一元管理とは？効率化のコツやメリット・デメリットを紹介

企業にとって、業務情報は重要な経営資源であり、業務効率化や生産性向上には必要不可欠です。こうした情報を適切に管理する方法として、「情報の一元管理」があります。

 

とはいえ、一元管理の重要性は分かっていても社内全体での一元管理が実現できず、情報が散在していることに悩む方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、一元管理の概要や効率化のコツを中心にご紹介します。

 

という担当者の方は今回の記事を参考にすると、一元管理について深く理解しながら、実践するときの具体的なイメージができるようになります。

以下では、一元管理の概要をご紹介します。社内で実践できている企業は、既に一元管理に対する知識を全社員で共有できているのです。

一元管理と似た言葉には、一括管理があります。それぞれの意味は以下の通りです。

 

このように、異なる管理方法で集約する一括管理よりも、同じ管理方法で集約する一元管理であれば、集積したデータや情報をより効率的に活用できるようになるのです。

企業が業績を上げるには、経営資源を一元管理して適切な経営判断ができる環境が必要であるからです。

 

一般的に、企業の経営資源は「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の4つの要素から成り立ち、とくに「情報」の一元管理は円滑な経営の要となります。企業が取り扱うべき情報は日々増え続けているので、適切に管理しなければ有益な情報を活用できません。

 

たとえば、顧客データや業務ノウハウ、生産管理データなどあらゆるカテゴリーの社内情報を統合されたデータベースに一元管理できると、生産フローや問い合わせ処理などの業務が効率化されるのです。

 

また、一元管理によって誰でも社内情報を確認できる場がつくられるため、部署や部門ごとで発生する情報の属人化防止にも役立ちます。

以下では代表的な3つのメリットについてご紹介します。代表的なメリットを押さえて、社内に一元管理の必要性を認識させるのに役立てましょう。

一元管理のメリットのひとつとして、業務効率化が挙げられます。

 

 

たとえば、社内情報が複数の場所で管理されている場合、必要な情報を手に入れるには管理場所をほかの社員に聞いたり、わざわざ足を運んだりする必要があります。このような手間は、作業時間が阻害され作業効率の低下につながりかねません。

 

一方、情報の一元管理が浸透している状態では、即座に必要な情報へアクセス可能です。また、業務ノウハウにおいても、新入社員や他部署の人が優秀な社員の知見をすばやく閲覧でき、各社員を教育するよりも、スキルアップのプロセスを効率化させます。

円滑なコミュニケーションの実現も一元管理のメリットです。

 

たとえば、情報の管理方法が部門や立場ごとに異なる場合、情報共有のハードルが高まります。その結果、業務以外のコミュニケーションも減少し、部門間の円滑な情報共有も少なくなってしまうのです。

 

一方で、情報を一元管理していると、社内情報をひとつの管理方法でまとめるため、経営層と現場、営業と開発など部署を越えた情報共有に役立ちます。

情報の一元管理により、情報の活用が社内で活発になることもメリットのひとつです。

 

情報が一元管理されていないと、社内情報が分散し、整理も不十分で有効活用が難しくなります。一方、一元管理ができていれば、社員全員が共通の情報にすぐアクセスでき、情報格差の軽減や属人化の防止につながります。

 

その結果、効率的に業務が進行するようになり、さらに情報が蓄積されて活用が促進されるという好循環が生み出せます。

ここでは、情報の一元管理システムの選定で押さえるべき3つのポイントを解説します。作業時間の短縮やスムーズな情報共有による業務効率化には、以下のポイントが欠かせません。

まず、サポート体制が充実しているツールであるかを確認しましょう。

 

サポート体制が充実したツールであると、導入時や運用中に予期せぬトラブルや疑問点が発生した場合のリスクを最小限にすることができます。問い合わせ窓口があるか、メールサポートやFAQが充実しているかなどを確認しましょう。

 

とくに、データ移行支援や説明会の実施などのサポート体制も確認しておくと、新規導入時の負担を軽減できます。

次に、あらゆる情報資産を統合的に取り込めるツールであることも重要です。

 

社内の情報は、文書だけでなく画像や動画など、多様な形式で存在します。それぞれの形式に対応できるかを事前に確認することが重要です。

 

このように、図や写真、動画マニュアルなどを含む情報資産を統合的に管理できるツールは、社内共有を円滑に進めるうえでも有効です。/div>

情報へ高いアクセス性のあるツールを選ぶ

情報の一元管理に最適なおすすめツール

社内の情報を最も簡単に一元管理できるツール「ナレカン」

https://www.narekan.info/

＜ナレカンをおすすめするポイント＞

1. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
   「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
2. 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
   ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
   初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

【簡単解説】ビジネスにおける一元管理の2つのパターン

個人業務の一元管理

• 書類やデータの一元管理
個人業務に使用する書類やデータが該当します。議事録や報告書などのデータを一元管理すると、一ヶ所に情報が集約されるので、いつでもファイルやフォルダを確認できます。したがって、メールにファイルを添付して送信したり、書類を印刷したりする手間がかかりません。

• スケジュールの一元管理
スケジュールも一元管理するのが大切です。たとえば、各取引先との面談予定をWordやExcelでファイルごとに管理していると進捗確認のときに即答できなかったり、ダブルブッキングを引き起こしたりします。そのため、スケジュールは可視化して管理する必要があります。

• タスクの一元管理
「いつまでに何をしなければならないのか」を明確にしてまとめておけば、業務の優先順位が頭で整理されます。しかし、タスクの一元管理によって、抜け漏れや焦りによるミスの発生を防げるのです。

社内業務の一元管理

• 顧客の一元管理
顧客との良好な関係を築くのにも一元管理は役立ちます。たとえば、顧客の名刺や契約書、問い合わせ情報などの顧客情報をまとめれば、「どの分野に興味があるのか」「何を重視する傾向にあるのか」詳細な分析ができます。そのため、顧客のニーズに沿った提案ができるきっかけとなるのです。

• 在庫の一元管理
商品や材料の見積もり・受注・売上状況・発注・仕入れなどの在庫情報を一元管理できると、部署間の連携不足による人的ミスの発生が発生しません。したがって、正確な在庫状況を確認できるので、余剰在庫を減らし在庫切れを防ぎます。

• 経費の一元管理
会議費や旅費交通費、物品購入費などの経費精算業務は多大な時間がかかるうえ、不正や漏れがあってはなりません。こうした経費精算業務でも、一元管理を活用すると経費精算のフローを整えながら人的ミスを減らせます。

一元管理の2つのデメリット

複雑なツールでは社内に浸透しない

システム導入時に手間がかかる

情報の一元管理の概要や効率化のコツまとめ