定例会議の必要性とは？活性化させる3つの手法も解説
企業では習慣化された「定例会議」を行っている会社が多いですが、本来の会議の目的を失いマンネリ化している状況も少なくありません。
実際に、「日程が決まっているから」のような定性的な理由のみで、情報共有だけが行われる“生産性のない定例会議”に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、定例会議の必要性と活性化させる3つの手法を中心にご紹介します。
- 定例会議の必要性が分からず、無駄に感じている
- 情報共有だけのマンネリ化した定例会議を改善する手法を模索している
- 定例会議を活性化させ円滑に業務を進めたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、定例会議を活性化させるためのヒントを得られ、効率的に情報共有ができるようになります。
目次
定例会議・ミーティングとは
定例会議とは、職場や組織で決まった日時や曜日に開く会議を指します。
各メンバーの意見を集約して意思決定をしたり、プロジェクトの進捗状況を把握したりして、今後の方針を決める重要な役割を担っています。一方、討論する議題がないにも関わらず「定例だから」という理由で開かれ、情報共有だけの形式的な会議になってしまうケースが多い点が問題です。
参加者が受け身になると、会議の本来の目的である「合意形成のための活発な議論」が難しくなります。生産性が低く「無駄」と感じる会議にならないように、正しい事前準備が必要となるのです。
定例会議・ミーティングの目的とは
ここでは、定例会議の必要性について解説します。マンネリ化していると感じる社員には、以下の「会議における必要性」を共有するようにしましょう。
メンバー間での情報共有のため
プロジェクトを進めるうえで各メンバーの情報共有は必要不可欠です。
定例会議の場で社員それぞれが積極的に情報を共有すると、異なるアイデアに触れながら業務に役立つヒントを得たり、新たなアイデアを生み出せたりできるようになります。
また、複数の部署でプロジェクトを進めている場合は各部署の進捗を確認し合う必要があります。部署を横断した情報共有は、予定の変更や直面している課題を社員間で報告して解決策を見出し、スピーディにプロジェクトを達成するために不可欠です。
意思決定を行うため
定例会議が必要な理由として、意思決定を行うことも理由のひとつです。
仕事はチームワークが大切なので、リーダーのみの意思決定ではなく、社員全員が納得して業務を進める必要があるからです。
そこで、参加メンバーが、あるテーマや課題について多様な視点から話し合うことで、今後の方針の決定が可能です。
また、テーマが定められ、意思決定を行うという具体的なゴールが設定されていれば、会議に参加するメンバーもゴールに向けて主体的に会議に参加できます。積極的な発言のある会議は、意思決定にスピード感があります。
PDCAサイクルを回すため
PDCAサイクルを回すためにも定例会議が必要になります。
定例会議で週・月単位の目標を計画し設定(Plan)することで、メンバーは「どのタスクをどれほど時間をかけて処理すればよいか」の目途を付けて業務を進められる(Do)ようになります。
そして、次の定例会議では各メンバーやプロジェクトの進捗を客観的に評価(Check)し、改善する方法を考案・実行する(Action)サイクルが確立されれば、継続して業務効率化と改善が期待できます。
また、PDCAサイクルはメンバーの目標達成によるモチベーションアップだけでなく、リーダー目線でもメンバー・プロジェクトの管理がしやすくなるメリットがあるのです。
【対処法あり】定例会議は意味がないと感じる原因とは
ここでは、定例会議が意味がないと感じてしまう原因と対処法について解説します。メリハリをつけて生産性のある会議にするためにも、以下の原因をあらかじめ理解し、対策できるようにしておきましょう。
議題に変化がない
定例会議がだらだらしてしまう原因のひとつが、議題に変化がないことです。
定例会議の話題に新しさがないと「同じ議題を話し合う意味はあるのか」と参加するメンバーが感じ、モチベーションも上がりません。議題に変化がない理由は「そもそも会議を開く目的がない」「既存の会議プログラムに問題がある」が挙げられます。
結果、会議において重要な意思決定もできず、”定例だから参加する”意味のない状況に陥ってしまうのです。そこで、「意思決定が不要な会議はそもそも開催しない」「討論する議題が明確になってから会議を開く」などの対策をとりましょう。
一方的で議論の時間がない
一方的で議論の時間がない定例会議は無駄な会議になりがちです。
形骸化した定例会議でよく見られる事象が「議論を行わず会議の企画者だけが一方的に報告して、参加メンバーはただ聞くだけ」になっていることです。
聞くだけの会議ではメンバーが受け身の姿勢で参加することになり、生産性が低くだらだらしてしまいがちです。そのため、会議を開く際は必ず各メンバーの発言機会を設けるようにしましょう。
数値の単純な報告や資料の読み上げは無駄な会議に繋がるため、会議を開く必要のない情報や報告は、ITツールを用いて適宜共有する環境も重要です。
事前に会議資料を共有していない
会議において、事前に会議資料を共有しておくことは非常に重要です。
会議資料を事前に共有しておけば、会議前にテーマや最終目標を把握したうえで会議に参加できるようになります。会議開始直後に資料を読み込む時間を設ける必要もなくなり、スムーズに会議を進められるのです。
そして、会議の度に資料を印刷して配布する必要もなくなるため、印刷費用のコスト削減やメンバーの準備に必要な作業負荷もかかりません。実際に、生産性のある会議を実現している組織は「ナレカン」のような情報共有ツールで、会議資料を事前に共有し会議を進めているのです。
定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめツール
以下では、定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめのツールをご紹介します。
定例会議が無駄だと感じる理由としては、事前に資料が共有されず、議論が一方的であることが挙げられます。しかし、定例会議には、メンバー間の情報共有やPDCAサイクルの促進といったメリットがあります。
そこで、ITツールを使って簡単に資料を共有できる環境を整えることで、定例会議を有意義な時間にしましょう。ただし、複雑なITツールでは、現場社員が使いこなせず、資料の共有が滞る可能性があります。
したがって、資料の作成・共有に役立つ機能を備えながらも、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」を導入するべきです。
ナレカンは、直感的な操作で簡単に資料を作成できます。また、定例会議の資料は任意のメンバーに対してわずかな手順で共有可能なので、情報の事前共有もスムーズです。
最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「ナレカン」
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定例会議を活性化する手法3選
ここでは、定例会議を活性化する手法3選をご紹介します。会議の形骸化が感じ取れた場合には、以下の手法に定例会議を当てはめて活性化しましょう。
(1)ブレインストーミング型
定例会議を活性化する手法の一つにブレインストーミング型があります。
ブレインストーミングは、グループを作成して、自由な発言によって独創的かつ創造的なアイデアの醸成が期待できる手法です。また、ほかのメンバーのアイデアから着想を得てオリジナルのアイデアを生むことができる面もメリットです。
ブレインストーミングを行うときの注意点は、ほかのメンバーのアイデアを批判したり、評価したりしないことです。参加者の発言が抑制され新たなアイデアが生まれづらい環境になってしまうためです。
ブレインストーミングは意見を出して正解を出すのが目的ではなく、各メンバーの発言と意見から合意形成することが重要な点を理解しておきましょう。
(2)ディベート型
ディベート型も会議の活発化に役立つ手法の一つです。
ディベートは肯定派と否定派に分かれて討論し、第三者を納得させるための会議手法です。ディベートではチームのメンバーと意思疎通を図り、一貫性のある意見を主張するための力が必要になります。
ディベート型で勘違いされやすい注意点が「勝った方が偉い」という考え方です。ディベートの本来の目的は、メンバーが客観的で多角的な視点を身に付け、活発な議論によって定例会議のマンネリから脱却することであるため、勝敗を付けることが目的ではない点に注意しましょう。
(3)ワールドカフェ型
定例会議を活発にする手法の最後がワールドカフェ型の会議手法です。
ワールドカフェは緊張や重苦しい環境になりやすい会議を、和やかで自由な会話がしやすい環境をつくるための手法です。4～5人のテーブルを複数設置し、テーマに沿って自由に会話します。
ワールドカフェの特徴は、時間経過とともに会話するメンバーが入れ替わることです。さまざまな参加者と開かれた空間で会話することで、テーマを深掘りできるだけでなく、もとのグループから派生したアイデアを醸成できるのがポイントです。
【効率化】定例会議を無駄にしないコツ
定例会議を無駄にしないコツは、以下の3つです。
- 時間を区切る
- 目的を明確にする
- 不要な回は会議をスキップする
会議の時間を区切っておくことは、効率的に会議を進めるための基本であり、ダラダラとした会議を避けられます。時間の設定が形だけにならないように、会議の開始・終了時刻は厳守しましょう。
会議の目的が明確であれば、議論が本題から逸れる可能性が低くなり、無駄な時間を削減できます。また、目的が明確に定まらない場合は、会議を開催しないという選択肢もあります。
定例会議が形骸化してしまって実際には不要であれば、会議のスキップも検討しましょう。仮に、定例会議の目的が情報共有のみの場合は、情報共有ツールを活用することで定例会議の時間を削減できます。
上記の3つを意識して、定例会議を有意義なものにしましょう。
定例会議の必要性や活性化させる手法まとめ
ここまで、定例会議の必要性や活性化させる手法について解説してきました。
定例会議は重要な情報共有や意思決定の場ですが、決まった日時で開かれるためマンネリ化しやすい点に注意しなければなりません。また、実際に生産性のある会議を実現している企業は、情報共有ツールを活用して会議に関わる「報連相」を徹底しているのです。
一方、導入するツールは「使いやすさ」を重視して選択する必要があります。機能が充実していても、ITリテラシーの高くないメンバーに浸透しないと使われなくなり、会議だけでなくツールも形骸化してしまいます。
したがって、資料の事前共有や議事録の管理などを簡単にできる情報共有ツール「ナレカン」が求められるのです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有を活発化し、マンネリ化した定例会議を改善しましょう。
