【必見】ビジネスにおける情報収集で押さえるべき3つのやり方！
ビジネスでは世論やデータ、顧客などのあらゆる情報が必要となるので、「情報収集」が会社への利益に貢献します。
一方、情報収集が上手くいっていない職場では、必要な情報の不足によって競合からの遅れや業務効率化の改善ができないといった悪影響が発生します。そして実際に、情報収集能力が向上しない現場に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報収集で押さえるべき3つのやり方を中心に解説していきます。
- 情報収集が苦手でストレスを感じている
- 効果的な情報収集のポイントを抑えたい
- 情報の管理や共有に役立つツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ビジネスにおける情報収集のポイントを理解できるので、素早い情報収集や情報の活用が可能になります。
目次
情報収集とは
情報収集とは、「特定の目的に基づいて必要な情報を集めること」を意味します。
ビジネスにおいては、業務を円滑に進めるために必要に応じて情報収集を行います。したがって、プライベートとは異なり、素早く正確に情報収集するのが大切です。
ビジネスにおける情報収集の重要性とは
ここでは、ビジネスにおける情報収集の重要性を3つ紹介します。ビジネススピードが速く競争力の高い組織は以下のポイントがすべて押さえられており、チーム全員に重要性が浸透しているのです。
業務を円滑に進めるための準備ができる
情報収集は業務を進める上で必須の「準備」になります。
担当する業務の下調べやクライアントの情報、市場の動きなどを事前に調べて把握しておくことで、営業活動やプロジェクトの方向性が検討できます。
とくに、クライアントワークなどの相手とのコミュニケーションが必須の業務では、相手が求めている情報をいかに提供できるかが重要です。そこで、事前の情報収集で顧客や市場のニーズを予測できれば、営業活動を円滑に進めながら対応力の向上も見込めます。
情報の整理ができる
情報収集が的確にされていれば、集めた情報を整理しやすくなり方向性の正誤の判断がしやすくなります。
さまざまな情報が飽和している現代では、正しい情報の選別が難しくなっています。収集が不十分で情報量が足りなければ、情報量の絶対数が少なくなるため、取捨選択が正確にできません。また、ビジネスにおけるアイデアも情報量の少なさから創造しづらくなってしまうのです。
一方、収集した情報は整理して蓄積しておくと、すぐに活用できるので便利です。後から同じ情報収集を行う手間を省けるだけでなく、情報へのアクセス性も高まり、「情報を探す」無駄な時間を削減できます。
必要な情報を取捨選択できる
業務を進める上で情報の取捨選択は非常に重要です。
収集した情報が正しいかの判断も重要な一方、収集した情報を共有する場合は、正確な情報を取捨選択し要点をまとめてから共有しなければなりません。正しい情報を共有しても情報が羅列されただけの状態ではメンバーは理解しづらいため、要点をまとめて必要な情報だけを抽出する必要があるのです。
しかし、情報収集が正しく行われれば複数人で情報の取捨選択ができ、情報が「過不足なく」チームに共有されます。このように、正確な情報を取捨選択しなければならないので、単に情報を集めさえすれば良いわけではないことがわかります。
情報収集に使えるおすすめの媒体とは
情報収集で使えるおすすめの媒体は、以下のものが挙げられます。
- インターネット
- マスメディア
- SNS
- 書籍
- AI
パソコンやスマートフォン、タブレットを使用すれば誰でも簡単に情報取集ができるため、情報収集の入り口ともいえます。公共機関が発表しているデータにもアクセスできるため利便性が高いです。
新聞・雑誌・ラジオ・テレビなどのマス媒体も情報収集の際に役立ちます。ターゲットが明確かつ信頼性に長けている情報が掲載されているため、情報の精度を高められるといったメリットもあります。
デバイスをインターネットにつなげば、簡単にSNSの情報を収集できるうえ、誰でも発信可能ため情報量は抜群と言えます。しかし、主観的な意見による情報も多いため、情報の信頼性という点ではほかの媒体に劣ります。
書籍は特定の分野の情報収集には非常に適しています。論文やデータによって裏付けられた精度の高い情報のため、信頼できる情報源と言えます。しかし、古い書籍は現状とは異なり参考にならないケースもあるので注意が必要です。
AIを活用すると、情報を自動で集め、整理や分析を行ってくれるので、情報収集にかかる時間を大幅に削減できます。ただし、情報源が曖昧で信憑性に欠ける場合もあるため、使用には注意が必要です。
媒体によってメリット・デメリットが異なるため、情報収集の際は、情報の種類によって適した媒体を活用するようにしましょう。
【鉄則】情報収集における効果的なやり方3選
ここからは、情報収集で必ず押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。以下のポイントを踏まえながら情報収集を行うと、正確かつ不足ない情報収集が可能になります。
幅広い媒体にアンテナを張っておく
情報収集では個人やチームで常にアンテナを張り、幅広い情報媒体を観察しましょう。
たとえば、インターネットでの情報だけを頼りに収集を行うと、新聞やテレビなどのマス媒体やポスター、チラシなどのセールスプロモーション媒体から情報を得るのが難しくなります。また、ひとつの媒体に固執すると視野を狭めるほか、誤った情報を活用する原因にもなってしまうのです。
しかし、さまざまな媒体から情報収集をすれば多面的な視点で捉えられるほか、情報の絶対数が増えるので必要な情報の取捨選択もしやすくなります。
客観的事実と主観的意見を区別する
客観的な事実と主観的な意見の区別も情報収集では重要になります。
客観的な事実は裏付けされた正確な情報であり、業務を進めるうえで必須の情報になります。一方、クライアントとの交流などで感じた主観的な意見は、営業での対応やニーズを知る上で貴重な情報になります。
ただし、主観的な意見は客観的な情報を参考に発生する情報として重要なものの、エビデンス（証拠）としては具体性に欠けるので棲み分けが必要な点に注意しましょう。
収集した情報を社内メンバーに共有する
収集した情報は必ずチームへ共有するようにしましょう。
収集した情報の共有が行われないと、情報収集自体が目的になってしまい「業務を効率的に進める」という本来の目的を達成できません。とはいえ、収集した情報をチームで共有するための環境がなければ正しく共有されません。
そこで、情報共有を活発に行い、業務効率を最大化させているチームは「情報共有ツール」を活用しているのです。なかでも、「ナレカン」を使えば、共有にかかる手間と時間を大幅に削減できるうえ、情報の確認も簡単です。
【便利】収集した情報の共有に最適なツール
以下では、収集した情報の共有に最適なツールを紹介します。
ビジネスにおいて、情報収集は業務を円滑に進めるうえで非常に大切です。一方、収集した情報は適切に管理しないと、情報の属人化につながったり、意図したタイミングで必要な情報を見つけずらくなってしまいます。
そこで、「情報の管理や共有に役立つITツール」を導入すれば、収集した情報が散らばらないうえ、社内への共有に役立ちます。ただし、情報を単に蓄積しただけでは、目当ての情報を見つけるのに余計な手間と時間がかかるので「検索性に優れている」ツールを選ぶようにしましょう。
結論、収集した情報の管理には社内の情報を一元管理でき、その情報に即アクセスできるITツール「「ナレカン」」一択です。
ナレカンは画像やファイルを含むあらゆる情報を簡単に記録できるうえ、複数キーワードで探したい情報を素早く思い通りに検索できる機能が備わっています。そのため、収集した情報が膨大であっても、情報が散らばらず、管理もしやすいです。
収集した情報を社内で簡単に管理・共有できるツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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情報収集が上手い人の特徴
情報収集が上手い人の特徴として、以下の3つが挙げられます
- 複数の情報源を活用している
- 情報をアウトプットする
- 情報収集が習慣化している
情報収集が上手い人は、インターネット上の記事だけでなく、動画や音声、SNSなどから幅広く情報を得ています。ただし、SNSのような媒体は、個人で自由に情報を発信できてしまうため、情報の信憑性や根拠を十分に確かめる必要があります。
情報を集めるだけでなく、アウトプットするのも情報収集を上手く進める上で大切です。必要な情報を取捨選択したり、分かりやすく整理できるため、他の人に集めた情報を共有するときにも役立ちます。
情報収集が習慣化していることも、情報収集が上手い人に見られる特徴として挙げられます。情報にアンテナを張って日々の生活を送ることで、自然と時代の流れを理解でき、今現在のニーズに合った施策を行えます。
上記を参考にして、日々の業務をスムーズに進められるよう工夫しましょう。
情報収集の重要性とやり方まとめ
ここまで、情報収集の重要性と収集のやり方を中心に解説してきました。
業務を進めるうえで情報収集は重要な準備であり、収集した情報を十分に活用するには、正しく情報を整理する必要があります。また、さまざまな情報が飛び交う現代社会では、情報の正確性や信憑性を確かめることが重要です。
一方、情報は収集するだけでなく、他の社内メンバーへと共有しなければ活用されません。情報共有が過不足なく行われている職場では、業務の方向性が統一され、社員同士の連携が促進されるため、ストレスなく業務を進められます。
また、過去に共有された情報をすぐに探せないと余計な手間が生じてしまうので、ツール選びには注意が必要です。結論、情報の蓄積や管理だけでなく、目的の情報へすぐアクセスできるツール「ナレカン」を使いましょう。
無料の導入支援も受けられるので、、ぜひ「ナレカン」で収集した情報を正しく管理し、情報共有を活発化させましょう。
