【例文あり】メールを見落としたときのお詫び文とは？要因や対策も紹介
仕事のメールチェックは、出勤してまずはじめに取りかかるほど、必須な業務だと言えます。しかし、一度に複数のメールが届いたり、仕事とは関係のない営業メールが届いたりすることも多いため、重要なメールを見落としてしまうケースも少なくありません。
たとえば、”取引先から対応を催促するメールを受信していても、受信メールをすぐに察知できずに対応が遅れてしまった”という経験がある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説します。
- メールを見落としてしまう要因や対策を知りたい
- 万が一、メールを見落とした場合に送るお詫び文の書き方が知りたい
- 全社的にメールの見落としを防ぐ仕組みを整えたい
という方は今回の記事を参考にすると、仕事のメール見落としを予防する方法がわかり、確認ミスを起こさない対応方法を実践できます。
目次
メールを見落としてしまったときにすぐにやるべきこと
まず、メールを見落としてしまった際には、相手に即連絡を入れることが最も重要です。そこで以下では、メールと電話を使ったお詫びの方法を紹介します。
（1）お詫びメールの返信をする
見落としに気づいたら、迅速にお詫びのメールを送りましょう。
メールには最初と最後にお詫びの言葉をいれ、誠意をもって謝罪を伝えることが最も大切です。さらに、メールの内容が重要なものでなくても、気が付いた時点で即座に対応し、「返信がなかなか来ない」という相手の不安を取り除くようにします。
誰でもミスはしてしまうものですが、重要なのはその後にどう対応するかです。見落としをしてしまったら、誠意をもってすぐに謝罪のメールを送りましょう。
（2）電話で第一報を入れる
相手に直通または相手の会社につながる電話番号を把握しているのであれば、電話でお詫びの連絡を入れる手段も有効です。電話で連絡するときには、下記にもとづいてお詫びの意思を伝えましょう。
- まず、不手際によりメールを見落としてしまった旨の謝罪をします。このとき、言い訳と捉えられる内容は伝えず、真摯に謝罪することがポイントです。
- 次に、何時までに回答すれば問題ないかorこのまま電話口で回答しても問題ないかを尋ねましょう。
- 最後に、今後は見落としによる迷惑をかけることがないように、一層努める旨のお詫びを伝えます。
なお、電話口で質問内容に回答したら、通話後にあらためてメールで回答内容を返信するか、会話内容のメモを社内メンバーに共有しておきましょう。回答済みであることの証跡が残り、あらたなトラブルの防止になります。
また、会話内容のメモを残す際には、「ナレカン」のような情報をストックでき、任意のメンバーに公開できるツールを活用すると、社内メンバーへの情報共有がスムーズです。
【シーン別】お詫びメールの文例
ここでは、メールを見落としてしまったときに相手に送るお詫びメールの例文をご紹介します。お詫びメールは迅速さが大切なので、例文を参考に素早く作成しましょう。
社外向け
ケース1.【取り急ぎお詫びを伝える】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社▲▲の××です。
この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。
○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。
いただいた内容につきまして、至急確認し、遅くとも本日〇日の〇時までには回答させていただきます。
大変恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。ご迷惑をお掛けし大変申し訳ございません。
今後はこのようなご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。
以上でございます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
＜署名＞
ケース2.【お詫びとともにメール内容に返信する】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社▲▲の××です。
この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。
○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。
今後はご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。
いただいたメールについての内容でございますが、(回答内容)～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～となります。
その他ご不明な点などございましたら、いつでもご連絡くださいませ。
以上でございます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
＜署名＞
社内向け
【案内の回答期限が過ぎてしまったことをお詫びする場合】
〇〇さん
お疲れ様です。
▲▲（部署名）の××（氏名）です。
先日ご案内をいただいた◇◇の件で、ご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。
2日も期限が過ぎてしまいましたが、まだ間に合えばと思い、回答させていただきます。
この度は私の不注意により連絡が遅れ、ご迷惑をおかけしたこと、重ね重ねお詫びいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
＜署名＞
番外編
【メールの見落としを相手に指摘する場合】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社▲▲の××です。
念のため伺いたいのですが、先日お送りしたメールのご確認はお済みでしょうか。
ご多忙と存じますが、業務の関係上、来週までにご返事をいただけますと幸いです。
すでに対応して頂いている場合は、ご放念ください。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
＜署名＞
メールを見落としたお詫び文を書くときの３つのポイント
ここでは、メールを見落としたお詫び文を書くときの３つポイントを紹介します。内容次第では、今後の関係性を悪化させかねないため、以下のポイントを踏まえましょう。
（1）言い訳をせず理由を書く
まず、言い訳をせず端的に遅れた理由を記載しましょう。
連絡が遅れたうえで言い訳をすると、自社の印象がさらに悪くなってしまいます。その結果、信頼関係がなくなり今後の取引に影響がでる恐れがあるのです。
また、遅れた理由を長文で記載していると言い訳がましい印象になるので、遅れた理由は簡潔にまとめたうえ、言い訳をせず謝罪する必要があります。
（2）誠意を伝える
次に、相手側に対して誠意をもって見落としをお詫びしましょう。
メールの見落としが発生すると、連絡を待っている相手側は業務が進まなくなってしまいます。したがって、相手の時間を奪ったことを認識し、誠意をもった謝罪が必要です。
ミスを受け止めていると相手側に伝われば、今後の信頼関係回復につながります。
（3）今後の対応を伝える
最後に、今後の対応を伝えましょう。
メールを見落とされた相手側は、再びミスが発生するのではないかと不信感を抱いています。そのため、信頼回復のためにも「次はどのように対応してミスを予防するのか」を伝える必要があります。
今後の対策は具体的に述べ、ミスの再発防止に努めていく姿勢を伝えましょう。
メールを見落としてしまう人の3つの特徴
メールの見落としは不注意により発生するものですが、不注意を引き起こしてしまう人の特徴をご紹介します。以下に当てはまる人は根本的な要因を理解し対策を講じるべきです。
（1）メールを確認する時間がない
メールチェックの時間が十分にとれていなければ、メールの受信に気づかず見落としてしまう可能性が高くなります。
とくに、自身がCCに含まれている場合も含め、メールチェックする時間を捻出しなければ、大雑把な確認で終ってしまい見落としにつながります。また、元々のタスク量が多すぎる場合も対応の時間はなくなりがちです。
そのため、一日のうち「この時間帯にメールを確認する」というスケジューリングをしたり、メンバーのタスク量を見直したりする作業が必要になります。
（2）メールの優先順位付けができていない
メールの優先順位を決めず場当たり的に対応していることも、見落としが発生します。
受信メールが来るたびに対応していては、何から対応すればいいか不明確になるため、重要なメールがあることを見落としてしまいます。とくに、優先順位付けで迷う場合は「緊急度」と「重要度」を軸にして優先度を判断するのがおすすめです。
そのため、来たメールの内容はもちろん、件名や受信日時からも順序を決めましょう。
（3）メールの振り分けができていない
メールの振り分けができておらず、どのメールに対応したかがわかりにくくなってしまうことも原因のひとつです。
メールを「デフォルトの受信ボックスひとつ」ですべてのメールを管理している場合、顧客からの必要なメールと不要な営業メールが混ざってしまいます。とくに、取引先が多いほど、振り分けがされていなければ対応漏れが発生します。
そこで、メールを見落とさないためには受信したメールを「フォルダごとに」適切に振り分け、一目見てわかるような状態にすることが重要です。たとえば、「顧客先名」や「案件名」でフォルダに名前をつけたり、番号を採番したりするとわかりやすくなります。
【すぐできる】メールの見落としを防ぐ対処法
ここでは、メールの見落としを予防する対処法を紹介します。すぐにできる方法となるので、メール管理が煩雑でトラブルになりかけている場合は即実践しましょう。
メールを適切に整理して管理する
まずは、メールの「情報が見やすく管理されている」状態を作りましょう。メールが適切に整理できていれば、見落とすリスクがなくなります。
具体的には、受信時に自動でメールを分類化できるフォルダ分けや、重要なメールを目立たせるための目印づけがおすすめです。このように、自動振り分けや目印づけを活用したうえで、対応順を決めると順序だててメールが確認可能になります。
メールの受信ボックスを整理して対応が必要なものだけに分類できれば、対応の優先順位を間違えることなくメール返信に専念できるのです。
メールを見落とさない仕組みをつくる
メールの管理方法そのものを、見落としが生まれない仕組みに変えてしまえば、メール対応が漏れることはありません。具体的には、以下の2パターンが挙げられます。
- メールを「ITツール」上で管理する
- ITツール上でやりとりする
まず、メールを情報管理ツール上に転送して、見落としを防ぐ方法が挙げられます。ツールによっては、アドレスごとに転送先の「フォルダ」を指定できるので、手動で受信ボックスを移動させたり、メールが埋もれたりする面倒を解消します。
そもそものやりとりにメールではなく、”チャットツール”や”情報管理ツールを活用する方法もあります。ただし、チャットでは結局情報が流れてしまうので「あらゆる情報をストックし、メンバーに即共有できる情報管理ツール」が最適です。
以上のように、社内の体制を一から見直し、見落としを防ぐ仕組みを構築していくのも有効です。なかでも、メール転送機能に加え、情報をストックできる「ナレカン」のようなツールであれば、社内外のやりとりに対応できます。
【必見】ビジネスメールを見落とさない仕組みとは
以下では、メールの情報を簡単に管理するのに最適なアプリをご紹介します。
メールの見落としは業務の中断を引き起こし、取引先とのトラブルや社内評価の低下にもつながるため、十分気を付けなければなりません。しかし、メールの特性上、複数の異なる案件のメールが次々に届くため、重要なメールが埋もれてしまい見落としがちです。
そこで、社内外の情報共有には「ITツール」を活用し、情報をすぐに確認できる体制を整えましょう。なかでも情報共有ツールであれば、差出人や締め切り期日などテーマに分けて情報を管理でき、あとから見返しやすいので、必要な情報にすぐたどり着けます。
結論、メールの見落としを防ぐには、カテゴリー別に「記事」を作成し、案件別に「フォルダ」に振り分けられる「ナレカン」で情報共有を行うのが最適です。
ナレカンの「記事」に書いた情報は、任意のメンバーに即共有できるうえ「コメント」を紐づけられるので、やりとりが埋もれる心配がありません。また、「メール転送機能」によって社外からのメールも自動でナレカンに蓄積できるため、メールを整理しながら見落としも防げます。
メールを使える方であればすぐに使いこなせるツール「ナレカン」
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メールの見落としの原因と対処法まとめ
ここまで、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説してきました。
メールの特性として、ひとつの場所にさまざまなメールが届くことが、見落としの原因だと言えます。また、社内メンバー同士でやりとりする場合、メールだけでなくチャットも併用している企業もあるため、情報を見落とすリスクが高いのです。
そこで、あらかじめテーマごとに「フォルダ」を用意しておき、そのフォルダ内の「記事」に情報を書き込んでいく仕組みを整えれば、複数の案件が並走しても情報が混ざる心配がありません。
なかでも、「記事」に情報を残しつつ、各記事ごとに「メッセージ」を紐づけられる『ナレカン』であれば、細かいやりとりも流れたり埋もれたりする心配が一切ありません。
ぜひ「ナレカン」で情報を整理し、メールの見落としをなくしましょう。
