ヒヤリハット情報の共有方法とは？書き方や活用するポイントも解説！

更新日：2025年07月31日

情報共有

大事には至らなくとも、大きなトラブルに発展しかねなかった状況を「ヒヤリハット」と呼びます。1件の重大な事故の背後には300件の異常（ヒヤリハット）が存在するとも言われており、事故防止に向けてヒヤリハットの共有体制を築く企業が増えているのです。

一方、ヒヤリハットを全社で共有したくても「情報を蓄積していく場所がない」「どうすれば社員に読んでもらえるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ヒヤリハットを情報共有する方法や活用ポイントを紹介します。

ヒヤリハットの情報を共有する目的・方法を知りたい
ヒヤリハットの具体例・事例を参考に対策したい
ヒヤリハットの情報共有がスムーズになるツールを探している

という担当者の方はこの記事を参考にすれば、ヒヤリハットの適切な管理体制を整えて、社内の事故防止に貢献できます。

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1 ヒヤリハットとは
2 【意味ない？】ヒヤリハット情報を共有する目的とは
3 活用される！ヒヤリハット報告書の書き方
4 ヒヤリハット報告書の例文
- 4.1 汎用的なヒヤリハット報告書の例
- 4.2 業種別のヒヤリハット報告書の例
5 ヒヤリハット情報の共有方法
6 自社でヒヤリハットを活用する3つのポイント
7 【必見】ヒヤリハットの情報共有に最適なツール
- 7.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」
8 ヒヤリハットを社内で情報共有するポイントまとめ

ヒヤリハットとは

ここでは、ヒヤリハットの概要を解説します。以下を参考に「なぜ社内でヒヤリハットを共有するのか」の意義について理解を深めましょう。

ヒヤリハットの概要

ヒヤリハットとは、危険性が極めて高い事態が発生したものの、幸い重大な事故には至らなかった出来事を指します。「ヒヤリとする」「ハッとする」という言葉が語源であり、一歩間違えれば大きな事故となりかねなかった行動の総称となっているのです。

類義語として”インシデント”という言葉がありますが、インシデントは「実際の事故に繋がりそうになった出来事・問題のこと」を指します。両者は「人が危険性を感じているか」「実際に出来事・問題が起きているか」という違いがあるのです。

つまり、ヒヤリハットは事故・災害に繋がる原因を特定し、再発防止にむけて策を考える重要な機会といえます。したがって、ヒヤリハットが起こったら社内に共有して、事故発生のリスクを減らす必要があるのです。

ハインリッヒの法則とは

重大な事故が1件発生すると、その背景には小さな事故が29件も存在し、それらの裏にも300件の異常（ヒヤリハット）が存在する状態を「ハインリッヒの法則」または「1:29:300の法則」と言います。

すなわち、大きな事故の裏には数多くのヒヤリハットが潜んでいるのです。したがって、重大事故の発生を未然に防ぐには、ひとつひとつのヒヤリハットに対策を講じて、ヒヤリハットの発生自体を抑止していく必要があります。

ヒヤリハットに対策を講じるためにまずは「ヒヤッとした」「ハッとした」出来事を社内で共有するべきです。そこで、直感的な操作で簡単に情報を残せる「ナレカン」のようなツールを使うと、ヒヤリハットの情報の共有がスムーズになります。

ヒヤリハットの具体例・事例

ヒヤリハットの事例には、たとえば以下のような内容が挙げられます。

製造業でのヒヤリハット

製造業では「フォークリフトが工場内を通過するとき、シャッターの外脇からシャッター前を横切ろうとした作業者と衝突しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。とくに、工場では大きな機械が重大な事故の原因になる恐れがあります。

建設業でのヒヤリハット

建設業などの現場作業では「高所の作業中に足元の番線につまづき、足場から転落しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。転落事故は、本人の怪我だけでなく、上司が管理不行き届きとして懲戒処分になる事態に発展しかねません。

介護業でのヒヤリハット

介護業では「入浴介助中、利用者の脇を抱えて前かがみで引き上げようとしたところ、腰を痛めそうになった」といったヒヤリハットが挙げられます。介護業などは、少しの油断が取り返しのつかない事故を招くことがあるので要注意です。

オフィスでのヒヤリハット

オフィスでは「水ふき用のモップで床拭きを行っていたとき、床に置かれていた電源タップに水がかかりショートし停電する」といったヒヤリハットが起こり得ます。感電事故は、停電すれば各PCに保存されてる重要なデータが消える恐れがあるのです。

情報セキュリティにおけるヒヤリハット

社外の人とメールやツールを使用してやり取りをする際に、「誤って他の顧客・社外秘の情報を送ってしまいそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。情報漏洩は企業全体の信頼を失う危険性があるので、事前に防ぐことが重要です。

以上のように、ヒヤリハットは業界・業種問わず起こり得ます。ヒヤリハットが発生してしまった場合には、再発防止に向けて必ず社内共有しましょう。

【意味ない？】ヒヤリハット情報を共有する目的とは

ヒヤリハットを共有する目的として、「重大な事故の発生を防ぐため」「同じミスを繰り返さないため」が挙げられます。

ヒヤリハットが発生しても、詳細が共有されなければ対策を講じられず、同様のヒヤリハットが再発しかねません。また、最悪の場合は、重大な事故につながってしまう可能性もあるのです。

そこで、ヒヤリハットを社内で共有すれば社員は業務における注意点を把握でき、同じヒヤリハットの再発を未然に防げます。結果として、ヒヤリハットの発生数が減少し、重大な事故の発生防止や業務の効率化にも貢献するのです。

活用される！ヒヤリハット報告書の書き方

以下では、ヒヤリハット報告書を作成するときの手順を紹介します。ヒヤリハット報告書は、事故防止のための重要なドキュメントなので、正確かつ詳細に記述しましょう。

（1）事実の記録

はじめに、ヒヤリハット報告書を書くときには発生時の状況を具体的に記載します。

複数人が同時に作業している場面では、状況が混乱しがちなので、まず状況の整理から始めるべきです。そこで、記載時のポイントとしては、5W1Hを意識して状況を分析・記載することが挙げられます。

具体的には「当事者の情報（Who）」「発生日時（When）」「発生場所（Where）」「内容（What）」「経緯（How）」「要因（Why）」を明らかにしましょう。5W1Hを活用すると、そのときの情報を過不足なく記録することができます。

（2）対応の記載

次に、ヒヤリハットに対してどのように対応したのか記載します。

記載時のポイントとしては、客観性を重視することです。報告書は、必要な情報を的確に伝える役割を担っており、発見者の主観で記載するとヒヤリハットの内容を正確に認識できません。したがって「〜であると思う」などの表現は控えるべきです。

また、誰でもわかる言葉を活用しましょう。専門用語を使ってしまうと、他部署の社員に内容が正しく伝わらず、同じようなケースを繰り返す恐れがあります。

（3）再発防止策の立案

最後に、今後同様の事象が発生しないようにするための具体的な対策を記載します。

再発防止策を検討するときは「抜本的な改善が必要なのか」「業務フローを一部改善すればいいのか」の見極めが重要です。また、実行が難しいあるいは長く続かない対策では効果が見込めないため、再現性のある対策を立てましょう。

また、発生したヒヤリハットからどのような事故が起こる可能性があるのかも記載するべきです。実際に起こり得る事故を認識すれば、より危機感を持って業務に取り組めるようになります。

ヒヤリハット報告書の例文

ヒヤリハット報告書を書くときは、相手に重要性を理解してもらえることが大前提です。そこで、以下の例文を参考に、分かりやすい報告書を作成しましょう。

汎用的なヒヤリハット報告書の例

汎用的なヒヤリハット報告書の例文は以下の通りです。

以上のように、必要な情報を漏れなく記載する必要がありますが、端的に書くように心がけましょう。また、報告書のフォーマットなどを作成しておくと、作成時間が大幅に短縮できます。

業種別のヒヤリハット報告書の例

業界別のヒヤリハット報告書の例文は以下です。基本的な記載事項は汎用的な例と同じく、文章が冗長にならないよう意識して作成しましょう。

＜医療現場でのヒヤリハット報告書の例＞

＜建設現場でのヒヤリハット報告書の例＞

以上のようにヒヤリハット報告書は、何が起きたかだけでなく、今後の再発防止策を立案することが大切です。重要度や緊急度を考慮して効果的な対策を記載しましょう。

ヒヤリハット情報の共有方法

ヒヤリハット情報を共有する場合、おもに3種類の方法があります。

紙での報告書作成は一般的な方法であり、専用のファイルやバインダーに保管しておけば、いつでも見返せる利点があります。しかし、情報の検索や共有には時間がかかるため、管理が煩雑になる可能性もあります。

Word・Excelファイル

デジタルファイルを用いた報告は、情報の整理・保存が容易であり、複数人での共有がスムーズです。ただし、ファイルのバージョン管理やアクセス制限に注意が必要なほか、ファイル共有や開封に手間がかかります。

ITツール

ITツールの活用により、ヒヤリハット情報の一元管理が可能になります。リアルタイムでの更新ができ、アクセス権限の設定も容易なため、チームでの利用や社外との共有にも適しています。

以上のような各方法の特性を理解し、自社に適した方法を選ぶことが重要です。安全な環境で情報を保護するためには、アクセス権を柔軟に設定可能な「ナレカン」のようなITツールの活用がおすすめです。

自社でヒヤリハットを活用する3つのポイント

ここでは、自社でヒヤリハットを活用する際のポイントを紹介します。以下を参考に、社内でヒヤリハットを上手く活用して、事故防止に努めましょう。

（1）ヒヤリハットの管理システムを導入する

ヒヤリハットの事例を「ナレッジ」として、社内に蓄積するために管理システムを導入しましょう。

管理システム導入により、ヒヤリハットの情報を一元的に管理できます。なかでも、「情報をナレッジとして蓄積・共有できるナレッジ管理ツール」を利用すると、ヒヤリハット報告書の作成だけでなく、その後の共有・管理までを効率よく進められるのです。

ただし、操作が複雑なツールでは、社員が使いこなせずヒヤリハット報告書は形骸化していきます。そのため、直感的な操作で簡単に情報を残せる「ナレカン」のようなツールが最適です。

（2）報告書テンプレートを作成する

ヒヤリハット報告書のテンプレートを作成し、報告書作成にかかる時間を短縮しましょう。

社員がヒヤリハットを共有しない原因として「記載すべき項目が分からない」や「面倒くさい」が挙げられます。そのため、社員がヒヤリハットを簡単に共有できるよう、ヒヤリハット報告書のテンプレートを整備し、記載事項を明確にする必要があるのです。

なお、ヒヤリハット報告書に記載すべき項目には以下が挙げられます。

当事者の情報（氏名・所属部署）
ヒヤリハットが発生した状況（日時・場所・経緯）
ヒヤリハットが発生した原因
発生時の対応
再発防止策（対策・計画）

上記の項目を設けた「ヒヤリハット報告書」のテンプレートを活用すると、報告書作成時にかかる手間を省けます。

（3）すぐに確認できるようにする

最後に、ヒヤリハットの情報が必要な際にすぐに確認できるように運用を工夫しましょう。

ヒヤリハットを共有しても、現場の社員が確認せずに注意を怠れば、ヒヤリハットの再発や事故の発生につながります。そのため、共有したヒヤリハット報告書をいつでも確認可能な状態にするべきなのです。

したがって、ヒヤリハットは確認しやすいように内容をまとめたり、データベースを整理したりしましょう。そこで、優れた検索機能のあるITツールを導入しておけば、目的の情報を絞り込みやすいので、運用を工夫せずともヒヤリハットを瞬時に見つけられます。

【必見】ヒヤリハットの情報共有に最適なツール

以下では、ヒヤリハットの情報共有に最適なツールを紹介します。

ヒヤリハットは再発防止のため、原因を調査し社内で共有する必要があります。またヒヤリハットの報告書を時間をかけずに簡単に作成・共有・管理できれば、その他の業務に支障をきたすこともありません。

したがって「ITスキルに関係なく、簡単に報告書を作成・共有・管理するツール」を導入しましょう。また、報告書が必要な際にすぐに見つけられるように充実した検索機能も必須です。

結論、ヒヤリハットの情報共有・管理に最適なのは、直感的な操作で報告書を作成・共有・管理でき、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。

ナレカンには、直感的な操作で簡単に情報を残せるので、ヒヤリハットが起きた後すぐに事例を記載し共有できます。また、「添付ファイル内検索」や「画像内検索」にも対応しているので、ファイル形式でヒヤリハット報告書を残しておくのにも最適です。

最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」

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