社内システムとは？内製化のデメリットや解決策を紹介！
DXが進む今日、業務の効率化やペーパーレス化などの目的で、あらゆる企業が社内システムを導入しています。
しかし、「社内システムを導入したいが、自社に適したものが分からず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内システムが使いづらい原因や解決策を中心にご紹介します。
- 新たに社内システムを導入して業務効率化を実現したい
- 社内システムが使いづらい原因と解決策を把握したい
- すぐに運用に乗せられるような社内システムを探している
という方はこの記事を参考にすると、社内システムが使いづらい原因が分かるだけでなく、簡単に業務効率化をする方法までわかります。
目次
社内システムとは
社内システムとは、社内で使用する業務システム全般のことです。
具体的には、販売管理システムや勤怠管理システム、顧客管理システムなどを指します。これらのシステムは利益に直結するものではありませんが、自社の業務を円滑かつ効率的に進め、生産性を向上させる点において重要な役割を果たすのです。
また、システム導入の選択肢としては、「既製品のツールを利用する」「社内でシステムを構築する」の2つが挙げられます。コストや社員のITスキルを考慮したうえで、自社に適した方を選択しましょう。
社内システムが使いづらい3つの原因
以下では、社内システムが使いづらい3つの原因をご紹介します。社内システムが使いづらく悩んでいる方は必見です。
（1）導入前の準備が不十分
1つ目の原因は、導入前の準備が不十分である点です。
とくに準備不足になりやすい点として、必要な機能の選定が挙げられます。現場の業務を十分に理解せずに機能を選定すると、理想的なフローに合っていても実際には使いづらいシステムになってしまうのです。
また、内製する場合は開発計画が不十分であると、開発に過剰な時間がかかったりリソース不足になったりする可能性があります。したがって、システムの導入や内製にあたっては入念な準備を心掛けましょう。
（2）システムが複雑化している
2つ目の原因は、システムが複雑している点です。
システムの改良や修正を繰り返した結果、似たような機能が複数存在したり、機能が多すぎたりしてシステムが複雑化してしまう場合があります。そのため、かえって使いづらくなり、業務効率の低下を招いてしまうのです。
そのため、社員の意見を定期的に聞き、機能の重複や不要な機能を見直して必要な機能のみが搭載されたシステムを導入することが重要です。
（3）導入後のサポートができていない
3つ目の原因は、導入後のサポートができていない点です。
どれだけ高性能なシステムを導入しても、社内で定着しなければ意味がありません。システムの運用こそが本番であり、そのためにはサポートが欠かせないのです。
したがって、システムを内製する場合は社内の情報システム部や、各部署のITに強い人材を中心にサポート対応をしましょう。既存のシステムを利用する場合は、導入サポートが充実しているか十分確認しておく必要があります。
社内システムを内製化するデメリット
以下では、社内システムを自社で構築するデメリットを3つご紹介します。社内システムの内製化を検討している方は、必ず確認しましょう。
（1）開発・運用コストがかかる
デメリット1つ目は、開発・運用コストがかかる点です。
システム開発の場合、パソコン端末やサーバー、ネットワークなどのハードウェアや、業務管理を行うソフトウェアの準備が必要になります。また、作業場所の確保や備品の用意もしなければなりません。
そのため、「予想以上のコストが発生した」という事態を防ぐには、あらかじめ必要な設備や道具、その費用を試算しておくことが重要です。さらに、初期費用だけでなく、保守や運用にコストも考慮しておきましょう。
（2）エンジニアの人員を確保する必要がある
デメリット2つ目は、エンジニアの人員確保が必要な点です。
システム開発の内製化において、必要なスキルを持つ人材を揃えることは必須です。そのためには、既存社員の育成するか、外部から人材を採用する必要があります。
しかし、外部委託が長期にわたると社内に知識を持つ人材が不足しやすく、育成に時間を要します。また、確保した人材が異動・退職するときには、引き継ぎが欠かせない点にも注意しましょう。
（3）システムの品質が低下する恐れがある
デメリット3つ目は、システムの品質が低下する恐れがある点です。
内製化すると、システム開発を専門とする企業に依頼するよりも技術やノウハウが不足しやすく、システムの機能が求めていたレベルに届かない恐れがあります。結果として、システムエラーが発生したり改良・修正に手間がかかり、業務効率が下がってしまうのです。
そのため、内製化でシステムの品質を維持するには、十分なスキルを持つ人材を確保し、継続的な教育とサポート体制を整えなければなりません。
【必見】開発不要で簡単に業務効率化を実現する方法
以下では、開発不要で簡単に業務効率化を実現できるITツールをご紹介します。
社内システムを導入すれば、円滑に業務を進められ業務効率の向上が期待できます。しかし、自社で開発をするとなると多大なコストがかかるうえ、検証や改修も自社で実施する必要があるため、かえって業務量が増え対応が追いつかなくなる恐れがあるのです。
そこで、「社内のあらゆる情報を一元管理できるITツール」を導入し、業務効率化を実現させましょう。しかし、多機能で複雑なツールでは使いこなせず、社内情報が散在してしまうため「シンプルな操作性で目的の情報へアクセスしやすいツール」を選ぶべきです。
結論、社内の業務効率化には、誰でも簡単に社内情報を管理でき、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、テキストやファイルを残してすばやく共有でき、「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語検索」などの機能で欲しい情報をすぐに見つけられます。また、既存データの移行支援等のサポートによってすぐに運用に乗せられるのです。
誰でも簡単に社内情報を管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内システムの運用におけるポイント
ここでは、社内システムの運用におけるポイントをご紹介します。システムの運用方法に不安がある方は、以下を参考にしましょう。
- システムの導入目的を明確にする
- 継続的なサポートを実施する
社内システムの導入目的を明確にすることで、社員がその重要性を理解し、システムを活用しやすくなります。また、どの機能がどの分野の目標達成に役立つかを理解できるのです。
システム導入後も、トラブルへの迅速な対応や定期的なメンテナンスなど、継続的なサポートを提供することが重要です。また、実際にシステムを使用する社員の意見も積極的に反映させましょう。
以上のように、効果的な社内システムの運用を目指しましょう。
社内システムが使いづらい原因や解決策まとめ
これまで、社内システムが使いづらい原因や内製化のデメリット、運用ポイントを中心にご紹介しました。
社内システムを活用することで、業務の効率化や生産性の向上につながります。しかし、内製化する場合、開発コストがかかるだけでなく、人材育成や定期的なサポートなどにより、業務負担が大きくなってしまうのです。
そこで、「社内のナレッジを一元管理できるITツール」を導入すれば、開発不要で業務効率化を実現できます。ただし、複雑なツールでは使いこなせず放置されてしまう恐れがあるため、「シンプルな操作性であるか」を確認しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理でき、目的の情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の業務を円滑に進めましょう。
