【事例4選】情報管理のヒヤリハットとは？有効なセキュリティ対策を紹介
情報管理におけるヒヤリハットは、情報漏えいなどの重大事故にもつながりかねない極めて危険な出来事です。そして、ヒヤリハットをあらかじめ防ぐには事故が起こり得る事例を把握し、適切な対処法をとらなければなりません。
しかし、「ヒヤリハットの適切な対処法が分からず、重要情報が紛失するリスクを拭えない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理におけるヒヤリハットの4つの事例と、有効なセキュリティ対策を中心にご紹介します。
- 情報管理のヒヤリハットが起こる原因を知りたい
- ヒヤリハットの事例を把握して、効果的な対策を実践したい
- 強固なセキュリティのもと情報を管理し、ヒヤリハットを防ぎたい
という方はこの記事を参考にすると、ヒヤリハットの事例から有効な対処法を得られ、情報管理における重大事故のリスクを回避できるようになります。
目次
情報管理のヒヤリハットとは
ここでは、情報管理におけるヒヤリハットの定義や情報セキュリティの課題について解説します。ヒヤリハットについての具体的なイメージが湧いていない方は必見です。
ヒヤリハットの定義
ヒヤリハットは、重大な事故に直結する一歩手前の出来事を指します。
ヒヤリハットが多くなれば重大な事故を引き起こす可能性が高くなります。また、ヒヤリハットは些細なミスから発生することも多く、業務を始めたばかりの社員からベテラン社員まで、経験値を問わず誰にでも起こりうるのです。
したがって、キャリアに関わらず情報を取り扱うときは、常にリスクが伴うことを意識しておきましょう。たとえば、定期的にヒヤリハットの事例をチームに共有するだけでも、意識づけに効果的です。
情報セキュリティの課題
近年ではヒヤリハットに留まらず、個人情報漏洩・紛失の被害が拡大しており、より厳重な情報セキュリティの確保が急務となっています。
個人情報の漏えい・紛失事故は、2012年から2024年までの13年間で1,454件起きており、漏えい・紛失した可能性のある個人情報は、累計1億8,249万人で、日本の人口の約1.5倍に達しています。
情報が紛失した原因には、不正アクセスだけではなく、個人情報を不適切に取り扱った事例も挙げられています。したがって、業界慣習やガバナンス意識の低さが問題になっており、情報リテラシー強化の課題が表面化しているのです。
＜事例4選＞情報管理のヒヤリハットが起こる原因
ここでは、情報管理のヒヤリハットが起こる原因についての事例を4つご紹介します。ヒヤリハットが起こる可能性の高いケースを把握し、自社で同様のケースが起きないように注意喚起しましょう。
（1）メールの送信
はじめに、メールにおけるヒヤリハットをご紹介します。
たとえば、「顧客情報が保存されたファイルを、間違って送信しそうになった」「過去のメールをコピペして使いまわしていたが、修正するのを忘れて先方に送信しそうになった」という事例が挙げられます。
メールは頻繁に使われる連絡手段なので、送信する前に宛先や添付ファイルを確認したり、メールを送信取り消しできる時間を設定したりしておく必要があります。
（2）重要情報の取り扱い
重要情報を取り扱うときのミスも、ヒヤリハットの原因です。
たとえば、「顧客の個人情報が含まれたメールを、誤って別の顧客に送信しそうになった」という事例があります。万が一、そのまま送信してしまった場合には「同意なく第三者に重要情報を提供した」と見なされ、多額の損害賠償を請求されかねません。
そのため、重要情報を取り扱うときは、細心の注意を払うようにしましょう。
（3）書類の管理
書類の管理が適切でない場合、ヒヤリハットは起こりやすくなります。
たとえば、紙文書を扱う企業では「書類を紛失しそうになった」「書類を誤ってシュレッダーにかけそうになった」という事例が少なくありません。仮に、顧客の個人情報や機密文書を紛失した場合、悪用されるだけでなく顧客からの信頼を失うことになります。
そのため、重要な書類は厳重に管理するか、紙文書の電子化を検討しましょう。
（4）PCのウイルス感染
最後に、「PCがウイルスに感染しそうになった」というヒヤリハットも極めて危険な事例です。
たとえば、「顧客を名乗ったスパムメールに返信をしかけた」「ウイルス対策ソフトのバージョンを更新し忘れそうになった」などが挙げられます。また、外付けのハードディスクやUSBメモリなどから感染する事例も多いです。
このように、PCがウイルスに感染すると動作が重くなったり、フリーズや強制終了が頻繁に起こったりするようになります。また、最悪の場合、データが破損したり盗まれたりする可能性もあるので注意しましょう。
ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのITツール
ここでは、ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのITツールをご紹介します。
情報管理のヒヤリハットは、情報漏洩などの重大なトラブルにもつながりかねない極めて危険な出来事です。そのため、ヒヤリハット事例は定期的に確認できる体制を整えて、社員の情報の取り扱いに対する意識を高めることが大切です。
ただし、ヒヤリハットが起こる原因には「外部からの不正アクセス」も多いため、万全な対策が求められます。そのため、社員の意識だけでなく「安全に情報を管理できる仕組み」を整えることが必須なのです。
結論、情報管理のヒヤリハットを対策するためには、ヒヤリハット事例を含む社内のあらゆる情報を安全に管理できるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンは、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得しており、社内のあらゆる情報は安全な環境で管理されます。また、「ヒット率100%」の超高精度検索機能によって、過去のヒヤリハット事例にすぐアクセスし対策を講じられるのです。
強固なセキュリティで情報管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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情報管理のヒヤリハットを対処する方法とは
以下では、情報管理のヒヤリハットに対処する3つの方法をご紹介します。重大な事故につながる可能性を潰すために、必ず実践しましょう。
ヒヤリハットの事例を共有する
はじめに、ヒヤリハットの事例をチームで共有しましょう。
ヒヤリハットの事例を共有すれば、重大な事故を予防することができるのはもちろん、情報の取り扱いに関する意識を高められます。また、ヒヤリハットが万が一起きてしまったときには、過去の事例を参照して、チーム全員で状況や原因を分析できます。
したがって、効果的な再発防止策を講じるためにも、ヒヤリハットの事例を共有する体制を整えることは重要です。
操作ミスが起きないツールを使う
次に、操作ミスをすることがないシンプルなツールを使いましょう。
ヒヤリハットの原因には、人的ミスが多く挙げられます。つまり、多機能で複雑な情報管理ツールを運用していると、ITに不慣れな社員が誤操作してしまうリスクがあるのです。
したがって、操作ミスによるヒヤリハットを確実に防ぐためにも、誰でも簡単に情報を管理できるツールを導入しましょう。
セキュリティの高いツールを使う
最後に、情報管理にはセキュリティの高いツールを使いましょう。
具体的には、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得していたり、社内メンバーに見せる情報をアクセス権によってコントロールできたりするツールであれば、内外部からの情報漏えいを防げます。
たとえば、上記のポイントを踏まえた「ナレカン」のようなセキュリティの高い情報管理ツールを導入することで、不正アクセスやウイルス感染するリスクが限りなくゼロになります。
情報管理のヒヤリハット事例や対処法まとめ
これまで、情報管理のヒヤリハット事例や対処法を中心にご紹介しました。
情報管理におけるヒヤリハットは、会社の重要な情報資産が紛失する事態につながりかねません。そのため、社内でヒヤリハットの事例を共有し、いつでも確認できる体制を整えましょう。
ただし、ヒヤリハットが起こる原因には、外部からの不正アクセスも多いため、セキュリティが高いツールの導入も必須です。とくに、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得しているツールであれば、安心して社内情報を集約できます。
結論、情報管理のヒヤリハットを対策するためには、ヒヤリハット事例を含む社内のあらゆる情報を厳格なセキュリティで安全に管理できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報管理におけるヒヤリハットのリスクを解消しましょう。
