【無料】業務マニュアルを簡単に作成！テンプレート7選を紹介
業務の属人化を防いだり、引き継ぎをスムーズにしたりするうえでマニュアルは必須です。マニュアルの作成においては「テンプレート」を活用すると、作成時間を大幅に減らせるうえ見やすいフォーマットで統一できます。
しかし、「マニュアルを作成するにあたって、自社に合うテンプレートが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務マニュアルにおすすめの無料テンプレート7選を中心に紹介します。
- テンプレートを活用してマニュアル作成にかかる時間を短縮したい
- WordやExcelよりも簡単にマニュアルを探し出す方法が知りたい
- マニュアルの作成から管理まで一元化したい
という方はこの記事を参考にすると、マニュアルを簡単に作れるだけでなく、作成後の運用もスムーズに進められるようになります。
目次
テンプレートでマニュアルを作成する3つのメリット
テンプレートでマニュアルを作成すると、以下3つのメリットが得られます。
- （1）デザインを統一できる
- （2）項目の抜け漏れを防げる
- （3）作成時間が短縮される
テンプレートを使うと「作成者によって構成やデザインが異なり、クオリティに差が出る」事態を防げます。また、デザインが統一されていれば読み手側も理解しやすいので、結果としてマニュアルが活用されやすくなる点もメリットです。
マニュアルに記載すべき項目に抜け漏れがあると「作業が滞る」「重大な作業ミスにつながる」恐れがあります。そこで、テンプレートを使って、あらかじめ項目を指定しておけば、記載漏れを確実に防げるのです。
マニュアルの体裁を手作業で整えていると、マニュアルの内容を記載する前の準備段階で時間がかかってしまいます。一方、テンプレートを使えば都度体裁を考える時間が不要になり、短時間で完成できます。
マニュアルは業務を円滑に進めるためのものですが、不必要に作成時間をかけてしまうとほかの業務時間を圧迫してしまいます。したがって、マニュアルの基本的な形式はテンプレートを使って作り、作業時間を短縮しましょう。
テンプレートでマニュアルを作成する2つのデメリット
テンプレートを使用したマニュアルの作成には、以下のようなデメリットもあります。
- （1）フォーマットの作成に時間がかかる
- （2）情報を詰め込み過ぎてしまう
フォーマットの作成段階では、事前に担当者にヒアリングをして、現場の人が見やすいマニュアルを把握しなければなりません。また、完成後にも試作してフィードバックをもらう時間が必要となり、製作にはある程度の時間がかかります。
テンプレートに沿っているからといって、情報を詰め込み過ぎてしまうと、知りたい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。そのため、業務内容を細分化し、各手順に合ったテンプレートでマニュアルを作成しましょう。
このようなデメリットもありますが、テンプレートがあれば業務効率を高められます。
また、マニュアル作成には、ExcelやWordで使えるテンプレートが活用されるケースが多いです。しかし、昨今では、登録したテンプレートをワンクリックで呼びおこせる「ナレカン」のようなITツールがトレンドになっているので、押さえておきましょう。
無料｜Word・Excel・パワポの業務マニュアルテンプレート7選
以下では、マニュアルの作成に便利な無料のテンプレート7つとサイトを紹介します。いずれのフォーマット（ひな形）もマニュアルづくりの負担を減らせるので必見です。
【Word】Microsoftの引き継ぎ書テンプレート
こちらは、Microsoftが提供する業務引き継ぎ書のテンプレートです。
フォーマットに沿って記入するだけで、必要な情報を簡単にまとめられます。また、細かく色分けされているほか、画像を添付する欄も設けられているので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作れるのです。
【Word】短期間の作業引き継ぎ書のテンプレート
こちらは、短期間の作業引き継ぎ書のテンプレートです。
作業の引き継ぎ期間を記入する欄があり、一定期間別のメンバーに引き継ぐ際に使えます。ただし、作業内容を細かく記載するスペースはないので、マニュアルとしては情報が不足する恐れがある点に注意が必要です。
【Word】取扱説明書としても使えるテンプレート
こちらは、取扱説明書としても使えるテンプレートです。
右側に操作方法を、左側には実際の写真を添付することが可能で、機器の取り扱い方法を説明する際に役立ちます。説明文の横に画像を貼れるため、ページを行き来する必要がありません。
【Excel】シンプルな業務マニュアルのテンプレート
こちらは、シンプルな業務マニュアルのテンプレートです。
文字の大きさや色を区別したり、字下げを使ったりして業務内容を見やすく、階層的にまとめられます。また、自由にページを差し替えできるので、業務内容に大幅な変更があった場合でも、簡単にマニュアルを修正できるのです。
【Excel】作業手順を細かく記載できるテンプレート
こちらは、作業手順を細かく記載できるテンプレートです。
作業内容とポイントを、手順ごとに細かくまとめられます。また、捺印枠が設けられているので、上司への提出が必要なシーンで便利です。
【Excel】作業の変更も記載できる作業手順書のテンプレート
こちらは、作業の変更も記載できる作業手順書/マニュアルのテンプレートです。
作業内容に加え、作業の変更点や改訂日の記入欄があるので、マニュアルを一から作り直す手間を省けます。また、記入項目は自由に追加可能なので、自社の用途に合わせてテンプレートをカスタマイズできます。
【PowerPoint】操作マニュアルの作成に役立つテンプレート
こちらは、操作マニュアルの作成に役立つテンプレートです。
画像とテキストを並列して記載できるので、操作の手順をステップ別に示したい場合に役立ちます。また、テンプレートには複数のレイアウト案があり、「1つの内容について詳細に示したい」「操作の流れを一目で把握したい」といったニーズにも対応可能です。
【注意】Word・Excel・パワポでマニュアルを管理する問題点
WordやExcel、PowerPointは手軽に利用できる反面、マニュアルの共有や修正がしづらい点に問題があります。
Wordなどで作成したマニュアルは、メールやチャットなどの連絡ツールを用いて共有する必要があります。しかし、ほかのメールやメッセージにファイルが埋もれる可能性が高く、確認したいときに見つからない恐れがあるのです。
また、Wordをはじめとするファイル形式のマニュアルは、管理が煩雑になりやすく、必要な情報がすぐに見つかりません。そのため、業務を円滑に進めるために、マニュアルをスムーズに運用できる仕組みを整えましょう。
たとえば、対象のマニュアルがすぐに共有・管理できて、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」のようなITツールがあると便利です。
【必見】誰でも簡単に業務マニュアルを管理・共有する方法
ここでは、誰でも簡単にマニュアルを管理・共有できるツールをご紹介します。
マニュアル作成にテンプレートを使用すれば、作成にかかる時間や手間を大幅に減少させられます。しかし、ExcelやWordで作成したマニュアルは、都度ファイルを開く必要があり、すぐに該当の情報を見つけられないというデメリットがあります。
加えて、マニュアルを最適化していくには、状況に応じた情報の更新が求められるため、ファイルのように情報を見つけられない状態ではそのうち形骸化していきます。そのため、情報へのアクセス性に優れた”ITツール”を使って、マニュアルを作成すべきです。
結論、自社のマニュアル管理に必要なツールは、充実した検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、テキストの他に画像や動画も添付できるため、見やすいマニュアルを作成できます。また、超高精度の「キーワード検索」を使えば、必要な情報に即アクセスできるため、マニュアルが見つからないというストレスを軽減できます。
マニュアルに関するあらゆる負担を軽減するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
業務マニュアルの作成例
こちらは、実際に「ナレカン」を使用して、作成したマニュアルの見本です。
- フォルダ機能
- 目次機能
- ファイル添付機能
ナレカンでは、部署や業務内容ごとにフォルダで分けて整理できます。さらに、フォルダはカテゴリごとに階層を分けられるので、情報が混ざる心配もありません。（ただし、情報を整理するうえでは、3階層までに納めるのがおすすめです。）
マニュアルの作成に欠かせない目次機能は、少ない操作で簡単に作成できるため、ITに詳しくない方でも安心です。
ナレカンは、テキストのほかにも画像や動画、ファイルなどを添付できます。また、「ファイル内検索」もできるため、必要な情報にすぐにたどり着けるのです。
このように、ナレカンにはマニュアル作成に必要な機能が多く備わっています。さらに、ナレカンは操作が簡単なので、複雑な他社ツールよりもマニュアルを管理・更新していくのに負担がかかりません。
【基本編】見やすい業務マニュアルの作成手順
ここでは、見やすい業務マニュアルの作成手順を紹介します。業務マニュアルを作成する際は、以下の手順に沿って進めましょう。
（1）要点を整理する
まず最初に、業務マニュアルの要点を整理しましょう。
要点が整理されていなければ、マニュアルに記載する内容が定まらず、書き出すまでに時間がかかってしまいます。また、あらかじめ要点をまとめておかないと、必要な情報を記載し忘れるトラブルにも繋がりかねません。
そのため、一番最初に要点を整理しておく必要があるのです。マニュアルを作成することになった背景や、誰に向けて作成するのかを参考に、マニュアル内に含めるべき情報を抽出しておきましょう。
（2）スケジュールを設定する
次に、業務マニュアルの作成スケジュールを設定しましょう。
スケジュールを設定せずにマニュアルの作成を開始してしまうと、「いつまでに完成させるのか」が不透明なので、他の業務との兼ね合いから先延ばしになってしまう可能性があります。結果、「いつまでたっても完成しない」という事態に陥るのです。
そのため、完了期日を明確に定めてから、逆算して作成計画を立てましょう。なお、マニュアル作成では現場メンバーへのヒアリングが効果的なため、日程調整に困らないように余裕を持ったスケジュールを設定しましょう。
（3）構成を決める
続いて、業務マニュアルの構成を決めましょう。
読み手にとって読みやすいマニュアルを作成する上で、全体の構成は非常に重要です。適切に順序立てた構成でなければ業務の流れが分かりにくくなるので、読み手の誤解を招く事態になりかねません。
全体の構成を決めるときは「前後の内容に飛躍がないか」「時系列に沿った記載になっているか」を意識しましょう。論理的な順序で記載することで、読み手の理解をうながすことができます。
（4）評価・改善を行う
最後に、実際にマニュアルを読んだ人に評価をしてもらい、それをもとに必要に応じて改善を行いましょう。
マニュアル作成者と現場でマニュアルを使うメンバーが異なる場合、現場の運用に即したマニュアルになっていない場合があります。実際にマニュアルを利用した人から「使いづらい」との意見があった場合は、当該箇所を聞き出し、早急に修正しましょう。
また、マニュアルを運用するうえで「本当に使われているマニュアルはどれなのか」確かめたい場合は、「ナレカン」のように利用状況をレポート化できるツールの活用がおすすめです。
【応用編】読まれる業務マニュアルの作成ポイント5選
テンプレートを使えばマニュアルの作成負担を減らせますが、内容が分かりづらいと次第に読まれなくなってしまいます。そのため、「従業員に活用されるマニュアル」にするためにも、以下の5点を必ず押さえましょう。
（1）読み手の目線になる
マニュアル作成の基本として、読み手の目線になることが大切です。
たとえば、新人社員が使うマニュアルに専門用語を多用すると理解するのに時間がかかります。ほかにも、マニュアルにベテラン向けの細かな説明を載せすぎると「無駄な部分が多い」とみなされ、読まれなくなる恐れがあります。
したがって、読み手は誰になるのかを踏まえて、ストレスなく読めるマニュアルを作りましょう。
（2）写真や動画を使う
マニュアルにはテキストだけでなく、写真や画像を使うのも有効です。
テキストだけのマニュアルは、具体的な作業をイメージしづらく、読むモチベーションも下がっていきます。そこで、写真や画像を使えば視覚的に見やすくなり、メリハリを持って読み進められるのです。
とくに、機械をはじめとした操作が決まっている業務マニュアルにはテキストだけでなく、写真・画像も残しましょう。
（3）5W1Hを意識する
マニュアルには5W1Hの意識も欠かせません。具体的には以下の6つが必要です。
- When：「いつ使われるのか」
- Where：「どこで使われるのか」
- Who：「誰が使うのか」
- What：「何を載せるべきか」
- Why：「なぜ必要なのか」
- How：「どのように使われるのか」
以上のポイントを載せれば、読み手は作業を具体的にイメージできるので、業務をスムーズに進められます。
（4）重要箇所を分かりやすくする
マニュアルを見やすくするために、重要箇所を分かりやすくしましょう。
上図（左）のように、文字のフォントやサイズがすべて同じでは、重要な情報を見逃してしまう恐れがあります。そこで、重要なポイントを太字・赤字にして強調すれば、注意すべき箇所が明確になるのです。
ただし、強調表示を使いすぎると、重要な箇所がかえって分かりづらくなります。したがって、「各項目につき1か所のみ強調する」など適度に活用しましょう。
（5）ITツールで管理する
マニュアルづくりの手間をなくすには、ITツールの活用が不可欠です。
紙マニュアルでは、印刷の手間がかかったり共有に時間を取られたりと非効率です。また、WordやExcelはマニュアルを確認する度にファイルを開かなければならないうえ、スマホやタブレットからは使いづらいので、外出が多い業務には不向きです。
そこで、「ITツール」を活用すれば、紙やWord・Excelのデメリットを解消できます。また、検索機能を使えば、必要なマニュアルへすぐにアクセスできるため、欲しい情報がすぐに見つかるのです。
ただし、多機能なツールだと従業員が使いこなせないので注意しましょう。たとえば、マニュアル作成に必要な機能に過不足ない「ナレカン」を使うと、ITに慣れていない従業員でも簡単にマニュアルを作成・共有できます。
マニュアル作成に役立つテンプレートまとめ
ここまで、業務マニュアルに使える無料テンプレートや作成ポイントを紹介しました。
テンプレートを使えば、マニュアル作成の負担を軽減できるほか、見やすいデザインで統一できます。ただし、マニュアルは作って終わりではなく、適切に共有・管理しなければ「活用されるマニュアル」になりません。
また、マニュアルだけでなく仕事のノウハウといった「ナレッジ」も社員に共有されなければ、全員の業務品質が均一化されません。そこで、「ナレッジ管理ツール」に情報を集約すれば、情報をあちこち探す手間が省けて目的の情報が探しやすくなります。
したがって、誰でも簡単に社内のマニュアルを管理できるツール「ナレカン」が最適です。ナレカンには「キーワード検索」のほか、上司に質問するように検索できる「自然言語検索」で、新人でもすぐに目的の情報を見つけられます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルをはじめとした業務の情報を効果的に共有できる仕組みを整えましょう。
