ナレッジを資産化するには？運用ルールと成功事例を紹介
業務から得られた知見やアイデアなど個人が持つ「ナレッジ」は、ほかのメンバーに共有することで、組織全体の生産性向上が期待できます。とくに、昨今では、業務の効率化に注力している企業が増えており「ナレッジ」への注目度が高まっているのです。
しかし、実際には「何が“ナレッジ”に該当するのか分からない」「ナレッジを有効活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジが共有されない理由や、ナレッジの運用方法を中心に解説します。
- 特定のベテラン社員に業務が属人化している状況を改善したい経営者
- 過去の経緯や決定事項を探し出す作業に毎日数時間を浪費しているチームリーダー
- ツールに誰もナレッジを投稿してくれずに頭を抱えているDX推進担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、ナレッジについて正しく理解できるうえ、ナレッジを適切に蓄積し、組織の資産にするためのヒントを得られます。
目次
ナレッジとは
ナレッジ（knowledge）とは、「知識」や「知恵」という意味の単語です。たとえば、新聞や本など、すでに文章化されたモノから得られる知識のことを指します。
一方、ビジネスシーンでは「企業に付加価値を生み出す経験や体系的な知識」という意味で使われます。つまり、ビジネスにおけるナレッジとは、単なる「知識」ではなく「企業に有益となる情報」を指すのです。
このように、ナレッジの意味を正しく把握することで「社内で共有すべき情報は何か」が明確になります。
暗黙知を抱え続けるとどうなる？
ベテラン社員は、個人の経験や勘に基づいた独自のノウハウを持っています。このような暗黙知を共有せずに放置しているとどのような問題が起こるか、以下で解説します。
業務の属人化
暗黙知を抱え続けると、業務が属人化します。
ベテラン社員が抱える暗黙知を共有せずにいると、その社員が不在時に現場が止まるおそれがあります。また、人によって業務の進め方にバラつきが生じ、組織としての成果が安定しなくなります。
さらに、暗黙知を言語化してマニュアルにまとめていないと、異動のたびに同じ説明を繰り返すことになるのです。
意思決定スピードの低下
暗黙知を抱え続けると、意思決定のスピードも低下します。
判断基準をまとめた資料が共有されていないと、担当者に確認する手間がかかり、スムーズな意思決定ができなくなります。また、過去に解決した問題を記録していないと、再び同じ議論を繰り返すことになるのです。
そのため、高精度の検索機能を備えた「ナレカン」のようなツールに資料を蓄積し、必要な情報をいつでも参照できるようにしましょう。
なぜナレッジは共有されないのか？
以下では、ナレッジが共有されない理由を3つ解説します。自社が以下の事項に当てはまっていないか確認しましょう。
時間がない
1つ目は、ナレッジを共有する時間がないことです。
ナレッジの共有は日々の業務と並行して進めるしかないため、そもそも時間が足りないという場合がほとんどです。そのため、Q&A形式で情報を吸い上げるといった工夫が必要です。
ナレッジ管理ツール「ナレカン」には、業務上の疑問点を匿名で質問できる「社内知恵袋」機能が搭載されており、ナレッジを自然にツール内に蓄積できます。
メリットが感じられない
2つ目は、ナレッジを共有するメリットが感じられないことです。
売上を上げた人だけが評価され、社員の役に立つ記事を書いた人が正当に評価されないという文化が社内にあると、誰もナレッジを共有しようとしません。
そのため、ノウハウを共有した人の評価を上げるなど、評価基準を再検討することが必要です。
ツールの使い勝手が悪い
3つ目は、ツールの使い勝手が悪いことです。
ITリテラシーには個人差があるため、多機能で操作が複雑なツールを導入しても社内に定着しません。また、検索性が低いツールだと、欲しい情報を探すのに時間がかかってしまい、残業時間も増えてしまいます。
さらに、資料の閲覧数やワードの検索数などを把握できないと、どの情報を優先して更新するべきかが見えてこないため、古い情報ばかりがツールに溜まってしまうのです。
ナレッジを組織の資産にするための運用ルール
以下では、ナレッジを組織の資産にするための運用ルールを3つ解説します。下記のルールを参考にナレッジを有効活用し、業務の属人化を解消させましょう。
完璧なマニュアルを目指さない
1つ目は、完璧なマニュアルを作ろうとしないことです。
ワークフローは日々変わるため、最初から時間をかけて100点のマニュアルを作ろうとすると、共有したときには既に情報が古くなっているおそれがあります。
まずは箇条書きで簡易的に記したドキュメントを共有して共同編集できるようにし、複数名の力でマニュアルを仕上げることが大切です。
情報を更新するタイミングを決める
2つ目は、情報を更新するタイミングを決めることです。
作成から3か月～半年ほど経ったマニュアルの情報は古くなっていることがほとんどです。そのため、更新のタイミングを決めることが不可欠です。
日常業務の中で更新するのは難しいため、プロジェクトの終了時や四半期ごとに「ナレッジの棚卸し」を業務として組み込みましょう。
操作がシンプルなツールを導入する
3つ目は、操作がシンプルなツールを導入することです。
ナレッジを蓄積するためにツールを導入しても、操作が複雑だとツールを使うハードルが上がってしまい、放置されてしまいます。そのため、IT初心者でもスムーズに使えるようなツールを導入しましょう。
スマートフォンにも対応している「ナレカン」は操作がシンプルで、誰でも簡単に情報を管理・共有できます。
【必見】ナレッジを有効活用し属人化を解消する方法
以下では、ナレッジを有効活用し、属人化を解消する方法を解説します。
組織内でナレッジが共有されないと、業務が属人化して、特定の社員がいなくなったときに現場が止まるおそれがあります。また、判断基準が曖昧なままでは意思決定スピードが低下するリスクもあります。
しかし、日々の忙しさに加え、「何を共有すべきか分からない」「入力作業が煩わしい」といった心理的・時間的ハードルが、蓄積を阻む要因となります。さらに、せっかくの情報も個人のPCや紙で管理されていては、組織全体で有効に活用されません。
そこで不可欠なのが、誰もが直感的に情報を書き込めるツールです。ただし、入力の負担が重いと社内ナレッジは蓄積されにくくなるため、「極限までシンプルな操作性」を備えたツールを選びましょう。
こうした条件を高い水準で満たすのが、社内の知恵を自然に引き出し、蓄積する「ナレカン」です。ナレカンは「知恵袋形式」でベテランのナレッジを引き出せるほか、高精度のAI検索機能を搭載しているため、必要な情報への即時アクセスも実現します。
IT初心者でも簡単にナレッジを管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレッジ管理に成功した企業の例
以下では、ナレッジ管理に成功した2社の事例を紹介します。自社のナレッジ管理を成功させるヒントにもなるので、担当者の方は必見です。
事例1：株式会社いちやまマート
株式会社いちやまマートでは、バイヤーと各店舗間の情報伝達や過去事例のノウハウ共有に「ナレカン」を活用しています。
当社では、長年利用していたサービスの終了に伴い、複数のツールを比較して納得できるツールを導入したいと考えていました。しかし、複数のツールをトライアルしたものの、画面を見ただけですぐに操作できるような製品には出会えませんでした。
そうしたなか、ナレカンに出会い、実際に触ってみると、マニュアルを読まなくても迷わず使い始めることができました。また、社員からの反応も良かったため、ナレカンなら業務に浸透すると確信して導入を決めました。
ナレカン導入後は、情報を検索できるようになったことで、店舗側で自己解決できるケースが増えました。また、AI要約機能を活用すれば、該当ファイルをアップロードするだけで伝えたい内容がしっかりまとまるため、作業時間が約半分以下に縮まりました。
事例2：古河電気工業（株） 平塚事業所 総務課
画像：古河電気工業株式会社
古河電気工業の平塚事業所総務課では、社内規定や過去事例、業務資料の共有に「ナレカン」を活用しています。
当社では、従業員からの問い合わせの回答に必要な情報がTeams、メール、共有フォルダなどに散在していて、探すのに時間がかかっていました。また、複数ある拠点間でイレギュラー事例を共有できておらず、それぞれでゼロから判断を検討する非効率さがありました。
そこで、2024年の4月にDXを活用したナレッジ共有基盤の構築を目標として掲げ、「FAQ的にナレッジを検索できる」「誰でも使いやすいUI」という条件で13社を比較検討した結果、ナレカンが最もフィットしていると感じ導入を決定しました。
その結果、情報を検索する時間が大幅に短縮されたことに加えて、「ナレッジ登録→検索→活用→新たなナレッジを登録」という、ナレッジ活用のサイクルが定着しました。今では、新入社員やキャリア採用の社員でも迷いなく対応できるようになっています。
ナレッジを共有しないリスクと運用ルールまとめ
これまで、ナレッジを共有しないリスクや共有されない理由、ナレッジの運用ルールについて解説しました。
ナレッジを共有する時間がなかったり、社内にアウトプットが評価されない文化が蔓延していたりすると、業務の属人化や意思決定スピードの低下が発生します。
また、社内のナレッジを管理するにはITツールの導入がおすすめですが、操作が複雑で使い勝手の悪いツールだとかえってナレッジが共有されなくなります。そのため、IT初心者でもスムーズに使い始められるようなツールを導入しましょう。
結論、ナレッジ管理には、操作がシンプルで、暗黙知を抽出して蓄積でき、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で社内におけるナレッジ共有の方法を確立し、業務の無駄を削減しましょう。
