ナレッジマネジメント
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作業手順書があれば、はじめて業務に取り組む従業員でも作業クオリティを保てるほか、従業員間で作業のスピードや品質がばらつく心配もありません。 しかし、「分かりやすい作業手順書が作成できず、社内に作業手順書が浸透しない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、分かりやすい作業手順書の作り方や作成例、運用のコツを中心に解説します。 わかりやすい作業手順書を作りたい 作成した作業手順書を社内に浸透させるコツを知りたい 作業手順書を適切に管理・共有したい という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい作業手順書の作り方やポイントが分かるだけでなく、適切な管理・運用方法も把握できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 作業手順書とは1.1 作業手順書とマニュアルの違い1.2 作業手順書を作成する目的2 作業手順書に記載するべき5項目とは3 【具体例あり】分かりやすい作業手順書の作り方3.1 ステップ1｜手順書の目的や記載事項を明確にする3.2 ステップ2｜5W1Hを明確にする3.3 ステップ3｜構成案を作成・テンプレート化する3.4 ステップ4｜実際の作業フローを書き出す3.5 ステップ5｜仮運用する3.6 ステップ6｜定期的に手順書を改善・更新する4 【押さえておきたい】作業手順書を運用する3つのコツ4.1 （1）管理者を設定する4.2 （2）現場からフィードバックを受け取る4.3 （3）手順書へのアクセス性を良くする5 【ExcelやWordから脱却】失敗しない手順書作成ツールの選び方6 【必見】作業手順書の作成・共有が最も簡単にできるツール6.1 マニュアル運用を円滑にするナレッジ管理ツール「ナレカン」7 さらに業務手順書を見やすくするポイント5選7.1 （1）完璧を目指さない7.2 （2）読み手を考慮する7.3 （3）作業の全体像を可視化する7.4 （4）説明文は短くする7.5 （5）表や写真のレイアウトを意識する8 分かりやすい作業手順書の作り方と運用のコツまとめ 作業手順書とは ここでは、作業手順書の概要を解説します。これまで、手順書の具体的な目的やメリットを把握していなかった方は必見です。 作業手順書とマニュアルの違い 作業手順書と似ている単語として「マニュアル」がありますが、違いは以下の通りです。 作業手順書 マニュアル 目的 メンバーが該当業務の内容を理解して、全員が同じ品質を保つ 業務の全体像を把握して、効率化や品質向上を図る 役割 手順を詳しく説明する 手順だけでなく、概要や背景も説明する 扱う情報の範囲 ひとつの業務における手順 業務全体のフローやノウハウ このように、作業手順書とマニュアルでは、目的や役割、情報の範囲が異なります。そのため、両者を混同せずに作業手順書を作成することが重要です。 作業手順書を作成する目的 作業手順書をつくる目的は以下の4つです。目的を把握し、実用的な手順書の作成を目指しましょう。 （1）作業品質の均一化 手順書を作成する目的の1つ目は、作業品質の均一化です。 ひとつの作業を複数人で担当する場合、手順書がないとクオリティにばらつきが生じてしまいます。作業の質が低下すると、サービスや製品に悪影響を及ぼすため、誰もが同じレベルで仕事を進められる仕組みを整える必要があります。 そこで、手順書があれば担当者が変わっても同じ品質で作業ができるのです。 （2）作業効率の向上 手順書を作成する目的の2つ目は、作業効率の向上です。 たとえば、作業手順書があることで、作業手順を口頭で説明する手間や、不明点の確認のために各々のメモを参照する手間を省くことができます。また、各作業工程の目安時間を記載すれば、目標ペースを把握して作業を進められます。 結果として、作業スピードが上がり、生産性の向上も期待できます。 （3）安全性の確保 手順書を作成する目的の3つ目は、作業の安全性の確保です。 手順書がないと、担当者が我流で作業を進めてしまい、ミスやトラブルが起きやすくなります。また、作業内容によっては人命に関わる重大な事故が発生する恐れもあります。 一方、手順書があれば注意すべき点を示せるので、担当者の怪我や事故を未然に防げます。 （4）情報の属人化防止 手順書を作成する目的の4つ目は、情報の属人化防止です。 手順書には、従業員が業務で得たノウハウや技術を社内に蓄積できます。その結果、社内技術が継承され、従業員の異動や退職があっても情報が失われないのです。 ただし、紙の手順書は目的の情報をすぐに見つけにくく、活用されなかったり紛失したりするリスクがあります。そこで、高精度の検索機能で必要な情報が瞬時に見つかる「ナレカン」のようなITツールを活用することで、アクセス性が高まるのです。 作業手順書に記載するべき5項目とは 一般的に、作業手順書には以下の5項目を記載します。 作業名/目的 「どの作業における手順なのか」「何のために作業をするのか」を明確にします。 作業に必要なもの 作業で使うツールや材料などを記載します。 作業の手順/ポイント 図や表などと併せて作業手順を具体的に説明します。また、作業のポイントとして「効率化を図るコツ」「品質を安定させる方法」なども記載しましょう。 判断基準 所要時間やチェックシートなど「作業者が決められた時間で、正しく作業できたか」の判断基準を設けます。 注意事項 作業の安全を確保するうえで注意すべきことを記載します。また、万が一ミスやトラブルが起きたときの対処法も記載すると安心です。 以上の項目が抜け漏れなく記載されている手順書であれば、誰でも正確に作業を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【具体例あり】分かりやすい作業手順書の作り方 ここでは、作業手順書の作り方を6ステップで紹介します。以下のステップで効率よく手順書を作成しましょう。 ステップ1｜手順書の目的や記載事項を明確にする まずは、手順書の目的や記載事項を明確にします。 従業員は手順書を参照することで、正確な手順を理解し、作業効率を向上させられるのです。しかし、手順書の目的や記載事項が定まっていなければ、作業の方針が分からず、従業員にとって使いづらい資料になってしまいます。 したがって、手順書を社内に浸透させて運用するためにも、目的や記載事項は必ず明確にして全社の認識を統一させましょう。 ステップ2｜5W1Hを明確にする 次に、手順書の「5W1H」を明確にします。手順書の5W1Hは以下の通りです。 Who・・・・誰が担当者（担当部署）か Where・・・どこで作業するか When・・・いつ作業をするか What・・・・何が作業に必要か Why・・・・なぜその手順が必要か How・・・・どのような手順の作業か 以上の項目があれば、新人でも正確にイメージしたうえで作業を進められます。誰が作業しても同じクオリティになるように、5W1Hは必ず記載しましょう。 ステップ3｜構成案を作成・テンプレート化する 手順書の方針が明確になったら、構成案をつくります。 構成案は、手順書における目次です。マニュアルの本文を作成する前に構成案をつくれば、手順書に載せるべき作業内容が明らかになり、手順書づくりがスムーズになります。 また、テンプレートを活用することで、手順書のフォーマットが統一され、従業員が内容を理解しやすくなります。構成を一度作ったらテンプレート化しておくと、新しく作成するときや内容の更新のときに手間がかかりません。 手順書に使えるテンプレート紹介 以下のようなテンプレを用意すれば、手間や時間をかけずに読みやすい手順書を作成できます。 「フリーテンプレート」の手順書テンプレート こちらは、作業の細かな内容を順に記入することで、作業の注意点やポイントなども記入できるテンプレートです。このテンプレートを使用すると、図やフローチャートを用いた分かりやすい手順書を作成することができます。 フリーテンプレートの手順書テンプレートはこちら ［文書］テンプレートの無料ダウンロード こちらは［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する作業マニュアル・作業手順書の無料テンプレートです。手順書のひな型として使える汎用性の高いテンプレートとなっています。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら ステップ4｜実際の作業フローを書き出す 構成が決まったら、実際の作業フローを書き出します。 実際に書きはじめる前に、作業フローをすべて洗い出して、手順書に載せる内容に過不足がないかを改めて確認しましょう。また、作業のプロセスが可視化されることで、各ステップや手順が明確になり、作業の全体像を把握しやすくなります。 以下は「報告書の作成フローチャート」の具体例です。このように、フローを図式化すると、視認性が高まり読み手が業務を理解しやすくなるのでおすすめです。 ステップ5｜仮運用する 次に、手順書を仮運用します。 手順書に不備がある状態で全社に導入すると、現場の混乱を招く恐れがあります。したがって、トラブルなく手順書を運用するために、まずは少人数での仮運用が必要です。 また、仮運用で見つかった問題点はすぐに改善し、もう一度仮運用に乗せなければなりません。十分な品質を確保したうえで現場へ導入し、手順書が確実に活用される仕組みを整えましょう。 ステップ6｜定期的に手順書を改善・更新する 最後に、手順書の改善と更新も重要なプロセスです。 手順書の作成後は、定期的に更新する必要があります。手順書が古いままだと、担当者の間で認識の齟齬が生じ、トラブルの原因になる可能性があるのです。 そのため、定期的に従業員へヒアリングし、変更点が早急に手順書へ反映される仕組みを整える必要があります。ただし、WordやExcel、PowerPointのマニュアルでは、更新のたびにファイルを開かなければないうえに、メンバーに共有し直すのが面倒です。 そこで、手順書を簡単に更新したい方は「ナレカン」のようなITツールを使いましょう。更新した内容がリアルタイムで反映されるので、手間なく手順書を更新・共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【押さえておきたい】作業手順書を運用する3つのコツ ここでは、作業手順書の運用のコツを3つご紹介します。以下のポイントを意識すれば、より効果的に手順書を運用できます。 （1）管理者を設定する まずは、手順書の管理者を設定します。 手順書は作成して終わりではなく、改善・更新し続けなければなりません。そこで、管理者を決めれば責任の所在を明確にでき、手順書が確実に更新されるようになるのです。 また、管理者が決まっていれば改善の要望も伝えやすくなります。したがって、手順書が定期的に更新される環境を整えるために、手順書の管理者を必ず決めましょう。 （2）現場からフィードバックを受け取る 次に、現場からのフィードバックは常に受け取るべきです。 ただし、定期的に直接現場から意見を聞き出すのは現実的ではないため、現場でどのように手順書が使われているかを可視化できるツールを使うのがおすすめです。 たとえば、格納している手順書の使用頻度をリストで確認できる「利用状況レポート」を備えた「ナレカン」のようなツールなら、、現場の意見を自然に吸い上げることができます。 （3）手順書へのアクセス性を良くする 最後に、手順書へのアクセス性を良くしましょう。 たとえば、WordやExcelの手順書では、スマホの小さい画面では見づらいなどのデメリットがあります。一方、ITツールを使えば、PCだけでなくスマホでも使えるため、時間や場所を問わず手順書にアクセスできて便利です。 とくに、どのデバイスからでも直感的に操作できて、検索性の高いツールを選択すれば、すぐに運用をはじめられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ExcelやWordから脱却】失敗しない手順書作成ツールの選び方 ExcelやWordは導入コストがかからないものの、書式の統一やファイル管理が難しいことから、昨今では手順書の作成・管理に特化したツールを利用する企業が増えています。そこで、手順書作成ツール選びに失敗しないためにも、以下の3点を確認しましょう。 シンプルで簡単に使えるか シンプルで簡単に使えなければ、せっかく手順書作成ツールを導入しても社内で浸透せず、形骸化してしまいます。また、作成に時間がかかりすぎてしまうと逆に作業効率が下がってしまう可能性もあるのです。 検索機能が充実しているか 手順書を作成しても見つけることができなければ、活用されません。そこで、検索機能の精度に定評があるツールを選ぶようにしましょう。 サポート体制が手厚いか ツールを導入するときの初期設定などは、担当者の負担が大きいため、導入に踏み切れないことが多々あります。したがって、導入直後からスムーズに運用に乗せられるように、充実したサポート体制があるのかをチェックすべきです。 以上3点を軸に手順書作成ツールを選定すれば、運用に失敗するリスクを軽減できます。なかでも、シンプルな操作性と高度な検索機能に加え、「運用ルールの設計」や「既存データの移行」などを手厚くサポートする「ナレカン」を選べば、最小限の労力で円滑な運用が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】作業手順書の作成・共有が最も簡単にできるツール 以下では、作業手順書の作成・共有が最も簡単にできるツールをご紹介します。 社内で統一された作業手順書を浸透させるには、画像や図で視覚的に手順を示して誰にとってもわかりやすい言葉で記載する必要があります。また、手順書を活用してもらうには、運用中の手順書がすぐに見つかる状態で管理されていなければなりません。 そこで、画像やファイルをドラッグ&ドロップで添付したり、画像やファイル内の文字まで検索したりできるツールを選びましょう。とくに、AI検索機能も備わっているツールなら、会話形式で欲しい情報を探すことができます。 結論、自社で導入すべきツールは、あらゆる情報を一元管理でき、精度の高い検索機能によって必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、直感的な操作で画像やファイルを添付できるので、具体的でわかりやすい手順書を作成できます。また、超高精度の検索機能によって、画像やファイル内の情報まで横断的に検索するので、知りたい情報が確実に見つかるのです。 マニュアル運用を円滑にするナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで手順書を作成した例＞ ナレカンでは、以下のようなテキストベースの手順書を簡単に作成できます。また、テキストだけでなく画像やExcel・Wordなどのあらゆるファイルを載せられるだけでなく、表やリストの作成にも対応しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ さらに業務手順書を見やすくするポイント5選 ここでは、業務手順書をつくるときのポイントを5つ解説します。継続的に活用される見やすい手順書をつくるためにも、以下のポイントを押さえましょう。 （1）完璧を目指さない 1つ目のポイントとして、手順書作成では、最初から100％の完成度を目指さないことが大切です。 はじめからすべての業務を網羅しようとすると、作成、更新に多大な時間がかかってしまいます。また、手順書は従業員に活用されてはじめて効果を発揮するので、作成に時間をかけすぎて運用に乗せるのが遅くなっては本末転倒です。 そのため、手順書は60％ほどの完成度から、運用を通してブラッシュアップすることが重要です。 （2）読み手を考慮する 2つ目のポイントとして、常に読み手を考慮して手順書を作ることが挙げられます。 たとえば、新人向けの手順書をつくるとき、専門用語や略称を多用すると読み手が理解しづらくなってしまいます。一方、読み手がベテラン従業員の場合は、説明が不要な部分も多いので細かすぎる文章を載せることは好まれません。 したがって、誰もがストレスなく手順書の内容を理解できるようにするためにも、常に読み手の視点に立って手順書を作成することがポイントです。また、テンプレートを活用して常に体裁の整った書類を作成することも、読みやすい手順書作成には重要です。 （3）作業の全体像を可視化する 3つ目のポイントは、手順書に作業の全体像をフローチャートとして載せることです。 作業のフローチャートをつくれば、業務の全体像を可視化できます。その結果、従業員は業務の流れを理解して進めることができ、作業全体のスピードアップにつながるのです。 ただし、フローチャートと実際の手順に相違があると、読み手が指示とは異なる作業をする恐れがあります。そのため、フローチャートが正確なものであるかを定期的に確認しましょう。 （4）説明文は短くする 4つ目のポイントは、手順書の説明文の長さを短くすることです。 具体的には、一文が40文字以上あると手順が分かりづらくなったり、無意識のうちに内容を読み飛ばしてしまったりするので避けましょう。逆に、文章が簡潔であれば、すぐに内容を理解してスムーズに作業をこなせるようになるのです。 また、分かりやすい文章をつくるときは、文章を分割したり、箇条書きを使ったりして一文でいろいろなことを言いすぎないように工夫する必要があります。 （5）表や写真のレイアウトを意識する 5つ目のポイントとして、表や写真のレイアウトに気をつけることが挙げられます。 そもそも文字のみで構成された手順書に比べ、表や写真があることで作業をイメージしやすくなり、スムーズな情報理解を促します。しかし、写真や図のレイアウトに統一感がなかったり、多用されていたりするとかえって分かりづらくなる恐れがあります。 したがって、写真や図の大きさや高さを均一にし、過不足のない量で手順書を作成することが大切です。そこで、表機能や画像編集機能が備わった「ナレカン」のようなツールを使うと、ExcelやWordよりも簡単にレイアウトを整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい作業手順書の作り方と運用のコツまとめ ここまで、作業手順書の作り方やポイント、運用のコツを中心にご紹介しました。 手順書をつくるときは、常に読み手を考慮して、内容を定期的に更新しなければなりません。そのためには、紙やExcelで作成・管理するのではなく「更新した手順書を簡単に管理・共有できるITツール」が必須です。 ただし、検索に手間と時間がかかってしまうツールだと、手順書が使われなくなり形骸化する可能性があります。したがって、必ず「高性能な検索機能が備わっているITツール」を使いましょう。 結論、自社で導入すべきツールは、作業手順書をはじめとしたあらゆるノウハウを簡単に作成共有有・検索できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンは、記事が更新されれば通知が届くように設定可能なので、更新されたタイミングですぐに確認できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、作業手順書を効率よく作成・運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事例あり】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方を紹介 手順書作成にはWordとExcelどっちが最適？無料テンプレートも紹介！ Wordでの説明書/マニュアルの作り方やテンプレートを紹介！ 【簡単】説明書を電子化する方法とは？コツやおすすめアプリも紹介！ 【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方も紹介！ ガイドラインとマニュアル・手順書の違いとは？作成ポイントも解説！ サンプルあり｜QC工程表の作り方とは？記載すべき項目も解説

作業を標準化して業務効率を高めたり、教育や引継ぎを円滑に進めたりするために、マニュアルは不可欠です。 しかし、内容が整理されておらず読みにくいうえ、マニュアルの作成・管理方法が確立していないので「作ったマニュアルが活用されない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルを体系化すべき理由や体系化の方法、おすすめの管理ツールを中心にご紹介します。 分かりやすいマニュアルを作る方法が知りたい マニュアルの全体構成が乱れて読みづらいので整理したい 各種の業務マニュアルを一か所にまとめて、管理しやすくしたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、体系化された見やすいマニュアルを作成でき、業務の標準化に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【わかりやすく解説】体系化の意味とは1.1 体系化と構造化の違い1.2 マニュアルの体系化とは2 マニュアルを体系化するべき理由2.1 （1）マニュアル管理の体系化2.2 （2）マニュアル内容の体系化3 【管理の体系化】使いやすいおすすめのマニュアル作成・管理ツール3.1 社内マニュアルを一元管理・即アクセスできるツール「ナレカン」4 【比較表】おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選5 【内容の体系化】マニュアルの内容を体系化する5ステップ5.1 ステップ1. 業務を洗い出す5.2 ステップ2. 業務を体系化する5.3 ステップ3. 業務を標準化する5.4 ステップ4. マニュアルを設計する5.5 ステップ5. 内容を作成する6 【成功事例】マニュアルの体系化に成功した具体的な事例7 マニュアル体系化のやり方とおすすめの管理ツールまとめ 【わかりやすく解説】体系化の意味とは 以下では「体系化と構造化の違い」や「マニュアルの体系化の意味」をわかりやすく解説します。それぞれの認識がメンバー間で異なると、トラブルに発展する可能性もあるので注意しましょう。 体系化と構造化の違い 結論として、体系化と構造化は「物事をまとめるのか、あるいは分解して整理するのか」という点で異なります。 体系化は、「個々の物をひとつにまとめること」と言い換えられます。たとえば、業務体系図などを作成して、個人の業務を一連の作業としてまとめる際には”業務の体系化”という言葉が使われます。 一方、類義語である構造化は、「物事を要素ごとに分解し、全体を整理すること」を指します。つまり、問題を要素ごとに分解してから、全体を捉えるときの表現は”問題の構造化”が適切なのです。 マニュアルの体系化とは マニュアルの体系化は、大きく「マニュアル管理の体系化」と「マニュアル内容の体系化」の2つの要素に分けられます。 マニュアル管理の体系化とは、社内に分散している各業務のマニュアルを一か所に集めて管理することです。一方、マニュアル内容の体系化とは、マニュアルを業務内容ごとに区分して、分かりやすく整理することを指します。 以上、”内容”と”管理方法”という2つの観点からマニュアルを体系化すると、分かりやすく、迅速に閲覧可能な仕組みができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを体系化するべき理由 以下では、マニュアルを体系化すべき理由について解説します。内容・管理方法ともに整理されていなければ以下のような問題が発生するため、体系化する必要があるのです。 （1）マニュアル管理の体系化 マニュアルの”管理”を体系化すべき理由は、「マニュアルを閲覧・更新する手間を削減するため」です。 たとえば、マニュアルを業務ごとにExcelファイルで管理していると、更新するたびに該当ファイルを探し出す手間がかかり面倒です。そこで、すべてのマニュアルを一か所にまとめれば、ストレスなく管理できるので、ノウハウの蓄積・共有を促進できます。 しかし、複数業務に従事している場合、ひとつのファイルにすべてのマニュアルを掲載するのは困難だと言えます。したがって、業務ごとに分けたマニュアルを一元管理できる「ナレカン」のようなツールが体系化に最適です。 （2）マニュアル内容の体系化 一方で、マニュアルの”内容”を体系化すべき理由は、「マニュアルの区分を明らかにして、必要な情報へたどりつきやすくするため」です。 たとえば、仮に「経理マニュアル」内の業務項目を分けずに記載した場合、「伝票入力」や「受注処理」などの情報がどこにあるのか分かりません。そのため、全体像がすぐに掴めるように、複雑な情報を階層や項目で分ける必要があります。 そこで、マニュアルの内容を体系化すれば、業務情報が整理されて、目的の情報を簡単に確認できるようになります。その結果、誰でも同じ品質で業務を進めることができるうえ、業務情報の属人化防止にもつなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【管理の体系化】使いやすいおすすめのマニュアル作成・管理ツール 以下では、使いやすいおすすめのマニュアル作成・管理ツールをご紹介します。 マニュアルの管理方法として、WordやExcelなどのファイル管理が挙げられます。しかし、WordやExcelでの管理はマニュアルが分散してしまい、該当のファイルを探す手間がかかって面倒です。 必要な情報にアクセスしにくい状況では、作成したマニュアルが十分に活用されなくなる恐れがあります。したがって、「マニュアルを体系化して管理でき、即アクセス可能なツール」が必須です。 したがって、マニュアルの作成・管理に最適なのは、体系化して一元管理でき、超高機能検索で即目的の内容にアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンではファイルを添付するだけで全自動でマニュアル作成が可能です。また、会話形式で質問するように検索する「自然言語検索」が可能なので、必要な情報に確実にたどり着くことができます。 社内マニュアルを一元管理・即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ あらゆる情報を残せる「記事」 ナレカンの記事には、テキスト情報だけでなく、画像・動画・すべての形式のファイル添付に対応しています。そのため、必要な資料も参照しながらマニュアル内容を理解可能です。 また、テンプレート機能を使用すれば、記載フォーマットも統一できます。 質問機能 他のメンバーのナレッジを聞き出す”社内版知恵袋”として利用可能です。本当に必要とされている知識のマニュアル化に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選 ここでは、おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選の比較表をご紹介します。 ナレカン【一番おすすめ】 Dojo tebiki 特徴 マニュアルを一元管理でき、即アクセスできる Webシステムの実画面上に操作ナビが表示できる 簡単に動画マニュアルを作成できる シンプルで簡単or多機能 シンプル（大手～中堅企業向けor大規模な組織向け） 多機能 多機能 フォルダ機能 【〇】 【✕】 【〇】 テンプレート機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 UIがやや複雑 動作が重い場合がある 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・要問い合わせ ・要問い合わせ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Dojo」の詳細はこちら 「tebiki」の詳細はこちら 操作に手間がかかるツールでは、マニュアルの運用が社内に定着しません。そのため、体系化したマニュアルを活用するには、「すべての社員がストレスなくマニュアルを作成・管理できるツール」を導入する点が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【内容の体系化】マニュアルの内容を体系化する5ステップ 以下では、マニュアルの内容を体系化する5ステップをご紹介します。以下の手順を踏めば、必要な情報へすぐにたどりつける「体系化されたマニュアル」を作成できます。 ステップ1. 業務を洗い出す まずは、マニュアル化の対象となる業務を漏れ被り無く洗い出しましょう。 たとえば、新入社員向けのマニュアルを作成する場合は基本業務を、中堅以上の社員向けのマニュアルならば日常業務を洗い出します。 業務の対象者によって内容や理解の容易さが変化するため、業務の洗い出しでは「誰がマニュアルを使うのか」を考慮する必要があるのです。 ステップ2. 業務を体系化する 次に、洗い出した業務を体系化させます。業務の体系化は「業務の項目を定義→業務の階層構造を整理」という順序で進めます。 ここでは、洗い出した業務を大・中・小の3つの階層構造に分類しましょう。たとえば、営業部では以下の図のように、「商品A（大分類）⇒見積処理（中分類）⇒見積書作成（小分類）」という階層に分けられます。 以上のように、業務の項目を定義してから階層構造を整理することで、業務プロセスを体系化できるのです。 ステップ3. 業務を標準化する 業務の体系を示せたら、次に具体的な業務の流れを標準化しましょう。 ここでは、対象業務の担当者にヒアリングを実施して、実際の業務の流れや内容を分析・整理します。たとえば、営業部では以下のフローチャートのように、顧客から商品Aの申込書が来てから、契約をするまでの一連の業務を視覚化します。 このように、業務の標準化では、業務に従事する人が直感的に業務フローを理解できるようにすることが大切です。 ステップ4. マニュアルを設計する 次に、マニュアルの目次やデザイン・レイアウトを設計しましょう。 マニュアルの目次には、“情報を整理する”だけでなく”社員が求める情報を見つけやすくする”役割もあります。そのため、社員の視点に立って、「マニュアルの目的」ごとに設計する必要があるのです。 また、デザインやレイアウトはあらかじめルールを決めておくべきです。たとえば、文字サイズや写真の位置などを決めておくと、統一感のあるマニュアルになります。 ステップ5. 内容を作成する 最後に、詳細を記載してマニュアルを完成させます。 ここでは、設定した目次に従って業務項目を配置して、標準化した詳細な業務の流れを記入します。さらに、単に業務内容を示すだけでなく、ベテラン社員や優秀な社員が持つ知識・経験をノウハウとして記載しましょう。 ノウハウを記載することで、誰でも質の高い仕事ができるようになるのです。また、マニュアルが完成したら対象者へ配布して仮運用して、改善点に関するフィードバックを受けつつ更新しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【成功事例】マニュアルの体系化に成功した具体的な事例 ここでは、マニュアルの体系化に成功した具体的な事例をご紹介します。他社の成功事例を把握して、自社のマニュアルをスムーズに体系化するためのヒントを得ましょう。 引用：株式会社ビット・トレード・ワン 株式会社ビット・トレード・ワンでは、顧客から案件を同時受注するため、案件情報を管理するためのツールが必要でした。しかし、「チャットツール」や「ファイルサーバー」を導入しても定着せず、複数の案件情報を上手く管理できない課題があったのです。 そこで、情報共有ツールを導入して、情報を簡単に管理できるようにしました。「強力な検索機能」や「あらゆる情報をストックできるノート」を使って、複数案件を同時進行しても、情報を散在させずにすぐにアクセスできる仕組みを整えたのです。 その結果、顧客管理だけでなく「業務フロー」や「顧客対応マニュアル」もストレスなく管理できるようになりました。 参考：「製造販売業の導入事例」株式会社ビット・トレード・ワン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル体系化のやり方とおすすめの管理ツールまとめ ここまで「マニュアルの体系化のやり方」や「おすすめの管理ツール」を中心にご紹介しました。 “マニュアルの内容”を体系化すると、マニュアルの区分が明らかになり、必要な情報へたどりつきやすくなります。また、マニュアルの閲覧・更新にかかる手間を省くには、”マニュアルの管理”自体を体系化しなければなりません。 そこで、ITツールを使ってマニュアルを管理すると、より簡単に体系化できるようになります。ただし、操作が複雑なツールは社内に浸透しないので、「全社員が使いこなせて、目的のマニュアルをすぐに見つけられる管理ツール」が必須です。 したがって、マニュアルを体系化するには、“フォルダ”と”ノート”でマニュアルを一元管理でき、超高精度検索で即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入し、体系的にマニュアルを作成・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

会社に長年勤めてきたベテラン社員は、豊富な経験から自身の業務に対して多くのノウハウを持っています。そのため、ノウハウを個人で留めずに他の社員と共有できれば、会社全体に良い影響を与えます。 一方で「ノウハウの継承がなかなか進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ノウハウの継承が進まない理由と成功させる方法を中心にご紹介します。 ベテラン社員の知の継承がうまくいっていない ノウハウの共有を成功させる方法を把握したい ノウハウの継承を円滑化するITツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、ベテラン社員のノウハウをうまく継承する方法が明確にわかり、社内全体でノウハウを活用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ベテラン社員の持つノウハウとは2 ベテラン社員のノウハウの継承が進まない理由2.1 （1）ベテラン社員は自身の業務で忙しい2.2 （2）暗黙知なため言語化が難しい2.3 （3）ノウハウを共有する統一した仕組みがない3 ノウハウを継承するメリット3.1 （1）業務の属人化を防止できる3.2 （2）一人一人の業務の質を向上できる4 ノウハウの継承を成功させる2つの方法4.1 （1）ノウハウの継承を後押しする仕組みを作る4.2 （2）ITツールを利用する5 【必見】ノウハウの継承を円滑化するITツール5.1 ノウハウの作成・共有・管理を一元化できるツール「ナレカン」6 ノウハウの継承が進まない理由と方法まとめ ベテラン社員の持つノウハウとは ベテラン社員の持つノウハウとは、長年の実務経験から得た専門的な技術や知識を指します。 具体的には、開発や製造に関わる方法や技術、マーケティングの知見、営業テクニックなどが挙げられます。たとえば、製薬会社の場合、長年の研究を重ねてきた薬の材料抽出手技や製造技術などがノウハウにあたります。 このように、ノウハウは企業が膨大な資金や人的リソースを割いて得た“知的財産（ナレッジ）”であり、企業が成長し続けるためには必要不可欠なものです。そのため、企業はノウハウを継承するための仕組みづくりをすべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ベテラン社員のノウハウの継承が進まない理由 ここでは、ベテラン社員のノウハウの継承が進まない理由をご説明します。ノウハウの継承が進まないと感じる方は以下の理由に当てはまっていないか確認しましょう。 （1）ベテラン社員は自身の業務で忙しい 1つ目の理由として、ベテラン社員は自身の業務で忙しいことが挙げられます。 そもそもベテラン社員は経験値の高さからさまざまな業務を任されるため、自身の業務に追われてしまい、人材の教育やノウハウの共有に割ける時間がありません。結果として、ノウハウが継承されず十分に後輩が育たないまま、定年退職を迎えてしまう場合も多いです。 そのため、ベテラン社員の業務内容を見直し、ノウハウが自然に継承されるように形式化していくことが大切です。たとえば、手厚いサポート体制で多忙でも負担なくノウハウの蓄積を進められる「ナレカン」のようなツールを使うのも一つの手です。 （2）暗黙知なため言語化が難しい 2つ目の理由に、ノウハウは暗黙知であるため言語化が難しいということがあります。 暗黙知とは、個人の経験や勘に基づいた言葉には表せない知識を意味します。たとえば、成績優秀な営業マンが仕事上で契約を獲得するための直感的な行動や言い回しなどが暗黙知的なノウハウにあたります。 こうしたノウハウは無意識のうちに身についたもので、言語化して他人に教えるのは困難です。しかし、ノウハウ共有の仕組みが明文化されると、徐々に暗黙知の共有も進んでくると考えられます。 （3）ノウハウを共有する統一した仕組みがない 3つ目の理由は、ノウハウを共有する統一した仕組みができていないことです。 ノウハウは、口頭での共有やファイルストレージでのマニュアル共有、専用ITツールの利用などがさまざまな方法があるため、社内で統一した仕組みがないと情報が散在します。結果、社員間での情報量に差が生じ、ノウハウの継承が限定的になります。 そこで、ノウハウを確実に社内全体へ共有するためには、ノウハウを蓄積する場所と仕組みを確立する必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウを継承するメリット ここでは、ノウハウを継承するメリットを2つご紹介します。ノウハウを引き継いでいくことの重要性を押さえたうえで、取り組むと効果が出やすいです。 （1）業務の属人化を防止できる まず、業務の属人化を防止できることがメリットとして挙げられます。 業務が属人化してしまうと、担当者の異動や退職、欠勤の時に業務が停滞してしまう恐れがあります。また、担当者が変わるたびに一から業務を考える手間がかかり効率が落ちたり、品質が低下したりするリスクもあります。 そのため、会社が順調に成績を伸ばしていくには、業務の属人化が進まないようにノウハウの共有を進めなければなりません。 （2）一人一人の業務の質を向上できる 次に、一人一人の業務の質を向上できることがメリットです。 ノウハウが共有されると、ベテラン社員の知識を新入社員も得られるため、経験の有無を問わず一人一人のパフォーマンスの上昇につながります。そのため、会社全体としても大幅に生産性を上げることができます。 このように、ノウハウによる社員一人一人のスキルの底上げが、会社としての大きな利益に結びつくのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの継承を成功させる2つの方法 ここでは、ノウハウの継承を成功させる2つの方法をご紹介します。これからノウハウの継承を進めていきたいと考えている担当者の方は必見です。 （1）ノウハウの継承を後押しする仕組みを作る ノウハウの継承を成功させる1つ目の方法は、ノウハウの継承を後押しする仕組みを作ることです。 会社がノウハウを継承する仕組みを整えていくと、ベテラン社員のノウハウ継承に対する意識を作り出すことができます。具体的には、ノウハウの継承をベテラン社員の業務の一環とし、給与が発生する評価対象とすることが挙げられます。 そのためには、社内のノウハウがどこに蓄積され、どれくらい活用されているかを可視化することが求められます。このように、ベテラン社員が経験や知識などを積極的に共有するように促していくことが重要です。 （2）ITツールを利用する ノウハウの継承を成功させる2つ目の方法は、ITツールを利用することです。 ベテラン従業員のノウハウを蓄積しても、ファイルストレージで管理していると複数人での共有や内容に関する質問がしづらいです。また、管理が行き届かず、知りたいノウハウが見つからなかったり、内容の更新が遅れてしまったりするリスクもあります。 そのため、「ナレカン」のようにノウハウをリアルタイムで編集・共有し、蓄積したノウハウの利用状況を把握できるITツールを使って、ノウハウ継承の仕組みを構築していくべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ノウハウの継承を円滑化するITツール 以下ではノウハウの継承を円滑化するITツールをご紹介します。 ノウハウの継承が進めば、社員全体のスキルが底上げされ、生産性の大幅な向上が期待できます。しかし、実際はノウハウを持つベテラン社員が忙しかったり、ノウハウを社内に共有する仕組みがなかったりするためノウハウ継承に難航する企業も多くあります。 そこで、忙しい社員でも短時間でノウハウの作成から共有までできるナレッジ管理専用のITツールを導入しましょう。ただし、ノウハウ作成後に、社員が必要な情報に即アクセスできる高精度な検索機能を備えたツールでなければ、蓄積したノウハウは活用されません。 結論、自社が導入すべきは、高度なAI検索を備えてノウハウの作成・共有・管理の全てが完結するナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ChatGPTのようなAIによる超高精度な「自然言語検索」が実装されているので、必要なノウハウを瞬時に探せます。また、初期セットアップ支援や社内の既存ファイルのデータ移行支援も実施しているため、ツール運用の負担を最小限に抑えられます。 ノウハウの作成・共有・管理を一元化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの継承が進まない理由と方法まとめ これまで、ノウハウの継承が進まない理由やメリット、方法を中心にご紹介しました。 ノウハウの継承が進まない大きな理由は、社内でノウハウを蓄積し共有する仕組みが整っていないことです。また、仕組みを整える方法として、手軽にノウハウを管理できるITツールの利用がおすすめです。 とくに、ノウハウを管理するITツールを選ぶときは、精度の高い検索機能を備えているか必ず確認しましょう。なぜなら、せっかくノウハウが蓄積されても知りたい情報が見つからずノウハウが活用されなければ意味がないからです。 結論、“平均0.2秒”“ヒット率100%”の超高精度なAIによる検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ノウハウを確実に継承していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

マニュアルは従業員の経験やノウハウを書き表した文書で、仕事の質やスピードを底上げするメリットがあります。一方、マニュアルの作成・運用には工数がかかり、現場で利用されないという課題もあります。 そのため、「マニュアルを運用しても意味がないのではないか」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルの概要や課題、構成の重要性を中心に紹介します。 マニュアルの作成方法や構成要素がわからず、困っている 自社に適したマニュアルを作成して、業務の効率化を図りたい ExcelやWordよりもマニュアル作成に適したツールを見つけたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内で広く活用されるマニュアルを簡単に作成、管理する方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルとは1.1 マニュアルの概要1.2 マニュアルを作成するメリット1.3 チェックリストとの違い1.4 手順書との違い2 分かりやすいマニュアルは「構成」で決まる2.1 分かりやすい構成のポイント2.2 構成の作り方とは2.3 緊急時の障害対応マニュアルの構成とは3 業務マニュアルを作成するときの5つの課題とは3.1 課題1｜リソースが足りずに計画倒れになる3.2 課題2｜マニュアルが分厚い3.3 課題3｜定期的な修正が必要3.4 課題4｜情報がどこにあるか分からない3.5 課題5｜誰も利用しない4 【これで万全】マニュアルを最も簡単に作成・管理できるツール4.1 マニュアルを簡単に管理できるツール「ナレカン」5 マニュアルの目次・構成で注意すべきポイントとは5.1 （1）目次を分かりやすくする5.2 （2）見出しは具体的に明記する5.3 （3）構成の作成を一人でしない5.4 （4）状況に応じて目次構成を変える5.5 （5）Q＆Aを設置する5.6 （6）読み手の立場になって考える6 マニュアル管理ツールを選ぶ際のポイント7 わかりやすいマニュアルと構成の重要性まとめ マニュアルとは 以下では、マニュアルの概要とメリット、チェックリストとの違いを解説します。基本的なことばかりですが改めて確認しましょう。 マニュアルの概要 マニュアルとは、正しい作業手順やトラブルの対処方法などが説明されている文書です。 マニュアルがない業務は従業員の勘や経験に頼っているため、メンバーの入れ替わりがあれば一気に生産性が下がる恐れがあります。そのため、社内で統一されていない作業を書き起こしたマニュアルは、重要な情報資産と言えるのです。 マニュアルを作成するメリット 以下は、マニュアルを社内運用する3つのメリットです。 作業品質が均一化される 誰が作業しても同じように仕事ができるようになります。そのため、メンバーの入れ替わりがあっても生産性が下がる心配がありません。 教育コストが削減される 新しいメンバーが加わるたびに個別でレクチャーするのは非効率です。基本的なことをマニュアルに記載すれば、短期間で教育できます。 ノウハウが属人化しない 従業員はそれぞれのやり方で仕事をしている側面があり、それらのノウハウが共有されていない課題があります。しかし、マニュアルに反映できればチーム全体で能力の底上げが可能です。 以上のように、マニュアルを作成するのには多くの時間が必要ですが、その分業務改善につながるメリットが得られるのです。 チェックリストとの違い マニュアルに似ている文書のひとつに「チェックリスト」があります。マニュアルとチェックリストの違いは以下の通りです。 マニュアル チェックリスト 役割 業務全体や個別作業の流れを把握する 日常業務における作業漏れを防ぐ 利用シーン 研修やトラブル発生時、日常業務 日常業務 メリット ・作業品質が均一化される ・教育コストが削減される ・ノウハウが属人化しない ・人的ミスを減らせる ・進捗を把握できる ・すぐに作成できる デメリット ・作成に手間がかかる ・定期的な更新が必要になる ・形骸化しやすい ・チェック項目が増えすぎると管理できない 以上のように、マニュアルとチェックリストは役割や利用シーンが異なります。ただし、そもそも手順をわかっていなければ、ひとつひとつの作業に時間がかかるため、思うように作業を進められません。 したがって、まずは、マニュアルの作成を優先しましょう。 手順書との違い マニュアルと手順書では、記載内容の範囲に違いがあります。 具体的には、マニュアルには業務の全体像や作業の流れが記載されています。一方、手順書には作業をこなすための具体的な手順・基準が記されているのです。 業務全体について説明する場合はマニュアルを、一つひとつの作業の詳細を説明する場合には手順書を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすいマニュアルは「構成」で決まる マニュアルの分かりやすさは、文章の緻密さやデザインではなく「構成」で決まります。以下ではマニュアル作成でなぜ構成が重要なのかを解説します。 分かりやすい構成のポイント 分かりやすいマニュアルは、読み手が情報を受け取りやすい構成になっています。 たとえば、いきなり作業手順を記載するのではなく、序論として「マニュアルを作成する目的」「業務中に重要となる要素」「必要となる道具」など記載しておくと、ある程度イメージを持ったうえで手順を学ぶことができます。 また、マニュアルの最後には「よくある質問」をまとめて記載しておけば、マニュアルを行ったり来たりすることなく、読み進めていけるのです。 以上のように、マニュアルの構成がしっかりとしていれば、要点を押さえつつ欲しい情報にすぐにたどり着けるので「忙しいなかでも活用されるマニュアル」ができるのです。 構成の作り方とは 実際に構成を作成するためには、以下の3つのステップを踏む必要があります。 ステップ1：洗い出す 現場に足を運び、実際の業務を観察しながら記載すべき構成要素をチェックしていきます。〇〇するのは当たり前という固定観念は捨て、はじめてマニュアルを見た人でも、経験者と同じクオリティで作業できるマニュアルとなるように意識しましょう。 ステップ2：関連付ける 洗い出した構成要素を可視化して、関連する分類ごとにまとめます。たとえば、電話対応の業務で洗い出した作業であれば「電話対応前の準備」「電話対応の流れ」「電話対応後の処理」「トラブルの対処法」などの分類になります。 ステップ3：組み立てる 関連付けた作業のまとまりを、目次を作成する要領で組み立てます。「一目見ただけでスムーズに全体像が把握できるか」「必要な情報がある場所がすぐに判断できるか」を常に確認しながら組み合わせていきましょう。 以上の3ステップで構成を組み立てて、実際にマニュアルをつくり始めましょう。 緊急時の障害対応マニュアルの構成とは 緊急の障害発生時は、以下の項目は必ず記載しましょう。 初動対応 原因調査 復旧対応 事後対応 ただし、緊急時には、誰しもがパニックに陥るので瞬時に理解できる構成でなくてはなりません。そこで、5W1H「いつ（When）·どこで（Where）·誰が（Who）·何を（What）·なぜ？（Why）·どのように（How）」を明確に示しておけば、ひとつひとつ確認しながら落ち着いて対応できます。 以上のように5W1Hを意識して緊急時の障害対応マニュアル構成を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルを作成するときの5つの課題とは 以下では、マニュアルを作成するときに抱える5つの課題と解決策を紹介します。実際の経験や現状と照らし合わせながら、それぞれにどのような原因があるのかを確認しましょう。 課題1｜リソースが足りずに計画倒れになる 一つ目の課題は、社内リソースが十分に確保できずに作成が進まないことです。 ほとんどの場合、マニュアル作成は通常業務と並行するため多くの時間を費やせない状況になります。具体的には、「マニュアル作成が後回しになる」「日常業務に追われ計画段階で頓挫する」など、なかなか運用までたどり着けません。 そのため、チームでタスクを調整して、マニュアル作成にリソースを割きましょう。即座に効果が出ることは稀ですが、長期的に見るとマニュアルには教育コストの削減などのメリットがあるため、重要な仕事のひとつであるという認識が必要です。 課題2｜マニュアルが分厚い 二つ目の課題は、マニュアルの分量が多いためにかえって効率が悪くなり、誰も使わなくなることです。 一般的にマニュアルは分厚い資料のイメージがありますが、目的である「誰が作業をしても一定以上のクオリティにする」を満たせれば薄いマニュアルで問題ありません。分厚いマニュアルは目的のページを探すのに手間がかかり、最終的に誰も利用しなくなります。 マニュアルが分厚くなる原因は、作成の準備段階で項目や内容を明確にしていないことが挙げられます。どの範囲まで記載するかが分からないまま作成すると、余計な情報まで加えてしまうのです。 以上のことからも、必要な情報に過不足のないマニュアルになるように、事前に対象業務の範囲や記載項目を洗い出しましょう。 課題3｜定期的な修正が必要 三つ目の課題は、マニュアルは運用しながら定期的に修正を加えていかなければならないことです。 従業員は独自の方法を見つけて仕事をするようになるため、マニュアルと実務が乖離し始めます。そのため、定期的に従業員のノウハウをマニュアルに反映して、マニュアルをより完成度の高いものにする必要があるのです。 しかし、修正箇所の事実確認、マニュアルの回収、修正内容の確認、上司の許可など、マニュアルの修正には手間と時間がかかります。そのため、修正フローを効率化できるツールでマニュアル管理するなどの対策が必須です。 課題4｜情報がどこにあるか分からない 四つ目の課題は、目的のページがどこにあるのか分からないことです。 マニュアルは新人教育だけでなく、分からないことやトラブルがあったタイミングでも利用されます。そのため、必要な情報がすぐに見つけられないマニュアルでは作業をストップしなければならず、次第に不便なマニュアルとして放置されるのです。 したがって、検索性の高いITツールを活用してマニュアルを作成しましょう。生成AIを活用した自然言語検索の備わっているツールなら検索スキルに依存せず、欲しい情報を確実に見つけることができます。 課題5｜誰も利用しない 最後の課題は、時間をかけたマニュアルが現場でほとんど利用されないことです。 マニュアルが利用されないのは従業員の怠慢などではなく、「利用しにくいマニュアル」に原因があります。マニュアルには、実際に使われているノウハウやナレッジだけを集約するべきですが、更新が遅滞したり内容が現場の実情にあっていなかったりして、形骸化してしまうのです。 そのため、「ナレカン」のように、利用状況レポートによってマニュアルの閲覧状況から本当に使われているナレッジを把握できるツールを利用するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで万全】マニュアルを最も簡単に作成・管理できるツール ここでは、マニュアルを最も簡単に管理できるツールをご紹介します。 Excel・Wordのファイル形式のマニュアルは一般的にストレージツールで管理されていますが、わざわざフォルダから探し出して開かなければならないので不便です。また、メールやチャットでマニュアルを共有すると、ほかのメッセージで流れてしまいます。 そこで、誰もが簡単にマニュアルの情報へアクセスできるよう、検索機能が充実したITツールを導入しましょう。また、既存のExcel・Wordで作成したマニュアルもまとめて管理できるツールであれば、マニュアルを作成し直す手間が省けます。 結論、自社のマニュアル管理には、“超高精度な検索機能”で求める情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に既存のマニュアルファイルを添付すれば、「ファイル要約機能」によってAIが内容を自動要約してテキストに起こすため、情報を一元化できます。また、「複数キーワード検索」に加え、生成AIによる「自然言語検索」にも対応しているので、欲しい情報が確実にヒットするのです。 マニュアルを簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの目次・構成で注意すべきポイントとは 以下では、目次・構成で注意すべきポイントを解説します。ポイントを押さえてわかりやすい目次構成をつくりましょう。 （1）目次を分かりやすくする 目次を分かりやすくするには、見やすくすることが大切です。 目次が分かりづらい原因として、文字数が多く、瞬時に理解することが難しいことが挙げられます。そのため、。大見出しと小見出しで区分したり、文字数を減らして簡潔にしたりすれば、目的の情報がどの位置にあるのか直感的に分かります。 このように、端的に誰でも分かるような目次を意識して作りましょう。 （2）見出しは具体的に明記する マニュアルの目次は索引と同じ役割なので、どこに、何のページか分かるように具体的に明記します。 たとえば、見出しが「使用パターン1」「使用パターン2」など抽象的な書き方をされていると、どのページを確認すべきなのか分からないので結局誰かに聞くことになるのです。 つまり、見出しが具体的なマニュアルほど使いやすいと言えます。 （3）構成の作成を一人でしない 一人で構成の作成はせずに複数メンバーで進めましょう。 構成の作成を一人ですると独りよがりな文章になったり、上手くまとまらなかったりする恐れがあります。また、一人では把握しきれていない業務内容の抜け漏れが発生しかねません。 そのため、複数人の視点から構成を組み立てて分かりやすいマニュアルにしましょう。 （4）状況に応じて目次構成を変える 目次の書き方や位置は、状況に応じて変更しましょう。 目次構成はマニュアルの道標となる重要な要素ですが、一度立てた目次はそのマニュアルに残したままにする必要はありません。マニュアル改訂や削除、追加などが起こる場合は目次も変更しなくてはならないからです。 適切な目次になるように定期的にアップデートすることで、よりブラッシュアップされたマニュアルになります。 （5）Q＆Aを設置する マニュアルには、Q＆Aやよくある質問の項目を設置しましょう。 従業員が求めている情報をあらかじめまとめておけば「分からないことがあれば、まずはマニュアルを読む」という認識を広げられます。つまり、担当者が個別に回答する必要がなくなるのです。 よくある質問と回答がまとめられていれば「どのキーワードで探せば良いのかすら分からない」という従業員の悩みもすぐに解決できます。 （6）読み手の立場になって考える 目次の設定は従業員の立場になって考えましょう。「どのようなときにマニュアルを開くのか」を考えれば、従業員にとってより使いやすくわかりやすいマニュアルとなります。 また、「はじめて作業をする場合でも、問題なく進められるマニュアルにする」という前提を忘れてはいけません。一部の従業員しか理解できない略語や専門用語がマニュアルで頻繁に使われていれば、次第に誰も利用しなくなります。 このように、初心者でもすぐに仕事を覚えられるマニュアルにすることを目標につくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル管理ツールを選ぶ際のポイント ここからは、マニュアル管理ツールを選定する際のポイントを2つ紹介します。 セキュリティ マニュアルには、あらゆる社内情報が詰まっているため、厳重なセキュリティ基準で保護されたツールを選択するべきです。例えば、「ナレカン」のように、国際セキュリティ規格を取得しているツールであれば安心です。 検索機能 大企業であれば、マニュアルも大量に蓄積されるため、検索機能の不十分なツールでは、欲しい情報がなかなか見つかりません。そのため、高精度の検索機能を備えたツールを導入して、必要な情報に即アクセスできる環境を整えましょう。 上記の2つは確実におさえたうえで、マニュアル管理ツールは選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすいマニュアルと構成の重要性まとめ ここまで、マニュアルの概要や課題、構成の重要性を中心に紹介しました。 マニュアルを上手く運用するためにもITツールを利用しましょう。マニュアルは作成、共有、管理のそれぞれの段階で手間がかかるので、それらすべてを簡単にこなせるITツールが必要です。 ただし、検索機能が不十分なツールでは、膨大なマニュアルの中から必要な情報をなかなか見つけられません。そのため、大量の情報から欲しい情報をすぐに見つけられる、高精度の検索が可能なツールを選択するべきです。 結論、これからのマニュアル管理で導入すべきなのは、超高精度の検索機能で求める情報へすぐにたどり着ける『ナレカン』一択です。 ぜひ、「ナレカン」を導入して、マニュアルを正しく管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

業務に関する書類は、機密情報を保護しつつすぐに確認できるように適切な管理が求められます。とくに、近年ではテレワークの普及やペーパーレス化の推進に伴って「クラウド型の文書管理」に注目が集まっています。 しかし、「そもそもクラウド型システムがよくわからない」「ITツールは難しい印象があり、導入に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのクラウド型文書管理システム5選や選定ポイントを中心にご紹介します。 文書管理システムの選び方のポイントを知りたい 各文書管理システムの価格や機能を比較検討したい 社内文書を一元管理できる簡単なツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、文書を簡単に整理できる、自社に合ったクラウドサービスが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理システムの種類1.1 クラウド型1.2 オンプレミス型2 ＜無料あり＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選2.1 【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム2.2 【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム2.3 【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム2.4 【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド2.5 【Box】個人でも使えるフリーの文書管理システム3 ＜比較表＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選4 クラウドで文書管理をする3つのメリット4.1 （1）時間や場所を問わずに利用できる4.2 （2）低コストで導入できる4.3 （3）容量不足をすぐに補える5 クラウドで文書管理する3つのデメリット5.1 （1）導入に時間がかかる可能性がある5.2 （2）多機能なシステムは使いこなせない可能性がある5.3 （3）運用ルールの作成が必要6 クラウド型文書管理システムの選定ポイント4選6.1 （1）必要な機能が過不足なく搭載されているか6.2 （2）自社のセキュリティ基準を満たしているか6.3 （3）シンプルな操作性か6.4 （4）あらゆるデバイスに対応しているか7 クラウド型文書管理システムの選び方まとめ 文書管理システムの種類 以下では、文書管理システムの種類について解説します。文書管理システムはクラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。 クラウド型 クラウド型とは、オンライン上でサービスが利用できる形態のことです。 インターネットを介してサービスを利用するので、マルチデバイス対応であればスマホやタブレットで外出先からでもアクセスできます。また、一部のツールにはアクセス制限や２段階認証など、セキュリティを考慮した機能が搭載されているので安心です。 このように自社でサーバーを用意する必要がないため、文書管理のコストを抑えたい企業向けだと言えます。 オンプレミス型 オンプレミス型とは、社内にサーバーを構築して自社だけで運用する形態のことです。 クラウド型よりもセキュリティが強固なものが多く、自社独自のシステムを構築できるというメリットがあります。 自由にカスタマイズができるので多様な用途で運用する大規模な組織や、頻繁に機能の追加・変更をしたい組織向けだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選 以下では、クラウド型文書管理システム5選をご紹介します。 クラウド型文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるものの、機能が複雑ではスムーズに使いこなせなかったり、文書のワークフローがわかりづらかったりする恐れがあります。そのため、ツール選定には「誰でも簡単に運用できること」が大切です。 しかし、管理ができてもすぐに目的の情報が探せなければ、作成した文書が無駄になってしまいます。したがって、文書の作成から管理、共有までを一元化でき「検索性にも優れたツール」が必要です。 結論、自社が導入すべきクラウド型文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な文書に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、画像やテキストを使った文書を簡単に作成できるほか、「承認フロー」を設定すれば、文書の申請～承認までの流れもすべて把握できます。また、「ヒット率100％」の高精度検索で欲しい情報をすぐに取り出せるため、保存すべき文書が多くても探す手間がかかりません。 【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム 「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる文書管理システムです。 Stockは「ノート」に直接書き込んで文書を作成できるうえ、変更した内容はリアルタイムで共有可能です。また、カテゴリごとに「フォルダ」で整理でき、古い文書は「アーカイブ機能」によって容量を抑えて保存できるので、情報を整理するのに最適です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム ＜楽々Document Plusの特徴＞ ワークフロー機能 文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。 ISO文書管理のための機能 ISO文書管理に適した機能が多く搭載されています。 ＜楽々Document Plusの機能・使用感＞ 文書登録 複数の書類データをひとつの文書としてまとめて管理することが可能です。文書はWord・Excel・PowerPoint・PDFと異なる種別であってもまとめられるので、さまざまな電子データファイルを扱う場合に便利です。 ワークフロー 文書を登録し、楽々Document Plus上で承認状況を確認できます。 ＜楽々Document Plusの注意点＞ 高いITリテラシーが求められる 高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすには高いITリテラシーが必要です。 文書検索に改善が必要 利用しているユーザーからは「文書検索に社内文書の全文検索だけでなく、キーワードによるBigdataとの連携も考慮してほしい。」という声が挙がっています。（参考：ITトレンド） ＜楽々Document Plusの料金体系＞ 楽々Document Plusには、オンプレミス型とクラウド型があります。自社のITリテラシーや規模感にあったプランを選びましょう。 オンプレミス型：150万円(税抜)～（詳細は問い合わせが必要です） クラウド型：初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月 楽々Document Plusの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド ＜Documal SaaSの特徴＞ 履歴が記録される 閲覧、承認などすべての履歴がシステム上に記録されます。 社外とのやりとりも可能 取引先やサプライヤと文書の共有ができるので、連携がスムーズになります。 ＜Documal SaaSの機能・使用感＞ ドキュメント管理 ドキュメントの改定・閲覧・承認の履歴がすべて残る仕様になっています。また、電子帳簿保存法にも対応している点もメリットです。 アクセス設定 文書やフォルダへのアクセス権を柔軟に設定できます。 ＜Documal SaaSの注意点＞ 導入費用が必須 導入の初期費用として少なくとも330,000円が必要となるため、導入費用を抑えたい場合には合わないと言えます。 ファイルを開かないと内容が分からない 口コミでは「一覧から目的の資料を見つけるには、ファイルを開いて確認しなくてはならない」点に対する改善要望が寄せられています。（参考：ITトレンド） ＜Documal SaaSの料金体系＞ 料金の詳細は問い合わせが必要です。 Documal SaaSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】個人でも使えるフリーの文書管理システム ＜Boxの特徴＞ 安全性が高い Boxには「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」などが備わっているためビジネスの現場でも安全に利用可能です。 ストレージ容量が大きい 無料プランでは10GBまで、有料プランでは容量無制限で利用することができます。 ＜Boxの機能・使用感＞ ファイル管理 フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。 Box AI機能 AI機能を活用すれば、Boxで管理しているファイルの要約や翻訳ができるほか、「議題のテンプレート」「メールによるお知らせ」など、コンテンツのアイデアを作成も可能です。ただし、「Enterprise」プランのみでの利用になるので注意しましょう。 ＜Boxの注意点＞ スマホだと使いづらい ユーザーからは、「スマホ版の仕様をもう少しアップさせて欲しいです。」という意見もあります。（参考：ITreview） 検索性が乏しい 利用しているユーザーからは「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という声が挙がっています。（参考：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ 以下は、個人・チーム向けプランになります。 Individual：無料（個人向け） Personal Pro：1,390.40円/ユーザー/月（個人向け） Business Starter：636.9円/ユーザー/月（ビジネスチーム向け） 以下は、法人向けプランになります。 Business：2,084.50円/ユーザー/月 Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月 Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月 Enterprise Plus：要問合せ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選 こちらは、クラウド型文書管理システムの比較表です。ご紹介したツールのなかから、自社に最適なツールを選定しましょう。（右スクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 楽々Document Plus Documal SaaS Box 特徴 簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム 非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム 検索性が高い文書管理システム 文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド 個人でも使えるフリーの文書管理システム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 承認フロー 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】＊Businessプランから 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 高いITリテラシーが求められる 初期費用が高い 検索性が乏しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 要問合せ 要問合せ ・無料プランあり ・有料プランは636.9円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「楽々Document Plus」の詳細はこちら 「Documal SaaS」の詳細はこちら 「Box」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドで文書管理をする3つのメリット 以下では、クラウドで文書管理をする3つのメリットをご紹介します。以下のメリットより、クラウド型はオンプレミス型に比べ、中小企業の文書管理に適していると言えます。 （1）時間や場所を問わずに利用できる 1つ目のメリットは、時間や場所を問わずに利用できる点です。 クラウド型は、インターネット環境下であればいつでも利用できます。そのため、オフィス内のファイルから文書を探したり、社内サーバーを経由してアクセスしたりする必要はありません。 さらに、マルチデバイス対応のツールであれば、スマホやタブレットからも利用できます。そのため、外回りが多い営業担当者でも効率的に文書にアクセスできるうえ、テレワークにも最適です。 （2）低コストで導入できる 2つ目のメリットは、オンプレミス型よりも安価に運用できる点です。 オンプレミス型の場合はサーバー・ソフトウェアの購入費用やシステムを構築する手間がかかります。また、自社にシステム構築ができる担当者がいない場合、そもそも運用を始められずに費用だけがかさむ結果になるのです。 一方、クラウド型は、システムの構築に時間がかからないほか、「ナレカン」のように専属担当者による手厚いサポートを受けながら導入を進めることができます。そのため、オンプレミス型に比べて、金銭的・時間的コストを押さえられるのです。 （3）容量不足をすぐに補える 3つ目のメリットは、容量不足をすぐに補える点です。 オンプレミス型で容量を増やすにはシステムを拡張し直したり、サーバーを新しくしたりする必要があるので、多くの時間と費用がかかります。 一方、クラウド型であれば、容量の追加購入やプランのアップデートだけで容量不足を補えます。そのため、プラン変更を見据えて最初は安いプランを契約するという選択肢もあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドで文書管理する3つのデメリット 以下では、クラウドで文書管理する3つのデメリットを解説します。これらのデメリットを解消しやすいシステムを選択することで、運用に失敗するリスクを軽減できます。 （1）導入に時間がかかる可能性がある 1つ目のデメリットは、紙で文書管理していた場合、導入に時間がかかる可能性があることです。 たとえば、紙で管理している文書が多い企業では、既存の文書を電子化する工数がかかります。そのため、文書管理の電子化を円滑に進めるためにも、あらかじめ優先して電子化すべき文書を明確にしましょう。 とくに、可視性の求められる契約書や何度も利用する可能性がある資料などは、ほかの文書よりも優先して電子化すると、スムーズに文書管理システムの運用を開始できます。 （2）多機能なシステムは使いこなせない可能性がある 2つ目のデメリットは、多機能なシステムの場合、社員が上手く操作できない可能性がある点です。 多機能なシステムは一見便利そうですが、使いこなすためには高度なITリテラシーが要求されます。そのため、デジタルに詳しくない社員はシステムを上手く使いこなせず、社内で運用が浸透しない可能性があります。 したがって、必ずしも多機能なシステムを選ぶのではなく、自社に必要な機能を洗い出したうえで、過不足のないシステムを導入するようにしましょう。 （3）運用ルールの作成が必要 3つ目のデメリットは、事前に運用ルールを作成しなければならない点です。 たとえば、ルールを設けていない場合「文書を更新する場合に古い文書はどうするのか」や「ファイル名やフォーマットはどのようにすべきか」などの問題が発生します。 したがって、「半年ペースで文書を更新する」「勝手に文書が増えないように権限を設定する」などの運用ルールを設けましょう。また、「ナレカン」のように文書の種類に応じて、テンプレートを登録しておけるツールであれば、形式のばらつきもなくせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型文書管理システムの選定ポイント4選 以下では、自社に合うクラウド型文書管理システムの選び方を解説します。導入が成功につながるように、ポイントを押さえて選定しましょう。 （1）必要な機能が過不足なく搭載されているか 1つ目のポイントは、必要な機能が過不足なく搭載されているかです。 文書管理システムは多機能であればあるほど、料金も高くなります。そのため、使わない機能が多いサービスを導入すると、無駄な料金コストがかかってしまうのです。 たとえば、「ワークフロー」や「外部ツールとの連携」などの高度な機能を多数搭載するサービスがありますが、明確な理由がなく導入すると、導入目的と合わずに結局使わない事態になりかねません。 したがって、自社で必要な機能を絞り込み、該当の機能を過不足なく備えた文書管理システムを導入しましょう。 （2）自社のセキュリティ基準を満たしているか 2つ目のポイントは、導入する文書管理システムが、自社のセキュリティ基準を満たしているかです。 文書のなかには顧客情報や機密情報も含まれているため、セキュリティの高いものを選ばなければなりません。セキュリティに関する機能が適切でなければ、情報漏えいのリスクが高まってしまうからです。 たとえば、セキュリティに関する機能として「文書へのアクセス権限は設定できるか」「多要素認証が搭載されているか」「情報は暗号化されるか」などが備わっているかを確認する必要があります。 また、国際基準のセキュリティ資格を有した文書管理システムであれば、安心して運用できます。そのため、セキュリティ資格の有無についても事前にチェックすべきです。 （3）シンプルな操作性か 3つ目のポイントは、文書管理システムを簡単に操作できるかどうかです。 たとえば、画面の切り替え操作が多かったり、機能が複雑だったりすると、個人のITリテラシーにばらつきがある場合に使い方が浸透せず、教育コストがかかってしまいます。 そこで、「ナレカン」のようにシンプルな操作でストレスなく利用できるシステムを導入すれば、誰でも簡単に使いこなせます。 （4）あらゆるデバイスに対応しているか 最後に、あらゆるデバイスに対応しているかも必ず確認しておきましょう。 スマホやタブレットにも対応しているシステムを導入すれば、在宅勤務時や移動時間にも簡単に社内の資料にアクセスできます。 たとえば、外出先で急遽資料を編集しなければならない場合、PCを持ち歩いていないと一度帰社しなければならず、業務効率が悪いです。したがって、マルチデバイス対応で、どの端末でもストレスなく使えるサービスを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型文書管理システムの選び方まとめ ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システムを紹介してきました。 オンライン上のサービスを利用するクラウド型の文書管理システムは、自社でシステムを構築するオンプレミス型に比べて低コストで導入したり、時間や場所を問わずに利用したりできるメリットがあります。 しかし、誰でも簡単に作成した文書を素早く共有し、共有した文書を適切に管理できるツールでなければ、社内全体で運用できる体制をつくれません。 したがって、自社の文書管理には、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、文書管理の仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2025年版】おすすめのドキュメント・文書管理ツールTOP7

ノウハウを共有すると、業務をスムーズに進められるようになったり、社内全体の知識レベルが向上したりするメリットがあります。しかし、組織によってはノウハウの共有がされず、属人的な業務が進行されている場合が多いのも現状です。 そのため、「ノウハウを共有しない社内文化に困っている」という方もいるのではないでしょうか。 そこで、今回はノウハウを共有しない人の特徴や、ノウハウ共有を浸透させる方法を中心に解説します。 ノウハウが共有されない組織体制なので属人化が解消されず困っている ノウハウを共有してベテランの知識を共有させたい そもそも社内に情報共有の文化がないので、今回を機に体制を変えたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ノウハウ共有の重要性について理解を深めながら、すぐに社内体制を整えられる方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内でノウハウを共有しないことによって起こる問題1.1 社内メンバーの成長が見込めない1.2 帰属意識の低下1.3 時間を効率的に活用できない2 ノウハウ・情報共有をしない人の心理とは？2.1 ノウハウ共有の意義をわかっていない2.2 自身の評価につながらないと考えている2.3 社内でノウハウを共有する手法がない3 社内でノウハウ共有を浸透させる方法3.1 社内ミーティングで共有する3.2 ITツールを導入する4 ノウハウ共有ツールの4つの選定ポイント4.1 全ユーザーが簡単に操作できるか4.2 必要な情報へすぐにアクセスできるか4.3 情報共有できる機能があるか4.4 高いセキュリティを持っているか5 ノウハウ共有の社内文化構築におすすめなツール5.1 社内のノウハウを簡単に蓄積・共有できるツール「ナレカン」6 ノウハウ共有の概要やツール選定ポイントのまとめ 社内でノウハウを共有しないことによって起こる問題 まずは、社内でノウハウを共有しないことで発生する問題を解説します。 日常業務において、ノウハウ共有をはじめとした「情報共有」が行われていなければ、以下の問題が発生する可能性が高いので早急に見直すべきです。 社内メンバーの成長が見込めない 社内でノウハウを共有できていない場合、社員の成長が見込めなくなってしまいます。 組織では、社員同士がノウハウを共有し合うことで、新たな知識や技術を獲得でき、より質の高い成果を生み出せます。しかし、ノウハウが適切に共有されない場合、特定の社員だけが知識や情報を持ち、他の社員は新しい知識や技術を得ることができず、成長の機会を失ってしまう恐れがあるのです。 たとえば、新入社員が営業業務を進める場合、上司のノウハウを知っていれば様々な知識を得た状態で顧客にアプローチできます。一方で、ノウハウが共有されない場合、独自で知識を得なければならず、一人前に成長するまでに時間がかかってしまうのです。 このように、自社でノウハウを共有しない文化が浸透している場合、社員の成長を阻害してしまう可能性があるのです。したがって、ノウハウを「情報」として共有しやすい環境づくりが求められます。 帰属意識の低下 ノウハウを共有する環境がなければ、帰属意識の低下に繋がるリスクもあります。 ノウハウを共有していない環境は、社員同士のコミュニケーションが少ない環境ともいえます。コミュニケーションをとる機会が少ないと、信頼関係が深まらず、メンバーの帰属意識も次第に薄れてしまうのです。 また、帰属意識が薄れると、業務上共有した情報に対する認識のズレや共有漏れ、トラブルの発生などに繋がりかねません。そのため、ノウハウを共有するのはもちろん、会話の機会を増やし、帰属意識の低下を防ぐ必要があるのです。 時間を効率的に活用できない ノウハウを共有しない環境では、時間を効率的に活用できません。 ノウハウが共有されていない環境では、同じ業務に取り組んでいたとしてもベテランと経験の浅いメンバーでは作業時間に開きがでます。たとえば、タスクが並列の関係で進む業務では、ベテランが作業を完了しても経験の浅いメンバーが作業終了するまでに「待ち時間」が発生してしまうのです。 このように、ノウハウが共有されないだけで「ベテランが待つ」といった、何も成果のない時間が発生するので、スピード感が求められるビジネスにおいて非効率だといえます。効率的な時間配分で業務を進めるためにも、ノウハウは同じ業務を行うメンバーへ平等に浸透させる必要があることがわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ・情報共有をしない人の心理とは？ 社内でノウハウが共有されないことで非効率さが発生している現状は把握しつつも、ノウハウが共有される環境にならないのには原因があります。 以下でご紹介する原因が自社の現状と合致している場合は、ノウハウ共有の重要性を浸透させる必要があります。 ノウハウ共有の意義をわかっていない まず、「共有する意味がない」のように、ノウハウ共有の必要性や意義をわかっていない場合が考えられます。ノウハウ共有は日々の業務と並行して実施するものなので、メンバーは以下のように判断しがちです。 自身の作業時間を割いてまで共有する価値がない 共有するまでに手間がかかるので、ノウハウ共有が自身や企業にとってどのように役立つか理解できない そのため、ノウハウを積極的に共有してもらうためには「教育コストによって自身の業務負荷が軽くなる」「労働生産性の向上によって残業が削減できる」など、メンバー側が得られるメリットを具体的に説明する必要があります。 自身の評価につながらないと考えている ノウハウ共有の重要性は理解していても、「自身の評価にはつながらないのでやらない」というケースもあります。 このような場合、「ノウハウ共有が自社の組織力向上につながることはわかっているが、自身の評価にはつながらないので時間を割きたくない」「自身の価値を維持するのに、有益な情報を他者に伝えたくない」などのように、評価に対するデメリットを強く感じているケースが多いです。 したがって、「ナレカン」のようなノウハウの共有状況をレポートで確認できるツールを導入して、ノウハウの共有を評価制度に取り入れることで、共有を促す方法も考えられます。 社内でノウハウを共有する手法がない ノウハウ共有の重要性は理解していても、共有する手法がないケースがあります。 各メンバーが得たノウハウを共有するために、口頭や紙などのアナログな手法で伝達されがちです。しかし、このような手法では伝えるメンバーによって情報の粒度や理解度が異なるので、ノウハウを一義的に正しく共有できません。 そのため、ノウハウの共有は「ノウハウ共有ツール」を使って情報を残し、誰でも過不足なく伝わる方法で共有しなければなりません。また、ツールでノウハウを管理すると、全社員が必要な情報へすぐにアクセスできるのも特徴です。 とくに、誰でも簡単に情報を残せるツールであれば、「人によってノウハウの伝え方や粒度が異なる」といったケースも防止しつつ「言った言わない」の不毛なやりとりも発生しません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でノウハウ共有を浸透させる方法 以下では、社内でノウハウ共有を浸透させる方法についてご紹介します。社内のノウハウ共有を定着させたいと考えている方は必見です。 社内ミーティングで共有する 社内でノウハウ共有を浸透させる方法の1つ目は、「社内ミーティングで共有する」です。 対面やオンラインでミーティングを開き、社員の日常業務における知識や最新の顧客情報などを直接交換する機会を設けます。「1週間に1回」などと開催頻度を決めれば、継続的にノウハウを共有する文化を構築できます。 一方で、社員同士での日程調整が必要なうえ、ミーティングを開くだけではノウハウの蓄積ができない点に注意が必要です。 ITツールを導入する 社内でノウハウ共有を浸透させる方法の2つ目は、「ITツールを導入する」です。 情報共有に適したITツールを使えば、時間や場所を問わず、リアルタイムでの情報共有が可能になります。また、ミーティングでの共有に比べて、情報を蓄積しやすい点もメリットと言えます。 このように、ITツールではノウハウを即座に共有して蓄積できるため、実際の業務に活用しやすいのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有ツールの4つの選定ポイント ノウハウを効率的に共有するためには、蓄積・管理するためのツールを導入することが有効です。しかし、「有名だから」「多機能だから」といった定性的な判断で自社に適さないツールを導入すると、社内に浸透しない恐れがあるのです。 そこで以下では、ノウハウ共有ツールで押さえるべき、4つの選定ポイントについて解説します。 全ユーザーが簡単に操作できるか 選定候補のツールがすべてのユーザーにとって、簡単に操作できるものであるか確認しましょう。 担当者目線では多機能で便利そうなツールを導入しても、仕組みが複雑であれば現場のメンバーが使いこなせない可能性が高く、結果として放置されてしまうからです。 また、ITリテラシーが必要なツールは設定も複雑であり、運用に乗せるまで想定以上の時間がかかってしまうこともあります。したがって、現場のメンバー全員が簡単に操作できるかは必ず確認する必要があります。 必要な情報へすぐにアクセスできるか 求めている情報へすぐにアクセスできるツールかどうかも重要なポイントです。 たとえば、ExcelやWordのように必要な情報がどれかわかりづらく、すぐに目的の情報に辿り着けないツールでは、情報を探すことに時間と手間がかかってしまいます。また、アクセス性の悪さが業務の遅れにつながる可能性もあるのです。 したがって、スピーディに業務を進めるためにも、求める情報へ迅速にアクセスできるかは押さえておくべき点です。 情報共有できる機能があるか リアルタイムで更新される機能や、メッセージなどの情報共有機能がツールにあるかも押さえましょう。 情報共有機能があれば、蓄積したノウハウを時間や場所を問わずスピーディに共有できるうえ、業務に関するコミュニケーションも円滑になります。とくに、インターネット上にデータを格納する「クラウド型」のツールであれば、リモートワークや出張時など対面で話すことが難しい場合にもやりとりができます。 また、PCだけで利用できるツールではなく、スマホやタブレットからも利用できる「マルチデバイス」のツールであると「手元にPCがなければ情報を確認できない」というストレスもなくなるのです。 高いセキュリティを持っているか 高度なセキュリティを持ち合わせているかも確認しましょう。 ノウハウ共有ツールには多くの種類がありますが、セキュリティが担保されていないツールを選んでしまった場合、ベンダーの不手際やセキュリティの脆弱さから外部に情報漏えいしてしまうリスクもあるのです。 そのため、自社の情報資産となるノウハウを守るためにも、ベンダーの公式サイトに掲載されている「セキュリティポリシー」は必ず確認し、自社のセキュリティ要件とマッチしているかの確認をすべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有の社内文化構築におすすめなツール 以下では、ノウハウ共有の社内文化構築におすすめのツールをご紹介します。 ノウハウを共有しない社内文化に困っている場合には、「ノウハウや情報を簡単に共有できるツール」を導入しましょう。紙や口頭での共有に比べて、印刷や会議のために集まるといった手間が省け、情報を即座に共有できます。 しかし、多機能で操作の難しいツールでは、ノウハウを共有するのが面倒になり、結局社内にノウハウ共有の文化が定着しません。そのため、「誰でも簡単にノウハウ・情報共有ができるツール」がおすすめです 結論、ノウハウ共有には、社内のあらゆる情報やノウハウを簡単に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、画像・ファイルを含む社内情報やノウハウをリアルタイムで任意のメンバーに共有できます。また、シンプルで直感的に操作できるので、スムーズに社内に浸透します。 社内のノウハウを簡単に蓄積・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウ共有の概要やツール選定ポイントのまとめ これまで、ノウハウ共有の重要性やツールを選定する際のポイントを中心にご紹介してきました。 ノウハウを共有しなければ社内メンバーの成長が見込めず帰属意識の低下、時間を効率的に活用できない問題点がありました。しかし、ノウハウ共有に対する意識の低さや手法が確立されていないケースもあるので、社内体制から見直す必要があります。 そのため、ノウハウ共有ツールを用いた情報管理への体制変更が必要です。ノウハウの共有機能はもちろん、情報へのアクセス性やセキュリティの高さが見るべきポイントな一方、「誰でも使える操作性」はツールを社内に浸透させるうえで大前提な点に注意です。 ご紹介した選定ポイントをすべて満たす「ナレカン」は、誰でも簡単に使えるほどシンプルなツールであり、ノウハウ共有に必要な機能が「過不足なく」備わっています。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ノウハウが自然と共有される環境を作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

分かりやすく見やすいマニュアルがあれば、新人教育や業務引き継ぎのときに、簡単にやり方を指導できます。また、手順が簡潔にまとめられていると、認識の齟齬から作業の遅れやミスが起こる心配もありません。 しかし、「見やすいマニュアルの作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、分かりやすく見やすいマニュアルの例や作り方を中心にご紹介します。 業務マニュアルを見やすく作成する方法を知りたい 見やすいマニュアルの具体例を参考にしたい 作成したマニュアルを適切に管理してすぐに確認できるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、見やすいマニュアルの作り方が分かり、社内にマニュアルを浸透させられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 見やすい業務マニュアル（手順書）の3つのポイント2 レイアウト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方2.1 （1）適切なデザインフォーマットを選ぶ2.2 （2）目次を充実させる2.3 （3）細部まで工夫する2.4 （4）Zの法則を意識する3 テキスト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方3.1 （1）フォントを絞る3.2 （2）見出しを設定する3.3 （3）表現や専門用語に注意する4 応用編｜さらに分かりやすく見やすいマニュアルを作成するコツ4.1 （1）ExcelやWordのテンプレートを活用する4.2 （2）フォントを絞る4.3 （3）テキストを図式化する4.4 （4）分類して管理する5 【必見】記事形式で見やすい業務マニュアルを簡単に作成できるツール5.1 マニュアルを見やすく作成・管理できるツール「ナレカン」6 分かりやすく見やすい業務マニュアルの作り方まとめ 見やすい業務マニュアル（手順書）の3つのポイント 見やすい業務マニュアルとは、以下3つのポイントが押さえられた、作業内容が簡潔にまとめられている資料を指します。 レイアウトとデザインがシンプルである 適切な行間や文字間隔、マニュアルデザインがシンプルなことで、読みやすさが向上します。 情報の記載箇所が分かりやすい 「目次」や「見出し」などを使うことで、読み手は目的の情報がどこに記載されているか把握しやすくなります。 視覚的な要素がある 図やイラストなどを用いて手順や操作方法を説明することで、テキストだけでは伝わりにくい情報の理解を促します。 一方、目的の情報を探すのに時間がかかったり、視覚的な情報がなかったりするマニュアルは、読みづらいため活用されなくなります。したがって、読者の立場に立ち「分かりやすさ」や「見やすさ」を最優先にしてマニュアルをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レイアウト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方 ここでは、分かりやすく見やすいマニュアルをつくるときに”レイアウト”で意識すべきポイントを解説します。以下はポイントをもとに作成した見やすいマニュアルの例です。 以下で紹介する作成のポイントを網羅して、上記画像のように見やすいマニュアルをつくりましょう。 （1）適切なデザインフォーマットを選ぶ はじめに、マニュアルの目的に合ったフォーマットを選びます。 マニュアルの作成前には、記載すべき項目を洗い出したうえで、目的に合ったフォーマットを選びましょう。たとえば、”危険物の取り扱い”に関するマニュアルをつくるときは、安全性を確認するチェックリストが必要です。 また、フォーマットを使えばあらかじめ基本的な構造やレイアウトが設定されているため、一から構成を考える必要が無く、簡単にマニュアルをつくれます。したがって、目的を明確にしたうえで適切なデザインフォーマットを選びましょう。 （2）目次を充実させる 次に、フォーマットが確定したら、目次を充実させましょう。 マニュアルの目次が充実していれば、作業の全体像を一目で把握でき、必要な情報をすぐに見つけられます。そのため、「項目を見つけるのに時間がかかり作業が遅れてしまう」事態を未然に防げるのです。 ただし、マニュアルに重要なのは本文なので、目次づくりに時間を割くことは得策ではありません。そこで、誰でも簡単にマニュアルを作成できる「ナレカン」の「番号付きリスト」や「ハイパーリンク」を使うと、すぐに見やすい目次をつくれるのです。 下記は、ナレカンを用いたマニュアル目次のイメージです。 たとえば、番号付きリストを使うと、改行するだけで自動的に目次をつけられます。また、ハイパーリンク（テキストにリンク先を挿入したもの）を設定すると、ワンクリックで該当ページへ飛べるので、詳細を確認するのにも便利です。 （3）細部まで工夫する フォーマットと目次はもちろん、マニュアルの細部を工夫することも必要です。したがって、以下のポイントを押さえましょう。 関連項目はまとめる 関連項目をまとめて載せることで読みやすいマニュアルに仕上がります。たとえば、関連する文章と図を近くに配置すると、読者が情報を簡単に見つけられるのです。 要素ごとに余白を残す 余白を意図的につくることで、見やすいマニュアルになります。そのため、一通り書き終えたら、文字や画像の間隔が詰まっていないか確認が必要です。 文字列の背景色を変える 重要なページは背景色を変えると読みやすくなります。ただし、色を使いすぎるとかえって見づらくなるので、多くとも3色程度に留めるべきです。 上記の工夫をすることで、分かりやすく見やすいマニュアルをつくれます。 （4）Zの法則を意識する 最後に、読みやすいマニュアルをつくるために「Zの法則」を意識すべきです。 Zの法則とは「左から右、上から下へとZの流れで文章を読むこと」であり、横書きの文章を読むときの習慣と言われています。したがって、下記のようにZ型に文章を構成すれば、自然と見やすい資料になるのです。 このように、読み手の視線を考慮して、誰でも読みやすいマニュアルをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ テキスト編｜分かりやすく見やすいマニュアルの作り方 ここでは、分かりやすく見やすいマニュアルをつくるときに”テキスト”で意識すべきポイントを解説します。以下のポイントを参考にすると、下記の例のように重要な箇所が分かりやすいマニュアルをつくれます。 説明のテキストは従業員の理解度に直結する重要な要素のため、以下のポイントを必ず取り入れましょう。 （1）フォントを絞る フォントを設定するときは、読みやすいものを選んで統一しましょう。 テキストのフォントが統一されていないマニュアルは読みづらいです。したがって、「ゴシック体のみを使う」などのルールを設けてフォントの種類を絞ります。 また、重要な箇所に使う色も統一すべきです。たとえば、強調色は赤に限定するなど、メリハリのあるテキストが求められます。 （2）見出しを設定する マニュアルは「大見出し＞中見出し＞小見出し＞内容」の順で階層化します。 各階層の見出しは、大きさを変えたり字下げをしたりすることで区別できます。また、見出しは「どのような作業か」が一目で分かるように、文字を詰め込みすぎず簡潔にまとめるべきです。 さらに、説明文をただ長文にするのではなく、具体性のあるものにします。たとえば、「〇〇ボタンを3秒押す」のように、行動に落とし込んで説明することで、従業員が作業のイメージを描きやすくなるのです。 （3）表現や専門用語に注意する マニュアルをつくるときは読み手に合った表現や専門用語を使うことが重要です。 たとえば、新人向けのマニュアルに専門用語が多用されていると、読むのに時間がかかり知識が定着しない要因となります。一方、経験豊富な従業員向けのマニュアルに注釈が多いと、無駄な情報ばかりで活用されづらくなるのです。 また、曖昧な表現や冗長な表現は誤解を生むので、結果としてマニュアルを修正する手間がかかります。このようなトラブルを避けるためにも、読み手に合わせた情報を載せることが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 応用編｜さらに分かりやすく見やすいマニュアルを作成するコツ ここでは、さらに分かりやすく見やすいマニュアルをつくるコツを紹介します。マニュアルの視認性を高めるためにも、以下の点を把握しましょう。 （1）ExcelやWordのテンプレートを活用する ExcelやWordのテンプレートを活用すると、効率よく体裁の整ったマニュアルを作成できます。 ExcelやWordには、無料で利用できる豊富なテンプレートが揃っています。そのため、目的に合ったテンプレートを選択することで「作成者によって構成やレイアウトが異なり、クオリティに差が出る」といった事態を防げるほか、作成時間も短縮できるのです。 しかし、ExcelやWordで作成するとファイル管理が煩雑になりやすく、マニュアルが形骸化する恐れがあります。そこで、テンプレート機能の備わった「ナレカン」のようなツールを使うと、マニュアルの作成から管理・共有まで1つのツール上で完結するのです。 （2）フォントを絞る フォントを設定するときは、読みやすいものを選んで統一しましょう。 テキストのフォントが統一されていないマニュアルは読みづらいです。したがって、「ゴシック体のみを使う」などのルールを設けてフォントを絞ります。 また、重要な箇所に使う色も統一すべきです。たとえば、強調色は赤に限定するなど、メリハリのあるテキストが求められます。 （3）テキストを図式化する 業務の流れを表したり、因果関係を伝えたりするときは図式化しましょう。 例として「Aという業務にはBとCの作業があり、Bの情報をCで使う」という説明を取り上げます。この説明はテキストだけではイメージしづらいですが、下図のように図式化することでA、B、Cの関係が分かりやすくなるのです。 また、フローチャートなどを利用してテキストを図式化することで、情報の理解が容易になります。テキストを図式化すると作業の全体像が掴めるため、次に取り組む業務をスムーズに判断できるのです。 （4）分類して管理する マニュアルを作成したら、分類して管理しましょう。 部署や業務内容ごとにマニュアルを分類して管理すると、読み手が「どこに何の情報があるか」を把握しやすくなります。たとえば、WordやExcelの場合、ファイルやフォルダに階層に応じた名前をつけてアクセスしやすくする必要があるのです。 しかし、WordやExcelはマニュアルを作成する度にファイル数が増え、似たようなファイル名が乱立して識別できない事態に陥りやすいです。そのため、マニュアル管理には「誰でも簡単にフォルダ管理でき、検索性の高いITツール」が最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】記事形式で見やすい業務マニュアルを簡単に作成できるツール ここでは、記事形式で見やすいマニュアルを簡単につくれるツールを紹介します。 見やすいマニュアルを作成するには、目次を充実させたり、フォントを絞ったりする工夫が求められます。また、マニュアルは作って終わりではなく、見やすい状態で管理しなければ読まれなくなります。 特に、マニュアルの数が多い大企業では情報が散在しやすく、欲しい情報がどのマニュアルに書いてあるのか分からなくなってしまいます。そこで、「マニュアルを一元管理し、高い検索性を備えたITツール」を導入し、ストレスなくマニュアルを運用しましょう。 結論、導入すべきツールは、誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成・共有・管理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には写真や動画を挿入できるほか、テンプレートを登録して書式が統一された見やすいマニュアルを作成できます。また、平均0.2秒の高速スピードでの「キーワード検索」や「生成AIによる自然言語検索」で欲しい情報に即アクセス可能です。 マニュアルを見やすく作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすく見やすい業務マニュアルの作り方まとめ ここまで、分かりやすく見やすいマニュアルの作り方を中心に解説しました。 見やすいマニュアルをつくるには、読み手をイメージしながら構成を考えなければなりません。また、マニュアルを継続的に運用するためには、紙やWord、Excelといった手間のかかる非効率な方法から早急に脱却する必要があります。 そこで、「ITツール」を導入するとツール上でマニュアルを作成・管理・共有できるので、効率よくマニュアルを運用できます。とくに、扱うマニュアルの数が多い大企業の場合は「高い検索性で欲しい情報がすぐに見つかるツール」が最適です。 結論、マニュアルの運用には、メールを使える方なら誰でも簡単にマニュアルを作成でき、超高精度の検索機能も備わった「ナレカン」一択です。ナレカンには既存マニュアル（pdf、PowerPoint、Word等）を移行できるので、一から作り直す必要もありません。 ぜひ「ナレカン」を活用し、マニュアルを作成・管理・共有する手間を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

知識だけがありビジネスに活かせない状態になる人を「ノウハウコレクター」と呼びます。ノウハウを蓄積する作業は大切ですが、ビジネスを成功させるには行動して情報を活かさなければなりません。 しかし、蓄積したノウハウを活用したいとは考えているものの「ノウハウを社内でうまく共有できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ノウハウコレクターの特徴やノウハウコレクターを抜け出す方法を中心にご紹介します。 ノウハウコレクターの特徴を理解し、適切に対応できるようにしたい ノウハウコレクターの脱出方法を知り、業務を円滑に行えるようにしたい 蓄積したノウハウを効果的に活用する方法が知りたい という方は今回の記事を参考にすると、ノウハウコレクターから脱出してビジネスを成功につなげるためのヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ノウハウコレクターとは2 ノウハウコレクターの心理や特徴とは2.1 情報を集めないと不安2.2 ノウハウの実践を後回しにしてしまう2.3 常に受け身の姿勢3 ノウハウコレクターの失敗例4 ノウハウコレクターを脱出する方法とは4.1 ノウハウの内容を継続して実践する4.2 行動と分析を繰り返す4.3 蓄積したノウハウを共有する5 ノウハウコレクターの卒業におすすめのツール5.1 蓄積したノウハウを最も簡単に可視化できるツール「ナレカン」6 ノウハウコレクターの脱出法まとめ ノウハウコレクターとは 「ノウハウコレクター」とは、ビジネスで成功するための知識や情報を多く得ているものの、知識を集めるだけでビジネスに活用できていなかったり、収益をあげられていなかったりする人を指します。 一般的にノウハウコレクターは、ネット上の情報商材や書籍を通して多くの知識を持っているものの、思うような収益をあげられない状態にあり、情報を得るだけで満足してしまうというケースが多いです。 また、新しい情報を得ていくうちに「ノウハウを得る行為」自体が目的になり、行動を起こせなくなる場合もあります。よって、ビジネスの成功のためにはノウハウコレクターとなることを避け、情報を実際の行動に活かしていくことが重要になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの心理や特徴とは ここからは、ノウハウコレクターの心理や特徴を解説します。以下で紹介する特徴に当てはまる社員がいた場合は、該当社員が行動へ移せるように対処する必要があります。 情報を集めないと不安 情報を集めないと不安に感じることが、ノウハウコレクターにありがちな特徴です。 「いつか役に立つだろう」「知っておけば安心」などの理由で、優先度の高くない情報まで収集し、次第に情報の収集自体が目的になってしまうのです。 このように、情報を集めなければ不安な状態になり、情報収集のみに時間を割きすぎているケースでは、収集する情報の取捨選択が重要であることを社員自身に認識させる必要があります。 ノウハウの実践を後回しにしてしまう ノウハウの実践を後回しにしてしまうことも、ノウハウコレクターの特徴です。 ノウハウの実践よりも集めることを優先してしまい、結局集めたノウハウが活用されないケースもあります。しかし、いくらノウハウを多く持っていても、行動や業務につなげられていなければ結果は現れません。 このように、実践が後回しになっている場合は「情報を得たらすぐに行動へ移す」など、収集した情報を実際の行動と結びつけられるようにすることが重要です。 常に受け身の姿勢 常に受け身の姿勢であることも、ノウハウコレクターの特徴です。 情報を「与えられる」認識でいると、情報のインプットのみに意識が向いて行動が起こせなくなってしまいます。ノウハウコレクターを脱するには、情報は与えられるものではなく実践を通じて活用するものであると認識しなくてはなりません。 たとえば、ノウハウに対する気付きや改善策を社内で交換する場を設けるなど、アウトプットの機会を増やすことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの失敗例 ノウハウコレクターの失敗例としては「ノウハウの収集」自体が目的になっているために収集したノウハウを業務に活かせず、組織全体の成長が妨げられるケースが挙げられます。 このように、ノウハウの収集が目的化している場合には、「収集したノウハウをすぐに社内に共有し、活用すること」が重要です。ノウハウを共有することで、情報の属人化を防ぎながら、社内全体で実際の業務に活用するきっかけを生み出せるのです。 しかし、ノウハウを共有できる環境が構築されていなかったり、共有できる場所はあっても簡単に共有できなかったりすると、蓄積したノウハウをアウトプットできないために知識が属人化しやすく、業務スピードの停滞を招いてしまいます。 したがって、「ナレカン」のようにシンプルで誰でも簡単に操作できるツールを使って、ノウハウ共有が活発化するような環境を構築する必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターを脱出する方法とは ここからは、ノウハウコレクターを脱出する方法を解説します。以下の内容が把握できていなければ、ノウハウを適切に活用できず業務が停滞する原因になってしまうため注意しましょう。 ノウハウの内容を継続して実践する まずは、ノウハウの内容を継続して実践することが重要です。 ノウハウは実際の業務に活用して始めて成果につながるため、まずは実践してみることが重要です。しかし、どのような業務においても、結果が出るまでには時間がかかります。 よって、ノウハウコレクターを脱出するには、すぐに結果が出なくても継続して実践することが重要なのです。たとえば、一定期間でノウハウの内容を実践する計画を立て、行動してみることが有効です。 このように、ノウハウコレクターを脱出するには、すぐに結果が出ない場合でも継続性を持って行動する必要があります。 行動と分析を繰り返す 行動を起こしたら、内容を振り返り分析することも重要です。 ノウハウの活用を効果的に進めるには「ノウハウをもとにした行動が進捗にどのような影響を与えたか」などを、数値や施策の打ち方を振り返りながら分析し、改善していく必要があります。 このように、行動と分析を繰り返すと、ノウハウの内容がブラッシュアップされていくので、有効なノウハウを業務に活かせるようになります。 蓄積したノウハウを共有する ノウハウコレクターを脱出するためには、蓄積したノウハウを共有することも重要です。 ノウハウコレクターになる原因のひとつとして、蓄積した情報の活用方法がわからないことが挙げられます。このような場合には、今までに蓄積した情報を社内に共有し、社内全体で活用するのがおすすめです。 具体的な方法としては、今までに蓄積したノウハウの中から、自社の業務に活用できそうなノウハウを選んで社内に共有します。ただし、紙での共有には印刷や配付などの手間がかかるので、簡単に情報を共有できる「ナレカン」のようなツールで共有する方法がおすすめです。 このように、ノウハウを共有すると、情報の属人化を防止しながら社内全体の業務効率化に貢献できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの卒業におすすめのツール 以下では、ノウハウコレクターの卒業におすすめのITツールをご紹介します。 ノウハウコレクターを脱出するには、蓄積したノウハウを整理して社内共有できる仕組みづくりが重要です。そこで、「収集したノウハウを簡単に共有できるツール」を導入すると、ほかのメンバーに情報共有しやすくなります。 しかし、多機能で操作が難しいツールでは、ノウハウを共有するのに時間や手間がかかり、結局ノウハウコレクターから脱却できない事態になりかねません。したがって、「誰でも簡単に操作できる情報共有ツール」を使いましょう。 結論、社内のノウハウ共有には、直感的な操作で誰でも簡単にノウハウの共有・管理ができるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、簡単にノウハウをまとめられるうえ、リアルタイムですぐに共有可能です。また、ノウハウを持っている社内メンバーに質問できる「質問機能」で、ノウハウが属人化する事態も防げます。 蓄積したノウハウを最も簡単に可視化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウコレクターの脱出法まとめ これまで、ノウハウコレクターの特徴や失敗例、ノウハウコレクターから抜け出す方法を紹介しました。 蓄積した情報を活用しないままでは、知識の属人化が進み、組織全体の成長が妨げられてしまいます。そこで、ノウハウを社内で共有すると、ノウハウコレクターから脱出しながら組織力の向上にも貢献します。 しかし、ノートやメモにノウハウを書き出していると、情報がどこにあるか分からなくなったり、書き込みが面倒になったりする可能性があります。したがって、簡単に情報を書き込めて、かつ適切に共有・管理できるツールを使う必要があるのです。 ノウハウコレクターのノウハウを自社に還元するためにも、誰でも簡単にノウハウの共有・確認ができる情報共有ツール「ナレカン」を使って「社内の情報資産を構築」「ノウハウ共有の活性化」を両立すべきと言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ノウハウコレクターからの脱却を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

マニュアルのレイアウトやデザインを整えるだけでも、視認性が高まり社内に浸透しやすくなります。また、マニュアルを一目見ただけで業務のイメージを掴めるようになれば、認識の食い違いによる作業ミスも防げるのです。 しかし、「わかりやすいマニュアルを作りたいが、どのようなレイアウトにすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 本記事では、わかりやすいマニュアルのデザインの特徴や作成のポイントを中心にご紹介します。 わかりやすいマニュアルデザインの特徴を押さえて作成したい 作成手順や作るときのポイントを知りたい マニュアルを簡単に作成・管理できるツールがあれば活用したい という方はこの記事を参考にすると、わかりやすいマニュアルのデザインを理解でき、継続的に運用されるマニュアルを作れるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 わかりやすいマニュアルデザインの特徴とは1.1 （1）文字や写真の位置関係が考えられている1.2 （2）フォントサイズ・色が決まっている1.3 （3）適切なレイアウトが組まれている1.4 （4）テンプレートを活用している1.5 （5）関連情報がまとまっている1.6 （6）WordやPowerPointを活用している2 【必見】シャープでわかりやすいマニュアル作成に最適のツール2.1 業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」2.2 ［見本］ナレカンで簡単に作成したマニュアルの例3 5ステップでできる！｜「わかりやすいマニュアル」の作り方3.1 ステップ1｜マニュアルの前提条件を決める3.2 ステップ2｜作成スケジュールを設定する3.3 ステップ3｜構成と小見出しを決定する3.4 ステップ4｜業務手順を書き出す3.5 ステップ5｜現場のフィードバックを得る4 上手な作り方は？業務マニュアル作成時のポイント5選4.1 （1）わかりやすい文章になっているか4.2 （2）デザインに凝りすぎていないか4.3 （3）読み手に心理的障壁がないか4.4 （4）情報へのアクセス性はよいか4.5 （5）完璧を目指していないか5 わかりやすいマニュアルのデザインや作成手順まとめ わかりやすいマニュアルデザインの特徴とは ここでは、わかりやすいマニュアルのデザインやレイアウトの特徴をご紹介します。マニュアル利用に対する社員の抵抗感をなくし、視認性を高めるためにも以下の点を意識しましょう。 （1）文字や写真の位置関係が考えられている わかりやすいマニュアルデザインの1つ目の特徴は、文字や写真の位置関係が決められていることです。 具体的には、「文字の色」や「写真の配置場所」などに規則性を持たせましょう。たとえば、文字の色にばらつきがあったり写真の位置がページごとに異なっていたりすると、統一感がないので理解しづらくなってしまいます。 そのため、上図のように「文字は基本的に黒」「写真は左側に配置」などのルールを決めて、見た目にばらつきがない読みやすいマニュアルを作る必要があるのです。 （2）フォントサイズ・色が決まっている わかりやすいマニュアルデザインの2つ目の特徴は、フォントのサイズや色が決められていることです。 具体的には、下記の見本のように”タイトルや目次の文字サイズ”を変えると、視認性が高まり統一感も生まれます。 また、上記のように重要な部分の色を変えるのもおすすめです。ただし、色を使いすぎるとかえって重要な箇所が分かりづらくなってしまうので、最大でも3色にしましょう。 （3）適切なレイアウトが組まれている わかりやすいマニュアルデザインの3つ目の特徴は、視認性を高めるための適切なレイアウトが組まれていることです。 たとえば、写真やイラストを盛り込むときは左側に「写真」を、右側に「説明文」を記載しましょう。左から右へ読み進める人の習性にもとづき、最初に注目される場所に写真を置くことで、読み手が業務のイメージを持ちやすくなります。 一方、「画像の幅と文章の幅が異なっている」といった細かな違いだけでも読みづらい印象を与えかねません。そのため、マニュアル全体のレイアウトに加えて、幅や大きさといった細部にも注意を払うべきです。 （4）テンプレートを活用している わかりやすいマニュアルデザインの4つ目の特徴は、テンプレートを使って作成されていることです。 たとえレイアウトを簡単に整えられるITツールを使っても、「記載する項目や順番」が作り手によって違うと読みづらさにつながります。さらに、「箇条書きで使う記号」「見出しの文字の太さ」までを部署や全社で統一するのは簡単ではありません。 そこで、「テンプレート機能」がある「ナレカン」のようなITツールを使えば、テンプレートに”自社のマニュアル用の記載項目”を登録しておけるため、すぐに細部まで統一されたデザインのマニュアルを作れます。 （5）関連情報がまとまっている わかりやすいマニュアルデザインの特徴5つ目は、関連情報がまとまっていることです。 関連する情報がバラバラに記載されていると、ページを行き来する手間がかかります。その結果、ストレスの原因となるうえ、作業スピードも低下して非効率です。 そこで、上記のように情報の種類ごとにグルーピングすれば、一目で関連情報であることが伝わります。また、該当作業を進めるときに読むべき箇所が1つだけになるのです。 （6）WordやPowerPointを活用している わかりやすいマニュアルデザインの6つ目の特徴は、WordやPowerPointを活用していることです。 WordやPowerPointはレイアウトの自由度が高く、デザインや構成を工夫して自社オリジナルのマニュアルを作成できます。文字だけでは理解しづらい情報も、イラストや画像の挿入によって視覚的にわかりやすいマニュアルに仕上がるのです。 一方で、自由度が高いゆえにITに慣れていない人にとっては作業しづらく、レイアウト決めやマニュアル作成に時間がかかる恐れがあります。また、作成したマニュアルは別途メールなどで共有しなければならない点も不便です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】シャープでわかりやすいマニュアル作成に最適のツール ここからは、「わかりやすいレイアウトのマニュアル」を簡単に作れるツールを紹介します。 紙のマニュアルでは、デザインやレイアウトを決めるのに時間がかかるうえ、手直しが面倒です。また、WordやPowerPointはPC作業に慣れていない人とっては作成しづらく、管理が煩雑になりやすいです。 そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成でき、管理が簡単なITツール」を導入しましょう。また、マニュアルは何度も見返すことが想定されるため、すぐに内容が確認できるように検索性に優れたツールを選びましょう。 結論、自社のマニュアル作成には、マニュアルの作成から共有までを一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンは生成AIを活用した「自然言語検索」によって、チャット形式で必要な情報をすぐに検索可能です。さらに、「記事」にはあらゆる形式のファイルや画像を添付できるため、わかりやすいマニュアルの作成に役立つのです。 業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ［見本］ナレカンで簡単に作成したマニュアルの例 以下は、ナレカンでシンプルなマニュアルを作成した見本になります。 このように、タイトルを見て何のマニュアルかわかるように、マニュアル１つにつき１ノートを作成するのがポイントです。 また、大分類の「現場のマニュアル」フォルダのなかに、「フロント」「清掃班」というように小分類のフォルダを作成すれば、どこに・どのマニュアルがあるのかをすぐに把握できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5ステップでできる！｜「わかりやすいマニュアル」の作り方 ここでは、わかりやすいマニュアルを作る人が実践している作り方を紹介します。以下の手順を押さえれば、わかりやすいマニュアル作りにかかる時間を大幅に減らせます。 ステップ1｜マニュアルの前提条件を決める まず、マニュアルの前提条件を決めましょう。 マニュアルの前提条件は「誰へ」「何のために」「どの程度の情報量で」の3つです。社員の経験値によって必要となる情報は異なるので、読み手にとって過不足のない情報の記載が求められるのです。 以上のように、マニュアルの対象者や目的を明確にしておけば、たとえ作り終えたあとに細かなミスが見つかったとしても、全体を大幅に書き直す事態にはなりません。したがって、マニュアルの作成前に必ず前提条件を決めましょう。 ステップ2｜作成スケジュールを設定する 次に、作成スケジュールを確定させましょう。 スケジュールが決まっていないとマニュアル作成が後回しになったり、逆に凝りすぎてほかの業務に割く時間がなくなってしまったりします。 一方、スケジュールを決めておけば、期日から逆算して余裕を持ってマニュアル作成を進められるのです。ただし、マニュアル作成にかけられる時間は社員によって異なるため、関係するメンバーの業務量を確認のうえ調整することが重要です。 ステップ3｜構成と小見出しを決定する 続いて、本文を執筆するまえにマニュアル全体の構成を立てます。 マニュアルの構成が決まれば各項目の内容も明確になるため、作成時間を短くできます。また、「構成に沿った内容が記載されているか」をチェックしたうえで執筆を進められるので、情報の過不足が起こる心配もなくなるのです。 また、小見出しのタイトルは「短く、分かりやすく」を心がけましょう。見出しに情報を詰め込み過ぎるとかえって内容が分かりづらくなるため、可能な限り簡潔にすべきです。 ステップ4｜業務手順を書き出す そして、必要な手順や注意点を書き出します。 業務手順に不備がある場合、作業全体の遅れやトラブルにもつながりかねません。したがって、必要な情報を抜け漏れなく載せる必要があるのです。 そこで、業務手順を時系列で表記したり、箇条書きにしたりすると、社員が業務をスムーズに進められるようになります。加えて、大小問わず作業ミスを防ぐために、各項目に注意点も記載しましょう。 ステップ5｜現場のフィードバックを得る 最後に、マニュアルが完成したら現場に共有して、フィードバックをもらいます。 マニュアルを運用するまえに現場の声を聞く機会を設ければ、「マニュアルの視認性に問題はないか」「内容の記載漏れがないか」などを確認できます。結果として、より良いマニュアルを運用できるようになるのです。 また、何度かフィードバックを受け内容を精査していくことも大切です。その際に、マニュアルごとにコメントができる「ナレカン」のようなツールを使うと、フィードバックのやりとりを簡単におこなえて便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手な作り方は？業務マニュアル作成時のポイント5選 ここでは、マニュアルを作るときの5つのポイントを紹介します。マニュアルを長期的に運用するためにも、以下のポイントに注意しましょう。 （1）わかりやすい文章になっているか マニュアルを作成するときは、読みやすい文章になっているか注意しましょう。 たとえば、「手動」「手で動かす」「手動動作」など同じ内容を表す用語や表現は統一する必要があります。また、主語や述語が適切に成り立っていなかったり、「ですます調」と「である調」が混同していたりすると、読みづらくなるので注意しましょう。 したがって、内容を分かりやすくまとめることはもちろん、文章が正しく成立しているかも必ず確認しましょう。 （2）デザインに凝りすぎていないか デザインに凝りすぎない点にも注意が必要です。 マニュアルの作成で重要なことは、前提条件で決めた「読者」にとってわかりやすいか否かです。そのため、マニュアルの視認性を高めるうえでデザインの工夫は必要ですが、こだわりすぎて内容がおろそかになっては意味がありません。 したがって、デザインにこだわるより、社内でマニュアルのフォーマットが統一されていることのほうが重要です。マニュアルづくりの目的から逸れないためにも、シンプルなデザインのテンプレートを活用してみましょう。 （3）読み手に心理的障壁がないか 読み手の心理的障壁をなくした読みやすいマニュアル作りを意識しましょう。 マニュアルを確認するのは初心者がほとんどです。一方、書き手の多くは業務内容を熟知しているため、必要な情報に過不足が生じてしまう恐れがあり、初心者が「わかりづらい」と感じる要因になります。 したがって、初心者が読むことを前提に、読み手の心理的ハードルを下げることを意識して作成しましょう。 （4）情報へのアクセス性はよいか マニュアルを継続的に運用するには、必要な情報へのアクセス性も考慮するべきです。 WordやPowerPointで作成したマニュアルはファイル管理が難しく、必要な情報がすぐに見つかりません。そのため、全社員にすぐにマニュアルを共有しなければならない場面でも、手間取ってしまう恐れがあるのです。 そこで、「必要な情報へすぐにアクセスできる仕組みそのもの」を整えるためには、検索機能が備わった”ITツール”の活用が欠かせません。たとえば、キーワードを絞って検索できる「ナレカン」であれば、誰でも簡単に必要な情報を見つけられます。 （5）完璧を目指していないか マニュアル作成時は完璧を目指していないか注意しましょう。 マニュアルは最初から完璧を目指すのではなく、更新を前提として作成するべきです。完璧にこだわり細かく作り込んでしまうと、作業に変更が生じたときの修正に時間がかかってしまい、マニュアルの更新が遅れるといった問題につながります。 また、「完璧なマニュアルの作成」は作成者にとって大きな負担となります。そのため、「徐々に情報を追加していく」「現状不可欠な情報に絞る」などの工夫が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすいマニュアルのデザインや作成手順まとめ ここまで、わかりやすいマニュアルのデザインや作り方を中心に解説しました。 マニュアルを作るときは、事前に文字サイズやレイアウトを定めなければなりません。また、継続的に使われるマニュアルにするには、マニュアルの読み手を明らかにしたり、構成を決めてから本文を執筆したりするなど、入念に準備すべきです。 しかし、紙やWord、PowerPointで作成したマニュアルは社員への共有に手間がかかるほか、あとから見つけづらいというデメリットがあります。そこで、「作成したマニュアルをすぐに共有でき、必要な情報がすぐに見つかるツール」を活用しましょう。 したがって、誰でも簡単にマニュアルを作成・共有でき、目的の情報をすぐに探し出せる情報管理ツール「ナレカン」が必須なのです。 検討段階～導入後の手厚いサポートもあるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、簡単にマニュアルを作成・共有・管理できる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

自社のノウハウは適切に蓄積・管理して社内資産化すべきです。優れたノウハウが横展開・縦展開されることなく属人化すれば、社員ごとの作業クオリティに差が生じてしまい「特定の人にしか業務を任せられない」という悪循環を生み出してしまいます。 しかし、「ノウハウを社内に展開したいが、具体的に何をすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ノウハウの蓄積・管理を成功させる方法や、ノウハウの継承におすすめのツールを中心にご紹介します。 ノウハウの蓄積や管理を効率化させる方法が知りたい ノウハウを社内に蓄積・管理できるツールを探している ノウハウの蓄積だけでなく、すぐに検索できるツールを選びたい という方はこの記事を参考にすると、簡単かつ適切にノウハウを蓄積・管理できるようになり、社内の業務負担が大幅に解消されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ノウハウを蓄積・管理するには1.1 ノウハウの蓄積・管理が求められる理由1.2 ノウハウとナレッジの違い2 ノウハウの蓄積・管理によるメリット2.1 （1）ノウハウを継承できる2.2 （2）業務効率化につながる2.3 （3）集合知を作り出せる2.4 （4）ノウハウを改善できる2.5 （5）社員のスキルアップにつながる3 ノウハウの蓄積・管理を効率化させる方法3.1 ノウハウの重要性を周知する3.2 蓄積するノウハウを整理する3.3 ITツールを導入・運用する4 最も簡単に社内のノウハウを蓄積・管理できるツール4.1 社内のノウハウ蓄積・管理を成功させる「ナレカン」5 【担当者は必見】ノウハウ蓄積ツールにおける3つの選定ポイント5.1 （1）情報を簡単に蓄積できるか5.2 （2）情報にすぐにアクセスできるか5.3 （3）社内に定着するか6 ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類6.1 社内wiki6.2 ビジネスチャット6.3 オンラインストレージ6.4 ナレッジ管理ツール7 ノウハウの蓄積・管理によるメリットまとめ ノウハウを蓄積・管理するには 適切にノウハウを蓄積していくために、まずは「ノウハウを蓄積する理由」や「第一にノウハウは何を指すのか」という疑問を解消しましょう。 ノウハウの蓄積・管理が求められる理由 ノウハウの蓄積・管理をする理由は、チームの業務処理速度を上げるためです。 そもそも「ノウハウを蓄積する」とは、各社員がそれまでの業務から得た経験や教訓などの暗黙知（言語化しづらい知識）を、文書や図として社内に浸透させることを指します。 たとえば、特殊な業務を扱う部署へ新たに社員が配属されたときは、その都度取り組み方を教育しなければなりません。そこで、当該業務のノウハウが共有されれば、経験のない社員でもすぐに業務の要領をつかめます。 このように、ノウハウを蓄積・共有することは、業務の属人化を防ぎ、社内の業務水準の底上げにつながります。以上のことから、ノウハウの蓄積・管理が求められるのです。 ノウハウとナレッジの違い ノウハウと混同しやすい言葉に「ナレッジ」があります。 「ナレッジ」とは、すでに新聞や書籍としてテキスト化された情報を指します。たとえば、ビジネスにおけるナレッジでは”新サービスの開発に役立つ情報”というように、すぐに社内に共有できるのが特徴です。 社内で共有されることが多いナレッジとして以下のものが挙げられます。 業務を行うための基本的なナレッジ：メールの書き方、議事録の作成方法 業務経験から身に付くナレッジ：営業の交渉術、マーケティング戦略の立て方 限られた人のみが保有するナレッジ：共有が難しい研究内容 一方、「ノウハウ」のように、社員の経験を通じて得た知見は言語化しづらく、OJTなどの研修から学んでいくのが一般的です。しかし、それでは一部の社員にしかノウハウが引き継がれないことから、昨今ではノウハウを「ナレッジ化」する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理によるメリット ここでは、ノウハウの蓄積・管理によるメリットを5つご紹介します。適切なノウハウ蓄積・管理によって、以下のメリットを得ましょう。 （1）ノウハウを継承できる ノウハウが蓄積・管理されれば、ノウハウを後任に継承できるようになります。 業務担当者が培ったノウハウを誰にも共有しないまま異動になると、後任の担当者が効率的な方法を0から模索するので、非効率です。また、担当者の定性的なノウハウも自社の成長に結びつく大切な財産なので、喪失してしまう事態は避けなければなりません。 そこで、ノウハウを正しく蓄積・管理する仕組みを整備することでノウハウを後任に継承可能になり、高い生産性を維持できるのです。 （2）業務効率化につながる ノウハウが蓄積されると業務の属人化を未然に防ぎ、業務効率化につながります。 逆に、ノウハウを蓄積していない企業では業務が属人化しており、担当者によって業務の質が異なります。そのため、経験の浅い社員が担当すると、対応遅れ・漏れが生じてしまうのです。 しかし、ノウハウを蓄積・共有することで、社員の経験値の差に関わらず「業務を進めるうえで、最適な方法」が分かるので、社員全体で業務の質が担保されます。このように、業務効率を上げるためには、ノウハウや技術を蓄積できる環境が必須です。 （3）集合知を作り出せる 体系的にノウハウを蓄積することによって、集合知を作り出せます。 集合知とは、「ほかのメンバーのノウハウを集めると、より優れたノウハウ・知見が得られる」という考え方です。ノウハウを社内全体で蓄積・共有することによって、新たなノウハウの誕生に貢献するのです。 しかし、集合知を作り出すためには、ノウハウが適切に蓄積されていなければなりません。ノウハウが個人に溜まっている状態はもちろん、煩雑に蓄積されている状態では、ノウハウが活用できず集合知を作り出せないので、まずは蓄積の仕組みを整えましょう。 （4）ノウハウを改善できる ノウハウが適切に蓄積・管理されていれば、必要に応じてノウハウをより実務的に改善できます。 これまで蓄積されたノウハウであっても、時代や会社の方針の変化に伴い、乖離する可能性も考えられます。たとえば、昨今ではリモートワークの普及により働き方が多様化しており、オフラインに最適化されたノウハウを蓄積し直す必要があるのです。 そのため、都度ノウハウをアップデートし、古い知識に新たな知見を付与する必要があります。そこで、たとえば、社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを使うと、常に最新のノウハウを集約でき、社内に浸透しやすくなります。 （5）社員のスキルアップにつながる ノウハウが蓄積されると、社員のスキルアップも実現できます。 業務で意識すべき点や効率的な作業方法が蓄積されていれば、社員は素早く業務に慣れることが可能です。また、ベテラン社員のノウハウを継承することで、より高いクオリティを目指せます。 このように、研修コストが抑えられるので、教育担当者の負担解消にもつながります。したがって、社員個人のスキルアップを通じて組織力を向上させるためにも、ノウハウは必ず蓄積・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理を効率化させる方法 以下では、面倒なノウハウの蓄積や管理を効率的に行う方法を解説します。適切な方法で計画を進めなければ、最終的な運用が上手くいかなくなる可能性があるので必見です。 ノウハウの重要性を周知する はじめに、ノウハウの重要性を周知することが大切です。 ノウハウを蓄積するときは、単純に言語化するのではなく”読み手にとって分かりやすいか”を意識して書くため、労力を費やします。つまり、労力をかけてでも、得られるメリットの大きさや重要性をメンバーへ認知させることが第一歩となるのです。 また、個人成果主義の企業では、自身の評価を上げるために、ノウハウの共有を割けるケースも少なくありません。そのため、積極的なノウハウ共有をしたメンバーに対して、新たに評価項目を設けることも、ノウハウの蓄積推進に効果的です。 以上のように、ノウハウを書き起こす手間と比較して、中長期的に大きな恩恵があることを強調しましょう。 蓄積するノウハウを整理する 次に、ノウハウが散らばらないように整理しましょう。 各自で自由にノウハウを残すと探すのが困難になるうえ、活用すべき場面・業務が分からず混乱が生じかねません。そのため、ノウハウの蓄積時には、想定している場面・業務を明確にし、体系的にまとめることが重要なのです。 ノウハウを整理して体系的にまとめておけば、溜まったノウハウからマニュアルへ昇華させるときも、すぐに作成・展開ができるようになります。 ITツールを導入・運用する 最後に、ノウハウを効率的に蓄積するには、 ITツールの導入・運用も不可欠です。 ノウハウを蓄積する方法として、”Excel”や”スプレットシート”があります。しかし、これらはファイルを開く手間がかかるうえに、ファイルが増えていくにつれて管理が入り乱れてしまい、「どこに・どのノウハウがあるのか分からない」状態になってしまうのです。 そのため、ノウハウの一元管理と検索ができるようなITツールがあると便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 最も簡単に社内のノウハウを蓄積・管理できるツール 以下では、最も簡単にノウハウを蓄積・管理できるツールをご紹介します。 ExcelやWordでノウハウを管理すると内容の確認・更新をするために逐一ファイルを開くのが面倒だと言えます。また、ビジネスチャットやオンラインストレージでは、欲しい情報にすぐにたどり着けないので不便です。 そこで、「ノウハウを蓄積し、必要なときに即アクセスできるITツール」を活用するべきです。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、ITに不慣れな社員が使いこなせないので、ノウハウを蓄積する段階で頓挫してしまいます。 したがって、ITに疎い社員でも手軽に使える「シンプルなツール」を導入しましょう。結論、自社が導入すべきは、蓄積したノウハウを超高精度検索で簡単に見つけられるナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、自身の持つノウハウを「記事」にして共有したり「質問機能」で他のメンバーに情報を聞きだしたりして簡単にノウハウを蓄積できます。また、生成AIを活用した「検索機能」を使えば、蓄積したノウハウのなかから最も適切な回答を得られるので、業務の不明点も解消しやすいのです。 社内のノウハウ蓄積・管理を成功させる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者は必見】ノウハウ蓄積ツールにおける3つの選定ポイント 以下では、ノウハウ蓄積ツールの選定ポイントを3つ解説します。ツールの導入後に「適切に運用できない」とならないためにも、担当者の方は必見です。 （1）情報を簡単に蓄積できるか ツールを選定するときは、まず情報を簡単に蓄積できるかを確認しましょう。 たとえば、長く業務に携わるベテラン社員が持つノウハウはとても貴重なものです。しかし、ITに疎いベテラン社員でも簡単に使いこなせるツールでなければ、そのノウハウを共有することは難しくなってしまいます。 したがって、誰でも簡単に情報を蓄積できるツールであるかは、重要なポイントです。 （2）情報にすぐにアクセスできるか 大量のノウハウを蓄積する場合、情報へ瞬時にアクセスすることも重要です。 任意のノウハウをすぐに見つけられるツールの条件は、以下の3つになります。 キーワードを検索しただけで該当ファイルを抽出できる ノウハウが案件や作業ごとに振り分けられる 必要な業務情報がほかの情報に埋もれずに蓄積できる 以上のような条件を備えたツールを使えば、「必要な情報を探し出す手間」を軽減でき、結果として業務がより効率化されます。 （3）社内に定着するか ツールが社内に定着するかも極めて重要な点です。 ツールを導入しても社内に定着しなければ、仕事がスムーズに進まず、次第に使われなくなる恐れがあります。そのため、ツールを選定するときは社内に定着するよう「サポート体制が充実しているツール」を選びましょう。 たとえば、「運用設計の提案」や「既存データの移行支援」を実施している「ナレカン」のようなツールであれば、最初からナレッジがある状態で使い始められるので社内に定着しやすいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類 ここでは、ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類をご紹介します。紙やメールでのノウハウ継承から脱却するには、以下のツールがおすすめです。 社内wiki 社内wikiは、社員が各々情報を書き込んで作成する社内の百科事典です。 分からないことがあれば社内wikiで必要な情報を確認できるようになります。また、多くのサービスでアクセス権限が設定可能なので、許可されたユーザーのみが情報を更新する使い方も可能です。 以上のように、社内wikiではセキュリティを確保しながらノウハウ蓄積ができます。 ビジネスチャット ビジネスチャットはコミュニケーションツールですが、ファイルのアップロード機能やグループ機能を利用すればノウハウ共有ツールとしても使えます。 ノウハウをメッセージで共有できるほか、不明点や該当の情報が見つからない場合は、ノウハウを持つ社員からすぐに回答を得られるのがメリットです。また、ノウハウを蓄積するためのグループを用意すれば、情報が錯綜する心配もありません。 ただし、社内SNSはメッセージが次々に流れてしまうので、あとから目的のノウハウを見つけるのが面倒な点に注意しましょう。 オンラインストレージ オンラインストレージはファイル形式の情報を保存できるツールを指します。 たとえば、ノウハウをWordなどのファイルにまとめて、ツール上に保存するという使い方です。ファイルの持ち出し制限や閲覧履歴の記録も取れるので、情報漏えいや不正アクセスへも対処できます。 以上のように、オンラインストレージは比較的強固なセキュリティ機能があります。一方、目的のファイルを探し出すのが面倒なので、運用方法も整備しなければ次第に使われなくなる可能性がある点に注意しましょう。 ナレッジ管理ツール ナレッジ管理ツールは、ノウハウや業務の知識を管理できる専用ツールを指します。 ノウハウや業務に役立つ知識、事例は、社内ナレッジとして共有しなければ業務品質の均一化につながりません。しかし、WordやExcelでまとめるとどのファイルに目的の情報が記録されているかが分からず、あとから振り返りにくくなってしまうのです。 そこで、「ナレカン」のようなナレッジ管理専用のツールを使うと、ノウハウをはじめとした情報を整理しやすいうえ、検索機能やタグで簡単に目的の情報を見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ノウハウの蓄積・管理によるメリットまとめ これまで、ノウハウを蓄積・管理するメリットや方法、ツールの選定ポイントを中心にご紹介しました。 ノウハウを蓄積・共有すれば、一から教育する手間を省けるうえに、教育係によって社員のスキルがばらつく事態も防げます。つまり、蓄積されたノウハウを活用することで、製品やサービスの質が高まれば、最終的に「自社のブランドの向上」につながるのです。 そして、ノウハウを簡単かつ効率的に蓄積するには、ノウハウを一元管理しながら簡単に情報を探し出せる「ITツール」が不可欠です。ただし、ツールを選ぶときには、チーム全体のITリテラシーを考慮して「誰でもストレスなく使えるか」が必須条件となります。 結論、社内メンバーのノウハウを一元管理して超高精度検索できるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入し、ノウハウを蓄積しやすい環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/