脱ハンコが進まない？電子化するメリット・デメリットを解説
近年、ビジネス環境でもデジタル化・DX化の動きが進んでおり、業務効率や生産性を高める企業が増えています。たとえば、「ペーパーレス化」や「脱ハンコ化」もその一例として、実施されているのです。
しかし、「脱ハンコ化と耳にはするものの、具体的なメリットが分からず上手く実現できるか不安がある」という方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、脱ハンコ化するメリットと導入するときのコツを中心にご紹介します。
- 紙に押印する手間を省きたい
- 脱ハンコ化するメリット・デメリットを押さえたい
- 脱ハンコを現場に浸透させ、業務の効率を上げたい
という方はこの記事を参考にすると、脱ハンコ化のメリット・デメリットだけでなく、脱ハンコ化する方法がわかります。
目次
ハンコを押印する現状と課題
日本企業に根付く文化のひとつに「ハンコ文化」があります。
ハンコの押印は、ビジネスにおいて「対外文書における法的な証拠」「社内文書の承認の証跡」として重要な役割を果たしています。しかし、近年では、以下の2つの観点から、ハンコの押印が問題視されているのです。
- テレワーク導入によるハンコ押印の手間
- 契約対応に時間がかかる非効率性
テレワークが実施されるようになったことで「担当者は、押印のためだけに出社しなければならない」というケースが増えています。
書面への捺印で契約対応をした場合、郵送・返送の手間が生じます。さらに、電子書面と比べて、契約締結が完了するまでに時間がかかると言えます。
そのため、今日では、業務効率を高めるための動きとして「脱ハンコ化」が進んでいるのです。
脱ハンコに対する政府の取り組みとは？
2021年9月に、デジタル庁が発足されたことを皮切りにDX化が進み、今日ではさまざまな書類の電子化が推し進められるようになりました。
とくに、2022年1月には「電子帳簿保存方法の改定」により、大幅に内容の見直しが実施されました。具体的な見直しには、以下が挙げられます。
| 改正前 | 改正後 | |
|---|---|---|
| タイムスタンプの要件 |
3日営業日以内にタイムスタンプの付与が必要 |
添削履歴が確保できれば、タイムスタンプは不要 |
| 検索要件 |
勘定科目の検索など、詳細な検索項目の設定が必要 |
項目が取引先・取引金額・取引年月日のみに変更 |
| 電子取引の紙保存廃止 |
データを電子で受け取った場合、紙に印刷して保存することが可能 |
紙での保存は廃止され、電子データでの保存が義務化 |
| 事前承認制度が廃止 |
電子データを保存する場合、事前に税務署長の承認が必要 |
承認制度の廃止 |
以上のように、契約書や請求書のペーパーレス化が推奨されたことで、同時に「脱ハンコ化」しやすい仕組みが整えられたのです。
脱ハンコ化の3つのメリットとは
以下では、脱ハンコ化するメリットを3つ紹介します。「現時点で、押印をなくすことは考えていない」という方は、以下の内容を把握したうえで脱ハンコ化を検討すべきです。
（1）生産性が向上する
1つ目のメリットとして、生産性の向上があります。
自社で脱ハンコ化が推進されれば、担当者は押印のためだけに出社する必要がなくなります。さらに、脱ハンコで書類の必要性がなくなるため、自社と取引先との双方でデータのやり取りが進み、契約締結までの時間を短縮できるようになるのです。
以上のように、時間や場所を問わず、作業を進められるようになるので、結果として生産性の向上につながります。
（2）コスト削減になる
2つ目のメリットとして、コストの削減が挙げられます。
ハンコが不要になれば、紙に押印をもらう必要が無くなくなるので、印刷にかかる用紙代やインク代などを削減できるのです。また、ハンコが不要になれば、担当者に押印のアポイントを取り付けたり、書類を提出したりする「時間的コスト」も省けます。
つまり、脱ハンコ化が進めば「金銭的コスト」はもちろん「時間的コスト」も削減できるのです。
（3）情報漏えい・不正リスクを軽減する
3つ目に、脱ハンコにより電子化が進めば、情報漏えいや改ざんのリスクを軽減できます。
書類を紙ベースで管理している場合、書類の量が多いと管理が行き届かず「どこで、どの情報を管理されているのか」が把握できない状態になりかねません。その結果、情報漏えいや文書改ざんといったリスクを高めてしまうのです。
ただし、電子化しても、単純にストレージでファイル管理するだけでは、適切に管理できているとは言えません。そこで、一元化した情報を超高精度な検索機能で探せる「ナレカン」のようなITツールであれば、情報管理を徹底できます。
脱ハンコ化の2つのデメリットとは
ここでは、脱ハンコ化のデメリットを2つ紹介します。脱ハンコ化のデメリットもしっかりと理解したうえで、脱ハンコを進めるかの選択をしましょう。
（1）システムの導入や運用にコストがかかる
1つ目に、脱ハンコ化にはシステム導入や運用のためのコストがかかります。
脱ハンコ化するには、電子署名システムや承認フローシステムなどの導入や維持にかかる金銭的コストが発生します。また、複雑で多機能すぎるシステムを導入すると、社員に使い方を説明する教育コストも生じます。
そのため、シンプルで使いやすいシステムを導入して教育コストを下げるのも効果的です。以上のように、システムの導入や運用にかかるコストと電子化せずに紙ベースの業務を続けるのにかかるコストを比較して、選択しましょう。
（2）電子化できない書類がある
2つ目に、電子化できない書類に関しては脱ハンコ化ができないことがあります。
多くの書類において電子化が進んでいる一方で、依然として紙の書面として残すことが義務付けられているものもあります。たとえば、不動産に関する事業用定期借地契約は、公正証書であるため、公証人の前で作成しなければなりません。
このように、脱ハンコに向けて電子化を検討している方は、電子化が禁止されている書類を扱っていないか確認しましょう。しかし、現時点では電子化が不可能な書類でも、DXの推進でデジタル化できるようになる可能性はあります。
脱ハンコ化を推進する4つのステップ
ここでは、脱ハンコ化を実現するための4つのステップを紹介します。「脱ハンコ化を進めたいけれど、具体的な取り組みがわからない」という方は以下を参考にしましょう。
（1）業務フローを見直す
はじめに、業務フローの見直しをしましょう。
脱ハンコ化が進まない背景に、脱ハンコ化後の具体的なイメージや目的を持てていないことがあります。たとえば、「ハンコを押す業務をなくしたくらいでは作業効率は変わらない」と考えてしまう人も少なくありません。
しかし、作業フローを見直せば、実際には押印に至るまでに、時間や手間がかかっていることがわかるのです。そのため、「どの作業に・どのくらい時間を割いているのか」が明確になり、脱ハンコ化によってどのくらいの便益があるかを把握できます。
（2）システムの導入で環境を整える
次に、システムの導入で脱ハンコができる環境を整備しましょう。
作業フローの見直しによって「課題」や「電子化する範囲」を確認したら、条件に適応したシステムを選ぶことが大切です。とくに社内で円滑にシステムを運用に乗せるには、「サポート体制」と「シンプルさ」は重要なポイントになります。
そのため、初期導入支援や既存データの移行支援などの手厚いサポートがあり、誰でも使いやすい「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。シンプルかつサポートしてくれるツールであれば、運用コストを抑えることにもつながります。
（3）社内外に周知する
3つ目に、電子化して脱ハンコしたことを社内外に周知しましょう。
システムを導入したら、社員だけでなく、これまで書面でやり取りをしてきた取引先や顧客に対しても知らせます。中には、電子契約に躊躇してしまう相手もいる可能性があるため、事前に使い方をわかりやすく記載したマニュアルを作成しておくと親切です。
また、社員に向けては、システムの使用方法や情報セキュリティの教育もしっかりと実施しましょう。ITに不慣れな社員による情報漏えいを防ぐために、最初から高セキュアなシステムを使うのもおすすめです。
（4）効果検証して改善を図る
4つ目に、脱ハンコ化の効果を検証して、改善を図りましょう。
脱ハンコ化しても効果検証を実施しないと、「システムの運用上で問題が生じていた」や「社員が使いこなせていない」といった事態に気付けません。結果、トラブルがいつまで経っても解消されず、社員のシステム離れを引き起こす恐れがあるのです。
しかし、脱ハンコ化の効果検証を適切に実施し、都度トラブルを解決していけば、使われ続けるシステムになります。また、検証で効果を証明できれば、システムの利用範囲を社内で広げやすくなります。
【必見】脱ハンコ化の実現に役立つおすすめのツール
以下では、脱ハンコ化の実現に役立つおすすめのツールを紹介します。
書類にハンコを押すという業務フローでは、リモートワークのときでも「わざわざ印鑑を押すために出社する」といった手間が生じます。また、ハンコを用いる業務形態では、いつまで経っても業務を電子化できず、アナログな手法に頼らざるを得ません。
そこで、「印鑑を押さずともデジタル上で承認できるITツール」を導入して、面倒なハンコの押印をなくしましょう。ただし、社内の重要な書類情報を外部に漏えいさせないために、高セキュリティのツールを選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、安全なセキュリティのもとで脱ハンコ化が可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では、承認者を設定して承認フローを回せるため、押印業務を「承認する」ボタンのワンクリックに置き換えられます。また、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるので、情報漏えいの心配がありません。
安全な情報セキュリティのもと脱印鑑化できるツール「ナレカン」
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脱ハンコ化のメリット・デメリットまとめ
ここまで、脱ハンコ化のメリット・デメリットを中心に紹介しました。
書面でのやり取りでは、リモートワークのときでも押印のためにわざわざ出社しないといけません。また、印鑑を押す必要性から、書面のデータ化ができないため、契約締結までの時間が電子取引に比べて長くなってしまいます。
そこで、押印の代わりに承認フローを回せる機能が備わったITツールで、電子化を進めていきましょう。ただし、セキュリティがしっかりとしたツールでなければ、全社で安全に導入することができません。
したがって、電子化データの管理に最適なのは、承認フローを設定できて、国際セキュリティ規格を取得している「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内における脱ハンコ化を実現しましょう。
