【これで解消】社内ツールは使いにくい？原因と対処法を解説！
働き方が多様化する今日では、時間や場所を問わずに情報共有できるように「社内ツール」を導入する企業が増えています。また、社内ツールは情報を一か所に集められるので、管理の属人化を防げるメリットもあります。
しかし、なかには「想定よりも社内ツールが複雑で使いにくい」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説します。
- 社内ツールが使いこなせていない原因を理解したい
- 自社に合った社内ツールを選び直し、正しく運用してきたい
- ツールの導入から定着するまで、手厚くサポートしてほしい
という方はこの記事を参考にすると、使いにくい社内ツールの原因と対処法が分かるほか、自社に最適な代替ツールも見つけられます。
目次
社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因
ここでは、社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因を解説します。以下のケースに当てはまっているチームは早急に改善すべきです。
（1）社員へのレクチャーが足りていない
1つ目に、社員へのレクチャーが足りていないのが原因です。
「なんとなく便利そうだから」などの曖昧な理由でツールを導入し、社員へ十分なレクチャーをしていなければ、ITが苦手な人は使いこなせない恐れがあります。その結果、ツールを使える社員と使えない社員で差が生じ、仕事の進捗も滞りかねません。
ツールは実務で使えなければ意味がないため、使い方のレクチャーは忘れずに実施しましょう。
（2）社内ツールが多すぎる
2つ目に、社内ツールが多すぎるのも使いにくい原因です。
チャットやメール、社内掲示板など、情報を共有するための社内ツールが複数使われている場合、情報が分散されてしまいます。そのため、目的の資料を探すのに、担当者に問い合わせなければならず、社員が使いづらさやストレスを感じてしまうのです。
一方、「情報管理とコミュニケーションが一か所で完結するツール」を導入すれば、社内ツールの多さによるストレスから脱却できます。また、社内ツールは少なく絞ることで、無駄な運用コストを削減できるので、費用対効果も高くなるのです。
（3）多機能で使いこなせていない
3つ目に、ツールが多機能で使いこなせていないことが原因です。
多機能なツールは操作が難しいものが多く、ITに不慣れな方は「使いづらい」と感じてしまいます。とくに、大規模企業の場合、ITリテラシーにばらつきがあるので、一部の社員にしか活用されなければ業務がスムーズに進みません。
また、社内ツールを使って情報を共有したとしても、目的の情報を見つけられなければ、そのうち放置されてしまいます。したがって、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」を導入し、情報の蓄積・共有・管理に一切のストレスをなくしましょう。
即実践！社内ツールを全員が使いこなすための対処法とは
ここでは、社内ツールを全員が使いこなすための3つの対処法を解説します。ツールを社内へ浸透させるためにも、以下の内容を必ず実践しましょう。
（1）ツールの導入目的を明確にする
まずは、ツールの導入目的を明確にしましょう。
「なぜこのツールを使用するのか」「どの業務で使用するのか」をチームに伝えれば、社内におけるツールの意義が確立され、使う場面が分かりやすくなります。また、使う場面が明確になると、社員ごとにツールの理解度がばらつく心配もありません。
加えて、「業務効率化ができる」のように抽象的ではなく「残業時間が○％削減できる」など、ツールを導入するメリットを具体的に伝えるのもポイントです。
（2）ツールの機能を個人単位で理解させる
次に、ツールの機能を個人単位で理解させるのも大切です。
社内にはITが苦手な社員もいるので、ツールの機能や具体的な操作方法を個別にレクチャーすれば、誤った使い方をされる心配がありません。
また、レクチャーのあとに不明点が出る場合もあるため、カスタマーサポートが充実したツールを選びましょう。
（3）自社に合ったツールを導入する
最後に、自社に合ったツールを導入するのもポイントです。
「有名だから」という理由でツールを導入した場合、導入後に上手く使いこなせず、トラブルへと発展してしまいます。そのため、自社の課題を解決するのに必要な機能が備わったツールを選定し、適切な運用方法を設計していくことが大切なのです。
とくに、ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられる「ナレカン」であれば、自社に最適なツールの選び方を無料相談できるので、導入目的に合ったツールを選べます。
【これで解決】全社的な運用を実現できるツール
以下では、社内にすぐに定着させられるツールをご紹介します。
社内ツールを社員全体に定着させるには、「誰でも簡単に使えるツールであること」が重要です。使い方が複雑なツールを導入すると、それを使いこなせる一部の社員にしか定着しないからです。
そのため、「自社に必要な機能を過不足なく備えており、社員全員が使いこなせるツール」を導入しましょう。ただし、担当者自身が運用設計を考えたり、他の社員にレクチャーしたりするのは負荷が大きいため、サポート体制が整ったツールがおすすめです。
結論、自社が導入すべきは、社内情報を共有するのに、必要な機能を過不足なく備えた社内ツール「ナレカン」が最適なのです。
ナレカンの「記事」には、画像やファイルを含むあらゆる情報を集約できるので、複数のツールに情報が分散するストレスがありません。また、専属担当者が”事例”に基づいた運用方法の提案や、社員への説明会を実施するので、最適に使いこなせます。
ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内ツールが使いにくい原因と対処法まとめ
ここまで、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説しました。
社内ツールが使いにくいのは、導入意図が不明確だったり多機能で複雑だったりするのが原因です。とくに、多機能なツールはレクチャーにも時間がかかるため、使い勝手の悪さから最終的に誰も利用しなくなってしまい、結果、社内に定着しないのです
したがって、社内ツールの全社的に運用していくには「必要な機能に過不足のないツール」が必須です。加えて、ツールの導入から定着までサポートを受けられるものであれば、担当者自身が運用設計を考えたり、他の社員へレクチャーしたりする負荷を最小限に抑えられます。
結論、社内ツールに導入すべきなのは、シンプルかつ必要な機能を過不足なく備えた社内ツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンには、生成AIを使った「自然言語検索」も搭載されており、すべての情報を横断して最適な回答が得られます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、使いにくい社内ツールのストレスから脱却しましょう。
