【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選

更新日：2025年03月27日

情報共有

昨今の企業では、扱う情報量の多さや鮮度を保つ観点から、社内の情報を共有するのに「情報共有アプリ」が欠かせません。一部の情報共有アプリには、共有機能以外の機能が搭載されているものもあるため、上手く運用すれば業務効率を大幅に改善できるのです。

しかし、情報共有アプリを導入したいが「どれが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ビジネス向きのおすすめ情報共有アプリと選定ポイントを中心にご紹介します。

情報共有アプリの種類や選び方を把握したい
機能や口コミを知り、情報共有アプリを比較検討したい
欲しいナレッジに即アクセスできる体制を整えたい

という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な情報共有アプリを見つけられます。

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社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

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1 情報共有アプリとは
- 1.1 情報共有アプリの3つの種類とは
- 1.2 情報共有アプリのメリットとは
2 【無料あり】タイプ別｜仕事におすすめの情報共有アプリ8選
3 【比較表】スマホ・PCで使えるビジネス向け情報共有アプリ8選
4 失敗しない！情報共有アプリの選定ポイント5選
5 【要注意】円滑な情報共有をするためのポイント3選
6 おすすめの情報共有アプリまとめ

情報共有アプリとは

ここでは、情報共有アプリの種類やメリットをご紹介します。以下の内容を把握し、情報共有アプリの運用イメージを明確に持ちましょう。

情報共有アプリの3つの種類とは

情報共有アプリとは、社内の情報を一元管理し、共有できるアプリを指し、以下のような種類があります。情報を共有する以外に「フォルダ機能」や「検索機能」、「コメント機能」など、目的に合わせた様々な機能が備わっています。

ナレッジ管理・情報ストックアプリ

業務マニュアルや顧客情報を社内で共有し、知識の偏りを防ぐナレッジ管理アプリです。ファイル管理機能やメッセージ機能も備えており、社内の情報を整理しやすく、一元管理が可能です。

ファイル管理アプリ

WordやExcelなどのファイルを共有・蓄積できるファイル管理アプリです。ただし、情報の更新が手間で、更新時に通知がないため、誰がいつ更新したのかがわかりづらく、最新版が不明になることがあります。

チャット・社内SNSアプリ

社内のメンバー同士のやりとりに特化したチャットや社内SNSアプリは、コミュニケーションを活発にします。ただし、情報が流れてしまいやすく、あとで振り返りづらいという欠点もあります。

従来のメールや紙を使った情報共有では、必要な情報が埋もれ、すぐに見つけるのが難しく、複数人での共有も不便です。情報共有アプリを活用すれば、情報の蓄積と共有が簡単になり、結果として業務がスムーズに進みます。

情報共有アプリのメリットとは

情報共有アプリを導入すると、以下のようなメリットを得ることができます。

情報共有がスムーズになる

情報共有に対する心理的なハードルが下がり、手軽に情報を共有できるようになります。たとえば、誰でも簡単にアクセスできるため、必要な情報がすぐに見つかり、情報のやり取りが迅速に進行します。

コミュニケーションが活性化される

一部の情報共有アプリには「メッセージ機能」や「コメント機能」が搭載されており、メンバー同士で手軽に連絡を取り合えます。そのため、情報共有の円滑化につながるのです。

社内の情報をまとめられる

情報共有アプリを使えば、プロジェクトの進捗状況やファイル、メモなど、社内のあらゆる情報を一元的に管理できます。必要なデータが一箇所に集まることで、情報の散逸を防ぎ、誰でも簡単にアクセス可能になります。

メールや無料アプリを使うことも一つの手段ですが、企業で使用する場合は、たとえば「ナレカン」のようなセキュリティ対策やサポート体制が充実した専用の情報共有アプリを導入しましょう。

【無料あり】タイプ別｜仕事におすすめの情報共有アプリ8選

以下では、おすすめの情報共有アプリ8選をご紹介します。

ビジネスにおける情報共有アプリを選ぶときに、最も重視すべきは「社内情報を”ナレッジ”として蓄積できるか」です。ナレッジとは、顧客情報や業務マニュアルなどの社内情報資産のことであり、適切に管理・共有することで業務の属人化を防げます。

情報共有の中でもとりわけ、「社内のナレッジが無駄になっている点」に課題感がある場合は、ナレッジ管理に特化したアプリを選ぶと、スムーズに運用できるのです。ただし、ナレッジは「更新・検索しやすい状況で管理」されていなければ、目的の情報が見つかりません。

結論、社内の情報共有をスムーズかつ効果的に実施するには、画像・ファイルを含む情報を蓄積でき、その情報を”Google検索”するように探せる「ナレカン」一択です。

ナレカンでは、直接情報を書き込んだり、メールやチャット上のやりとりを転送したりできるので、社内情報の一元管理に最適です。また、AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように検索が可能なので、共有した情報の中から、必要な情報を簡単に探せます。

【ナレッジ管理】欲しい情報に即アクセスできるアプリ「ナレカン」

「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。

「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。

自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。

また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。

生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。

更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

＜ナレカンをおすすめするポイント＞

【超高精度な検索機能】誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
【ナレッジの一元化】ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
【サポート】圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

＜ナレカンの料金＞

ナレカンの料金プラン

ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカンの詳細はこちらナレカン資料の無料ダウンロード

＜情報共有に役立つナレカンの検索機能＞

以下は、ナレカンで「自然言語検索」を使用した画面です。

「ナレカン」では、ヒヤリング後、自社専用の無料トライアルを用意してもらえるので、ぜひ超高精度の検索機能を試してみましょう。

【情報ストック】最も簡単に社内の情報を共有できるアプリ「Stock」

Stockは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報管理・共有アプリです。

「Stock」の「ノート」に書き込んだ情報は、リアルタイムで共有でき、「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、チャットツールやタスク管理ツールとしても使えるアプリです。また、無料プランもあるため、使い方や予算に合わせた利用が可能です。

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info//

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
★★★★★ 5.0

特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

＜Stockの料金＞

フリープラン：無料
ビジネスプラン：500円/ユーザー/月
エンタープライズプラン：1,000円/ユーザー/月

※最低ご利用人数：5ユーザーから

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockの詳細はこちら

【ファイル共有】2GBまで無料で共有できるアプリ「Dropbox」

＜Dropboxの特徴＞

オフライン利用ができる

オフライン利用に対応しているので、インターネット環境のない場所でも利用できるのが特徴の一つです。

セキュリティが充実している

Dropboxは、「暗号化」や「2段階認証」などビジネス利用に必要なセキュリティ管理機能が充実しているので、安心して利用できます。

＜Dropboxの機能・使用感＞

ファイル権限

ファイルを共有するメンバーの制限が可能なので、情報漏えいの防止に役立つと言えます。

フォルダの共有機能

アカウントを持っていないメンバーに対しても、リンクの発行だけでフォルダの共有が可能です。そのため、社外の人ともやり取りしやすいです。

＜Dropboxの注意点＞

保存容量が少ない

無料プランでは2GBまでしかファイルを保存できないため、画像や動画を扱う場合、有料プランへの移行を考える必要があります。

権限管理が煩雑

実際に使用するユーザーからは「フォルダーごとの権限管理が煩雑で、UIの改善が期待される」との声が複数あがっています。（引用：ITreview）

＜Dropboxの料金体系＞

Basic：0円
Plus：1,500円/月（月払い）
Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
Essentials：2,400円/月（月払い）
Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
Enterprise：要問い合わせ

Dropboxの詳細はこちら

【ファイル共有】Googleのファイル共有アプリ「Google Drive」

＜Google Driveの特徴＞

Google製品との親和性が高い

Google DriveはGoogleアカウントがあればすぐに利用開始できます。また、スプレッドシートやGmailなど、各種Googleサービスとの連携も可能です。

同時編集ができる

共有相手とリアルタイムでファイルを同時編集することができます。

＜Google Driveの機能・使用感＞

検索機能が優れている

Google Driveでは、「検索オプション」で、項目ごとにフィルタリングをかけて検索したり、PDFや画像ファイル内の文字まで含めてファイルを絞り込んで検索したりすることが可能です。

スキャン機能

書類をスマホのカメラで撮影して、PDF化できます。そのため、紙の資料もデータで保管できるのです。

＜Google Driveの注意点＞

ファイルを整理しづらい

フォルダ内のデータは、タイトル名で昇順/降順に並び替えたり、ピン留め（データを画面上部に固定する機能）したりできないため、見やすく整理しづらいと言えます。

ファイルの場所を探しづらい

ユーザーからは「共有をするための場所としては不適任かと思われる。社内の不特定多数が編集できるためかわからないが、ファイルの場所が探しにくいし奥深くのファイルを取ろうとすると重たい」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）

＜Google Driveの料金体系＞

以下の有料プランは、他のアプリも使えるGoogle WorkSpaceの料金となります。

個人向け：0円
Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
Enterprise：要問い合わせ

Google Driveの詳細はこちら

【チャット】中小企業向けのビジネスチャットアプリ「Chatwork」

＜Chatworkの特徴＞

気軽にコミュニケーションできる

Chatworkは、メールに比べて気軽にコミュニケーションをとれるので、社内の情報共有が活発になります。メッセージ、タスク、ファイル管理の機能に特化していることから、複雑な情報管理やワークフローを必要としない中小企業向けと言えます。

既読機能がない

既読機能がないため、チャットアプリにありがちなコミュニケーションストレスを軽減できるのが特徴の一つです。

＜Chatworkの機能・使用感＞

タスク管理

タスクの作成・編集ができ、自身のタスクの把握やメンバーへのタスクの依頼が可能です。タスクには期限を設定できますが、リマインダー機能はないため、対応漏れに注意が必要です。

ビデオ通話

チャットに参加しているメンバーと顔を見ながら会話できます。リモートワークや現場での業務が多い職種の方に便利な機能です。

＜Chatworkの注意点＞

無料プランでは過去のメッセージが削除される

無料プランでは、直近40日以内のメッセージしか閲覧できません。そのため、案件の情報をやりとりする場合は注意が必要です。

誤送信しやすい

Chatwork利用者からは「改行などのキーボード操作がLINEなど他の連絡ツールと異なる（Enterキー直押し）ので、誤って編集途中で送ってしまうミスがある」といった声もあるようです。（引用：ITreview）

＜Chatworkの料金体系＞

フリー：0円
ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）

Chatworkの詳細はこちら

【チャット】エンジニア向けビジネスチャットアプリ「Slack」

＜Slackの特徴＞

知名度が高い

2013年にアメリカでサービスがスタートしてから、日本でもIT業界を中心に利用者が増え、現在では有名なアプリのひとつになっています。開発ツールとも連携できるため、リモート業務が多いエンジニアからの人気が高いツールです。

カスタマイズ性が高い

Slackはカスタマイズ性が高く、botなどのさまざまな機能を利用できます。

＜Slackの機能・使用感＞

Canvas機能

Canvas機能を使えば上図のように、メッセージ上とは別に情報を書き残しておけます。ただし、フリープランでは、過去90日が経過したファイルは非表示になってしまうので、長期プロジェクトの情報共有には不向きな傾向になります。

AI機能の実装

SlackではAI機能の実装により、チャンネルやメッセージを要約したり、重要な情報をピックアップしたりできるようになります。ただし、別途料金が発生する点に注意しましょう。

＜Slackの注意点＞

大切な情報が流れてしまう

Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれる一方、次々とメッセージが送られてくるので、あとから見返したい情報が流れてしまいます。

目的の情報を探すのに時間がかかる

利用者からは「検索機能がやや使いにくく感じます。チャンネル内での検索もできるのですが、目的の情報を見つけるのに時間がかかることが多いです」という口コミもあります。（引用：ITreview）

＜Slackの料金体系＞

フリー：0円
プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
Enterprise Grid：要問い合わせ

※Slack AIを利用したい場合は、すべての有料プランに追加で購入する必要があります。

Slackの詳細はこちら

【プロジェクト管理】カンバン方式のタスク管理アプリ「Trello」

＜Trelloの特徴＞

タスクをふせんのように管理できる

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できます。

拡張機能が用意されている

「Power-Up」と呼ばれる拡張機能があり、様々なツールと連携できます。定期的なタスクを自動作成できる「カードの繰り返し」や「カレンダー」など豊富な機能が用意されているため、自由なカスタマイズが可能です。

＜Trelloの機能・使用感＞

進捗確認が簡単にできる

タスクカードを動かしてステータスを変えられるので、進捗が視覚的に把握できるのが特徴です。

プロジェクト管理に役立つ

有料プランのみ利用可能な機能になりますが、タイムラインやテーブル、カレンダーなどプロジェクトを進める上で便利な機能が多く備わっています。

＜Trelloの注意点＞

無料プランでの利用には人数制限がある

無料プランでは、参加できる人数が10人までという制限があるので、社内メンバーの人数によっては有料化が必要です。

他ツールとの連携が不十分

利用ユーザーからは「TeamsやSlackなどのチャットアプリとの連携が不十分。メールで通知されるとやり取りに即時性が欠けてしまう」との声があります。（参考：ITreview）

＜Trelloの料金体系＞

FREE：$0
STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
ENTERPRISE：～$17.50 USD/ユーザー/月

5,000ユーザー以上で利用する場合には問い合わせが必要です。

Trelloの詳細はこちら

【社内SNS】LINEのように使える社内SNSアプリ「LINE WORKS」

＜LINE WORKSの特徴＞

機能が多い

LINE WORKSには、チャットやカレンダー、フォルダ管理など業務効率化に必要な機能がそろっています。

プライベート向けのLINEと同じように使える

プライベート向けのLINEと同じ操作性で、比較的すぐに利用できるのが特徴です。

＜LINE WORKSの機能・使用感＞

引用：LINE WORKSの掲示板機能

掲示板機能

掲示板機能を使って全体へ向けた情報共有が可能です。また、特定部署のメンバーだけに共有することもできるので、用途に合わせた使い分けができます。

カレンダー機能

予定を登録しておけば、所属部署に限らず社内の全メンバーがいつ・どこで仕事をしているか可視化できます。PCやスマホからでも確認できる点も便利です。

アンケート機能

既存テンプレートの中から、アンケートを作成できるほか、回答結果は自動集計されます。例として、社内での意見調査や行事の日程調整、災害時の安否確認などに役立ちます。

＜LINE WORKSの注意点＞

情報が流れてしまう

チャットの特性上、複数人が意見を発信すると情報が流れてしまいます。また、グループチャットの数が増えれば、それに比例してタイムラインの量が多くなり、チャットと同様に過去の情報を遡るのに苦労します。

機能が分かりづらい

利用者からは「グループトークやトークルームの違いや目的が分かりづらいです。ファイルの共有も最初に理解するまでが少し煩雑かもしれません。機能を有効活用できていないようにも思います」などの声が寄せられています。（参考：ITreview）

＜LINE WORKSの料金体系＞

基本プランに加えて、トークのアーカイブやストレージの追加などのオプション商品もあります。

フリー：0円
スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）

LINE WORKSの詳細はこちら

【比較表】スマホ・PCで使えるビジネス向け情報共有アプリ8選

以下は、スマホ・PCで使える、ビジネス向け情報共有アプリの比較表です。

	ナレカン【一番おすすめ】	Stock【おすすめ】	Dropbox	Google Drive	Chatwork	Slack	Trello	LINE WORKS
特徴	欲しいナレッジに即アクセスできるアプリ	非IT企業でも簡単に情報管理できるツール	無料で2GBまで使えるファイル共有アプリ	Googleのファイル共有アプリ	中小企業向けのビジネスチャットアプリ	エンジニア向けビジネスチャットアプリ	カンバン方式で管理できるタスク管理アプリ	LINEのように使える社内SNSアプリ
シンプルで簡単or多機能	シンプルで簡単（大手~中堅企業向け）	シンプルで簡単（中小規模の企業向け）	シンプルで簡単	多機能	多機能	多機能	多機能	多機能
メッセージ機能	【〇】	【〇】	【×】※ファイルへのコメントは可能	【×】※ファイルへのコメントは可能	【〇】	【〇】	【×】	【〇】
ノート機能	【〇】	【〇】	【×】	【×】	【×】	【〇】	【〇】	【〇】
注意点	法人での利用が前提のため、個人利用は不可	5名以上での利用が前提	無料プランでは保存容量が少ない	ファイルの場所を探しづらい	無料プランでは過去のメッセージが削除される	あとから見返したい情報が流れてしまう	他ツールとの連携が不十分	機能が分かりづらい
料金	・無料プランなし・有料プランは資料をダウンロードして確認	・無料・有料プランでも1人あたり500円/月〜	・無料プランあり　※保存容量は2GBまで・有料プランは1,500円/ユーザー/月〜	・無料プランあり・有料プランは950円/ユーザー/月〜	・無料プランあり　※メッセージの閲覧可能期間、件数に制限がある・有料プランは840円/ユーザー/月〜	・無料プランあり・有料プランは1,050円/ユーザー/月〜	・無料プランあり・有料プランは$6 USD/ユーザー/月～	・無料プランあり・有料プランは540円/ユーザー/月～
公式サイト	「ナレカン」の詳細はこちら	「Stock」の詳細はこちら	「Dropbox」の詳細はこちら	「Google Drive」の詳細はこちら	「Chatwork」の詳細はこちら	「Slack」の詳細はこちら	「Trello」の詳細はこちら	「LINE WORKS」の詳細はこちら

特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。

失敗しない！情報共有アプリの選定ポイント5選

ここからは、情報共有アプリを選ぶときのポイントを5つご紹介します。これらのポイントを押さえていないと、アプリを導入しても社内に定着しない可能性があるので、注意しましょう。

（1）パソコンとスマホの両方で使えるか

1つ目に、パソコンとスマホの両方に対応しているかを確認しましょう。

たとえば、パソコンのみ対応しているアプリでは、外出が多い営業職や現場で働くスタッフが情報を共有するためにわざわざ帰社する必要が出てきます。そのため、オフィスにいる社員とのスムーズな連携が難しくなってしまうのです。

以上のように、特定のデバイスにしか対応していないアプリは、情報へのアクセスを制限してしまいます。そのため、複数のデバイスに対応したアプリを選ぶことが重要です。

（2）セキュリティは万全か

2つ目に、セキュリティ体制がしっかりしているかを確認しましょう。

外部からの不正アクセスを防ぐため、ISO27001など第三者機関による認証を取得しているアプリを選ぶと安心です。また、社内メンバーの閲覧や編集に制限をかける機能があれば、情報漏えいのリスクを低減できます。

情報共有アプリを選ぶ際は、企業の重要な情報をしっかり保護できることが非常に大切です。

（3）サポート体制は充実しているか

3つ目に、情報共有アプリを提供している企業のサポート体制が充実しているかを確認しましょう。

たとえば、「不明点があれば1営業日以内に回答がもらえるサポートデスク」や、「企業ごとの最適な運用方法を提案してくれる無料の導入相談」があれば、安心して利用できます。

サポートがしっかりしているかどうかは、導入前に必ず確認しておきましょう。

（4）誰でも簡単に使いこなせるか

4つ目に、情報共有アプリは誰でも簡単に使えるかが重要です。

アプリ導入が失敗する大きな理由の一つは、「機能が多すぎて使いこなせない」という点です。特に、ITに不慣れな中小企業や、幅広い年齢層の従業員がいる大企業では、この問題が顕著です。

そのため、アプリを選ぶ際は「有名だから」や「多機能だから」という理由ではなく、”自社に必要な機能が過不足なく揃っているか”を基準に選定しましょう。

（5）あらゆる情報を管理できるか

5つ目に、あらゆる情報を一元管理できるかを確認しましょう。

情報には、「蓄積すべきもの（議事録やマニュアルなど）」と「リアルタイムでのやり取り（チャットなど）」の2種類があります。これまでは、情報の種類に応じて異なるアプリを使い分けるのが一般的でした。

しかし、複数のアプリを使うと情報が分散し、「どこに保存されているか分からない」「メッセージが見つからない」といった問題が発生しがちです。そのため、すべての情報を一元管理できる「ナレカン」のような情報共有アプリを導入することが必要です。

【要注意】円滑な情報共有をするためのポイント3選

ここからは、情報共有アプリを導入する際に注意すべきポイントを3つご紹介します。スムーズな情報共有を実現している企業は、以下のポイントを押さえて運用しています。

（1）導入目的を社内に周知させる

情報共有アプリの導入を成功させるには、導入の目的を社内全体にしっかりと伝えることが重要です。

たとえば、アプリをただ導入しただけで、その目的が「業務中のコミュニケーションを円滑にすること」だと社員が理解していないと、業務以外のやり取りにアプリが使われたり、運用が個々に任されてしまうことで社内が混乱することがあります。

周知方法としては、ミーティングや社内報、メールなどを活用し、経営層から現場まで全員が共通の認識を持つことが大切です。

（2）情報共有のルールを決める

目的の共有と同様に大切なのが、情報共有に関するルール作りです。

導入の目的が明確でも、どの情報を、どのタイミングで、どのように共有すべきかが定められていないと、社員ごとに使い方がバラバラになり、統一感がなくなります。

すべての社員が同じ基準で情報共有アプリを使えるように、あらかじめルールを設定し、それを定着させることが重要です。

（3）情報をナレッジとして管理する

情報共有アプリを導入するときは、情報を「ナレッジ」として適切に管理できるアプリを選ぶことがポイントです。

情報共有の目的は「共有された情報を業務に活かすこと」です。共有した情報は、必要なときにすぐアクセスできなければ意味がありません。

見つけるのに時間がかかると、結局アプリが使われなくなり、形骸化してしまいます。そのため、情報をしっかりと整理・管理できること、さらに高性能な検索機能が備わっているアプリを選ぶべきです。