業務効率化とは？進め方やアイデア10選・おすすめツールをご紹介！
昨今では、多くの企業が「業務効率化」を実現するため、自社の業務を見直したり新たな仕組みを導入したりしています。業務を見直して効率化することで、無駄なコストを削減しつつ、パフォーマンスの最大化を最大化できるのです。
しかし、業務効率化の方法は数多くあるため「自社ではどのような取り組みをすれば良いのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説します。
- 各部署の業務を見直し、「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしたい
- 業務効率化するにあたって、アイデアや成功事例を教えてほしい
- 業務効率化に役立つアプリを導入し、社内のシステムを変えたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、自社で取り入れるべき施策を理解し、自社の業務効率化向上に向けた取り組みができるようになります。
目次
業務効率化とは
業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし業務を改善することで、生産性を高めるための取り組みです。
具体的な方法としては、会議時間の短縮やミスを減らすなどの手軽な方法から、ITツールの導入といった方法まで幅広くあげられます。業界や業種により最適な方法は異なりますが、情報共有の問題を改善すれば、業務効率化につながるケースが多いです。
たとえば、「日誌の提出」や「顧客からの問い合わせ対応」など、工程がシンプルで標準化しやすい業務や何度も繰り返される業務は、マニュアルによってノウハウを共有することで効率化できます。
このように、自社に最適な方法で、時間・ヒト・お金にかけるコストを最適化していけば、結果として業務スピードや質の向上にもつながるのです。
「業務改善」や「生産性向上」との違いとは
ここでは、業務効率化と混同されがちな言葉である「業務改善」や「生産性向上」と、業務効率化の違いについて解説します。3者の違いを把握して、業務効率化の概要を正しく認識しましょう。
業務改善との違い
業務改善とは、業務上の問題・課題を解決し、業務フローをより良くさせる方法です。
業務のムダやムラをなくすのが目的なので、業務効率化と混合しやすい言葉です。しかし、業務改善はあくまでも手段であり、業務効率化はその手段をとったことによる中間目的という点が異なります。
両者ともに最終目的が利益化なのは変わりませんが、そこに至るためのステップが業務効率化であり、それを実現するのが業務改善という関係です。
生産性向上との違い
生産性向上とは、投入する資源を最大限に活用して、効率よく成果を得られるようにすることです。
そのため、生産性向上のための一つの手段が業務効率化であると言えます。業務効率化という「手段」によって、生産性向上という「結果」につながるのです。
このように、目的やプロセスのスケールの観点から両者は異なる概念であることが分かります。
業務効率化を進めやすい作業の種類
以下では、業務効率化を進めやすい作業の種類をご紹介します。業務を改善していきたいが、「どこから着手していけばいいのかわからない」という方は参考にしましょう。
- 繰り返しが多い作業
- 標準化が容易な作業
- 自動化が可能な作業
データ入力やフォーム処理など、反復的なルーチンワークは、RPAなどの自動化ツールで代替できます。
請求書や在庫の管理など、決められたルールに則って進める作業は、マニュアルなどを用意することで業務のスピードや質を標準化できます。さらに、マニュアルにベテラン社員の持つ「ナレッジ」を書き込んでおけば、さらに品質を高められます。
電子メールの返信・管理、データ収集やレポート生成などは、ITツールを用いると自動化が可能です。とくに、昨今では「AI」が搭載されたツールを使って、文書の作成を自動化している企業が増えています。
業務効率化を図るときは、業務の種類をベースに対策を講じるのも有効な手段です。
業務効率化を目指す3つのメリット
以下では、業務効率化の実現で得られるメリットについて解説します。全社で業務効率化を進めるためにも、メリットを周知する必要があります。
（1）コストを削減して収益を増やせる
業務効率化によって得られる最大のメリットは、コストの削減と収益拡大です。
日々の業務を効率化すると、作業に費やしていた時間や人的リソースを割けるため、時間的コストや人件費・光熱費をはじめとする金銭的コストを削減できます。
また、業務にかかっていたコストが減る一方で、社員は効率的に業務に取り組めるので、業務の幅が広がったり注力すべき業務に集中できたりします。そのため、長期的な目線で事業における収益拡大も期待されるのです。
（2）社員の負担を軽減できる
業務効率化は、社員が抱える負担の軽減にも貢献します。
業務効率化によって作業時間を短縮できると、社員の残業や休日出勤を減らせて、社員の負担を軽減できます。その結果、社員の「モチベーション向上」や「満足度アップ」につながり、会社に対する信頼が強くなるのです。
このように、業務効率化と働きやすい環境の整備は親和性が高いので、簡単なところから業務環境の改善を図っていきましょう。
（3）事業拡大に注力できる
事業拡大に注力できる点も業務効率化のメリットです。
業務効率化によってコストを削減すれば、従来費やしていた余分なコストを事業の拡大や新規事業の立ち上げに投資できます。また、老朽化した設備を改装したり、最新のシステムを導入したりする資金にも割り当てられます。
このように、業務効率化は企業の持続的な発展にも貢献できるのです。
業務効率化のアイデア10選
以下では、業務効率化を実現するためのアイデア10選をご紹介します。すぐに取り組めるものから検討・導入に時間がかかるものまでそれぞれ差があるので、自社に合うものを選択してみましょう。
（1）無駄な業務を削減する
最も簡単にできる業務効率化の施策が、無駄な業務の削減です。
たとえば、普段の業務を見直すと「いらないのではないか」と感じる作業があります。こうした無駄な業務をなくすと、空いた時間をほかの業務に充てられるようになります。
また、手動である必要がない作業は自動化すると、作業時間が短縮できるうえ人的なミスも防止できます。
ただし、独断で業務を無くしたり、自動化したりすると、後から「実は必要な業務だった」となりかねません。そのため、必ず事前にチームでの話し合いを経てから判断しましょう。
（2）業務を統合・分業する
次に、業務効率化を目指すのであれば、作業は適宜統合・分業していきましょう。
複数人で同じ作業をしていたり、作業が重なっていたりする場合、その作業を統合してひとつの作業に統一することで効率よく進められるようになります。
反対に、ひとつの作業において複雑なプロセスが含まれる場合、分業することも効果的です。これは、それぞれが自分の作業に注力することで、ノウハウを培って早い段階で作業を効率よく進められるようになるからです。
このように、統合や分業をすると作業のムダやムラが無くなり、業務効率化を実現できるのです。
（3）業務担当を変更する
業務の担当を変えるのもひとつのアイデアです。
社員一人ひとりの得意分野と苦手分野を把握し、社員の得意分野を割り振っていけば、作業が滞らずに進むので、業務効率化に繋がります。
また、業務によっては自社人材ではなくアウトソーシングを利用する方法もあります。アウトソーシングとは、業務に必要な人やサービスを契約によって、外部から調達することを指します。
アウトソーシングをすれば人件費が削減できるうえ、専門スキルを持った有能な人材に業務が任せられるので効率的に作業が進みます。
（4）業務マニュアル・テンプレートを作成する
マニュアルやテンプレートを作成すれば、業務時間が短縮できるケースがあります。
業務の手順やチェックリストが記載されたマニュアルは、作業品質の均一化と作業時間の短縮に大きく貢献します。一般的にマニュアルは初心者が読むので、簡単に業務について理解できるように図や表で分かりやすく書く必要があります。
また、毎回同じ形式の文書などを作成している場合は、テンプレートもおすすめです。テンプレートを利用すると項目を入力するだけで文書作成ができるため、これまで文書作成にかけていた作業時間が短縮されます。
そこで、マニュアルやテンプレートを作成・管理できる「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを使えば、
作成が簡単にできるだけでなく、検索機能を使って必要な時にすぐに探し出せます。
（5）業務フローチャートを作成・更新する
業務フローチャートの作成・更新も業務効率化の方法のひとつです。
業務のフローチャートを作っておくと全体の流れをすぐに把握でき、スムーズに作業を進められます。なぜなら、自分の業務の進捗がほかの作業に与える影響を確認して動けるので、作業の優先順位がつけやすくなるからです。
また、作成したフローチャートは定期的に見直しをし、無駄な作業がないかを見極めましょう。作業をするうえで気付いた点を適宜報告して改善を繰り返していけば、自然と無駄な作業の削減を減らした効率的な業務ができます。
（6）ナレッジを共有する
ナレッジ共有は、チーム全体のスキル向上に役立ちます。
ナレッジとは「業務に役立つさまざまな知識」であり、ナレッジの共有は業務の属人化を防ぎ、スキルの標準化に役立ちます。たとえば、中堅社員と新人社員では、業務のクオリティに差が出てしまうため、必然的に中堅社員の業務量が多くなりがちです。
そこで、会社や部署で蓄積されたナレッジを共有できる体制にすると、経験の浅いメンバーでも業務スピードや質を保てるようになります。結果として、各社員の業務量を調整しやすくなるので、業務効率化につながるのです。
（7）業務の優先順位を設定する
業務の優先順位を設定するのも業務効率向上に役立ちます。
それぞれの業務の優先順位が明確化されると、優先順位の高い作業に対して多くのリソースを充てられるようになります。また、優先度の低い作業に注力してしまい、重要な作業が滞る事態も回避できるのです。
このように、優先順位を設定して注力すべき度合いを把握することで、効率よく作業を進められます。
（8）テレワークを推進する
テレワークを推進することで、業務効率化が進む場合があります。
テレワークを推進すれば、通勤時間やオフィスコストの削減、人材の有効活用ができます。また、オフィス外でも仕事ができるため、育児や介護などが原因で自宅から離れられない環境にある社員も辞めることなく継続して勤務可能です。
働き方改革によってさまざまな働き方が推進される今日では、多くの企業がテレワークを導入しています。ただし、導入にはIT環境を整備しなくてはならないので、予算や導入時期などを早めに計画する必要があります。
（9）業務をデジタル化する
業務のデジタル化も効率化に有効です。
アナログ（手作業）で業務を進めている場合、時間がかかるだけでなく、人的ミスによって「やり直すムダ」が生じがちです。また、紙で書類管理している場合、必要な書類を探したり整理したりするのに、多くの時間を費やすことになってしまいます。
一方、デジタル化すると、迅速かつ正確な業務の進行が可能になるため、結果ほかの業務に人員を割けるようになります。また、デジタル化された書類であれば、「検索機能」によって必要な情報を素早く見つけ出せるため、情報をさがすのに時間がかかりません。
以上のように、アナログ作業から脱却することで、あらゆる「ムダ」をなくせるため、業務効率化が期待できます。
（10）AIを活用する
業務効率化に有効な手段として「AIの活用」が挙げられます。
昨今では、デジタル技術の発展により、さまざまな場面で「人口知能（AI）」が活用されています。AIはビジネスでも役立てられており、業務の効率化や人件費の削減、顧客対応のスピード向上など、多くのメリットをもたらします。
しかし、AIツールは複雑であるため、使いこなすのに時間がかかったり、導入しても社内に馴染まなかったりする恐れがある点に注意が必要です。そのため、生成AIを搭載しつつ、専属担当者によるサポートが充実した「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
最も簡単にチームの業務効率化を実現するツール
以下では、業務効率化を簡単に進められるツールを紹介します。
業務効率化を進めるには、まずは「ナレッジを共有し、業務の属人化を解消すること」から始めましょう。なぜなら、ノウハウを持つベテラン社員にばかり業務が集中するのを防げるうえ、業務の引き継ぎや新人研修の時間の短縮にもつながるからです。
そこで、「社内のナレッジを蓄積し、一元管理できるITツール」を導入しましょう。ただし、社内のナレッジを蓄積しても、それを探すのに時間がかかってしまうと逆効果なので、欲しい情報がすぐに検索できる機能を備えていることが大前提です。
結論、自社で導入すべきツールは、社内のナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能によって必要な情報にすぐにアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に、画像・ファイルを含む、あらゆるナレッジを残しておけば、全社的な業務の質・スピードの向上を図れます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように回答を得られるので、情報を見つけるまでのムダな時間をなくせます。
社内のナレッジに、即アクセスできるツール 「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
業務効率化の進め方
ここでは業務効率化の実現に必要な手順について解説します。以下4つの手順を押さえれば、どの企業でも業務効率化を実現できます。
ステップ1｜業務の見える化
まずは、現状を把握して課題点を見つけるために、業務を見える化しましょう。
業務を見える化するうえで、以下の項目を確認すると便利です。
- 業務の内容
- 業務の進め方
- 業務の担当者
- 業務に必要な工数
以上の項目に沿って業務を見える化すると、現状の課題を正確に認識でき、どのような対策を取るべきかが明確になります。
ステップ2｜課題点の優先順位付け
業務を見える化して課題を洗い出したら、解決すべき課題から優先順位を付けます。
課題を洗い出したら、一つ一つやみくもに取り組むのではなく優先度の高い課題から取り組みましょう。具体的には「解決することで工数をどれほど削減できるか」「ほかの業務にどれほど影響しているか」を重視します。
このように、優先順位の高い課題から解消することで、スピーディーに成果を出せるのです。
ステップ3｜効率化の手法を選択・実施
業務効率化の方法を選択してから、業務効率化を実施します。
事前の計画なしにやみくもに業務効率化を進めても、何が課題かが分かっていないケースが多いからです。とくに、必要な業務を削るとかえって業務効率が低下してしまう点に注意しましょう。
また、事前に業務効率化の目標や実施計画（期日や手法など）を定めておき、検証・改善に回せるようにしておくことを忘れてはいけません。
ステップ4｜効果の検証・改善
最後に、検証と改善を繰り返すことも求められます。
業務効率化は、計画を実施したらそれで終わりではありません。実施した結果をもとに「業務が適切に効率化できているのかの検証」と「実施中に出てきた問題点の改善」が必要です。
ここまでの業務効率化の計画を無駄にしないためにも、事前に立てた目標がどれくらい達成できているのか、業務は実際に改善されたのかをチェックしましょう。
また、検証作業ができれば、次に改善すべきポイントが洗い出されます。新しく出てきた改善ポイントについても同様に、課題の解決を図るのです。
業務効率化の注意点
以下では、業務効率化で注意すべき5つのポイントを解説します。自社での業務効率化が上手くいかない企業は、以下のポイントに自社が当てはまっていないかを確認して改善を図りましょう。
（1）必要な業務を削っていないか
業務効率化にあたって、必要な業務を削っていないかを注意しましょう。
一見必要ない業務でも重要な役割があったケースは少なくありません。仮に、該当の業務を削ってしまうと、業務効率が下がる可能性があります。
そのため、事前に業務フローをつくり、実務レベルで考えて「本当に不要なのか」を考える必要があります。判断に迷う場合には、現場で働く社員の声を参考にしましょう。
（2）逆にコストや手間が増えていないか
次に、仕事を効率的にしようとして、かえってコストや手間が増えていないかを確認しましょう。
業務効率化を実施したために、逆にコストや作業の手間が増えてしまったという事態に陥れば本末転倒です。したがって、本導入後に社員からのフィードバックを受けるなどして「業務効率化が働きやすさに貢献しているか」の確認が大切になります。
仮に、手間やコストが増えていた場合は「以前の方法に戻す」または「新しい業務効率化の方法を検討する」のどちらかで対処しましょう。
（3）顧客満足度が低下していないか
業務効率化が実現できても、顧客満足度が低下しては意味がありません。
業務効率化の施策のなかには、アウトソーシングやITツールの導入など、業務委託や自動化によって効率化を実現する方法があります。該当の方法は便利な一方で、そのプロセスのせいでミスが発生し、顧客からのクレームが発生する可能性もあります。
ミスやクレームは顧客満足度を低下させる原因のひとつであり、対応にも多大な時間がかかるため、頻発するようであれば業務効率化の意味がなくなってしまいます。
業務効率化を優先したために顧客を蔑ろにしないように、顧客に寄り添った対応ができるかを見極めましょう。
（4）検証ができているか
せっかく業務効率化をしても、その後の検証がされていなくては意味がありません。
業務効率化をしたという結果だけで終われば、その過程において良かったことや改善すべきことに気付けないからです。やみくもに施策を打っていくのは時間がかかるうえ、得られた経験をほかの業務で活用できません。
このように、業務効率化を目指すプロセスで得られた経験を横展開するためにも、検証と振り返りが必要です。
業務効率化に使えるツール
以下では、業務効率化に役立つツールを10種類ご紹介します。それぞれ特徴が異なるので、自社に取り入れるべきツールはどれかを検討しながら確認しましょう。（左右にスクロール可）
| 【おすすめ】ナレッジ管理ツール | ビジネスチャット | グループウェア | 営業支援ツール(SFA・CRM・MA) | オンラインストレージ | メモツール | マニュアル作成ツール | プロジェクト・タスク管理ツール | ワークフローシステム | RPA | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
・社内のあらゆるナレッジを蓄積できるツール |
・ビジネスに特化したチャットツール |
・チームの業務を効率化するためのツール |
・営業活動に関する情報の管理・分析に特化したツール
SFA：営業における顧客との折衝記録や受注案件に関するデータを管理
CRM：ナーチャリング（既存顧客の育成）をサポート
MA：見込み顧客の情報を管理し、獲得をサポート |
・インターネット上に社内のデータを保存可能なツール |
・メモを残しておけるツール |
・マニュアルの作成・編集・閲覧が可能なツール |
・プロジェクトやタスクの工数管理ができるツール |
・システム上で申請や承認手続きができるツール |
・パソコンを使ったデスクワークなどの業務を自動化するテクノロジー |
| メリット |
・情報管理から共有まで一元的にできる
・情報共有にかかる時間を短縮できる
・情報共有のストレスを取り除ける |
・メールのように挨拶や定型文を必要としない
・宛先確認や文言チェックなどの無駄な工数を削減できる |
・スケジュール管理やメール機能、ファイル共有機能など、複数の機能をひとつのシステムで利用できる |
・営業部門に必要な機能が過不足なく搭載されている |
・インターネット環境があればどこからでも情報にアクセスできる
・社内の資料を電子化できる |
・情報共有だけでなく個人のタスク管理にも利用できる |
・必要な項目を埋めるだけで簡単にマニュアルの作成ができる |
・メンバーの進捗状況を見える化できる
・タスクの期限が近づくと通知が来るので、抜け漏れを防止できる |
・経費申請や社内稟議など、紙では工数がかかる手続きを電子化できる
・稟議の進捗状況を一目で確認できる |
・手動よりも迅速で素早く業務を進められる
・PCにインストールするだけで利用できるケースもある |
| デメリット |
・多機能なツールは使いづらいケースがある |
・チャットが流れるため、必要な情報を探すのに時間がかかる |
・多機能なため、自社の業務に必要のない機能が搭載されている場合がある |
・営業部門に特化したツールのため、用途が限られている |
・セキュリティ基準を満たしたツールでなければ情報漏えいのリスクがある |
・メモの数が増えると流れて共有事項やタスクを見逃す可能性がある |
・マニュアルの作成に特化しているため、他ツールとの併用が必要となるケースがある |
・ガントチャートやマイルストーンなどは非IT企業には使いづらい可能性がある |
・ワークフロー以外にも多くの機能が搭載されているケースが多く、使いこなせなかったり、コストが高くなったりする可能性がある |
・判断が必要な作業は自動化できないので、業種によっては不向きな場合がある |
業務効率化の進め方やアイデアまとめ
ここまで業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説しました。
業務効率化には様々な方法がありますが、最速かつ大きな効果を得るにはITツールの導入が最適です。ITツールの中でも社内のナレッジを蓄積し、一元管理できるものを導入すれば、業務の属人化を解消でき、業務の引き継ぎや新人研修の時間短縮につながります。
しかし、蓄積したナレッジを探すのに時間がかかってしまうと逆効果になってしまいます。そのため、欲しい情報がすぐに検索できる機能を備えている必要があるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の業務効率化を実現しましょう。
