契約書ファイルの保管方法は？おすすめのファイリング方法や整理術を紹介
ビジネスのさまざまな場面で、売買や賃貸借、雇用などの「契約書」が交わされます。想定外の出来事が起きたときには、契約書が自社の権利の裏付けとなるため、適切に保管しなければなりません。
しかし、「従来の契約書をファイリングするやり方は非効率的だと感じる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、契約書をファイル管理するときの注意点と解消法を中心にご紹介します。
- 契約書をきれいに整理したいが、何からすべきか悩んでいる
- 契約書をファイル管理する方法をわかりやすく教えて欲しい
- 契約書を取り出しやすく、一元管理できる方法を模索している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な契約書の管理方法が分かるので、ファイル管理する煩わしさの解消につながります。
目次
契約書類のファイル管理が必要な理由
契約書を正しく管理すべき理由は、必要なときにすぐに確認できるようにするためです。
たとえば、契約書の保管を個人や部署のやり方に任せると、他の社員は契約書の場所がわからず、探す手間がかかります。その結果、必要な契約書をすぐに確認できずに、契約更新を見逃したり解約の手続きが遅れたりする事態が起きてしまうのです。
以上のように、契約書を探し出せずに対応が遅れてしまうとトラブルに発展しかねないので、契約書類は適切に管理しなければなりません。
契約書類のファイル整理手順
ここでは、契約書をファイル管理する方法を紹介します。契約書をファイル管理している企業では、以下のように「原本のファイリング」「顧客台帳の作成」の2つに作業を分担しているケースも少なくありません。
ステップ1. 原本をファイリングする
まずは、契約書の原本を、種類ごとに分類してファイリングしましょう。契約書の分類には、以下の5つが挙げられます。
| 分類方法 | 詳細 |
|---|---|
| 名称別 | 契約先の名前や地区名、商品名など、名称ごとに分類する。 |
| サービス別 | 自社で展開するサービスや製品ごとに分類する。 |
| 部署別 | 各契約書の担当部署ごとに分類する。 |
| 案件別 | 案件ごとに関連する契約書をまとめて分類する。 |
| 数字別 | 契約を結んだ日付ごと（月別、年別など）に分類する。 |
企業ではさまざまな契約を取り交わすので「どこに、何が保存されているか分からない」という管理では、必要なときにアクセスすることができません。そのため、契約書を必要とする担当者がすぐに見つけられるように、ルールを統一しましょう。
ステップ2. エクセルで管理台帳を作成する
契約書原本のファイリングとは別に、エクセルで管理台帳を作成しましょう。
契約書の管理台帳とは、上記のように、「契約内容」「締結先の会社名」「締結日」などの基本情報をまとめた一覧表です。管理台帳があれば、わざわざ契約書を確認せずに概要を把握できます。
また、エクセルのマクロや関数を活用すれば、分析やレポートなどを組み込むことも可能です。ただし、ファイル名などを工夫しないと検索しづらかったり、過去のファイルに埋もれたりして、探すのに時間がかかる点に注意しましょう。
契約書類をファイリングするポイント
ここからは、契約書類をファイリングするときのポイントを紹介します。以下の2つは特に意識しましょう。
書類をそのままの状態で保管する
契約書類をファイリングするときは、書類をそのままの状態で保管すべきです。
原則として、紙の契約書は原本のまま保管することが義務付けられています。しかし、パンチで穴を開けたり汚したりすると、押印箇所や文章の一部が欠落してしまう恐れがあるため注意が必要です。
したがって、契約書類は保管期限まで直射日光の当たらない、適切な環境で保存することを心がけましょう。
鍵付きの場所に保管する
契約書類をファイリングするときは、鍵付きの場所に保管しましょう。
契約書は、自社の権利の主張に必要であり、裁判においても証拠として扱われる重要な書類です。そのため、書類内容の改ざんや持ち出しが発生しないように、対策しなければなりません。
とくに、誰でも閲覧できてしまう場所に保管すると安全性に欠けるため、施錠可能な部屋か棚で管理すべきです。
契約書類ファイルを保管するときの3つの注意点
ここでは、契約書類ファイルを管理するときの3つの注意点をご紹介します。紙の契約書には管理における以下のようなデメリットがあります。
（1）時間を確保する必要がある
1つ目の注意点は、ファイリングする時間を確保しなければならない点です。
契約書を手作業でファイリングする作業には、手間と時間がかかります。また、分類場所を間違えたり、あとから探す際に時間がかかったりする恐れもあるのです。
以上のように、紙書類のファイリングには時間がかかり、結果としてほかの業務時間を削らなければならないのです。
（2）エクセルの運用が面倒
2つ目の注意点は、エクセルの管理台帳を運用するのが面倒なことです。
紙の契約書をファイル管理する場合は、契約書を探しやすくするための管理台帳をエクセルで作成することが多いです。しかし、エクセルで管理台帳を作成すると、ファイルが増えていくにつれて管理が煩雑化していきます。
加えて、管理台帳はは、契約が交わされるたびに更新しなければなりません。以上のように、エクセルの管理台帳を運用するのには手間がかかるため、次第に形骸化していくリスクがあるのです、
（3）保管場所が必要となる
3つ目の注意点は、保管場所が必要となる点です。
紙の書類は、保管場所が必要となり、書類の量によっては多くのスペースをとります。また、大企業であれば大量の書類を保管するために、より広いスペースを用意しなければなりません。
結果、より多くの賃料を払ったり、外部倉庫と契約したりしなければならず、コストが増加するのです。
【おすすめ】契約書のファイルをスムーズに保管する方法とは
以下では、契約書のファイルをスムーズに保管する方法を紹介します。
契約書を管理するにあたり、「原本のファイリング」と「エクセルでの管理台帳の作成」の2つに作業を分担して管理する企業も少なくなりません。しかし、「欲しい情報がすぐに見つからない」「情報を共有するのに手間がかかる」などの課題も挙げられます。
以上のような課題を解消するには、「契約書のデータを簡単に一元管理できるITツール」の活用が最適です。とくに、「高精度の検索機能」が備わったツールなら細かい情報にまでヒットするので、情報を探す手間と時間がかかりません。
結論、契約書の管理に最適なのは、契約書ファイルを一元管理でき、リアルタイムで社内に共有できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に添付したファイルは任意のメンバーにのみ共有できるうえ、「フォルダ」で整理すれば、大量の契約書を管理していても入り乱れる心配がありません。さらに、ナレカンは会話形式で検索できるので、デジタル管理に不慣れなメンバーでも該当の文書をすぐに見つけられます。
契約書の保管を効率化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンでファイル整理する方法＞
以下では、ナレカンのファイル管理に使える「タグ機能」や「ファイル内検索」をご紹介します。
上記のように、「記事」ごとに自由にタグを設定し、検索時に絞り込みもできます。具体的には、マニュアル・議事録・契約書などのタグ分けをしておくと「フォルダ」よりも手軽に種類別で分類可能です。
また、添付したファイルや画像内のテキストも検索可能な「ファイル内検索」で目的の情報を素早く見つけられます。ナレカンの検索機能は高精度なうえ、さまざまな絞り込み方ができるため、社内情報を一元管理しても情報が埋もれずヒットしやすいです。
契約書の管理に使えるITツールの選定ポイント3選
以下では、契約書のファイル管理に活用するITツールの選定ポイントをご紹介します。紙で契約書を管理することに課題を感じている場合は必見です。
（1）欲しい情報がすぐに見つかるか
1つ目のポイントは、欲しい情報がすぐに見つかるかという点です。
契約書は、取引先と契約を締結した証拠としてだけでなく、支払いや解約、契約内容の変更などのあらゆる場面で求められます。しかし、ファイルやPDFによる管理では、都度開いて確認しなければなりません。
そのため、契約書の管理に活用するITツールは「ファイル内まで検索できるサービス」を選びましょう。
（2）情報共有しやすいか
2つ目のポイントは、情報共有しやすい仕組みで管理されているかという点です。
契約締結や契約内容変更などの情報を社内に知らせるときは、情報共有のしやすさが重要です。しかし、PDFファイルをメールやチャットツールで共有すると、ほかのメッセージなどで流れてしまい、社員全員に周知させることが困難です。
一方、「ナレカン」を導入すれば「契約書をいつでも確認でき、簡単に共有できる仕組み」を構築できるので、全体への周知もスムーズになります。
（3）高セキュリティか
3つ目に、情報を安全に管理できるかも考慮すべきポイントです。
契約書は、当事者間での契約が成立した証拠として作成される文書です。そのため、万が一紛失したり、流出したりしてしまうとトラブルの原因になりかねません。
とくに、大企業の場合は機密文書を取り扱うことも多いため、ISO27001などの「国際規格認証のセキュリティを備えたツール」を導入しましょう。また、関係者のみにフォルダのアクセス権を制限できる機能もあると、むやみに情報が露出する心配がありません。
契約書をファイル管理する方法まとめ
ここまで、契約書をファイル管理する方法を中心にご紹介しました。
契約書をファイル管理するには、原本をファイリングするだけでなく、管理台帳をエクセルで作成する必要があります。しかし、紙やエクセルでの管理では欲しい情報をピンポイントで探し出せないうえ、共有するのに手間がかかります。
そのため、「契約書をテーマ別に分類できるツール」で視認性高く管理すべきです。また、目的の情報に素早くアクセスできるように「検索性はいいか」も確認し、必要時に活用しやすい仕組みを整えましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、契約書ファイルを簡単に管理・共有ができ、必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、契約書の管理・共有の効率化を実現しましょう。
