ナレッジマネジメント
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ファイルデータは重要な情報であり、企業活動のさまざまな場面で頻繁に共有・活用されています。しかし、「必要なファイルがどこにあるか分からない」「共有するときにセキュリティが心配」「外出先からアクセスできない」といった、ファイル管理・共有における課題に直面している企業も少なくありません。 効率的なファイル管理体制を構築するためには、ファイルを保管するサーバーの適切な運用が不可欠です。サーバーには種類がありますが、「違いがよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有の現場で発生しがちな課題と解決策、サーバーの種類を中心に解説します。 ファイル共有に伴う課題を解決したい サーバーの種類を理解したい ファイル共有の課題を解決する新たなツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすれると、ファイル共有で発生する課題とその解決方法が理解でき、社内のファイル共有に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル共有で発生する課題と解決方法1.1 検索性が悪い1.2 機密情報を送信するときのセキュリティが不安1.3 外出先で上手くファイル共有できない2 社内でファイルサーバーを運用するときのコツ3 クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いとは4 クラウド型サーバーのメリット4.1 システムメンテナンスが不要4.2 容量の拡張をしやすい4.3 自動バックアップの機能がある5 クラウド型サーバーのデメリット5.1 ネット環境が必須5.2 カスタマイズ性が低い6 クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3選6.1 ポイント1｜機能に過不足がないか6.2 ポイント2｜セキュリティは万全か6.3 ポイント3｜初期の導入・運用に手厚い支援が得られるか7 ファイル共有の課題を解決するおすすめツール7.1 ファイル共有の課題を解決するクラウド型サーバー「ナレカン」8 オンプレミス型サーバーのメリット8.1 カスタマイズ性が高い8.2 セキュリティ対策を事前に設定できる9 オンプレミス型サーバーのデメリット9.1 機器の手配、管理をしづらい9.2 容量や機能の拡張をしづらい9.3 トラブルが起きたときの対処が難しい10 【疑問を解決】ファイル共有にまつわる質問10.1 （1）ファイル共有のリスクは？10.2 （2）ファイル共有ソフトは違法？10.3 （3）BCP対策とは？11 ファイル共有で発生する課題と解決方法まとめ ファイル共有で発生する課題と解決方法 以下では、ファイル共有で発生する課題とそれぞれの解決方法についてご紹介します。ファイル共有がスムーズにいかず悩んでいる方は必見です。 検索性が悪い ファイル名だけでは内容が分からず、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまうことがあります。 このような検索性の悪さを解消するためには、フォルダの構成を根本的に見直すことが重要です。ファイルの種類やプロジェクト、作成日など、一定のルールに基づいて整理することで、探しやすさが向上します。 さらに、検索機能が優れたツールへの乗り換えも有効な手段です。ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索できるツールや、高度な絞り込み機能を持つツールを導入することで、必要なファイルに素早くアクセスできるようになります。 機密情報を送信するときのセキュリティが不安 機密性の高いファイルを共有するときに無料のファイル転送サービスや、セキュリティ対策が甘いプライベート向けのツールを安易に利用すると、情報漏えいのリスクが高まります。 機密情報を安全に共有するためには、無料のツールやプライベート向けのツールの利用はやめるべきです。情報共有のルールを明確化し、従業員全体にセキュリティ意識を徹底させることが重要です。 また、強固なセキュリティ対策が施された法人向けのファイル共有サービスの導入も効果的です。暗号化機能やアクセス権限設定が装備された、高度な情報管理体制やデータセキュリティ水準をクリアしているツールを選択しましょう。 外出先で上手くファイル共有できない リモートで作業するときや外出先からスマホで操作したい場合、必要なファイルにアクセスできなかったり共有の手間がかかったりすると、業務効率が大幅に低下します。 そこで、マルチデバイスに対応したサービスの利用が有効です。とくに、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも容易にアクセスできるクラウド型のファイル共有サービスであれば、場所や時間にとらわれずに業務を進められます。 また、リアルタイムで情報を更新できるツールなら、情報格差が生じにくく、業務が円滑化するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でファイルサーバーを運用するときのコツ ここでは、社内でファイルサーバーを運用するときのコツをご紹介します。自社でファイルサーバーの導入を考えている担当者の方は必見です。 運用ルールを決めて共有する ファイルサーバーを運用するときには、社内で運用ルールを決めて、全体に共有しておくことが重要です。運用には、ファイル名やデータの保存期間、利用方法などに関する規則を設けると、作成や管理がより簡単になるためおすすめです。 アクセス権を適切に管理する 社内でファイルサーバーを利用すると、所属部署や階級によってアクセスできる情報に違いが出ます。ファイルサーバーではアクセス権を設定できますが、情報の漏えいを防ぐために、間違えず適切にアクセス権を管理することが重要です。 定期的にバックアップをとる データを紛失したときでも、情報を見返せるように定期的にバックアップをとりましょう。ファイルサーバー内のデータは誤って消去される可能性がありますが、バッグアップをとっておけば完全に情報が失われるのを防ぐことができます。バックアップの期間についても、社内でルールを決めておくと管理しやすくなります。 以上の3つのコツを押さえて、社内の情報を簡単かつ安全に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いとは クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いは以下の通りです。 クラウド型 サーバーをインターネット上に設置し、情報システムを自社に保有せずに運用するサーバーです。サーバーにかかる回線や機器を自社で準備せずとも、インターネットに接続していれば使えるので初期費用は割安です。 　　　　オンプレミス型 サーバー機器を自社に設置し、自社内で情報システムを保有するサーバーです。自社向けにカスタマイズしやすいものの、システム構築にかかる回線や機器などを自社で準備しなければならないので初期費用は割高です。 大きな違いとしてはサーバーがインターネット上にあるか、自社にあるかが大きな違いになります。以前はオンプレミス型が普及していましたが、現在ではクラウド型の利用が主流となっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型サーバーのメリット 以下では、クラウド型サーバーのメリットを紹介します。 システムメンテナンスが不要 クラウド型の場合、サーバーがインターネット上にあるので、自社に機器を手配するコストや配置する場所を考慮する必要がありません。 オンプレミス型では必要だった、サーバールームが不要なため、場所を取らないのもメリットです。また、使用機器がインターネットに接続されていれば場所や時間を問わずに利用できるのもポイントです。 このように、「サーバーの設置場所」「利用者の場所」の両者を問わない、専門の機器を使わない点は今日のテレワークをはじめとした柔軟な働き方にも貢献します。 容量の拡張をしやすい 容量を追加したいときはプランの変更やオプションサービスを追加するだけで、手軽に容量の拡張が可能です。 料金体系はツールによって異なりますが、オンプレミス型の拡張費用と比較すると、圧倒的に安い金額での拡張が可能です。逆に、容量を縮小したい場合もプランを変更すればすぐに変更できます。 チームの規模や人数に合わせて柔軟に利用できる点は、オンプレミス型にはないメリットと言えます。 自動バックアップの機能がある クラウド型サーバーでは、保存したファイルは自動的にバックアップされます。災害・トラブルでファイルをなくしたり、誤削除してしまっても、バックアップからの復元が可能です。 一方、オンプレミス型の場合は、追加でバックアップができるソフトウェアパッケージ製品を購入して、付随する専用のツールで設定やカスタマイズする必要があります。 また、クラウド型を提供するベンダーによってサポートが異なるので、操作性のシンプルさで定評な「ナレカン」 のように「1営業日以内」で迅速にサポートしてくれるクラウド型サーバーを選定するのもおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型サーバーのデメリット クラウド型サーバーを選ぶときには、以下のデメリットを考慮したうえで、自社に合ったサーバーを選ぶ必要があります。ただし、運用でカバーできる内容もあるので、運用には自社で定めたルールの策定が必要です。 ネット環境が必須 クラウド型サーバーは、インターネットに接続されていれば場所を問わずアクセスが可能である反面、ネット環境が整っていなければ使えないサービスが多いです。 そのため、オフライン環境での業務に支障をきたす可能性があるのです。また、停電や災害、機器の経年劣化でインターネットが使えなくなることもあります。 したがって、自社の社員がオフライン環境下でも使う可能性が高い場合は「オフライン対応可能か」にも注目しましょう。 カスタマイズ性が低い オンプレミス型サーバーと異なり、システムのカスタマイズがしづらいという点もデメリットです。 クラウド型は仕様があらかじめ決まっているので、機能・容量追加はできても自社に合わせて柔軟に対応させることができません。そのため、自社が「どのような課題を解決すべきか」「必要な機能は何か」が明確に定まっていなければ、導入に失敗してしまうので注意しましょう。 また、必要以上の機能が備わったサービスを導入すると、教育コストもかかるうえ費用対効果も下がるので「過不足がない機能を持つサービス」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3選 ここでは、クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3つご紹介します。「導入したものの自社に合わなかった」とならないよう、以下の点は必ず押さえましょう。 ポイント1｜機能に過不足がないか まずは、自社に必要な機能が過不足なく揃っているかを確認しましょう。 ツールを導入しても、機能が多すぎると十分に使いこなせず、逆に機能が不足していると業務に支障をきたしかねません。また多機能なツールは導入コストや月額費用が高額になったりする可能性があります。 部署や役職単位で参加するフォルダを設定できる「グループ機能」や目的の情報をすぐに見つけられる「検索機能」など、自社に必要な機能を明確にしたうえで「機能に過不足のないツール」を選びましょう。 ポイント2｜セキュリティは万全か 次に、セキュリティ強度が高いかは非常に重要なポイントです。 ファイル共有サービスには、さまざまなセキュリティ対策が施されていますが、とくに注目すべきはアクセス権限の設定機能です。管理者が「閲覧」「編集」などの権限をユーザーごとの設定できると、機密性の高い情報へのアクセスを必要最低限のユーザーに限定できます。 また、暗号化通信や二段階認証、アクセスログの記録などの機能も、情報漏えいのリスクを抑えるために重要な要素です。社内システムとしての導入するときには、セキュリティ機能が十分に備わっているかを確認しましょう。 ポイント3｜初期の導入・運用に手厚い支援が得られるか 最後に、初期の導入・運用に手厚い支援が得られるかも確認しましょう。 新しいファイル共有サービスを導入するときには、初期設定やデータ移行など、さまざまな作業が発生します。たとえば、疑問や質問に対して1営業日以内にメールで返信が来るようなサポートがあると、乗り換えによる影響を最小限に抑えられます。 初期導入支援サポートや、導入後の操作説明会、メールでのサポート体制が充実しているサービスを選ぶことで、導入時の不安を解消し、スムーズな運用開始を期待できます。特に、新しいサービスへの乗り換えの負担が心配な場合や、初めてクラウドサービスを導入する場合、サポート体制の充実度を重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有の課題を解決するおすすめツール 以下では、ファイル共有で抱える悩みを解消するツールを紹介します。 社内でファイル共有が上手くいっておらず、不満を抱えている場合は、現在利用しているサービスを見直す必要があります。セキュリティ面や利用のしやすさ、検索機能の充実度などに問題があれば、ツールを乗り換えてみることで解決を図りましょう。 しかし、ツールを乗り換えるときには、初期の導入のハードルが高いです。そこで、導入や運用支援が充実しているツールを選ぶと、簡単に導入でき、社内にツールが定着しやすくなります。 結論、社内のファイル共有には検索機能が充実しており、運用開始時や運用中のサポートが手厚い「ナレカン」 一択です。 ナレカンなら、社内にある膨大な情報でも、超高精度な検索機能で、すぐに必要なものを取り出せます。また手厚い導入支援を受けられ、運用中も万全のサポート体制があるため、安心して導入できます。 ファイル共有の課題を解決するクラウド型サーバー「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンプレミス型サーバーのメリット 以下では、オンプレミス型サーバーのメリットを紹介します。とくに、サーバーが物理的にユーザーに近いので、自社オリジナルのシステム構築ができたり、運用に合わせて柔軟にシステムを変更できたりするのが特徴です。 カスタマイズ性が高い オンプレミス型サーバーはカスタマイズ性が高く柔軟性に長けているのがメリットのひとつです。 ハードウェアからソフトウェアまで自社で保有できるため、OSなど自社に合った自由なシステムの設定が可能です。既存システムがある場合は同一システムの構築・連携もできます。 ただし、自社に合わせたカスタマイズするには運用にかかる費用はもちろん、専門知識を備えた人材が必要な点に注意しましょう。 セキュリティ対策を事前に設定できる オンプレミス型は自社で機器の構築や操作ができるので、問題が起こる前に以下のセキュリティ対策を施行できます。 サーバーの設置場所の決定 どのようなソフト・システムを利用するかの決定 アクセス権の設定や不正アクセスの監視 また、オリジナルのアドオン開発（個別で機能拡張すること開発）ができるため、自社のセキュリティポリシーに沿った要件でセキュリティの強度を決められるのも特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンプレミス型サーバーのデメリット ここでは、オンプレミス型サーバーのデメリットを紹介します。以下のデメリットの対策をあらかじめ検討して、オンプレミス型が適しているかを確認しましょう。 機器の手配、管理をしづらい オンプレミス型の場合は、IT機器を設置しなければならないので手配や管理が難しい点がデメリットのひとつです。 また、ネットワーク機器やソフトウェアの購入をはじめとした初期費用、そして人件費もかかるのでランニングコストが高くなってしまいます。そのため、十分な資金がなければ途中で利用が頓挫してしまう可能性も高いのです。 また、導入前にはハードウェアの導入・運用計画の策定、導入後は定期的に点検やセキュリティ対策をしなければなりません。このように、自由度が高い反面、初期から運用にかかる機器の手配以外にも、管理の多くにコストがかかる点に注意しましょう。 容量や機能の拡張をしづらい 容量や機能を拡張する場合もクラウド型と比較すると難しいです。 オンプレミス型では、事業拡大や従業員増加などでサーバーの容量が足りなくなれば、ハードディスクの追加、サーバーの増設が必須になります。「ヒト・モノ・カネ」のすべての追加コストがかかるのに加え、拡張度合いに応じて再稼働までの時間も必要です。 そのため、幅広い種類のプロジェクトに対応しなければならない場合はクラウド型サーバーを選択するのがおすすめです。 トラブルが起きたときの対処が難しい トラブルが起きたときには専門知識を持つメンバーが対応しなければならないので、人材の確保が難しい点もデメリットです。 たとえば、機器が壊れるような大きな問題が発生すると、機器の修理だけではなく、格納していたデータの復旧作業も必要になります。しかし、専門知識がなければ復旧に時間がかかってしまうのです。 そのため、トラブルが起きるリスクを常に考慮し、システムに精通した人員を配置することが求められますが、難しい場合はクラウド型ツールの利用が現実的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【疑問を解決】ファイル共有にまつわる質問 （1）ファイル共有のリスクは？ ファイル共有には、情報漏えいやウイルス感染、データ破損のリスクがあるため、ファイルの扱いには注意する必要があります。 具体的には、第三者による不正アクセスや社内情報の持ち出しによる情報漏えいなどが挙げられます。また、ファイル共有ソフトを通じてウイルスに感染したり、操作を誤って重要なファイルを削除してしまったりするなどのリスクもあります。 したがって、万全のセキュリティ対策が備えられたファイル共有サービスを利用し、設定を誤らないよう十分注意しましょう。 （2）ファイル共有ソフトは違法？ ファイル共有ソフトを利用することは違法にはなりません。しかし、使い方によっては違法になる可能性があります。 たとえば、ファイル共有ソフト内で、著作権を侵害するファイルのやり取りがあった場合は違法となります。そのため、著作権者の許可なくファイルをアップロードしないよう留意しましょう。 ファイル共有ソフトは便利なツールですが、使い方を誤ると違法になるため注意が必要です。 （3）BCP対策とは？ BCP対策とは、”Business Continuity Plan”の略で事業継続計画と呼ばれます。災害や感染症、システム障害が起きたときに、事業の継続ができるように、組織体制や行動手順を定めておく取り組みのことを指します。 BCP対策はファイルサーバーに限らず、ビジネスにおけるさまざまな場面で利用される言葉です。ファイル共有において使われるときには、緊急事態が発生してもファイルを紛失したり、情報を漏えいしたりせずに、安全に事業を継続することを指します。 BCP対策においては、クラウド型サーバーが推奨されます。場所を問わずにアクセスできるほか、セキュリティを確保しながら安全に情報を共有可能だからです。また自動で情報がバックアップされるためデータが保全される点もメリットの一つです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有で発生する課題と解決方法まとめ ここまでファイル共有の現場で発生しがちな課題とその解決策や、オンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの違い、そしてそれぞれのメリット・デメリットについて紹介しました。 ファイル共有を円滑に進め、業務効率を向上させるためには、「必要な情報に誰でも簡単にアクセスできるファイル共有ツール」を導入することが重要です。またツールを選ぶときには、「導入・運用支援が充実しているか」、「手配や管理の手間がかからないクラウド型であるか」を重要視することが大切です。 また、社内でのファイル共有に必要な「アクセス権限の管理」や「超高精度のキーワード検索」といった機能がついているものであれば、ファイル共有に感じているストレスが大幅に解消されます。 結論、自社のファイル共有の課題解決には、高度な検索機能と充実したサポート体制を備えたツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

一般的に「マニュアル」と「手順書」は同じ文書として扱われますが、実は両者には大きな違いがあります。また、それぞれ作成方法が異なるため、混同してしまうと上手く機能しなくなる恐れがあるのです。 そこで今回の記事では、マニュアルと手順書の違い、作り方、作成ポイントを中心にご紹介します。 マニュアルと手順書の違いが分からない マニュアル・手順書作成のコツを教えてほしい マニュアル・手順書管理に最適なツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、業務に役立つマニュアルや手順書を作成するポイントやおすすめの管理方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルと手順書の3つの違い2 取扱説明書と規程・規範との違い3 マニュアルと手順書の作り方3.1 マニュアルの作り方3.2 手順書の作り方4 【上手い人が実践】わかりやすいマニュアル・手順書を作成するポイント4選4.1 ポイント1｜抽象的な言葉を使わない4.2 ポイント2｜専門用語を極力避ける4.3 ポイント3｜画像や表を活用する4.4 ポイント4｜レイアウトを凝らない5 【これで解決】マニュアルの管理・保管に最適のおすすめツール5.1 社内のあらゆる情報を最も簡単に管理できる「ナレカン」6 マニュアル・手順書のテンプレート紹介6.1 エクセルテンプレート｜業務マニュアル6.2 エクセルテンプレート｜手順書7 マニュアルと手順書の違いまとめ マニュアルと手順書の3つの違い マニュアルと手順書には「目的」「範囲」「内容」の3つの違いがあります。以下は、それぞれの違いについてまとめた比較表です。 マニュアル 手順書 目的 業務の全体像を把握すること 安定的に仕事を回すこと 範囲 業務全体をカバーすることが多い 一部の作業だけに特化していることが多い 内容 業務上の知識、品質基準、システム構成、業務フローなど、業務の基本情報が体系的にまとめられています。 目的や準備、手順、動作ポイント、作業時間、品質基準、注意事項など、誰でも作業できる粒度の項目が記載されています。 以上のような違いがマニュアルと手順書にあるため、混同しないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 取扱説明書と規程・規範との違い マニュアルに類似した文書に「取扱説明書」と「規範・規程」があります。以下は、それぞれの概要です。 取扱説明書 取扱説明書は、業務に必要なシステムや機器の使い方をまとめたものです。具体的には、機器の操作方法や仕様、メンテナンス手順、トラブルシューティング、Q＆Aなど、正しく使いこなせるように必要な情報がまとめられています。 マニュアルや手順書とは異なり、説明書は業務の行動指針ではありません。しかし、説明書は業務を円滑にするために必要な要素であり、危険の伴う機器などを扱う仕事の場合には従業員の安全のために重要です。 規程・規範 規程は、業務上で守るべき規則をまとめている文書です。ISOや法令、独自ルールなどを社内で共有し、リスクを最小限に抑える効果があります。 規範は、社内で共有されている価値をまとめた文書です。企業のビジョンやミッション、バリュー、経営理念、方針、憲章など、従業員の行動原理や企業が進むべき道を提示します。 以上のように、取扱説明書や規程・規範はマニュアルとは利用目的が大きく異なるため、まったく別の文書として捉えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルと手順書の作り方 以下では、マニュアルと手順書の作り方を解説します。それぞれ作り方が異なるので混同しないように気をつけましょう。 マニュアルの作り方 以下は、マニュアルを運用に乗せるまでの5ステップです。 ステップ1：マニュアルの対象範囲を決める マニュアルを作成する目的から対象範囲を決定します。一度にすべての業務をマニュアル化するのは困難なので、目的を定めることは重要です。 ステップ2：構成（目次）を設定する すぐにマニュアルの中身に取りかかるのではなく構成を組み立てます。構成を作成することで項目の抜け漏れがなくなり、さらに読みやすいマニュアルになるのです。 ステップ3：内容を記載する 実際にマニュアルの内容を記載していきます。従業員にヒアリングしたり実際の作業を観察したりして、実務とマニュアルが乖離しないように注意しましょう。 ステップ4：仮運用する 次に、マニュアルの仮運用をします。いきなり全体に展開すると混乱してしまうので、数人で使い勝手を試してみるのがおすすめです。 ステップ5：本格運用する 仮運用で表面化した問題点を解消して、最終版を全体へ共有します。ただし、マニュアルは定期的に更新し続けなければ実務とのズレが大きくなるので注意しましょう。 以上のようなマニュアル作成のステップを基本として、自社独自の要素などを加えていきましょう。 手順書の作り方 以下は、手順書を運用に乗せるまでの5ステップです。 ステップ1：作業を洗い出す 対象作業を、実際の流れにしたがって洗い出しをします。項目が抜け漏れないように作業をしながらメモしたり、従業員にヒアリングしたりしましょう。 ステップ2：構成（目次）を設定する すぐに内容を書き始めると抜け漏れが起こるだけでなく、読み手を無視した手順書になるので避けましょう。 ステップ3：内容を記載する 手順書の内容を記載していきましょう。テキストだけでは具体的な作業がイメージできないので、作業風景の写真などを適宜添付するのがおすすめです。 ステップ4：仮運用する 次に、手順書の仮運用をします。いきなりチーム全体に展開すると混乱してしまうので、数人で使い勝手を試してみるのがおすすめです。 ステップ5：本格運用する 仮運用で表面化した問題点を解消して、最終版をチームへ共有します。ただし、手順書は定期的に更新し続けなければ実務とのズレが大きくなるので注意しましょう。 以上のような手順書作成のステップを基本として、自社独自の要素などを加えていきましょう。また、手順書は適切に管理しなければ使われなくなるので、僅かな操作でマニュアルにアクセスできる「ナレカン」のようなITツールが重宝します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【上手い人が実践】わかりやすいマニュアル・手順書を作成するポイント4選 以下では、上手い人が実践しているわかりやすいマニュアル・手順書作成するポイントを4つご紹介します。どれも欠かせないポイントなので必見です。 ポイント1｜抽象的な言葉を使わない はじめに、すぐに行動へ移せないような抽象的な言葉は使わないようにしましょう。 マニュアルを利用する従業員が同じ解釈になるマニュアルでなければ、業務品質がばらばらになるので作成する意味がありません。そのため、どのように作業を進めれば良いか分からない抽象的な表現は避けるべきです。 このように、具体的な行動に移しやすいことは「分かりやすいマニュアル」の必須条件になります。 ポイント2｜専門用語を極力避ける 次に、マニュアルには専門用語を可能な限り含めないようにしましょう。 長年働いている従業員であれば問題ありませんが、マニュアルをもっとも利用するのは基本的に新しいメンバーです。そのため、はじめは仕事の流れなどを覚えることが先決であるため、専門用語は別途覚えさせます。 しかし、どうしても専門用語を使わざるをえない場合には、注釈をつけるなどをすれば問題ありません。 ポイント3｜画像や表を活用する 次に、テキストだけでなく画像や表もマニュアルに使いましょう。 テキストだけで分かりやすいマニュアルをつくるのは難しいため「業務の流れを示すフローチャート」「作業の様子が分かる写真」などを盛り込みます。ただし、画像や表を入れすぎてもかえって分かりづらくなるため適度に活用しましょう。 このように誰でも理解できるマニュアルにするためには、適度なアクセントが必要です。 ポイント4｜レイアウトを凝らない 次に、必要以上にマニュアルのレイアウトに凝らないようにしましょう。 レイアウトはあくまでも分かりやすいマニュアルにするための補助的なポジションなので、余計な時間をかけなくても問題ありません。逆に、レイアウトにこだわることで「見やすいマニュアルをつくる」という本来の目的を阻害する恐れがあるのです。 以上のように、マニュアルのレイアウトはあくまでも理解を促すための要素のひとつであって、個性を出すものではないということが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】マニュアルの管理・保管に最適のおすすめツール 以下では、マニュアルや手順書の管理に最適なツールをご紹介します。 マニュアル・手順書の必要性を感じているものの、どう作ればよいか分からない方は、既存のテンプレートを活用しましょう。テンプレートを使用することで、誰でも体裁の整ったページが作れます。 ただし、マニュアル・手順書を作成しても、その後の確認や管理が面倒では形骸化してしまいます。したがって、「テンプレート機能のついた、簡単に欲しい情報が確認できるツール」でマニュアル・手順書は管理しましょう。 結論、誰でも即マニュアル・手順書にアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「テンプレート機能」で素早くひな形を呼び出せたり、WordやExcel、PDFファイルを管理したりできます。また、「高精度な検索機能」で必要な情報を絞り込めるので、保管するマニュアル・手順書が増えても運用しやすいのです。 社内のあらゆる情報を最も簡単に管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル・手順書のテンプレート紹介 以下では、Excelで使える無料のマニュアル・手順書テンプレートをご紹介します。既存のテンプレートを利用することで、Excel作成のスキルがなくとも、すぐに体裁を整えられます。 エクセルテンプレート｜業務マニュアル こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する手順書用テンプレートです。Step1、Step2というように業務全体の流れが設定できます。 そのため、全体像を把握でき、体系的に業務の理解が可能です。 業務マニュアル用エクセルテンプレートの詳細はこちら エクセルテンプレート｜手順書 こちらは、「エクセルくん」が提供する業務マニュアル用テンプレートです。工程ごとの作業や注意点を細かく設定が可能で、初心者にも理解できるように情報を記載することができます。 そのため、上記のような手順書があれば安定的に仕事を回すことができるのです。 手順書用エクセルテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルと手順書の違いまとめ ここまで、マニュアルと手順書の違い、作り方、作成ポイントを中心にご紹介しました。 マニュアルと手順書はどちらも、確認や管理が面倒では形骸化してしまいます。つまり、すぐ利用できる状態でなければ、作成した労力が無駄になってしまいます。 ただ、WordやExcelファイルで作成されたマニュアル・手順書は、保存先のストレージからわざわざ確認しなければならず面倒です。さらに、ファイル形式のデータでの保存であった場合、PC向けに開発されているので、スマホでは使いづらいことがデメリットです。 結論、マニュアル・手順書の確認や管理のために導入すべきなのは、情報を管理する「ノート」へ簡単にアクセスや更新ができ、スマホからでも利用できる「ナレカン」一択と言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアルや手順書の確認・管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

作業品質の均一化などのメリットがあるマニュアルですが、マニュアルを読んでもらうためには目次を充実させることが重要です。適切に目次を設けることで、分かりやすいマニュアルを作成できます。 一方で、「マニュアルの検索性が低い」「目次が単なるページ紹介になっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルの目次の失敗パターン、失敗しないための構成ステップを中心に解説します。 マニュアルを読んでもらえるような目次を作りたい マニュアルを活用して作業品質を均一化させたい 社内のマニュアル管理に適したツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、マニュアルの目次を機能させる方法だけでなく、社内のマニュアルを簡単に管理できるツールまで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 「目次がある＝見つけやすい」は幻想？2 現場を混乱させるマニュアルの目次の失敗パターン2.1 目次を機能別・部門別に作ってしまう2.2 階層が深すぎる2.3 メンテナンスができていない3 目次を単なる「ページ紹介」にしない方法4 失敗しないための目次構成3ステップ4.1 Step 1：項目を動詞で書き出す4.2 Step 2：現場の悩みを起点にする4.3 Step 3：メンテナンス担当と一緒に構成を作る5 マニュアルの目次を機能させて検索性を上げる方法5.1 最も簡単に社内のマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」6 マニュアルの目次を作って検索性を上げる方法まとめ 「目次がある＝見つけやすい」は幻想？ 目次があるマニュアルが、「知りたい情報を見つけやすいマニュアル」だとは限りません。 多くの企業が「きれいな目次」を作ろうとしますが、読み手の知りたい情報が反映されていない目次だと、マニュアルが誰にも読まれなくなってしまいます。 適切に目次を設定しなければ、肝心の「情報の見つけやすさ」を損なってしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 現場を混乱させるマニュアルの目次の失敗パターン 以下では、マニュアルの目次の失敗パターンを紹介します。自社のマニュアルが以下のパターンに当てはまっていないか確認しましょう。 目次を機能別・部門別に作ってしまう 1つ目の失敗パターンは、目次を機能別・部門別に作ることです。 「総務部の仕事」「液晶パネルの操作」のように作り手が何を説明したいかで並べてしまうと、読み手はどの目次に欲しい情報が載っているか判断できません。 「備品を買いたいとき」「電話対応時」のように目次を作ることで、読み手が状況に応じて知りたい情報にアクセスできます。 階層が深すぎる 2つ目の失敗パターンは、見出しの中に見出し、さらにその中に見出しというように、階層を深くしすぎてしまうことです。 情報を正確に分類しようとして階層を増やすと、クリックやタップの手間がかかり、具体的な情報にすぐにはアクセスできません。また、読み手は階層を潜るたびに親カテゴリーの内容を記憶し続けなければならず、脳が疲弊します。 目次を作るときは3階層以内に収め、読みやすさも意識したマニュアルに仕上げましょう。 メンテナンスができていない 3つ目の失敗パターンは、目次のメンテナンスができていないことです。 目次と本文の内容が一致していなかったり、新旧情報が混在していたりすると、読み手はマニュアルの情報に対して疑念を抱き、読むのをやめてしまいます。 マニュアル改訂時に、「目次と本文が一致しているか」「ファイルのリンクが切れていないか」などを必ず確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次を単なる「ページ紹介」にしない方法 以下では、目次を単なる「ページ紹介」にしない方法を解説します。 WordやExcelといった文書作成ソフトは、マニュアル作成には向いていません。たとえば、Wordは画像を差し込むとレイアウトが崩れてしまい、Excelは手順の流れを追うには視認性が悪いです。 そのため、目次にリンクをつけて本文に飛ぶように設計したり、タグや関連ページへのリンクをつけたりするなら、「ナレカン」のようなマニュアル作成に特化したツールを導入すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しないための目次構成3ステップ 以下では、失敗しないための目次構成3ステップを紹介します。 Step 1：項目を動詞で書き出す 1つ目のステップは、項目を動詞で書き出すことです。 目次が「初期設定」「ネットワーク接続」などの名詞だけだと、読み手はそのページで何ができるのかが分かりません。 「利用を開始する」「Wi-Fiに接続する」という動詞の目次に変えることで、ユーザーの目的とマニュアルの項目が一致し、迷いがなくなります。 Step 2：現場の悩みを起点にする 2つ目のステップは、現場の悩みを起点にすることです。 開発仕様書や組織図をベースに目次を作ると、現場の実態とかけ離れた目次になってしまいます。マニュアルは、業務のノウハウが分からないときに必要とされるため、実際に起きている困りごとをベースに構成を考えます。 悩みを見出しに採用することで、読み手が知りたい情報に確実にアクセスできるようになります。 Step 3：メンテナンス担当と一緒に構成を作る 3つ目のステップは、メンテナンス担当と一緒に構成を作ることです。 構成が複雑すぎると情報の更新が追いつかなくなり、結果として嘘の情報が書かれたマニュアルになってしまいます。そのため、メンテナンス担当者と確認しながら、情報を更新しやすい構成を作る必要があります。 更新のハードルを下げることで、マニュアルの鮮度が保たれ、長期間にわたって活用されるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの目次を機能させて検索性を上げる方法 以下では、マニュアルの目次を機能させて検索性を上げる方法を解説します。 マニュアルの目次を機能別・部門別に作ったり、目次のメンテナンスができていなかったりすると、目次が単なる「ページ紹介」になってしまいます。 また、WordやExcelといった文書作成ソフトでは、そもそもマニュアルに目次をつけて整理することはできず、情報を都度更新してマニュアルの鮮度を保つのも難しいです。 そこで、マニュアル作成に特化したITツールを導入すると、適切な目次をつけることで構成の分かりやすいマニュアルを簡単に作成できます。 社内のマニュアルを誰でも簡単に作成・管理できる「ナレカン」では、目次だけでなく、タグや関連ページへのリンクをマニュアルにつけることができます。また、高精度な検索機能を備えており、目的の情報にすぐにアクセスできます。 最も簡単に社内のマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの目次を作って検索性を上げる方法まとめ これまで、マニュアルの目次の失敗パターンや目次構成3ステップを中心に解説しました。 目次があるマニュアルでも、その目次に読み手の知りたい情報が反映されていないと、マニュアルが誰にも読まれなくなってしまいます。そのため、現場の悩みを起点とするなどして、適切な目次の作成が必要です。 そして、マニュアルを作成・管理するには、WordやExcelではなく、マニュアル作成のための機能を備えたITツールが必要です。しかし、多機能なツールだと社内に定着しないため、操作が簡単で、IT初心者でもすぐに使いこなせるようなツールが必要です。 したがって、自社のマニュアル作成には、最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツールの「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアルの目次が機能しない悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

昨今、業界・業種問わずにあらゆる企業で業務の電子化が進められていますが、現在でも紙媒体で管理されるものに「マニュアル」が挙げられます。マニュアルは、誰が仕事をしても同様の質にするために必須のマネジメントアイテムです。 しかし、スマホやパソコンでマニュアルを管理したいと感じていても「やり方が分からない」「通常業務が忙しくて踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務マニュアルを電子化する手順やメリット、デメリットを中心に解説します。 マニュアルを電子化するメリットを知りたい どうしたらマニュアルが電子化できるか把握したい 電子マニュアルを簡単に作成できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社がマニュアルを電子化すべきなのか判断できるようになり、マニュアルをはじめとした社内情報を効率的に管理する方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【5ステップ】業務マニュアルを電子化する手順（作り方）とは1.1 ステップ1｜電子化の目的を明確にする1.2 ステップ2｜電子化する業務マニュアルをピックアップする1.3 ステップ3｜ITツールを選定する1.4 ステップ4｜紙のマニュアルを電子化する1.5 ステップ5｜定期的に更新する2 電子化したマニュアルの活用方法3 業務マニュアルを電子化する企業に最もおすすめのツール3.1 最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」4 マニュアルを電子化する5つのメリット4.1 （1）時間や場所を問わず作成・閲覧できる4.2 （2）セキュリティ性が高い4.3 （3）コストを削減できる4.4 （4）検索性が高い4.5 （5）簡単に管理できる5 マニュアルを電子化する4つのデメリット5.1 （1）端末の準備が必要5.2 （2）電子化に時間がかかる場合がある5.3 （3）複数ページを同時に閲覧しにくい5.4 （4）勝手に編集されてしまう恐れがある5.5 （5）使いこなせない恐れがある6 紙と電子マニュアルのメリット・デメリット比較表7 電子マニュアルを上手く作るコツ7.1 誰が読んでもわかりやすい表現を心がける7.2 見やすいようデザインに注意する7.3 構成を工夫する8 電子マニュアルの作り方やメリット、デメリットまとめ 【5ステップ】業務マニュアルを電子化する手順（作り方）とは 以下では、業務マニュアルを電子化する手順を5ステップで解説します。マニュアルを効率的に作成するだけでなく、従業員に活用してもらうことも考慮するのが重要です。 ステップ1｜電子化の目的を明確にする まずは、電子化の目的を明確にしましょう。 たとえば、電子化の目的には「紙にかかる印刷コストを削減したい」「外出先や現場でもマニュアルを確認したい」「新人教育をオンライン化したい」などが挙げられます。自社が設定した目的に応じて、電子化すべき業務範囲や必要事項などが変わるのです。 以上のように、目的を設定することはマニュアル作成の基盤になるため、手順を飛ばさないようにしましょう。 ステップ2｜電子化する業務マニュアルをピックアップする 次に、電子化の対象となる業務マニュアルをピックアップしましょう。 たとえば、電子化の目的を「印刷コストの削減」とした場合、あらゆる部門に共通で配布されているマニュアルを優先的に回収します。また、「外出先や現場での閲覧」が目的であれば、営業部門や土木部門などで使われているマニュアルが対象です。 以上のように、マニュアルの電子化をピックアップするにあたって、マニュアルを回収して電子化を進める準備を始めます。 ステップ3｜ITツールを選定する 次に、マニュアルを作成・管理・共有するITツールを選定しましょう。 選ぶときには「作成」「管理」「共有」が一箇所で完結するITツールかを重視しましょう。たとえば、「WordやExcelで作成したマニュアルを、クラウドストレージツールで管理し、メールやチャットツールで共有する」という方法では手間がかかります。 そこで、「ナレカン」のようにメッセージ機能も付いたツールを導入すれば、作成・管理したマニュアルの更新情報を直接周知できるので便利です。 ステップ4｜紙のマニュアルを電子化する 次に、紙のマニュアルを電子化しましょう。 紙のマニュアルを電子化する方法は「マニュアルをスキャンする」「マニュアルをテキストに起こす」の2つがあります。通常業務が忙しく時間が割けない場合にはスキャンを、マニュアルの更新が頻繁に起こる場合にはテキストに起こしましょう。 はじめからすべてのマニュアルを電子化するのはハードルが高く、途中で頓挫する可能性が高いので優先度の高いものから取り組みましょう。 ステップ5｜定期的に更新する 最後に、マニュアルは放置せず定期的に更新しましょう。 たとえば、「月に一度、電子マニュアルのヒアリングをする」などのルールを設けると、実務とマニュアルが乖離することを予防できます。実務に合っていないマニュアルを残し続けると新しいメンバーが混乱するだけでなく、業務の質も徐々に悪くなるのです。 また、マニュアルを更新した場合には、対象部署への周知も忘れないようにしましょう。マニュアルごとにメッセージが紐づけられるITツールもあるため、従来のようにメールやチャットツールで大切な情報が流れてしまう心配がありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電子化したマニュアルの活用方法 以下では、電子化したマニュアルの活用方法をご紹介します。電子マニュアルを活用して、さらに業務の効率化を図りましょう。 動画を添付して作業手順を示す 電子マニュアルはスマホやタブレット、パソコンなどで閲覧するため、動画のリンクを添付すれば、簡単に動画も確認できます。 動画を利用すれば、テキストでは伝わりづらい作業手順などを、簡単に説明できます。電子マニュアルの中に取り入れて、よりわかりやすいマニュアルを作成しましょう。 検索機能を活用する 電子マニュアルを利用すれば、検索機能を活用して、欲しい情報をすぐに見つけることが可能です。キーワードを入力すれば必要な情報に迅速にアクセスできるため、業務にかかる時間を大幅に短縮できます。 たとえば、「ナレカン」のようなツールを使えば、添付ファイル内の情報まで、超高精度な検索機能を利用して検索できるほか、AI検索にも対応しているため、情報にすぐアクセスできます。 以上のように、電子マニュアルの強みを最大限活かして、社内の情報共有をより円滑にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルを電子化する企業に最もおすすめのツール 以下では、電子マニュアルを運用している企業に最もおすすめのツールをご紹介します。 マニュアルを電子化するときには、ITツールの利用が不可欠です。なぜなら、マニュアルを社内に使えるナレッジとして蓄積するには、マニュアルをまとめて管理する必要があるためです。 そこで、社内にあるマニュアルを一元で管理できるツールを導入すると、情報を探しやすくなり、業務の効率も向上します。ただし、情報をすぐに取り出すために、検索機能が優れているかも確認しましょう。 結論、自社が導入すべきは、社内のナレッジを一元管理して蓄積でき、超高精度な検索機能も備えている「ナレカン」一択です。 ナレカンは、社内の情報の保管場所として、情報を1箇所にまとめることができます。また蓄積された情報の中から、ファイル内まで検索できる高精度な検索機能を使って、欲しい情報をすぐに見つけ出せます。 最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで電子マニュアルを作成・管理する例 ここでは、ナレカンを利用して電子マニュアルを作成し管理する例を、画像を使ってご紹介します。以下の画像は、ナレカンを使って顧客対応マニュアルを作成した例です。 ナレカンを利用すれば、目次や見出しを簡単に作成でき、統一されたデザインのマニュアルを作成可能です。また、検索機能が備わっているため、欲しい情報をすぐに見つけたいときに重宝します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを電子化する5つのメリット 以下では、マニュアルを電子化する5つのメリットをご紹介します。とくに、これまで紙媒体で管理をして不便に感じることがある方は必見です。 （1）時間や場所を問わず作成・閲覧できる 1つ目のメリットは、時間や場所を問わずにマニュアルを確認できることです。 紙のマニュアルは外出先や現場で確認するために、印刷したり写真に保存したりしなければなりません。つまり、外回りが多い営業部門や現場作業に従事する従業員にとっては不便です。 一方、マニュアルを電子化すれば、スマホやタブレットで時間や場所を問わずにチェックできるため形骸化することも防げます。 （2）セキュリティ性が高い 2つ目のメリットは、紙媒体に比べてセキュリティが強いことです。 紙のマニュアルは置きっぱなしにしたり持ち歩いたりするため、紛失や漏えいするリスクがあります。一方、電子化されたマニュアルでは、データがインターネット上の保存場所で管理され、厳格なセキュリティで不正アクセスから守られるのです。 また、電子マニュアルを管理できるツールには、任意のメンバーのみにアクセスを許可する機能があるため、個人情報など機密性の高い情報を扱う場合に重宝します。 （3）コストを削減できる 3つ目のメリットは、電子化することでコストが削減されることです。 電子マニュアルの運用には利用料金などがかかりますが、印刷や製本、配布にかかる経費や人件費、手間を考慮すると、長期的に見てコスト削減になります。 また、ビジネスマンは書類を探すのに1日30分費やしていると言われますが、時給2,000円で働く10人のチームで考えると年間240万円のコストが無駄になっています。一方、電子化した文書は簡単に検索ができるため、大幅な業務改善がされるのです。 （4）検索性が高い 4つ目のメリットは、マニュアルをすぐに探し出せる点です。 紙のマニュアルでは、目的の項目を確認するのにページをめくって探さなければなりません。一方、電子化されたマニュアルであれば、キーワードを入力するだけで該当箇所を検索できるので便利です。 以上のように、マニュアルを電子化すれば面倒な手間がかからないのでストレスもありません。 （5）簡単に管理できる 5つ目のメリットは、マニュアルを簡単に作成したり変更したりできる点です。 電子マニュアルでは箇条書きやサイズ変更、画像の挿入などが簡単にでき、自動で保存されるので余計な工数がかかりません。一方、紙のマニュアルは更新時に、修正箇所のページを印刷し直さなければならないので面倒です。 そのため、WordやExcelを印刷してマニュアル管理するのではなく、あらゆる社内情報を「ノート」に保存する「ナレカン」のようなノート型ツールを導入して、ストレスなく作成・更新ができるようにすべきだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを電子化する4つのデメリット 以下では、マニュアルを電子化する4つのデメリットをご紹介します。マニュアルの電子化に前向きな場合、どうすればデメリットを解消できるかという視点で確認しましょう。 （1）端末の準備が必要 1つ目のデメリットは、端末を準備する必要がある点です。 従業員がパソコンやスマホ、タブレットを使える環境でなければ、電子マニュアルを作成する意味がありません。しかし、企業にとって電子マニュアルのために端末を用意するのは、コストがかかり過ぎる可能性があるのです。 一方、スマホであれば個人利用している割合も高いため、小さな画面でもマニュアルをチェックできるツールであれば問題ありません。ただし、私用のスマホを使う場合には、セキュリティが充実しているツールを選びましょう。 （2）電子化に時間がかかる場合がある 2つ目のデメリットは、電子化に時間がかかる場合がある点です。 これまで紙のマニュアルを運用していた企業では、スキャンしたりテキストにしたりする手間がかかります。また、複数部署がそれぞれでマニュアルを管理している場合には、スキャンしたデータを集める作業が発生する場合があるのです。 したがって、マニュアルの電子化に伴ってスケジュールと担当者を決めておくなど、計画的に進めなければなりません。 （3）複数ページを同時に閲覧しにくい 3つ目のデメリットは、複数ページを同時に閲覧しづらいことです。 たとえば、マニュアルの20ページ目で「プリンターでの印刷方法」を紹介し、30ページ目に「プリンターの操作方法」が記載されている場合、複数ページを行き来しなければならない場合があります。関連事項を横断しなければチェックできないのは不便です。 しかし、電子マニュアルは更新が簡単にできる特徴もあるため、不便を感じた場合にはすぐに編集すれば解決します。また、一部ツールには「ページ固有のリンク（URL）」があり、ワンクリックで関連ページを開けるので問題ありません。 （4）勝手に編集されてしまう恐れがある 4つ目のデメリットは、勝手に編集されてしまう恐れがあることです。 電子化には情報漏洩を防げるメリットがあるものの、従業員が誤ってマニュアルを編集するミスが起こりえます。紙のマニュアルであれば勝手に書き換えられることがありませんが、電子マニュアルは簡単に編集できることが裏目に出るのです。 しかし、一部のITツールには「編集できる権限を付与する機能」があるので、勝手に編集されてしまう問題は解消します。 （5）使いこなせない恐れがある 5つ目のデメリットは、電子マニュアルを使いこなせない場合がある点です。 電子マニュアルを管理するITツールが多機能では、ITに詳しくない従業員が使いこなせないので意味がありません。たとえば、「どこに保存してあるか直感的に分からない」となれば次第にマニュアルを使わなくなり、業務が属人化していく可能性があります。 そのため、ITに慣れている従業員に合わせるのではなく、誰でも簡単に使えるかを選定基準にしましょう。たとえば、「ナレカン」のように、操作画面がシンプルなつくりのツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙と電子マニュアルのメリット・デメリット比較表 ここでは、電子マニュアルと紙のマニュアルのメリットとデメリットを表を使ってご紹介します。自社にはどちらが合っているのか知りたい方は必見です。 電子マニュアル 紙のマニュアル 検索性 ◎ △ セキュリティ ◯ △ 管理の簡単さ ◯ △ 複数ページの同時閲覧 × ◯ 書き込みしやすさ × ◎ 電子マニュアルは管理のしやすさやセキュリティ面でのメリットがある一方、紙には閲覧や書き込みのしやすさにおいてメリットがあります。両者を比較して、自社に最適なツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電子マニュアルを上手く作るコツ ここでは、電子マニュアルを上手く作るコツをご紹介します。以下の点を押さえて、より効果的なマニュアルを作成しましょう。 誰が読んでもわかりやすい表現を心がける 電子マニュアルを作成するときには、誰が読んでもわかりやすい表現を使うよう心がけましょう。 電子マニュアルは、社内の多くのメンバーに共有されることが想定されるほか、社内のナレッジとして蓄積されていくことも多いです。そのため、メンバーの誰が読んでも、すぐに内容を理解できるようなわかりやすい表現を使う必要があります。 たとえば、専門用語は詳しく説明を加えるか、使用を控える、5W1Hを意識して記述する、シンプルな文にするよう心がけるなどの対応があります。 運用中も改善を重ねて、活用できる電子マニュアルを作成しましょう。 見やすいようデザインに注意する 電子マニュアルを作成するときには、デザインにも気を配りましょう。 全体の色や構成はもちろん、テキストのサイズやフォントの種類の設定も重要です。テキストの設定を統一することで、見やすいマニュアルを作成できます。 また、重要なところは強調して太字にしたり、色を変えたりすると、要点をすぐ把握できます。図や表も積極的に活用すれば、さらに効果的なマニュアルになります。 マニュアルの内容だけでなく、デザインにも注意して、読みやすいマニュアルを作成しましょう。 構成を工夫する マニュアルを作成するには、構成を工夫することも重要です。 内容がわかりやすくても、構成が整っていないと、必要な情報にアクセスしづらくなり、最大限活用できません。 マニュアル内に目次を設定したり、見出しを取り入れたりすれば、どこに何が記述してあるかすぐに把握できます。時系列や目的を意識して、記述しましょう。 読んでいる人がすぐ欲しい情報にアクセスできるよう、構成を整えてマニュアルを作成するよう心がけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電子マニュアルの作り方やメリット、デメリットまとめ ここまで、電子マニュアルの作り方やメリット、デメリットを中心にご紹介しました。 マニュアルを電子化すれば印刷コストが削減されたり、スマホからアクセスしたりできるので便利です。しかし、電子化したマニュアルがすぐに見つからなければ、業務を進めるうえでストレスが生まれてしまいます。 そのため、企業ごとに運用方法を提案してくれるような「サポート体制」が備わったツールであれば、企業の悩みや不安を解消したうえで運用を開始できるのでおすすめです。 つまり、電子化したマニュアル管理には、手厚いサポートで円滑に運用できるツール「ナレカン」が最適と言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、社内のマニュアル管理を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選！選び方も解説

近年、少子高齢化が進行し「企業の人材確保」が難しくなっています。また、育児や介護を理由に「休職・退職せざるを得ない社員」も多くなっているのです。 一方、このような人材不足の解決策として働き方改革が挙げられますが「働き方改革の具体的な内容やメリットが分からない」方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、働き方改革のメリット・デメリットと3つの課題を解説します。 働き方改革の効果を知るために、メリット・デメリットを把握したい 働き方改革の実現に向けた企業や政府の取り組みを確認したい 働き方改革を進め、働きやすい職場にしたい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、働き方改革のメリットが分かるほか、具体的に進める方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【何が変わる？】 働き方改革とは1.1 働き方改革の概要1.2 働き方改革の背景と目的2 働き方改革のメリット2.1 企業側のメリット2.2 労働者側のメリット3 働き方改革のデメリット3.1 企業側のデメリット3.2 労働者側のデメリット4 働き方改革の政府の取り組みと関連法案4.1 労働時間法制の見直し4.2 雇用形態に関わらない公正な待遇の確保5 効果なし？働き方改革における3つの課題5.1 （1）十分な人材を確保できない5.2 （2）コストがかさむ5.3 （3）テレワークの導入のハードルが高い6 働き方改革をスムーズに実現するおすすめのツール6.1 テレワークでの不明点を瞬時に解消できるツール「ナレカン」7 働き方改革のメリット・デメリットまとめ 【何が変わる？】 働き方改革とは ここでは、働き方改革の概要と背景、目的について解説します。「何のために働き方改革をするのかわからない」という方は、以下を参考にしましょう。 働き方改革の概要 働き方改革とは、一億総活躍社会の実現に向けた施策を指します。 一億総活躍社会とは、年齢や性別などに関わらず、全国民が生きがいを感じながら活躍できる社会のことです。すなわち、働き方改革はすべての国民がやりがいを持って働ける社会への取り組みを意味します。 働き方改革が始まったのは2018年であり、同年に働き方改革関連法が公布されました。働き方改革には「残業の上限規制」や「同一労働同一賃金」など、働きやすい環境に向けたさまざまな施策が盛り込まれています。 働き方改革の背景と目的 働き方改革の目的は、社員一人ひとりのライフスタイルにあった「多様な働き方」ができる社会の実現です。 働き方改革が始まった背景には、日本で深刻な問題となっている「人手不足」が大きく関係しています。人手不足の原因として、少子高齢化の他にも、各企業の就業規則により働き方を選べず「やむを得ず退職する社員」が多いことが挙げられます。 実際の対策として、育児や介護と仕事を両立するために、自宅からでも仕事を進められるテレワークの推進などがあります。このように、社員一人ひとりが時間や場所を問わずに「柔軟な働き方」を実現させることを働き方改革で目指しているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 働き方改革のメリット ここでは、働き方改革のメリットを、企業側と労働者側の2つの視点で解説します。働き方改革の実施を検討している担当者の方は、以下を社員に周知させて理解を得ましょう。 企業側のメリット 企業が働き方改革に取り組むことで得られるメリットは以下の3点です。 生産性が向上する 働き方改革として「フレックスタイム」「テレワーク」を導入すれば、各社員がライフスタイルに応じて働き方を選べます。結果、社員は時間や場所を問わず業務に取り組めるようになり、生産性の向上も見込めます。 残業手当を少なくできる 働き方改革で長時間労働を是正すれば、社員の残業時間を短縮させられます。結果、残業手当を少なくして労働コストを削減できるのです。 求職者から良い評価を得やすくなる 「フレックスタイム」「テレワーク」など、育児や介護と両立できる働き方を選べる企業を探している人も多くいます。そのため、求職者から評価されやすくなるというメリットもあります。 このように、企業が働き方改革に取り組めば、生産性が向上するほか労働コストも削減できるなど、さまざまなメリットがあるのです。 労働者側のメリット 働き方改革によって労働者が得られるメリットは以下の2点です。 ワークライフバランスが実現する 働き方改革では、フレックスタイムで働く時間を調整したり、テレワークで自宅から業務を進めたりなどが可能になります。結果、社員は仕事と私生活のバランスを良好に保てるのです。 賃金が増える可能性がある 働き方改革のひとつに「雇用区分による賃金格差の是正」があります。すなわち、働き方改革を進めば、非正規雇用者もより適切な賃金を受け取れるのです。 このように、働き方改革が進めば、社員は希望通りの働き方を選べるようになります。また、社員の満足度が向上することで離職率の低下も期待できるため、企業は働き方改革を推し進めるべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 働き方改革のデメリット ここでは、働き方改革のデメリットを解説します。働き方改革を進めるなかで、企業・労働者にデメリットがあることも押さえておくと、対策の考案もしやすくなります。 企業側のデメリット 働き方改革を進める際に企業が受けるデメリットは以下の3点です。 人件費が高騰する 「同一労働同一賃金」の施行によって、雇用形態を理由に賃金を低く設定することが禁止されました。すなわち、企業は非正規雇用者に対しても正規雇用者と同等の賃金を支払わなければならず、労働コストが高騰します。 十分な就業時間を確保できない恐れがある 働き方改革にあたっては長時間労働を是正しなければなりません。その結果、企業が確保できる総労働時間は短くなり、業務が滞る恐れがあります。 社員の管理が難しくなる 「テレワーク」や「フレックスタイム」などを取り入れると、社員は時間や場所に縛られることなく働けるようになります。しかし、社員の働きぶりを観察しづらくなるため、サービス残業を把握できないなどの労働管理が難しくなるのです。 このように、働き方改革は人件費や労働時間の面で企業のデメリットがあります。しかし、限られたリソースで生産性を上げるためには、社内のナレッジが共有されて社員の労働管理ができる「ナレカン」のようなツールが不可欠です。 労働者側のデメリット 働き方改革によって労働者が受けるデメリットは以下の3点です。 残業手当が減る 長時間労働が認められなくなるため社員全体として残業時間が減ります。そのため、必然的に受け取れる残業手当も少なくなります。 業務が予定通りに終わらない恐れがある 残業に対する規制が厳しくなるので、社員が希望する労働時間を確保できない恐れがあります。結果、業務に十分な時間を費やせず、納期に間に合わないトラブルが発生する可能性もあります。 短い時間で成果を出さなければならなくなる 働き方改革では残業が制限されるので、総労働時間は短くなります。そのため、時間当たりに求められる成果が大きくなり、社員へのプレッシャーになる可能性もあるのです。 働き方改革では、社員の労働時間を減少させることがかえって負担になる可能性もあります。したがって、働き方改革を進めるときは、企業側が業務を効率的に進められる環境を整えなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 働き方改革の政府の取り組みと関連法案 ここでは、働き方改革に向けた具体的な政府の取り組みと関連法案を説明します。働き方改革前と後ではどのように変化したのか知りたい方は必見です。以下は働き方改革 〜一億総活躍社会の実現に向けて〜を参考にしています。 労働時間法制の見直し 以下は、労働時間に関する法律や制度の変更内容です。 残業時間の上限規制 残業は原則として、月45時間年360時間までと定められています。 「勤務間インターバル」制度の導入の促進 1日の勤務終了後、翌日の出社までに一定時間以上の休息をとるというものです。 1人1年あたり5日間の年次有給休暇の取得の企業への義務付け 月60時間を超える残業に対する割増賃金率の引き上げ 割増賃金率を25%から50％に引き上げられ、中小企業で働く人にも適用されます。 労働時間の状況を客観的に把握することの企業への義務付け 管理職なども対象となり、労働者の健康管理を徹底しなければなりません。 「フレックスタイム制」の制度拡充 労働時間の調整が可能な期間を1ヶ月から3ヶ月に延長されました。 「高度プロフェッショナル制度」の新設と利用許可 一定の年収以上で特定の高度専門職を対象とし、自律的で創造的な働き方を可能としました。 以上のように、労働時間に関する規制を作ることで、働き過ぎを防止し、「ワークライフバランス」や「多様で柔軟な働き方」を目標としています。 雇用形態に関わらない公正な待遇の確保 以下は、公正な待遇の確保のための規定です。 不合理な待遇差をなくすための規定の整備 同一企業内において、正社員と非正規社員との間で賞与などのあらゆる待遇差を禁止すべく、「均衡待遇規定」と「均等待遇規定」の整備をしました。 労働者に対する待遇に関する説明義務の強化 非正規社員は正社員との待遇差の内容や理由に関して、事業主に説明を求めることができます。 行政による事業主への助言・指導等や裁判外紛争解決手続きの規定の整備 都道府県労働局において、無料かつ非公開で事業主と労働者の間の紛争を解決する手続きを実行できます。 このように、正社員と非正規社員の待遇の違いをなくすためのさまざまな規定が定められています。働き方関連法案のなかには、違反によって罰則が発生する場合があるため、企業側は規則に違反しないように、働き方改革を進めていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 効果なし？働き方改革における3つの課題 ここでは、働き方改革における3つの課題を解説します。メリットが注目されやすい「働き方改革」ですが、取り組むにあたって事前に把握すべき課題もあるのです。 （1）十分な人材を確保できない 働き方改革における課題の一つ目は「十分な人材を確保できない」ことです。 近年関連法の施行に伴い、残業時間の上限が厳しくなり、時間外労働の短縮が急務となっています。そこで、働き方改革を進めながらも事業を回すには新たに人材を雇用しなければなりません。 しかし、人材の確保が難しい企業では「残業時間の短縮」などの改革を思うように進められない状況が続いています。そこで、少ない人材で効率的に業務を遂行するために、DXを推進するのも有効な手段です。 （2）コストがかさむ コストがかさむことも、働き方改革の課題になります。 働き方改革における施策の一つに、非正規雇用者と正規雇用者の待遇差を解消する「同一労働同一賃金」があります。これは中小企業を含むすべての企業を対象に施行されており、非正規雇用を理由に賃金を低く設定することを禁止しています。 すなわち、新たな法律の施行により、非正規雇用者を多く雇用していた企業は、以前よりも多くの人件費が発生することになったのです。そのため、政府や地方自治体が支給する助成金を利用して働き方改革を進めるのも一つの手です。 （3）テレワークの導入のハードルが高い 働き方改革における課題の最後は、テレワークの導入のハードルが高い点です。 テレワークでは、業務に疑問が生じたときにすぐに質問できる人がいないため、業務が円滑に進まないことを懸念して導入に踏み切れない企業もあります。しかし、時間や場所を問わず働けるテレワークを企業が導入すれば、各社員の働き方を多様化できます。 そのためには、テレワークでも業務を滞りなく進められる体制を整えなくてはなりません。そこで、全社で業務のFAQやマニュアルを蓄積できる「ナレカン」のようなツールを導入して、離れていても疑問点を自力で解消できる体制を作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 働き方改革をスムーズに実現するおすすめのツール 以下では、働き方改革をスムーズに実現するツールを紹介します。 働き方改革を進めるうえで時間や場所を問わず仕事ができるテレワークの導入が重要ですが、テレワークだと他の社員とのコミュニケーションが難しくなります。そのため、仕事に関する疑問点が生じたときに都度、メールや電話をする手間がかかるのです。 そこで、コミュニケーションが取れない状況でも、「素早く不明点を解消して業務をスムーズに進められるツール」を導入しましょう。とくに、もともと社内情報を管理しているツールであれば、自力で情報を探し出して人に聞く労力を削減できます。 しかし、優れた検索性でなければむしろ情報が見つからないストレスがかかります。結論、自社で働き方改革を推進するには、気軽に質問できるだけでなく、高度な検索性で疑問の自己解決が可能なツール「ナレカン」を選びましょう。 ナレカンでは、質問機能で任意の部署やメンバーに簡単に質問できるうえ、蓄積された質問を社内FAQとして活用することが可能です。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”を誇る「キーワード検索」で情報を瞬時に見つけられます。　 テレワークでの不明点を瞬時に解消できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 働き方改革のメリット・デメリットまとめ ここまで、働き方改革のメリット・デメリット、課題を中心に紹介しました。 働き方改革によって企業が得られるメリットには、「生産性の向上」「少ない残業手当の支払い」「求職者からの高い評価」があります。一方で、「短い就業時間による業務の停滞」というデメリットがあります。 そのため、短時間でも無駄をなくして高いパフォーマンスで業務を進めていく必要があるのです。そこで、業務に関する質問が生じるたびに逐一担当者に電話やメールで聞かずとも、疑問を解消できるITツールを導入すべきなのです。 結論、自社の働き方改革で必要なのは、社内の情報の蓄積・検索で瞬時に必要な情報が見つかるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」で情報を管理し、働き方改革を進めやすい環境を整備しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事例6選】業種別に働き方改革の取り組みを解説！

煩雑な業務内容を整理する「業務改善」には多くのメリットが存在します。しかし、業務の停滞を招く原因は多岐に渡るので、何から取り組めばよいのかわからずに頓挫してしまうケースは少なくありません。 そして、多くのビジネスパーソンは通常業務だけで多忙なため、「業務改善をしたいが、時間がなくてできずにいる」という方も多いのではないのでしょうか。 そこで、今回は時間がないなかでも業務改善を達成する方法を中心にご紹介します。 時間がないなかでも業務改善を成功させる方法が知りたい 業務内容を整理し、効率的な働き方を実現させたい できるだけ効率的に業務改善を進めたい という担当者の方が本記事を参考にすると、効果の高い業務改善方法を把握しつつ、時間がないなかでも煩雑な業務内容を整理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改善に時間が取れない3つの理由1.1 （1）業務の実態を把握できていない1.2 （2）業務改善の重要性を認識していない1.3 （3）現場の業務負荷が高すぎる2 時間がなくても業務改善を成功させる方法5選2.1 （1）適材適所に人材を割り振る2.2 （2）蓄積した知識でマニュアルを作成する2.3 （3）コミュニケーションを活性化させる2.4 （4）ナレッジをまとめておく場所を決める2.5 （5）業務にITツールを活用する3 【必見】忙しくても業務改善を実現できるITツール3.1 情報の共有・管理を効率化するツール「ナレカン」4 時間がなくても業務改善を達成する方法まとめ 業務改善に時間が取れない3つの理由 経営陣が率先して業務改善を始めようと各部署に通達しても、時間がなく達成できない背景には、以下3つの理由があるのです。 （1）業務の実態を把握できていない 業務改善に時間が取れない1つの理由は、現場の業務実態を正確に把握できていないことです。 業務内容が不透明なままでは、どこから業務改善に着手すればよいのか担当者にとって全くわかりません。そのため、たとえ担当者から指示があっても現場は困惑し、業務改善も思うように進まなくなるのです。 業務の実態を把握するためには、現場業務の流れやタスクの進捗状況、タイムスケジュールなどの「見える化」が有効です。見える化により業務実態を正確に把握することで、担当者間で見落とされていた課題を発見でき、業務改善を適切に進められるます。 （2）業務改善の重要性を認識していない 業務改善に時間が取れない2つの理由は、現場の社員が業務改善の重要性を認識できていないことです。 業務改善を達成するには、担当者と現場社員との間で「業務改善によって得られるメリット」に対する共通認識を持つ必要があります。仮に、担当者の提案した改善策が現場社員にとって魅力的でなかったり、現実味のない印象だと、率先して取り組んでくれません。 そのため、担当者は業務改善を実施する目的や背景、得られる効果などを分かりやすく現場社員へ説明し、納得してもらうことが重要です。現場との認識をすり合わせることで、業務改善をスムーズに進めやすくなります。 （3）現場の業務負荷が高すぎる 業務改善に時間が取れない3つ目の理由は、現場が抱える業務負荷が高すぎることです。 業務負荷が高まる原因は、「業務のムリ」が発生しているケースが大半です。たとえば、“人に対するムリ”は集中力や作業効率の低下を招き、“設備に対するムリ”は稼働量の超過による機械の故障や不良品の発生を招きます。 このように、ムリが常態化すると業務改善は進められないため、まずは各社員の業務量を正確に把握し、個人レベルから業務の見直しをしましょう。とくに、ムリが続くと「残業の常態化」「労働災害」など深刻な事態を招く恐れもあるので、早急に対策すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 時間がなくても業務改善を成功させる方法5選 以下では、時間がなくても着手できる具体的な業務改善策を解説します。具体的な改善策がわからないという方は必見です。 （1）適材適所に人材を割り振る ムリなく業務改善を達成する効果的な手法に、「適材適所の人材分配」が挙げられます。 社員が自身の能力や個性を発揮できる業務に就くことで、生産性の向上が見込めるうえ、業務に対する満足度も高まります。しかし、適切に人材を配置するには、担当者が社員一人ひとりの能力や特性を把握しておく必要があるのです。 そこで有効なのが、各社員の特性を可視化できる「スキルシート」です。スキルシートを活用することで、人材配置の判断材料として役立ち、ムリなく業務を振り分けられるようになります。 （2）蓄積した知識でマニュアルを作成する 日々の業務で得られるノウハウを知識として蓄積し、マニュアルとして活用するのも効果的です。 業務が属人化している場合、ベテラン社員が不在になると仕事が滞る一方で、ベテラン社員側も知識を共有するメリットを理解していないケースがあります。こうした業務の属人化を解消するには、ベテラン社員の知識をベースとしたマニュアルの整備が不可欠です。 ただし、共有された知識を蓄積・活用できる仕組みがなければ、情報は個人で管理され、属人化の根本的な解消にはつながりません。そこで、情報を簡単に一元管理できる「ナレカン」のようなツールを使うと、知識が蓄積・活用される仕組みを構築できます。 （3）コミュニケーションを活性化させる 日常的に取り組める業務改善の方法として、「コミュニケーションの活性化」が挙げられます。 社員間のコミュニケーションが不足すると、認識齟齬によるトラブルが生じたり、モチベーションが低下してしまったりする恐れがあります。そのため、日ごろから活発なコミュニケーションを意識し、円滑に業務を進められる環境を整えることが重要です。 具体的には、定期的な1on1ミーティングの実施や、ITツールを活用して情報共有を促進させる方法が効果的です。 （4）ナレッジをまとめておく場所を決める ナレッジをまとめておく場所を決めることも、業務改善に高い効果を発揮します。 情報の所在があいまいだと、必要な知識を探すのに時間がかかり、業務効率の低下につながります。また、過去のナレッジが社内で適切に共有されていないと、同じ質問や問題が繰り返されてしまうのです。 しかし、情報管理によく使われるExcelやWordファイルは、共有のたびにメールや別のツールを使う手間がかかります。そこで、「ナレッジ管理ツール」を使えば、業務マニュアルやFAQをツール上で一元管理・共有できるため、社内情報を効率的に活用可能です。 （5）業務にITツールを活用する ITツールを導入すると、時間がなくても業務改善を達成可能です。 とくに、短期間での業務改善をを目指す場合は、業務で必ず用いる「情報」の管理・共有の効率化から取り組むべきです。たとえば、情報共有ツールを使うと、属人化していたデータが見える化・共有され、時間や場所を問わず社内情報を確認できるようになります。 また、社内の情報がツール内に一元化されるので、情報へのアクセス性も向上します。ただし、検索性が不十分なツールでは、必要な情報を探すのに時間がかかるため、「充実した検索機能が備わっているか」を基準に選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】忙しくても業務改善を実現できるITツール 以下では、時間がなくても業務改善を実現できる、おすすめのITツールを紹介します。 時間がなくても業務改善を進めるには、仕事の基盤となる「情報の一元管理」によって管理工数を削減しつつ、蓄積した情報をマニュアル化して共有する仕組みが必要です。そこで、「情報の共有・管理を一元化できるITツール」を導入しましょう。 ただし、アクセス性の低いツールでは、せっかく蓄積した情報を探すのに時間がかかり、次第に活用されなくなってしまいます。そのため、「検索性の高いツール」を選び、必要な情報にすぐアクセスできる環境を整えることが重要です。 結論、業務改善を実現するには、社内情報を簡単に共有・管理でき、高精度の検索機能によって必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、「記事」にナレッジや業務マニュアルなどを記録・共有でき、属人化による業務の停滞を防ぎながら情報を有効活用できます。また、ヒット率100％の「キーワード検索」で欲しい情報がすぐに見つかるため、効率的に業務改善を進められるのです。 情報の共有・管理を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 時間がなくても業務改善を達成する方法まとめ これまで、業務改善に時間が取れない理由や達成する方法について解説しました。 業務改善を達成するには、現場の業務実態を把握し、担当者と現場社員との間で共通認識をもって取り組むことが重要です。そこで、まずは「業務の見える化」や「マニュアルの整備」によって、ナレッジを蓄積・共有・活用できる仕組みを構築しましょう。 ただし、ナレッジが複数箇所に分散していると、必要な情報を探す手間がかかり、次第に活用されなくなるので「情報を一元管理できるツール」を導入すべきです。とくに「検索性に優れたツール」であれば、必要な情報がすぐに見つかり、ナレッジ活用が進みます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理・共有でき、充実した検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を活用して、時間がないなかでも社内の業務改善を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年、ビジネス環境でもデジタル化・DX化の動きが進んでおり、業務効率や生産性を高める企業が増えています。たとえば、「ペーパーレス化」や「脱ハンコ化」もその一例として、実施されているのです。 しかし、「脱ハンコ化と耳にはするものの、具体的なメリットが分からず上手く実現できるか不安がある」という方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、脱ハンコ化するメリットと導入するときのコツを中心にご紹介します。 脱ハンコ化が進まない理由を知りたい業務改善担当者 社内のどの業務から脱ハンコを始めればいいかわからない管理職 脱ハンコの成功事例を知りたい管理職・担当者 上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、脱ハンコ化のメリット・デメリットだけでなく、具体的に脱ハンコ化する方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 脱ハンコが進まない理由とは？現場で起きている典型的な課題2 脱ハンコに対する政府の取り組み3 脱ハンコ化の3つのメリット3.1 （1）生産性が向上する3.2 （2）コストが削減する3.3 （3）情報漏えい・不正リスクを軽減する4 脱ハンコ化の2つのデメリット4.1 （1）システムの導入や運用にコストがかかる4.2 （2）電子化できない書類がある5 脱ハンコはどこから始めるべき？電子化の優先順位5.1 （1）電子化すべき書類を分類する5.2 （2）承認・共有フローを整理する5.3 （3）電子管理ツールで一元化する5.4 （4）段階的に紙業務を削減する6 【必見】脱ハンコ化の実現に役立つおすすめのツール6.1 社内文書を一元管理できるツール「ナレカン」7 脱ハンコ化の成功事例7.1 株式会社日立製作所7.2 岡山県8 脱ハンコ化のメリット・デメリットまとめ 脱ハンコが進まない理由とは？現場で起きている典型的な課題 多くの企業で脱ハンコが進まない理由として、以下の典型的な課題が挙げられます。 紙前提の業務フローが固定化している 申請・承認・保管までが紙を前提に設計されており、押印を中心とした流れが長年続いているため、部分的に電子化しても全体最適にならず、運用が変わらないケースが多く見られます。 承認プロセスが属人化している 特定の上長や担当者の判断に依存しており、「その人に回さないと進まない」状態になっているため、電子承認に切り替えてもスムーズに運用できないことがあります。 電子化してよい書類・できない書類の判断が曖昧 法的要件や社内規程の整理が不十分で、「本当に電子化して問題ないのか」が明確でないため、現場が不安を感じ、電子化を検討しても結果として従来どおり紙とハンコに戻ってしまうのです。 このように、脱ハンコが進まない背景には単なる慣習だけでなく、業務構造そのものの課題が潜んでいるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱ハンコに対する政府の取り組み 2021年9月に、デジタル庁が発足されたことを皮切りにDX化が進み、今日ではさまざまな書類の電子化が推し進められるようになりました。 とくに、2022年1月には「電子帳簿保存方法の改定」により、大幅に内容の見直しが実施されました。具体的な見直しには、以下が挙げられます。 改正前 改正後 タイムスタンプの要件 3日営業日以内にタイムスタンプの付与が必要 添削履歴が確保できれば、タイムスタンプは不要 検索要件 勘定科目の検索など、詳細な検索項目の設定が必要 項目が取引先・取引金額・取引年月日のみに変更 電子取引の紙保存廃止 データを電子で受け取った場合、紙に印刷して保存することが可能 紙での保存は廃止され、電子データでの保存が義務化 事前承認制度が廃止 電子データを保存する場合、事前に税務署長の承認が必要 承認制度の廃止 引用：Docomo Business ▸　電子帳保存法とは 以上のように、契約書や請求書のペーパーレス化が推奨されたことで、同時に「脱ハンコ化」しやすい仕組みが整えられたのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱ハンコ化の3つのメリット 以下では、脱ハンコ化の3つのメリットをご紹介します。「脱ハンコ化を検討しているが、自社に与える具体的なメリットを把握していない」という方は必見です。 （1）生産性が向上する 1つ目のメリットとして、生産性の向上があります。 自社で脱ハンコ化が推進されれば、上長の押印待ちで作業が止まったり、押印のために出社したりするのを防げます。さらに、脱ハンコで書類の必要性がなくなるため、自社と取引先との双方でデータのやりとりが進み、契約締結までの時間が短縮されるのです。 以上のように、時間や場所を問わず、スムーズに作業を進められるようになるので、結果として生産性の向上につながります。 （2）コストが削減する 2つ目のメリットとして、コストの削減が挙げられます。 ハンコが不要になれば、紙に押印をもらう必要が無くなくなるので、印刷にかかる用紙代やインク代などを削減できるのです。また、ハンコが不要になれば、担当者に押印のアポイントを取り付けたり、書類を提出したりする「時間的コスト」も省けます。 つまり、脱ハンコ化が進めば「金銭的コスト」はもちろん「時間的コスト」も削減できるのです。 （3）情報漏えい・不正リスクを軽減する 3つ目に、脱ハンコにより電子化が進めば、情報漏えいや改ざんのリスクを軽減できます。 書類を紙ベースで管理している場合、書類の量が多いと管理が行き届かず「どこで、どの情報が管理されているのか」が把握できません。その結果、情報漏えいや文書改ざんといったリスクを高めてしまうため、書類の電子化が必須なのです。 ただし、電子化しても、単純にストレージでファイル管理するだけでは、結局PC内で情報が散在してしまいます。そこで、フォルダで情報を管理しつつ、超高精度な検索機能で探せる「ナレカン」のようなITツールであれば、情報管理を徹底できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱ハンコ化の2つのデメリット ここでは、脱ハンコ化の2つのデメリットをご紹介します。脱ハンコ化のデメリットもしっかりと理解したうえで、脱ハンコを進めるか検討しましょう。 （1）システムの導入や運用にコストがかかる 1つ目に、脱ハンコ化にはシステム導入や運用のためのコストがかかります。 脱ハンコ化するには、電子署名システムや承認フローシステムなどの導入や維持にかかる金銭的コストが発生します。また、複雑で多機能すぎるシステムを導入すると、社員への操作説明や研修といった教育コストも生じます。 そのため、社内情報を電子化する場合は、シンプルで使いやすいシステムを選ぶことが重要です。「システムの導入・運用コスト」と「紙ベースの業務を継続することで生じるコスト」を比較したうえで、最適な方法を判断しましょう。 （2）電子化できない書類がある 2つ目に、電子化できない書類がある場合、脱ハンコ化が進まないことです。 多くの書類において電子化が進んでいる一方で、依然として紙の書面として残すことが義務付けられているものもあります。たとえば、不動産に関する事業用定期借地契約は、公正証書であるため、公証人の前で作成しなければなりません。 このように、脱ハンコに向けて電子化を検討している方は、電子化が禁止されている書類を扱っていないか確認しましょう。しかし、現時点では電子化が不可能な書類でも、DXの推進でデジタル化できるようになる可能性はあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱ハンコはどこから始めるべき？電子化の優先順位 以下では、脱ハンコ化を目的とする電子化の優先順位を解説します。脱ハンコを成功させるには、やみくもに電子化を進めるのではなく、優先順位を明確にして段階的に進めることが重要です。 （1）電子化すべき書類を分類する まずは、社内にある書類を洗い出し、以下のように分類します。 すぐに電子化できる書類 法的要件を確認すべき書類 紙での保管が必要な書類 とくに、押印頻度が高く、回覧に時間がかかっている書類から優先的に電子化すると、効果を実感しやすくなります。すべてを一度に変えようとせず、「影響が大きいもの」から着手することがポイントです。 （2）承認・共有フローを整理する 次に、承認・共有フローを整理しましょう。 単に紙をデータに置き換えるだけでは、承認の段階が多すぎる、特定の人物に依存しているといった根本的な課題は解決しません。本当に必要な承認か精査し、不要な工程を削減することで、業務プロセス全体をスリム化できます。 つまり、脱ハンコは単なるデジタル化ではなく、業務構造の最適化とセットで進めることが重要なのです。 （3）電子管理ツールで一元化する 3つ目に、電子化した書類をツールで一元化しましょう。 メンバーが異なるフォルダやメールで情報管理してしまうと、「どこにあるのか分からない」「どれが最新版か不明」といった混乱が生じます。そこで、検索性や承認状況の可視化に優れたツールに情報を集約することで、管理の精度とスピードを高められます。 たとえば、「ナレカン」のようなツールであれば、社内情報を記事形式で管理しつつ、超高精度な検索機能で目的の情報に即アクセス可能です。 （4）段階的に紙業務を削減する 最後に、段階的に紙業務を削減することが現実的です。 紙と電子の運用が急に切り替わると、操作に不慣れな社員が戸惑い、承認遅延や入力ミスが増える可能性があります。また、想定していなかった運用上の課題があとから発覚するケースも少なくありません。 そのため、まずは特定の部署や業務から電子化を始め、課題を洗い出しながら改善を重ねていくことが重要です。小さな成功体験を積み重ねることで、現場の理解と協力を得やすくなり、無理なく脱ハンコを定着させることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】脱ハンコ化の実現に役立つおすすめのツール 以下では、脱ハンコ化の実現に役立つおすすめのツールをご紹介します。 書類にハンコを押す業務フローでは、リモートワーク中でも押印のためだけに出社する必要があり、非効率な働き方から抜け出せません。また、紙と印鑑に依存しているため、業務の電子化が進まず、アナログな管理体制による手間やミスのリスクも残り続けます。 しかし、紙の書類運用を部分的に見直すだけでは、承認作業そのものを根本的に効率化することは困難です。さらに、セキュリティ対策が不十分なままデジタル化を進めると、重要書類の情報漏えいリスクが高まります。 そのため、押印をデジタル承認に置き換えられ、かつ高いセキュリティ基準で情報を管理できるツールを選ぶことが重要です。この条件を満たすツールであれば、安全性を確保しながらスムーズに脱ハンコ化を実現できます。 「ナレカン」では、「記事」内で承認者を設定し、ワンクリックで承認フローを完結できるため、押印業務をデジタル上で代替できます。さらに、国際レベルのセキュリティ基準で情報が保護されているため、上記の条件に最も当てはまり、安全に脱ハンコ化を進められるツールとして選ばれています。 社内文書を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱ハンコ化の成功事例 以下では、脱ハンコ化の成功事例をご紹介します。実際の企業や自治体による成功事例を参考にしたい方は必見です。 株式会社日立製作所 引用：株式会社日立製作所公式サイト 制御・運用技術とITを強みに社会イノベーション事業を展開する日立製作所は、リモートワーク拡大を進める中で、社内承認や稟議における”ハンコリレー”が大きな障壁となっていました。 そこで、電子署名サービス「Docusign eSignature」を導入し、社印や職印の押印を電子署名へと置き換えました。導入にあたって、信頼性や既存システムとのAPI連携性を確保し、さらに、現場主導で段階的に適用範囲を広げることで、無理のない形で定着を図りました。 結果、出社せずに契約・承認業務を完結できる体制を実現したほか、文書の印刷枚数は2019年度比で40％削減し、契約リードタイムも大幅に短縮されました。バックオフィス業務も大幅に効率化され、場所にとらわれない働き方が可能になっています。 参考：株式会社日立ソリューションズ｜事例紹介 岡山県 引用：岡山県公式サイト 岡山県では、行政手続きの利便性向上とオンライン化を推進するため、提出書類への押印義務を見直し、申請書等への押印義務付けを廃止する条例を制定しています。この規則により、多くの申請書・届出書について押印が不要となり、書類のデジタル化が進められています。 さらに、契約手続きの効率化及び契約コストの削減を目指して、電子契約サービスを導入し、本庁や出先機関での本格運用を開始しました。電子契約により従来の印刷・押印・来庁の手間を省くことで、業務の効率化と住民・事業者の利便性向上に寄与しています。 こうした取り組みにより、岡山県では押印に依存しない行政手続きと文書の電子化が進み、脱ハンコ化による業務の迅速化・効率化が進展しています。 参考：岡山県デジタル推進課｜申請書等への押印の義務付け廃止 参考：岡山県デジタル推進課｜岡山県は電子契約を導入します！ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱ハンコ化のメリット・デメリットまとめ ここまで、脱ハンコ化のメリット・デメリットを中心に紹介しました。 書面でのやりとりでは、リモートワークのときでも押印のためにわざわざ出社しないといけません。また、印鑑を押す必要性から、書面のデータ化ができないため、契約締結までの時間が電子取引に比べて長くなってしまいます。 そこで、押印の代わりに承認フローを回せる機能が備わったITツールで、電子化を進めていきましょう。ただし、セキュリティがしっかりとしたツールでなければ、全社で安全に導入することができません。 したがって、電子化データの管理に最適なのは、承認フローを設定できて、国際セキュリティ規格を取得している「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内における脱ハンコ化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

業務効率化を実現するには、日々の業務を見直してより効率的な方法を模索することが求められます。しかし、目的や計画がない状態で取り組むと、思うような成果をあげられない可能性があるのです。 そのため、「業務改善を進めたいが、方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで、今回は業務改善に役立つフレームワークや進め方を中心にご紹介します。 日々の業務における無駄な作業を削減したい 業務改善の正しいプロセスを実践して、職場環境の改善につなげたい 効率的に業務改善を進める方法があれば知りたい という担当者はこの記事を参考にすると、業務改善に使えるフレームワークやプロセスがわかり、自社の課題点を把握しながら業務改善につなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改善とは2 業務改善を実施する目的とは2.1 コスト削減2.2 職場環境の改善2.3 属人化の解消3 業務改善に使える4つのフレームワーク3.1 （1）PDCAサイクル3.2 （2）ECRS3.3 （3）MECE3.4 （4）KPT4 4ステップ｜業務改善の具体的な進め方4.1 ステップ1｜業務の見える化4.2 ステップ2｜問題の洗い出し4.3 ステップ3｜計画の作成と実行4.4 ステップ4｜評価・振り返り5 【必見】簡単に日々の業務改善ができるツール5.1 社内情報の一元管理で業務改善を促進する「ナレカン」6 業務改善の概要やフレームワーク・進め方まとめ 業務改善とは 業務改善とは、現状の業務フローや課題点の見直し、業務効率化や職場環境の改善を図ることです。 企業が持つリソース（ヒト、モノ、カネ、情報）には限りがあるので、過剰なリソースを割いている業務がある場合、早急に問題点を改善しなければなりません。 そして、業務改善の最大の目的である「利益の最大化」に向けた指標として、QCDという考え方があります。QCDとは、Quality（品質）Cost（コスト）Delivery（納期）の3つの要素の頭文字を合わせた言葉です。 商品やサービスを高品質かつ低コストで、納期内に仕上げることによって、利益向上に結び付くという発想です。QCDのフローを妨げる原因を特定・解消することが、業務改善の基本的な流れとなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善を実施する目的とは 以下では、業務改善に取り組む代表的な目的を3つ紹介します。業務改善には現場メンバーの理解が前提になるので、推進者側で目的を明確にしておくことが大切です。 コスト削減 業務改善を実施する1つ目の目的は、「コスト削減」です。 たとえば、これまで共有すべき情報を紙で配布し、対面で会議を実施していた状態から、ITツールで情報を管理し、ツール上で内容を確認できる仕組みを整備した場合、「紙の印刷にかかる金銭的コスト」と「会議にかかる時間的コスト」の両方を減らせます。 とくに、アナログな情報共有が浸透している企業では、業務そのものが非効率であることに気づきにくいのです。そのため、まずは自社における「アナログな情報共有・管理」を見直すことが、業務改善の第一歩となります。 職場環境の改善 業務改善を実施する2つ目の目的は、「職場環境の改善」です。 業務改善によって作業の無駄を省くことで、結果として労働時間が減少し、社員の身体的・精神的な負担の軽減にもつながります。さらに、企業側にとっても、残業代をはじめとした人件費の削減を実現できるのです。 このように、職場環境の改善につながる業務改善は、社員と企業の双方にメリットのある取り組みです。 属人化の解消 業務改善を実施する3つ目の目的は、業務の標準化による「属人化の解消」です。 代表的な例として、「マニュアル」や「FAQ」の作成が挙げられます。仮に、ある業務を特定の社員しか対応できない場合、担当者の不在や退職時に引き継ぎがうまくいかず、業務の停滞やトラブルを招くリスクが高まるのです。 そこで、マニュアルやFAQを整備すると、誰でも同じ品質で業務を遂行でき、属人化や特定の社員に負担が集中する事態を防げます。また、疑問点が生じた時もマニュアルを参照すれば自己解決できるので、教育の負担軽減にも効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善に使える4つのフレームワーク 業務改善に取り組むうえで、まずは自社業務の改善すべき点を見つけなければなりません。そこで、フレームワーク（事象に対する分析や戦略を考えるための枠組み）を使うのが効果的です。 以下では、自社業務の課題抽出に役立つフレームワークを4つご紹介します。 （1）PDCAサイクル PDCAサイクルとは、「Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）」の頭文字をとった言葉です。PDCAの4つのステップを繰り返すことで、反復的に業務改善を進め、継続的な改善が可能になります。 Plan/計画 新たな事業や施策を実施するときは、目標や現状を踏まえた適切な計画を立てる必要があります。また、現実的に可能な期限、内容にとどめる点がポイントです。 Do/実行 Planで検討した計画内容を実行します。効果を正しく測定するために、Planで考案した施策は過不足なく実行ましょう。 Check/評価 実行した内容が計画通り進んだかを評価します。とくに、計画通りに進まなかった場合には、その原因を客観的に分析することが重要です。 Action/改善 評価結果を踏まえ、今後どのような対策や改善をするべきか検討します。得られた知識やノウハウを次のPlanに落とし込むことで、業務の質や効率を継続的に高めるサイクルを確立しましょう。 このPDCA法は、さまざまな業務の基本となるフレームワークであり、問題に対して論理的かつ計画的に取り組むうえで必須です。 （2）ECRS ECRSとは、「Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）」の頭文字をとった言葉です。 製造現場における適切な課題発見と効果的な業務改善の手法として考えられたもので、現在ではその有用性からさまざまな業界で広く用いられるようになりました。ECRSはそれぞれ以下のような指標で、業務改善のための課題を抽出します。 Eliminate/排除：不要な業務を排除できないか Combine/統合：複数の業務をまとめることはできないか Rearrange/変更：業務の場所や流れの入れ替えで、効率を上げられないか Simplify/簡略化：業務をさらに簡略化できないか PDCA法と比較して、ECRS法はより業務改善に着目したフレームワークです。 （3）MECE MECE（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive）とは、ある事象の要素を「漏れなく、重複なく」抽出し、問題解決へ導くためのフレームワークです。直訳は以下の通りになります。 Mutually：互いに Exclusive：重複がなく Collectively：集合的に、全体として Exhaustive：漏れがない たとえば、売上は「成約数×平均顧客単価」で表されますが、それぞれを「新規契約数と継続契約数」「月額基本料金とオプション料金」のように、重複・漏れなく細分化すると「どの要素に関わる問題を解消すべきなのか」が正しく導けるようになります。 とくに、問題点に対して正しく原因を特定するときに活用できるフレームワークです。 （4）KPT KPTとは、業務や取り組みの振り返りでよく使われるフレームワークであり、それぞれ以下の頭文字から成り立っています。 Keep：継続してやるべきこと Problem：解消すべき問題 Try：新たに改善し実践すべきこと とくに、開発現場におけるアジャイル開発（工程を機能単位に区切って小規模なサイクルで進める開発手法）で多く用いられるフレームワークです。しかし、業界業種問わず活用でき、短いスパンでKPTを実施するのでスピード感を持ってビジネスを促進できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ｜業務改善の具体的な進め方 以下では、実際にどのようなプロセスで業務を改善していけばよいかを解説します。以下の手順を用いると、業界業種問わず、現状の課題発見から解決策を導くまでのプロセスを効率化できます。 ステップ1｜業務の見える化 まずは、業務の見える化を実施し、曖昧になっていた業務フローやリソースの重複箇所などを明確にします。 業務フロー全体で遅れが生じているなど、全社的な問題を見つけるには「各業務をタスク単位で細分化する」のが有効です。タスクを要素分解することで、業務の見える化だけでなく、個別業務へのアプローチが可能となり、具体的な対策も練りやすくなります。 また、見える化によって整理された業務フローや、社員が持つノウハウ・ナレッジなどは、放置せず随時アップデートすることが重要です。過去の情報を蓄積しながら、最新の内容を社内で共有することで、継続的な業務改善につながります。 ステップ2｜問題の洗い出し 次に、見える化した業務の中から問題を洗い出し、「気づき」を得やすくします。 担当者や管理者目線では、現場で発生している問題に気づけないことがあります。実際の現場では、「問題の合理的な解決策は把握しているが、実践できていない」というケースが少なくないためです。 そのため、社員の意見を聞くときには「合理的になりすぎず、定性的な現場の声もヒアリングする」ことが重要です。現場の声を聞きながら問題を洗い出すことで、現場目線でしか発見できない「気づき」を見つけ出すことができます。 ステップ3｜計画の作成と実行 業務の見える化や現場からのヒアリングで抽出した課題をもとに、具体的な計画を立てて実行に移します。 計画を立てるときは、実行可能な範囲を超えないよう、社員の稼働状況やスキルを把握しておくことが重要です。たとえば、繁忙期に業務フローを大幅に変更するのではなく、負荷の少ない時期に試験的に導入するなど、現場の状況を踏まえた計画が求められます。 また、施策の効果を定量的に分析するためには、あらかじめ実行期間を設定しておくことがポイントです。 ステップ4｜評価・振り返り 最後に、実行した施策によってどのような成果が得られたのかを分析・評価します。 評価の段階では、客観的かつ合理的に判断することが大切です。良好な成果が得られた場合は、計画から実行までのプロセスが正しいことがわかる一方、成果が芳しくなかった場合は「なぜ施策が上手く機能しなかったのか」を分析する必要があります。 また、課題の洗い出しから評価までのプロセス完了後は、「ナレカン」のような情報蓄積に特化したITツールを使うと、ノウハウとしてデータを蓄積できます。蓄積したノウハウを共有することで、別の課題が生じたときにも活用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】簡単に日々の業務改善ができるツール 以下では、簡単に日々の業務改善ができるツールをご紹介します。 業務改善において、まずは業務の見える化を進め、曖昧になっている業務フローや不要な作業を整理することが重要です。そこで、「情報をわかりやすく記録・共有・管理できるナレッジ管理ツール」を導入すれば、業務改善の基盤を整えられます。 また、業務改善の過程で得られた社員の意見や分析などの情報は、ノウハウとして他の業務へ活用できるため、社内全体でいつでも活用できるよう管理しておくべきです。ただし、情報が増えるにつれ探す時間がかかるため「検索性の高いツール」を選びましょう。 結論、業務改善の実現には、社内のあらゆる情報を共有・管理でき、超高精度の検索機能で必要な情報をすぐに活用できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」に業務マニュアルやナレッジ、分析結果などを蓄積し、社内全体へ共有できます。また、“ヒット率100％”の検索機能によってほしい情報にすぐにアクセスできるため、蓄積したノウハウを効率的に活用しながら業務改善を遂行できるのです。 社内情報の一元管理で業務改善を促進する「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善の概要やフレームワーク・進め方まとめ ここまで、業務改善のメリットから具体的な業務改善の方法までを解説しました。 業務改善には、コスト削減や職場環境の改善などのメリットがあるため、全社で積極的に取り組むべき施策です。また、PDCAサイクルをはじめとしたフレームワークを活用すれば、情報を整理しながら業務改善のプロセスを進められます。 しかし、業務改善に成功しても、改善事例や解決策などを管理・共有しなければ、その効果を企業全体に波及させることはできません。そこで、「情報管理ツール」を導入して、業務改善に関する情報管理・共有を効率化させましょう。 ただし、情報を探すのに手間がかかると非効率になってしまうため、高精度の検索機能を備え、必要な情報にすぐアクセスできるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使い、誰でも業務改善のプロセス管理・情報共有が簡単にできる環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

優秀な部下の育成は、会社の将来を左右する重要な任務です。部下の育成が十分にできている企業は、組織全体の生産性向上や優秀な人材の確保につながります。 しかし、「部下をどのように育てたらいいかわからない」と悩む方も多いのでは無いでしょうか。 そこで今回は、部下を上手く育てるためのポイントや指導法を中心にご紹介します。 部下の育て方のポイントが知りたい 部下から信頼される上司になりたい 部下育成をスムーズに進める方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、部下を育てるときに押さえるべきポイントが理解でき、部下の教育効率を上げられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 部下育成とは1.1 部下育成が重要な理由1.2 上司としての心がけで大切なこと2 部下が育つ3つのポイント2.1 （1）部下のことをよく理解する2.2 （2）適切な目標を与える2.3 （3）定期的にフィードバックを行う3 部下を育てるのが上手い上司の特徴3.1 丸投げしない3.2 指導にムラが無い4 【必見】優秀な部下の育成をサポートするツール4.1 部下育成に必要な情報を一元管理できるツール「ナレカン」5 ＜注意＞部下育成でありがちな3つの失敗と解決策5.1 （1）高圧的な態度で指導している5.2 （2）簡単な仕事しか任せていない5.3 （3）十分なコミュニケーションが取れていない6 部下の上手な育て方まとめ 部下育成とは 部下育成とは、「上司が部下を指導すること」と捉えられがちですが、本質は「部下の成長を支援すること」です。以下では、「部下育成が重要な理由」と「上司としての心がけで大切なこと」を解説します。 部下育成が重要な理由 部下育成が重要な理由は、企業の組織力や成長力に直結するためです。 企業の成長を支えるのは人材であり、優秀な人材を育成することで競合他社に負けない競争力を高めることができます。また、企業のビジョンと社員の目標をすり合わせることで、モチベーションを高め、生産性向上や事業の持続的な成長が期待できるのです。 さらに、効果的な部下育成は部下の成長を促すだけでなく、上司自身の評価向上や育成ノウハウの蓄積にもつながります。 上司としての心がけで大切なこと 部下の成長を促すためには、上司としての関わり方が重要です。 まずは、部下との信頼関係を築くことが育成の土台となります。日頃から積極的にコミュニケーションを取り、前向きなフィードバックを心掛けることで、部下のモチベーションを高め、相談しやすい環境を整えましょう。 また、成長をサポートする姿勢も欠かせません。部下が自ら考えて行動できるよう、単に答えを教えるのではなく、考えるヒントを与えることで部下の自主性を引き出すことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部下が育つ3つのポイント 以下では、具体的にどのようなポイントを意識して、部下を育てれば良いかを紹介します。現状、部下の育成において課題を抱えている方は参考にしましょう。 （1）部下のことをよく理解する 部下を育てる1つ目のポイントは、「部下のことをよく理解すること」です。 部下の能力や経験、今後のキャリアプランを把握することで、一人一人に合った指導が可能になります。たとえば、得意な分野を伸ばすために研修へ参加させたり、「〇〇の仕事がしたいなら、このスキルが必要だ」と意欲を引き出す言葉をかけたりできるのです。 そのため、日頃から積極的にコミュニケーションを取り、部下の考えや目標を知ることを意識しましょう。部下を深く理解することが、効果的な指導につながります。 （2）適切な目標を与える 部下を育てる2つ目のポイントは、「適切な目標を与えること」です。 たとえば、部下に仕事へのやる気を持たせるには、具体的な目標を設定することが有効です。ただし、目標は高すぎても低すぎても効果は薄れてしまいます。 部下の現状の能力を的確に把握したうえで、頑張れば達成できる目標を設定しましょう。また、長期的な成長を見据えた大きな目標と、日々の業務の中で達成感を得られる短期目標を組み合わせることで、モチベーションを維持しながら着実に成長できます。 （3）定期的にフィードバックを行う 部下を育てる3つ目のポイントは、「定期的にフィードバックを行うこと」です。 実際に経験した仕事に対してアドバイスを受けることで、部下は大きく成長します。そのため、部下に仕事を振ったら、その成果に対して定期的にフィードバックをしましょう。 そのとき、上司が上の立場から評価するのではなく、対等な立場で良い点は素直に褒めることが大切です。また、できていない点は、次につながるアドバイスを含めて伝えるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部下を育てるのが上手い上司の特徴 以下では、部下育成が上手い上司の特徴を解説します。同じ指導内容でも、信頼している上司から言われると部下の心にも響くので、部下から信頼される上司を目指しましょう。 丸投げしない 部下育成が上手い上司の特徴1つ目は、部下に仕事を丸投げしないことです。 部下にあれこれ指示せず、「なるべく任せる」という指導方法は、部下の自主性を育てるために有効です。しかし、仕事を振って放置することはせず、部下の行動を尊重しつつ、助けを必要とした場合にはいつでもサポートできる準備をして見守りましょう。 以上のように、「仕事に裁量を持ちながらも、困った時には助けてくれる」という安心感が信頼につながります。 指導にムラが無い 部下育成が上手い上司の特徴2つ目は、指導にムラがないことです。 部下が複数人いる場合、それぞれの指導に差が出てしまうと、成長スピードもバラバラになります。また、「教えるべきことが漏れていた」などの単純なミスも、部下の受け取り方によっては信頼を失いかねません。 そのため、「部下に必ず教えるべきことは手順等をマニュアル化して、指導の質を一定に保つこと」が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】優秀な部下の育成をサポートするツール 以下では、優秀な部下の育成をサポートするツールをご紹介します。 部下の育成では、指導にムラがあると不信感を与えたり、成長に差が生じる恐れがあります。そのため、決まった業務手順をマニュアル化し、指導内容を統一することで、部下の育成を効率的に進めることが重要です。 ただし、ExcelやWordでマニュアルを管理すると、どこに保存したかわからなくなり、必要な情報を探すのに手間がかかります。そこで、「後から振り返りやすい情報管理ツール」を導入し、部下育成に必要な情報を一元管理すべきです。 結論、指導マニュアルの管理には、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 「ナレカン」では、テンプレートを活用してマニュアルや指導記録を作成したり、既存ファイルを添付したりして情報を蓄積できます。また、ファイル内検索を含む“ヒット率100％”の「キーワード検索」によって、情報を探すストレスがありません。 部下育成に必要な情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜注意＞部下育成でありがちな3つの失敗と解決策 以下では、部下育成でありがちな3つの失敗と解決策をご紹介します。以下に該当する場合は、すぐに解決策を実践しましょう。 （1）高圧的な態度で指導している 部下育成でありがちな1つ目の失敗は、「高圧的な態度で指導していること」です。 部下が期待通り育たないことに対して感情的に接すると、部下は萎縮して上司の指示通りにしか行動しなくなります。その結果、自発的な行動力が養われず、優秀な人材が育たないだけでなく、モチベーションの低下による離職にもつながりかねません。 そのため、部下に対してストレスや苛立ちを感じたとしても、感情を露呈せず冷静に対応し、信頼関係を築くことが重要です。また、感情をコントロールする方法として、「アンガーマネジメント」などの心理トレーニングも効果的です。 （2）簡単な仕事しか任せていない 部下育成でありがちな2つ目の失敗は、「簡単な仕事しか任せていないこと」です。 部下に簡単な業務や責任の小さな仕事ばかり任せていると、成長は期待できません。また、部下は「自分は期待されていない」と感じ、成長意欲を失ってしまう可能性があるのです。 そのため、部下のスキルや適性を考慮しながら、少しずつ難易度の高い業務や責任のある仕事に挑戦させることが重要です。ただし、単に仕事を任せるのではなく、しっかりと見守りながら必要に応じて適切なサポートをしましょう。 （3）十分なコミュニケーションが取れていない 部下育成でありがちな3つ目の失敗は、「十分なコミュニケーションが取れていないこと」です。 部下とのコミュニケーションが不足していると、部下の状況を把握できず、適切なフィードバックができません。また、部下育成において欠かせない信頼関係の構築も難しくなり、成長を遅らせる原因となってしまいます。 そのため、指導記録の作成や定期的な1on1で部下の状況を把握し、適切なコミュニケーションを取りましょう。たとえば、指導内容の記録とそれに対するコメントができる「ナレカン」のようなツールを使えば、部下の情報を蓄積しながら円滑にやり取りできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部下の上手な育て方まとめ これまで、部下を育てるときのポイントや、部下育成でありがちな失敗と解決策を中心にご紹介しました。 部下を育成するときは、部下のことを深く理解したうえで、適切な目標を設定することが重要となります。しかし、指導の質にムラがあると、信頼関係や部下の成長速度に影響を与えるので、業務の手順や指導方法をマニュアル化するのが有効です。 ただし、ExcelやWordでマニュアルを管理すると、マニュアルの数が増えるにつれて情報が見つけにくくなったり、他の資料と混在してしまったりするのです。そこで、「情報へのアクセス性が高いツール」を使って、部下育成に関する情報を一元管理しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、マニュアルをはじめとする社内情報を一元管理でき、ヒット率100％の検索機能が備わった「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、会社の将来を担っていける部下を育てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

昨今では、多くの企業が「業務効率化」を実現するため、自社の業務を見直したり新たな仕組みを導入したりしています。業務を見直して効率化することで、無駄なコストを削減しつつ、パフォーマンスの最大化を最大化できるのです。 しかし、業務効率化の方法は数多くあるため「自社ではどのような取り組みをすれば良いのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説します。 各部署の業務を見直し、「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしたい 業務効率化するにあたって、アイデアや成功事例を教えてほしい 業務効率化に役立つアプリを導入し、社内のシステムを変えたい という担当者の方は今回の記事を読むと、自社で取り入れるべき施策を理解し、自社の業務効率化向上に向けた取り組みができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務効率化とは2 「業務改善」や「生産性向上」との違いとは2.1 業務改善との違い2.2 生産性向上との違い3 業務効率化を進めやすい作業の種類4 業務効率化を目指す3つのメリット4.1 （1）コストを削減して収益を増やせる4.2 （2）社員の負担を軽減できる4.3 （3）事業拡大に注力できる5 業務効率化のアイデア10選5.1 （1）無駄な業務を削減する5.2 （2）業務を統合・分業する5.3 （3）業務担当を変更する5.4 （4）業務マニュアル・テンプレートを作成する5.5 （5）業務フローチャートを作成・更新する5.6 （6）ナレッジを共有する5.7 （7）業務の優先順位を設定する5.8 （8）テレワークを推進する5.9 （9）業務をデジタル化する5.10 （10）AIを活用する6 最も簡単にチームの業務効率化を実現するツール6.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール 「ナレカン」7 業務効率化の進め方7.1 ステップ1｜業務の見える化7.2 ステップ2｜課題点の優先順位付け7.3 ステップ3｜効率化の手法を選択・実施7.4 ステップ4｜効果の検証・改善8 業務効率化の注意点8.1 （1）必要な業務を削っていないか8.2 （2）逆にコストや手間が増えていないか8.3 （3）顧客満足度が低下していないか8.4 （4）検証ができているか9 業務効率化に使えるツール10 業務効率化の進め方やアイデアまとめ 業務効率化とは 業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし業務を改善することで、生産性を高めるための取り組みです。 具体的な方法としては、会議時間の短縮やミスを減らすなどの手軽な方法から、ITツールの導入といった方法まで幅広くあげられます。業界や業種により最適な方法は異なりますが、情報共有の問題を改善すれば、業務効率化につながるケースが多いです。 たとえば、「日誌の提出」や「顧客からの問い合わせ対応」など、工程がシンプルで標準化しやすい業務や何度も繰り返される業務は、マニュアルによってノウハウを共有することで効率化できます。 このように、自社に最適な方法で、時間・ヒト・お金にかけるコストを最適化していけば、結果として業務スピードや質の向上にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「業務改善」や「生産性向上」との違いとは ここでは、業務効率化と混同されがちな言葉である「業務改善」や「生産性向上」と、業務効率化の違いについて解説します。3者の違いを把握して、業務効率化の概要を正しく認識しましょう。 業務改善との違い 業務改善とは、業務上の問題・課題を解決し、業務フローをより良くさせる方法です。 業務のムダやムラをなくすのが目的なので、業務効率化と混合しやすい言葉です。しかし、業務改善はあくまでも手段であり、業務効率化はその手段をとったことによる中間目的という点が異なります。 両者ともに最終目的が利益化なのは変わりませんが、そこに至るためのステップが業務効率化であり、それを実現するのが業務改善という関係です。 生産性向上との違い 生産性向上とは、投入する資源を最大限に活用して、効率よく成果を得られるようにすることです。 そのため、生産性向上のための一つの手段が業務効率化であると言えます。業務効率化という「手段」によって、生産性向上という「結果」につながるのです。 このように、目的やプロセスのスケールの観点から両者は異なる概念であることが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化を進めやすい作業の種類 以下では、業務効率化を進めやすい作業の種類をご紹介します。業務を改善していきたいが、「どこから着手していけばいいのかわからない」という方は参考にしましょう。 繰り返しが多い作業 データ入力やフォーム処理など、反復的なルーチンワークは、RPAなどの自動化ツールで代替できます。 標準化が容易な作業 請求書や在庫の管理など、決められたルールに則って進める作業は、マニュアルなどを用意することで業務のスピードや質を標準化できます。さらに、マニュアルにベテラン社員の持つ「ナレッジ」を書き込んでおけば、さらに品質を高められます。 自動化が可能な作業 電子メールの返信・管理、データ収集やレポート生成などは、ITツールを用いると自動化が可能です。とくに、昨今では「AI」が搭載されたツールを使って、文書の作成を自動化している企業が増えています。 業務効率化を図るときは、業務の種類をベースに対策を講じるのも有効な手段です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化を目指す3つのメリット 以下では、業務効率化の実現で得られるメリットについて解説します。全社で業務効率化を進めるためにも、メリットを周知する必要があります。 （1）コストを削減して収益を増やせる 業務効率化によって得られる最大のメリットは、コストの削減と収益拡大です。 日々の業務を効率化すると、作業に費やしていた時間や人的リソースを割けるため、時間的コストや人件費・光熱費をはじめとする金銭的コストを削減できます。 また、業務にかかっていたコストが減る一方で、社員は効率的に業務に取り組めるので、業務の幅が広がったり注力すべき業務に集中できたりします。そのため、長期的な目線で事業における収益拡大も期待されるのです。 （2）社員の負担を軽減できる 業務効率化は、社員が抱える負担の軽減にも貢献します。 業務効率化によって作業時間を短縮できると、社員の残業や休日出勤を減らせて、社員の負担を軽減できます。その結果、社員の「モチベーション向上」や「満足度アップ」につながり、会社に対する信頼が強くなるのです。 このように、業務効率化と働きやすい環境の整備は親和性が高いので、簡単なところから業務環境の改善を図っていきましょう。 （3）事業拡大に注力できる 事業拡大に注力できる点も業務効率化のメリットです。 業務効率化によってコストを削減すれば、従来費やしていた余分なコストを事業の拡大や新規事業の立ち上げに投資できます。また、老朽化した設備を改装したり、最新のシステムを導入したりする資金にも割り当てられます。 このように、業務効率化は企業の持続的な発展にも貢献できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化のアイデア10選 以下では、業務効率化を実現するためのアイデア10選をご紹介します。すぐに取り組めるものから検討・導入に時間がかかるものまでそれぞれ差があるので、自社に合うものを選択してみましょう。 （1）無駄な業務を削減する 最も簡単にできる業務効率化の施策が、無駄な業務の削減です。 たとえば、普段の業務を見直すと「いらないのではないか」と感じる作業があります。こうした無駄な業務をなくすと、空いた時間をほかの業務に充てられるようになります。 また、手動である必要がない作業は自動化すると、作業時間が短縮できるうえ人的なミスも防止できます。 ただし、独断で業務を無くしたり、自動化したりすると、後から「実は必要な業務だった」となりかねません。そのため、必ず事前にチームでの話し合いを経てから判断しましょう。 （2）業務を統合・分業する 次に、業務効率化を目指すのであれば、作業は適宜統合・分業していきましょう。 複数人で同じ作業をしていたり、作業が重なっていたりする場合、その作業を統合してひとつの作業に統一することで効率よく進められるようになります。 反対に、ひとつの作業において複雑なプロセスが含まれる場合、分業することも効果的です。これは、それぞれが自分の作業に注力することで、ノウハウを培って早い段階で作業を効率よく進められるようになるからです。 このように、統合や分業をすると作業のムダやムラが無くなり、業務効率化を実現できるのです。 （3）業務担当を変更する 業務の担当を変えるのもひとつのアイデアです。 社員一人ひとりの得意分野と苦手分野を把握し、社員の得意分野を割り振っていけば、作業が滞らずに進むので、業務効率化に繋がります。 また、業務によっては自社人材ではなくアウトソーシングを利用する方法もあります。アウトソーシングとは、業務に必要な人やサービスを契約によって、外部から調達することを指します。 アウトソーシングをすれば人件費が削減できるうえ、専門スキルを持った有能な人材に業務が任せられるので効率的に作業が進みます。 （4）業務マニュアル・テンプレートを作成する マニュアルやテンプレートを作成すれば、業務時間が短縮できるケースがあります。 業務の手順やチェックリストが記載されたマニュアルは、作業品質の均一化と作業時間の短縮に大きく貢献します。一般的にマニュアルは初心者が読むので、簡単に業務について理解できるように図や表で分かりやすく書く必要があります。 また、毎回同じ形式の文書などを作成している場合は、テンプレートもおすすめです。テンプレートを利用すると項目を入力するだけで文書作成ができるため、これまで文書作成にかけていた作業時間が短縮されます。 そこで、マニュアルやテンプレートを作成・管理できる「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを使えば、 作成が簡単にできるだけでなく、検索機能を使って必要な時にすぐに探し出せます。 （5）業務フローチャートを作成・更新する 業務フローチャートの作成・更新も業務効率化の方法のひとつです。 業務のフローチャートを作っておくと全体の流れをすぐに把握でき、スムーズに作業を進められます。なぜなら、自分の業務の進捗がほかの作業に与える影響を確認して動けるので、作業の優先順位がつけやすくなるからです。 また、作成したフローチャートは定期的に見直しをし、無駄な作業がないかを見極めましょう。作業をするうえで気付いた点を適宜報告して改善を繰り返していけば、自然と無駄な作業の削減を減らした効率的な業務ができます。 （6）ナレッジを共有する ナレッジ共有は、チーム全体のスキル向上に役立ちます。 ナレッジとは「業務に役立つさまざまな知識」であり、ナレッジの共有は業務の属人化を防ぎ、スキルの標準化に役立ちます。たとえば、中堅社員と新人社員では、業務のクオリティに差が出てしまうため、必然的に中堅社員の業務量が多くなりがちです。 そこで、会社や部署で蓄積されたナレッジを共有できる体制にすると、経験の浅いメンバーでも業務スピードや質を保てるようになります。結果として、各社員の業務量を調整しやすくなるので、業務効率化につながるのです。 （7）業務の優先順位を設定する 業務の優先順位を設定するのも業務効率向上に役立ちます。 それぞれの業務の優先順位が明確化されると、優先順位の高い作業に対して多くのリソースを充てられるようになります。また、優先度の低い作業に注力してしまい、重要な作業が滞る事態も回避できるのです。 このように、優先順位を設定して注力すべき度合いを把握することで、効率よく作業を進められます。 （8）テレワークを推進する テレワークを推進することで、業務効率化が進む場合があります。 テレワークを推進すれば、通勤時間やオフィスコストの削減、人材の有効活用ができます。また、オフィス外でも仕事ができるため、育児や介護などが原因で自宅から離れられない環境にある社員も辞めることなく継続して勤務可能です。 働き方改革によってさまざまな働き方が推進される今日では、多くの企業がテレワークを導入しています。ただし、導入にはIT環境を整備しなくてはならないので、予算や導入時期などを早めに計画する必要があります。 （9）業務をデジタル化する 業務のデジタル化も効率化に有効です。 アナログ（手作業）で業務を進めている場合、時間がかかるだけでなく、人的ミスによって「やり直すムダ」が生じがちです。また、紙で書類管理している場合、必要な書類を探したり整理したりするのに、多くの時間を費やすことになってしまいます。 一方、デジタル化すると、迅速かつ正確な業務の進行が可能になるため、結果ほかの業務に人員を割けるようになります。また、デジタル化された書類であれば、「検索機能」によって必要な情報を素早く見つけ出せるため、情報をさがすのに時間がかかりません。 以上のように、アナログ作業から脱却することで、あらゆる「ムダ」をなくせるため、業務効率化が期待できます。 （10）AIを活用する 業務効率化に有効な手段として「AIの活用」が挙げられます。 昨今では、デジタル技術の発展により、さまざまな場面で「人口知能（AI）」が活用されています。AIはビジネスでも役立てられており、業務の効率化や人件費の削減、顧客対応のスピード向上など、多くのメリットをもたらします。 しかし、AIツールは複雑であるため、使いこなすのに時間がかかったり、導入しても社内に馴染まなかったりする恐れがある点に注意が必要です。そのため、生成AIを搭載しつつ、専属担当者によるサポートが充実した「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 最も簡単にチームの業務効率化を実現するツール 以下では、業務効率化を簡単に進められるツールを紹介します。 業務効率化を進めるには、まずは「ナレッジを共有し、業務の属人化を解消すること」から始めましょう。なぜなら、ノウハウを持つベテラン社員にばかり業務が集中するのを防げるうえ、業務の引き継ぎや新人研修の時間の短縮にもつながるからです。 そこで、「社内のナレッジを蓄積し、一元管理できるITツール」を導入しましょう。ただし、社内のナレッジを蓄積しても、それを探すのに時間がかかってしまうと逆効果なので、欲しい情報がすぐに検索できる機能を備えていることが大前提です。 結論、自社で導入すべきツールは、社内のナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能によって必要な情報にすぐにアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に、画像・ファイルを含む、あらゆるナレッジを残しておけば、全社的な業務の質・スピードの向上を図れます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように回答を得られるので、情報を見つけるまでのムダな時間をなくせます。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール 「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化の進め方 ここでは業務効率化の実現に必要な手順について解説します。以下4つの手順を押さえれば、どの企業でも業務効率化を実現できます。 ステップ1｜業務の見える化 まずは、現状を把握して課題点を見つけるために、業務を見える化しましょう。 業務を見える化するうえで、以下の項目を確認すると便利です。 業務の内容 業務の進め方 業務の担当者 業務に必要な工数 以上の項目に沿って業務を見える化すると、現状の課題を正確に認識でき、どのような対策を取るべきかが明確になります。 ステップ2｜課題点の優先順位付け 業務を見える化して課題を洗い出したら、解決すべき課題から優先順位を付けます。 課題を洗い出したら、一つ一つやみくもに取り組むのではなく優先度の高い課題から取り組みましょう。具体的には「解決することで工数をどれほど削減できるか」「ほかの業務にどれほど影響しているか」を重視します。 このように、優先順位の高い課題から解消することで、スピーディーに成果を出せるのです。 ステップ3｜効率化の手法を選択・実施 業務効率化の方法を選択してから、業務効率化を実施します。 事前の計画なしにやみくもに業務効率化を進めても、何が課題かが分かっていないケースが多いからです。とくに、必要な業務を削るとかえって業務効率が低下してしまう点に注意しましょう。 また、事前に業務効率化の目標や実施計画（期日や手法など）を定めておき、検証・改善に回せるようにしておくことを忘れてはいけません。 ステップ4｜効果の検証・改善 最後に、検証と改善を繰り返すことも求められます。 業務効率化は、計画を実施したらそれで終わりではありません。実施した結果をもとに「業務が適切に効率化できているのかの検証」と「実施中に出てきた問題点の改善」が必要です。 ここまでの業務効率化の計画を無駄にしないためにも、事前に立てた目標がどれくらい達成できているのか、業務は実際に改善されたのかをチェックしましょう。 また、検証作業ができれば、次に改善すべきポイントが洗い出されます。新しく出てきた改善ポイントについても同様に、課題の解決を図るのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化の注意点 以下では、業務効率化で注意すべき5つのポイントを解説します。自社での業務効率化が上手くいかない企業は、以下のポイントに自社が当てはまっていないかを確認して改善を図りましょう。 （1）必要な業務を削っていないか 業務効率化にあたって、必要な業務を削っていないかを注意しましょう。 一見必要ない業務でも重要な役割があったケースは少なくありません。仮に、該当の業務を削ってしまうと、業務効率が下がる可能性があります。 そのため、事前に業務フローをつくり、実務レベルで考えて「本当に不要なのか」を考える必要があります。判断に迷う場合には、現場で働く社員の声を参考にしましょう。 （2）逆にコストや手間が増えていないか 次に、仕事を効率的にしようとして、かえってコストや手間が増えていないかを確認しましょう。 業務効率化を実施したために、逆にコストや作業の手間が増えてしまったという事態に陥れば本末転倒です。したがって、本導入後に社員からのフィードバックを受けるなどして「業務効率化が働きやすさに貢献しているか」の確認が大切になります。 仮に、手間やコストが増えていた場合は「以前の方法に戻す」または「新しい業務効率化の方法を検討する」のどちらかで対処しましょう。 （3）顧客満足度が低下していないか 業務効率化が実現できても、顧客満足度が低下しては意味がありません。 業務効率化の施策のなかには、アウトソーシングやITツールの導入など、業務委託や自動化によって効率化を実現する方法があります。該当の方法は便利な一方で、そのプロセスのせいでミスが発生し、顧客からのクレームが発生する可能性もあります。 ミスやクレームは顧客満足度を低下させる原因のひとつであり、対応にも多大な時間がかかるため、頻発するようであれば業務効率化の意味がなくなってしまいます。 業務効率化を優先したために顧客を蔑ろにしないように、顧客に寄り添った対応ができるかを見極めましょう。 （4）検証ができているか せっかく業務効率化をしても、その後の検証がされていなくては意味がありません。 業務効率化をしたという結果だけで終われば、その過程において良かったことや改善すべきことに気付けないからです。やみくもに施策を打っていくのは時間がかかるうえ、得られた経験をほかの業務で活用できません。 このように、業務効率化を目指すプロセスで得られた経験を横展開するためにも、検証と振り返りが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化に使えるツール 以下では、業務効率化に役立つツールを10種類ご紹介します。それぞれ特徴が異なるので、自社に取り入れるべきツールはどれかを検討しながら確認しましょう。（左右にスクロール可） 【おすすめ】ナレッジ管理ツール ビジネスチャット グループウェア 営業支援ツール(SFA・CRM・MA) オンラインストレージ メモツール マニュアル作成ツール プロジェクト・タスク管理ツール ワークフローシステム RPA 特徴 ・社内のあらゆるナレッジを蓄積できるツール ・ビジネスに特化したチャットツール ・チームの業務を効率化するためのツール ・営業活動に関する情報の管理・分析に特化したツール SFA：営業における顧客との折衝記録や受注案件に関するデータを管理 CRM：ナーチャリング（既存顧客の育成）をサポート MA：見込み顧客の情報を管理し、獲得をサポート ・インターネット上に社内のデータを保存可能なツール ・メモを残しておけるツール ・マニュアルの作成・編集・閲覧が可能なツール ・プロジェクトやタスクの工数管理ができるツール ・システム上で申請や承認手続きができるツール ・パソコンを使ったデスクワークなどの業務を自動化するテクノロジー メリット ・情報管理から共有まで一元的にできる ・情報共有にかかる時間を短縮できる ・情報共有のストレスを取り除ける ・メールのように挨拶や定型文を必要としない ・宛先確認や文言チェックなどの無駄な工数を削減できる ・スケジュール管理やメール機能、ファイル共有機能など、複数の機能をひとつのシステムで利用できる ・営業部門に必要な機能が過不足なく搭載されている ・インターネット環境があればどこからでも情報にアクセスできる ・社内の資料を電子化できる ・情報共有だけでなく個人のタスク管理にも利用できる ・必要な項目を埋めるだけで簡単にマニュアルの作成ができる ・メンバーの進捗状況を見える化できる ・タスクの期限が近づくと通知が来るので、抜け漏れを防止できる ・経費申請や社内稟議など、紙では工数がかかる手続きを電子化できる ・稟議の進捗状況を一目で確認できる ・手動よりも迅速で素早く業務を進められる ・PCにインストールするだけで利用できるケースもある デメリット ・多機能なツールは使いづらいケースがある ・チャットが流れるため、必要な情報を探すのに時間がかかる ・多機能なため、自社の業務に必要のない機能が搭載されている場合がある ・営業部門に特化したツールのため、用途が限られている ・セキュリティ基準を満たしたツールでなければ情報漏えいのリスクがある ・メモの数が増えると流れて共有事項やタスクを見逃す可能性がある ・マニュアルの作成に特化しているため、他ツールとの併用が必要となるケースがある ・ガントチャートやマイルストーンなどは非IT企業には使いづらい可能性がある ・ワークフロー以外にも多くの機能が搭載されているケースが多く、使いこなせなかったり、コストが高くなったりする可能性がある ・判断が必要な作業は自動化できないので、業種によっては不向きな場合がある 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化の進め方やアイデアまとめ ここまで業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説しました。 業務効率化には様々な方法がありますが、最速かつ大きな効果を得るにはITツールの導入が最適です。ITツールの中でも社内のナレッジを蓄積し、一元管理できるものを導入すれば、業務の属人化を解消でき、業務の引き継ぎや新人研修の時間短縮につながります。 しかし、蓄積したナレッジを探すのに時間がかかってしまうと逆効果になってしまいます。そのため、欲しい情報がすぐに検索できる機能を備えている必要があるのです。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の業務効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2026年最新】働き方改革とは？概要や現状・アイデアを紹介！