他部署との連携を強化するメリットとは？失敗する原因や成功事例も解説！
企業活動を円滑にするには、他部署との連携が欠かせません。そこで、部署間の連携強化を図るにあたり、社員同士のコミュニケーションを活性化したり、横断的に情報共有したりできる仕組みが求められています。
しかし、「他部署との連携を強化したいが、具体的な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、他部署との連携を強化するメリットやコツ・成功事例を中心にご紹介します。
- 他部署との連携を強化して、業務を円滑に進めたい
- 他社の成功事例を把握して、自社の取り組みに役立てたい
- 他部署との連携を効率化できるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、他部署との連携強化を具体的にイメージして取り組みを実施できます。
目次
部署間の連携不足が与える影響
まず、部署間の連携不足が与える影響について解説します。
- 業務効率の低下
- 組織全体の生産性の低下
- 顧客満足度の低下
業務に必要な情報が他の部署に正しく伝わらず、業務が遅延したり、意思決定に時間がかかったりしてしまいます。また、同じ作業を複数の部署が重複して実施するなど、ムダなコストが発生しかねません。
部署間の情報共有が不足していることによって、組織全体の柔軟性が失われ、時代の変化に適宜対応できなくなってしまいます。また、連携不足によるミスは、社員のモチベーション低下を引き起こしかねません。
部署間の連携不足によって、顧客からの問い合わせへの対応が遅れ、顧客満足度が低下する恐れがあります。その結果、売上機会の損失につながってしまうのです。
このように、他部署との連携不足による社内への悪影響は計り知れないため、強固な仕組みづくりが求められます。
他部署との連携を強化するメリット3選
以下では、他部署との連携を強化するメリットについて解説します。部署間連携の強化によるメリットには「業務の円滑化」や「職場環境の改善」「イノベーションの促進」の3つが挙げられます。
（1）業務が円滑に進められる
他部署との連携を強化すると、業務が円滑に進められます。
なぜなら、組織として一体感を持って、共通の目標に向かって仕事に取り組めるようになるからです。たとえば、他部署同士の連携が密になっていれば、ノウハウを共有したり、トラブルが発生したときにフォローしやすくなったりします。
したがって、部署間の連携が強化されることによって、部門同士で補い合う関係性を生み出し、自部署だけで対応するよりもスムーズに業務がこなせるようになるのです。
（2）職場への定着率を高められる
他部署との連携が強まれば、社内コミュニケーションが促進されて、職場への定着率を高められます。
実際に、HR総研の【HR総研：「若手人材の離職防止」に関するアンケート 結果報告】によると、「効果が感じられる若手人材の離職防止を意識した取組み」として、6割の企業が「社内コミュニケーションの活性化」を挙げています。
つまり、社内コミュニケーションが離職防止に有効であることがわかります。他部署との交流があれば、直属の上司を含む自部署メンバーには相談しづらい悩みも、誰かに相談できるようになるので、結果として職場への定着率が高められるのです。
（3）イノベーションを促進できる
他部署との連携を強化すると、イノベーションが生まれやすくなります。
他部署とのコミュニケーションを通じて、自部署の業務だけでは得られない、専門的な知見を得ることができます。そして、新しいアイデアが生まれたり、他部署と連携したプロジェクトを開始したりするきっかけとなるのです。
以上のように「他部署の仕事が、どのように自部署に影響するのか、そこから何か活かせることはあるのか」といった相互理解を深められ、新しい価値を生み出せるようになるのです。
他部署との連携が難しい・うまくいかない3つの原因とは
ここでは、他部署との連携が難しい・うまくいかない原因について解説します。部署間連携を成功させたい企業は、以下の内容に注意して連携強化に取り組みましょう。
（1）仕事の目的を理解していない
社内メンバーが仕事の目的を理解していないと、他部署との連携も失敗しやすくなります。
なぜなら、仕事で果たす役割を理解していなければ、他部署と協力して業務を進める意義も感じられず、積極的なコミュニケーションにつながらないからです。したがって、まずは仕事の目的を社員に浸透させることが必要です。
たとえば、企業の抱えるミッションを周知し理解させることも方法のひとつです。ビジョンが社内に浸透すれば、仕事の目的意識を持てるだけでなく、社員同士が共通認識を持ってコミュニケーションをとれるので、他部署との円滑な連携につながります。
（2）他部署の業務状況を知らない
部署間連携がうまくいかない原因に、他部署の業務状況を知らないことが挙げられます。
他部署の業務状況を理解できていない場合、やりとりに消極的になってしまいます。実際に、コクヨ株式会社の【部署間コミュニケーションの現状と課題】によると「他部署とのコミュニケーションで困っていること」に対し、以下の回答がされています。
- 気軽に話しかけられる場所がない
- 業務内容がわからず声をかけづらい
- 共通の話題がない
- 繁閑状況がわからず声をかけづらい
調査からもわかるように、「業務内容」や「繁閑状況」を把握できないと、話すべき内容やタイミングが分からず、他部署との連携は強化されません。そのため、社内の業務を可視化できる仕組みをつくって、部署間の相互理解を深める点が重要です。
（3）他部署とのコミュニケーションが不足している
前提として、他部署とのコミュニケーションが不足していると、メンバー同士の相互理解が深まらないので、連携がうまくとれません。
具体的には、HR総研の【HR総研：「社内コミュニケーション」に関するアンケート2024 結果報告】によると「自社における社内コミュニケーション不全の原因」に、”対面コミュニケーションの減少”、”働き方の多様化”、”食事会・飲み会の減少”が含まれているのが分かります。
つまり、他部署との連携を強化するには、対面でなくても気軽にコミュニケーション取れる仕組みが必須となるのです。具体的には、他部署のメンバーにも業務上の不明点を質問できる「ナレカン」のようなツールであれば、横のつながりを強化します。
他部署との連携を強化する方法3選
ここでは、他部署との連携を強化する方法3選をご紹介します。以下の内容は、部署間の連携強化の成功に欠かせないため必見です。
（1）会社の課題や目標を浸透させる
他部署との連携を強化するためには、会社の課題や目標を浸透させる必要があります。
なぜなら、全社員が会社の課題や目標を理解することで、異なる部署でも同じ意識をもって業務に取り組めるようになるからです。課題や目標に対する共通認識があれば、自然と一体感が生まれ、互いにコミュニケーションがとりやすくなります。
したがって、会社の課題や目標を社内に浸透させ、社員が同じ方向を向いて業務に取り組めるようにすることが、自然と他部署との連携強化につながるのです。
（2）情報発信・社内イベントを積極的に実施する
各部署の情報発信や社内全体でのイベントの実施は、部署間の連携強化に役立ちます。
具体的には、各部署の業務内容や社員の紹介、成功事例・失敗事例などのエピソードの発信によって、相互理解の促進につながります。また、部署の垣根を超えた社員の交流の場として、社内イベントを実施することで、組織の一体感を生み出せます。
このように、情報発信・社内イベントを積極的に実施し、他部署の社員と交流する場を多く設けましょう。
（3）他部署とナレッジ共有できる仕組みをつくる
他部署とナレッジ共有できる仕組みづくりも、部署間の連携を促進するのに重要です。
たとえば、それぞれの部署の業務状況やナレッジなどを共有できる仕組みがあれば、部署間の相互理解が深まります。他部署のメンバーをリスペクトする気持ちがあれば、相手を思いやった行動につながり、結果としてコミュニケーションの円滑化が期待できます。
一方で、部署間の情報共有が徹底されていないと、誤解が生まれたり、業務の進捗が遅延したりしてしまう恐れがあるのです。そのため、「ナレカン」のように部署横断的に情報を共有・管理できるITツールを使って、全社で情報共有できる仕組みをつくりましょう。
【これで解決】他部署との連携を効率的に強化できるツール
以下では、他部署との連携を効率的に強化できるツールをご紹介します。
他部署との連携を強化するには、部署間の垣根を越えて情報共有できる仕組みづくりが不可欠です。「誰が、どの作業を担当しているのか」の動きが把握できれば、声がけがしやすくなるほか、仲間意識を持って業務に取り組めます。
そのため、「社内全体で情報共有が活性化するツール」を導入しましょう。とくに、他部署とも気軽にコミュニケーションを取れるツールであれば、業務効率化にも貢献します。
結論、他部署との連携を強化するには、社内全体の情報共有を活性化できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、ホーム画面より「お知らせ」が自然と目に入るので、社内全体での情報共有が活性化し、他部署との連携を強化できます。また、”特定の人・部署”に回答をリクエストできる「質問」機能も備わっているので、部署の垣根を超えて業務の疑問点を解消可能です。
簡単に社内情報を共有・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能紹介＞
＜社内お知らせ機能＞
ナレカンでは、社員全員が閲覧できる「お知らせ」を簡単に作れます。また、ホーム画面を開くだけですぐに視認できるため、情報共有が活性化します。
＜質問機能＞
ナレカンでは、「質問機能」によって、業務の疑問点を解消できます。また、回答をリクエストする部署やメンバーを指名して質問可能です。
また、質問に回答してくれたメンバーに対して、お礼コメントを送れます。そのため、一方的なアクションで終わらずに双方向のコミュニケーションが成立するので、社員同士の親睦が深まるのです。
他部署との連携強化に成功した事例2選
ここでは、他部署との連携強化に成功した事例2選について解説します。以下の事例を参考にして、自社の取り組みに役立てましょう。
事例1｜渡辺パイプ株式会社
渡辺パイプ株式会社では、各拠点間の横のつながりが希薄で、拠点間の連携不足や理念浸透の遅れなどの課題を抱えていました。
そこで、情報共有ツールを導入し、各拠点の営業所長がリレー形式でコラムを執筆する企画を実施しました。具体的には、所長自ら拠点の雰囲気やメンバーを紹介することで、社員同士がお互いを認識できる状態にし、コミュニケーションの促進を図ったのです。
その結果、地方の拠点のコラムが掲載されると「特定の従業員が投稿に載っている」という理由で、普段コメントしない従業員も反応するようになりました。以上のように、情報共有ツールの導入によって、以前の社内報よりコミュニケーションの活性化し、横のつながりの強化に成功したのです。
事例2｜株式会社ミナジン
株式会社ミナジンは、中小企業向けに多様な人事サービスを扱っています。その多様性ゆえ、部門間での連携や意思疎通がしにくいという課題を抱えていました。
そこで、ピアボーナス(社員同士で報酬を贈り合う制度)ツールを導入して、仕事の成果を主体的に共有できる仕組みをつくりました。そして、拠点・部門が異なるメンバー同士でも成果を称賛し合える文化を作り上げたのです。
その結果、互いに認め合う組織風土が形成され、部門を超えたメンバー同士がクロスセル推進に取り組むようになりました。また、「社員同士の承認」という内向きの施策であったにもかかわらず、業績への貢献やお客様への意識の向上にもつながったのです。
他部署との連携を強化するメリット・コツや方法まとめ
これまで、他部署との連携を強化するメリット・コツや方法を中心にご紹介しました。
他部署との連携を強化すると、「業務の円滑化」や「職場への定着率向上」が可能です。ただし、仕事の目的を理解していなかったり、他部署に対する「業務への理解」や「コミュニケーション」が不足していたりすると、部署間の連携は失敗してしまいます。
そのため、他部署の業務状況やナレッジを把握できる情報共有の仕組みをつくらなければなりません。そこで、「情報共有ツール」を導入すれば、部署間の情報共有を促進して、連携しながら業務に取り組めるのです。
したがって、他部署との連携強化には、効率的な情報共有の仕組みを構築し、社内コミュニケーションを活性化するツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、他部署との連携強化に取り組みましょう。
