ナレッジマネジメント
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IT化が進む今日では、従来のインストール型のサービスから、SaaSと呼ばれるサービスに切り替える企業が増えています。SaaSを利用すると、リモートワークやサテライトオフィス勤務などのオフィス外の勤務でも通常通りに業務が進められるのが特徴です。 しかし、デジタル化を進めていない企業の場合には「そもそもSaaSとは何なのか、何故導入すべきなのかが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、SaaSのサービス一覧やメリット・デメリットを中心に解説します。 SaaSと類似サービスの違いが分からない SaaSのメリット・デメリットを知りたい 自社に合ったSaaSサービスを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、SaaSについて正しく理解したうえで導入が進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 SaaSとは？2 SaaSサービスの3つの特徴2.1 （1）場所や時間を問わずアクセスできる2.2 （2）データをオンライン上に保存できる2.3 （3）複数人で情報共有や編集ができる3 SaaSサービスの代表例3選3.1 （1）タスク管理ツール3.2 （2）コミュニケーションツール3.3 （3）ナレッジ管理ツール4 SaaSサービスの重要性4.1 社内のあらゆる情報を一元化できるツール「ナレカン」5 類似サービスとの違いとは6 SaaSサービスのメリット3選6.1 （1）コミュニケーションコストの削減6.2 （2）属人化の解消6.3 （3）社内ナレッジの再活用7 SaaSサービスの2つのデメリット7.1 （1）サービスが利用できなくなることがある7.2 （2）セキュリティに懸念がある8 SaaSの概要・メリット・デメリットまとめ SaaSとは？ SaaSとは「Software as a Service」の略です。 今までパッケージソフトとして販売されていたソフトウェアのサービスが、クラウドサービスとして提供されるようになったものを指します。 従来のソフトウェアでは、利用者は自分のコンピューターに該当のソフトウェアをインストールする必要がありました。しかし、SaaSではインストールの必要なく、利用者はサーバーにアクセスするだけで利用できるのです。 このように、SaaSはインターネット環境さえあれば、端末を問わず利用できるため、テレワークや在宅勤務に適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SaaSサービスの3つの特徴 以下では、SaaSの特徴について解説します。以下の特徴を押さえておけば、自社におけるSaaSの運用方法が明確にできます。 （1）場所や時間を問わずアクセスできる SaaSサービスの最大の特徴は、場所や時間を問わずアクセスできる点です。 インストール型（オンプレミス型）のサービスの場合、ソフトをパソコンにインストールして利用する必要があります。そのため、インストールされていないパソコンや、そもそも利用対象ではないスマホ・タブレットからは利用ができません。 一方、SaaSはクラウドサービスのため、インターネット環境があれば場所や時間を問わずにアクセスできるのです。つまり、「オフィスにいないとき」にも業務を進められるため、テレワークなどの多様な働き方に対応できます。 （2）データをオンライン上に保存できる SaaSは基本的に必要なデータをすべてオンライン上に保存できます。 そのため、社内サーバーで管理するよりも安全に管理できるだけでなく、場所を問わずデータにアクセス可能です。また、サーバーを自社で維持する必要もなくなるため、コスト削減にもつながります。 とくに、情報共有の重要性が注目されている昨今では、すべての社員が必要なときにデータにアクセスできる環境は必要不可欠です。こうした環境を実現するにはSaaSが最適だと言えます。 （3）複数人で情報共有や編集ができる 複数人で情報共有・編集ができる点もSaaSの特徴の一つです。 一部のSaaSにはドキュメント編集機能やストレージ機能が搭載されています。そのため、ドキュメントを作成してストレージにアップロードする手間を削減できるのです。 逆に、オンプレミス型ツールを利用している場合には、同じファイルがサーバー内に複数存在して、どれが最新版か分からなくなるリスクがあります。したがって、バージョン管理が可能で、複数人による同時編集が可能なツールを利用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SaaSサービスの代表例3選 ここでは、SaaSサービスの代表例3選を紹介します。働き方改革を実現するには、自社の課題を洗い出し、以下のツールでどれが最適かを見極める必要があります。 （1）タスク管理ツール タスク管理ツールは、メンバーの業務進捗状況を見える化するツールです。 タスク管理ツールでは、個人のタスクはもちろん、プロジェクト全体のタスクも共有できます。そのため、プロジェクトの進捗状況を把握することも可能です。 タスク管理ツールには、「Stock」やTrello、Notionなどがあります。タスク管理ツールの中には、多機能なものも多いので自社に必要な機能を見極めて、機能に過不足のないツールを選定しましょう。 （2）コミュニケーションツール コミュニケーションツールは、社員間のやりとりを円滑にするツールです。 おもに、LINEやChatWorkなどのチャットツールが該当し、メールよりも気軽にやりとりできるというメリットがあります。また、リアクション機能で気軽に反応できる点も特徴です。 ただし、チャットツールで業務に関するやりとりをする場合、情報が入り乱れて必要なときにすぐアクセスできない点に注意が必要です。 （3）ナレッジ管理ツール ナレッジ管理ツールは、社内の情報を共有・管理できるツールです。 社内の情報を共有できるため、情報の属人化を解消できます。また、マニュアルをツール内に蓄積することで、業務に関する不明点を上司や同僚に尋ねることなく、自分で解決できる仕組みを整えられるのです。 ただし、膨大な社内情報をツール内で管理するため、必要な情報が見つけ出せない場合があります。そのため、使っていない情報を把握し、管理できるツールであれば、情報へのアクセス性が上がるため便利です。 ナレッジ管理ツールには、「ナレカン」やQast、NotePMがあります。それぞれのツールの特徴を比較して、自社に適したツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SaaSサービスの重要性 以下では、おすすめの法人向けSaaSサービスを紹介します。 SaaSサービスは、サーバーにアクセスするだけで利用できるため、場所の制約なく利用できる点が特徴です。数あるSaaSサービスの中でも、「社内の情報を一元化できるナレッジ管理ツール」を利用すると、社内の情報を整理できるため便利です。 ナレッジ管理ツールは、属人化していた社内の情報を共有できるため、使われていなかったナレッジを再活用できます。また、蓄積されているものの長期間使われていない不要なナレッジを把握することもできるため、情報の断捨離にも役立つのです。 結論、導入すべきSaaSサービスは、属人化しているナレッジを再活用し、不要な情報は断捨離できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、社内に散在しているナレッジを共有できるうえ、「断捨離機能」によって情報を最新の状態で管理できます。そのため、社内のあらゆるナレッジが属人化することなく、最新の状態で管理することができるのです。 社内のあらゆる情報を一元化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 類似サービスとの違いとは 以下では、SaaSと類似サービスとの違いについて解説します。それぞれの違いを確認し、自社に導入すべきなのが本当にSaaSなのか確認しましょう。 PaaS PaaSとは「Platform as a Service」の略で、クラウド上にあるOSやサーバーなどのプラットフォームが利用できるサービスです。 データセンター上にネットワークやサーバーシステムなどが用意されており、ユーザーはそれらのサービスを利用してソフトウェアやアプリの開発ができます。 IaaS IaaSは「Infrastructure as a Service」の略で、情報システムの稼動に必要な仮想サーバやデバイス、ネットワークなどのインフラが利用できるサービスです。 従来であれば自社で用意する必要があったITシステムを、クラウドサービスとして必要なときに利用できます。ベンダーがハードウェアを管理するので、経年劣化などによる整備が不要なのが特徴です。 PaaSやIaaSは開発に関する知識が求められるため、ITに詳しい人材がいない非IT企業の場合には適しません。そのため、非IT企業にはSaaSが最適だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SaaSサービスのメリット3選 以下では、SaaSを導入するメリットについて解説します。インストール型（オンプレミス型）のサービスからSaaSに切り替えることで得られるメリットを確認しましょう。 （1）コミュニケーションコストの削減 SaaSを利用すると、コミュニケーションコストを削減することができます。 SaaSでは社内のデータや情報を記録として残すことができます。そのため、不明点が生じてもSaaS上の情報を参照すれば、自力で解決できるため、上司に質問をするなどのコミュニケーションにかかるコストを削減できるのです。 また、SaaSではインターネット経由でサービスが提供され、ネット環境さえ整っていれば場所を問わず利用できます。そのため、オフィス外での勤務が一般的になった昨今では、オフィスにいなくてもコミュニケーションをとれるのもSaaSの強みです。 （2）属人化の解消 SaaSによって、属人化している知識を共有することも可能です。 特定の人しか知らない情報や、特定の人しかできない仕事があると、万が一担当者が休職や退職をした場合、業務が滞ってしまいます。また、属人化した業務は、引き継ぎも難しいため、属人化の解消は重要です。 そこで、SaaSを利用すると、あらゆる情報を社内で共有できるようになります。そのため、情報が属人化してしまう状況を未然に防ぐことができ、確実に業務を遂行できる仕組みを整えられるのです。 （3）社内ナレッジの再活用 社内ナレッジの再活用に役立つのも、SaaSのメリットの一つです。 SaaSを利用することで、社内のあらゆる情報にアクセス可能になります。そのため、過去の成功事例を参照して、提案の説得力を上げるなど、社内の情報の再活用ができるようになるのです。 ただし、膨大な社内情報の中から、欲しい情報を探し出すのには、時間と手間がかかるので、「ナレカン」のような検索性に優れたITツールを利用すると、目的の情報にすぐにアクセスできるため、便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SaaSサービスの2つのデメリット メリットがある一方で、SaaSの導入にはデメリットもあります。以下では、SaaSのデメリットについて解説します。 （1）サービスが利用できなくなることがある SaaSでは、一時的にサービスが利用できなくなるケースがあります。 突発的な障害が発生したときはもちろんですが、停電や災害の影響でインターネットに接続できないときも使えなくなる可能性があるのです。 しかし、障害に対するメンテナンスはすぐに実施されるため、業務に大きな支障は出ない場合が多いです。逆に、オンプレミスだった場合は復旧作業を自社で実施しなければならず、負担が大きくなります。 （2）セキュリティに懸念がある SaaSはセキュリティに懸念があるケースがあります。 自社サーバーにシステムを構築するインストール型とは異なり、SaaSはインターネットに接続していなければなりません。その結果、従来のオンプレミス型と比べて、不正アクセスやサイバー攻撃などを受けやすいのです。 したがって、SaaSを選択する場合には、セキュリティ機能を確認して、万が一の事態に備えられているかを見極めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SaaSの概要・メリット・デメリットまとめ ここまでSaaSの概要やメリット、デメリットを中心に解説しました。 テレワークでもオフィスと変わらずに仕事ができる環境は、多様な働き方への対応が要求される現代では不可欠です。そのため、インターネットがあれば時間や場所を問わずに使えるSaaSが必要になります。 しかし、情報へのアクセス性が低いSaaSは、欲しい情報を探すのに時間がかかり、かえって業務効率が低下します。それゆえに、情報へのアクセス性に優れたSaaSを導入すべきです。 結論、テレワークでも活躍するSaaSは、超高精度の検索機能と断捨離機能で情報へのアクセス性が高い「ナレカン」一択と言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、多様な働き方を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者向け】クラウドとは？特徴やメリットを分かりやすく解説！

商品やサービスを利用するユーザーからの問い合わせ窓口となる職種に「カスタマーサポート」があります。カスタマーサポートは、ユーザーの不明点を解決に導く重要な役割を担っています。 したがって、社内のカスタマーサポートが円滑に回るように体制を整える必要があるのです。しかし、なかには「カスタマーサポートで自社の顧客対応の質を高めたいが、うまくいくか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、カスタマーサポートがうまくいかない理由、カスタマーサポートが抱える課題と対処法を中心に解説します。 カスタマーサポートの業務内容や役割を知りたい コールセンターや営業事務との違いを正しく把握したい カスタマーサポートでの成功事例を社内に蓄積できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、カスタマーサポートの概要が分かるうえ、自社のカスタマーサポートがスムーズに実施可能な体制が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 なぜ今、従来のカスタマーサポートでは「顧客満足」が作れないのか1.1 「返信の速さ」だけでは選ばれない1.2 顧客が本当に求めているのは「正解」ではない1.3 受動的なサポートだけでは足りない2 なぜあなたの組織のカスタマーサポートは「うまくいかない」のか？2.1 【理由1】担当者の「頭の中」にしか顧客の情報がない2.2 【理由2】顧客の声がプロダクト改善に繋がらない2.3 【理由3】減点方式の評価が現場のモチベーションを削いでいる3 現代のカスタマーサポートが抱える課題と対処法3.1 対応品質にバラつきがある3.2 過去ログの捜索時間が膨大3.3 開発・企画へのフィードバック不足4 AI共存時代に必須！3つのスキル4.1 （1）日進月歩のAIをうまく活用する力4.2 （2）感情の機微を捉えたコミュニケーション力4.3 （3）問い合わせ数から「未来の解約リスク」を予見する力5 最速で「攻めのサポート」へ転換する方法5.1 成功事例を共有して再活用できるナレッジ管理ツール「ナレカン」6 現代のカスタマーサポートの役割と課題まとめ なぜ今、従来のカスタマーサポートでは「顧客満足」が作れないのか 以下では、従来のカスタマーサポートで顧客満足が作れない理由を3つ解説します。 「返信の速さ」だけでは選ばれない 1つ目の理由は、サポートが返信の速さだけでは選ばれないためです。 現代において、速さはあって当たり前の前提条件へと変化しました。AIチャットボットや自動返信の普及により、顧客は早いことに驚かなくなったのです。 即座に定型文で答えるだけでなく、顧客の状況を深く理解した回答をすることが顧客からの信頼獲得に繋がります。 顧客が本当に求めているのは「正解」ではない 2つ目は、顧客は正解ではなく「納得感」を求めているためです。 現代では、顧客はスマホで検索すれば大抵の正解にはたどり着けます。それでもサポートに問い合わせるのは、自分の状況に当てはまる確信が持てていないからです。 ただ事実を伝えるのではなく、背景や根拠を添えて回答すると、顧客に納得してもらえるだけでなく、顧客が問題を自己解決できるようになります。 受動的なサポートだけでは足りない 3つ目は、受動的なサポートだけになってしまっているためです。 問い合わせフォームを探し、状況を説明し、返信を待つというプロセスは顧客にとってストレスです。「問題が起きてから動く」受動的な体制では、顧客に努力を強いてしまうのです。 顧客満足度を高めるには、顧客がつまづきそうなポイントを分析し、先回りして案内するべきです。問題を未然に防ぐという自発的な体制に切り替えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ なぜあなたの組織のカスタマーサポートは「うまくいかない」のか？ 以下では、カスタマーサポートがうまくいかない理由を3つ解説します。カスタマーサポートに課題感を持っている担当者の方は必見です。 【理由1】担当者の「頭の中」にしか顧客の情報がない 1つ目は、担当者の頭の中にしか顧客の情報がなく、属人化が発生しているためです。 担当者にしか分からない情報が増えると、担当者の不在時や担当者が離職したときに同じクオリティで対応できなくなります。また、顧客からすると、「前も同じことを伝えたのに」と不満を抱いてしまいます。 そのため、社内情報を簡単に管理・共有できる「ナレカン」のようなツールに過去の問い合わせ履歴を保管しましょう。 【理由2】顧客の声がプロダクト改善に繋がらない 2つ目は、顧客の声がプロダクト改善に繋がらないためです。 カスタマーサポートと開発部門が分断されていると、「使いにくい」「バグがある」という顧客の声を何度も報告しても開発側が改善してくれないケースが発生します。これでは、顧客から信頼されなくなります。 カスタマーサポートと開発部門で連携し、顧客の声をサービスを良くするためのヒントとして扱う仕組みを設けるべきです。 【理由3】減点方式の評価が現場のモチベーションを削いでいる 3つ目は、減点方式の評価が現場のモチベーションを削いでいるためです。 カスタマーサポート業務は、スムーズにいってもそれが普通のことだとみなされがちです。100件の問い合わせに完璧に対応しても褒められないのに、1件のクレームやミスで厳しく追及されるため、モチベーションが下がります。 従業員のモチベーションを維持するには、管理者層がカスタマーサポートを単に「苦情を処理するコストセンター」と捉えるのではなく、「最も市場に近いマーケター」と認識を改めるべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 現代のカスタマーサポートが抱える課題と対処法 以下では、現代のカスタマーサポートが抱える課題3つとそれぞれの対処法について解説します。自社が以下の課題に直面していないか確認しましょう。 対応品質にバラつきがある 1つ目の課題は、対応品質にバラつきがあることです。 担当者の経験値によって回答の精度や温度感に差が出ると、顧客から「人によって言うことが違う」といった不信感を抱かれます。そのため、単にマニュアルを作るのではなく、成功事例を言語化・データ化し、誰でも参照できる状態にしましょう。 これにより、新人であってもベテランに近いクオリティの回答が可能になり、組織全体を底上げできます。 過去ログの捜索時間が膨大 2つ目の課題は、過去ログの捜索時間が膨大であることです。 顧客情報がメール、チャット、あるいは担当者の記憶に分散していると、状況把握に余計な時間を要します。これにより、回答が遅れて顧客からのクレームに直結します。 そのため、あらゆる社内情報を管理でき、高精度の検索機能も備わっている「ナレカン」のようなツールに顧客情報を集約し、検索コストをゼロにしましょう。 開発・企画へのフィードバック不足 3つ目の課題は、開発・企画へのフィードバックが不足していることです。 現場には日々顧客の声が届きますが、それが定量化されないと開発や企画には届きません。顧客の不満や要望を整理し、顧客の代弁者として「この課題を解決すれば、解約率が〇％下がる」といったデータとしてフィードバックすることが必要なのです。 カスタマーサポートを、単に「問い合わせをさばく係」から「事業を成長させる戦略部門」へと位置づけ直せば、サービスの競争力が高まり、結果として問い合わせ数を減らすことにも繋がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AI共存時代に必須！3つのスキル 以下では、カスタマーサポートのよくある課題と解決策を解説します。社内の体制を整えて、自社のカスタマーサポートを充実させましょう。 （1）日進月歩のAIをうまく活用する力 1つ目は、AIをうまく活用する力です。 問い合わせに対してAIが生成した回答をそのまま出すのではなく、AIに「この顧客の怒りポイントはここだから、誠実さを強調したドラフトを3案作って」というように指示を出します。そのため、品質を落とさずに圧倒的なスピード感を実現できます。 常にアップデートされる最新のAIツールや機能をチェックし、どこまでの業務をAIに任せるかを判断すれば、AIを部下のように使いこなして返信速度を5倍に上げられるのです。 （2）感情の機微を捉えたコミュニケーション力 2つ目は、感情の機微を捉えたコミュニケーション力です。 文面上の「！」の数や、わざわざ深夜に連絡がきている背景などを考慮し、顧客の「焦り」「怒り」「困惑」を先回りして察知することが求められています。また、全員に同じ丁寧語を使うのではなく、相手が急いでいるなら簡潔な言葉、落ち込んでいるなら寄り添うような「クッション言葉」を使いましょう。 生成AIが発展し続けている今、AIにはない、文字面の裏にある勘定を読み取る力や、相手の温度感に合わせた言葉や「共感の表明」を使い分けてファンを作る力が求められているのです。 （3）問い合わせ数から「未来の解約リスク」を予見する力 3つ目のスキルは、問い合わせ数から「未来の解約リスク」を予見する力です。 単なる操作方法の質問でも、その背景に、「実は今の運用に限界を感じている」という根本的な不満が隠れていないか見つけることが求められています。また、顧客がサービスの利用をやめる前に、サポートの現場で感じた違和感を抽出し、営業や開発チームにアラートを上げることも必要です。 問い合わせを「処理すべきタスク」ではなく、プロダクトの弱点を見つけるための「フィードバック」と捉え、「この機能に不満を持つ層が〇%に達しており、来月の解約リスクが高い」というように数値とあわせて提示しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 最速で「攻めのサポート」へ転換する方法 以下では、AI時代のカスタマーサポートにおいて、最速で「攻めのサポート」へ転換するための具体的な方法を解説します。 属人的な対応や情報のブラックボックス化を放置し続ければ、顧客満足度の低下を招きます。また、現場の疲弊による離職や、貴重な「顧客の声」を拾えず機会損失のリスクがあります。 個人の記憶やファイルストレージに頼った現状の情報管理では、情報の検索コストが増大し続け、加速度的に複雑化する顧客ニーズに対応できません。つまり、個人の努力だけで、「書かれ続け、読まれ続けるノウハウ」を維持するのには限界があるのです。 そこで重要なのが、ノウハウやFAQなどの組織の知恵を管理・共有できるツールを導入することです。ツールによって「誰でも・いつでも・瞬時に」正解にたどり着ける環境を整えることで、新人の即戦力化・チーム全体の対応品質の底上げができます。 こうした「ナレッジの資産化」を最もシンプルに実現できるのが、過去の問い合わせ履歴や対応フローなどを蓄積・検索・活用できるツール「ナレカン」です。ナレカンなら、高精度のAI検索により埋もれていたノウハウを秒速で取り出せるため、属人化に悩む現場にとって唯一無二の武器となります。 成功事例を共有して再活用できるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 現代のカスタマーサポートの役割と課題まとめ これまで、現代のカスタマーサポートが抱える課題や解決策、必要なスキルを中心に解説しました。 現代のカスタマーサポートには、AIを部下のように使いこなす力、顧客の感情を読み取る力、未来の解約リスクを予見する力が必要です。 また、担当者による対応のばらつきを減らすために、マニュアルや過去の対応履歴は蓄積しておくべきです。そこで、ナレッジ管理ツールを導入し、顧客対応の記録を蓄積・共有できる体制を整えましょう。 とくに、顧客対応に関するあらゆる情報を一元管理でき、高度な検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」を導入すると、目的の情報へのアクセス性が高まります。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、カスタマーサポートの質を高めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

組織マネジメントの手法のひとつに｢目標管理（MBO）｣があります。目標管理は社員自らが目標達成まで管理する仕組みとして、企業で広く用いられています。 しかしなかには、目標管理を実践する意志はあるが、曖昧にしか管理できておらず実務へ反映できていないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、目標管理（MBO）の概要や目標管理制度の導入手順をご紹介します。 目標管理の方法が分からない 目標管理を行うメリットが知りたい 目標管理に役立つおすすめアプリを教えてほしい という方はこの記事を参考にすると、目標管理に対する理解が深まり、社内での活用方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 目標管理制度（MBO）とは2 目標管理制度（MBO）の導入手順3ステップ2.1 ステップ1｜適切な目標設定2.2 ステップ2｜計画の実行と進捗確認2.3 ステップ3｜振り返りと評価・フィードバック3 目標管理制度（MBO）のメリットとは3.1 社員のモチベーション向上に繋がる3.2 客観的な評価制度で公平に評価できる3.3 社員のスキルアップが見込める4 目標管理（MBO）のデメリット4.1 社員のモチベーション低下4.2 マネジメントの負担増4.3 目標達成への固執5 社内の目標管理のストレスを解消するおすすめアプリ5.1 最も簡単に目標管理・共有ができるツール「ナレカン」6 目標管理（MBO）の概要と導入手順まとめ 目標管理制度（MBO）とは 目標管理制度（MBO）とは、社員自らが目標設定を行う人材マネジメント手法のひとつです。 歴史的には、経営学者であったピーター・ドラッガー氏が1950年代に提唱した背景があり、日本では1990年代後半に導入され始めました。MBOとは、Management by Objectivesの略称です。 目標管理の特徴は、企業や上司ではなく社員それぞれが自身の目標を立て、目標達成まで管理する点にあります。マネジメント側が一方的に目標を設定するのではなく、社員自身が目標を決めるため、主体性を育みつつモチベーションの向上にも繋がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目標管理制度（MBO）の導入手順3ステップ 以下では、目標管理制度（MBO）の導入手順を3ステップで解説します。社内で目標管理を取り入れようとしている方は必見です。 ステップ1｜適切な目標設定 最初のステップは、達成すべき目標を明確に設定することです 組織全体の目標を最初に決定し、それを基準として自身の個人目標を設定します。また、目標は「新規案件を〇件獲得する」「売上を昨年より〇％アップする」のように、具体的な数値を用いて設定する必要があります。 さらに、目標は無期限に設定するのではなく、目標達成の期限を定め、身の丈より少し高い難易度の目標であることが目標設定の重要なポイントです。 ステップ2｜計画の実行と進捗確認 次のステップは、計画を実行し、進捗状況を定期的に確認することです。 設定した目標を達成するために、具体的な行動計画を立て、期日から逆算して必要な行動を明確にします。その後、計画を実行し、必要に応じて軌道修正を行います。 また、適切な成果へとつなげるためにも、定期的に行動を振り返り、進捗確認を実施しましょう。 ステップ3｜振り返りと評価・フィードバック 最後のステップとして、成果を振り返り、評価とフィードバックを行いましょう。 MBOは振り返りを行うことで最大限効果が発揮されるので、適切に目標が達成できたか、客観的に評価しましょう。目標に未達であった場合、なぜそうなったのかという原因の解明と、失敗を次回に活かすために必要なことは何かを考えることが重要です。 目標管理では達成度だけでなく、目標達成に向けたプロセスや取り組み姿勢も考慮した評価が求められます。そのため、上司や同僚にフィードバックを求めるのも効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目標管理制度（MBO）のメリットとは ここでは、目標管理制度（MBO）を導入するメリットを3つ紹介します。メリットを把握したうえで効果的なマネジメントに役立てましょう。 社員のモチベーション向上に繋がる 目標管理を導入する1つ目のメリットとして、社員のモチベーション向上が挙げられます。 目標管理制度では、社員は自らで業務目標を立て、目標達成まで自発的に試行錯誤を繰り返します。目標達成の際は達成感と自信が得られるので、「次も目標を達成しよう」というモチベーション向上に繋がるのです。 また、会社や上司に押し付けられた外発的な目標ではないので、メンバー自身に責任感も生まれます。したがって、誰が責任を持ってタスクを担当しているかがわからなくなる事態も防止できます。 客観的な評価制度で公平に評価できる 目標管理を導入する2つ目のメリットは、客観的な評価制度を設けるので、評価に公平性が生まれる点です。 目標管理は、社員それぞれの達成するべき目標が数値として明確になるので、達成度を客観的に評価できます。また、一方的に課せられた目標ではなく、自ら立てた目標と結果に対する評価であるため、マネジメント側も定量的に達成可否を判断しやすくなります。 一方、目標の達成度合いに応じた評価がされるため、メンバーが「目標達成のみを目的とした簡単な目標を設定する」状態に陥らないようにしましょう。そこで、誰もが公平な判断ができるように、透明性・納得性の高い評価制度にしなければなりません。 社員のスキルアップが見込める 目標管理を導入する3つ目のメリットは、社員のスキルアップが見込める点です。 社員は自身の目標を設定し、目標達成に向けた計画を立案し努力を続けることで、目標の実現を目指します。そして、目標達成までの思考や改善を繰り返すプロセスにおいて、社員のスキルアップが促されます。 また、上司からのフィードバックを通じて、目標達成に向けたメンバー自身に必要な能力にも気づけるのです。社員自身が主体的に目標達成まで進捗を管理するので、セルフマネジメント力も身に付きます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目標管理（MBO）のデメリット 以下では目標管理のデメリットを3つ紹介します。デメリットも把握したうえで目標管理を導入しなければ、メリットを享受できないどころか社員のモチベーション低下といった悪影響を及ぼすので注意しましょう。 社員のモチベーション低下 まずは、社員のモチベーション低下が挙げられます。 適切な目標設定ができていない場合、モチベーションは低下してしまいます。たとえば、高すぎる目標は諦め・やる気の低下に繋がり、低すぎる目標は社員の成長を阻害します。 とくに、社員は目標達成を実現させるために、自身の力量を抑えても達成できる目標を設定する可能性もあります。しかし、達成しやすい目標では社員のスキルアップが促されないので、スキルとモチベーションの両方を向上できるように、過不足のない目標を立てなければなりません。 マネジメントの負担増 社員一人ひとりが異なる目標設定を行うため、マネジメントの負担は大きくなります。 それぞれ異なる目標の達成に向けて業務を行う社員の進捗を管理し、フィードバック・サポートをする必要があるので業務量は多くなるからです。 また、目標ごとに評価基準が変わるので、評価の際に多くの情報を確認する作業負担も増してしまいます。したがって、「目標を簡単に振り返られるように、情報を一元管理しておく」などの対策をし、マネジメント側の負担を減らす工夫が必要となるのです。 目標達成への固執 目標達成への固執も目標管理の抱えるデメリットです。 目標管理は目標達成が最終的なゴールであるため、メンバーが目標の達成のみにこだわってしまうケースがあります。具体的に、目標達成に直接影響しない業務へはメンバーが関与せず、協力して業務を進める体制構築ができないリスクが挙げられます。 以上のような評価手法では、評価者も目標達成におけるプロセスではなく、目標に対する結果のみを評価してしまうのです。そこで、各メンバーのプロセスを評価するためにも、「ナレカン」 のようなツールを用いて、業務過程の情報は正しく残しておかなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内の目標管理のストレスを解消するおすすめアプリ 以下では、社内の目標管理のストレスを解消するおすすめアプリをご紹介します。 目標管理では、個人で設定した目標の達成に向けて業務改善を繰り返します。しかし、最終的な目標と現状との差を把握していなければ、改善すべき点がわからず、目標達成に向けた軌道修正ができません。 したがって、日報や週報などを使って日々の「進捗情報」が残し、目標管理を成功させましょう。そこで、進捗状況などの情報を正しく残すためにも「ITツール」を使い、情報を残しつつ、必要なときに瞬時に振り返れる目標管理体制（MBO）を構築すべきです。 結論、社内の目標管理のストレスを解消するITツールには、社内の情報を簡単に管理でき、瞬時に検索・共有できる機能が備わった「ナレカン」 一択です。 ナレカンに蓄積した情報は、AIを用いた「超高精度な検索機能」ですぐに見つけられます。そのため、目標の進捗を示した日報や週報を部門内で共有し、簡単に振り返りができる体制づくりに役立つのです。 最も簡単に目標管理・共有ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目標管理（MBO）の概要と導入手順まとめ これまで、目標管理（MBO）の概要と導入手順を解説しました。 目標管理では、社員自らが目標を設定するので、モチベーション向上やスキルアップがしやすくなることはもちろん、公平な評価に繋げられるメリットがありました。しかし、体制を正しく導入しなければ、目標達成を目指す社員・マネジメントを行う社員の両者にとって悪影響が生じます。 また、正しく目標管理を活用し、目標実現に向けた業務改善を行うには、進捗状況を正しく残したうえで目標と現状のギャップを把握することが欠かせません。そのため、情報を簡単に管理・検索できる「情報管理ツール」を使った目標管理体制が求められるのです。 結論、自社で導入すべきなのは社内の情報を一元管理でき、瞬時に検索・共有できる機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、目標管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジを資産化するには？運用ルールと成功事例を紹介 【必見】KPI管理とは？手順とポイントもわかりやすく解説！ 仕事の目標設定の立て方やコツとは？役立つツールも紹介！ 会社での目標管理はなぜストレス？めんどくさい原因やNG例も解説 【管理職必見】スキル管理しないリスクと重要性とは？おすすめのツールも紹介 フィードバックの意味とは？手法や注意点を分かりやすく解説

仕事で成果を出すためには、チーム全体・個人それぞれに適した目標設定をする必要があります。また、目標設定によって現状の不足部分が明確化されれば、目標達成までの道筋が立てやすくなるので、パフォーマンスの向上にも繋がります。 しかし、「どのような要素を取り入れて、仕事の目標設定をすればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事の目標設定の立て方と立てるコツについて解説します。 仕事の目標設定の立て方やコツが分からない 目標設定の立てる意味やメリットを教えてほしい 目標設定や業務管理に最適なツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、仕事での目標を設定するやり方がわかるので、目標が明確になるのはもちろん、メンバーのモチベーション向上にも繋げられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 目標の種類とは2 仕事・業務で目標設定をするメリットとは2.1 モチベーションを維持し続けるため2.2 現状を把握するため2.3 認識を統一させるため3 仕事の目標の立て方3ステップ3.1 ステップ1｜目標の設定3.2 ステップ2｜目標達成のための手段の定義3.3 ステップ3｜期限の設定と進捗確認4 仕事における目標設定の立て方のコツとは4.1 フレームワークを活用する4.2 チームの目標を共有する4.3 過不足のない目標設定をする5 【必見】「目標設定が上手くいかない」場合におすすめのツール5.1 業務の管理・共有を最も簡単に実現できる「ナレカン」6 仕事の目標設定の立て方やコツと役立つツールまとめ 目標の種類とは 目的には、大きく分けると定量目的と定性目的の2種類があります。 定量目標 数値や量的な基準に基づいた成果を出すことが目的です。特定の数値やデータに基づいて、進捗状況を測定するので、目標達成率を明確にだせます。 【例：アポイントで1日計3商談を獲得する、社員の定着率を20％向上させる】 定性目標 質的な観点に基づいて進捗状況を測定し、主観的な評価を行います。定量目的比較し、勤務態度や周囲との協調性といった成果を出すまでのプロセスも評価対象となるのが特徴です。 【例：従業員満足度を向上させるために、△△の業務をマスターし〇〇の業務ができるようにする】 目標を設定するときは、定量目的・定性目的のどちらか一方を取り入れるのではなく、現状を分析し、両方の特徴をうまく組み合わせた目標設定が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事・業務で目標設定をするメリットとは ここでは、仕事・業務で目標設定をするメリットについて解説します。以下の重要性が押さえられていない場合、円滑なチーム運営ができなくなる可能性があるので注意が必要です。 モチベーションを維持し続けるため まず、目標設定はモチベーション維持に効果的といえます。 設定された目標は「この人ならできるだろう」という上司からの期待といえます。また、目標の達成は、モチベーション向上に大切な「成功体験の積み重ね」に貢献するうえ、挑戦に対する安心感や好奇心がさらに湧きやすくなります。 そのため、目標を設定することで、成長することに前向きになれるモチベーションの維持に繋がります。ただし、常識の範疇を超えた目標を設定すると逆効果となるので、本人のスキルを考慮した目標設定が大切なのです。 現状を把握するため 目標の設定によって、現状の不足部分の把握ができます。 現状を把握することで、なるべき姿に対する現状が明確になり、何をすべきかが明確になります。 一方、成果ばかりに重点を置くのではなく、成果をだすまでのプロセスも記録として確実に残しましょう。記録として残しておけば、後に振り返りができ、反省点や改善点の分析に活せるのです。 ただし、記録を残すときは紙媒体やExcelでは、更新に手間がかかるほか、正しく管理できなければ内容が錯そうする恐れがあります。そこで、今日ではテーマごとに情報を管理できる、「ナレカン」のようなツールを用いた情報管理がおすすめです。 認識を統一させるため 目標設定によって、チームの方向性を認知をさせて統一できます。 目標設定をしなければ、各メンバーの行動がチームの意向と徐々に一致しなくなり、その結果、求めている成果が出せないといった事態も起こり得ます。また、成果が出せなければ、ほかのチームからのイメージや評価を悪くする恐れもあります。 そのため、チームメンバー間で目標はもちろん、業務計画など共有できる状態で残しておくことがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の目標の立て方3ステップ 以下では、仕事の目標の立て方について3ステップで解説します。以下の手順を踏み目標を立てれば、目標達成までの道筋が立てやすくなるので、仕事のパフォーマンスの向上にも繋がります。 ステップ1｜目標の設定 最初に、達成すべき目標を明確に設定しましょう。 たとえば、「今より技術力を向上する」「メンバーとの関係を良好にする」といった目標ではなく、「売上を〇〇万円にする」「バグ発生率を〇%削減する」というように具体性と数値化をを意識しましょう。 目標は、誰が見ても客観的に理解できるよう、具体的な数値や内容で設定する必要があります。 ステップ2｜目標達成のための手段の定義 次に、目標を達成するためにどのような行動を取るのか、具体的な手段を定義します。 「営業活動に時間をかける」といった抽象的な表現ではなく、「毎日〇〇件テレアポをする」のように、具体的な行動に落とし込むことが重要です。 目標達成に必要な具体的な行動をリストアップし、その内容を詳細に設定することで、目標達成までの過程をイメージしやすくなります。 ステップ3｜期限の設定と進捗確認 最後に、立てた目標に対して期限を設けましょう。 目標の内容はチームや個人によって異なるため、それぞれのポジションや目標の性質に合わせて、適切な期間を設定することが重要です。また設定した期限に向けて、定期的に目標の進捗状況を確認する必要があります。 期限を設定し、達成度合いを確認することで、やるべきことの優先順位が明らかになり、モチベーション維持にも繋がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事における目標設定の立て方のコツとは ここでは、仕事における目標設定の立て方のコツを紹介します。チーム・個人それぞれに適した目標設定ができている企業は、以下の要素を考慮できているのです。 フレームワークを活用する まず、目標設定にはフレームワークの活用が効果的です。 特に「SMARTの法則」に沿っての目標設定が有効とされています。SMARTは以下の5つの要素で構成されています。 Specific：具体的に何をするのか Measurable：測定可能であること Achievable：達成可能であること Related：目標との関連性があること Time-bound：期限があること SMARTの要素を満たすことで、社員自身だけでなくマネジメントする側も設定された目標までの導線がイメージしやすくなるのです。 引用および参考：【具体例付き】SMARTの法則とは？メリットや目標設定のポイントを解説！ チームの目標を共有する チームの目標を共有しておくこともポイントとなります。 仕事はひとりで進めるには限界があり、チームで支え合うことで成果を最大化できるといえます。そのため、個人の成長が結果としてチームの成長に繋がるように、方向性を決めて目標を設定する必要があります。 もし、チームの目標が定まっていてもメンバー内で十分に共有できていなければ、目標に対する方向性の不一致や熱量に差が生じやすくなります。したがって、チーム目標は早い段階で明確化させ、メンバー内で共有しましょう。 過不足のない目標設定をする 過不足のない目標設定をすることも無視できません。 現状のスキルに対する過度な目標設定は、大きなストレスになりやすく、チームのマネジメント側への負荷も高くなります。反対に、目標設定が低いと「目標を達成」すること自体に意識が集中してしまい、目標を通じて得られる成果やチームの一体感が軽薄になってしまうのです。 そのため、チームと個人それぞれのバランスを配慮しながら、過不足のない目標設定が大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】「目標設定が上手くいかない」場合におすすめのツール 以下では、目標設定が上手くいかないという課題を解決するために最適なツールをご紹介します。 目標設定は、ビジネスや個人の成長において非常に重要ですが、現状を正確に把握し、そこから具体的な目標に落とし込むという工程に難しさを感じる方も少なくありません。なぜなら、曖昧な現状認識や漠然とした目標設定では、結果として目標の達成を遠ざけてしまうからです。 そこで、現状をしっかりと分析し、目標達成までの道筋を明確にすることが重要です。ただし、目標設定の背景や具体的な目標、そして達成までの過程で得られた経験は、社内の情報資産として必要なときにすぐに活用できるように記録しておきましょう。 結論、社内の情報の管理には、社内に散在する情報資産を一元管理し、誰でも簡単に検索できる機能が備わった「ナレカン」一択です。 ナレカンに蓄積した目標の内容や進捗状況は、瞬時に任意のメンバーへ共有できます。またAIを活用した「自然言語検索機能」で、情報を素早く確実に探し出せるので、過去の目標管理の事例も簡単に見つかります。 業務の管理・共有を最も簡単に実現できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の目標設定の立て方やコツと役立つツールまとめ これまで、仕事の目標設定の立て方やコツと役立つツールまとめについてご紹介しました。 目標を設定するときは、チームと個人の目標の方向性にずれが生じないように注意が必要ですが、フレームワーク活用すると過不足ない目標を立てやすくなります。加えて、目標設定の際は現状を把握しつつ、チームメンバーのモチベーションを向上させながらチームの認識統一を図らなければなりません。 また、目標を設定するときは「成果」だけでなく、「過程」にも重きを置く必要があります。目標を達成するまでの過程を確実に記録として残しておけば、振り返りや後輩への指導の際など、以降の業務へ活かせるからです。 結論、自社で導入すべきなのは誰でも目標達成に関わる記録が簡単に残せて、誰でも欲しいを情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアル運用の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

社内情報の管理方法のひとつに「社内ポータルサイト」があります。社内ポータルサイトを使って社内情報を一元管理すると情報の分散を防げるほか、企業は業務効率化や社内コミュニケーションの活性化などのメリットを享受できます。 しかし、社内ポータルサイトは有益な手段である一方で「知識がなく、社内で構築・運用するまでに至らない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内ポータルサイトの機能や活用されるためのポイントを中心にご紹介します。 社内ポータルサイトを導入する目的や機能、メリットなどを網羅的に把握したい 自社に合う社内ポータルサイトを作成したい 全社向けに情報を簡単にアナウンスできる仕組みをつくりたい という担当者の方は、今回の記事を参考にすると、社内ポータルサイトについて理解が深まり、社内の情報管理を正しく効率化できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内ポータルサイトとは？1.1 社内ポータルサイトの目的とは1.2 社内ポータルサイトと他サービスとの違いとは1.3 社内ポータルサイトが必要な企業とは2 社内ポータルサイトの主な機能2.1 Q&A機能2.2 社内wiki機能2.3 掲示板機能3 社内ポータルサイトの構築方法4 社内ポータルサイトが活用されるための条件とは4.1 情報がサイト内に集約されているか4.2 情報が定期的に更新されているか4.3 操作が簡単で見やすいサイトになっているか5 社内ポータルサイトよりも簡単に情報管理ができるツール5.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」5.2 ナレカンで社内全体へ情報発信する方法6 社内ポータルサイトの選定における比較ポイントとは6.1 （1）自社の課題を解決する機能があるか6.2 （2）セキュリティ対策が十分に立てられているか6.3 （3）コミュニケーションの場が整備されているか7 社内ポータルサイトにおける成功事例3選7.1 名豊興運株式会社7.2 社会福祉法人 東京聴覚障害者福祉事業協会7.3 とみおかグループ8 社内ポータルサイトにおける4つのメリット8.1 業務効率が向上する8.2 社内情報が一元管理される8.3 コミュニケーションコストの削減8.4 ペーパーレス化・テレワークが推進される9 社内ポータルサイトが活用されるためのポイントまとめ 社内ポータルサイトとは？ 社内ポータルサイトとは、社内のあらゆる情報にアクセスできる、企業専用のWebサイトを指します。 社内ポータルサイトを利用すれば、社内で不明点があった場合、サイトへアクセスするだけで誰でも必要な情報が引き出せます。 従来は自社内ネットワーク上にサイトを構築して利用するのが一般的でしたが、昨今ではクラウドサービスを利用して、場所を問わずアクセスできるようにしている企業が増加しています。 社内ポータルサイトの目的とは 社内ポータルサイトの主な目的は「情報の一元管理」です。 社内ポータルサイトによって、業務マニュアルやノウハウなど社内に分散している情報をサイト内に集約できます。そのため、複数のツールを横断して情報を探す手間がなくなり、効率よく作業を進められるのです。 このように、社内ポータルサイトを使えば必要な情報へのアクセス性を高めつつ、情報の管理も簡単におこなえるようになります。 社内ポータルサイトと他サービスとの違いとは 以下では、社内ポータルサイトと混同されがちなサービスとの違いについて解説します。 ポータルサイト ポータルサイトとはインターネット上の誰もがアクセス可能で、サイトから関連サービスへと移動できるサイトを指します。社内ポータルサイトとの違いは、アクセスできる対象者が限定されていない点にあります。 イントラネット イントラネットとは、膨大な量のデータを管理する社内限定で使用可能なネットワーク環境を指します。イントラがデータ保管の役割を果たすのに対して、社内ポータルサイトは情報管理だけでなく、社員が使うサービスや社内報などの情報発信・共有としての役割も担います。 社内SNS 社内SNSとは、企業の社内利用を想定したSNSを指します。社内SNSは社内コミュニケーションの活性化を目的としている一方で、社内ポータルサイトは情報の共有や管理が目的であるため、社内SNSとは利用用途が大きく異なります。 グループウェア グループウェアとは、Web会議や勤怠管理、タスク管理など、さまざまな機能を利用できるツールです。従来は社内ポータルサイトに比べてグループウェアは機能が限定的でしたが、昨今ではさまざまなグループウェアがリリースされており、差はほとんどないと言えます。 社内掲示板 社内掲示板とは、社内で従業員が自由に利用できるインターネット掲示板を指します。昨今では、社内掲示板を単独で利用するのではなく、社内ポータルサイトへの組み込みによって代用するケースが増加しています。 以上のように、サービスごとに違いがあるので、どのサービスが自社にマッチしているかを慎重に検討しなければなりません。 社内ポータルサイトが必要な企業とは 以下では社内ポータルサイトを導入すべき企業について説明します。 多数の社員や部署を抱える大企業 多数の社員や部署を抱える企業では、全社員に情報が行き届くのに時間がかかったり、情報を見逃したりするケースも少なくありません。そこで、社内ポータルサイトを活用すれば、全社員が同時に必要な情報を閲覧できるようになります。 情報が属人化している企業 情報が特定の社員に属人化している企業では、その社員が退職したり休職したりすると業務が進められない恐れがあります。これを防ぐために、属人化した情報を社内ポータルサイトで共有して、誰でも参照可能な状況を作り出すことが必要です。 これらの特徴に当てはまっている企業は、社内ポータルの導入によって社内の課題を解決できる場合が多いと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトの主な機能 ここからは、社内ポータルサイトの代表的な3つの機能をご紹介します。以下の内容をあらかじめ全社で把握しておけば、サイトの具体的な使用イメージを持ちながら導入を進められます。 Q&A機能 Q&A機能は、よくある質問とその答えを事前に記載しておくシステムです。 社内ポータルサイトのQ&A機能を利用して、業務上の質問と回答を一か所に集約すると、社員自身で疑問を解決できる環境が構築されます。 結果として、担当者は複数の社員からの同一の質問に答える必要がなくなり、無駄な作業にかかっていたリソースを減らせるのです。また、回答は常にページ上で確認できるので、伝達する情報の抜け漏れを防止する効果も見込めます。 社内wiki機能 社内wikiは、社員個人が情報を蓄積して運用する機能です。 たとえば、業務マニュアルや作業手順書など、業務を進めるうえで参照する資料を社内wikiとして保存しておけば、ほかの部署の社員であっても検索するだけですぐに該当情報を得られます。 そのため、業務引継などが効率的に進められるようになり、作業品質の一定化が実現できるのです。 掲示板機能 社内ポータルサイトに搭載されている掲示板機能では、社員に周知したい情報を簡単に共有できます。 具体的には、プレスリリースなどの経営情報、社内イベントやニュース、緊急連絡の用途で使われます。ほかにも、各社員に対応してほしい手続きや承認プロセスに関する”社内FAQ”や”ナレッジ”の公開場所としても活用されます。 また、電子掲示板機能であれば、双方向の情報共有が可能なので、社内で会話するのと同じように社員同士でコミュニケーションがとれるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトの構築方法 社内ポータルサイトを構築する方法として、おもに以下の3つが挙げられます。 独自にシステムを開発する 自社独自の業務に対応する社内ポータルサイトが必要な場合、独自にシステムを開発するのが最適です。しかし、開発には、要件定義から構成作成、デザイン制作、コーディング、さらには運用保守の工数がかかるため、専門知識を持つメンバーと開発コストが必要になります。 Googleサイトなどの無料ツールを利用する Googleサイトなどの無料ツールは初期投資が必要ないので、予算が限られた小規模企業などに向いています。ただし、運用にあたってのサポート体制が整っておらず、カスタマイズ面での制限がある場合が多いです。 パッケージサービスを利用する パッケージサービスを利用すれば、専門知識がなくても自社に合った社内ポータルサイトを構築できます。費用はある程度かかるものの、導入後のサポート体制も充実している場合が多く、おすすめです。 このように社内ポータルサイトの構築方法はいくつかあるので、それぞれのデメリットを押さえたうえで、自社に合った方法を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトが活用されるための条件とは ここからは、社内ポータルサイトが活用されるための条件をご紹介します。以下の条件を満たしていない場合、社員がサイトを利用せず属人的な情報管理をおこなうようになるので注意しましょう。 情報がサイト内に集約されているか 情報がサイト内に集約されているかが、社内ポータルサイトが活用されるために必要なポイントです。 とくに、社内で複数のポータルサイトを運用している場合、情報が分散し「必要な情報が見つからない」などの事態を招きかねません。また、情報によって公開場所が異なる状態では、利便性が損なわれ、サイトが形骸化する原因になり得ます。 そのため、すべての情報をひとつのサイトで閲覧できるように、情報をまとめる必要があります。ただし、情報が整理されていなければ社員がサイトを閲覧しなくなるので、社員のニーズに合わせて表示させる順番を入れ替えるなどの工夫をしましょう。 情報が定期的に更新されているか 情報が定期的に更新されているかも、社内ポータルサイトの活用にかかわるポイントのひとつです。 サイト内の情報が更新されていない状態では、社員がサイトを閲覧する必要性を感じなくなります。さらに、掲載された情報と現状に乖離がある場合、作業ミスが発生する可能性もあるのです。 したがって、社内ポータルサイトに掲載された情報は常に最新のものである必要があります。そのため、サイトの責任者を配置して情報更新のルールを定めるなどの対策を講じましょう。 操作が簡単で見やすいサイトになっているか 操作が簡単で情報が見やすいサイトかは、社内ポータルサイトが活用されるために重要なポイントです。 操作が複雑なサイトでは、社員が必要な情報を見つけるまでにサイト内を探し回る手間がかかります。結果、情報へのアクセス性の悪さから社員がサイトを見なくなる事態に陥ってしまうのです。 そのため、「ナレカン」のように、アプリを開いた瞬間に「お知らせ」が目に入るような、視認性の優れたアプリを導入するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトよりも簡単に情報管理ができるツール 以下では、社内ポータルサイトよりも簡単に情報管理ができるおすすめのツールをご紹介します。 社内ポータルサイトを構築するにあたっては「社内のあらゆる情報を一か所でアナウンスできるか」が重要です。たとえば、メールやチャットというように情報発信の手段がバラバラでは、情報の見落としが発生してしまい、全社員に必要な連絡が行き届きません。 そのため、社内情報のアナウンスには「テキストだけでなく画像、ファイルを含むあらゆる情報を一元化できるツール」を使いましょう。ただし、必要な情報を探すのに時間がかかってしまっては意味がないので、検索機能を搭載しているツールか確認が必要です。 結論、自社が導入すべきは、社内のナレッジを一元管理でき、超高精度検索で見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「社内お知らせ」モードを活用すれば、複雑な工数をかけることなく、社内報などの全体アナウンスができる仕組みが整います。また、情報の公開・非公開もワンクリックで操作できるので、常に重要なお知らせが全ユーザーの目に行き届く環境をつくれます。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで社内全体へ情報発信する方法 以下では、「ナレカン」の「社内お知らせ（ポータル）機能」で全社向けにアナウンスする方法をご紹介します。 ナレカンでは、「タイトル・サムネイル画像・本文」のシンプルなレイアウトを用いて、分かりやすく情報を発信することができます。また、ホーム画面より「お知らせ」が自然と目に入るため、全社員に必要な連絡が確実に行き届く仕組みを作れるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトの選定における比較ポイントとは 以下では、社内ポータルサイトを選定するときに比較すべきポイントを解説します。以下3点のポイントに着目すれば、導入の失敗にかかわるリスクを低減できます。 （1）自社の課題を解決する機能があるか まずは、自社が抱える課題を明確化し、社内ポータルサイトの導入で課題が解決できるかを確認します。 たとえば、社内でファイルや画像の管理が煩雑化している場合、OCR検索が可能な社内ポータルサイトを導入すると情報を一元化でき、作業効率の向上が見込めます。一方、グループウェアのように、掲示板やコミュニケーションなどの機能が豊富に備わっていても、情報の煩雑化は解消されません。 このように、課題を正しく認識してからポータルサイトの導入に踏み込まなければ、導入そのものが目的となってしまい運用が形骸化してしまうのです。 社内ポータルサイトの導入効果を最大限得るためにも、まずは、自社の課題を明確化し、社内ポータルサイト導入によって改善できるかを見極めましょう。 （2）セキュリティ対策が十分に立てられているか 社内ポータルサイトを導入するときは、セキュリティ対策が十分に立てられているかの確認が大切です。 社内ポータルサイト内には社内のあらゆる情報が保存されます。仮に、社外秘の情報が漏洩した場合に企業は大きな損害を受けるうえ、信頼失墜につながる可能性もあるのです。 したがって、導入するポータルサイトには万全のセキュリティが必要です。アクセス制限設定など情報流出を避ける機能はもちろん、不正アクセスやサイバー攻撃に対する対策があるものを選択しましょう。 （3）コミュニケーションの場が整備されているか コミュニケーションの場が整備されているかも、サイトを選定するうえで重要なポイントです。 社内ポータルサイトでは、情報が一方通行になりがちなため、結局はメールやチャットを使って質疑応答する手間がかかります。そのため、管理者が情報を発信できるだけでなく、メンバーからもメッセージを送れる仕組みが必要となるのです。 したがって、社内ポータルを構築するときは「コミュニケーションの場」を整備できるかを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトにおける成功事例3選 ここからは、社内ポータルサイトにおける成功事例を3選ご紹介します。以下の成功事例を参考にすれば、自社でポータルサイトを展開するときに失敗する確率を下げられます。 名豊興運株式会社 名豊興運株式会社は、運送事業と倉庫事業を営む物流会社です。 同社では紙での情報発信に限界を感じており、横の連帯やコミュニケーションに課題を残していました。そこで、「コミュニケーションの活性化」「経営理念の浸透」を目的に社内ポータルサイトの導入をおこないました。 ポータルサイトを導入した結果、社内報をはじめとしたコンテンツや情報の素早い伝達を実現しました。実際に、人身事故や施設に大きな損害を与えるといった事故が減少し、自動車保険の優良割引率が上がり、保険料を下げることができました。 参考：運送事業・倉庫事業を営み、創業50周年を迎えた名豊興運株式会社様、「TUNAG」を導入 社会福祉法人 東京聴覚障害者福祉事業協会 社会福祉法人 東京聴覚障害者福祉事業協会は、聴覚障害者向けの支援事業をおこなう組織です。 同協会には耳の聞こえない職員が多く在籍しており、情報が抜け落ちないコミュニケーション方法が求められていました。また、協会全体でIT化の流れがあり、稟議書プロセスをペーパーレスにする必要があったのです。 そこで、同協会では社内ポータルサイトを導入し、コミュニケーションの課題解決や稟議書の電子化を進めました。結果、ポータルサイトによって情報をリアルタイムで共有し、業務を効率的に実施できるようになりました。 参考：聴覚障害の有無を超えた情報共有に Web会議プラグインでテレワークも快適 とみおかグループ とみおかグループは、クリーニング店やコインランドリーなどを展開する企業です。 同社では、本社と店舗のスタッフが同じ目標を持って仕事ができていないという課題がありました。そこで、社内ポータルサイトを導入し、社内報や企業理念・マニュアルの共有を進めたのです。 結果として、各店舗で異なっていた接客の方法が統一され、サービスの質を向上できました。また、社内コミュニケーションの活性化にもつながり、本社と店舗の垣根を超えたコミュニケーションが実現しました。 参考：【とみおかグループ】近づいた、店舗スタッフとの心理的距離感 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトにおける4つのメリット ここからは、社内ポータルサイトの導入により得られる4つのメリットについて解説します。以下の内容を周知しておけば、導入をスムーズに進められます。 業務効率が向上する 社内ポータルサイトを活用すると、情報共有が簡略化され、あらゆる業務において業務効率化が実現します。 たとえば、社内ポータルサイトを活用すれば、メールでの定型文の記載を省略でき、効率的に情報を発信していけます。また、チャットのように情報が流れる状況も解消できるので、過去の情報もすぐに振り返れます。 さらに、あらゆる社内情報がポータル上で一元管理されるため、情報の伝達ミス・抜け漏れなど、事実確認や対応が必要な状況が減少し、業務のムダやムラの解消にもつながります。 社内情報が一元管理される 社内ポータルサイトで社内情報を一元管理すると、情報の分散を防止できます。 社内情報が分散している環境では、何か知りたいことがあるたびに、通常業務を一時中断して情報の管理場所を探す作業が必要です。また、複数のツールで情報管理している場合には、資料探しにより多くの時間がかかります。 しかし、社内ポータルサイトで情報を一元管理していれば、情報へのアクセス性を高めて効率よく作業を進められるのです。 コミュニケーションコストの削減 社内ポータルサイトを利用すれば、コミュニケーションコストを削減できます。 社内ポータルサイトでは、任意のメンバーへ同時に情報共有ができるので、同じ質問が来たり同じ説明をしたりする必要がありません。さらに、疑問点が生じた場合にもすぐに情報を参照できるので、課題の自己解決に取り組みやすくなります。 通常、他の社員とのやりとりには、コミュニケーションコスト(意思疎通にかかる時間や手間)がかかりますが、社内ポータルサイトを利用すると、特定の業務に関わるメンバー間で効率的に業務への共通認識を生み出せます。 ペーパーレス化・テレワークが推進される 社内ポータルサイトを利用すると、紙による情報発信が不要になるので、社内のペーパーレス化が促進されます。 また、社内情報がデジタル化されれば、テレワークなどにも柔軟に対応可能となり、社員の多様な働き方にも大きく貢献します。 結果として、社内ポータルサイトの導入により、従業員満足度の向上や紙媒体の書類管理にかかっていたコストの削減が見込めるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトが活用されるためのポイントまとめ これまで、社内ポータルサイトの概要や活用されるためのポイントを解説しました。 社内ポータルサイトを適切に構築・運用すれば、情報共有の効率化が期待できます。しかし、活用されるには「操作が簡単で情報が確認しやすいこと」や「情報が定期的に更新できること」などのポイントを押さえなければなりません。 また、社内ポータルサイトを構築するにあたっては、「社内のあらゆる情報を一か所でアナウンスできるか」が重要です。複数の手段で情報を発信すると、見落としが発生し、全社員に必要な連絡が行き届かなくなってしまいます。 そこで、社内のあらゆる情報を簡単に一か所でアナウンスできるツール「ナレカン」であれば、常に重要なお知らせが全ユーザーの目に届き、情報の見逃しを防げます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で社内のポータルサイトを立ち上げましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ペーパーレス化はDXや働き方改革に貢献するほか、紙のコストが不要になるなどさまざまなメリットがあります。そのため、企業は自社の利益向上に貢献するペーパーレス化の実現に注力すべきです。 しかし、業務で紙を使用している企業にとってペーパーレス化の実現は簡単ではありません。したがって、ペーパーレス化に関心はあっても、「進め方や周囲の理解を得る方法が分からず、実現できていない」という企業も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ペーパーレス化の概要と事例、進め方からおすすめのツールを中心に紹介します。 ペーパーレス化のメリットを周囲や経営層を説得する材料にしたい ペーパーレス化できる具体的な場面を知りたい ペーパーレス化に役立つツールで業務効率化を実現したい という担当者の方はこの記事を読めば、ペーパーレス化の利点と進め方や役立つツールを理解でき、ペーパーレス化を実現するヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ペーパーレス化とは1.1 電子化との違い1.2 ペーパーレス化はなぜ必要か2 ペーパーレスの対象となる書類3 ペーパーレスの正しい進め方3.1 ステップ1｜目的を設定する3.2 ステップ2｜対象範囲を設定する3.3 ステップ3｜目的に合わせたツールを導入する【おすすめ】4 注意！自社のペーパーレス化が進まない理由5 【これで解決】ペーパーレス化に役立つツール5.1 必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」6 ペーパーレスの5つのメリット6.1 （1）コスト削減ができる6.2 （2）業務効率化が実現できる6.3 （3）セキュリティ強化をできる6.4 （4）テレワークの促進につながる6.5 （5）ブランド力の向上につながる7 ペーパーレスの3つのデメリット7.1 （1）導入コストがかかる7.2 （2）ITリテラシー教育が必要7.3 （3）ファイル管理は煩雑化しやすい8 ペーパーレスの成功事例2選8.1 （1）アサヒグループホールディングス株式会社8.2 （2）株式会社スノウチ9 ペーパーレス化の概要まとめ ペーパーレス化とは ペーパーレス化とは何かについて、以下の2つの視点から解説していきます。ペーパーレス化するか、決心がつかないという方は必見です 。 電子化との違い まず、ペーパーレス化と類似したニュアンスの「電子化」との違いについて説明します。 電子化とは社内で保管している紙媒体の情報を電子媒体に変換することを意味し、ペーパーレス化とは情報を電子化して紙の使用量を減らすことを指します。つまり、ペーパーレス化という「方針」に向けて、実施する「手段」に位置付けられるのが電子化です。 ペーパーレス化と電子化は、段階の違いであると認識しておきましょう。 ペーパーレス化はなぜ必要か 以下では、ペーパーレス化がなぜ必要なのか説明します。 まず、情報化社会である現在では、多くの企業でDXによる業務効率化が実現しています。一方、紙媒体による情報共有では、人的ミスによる「業務のムラ・ムリ・ムダ」が改善されないどころか、DXによって業務効率が向上した企業から、ビジネス戦略や人材確保において遅れが生じてしまいます。 さらに、ペーパーレス化の取り組みは、社会貢献にも寄与します。具体的には、ペーパーレス化の推進は、「SDGs」としても掲げられており環境保全にも貢献するのです。 したがって、ペーパレス化への取り組みは、自社だけでなく社会的にも求められているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレスの対象となる書類 ペーパーレス化では、社内のすべての書類を電子化するのではなく、紙媒体と電子媒体で使い分ける必要があります。以下ではペーパーレスの対象となる書類の例をご紹介します。 ビジネス文書 各種申請や稟議などの社内手続きに使用する文書や取引先との帳票類などは、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」の要件を満たせば電子化が可能です。 会議資料 会議やミーティングで使用する資料を電子化すれば、印刷や配布の手間を省けるので、業務効率化につながります。 パンフレット・カタログ 会社のパンフレットや自社の製品・サービスのカタログを電子化すれば、社外への営業の際にPCやタブレットを持ち運ぶだけで済むので便利です。 上記を参考に、担当者の方は、ペーパレス化すべき対象を見極めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレスの正しい進め方 以下では、ペーパーレスの進め方を解説します。 ペーパーレス化では、手順を踏んだ進行が重要です。進めるうえでのポイントを知り、一つずつ実践しましょう。 ステップ1｜目的を設定する まずは、社内でペーパーレスを進める目的を設定します。 目的を設定せずに闇雲にペーパーレスを実践した場合、使い慣れないITツールを使って情報を管理する必要性を感じられず、結果として紙を使い続ける社員が出る可能性があります。紙媒体と電子媒体でそれぞれ情報管理をする社員に二分してしまうと、社内での情報共有も困難になってしまいます。 したがって、ペーパーレス化の目的を明確にしたうえで、目的を全社員に周知させることが必要です。すなわち、ペーパーレス化の推進に当たっては、全社で同じ目的意識をもって進めていくことが求められます。 ステップ2｜対象範囲を設定する 次に、ペーパーレス化を推進する対象範囲を設定しましょう。 仮に、すべての業務で一斉にペーパーレス化を推進しようとした場合、業務内容が大幅に変わる可能性があります。そのため、社員に受け入れてもらえないケースが増えて、失敗に終わりかねません。 したがって、電子契約の導入など取り組みやすいところから部分的に始めることが求められます。最初は対象範囲を限定して試験的に始め、徐々に範囲を広げていくと社員からの反発のリスクも少なくなり、比較的スムーズなペーパーレス化が実現できるのです。 ステップ3｜目的に合わせたツールを導入する【おすすめ】 電子化したい文書の種類や用途に合わせたツールを導入しましょう。 ペーパーレス化に役立つツールには様々な種類がありますが、その中から電子化したい文書の種類や用途に最適な機能が備わったものを選ぶ必要があります。機能の豊富さだけで選ばないように注意しましょう。 このように、ツール導入のときには自社の用途に合わせたツールの選択・運用が必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 注意！自社のペーパーレス化が進まない理由 ペーパーレス化を実施するときに、以下のようなケースではスムーズに実現できない可能性があります。 個人のペーパーレス化ができていない 社内の資料を電子化しても、社員が個人的な利用のために資料を印刷している場合はペーパーレス化が実現できたとは言えません。 電子資料を活用できる環境が整備されていない 電子化された会議の資料を参照するときに、紙に比べて参照に時間がかかっているとペーパーレス化の意味がありません。かえって業務効率を下げているため、適切な環境の整備が求められます。 新たな管理方法に抵抗感を感じる社員がいる 長年紙を利用してきた社員にとって、管理方法が突然変更されると抵抗感につながる可能性があります。急に変更するのではなく、一部のフローから変更するなどの対応が必要です。 以上のように、スムーズなペーパーレス化を実現するためにも、社員が電子資料を利用しやすい環境づくりから始めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】ペーパーレス化に役立つツール 以下では、ペーパーレス化に役立つツールを紹介します。 社内のペーパーレス化を進めるには、ペーパーレス化するメリットや目的を周知し、適切な手順で進めていくことが大切です。ただし、導入しても、必要な書類を探すのに時間がかかってしまっては、社員はペーパーレス化にメリットを実感できず運用は停滞してしまいます。 そのため、必要な書類がすぐに探せるように「検索機能が優れたツール」を導入しましょう。たとえば、上司に質問するような感覚で、情報を検索できるツールであれば、個人の検索スキルを問わず欲しい情報が確実に見つかります。 結論、ペーパーレス化に向けて導入すべきツールは、社内のナレッジを一元管理でき、超高精度検索で見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、メールを使える方であれば迷わずテキストや画像を残していけるので、書類の電子化がスムーズに進みます。また、「自然言語検索」では、生成AIがすべての記事を横断して最も適切な回答を返すので、紙媒体のように情報を探すのに時間がかかりません。 必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンのおすすめ検索機能 以下は、ナレカンの生成AIを活用した「自然言語検索」の使用イメージです。 上図のように、上司に質問するように検索をかければ、生成AIが分かりやすく回答を教えてくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレスの5つのメリット ペーパーレス化は今までの業務内容を大きく変化させる動きであり、導入時には周囲からの反発も予想されます。紙にこだわり続ける社員が一人でもいれば、社内のペーパーレス化は実現しません。 そのため、ペーパーレス化の利点を丁寧に説明し、理解を得たうえで進める必要があります。以下で紹介するメリットを伝え、社員のペーパーレス化への意識を変えましょう。 （1）コスト削減ができる ペーパーレス化によって、紙などの消耗品のコストを大幅に削減できます。 情報共有に紙を利用する場合、資料を印刷する紙代に加えてインク代、プリンターのメンテナンス費などがかかります。一回の印刷にかかるコスト自体はそれほど大きくはありませんが、多くの社員が日常的に使うので長期的には大きな出費になるのです。 しかし、ペーパーレス化を実現すれば、上記の費用はすべて不要です。オンライン上で社員へ素早く共有でき、プリンターで印刷する必要もなく紙やインクも消耗しません。 このように、ペーパーレス化は消耗品の消費量を減らすことで企業に貢献します。 （2）業務効率化が実現できる ペーパーレス化は、業務効率化に貢献する以下の2つの利点を持っています。 検索性の高さ デジタルデータであれば、検索だけで目的のデータにアクセスできます。 アクセス性の高さ 情報がオンライン上に保存されていれば、オフィス外からでもアクセスできます。 逆に、情報を紙で管理している場合は、資料をキャビネットから探すなどの手間がかかります。しかし、ツールを用いたペーパーレス化は業務をオンライン上で完結させ、業務効率化を実現するのです。 （3）セキュリティ強化をできる ペーパーレス化により情報管理を可視化でき、セキュリティ強化につながります。 紙の資料の場合、書類の持ち出しや閲覧のルールが明確に定まっていなければ情報漏洩につながりかねません。 しかし、デジタル化された情報には、必要に応じて「閲覧制限」や「機能制限」を付けられます。この機能を活用すれば、システムの悪用による情報改ざんといった事故を未然に防げるのです。 このように、情報を電子化しておけば管理方法を詳細に設定でき、高度なセキュリティを実現させられます。 （4）テレワークの促進につながる ペーパーレス化を推進するメリットとして、テレワークの促進が挙げられます。 働き方改革の一環としてテレワークの導入は欠かせませんが、紙媒体での情報管理のままだとオフィスに出社しなければできない作業が生じてしまい、テレワークの導入・促進を妨げかねません。ペーパーレス化を進めれば、オフィスの書庫に行かなくとも資料や文書の参照できるので、働く場所を問わないテレワークが可能になるのです。 さらにペーパーレス化によって社内の資料や文書を電子化すると、それらの紛失を防げるという利点もあります。 （5）ブランド力の向上につながる ペーパーレス化による消耗品の使用量削減は、ブランド力の向上につなげられます。 ペーパーレス化により紙の使用量が減少すれば、限りある資源の消費を抑制可能です。すなわち、ペーパーレス化は資源の有効活用を通して「SDGs（持続可能な開発目標）」を達成させます。 SDGsの達成は、自社の社会貢献度をアピールするチャンスの創出にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレスの3つのデメリット 以下では、ペーパーレスのデメリットを3点紹介します。 豊富なメリットを持つペーパーレスですが、推進前や推進時に発生するデメリットもあります。どのような課題に直面するのか、解決策として何があるのかを理解したうえでペーパーレス化を進めていきましょう。 （1）導入コストがかかる ペーパーレスの推進にあたっては、一定の導入コストがかかります。 ペーパーレス化に必要なものとしては、デジタル化した情報を管理・閲覧するためのPCやセキュリティソフト、受信や送信に必要なネットワークなどが挙げられます。また、紙で管理していた資料をすべてデジタル化する場合、担当者の人件費もかかるのです。 このように、一定の初期投資を必須とする点が、ペーパーレス化が進まない大きな要因です。しかし、ペーパーレスを実現した企業と実現しなかった企業では、翌年以降の消耗品にかかるコストで大きく差が出ます。 したがって、ペーパーレス化の初期費用を長期的に見れば安い出費と捉え、積極的に取り組む必要があります。 （2）ITリテラシー教育が必要 ペーパーレス化の推進に当たっては、社員のITリテラシーを高める必要があります。 情報の管理をデジタルに移行するペーパーレス化には、情報管理に役立つITツールが必須です。すなわち、社員のITリテラシーを高め、全社員がITツールを使いこなせなければなりません。 しかし、普段からパソコンやタブレットを使い慣れていない人にとって、ITツールを使いこなすのは困難です。そのため、IT全般に関する研修や使い方セミナーを定期的に開くなど、ツールを活用できるような環境を整備しましょう。 （3）ファイル管理は煩雑化しやすい ツールによってはファイル管理が煩雑になるケースがあります。 ファイル形式で管理するツールの場合、ファイルの名称や更新の方法は事前に策定しておかなければ、管理方法が属人化します。そのような管理では、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、紙による管理のときよりも業務効率が下がるリスクがあるのです。 したがってペーパーレスを推進するツールを導入する場合には、高精度の検索機能が搭載されているものを選びましょう。「複数キーワード検索」や「添付ファイル内の検索」まで可能なものであれば、必要な情報がすぐに見つからないストレスを軽減させます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレスの成功事例2選 ペーパーレス化の成功事例を2点紹介します。 以下を読んで、ペーパーレス実現までの取り組みや成果について明確なイメージを掴み、自社での推進に活かしましょう。 （1）アサヒグループホールディングス株式会社 引用：アサヒグループホールディングス株式会社のサイトページ アサヒグループホールディングス株式会社は、2014年にペーパーレス化を実現した先駆的な企業です。 同社の従来の会議では紙資料を使用しており、情報漏洩のリスクや環境負荷が問題とされていました。そこで導入したのが「ペーパーレス会議システム」です。 ペーパーレス会議システムは、会議の準備から会議の議事録まですべてをペーパーレス化します。本システムにより事前の資料閲覧が可能となったほか、機密情報が載った紙資料の紛失による情報漏洩を防止できるようになりました。 このように、アサヒグループホールディングス株式会社は会議におけるペーパーレス化の実現により自社の課題を克服したほか、新たな利点を得て企業を成長させたのです。 参考：アサヒグループHD、ペーパーレス役員会議システム–紙削減でセキュリティ強化（ZD Net） （2）株式会社スノウチ 引用：株式会社スノウチのサイトページ 溶接用副資材メーカーの株式会社スノウチは、ペーパーレス化によって生産性を向上させました。 同社は、建設業界の好況による建材需要の高まりに対応するために生産性を高める必要がありました。そこで実施したのがペーパーレス化です。 ペーパーレス化により各社員の納品までの所要時間といった情報が蓄積され、それぞれの社員に依頼する業務について適切に配分できるように管理しました。その結果、建材の製造が効率的に進み、生産性向上を実現させたのです。 このように、株式会社スノウチはペーパーレス化により蓄積された情報の有効活用を通して、当初の目標を達成しています。 参考：「記録は紙で」だった中小製造業がスマート工場化に進む意味（ITmedia） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレス化の概要まとめ ここまで、ペーパーレス化の概要と事例、進め方から役立つツールまで紹介しました。 ペーパーレス化により業務効率化を実現するためにも、正しい情報管理が必須です。また「資料を簡単に作成できる機能」「情報へ簡単にアクセス可能な機能」を備えたツールを選びましょう。 ただし、ペーパーレス化は全社で推進しなければ、業務効率化や働き方改革の実現にはつながりません。そのため、誰でも簡単に使える操作性も兼ね備えている必要があります。 したがって、ペーパーレス化を必ず成功に導くツールは、社内のあらゆる情報を簡単にまとめることができ、超高精度の検索機能によってすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し社内の情報共有をオンラインで完結させ、ペーパーレス化の第一歩を踏み出しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年、働き方改革の実現に向けて、企業がITツールやAIを業務に取り入れるようになりました。このような取り組みによって、属人化が解消されたり業務時間の短縮につながったりして、生産性の向上が見込まれます。 しかし、「働き方改革を進めるサイト・サービスにどのようなものがあるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、働き方改革に役立つサイト・サービスを中心に紹介します。 働き方改革で業務効率化に取り組むことになったので情報を集めたい 業務効率化に役立つサービスを探している 社内のノウハウ共有を円滑にして、ナレッジを再活用できるようにしたい という方はこの記事を参考にすれば、働き方改革に役立つサイト・サービスが分かるので、働き方改革を推進できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 FitGap2 ペパコミ株式会社3 株式会社ファンオブライフ4 ゼロシード株式会社5 Onebox株式会社6 NSSホールディングス株式会社7 Rimo合同会社8 Union AI9 株式会社フィールドマーケティングシステムズ10 合同会社Metoo11 AXIA Marketing株式会社12 プログニア13 株式会社アプライム14 株式会社VOIX15 Oooh株式会社16 BRANU株式会社17 株式会社メンタルヘルステクノロジーズ FitGap 「FitGap」は、株式会社PIGNUSが運営するBtoBサービス診断です。 FitGapでは、企業が質問に答えるだけで自社の課題に合ったSaaSを選定できます。勤怠管理、会計、ナレッジマネジメントなど、さまざまなカテゴリのSaaS選定に利用できる点が特徴です。 「ナレカン」は、ナレッジマネジメントツールとして紹介されています。 ナレカン紹介ページはこちら：https://fitgap.com/jp/products/narekan 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペパコミ株式会社 ペパコミ株式会社は、kintoneの導入・運用支援をする会社です。同社が運営するメディア内の「kintone（キントーン）に関するおすすめのサービス・会社【PR】」の記事で「ナレカン」がおすすめツールとして紹介されました。 ナレカンの紹介ページはこちら：https://pepacomi.com/kintone/recommended-services-companies-kintone/#index_id10 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 株式会社ファンオブライフ 株式会社ファンオブライフ（領域特化型転職エージェント）は、IT系ハイクラス専門の転職サイトを運営している会社です。また、グループで運営する予備校「アガルートアカデミー」との連動で、「学び」と「キャリア」を連携させたキャリア支援を実施しています。 「ナレカン」は、弁護士・法務・管理部門専門の転職エージェント「アガルートキャリア」のコラムである弁護士・法務・管理部門専門の転職エージェント「アガルートキャリア」内のナレッジ共有ツール一覧にて、紹介されました。 ナレカンの紹介ページはこちら：https://agaroot-career.jp/personnel/7702/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ゼロシード株式会社 ゼロシード株式会社は、SEO対策・Webコンサル・マーケティングなどに関するメディアを運営しているデジタルマーケティング会社です。「ナレカン」は、「少子化時代を勝ち抜く！学習塾集客の決め手となる戦略とは？」という記事にて、学習塾の経営課題の解消におすすめのアプリ・ツールとして紹介されました。 ナレカンの紹介ページはこちら：https://zeroxeed.co.jp/digital-marketing/7203/#ナレカン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Onebox株式会社 Onebox株式会社は、メール共有システムyaritoriを運営している会社です。また、DXを実現するための支援サービスも提供しています。 「ナレカン」は、【最新版】ナレッジ共有ツール比較11選！導入メリットや選び方を徹底解説！にて紹介されました。 ナレカンの紹介ページはこちら：https://yaritori.jp/work-efficiency/3972/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ NSSホールディングス株式会社 NSSホールディングス株式会社は、各種ISOやPマーク、HACCPなどの新規取得や運用の支援サービスを提供している会社です。「ナレカン」は、同社が運営する「ISOプロ」にDX化を進めるおすすめツールとして掲載されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://activation-service.jp/iso/recommend/8515 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Rimo合同会社 Rimo合同会社は、AI文字起こしツール「Rimo Voice」を提供している会社です。1時間の音声データを約5分で文字起こし可能で、会議や打ち合わせなどの議事録をスムーズに完成させられます。 「ナレカン」は、「ビジネス効率化の最前線！業務改善からDXまで-注目のソリューション総まとめ」にて紹介されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://rimo.app/blogs/solution#92954522-a73e-456d-8d57-48137df233c6 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Union AI 「Union AI」は、AIマネタイズやAIの活用方法を学習できるWebサイトです。 また、AIマネタイズに特化したスクールを開講しています。いまなら無料プレゼントも受け取れるので、ぜひ当サイトをご覧ください。 AIマネタイズについてはこちらのサイトも参考にしてみてください 「ナレカン」は、「メディアパートナー様」にて紹介されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://aischool.co.jp/media/ai-media-school/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 株式会社フィールドマーケティングシステムズ 「株式会社フィールドマーケティングシステムズ」は、店舗ラウンダー･営業代行会社です。 「ナレカン」は、「おススメのDX関連サービス提供会社まとめ」にて紹介されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://www.fmsnet.co.jp/column/trend/6562/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 合同会社Metoo 「合同会社Metoo」は、notionの導入支援のサービスを展開している会社です。 「ナレカン」は、「【業務効率化ツール一覧】生産性を向上させるツールを徹底紹介！」にて紹介されました。 「Stock」の紹介ページはこちら：https://metoo.co.jp/media/business-efficiency-media-list/#i-10 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AXIA Marketing株式会社 「AXIA Marketing株式会社」は、国内外の市場調査や市場参入コンサルティング等を手掛ける会社です。 「ナレカン」は、「デジタル化・業務効率化に強い！信頼できるDX関連サービス提供会社まとめ」にて紹介されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://axiamark.com/knowledge/4528/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ プログニア 「プログニア」は、おすすめのプログラミングスクールやスクール選びのコツを詳しく紹介しています。 プログラミング学習やエンジニア転職に役立つ情報も満載です。 「ナレカン」は、「役立つおすすめのメディア・Webサービスを紹介」にて紹介されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://progneer.net/column/osusume/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 株式会社アプライム 「株式会社アプライム」は、ラグジュアリー・ファッション業界に特化したキャリア支援エージェントです。 「ナレカン」は、「DXの壁を乗り越える！おすすめのIT・DX支援サービスまとめ｜アパレル業界の導入事例も」にて紹介されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://a-prime.jp/column202511147/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 株式会社VOIX 株式会社VOIXは、2020年代をリードするビジネス情報を中心に情報を発信する、ニュースメディアサイトです。 この度、StockがIT導入補助金2025の対象ツールになった旨を「VOIX edu」にてご紹介いただきました。 記事詳細は、「ナレッジ管理ツール『ナレカン』導入でアップが実現した組織全体のナレッジ活用環境」をご覧ください。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Oooh株式会社 「Oooh株式会社」は、旅行者と世界中の現地旅行会社をつなぐオーダーメイド旅行の相談プラットフォームの運営をしている会社です。 「ナレカン」は、Oooh株式会社が運営するメディア「Oooh Magazine」内の記事「【旅行・観光ビジネス向けにも】WEB制作・開発/DX/ITサービス会社を厳選紹介」にて紹介されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://www.oooh.jp/magazine/dx-it-companies/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ BRANU株式会社 「BRANU株式会社」は、建設業向けデジタルトランスフォーメーション事業を展開する会社です。 「ナレカン」は、BRANU株式会社の運営する建設業界向けマッチングサービス「CAREECON」内の記事「“どこから始める？”に答える！分野別DX導入企業特集」にて紹介されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://careecon.jp/blog/0600264628 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 株式会社メンタルヘルステクノロジーズ 「株式会社メンタルヘルステクノロジーズ」は、医療・ヘルスケア分野に特化したBPaaSプロバイダーとして、Well-beingサービスを提供する会社です。 「ナレカン」は、株式会社メンタルヘルステクノロジーズの運営するメディア「産業医ナビ」内の記事「DX推進に役立つ支援サービスとは？人事・労務・健康管理にも対応可能な企業を紹介」にて紹介されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://www.avenir-executive.co.jp/sangyoui/column-list/dx-services/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

今日では、社内業務をデジタル化してビジネスの変革を進めるDX（デジタルトランスフォーメーション）が推奨されています。激しい時代変化のなかで市場競争をしていくうえでも、DX化は必須のテーマとなっているのです。 しかし、実際にDX化をしようとしても「具体的にどのような取り組みをすべきか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、DXの定義や役立つ技術、推進事例を中心にご紹介します。 企業におけるDX化について背景やメリットを理解したい DX化を進めるための具体的な実践方法を知りたい DX化に役に立つツールを教えてほしい という方はこの記事を参考にすると、DXの明確なメリットや施策が分かり、社内のDX化を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 DXとは？どういう意味？1.1 DXの概要1.2 DXに関するよくある質問1.3 DXを推進するメリット2 DXの定義2.1 DX化とIT化の違い2.2 DXの類義語との違い3 日本企業におけるDX化推進状況とは4 DXの推進方法・取り組み方4.1 ステップ１｜現状の課題を可視化する4.2 ステップ2｜DX化に必要な人材を確保する4.3 ステップ3｜課題解決に合ったツールを導入する5 【担当者必見】DXの推進に最適なツール5.1 社内のナレッジに直感的にアクセスできるツール「ナレカン」6 日本のDX推進の成功事例7選6.1 事例1｜木村鋳造所の事例（製造）6.2 事例2｜株式会社スペースリーの事例（不動産）6.3 事例3｜横浜銀行の事例（金融）6.4 事例4｜パーソルホールディングスの事例（人材）6.5 事例5｜日本航空の事例（航空）6.6 事例6｜クオーレ労務経営の事例（社労士事務所）6.7 事例7｜長野県山ノ内町の事例（観光）7 DX推進に役立つ5つの技術7.1 （1）IoT（アイオーティ）7.2 （2）AI（人工知能）7.3 （3）5G7.4 （4）仮想現実(VR)/拡張現実(AR)7.5 （5）クラウドサービス8 DX推進における2つの課題8.1 （1）システムの見直しに時間がかかる8.2 （2）高度なITリテラシーが必要になる9 DXの定義や事例まとめ DXとは？どういう意味？ ここでは、DXの概要やよくある質問をご紹介します。これまで「なぜDXが必要とされているのか」を説明できない方は必見です。 DXの概要 DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術によって業務フローを改善したり新たなビジネスを生み出したりする動きを指します。 2004年にスウェーデン・ウメオ大学のエリック・ストルターマン教授が提唱したもので「情報技術で人々の生活をあらゆる面でより良く変化させること」を意味しています。また、総務省には以下のように定義されています。 デジタル技術の活用による新たな商品・サービスの提供、新たなビジネスモデルの開発を通して、社会制度や組織文化なども変革していくような取組を指す概念である。 総務省｜デジタル・トランスフォーメーションの定義 また、DXが進んでいる背景として、スマートフォンやSNSによる消費活動の変化や企業による新ビジネスの創出が挙げられます。以上のような激しい時代変化へ対応するためにも、今日においてDX化は必須のプロセスとなっているのです。 DXに関するよくある質問 ここでは、DXに関するよくある質問を表形式でご紹介します。質問ごとの回答は以下の通りです。 質問 回答 DXとはどのような意味か 「デジタル技術で人々の生活をより良く変えること」を意味します。 DXは何をするものなのか デジタル技術によって既存の業務フローを改善したり、新たなビジネスを生み出したりします。 DXは何の略か 「デジタル変革」を意味する”Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）”の略です。 DXにはどのような人材が必要か UXデザイナーやデータサイエンティスト、エンジニアなど、ITに詳しい人材が必要です。 DXにおける「2025年の崖」とは何か 既存のシステムが部署ごとの分断や複雑化していることによって、全社横断的なDXができないことを意味します。 以上のように、DXが必要とされる理由や知識を押さえて適切な取り組みをしましょう。 参考：経済産業省：DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～（サマリー） DXを推進するメリット ビジネスにおいて、DX化を進めるメリットには、主に「業務効率化」と「働き方改革の促進」の2つが挙げられます。 業務効率化や生産性向上を実現できる これまで手作業だった業務をDXによって自動化できれば、大幅に時間を短縮できるうえに、空いたリソースを他の業務に回すことも可能になるので、職場全体の生産性を大幅に向上できます。 リモートワーク促進など働き方改革につながる DXによってコミュニケーションツールや管理システムを導入すれば、オフィスや現場に行かなくても仕事ができる環境を整えられるので、リモートワークを促進し、働き方改革を実現できます。 とくに近年では、情報技術が著しく発展しており、業界職種問わずあらゆる企業でDX化が進んでいます。つまり、DX化を進めている企業では「上記のメリットを享受している」と言えるので、後れを取らないためにもDX化は必須の取り組みだと言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの定義 ここではDXの定義をご紹介します。これまで、DXをIT化やほかの類義語と混同していた方は必見です。 DX化とIT化の違い DX化とIT化には範囲の大きさに違いがあります。 DX化は社会やビジネスの仕組みそのものを変革する動きなのに対し、IT化は業務プロセスを変えずに効率化のみを図る動きです。そのため、IT化はDX化よりも影響する範囲が小さく、DX推進における手段のひとつと定義されます。 以上のように、IT化はDX化よりも限定的な範囲を指すのです。 DXの類義語との違い DXの類義語に「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」があります。 デジタイゼーションは”業務効率化のためにデジタル技術を導入すること”を指し、DXにおける最低限のプロセスです。一方、デジタライゼーションは”業務を効率化したり新しい顧客体験を生み出したりすること”であり、ビジネスモデルの変革を指します。 以上のように、どちらもDXにおけるプロセスのひとつのため、混同しないようにすべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 日本企業におけるDX化推進状況とは 日本企業ではDX化が年々進みつつあります。 とくに、昨今はAIを活用したサービスが多く生まれており「三菱総合研究所のDX推進状況調査結果【2025年度速報版】」によれば、2023年と2025年を比較すると、AI技術を業務に活用している企業の割合は「20.2%」も上がっています。 しかし、同調査結果によると「業務効率化のためにデジタル技術を導入しても、思うような成果を実感できていない」との声も多く上がっていることが分かります。 つまり、むやみにDX化を進めるのではなく、自社が抱える課題に合ったものであるかという点を考慮して、サービスを選ばないといけないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの推進方法・取り組み方 以下では、DXの推進方法・取り組み方を3段階に分けて解説します。「DX化を進めるには、何から始めればいいのかわからない」という担当者の方は必見です。 ステップ１｜現状の課題を可視化する まずは自社の現状の課題を可視化することが重要です。 業務の現状課題の中で自動化によって解決できるものはないか検討し、リストアップなどをして可視化します。さらに、社内で現在使用している既存システムや、その管理にかかっている人的リソースなども忘れずに考慮しましょう。 現状の課題を把握せず闇雲にDX化に取り掛かると、課題も解決できないまま無駄なコストを費やしてしまう恐れがあるので注意が必要です。 ステップ2｜DX化に必要な人材を確保する 次にDX化を推進する人材を確保しましょう。 DXのための人材を確保するには外部から採用する方法がありますが、現状ではDXを推進できる人材が大幅に不足しています。そのため、既存社員のリスキリングによってDX推進を担えるように、スキルを開発する方法を検討する必要があります。 以上のように、人材確保だけでなく、経営層のコミットや社内理解が得られるような「DX推進に適した組織体制の構築」も重要です。 ステップ3｜課題解決に合ったツールを導入する 最後に、自社の課題解決に合ったツールを導入しましょう。 ステップ1で可視化した課題を解決できるようなツールを比較検討して選定する必要があります。ただし、目先の業務効率化ばかりを考えて複数のツールを導入してしまうと、コストの増加やツールごとの情報の分断が生じてしまうので注意が必要です。 担当者だけで自社の課題に最適なツールを選ぶのは困難な場合もあるため、可能であれば無料相談サービスを受けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】DXの推進に最適なツール 以下では、DXの推進に最適なツールをご紹介します。 DXを推進するには、まずは情報共有や業務連携の仕組みを整える必要があります。それは、社員が社内情報にアクセスできる環境が無ければ、DXによる業務の変化を浸透させることができないからです。 しかし、DXの促進のために多機能なツールや複数のツールを導入してしまうと、かえって社員が使いこなせず形骸化してしまいます。そこで、「シンプルな操作で社内情報の蓄積から共有・管理までできる情報管理ツール」を導入しましょう。 したがって、DXの実現には、シンプルな操作で社内情報を一元管理でき、担当者が導入から定着までを手厚くサポートしてくれる情報共有ツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、社内のあらゆる情報の共有・管理が簡単にできるため、DX化が促進されます。また、「超高精度の検索機能」でIT初心者でも直感的に情報を確認できるほか、専属担当者の手厚いサポートを受けられるので、社内に確実に定着させられるのです。 社内のナレッジに直感的にアクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 日本のDX推進の成功事例7選 ここでは、実際にDXを進め、業務に活用できた成功事例を7つご紹介します。他社の事例から自社へ活かせるポイントを見つけたい方は必見です。 事例1｜木村鋳造所の事例（製造） 木村鋳造所は、自動車用プレス機械や産業用機械を鋳造・販売している企業です。 当社では鋳造法のひとつに3Dプリンターを採用しており、設計から鋳造のスピードと質を両立させながらコスト削減や大量生産を実現しました。 さらに、3Dプリンターを用いた鋳造を1.5倍にして工場設備を増強するなど、リソースの有効活用もできています。 引用・参考：木村鋳造所の事例 事例2｜株式会社スペースリーの事例（不動産） 株式会社スペースリーは、VRクラウドソフト「スペースリー」を開発した企業です。 当社のソフトウェアは主に不動産業界における「オンライン内見」の発足に貢献しています。ソフトを活用すれば、VR上で部屋間を移動したり昼夜を切り替えたりできるので、サイト上の写真よりも多くの情報を得られるのです。 その結果、物件の成約数や反響も向上するなど、大幅な利益アップを実現しました。 引用・参考：株式会社スペースリーの事例 事例3｜横浜銀行の事例（金融） 引用：横浜銀行の公式サイト 横浜銀行は、現在AIを用いた不正取引検知（アンチマネーロンダリング）サービスを高度化しています。 当行は、人間には気づかないような不正取引も検知するため、AIで取引のリスク度合いを可視化してセキュリティ強化を図りました。 その結果、調査対象の口座数を30～40％減少させるなど、業務負担が大幅に軽減されたのです。 参考：横浜銀行の事例 事例4｜パーソルホールディングスの事例（人材） 引用：パーソル総合研究所の公式サイト パーソルホールディングスは、dodaやテンプスタッフなどをはじめとした人材サービスを展開する企業です。 当社では、グループのシステム統合時に研修データや人事データが活用されていない課題がありました。そこで、管理方法をスプレッドシートからBI（ビジネスインテリジェンスツール）へ変更したのです。 その結果、人事担当者の作業工数が大幅に削減され、データも正しく活用されるようになりました。 参考：パーソルホールディングスの事例 事例5｜日本航空の事例（航空） 引用：日本航空の公式サイト 日本航空は、コロナウイルスによる生活様式の変革に対応するため「IoTおもてなしサービス実証」へ参画しました。 具体的には、搭乗の時間まで写真撮影ができる「笑顔写真撮影サイネージ」や、液晶ディスプレイのカメラで個人を特定し、手荷物受け取りまでの時間を表示する「手荷物待ち時間可視化サイネージ」、顔認証だけで決済が可能な「手ぶら決済」が挙げられます。 以上のようなIoTで安心・快適な旅行提供を実現できたことから、顧客満足度もアップしました。 参考：日本航空のDX事例 事例6｜クオーレ労務経営の事例（社労士事務所） クオーレ労務経営は、人事労務サービスと経営コンサルティングサービスを提供している社労士事務所です。 当社では従来ファイルサーバーで情報管理をしており、ファイルを探し出す時間の削減が課題でした。そこで、操作がシンプルな情報共有ツール「Stock」を導入したところ、ファイルのフォルダ管理機能、検索機能によって情報に簡単にアクセス可能になりました。 目的の情報を探す手間を削減できただけでなく、業務マニュアルや顧問先情報、社員同士のやりとりなどの全ての情報が一元化されたため、業務効率の向上に繋がったのです。 引用・参考：クオーレ労務経営の事例 事例7｜長野県山ノ内町の事例（観光） 引用：CLUB SHIGA KOGENの公式サイト 長野県山ノ内町周辺の志賀高原では、地域サイトから得られるデータを活用して収益アップとマーケティングを実現しています。 志賀高原では、観光協会が運営するサイト「CLUB SHIGA KOGEN」の顧客データベースをマーケティングに活用し、誘客を促進したほか、人工知能の分析によって顧客の関心に沿った検索内容をサイト上に表示するなど、効率的なプロモーションを実施しました。 DXの結果、志賀高原の観光事業ではサイトへの平均アクセス数が大幅に向上し、宿泊予約も増加し売上高の目標を達成しました。 参考：長野県山ノ内町の事例 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX推進に役立つ5つの技術 ここでは、DX推進に役立つ技術を5つご紹介します。各技術の特徴を押さえて自社に最適なものを使いましょう。 （1）IoT（アイオーティ） まずは、DX推進に役立つ技術としてIoT（アイオーティ）が挙げられます IoTは「Internet of Things」の略であり、モノのインターネットと言われます。具体的には、あるモノに取り付けられたセンサーが情報を収集してクラウド上にデータを蓄積したり、遠隔操作でセンサーの付いたモノ同士で情報共有をしたりする技術です。 以上のようなセンサーや通信機能を持った物体を使った情報共有により、機械の故障を未然に防いだり正確なデータ分析をしたりできるのです。 （2）AI（人工知能） 次に、AI（人工知能）もDX推進に役立つ技術です。 AIは「Artificial Intelligence」の略であり、代表的なものとしてはGoogleの検索エンジンや自動運転があります。また、”タスクを自動化するAI”や”あらゆる課題を解決させて学習させるAI”など、用途が多岐に渡るのも特徴です。 さらに、AIによって人間では危険の伴う作業ができるだけでなく、人件費も削減されるメリットもあるのです。 （3）5G 5G（第五世代移動通信システム）もDX推進では重要です。 5Gは「5th Generation」の略であり、3Gや4Gと比較すると通信速度の向上や低遅延化、多数同時接続といった点で優れています。また、2020年には各種携帯キャリアが5Gの運用をリリースするなど、今日におけるトレンドとなっているのです。 しかし、対応エリアが限られていたり端末の購入時に対応プランへ加入しなければならなかったりする点に注意しましょう。 （4）仮想現実(VR)/拡張現実(AR) 仮想現実(VR)・拡張現実(AR)もDXを推進する技術です。 VR（Virtual Reality）やAR（Augmented Reality）では、現実世界と全く異なる環境を作ったりコンピュータが生成したイメージやサウンドを知覚したりできます。 また、ビジネスシーンでは「バーチャルで販売店を映し、商品を実際に手にとっているような感覚で商品情報を取得できる」といった活用方法も挙げられます。 （5）クラウドサービス 最後に、クラウドサービスもDX推進に欠かせません。 クラウドサービスとは、インターネット経由でベンダー（販売業者）が提供しているシステムをスマホやPCで利用できるサービスです。自社サーバーのように保守・整備をする必要がないため、比較的簡単に始められます。 ただし、クラウドサービスを選ぶ時には、自社の課題解決にマッチしているか、検討する必要があります。そこで、自社に最適なツールの選び方や運用方法を無料相談できるツール「ナレカン」であれば、ミスなく情報を管理・共有できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX推進における2つの課題 ここでは、DX推進における2つの課題をご紹介します。「DX化によりかえって業務が非効率になった」とならないためにも、以下の点に注意しましょう。 （1）システムの見直しに時間がかかる まずは、DX推進の課題として、システムの見直しに時間がかかることがあります。 とくに、既存システムの運用期間が長ければ、柔軟な仕様変更や組み替えが難しいケースもあり得ます。さらに、通常業務と並行して進めなければならないことから、データの移行に多くの時間がかかってしまうのです。 したがって、システムの見直しに必要以上の時間をかけないためにも、専門業者に依頼したりITに詳しい人材を確保したりといった対策をしましょう。 （2）高度なITリテラシーが必要になる 高度なITリテラシーが必要なのも、DX推進の課題です。 DX推進のために既存システムをほかのツールに移行しようとしても、自社のITリテラシーが低く保守運用を外注している企業が多いのが現状です。このような状態ではコストがかさむだけでなく、システム移行のノウハウも蓄積されません。 また、導入したツールが社内に広まらない問題も発生してしまうため、導入から運用まで手厚いサポート体制が整っている「ナレカン」がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの定義や事例まとめ ここまで、DXの定義や事例を中心にご紹介しました。 DXは”デジタル技術でより良い社会に変化させる動き”と定義されており、そのためにはあらゆる情報を1か所に集約する”情報共有ツール”が欠かせません。 ただし、導入前に「自社の課題解決にマッチしているか」「実務に活かせるか」をしっかりと検討することが重要です。またツールを形骸化させないためにも、「社員が使いこなせる操作性か」にも注意しましょう。 すなわち、DX推進を成功させるには、自社に最適なツールの選び方や運用方法を相談できる「ナレカン」が最適と言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でDXを実現し、自社をさらに成長させていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX(デジタルトランスフォーメーション）とは？意味や事例を紹介 【業界別】DX成功事例10選！成功の秘訣や最適ツールも紹介 【最新版】DX企業の成功事例6選！取り組み内容やポイントも紹介 DX推進の3つの課題とは？解決策も紹介！ 【必見】DX支援サービスとは？事例や選定ポイントも紹介 マーケティングDXとは？課題や事例、成功のポイントも紹介 DXの活用事例3選！メリット・課題・必須ツールも紹介 なぜDXにクラウドが必要？成功事例やおすすめツールも紹介！ DX推進の目的とは？職種別の目的や成功事例も紹介！ DXプロジェクトが失敗する原因とは？成功する進め方も紹介 DXによる働き方改革とは？進まない理由や事例も紹介！ 【中小企業向け】DX化がうまくいかない原因とは？DX化を成功させるポイント

ワードやエクセルなどの「ファイル」で情報管理している場合、社内で共有するにはファイルそのものや、ファイルのリンクをやりとりしなければなりません。 ファイルやリンクのやりとりには情報漏えいの危険性がありますが「実際にどのような場面にリスクが潜んでいるか分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクを中心にご紹介します。 ファイル・リンクの管理・共有で抱える危険性について知りたい ファイルやリンクの管理・共有でセキュリティに不安がある 自社に最適なファイル・リンク管理ツールを教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルやリンクのやりとりに潜むリスクとその解消に役立つツールが分かり、情報を安全に共有するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルやリンクの管理で抱えるリスク1.1 保存場所のミス1.2 私用端末への保存2 ファイルやリンクの共有で抱えるリスク2.1 公開設定のミス2.2 誤送信3 セキュリティの高い共有ツールの特徴3.1 セキュリティ認証を取得している3.2 アクセス権限を設定できる3.3 アクセスログが残る4 ファイルやリンクを共有する際の危険を減らすツール4.1 安全な情報共有に最適なツール「ナレカン」5 ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクまとめ ファイルやリンクの管理で抱えるリスク 以下では、ファイルやリンクの管理で抱えるリスクについてご紹介します。共有したあと”保存”する段階でのリスクは見落としやすいので、担当者の方は必見です。 保存場所のミス ファイル自体を共有している場合、ファイルの保存場所を間違えるリスクがあります。 ファイルの保存先を間違えると、アクセスされると困る人にも共有されかねません。仮に、セキュリティ対策としてフォルダへのアクセス権限を設けていたとしても、そもそも保存するフォルダを間違えていると意味がないのです。 社内サーバー、クラウドストレージ（インターネット上でファイルを管理するサービス）のどちらにも保存先を間違えてしまうリスクがあります。 私用端末への保存 ファイルの共有に潜む危険性としてもう１つ挙げられるのは、私用端末に社内情報を保存することです。 たとえば、個人のスマホやタブレットを業務利用している企業はとくに注意しなければなりません。また、企業として業務利用を推奨していなくても、個人の判断で社内のPCからストレージツールを通じて、私用端末にデータを保存しているケースもあります。 セキュリティ対策がされてない私用端末は、ウイルスに感染したり端末を紛失したりする可能性が高いです。その結果、保存した社内情報が流出する危険にさらされることになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルやリンクの共有で抱えるリスク 以下では、ファイルのリンクを共有する危険性についてご紹介します。ビジネスシーンでは、容量の大きいファイルのリンクを取得してメールやチャットツールで送る場面があるため、ここで危険性を確認しましょう。 公開設定のミス ファイルのリンクを共有する場合には、リンクの公開設定をミスするリスクがあります。 たとえば、公開設範囲を誤って「リンクを知っている全員」として設定すると、本来はアクセス権がない第三者のアクセスを簡単に許してしまうのです。リンクの送信先が正しかったとしても、情報が漏えいする可能性は十分にあります。 多くのストレージサービスはリンクを取得する、もしくは送信するときに、その都度公開範囲やアクセス権限を設定しなければなりません。したがって、とくに複数人へのリンク共有はミスしやすいと言えます。 誤送信 ファイルの共有リンクを誤送信してしまうリスクもあります。 たとえば、メールでリンクを共有した場合、送信してしまった情報は送信者側からは基本的にコントロールできません。そのため、リンクを共有する前に公開範囲やアクセス権限に間違いがないかを、何度も確認する必要があるので手間です。 なかにはリンクを無効化できるストレージサービスもありますが、受信者がファイルを保存してしまうと取り返しがつきません。以上のように、リンクの共有には誤送信による情報漏えいの危険性があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュリティの高い共有ツールの特徴 ここからは、セキュリティの高い共有ツールの特徴をご紹介します。ファイルやリンクの共有に潜む危険性を排除するには、以下の特徴を持つツールを導入しましょう。 セキュリティ認証を取得している まず、セキュリティの高いツールは、情報セキュリティに関する認証を取得してます。 国際的な基準に準拠した情報セキュリティ・管理体制を有することが、第三者機関により客観的に認定されている場合、自社のみならず、取引先企業にとっても安心してビジネスを行うことができます。 具体的には、大企業でも導入できるほど高度な情報管理体制の「ナレカン」 のようなサービスであれば、すべてのチームの方が安心してビジネス上の情報を管理することができます。 アクセス権限を設定できる 次に、セキュリティの高いツールは、情報が格納されたフォルダ単位でアクセス権限を設定できます。 たとえば、「関係者以外にファイルを共有してしまった」といった操作ミスがあった場合、アクセス権限がなければそのまま社外へ情報が拡散しやすいためです。 ただし、「ファイル単位でアクセス権を与える」「ファイルを共有するたびにアクセス権を設定する」などのツールは工数が多いのでミスする可能性が高いと言えます。したがって、フォルダ単位で事前にアクセス権限を設定できるツールを選ばなければなりません。 アクセスログが残る 最後に、セキュリティが高いツールは、アクセスログが残る仕様になっています。 アクセスログとは「いつ、誰が、どのファイルにアクセスしたか」という履歴を示したデータを指します。アクセスログが残るツールを導入すれば、たとえば情報漏えいや不正なアクセスがあった場合に原因を究明するのに役立つのです。 また、アクセスログは日常的に情報共有のトラブルを防止する抑止力として働くという意味でも、ツールに必須の機能と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルやリンクを共有する際の危険を減らすツール 以下では、ファイルやリンクでデータを共有する危険を減らすツールをご紹介します。 社内のファイルやリンク管理でセキュリティや安全性に不安を感じている場合、「法人向けのファイル共有サービス」を選びましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格認証」を取得しているツールを選ぶと、機密性の高いファイルの共有も安心です。 また、情報の公開範囲や編集権限を細かく設定できるツールを選べば、公開設定のミスや関係のないメンバーへの誤送信予防にもつながります。 結論、導入すべきなのはアクセス権限を細かく管理が可能で、関係者のみに情報共有ができるため、共有ミスを減らせるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは情報セキュリティの国際規格である「ISO27001」も取得しており、またログ管理機能やアクセス権限設定など、強固なセキュリティ対策が施されています。加えて、アクセス権が許可されたメンバー以外はフォルダ内の情報を閲覧や編集ができないため、情報共有のミスを防げるのです。 安全な情報共有に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクまとめ ここまで、ファイルやリンクを共有する危険性などを中心にご紹介しました。 ファイルやリンクを共有する場合「アクセス権限/公開範囲の設定→送信→保存」と工数が多く、それぞれの過程でミスが発生しやすいです。 そもそも、共有ミスはヒューマンエラーが原因なこともあるので、情報漏えいのリスクは常に存在します。そこで、アクセス権限を細かく絞れるツールであると、関係者のみに情報共有ができるので、人為的な共有ミスを減らすことができるのです。 結論、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消するためには多階層のフォルダでアクセス権を細かく設定できるので、人数の多い大規模企業でも安心して使える「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

業務でやりとりするファイルや文書は企業にとって重要な情報資産のひとつであり、紛失や漏洩を防ぐために適切に管理する必要があります。 しかし、社内のファイル・文書管理の方法が定まっておらず、フォルダ内が散乱していることに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル・文書管理で押さえるべき6つのコツとファイル管理ができない3つの原因を紹介します。 ファイル管理をスムーズに行う方法が分からない ファイル管理が上手な人のコツを教えてほしい 自社に最適なファイル管理ツールを知りたい という担当者の方はファイル・文書管理の効率的な方法を具体的に理解し、自社に合った管理方法をスムーズに定着させることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル・文書管理の目的とは2 ファイル・文書管理をスムーズに行うコツ6選2.1 コツ1｜ファイル整理のルールを決める2.2 コツ2｜タグを使う2.3 コツ3｜よく使うフォルダをアクセスしやすい場所に移動させる2.4 コツ4｜フォルダの階層を深くしすぎない2.5 コツ5｜不要なファイルは定期的に削除・移動する2.6 コツ6｜適切なファイル管理ツールを利用する3 【ビジネスパーソン必見】ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツール3.1 社内の最適なファイル管理を実現できるツール「ナレカン」4 ファイル管理が適切にできない3つの原因とは4.1 （1）ファイルを無造作にデスクトップに保管している4.2 （2）一目で分からないファイル名をつけている4.3 （3）ダウンロードファイルが散在している5 ファイル・文章管理のコツとおすすめのツールまとめ ファイル・文書管理の目的とは ファイル管理の目的は、ファイルをいつでも探し出せる状態に整理し、業務を円滑化させることです。 業務で取り扱うファイルは企業にとって重要な情報資産のひとつであり、紛失や情報漏洩に至れば信用低下や損害賠償の発生リスクがあります。また、日ごろからファイルを整理せずに放置すれば、必要な情報を見つけられず業務の遅れにもつながってしまうのです。 したがって、企業の活動を円滑に進めるには、ファイルを適切に管理する方法を定めて全社的に実行しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル・文書管理をスムーズに行うコツ6選 以下では、ファイル管理によって生産性を上げるためのポイント6つを解説します。ポイントを押さえて管理をすれば、より実用的な運用体制が確立できます。 コツ1｜ファイル整理のルールを決める 最初に、ファイル整理のルールを決めておきましょう。 ファイル管理の基本はファイルを分類し、適切なフォルダに保存することです。そのため、自社で管理しやすいフォルダの分け方や命名ルールを定めておくと、データの検索性が向上して情報が探しやすくなります。 たとえば、ファイル名は「いつ」「誰（どのクライアント）に対して」「何のために作成したファイル」かわかるように表記を統一するとファイルに関する情報が整理されます。ほかにも、以下のような命名ルールを設定すると判別しやすくなります。 英数字は半角に統一する 英数字の表記を半角で統一することで各項目の先頭が揃い、フォルダ内のデータが見やすくなります。 バージョン管理は数字で管理する ファイル名には【最終】や【修正済み】ではなく、「v1.1」「v1.2」のように数字でバージョン管理をするとどれが最新かわかりやすくなるうえ、ファイルの重複が防げます。 日付+種類で統一する ファイル名を「日付+種類」の形式で記載すると、ファイル名順を変更した際に更新順に並び、最新のファイルを見つけやすくなります。 ハイフンとアンダーバーのどちらを使うか決める 文字を区切る際に、ハイフンとアンダーバーのどちらを使うかは人によって分かれる記号なため、事前にファイル名に使う記号を統一すると検索性が向上します。 また、フォルダもファイルと同様にルールを設定しましょう。 たとえば、フォルダ名の先頭に「01_」「02_」などの通し番号を振ると、通し番号の数字に基づいてフォルダが表示されて順番が整理されます。ただし、この際「11_」「12_」のように1の位を0以外にしてしまうと、後から作成したフォルダの間に新規フォルダを差し込みにくくなるため、フォルダ間の番号にはゆとりを持たせましょう。 このように、ファイル整理の基準を事前に定めておけば、利用ルールを従業員が理解しやすくなり、ファイルの散乱を防止できるのです。 コツ2｜タグを使う ファイルの種別に合わせてタグを設定すれば、タグごとに検索がかけられます。 たとえば、Windowsに搭載された機能で「商談メモ」とタグ付けすれば、タグ付けしたフォルダを一目で分かるほか、「商談メモ」タグに限定してファイルを表示することも可能です。 ただし、すべてのファイル形式には対応していないため、自由度はあまり高くはありません。したがって、タグですべてのファイルを管理したい場合は別途ソフトを利用するか、データに対してタグの設定ができるITツールの利用がおすすめです。 コツ3｜よく使うフォルダをアクセスしやすい場所に移動させる よく使うフォルダはアクセスしやすい場所にあらかじめ移動させると、必要なときにすぐに探し出せます。 たとえば、よく使うフォルダのショートカットをデスクトップ上に作成すれば目的のフォルダをすぐに開けるので、プレゼン中などの社外にパソコンフォルダ内を見せたくないときに便利です。このほかにも、ブックマークにフォルダやファイルを登録する方法もあります。 ただし、無制限にショートカットやブックマークを登録するとファイルが雑然とし、再整理が必要になります。とくに、共有フォルダを使用するなどのチーム単位で作業している場合は登録ルールを検討しましょう。 コツ4｜フォルダの階層を深くしすぎない フォルダの階層を深く作らないことで、必要なファイルが探しやすくなります。 フォルダの階層とはフォルダのなかにさらにフォルダを作成して、ひとつのフォルダに存在するデータを絞るようなシステムを指します。フォルダでの分類は気軽な整理手法ですが、階層を深くしすぎると必要なファイルに辿りつきづらくなり、作業効率が低下してしまうのです。 「作成したファイルをどこに格納していいのかわからなくなる」事態を防ぐためにも、フォルダは2階層ほどにとどめておきましょう。 コツ5｜不要なファイルは定期的に削除・移動する パソコン内のデータは定期的に断捨離を行い、不要なデータを処分しましょう。 たとえば、作業で使っていた古いファイルを残しておくと、同じデータの重複により容量を圧迫してしまいます。さらに、新しいファイルと古いファイルの違いが分からない状態で残っていれば、誤って古いファイルを更新して二重保存になるリスクもあるのです。 したがって、不要なデータは定期的に削除し整理しましょう。過去データを残す必要があれば、oldフォルダを作成して退避させたり、クラウド上に移管させる方法も有効です。 コツ6｜適切なファイル管理ツールを利用する 社内のファイル管理にはITツールを活用しましょう。 業務の重要な情報が記載されたファイルデータは、適切な取り扱いが必要ですが、管理の仕組みが整っていなければ、共有遅れや共有漏れによりチームメンバーの業務が停滞してしまいます。しかし、ITツールであればスムーズに共有ができ、また外出先や端末を問わずファイル管理が可能になります。 したがって、ビジネスでのファイル管理は、場所や時間を問わず素早くファイルを共有できる「ナレカン」のようなITツールを活用すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ビジネスパーソン必見】ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツール 以下では、ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツールを紹介します。 社内のファイル管理が円滑に進まず、不満を感じている場合、「利用中のサービスを見直す」ことが肝心です。たとえば、検索性の悪さが課題の場合は「必要な情報を正確に特定できるツール」に乗り換えましょう。 ただし、サービスを移行する際には、初期設定に時間を要することが少なくありません。そこで、「導入から運用まで手厚いサポート体制が整っているツール」を選択することで、スムーズに利用を開始できます。 結論、社内のファイル管理には検索性・セキュリティが高いうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、社内に点在するファイルや文書などの情報資産を一元的に管理し、誰でも簡単に検索できる機能を備えています。また社内の既存データも、全て代わりに移行する「初期導入支援」も整備されているので安心です。 社内の最適なファイル管理を実現できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル管理が適切にできない3つの原因とは 以下では、ファイル管理において適切な管理ができなくなってしまう3つの原因について解説します。自社に該当する点は是正し、管理方法を見直しましょう。 （1）ファイルを無造作にデスクトップに保管している ファイルがデスクトップ上に無造作に保管されている状況は、データが増えて管理が煩雑になる原因となります。 デスクトップ上のファイルが多いとアイコンで画面が埋まり、ファイルの判別がつかなくなるからです。たとえば、「一時的に保管したデータがデスクトップに残り続けている」「ファイルを探すのが面倒でデスクトップ上にファイルを保存する習慣がある」などが挙げられます。 そのため、一時的なファイルの保管は「一時保存フォルダ」内へ保存し、利用頻度の高いファイルはショートカットの設置などでデスクトップ上にファイルがない状態を維持しましょう。 （2）一目で分からないファイル名をつけている ファイル内容が一目で分からない名前をつけると、ファイル管理が煩雑になります。 たとえば、ファイル名が「報告書（最新）_01」「報告書(最新)_01_〇〇修正」などになっている場合、ファイル名が似通っていて目的とは違うファイルを編集してしまうリスクがあります。そのため、「日付＋種類＋（必要に応じて）バージョン管理」のようにファイルを開かずとも内容が確認できる名前を付けましょう。 ファイルの命名ルールを決めておけば自身はもちろん、はじめて見た人の混乱を防ぎながらファイルを判別する負担が軽減されます。 （3）ダウンロードファイルが散在している ダウンロードファイルが散在していると、保存場所を都度探すことになってしまいます。 初期設定では、ファイルはドキュメントフォルダやダウンロードフォルダに保存されるようになっています。しかし、設定を変えずに運用していると、保存先を探す時間がかかるうえに紛失のリスクも伴うため、情報資産であるファイルの管理方法として不適切です。 ファイルを見つけやすい環境を整えるには、ダウンロード先を定めて適切なフォルダに保管することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル・文章管理のコツとおすすめのツールまとめ ここまで、ファイル・文書管理のコツやファイル・文書管理のストレス解消に最適なツールを中心にご紹介しました。 業務効率を高めるためのファイル管理のコツは、整理のルールを定め、誰もが必要な情報にスムーズにアクセスできる状態にしておくことです。そのためには、検索機能が優れたツールへの乗り換えが有効であるといえます。 ただし、ツールの導入や乗り換えには、最初のセットアップに時間を要することが少なくありません。そこで、「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。 結論、導入すべきなのは社内に散在するナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能を備えたうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」 で社内のファイル管理を効率化し、情報が見つからないストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介