ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

ワードやエクセルなどの「ファイル」で情報管理している場合、社内で共有するにはファイルそのものや、ファイルのリンクをやりとりしなければなりません。 ファイルやリンクのやりとりには情報漏えいの危険性がありますが「実際にどのような場面にリスクが潜んでいるか分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクを中心にご紹介します。 ファイル・リンクの管理・共有で抱える危険性について知りたい ファイルやリンクの管理・共有でセキュリティに不安がある 自社に最適なファイル・リンク管理ツールを教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルやリンクのやりとりに潜むリスクとその解消に役立つツールが分かり、情報を安全に共有するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ファイルやリンクの管理で抱えるリスク1.1 保存場所のミス1.2 私用端末への保存2 ファイルやリンクの共有で抱えるリスク2.1 公開設定のミス2.2 誤送信3 セキュリティの高い共有ツールの特徴3.1 セキュリティ認証を取得している3.2 アクセス権限を設定できる3.3 アクセスログが残る4 ファイルやリンクを共有する際の危険を減らすツール4.1 安全な情報共有に最適なツール「ナレカン」5 ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクまとめ ファイルやリンクの管理で抱えるリスク 以下では、ファイルやリンクの管理で抱えるリスクについてご紹介します。共有したあと”保存”する段階でのリスクは見落としやすいので、担当者の方は必見です。 保存場所のミス ファイル自体を共有している場合、ファイルの保存場所を間違えるリスクがあります。 ファイルの保存先を間違えると、アクセスされると困る人にも共有されかねません。仮に、セキュリティ対策としてフォルダへのアクセス権限を設けていたとしても、そもそも保存するフォルダを間違えていると意味がないのです。 社内サーバー、クラウドストレージ（インターネット上でファイルを管理するサービス）のどちらにも保存先を間違えてしまうリスクがあります。 私用端末への保存 ファイルの共有に潜む危険性としてもう１つ挙げられるのは、私用端末に社内情報を保存することです。 たとえば、個人のスマホやタブレットを業務利用している企業はとくに注意しなければなりません。また、企業として業務利用を推奨していなくても、個人の判断で社内のPCからストレージツールを通じて、私用端末にデータを保存しているケースもあります。 セキュリティ対策がされてない私用端末は、ウイルスに感染したり端末を紛失したりする可能性が高いです。その結果、保存した社内情報が流出する危険にさらされることになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイルやリンクの共有で抱えるリスク 以下では、ファイルのリンクを共有する危険性についてご紹介します。ビジネスシーンでは、容量の大きいファイルのリンクを取得してメールやチャットツールで送る場面があるため、ここで危険性を確認しましょう。 公開設定のミス ファイルのリンクを共有する場合には、リンクの公開設定をミスするリスクがあります。 たとえば、公開設範囲を誤って「リンクを知っている全員」として設定すると、本来はアクセス権がない第三者のアクセスを簡単に許してしまうのです。リンクの送信先が正しかったとしても、情報が漏えいする可能性は十分にあります。 多くのストレージサービスはリンクを取得する、もしくは送信するときに、その都度公開範囲やアクセス権限を設定しなければなりません。したがって、とくに複数人へのリンク共有はミスしやすいと言えます。 誤送信 ファイルの共有リンクを誤送信してしまうリスクもあります。 たとえば、メールでリンクを共有した場合、送信してしまった情報は送信者側からは基本的にコントロールできません。そのため、リンクを共有する前に公開範囲やアクセス権限に間違いがないかを、何度も確認する必要があるので手間です。 なかにはリンクを無効化できるストレージサービスもありますが、受信者がファイルを保存してしまうと取り返しがつきません。以上のように、リンクの共有には誤送信による情報漏えいの危険性があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ セキュリティの高い共有ツールの特徴 ここからは、セキュリティの高い共有ツールの特徴をご紹介します。ファイルやリンクの共有に潜む危険性を排除するには、以下の特徴を持つツールを導入しましょう。 セキュリティ認証を取得している まず、セキュリティの高いツールは、情報セキュリティに関する認証を取得してます。 国際的な基準に準拠した情報セキュリティ・管理体制を有することが、第三者機関により客観的に認定されている場合、自社のみならず、取引先企業にとっても安心してビジネスを行うことができます。 具体的には、大企業でも導入できるほど高度な情報管理体制の「ナレカン」「ナレカン」 のようなサービスであれば、すべてのチームの方が安心してビジネス上の情報を管理することができます。 アクセス権限を設定できる 次に、セキュリティの高いツールは、情報が格納されたフォルダ単位でアクセス権限を設定できます。 たとえば、「関係者以外にファイルを共有してしまった」といった操作ミスがあった場合、アクセス権限がなければそのまま社外へ情報が拡散しやすいためです。 ただし、「ファイル単位でアクセス権を与える」「ファイルを共有するたびにアクセス権を設定する」などのツールは工数が多いのでミスする可能性が高いと言えます。したがって、フォルダ単位で事前にアクセス権限を設定できるツールを選ばなければなりません。 アクセスログが残る 最後に、セキュリティが高いツールは、アクセスログが残る仕様になっています。 アクセスログとは「いつ、誰が、どのファイルにアクセスしたか」という履歴を示したデータを指します。アクセスログが残るツールを導入すれば、たとえば情報漏えいや不正なアクセスがあった場合に原因を究明するのに役立つのです。 また、アクセスログは日常的に情報共有のトラブルを防止する抑止力として働くという意味でも、ツールに必須の機能と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイルやリンクを共有する際の危険を減らすツール 以下では、ファイルやリンクでデータを共有する危険を減らすツールをご紹介します。 社内のファイルやリンク管理でセキュリティや安全性に不安を感じている場合、「法人向けのファイル共有サービス」を選びましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格認証」を取得しているツールを選ぶと、機密性の高いファイルの共有も安心です。 また、情報の公開範囲や編集権限を細かく設定できるツールを選べば、公開設定のミスや関係のないメンバーへの誤送信予防にもつながります。 結論、導入すべきなのはアクセス権限を細かく管理が可能で、関係者のみに情報共有ができるため、共有ミスを減らせるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは情報セキュリティの国際規格である「ISO27001」も取得しており、またログ管理機能やアクセス権限設定など、強固なセキュリティ対策が施されています。加えて、アクセス権が許可されたメンバー以外はフォルダ内の情報を閲覧や編集ができないため、情報共有のミスを防げるのです。 安全な情報共有に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクまとめ ここまで、ファイルやリンクを共有する危険性などを中心にご紹介しました。 ファイルやリンクを共有する場合「アクセス権限/公開範囲の設定→送信→保存」と工数が多く、それぞれの過程でミスが発生しやすいです。 そもそも、共有ミスはヒューマンエラーが原因なこともあるので、情報漏えいのリスクは常に存在します。そこで、アクセス権限を細かく絞れるツールであると、関係者のみに情報共有ができるので、人為的な共有ミスを減らすことができるのです。 結論、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消するためには多階層のフォルダでアクセス権を細かく設定できるので、人数の多い大規模企業でも安心して使える「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

業務でやりとりするファイルや文書は企業にとって重要な情報資産のひとつであり、紛失や漏洩を防ぐために適切に管理する必要があります。 しかし、社内のファイル・文書管理の方法が定まっておらず、フォルダ内が散乱していることに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル・文書管理で押さえるべき6つのコツとファイル管理ができない3つの原因を紹介します。 ファイル管理をスムーズに行う方法が分からない ファイル管理が上手な人のコツを教えてほしい 自社に最適なファイル管理ツールを知りたい という担当者の方はファイル・文書管理の効率的な方法を具体的に理解し、自社に合った管理方法をスムーズに定着させることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ファイル・文書管理の目的とは2 ファイル・文書管理をスムーズに行うコツ6選2.1 コツ1｜ファイル整理のルールを決める2.2 コツ2｜タグを使う2.3 コツ3｜よく使うフォルダをアクセスしやすい場所に移動させる2.4 コツ4｜フォルダの階層を深くしすぎない2.5 コツ5｜不要なファイルは定期的に削除・移動する2.6 コツ6｜適切なファイル管理ツールを利用する3 【ビジネスパーソン必見】ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツール3.1 社内の最適なファイル管理を実現できるツール「ナレカン」4 ファイル管理が適切にできない3つの原因とは4.1 （1）ファイルを無造作にデスクトップに保管している4.2 （2）一目で分からないファイル名をつけている4.3 （3）ダウンロードファイルが散在している5 ファイル・文章管理のコツとおすすめのツールまとめ ファイル・文書管理の目的とは ファイル管理の目的は、ファイルをいつでも探し出せる状態に整理し、業務を円滑化させることです。 業務で取り扱うファイルは企業にとって重要な情報資産のひとつであり、紛失や情報漏洩に至れば信用低下や損害賠償の発生リスクがあります。また、日ごろからファイルを整理せずに放置すれば、必要な情報を見つけられず業務の遅れにもつながってしまうのです。 したがって、企業の活動を円滑に進めるには、ファイルを適切に管理する方法を定めて全社的に実行しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル・文書管理をスムーズに行うコツ6選 以下では、ファイル管理によって生産性を上げるためのポイント6つを解説します。ポイントを押さえて管理をすれば、より実用的な運用体制が確立できます。 コツ1｜ファイル整理のルールを決める 最初に、ファイル整理のルールを決めておきましょう。 ファイル管理の基本はファイルを分類し、適切なフォルダに保存することです。そのため、自社で管理しやすいフォルダの分け方や命名ルールを定めておくと、データの検索性が向上して情報が探しやすくなります。 たとえば、ファイル名は「いつ」「誰（どのクライアント）に対して」「何のために作成したファイル」かわかるように表記を統一するとファイルに関する情報が整理されます。ほかにも、以下のような命名ルールを設定すると判別しやすくなります。 英数字は半角に統一する 英数字の表記を半角で統一することで各項目の先頭が揃い、フォルダ内のデータが見やすくなります。 バージョン管理は数字で管理する ファイル名には【最終】や【修正済み】ではなく、「v1.1」「v1.2」のように数字でバージョン管理をするとどれが最新かわかりやすくなるうえ、ファイルの重複が防げます。 日付+種類で統一する ファイル名を「日付+種類」の形式で記載すると、ファイル名順を変更した際に更新順に並び、最新のファイルを見つけやすくなります。 ハイフンとアンダーバーのどちらを使うか決める 文字を区切る際に、ハイフンとアンダーバーのどちらを使うかは人によって分かれる記号なため、事前にファイル名に使う記号を統一すると検索性が向上します。 また、フォルダもファイルと同様にルールを設定しましょう。 たとえば、フォルダ名の先頭に「01_」「02_」などの通し番号を振ると、通し番号の数字に基づいてフォルダが表示されて順番が整理されます。ただし、この際「11_」「12_」のように1の位を0以外にしてしまうと、後から作成したフォルダの間に新規フォルダを差し込みにくくなるため、フォルダ間の番号にはゆとりを持たせましょう。 このように、ファイル整理の基準を事前に定めておけば、利用ルールを従業員が理解しやすくなり、ファイルの散乱を防止できるのです。 コツ2｜タグを使う ファイルの種別に合わせてタグを設定すれば、タグごとに検索がかけられます。 たとえば、Windowsに搭載された機能で「商談メモ」とタグ付けすれば、タグ付けしたフォルダを一目で分かるほか、「商談メモ」タグに限定してファイルを表示することも可能です。 ただし、すべてのファイル形式には対応していないため、自由度はあまり高くはありません。したがって、タグですべてのファイルを管理したい場合は別途ソフトを利用するか、データに対してタグの設定ができるITツールの利用がおすすめです。 コツ3｜よく使うフォルダをアクセスしやすい場所に移動させる よく使うフォルダはアクセスしやすい場所にあらかじめ移動させると、必要なときにすぐに探し出せます。 たとえば、よく使うフォルダのショートカットをデスクトップ上に作成すれば目的のフォルダをすぐに開けるので、プレゼン中などの社外にパソコンフォルダ内を見せたくないときに便利です。このほかにも、ブックマークにフォルダやファイルを登録する方法もあります。 ただし、無制限にショートカットやブックマークを登録するとファイルが雑然とし、再整理が必要になります。とくに、共有フォルダを使用するなどのチーム単位で作業している場合は登録ルールを検討しましょう。 コツ4｜フォルダの階層を深くしすぎない フォルダの階層を深く作らないことで、必要なファイルが探しやすくなります。 フォルダの階層とはフォルダのなかにさらにフォルダを作成して、ひとつのフォルダに存在するデータを絞るようなシステムを指します。フォルダでの分類は気軽な整理手法ですが、階層を深くしすぎると必要なファイルに辿りつきづらくなり、作業効率が低下してしまうのです。 「作成したファイルをどこに格納していいのかわからなくなる」事態を防ぐためにも、フォルダは2階層ほどにとどめておきましょう。 コツ5｜不要なファイルは定期的に削除・移動する パソコン内のデータは定期的に断捨離を行い、不要なデータを処分しましょう。 たとえば、作業で使っていた古いファイルを残しておくと、同じデータの重複により容量を圧迫してしまいます。さらに、新しいファイルと古いファイルの違いが分からない状態で残っていれば、誤って古いファイルを更新して二重保存になるリスクもあるのです。 したがって、不要なデータは定期的に削除し整理しましょう。過去データを残す必要があれば、oldフォルダを作成して退避させたり、クラウド上に移管させる方法も有効です。 コツ6｜適切なファイル管理ツールを利用する 社内のファイル管理にはITツールを活用しましょう。 業務の重要な情報が記載されたファイルデータは、適切な取り扱いが必要ですが、管理の仕組みが整っていなければ、共有遅れや共有漏れによりチームメンバーの業務が停滞してしまいます。しかし、ITツールであればスムーズに共有ができ、また外出先や端末を問わずファイル管理が可能になります。 したがって、ビジネスでのファイル管理は、場所や時間を問わず素早くファイルを共有できる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを活用すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【ビジネスパーソン必見】ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツール 以下では、ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツールを紹介します。 社内のファイル管理が円滑に進まず、不満を感じている場合、「利用中のサービスを見直す」ことが肝心です。たとえば、検索性の悪さが課題の場合は「必要な情報を正確に特定できるツール」に乗り換えましょう。 ただし、サービスを移行する際には、初期設定に時間を要することが少なくありません。そこで、「導入から運用まで手厚いサポート体制が整っているツール」を選択することで、スムーズに利用を開始できます。 結論、社内のファイル管理には検索性・セキュリティが高いうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、社内に点在するファイルや文書などの情報資産を一元的に管理し、誰でも簡単に検索できる機能を備えています。また社内の既存データも、全て代わりに移行する「初期導入支援」も整備されているので安心です。 社内の最適なファイル管理を実現できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル管理が適切にできない3つの原因とは 以下では、ファイル管理において適切な管理ができなくなってしまう3つの原因について解説します。自社に該当する点は是正し、管理方法を見直しましょう。 （1）ファイルを無造作にデスクトップに保管している ファイルがデスクトップ上に無造作に保管されている状況は、データが増えて管理が煩雑になる原因となります。 デスクトップ上のファイルが多いとアイコンで画面が埋まり、ファイルの判別がつかなくなるからです。たとえば、「一時的に保管したデータがデスクトップに残り続けている」「ファイルを探すのが面倒でデスクトップ上にファイルを保存する習慣がある」などが挙げられます。 そのため、一時的なファイルの保管は「一時保存フォルダ」内へ保存し、利用頻度の高いファイルはショートカットの設置などでデスクトップ上にファイルがない状態を維持しましょう。 （2）一目で分からないファイル名をつけている ファイル内容が一目で分からない名前をつけると、ファイル管理が煩雑になります。 たとえば、ファイル名が「報告書（最新）_01」「報告書(最新)_01_〇〇修正」などになっている場合、ファイル名が似通っていて目的とは違うファイルを編集してしまうリスクがあります。そのため、「日付＋種類＋（必要に応じて）バージョン管理」のようにファイルを開かずとも内容が確認できる名前を付けましょう。 ファイルの命名ルールを決めておけば自身はもちろん、はじめて見た人の混乱を防ぎながらファイルを判別する負担が軽減されます。 （3）ダウンロードファイルが散在している ダウンロードファイルが散在していると、保存場所を都度探すことになってしまいます。 初期設定では、ファイルはドキュメントフォルダやダウンロードフォルダに保存されるようになっています。しかし、設定を変えずに運用していると、保存先を探す時間がかかるうえに紛失のリスクも伴うため、情報資産であるファイルの管理方法として不適切です。 ファイルを見つけやすい環境を整えるには、ダウンロード先を定めて適切なフォルダに保管することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル・文章管理のコツとおすすめのツールまとめ ここまで、ファイル・文書管理のコツやファイル・文書管理のストレス解消に最適なツールを中心にご紹介しました。 業務効率を高めるためのファイル管理のコツは、整理のルールを定め、誰もが必要な情報にスムーズにアクセスできる状態にしておくことです。そのためには、検索機能が優れたツールへの乗り換えが有効であるといえます。 ただし、ツールの導入や乗り換えには、最初のセットアップに時間を要することが少なくありません。そこで、「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。 結論、導入すべきなのは社内に散在するナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能を備えたうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」 で社内のファイル管理を効率化し、情報が見つからないストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

ファイルデータは重要な情報であり、企業活動のさまざまな場面で頻繁に共有・活用されています。しかし、「必要なファイルがどこにあるか分からない」「共有する際にセキュリティが心配」「外出先からアクセスできない」といった、ファイル管理・共有における課題に直面している企業も少なくありません。 効率的なファイル管理体制を構築するためには、ファイルを保管するサーバーの適切な運用が不可欠です。サーバーには種類がありますが、「違いがよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有の現場で発生しがちな課題と解決策、サーバーの種類を中心に解説します。 ファイル共有で発生する課題を解消したい ファイル共有を行うサーバーの種類を教えてほしい 自社に最適なファイル共有のツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすれると、ファイル共有で発生する課題とその解決方法が理解でき、社内のファイル共有に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ファイル共有で発生する課題と解決方法1.1 検索性が悪い1.2 機密情報を送信する際のセキュリティが不安1.3 外出先で上手くファイル共有できない2 クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いとは3 クラウド型サーバーのメリット3.1 機器の手配や場所の考慮が不要3.2 容量の拡張が行いやすい3.3 自動バックアップの機能がある4 クラウド型サーバーのデメリット4.1 容量の拡張に追加コストがかかる4.2 ネット環境が必須4.3 カスタマイズ性が低い5 クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3選5.1 ポイント1｜機能に過不足がないか5.2 ポイント2｜セキュリティは万全か5.3 ポイント3｜初期の導入・運用に手厚い支援が得られるか6 ファイル共有の課題を解決するおすすめツール6.1 ファイル共有の課題を解決するクラウド型サーバー「ナレカン」7 オンプレミス型サーバーのメリット7.1 カスタマイズ性が高い7.2 セキュリティ対策を事前に行える8 オンプレミス型サーバーのデメリット8.1 機器の手配、管理が行いづらい8.2 容量や機能の拡張が行いづらい8.3 トラブルが起きた際の対処が難しい9 ファイル共有で発生する課題と解決方法まとめ ファイル共有で発生する課題と解決方法 以下では、ファイル共有で発生する課題とそれぞれの解決方法についてご紹介します。ファイル共有がスムーズにいかず悩んでいる方は必見です。 検索性が悪い ファイル名だけでは内容が分からず、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまうことはありませんか。 このような検索性の悪さを解消するためには、フォルダの構成を根本的に見直すことが重要です。ファイルの種類やプロジェクト、作成日など、一定のルールに基づいて整理することで、探しやすさが向上します。 さらに、検索機能が優れたツールへの乗り換えも有効な手段です。ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索できるツールや、高度な絞り込み機能を持つツールを導入することで、必要なファイルに素早くアクセスできるようになります。 機密情報を送信する際のセキュリティが不安 機密性の高いファイルを共有する際に無料のファイル転送サービスや、セキュリティ対策が甘いプライベート向けのツールを安易に利用すると、情報漏洩のリスクが高まります。 機密情報を安全に共有するためには、無料のツールやプライベート向けのツールの利用はやめるべきです。情報共有のルールを明確化し、従業員全体にセキュリティ意識を徹底させることが重要です。 また、強固なセキュリティ対策が施された法人向けのファイル共有サービスの導入も効果的です。暗号化機能やアクセス権限設定が装備された、高度な情報管理体制やデータセキュリティ水準をクリアしているツールを選択しましょう。 外出先で上手くファイル共有できない リモートで作業する際や外出先からスマホで操作したい場合、必要なファイルにアクセスできなかったり共有がスムーズに行えなかったりすると、業務効率が大幅に低下します。 オフィス外からスムーズにファイル共有を行うためには、マルチデバイスに対応したサービスへの切り替えが有効です。PCだけでなく、様々なデバイスから容易にアクセスできるクラウド型のファイル共有サービスであれば、場所や時間にとらわれずに業務を進めることができます。 また、オフラインでの作業に対応しているツールを選ぶことで、インターネット環境がない場所でもファイルにアクセスしたり、編集作業を行ったりすることが可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いとは クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いは以下の通りです。 クラウド型 サーバーをインターネット上に設置し、情報システムを自社に保有せずに運用するサーバーです。サーバーにかかる回線や機器を自社で準備せずとも、インターネットに接続していれば使えるので初期費用は割安です。 　　　　オンプレミス型 サーバー機器を自社に設置し、自社内で情報システムを保有するサーバーです。自社向けにカスタマイズしやすいものの、システム構築にかかる回線や機器などを自社で準備しなければならないので初期費用は割高です。 大きな違いとしてはサーバーがインターネット上にあるか、自社にあるかが大きな違いになります。以前はオンプレミス型が普及していましたが、現在ではクラウド型の利用が主流となっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウド型サーバーのメリット 以下では、クラウド型サーバーのメリットを紹介します。オンプレミス型と異なりベンダーがシステム管理などを行うので、サーバーの機器に精通した従業員がいない場合は、クラウド型サーバーを利用すべきです。 機器の手配や場所の考慮が不要 クラウド型の場合、サーバーがインターネット上にあるので、自社に機器を手配するコストや配置する場所を考慮する必要がありません。 オンプレミス型にとっては必要であったサーバールームをはじめとした場所を取らないのもメリットです。また、使用機器がインターネットに接続されていれば場所や時間を問わずに利用できるのもポイントです。 このように、「サーバーの設置場所」「利用者の場所」の両者を問わない、専門の機器を使わない点は今日のテレワークをはじめとした柔軟な働き方にも貢献します。 容量の拡張が行いやすい 容量を追加したいときはプランの変更やオプションサービスを追加するだけで、手軽に容量の拡張が可能です。 料金体系はツールによって異なるうえ支払い金額は増える一方、オンプレミス型の拡張費用と比較すると、圧倒的に安い金額での拡張が可能です。逆に、容量を縮小したい場合もプランを変更すればすぐに変更できます。 チームの規模や人数に合わせて柔軟に利用できる点は、オンプレミス型にはないメリットと言えます。 自動バックアップの機能がある クラウド型サーバーでは、保存したファイルは自動的にバックアップされます。災害・トラブルでファイルをなくしたり、誤削除してしまっても、バックアップからの復元が可能です。 一方、オンプレミス型の場合は、追加でバックアップができるソフトウェアパッケージ製品を購入して、付随する専用のツールで設定やカスタマイズを行う必要があります。 また、クラウド型を提供するベンダーによってサポートが異なるので、操作性のシンプルさで定評な「ナレカン」「ナレカン」 のように「1営業日以内」で迅速にサポートしてくれるクラウド型サーバーを選定するのもおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウド型サーバーのデメリット クラウド型サーバーを選ぶ際には、以下のデメリットを考慮したうえで、自社に合ったサーバーを選ぶ必要があります。ただし、運用でカバーできる内容もあるので、運用には自社で定めたルールの策定が必要です。 容量の拡張に追加コストがかかる クラウド型サーバーもオンプレミス型同様、、容量の拡張をする際に追加のコストがかかります。 とはいえ、クラウド型サーバーでの容量の拡張は、オンプレミス型サーバーのように追加のソフトやハードディスクが必要なわけではないので、ベンダーに問い合わせをすれば低コストで行うことができ、費用対効果が高いと言えます。 また、Webサイトのバックアップデータや動画ファイルなどを数多く取り扱わない業界・業種であれば、容量制限がかかって使えなくなることは稀なので安心です。 ネット環境が必須 クラウド型サーバーは、インターネットに接続されていれば場所を問わずアクセスが可能である反面、ネット環境が整っていなければ使えないサービスが多いです。 インターネット環境がなければデータへアクセスできないため、業務に支障をきたす可能性があるのです。また、停電や災害、機器の経年劣化でインターネットが使えなくなることもあります。 一方、オフラインで使えるアプリを提供している「ナレカン」「ナレカン」 のようなサービスもあるので、自社の社員がオフライン環境下でも使う可能性が高い場合は「オフライン対応可能か」にも注目しましょう。 カスタマイズ性が低い オンプレミス型サーバーと異なり、システムのカスタマイズがしづらいという点もデメリットです。 クラウド型は仕様があらかじめ決まっているので、機能・容量追加はできても自社に合わせて柔軟に対応させることができません。そのため、自社が「どのような課題を解決すべきか」「必要な機能は何か」が明確に定まっていなければ、導入に失敗してしまうので注意しましょう。 逆に、利用するクラウド型サーバーが自社に合ったものであれば、運用上の問題は生じません。また、カスタマイズができない分、必要以上の機能が備わったサービスを導入すると、教育コストもかかるうえ抵抗感も発生するので「過不足がない機能を持つサービス」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3選 ここでは、クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3つご紹介します。「導入したものの自社に合わなかった」とならないよう、以下の点は必ず押さえましょう。 ポイント1｜機能に過不足がないか まずは、自社に必要な機能が過不足なく揃っているかを確認しましょう。 ツールを導入しても、機能が多すぎると十分に使いこなせず、逆に機能が不足していると業務に支障をきたしかねません。また多機能なツールは導入コストや月額費用が高額になったりする可能性があります。 部署や役職単位で参加するフォルダを設定できる「グループ機能」や目的の情報をすぐに見つけられる「検索機能」など、自社に必要な機能を明確にしたうえで「機能に過不足のないツール」を選びましょう。 ポイント2｜セキュリティは万全か 次に、セキュリティ強度が高いかは非常に重要なポイントです。 ファイル共有サービスには、様々なセキュリティ対策が施されていますが、特に注目すべきはアクセス権限の設定機能です。管理者が、閲覧、編集などの権限をユーザーごとの設定できると、機密性の高い情報へのアクセスを必要最低限のユーザーに限定できます。 また、暗号化通信や二段階認証、アクセスログの記録などの機能も、情報漏洩のリスクを抑えるために重要な要素です。社内システムとしての導入の際には、これらのセキュリティ機能が十分に備わっているかを確認しましょう。 ポイント3｜初期の導入・運用に手厚い支援が得られるか 最後に、初期の導入・運用に手厚い支援が得られるかも確認しましょう。 新しいファイル共有サービスを導入する際には、初期設定やデータ移行など、様々な作業が発生します。たとえば、疑問や質問に対して1営業日以内にメールで返信が来るようなサポートがあると、乗り換えによる影響を最小限に抑えられます。 初期導入支援サポートや、導入後の操作説明会、メールでのサポート体制が充実しているサービスを選ぶことで、導入時の不安を解消し、スムーズな運用開始を期待できます。特に、新しいサービスへの乗り換えの負担が心配な場合や、初めてクラウドサービスを導入する場合、サポート体制の充実度を重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル共有の課題を解決するおすすめツール 以下では、ファイル共有で抱える悩みを解消するツールを紹介します。 社内のファイル共有がうまくいかず不満を抱えている場合、「使っているサービスを見直す」ことが重要です。たとえば、検索性の悪さが課題の場合は「情報が確実に絞り込めるツール」、セキュリティに課題がある場合は「セキュリティ認証を取得したツール」が最適です。 ただし、ツールを乗り換えるときには、初期セットアップに時間がかかりがちです。そこで、「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。 結論、社内のファイル共有には検索性・セキュリティが高いうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」「ナレカン」 一択です。 ナレカンは社内に散在するマニュアルなどの情報資産を一元管理し、誰でも簡単に検索できる機能が備わっています。また企業ごとに運用方法を提案してくれるような「サポート体制」も整備されているので安心です。 ファイル共有の課題を解決するクラウド型サーバー「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オンプレミス型サーバーのメリット 以下では、オンプレミス型サーバーのメリットを紹介します。とくに、サーバーが物理的にユーザーに近いので、自社オリジナルのシステム構築ができたり、運用に合わせて柔軟にシステムを変更できたりするのが特徴です。 カスタマイズ性が高い オンプレミス型サーバーはカスタマイズ性が高く柔軟性に長けているのがメリットのひとつです。 ハードウェアからソフトウェアまで自社で保有できるため、OSなど自社に合った自由なシステムの設定が可能です。既存システムがある場合は同一システムの構築・連携もできます。 ただし、自社に合わせたカスタマイズを行うには運用にかかる費用はもちろん、専門知識を備えた人材が必要な点に注意しましょう。 セキュリティ対策を事前に行える オンプレミス型は自社で機器の構築や操作ができるので、問題が起こる前に以下のセキュリティ対策を施行できます。 サーバーの設置場所の決定 どのようなソフト・システムを利用するかの決定 アクセス権の設定や不正アクセスの監視 また、オリジナルのアドオン開発（個別で機能拡張すること開発）ができるため、自社のセキュリティポリシーに沿った要件でセキュリティの強度を決められるのも特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オンプレミス型サーバーのデメリット ここでは、オンプレミス型サーバーのデメリットを紹介します。以下のデメリットの対策をあらかじめ検討すべきですが、対処できない場合は、オンプレミス型が適しているかどうかを再検討する必要があります。 機器の手配、管理が行いづらい オンプレミス型の場合は、IT機器を設置しなければならないので手配や管理が難しい点がデメリットのひとつです。 また、ネットワーク機器やソフトウェアの購入をはじめとした初期費用、そして人件費もかかるのでランニングコストが高くなってしまいます。そのため、十分な資金がなければ途中で利用が頓挫してしまう可能性も高いのです。 また、導入前にはハードウェアの導入・運用計画の策定、導入後は定期的に点検やセキュリティ対策を行わなければなりません。このように、自由度が高い反面、初期から運用にかかる機器の手配のほかにも、管理の多くにコストがかかる点に注意しましょう。 容量や機能の拡張が行いづらい 容量や機能を拡張する場合もクラウド型と比較すると難しいです。 オンプレミス型では、事業拡大や従業員増加などでサーバーの容量が足りなくなれば、ハードディスクの追加、サーバーの増設が必須になります。「ヒト・モノ・カネ」のすべての追加コストがかかるのに加え、拡張度合いに応じて再稼働までの時間も必要です。 そのため、自社のビジネス環境が変化しやすい、もしくは幅広い種類のプロジェクトに対応しなければならない場合はクラウド型サーバーを選択するのがおすすめです。 トラブルが起きた際の対処が難しい トラブルが起きた際には専門知識を持つメンバーが対応しなければならないので、対処が難しい点もデメリットです。 たとえば、機器が壊れてしまうなどの大きな問題が発生すると、機器の修理だけではなく、格納していたデータの復旧作業も必要になります。そして、「機器自体の修理」と「データの復旧」のふたつのタスクが発生しますが、専門知識がなければ復旧に必要以上の時間がかかってしまうのです。 そのため、トラブルが起きるリスクを常に考慮し、システムに精通した人員を配置することが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイル共有で発生する課題と解決方法まとめ ここまでファイル共有の現場で発生しがちな課題とその解決策や、オンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの違い、そしてそれぞれのメリット・デメリットについて紹介しました。 ファイル共有を円滑に進め、業務効率を向上させるためには、「必要な情報に誰でも簡単にアクセスできるファイル共有ツール」を導入することが重要です。またツールを選ぶ際には、「導入・運用支援が充実しているか」、「手配や管理の手間がかからないクラウド型であるか」を重要視することが大切です。 また、社内でのファイル共有に必要な「アクセス権限の管理」や「超高精度のキーワード検索」といった機能がついているものであれば、ファイル共有に感じているストレスが大幅に解消されます。 結論、自社のファイル共有の課題解決には、高度な検索機能と充実したサポート体制を備えたツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

一般的に「マニュアル」と「手順書」は同じ文書として扱われますが、実は両者には大きな違いがあります。また、それぞれ作成方法が異なるため、混同してしまうと上手く機能しなくなる恐れがあるのです。 そこで今回の記事では、マニュアルと手順書の違い、作り方、作成ポイントを中心にご紹介します。 マニュアルと手順書の違いが分からない マニュアル・手順書作成のコツを教えてほしい マニュアル・手順書管理に最適なツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、業務に役立つマニュアルや手順書を作成するポイントやおすすめの管理方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 マニュアルと手順書の3つの違い2 取扱説明書と規程・規範との違い3 マニュアルと手順書の作り方3.1 マニュアルの作り方3.2 手順書の作り方4 【上手い人が実践】わかりやすいマニュアル・手順書を作成するポイント4選4.1 ポイント1｜抽象的な言葉を使わない4.2 ポイント2｜専門用語を極力避ける4.3 ポイント3｜画像や表を活用する4.4 ポイント4｜レイアウトを凝らない5 【これで解決】マニュアルの管理・保管に最適のおすすめツール5.1 社内のあらゆる情報を最も簡単に管理できる「ナレカン」6 マニュアル・手順書のテンプレート紹介6.1 エクセルテンプレート｜業務マニュアル6.2 エクセルテンプレート｜手順書7 マニュアルと手順書の違いまとめ マニュアルと手順書の3つの違い マニュアルと手順書には「目的」「範囲」「内容」の3つの違いがあります。以下は、それぞれの違いについてまとめた比較表です。 マニュアル 手順書 目的 業務の全体像を把握すること 安定的に仕事を回すこと 範囲 業務全体をカバーすることが多い 一部の作業だけに特化していることが多い 内容 業務上の知識、品質基準、システム構成、業務フローなど、業務の基本情報が体系的にまとめられています。 目的や準備、手順、動作ポイント、作業時間、品質基準、注意事項など、誰でも作業できる粒度の項目が記載されています。 以上のような違いがマニュアルと手順書にあるため、混同しないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 取扱説明書と規程・規範との違い マニュアルに類似した文書に「取扱説明書」と「規範・規程」があります。以下は、それぞれの概要です。 取扱説明書 取扱説明書は、業務に必要なシステムや機器の使い方をまとめたものです。具体的には、機器の操作方法や仕様、メンテナンス手順、トラブルシューティング、Q＆Aなど、正しく使いこなせるように必要な情報がまとめられています。 マニュアルや手順書とは異なり、説明書は業務の行動指針ではありません。しかし、説明書は業務を円滑にするために必要な要素であり、危険の伴う機器などを扱う仕事の場合には従業員の安全のために重要です。 規程・規範 規程は、業務上で守るべき規則をまとめている文書です。ISOや法令、独自ルールなどを社内で共有し、リスクを最小限に抑える効果があります。 規範は、社内で共有されている価値をまとめた文書です。企業のビジョンやミッション、バリュー、経営理念、方針、憲章など、従業員の行動原理や企業が進むべき道を提示します。 以上のように、取扱説明書や規程・規範はマニュアルとは利用目的が大きく異なるため、まったく別の文書として捉えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアルと手順書の作り方 以下では、マニュアルと手順書の作り方を解説します。それぞれ作り方が異なるので混同しないように気をつけましょう。 マニュアルの作り方 以下は、マニュアルを運用に乗せるまでの5ステップです。 ステップ1：マニュアルの対象範囲を決める マニュアルを作成する目的から対象範囲を決定します。一度にすべての業務をマニュアル化するのは困難なので、目的を定めることは重要です。 ステップ2：構成（目次）を設定する すぐにマニュアルの中身に取りかかるのではなく構成を組み立てます。構成を作成することで項目の抜け漏れがなくなり、さらに読みやすいマニュアルになるのです。 ステップ3：内容を記載する 実際にマニュアルの内容を記載していきます。従業員にヒアリングしたり実際の作業を観察したりして、実務とマニュアルが乖離しないように注意しましょう。 ステップ4：仮運用する 次に、マニュアルの仮運用をします。いきなり全体に展開すると混乱してしまうので、数人で使い勝手を試してみるのがおすすめです。 ステップ5：本格運用する 仮運用で表面化した問題点を解消して、最終版を全体へ共有します。ただし、マニュアルは定期的に更新し続けなければ実務とのズレが大きくなるので注意しましょう。 以上のようなマニュアル作成のステップを基本として、自社独自の要素などを加えていきましょう。 手順書の作り方 以下は、手順書を運用に乗せるまでの5ステップです。 ステップ1：作業を洗い出す 対象作業を、実際の流れにしたがって洗い出しをします。項目が抜け漏れないように作業をしながらメモしたり、従業員にヒアリングしたりしましょう。 ステップ2：構成（目次）を設定する すぐに内容を書き始めると抜け漏れが起こるだけでなく、読み手を無視した手順書になるので避けましょう。 ステップ3：内容を記載する 手順書の内容を記載していきましょう。テキストだけでは具体的な作業がイメージできないので、作業風景の写真などを適宜添付するのがおすすめです。 ステップ4：仮運用する 次に、手順書の仮運用をします。いきなりチーム全体に展開すると混乱してしまうので、数人で使い勝手を試してみるのがおすすめです。 ステップ5：本格運用する 仮運用で表面化した問題点を解消して、最終版をチームへ共有します。ただし、手順書は定期的に更新し続けなければ実務とのズレが大きくなるので注意しましょう。 以上のような手順書作成のステップを基本として、自社独自の要素などを加えていきましょう。また、手順書は適切に管理しなければ使われなくなるので、僅かな操作でマニュアルにアクセスできる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールが重宝します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【上手い人が実践】わかりやすいマニュアル・手順書を作成するポイント4選 以下では、上手い人が実践しているわかりやすいマニュアル・手順書作成するポイントを4つご紹介します。どれも欠かせないポイントなので必見です。 ポイント1｜抽象的な言葉を使わない はじめに、すぐに行動へ移せないような抽象的な言葉は使わないようにしましょう。 マニュアルを利用する従業員が同じ解釈になるマニュアルでなければ、業務品質がばらばらになるので作成する意味がありません。そのため、どのように作業を進めれば良いか分からない抽象的な表現は避けるべきです。 このように、具体的な行動に移しやすいことは「分かりやすいマニュアル」の必須条件になります。 ポイント2｜専門用語を極力避ける 次に、マニュアルには専門用語を可能な限り含めないようにしましょう。 長年働いている従業員であれば問題ありませんが、マニュアルをもっとも利用するのは基本的に新しいメンバーです。そのため、はじめは仕事の流れなどを覚えることが先決であるため、専門用語は別途覚えさせます。 しかし、どうしても専門用語を使わざるをえない場合には、注釈をつけるなどをすれば問題ありません。 ポイント3｜画像や表を活用する 次に、テキストだけでなく画像や表もマニュアルに使いましょう。 テキストだけで分かりやすいマニュアルをつくるのは難しいため「業務の流れを示すフローチャート」「作業の様子が分かる写真」などを盛り込みます。ただし、画像や表を入れすぎてもかえって分かりづらくなるため適度に活用しましょう。 このように誰でも理解できるマニュアルにするためには、適度なアクセントが必要です。 ポイント4｜レイアウトを凝らない 次に、必要以上にマニュアルのレイアウトに凝らないようにしましょう。 レイアウトはあくまでも分かりやすいマニュアルにするための補助的なポジションなので、余計な時間をかけなくても問題ありません。逆に、レイアウトにこだわることで「見やすいマニュアルをつくる」という本来の目的を阻害する恐れがあるのです。 以上のように、マニュアルのレイアウトはあくまでも理解を促すための要素のひとつであって、個性を出すものではないということが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【これで解決】マニュアルの管理・保管に最適のおすすめツール 以下では、マニュアルや手順書の管理に最適なツールをご紹介します。 マニュアル・手順書の必要性を感じているものの、どう作ればよいか分からない方は、既存のテンプレートを活用しましょう。テンプレートを使用することで、誰でも体裁の整ったページが作れます。 ただし、マニュアル・手順書を作成しても、その後の確認や管理が面倒では形骸化してしまいます。したがって、「テンプレート機能のついた、簡単に欲しい情報が確認できるツール」でマニュアル・手順書は管理しましょう。 結論、誰でも即マニュアル・手順書にアクセス可能なツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは「テンプレート機能」で素早くひな形を呼び出せたり、WordやExcel、PDFファイルを管理したりできます。また、「高精度な検索機能」で必要な情報を絞り込めるので、保管するマニュアル・手順書が増えても運用しやすいのです。 社内のあらゆる情報を最も簡単に管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアル・手順書のテンプレート紹介 以下では、Excelで使える無料のマニュアル・手順書テンプレートをご紹介します。既存のテンプレートを利用することで、Excel作成のスキルがなくとも、すぐに体裁を整えられます。 エクセルテンプレート｜業務マニュアル こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する手順書用テンプレートです。Step1、Step2というように業務全体の流れが設定できます。 そのため、全体像を把握でき、体系的に業務の理解が可能です。 業務マニュアル用エクセルテンプレートの詳細はこちら エクセルテンプレート｜手順書 こちらは、「エクセルくん」が提供する業務マニュアル用テンプレートです。工程ごとの作業や注意点を細かく設定が可能で、初心者にも理解できるように情報を記載することができます。 そのため、上記のような手順書があれば安定的に仕事を回すことができるのです。 手順書用エクセルテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアルと手順書の違いまとめ ここまで、マニュアルと手順書の違い、作り方、作成ポイントを中心にご紹介しました。 マニュアルと手順書はどちらも、確認や管理が面倒では形骸化してしまいます。つまり、すぐ利用できる状態でなければ、作成した労力が無駄になってしまいます。 ただ、WordやExcelファイルで作成されたマニュアル・手順書は、保存先のストレージからわざわざ確認しなければならず面倒です。さらに、ファイル形式のデータでの保存であった場合、PC向けに開発されているので、スマホでは使いづらいことがデメリットです。 結論、マニュアル・手順書の確認や管理のために導入すべきなのは、情報を管理する「ノート」へ簡単にアクセスや更新ができ、スマホからでも利用できる「ナレカン」一択と言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、マニュアルや手順書の確認・管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

作業品質の均一化などのメリットがあるマニュアルですが、それらを最大化するためには目次を充実させることが重要です。マニュアルにおいて目次はないがしろにされがちですが、むしろ適切に目次を設けることが分かりやいマニュアルの基本になります。 一方、「マニュアルに目次を載せるだけで効果はあるのか」「そもそもマニュアルがないので何から始めれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルの目次構成の作成ポイントや作り方を中心に解説します。 マニュアルの目次を作成するポイントを教えてほしい 見やすい目次を作る方法が分からない 自社でマニュアルを管理する最適なツールを知りたい という担当者の方が本記事を参考にすると、目次の重要性が分かると同時に、社内で広く活用されるマニュアルに必要なポイントも学べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 マニュアルで目次作成が重要な理由とは2 【3ステップ】マニュアルに最適な目次の作り方2.1 ステップ1 ❘ 記載する情報を洗い出す2.2 ステップ2 ❘ 内容を分類する2.3 ステップ3 ❘ 構成の組み立て3 見やすいデザインで目次・構成を作成する6つのポイント3.1 ポイント1｜読み手を想像する3.2 ポイント2｜時系列で構成をつくる3.3 ポイント3｜見出しを階層にする3.4 ポイント4｜機能別ではなく目的別で作成する3.5 ポイント5｜困った時の対応についての項目をつくる3.6 ポイント6｜簡単に管理や更新ができるようにする4 業務マニュアルを電子化する企業におすすめのツール4.1 最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」5 マニュアルの目次がもたらす3つのメリット5.1 （1）全体像を一目で把握できる5.2 （2）必要な情報にすぐにアクセスできる5.3 （3）内容の重複や抜け漏れがなくなる6 マニュアルの目時構成の作成ポイントとおすすめのツールまとめ マニュアルで目次作成が重要な理由とは 良いマニュアルの必須条件は「必要な情報をすぐに見つけられるか」です。そのため、マニュアルの種類に関わらず見やすいマニュアルには目次があります。 マニュアルを使うタイミングは、何か分からないことがあったときです。つまり、マニュアルを早く確認したい状況なので「どこに何の情報があるのか分からないマニュアル」では役に立たちません。 ただし、目次に情報を詰め込みすぎると、かえって理解できなくなるので注意しましょう。あくまでも、「何について記載されているページなのか」が一目で分かるよう端的に設定する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【3ステップ】マニュアルに最適な目次の作り方 以下では、マニュアルに最適な目次の作り方を3ステップで解説します。見やすい目次を作る方法が分からない方は必見です。 ステップ1 ❘ 記載する情報を洗い出す まず、マニュアルに記載する情報をリストアップします。 業務内容、手順、注意点など、網羅的に洗い出すことが重要です。ただ網羅すれば良い訳ではなく、マニュアルが使用される状況を考慮しながら、必要な情報を過不足なくリストアップしましょう。 情報の洗い出しは、マニュアルの質を左右するため、過去の資料などを参考に丁寧に行いましょう。 ステップ2 ❘ 内容を分類する 次に、洗い出した情報を整理し、カテゴリーごとに分類します。 例えば、業務の流れ、トラブルシューティング、用語集など、目的に応じた分類が有効です。情報を整理することで、検索性を高め、読み手の負担を軽減します。 分類した情報は、見出しとして目次に使用するため、一目見て理解できるよう簡潔かつ分かりやすい言葉を選びましょう。 ステップ3 ❘ 構成の組み立て 最後に、分類した情報を組み立て、目次の構成を決定します。 全体像を把握しやすく、必要な情報に素早くアクセスできる構成が理想的です。目次は、マニュアル全体の道標となるため、論理的な流れと分かりやすさを重視しましょう。 以上の流れで目次を設定すれば、読み手がスムーズに内容を把握できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 見やすいデザインで目次・構成を作成する6つのポイント ここでは、見やすい目次・構成を作成するために押さえるべき6つのポイントを解説します。社内で広く活用されるマニュアルを残したい方は必見です。 ポイント1｜読み手を想像する 1つ目は、マニュアルの読み手を想像することです。 従業員やスタッフの理解力や利用環境をイメージすれば、マニュアルの内容や表現、レイアウト、管理方法が変わります。たとえば、外回りが多い営業部でWordファイルのマニュアルを運用すると、スマホからは使いづらいので形骸化していきます。 また、新入社員向けのマニュアルに専門用語ばかりを盛り込んでしまうと、メインの仕事ではなく用語を覚えるだけで精一杯になるのです。もちろん、専門用語も覚える必要はありますが、用語説明ページを追加するなどの負担を減らす工夫が必要になります。 以上のように、マニュアルを使う人や状況を想像することで自社に合ったマニュアルに近づきます。コツとしては誰もマニュアルを読みたがっていないと想定して作成すると「どうすれば読んでもらえるか」という視点が持てるのでおすすめです。 ポイント2｜時系列で構成をつくる 2つ目は、マニュアルの項目は時系列に沿ってつくることです。 従業員やスタッフは定型的な業務が多いため、説明がばらばらに構成されているマニュアルでは意味がありません。そのため、業務の最初から最後まで流れや手順に抜け漏れがないように書き出します。 次に、それぞれの作業が時系列に沿っているかを見直します。以上でマニュアルが時系列になり、新しい作業が追加されても該当の項目を差し込めば良いので更新も簡単です。 ポイント3｜見出しを階層にする 3つ目は、見出しを階層構造にすることです。 たとえば、「電話対応の仕方」の見出しだけでマニュアルを作成すると、電話対応の流れや緊急時の対応などの知りたいことをピンポイントで見つけられません。そのため、「電話対応の仕方」の見出しには「電話対応の流れ」「緊急時の対応」を追加します。 しかし、むやみやたらに見出しを追加すると、かえって目的のページが探しづらくなるため注意しましょう。 ポイント4｜機能別ではなく目的別で作成する 4つ目に、マニュアルの構成には「機能別構成」と「目的別構成」の2種類がありますが、見やすいマニュアルは目的別構成で作成することです。 機能別構成 機械やシステムの機能によってカテゴリーを分ける方法です。たとえば、「書類データについて」の分類があり、書類データに関する作成や編集、削除などの方法が記されているページが含まれる構成です。 目的別構成 利用者の目的によってカテゴリー分けをします。書類データを削除したい場合に「データを削除する方法」のページを参照すれば解決できる構成です。 従業員やスタッフがマニュアルを使うのは「作業手順が分からない」「どう対応すれば良いか判断できない」など困っているときなので、目的別のマニュアルの方が適切です。 ポイント5｜困った時の対応についての項目をつくる 5つ目は、トラブルの原因が分からず困っている従業員のためにQ＆Aページをつくりましょう。 トラブルが発生したときは目次から関連するページを探しますが、業務やシステムに詳しくない場合には「そもそもどこに原因があるか分からない」という状況がほとんどなので目的のページを見つけられません。 そこで、トラブルに関するQ＆Aページを用意しておけば、何かトラブルがあっても安心です。また、「不明点は問い合わせずにQ＆Aページを確認する」と認知が広がれば、社内対応の時間も大幅に削減されます。 ポイント6｜簡単に管理や更新ができるようにする 6つ目は、マニュアルを簡単に管理・更新できる仕組みをつくることです。 完璧なマニュアルを作成しても、時間が経てば実務とマニュアルが乖離していきます。そのため、定期的にマニュアルを見直して、従業員やスタッフが効率的に仕事をこなせるようにしなければなりません。 それゆえに、紙やWordでマニュアル管理をするのは避けましょう。「紙のマニュアルは更新するのが面倒」「Wordのファイルはアクセスするのが手間」「メールやチャットツールで共有すると流れる」などのデメリットがあります。 そのため、誰でも簡単に管理や更新ができる「ノート型ツール」が最適です。たとえば、マニュアルだけでなくあらゆる情報を蓄積できる「ナレカン」「ナレカン」のようにわずかな操作で更新したり、手間をかけずに管理したりできるツールが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務マニュアルを電子化する企業におすすめのツール 以下では、作成したマニュアルを最大限活用するために最適なツールを紹介します。 作成したマニュアルを最大限活用するためには、「ITツール」を活用することが重要です。なぜなら、紙のマニュアルでは、ノウハウの共有が上手くいかない、社内で業務が属人化してしまう、などといった事態になりかねないからです。 そこで、社内のマニュアルが必要なときに必要な情報を手に入れられる体制を整えましょう。ただし、マニュアルの電子化にWordやExcelを選択するとバージョン管理に手間がかかり、アクセスもしづらいので注意が必要です。 結論、マニュアルの作成・管理・共有のために導入すべきなのは、どの端末からでもマニュアルにアクセスでき、簡単に作成・管理・共有ができる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは社内に散在するナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能で即アクセスできる状態で管理・共有することが可能です。そのため、マニュアルを作ったが使いづらくて形骸化してまうなどの心配がなく、作成したマニュアルを最大限活用することができます。 最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアルの目次がもたらす3つのメリット ここでは、目次を充実させることで得られるメリットを解説します。目次がないマニュアルとの差が分かるため必見です。 （1）全体像を一目で把握できる 一つ目に、マニュアルに目次があることで業務の全体像を把握できるようになります。 目次のないマニュアルでは担当する箇所以外は見る機会がなくなるので、極めて近視眼的に働くことになります。一方、マニュアルに目次を設けていると「ほかには何の業務があるのか」「前後の作業との関係はどうなっているのか」などの視点が持てるのです。 仮に、業務全体の流れを意識したうえで仕事をすれば、これまでよりも周りを見ながら仕事ができるようになります。また、目次が作業の流れをそのまま表している場合には「今、どこまで進んでいて、これから何をすべきか」まで照らし合わせられるのです。 以上のように、目次があるだけで業務全体を俯瞰できるようになり、それが働くことの意識にまで良い影響を与えることが分かります。 （2）必要な情報にすぐにアクセスできる 二つ目に、マニュアルに目次があれば目的のページをすぐに見つけられます。 マニュアルを使うタイミングは「作業手順が分からない」「どのように対応すれば良いか判断できない」など、基本的に困っているときです。そのため、マニュアルが真価を発揮するには、目的の情報へすぐにアクセスできることが必須と言えます。 逆に、目次がないマニュアルはわざわざ何ページもめくって該当箇所を探さなければなりません。以上のことからも、余計な時間と手前をかけないためにもマニュアルには目次を付けるべきだと言えます。 （3）内容の重複や抜け漏れがなくなる 三つ目は、マニュアル作成時に目次があれば、内容の重複や抜け漏れが減ることです。 マニュアルを作成する際には、はじめに全体の骨組みとなる目次をつくります。目次を用意することで項目の抜け漏れや重複に早い段階で気が付くことができるのです。 目次を設定するのは時間がかかりますが、基盤ができるので修正や変更にも柔軟に対応できるようになります。このように、マニュアルの目次は従業員だけでなく、マニュアルを作成するマネジメント側にもメリットがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアルの目時構成の作成ポイントとおすすめのツールまとめ ここまで、マニュアルに目次を設ける作成ポイントを中心に解説しました。 マニュアルは正しく運用すれば企業の貴重な資産となります。しかし、紙のマニュアルでは更新するのが面倒で社内で活用されないだけでなく、管理も疎かになっていくのです。 そのため、作成・蓄積したマニュアルが誰もが簡単にアクセスできる状態を維持し続けられる仕組みが重要なのです。 結論、マニュアル管理のために導入すべきなのは、業務の情報を簡単に残せて、誰もが必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で自社マニュアルの作成から管理までを効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

昨今、業界・業種問わずにあらゆる企業で業務の電子化が進められていますが、現在でも紙媒体で管理されるものに「マニュアル」が挙げられます。マニュアルは、誰が仕事をしても同様の質でこなさせるために必須のマネジメントアイテムです。 しかし、スマホやパソコンでマニュアルを管理したいと感じていても「やり方が分からない」「通常業務が忙しくて踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務マニュアルを電子化する手順やメリット、デメリットを中心に解説します。 マニュアルを電子化するべきか迷っている マニュアルを電子化する方法が分からない 自社に最適なマニュアル管理ツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社がマニュアルを電子化すべきなのか判断できるようになり、マニュアルをはじめとした社内情報を効率的に管理する方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【5ステップ】業務マニュアルを電子化する手順（作り方）とは1.1 ステップ1｜電子化の目的を明確にする1.2 ステップ2｜電子化する業務マニュアルをピックアップする1.3 ステップ3｜ITツールを選定する1.4 ステップ4｜紙のマニュアルを電子化する1.5 ステップ5｜定期的に更新する2 業務マニュアルを電子化する企業に最もおすすめなツール2.1 最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」3 マニュアルを電子化する5つのメリット3.1 （1）時間や場所を問わず作成・閲覧できる3.2 （2）セキュリティ性が高い3.3 （3）コストを削減できる3.4 （4）検索性が高い3.5 （5）簡単に管理できる4 マニュアルを電子化する4つのデメリット4.1 （1）端末の準備が必要4.2 （2）電子化に時間がかかる場合がある4.3 （3）複数ページを同時に閲覧しにくい4.4 （4）勝手に編集されてしまう恐れがある4.5 （5）使いこなせない恐れがある5 電子マニュアルの作り方やメリット、デメリットまとめ 【5ステップ】業務マニュアルを電子化する手順（作り方）とは 以下では、業務マニュアルを電子化する手順を5ステップで解説します。マニュアルを効率的に作成するだけでなく、従業員に活用してもらうことも考慮するのが重要です。 ステップ1｜電子化の目的を明確にする まずは、電子化の目的を明確にしましょう。 たとえば、電子化の目的には「紙にかかる印刷コストを削減したい」「外出先や現場でもマニュアルを確認したい」「新人教育をオンライン化したい」などが挙げられます。自社が設定した目的に応じて、電子化すべき業務範囲や必要事項などが変わるのです。 以上のように、目的を設定することはマニュアル作成の基盤になるため、手順を飛ばさないようにしましょう。 ステップ2｜電子化する業務マニュアルをピックアップする 次に、電子化の対象となる業務マニュアルをピックアップしましょう。 たとえば、電子化の目的を「印刷コストの削減」とした場合、あらゆる部門に共通で配布されているマニュアルを優先的に回収します。また、「外出先や現場での閲覧」が目的であれば、営業部門や土木部門などで使われているマニュアルが対象です。 以上のように、マニュアルの電子化をピックアップするにあたって、マニュアルを回収して電子化を進める準備を始めます。 ステップ3｜ITツールを選定する 次に、マニュアルを作成・管理・共有するITツールを選定しましょう。 選ぶときには「作成」「管理」「共有」が一箇所で完結するITツールかを重視しましょう。たとえば、「WordやExcelで作成したマニュアルを、クラウドストレージツールで管理し、メールやチャットツールで共有する」という方法では手間がかかります。 そこで、「ナレカン」「ナレカン」のようにメッセージ機能も付いたツールを導入すれば、作成・管理したマニュアルの更新情報を直接周知できるので便利です。 ステップ4｜紙のマニュアルを電子化する 次に、紙のマニュアルを電子化しましょう。 紙のマニュアルを電子化する方法は「マニュアルをスキャンする」「マニュアルをテキストに起こす」の2つがあります。通常業務が忙しく時間が割けない場合にはスキャンを、マニュアルの更新が頻繁に起こる場合にはテキストに起こしましょう。 はじめからすべてのマニュアルを電子化するのはハードルが高く、途中で頓挫する可能性が高いので優先度の高いものから取り組みましょう。 ステップ5｜定期的に更新する 最後に、マニュアルは放置せず定期的に更新しましょう。 たとえば、「月に一度、電子マニュアルのヒアリングをする」などのルールを設けると、実務とマニュアルが乖離することを予防できます。実務に合っていないマニュアルを残し続けると新しいメンバーが混乱するだけでなく、業務の質も徐々に悪くなるのです。 また、マニュアルを更新した場合には、対象部署への周知も忘れないようにしましょう。マニュアルごとにメッセージが紐づけられるITツールもあるため、従来のようにメールやチャットツールで大切な情報が流れてしまう心配がありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務マニュアルを電子化する企業に最もおすすめなツール 以下では、マニュアルを電子化する企業に最もおすすめなツールを紹介します。 マニュアルを電子化するには、ITツールを使う方法が最適です。なぜなら、単にマニュアルを写真やPDFデータ化しただけでは、どこに情報があるか分からず、管理しづらいためです。 そこで、「保管したマニュアルのあらゆる情報を簡単に絞り込めるITツール」を使うと、目的の情報にたどり着きやすくなります。ただし、使うのが難しいツールだと結局社員が使いこなせず管理しきれないので、直感的に使えるツールを選ぶべきです。 したがって、電子化したマニュアルを管理するなら、社内の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、保管したマニュアルのデータが、「ヒット率100%の超高精度な検索機能」で簡単に絞り込めます。また、AIによる検索機能もそなわっていて、新人でも欲しい情報が確実に見つけられます。 最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアルを電子化する5つのメリット 以下では、マニュアルを電子化する5つのメリットをご紹介します。とくに、これまで紙媒体で管理をして不便に感じることがある方は必見です。 （1）時間や場所を問わず作成・閲覧できる 1つ目のメリットは、時間や場所を問わずにマニュアルを確認できることです。 紙のマニュアルは外出先や現場で確認するために、印刷したり写真に保存したりしなければなりません。つまり、外回りが多い営業部門や現場作業に従事する従業員にとっては不便です。 一方、マニュアルを電子化すれば、スマホやタブレットで時間や場所を問わずにチェックできるため形骸化することも防げます。 （2）セキュリティ性が高い 2つ目のメリットは、紙媒体に比べてセキュリティが強いことです。 紙のマニュアルは置きっぱなしにしたり持ち歩いたりするため、紛失や漏洩するリスクがあります。一方、電子化されたマニュアルでは、データがインターネット上の保存場所で管理され、厳格なセキュリティで不正アクセスから守られるのです。 また、電子マニュアルを管理できるツールには、任意のメンバーのみにアクセスを許可する機能があるため、個人情報など機密性の高い情報を扱う場合に重宝します。 （3）コストを削減できる 3つ目のメリットは、電子化することでコストが削減されることです。 電子マニュアルの運用には利用料金などがかかりますが、印刷や製本、配布にかかる経費や人件費、手間を考慮すると、長期的に見てコスト削減になります。 また、ビジネスマンは書類を探すのに1日30分費やしていると言われますが、時給2,000円で働く10人のチームで考えると年間240万円のコストが無駄になっています。一方、電子化した文書は簡単に検索ができるため、大幅な業務改善がされるのです。 （4）検索性が高い 4つ目のメリットは、マニュアルをすぐに探し出せる点です。 紙のマニュアルでは、目的の項目を確認するのにページをめくって探さなければなりません。一方、電子化されたマニュアルであれば、キーワードを入力するだけで該当箇所を検索できるので便利です。 以上のように、マニュアルを電子化すれば面倒な手間がかからないのでストレスもありません。 （5）簡単に管理できる 5つ目のメリットは、マニュアルを簡単に作成したり変更したりできる点です。 電子マニュアルでは箇条書きやサイズ変更、画像の挿入などが簡単にでき、自動で保存されるので余計な工数がかかりません。一方、紙のマニュアルは更新の際に、修正箇所のページを印刷し直さなければならないので面倒です。 そのため、WordやExcelを印刷してマニュアル管理するのではなく、あらゆる社内情報を「ノート」に保存する「ナレカン」「ナレカン」のようなノート型ツールを導入して、ストレスなく作成・更新ができるようにすべきだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアルを電子化する4つのデメリット 以下では、マニュアルを電子化する4つのデメリットをご紹介します。マニュアルの電子化に前向きな場合、どうすればデメリットを解消できるかという視点で確認しましょう。 （1）端末の準備が必要 1つ目のデメリットは、端末を準備する必要がある点です。 従業員がパソコンやスマホ、タブレットを使える環境でなければ、電子マニュアルを作成する意味がありません。しかし、企業にとって電子マニュアルのために端末を用意するのは、コストがかかり過ぎる可能性があるのです。 一方、スマホであれば個人利用している割合も高いため、小さな画面でもマニュアルをチェックできるツールであれば問題ありません。ただし、私用のスマホを使う場合には、セキュリティが充実しているツールを選びましょう。 （2）電子化に時間がかかる場合がある 2つ目のデメリットは、電子化に時間がかかる場合がある点です。 これまで紙のマニュアルを運用していた企業では、スキャンしたりテキストにしたりする手間がかかります。また、複数部署がそれぞれでマニュアルを管理している場合には、スキャンしたデータを集める作業が発生する場合があるのです。 したがって、マニュアルの電子化に伴ってスケジュールと担当者を決めておくなど、計画的に進めなければなりません。 （3）複数ページを同時に閲覧しにくい 3つ目のデメリットは、複数ページを同時に閲覧しづらいことです。 たとえば、マニュアルの20ページ目で「プリンターでの印刷方法」を紹介し、30ページ目に「プリンターの操作方法」が記載されている場合、複数ページを行き来しなければならない場合があります。関連事項を横断しなければチェックできないのは不便です。 しかし、電子マニュアルは更新が簡単にできる特徴もあるため、不便を感じた場合にはすぐに編集すれば解決します。また、一部ツールには「ページ固有のリンク（URL）」があり、ワンクリックで関連ページを開けるので問題ありません。 （4）勝手に編集されてしまう恐れがある 3つ目のデメリットは、勝手に編集されてしまう恐れがあることです。 電子化には情報漏洩を防げるメリットがあるものの、従業員が誤ってマニュアルを編集するミスが起こりえます。紙のマニュアルであれば勝手に書き換えられることがありませんが、電子マニュアルは簡単に編集できることが裏目に出るのです。 しかし、一部のITツールには「編集できる権限を付与する機能」があるので、勝手に編集されてしまう問題は解消します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 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社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選！選び方も解説

近年、少子高齢化が進行し「企業の人材確保」が難しくなっています。また、育児や介護を理由に「休職・退職せざるを得ない社員」も多くなっているのです。 一方、このような人材不足の解決策として働き方改革が挙げられますが「働き方改革の具体的な内容やメリットが分からない」方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、働き方改革のメリット・デメリットと3つの課題を解説します。 働き方改革の効果を知るために、メリット・デメリットを把握したい 働き方改革の実現に向けた企業や政府の取り組みを確認したい 働き方改革を進め、働きやすい職場にしたい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、働き方改革のメリットが分かるほか、具体的に進める方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【何が変わる？】 働き方改革とは1.1 働き方改革の概要1.2 働き方改革の背景と目的2 働き方改革のメリット2.1 企業側のメリット2.2 労働者側のメリット3 働き方改革のデメリット3.1 企業側のデメリット3.2 労働者側のデメリット4 働き方改革の政府の取り組みと関連法案4.1 労働時間法制の見直し4.2 雇用形態に関わらない公正な待遇の確保5 効果なし？働き方改革における3つの課題5.1 （1）十分な人材を確保できない5.2 （2）コストがかさむ5.3 （3）テレワークの導入のハードルが高い6 働き方改革をスムーズに実現するおすすめのツール6.1 テレワークでの不明点を瞬時に解消できるツール「ナレカン」7 働き方改革のメリット・デメリットまとめ 【何が変わる？】 働き方改革とは ここでは、働き方改革の概要と背景、目的について解説します。「何のために働き方改革をするのかわからない」という方は、以下を参考にしましょう。 働き方改革の概要 働き方改革とは、一億総活躍社会の実現に向けた施策を指します。 一億総活躍社会とは、年齢や性別などに関わらず、全国民が生きがいを感じながら活躍できる社会のことです。すなわち、働き方改革はすべての国民がやりがいを持って働ける社会への取り組みを意味します。 働き方改革が始まったのは2018年であり、同年に働き方改革関連法が公布されました。働き方改革には「残業の上限規制」や「同一労働同一賃金」など、働きやすい環境に向けたさまざまな施策が盛り込まれています。 働き方改革の背景と目的 働き方改革の目的は、社員一人ひとりのライフスタイルにあった「多様な働き方」ができる社会の実現です。 働き方改革が始まった背景には、日本で深刻な問題となっている「人手不足」が大きく関係しています。人手不足の原因として、少子高齢化の他にも、各企業の就業規則により働き方を選べず「やむを得ず退職する社員」が多いことが挙げられます。 実際の対策として、育児や介護と仕事を両立するために、自宅からでも仕事を進められるテレワークの推進などがあります。このように、社員一人ひとりが時間や場所を問わずに「柔軟な働き方」を実現させることを働き方改革で目指しているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革のメリット ここでは、働き方改革のメリットを、企業側と労働者側の2つの視点で解説します。働き方改革の実施を検討している担当者の方は、以下を社員に周知させて理解を得ましょう。 企業側のメリット 企業が働き方改革に取り組むことで得られるメリットは以下の3点です。 生産性が向上する 働き方改革として「フレックスタイム」「テレワーク」を導入すれば、各社員がライフスタイルに応じて働き方を選べます。結果、社員は時間や場所を問わず業務に取り組めるようになり、生産性の向上も見込めます。 残業手当を少なくできる 働き方改革で長時間労働を是正すれば、社員の残業時間を短縮させられます。結果、残業手当を少なくして労働コストを削減できるのです。 求職者から良い評価を得やすくなる 「フレックスタイム」「テレワーク」など、育児や介護と両立できる働き方を選べる企業を探している人も多くいます。そのため、求職者から評価されやすくなるというメリットもあります。 このように、企業が働き方改革に取り組めば、生産性が向上するほか労働コストも削減できるなど、さまざまなメリットがあるのです。 労働者側のメリット 働き方改革によって労働者が得られるメリットは以下の2点です。 ワークライフバランスが実現する 働き方改革では、フレックスタイムで働く時間を調整したり、テレワークで自宅から業務を進めたりなどが可能になります。結果、社員は仕事と私生活のバランスを良好に保てるのです。 賃金が増える可能性がある 働き方改革のひとつに「雇用区分による賃金格差の是正」があります。すなわち、働き方改革を進めば、非正規雇用者もより適切な賃金を受け取れるのです。 このように、働き方改革が進めば、社員は希望通りの働き方を選べるようになります。また、社員の満足度が向上することで離職率の低下も期待できるため、企業は働き方改革を推し進めるべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革のデメリット ここでは、働き方改革のデメリットを解説します。働き方改革を進めるなかで、企業・労働者にデメリットがあることも押さえておくと、対策の考案もしやすくなります。 企業側のデメリット 働き方改革を進める際に企業が受けるデメリットは以下の3点です。 人件費が高騰する 「同一労働同一賃金」の施行によって、雇用形態を理由に賃金を低く設定することが禁止されました。すなわち、企業は非正規雇用者に対しても正規雇用者と同等の賃金を支払わなければならず、労働コストが高騰します。 十分な就業時間を確保できない恐れがある 働き方改革にあたっては長時間労働を是正しなければなりません。その結果、企業が確保できる総労働時間は短くなり、業務が滞る恐れがあります。 社員の管理が難しくなる 「テレワーク」や「フレックスタイム」などを取り入れると、社員は時間や場所に縛られることなく働けるようになります。しかし、社員の働きぶりを観察しづらくなるため、サービス残業を把握できないなどの労働管理が難しくなるのです。 このように、働き方改革は人件費や労働時間の面で企業のデメリットがあります。しかし、限られたリソースで生産性を上げるためには、社内のナレッジが共有されて社員の労働管理ができる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールが不可欠です。 労働者側のデメリット 働き方改革によって労働者が受けるデメリットは以下の3点です。 残業手当が減る 長時間労働が認められなくなるため社員全体として残業時間が減ります。そのため、必然的に受け取れる残業手当も少なくなります。 業務が予定通りに終わらない恐れがある 残業に対する規制が厳しくなるので、社員が希望する労働時間を確保できない恐れがあります。結果、業務に十分な時間を費やせず、納期に間に合わないトラブルが発生する可能性もあります。 短い時間で成果を出さなければならなくなる 働き方改革では残業が制限されるので、総労働時間は短くなります。そのため、時間当たりに求められる成果が大きくなり、社員へのプレッシャーになる可能性もあるのです。 働き方改革では、社員の労働時間を減少させることがかえって負担になる可能性もあります。したがって、働き方改革を進めるときは、企業側が業務を効率的に進められる環境を整えなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革の政府の取り組みと関連法案 ここでは、働き方改革に向けた具体的な政府の取り組みと関連法案を説明します。働き方改革前と後ではどのように変化したのか知りたい方は必見です。以下は働き方改革 〜一億総活躍社会の実現に向けて〜を参考にしています。 労働時間法制の見直し 以下は、労働時間に関する法律や制度の変更内容です。 残業時間の上限規制 残業は原則として、月45時間年360時間までと定められています。 「勤務間インターバル」制度の導入の促進 1日の勤務終了後、翌日の出社までに一定時間以上の休息をとるというものです。 1人1年あたり5日間の年次有給休暇の取得の企業への義務付け 月60時間を超える残業に対する割増賃金率の引き上げ 割増賃金率を25%から50％に引き上げられ、中小企業で働く人にも適用されます。 労働時間の状況を客観的に把握することの企業への義務付け 管理職なども対象となり、労働者の健康管理を徹底しなければなりません。 「フレックスタイム制」の制度拡充 労働時間の調整が可能な期間を1ヶ月から3ヶ月に延長されました。 「高度プロフェッショナル制度」の新設と利用許可 一定の年収以上で特定の高度専門職を対象とし、自律的で創造的な働き方を可能としました。 以上のように、労働時間に関する規制を作ることで、働き過ぎを防止し、「ワークライフバランス」や「多様で柔軟な働き方」を目標としています。 雇用形態に関わらない公正な待遇の確保 以下は、公正な待遇の確保のための規定です。 不合理な待遇差をなくすための規定の整備 同一企業内において、正社員と非正規社員との間で賞与などのあらゆる待遇差を禁止すべく、「均衡待遇規定」と「均等待遇規定」の整備をしました。 労働者に対する待遇に関する説明義務の強化 非正規社員は正社員との待遇差の内容や理由に関して、事業主に説明を求めることができます。 行政による事業主への助言・指導等や裁判外紛争解決手続きの規定の整備 都道府県労働局において、無料かつ非公開で事業主と労働者の間の紛争を解決する手続きを実行できます。 このように、正社員と非正規社員の待遇の違いをなくすためのさまざまな規定が定められています。働き方関連法案のなかには、違反によって罰則が発生する場合があるため、企業側は規則に違反しないように、働き方改革を進めていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 効果なし？働き方改革における3つの課題 ここでは、働き方改革における3つの課題を解説します。メリットが注目されやすい「働き方改革」ですが、取り組むにあたって事前に把握すべき課題もあるのです。 （1）十分な人材を確保できない 働き方改革における課題の一つ目は「十分な人材を確保できない」ことです。 近年関連法の施行に伴い、残業時間の上限が厳しくなり、時間外労働の短縮が急務となっています。そこで、働き方改革を進めながらも事業を回すには新たに人材を雇用しなければなりません。 しかし、人材の確保が難しい企業では「残業時間の短縮」などの改革を思うように進められない状況が続いています。そこで、少ない人材で効率的に業務を遂行するために、DXを推進するのも有効な手段です。 （2）コストがかさむ コストがかさむことも、働き方改革の課題になります。 働き方改革における施策の一つに、非正規雇用者と正規雇用者の待遇差を解消する「同一労働同一賃金」があります。これは中小企業を含むすべての企業を対象に施行されており、非正規雇用を理由に賃金を低く設定することを禁止しています。 すなわち、新たな法律の施行により、非正規雇用者を多く雇用していた企業は、以前よりも多くの人件費が発生することになったのです。そのため、政府や地方自治体が支給する助成金を利用して働き方改革を進めるのも一つの手です。 （3）テレワークの導入のハードルが高い 働き方改革における課題の最後は、テレワークの導入のハードルが高い点です。 テレワークでは、業務に疑問が生じたときにすぐに質問できる人がいないため、業務が円滑に進まないことを懸念して導入に踏み切れない企業もあります。しかし、時間や場所を問わず働けるテレワークを企業が導入すれば、各社員の働き方を多様化できます。 そのためには、テレワークでも業務を滞りなく進められる体制を整えなくてはなりません。そこで、全社で業務のFAQやマニュアルを蓄積できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入して、離れていても疑問点を自力で解消できる体制を作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革をスムーズに実現するおすすめのツール 以下では、働き方改革をスムーズに実現するツールを紹介します。 働き方改革を進めるうえで時間や場所を問わず仕事ができるテレワークの導入が重要ですが、テレワークだと他の社員とのコミュニケーションが難しくなります。そのため、仕事に関する疑問点が生じたときに都度、メールや電話をする手間がかかるのです。 そこで、コミュニケーションが取れない状況でも、「素早く不明点を解消して業務をスムーズに進められるツール」を導入しましょう。とくに、もともと社内情報を管理しているツールであれば、自力で情報を探し出して人に聞く労力を削減できます。 しかし、優れた検索性でなければむしろ情報が見つからないストレスがかかります。結論、自社で働き方改革を推進するには、気軽に質問できるだけでなく、高度な検索性で疑問の自己解決が可能なツール「ナレカン」「ナレカン」を選びましょう。 ナレカンでは、質問機能で任意の部署やメンバーに簡単に質問できるうえ、蓄積された質問を社内FAQとして活用することが可能です。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”を誇る「キーワード検索」で情報を瞬時に見つけられます。　 テレワークでの不明点を瞬時に解消できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革のメリット・デメリットまとめ ここまで、働き方改革のメリット・デメリット、課題を中心に紹介しました。 働き方改革によって企業が得られるメリットには、「生産性の向上」「少ない残業手当の支払い」「求職者からの高い評価」があります。一方で、「短い就業時間による業務の停滞」というデメリットがあります。 そのため、短時間でも無駄をなくして高いパフォーマンスで業務を進めていく必要があるのです。そこで、業務に関する質問が生じるたびに逐一担当者に電話やメールで聞かずとも、疑問を解消できるITツールを導入すべきなのです。 結論、自社の働き方改革で必要なのは、社内の情報の蓄積・検索で瞬時に必要な情報が見つかるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で情報を管理し、働き方改革を進めやすい環境を整備しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【事例6選】業種別に働き方改革の取り組みを解説！

煩雑な業務内容を整理する「業務改善」には多くのメリットが存在します。しかし、業務の停滞を招く原因は多岐に渡るので、何から取り組めばよいのかわからずに頓挫してしまうケースは少なくありません。 そして、多くのビジネスパーソンは通常業務だけで多忙なため、「業務改善をしたいが、時間がなくてできずにいる」という方も多いのではないのでしょうか。 そこで、今回は時間がないなかでも業務改善を達成する方法を中心にご紹介します。 時間がないなかでも業務改善を成功させる方法が知りたい 業務内容を整理し、効率的な働き方を実現させたい できるだけ効率的に業務改善を進めたい という担当者の方が本記事を参考にすると、効果の高い業務改善方法を把握しつつ、時間がないなかでも煩雑な業務内容を整理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務改善に時間が取れない3つの理由1.1 （1）業務の実態を把握できていない1.2 （2）業務改善の重要性を認識していない1.3 （3）現場の業務負荷が高すぎる2 時間がなくても業務改善を成功させる方法5選2.1 （1）適材適所に人材を割り振る2.2 （2）蓄積した知識でマニュアルを作成する2.3 （3）コミュニケーションを活性化させる2.4 （4）ナレッジをまとめておく場所を決める2.5 （5）業務にITツールを活用する3 【必見】忙しくても業務改善を実現できるITツール3.1 情報の共有・管理を効率化するツール「ナレカン」4 時間がなくても業務改善を達成する方法まとめ 業務改善に時間が取れない3つの理由 経営陣が率先して業務改善を始めようと各部署に通達しても、時間がなく達成できない背景には、以下3つの理由があるのです。 （1）業務の実態を把握できていない 業務改善に時間が取れない1つの理由は、現場の業務実態を正確に把握できていないことです。 業務内容が不透明なままでは、どこから業務改善に着手すればよいのか担当者にとって全くわかりません。そのため、たとえ担当者から指示があっても現場は困惑し、業務改善も思うように進まなくなるのです。 業務の実態を把握するためには、現場業務の流れやタスクの進捗状況、タイムスケジュールなどの「見える化」が有効です。見える化により業務実態を正確に把握することで、担当者間で見落とされていた課題を発見でき、業務改善を適切に進められるます。 （2）業務改善の重要性を認識していない 業務改善に時間が取れない2つの理由は、現場の社員が業務改善の重要性を認識できていないことです。 業務改善を達成するには、担当者と現場社員との間で「業務改善によって得られるメリット」に対する共通認識を持つ必要があります。仮に、担当者の提案した改善策が現場社員にとって魅力的でなかったり、現実味のない印象だと、率先して取り組んでくれません。 そのため、担当者は業務改善を実施する目的や背景、得られる効果などを分かりやすく現場社員へ説明し、納得してもらうことが重要です。現場との認識をすり合わせることで、業務改善をスムーズに進めやすくなります。 （3）現場の業務負荷が高すぎる 業務改善に時間が取れない3つ目の理由は、現場が抱える業務負荷が高すぎることです。 業務負荷が高まる原因は、「業務のムリ」が発生しているケースが大半です。たとえば、“人に対するムリ”は集中力や作業効率の低下を招き、“設備に対するムリ”は稼働量の超過による機械の故障や不良品の発生を招きます。 このように、ムリが常態化すると業務改善は進められないため、まずは各社員の業務量を正確に把握し、個人レベルから業務の見直しをしましょう。とくに、ムリが続くと「残業の常態化」「労働災害」など深刻な事態を招く恐れもあるので、早急に対策すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 時間がなくても業務改善を成功させる方法5選 以下では、時間がなくても着手できる具体的な業務改善策を解説します。具体的な改善策がわからないという方は必見です。 （1）適材適所に人材を割り振る ムリなく業務改善を達成する効果的な手法に、「適材適所の人材分配」が挙げられます。 社員が自身の能力や個性を発揮できる業務に就くことで、生産性の向上が見込めるうえ、業務に対する満足度も高まります。しかし、適切に人材を配置するには、担当者が社員一人ひとりの能力や特性を把握しておく必要があるのです。 そこで有効なのが、各社員の特性を可視化できる「スキルシート」です。スキルシートを活用することで、人材配置の判断材料として役立ち、ムリなく業務を振り分けられるようになります。 （2）蓄積した知識でマニュアルを作成する 日々の業務で得られるノウハウを知識として蓄積し、マニュアルとして活用するのも効果的です。 業務が属人化している場合、ベテラン社員が不在になると仕事が滞る一方で、ベテラン社員側も知識を共有するメリットを理解していないケースがあります。こうした業務の属人化を解消するには、ベテラン社員の知識をベースとしたマニュアルの整備が不可欠です。 ただし、共有された知識を蓄積・活用できる仕組みがなければ、情報は個人で管理され、属人化の根本的な解消にはつながりません。そこで、情報を簡単に一元管理できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使うと、知識が蓄積・活用される仕組みを構築できます。 （3）コミュニケーションを活性化させる 日常的に取り組める業務改善の方法として、「コミュニケーションの活性化」が挙げられます。 社員間のコミュニケーションが不足すると、認識齟齬によるトラブルが生じたり、モチベーションが低下してしまったりする恐れがあります。そのため、日ごろから活発なコミュニケーションを意識し、円滑に業務を進められる環境を整えることが重要です。 具体的には、定期的な1on1ミーティングの実施や、ITツールを活用して情報共有を促進させる方法が効果的です。 （4）ナレッジをまとめておく場所を決める ナレッジをまとめておく場所を決めることも、業務改善に高い効果を発揮します。 情報の所在があいまいだと、必要な知識を探すのに時間がかかり、業務効率の低下につながります。また、過去のナレッジが社内で適切に共有されていないと、同じ質問や問題が繰り返されてしまうのです。 しかし、情報管理によく使われるExcelやWordファイルは、共有のたびにメールや別のツールを使う手間がかかります。そこで、「ナレッジ管理ツール」を使えば、業務マニュアルやFAQをツール上で一元管理・共有できるため、社内情報を効率的に活用可能です。 （5）業務にITツールを活用する ITツールを導入すると、時間がなくても業務改善を達成可能です。 とくに、短期間での業務改善をを目指す場合は、業務で必ず用いる「情報」の管理・共有の効率化から取り組むべきです。たとえば、情報共有ツールを使うと、属人化していたデータが見える化・共有され、時間や場所を問わず社内情報を確認できるようになります。 また、社内の情報がツール内に一元化されるので、情報へのアクセス性も向上します。ただし、検索性が不十分なツールでは、必要な情報を探すのに時間がかかるため、「充実した検索機能が備わっているか」を基準に選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】忙しくても業務改善を実現できるITツール 以下では、時間がなくても業務改善を実現できる、おすすめのITツールを紹介します。 時間がなくても業務改善を進めるには、仕事の基盤となる「情報の一元管理」によって管理工数を削減しつつ、蓄積した情報をマニュアル化して共有する仕組みが必要です。そこで、「情報の共有・管理を一元化できるITツール」を導入しましょう。 ただし、アクセス性の低いツールでは、せっかく蓄積した情報を探すのに時間がかかり、次第に活用されなくなってしまいます。そのため、「検索性の高いツール」を選び、必要な情報にすぐアクセスできる環境を整えることが重要です。 結論、業務改善を実現するには、社内情報を簡単に共有・管理でき、高精度の検索機能によって必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、「記事」にナレッジや業務マニュアルなどを記録・共有でき、属人化による業務の停滞を防ぎながら情報を有効活用できます。また、ヒット率100％の「キーワード検索」で欲しい情報がすぐに見つかるため、効率的に業務改善を進められるのです。 情報の共有・管理を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 時間がなくても業務改善を達成する方法まとめ これまで、業務改善に時間が取れない理由や達成する方法について解説しました。 業務改善を達成するには、現場の業務実態を把握し、担当者と現場社員との間で共通認識をもって取り組むことが重要です。そこで、まずは「業務の見える化」や「マニュアルの整備」によって、ナレッジを蓄積・共有・活用できる仕組みを構築しましょう。 ただし、ナレッジが複数箇所に分散していると、必要な情報を探す手間がかかり、次第に活用されなくなるので「情報を一元管理できるツール」を導入すべきです。とくに「検索性に優れたツール」であれば、必要な情報がすぐに見つかり、ナレッジ活用が進みます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理・共有でき、充実した検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を活用して、時間がないなかでも社内の業務改善を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

近年、ビジネス環境でもデジタル化・DX化の動きが進んでおり、業務効率や生産性を高める企業が増えています。たとえば、「ペーパーレス化」や「脱ハンコ化」もその一例として、実施されているのです。 しかし、「脱ハンコ化と耳にはするものの、具体的なメリットが分からず上手く実現できるか不安がある」という方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、脱ハンコ化するメリットと導入するときのコツを中心にご紹介します。 紙に押印する手間を省きたい 脱ハンコ化するメリット・デメリットを押さえたい 脱ハンコを現場に浸透させ、業務の効率を上げたい という方はこの記事を参考にすると、脱ハンコ化のメリット・デメリットだけでなく、脱ハンコ化する方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ハンコを押印する現状と課題2 脱ハンコに対する政府の取り組みとは？3 脱ハンコ化の3つのメリットとは3.1 （1）生産性が向上する3.2 （2）コスト削減になる3.3 （3）情報漏えい・不正リスクを軽減する4 脱ハンコ化の2つのデメリットとは4.1 （1）システムの導入や運用にコストがかかる4.2 （2）電子化できない書類がある5 脱ハンコ化を推進する4つのステップ5.1 （1）業務フローを見直す5.2 （2）システムの導入で環境を整える5.3 （3）社内外に周知する5.4 （4）効果検証して改善を図る6 【必見】脱ハンコ化の実現に役立つおすすめのツール6.1 安全な情報セキュリティのもと脱印鑑化できるツール「ナレカン」7 脱ハンコ化のメリット・デメリットまとめ ハンコを押印する現状と課題 日本企業に根付く文化のひとつに「ハンコ文化」があります。 ハンコの押印は、ビジネスにおいて「対外文書における法的な証拠」「社内文書の承認の証跡」として重要な役割を果たしています。しかし、近年では、以下の2つの観点から、ハンコの押印が問題視されているのです。 テレワーク導入によるハンコ押印の手間 テレワークが実施されるようになったことで「担当者は、押印のためだけに出社しなければならない」というケースが増えています。 契約対応に時間がかかる非効率性 書面への捺印で契約対応をした場合、郵送・返送の手間が生じます。さらに、電子書面と比べて、契約締結が完了するまでに時間がかかると言えます。 そのため、今日では、業務効率を高めるための動きとして「脱ハンコ化」が進んでいるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 脱ハンコに対する政府の取り組みとは？ 2021年9月に、デジタル庁が発足されたことを皮切りにDX化が進み、今日ではさまざまな書類の電子化が推し進められるようになりました。 とくに、2022年1月には「電子帳簿保存方法の改定」により、大幅に内容の見直しが実施されました。具体的な見直しには、以下が挙げられます。 改正前 改正後 タイムスタンプの要件 3日営業日以内にタイムスタンプの付与が必要 添削履歴が確保できれば、タイムスタンプは不要 検索要件 勘定科目の検索など、詳細な検索項目の設定が必要 項目が取引先・取引金額・取引年月日のみに変更 電子取引の紙保存廃止 データを電子で受け取った場合、紙に印刷して保存することが可能 紙での保存は廃止され、電子データでの保存が義務化 事前承認制度が廃止 電子データを保存する場合、事前に税務署長の承認が必要 承認制度の廃止 引用：docomo business ▸　電子帳保存法とは 以上のように、契約書や請求書のペーパーレス化が推奨されたことで、同時に「脱ハンコ化」しやすい仕組みが整えられたのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 脱ハンコ化の3つのメリットとは 以下では、脱ハンコ化するメリットを3つ紹介します。「現時点で、押印をなくすことは考えていない」という方は、以下の内容を把握したうえで脱ハンコ化を検討すべきです。 （1）生産性が向上する 1つ目のメリットとして、生産性の向上があります。 自社で脱ハンコ化が推進されれば、担当者は押印のためだけに出社する必要がなくなります。さらに、脱ハンコで書類の必要性がなくなるため、自社と取引先との双方でデータのやり取りが進み、契約締結までの時間を短縮できるようになるのです。 以上のように、時間や場所を問わず、作業を進められるようになるので、結果として生産性の向上につながります。 （2）コスト削減になる 2つ目のメリットとして、コストの削減が挙げられます。 ハンコが不要になれば、紙に押印をもらう必要が無くなくなるので、印刷にかかる用紙代やインク代などを削減できるのです。また、ハンコが不要になれば、担当者に押印のアポイントを取り付けたり、書類を提出したりする「時間的コスト」も省けます。 つまり、脱ハンコ化が進めば「金銭的コスト」はもちろん「時間的コスト」も削減できるのです。 （3）情報漏えい・不正リスクを軽減する 3つ目に、脱ハンコにより電子化が進めば、情報漏えいや改ざんのリスクを軽減できます。 書類を紙ベースで管理している場合、書類の量が多いと管理が行き届かず「どこで、どの情報を管理されているのか」が把握できない状態になりかねません。その結果、情報漏えいや文書改ざんといったリスクを高めてしまうのです。 ただし、電子化しても、単純にストレージでファイル管理するだけでは、適切に管理できているとは言えません。そこで、一元化した情報を超高精度な検索機能で探せる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールであれば、情報管理を徹底できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 脱ハンコ化の2つのデメリットとは ここでは、脱ハンコ化のデメリットを2つ紹介します。脱ハンコ化のデメリットもしっかりと理解したうえで、脱ハンコを進めるかの選択をしましょう。 （1）システムの導入や運用にコストがかかる 1つ目に、脱ハンコ化にはシステム導入や運用のためのコストがかかります。 脱ハンコ化するには、電子署名システムや承認フローシステムなどの導入や維持にかかる金銭的コストが発生します。また、複雑で多機能すぎるシステムを導入すると、社員に使い方を説明する教育コストも生じます。 そのため、シンプルで使いやすいシステムを導入して教育コストを下げるのも効果的です。以上のように、システムの導入や運用にかかるコストと電子化せずに紙ベースの業務を続けるのにかかるコストを比較して、選択しましょう。 （2）電子化できない書類がある 2つ目に、電子化できない書類に関しては脱ハンコ化ができないことがあります。 多くの書類において電子化が進んでいる一方で、依然として紙の書面として残すことが義務付けられているものもあります。たとえば、不動産に関する事業用定期借地契約は、公正証書であるため、公証人の前で作成しなければなりません。 このように、脱ハンコに向けて電子化を検討している方は、電子化が禁止されている書類を扱っていないか確認しましょう。しかし、現時点では電子化が不可能な書類でも、DXの推進でデジタル化できるようになる可能性はあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 脱ハンコ化を推進する4つのステップ ここでは、脱ハンコ化を実現するための4つのステップを紹介します。「脱ハンコ化を進めたいけれど、具体的な取り組みがわからない」という方は以下を参考にしましょう。 （1）業務フローを見直す はじめに、業務フローの見直しをしましょう。 脱ハンコ化が進まない背景に、脱ハンコ化後の具体的なイメージや目的を持てていないことがあります。たとえば、「ハンコを押す業務をなくしたくらいでは作業効率は変わらない」と考えてしまう人も少なくありません。 しかし、作業フローを見直せば、実際には押印に至るまでに、時間や手間がかかっていることがわかるのです。そのため、「どの作業に・どのくらい時間を割いているのか」が明確になり、脱ハンコ化によってどのくらいの便益があるかを把握できます。 （2）システムの導入で環境を整える 次に、システムの導入で脱ハンコができる環境を整備しましょう。 作業フローの見直しによって「課題」や「電子化する範囲」を確認したら、条件に適応したシステムを選ぶことが大切です。とくに社内で円滑にシステムを運用に乗せるには、「サポート体制」と「シンプルさ」は重要なポイントになります。 そのため、初期導入支援や既存データの移行支援などの手厚いサポートがあり、誰でも使いやすい「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。シンプルかつサポートしてくれるツールであれば、運用コストを抑えることにもつながります。 （3）社内外に周知する 3つ目に、電子化して脱ハンコしたことを社内外に周知しましょう。 システムを導入したら、社員だけでなく、これまで書面でやり取りをしてきた取引先や顧客に対しても知らせます。中には、電子契約に躊躇してしまう相手もいる可能性があるため、事前に使い方をわかりやすく記載したマニュアルを作成しておくと親切です。 また、社員に向けては、システムの使用方法や情報セキュリティの教育もしっかりと実施しましょう。ITに不慣れな社員による情報漏えいを防ぐために、最初から高セキュアなシステムを使うのもおすすめです。 （4）効果検証して改善を図る 4つ目に、脱ハンコ化の効果を検証して、改善を図りましょう。 脱ハンコ化しても効果検証を実施しないと、「システムの運用上で問題が生じていた」や「社員が使いこなせていない」といった事態に気付けません。結果、トラブルがいつまで経っても解消されず、社員のシステム離れを引き起こす恐れがあるのです。 しかし、脱ハンコ化の効果検証を適切に実施し、都度トラブルを解決していけば、使われ続けるシステムになります。また、検証で効果を証明できれば、システムの利用範囲を社内で広げやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】脱ハンコ化の実現に役立つおすすめのツール 以下では、脱ハンコ化の実現に役立つおすすめのツールを紹介します。 書類にハンコを押すという業務フローでは、リモートワークのときでも「わざわざ印鑑を押すために出社する」といった手間が生じます。また、ハンコを用いる業務形態では、いつまで経っても業務を電子化できず、アナログな手法に頼らざるを得ません。 そこで、「印鑑を押さずともデジタル上で承認できるITツール」を導入して、面倒なハンコの押印をなくしましょう。ただし、社内の重要な書類情報を外部に漏えいさせないために、高セキュリティのツールを選ぶべきです。 結論、自社が導入すべきなのは、安全なセキュリティのもとで脱ハンコ化が可能なツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、承認者を設定して承認フローを回せるため、押印業務を「承認する」ボタンのワンクリックに置き換えられます。また、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるので、情報漏えいの心配がありません。 安全な情報セキュリティのもと脱印鑑化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 脱ハンコ化のメリット・デメリットまとめ ここまで、脱ハンコ化のメリット・デメリットを中心に紹介しました。 書面でのやり取りでは、リモートワークのときでも押印のためにわざわざ出社しないといけません。また、印鑑を押す必要性から、書面のデータ化ができないため、契約締結までの時間が電子取引に比べて長くなってしまいます。 そこで、押印の代わりに承認フローを回せる機能が備わったITツールで、電子化を進めていきましょう。ただし、セキュリティがしっかりとしたツールでなければ、全社で安全に導入することができません。 したがって、電子化データの管理に最適なのは、承認フローを設定できて、国際セキュリティ規格を取得している「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、社内における脱ハンコ化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

業務効率化を実現するには、日々の業務を見直してより効率的な方法を模索することが求められます。しかし、目的や計画がない状態で取り組むと、思うような成果をあげられない可能性があるのです。 そのため、「業務改善を進めたいが、方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで、今回は業務改善に役立つフレームワークや進め方を中心にご紹介します。 日々の業務における無駄な作業を削減したい 業務改善の正しいプロセスを実践して、職場環境の改善につなげたい 効率的に業務改善を進める方法があれば知りたい という担当者はこの記事を参考にすると、業務改善に使えるフレームワークやプロセスがわかり、自社の課題点を把握しながら業務改善につなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務改善とは2 業務改善を実施する目的とは2.1 コスト削減2.2 職場環境の改善2.3 属人化の解消3 業務改善に使える4つのフレームワーク3.1 （1）PDCAサイクル3.2 （2）ECRS3.3 （3）MECE3.4 （4）KPT4 4ステップ｜業務改善の具体的な進め方4.1 ステップ1｜業務の見える化4.2 ステップ2｜問題の洗い出し4.3 ステップ3｜計画の作成と実行4.4 ステップ4｜評価・振り返り5 【必見】簡単に日々の業務改善ができるツール5.1 社内情報の一元管理で業務改善を促進する「ナレカン」6 業務改善の概要やフレームワーク・進め方まとめ 業務改善とは 業務改善とは、現状の業務フローや課題点の見直し、業務効率化や職場環境の改善を図ることです。 企業が持つリソース（ヒト、モノ、カネ、情報）には限りがあるので、過剰なリソースを割いている業務がある場合、早急に問題点を改善しなければなりません。 そして、業務改善の最大の目的である「利益の最大化」に向けた指標として、QCDという考え方があります。QCDとは、Quality（品質）Cost（コスト）Delivery（納期）の3つの要素の頭文字を合わせた言葉です。 商品やサービスを高品質かつ低コストで、納期内に仕上げることによって、利益向上に結び付くという発想です。QCDのフローを妨げる原因を特定・解消することが、業務改善の基本的な流れとなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善を実施する目的とは 以下では、業務改善に取り組む代表的な目的を3つ紹介します。業務改善には現場メンバーの理解が前提になるので、推進者側で目的を明確にしておくことが大切です。 コスト削減 業務改善を実施する1つ目の目的は、「コスト削減」です。 たとえば、これまで共有すべき情報を紙で配布し、対面で会議を実施していた状態から、ITツールで情報を管理し、ツール上で内容を確認できる仕組みを整備した場合、「紙の印刷にかかる金銭的コスト」と「会議にかかる時間的コスト」の両方を減らせます。 とくに、アナログな情報共有が浸透している企業では、業務そのものが非効率であることに気づきにくいのです。そのため、まずは自社における「アナログな情報共有・管理」を見直すことが、業務改善の第一歩となります。 職場環境の改善 業務改善を実施する2つ目の目的は、「職場環境の改善」です。 業務改善によって作業の無駄を省くことで、結果として労働時間が減少し、社員の身体的・精神的な負担の軽減にもつながります。さらに、企業側にとっても、残業代をはじめとした人件費の削減を実現できるのです。 このように、職場環境の改善につながる業務改善は、社員と企業の双方にメリットのある取り組みです。 属人化の解消 業務改善を実施する3つ目の目的は、業務の標準化による「属人化の解消」です。 代表的な例として、「マニュアル」や「FAQ」の作成が挙げられます。仮に、ある業務を特定の社員しか対応できない場合、担当者の不在や退職時に引き継ぎがうまくいかず、業務の停滞やトラブルを招くリスクが高まるのです。 そこで、マニュアルやFAQを整備すると、誰でも同じ品質で業務を遂行でき、属人化や特定の社員に負担が集中する事態を防げます。また、疑問点が生じた時もマニュアルを参照すれば自己解決できるので、教育の負担軽減にも効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善に使える4つのフレームワーク 業務改善に取り組むうえで、まずは自社業務の改善すべき点を見つけなければなりません。そこで、フレームワーク（事象に対する分析や戦略を考えるための枠組み）を使うのが効果的です。 以下では、自社業務の課題抽出に役立つフレームワークを4つご紹介します。 （1）PDCAサイクル PDCAサイクルとは、「Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）」の頭文字をとった言葉です。PDCAの4つのステップを繰り返すことで、反復的に業務改善を進め、継続的な改善が可能になります。 Plan/計画 新たな事業や施策を実施するときは、目標や現状を踏まえた適切な計画を立てる必要があります。また、現実的に可能な期限、内容にとどめる点がポイントです。 Do/実行 Planで検討した計画内容を実行します。効果を正しく測定するために、Planで考案した施策は過不足なく実行ましょう。 Check/評価 実行した内容が計画通り進んだかを評価します。とくに、計画通りに進まなかった場合には、その原因を客観的に分析することが重要です。 Action/改善 評価結果を踏まえ、今後どのような対策や改善をするべきか検討します。得られた知識やノウハウを次のPlanに落とし込むことで、業務の質や効率を継続的に高めるサイクルを確立しましょう。 このPDCA法は、さまざまな業務の基本となるフレームワークであり、問題に対して論理的かつ計画的に取り組むうえで必須です。 （2）ECRS ECRSとは、「Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）」の頭文字をとった言葉です。 製造現場における適切な課題発見と効果的な業務改善の手法として考えられたもので、現在ではその有用性からさまざまな業界で広く用いられるようになりました。ECRSはそれぞれ以下のような指標で、業務改善のための課題を抽出します。 Eliminate/排除：不要な業務を排除できないか Combine/統合：複数の業務をまとめることはできないか Rearrange/変更：業務の場所や流れの入れ替えで、効率を上げられないか Simplify/簡略化：業務をさらに簡略化できないか PDCA法と比較して、ECRS法はより業務改善に着目したフレームワークです。 （3）MECE MECE（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive）とは、ある事象の要素を「漏れなく、重複なく」抽出し、問題解決へ導くためのフレームワークです。直訳は以下の通りになります。 Mutually：互いに Exclusive：重複がなく Collectively：集合的に、全体として Exhaustive：漏れがない たとえば、売上は「成約数×平均顧客単価」で表されますが、それぞれを「新規契約数と継続契約数」「月額基本料金とオプション料金」のように、重複・漏れなく細分化すると「どの要素に関わる問題を解消すべきなのか」が正しく導けるようになります。 とくに、問題点に対して正しく原因を特定するときに活用できるフレームワークです。 （4）KPT KPTとは、業務や取り組みの振り返りでよく使われるフレームワークであり、それぞれ以下の頭文字から成り立っています。 Keep：継続してやるべきこと Problem：解消すべき問題 Try：新たに改善し実践すべきこと とくに、開発現場におけるアジャイル開発（工程を機能単位に区切って小規模なサイクルで進める開発手法）で多く用いられるフレームワークです。しかし、業界業種問わず活用でき、短いスパンでKPTを実施するのでスピード感を持ってビジネスを促進できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 4ステップ｜業務改善の具体的な進め方 以下では、実際にどのようなプロセスで業務を改善していけばよいかを解説します。以下の手順を用いると、業界業種問わず、現状の課題発見から解決策を導くまでのプロセスを効率化できます。 ステップ1｜業務の見える化 まずは、業務の見える化を実施し、曖昧になっていた業務フローやリソースの重複箇所などを明確にします。 業務フロー全体で遅れが生じているなど、全社的な問題を見つけるには「各業務をタスク単位で細分化する」のが有効です。タスクを要素分解することで、業務の見える化だけでなく、個別業務へのアプローチが可能となり、具体的な対策も練りやすくなります。 また、見える化によって整理された業務フローや、社員が持つノウハウ・ナレッジなどは、放置せず随時アップデートすることが重要です。過去の情報を蓄積しながら、最新の内容を社内で共有することで、継続的な業務改善につながります。 ステップ2｜問題の洗い出し 次に、見える化した業務の中から問題を洗い出し、「気づき」を得やすくします。 担当者や管理者目線では、現場で発生している問題に気づけないことがあります。実際の現場では、「問題の合理的な解決策は把握しているが、実践できていない」というケースが少なくないためです。 そのため、社員の意見を聞くときには「合理的になりすぎず、定性的な現場の声もヒアリングする」ことが重要です。現場の声を聞きながら問題を洗い出すことで、現場目線でしか発見できない「気づき」を見つけ出すことができます。 ステップ3｜計画の作成と実行 業務の見える化や現場からのヒアリングで抽出した課題をもとに、具体的な計画を立てて実行に移します。 計画を立てるときは、実行可能な範囲を超えないよう、社員の稼働状況やスキルを把握しておくことが重要です。たとえば、繁忙期に業務フローを大幅に変更するのではなく、負荷の少ない時期に試験的に導入するなど、現場の状況を踏まえた計画が求められます。 また、施策の効果を定量的に分析するためには、あらかじめ実行期間を設定しておくことがポイントです。 ステップ4｜評価・振り返り 最後に、実行した施策によってどのような成果が得られたのかを分析・評価します。 評価の段階では、客観的かつ合理的に判断することが大切です。良好な成果が得られた場合は、計画から実行までのプロセスが正しいことがわかる一方、成果が芳しくなかった場合は「なぜ施策が上手く機能しなかったのか」を分析する必要があります。 また、課題の洗い出しから評価までのプロセス完了後は、「ナレカン」「ナレカン」のような情報蓄積に特化したITツールを使うと、ノウハウとしてデータを蓄積できます。蓄積したノウハウを共有することで、別の課題が生じたときにも活用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】簡単に日々の業務改善ができるツール 以下では、簡単に日々の業務改善ができるツールをご紹介します。 業務改善において、まずは業務の見える化を進め、曖昧になっている業務フローや不要な作業を整理することが重要です。そこで、「情報をわかりやすく記録・共有・管理できるナレッジ管理ツール」を導入すれば、業務改善の基盤を整えられます。 また、業務改善の過程で得られた社員の意見や分析などの情報は、ノウハウとして他の業務へ活用できるため、社内全体でいつでも活用できるよう管理しておくべきです。ただし、情報が増えるにつれ探す時間がかかるため「検索性の高いツール」を選びましょう。 結論、業務改善の実現には、社内のあらゆる情報を共有・管理でき、超高精度の検索機能で必要な情報をすぐに活用できる「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」に業務マニュアルやナレッジ、分析結果などを蓄積し、社内全体へ共有できます。また、“ヒット率100％”の検索機能によってほしい情報にすぐにアクセスできるため、蓄積したノウハウを効率的に活用しながら業務改善を遂行できるのです。 社内情報の一元管理で業務改善を促進する「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善の概要やフレームワーク・進め方まとめ ここまで、業務改善のメリットから具体的な業務改善の方法までを解説しました。 業務改善には、コスト削減や職場環境の改善などのメリットがあるため、全社で積極的に取り組むべき施策です。また、PDCAサイクルをはじめとしたフレームワークを活用すれば、情報を整理しながら業務改善のプロセスを進められます。 しかし、業務改善に成功しても、改善事例や解決策などを管理・共有しなければ、その効果を企業全体に波及させることはできません。そこで、「情報管理ツール」を導入して、業務改善に関する情報管理・共有を効率化させましょう。 ただし、情報を探すのに手間がかかると非効率になってしまうため、高精度の検索機能を備え、必要な情報にすぐアクセスできるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使い、誰でも業務改善のプロセス管理・情報共有が簡単にできる環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！