【例文付き】仕事の依頼メールにおけるポイントやよく使う表現を紹介！
仕事の依頼メールを送るうえでは、相手に失礼とならないように構成や書き方を十分注意する必要があります。また、見積もりや日程調整など、シーンごとに書き方を分けるのも重要です。
しかし、ノウハウが不足しているため、依頼メールを送るときにどのような点を意識すべきか分からない担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事依頼メールにおけるポイントやよく使う表現を中心に解説します。
- 取引先に失礼のない正しい依頼メールの書き方を知りたい
- 依頼メールを書くときの例文を見て参考にしたい
- メールよりもスムーズに情報共有できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、依頼メールの正しい書き方が分かり、スピーディに仕事を依頼できるようになります。
目次
初めての依頼メールで押さえるべきポイント4選
ここでは、仕事の依頼メールで押さえるべきポイントを4つ解説します。相手とのスムーズなやりとりをするためにも、以下の点を押さえましょう。
（1）件名を分かりやすくする
まずは、依頼メールのポイントとして、件名を分かりやすくすることが挙げられます。
無題のままで送ることは避け、「よろしくお願いします」のように、内容が一目で分からない件名も不適です。なぜなら、内容が分かりづらいと、チェックも後回しされやすく、最悪の場合見られないまま放置されるからです。
そのため、確実に内容に目を通してもらえるように「～の依頼」「～について」など件名は分かりやすく記載しましょう。ただし、必要以上に冗長な表現を使うと読みづらくなってしまうので、メールタイトルが1行に収まるように書くのがベストです。
（2）内容は簡潔にする
次に、内容を簡潔にするのも大切です。
仮に内容が冗長だったり曖昧な表現が多かったりすれば、受け手は何を求められているのかがわからず、返事を出しにくくなってしまいます。また、このようなメールでは本旨も捉えづらくなるため、認識の齟齬が起こるリスクもあるのです。
したがって、相手がすべきアクションを明確にイメージできるようにするためにも、内容は過不足なく簡潔に記載しなくてはなりません。
（3）返信の期限を明確にする
依頼メールでは、返信の期限を明確にするのも重要です。
返信期限を設けなければ、受け手が「あまり重要ではない」と判断してチェックを後回しにする恐れがあります。その結果、意思決定が遅れるトラブルにもつながりかねません。
以上のような事態を防ぐためにも、依頼メールには返信の期限を明確に設定しておきましょう。また、期限を設ければ返信を待つストレスも軽減されます。
（4）相手を気遣う
依頼メールでは相手を気遣うのもポイントです。
送り手はあくまでも”お願いする立場”なので「恐れ入ります」のように受け手を気遣う言葉を添えるのがマナーです。このような配慮があれば依頼先との良好な関係性を築けるので、その後の取引も継続しやすくなるのです。
以上のように、依頼メールを送るときは思いやりの姿勢を忘れずに意識しましょう。
仕事の依頼メールでよく使う表現
以下は、仕事の依頼メールでよく使う表現・フレーズです。
| よろしくお願いいたします |
「お願いします」よりも丁寧な印象を与えられます。 |
|---|---|
| お手数をおかけしますが |
相手に手間がかかるときに使うと、依頼の表現を和らげられます。 |
| 大変恐縮ですが |
「お手数をおかけしますが」よりも丁寧でへりくだった印象を与えられます。 |
| ～していただいてもよろしいでしょうか |
「相手の状況を考慮している」といった印象を与えられます。 |
| ～していただければ幸いです |
「お願いします」よりもさらにへりくだった表現で、一方的にお願いする印象が和らぎます。 |
| 〇〇までにご回答いただけますと助かります |
具体的な日時や担当者を明記すると、相手が確認の連絡をする手間を省けます。 |
上記の表現を押さえれば、一方的な依頼メールになりにくいのです。
依頼メールの基本的な書き方
以下では、依頼メールの基本的な書き方をご説明します。
依頼メールの基本的な構成は以下の通りです。伝えたいことを簡潔に記載するよう意識しましょう。
以上の項目をもれなく記載すれば、わかりやすく承諾を得やすい依頼メールを作成できます。
シーン別！仕事依頼メールの例文
ここでは、仕事依頼メールの例文をシーン別でご紹介します。シーンごとにどのような書き方の違いがあるのかを知りたい方は必見です。
シーン1｜資料添付を依頼するメール
こちらは資料添付の依頼メールにおける例文です。背景を忘れずに記すのはもちろん、添付先の住所も漏れなく記載しましょう。
件名：資料送付についてのお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
はじめまして。株式会社〇〇の××と申します。
この度、貴社のサービスページを拝見してご連絡いたしました。
現在、弊社では貴社の〇〇の導入を検討しており、つきましては、〇〇についての詳しい資料を拝見したく思っております。
以下の宛先までご送付いただければ幸いです。
送付先住所・会社名・氏名
お忙しいところ大変恐縮ですが、
〇月〇日〇曜日までにお送りいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン2｜見積もりを依頼するメール
こちらは見積もりの依頼メールにおける例文です。早期に見積もりを把握したい場合は、具体的な日時を記すのがポイントです。
件名：お見積もり作成についてのお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
先日のお打ち合わせでは、〇〇について大変詳しくご説明いただき誠にありがとうございます。
つきましては、〇〇のお見積もりを頂戴できればと思っております。
以下の宛先までご送付いただければ幸いです。
送付先住所・会社名・氏名
お忙しいところ大変恐縮ですが、
〇月〇日〇曜日までにお送りいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン3｜日程調整を依頼するメール
こちらは日程調整の依頼メールにおける例文です。候補日時を記すのがポイントです。
件名：〇〇のお打ち合わせにおける日程調整のお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
〇〇についてのお打ち合わせをしたく思っております。
つきましては、以下の日時でご都合の良い日を教えていただけますでしょうか。
候補日時：
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時まで
- ×月×日（×）×時～×時まで
- △月△日（△）△時～△時まで
万が一上記日時でご都合が合わない場合は、〇〇様でよろしい日時を2、3程度挙げていただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン4｜講演を依頼するメール
こちらは講演依頼メールの例文です。講演会の詳細を記すのがポイントです。
件名：〇〇講演講師ついてのお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
先日、貴社のホームページを拝見したところ、弊社の開発しているサービスとの類似点を感じました。
つきましては、ぜひ〇月〇日の講演会に参加していただきたいと思っております。
講演会詳細：
第〇回 〇〇講演会
日時：
場所：
謝礼：
ご不明点などございましたらお気軽にお問い合わせください。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ぜひご参加いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン5｜「手が空いたので仕事ください」と依頼するメール
こちらは「手が空いたので仕事ください」と依頼するメールの例文です。まず自分の現状を伝えるのがポイントです。
件名：今週の業務について
本文：
〇〇さん
お疲れさまです。××です。
先週の〇〇の案件は納品済みです。また、明日、明後日と特に急ぎの仕事はないため、手が空きそうです。
もしお手伝いできる業務があれば、ぜひ私に振っていただきたいです。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン6｜請求書の差し替え・再発行を依頼するメール
こちらは請求書の差し替えや再発行を依頼するメールの例文です。再発行の理由を示すがポイントです。
件名：請求書の再発行について
本文：
相手の会社名と名前
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
△△月□□日に弊社より送付いたしました請求書に、誤りがございました。ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
つきましては、改めて請求書を発行させていただきますので、お手数ですがご確認のほどよろしくお願いいたします。また、誤記のありました請求書については、破棄していただくようお願いいたします。
以後、このような不手際が起こらないようチェック体制を強化してまいります。今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン7｜アンケートを依頼するメール
こちらはアンケートを依頼するメールの例文です。アンケートの目的を説明するのがポイントです。
件名：アンケートのご依頼について
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
この度、サービスの向上を目的として、アンケートの回答をお願いしたく、ご連絡を差し上げました。
つきましては、以下のリンクよりご回答をお願いいたします。回答期限は△△月□□日とさせていただきます。
[アンケートのリンクを記載する]
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン8｜提案依頼書（RFP）の依頼メール
こちらは提案依頼書(RFP)を依頼するメールの例文です。自社の依頼を明確にすることがポイントです。
件名：提案依頼書について
本文：
依頼先の会社名・氏名
突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の××と申します。
この度、弊社で△△を導入するにあたって発注先を選定しており、貴社にご提案をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
つきましては、添付させていただいた提案依頼書をご確認いただき対応いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇××部
連絡先：
仕事の依頼メールにおける3つの注意点
ここでは、仕事の依頼メールにおける注意点を3つ解説します。依頼先とのトラブルを避けるためにも、以下のポイントを確実に把握しましょう。
（1）件名で9割が決まる
仕事の依頼メールでは、件名で開封されるかされないかが決まります。
メールを開封するとき、一番初めに目がつくのは、件名です。件名が「ご相談」「ご連絡」など曖昧だと、開封されづらくなります。
したがって、目的＋納期を書くなど、相手の関心を引く件名にしましょう。
（2）本文は「3W1H」で組み立てる
依頼メールの本文は、「3W1H」で組み立てるよう心がけましょう。
依頼メールでは丁寧な前置きを書くよりも、対象や時期などを端的に伝えることが重要です。そのため「 Who（誰に）、What（何を）、When（いつまでに）、How much（予算）」の3W1Hを意識して構成すると効果的です。
読み手側のニーズを考えた上で、必須項目を簡潔に伝えましょう。
（3）逃げ道を作る
最後に、相手の逃げ道を作ることも重要です。
相手に対して依頼を送るときに、断りやすさを残すと承諾を得やすいです。「ご都合が合わなければ〜でも構いません。」などの文章を付け加えてみましょう。
仕事の依頼だけでなく、逃げ道を作る文言を添えることで、依頼を受け入れてもらいやすくなります。また、メール文作成のノウハウは、「ナレカン」などのナレッジ管理ツールで共有すると、担当者のスキルに依存せず、開封率の高いメールを作成できます。
仕事の依頼をスムーズに進めるためのポイント
以下では、社内での仕事の依頼をスムーズに進めるためのポイントをご紹介します。
業務分担をするためにメールで仕事を依頼しても、内容がうまく伝わらずやりとりが何往復にもなってしまうと、かえって業務時間をひっ迫します。とくに、メールやチャットでの依頼は、人によって書き方や温度感が違うため、伝達ミスや対応漏れが起こりやすいです。
また、似たような依頼を別の人からも送ってしまったり、過去のやりとりを探すのに時間がかかったりと、非効率なフローが発生している場合もあります。そのため、属人化した依頼フローを解消し、全体の業務効率を底上げしましょう。
結論、仕事の依頼に利用するべきツールは、社内のナレッジを蓄積して一元管理でき、メンバー全員が簡単に操作できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの記事機能では、テキストやファイル、画像を格納すれば、ナレッジが社内で蓄積・共有されます。また、操作がシンプルで誰でも使いこなせるため、社内で活発な情報共有が可能になります。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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仕事依頼メールのポイントや注意点まとめ
ここまで、仕事依頼メールのポイントや注意点を中心に解説しました。
依頼メールを送るときは、件名や内容を分かりやすくするだけでなく、相手への配慮が大切になります。また、メールを送ってもほかのメールに埋もれてしまうのは意味がないので、”情報を確実にストックできるクラウドツール”を使いましょう。
ただし、多機能で複雑なツールでは自社に浸透しない可能性もあるため、必ず「ITリテラシーに関わらず、簡単に使いこなせるツール」でなければなりません。
結論、誰でも直感的に使えるので、仕事の依頼・確認がスムーズにできるツール「ナレカン」が最適なのです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でメールのストレスを解消し、仕事をスムーズに依頼できる環境を整えましょう。
