テンプレあり｜継続できる仕事の「振り返り」方法とは？フレームワークも紹介
成果を上げている企業は、仕事を完了させて終わりではなく「振り返り」を実施して、業務の改善に取り組んでいます。また、振り返りでは”改善点”ばかり注目しがちですが”継続すべき点”にも目を向けることで、次の業務では長所をさらに活かせます。
一方で、「正しい仕事の振り返り方法が分からない」「振り返った内容を業務に活かせていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事を振り返る方法やフレームワークを中心にご紹介します。
- 仕事の振り返りができておらず、成功・失敗事例を活かせていない
- 毎日できる効果的な「振り返り」の方法を教えてほしい
- 振り返りで得たノウハウを社内のナレッジとして残したい
という方はこの記事を参考にすると、毎日の仕事の振り返りがスムーズになり、個人だけでなく会社全体の業務改善案や課題の抽出もやりやすくなります。
目次
仕事の振り返りとは？
ここでは、仕事の振り返りの目的や正しい振り返り方などを説明します。効果的に「仕事の振り返り」をしたい方は必見です。
仕事の振り返りの目的と重要性
仕事の振り返りをする目的は、仕事が成功したとき・失敗したときに「何が成功要因で、何が改善点か」を明らかにし、次の業務に活かすことです。
具体的には、上司や同僚、クライアントなどの関係者からフィードバックを収集し、評価された点や改善点を明確にします。とくに、振り返りのときは、改善点ばかり注視してしまいがちですが、成功要因にも目を向けることが重要です。
このように成功要因を継続して取り入れると、次に同じような業務やプロジェクトを進めるときに成功の再現性を高められます。したがって、仕事においては振り返りが重要です。
正しい仕事の振り返り方法2選
仕事の振り返りに時間がかかると、ほかの業務を圧迫してしまい本末転倒です。そこで、”フレームワーク”や”テンプレート”を活用すれば、時間短縮を図りつつ効果的な振り返りが実施できます。
（1）フレームワークを使う
仕事の振り返り方法の1つ目は、フレームワークを使って仕事の改善点が明確化することです。
フレームワークとは、共通して使える考え方や分析するにあたっての枠組みを指します。そのため、仕事の振り返りにフレームワークを取り入れると、考え方にブレが起こりづらく、かつ分かりやすく情報を整理できるのです。
振り返りを単なる感想だけで終わらせず、具体的な改善点に落とし込むには、フレームワークの活用が効果的です。
（2）テンプレートを使う
仕事の振り返り方法の2つ目は、テンプレートを利用して振り返りにかかる無駄な時間を減らすことです。
仕事の振り返りを習慣化するには、振り返りを面倒だと感じない仕組みづくりが大切です。そこで、テンプレートを使うと体裁を整える時間を省けるので、短時間で振り返りを完了できます。
ただし、ExcelやWordの場合、「元テンプレートをコピーして、ほかのシートに貼り付ける（コピー&ペースト）」作業が生じるため不便です。一方、テンプレートを自作したり、わずかな工数で呼びおこしたりできる「ナレカン」なら、毎日使ってもストレスがありません。
【テンプレート付き】毎日の振り返りに使えるフレームワーク4選
仕事の振り返りにはすでに体系化されたフレームワークを使うのが効果的です。以下では、仕事の振り返りにおすすめのフレームワークと、すぐに使えるテンプレートをご紹介します
PDCA
PDCAとは「Plan（計画）・ Do（実行）・Check（評価）・Act（改善）」の頭文字を取ったフレームワークです。この4つのプロセスを順に正しく繰り返すことで、業務の改善点を見つけられます。
- Plan：進捗が確認できる定量的な目標とその期日を設定する
- Do：目標達成に向けて行動する
- Check：目標の達成率と行動の良し悪しを評価する
- Act：「Check」の評価を踏まえた改善案を立てる
以上の流れから再び「Plan」に戻り、同じ手順を繰り返します。PDCAはもともと、品質管理のためのフレームワークでしたが、現在ではビジネス全般で幅広く使われています。
YWT
YWTとは「Y（やったこと）・W（わかったこと）・T（つぎにやること）」の頭文字をとった名前であり、順に書き出すことで仕事内容を整理できます。
仕事の振り返りとして、今までに「やったこと」を通じて「わかったこと」を記載します。そして、課題解決のために「つぎにやること」を決定し記録しましょう。
たとえば、営業職の場合は以下の例文を参考にしましょう。
- Y（やったこと）
- W（わかったこと）
- T（つぎにやること）
今月は100件の新規リードに対し、電話やメールでアプローチを実施。
SNSでの物件紹介キャンペーンを実施し、20%の反響を獲得。
初回接触のタイミングや連絡手段が顧客によって異なり、効果的なアプローチ方法が必要。
SNSからの問い合わせは増えたが、具体的な成約には繋がりにくいことが判明。
顧客のニーズに合わせて電話、メール、SNSなど複数の手段を組み合わせたアプローチを試行。
反響から成約に繋げるため、フォローアップメールや特典の提供を検討。
ただし、チームやプロジェクトにYWTを用いると「やったこと」の情報量が膨大になり、内容の整理が難しくなる点に注意が必要です。したがって、YWTは、チームやプロジェクト単位での振り返りよりも、個人での振り返りに適していると言えます。
KPT
KPTとは「Keep(続けること)、Problem(課題点)、Try(試すこと)」の頭文字をとったフレームワークで、仕事の振り返りにおける、良かった点と改善点のいずれも整理できる特徴があります。
まず、Keep(続けること)、Problem(課題点)、Try(試すこと)の順に欄を作ります。そして、Keepには「今後も継続する良かったこと」を、Problemには「解決するべき問題・課題」を書き、そして、Tryで「問題の解決策や新しく実行すること」をまとめます。
たとえば、営業職の場合は以下の例文が参考になります。
- Keep(続けること)
- Problem(課題点)
- Try(試すこと)
顧客ニーズに応じた提案が契約率向上に繋がったため、今後も継続して詳細なヒアリングを実施する。
反響率が向上したことから、SNSを活用した物件紹介キャンペーンを引き続き実施。
顧客によって初回接触の効果が異なり、アプローチ方法が一貫して効果を上げられていない。
SNSでの反響はあるものの、具体的な成約に結びつかないケースが多い。
成功した営業手法やプロセスをドキュメント化し、全員がアクセスできるようにすることで、ノウハウの共有と定着を図る。
SNSで反響を得た顧客に対し、フォローアップメールや特典を提供し、成約率を上げる取り組みを試す。
社内で振り返る場合は、個人でKeepとProblemを書き出した後に、メンバー全員で共有しTryを社内全体で考えましょう。メンバー全員が問題を把握しやすくなり、全体として次にどう動くべきか明確になるのです。
4行日記
4行日記とは「事実・発見・教訓・宣言」の4つの要素を、1要素につき1行（20文字以内）程度でまとめていく方法です。以下では、例文と併せて紹介しています。
- 事実：1日のなかであった出来事（客観的な事実）を1つ選択して記載する
- 発見：取り上げた出来事のうち、ひらめいたことや気づきを記載する
- 教訓：さらに、気づき（発見）を通じ、得られたことを教訓として記載する
- 宣言：最後に次の自分の行動を宣言し、理想の将来像を記載する
例文：今週の営業活動では、新規顧客アプローチにSNSを活用し、30件の反響を得たが、成約に至ったのは3件のみだった。
例文：SNS経由の顧客は、初回接触時に詳細な物件情報を求める傾向があり、十分なフォローが不足していたため成約率が低下していると気づいた。
例文：初回の接触後すぐに詳細な情報を提供し、継続的なフォローアップを行うことで、SNSからの顧客でも成約率を上げることができる。
例文：次週から、SNSで反響があった顧客には、迅速に詳細な物件情報を提供し、フォローアップのメールや特典を追加して成約率向上を目指す。
上記を日々繰り返すことで、自身の関心事や目標を表面化でき、自然と「自身のありたい姿」に近づいていけるのです。加えて、表現力や論理性、課題解決力の向上も期待できるので、ビジネススキルを底上げしたい方におすすめです。
ビジネスの振り返りで使えるフレームワーク4選の比較表
以下はビジネスの振り返りで使えるフレームワークの比較表です。自社でどのフレームワークを利用すべきかわからない方は以下の表を参考にしましょう。（左右にスクロール可）
| PDCA | YWT | KPT | 4行日記 | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
行動の前の仮説（計画）に重きをおいている |
行動の結果から得られたことに重点をおいている |
次にすべき行動を考えることが中心となっている |
振り返りを通じて自身の関心事や将来像を明確にできる |
| 個人向けor組織向け |
両方 |
個人向け |
組織向け |
個人向け |
| 活用シーン |
長期的な目標を達成したいとき |
短期的な状況の改善を目指しているとき |
短期間で課題を解決したいとき |
毎日の振り返りを習慣化したいとき |
| 毎日の振り返り |
【×】 |
【◯】 |
【×】 |
【◯】 |
| 一時的なイベント等の振り返り |
【×】 |
【◯】 |
【◯】 |
【×】 |
| 長期的なプロジェクトの進捗振り返り |
【◯】 |
【×】 |
【◯】 |
【×】 |
| 注意点 |
・時間がかかる
・突然の出来事に対応できない |
・シンプルなので、振り返った内容を次に活かしにくい
・事実を振り返るだけなので課題が見つかりづらい |
・課題解決に注力しすぎて「続けること」が疎かになりやすい
・成功要因や良かった点が見落とされてしまう |
・「その日」の出来事にフォーカスするので、自身の成長を実感しづらい
・感想ベースになるので、社内のナレッジとして活用しづらい |
| テンプレートサイト |
「PDCAテンプレート」の詳細はこちら |
「YWTテンプレート」の詳細はこちら |
「KPTテンプレート」の詳細はこちら |
「4行日記テンプレート」の詳細はこちら |
上記のフレームワークは特徴と注意点がそれぞれ異なるため、自社の振り返りで何を重視すべきかをもとに選びましょう。
仕事の結果をチームで振り返るときのたった1つのポイントとは
仕事の結果を部署やチームで振り返るときのたった1つのポイントは、「成果に焦点を当てること」です。
振り返りには、自分の活動がどのような成果を生み出したのか、具体的なアウトプットを見直すことが重要です。なぜなら、単なる努力や時間ではなく、成果に焦点を当てることで、効果的な業務プロセスを見出せるからです。
とくに、仕事のプロセスを記録し、どの段階でどのような成果が出たのかを上司や同僚からのフィードバックを取り入れながら振り返りましょう。
そこで、「ナレカン」のようなツールを使えば、メンバー全員で振り返り内容を共有できるだけでなく、振り返り方法をマニュアルにして、管理することも可能です。
【必見】毎日の振り返りを効果的にするツール
以下では、仕事の振り返りに最適なITツールをご紹介します。
仕事で成果を上げるには「振り返り」を実施して、自分の行動がどのような影響を与えたかを確認することが重要です。しかし、一人ひとりが異なる方法で振り返っていては、上司や同僚がフィードバックしづらく、振り返りの効果を最大限に発揮できません。
そこで、社内で振り返りの方法を決め、テンプレートを作成して全社に共有しましょう。このとき、共有方法が簡単で、テンプレートのアップデート・確認がすぐにできるITツールを使うと、社内に浸透しやすいです。
したがって、自社が選ぶべきなのは、社内で統一した振り返り方法で目標と成果を比較できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、作成したドキュメントやプロジェクト結果などを共有して評価された点や改善点を明確にし、スムーズに振り返りを実施できます。また、高精度の検索機能によって、過去の成功例や失敗事例を参考にして、次の業務に取り組むときの知見を得られるのです。
振り返りシートをナレッジとして活かせるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った「振り返り」の作成＞
＜チームの振り返りに役立つ”KPT”の作成イメージ＞
ナレカンでは”表機能”が使えるので以下のように、KPTの雛形も簡単に作れます。
＜個人の振り返りに役立つ”4行日記”の作成イメージ＞
さらに、セルごとに背景色を変更すれば、見やすさも抜群です。いずれもテンプレートとして登録できるので、毎回一から作成する手間もかかりません。
業務を振り返るときの4つの注意点
ここでは、仕事を振り返る上での注意点をご紹介します。以下の4つの点に注意することで、ネクストアクションにつながる振り返りを実践できます。
（1）毎日実施する
業務を振り返るときの１つ目の注意点として、毎日実施するように心がけることが挙げられます。
週や月単位で仕事の振り返りをすると、良かった点や改善すべき点を忘れてしまいます。そのため、毎日5分でも仕事の振り返りを実施すべきなのです。
たとえば、日報をまとめるときに各作業内容を書くだけでなく、継続して取り組むべき良かった点や改善点を記載しましょう。業務の進捗と振り返りを併せて記録を残せば、記憶にも残りやすいうえ、翌日以降の意識改善にもつながります。
（2）客観的な事象に注目する
業務を振り返るときの2つ目の注意点として「客観的な事象に注目すること」を大切にしましょう。
とくに、「自身の所感と事実を切り分けて振り返る」点がポイントです。主観が多く入ってしまうと、自分のミスを過剰にネガティヴに捉えてしまい、客観性のある正確な振り返りができません。
また、振り返りをするときには、複数人でフィードバックし合う方法もおすすめです。具体的には、KSF（重要成功要因）を見つけ出すために、該当の業務における「良かった点・改善点」を複数人で抽出し合う方法を取りましょう。
（3）メンバーのミスを責めない
業務を振り返るときの3つ目の注意点は「メンバーのミスを責めないこと」です。
前提として、振り返りは業務改善につなげるための取り組みです。ミスを責めるだけでは次の行動につながらないので、問題の原因や改善点を整理するために、建設的な話し合いを心がけましょう。
また、ミスを責めていては非難されたメンバーのモチベーションも低下してしまいます。そのため、振り返りではメンバーを非難するのではなく、相手の意見を聞いて尊重する姿勢が重要です。
（4）ネクストアクションに繋げる
業務を振り返るときの4つ目の注意点は、振り返ったことをネクストアクションにつなげることです。
失敗の原因を洗い出し、成功の要因を考察しただけでは、次につながる行動が決まらず業務改善は実現しません。現状よりもスムーズに仕事を進めたり質を高めたりするには、必ずToDo（やるべきこと）を明確にして社内で共有しましょう。
そこで、記載した振り返り内容がリアルタイムで任意のメンバーに共有される「ナレカン」のようなツールを使うと、振り返り内容の共有からToDoの実施までがスムーズに進みます。
仕事を振り返る2つのメリット
最後に、仕事を振り返る2つのメリットを確認します。適切に振り返ると、業務の効率化や改善だけでなく、以下のような効果も見込めるのです。
（1）モチベーションが上がる
まず、適切な振り返りは、社員のモチベーション向上につながります。
仕事の振り返りでは、良かった点に加えて「次回に向けた課題点」を抽出します。その後の振り返りで「課題点」をクリアできていれば、チームや個人の成長を実感でき、社員のモチベーションがあがるのです。
このように、定期的な振り返りは「目標の達成を繰り返すプロセス」でもあるため、社員のやる気を高められます。
（2）自身について知ることができる
次に、自身についての理解を深められる点もメリットだと言えます。
振り返りの実施によって、何が原因で作業を上手く進められなかったのかを整理できます。そこで、自身のスキルや知識不足の認識につながれば、弱点克服に向けて、最適なアクションを起こせるようになるのです。
反対に、振り返りを通じて、自身の得意分野も見つけることも可能です。そこから、自身の強みを生かした立ち回りを意識できれば、他のメンバーと差別化を図れるだけでなく、チームの成果にもつながります。
以上のように、仕事の振り返りを実施すれば、今まで見落としていた自身の弱点や強みに気づけます。
（3）ノウハウを蓄積できる
さいごに、振り返りを通じて、社内にノウハウを蓄積できる点も大きなメリットです。
振り返りの記録を適切に残せば、「課題解決の方法」や「成功の要因」を社内のノウハウとして蓄積できます。たとえば、プロジェクトが終わるごとに振り返りをまとめておけば、次回以降のプロジェクト開始前に確認して、ノウハウを引き継げるのです。
このような、振り返りで得たノウハウを会社のナレッジとして活用するためには、適切な方法で記録を残すことが重要です。
そこで、社内の情報をうまく活用できている企業は、簡単なテキスト入力で誰でも見やすく振り返りをまとめられて、業務やプロジェクトのノウハウを高精度で検索できる「ナレカン」のようなツールを使っています。
仕事の振り返りのやり方やフレームワークまとめ
これまで、仕事を振り返るときの注意点やメリット、振り返りに使えるフレームワークを中心にご紹介しました。
仕事の振り返りをすると、業務やプロジェクトの「課題解決の方法」や「成功要因」を抽出できます。さらに、それらを適切に記録に残すことで、振り返りの内容を「社内のナレッジ」として活用できるのです。
そこで、振り返りの内容を紙やExcelで残そうとすると、紛失したり、どこに保存したのか分からなくなったりして活用されません。そのため、必要な振り返りの記録をすぐに探し出せるITツールが必要です。
結論、仕事の「振り返り」を実施するのであれば、個人・会社がそれぞれのノウハウを残すことができ、ほかのメンバーが超高精度の検索機能で参照できるツールの「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って仕事の「振り返り」を実施し、継続して成果を上げられる組織をつくりましょう。
