【具体例あり】見やすいマニュアルの作り方！分かりやすいレイアウトも紹介
分かりやすく見やすいマニュアルがあれば、新人教育や業務引き継ぎのときに、簡単にやり方を指導できます。また、手順が簡潔にまとめられていると、認識の齟齬から作業の遅れやミスが起こる心配もありません。
しかし、「見やすいマニュアルの作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、分かりやすく見やすいマニュアルの例や作り方を中心にご紹介します。
- 業務マニュアルを見やすく作成する方法を知りたい
- 見やすいマニュアルの具体例を参考にしたい
- 作成したマニュアルを適切に管理してすぐに確認できるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、見やすいマニュアルの作り方が分かり、社内にマニュアルを浸透させられます。
目次
見やすい業務マニュアル（手順書）の3つのポイント
見やすい業務マニュアルとは、以下3つのポイントが押さえられた、作業内容が簡潔にまとめられている資料を指します。
- レイアウトとデザインがシンプルである
- 情報の記載箇所が分かりやすい
- 視覚的な要素がある
適切な行間や文字間隔、マニュアルデザインがシンプルなことで、読みやすさが向上します。
「目次」や「見出し」などを使うことで、読み手は目的の情報がどこに記載されているか把握しやすくなります。
図やイラストなどを用いて手順や操作方法を説明することで、テキストだけでは伝わりにくい情報の理解を促します。
一方、目的の情報を探すのに時間がかかったり、視覚的な情報がなかったりするマニュアルは、読みづらいため活用されなくなります。したがって、読者の立場に立ち「分かりやすさ」や「見やすさ」を最優先にしてマニュアルをつくりましょう。
レイアウト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方
ここでは、分かりやすく見やすいマニュアルをつくるときに”レイアウト”で意識すべきポイントを解説します。以下はポイントをもとに作成した見やすいマニュアルの例です。
以下で紹介する作成のポイントを網羅して、上記画像のように見やすいマニュアルをつくりましょう。
（1）適切なデザインフォーマットを選ぶ
はじめに、マニュアルの目的に合ったフォーマットを選びます。
マニュアルの作成前には、記載すべき項目を洗い出したうえで、目的に合ったフォーマットを選びましょう。たとえば、”危険物の取り扱い”に関するマニュアルをつくるときは、安全性を確認するチェックリストが必要です。
また、フォーマットを使えばあらかじめ基本的な構造やレイアウトが設定されているため、一から構成を考える必要が無く、簡単にマニュアルをつくれます。したがって、目的を明確にしたうえで適切なデザインフォーマットを選びましょう。
（2）目次を充実させる
次に、フォーマットが確定したら、目次を充実させましょう。
マニュアルの目次が充実していれば、作業の全体像を一目で把握でき、必要な情報をすぐに見つけられます。そのため、「項目を見つけるのに時間がかかり作業が遅れてしまう」事態を未然に防げるのです。
ただし、マニュアルに重要なのは本文なので、目次づくりに時間を割くことは得策ではありません。そこで、誰でも簡単にマニュアルを作成できる「ナレカン」の「番号付きリスト」や「ハイパーリンク」を使うと、すぐに見やすい目次をつくれるのです。
下記は、ナレカンを用いたマニュアル目次のイメージです。
たとえば、番号付きリストを使うと、改行するだけで自動的に目次をつけられます。また、ハイパーリンク（テキストにリンク先を挿入したもの）を設定すると、ワンクリックで該当ページへ飛べるので、詳細を確認するのにも便利です。
（3）細部まで工夫する
フォーマットと目次はもちろん、マニュアルの細部を工夫することも必要です。したがって、以下のポイントを押さえましょう。
- 関連項目はまとめる
- 要素ごとに余白を残す
- 文字列の背景色を変える
関連項目をまとめて載せることで読みやすいマニュアルに仕上がります。たとえば、関連する文章と図を近くに配置すると、読者が情報を簡単に見つけられるのです。
余白を意図的につくることで、見やすいマニュアルになります。そのため、一通り書き終えたら、文字や画像の間隔が詰まっていないか確認が必要です。
重要なページは背景色を変えると読みやすくなります。ただし、色を使いすぎるとかえって見づらくなるので、多くとも3色程度に留めるべきです。
上記の工夫をすることで、分かりやすく見やすいマニュアルをつくれます。
（4）Zの法則を意識する
最後に、読みやすいマニュアルをつくるために「Zの法則」を意識すべきです。
Zの法則とは「左から右、上から下へとZの流れで文章を読むこと」であり、横書きの文章を読むときの習慣と言われています。したがって、下記のようにZ型に文章を構成すれば、自然と見やすい資料になるのです。
このように、読み手の視線を考慮して、誰でも読みやすいマニュアルをつくりましょう。
テキスト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方
ここでは、分かりやすく見やすいマニュアルをつくるときに”テキスト”で意識すべきポイントを解説します。以下のポイントを参考にすると、下記の例のように重要な箇所が分かりやすいマニュアルをつくれます。
説明のテキストは従業員の理解度に直結する重要な要素のため、以下のポイントを必ず取り入れましょう。
（1）フォントを絞る
フォントを設定するときは、読みやすいものを選んで統一しましょう。
テキストのフォントが統一されていないマニュアルは読みづらいです。したがって、「ゴシック体のみを使う」などのルールを設けてフォントの種類を絞ります。
また、重要な箇所に使う色も統一すべきです。たとえば、強調色は赤に限定するなど、メリハリのあるテキストが求められます。
（2）見出しを設定する
マニュアルは「大見出し＞中見出し＞小見出し＞内容」の順で階層化します。
各階層の見出しは、大きさを変えたり字下げをしたりすることで区別できます。また、見出しは「どのような作業か」が一目で分かるように、文字を詰め込みすぎず簡潔にまとめるべきです。
さらに、説明文をただ長文にするのではなく、具体性のあるものにします。たとえば、「〇〇ボタンを3秒押す」のように、行動に落とし込んで説明することで、従業員が作業のイメージを描きやすくなるのです。
（3）表現や専門用語に注意する
マニュアルをつくるときは読み手に合った表現や専門用語を使うことが重要です。
たとえば、新人向けのマニュアルに専門用語が多用されていると、読むのに時間がかかり知識が定着しない要因となります。一方、経験豊富な従業員向けのマニュアルに注釈が多いと、無駄な情報ばかりで活用されづらくなるのです。
また、曖昧な表現や冗長な表現は誤解を生むので、結果としてマニュアルを修正する手間がかかります。このようなトラブルを避けるためにも、読み手に合わせた情報を載せることが必須です。
応用編｜さらに分かりやすく見やすいマニュアルを作成するコツ
ここでは、さらに分かりやすく見やすいマニュアルをつくるコツを紹介します。マニュアルの視認性を高めるためにも、以下の点を把握しましょう。
（1）ExcelやWordのテンプレートを活用する
ExcelやWordのテンプレートを活用すると、効率よく体裁の整ったマニュアルを作成できます。
ExcelやWordには、無料で利用できる豊富なテンプレートが揃っています。そのため、目的に合ったテンプレートを選択することで「作成者によって構成やレイアウトが異なり、クオリティに差が出る」といった事態を防げるほか、作成時間も短縮できるのです。
しかし、ExcelやWordで作成するとファイル管理が煩雑になりやすく、マニュアルが形骸化する恐れがあります。そこで、テンプレート機能の備わった「ナレカン」のようなツールを使うと、マニュアルの作成から管理・共有まで1つのツール上で完結するのです。
（2）フォントを絞る
フォントを設定するときは、読みやすいものを選んで統一しましょう。
テキストのフォントが統一されていないマニュアルは読みづらいです。したがって、「ゴシック体のみを使う」などのルールを設けてフォントを絞ります。
また、重要な箇所に使う色も統一すべきです。たとえば、強調色は赤に限定するなど、メリハリのあるテキストが求められます。
（3）テキストを図式化する
業務の流れを表したり、因果関係を伝えたりするときは図式化しましょう。
例として「Aという業務にはBとCの作業があり、Bの情報をCで使う」という説明を取り上げます。この説明はテキストだけではイメージしづらいですが、下図のように図式化することでA、B、Cの関係が分かりやすくなるのです。
また、フローチャートなどを利用してテキストを図式化することで、情報の理解が容易になります。テキストを図式化すると作業の全体像が掴めるため、次に取り組む業務をスムーズに判断できるのです。
（4）分類して管理する
マニュアルを作成したら、分類して管理しましょう。
部署や業務内容ごとにマニュアルを分類して管理すると、読み手が「どこに何の情報があるか」を把握しやすくなります。たとえば、WordやExcelの場合、ファイルやフォルダに階層に応じた名前をつけてアクセスしやすくする必要があるのです。
しかし、WordやExcelはマニュアルを作成する度にファイル数が増え、似たようなファイル名が乱立して識別できない事態に陥りやすいです。そのため、マニュアル管理には「誰でも簡単にフォルダ管理でき、検索性の高いITツール」が最適です。
【必見】記事形式で見やすい業務マニュアルを簡単に作成できるツール
ここでは、記事形式で見やすいマニュアルを簡単につくれるツールを紹介します。
見やすいマニュアルを作成するには、目次を充実させたり、フォントを絞ったりする工夫が求められます。また、マニュアルは作って終わりではなく、見やすい状態で管理しなければ読まれなくなります。
特に、マニュアルの数が多い大企業では情報が散在しやすく、欲しい情報がどのマニュアルに書いてあるのか分からなくなってしまいます。そこで、「マニュアルを一元管理し、高い検索性を備えたITツール」を導入し、ストレスなくマニュアルを運用しましょう。
結論、導入すべきツールは、誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成・共有・管理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には写真や動画を挿入できるほか、テンプレートを登録して書式が統一された見やすいマニュアルを作成できます。また、平均0.2秒の高速スピードでの「キーワード検索」や「生成AIによる自然言語検索」で欲しい情報に即アクセス可能です。
マニュアルを見やすく作成・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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分かりやすく見やすい業務マニュアルの作り方まとめ
ここまで、分かりやすく見やすいマニュアルの作り方を中心に解説しました。
見やすいマニュアルをつくるには、読み手をイメージしながら構成を考えなければなりません。また、マニュアルを継続的に運用するためには、紙やWord、Excelといった手間のかかる非効率な方法から早急に脱却する必要があります。
そこで、「ITツール」を導入するとツール上でマニュアルを作成・管理・共有できるので、効率よくマニュアルを運用できます。とくに、扱うマニュアルの数が多い大企業の場合は「高い検索性で欲しい情報がすぐに見つかるツール」が最適です。
結論、マニュアルの運用には、メールを使える方なら誰でも簡単にマニュアルを作成でき、超高精度の検索機能も備わった「ナレカン」一択です。ナレカンには既存マニュアル（pdf、PowerPoint、Word等）を移行できるので、一から作り直す必要もありません。
ぜひ「ナレカン」を活用し、マニュアルを作成・管理・共有する手間を解消しましょう。
