【オフィス向け】紙書類の上手なファイリングの仕方やデメリットを解説！
紙の書類を整理せずにいると「欲しい情報がどこにあるのか分からない」という問題が起こりやすくなります。そのため、書類の種類や内容ごとにファイルを管理しなければなりません。
しかし、「書類を見つけやすくする最適な整理方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、紙書類をファイル管理するやり方やデメリットを中心にご紹介します。
- 書類管理が進まないため、具体的な手順が知りたい
- 自社に合ったファイリングのやり方を見つけたい
- 大量の書類を一括管理できる方法を教えて欲しい
という方はこの記事を参考にすると、社内の情報を分かりやすく管理する方法が分かり、情報へのアクセス性を高めるのに役立ちます。
目次
【5ステップ】会社の書類管理をする手順
まずは、会社の書類整理に役立つファイリングの基本的なやり方を紹介します。手順だけでなく押さえておくべきポイントも紹介しているので、紙書類を取り扱う企業の方や事務職の方は必見です。
ステップ1｜不要な書類を処分する
まずは、不要な書類を洗い出して処分し、デスク回りをきれいにしましょう。
デスク回りが整理されていると「必要なものをすぐに取り出せる」「余計なものが視界に入らないので集中できる」などの業務効率を高める効果があります。さらに、周囲から「几帳面な人」という印象を抱かれやすく、信頼へとつながることもあるのです。
一方、不要な書類がデスクに置いてある状態では、必要な書類がすぐに見つからないうえに、紛失するリスクも高くなります。そのため、不要な書類はこまめに処分しておき「必要な書類がすぐに見つからない状態」を回避しましょう。
ステップ2｜書類を分別する
次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」などのカテゴリーで分別しましょう。
たとえば、書類を使用頻度別に分ければ、必要なものだけをデスクの近くに収納できるので、仕事がしやすいオフィスになります。また、経費などの書類は月別に分別すれば、経費計算が合わなかった月の書類をすぐに確認可能です。
以上のように、書類を適切に分別すれば、業務効率の改善につながるのです。
ステップ3｜インデックスを使う
次に、分別した書類をファイルに収納してインデックス（見出し）をつけましょう。
このとき、可能な限り資料を探しやすくなるように、ファイル名だけでなく件名・部署名・年度などを記入しておくことがおすすめです。
インデックスがなければ、外から見ると「どのファイルに、何の書類を収納したか」が分からず、一つひとつ中身を確認しなければなりません。したがって、一目で見分けるための工夫としてインデックスが役立つのです。
ステップ4｜適切なファイル・置き場所を決める
最後に、インデックスをつけた書類を適切なファイルに入れ、置く場所を決めましょう。
書類の収納には、書類内容に合ったファイルを使うことで、管理している情報が見やすくなります。たとえば、経費などの月別の書類を管理するときは、前月と比較しやすいように「1枚ずつめくれる簿冊式のファイル」に入れるのがおすすめです。
とはいえ、手作業で仕分けるのは時間がかかるうえ、ミスも生じやすいです。そこで、「ナレカン」のようなITツールで紙書類をデータ化して管理すれば、上記のような手順を踏まずとも簡単に整理できます。
【おすすめ】書類管理に使えるファイルの種類3選
以下では、使用される頻度の高いファイリングの方法を3つ紹介します。それぞれのメリット・デメリットも解説しているため、比較して検討しましょう。
バーチカルファイリング
バーチカルファイリングとは、フォルダに書類を挟み、垂直に立てて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
このように、バーチカルファイリングは「ファイリングの優先度の低い書類」や「作成頻度は高いが見直す頻度は低い書類」を管理する場合などに向いています。
簿冊式ファイリング
簿冊式ファイリングとは、バインダーなど背表紙があるファイルに書類をとじて、書棚に並べて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
したがって、簿冊式ファイリングは「複数ページの確認が必要な書類」や「持ち運びを頻繁にする書類」を管理する場合に向いています。
レターケース
レターケースによるファイリングとは、トレーや引き出しに書類を収納する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
このように、レターケースは提案書や契約書といった「枚数の多く、同じことが記載されている書類」を管理する場合に向いています。
仮に、レターケースで書類を管理する場合は、種類ごとにクリアファイルで分けたり、取り出す頻度が高い順番に整理したりしておきましょう。
紙で文書管理するデメリットとは
ここでは、紙書類をファイル管理するデメリットについて解説します。以下の課題が自社にも当てはまるかを確認して、今後の管理方法を見直しましょう。
（1）管理コストがかかる
1つ目の課題は、管理コストがかかる点です。
オフィスに書類を保管しきれなくなれば収納庫を購入したり、外部の保管収納サービスを使ったりする必要があり、余計な費用がかかります。一方で、ファイルを置くキャビネットが占有しているスペースが空けば、オフィスを有効活用できるようになるのです。
以上のように、紙の書類は整理する手間がかかるだけではありません。書類の量が増えるほど、保管スペースを確保しなければならず、余計なコストがかかってしまう点に注意しましょう。
（2）保存に手間がかかる
2つ目の課題は、保存に手間がかかる点です。
紙の書類は適切に保管しなければ、すぐに劣化してしまいます。重要な書類を劣化から守るためには、「室温18.22度、湿度55.65％の通気性が良く暗い部屋で、書類からクリップ、テープ類、ホッチキスを取りはずした状態」で保管しなければなりません。
このように、紙書類を長持ちさせるためには、細かな注意を払って管理する必要があるのです。
（3）情報がすぐに見つからない
3つ目の課題として、情報がすぐに見つからないことが挙げられます。
ファイルやインデックスに記載する情報には限りがあるため、書類の詳細を知りたい場合は、ファイルの中身を一枚一枚確認しなければなりません。とくに、大量の資料を管理している大企業では、情報を探し出すだけで時間と手間がかかってしまいます。
また、ファイル管理は属人化しやすく「どこに、どの情報があるか」の引き継ぎが十分でなければ、ファイルの行方すら分からなくなります。そのため、本来の業務を圧迫しないように、目的の情報がすぐに見つかる仕組みづくりが不可欠です。
（4）情報を共有する手間がかかる
4つ目の課題は、情報を共有するのに手間がかかる点です。
紙書類をチームで共有する場合、人数分コピーした上で一人ひとりに配らなければならず面倒です。また、データをPDF化してメールで共有する方法もありますが、メンバー全員の宛先を設定する手間がかかります。
加えて、紙やメールではスムーズな共有ができず、テレワークを導入している企業には適していません。そのため、一つのツールに直接情報を書き込んで、そのまま任意のメンバーに共有できる「ナレカン」を使えば、資料のやり取りも容易になります。
【これで解決】ファイリングのデメリットを解消する方法
ここでは、ファイリングのデメリットを解決する方法を紹介します。
ファイルで紙書類を整理しても、結局は書類を探したり共有したりするのに手間がかかってしまい、業務効率は改善されません。そのため、非効率的な紙文書のファイル管理から脱却して、ITツールの導入による書類管理のデジタル化を進めましょう。
しかし、ITツールでも書類をフォルダ分けしづらいと、管理が煩雑になり意味がないため、「テーマごとに階層化しやすいか」を確認しましょう。また、ファイル量が多いと目的の情報がすぐに見つからないので、「高精度の検索機能」も備わっているツールを選ぶべきです。
結論、社内の情報管理には、社内情報をフォルダに分けて整理でき、充実した検索機能で欲しいファイルに即アクセスできる「ナレカン」が必須です。
ナレカンでは、「記事」に書き込んだ情報をテーマごとに「フォルダ」に分けて整理できるうえ、超高精度の検索機能によって情報に即アクセス可能です。また、紙の書類は画像にして添付すれば、生成AIが要約して抽出してくれるため、デジタル化への移行も容易にできます。
誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの画像要約機能＞
以下は、ファイル管理ツール「ナレカン」で使える「画像要約機能」になります。
上記のように、ナレカンの「記事」に画像を添付すると、グラフも含めた情報を要約してテキスト化してくれます。そのため、都度ファイルを開かずとも、要点を把握できるようになり便利です。
また、要約した情報は任意のメンバーに即公開できるので、情報共有・内容確認がともにスピーディに完了します。
【会社向け】書類整理のアイデア3選
ここでは、書類整理に役立つアイデアを3つご紹介します。書類が散在して手を付けられない方は参考にしてください。
（1）共有管理にする
1つ目のアイデアは、個人的な書類以外は共有して管理する方法です。
収納スペースには限りがあるため、同一の書類を個人がそれぞれ保有しているより、共有管理にした方が書類の量の把握と調節がしやすいです。また、新しい情報や変更部分の共有が簡単になり、引継ぎをするときにも役立ちます。
そのため、「収納スペースを縮小したい」「スムーズに書類の共有をしたい」という方におすすめの方法です。
（2）収納用品を活用する
2つ目のアイデアは、収納用品を活用する方法です。
基本的によく使う資料は立てて収納するべきです。このとき、「見出し付きのクリアフォルダー」または「クリアファイルにインデックスをつけたもの」をファイルボックスに入れて収納すると、まとまりが出て整理しやすくなります。
以上のように、収納用品の活用は他のアイデアに比べて手軽に始められる点がメリットです。しかし、個人のデスクは整理されても会社全体の書類整理を実施するのは難しいため、いずれはデータ化や共有管理の方法も検討しましょう。
（3）デジタル化する【一番おすすめ】
3つ目のアイデアは、紙で保存が必要な書類以外はデジタル管理する方法です。
書類をデジタル化すれば、オフィスの保管場所を縮小できるうえ、必要なときに素早く書類の確認が可能です。また、情報のアクセス権やダウンロードの可否に制限をかけておけば、書類の紛失や情報漏えいのリスクも軽減できます。
このように、仕事の効率化やセキュリティの問題を考えると、書類は電子化して管理するのが最適です。とくに、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定可能な「ナレカン」なら大企業でも安全に使えるセキュリティを確保できます。
紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ
ここまで、紙書類のファイル管理のやり方やデメリットを中心にご紹介しました。社内の紙書類を上手にファイリングするには、以下の手順で進めてみましょう。
- 不要な書類を処分する
- 残った書類を分別する
- インデックスをつける
- 適切なファイルに収納する
ただし、そもそも紙の書類ではほかの資料と混ざりやすく、欲しい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。そのため、書類運用を効率化するにはアナログ管理から脱却し、ITツールを利用したデジタル管理に移行するべきです。
とくに、「検索性の高いITツール」を使えば、目的のファイルがすぐに見つけられるので、情報確認のスピードが上がります。加えて、専属の担当者が導入支援をしてくれるサポートがあると、デジタル管理に不慣れな社員でも安心して導入できるのです。
したがって、自社が導入すべきなのは、デジタル化が初めてでも直感的にファイル管理できるうえ、欲しい情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、非効率的なファイル管理から脱却しましょう。
