ共有の意義をわかっていない まず、「共有する意味がない」のように、ノウハウ共有の必要性や意義をわかっていない場合が考えられます。ノウハウ共有は日々の業務と並行して実施するものなので、メンバーは以下のように判断しがちです。 自身の作業時間を割いてまで共有する価値がない 共有するまでに手間がかかるので、ノウハウ共有が自身や企業にとってどのように役立つか理解できない そのため、ノウハウを積極的に共有してもらうためには「教育コストによって自身の業務負荷が軽くなる」「労働生産性の向上によって残業が削減できる」など、メンバー側が得られるメリットを具体的に説明する必要があります。 自身の評価につながらないと考えている ノウハウ共有の重要性は理解していても、「自身の評価にはつながらないのでやらない」というケースもあります。 このような場合、「ノウハウ共有が自社の組織力向上につながることはわかっているが、自身の評価にはつながらないので時間を割きたくない」「自身の価値を維持するのに、有益な情報を他者に伝えたくない」などのように、評価に対するデメリットを強く感じているケースが多いです。 したがって、「ナレカン」のようなノウハウの共有状況をレポートで確認できるツールを導入して、ノウハウの共有を評価制度に取り入れることで、共有を促す方法も考えられます。 社内でノウハウを共有する手法がない ノウハウ共有の重要性は理解していても、共有する手法がないケースがあります。 各メンバーが得たノウハウを共有するために、口頭や紙などのアナログな手法で伝達されがちです。しかし、このような手法では伝えるメンバーによって情報の粒度や理解度が異なるので、ノウハウを一義的に正しく共有できません。 そのため、ノウハウの共有は「ノウハウ共有ツール」を使って情報を残し、誰でも過不足なく伝わる方法で共有しなければなりません。また、ツールでノウハウを管理すると、全社員が必要な情報へすぐにアクセスできるのも特徴です。 とくに、誰でも簡単に情報を残せるツールであれば、「人によってノウハウの伝え方や粒度が異なる」といったケースも防止しつつ「言った言わない」の不毛なやりとりも発生しません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でノウハウ共有を浸透させる方法 以下では、社内でノウハウ共有を浸透させる方法についてご紹介します。社内のノウハウ共有を定着させたいと考えている方は必見です。 社内ミーティングで共有する 社内でノウハウ共有を浸透させる方法の1つ目は、「社内ミーティングで共有する」です。 対面やオンラインでミーティングを開き、社員の日常業務における知識や最新の顧客情報などを直接交換する機会を設けます。「1週間に1回」などと開催頻度を決めれば、継続的にノウハウを共有する文化を構築できます。 一方で、社員同士での日程調整が必要なうえ、ミーティングを開くだけではノウハウの蓄積ができない点に注意が必要です。 ITツールを導入する 社内でノウハウ共有を浸透させる方法の2つ目は、「ITツールを導入する」です。 情報共有に適したITツールを使えば、時間や場所を問わず、リアルタイムでの情報共有が可能になります。また、ミーティングでの共有に比べて、情報を蓄積しやすい点もメリットと言えます。 このように、ITツールではノウハウを即座に共有して蓄積できるため、実際の業務に活用しやすいのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有ツールの4つの選定ポイント ノウハウを効率的に共有するためには、蓄積・管理するためのツールを導入することが有効です。しかし、「有名だから」「多機能だから」といった定性的な判断で自社に適さないツールを導入すると、社内に浸透しない恐れがあるのです。 そこで以下では、ノウハウ共有ツールで押さえるべき、4つの選定ポイントについて解説します。 全ユーザーが簡単に操作できるか 選定候補のツールがすべてのユーザーにとって、簡単に操作できるものであるか確認しましょう。 担当者目線では多機能で便利そうなツールを導入しても、仕組みが複雑であれば現場のメンバーが使いこなせない可能性が高く、結果として放置されてしまうからです。 また、ITリテラシーが必要なツールは設定も複雑であり、運用に乗せるまで想定以上の時間がかかってしまうこともあります。したがって、現場のメンバー全員が簡単に操作できるかは必ず確認する必要があります。 必要な情報へすぐにアクセスできるか 求めている情報へすぐにアクセスできるツールかどうかも重要なポイントです。 たとえば、ExcelやWordのように必要な情報がどれかわかりづらく、すぐに目的の情報に辿り着けないツールでは、情報を探すことに時間と手間がかかってしまいます。また、アクセス性の悪さが業務の遅れにつながる可能性もあるのです。 したがって、スピーディに業務を進めるためにも、求める情報へ迅速にアクセスできるかは押さえておくべき点です。 情報共有できる機能があるか リアルタイムで更新される機能や、メッセージなどの情報共有機能がツールにあるかも押さえましょう。 情報共有機能があれば、蓄積したノウハウを時間や場所を問わずスピーディに共有できるうえ、業務に関するコミュニケーションも円滑になります。とくに、インターネット上にデータを格納する「クラウド型」のツールであれば、リモートワークや出張時など対面で話すことが難しい場合にもやりとりができます。 また、PCだけで利用できるツールではなく、スマホやタブレットからも利用できる「マルチデバイス」のツールであると「手元にPCがなければ情報を確認できない」というストレスもなくなるのです。 高いセキュリティを持っているか 高度なセキュリティを持ち合わせているかも確認しましょう。 ノウハウ共有ツールには多くの種類がありますが、セキュリティが担保されていないツールを選んでしまった場合、ベンダーの不手際やセキュリティの脆弱さから外部に情報漏えいしてしまうリスクもあるのです。 そのため、自社の情報資産となるノウハウを守るためにも、ベンダーの公式サイトに掲載されている「セキュリティポリシー」は必ず確認し、自社のセキュリティ要件とマッチしているかの確認をすべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有の社内文化構築におすすめなツール 以下では、ノウハウ共有の社内文化構築におすすめのツールをご紹介します。 ノウハウを共有しない社内文化に困っている場合には、「ノウハウや情報を簡単に共有できるツール」を導入しましょう。紙や口頭での共有に比べて、印刷や会議のために集まるといった手間が省け、情報を即座に共有できます。 しかし、多機能で操作の難しいツールでは、ノウハウを共有するのが面倒になり、結局社内にノウハウ共有の文化が定着しません。そのため、「誰でも簡単にノウハウ・情報共有ができるツール」がおすすめです 結論、ノウハウ共有には、社内のあらゆる情報やノウハウを簡単に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、画像・ファイルを含む社内情報やノウハウをリアルタイムで任意のメンバーに共有できます。また、シンプルで直感的に操作できるので、スムーズに社内に浸透します。 社内のノウハウを簡単に蓄積・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有の概要やツール選定ポイントのまとめ これまで、ノウハウ共有の重要性やツールを選定する際のポイントを中心にご紹介してきました。 ノウハウを共有しなければ社内メンバーの成長が見込めず帰属意識の低下、時間を効率的に活用できない問題点がありました。しかし、ノウハウ共有に対する意識の低さや手法が確立されていないケースもあるので、社内体制から見直す必要があります。 そのため、ノウハウ共有ツールを用いた情報管理への体制変更が必要です。ノウハウの共有機能はもちろん、情報へのアクセス性やセキュリティの高さが見るべきポイントな一方、「誰でも使える操作性」はツールを社内に浸透させるうえで大前提な点に注意です。 ご紹介した選定ポイントをすべて満たす「ナレカン」は、誰でも簡単に使えるほどシンプルなツールであり、ノウハウ共有に必要な機能が「過不足なく」備わっています。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ノウハウが自然と共有される環境を作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

分かりやすく見やすいマニュアルがあれば、新人教育や業務引き継ぎのときに、簡単にやり方を指導できます。また、手順が簡潔にまとめられていると、認識の齟齬から作業の遅れやミスが起こる心配もありません。 しかし、「見やすいマニュアルの作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、分かりやすく見やすいマニュアルの例や作り方を中心にご紹介します。 業務マニュアルを見やすく作成する方法を知りたい 見やすいマニュアルの具体例を参考にしたい 作成したマニュアルを適切に管理してすぐに確認できるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、見やすいマニュアルの作り方が分かり、社内にマニュアルを浸透させられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 見やすい業務マニュアル（手順書）の3つのポイント2 レイアウト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方2.1 （1）適切なデザインフォーマットを選ぶ2.2 （2）目次を充実させる2.3 （3）細部まで工夫する2.4 （4）Zの法則を意識する3 テキスト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方3.1 （1）フォントを絞る3.2 （2）見出しを設定する3.3 （3）表現や専門用語に注意する4 応用編｜さらに分かりやすく見やすいマニュアルを作成するコツ4.1 （1）ExcelやWordのテンプレートを活用する4.2 （2）フォントを絞る4.3 （3）テキストを図式化する4.4 （4）分類して管理する5 【必見】記事形式で見やすい業務マニュアルを簡単に作成できるツール5.1 マニュアルを見やすく作成・管理できるツール「ナレカン」6 分かりやすく見やすい業務マニュアルの作り方まとめ 見やすい業務マニュアル（手順書）の3つのポイント 見やすい業務マニュアルとは、以下3つのポイントが押さえられた、作業内容が簡潔にまとめられている資料を指します。 レイアウトとデザインがシンプルである 適切な行間や文字間隔、マニュアルデザインがシンプルなことで、読みやすさが向上します。 情報の記載箇所が分かりやすい 「目次」や「見出し」などを使うことで、読み手は目的の情報がどこに記載されているか把握しやすくなります。 視覚的な要素がある 図やイラストなどを用いて手順や操作方法を説明することで、テキストだけでは伝わりにくい情報の理解を促します。 一方、目的の情報を探すのに時間がかかったり、視覚的な情報がなかったりするマニュアルは、読みづらいため活用されなくなります。したがって、読者の立場に立ち「分かりやすさ」や「見やすさ」を最優先にしてマニュアルをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レイアウト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方 ここでは、分かりやすく見やすいマニュアルをつくるときに”レイアウト”で意識すべきポイントを解説します。以下はポイントをもとに作成した見やすいマニュアルの例です。 以下で紹介する作成のポイントを網羅して、上記画像のように見やすいマニュアルをつくりましょう。 （1）適切なデザインフォーマットを選ぶ はじめに、マニュアルの目的に合ったフォーマットを選びます。 マニュアルの作成前には、記載すべき項目を洗い出したうえで、目的に合ったフォーマットを選びましょう。たとえば、”危険物の取り扱い”に関するマニュアルをつくるときは、安全性を確認するチェックリストが必要です。 また、フォーマットを使えばあらかじめ基本的な構造やレイアウトが設定されているため、一から構成を考える必要が無く、簡単にマニュアルをつくれます。したがって、目的を明確にしたうえで適切なデザインフォーマットを選びましょう。 （2）目次を充実させる 次に、フォーマットが確定したら、目次を充実させましょう。 マニュアルの目次が充実していれば、作業の全体像を一目で把握でき、必要な情報をすぐに見つけられます。そのため、「項目を見つけるのに時間がかかり作業が遅れてしまう」事態を未然に防げるのです。 ただし、マニュアルに重要なのは本文なので、目次づくりに時間を割くことは得策ではありません。そこで、誰でも簡単にマニュアルを作成できる「ナレカン」の「番号付きリスト」や「ハイパーリンク」を使うと、すぐに見やすい目次をつくれるのです。 下記は、ナレカンを用いたマニュアル目次のイメージです。 たとえば、番号付きリストを使うと、改行するだけで自動的に目次をつけられます。また、ハイパーリンク（テキストにリンク先を挿入したもの）を設定すると、ワンクリックで該当ページへ飛べるので、詳細を確認するのにも便利です。 （3）細部まで工夫する フォーマットと目次はもちろん、マニュアルの細部を工夫することも必要です。したがって、以下のポイントを押さえましょう。 関連項目はまとめる 関連項目をまとめて載せることで読みやすいマニュアルに仕上がります。たとえば、関連する文章と図を近くに配置すると、読者が情報を簡単に見つけられるのです。 要素ごとに余白を残す 余白を意図的につくることで、見やすいマニュアルになります。そのため、一通り書き終えたら、文字や画像の間隔が詰まっていないか確認が必要です。 文字列の背景色を変える 重要なページは背景色を変えると読みやすくなります。ただし、色を使いすぎるとかえって見づらくなるので、多くとも3色程度に留めるべきです。 上記の工夫をすることで、分かりやすく見やすいマニュアルをつくれます。 （4）Zの法則を意識する 最後に、読みやすいマニュアルをつくるために「Zの法則」を意識すべきです。 Zの法則とは「左から右、上から下へとZの流れで文章を読むこと」であり、横書きの文章を読むときの習慣と言われています。したがって、下記のようにZ型に文章を構成すれば、自然と見やすい資料になるのです。 このように、読み手の視線を考慮して、誰でも読みやすいマニュアルをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ テキスト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方 ここでは、分かりやすく見やすいマニュアルをつくるときに”テキスト”で意識すべきポイントを解説します。以下のポイントを参考にすると、下記の例のように重要な箇所が分かりやすいマニュアルをつくれます。 説明のテキストは従業員の理解度に直結する重要な要素のため、以下のポイントを必ず取り入れましょう。 （1）フォントを絞る フォントを設定するときは、読みやすいものを選んで統一しましょう。 テキストのフォントが統一されていないマニュアルは読みづらいです。したがって、「ゴシック体のみを使う」などのルールを設けてフォントの種類を絞ります。 また、重要な箇所に使う色も統一すべきです。たとえば、強調色は赤に限定するなど、メリハリのあるテキストが求められます。 （2）見出しを設定する マニュアルは「大見出し＞中見出し＞小見出し＞内容」の順で階層化します。 各階層の見出しは、大きさを変えたり字下げをしたりすることで区別できます。また、見出しは「どのような作業か」が一目で分かるように、文字を詰め込みすぎず簡潔にまとめるべきです。 さらに、説明文をただ長文にするのではなく、具体性のあるものにします。たとえば、「〇〇ボタンを3秒押す」のように、行動に落とし込んで説明することで、従業員が作業のイメージを描きやすくなるのです。 （3）表現や専門用語に注意する マニュアルをつくるときは読み手に合った表現や専門用語を使うことが重要です。 たとえば、新人向けのマニュアルに専門用語が多用されていると、読むのに時間がかかり知識が定着しない要因となります。一方、経験豊富な従業員向けのマニュアルに注釈が多いと、無駄な情報ばかりで活用されづらくなるのです。 また、曖昧な表現や冗長な表現は誤解を生むので、結果としてマニュアルを修正する手間がかかります。このようなトラブルを避けるためにも、読み手に合わせた情報を載せることが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 応用編｜さらに分かりやすく見やすいマニュアルを作成するコツ ここでは、さらに分かりやすく見やすいマニュアルをつくるコツを紹介します。マニュアルの視認性を高めるためにも、以下の点を把握しましょう。 （1）ExcelやWordのテンプレートを活用する ExcelやWordのテンプレートを活用すると、効率よく体裁の整ったマニュアルを作成できます。 ExcelやWordには、無料で利用できる豊富なテンプレートが揃っています。そのため、目的に合ったテンプレートを選択することで「作成者によって構成やレイアウトが異なり、クオリティに差が出る」といった事態を防げるほか、作成時間も短縮できるのです。 しかし、ExcelやWordで作成するとファイル管理が煩雑になりやすく、マニュアルが形骸化する恐れがあります。そこで、テンプレート機能の備わった「ナレカン」のようなツールを使うと、マニュアルの作成から管理・共有まで1つのツール上で完結するのです。 （2）フォントを絞る フォントを設定するときは、読みやすいものを選んで統一しましょう。 テキストのフォントが統一されていないマニュアルは読みづらいです。したがって、「ゴシック体のみを使う」などのルールを設けてフォントを絞ります。 また、重要な箇所に使う色も統一すべきです。たとえば、強調色は赤に限定するなど、メリハリのあるテキストが求められます。 （3）テキストを図式化する 業務の流れを表したり、因果関係を伝えたりするときは図式化しましょう。 例として「Aという業務にはBとCの作業があり、Bの情報をCで使う」という説明を取り上げます。この説明はテキストだけではイメージしづらいですが、下図のように図式化することでA、B、Cの関係が分かりやすくなるのです。 また、フローチャートなどを利用してテキストを図式化することで、情報の理解が容易になります。テキストを図式化すると作業の全体像が掴めるため、次に取り組む業務をスムーズに判断できるのです。 （4）分類して管理する マニュアルを作成したら、分類して管理しましょう。 部署や業務内容ごとにマニュアルを分類して管理すると、読み手が「どこに何の情報があるか」を把握しやすくなります。たとえば、WordやExcelの場合、ファイルやフォルダに階層に応じた名前をつけてアクセスしやすくする必要があるのです。 しかし、WordやExcelはマニュアルを作成する度にファイル数が増え、似たようなファイル名が乱立して識別できない事態に陥りやすいです。そのため、マニュアル管理には「誰でも簡単にフォルダ管理でき、検索性の高いITツール」が最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】記事形式で見やすい業務マニュアルを簡単に作成できるツール ここでは、記事形式で見やすいマニュアルを簡単につくれるツールを紹介します。 見やすいマニュアルを作成するには、目次を充実させたり、フォントを絞ったりする工夫が求められます。また、マニュアルは作って終わりではなく、見やすい状態で管理しなければ読まれなくなります。 特に、マニュアルの数が多い大企業では情報が散在しやすく、欲しい情報がどのマニュアルに書いてあるのか分からなくなってしまいます。そこで、「マニュアルを一元管理し、高い検索性を備えたITツール」を導入し、ストレスなくマニュアルを運用しましょう。 結論、導入すべきツールは、誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成・共有・管理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には写真や動画を挿入できるほか、テンプレートを登録して書式が統一された見やすいマニュアルを作成できます。また、平均0.2秒の高速スピードでの「キーワード検索」や「生成AIによる自然言語検索」で欲しい情報に即アクセス可能です。 マニュアルを見やすく作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすく見やすい業務マニュアルの作り方まとめ ここまで、分かりやすく見やすいマニュアルの作り方を中心に解説しました。 見やすいマニュアルをつくるには、読み手をイメージしながら構成を考えなければなりません。また、マニュアルを継続的に運用するためには、紙やWord、Excelといった手間のかかる非効率な方法から早急に脱却する必要があります。 そこで、「ITツール」を導入するとツール上でマニュアルを作成・管理・共有できるので、効率よくマニュアルを運用できます。とくに、扱うマニュアルの数が多い大企業の場合は「高い検索性で欲しい情報がすぐに見つかるツール」が最適です。 結論、マニュアルの運用には、メールを使える方なら誰でも簡単にマニュアルを作成でき、超高精度の検索機能も備わった「ナレカン」一択です。ナレカンには既存マニュアル（pdf、PowerPoint、Word等）を移行できるので、一から作り直す必要もありません。 ぜひ「ナレカン」を活用し、マニュアルを作成・管理・共有する手間を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

知識だけがありビジネスに活かせない状態になる人を「ノウハウコレクター」と呼びます。ノウハウを蓄積する作業は大切ですが、ビジネスを成功させるには行動して情報を活かさなければなりません。 しかし、蓄積したノウハウを活用したいとは考えているものの「ノウハウを社内でうまく共有できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ノウハウコレクターの特徴やノウハウコレクターを抜け出す方法を中心にご紹介します。 ノウハウコレクターの特徴を理解し、適切に対応できるようにしたい ノウハウコレクターの脱出方法を知り、業務を円滑に行えるようにしたい 蓄積したノウハウを効果的に活用する方法が知りたい という方は今回の記事を参考にすると、ノウハウコレクターから脱出してビジネスを成功につなげるためのヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ノウハウコレクターとは2 ノウハウコレクターの心理や特徴とは2.1 情報を集めないと不安2.2 ノウハウの実践を後回しにしてしまう2.3 常に受け身の姿勢3 ノウハウコレクターの失敗例4 ノウハウコレクターを脱出する方法とは4.1 ノウハウの内容を継続して実践する4.2 行動と分析を繰り返す4.3 蓄積したノウハウを共有する5 ノウハウコレクターの卒業におすすめのツール5.1 蓄積したノウハウを最も簡単に可視化できるツール「ナレカン」6 ノウハウコレクターの脱出法まとめ ノウハウコレクターとは 「ノウハウコレクター」とは、ビジネスで成功するための知識や情報を多く得ているものの、知識を集めるだけでビジネスに活用できていなかったり、収益をあげられていなかったりする人を指します。 一般的にノウハウコレクターは、ネット上の情報商材や書籍を通して多くの知識を持っているものの、思うような収益をあげられない状態にあり、情報を得るだけで満足してしまうというケースが多いです。 また、新しい情報を得ていくうちに「ノウハウを得る行為」自体が目的になり、行動を起こせなくなる場合もあります。よって、ビジネスの成功のためにはノウハウコレクターとなることを避け、情報を実際の行動に活かしていくことが重要になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの心理や特徴とは ここからは、ノウハウコレクターの心理や特徴を解説します。以下で紹介する特徴に当てはまる社員がいた場合は、該当社員が行動へ移せるように対処する必要があります。 情報を集めないと不安 情報を集めないと不安に感じることが、ノウハウコレクターにありがちな特徴です。 「いつか役に立つだろう」「知っておけば安心」などの理由で、優先度の高くない情報まで収集し、次第に情報の収集自体が目的になってしまうのです。 このように、情報を集めなければ不安な状態になり、情報収集のみに時間を割きすぎているケースでは、収集する情報の取捨選択が重要であることを社員自身に認識させる必要があります。 ノウハウの実践を後回しにしてしまう ノウハウの実践を後回しにしてしまうことも、ノウハウコレクターの特徴です。 ノウハウの実践よりも集めることを優先してしまい、結局集めたノウハウが活用されないケースもあります。しかし、いくらノウハウを多く持っていても、行動や業務につなげられていなければ結果は現れません。 このように、実践が後回しになっている場合は「情報を得たらすぐに行動へ移す」など、収集した情報を実際の行動と結びつけられるようにすることが重要です。 常に受け身の姿勢 常に受け身の姿勢であることも、ノウハウコレクターの特徴です。 情報を「与えられる」認識でいると、情報のインプットのみに意識が向いて行動が起こせなくなってしまいます。ノウハウコレクターを脱するには、情報は与えられるものではなく実践を通じて活用するものであると認識しなくてはなりません。 たとえば、ノウハウに対する気付きや改善策を社内で交換する場を設けるなど、アウトプットの機会を増やすことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの失敗例 ノウハウコレクターの失敗例としては「ノウハウの収集」自体が目的になっているために収集したノウハウを業務に活かせず、組織全体の成長が妨げられるケースが挙げられます。 このように、ノウハウの収集が目的化している場合には、「収集したノウハウをすぐに社内に共有し、活用すること」が重要です。ノウハウを共有することで、情報の属人化を防ぎながら、社内全体で実際の業務に活用するきっかけを生み出せるのです。 しかし、ノウハウを共有できる環境が構築されていなかったり、共有できる場所はあっても簡単に共有できなかったりすると、蓄積したノウハウをアウトプットできないために知識が属人化しやすく、業務スピードの停滞を招いてしまいます。 したがって、「ナレカン」のようにシンプルで誰でも簡単に操作できるツールを使って、ノウハウ共有が活発化するような環境を構築する必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターを脱出する方法とは ここからは、ノウハウコレクターを脱出する方法を解説します。以下の内容が把握できていなければ、ノウハウを適切に活用できず業務が停滞する原因になってしまうため注意しましょう。 ノウハウの内容を継続して実践する まずは、ノウハウの内容を継続して実践することが重要です。 ノウハウは実際の業務に活用して始めて成果につながるため、まずは実践してみることが重要です。しかし、どのような業務においても、結果が出るまでには時間がかかります。 よって、ノウハウコレクターを脱出するには、すぐに結果が出なくても継続して実践することが重要なのです。たとえば、一定期間でノウハウの内容を実践する計画を立て、行動してみることが有効です。 このように、ノウハウコレクターを脱出するには、すぐに結果が出ない場合でも継続性を持って行動する必要があります。 行動と分析を繰り返す 行動を起こしたら、内容を振り返り分析することも重要です。 ノウハウの活用を効果的に進めるには「ノウハウをもとにした行動が進捗にどのような影響を与えたか」などを、数値や施策の打ち方を振り返りながら分析し、改善していく必要があります。 このように、行動と分析を繰り返すと、ノウハウの内容がブラッシュアップされていくので、有効なノウハウを業務に活かせるようになります。 蓄積したノウハウを共有する ノウハウコレクターを脱出するためには、蓄積したノウハウを共有することも重要です。 ノウハウコレクターになる原因のひとつとして、蓄積した情報の活用方法がわからないことが挙げられます。このような場合には、今までに蓄積した情報を社内に共有し、社内全体で活用するのがおすすめです。 具体的な方法としては、今までに蓄積したノウハウの中から、自社の業務に活用できそうなノウハウを選んで社内に共有します。ただし、紙での共有には印刷や配付などの手間がかかるので、簡単に情報を共有できる「ナレカン」のようなツールで共有する方法がおすすめです。 このように、ノウハウを共有すると、情報の属人化を防止しながら社内全体の業務効率化に貢献できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの卒業におすすめのツール 以下では、ノウハウコレクターの卒業におすすめのITツールをご紹介します。 ノウハウコレクターを脱出するには、蓄積したノウハウを整理して社内共有できる仕組みづくりが重要です。そこで、「収集したノウハウを簡単に共有できるツール」を導入すると、ほかのメンバーに情報共有しやすくなります。 しかし、多機能で操作が難しいツールでは、ノウハウを共有するのに時間や手間がかかり、結局ノウハウコレクターから脱却できない事態になりかねません。したがって、「誰でも簡単に操作できる情報共有ツール」を使いましょう。 結論、社内のノウハウ共有には、直感的な操作で誰でも簡単にノウハウの共有・管理ができるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、簡単にノウハウをまとめられるうえ、リアルタイムですぐに共有可能です。また、ノウハウを持っている社内メンバーに質問できる「質問機能」で、ノウハウが属人化する事態も防げます。 蓄積したノウハウを最も簡単に可視化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの脱出法まとめ これまで、ノウハウコレクターの特徴や失敗例、ノウハウコレクターから抜け出す方法を紹介しました。 蓄積した情報を活用しないままでは、知識の属人化が進み、組織全体の成長が妨げられてしまいます。そこで、ノウハウを社内で共有すると、ノウハウコレクターから脱出しながら組織力の向上にも貢献します。 しかし、ノートやメモにノウハウを書き出していると、情報がどこにあるか分からなくなったり、書き込みが面倒になったりする可能性があります。したがって、簡単に情報を書き込めて、かつ適切に共有・管理できるツールを使う必要があるのです。 ノウハウコレクターのノウハウを自社に還元するためにも、誰でも簡単にノウハウの共有・確認ができる情報共有ツール「ナレカン」を使って「社内の情報資産を構築」「ノウハウ共有の活性化」を両立すべきと言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ノウハウコレクターからの脱却を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

マニュアルのレイアウトやデザインを整えるだけでも、視認性が高まり社内に浸透しやすくなります。また、マニュアルを一目見ただけで業務のイメージを掴めるようになれば、認識の食い違いによる作業ミスも防げるのです。 しかし、「わかりやすいマニュアルを作りたいが、どのようなレイアウトにすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 本記事では、わかりやすいマニュアルのデザインの特徴や作成のポイントを中心にご紹介します。 わかりやすいマニュアルデザインの特徴を押さえて作成したい 作成手順や作るときのポイントを知りたい マニュアルを簡単に作成・管理できるツールがあれば活用したい という方はこの記事を参考にすると、わかりやすいマニュアルのデザインを理解でき、継続的に運用されるマニュアルを作れるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 わかりやすいマニュアルデザインの特徴とは1.1 （1）文字や写真の位置関係が考えられている1.2 （2）フォントサイズ・色が決まっている1.3 （3）適切なレイアウトが組まれている1.4 （4）テンプレートを活用している1.5 （5）関連情報がまとまっている1.6 （6）WordやPowerPointを活用している2 【必見】シャープでわかりやすいマニュアル作成に最適のツール2.1 業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」2.2 ［見本］ナレカンで簡単に作成したマニュアルの例3 5ステップでできる！｜「わかりやすいマニュアル」の作り方3.1 ステップ1｜マニュアルの前提条件を決める3.2 ステップ2｜作成スケジュールを設定する3.3 ステップ3｜構成と小見出しを決定する3.4 ステップ4｜業務手順を書き出す3.5 ステップ5｜現場のフィードバックを得る4 上手な作り方は？業務マニュアル作成時のポイント5選4.1 （1）わかりやすい文章になっているか4.2 （2）デザインに凝りすぎていないか4.3 （3）読み手に心理的障壁がないか4.4 （4）情報へのアクセス性はよいか4.5 （5）完璧を目指していないか5 わかりやすいマニュアルのデザインや作成手順まとめ わかりやすいマニュアルデザインの特徴とは ここでは、わかりやすいマニュアルのデザインやレイアウトの特徴をご紹介します。マニュアル利用に対する社員の抵抗感をなくし、視認性を高めるためにも以下の点を意識しましょう。 （1）文字や写真の位置関係が考えられている わかりやすいマニュアルデザインの1つ目の特徴は、文字や写真の位置関係が決められていることです。 具体的には、「文字の色」や「写真の配置場所」などに規則性を持たせましょう。たとえば、文字の色にばらつきがあったり写真の位置がページごとに異なっていたりすると、統一感がないので理解しづらくなってしまいます。 そのため、上図のように「文字は基本的に黒」「写真は左側に配置」などのルールを決めて、見た目にばらつきがない読みやすいマニュアルを作る必要があるのです。 （2）フォントサイズ・色が決まっている わかりやすいマニュアルデザインの2つ目の特徴は、フォントのサイズや色が決められていることです。 具体的には、下記の見本のように”タイトルや目次の文字サイズ”を変えると、視認性が高まり統一感も生まれます。 また、上記のように重要な部分の色を変えるのもおすすめです。ただし、色を使いすぎるとかえって重要な箇所が分かりづらくなってしまうので、最大でも3色にしましょう。 （3）適切なレイアウトが組まれている わかりやすいマニュアルデザインの3つ目の特徴は、視認性を高めるための適切なレイアウトが組まれていることです。 たとえば、写真やイラストを盛り込むときは左側に「写真」を、右側に「説明文」を記載しましょう。左から右へ読み進める人の習性にもとづき、最初に注目される場所に写真を置くことで、読み手が業務のイメージを持ちやすくなります。 一方、「画像の幅と文章の幅が異なっている」といった細かな違いだけでも読みづらい印象を与えかねません。そのため、マニュアル全体のレイアウトに加えて、幅や大きさといった細部にも注意を払うべきです。 （4）テンプレートを活用している わかりやすいマニュアルデザインの4つ目の特徴は、テンプレートを使って作成されていることです。 たとえレイアウトを簡単に整えられるITツールを使っても、「記載する項目や順番」が作り手によって違うと読みづらさにつながります。さらに、「箇条書きで使う記号」「見出しの文字の太さ」までを部署や全社で統一するのは簡単ではありません。 そこで、「テンプレート機能」がある「ナレカン」のようなITツールを使えば、テンプレートに”自社のマニュアル用の記載項目”を登録しておけるため、すぐに細部まで統一されたデザインのマニュアルを作れます。 （5）関連情報がまとまっている わかりやすいマニュアルデザインの特徴5つ目は、関連情報がまとまっていることです。 関連する情報がバラバラに記載されていると、ページを行き来する手間がかかります。その結果、ストレスの原因となるうえ、作業スピードも低下して非効率です。 そこで、上記のように情報の種類ごとにグルーピングすれば、一目で関連情報であることが伝わります。また、該当作業を進めるときに読むべき箇所が1つだけになるのです。 （6）WordやPowerPointを活用している わかりやすいマニュアルデザインの6つ目の特徴は、WordやPowerPointを活用していることです。 WordやPowerPointはレイアウトの自由度が高く、デザインや構成を工夫して自社オリジナルのマニュアルを作成できます。文字だけでは理解しづらい情報も、イラストや画像の挿入によって視覚的にわかりやすいマニュアルに仕上がるのです。 一方で、自由度が高いゆえにITに慣れていない人にとっては作業しづらく、レイアウト決めやマニュアル作成に時間がかかる恐れがあります。また、作成したマニュアルは別途メールなどで共有しなければならない点も不便です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】シャープでわかりやすいマニュアル作成に最適のツール ここからは、「わかりやすいレイアウトのマニュアル」を簡単に作れるツールを紹介します。 紙のマニュアルでは、デザインやレイアウトを決めるのに時間がかかるうえ、手直しが面倒です。また、WordやPowerPointはPC作業に慣れていない人とっては作成しづらく、管理が煩雑になりやすいです。 そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成でき、管理が簡単なITツール」を導入しましょう。また、マニュアルは何度も見返すことが想定されるため、すぐに内容が確認できるように検索性に優れたツールを選びましょう。 結論、自社のマニュアル作成には、マニュアルの作成から共有までを一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンは生成AIを活用した「自然言語検索」によって、チャット形式で必要な情報をすぐに検索可能です。さらに、「記事」にはあらゆる形式のファイルや画像を添付できるため、わかりやすいマニュアルの作成に役立つのです。 業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ［見本］ナレカンで簡単に作成したマニュアルの例 以下は、ナレカンでシンプルなマニュアルを作成した見本になります。 このように、タイトルを見て何のマニュアルかわかるように、マニュアル１つにつき１ノートを作成するのがポイントです。 また、大分類の「現場のマニュアル」フォルダのなかに、「フロント」「清掃班」というように小分類のフォルダを作成すれば、どこに・どのマニュアルがあるのかをすぐに把握できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5ステップでできる！｜「わかりやすいマニュアル」の作り方 ここでは、わかりやすいマニュアルを作る人が実践している作り方を紹介します。以下の手順を押さえれば、わかりやすいマニュアル作りにかかる時間を大幅に減らせます。 ステップ1｜マニュアルの前提条件を決める まず、マニュアルの前提条件を決めましょう。 マニュアルの前提条件は「誰へ」「何のために」「どの程度の情報量で」の3つです。社員の経験値によって必要となる情報は異なるので、読み手にとって過不足のない情報の記載が求められるのです。 以上のように、マニュアルの対象者や目的を明確にしておけば、たとえ作り終えたあとに細かなミスが見つかったとしても、全体を大幅に書き直す事態にはなりません。したがって、マニュアルの作成前に必ず前提条件を決めましょう。 ステップ2｜作成スケジュールを設定する 次に、作成スケジュールを確定させましょう。 スケジュールが決まっていないとマニュアル作成が後回しになったり、逆に凝りすぎてほかの業務に割く時間がなくなってしまったりします。 一方、スケジュールを決めておけば、期日から逆算して余裕を持ってマニュアル作成を進められるのです。ただし、マニュアル作成にかけられる時間は社員によって異なるため、関係するメンバーの業務量を確認のうえ調整することが重要です。 ステップ3｜構成と小見出しを決定する 続いて、本文を執筆するまえにマニュアル全体の構成を立てます。 マニュアルの構成が決まれば各項目の内容も明確になるため、作成時間を短くできます。また、「構成に沿った内容が記載されているか」をチェックしたうえで執筆を進められるので、情報の過不足が起こる心配もなくなるのです。 また、小見出しのタイトルは「短く、分かりやすく」を心がけましょう。見出しに情報を詰め込み過ぎるとかえって内容が分かりづらくなるため、可能な限り簡潔にすべきです。 ステップ4｜業務手順を書き出す そして、必要な手順や注意点を書き出します。 業務手順に不備がある場合、作業全体の遅れやトラブルにもつながりかねません。したがって、必要な情報を抜け漏れなく載せる必要があるのです。 そこで、業務手順を時系列で表記したり、箇条書きにしたりすると、社員が業務をスムーズに進められるようになります。加えて、大小問わず作業ミスを防ぐために、各項目に注意点も記載しましょう。 ステップ5｜現場のフィードバックを得る 最後に、マニュアルが完成したら現場に共有して、フィードバックをもらいます。 マニュアルを運用するまえに現場の声を聞く機会を設ければ、「マニュアルの視認性に問題はないか」「内容の記載漏れがないか」などを確認できます。結果として、より良いマニュアルを運用できるようになるのです。 また、何度かフィードバックを受け内容を精査していくことも大切です。その際に、マニュアルごとにコメントができる「ナレカン」のようなツールを使うと、フィードバックのやりとりを簡単におこなえて便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手な作り方は？業務マニュアル作成時のポイント5選 ここでは、マニュアルを作るときの5つのポイントを紹介します。マニュアルを長期的に運用するためにも、以下のポイントに注意しましょう。 （1）わかりやすい文章になっているか マニュアルを作成するときは、読みやすい文章になっているか注意しましょう。 たとえば、「手動」「手で動かす」「手動動作」など同じ内容を表す用語や表現は統一する必要があります。また、主語や述語が適切に成り立っていなかったり、「ですます調」と「である調」が混同していたりすると、読みづらくなるので注意しましょう。 したがって、内容を分かりやすくまとめることはもちろん、文章が正しく成立しているかも必ず確認しましょう。 （2）デザインに凝りすぎていないか デザインに凝りすぎない点にも注意が必要です。 マニュアルの作成で重要なことは、前提条件で決めた「読者」にとってわかりやすいか否かです。そのため、マニュアルの視認性を高めるうえでデザインの工夫は必要ですが、こだわりすぎて内容がおろそかになっては意味がありません。 したがって、デザインにこだわるより、社内でマニュアルのフォーマットが統一されていることのほうが重要です。マニュアルづくりの目的から逸れないためにも、シンプルなデザインのテンプレートを活用してみましょう。 （3）読み手に心理的障壁がないか 読み手の心理的障壁をなくした読みやすいマニュアル作りを意識しましょう。 マニュアルを確認するのは初心者がほとんどです。一方、書き手の多くは業務内容を熟知しているため、必要な情報に過不足が生じてしまう恐れがあり、初心者が「わかりづらい」と感じる要因になります。 したがって、初心者が読むことを前提に、読み手の心理的ハードルを下げることを意識して作成しましょう。 （4）情報へのアクセス性はよいか マニュアルを継続的に運用するには、必要な情報へのアクセス性も考慮するべきです。 WordやPowerPointで作成したマニュアルはファイル管理が難しく、必要な情報がすぐに見つかりません。そのため、全社員にすぐにマニュアルを共有しなければならない場面でも、手間取ってしまう恐れがあるのです。 そこで、「必要な情報へすぐにアクセスできる仕組みそのもの」を整えるためには、検索機能が備わった”ITツール”の活用が欠かせません。たとえば、キーワードを絞って検索できる「ナレカン」であれば、誰でも簡単に必要な情報を見つけられます。 （5）完璧を目指していないか マニュアル作成時は完璧を目指していないか注意しましょう。 マニュアルは最初から完璧を目指すのではなく、更新を前提として作成するべきです。完璧にこだわり細かく作り込んでしまうと、作業に変更が生じたときの修正に時間がかかってしまい、マニュアルの更新が遅れるといった問題につながります。 また、「完璧なマニュアルの作成」は作成者にとって大きな負担となります。そのため、「徐々に情報を追加していく」「現状不可欠な情報に絞る」などの工夫が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすいマニュアルのデザインや作成手順まとめ ここまで、わかりやすいマニュアルのデザインや作り方を中心に解説しました。 マニュアルを作るときは、事前に文字サイズやレイアウトを定めなければなりません。また、継続的に使われるマニュアルにするには、マニュアルの読み手を明らかにしたり、構成を決めてから本文を執筆したりするなど、入念に準備すべきです。 しかし、紙やWord、PowerPointで作成したマニュアルは社員への共有に手間がかかるほか、あとから見つけづらいというデメリットがあります。そこで、「作成したマニュアルをすぐに共有でき、必要な情報がすぐに見つかるツール」を活用しましょう。 したがって、誰でも簡単にマニュアルを作成・共有でき、目的の情報をすぐに探し出せる情報管理ツール「ナレカン」が必須なのです。 検討段階～導入後の手厚いサポートもあるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、簡単にマニュアルを作成・共有・管理できる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

自社のノウハウは適切に蓄積・管理して社内資産化すべきです。優れたノウハウが横展開・縦展開されることなく属人化すれば、社員ごとの作業クオリティに差が生じてしまい「特定の人にしか業務を任せられない」という悪循環を生み出してしまいます。 しかし、「ノウハウを社内に展開したいが、具体的に何をすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ノウハウの蓄積・管理を成功させる方法や、ノウハウの継承におすすめのツールを中心にご紹介します。 ノウハウの蓄積や管理を効率化させる方法が知りたい ノウハウを社内に蓄積・管理できるツールを探している ノウハウの蓄積だけでなく、すぐに検索できるツールを選びたい という方はこの記事を参考にすると、簡単かつ適切にノウハウを蓄積・管理できるようになり、社内の業務負担が大幅に解消されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ノウハウを蓄積・管理するには1.1 ノウハウの蓄積・管理が求められる理由1.2 ノウハウとナレッジの違い2 ノウハウの蓄積・管理によるメリット2.1 （1）ノウハウを継承できる2.2 （2）業務効率化につながる2.3 （3）集合知を作り出せる2.4 （4）ノウハウを改善できる2.5 （5）社員のスキルアップにつながる3 ノウハウの蓄積・管理を効率化させる方法3.1 ノウハウの重要性を周知する3.2 蓄積するノウハウを整理する3.3 ITツールを導入・運用する4 最も簡単に社内のノウハウを蓄積・管理できるツール4.1 社内のノウハウ蓄積・管理を成功させる「ナレカン」5 【担当者は必見】ノウハウ蓄積ツールにおける3つの選定ポイント5.1 （1）情報を簡単に蓄積できるか5.2 （2）情報にすぐにアクセスできるか5.3 （3）社内に定着するか6 ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類6.1 社内wiki6.2 ビジネスチャット6.3 オンラインストレージ6.4 ナレッジ管理ツール7 ノウハウの蓄積・管理によるメリットまとめ ノウハウを蓄積・管理するには 適切にノウハウを蓄積していくために、まずは「ノウハウを蓄積する理由」や「第一にノウハウは何を指すのか」という疑問を解消しましょう。 ノウハウの蓄積・管理が求められる理由 ノウハウの蓄積・管理をする理由は、チームの業務処理速度を上げるためです。 そもそも「ノウハウを蓄積する」とは、各社員がそれまでの業務から得た経験や教訓などの暗黙知（言語化しづらい知識）を、文書や図として社内に浸透させることを指します。 たとえば、特殊な業務を扱う部署へ新たに社員が配属されたときは、その都度取り組み方を教育しなければなりません。そこで、当該業務のノウハウが共有されれば、経験のない社員でもすぐに業務の要領をつかめます。 このように、ノウハウを蓄積・共有することは、業務の属人化を防ぎ、社内の業務水準の底上げにつながります。以上のことから、ノウハウの蓄積・管理が求められるのです。 ノウハウとナレッジの違い ノウハウと混同しやすい言葉に「ナレッジ」があります。 「ナレッジ」とは、すでに新聞や書籍としてテキスト化された情報を指します。たとえば、ビジネスにおけるナレッジでは”新サービスの開発に役立つ情報”というように、すぐに社内に共有できるのが特徴です。 社内で共有されることが多いナレッジとして以下のものが挙げられます。 業務を行うための基本的なナレッジ：メールの書き方、議事録の作成方法 業務経験から身に付くナレッジ：営業の交渉術、マーケティング戦略の立て方 限られた人のみが保有するナレッジ：共有が難しい研究内容 一方、「ノウハウ」のように、社員の経験を通じて得た知見は言語化しづらく、OJTなどの研修から学んでいくのが一般的です。しかし、それでは一部の社員にしかノウハウが引き継がれないことから、昨今ではノウハウを「ナレッジ化」する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理によるメリット ここでは、ノウハウの蓄積・管理によるメリットを5つご紹介します。適切なノウハウ蓄積・管理によって、以下のメリットを得ましょう。 （1）ノウハウを継承できる ノウハウが蓄積・管理されれば、ノウハウを後任に継承できるようになります。 業務担当者が培ったノウハウを誰にも共有しないまま異動になると、後任の担当者が効率的な方法を0から模索するので、非効率です。また、担当者の定性的なノウハウも自社の成長に結びつく大切な財産なので、喪失してしまう事態は避けなければなりません。 そこで、ノウハウを正しく蓄積・管理する仕組みを整備することでノウハウを後任に継承可能になり、高い生産性を維持できるのです。 （2）業務効率化につながる ノウハウが蓄積されると業務の属人化を未然に防ぎ、業務効率化につながります。 逆に、ノウハウを蓄積していない企業では業務が属人化しており、担当者によって業務の質が異なります。そのため、経験の浅い社員が担当すると、対応遅れ・漏れが生じてしまうのです。 しかし、ノウハウを蓄積・共有することで、社員の経験値の差に関わらず「業務を進めるうえで、最適な方法」が分かるので、社員全体で業務の質が担保されます。このように、業務効率を上げるためには、ノウハウや技術を蓄積できる環境が必須です。 （3）集合知を作り出せる 体系的にノウハウを蓄積することによって、集合知を作り出せます。 集合知とは、「ほかのメンバーのノウハウを集めると、より優れたノウハウ・知見が得られる」という考え方です。ノウハウを社内全体で蓄積・共有することによって、新たなノウハウの誕生に貢献するのです。 しかし、集合知を作り出すためには、ノウハウが適切に蓄積されていなければなりません。ノウハウが個人に溜まっている状態はもちろん、煩雑に蓄積されている状態では、ノウハウが活用できず集合知を作り出せないので、まずは蓄積の仕組みを整えましょう。 （4）ノウハウを改善できる ノウハウが適切に蓄積・管理されていれば、必要に応じてノウハウをより実務的に改善できます。 これまで蓄積されたノウハウであっても、時代や会社の方針の変化に伴い、乖離する可能性も考えられます。たとえば、昨今ではリモートワークの普及により働き方が多様化しており、オフラインに最適化されたノウハウを蓄積し直す必要があるのです。 そのため、都度ノウハウをアップデートし、古い知識に新たな知見を付与する必要があります。そこで、たとえば、社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを使うと、常に最新のノウハウを集約でき、社内に浸透しやすくなります。 （5）社員のスキルアップにつながる ノウハウが蓄積されると、社員のスキルアップも実現できます。 業務で意識すべき点や効率的な作業方法が蓄積されていれば、社員は素早く業務に慣れることが可能です。また、ベテラン社員のノウハウを継承することで、より高いクオリティを目指せます。 このように、研修コストが抑えられるので、教育担当者の負担解消にもつながります。したがって、社員個人のスキルアップを通じて組織力を向上させるためにも、ノウハウは必ず蓄積・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理を効率化させる方法 以下では、面倒なノウハウの蓄積や管理を効率的に行う方法を解説します。適切な方法で計画を進めなければ、最終的な運用が上手くいかなくなる可能性があるので必見です。 ノウハウの重要性を周知する はじめに、ノウハウの重要性を周知することが大切です。 ノウハウを蓄積するときは、単純に言語化するのではなく”読み手にとって分かりやすいか”を意識して書くため、労力を費やします。つまり、労力をかけてでも、得られるメリットの大きさや重要性をメンバーへ認知させることが第一歩となるのです。 また、個人成果主義の企業では、自身の評価を上げるために、ノウハウの共有を割けるケースも少なくありません。そのため、積極的なノウハウ共有をしたメンバーに対して、新たに評価項目を設けることも、ノウハウの蓄積推進に効果的です。 以上のように、ノウハウを書き起こす手間と比較して、中長期的に大きな恩恵があることを強調しましょう。 蓄積するノウハウを整理する 次に、ノウハウが散らばらないように整理しましょう。 各自で自由にノウハウを残すと探すのが困難になるうえ、活用すべき場面・業務が分からず混乱が生じかねません。そのため、ノウハウの蓄積時には、想定している場面・業務を明確にし、体系的にまとめることが重要なのです。 ノウハウを整理して体系的にまとめておけば、溜まったノウハウからマニュアルへ昇華させるときも、すぐに作成・展開ができるようになります。 ITツールを導入・運用する 最後に、ノウハウを効率的に蓄積するには、 ITツールの導入・運用も不可欠です。 ノウハウを蓄積する方法として、”Excel”や”スプレットシート”があります。しかし、これらはファイルを開く手間がかかるうえに、ファイルが増えていくにつれて管理が入り乱れてしまい、「どこに・どのノウハウがあるのか分からない」状態になってしまうのです。 そのため、ノウハウの一元管理と検索ができるようなITツールがあると便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 最も簡単に社内のノウハウを蓄積・管理できるツール 以下では、最も簡単にノウハウを蓄積・管理できるツールをご紹介します。 ExcelやWordでノウハウを管理すると内容の確認・更新をするために逐一ファイルを開くのが面倒だと言えます。また、ビジネスチャットやオンラインストレージでは、欲しい情報にすぐにたどり着けないので不便です。 そこで、「ノウハウを蓄積し、必要なときに即アクセスできるITツール」を活用するべきです。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、ITに不慣れな社員が使いこなせないので、ノウハウを蓄積する段階で頓挫してしまいます。 したがって、ITに疎い社員でも手軽に使える「シンプルなツール」を導入しましょう。結論、自社が導入すべきは、蓄積したノウハウを超高精度検索で簡単に見つけられるナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、自身の持つノウハウを「記事」にして共有したり「質問機能」で他のメンバーに情報を聞きだしたりして簡単にノウハウを蓄積できます。また、生成AIを活用した「検索機能」を使えば、蓄積したノウハウのなかから最も適切な回答を得られるので、業務の不明点も解消しやすいのです。 社内のノウハウ蓄積・管理を成功させる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者は必見】ノウハウ蓄積ツールにおける3つの選定ポイント 以下では、ノウハウ蓄積ツールの選定ポイントを3つ解説します。ツールの導入後に「適切に運用できない」とならないためにも、担当者の方は必見です。 （1）情報を簡単に蓄積できるか ツールを選定するときは、まず情報を簡単に蓄積できるかを確認しましょう。 たとえば、長く業務に携わるベテラン社員が持つノウハウはとても貴重なものです。しかし、ITに疎いベテラン社員でも簡単に使いこなせるツールでなければ、そのノウハウを共有することは難しくなってしまいます。 したがって、誰でも簡単に情報を蓄積できるツールであるかは、重要なポイントです。 （2）情報にすぐにアクセスできるか 大量のノウハウを蓄積する場合、情報へ瞬時にアクセスすることも重要です。 任意のノウハウをすぐに見つけられるツールの条件は、以下の3つになります。 キーワードを検索しただけで該当ファイルを抽出できる ノウハウが案件や作業ごとに振り分けられる 必要な業務情報がほかの情報に埋もれずに蓄積できる 以上のような条件を備えたツールを使えば、「必要な情報を探し出す手間」を軽減でき、結果として業務がより効率化されます。 （3）社内に定着するか ツールが社内に定着するかも極めて重要な点です。 ツールを導入しても社内に定着しなければ、仕事がスムーズに進まず、次第に使われなくなる恐れがあります。そのため、ツールを選定するときは社内に定着するよう「サポート体制が充実しているツール」を選びましょう。 たとえば、「運用設計の提案」や「既存データの移行支援」を実施している「ナレカン」のようなツールであれば、最初からナレッジがある状態で使い始められるので社内に定着しやすいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類 ここでは、ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類をご紹介します。紙やメールでのノウハウ継承から脱却するには、以下のツールがおすすめです。 社内wiki 社内wikiは、社員が各々情報を書き込んで作成する社内の百科事典です。 分からないことがあれば社内wikiで必要な情報を確認できるようになります。また、多くのサービスでアクセス権限が設定可能なので、許可されたユーザーのみが情報を更新する使い方も可能です。 以上のように、社内wikiではセキュリティを確保しながらノウハウ蓄積ができます。 ビジネスチャット ビジネスチャットはコミュニケーションツールですが、ファイルのアップロード機能やグループ機能を利用すればノウハウ共有ツールとしても使えます。 ノウハウをメッセージで共有できるほか、不明点や該当の情報が見つからない場合は、ノウハウを持つ社員からすぐに回答を得られるのがメリットです。また、ノウハウを蓄積するためのグループを用意すれば、情報が錯綜する心配もありません。 ただし、社内SNSはメッセージが次々に流れてしまうので、あとから目的のノウハウを見つけるのが面倒な点に注意しましょう。 オンラインストレージ オンラインストレージはファイル形式の情報を保存できるツールを指します。 たとえば、ノウハウをWordなどのファイルにまとめて、ツール上に保存するという使い方です。ファイルの持ち出し制限や閲覧履歴の記録も取れるので、情報漏えいや不正アクセスへも対処できます。 以上のように、オンラインストレージは比較的強固なセキュリティ機能があります。一方、目的のファイルを探し出すのが面倒なので、運用方法も整備しなければ次第に使われなくなる可能性がある点に注意しましょう。 ナレッジ管理ツール ナレッジ管理ツールは、ノウハウや業務の知識を管理できる専用ツールを指します。 ノウハウや業務に役立つ知識、事例は、社内ナレッジとして共有しなければ業務品質の均一化につながりません。しかし、WordやExcelでまとめるとどのファイルに目的の情報が記録されているかが分からず、あとから振り返りにくくなってしまうのです。 そこで、「ナレカン」のようなナレッジ管理専用のツールを使うと、ノウハウをはじめとした情報を整理しやすいうえ、検索機能やタグで簡単に目的の情報を見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理によるメリットまとめ これまで、ノウハウを蓄積・管理するメリットや方法、ツールの選定ポイントを中心にご紹介しました。 ノウハウを蓄積・共有すれば、一から教育する手間を省けるうえに、教育係によって社員のスキルがばらつく事態も防げます。つまり、蓄積されたノウハウを活用することで、製品やサービスの質が高まれば、最終的に「自社のブランドの向上」につながるのです。 そして、ノウハウを簡単かつ効率的に蓄積するには、ノウハウを一元管理しながら簡単に情報を探し出せる「ITツール」が不可欠です。ただし、ツールを選ぶときには、チーム全体のITリテラシーを考慮して「誰でもストレスなく使えるか」が必須条件となります。 結論、社内メンバーのノウハウを一元管理して超高精度検索できるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入し、ノウハウを蓄積しやすい環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務の属人化を防いだり、引き継ぎをスムーズにしたりするうえでマニュアルは必須です。マニュアルの作成においては「テンプレート」を活用すると、作成時間を大幅に減らせるうえ見やすいフォーマットで統一できます。 しかし、「マニュアルを作成するにあたって、自社に合うテンプレートが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務マニュアルにおすすめの無料テンプレート7選を中心に紹介します。 テンプレートを活用してマニュアル作成にかかる時間を短縮したい WordやExcelよりも簡単にマニュアルを探し出す方法が知りたい マニュアルの作成から管理まで一元化したい という方はこの記事を参考にすると、マニュアルを簡単に作れるだけでなく、作成後の運用もスムーズに進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 テンプレートでマニュアルを作成する3つのメリット2 テンプレートでマニュアルを作成する2つのデメリット3 無料｜Word・Excel・パワポの業務マニュアルテンプレート7選3.1 【Word】Microsoftの引き継ぎ書テンプレート3.2 【Word】短期間の作業引き継ぎ書のテンプレート3.3 【Word】取扱説明書としても使えるテンプレート3.4 【Excel】シンプルな業務マニュアルのテンプレート3.5 【Excel】作業手順を細かく記載できるテンプレート3.6 【Excel】作業の変更も記載できる作業手順書のテンプレート3.7 【PowerPoint】操作マニュアルの作成に役立つテンプレート4 【注意】Word・Excel・パワポでマニュアルを管理する問題点5 【必見】誰でも簡単に業務マニュアルを管理・共有する方法5.1 マニュアルに関するあらゆる負担を軽減するツール「ナレカン」5.2 業務マニュアルの作成例6 【基本編】見やすい業務マニュアルの作成手順6.1 （1）要点を整理する6.2 （2）スケジュールを設定する6.3 （3）構成を決める6.4 （4）評価・改善を行う7 【応用編】読まれる業務マニュアルの作成ポイント5選7.1 （1）読み手の目線になる7.2 （2）写真や動画を使う7.3 （3）5W1Hを意識する7.4 （4）重要箇所を分かりやすくする7.5 （5）ITツールで管理する8 マニュアル作成に役立つテンプレートまとめ テンプレートでマニュアルを作成する3つのメリット テンプレートでマニュアルを作成すると、以下3つのメリットが得られます。 （1）デザインを統一できる テンプレートを使うと「作成者によって構成やデザインが異なり、クオリティに差が出る」事態を防げます。また、デザインが統一されていれば読み手側も理解しやすいので、結果としてマニュアルが活用されやすくなる点もメリットです。 （2）項目の抜け漏れを防げる マニュアルに記載すべき項目に抜け漏れがあると「作業が滞る」「重大な作業ミスにつながる」恐れがあります。そこで、テンプレートを使って、あらかじめ項目を指定しておけば、記載漏れを確実に防げるのです。 （3）作成時間が短縮される マニュアルの体裁を手作業で整えていると、マニュアルの内容を記載する前の準備段階で時間がかかってしまいます。一方、テンプレートを使えば都度体裁を考える時間が不要になり、短時間で完成できます。 マニュアルは業務を円滑に進めるためのものですが、不必要に作成時間をかけてしまうとほかの業務時間を圧迫してしまいます。したがって、マニュアルの基本的な形式はテンプレートを使って作り、作業時間を短縮しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ テンプレートでマニュアルを作成する2つのデメリット テンプレートを使用したマニュアルの作成には、以下のようなデメリットもあります。 （1）フォーマットの作成に時間がかかる フォーマットの作成段階では、事前に担当者にヒアリングをして、現場の人が見やすいマニュアルを把握しなければなりません。また、完成後にも試作してフィードバックをもらう時間が必要となり、製作にはある程度の時間がかかります。 （2）情報を詰め込み過ぎてしまう テンプレートに沿っているからといって、情報を詰め込み過ぎてしまうと、知りたい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。そのため、業務内容を細分化し、各手順に合ったテンプレートでマニュアルを作成しましょう。 このようなデメリットもありますが、テンプレートがあれば業務効率を高められます。 また、マニュアル作成には、ExcelやWordで使えるテンプレートが活用されるケースが多いです。しかし、昨今では、登録したテンプレートをワンクリックで呼びおこせる「ナレカン」のようなITツールがトレンドになっているので、押さえておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料｜Word・Excel・パワポの業務マニュアルテンプレート7選 以下では、マニュアルの作成に便利な無料のテンプレート7つとサイトを紹介します。いずれのフォーマット（ひな形）もマニュアルづくりの負担を減らせるので必見です。 【Word】Microsoftの引き継ぎ書テンプレート こちらは、Microsoftが提供する業務引き継ぎ書のテンプレートです。 フォーマットに沿って記入するだけで、必要な情報を簡単にまとめられます。また、細かく色分けされているほか、画像を添付する欄も設けられているので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作れるのです。 Microsoftの「引き継ぎ書テンプレート」はこちら 【Word】短期間の作業引き継ぎ書のテンプレート こちらは、短期間の作業引き継ぎ書のテンプレートです。 作業の引き継ぎ期間を記入する欄があり、一定期間別のメンバーに引き継ぐ際に使えます。ただし、作業内容を細かく記載するスペースはないので、マニュアルとしては情報が不足する恐れがある点に注意が必要です。 フリーテンプレートの「短期間の作業引き継ぎ書のテンプレート」はこちら 【Word】取扱説明書としても使えるテンプレート こちらは、取扱説明書としても使えるテンプレートです。 右側に操作方法を、左側には実際の写真を添付することが可能で、機器の取り扱い方法を説明する際に役立ちます。説明文の横に画像を貼れるため、ページを行き来する必要がありません。 フリーテンプレートの「取扱説明書としても使えるテンプレート」はこちら 【Excel】シンプルな業務マニュアルのテンプレート こちらは、シンプルな業務マニュアルのテンプレートです。 文字の大きさや色を区別したり、字下げを使ったりして業務内容を見やすく、階層的にまとめられます。また、自由にページを差し替えできるので、業務内容に大幅な変更があった場合でも、簡単にマニュアルを修正できるのです。 ［文書］テンプレートの「シンプルな業務マニュアルのテンプレート」はこちら 【Excel】作業手順を細かく記載できるテンプレート こちらは、作業手順を細かく記載できるテンプレートです。 作業内容とポイントを、手順ごとに細かくまとめられます。また、捺印枠が設けられているので、上司への提出が必要なシーンで便利です。 登録不要のフリーテンプレートの「作業手順を細かく記載できるテンプレート」はこちら 【Excel】作業の変更も記載できる作業手順書のテンプレート こちらは、作業の変更も記載できる作業手順書/マニュアルのテンプレートです。 作業内容に加え、作業の変更点や改訂日の記入欄があるので、マニュアルを一から作り直す手間を省けます。また、記入項目は自由に追加可能なので、自社の用途に合わせてテンプレートをカスタマイズできます。 業務用テンプレートの「作業の変更も記載できる作業手順書のテンプレート」はこちら 【PowerPoint】操作マニュアルの作成に役立つテンプレート こちらは、操作マニュアルの作成に役立つテンプレートです。 画像とテキストを並列して記載できるので、操作の手順をステップ別に示したい場合に役立ちます。また、テンプレートには複数のレイアウト案があり、「1つの内容について詳細に示したい」「操作の流れを一目で把握したい」といったニーズにも対応可能です。 素材工房の「操作マニュアルの作成に役立つテンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Word・Excel・パワポでマニュアルを管理する問題点 WordやExcel、PowerPointは手軽に利用できる反面、マニュアルの共有や修正がしづらい点に問題があります。 Wordなどで作成したマニュアルは、メールやチャットなどの連絡ツールを用いて共有する必要があります。しかし、ほかのメールやメッセージにファイルが埋もれる可能性が高く、確認したいときに見つからない恐れがあるのです。 また、Wordをはじめとするファイル形式のマニュアルは、管理が煩雑になりやすく、必要な情報がすぐに見つかりません。そのため、業務を円滑に進めるために、マニュアルをスムーズに運用できる仕組みを整えましょう。 たとえば、対象のマニュアルがすぐに共有・管理できて、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」のようなITツールがあると便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】誰でも簡単に業務マニュアルを管理・共有する方法 ここでは、誰でも簡単にマニュアルを管理・共有できるツールをご紹介します。 マニュアル作成にテンプレートを使用すれば、作成にかかる時間や手間を大幅に減少させられます。しかし、ExcelやWordで作成したマニュアルは、都度ファイルを開く必要があり、すぐに該当の情報を見つけられないというデメリットがあります。 加えて、マニュアルを最適化していくには、状況に応じた情報の更新が求められるため、ファイルのように情報を見つけられない状態ではそのうち形骸化していきます。そのため、情報へのアクセス性に優れた”ITツール”を使って、マニュアルを作成すべきです。 結論、自社のマニュアル管理に必要なツールは、充実した検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストの他に画像や動画も添付できるため、見やすいマニュアルを作成できます。また、超高精度の「キーワード検索」を使えば、必要な情報に即アクセスできるため、マニュアルが見つからないというストレスを軽減できます。 マニュアルに関するあらゆる負担を軽減するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 業務マニュアルの作成例 こちらは、実際に「ナレカン」を使用して、作成したマニュアルの見本です。 フォルダ機能 ナレカンでは、部署や業務内容ごとにフォルダで分けて整理できます。さらに、フォルダはカテゴリごとに階層を分けられるので、情報が混ざる心配もありません。（ただし、情報を整理するうえでは、3階層までに納めるのがおすすめです。） 目次機能 マニュアルの作成に欠かせない目次機能は、少ない操作で簡単に作成できるため、ITに詳しくない方でも安心です。 ファイル添付機能 ナレカンは、テキストのほかにも画像や動画、ファイルなどを添付できます。また、「ファイル内検索」もできるため、必要な情報にすぐにたどり着けるのです。 このように、ナレカンにはマニュアル作成に必要な機能が多く備わっています。さらに、ナレカンは操作が簡単なので、複雑な他社ツールよりもマニュアルを管理・更新していくのに負担がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【基本編】見やすい業務マニュアルの作成手順 ここでは、見やすい業務マニュアルの作成手順を紹介します。業務マニュアルを作成する際は、以下の手順に沿って進めましょう。 （1）要点を整理する まず最初に、業務マニュアルの要点を整理しましょう。 要点が整理されていなければ、マニュアルに記載する内容が定まらず、書き出すまでに時間がかかってしまいます。また、あらかじめ要点をまとめておかないと、必要な情報を記載し忘れるトラブルにも繋がりかねません。 そのため、一番最初に要点を整理しておく必要があるのです。マニュアルを作成することになった背景や、誰に向けて作成するのかを参考に、マニュアル内に含めるべき情報を抽出しておきましょう。 （2）スケジュールを設定する 次に、業務マニュアルの作成スケジュールを設定しましょう。 スケジュールを設定せずにマニュアルの作成を開始してしまうと、「いつまでに完成させるのか」が不透明なので、他の業務との兼ね合いから先延ばしになってしまう可能性があります。結果、「いつまでたっても完成しない」という事態に陥るのです。 そのため、完了期日を明確に定めてから、逆算して作成計画を立てましょう。なお、マニュアル作成では現場メンバーへのヒアリングが効果的なため、日程調整に困らないように余裕を持ったスケジュールを設定しましょう。 （3）構成を決める 続いて、業務マニュアルの構成を決めましょう。 読み手にとって読みやすいマニュアルを作成する上で、全体の構成は非常に重要です。適切に順序立てた構成でなければ業務の流れが分かりにくくなるので、読み手の誤解を招く事態になりかねません。 全体の構成を決めるときは「前後の内容に飛躍がないか」「時系列に沿った記載になっているか」を意識しましょう。論理的な順序で記載することで、読み手の理解をうながすことができます。 （4）評価・改善を行う 最後に、実際にマニュアルを読んだ人に評価をしてもらい、それをもとに必要に応じて改善を行いましょう。 マニュアル作成者と現場でマニュアルを使うメンバーが異なる場合、現場の運用に即したマニュアルになっていない場合があります。実際にマニュアルを利用した人から「使いづらい」との意見があった場合は、当該箇所を聞き出し、早急に修正しましょう。 また、マニュアルを運用するうえで「本当に使われているマニュアルはどれなのか」確かめたい場合は、「ナレカン」のように利用状況をレポート化できるツールの活用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【応用編】読まれる業務マニュアルの作成ポイント5選 テンプレートを使えばマニュアルの作成負担を減らせますが、内容が分かりづらいと次第に読まれなくなってしまいます。そのため、「従業員に活用されるマニュアル」にするためにも、以下の5点を必ず押さえましょう。 （1）読み手の目線になる マニュアル作成の基本として、読み手の目線になることが大切です。 たとえば、新人社員が使うマニュアルに専門用語を多用すると理解するのに時間がかかります。ほかにも、マニュアルにベテラン向けの細かな説明を載せすぎると「無駄な部分が多い」とみなされ、読まれなくなる恐れがあります。 したがって、読み手は誰になるのかを踏まえて、ストレスなく読めるマニュアルを作りましょう。 （2）写真や動画を使う マニュアルにはテキストだけでなく、写真や画像を使うのも有効です。 テキストだけのマニュアルは、具体的な作業をイメージしづらく、読むモチベーションも下がっていきます。そこで、写真や画像を使えば視覚的に見やすくなり、メリハリを持って読み進められるのです。 とくに、機械をはじめとした操作が決まっている業務マニュアルにはテキストだけでなく、写真・画像も残しましょう。 （3）5W1Hを意識する マニュアルには5W1Hの意識も欠かせません。具体的には以下の6つが必要です。 When：「いつ使われるのか」 Where：「どこで使われるのか」 Who：「誰が使うのか」 What：「何を載せるべきか」 Why：「なぜ必要なのか」 How：「どのように使われるのか」 以上のポイントを載せれば、読み手は作業を具体的にイメージできるので、業務をスムーズに進められます。 （4）重要箇所を分かりやすくする マニュアルを見やすくするために、重要箇所を分かりやすくしましょう。 上図（左）のように、文字のフォントやサイズがすべて同じでは、重要な情報を見逃してしまう恐れがあります。そこで、重要なポイントを太字・赤字にして強調すれば、注意すべき箇所が明確になるのです。 ただし、強調表示を使いすぎると、重要な箇所がかえって分かりづらくなります。したがって、「各項目につき1か所のみ強調する」など適度に活用しましょう。 （5）ITツールで管理する マニュアルづくりの手間をなくすには、ITツールの活用が不可欠です。 紙マニュアルでは、印刷の手間がかかったり共有に時間を取られたりと非効率です。また、WordやExcelはマニュアルを確認する度にファイルを開かなければならないうえ、スマホやタブレットからは使いづらいので、外出が多い業務には不向きです。 そこで、「ITツール」を活用すれば、紙やWord・Excelのデメリットを解消できます。また、検索機能を使えば、必要なマニュアルへすぐにアクセスできるため、欲しい情報がすぐに見つかるのです。 ただし、多機能なツールだと従業員が使いこなせないので注意しましょう。たとえば、マニュアル作成に必要な機能に過不足ない「ナレカン」を使うと、ITに慣れていない従業員でも簡単にマニュアルを作成・共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成に役立つテンプレートまとめ ここまで、業務マニュアルに使える無料テンプレートや作成ポイントを紹介しました。 テンプレートを使えば、マニュアル作成の負担を軽減できるほか、見やすいデザインで統一できます。ただし、マニュアルは作って終わりではなく、適切に共有・管理しなければ「活用されるマニュアル」になりません。 また、マニュアルだけでなく仕事のノウハウといった「ナレッジ」も社員に共有されなければ、全員の業務品質が均一化されません。そこで、「ナレッジ管理ツール」に情報を集約すれば、情報をあちこち探す手間が省けて目的の情報が探しやすくなります。 したがって、誰でも簡単に社内のマニュアルを管理できるツール「ナレカン」が最適です。ナレカンには「キーワード検索」のほか、上司に質問するように検索できる「自然言語検索」で、新人でもすぐに目的の情報を見つけられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルをはじめとした業務の情報を効果的に共有できる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

日々の業務を通して個人や組織にはノウハウが蓄積されますが、活用されなければ業務効率化や生産性の向上は実現しません。したがって、ノウハウの適切な共有が必要です。 しかし、ノウハウを共有する重要性を把握してはいるものの「社内のノウハウを共有する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ノウハウ共有・管理のメリットや正しい共有方法を中心にご紹介します。 属人化しているノウハウを社内に共有したい ノウハウを簡単に管理できる方法が知りたい 社内のノウハウを活用して業務効率化を図りたい という方はこの記事を参考にすると、効果的なノウハウ管理をベースとして、社員一人ひとりのスキルを効率的に高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ノウハウ共有とは2 ノウハウを共有するメリットとは2.1 必要なノウハウをすぐに得られる状態になる2.2 業務の標準化ができる2.3 ミスが起こりにくくなる3 社内でノウハウを共有する方法3.1 目的を定めて共有する内容を明確にする3.2 ノウハウを共有する手法を決める3.3 蓄積と活用のPDCAサイクルを回す4 社内のノウハウ共有・管理におすすめのツール4.1 共有されたノウハウを最も簡単に共有できるツール「ナレカン」5 ノウハウ共有を成功させるポイント3選5.1 なぜ行うべきかを周知する5.2 共有の活性化を促す施策を打つ5.3 共有方法をマニュアル化する6 ノウハウ共有ツールを使うメリット6.1 社内のノウハウが蓄積される6.2 業務効率化に繋がる6.3 秘匿性の高い情報を正しく管理できる7 効果的なノウハウ共有・管理方法のまとめ ノウハウ共有とは ノウハウ共有とは、業務で得た知識や技術を指す「ノウハウ」を、社員で共有することです。たとえば、自社製品を売る際の効果的な営業方法や、自社独自の商品製造技術などを、会社や組織全体で共有することを言います。 ノウハウ共有ができていない場合、ある特定の社員しか知識をもっていないため、そのほかの社員は業務に対応できなかったり業務を効率的に進められなかったりする恐れがあります。 そのため、ノウハウを社内全体で共有して、知識を業務に活かすことが重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウを共有するメリットとは ここからは、ノウハウを共有するメリットをご紹介します。以下の内容を把握しておけば、自社でノウハウ共有が進んだ際の効果を想定しながら、導入へ向けた取り組みができます。 必要なノウハウをすぐに得られる状態になる 社内でノウハウが共有されると、業務の進め方や効率的な方法といった情報がすぐに得られるようになり、業務を停滞させることなく作業を進められます。 たとえば、作業中に不明点があった場合、ノウハウが共有されない環境ではほかの社員に質問したり調べたりする必要があります。 一方、ノウハウがすぐに閲覧できれば、問題を自己解決できるようになるのでスムーズに業務を遂行できるのです。 業務の標準化ができる 業務の標準化ができることも、ノウハウ共有によって得られる効果のひとつです。 たとえば、チーム内で知識量に差がある場合には、特定の社員に業務負担が偏ってしまい業務効率が低下する恐れがあります。そこで、ノウハウの共有をすれば、経験豊富な社員が持つ知識をチーム全体で活かせるので、業務の標準化につながるのです。 また、蓄積されたノウハウを新人教育に活用すれば、教育にかかる時間的コストを削減しながら効率よく教育ができます。 ミスが起こりにくくなる ノウハウ共有を進めると、ミスが起こりにくくなる効果もあります。 社内で共有されるノウハウには、ミスを防ぐものもあります。たとえば、特定の業務においてミスが発生しやすい部分と防止のための対策をノウハウとして共有すると、同じ箇所でミスが起こりづらくなります。 ただし、ノウハウに記載された情報と実際の業務に乖離が生じないように、ノウハウの情報は定期的に更新しなくてはなりません。実際の業務との乖離がある場合、社員がノウハウを確認しなくなる可能性があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でノウハウを共有する方法 ここからは、ノウハウを効果的に管理して活用するための方法をご紹介します。以下の内容を把握しておけば、蓄積したノウハウを最大限に活用できます。 目的を定めて共有する内容を明確にする まずは、何を目的にノウハウを共有するか明確にします。 たとえば、「業務効率化」や「顧客満足度の向上」など、ノウハウによって実現したい内容を部署や組織単位で設定しましょう。 目的を設定したうえでノウハウを共有すれば、関係のないノウハウが蓄積されてしまう事態も防げます。 ノウハウを共有する手法を決める 次に、ノウハウを共有する手法を決定しましょう。 ノウハウ共有には、主に「ドキュメントでまとめて共有する方法」と「ツールを使って共有する方法」の2種類があります。 「ドキュメントでまとめて共有する」場合には、WordやGoogleドキュメントなどを使ってノウハウをまとめ、その後メールやチャットツールで共有する必要があります。 そのため、ノウハウのまとめから共有まで一気通貫して進められる「ノウハウ共有ツール」を使って共有する方法がおすすめです。 蓄積と活用のPDCAサイクルを回す 目標と手法の決定後は、PDCAサイクル（計画→実行→評価→改善）を回し続けましょう。 PDCAサイクルを回し続ければ、新たなノウハウが蓄積され、活用される好循環が生まれます。また、常に情報がブラッシュアップされるため、現在の業務において最も有効なノウハウが蓄積されていくのです。 このように、PDCAサイクルの中でノウハウの蓄積と活用を行えば、業務効率の向上などの効果を最大限に得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のノウハウ共有・管理におすすめのツール 以下では、社内のノウハウ共有・管理におすすめのツールをご紹介します。 社内のノウハウを共有する方法が分からない場合には、ノウハウを簡単に共有できるITツールの導入がおすすめです。Wordなどのドキュメントツールを使った場合、社員に共有する際にメールやチャットツールで送る手間がかかってしまいます。 そこで、「簡単に社内の情報共有ができるITツール」を利用するとノウハウのまとめ・共有が一か所で完結します。ただし、操作が複雑なツールでは社員が使いづらさを感じて利用しなくなる可能性があるため、誰でも使いこなせるツールを選ぶべきです。 結論、社内のノウハウ共有には、誰でも簡単にノウハウを共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にノウハウを残せば、リアルタイムで任意のメンバーに簡単に共有できます。また、「メール転送機能」で顧客対応した記録をナレカンに残すことも可能なので、気軽なノウハウ蓄積が実現します。 共有されたノウハウを最も簡単に共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有を成功させるポイント3選 ここからは、業務のノウハウ共有を成功させるための3つのポイントを解説します。 ノウハウを展開させたいと考えているものの社内で定着していない場合、以下のポイントを押さえて取り組むと成功する確率が高まります。 なぜ行うべきかを周知する まずは、なぜノウハウ共有を行うべきなのかを周知しましょう。 ノウハウ共有の重要性を理解していないままでは、社員の自発的な共有は見込めません。また、競争意識の強い企業であれば「同じ会社の社員であっても、ノウハウを共有したくない」と考える社員がいる可能性があります。 したがって、ノウハウ共有の持つメリットを社内に周知し、組織内で目的意識を統一させる必要があります。 たとえば、定期的にミーティングで周知したり、ノウハウ共有の重要性について社内報などで伝えたりするなど、自社に合った方法を利用して社内理解を得ましょう。 共有の活性化を促す施策を打つ ノウハウ共有を成功させるには、共有の活性化を促す施策を打つことも効果的です。 組織での認識は統一できているがノウハウ共有が活性化しない場合、自分の経験や知恵をノウハウとして記載する手間を面倒に感じる社員が一定数いる可能性があります。 そのため、ノウハウ共有が活性化するような施策を打ち出し、自発的な行動を促す必要があるのです。たとえば、優秀なノウハウにはインセンティブを与えたり、ノウハウ共有の機会を朝礼に盛り込んだりする施策が有効です。 共有方法をマニュアル化する 共有の手順や方法をマニュアル化するのも、ノウハウ共有を成功させるポイントです。 ノウハウ共有はトップ層だけが行うものではなく、全社で取り組むべきものです。そのため、現場の社員であっても確実に共有や活用の方法を理解し使いこなせる状況にしなくてはなりません。 したがって、共有や活用の手順は明確にマニュアル化し、マニュアルを元に運用する必要があります。マニュアルがあれば「ツールの操作方法がわからないからノウハウの蓄積ができない」といった事態を防げるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有ツールを使うメリット ここからは、ツールの導入による3つのメリットをご紹介します。以下の内容を把握せずにツールを導入すると、効果が見えづらくなるため最大限にツールを活用することが難しくなります。 社内のノウハウが蓄積される ツールを使うことで、個人が持つノウハウの蓄積が可能になります。 メモ書きや口頭でのノウハウ共有は、今までに共有された情報を蓄積することが難しく、上手く情報を活用できなかったり、特定の社員の離職とともにノウハウが消失したりする恐れがあります。 一方、ツールを使えば、属人化しがちなノウハウも一箇所に蓄積することができるため、知りたい情報をいつでも確認して活用できるようになります。また、離職した社員のノウハウが消失することもないので、過去のノウハウを振り返って活用することもできます。 業務効率化に繋がる ノウハウ共有ツールの導入により、業務効率化を実現できます。 たとえば、組み立て作業のような「同じ作業工程を繰り返す業務」にマニュアルを作成して共有しておけば、誰でも同じ作業時間・クオリティで作業できるのです。 また、ノウハウがツールによって共有されるので、引き継ぎや教育にかかる時間的コストを削減できます。そのため、自社内の業務フローが確立していない、教育コストに時間が取られすぎてしまい他業務に支障が出ている場合、ツールの導入による改善は必須です。 秘匿性の高い情報を正しく管理できる ノウハウ共有ツールの多くはセキュリティ対策がとられているため、秘匿性が高いノウハウも正しく管理できます。 たとえば、閲覧・編集権限のほか2段階認証やシングルサインオン、特定のIPアドレスの制限など、ツールによって利用できるセキュリティ機能はさまざまです。導入の際は自社の規模や使用範囲、目的と併せてツールを検討する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 効果的なノウハウ共有・管理方法のまとめ これまで、効果的なノウハウの共有・管理方法をご紹介しました。 ノウハウを正しく管理し活用するには、目標を明確にしたり蓄積と活用のPDCAサイクルを回したりすることが重要です。また、ドキュメントでノウハウを管理する方法もありますが、共有に都度手間がかかるといったデメリットは無視できません。 一方、ITツールを利用してノウハウを共有・管理すれば、スムーズに社内に共有ができるうえ、アクセス性も高まります。しかし、多機能なツールではITに詳しくない社員が使いこなせないのでシンプルなツールが最適です。 結論、社内のノウハウ共有には、直感的な操作で誰でも簡単にノウハウ共有・管理ができるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で効率的なノウハウ共有・管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ドキュメント管理は、仕事の基盤となる重要な要素のひとつです。適切なドキュメント管理ができなければ、あらゆる社内情報を上手く活用できず、機会損失を招きかねません。 そのため、昨今では、社内に分散するドキュメント（情報）を一元管理できる「ドキュメント管理ツール」を導入する企業が増えているのです。しかし、「結局、どのツールを導入すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7を中心にご紹介します。 書類やファイルの管理が煩雑化して困っている おすすめのドキュメント管理ツールをランキング形式で知りたい 自社に適切なドキュメント管理ツールを比較検討したい という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったドキュメント管理ツールが分かり、簡単・安全に文書を管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ドキュメント（書類・文書）管理ツールとは1.1 ドキュメント管理ツールの概要1.2 ドキュメント管理ツールの目的1.3 ドキュメント管理ツールのタイプ2 ドキュメント管理の3つの課題2.1 （1）業務効率が悪い2.2 （2）セキュリティ対策が不十分2.3 （3）社内におけるデータ共有が非効率3 ドキュメント管理ツールの5つの選定ポイント3.1 （1）検索がしやすいか3.2 （2）強固なセキュリティがあるか3.3 （3）文書をフォルダで分けられるか3.4 （4）コメント機能と紐づけられるか3.5 （5）誰でも簡単に使いこなせるか4 無料あり｜おすすめのドキュメント管理ツールランキングTOP74.1 1位【ナレカン】大企業の文書・書類管理を最適化するツール4.2 2位【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に文書管理できるツール4.3 3位【Evernote】個人利用におすすめのツール4.4 4位【Dropbox】管理者権限が豊富な文書管理システム4.5 5位【Notion】自由自在にデータ管理可能なツール4.6 6位【Qiita:Team】外部アプリとの連携が豊富なツール4.7 7位【DocBase】Markdown記法に対応するツール5 おすすめのドキュメント（書類・文書）管理ツールの比較表6 ドキュメント管理ツールのメリット7 ドキュメント管理ツールのデメリット8 簡単に使えるドキュメント（書類・文書）管理ツールまとめ ドキュメント（書類・文書）管理ツールとは 以下では、ドキュメント管理ツールの概要や必要性、タイプを解説します。ドキュメント管理ツールの特徴や必要性を確認して、具体的な運用イメージを持ちましょう。 ドキュメント管理ツールの概要 ドキュメント管理ツールとは、議事録や顧客カルテ、企画書などの社内文書を一元管理するツールです。 ドキュメント管理ツールがあれば、これまでキャビネットやサーバーで管理されていた社内文書をまとめて、時間や場所を問わずにアクセスできる仕組みをつくれます。 そのため、”管理する情報量が多い大企業”や”アナログでの管理が主流の非IT企業”でも、導入を検討するケースが増えているなど、現在注目されているツールなのです。 ドキュメント管理ツールの目的 ドキュメント管理ツールを導入する目的には、以下の5つがあります。 必要なタイミングで、欲しい文書にアクセスするため ドキュメントをメンバー間で共有しやすくするため 高いセキュリティで文書を保護するため 検索機能によって資料を探す手間を省くため ペーパーレス化で印刷や管理にかかる経費を削減するため 以上のように、「ドキュメント管理はしているが、社内で活用されていない」「目的の文書がどこに保存されているか分からない」などの課題を解消するのがドキュメント管理ツールです。 ドキュメント管理ツールのタイプ ドキュメント管理ツールは、大きく以下の3タイプに分けられます。 情報管理に特化したタイプ 「フォルダ機能」や「検索機能」など、ドキュメント管理ツールに必要な基本機能を過不足なく備えたタイプです。 ワークフロー機能があるタイプ 文書管理だけでなく、稟議を通したり申請作業をしたりする場合におすすめのタイプです。 無料で使えるタイプ 最低限の機能のみを使いたい場合や、コストをかけずに使い勝手を試したい場合におすすめのタイプです。 以上のように、ツールのタイプによって特徴や対象となる組織は異なるので「自社の課題解決に直結するか」を軸に選ぶことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理の3つの課題 適切な方法でドキュメント管理ができていなければ、以下3つの課題に直面する事態が懸念されます。そこで以下では、予想される課題とそれぞれの解消方法を、解説します。 （1）業務効率が悪い ドキュメント管理における1つ目の課題は、業務効率が悪い点です。 たとえば、Wordのようにファイル形式では、フォルダが増えて複雑になるので、目的のドキュメントがすぐに見つかりません。とくに、ビジネスマンは「何かしらの資料を1日約20分も探しており、年間で約80時間のロスが生じている」と言われるほど、作業の無駄が多いのです。 「探す」という行為は業務時間を圧迫するだけでなく、急いでいる場面で心理的なストレスにもなってしまいます。そのため、必要なタイミングですぐに目的の情報へアクセスできるツールが必須です。 参考：【書類整理】あなたのオフィス、書類山積みになっていませんか？” （2）セキュリティ対策が不十分 ドキュメント管理の2つ目の課題は、セキュリティ対策が不十分である点です。 紙のドキュメント管理はセキュリティリスクが大きく、紛失や盗難の危険があります。一方、ドキュメント管理ツールには2段階認証などのセキュリティが備わっている場合が多く、安全な環境で文書管理ができるのです。 ほかにも、任意のメンバーのみが閲覧できる「アクセス権限の付与」や、データを勝手にダウンロードされるのを防ぐ「ファイルダウンロードの禁止」もあれば、強固なセキュリティを保てます。 （3）社内におけるデータ共有が非効率 ドキュメント管理の3つ目の課題は、社内におけるデータ共有が非効率になる点です。 ドキュメントを個人で管理していると、社内で共有するたびにメールやチャットで送信する必要があり面倒です。また、メールやチャットで共有されたドキュメントは、ほかのメッセージで埋もれたり流れたりするので、あとからすぐに振り返れません。 そのため、大切なドキュメントを簡単に見つけられるように、振り返りのしやすい「ナレッジ」として蓄積する仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理ツールの5つの選定ポイント 以下では、ドキュメント管理ツールの選定ポイントを5つ解説します。「有名なツールだから」「大手企業も導入しているから」などの安直な理由でツールを選ぶと、自社の環境に合わない可能性があるので注意しましょう。 （1）検索がしやすいか はじめに、簡単に検索ができるかをチェックしましょう。 目的のドキュメントを探すには「検索機能」が必須ですが、コマンド（演算子）を組み合わせなければ、見つけられないツールもあります。このように使い方が複雑なドキュメント管理ツールは、業務の妨げとなり最終的には誰も使わなくなるのです。 しかし、簡易的な検索機能だけでは範囲が広すぎて検索にヒットしません。そのため、全文検索だけでなく「タイトル」「タグ」「フォルダ」などで絞り込めるかが重要なポイントです。 （2）強固なセキュリティがあるか 次に、大切なドキュメントを保護できるセキュリティが備わっているか確認しましょう。 たとえば、国際セキュリティ資格の「ISO27001（ISMS）」を取得している点は大前提になります。また、ログインにメールアドレスやパスワード以外の認証コードが必要な「2段階認証」も、第三者の不正アクセスを防止するのに効果的です。 また、ファイルに関しては「添付禁止」や「ダウンロード禁止」の機能があれば、一部メンバーの利用を制限したい場合に重宝します。このように、”不正アクセス防止”や”ファイル保護”の観点から、セキュリティ対策が十分なツールを選びましょう。 （3）文書をフォルダで分けられるか 次に、文書をフォルダで分けられるかを確認しましょう。 文書をフォルダ単位で分ければ「どのプロジェクトに紐づく文書か」が視覚的に分かりやすくなります。たとえば、「部署＞プロジェクト＞作業内容」というように階層を作成すれば、きれいに整理できるのです。 ただし、フォルダを増やしすぎて階層が複雑になると、かえって情報へのアクセス性が悪くなりかねません。そこで、フォルダの階層が適切な数になるように、専属担当者によるサポートが受けられるツールであれば、社内に最適な情報構造を構築できるのです。 （4）コメント機能と紐づけられるか 次に、ドキュメントとコメント機能を紐づけられるか確認しましょう。 基本的に、Wordファイルを共有するにはメールやチャットで送信しなければならず面倒です。さらに、メールやチャットで共有された大切なドキュメントは次々と流れてしまい、あとから見返すのに苦労します。 そのため、これからのドキュメント管理ツールは「ナレカン」のように、ドキュメントごとに「コメント」が紐づいているかが選定条件になります。わざわざ別ツールを仲介する必要がなくなり、ドキュメントが流れてしまう心配も不要です。 （5）誰でも簡単に使いこなせるか 最後に、「誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルか」をチェックしましょう。 IT企業向けに開発された多機能なドキュメント管理ツールは、ITに詳しくない社員が使いこなすのは難しく、最終的に社内に浸透せずに放置される事態になりかねません。そのため、必要な機能に過不足がないかを確認することが重要です。 たとえば、ドキュメント管理には「高度な検索機能」や「ドキュメントを分類するフォルダ」が必須になります。ただし、ツールを選ぶときは、必ず自社に必要な機能を見極めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜おすすめのドキュメント管理ツールランキングTOP7 以下では、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7をご紹介します。 ドキュメント管理ツールを選ぶときには、資料や文書のデータが管理しやすいことを重視して選びましょう。たとえば、あとから何度も使うマニュアルや議事録は、メールやチャットから送信すると流れてしまい、探す手間がかかります。 したがって、「必要な情報をすぐに探し出せるツール」を導入しましょう。とくに、超高精度な「検索機能」があれば、欲しい情報をすぐに見つけ出すことができ、探し出す手間や時間を省けます。 結論、導入すべきドキュメント管理ツールは、あらゆる文書を見やすく管理できるうえに、検索機能で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストや画像はもちろん、ドラッグ＆ドロップでファイルも簡単に保存できます。また、高精度の「キーワード検索」や上司に質問するように探せる「自然言語検索」ですぐに目的の書類を見つけられる点も強みです。 1位【ナレカン】大企業の文書・書類管理を最適化するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に文書管理できるツール 「Stock」は、2階層に分けてドキュメントの作成・管理ができる、中小企業向けのシンプルなツールです。 Stockの「ノート」にはあらゆる情報を書き残せるだけでなく、ノートに「タスク」「メッセージ」を紐づけられるのが特徴です。また、ノートに記載した内容は、編集履歴で差分を確認・復元できるので、過去のデータから変化が分かりやすいのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【Evernote】個人利用におすすめのツール ＜Evernoteの特徴＞ あらゆる情報を一か所に集められる テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報をノートにまとめられます。 マルチデバイスに対応している PC、タブレット、スマホといったマルチデバイスに対応しており、WindowsやMac、iPhone、Androidなどの端末も問わずに利用できます。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ Webクリップ機能 Web上のコンテンツをノートに直接保存できます。ドキュメントとともにWebページの情報を残せるだけでなく、保存したページにマーカーを引くことで、重要な情報をあとから振り返りやすくなるのです。 豊富なテンプレート プロジェクト管理表やToDoリストなど、豊富なテンプレートが備わっているので、ノートの設計に時間がかかりません。 ＜Evernoteの注意点＞ 情報公開設定がしやすい反面、情報漏えいのリスクがある ノート単位で公開/非公開を選べますが、公開に設定した場合、URLを知っていれば誰でもアクセスできるので十分に注意が必要です。 検索性が悪い ユーザーの口コミでは「よりインテリジェントな検索と検出機能を実装することにより、Evernote内で関連情報をより簡単に見つけられるようになると思います。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Evernoteの料金＞ 参考：Evernoteの料金ページ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月（月払い） PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い） EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月 Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【Dropbox】管理者権限が豊富な文書管理システム ＜Dropboxの特徴＞ すべてクラウド上に保存できる 端末に保存していたデータをすべてクラウド上に保存すれば、端末を紛失してもデータが消えたり、重要な情報が外部に漏れたりする心配がありません。 外部との共有が簡単 共有フォルダやリンクを簡単に作成できるので、外部への共有が簡単です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 署名の依頼 ドキュメントへの署名・署名の依頼を一括で管理できます。ステータス別で整理されるため、管理が煩雑になりづらいと言えます。 アクセス権の付与 「期限付きリンク」「ダウンロード権限」などの機能もあります。特定のメンバーだけが情報を取得できるように設定することで、情報漏えいの防止に役立ちます。 ＜Dropboxの注意点＞ 円滑なコミュニケーションはしづらい ファイルにコメントを残せる一方、チャットツールのようなスムーズなやりとりは困難です。 広告が出る ユーザーの口コミでは「利用するたびに有償利用を進められる広告が出ること。こちらとしては、業務優先のため動画を取り込みたいが、その項目に入って説明文を見ないと作業ができないため、時間の無駄を感じる。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金＞ 参考：Dropboxの料金ページ Basic（無料プラン）：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【Notion】自由自在にデータ管理可能なツール ＜Notionの特徴＞ 柔軟なカスタマイズ性 ページやワークスペースをカスタマイズするための各種機能が用意されているため、好みのページを簡単にデザインすることができます。 AI機能が使える AI機能で文書の構成を自動作成することが可能です。ただし、AI機能は通常プランに追加料金を支払う必要があります。 ＜Notionの機能・使用感＞ テンプレート機能 Notionテンプレートギャラリーには、多種多様なテンプレートが公開されています。ワークスペースに追加するだけで、簡単にテンプレートとして使い始められます。 サイドバー Notionの左側のサイドバーでは、ワークスペース内のコンテンツを簡単に整理できます。ページをドラッグ＆ドロップで並べ替えることが可能です。 ＜Notionの注意点＞ 慣れるまでに時間が必要 ユーザーの口コミでは「慣れるまでに自分のチームがどういう機能を使うとうまくいくのかイメージが難しい。使いながら段々と型化していくことが求められると思う。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） 検索機能が不十分 ユーザーの口コミでは「大量のコンテンツの中から特定の情報を探すのが難しいことがある。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Notionの料金＞ 参考：Notionの料金ページ フリー：$0/ユーザー/月 プラス：$12/メンバー/月 ビジネス：$18/メンバー/月 エンタープライズ：要問合せ Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【Qiita:Team】外部アプリとの連携が豊富なツール ＜Qiita:Teamの特徴＞ ドキュメント作成専用のツール テンプレート機能を利用すれば、読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有できます。 外部ツールとの連携機能が豊富 SlackやChatworkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能を使って他のツールに通知を送ることもできます。 ＜Qiita:Teamの機能・使用感＞ タグ機能 タグを付与して、関連するキーワードのドキュメントをまとめることができます。ただし、付与するタグの種類をルール化しなければ、かえって管理が煩雑になってしまう点には注意しましょう。 投稿されたドキュメントにコメントできる リアクション機能やコメント機能が備わっているので「ドキュメントを通して議論やフィードバックをしたい」という方に便利です。 ＜Qiita:Teamの注意点＞ エンジニア向けの高機能ツール IT企業向けの機能が多く、ITに詳しい担当者がいない場合は使いこなせないケースもあります。 チームを削除するとデータを復元できない 一度チームを削除するとデータを復元できないので、誤削除に十分注意しましょう。（参考：Qiita:Team｜チームを削除した場合のデータの取り扱い） ＜Qiita:Teamの料金＞ 参考：Qiita:Teamの料金ページ Personal（1人）：500円/月 Micro（〜3人）：1,520円/月 Small（〜7人）：4,900円/月 Medium（〜10人）：7,050円/月 Large（〜17人）：15,300円/月 Extra（制限なし）：15,300円～/月 Qiita:Teamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【DocBase】Markdown記法に対応するツール ＜DocBaseの特徴＞ 同時編集機能に対応している 一つのメモを複数人で同時編集すれば、スピーディにドキュメントを作成できます。 高い安全性を持つセキュリティ 2段階認証のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。 ＜DocBaseの機能・使用感＞ Markdown記法 Markdownに対応しており、読みやすい記事が簡単に書けます。また、入力補助機能も備わっているため、Markdownに不慣れな人でも比較的入力しやすいです。 タグで文書を管理する フォルダの代わりに、カテゴリごとに「タグ」で文書をまとめられます。また、検索ではタグで絞り込めるので、慣れている方にとっては使いやすいと言えます。 ＜DocBaseの注意点＞ 中身検索できる添付ファイルに条件がある DocBaseでは添付ファイルの中身検索ができます。しかし、「1つのメモに対して、7〜8MBを超える添付ファイル」「コメント内にアップロードされた添付ファイル」は対象外なので注意しましょう。（参考：DocBase｜よくある質問） 検索機能の精度が低い ユーザーの口コミでは「ワード検索の精度が低いと感じる。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜DocBaseの料金＞ 参考：DocBaseの料金ページ スターター：990円/月 ベーシック：4,950円/月 レギュラー：9,900円/月 ビジネス100：21,450円/月 ビジネス200〜：43,450円～/月 DocBaseの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのドキュメント（書類・文書）管理ツールの比較表 以下は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Evernote Dropbox Paper 特徴 社内情報をナレッジとして蓄積できるツール バージョン管理が誰でも簡単にできるツール 個人利用におすすめのツール 管理者権限が豊富な文書管理システム フォルダ機能 【〇】 【〇】 【×】※「ノートブック」＞「ノート」で管理する 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 文書の漏えいに注意が必要 円滑なコミュニケーションは困難 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは1,100円～/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは1,500円～/月（月払い） 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら Notion Qiita:Team DocBase 特徴 自由自在にデータ管理可能なツール 外部アプリとの連携が豊富なツール Markdown記法に対応するツール フォルダ機能 【×】※「ページ」で管理する 【×】※「タグ」で管理する 【×】※「タグ」で管理する 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 慣れるまでに時間が必要 エンジニア向けの高機能ツール 一部の添付ファイルは中身検索できない 料金 ・無料プランあり ・有料プランは$12～/メンバー/月 ・無料プランなし ・有料プランは500円～/月 ・無料プランなし ・有料プランは990円～/月 公式サイト 「Notion」の詳細はこちら 「Qiita:Team」の詳細はこちら 「DocBase」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理ツールのメリット ドキュメント管理ツールを使うと、以下4つのメリットがあります。 必要な情報へすぐにアクセスできる キャビネットやUSBメモリ、社内サーバーから目的の情報を探し出すのは面倒です。一方、ドキュメント管理ツールはサクサクとアクセスできるうえに、検索機能も充実しているので、情報を探すストレスがありません。 常に最新のデータを共有できる ドキュメント管理ツールでは文書を更新した瞬間から、メンバーの画面にも反映されるので行き違いが起こりません。紙やWordで情報管理をしてしまうと、後で整理するのが大変です。 印刷コストが抑えられる マルチデバイス対応のドキュメント管理ツールを導入すれば、閲覧するために都度文書を印刷する必要がなくなります。 セキュリティを強化できる ドキュメント管理ツールには、アクセス権限設定やアクセスログを記録する機能などが備わっています。また、ファイルのダウンロード禁止機能を備えているツールであれば、不正な情報の持ち出しを防げます。 以上のように、ドキュメント管理ツールを使っている企業と、使用していない企業とでは、業務効率に大きな差が生まれることが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理ツールのデメリット ドキュメント管理ツールには4つのメリットがありますが、適切なツールを選ばなければ以下の2つのデメリットがあることも押さえましょう。 運用コストがかかる 無料プランがあるドキュメント管理ツールも多い一方、仕事で利用する場合には、機能やセキュリティが充実した”有料プラン”が最適です。ただし、IT企業向けの多機能なツールになるほど費用がかかる傾向があるため、必要な機能を見極めましょう。 使い方を教える必要がある ITに慣れていないメンバーがいれば、その分使い方などをレクチャーする時間がかかります。したがって、ドキュメント管理ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使いこなせるか」をチェックしましょう。 以上のように、ドキュメント管理ツールには2つのデメリットををクリアできるツールを選定すべきです。たとえば、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方であればすぐに使いこなせる「ナレカン」であれば、デメリットを一気に解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単に使えるドキュメント（書類・文書）管理ツールまとめ これまで、おすすめのドキュメント管理ツールや選定ポイントを中心にご紹介しました。 従来のドキュメント管理では、ドキュメントを「探す、守る、共有する」のプロセスがアナログなので、業務効率が悪かったり、セキュリティが不十分だったりする課題があります。そのため、あらゆる企業でドキュメント管理ツールが必要なのです。 とくに、ドキュメントの中から必要な情報を探す際には、多くの手間と時間がかかる恐れがあります。そこで、高精度の検索機能で、必要な情報をすぐに見つけ出せるツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきドキュメント管理ツールは、誰でも簡単に、必要な情報をすぐに見つけ出せる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入し、自社のドキュメント管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】クラウド型文書管理システム5選と選び方を紹介 文書を電子化するメリット・デメリットとは？管理方法も解説！