前任者・後任者別に例文あり！引継ぎメールの書き方やポイントを紹介
異動や退職にともなって業務の担当者を変更するときは、社内・社外それぞれに引継ぎの旨を連絡し、業務に必要な情報を共有しなければなりません。
しかし、引継ぎメールは送る相手によって書き方が変わるため「引継ぎメールの書き方やポイントが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引継ぎ・担当変更メールの書き方や例文、引継ぎ業務をスムーズに進める方法を中心にご紹介します。
- 失礼のない引継ぎメールを送信したい
- 業務の引継ぎをスムーズに進めるコツを知りたい
- 情報を適切に管理・共有し効率的に引継ぎを進めたい
という方はこの記事を参考にすると、引継ぎ・担当変更に伴うメッセージや資料のやりとりをスムーズに進める方法が分かります。
目次
【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方
以下では、引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方をご紹介します。引継ぎメールに記載すべき項目は、メールを送信する相手によって異なるため必見です。
社外向けの引継ぎお願いメール
以下では、社外向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。
＜前任者から社外へ＞
前任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。
| 項目名 | ポイント |
|---|---|
| （1）件名 |
件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 |
| （2）担当変更の背景と日付 |
担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程は、「〇月〇日（〇）付けで」と記入します。 |
| （3）感謝の言葉 |
担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 |
| （4）後任者の紹介 |
後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 |
| （5）挨拶について |
直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。
|
また、「業務ごとの担当者」や「誰が誰に挨拶メールを送ったのか」といった人事異動に伴うタスクや変更点はリスト化して管理しましょう。たとえばのように、情報を更新したら即共有されるツールであれば、リアルタイムの状況を把握でき便利です。
引き継ぎメールを書くときには、以下4つの例文を参考に文面を作成しましょう。
・（例文1）人事異動による担当者変更
【担当者変更のご挨拶】株式会社△△ 大道宏樹
××株式会社
伊藤様
平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。
このたび人事異動に伴い、4月1日付けで○○部へ異動することとなりました。
在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。
後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。
佐藤は長らく営業業務に携わっており、信頼のおける人物でございます。
後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺います。
今後も変わらぬお引き立てのほどを何卒よろしくお願いいたします。
・（例文2）退職による担当者変更
【担当者変更のご挨拶】株式会社△△ 大道宏樹
××株式会社
伊藤様
平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。
私事で恐縮ですが、この度一身上の都合により、4月1日をもちまして退職することとなりました。
在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。
後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。
佐藤は入社以来、営業業務に携わっており、□□業界の知識も豊富な人物です。
後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺う所存でございます。
今後も変わらぬお引き立てのほどを何卒よろしくお願いいたします。
株式会社△△ 大道
・（例文3）有給休暇による引継ぎ連絡
【一時的な担当変更のご連絡】株式会社△△ 大道宏樹
××株式会社
伊藤様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の大道でございます。
私事で誠に申し訳ございませんが、この度下記日程で休暇をいただくこととなりました。
・休暇期間：〇月〇日（月）～〇月〇日（水）
・不在時の担当：◇◇部 ◇◇
・メール：〇〇＠△△
・電話：000-0000-0000
期間中、ご不明な点やご相談等がございましたら、上記の連絡先までお伝えいただけますと幸いです。
不在中、ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解ご協力のほど、何卒よろしくお願い申しあげます。
株式会社△△ 大道
・（例文4）育休・産休などの長期休暇による担当者変更
【産休に伴う担当者変更のご連絡】株式会社△△ 髙橋花子
××株式会社
伊藤様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の高橋でございます。
私事で大変恐縮ではございますが、〇月〇日（火）より出産のため、産休に入らせていただくこととなりました。
なお、職場復帰は20××年の夏頃を予定しております。
長期の休暇となるため、その間の業務につきましては、弊社の◇◇が後任として担当させていただきます。
今後ご不明な点などございましたら、◇◇にご連絡いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
以下が◇◇の連絡先になります。
氏名：◇◇部 ◇◇
メール：〇〇＠△△
電話：000-0000-0000
直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。
復職の際には改めてご挨拶させていただけますと幸いです。
今後とも変わらぬお付き合いを賜りますよう、お願い申し上げます。
株式会社△△ 髙橋
＜後任者の挨拶＞
後任者から社外の前任者に向けた挨拶メールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。
| 項目名 | ポイント |
|---|---|
| （1）件名 |
件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 |
| （2）担当変更の背景と日付 |
担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程を明確に記入します。 |
| （3）挨拶について |
担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 |
・（例文）人事異動による担当者変更
【着任のご挨拶】株式会社△△ 佐藤一郎
株式会社××
伊藤様
平素よりお世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます。
このたび人事異動に伴い、4月1日より山田の後任として
貴社を担当させていただくことになりました。
後日改めまして、前任の大道と共にご挨拶に伺う所存でございます。
今後も変わらぬお引き立てのほどを何卒よろしくお願いいたします。
株式会社△△ 佐藤
社内向けの引継ぎお願いメール
以下では、社内向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。
＜前任者から社内へ＞
前任者から社内へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。
| 項目名 | ポイント |
|---|---|
| （1）件名 |
件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 |
| （2）担当者変更の日付・理由 |
担当者変更の理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。また、「〇月〇日（〇）付けで」と日程を明確に記入します。 |
| （3）感謝の言葉 |
宛先の社員への感謝の言葉を書きましょう。具体的なエピソードを添えると、より気持ちのこもった丁寧な印象になります。 |
| （4）後任者の紹介 |
後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 |
| （5）お詫び |
直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 |
また、引き継ぎメールを書くときには、以下4つの例文を参考に文面を作成しましょう。
・（例文1）人事異動による引継ぎ連絡
【異動のご挨拶】営業部 大道宏樹
総務部
田中さん
お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。
このたび4月1日をもちまして、B支店 営業部に異動することになりました。
在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。
これまで担当していた案件につきましては、佐藤さんに引き継いでおりますので、引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。
本来ならご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご連絡となり申し訳ございません。
最後になりますが、さらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
営業部 大道
・（例文2）退職による引継ぎ連絡
【退職のご挨拶】営業部 大道宏樹
総務部
田中さん
お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。
この度、一身上の都合により、4月1日付けで、退職することになりました。
在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。
これまで担当していた案件につきましては、佐藤さんに引き継いでおりますので、引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。
本来ならご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご連絡となり申し訳ございません。
最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
営業部 大道
・（例文3）有給休暇による引継ぎ連絡
【一時的な担当者変更のご連絡】営業部 大道宏樹
総務部
田中さん
お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。
私事で誠に申し訳ございませんが、この度下記日程で休暇をいただくこととなりました。
何かございましたら、以下までご連絡いただけないでしょうか。
・休暇期間：〇月〇日（月）～〇月〇日（水）
・不在時の担当：営業部 佐藤
・メール：〇〇＠△△
・電話：000-0000-0000
日頃よりサポートいただいている中、ご不便をおかけしてしまい申し訳ありません。
いつも丁寧にご対応いただき、心より感謝申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
営業部 大道
・（例文4）育休・産休などの長期休暇による引継ぎ
【産休のご連絡】営業部 髙橋花子
各位
お疲れさまです。営業部の高橋花子です。
私事で大変恐縮ではございますが、〇月〇日（火）より出産のため、産休に入らせていただくこととなりました。
なお、職場復帰は20××年の夏頃を予定しております。
長期の不在となるため、その間の業務につきましては、営業部メンバーに引き継ぎますので、
今後ご不明な点などございましたら、以下までご連絡いただきますようよろしくお願い申し上げます。
◇◇部
メール：〇〇＠△△（営業部共通）
電話：000-0000-0000（営業部内線）
日頃より多くのご協力をいただいている中、長期にわたり不在となってしまい申し訳ございません。
復職の際には改めてご挨拶させていただきますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
営業部 髙橋
このように、異動や社員の事情で突然引継ぎが必要になる場面は多くあります。そのため、いつメンバーが変わっても対応できるよう、のようなナレッジ管理ツールを導入し、社内情報や業務内容を文書化して管理しましょう。
＜後任者の挨拶＞
後任者から社内の前任者への挨拶メールで記載すべき基本項目は、以下の4項目です。
| 項目名 | ポイント |
|---|---|
| （1）件名 |
件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 |
| （2）異動の日付、異動前の部署名 |
「〇月〇日付けの異動により、〇〇さんの業務を引き継ぐことになりました（名前）です」という形式で書きましょう。 |
| （3）抱負 |
今後に向けた抱負を述べましょう。 |
| （4）お詫び |
直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 |
・（例文）人事異動による引継ぎ連絡
【担当者変更のご挨拶】営業部 佐藤一郎
株式会社○○
△△様
このたび、4月1日付けの異動により、大道さんの業務を
引き継ぐことになりました佐藤一郎と申します。
異動前は、B支店の営業部で〇〇業務を担当しておりました。
不慣れな部分もあるため、何かとご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、
いち早くチームに貢献できるよう努めますので、何卒よろしくお願いいたします。
本来ならご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご連絡となり申し訳ございません。
営業部 佐藤
【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方
ここでは、引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方を解説します。例文も紹介しているため、どのように返信すべきか悩んでいる方は必見です。
| 項目名 | ポイント |
|---|---|
| （1）件名 |
件名は、変更せずに返信するようにしましょう。 |
| （2）メールをいただいたことに対するお礼 |
担当者変更に対する挨拶メールへの返信には、前もって知らせてくれたことに関するお礼を記載しましょう。 |
| （3）在任中にお世話になったことに対するお礼 |
担当者変更に関するお礼といった事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 |
| （4）新天地での活躍への祈念 |
最後に、新天地での活躍を祈念する言葉をかけましょう。 |
・（例文）人事異動による引継ぎ連絡への返信
Re:【担当者変更のご挨拶】株式会社△△ 大道宏樹
株式会社△△
大道宏樹様
日頃は、お世話になっております。株式会社××の伊藤でございます。
大道様の転勤とご担当者様の変更のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大道様には着任以降、今まで大変お世話になり、
感謝の気持ちでいっぱいでございます。
大道様が担当していただきまして、こちらも大変スムーズにお仕事をさせていただきました。改めて感謝申し上げます。
転勤先では大道様の持前の力をより発揮していただき、ご活躍されますことを心よりお祈り申し上げます。
株式会社×× 伊藤
引継ぎ・担当変更メールのポイント
以下では、引継ぎや担当変更メールで気を付けるべきポイントをご紹介します。マナーやタイミングを考慮して、相手に失礼のない挨拶を心がけましょう。
丁寧かつ分かりやすく伝える
丁寧かつ分かりやすく伝えることが、気を付けるべきポイントのひとつです。
具体的には、「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に気を付ける必要があります。本来、引継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メールで報告するときはお詫びの一文を付け加えましょう。
また、担当変更の理由や日付は、相手がすぐに理解できるように簡潔に記載します。このように、引継ぎ・担当変更の挨拶メールでは、内容を丁寧かつ分かりやすく伝えることが重要です。
変更が分かったらすぐに伝える
変更が分かったらすぐに伝えることも、引継ぎメールのポイントです。
引継ぎメールは、担当の変更が分かってからすぐ送るのが好ましいとされています。早めの挨拶が必要な理由は、担当変更の報告が遅れてしまうと、関係者が引継ぎの準備に十分な時間をとれないからです。
また、引継ぎメールだけでなく、引継ぎに必要な資料も早めに準備することが重要です。そのため、社内の情報をノート型で簡単に蓄積でき、検索機能で欲しい情報に即アクセスできるのようなツールを使って、資料を適切に管理しておきましょう。
前任者からメールを送信する
最後に、前任者からメールを送信することもポイントです。
基本的に、引き継ぎメールは前任者から送るのがビジネスマナーとされています。まず、前任者が引継ぎの旨やその理由を関係者に送り、次に、後任者から自己紹介や業務への姿勢などを書いた引き継ぎメールを送ります。
スムーズに引継ぎを行うために、前任者と後任者で引き継ぎメールの送信日時についての段取りを決めておくことも重要です。
業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ3選
ここからは、業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツを紹介します。以下を実践すれば、引継ぎ業務の負担を減らし、円滑にメッセージや資料のやりとりを進められます。
（1）過去のやりとりもストックする
1つ目のコツは、過去のやりとりもストックすることです。
たとえば、メールで引継ぎのやりとりをしていると、見返したい内容があった場合には大量の業務メールから探し出さなくてはなりません。さらに、目的の情報を見つけ出せなければ再度共有してもらう必要があるので、相手の業務にも支障が出てしまいます。
このように、過去のやりとりを素早く見返せなければ、引継ぎ業務に必要以上の時間がかかるのです。そこで、のようにや資料と紐づけてやりとりを振り返れるツールを使えば、効率よく業務を進められ、やりとりが見つからないストレスもありません。
（2）引継ぎ資料を埋もれさせない
2つ目のコツは、引継ぎ資料を埋もれさせないことです。
資料の引継ぎが不十分では、取引先とのやりとりでミスをするなど後任の業務に支障をきたします。そのため、確認漏れが生じないように共有する必要があるのです。
たとえば、前任者から後任者へメールで引継ぎ資料を添付すると、ほかのメッセージに埋もれたり流されたりして気づかない可能性があります。したがって、引継ぎ資料はメールでやりとりするのではなく、保管場所を用意してまとめて共有するのが最適です。
（3）資料と紐づけてやりとりする
3つ目のコツは、資料と紐づけてやりとりすることです。
資料と紐づけてやりとりを管理しておけば、過去の細かな連絡事項も確認しやすくなります。さらに、メールと比べて気軽にコミュニケーションがとれるうえ、資料に関する細かなやりとりも補足できるので、認識齟齬が起きるリスクも回避できます。
このように、資料とメッセージを紐づけられるツールを使えば、認識のすり合わせがスムーズになるため、引継ぎ業務を円滑に進められるのです。
【引継ぎミス防止】業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツール
以下では、業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツールをご紹介します。
引継ぎ業務では「資料の受け渡し」と「引継ぎに関するメッセージのやりとり」のために頻繁にメールを送受信します。しかし、メールでは気軽にコミュニケーションをとれないうえに、やりとりの中から引継ぎに必要な情報を振り返るのは困難です。
また、チャットツールを利用する方法もありますが、チャットはメッセージが流れてしまううのに加え、情報が錯綜しやすい点がデメリットだと言えます。したがって、「簡単に引継ぎのやりとりができ、かつ情報を流さず蓄積できるツール」が必須なのです。
結論、引継ぎ業務をスムーズに進めるには、メールやチャットのデメリットを解消しつつ、引継ぎに関する情報を簡単に蓄積・共有できるを使うべきです。
ナレカンの「記事」では、資料を添付して引継ぎに関する情報を残し、すぐに任意の後任者へ共有できるのが特徴です。また、記事に紐づく「コメント」で内容に関するやりとりができるうえ「多階層のフォルダ機能」で”部署”や”業務”ごとに資料の管理が可能です。
引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った引き継ぎ資料の管理＞
以下は、ナレカンで引き継ぎ資料を管理する例になります。
- フォルダでの資料管理
- コメント(メッセージ)機能
ナレカンの多階層フォルダによって引き継ぎに必要な資料を内容ごとに管理できるため、目的の資料を見つけやすく、スムーズに業務を進めることができます。
各ノートにはコメント機能があるため、気軽にコミュニケーションを取れるうえ、他の情報と混ざることなく資料ごとにやり取りを管理しておけます。
引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ
ここまで、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務全般をスムーズに進める方法についてご紹介しました。
社外に向けた引継ぎ・担当変更メールは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に注意して作成しましょう。一方、社内における前任者・後任者間のやりとりは、簡単かつ見返しやすい形で実施する必要があります。
また、引継ぎ資料はメールで送ると流れてしまうため、すぐに参照できるように蓄積して共有しなければなりません。そこで、「メッセージのやりとりと資料の共有を、手間なくおこなえるツール」が求められます。
したがって、業務の引き継ぎを円滑に行うには、資料ごとにやり取りを残せるうえ、多階層のフォルダで引き継ぎ資料を適切に管理できるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひを導入して資料の管理・共有に活用し、引継ぎ業務をスムーズに進めましょう。
