仕事の引き継ぎでイライラする原因やストレスをなくす方法を解説！
年度末や人事異動のときは仕事の引き継ぎが多くなりがちですが、重要な情報を伝え忘れてしまうとトラブルになりかねません。そのため、前任者から後任者へ漏れなく情報伝達することが大切です。
しかし、「どうすればスムーズに業務の引き継ぎができるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の引き継ぎでイライラする原因や、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を中心に紹介します。
- 仕事の引き継ぎにストレスを感じており、解消したい
- 引き継ぎにイライラする原因が知りたい
- 円滑に引き継ぎができる環境を整えたい
という方は本記事を参考にすると、引き継ぎ業務の手間を減らす方法が分かります。
目次
仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因
仕事の引き継ぎの際に前任者が業務の説明をしても、後任者が業務内容をなかなか覚えてくれなかったり、同じことを何度も聞いたりすると、前任者は「仕事を覚える気がない」と感じ、イライラします。
そのため、後任者は自分で必要なことをメモしたり、わからないことを聞く前に自分でマニュアルを確認したりする習慣をつけましょう。また、前任者は後任者にとって使いやすいマニュアルを準備することが大切です。
しかし、前任者が毎回一から引き継ぎマニュアルを作成していると負担が大きいので、普段から「ナレカン」などのITツールで業務の進め方を記録しておくと便利です。
仕事の引き継ぎで後任者がストレスを感じる原因
仕事の引き継ぎの際、前任者の説明が曖昧だったり説明に抜け漏れがあったりすると、後任者はスムーズに業務に取り組めず、ストレスを感じます。
そのため、前任者はマニュアルを渡して終わりではなく、口頭で直近の状況や課題点などを適切に補足して説明しましょう。
引き継ぎは一方通行の情報伝達にならないように、互いにコミュニケーションを取りながら進める必要があります。
退職や異動のときの引き継ぎあるある3選
ここでは、引き継ぎあるある3選を解説します。以下を参考に、引き継ぎで起こりがちなトラブルについて理解を深めましょう。
十分な時間を設けられない
引き継ぎあるあるとして、十分な時間を設けられないことが挙げられます。
異動のときは、引き継ぎに加えて関係者への挨拶や荷物の整理といった業務が必要になります。結果として、引き継ぎの準備に十分な時間を割けず、伝え忘れが発生してしまうのです。
重要な情報を伝え忘れると、異動後に後任者が問い合わせる手間が発生したり、業務が遅滞したりする恐れがあります。そのため、引き継ぎをするときは、スケジュールに余裕を持たせるのがおすすめです。
引き継ぎ用のマニュアルがない
引き継ぎ用のマニュアルがないことも、引き継ぎあるあるのひとつです。
引き継ぎは日常的に実施する業務ではないので、マニュアルが用意されていないケースが多々あります。また、マニュアルがある企業でも、更新する社員がいないため使われずに放置されているのです。
また、マニュアルがなければ引き継ぎの手順を一から調べなければならないので、手間と時間がかかります。したがって、引き継ぎ業務をスムーズにするために、早急にマニュアルを整備しましょう。
必要な資料が見つからない
必要な資料が見つからないことも、引き継ぎでのあるあるのひとつです。
手書きで引き継ぎノートをつくると、確認したいことをすぐに見つけられないので面倒です。Wordで代替する方法もありますが、印刷やメールで共有する手間がかかるうえ、ファイルが社内のどこに保管されているかわからなくなる恐れがあるのです。
このように、紙やWordは引き継ぎ書の共有・管理に難があります。そこで、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能が充実したITツールを使えば、必要な書類を探し出すストレスがなくなるのです。
したがって、引き継ぎ書を活用しやすい仕組みをつくりたい方は、「ナレカン」などの引き継ぎに必要な業務マニュアルを作成・管理できる情報共有ツールを活用しましょう。
ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは
ここでは、ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツを解説します。以下のポイントを押さえて、スムーズに業務を引き継ぎましょう。
（1）引き継ぐ時間を確保する
引き継ぎには十分な時間を確保する必要があります。
引き継ぎでは、口頭で補足したり質問を受け付けたりする時間が必要です。そのため、直接コミュニケーションをとる時間は、必ず確保しなければなりません。
しかし、互いに担当業務をいくつも抱えているため、なかなか引き継ぎができないケースもあります。したがって、1週間以上前からスケジュールを相談するなど、余裕を持って引き継ぎを進めましょう。
（2）情報を過不足なく伝える
引き継ぎでは、必要な情報を過不足なく伝えなければなりません。
「これは分かるだろう」と主観的に判断して説明を省略しすぎると、後任者が誤った認識をもつ可能性が高まります。したがって、必要な情報は漏れなく伝えましょう。
また、業務内容に加えて、各クライアントの特徴や過去のトラブルと対処法など経験を交えて仕事のノウハウも伝えれば、次の担当者がスムーズに仕事をはじめられます。
（3）ITツールを活用する
スムーズに引き継ぎするには、ITツールを活用しましょう。
引き継ぎ資料を都度前任者が作成していると、時間と手間がかかるうえ、伝える内容にばらつきが生じます。また、引き継ぎ資料を渡しても、ファイルの保管場所がわからなくなっては意味がありません。
そこで、ITツールを活用するとテンプレート機能や情報を整理する機能で、引き継ぎ資料の作成・管理が円滑化するのです。とくに、「ナレカン」のような簡単に使いこなせるツールだと前任者・後任者ともに操作に迷わず引き継ぎが実施できます。
【必見】引き継ぎ業務のストレスをなくす方法とは
以下では、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を紹介します。
引き継ぎは、後任者が業務に順応してはじめて成功したと言えます。とくに、大企業では部署間での異動や社内メンバーの入れ替わりも多いため、日ごろから「業務の進め方やノウハウを蓄積できる仕組みづくり」が欠かせません。
そこで、「業務の情報を残せるナレッジ管理専用ツール」を導入すれば、引き継ぎが発生したときもゼロからまとめる必要がないので、前任者・後任者の引き継ぎストレスの予防につながります。ただし、ツールの操作が複雑すぎると社員が使いこなせず、引き継ぎのストレスが解消されません。
したがって、直感的に使えることを重視して選びましょう。したがって、導入するべきなのは、引き継ぎ書をはじめとしたあらゆる社内情報を簡単に管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはテキストや画像・ファイルを簡単にまとめられて、多階層の「フォルダ」で見やすく分類できます。また、前任者に質問するように知りたい情報を探せる「自然言語検索」も備わっているので、後任者が円滑に引き継いだ業務を進められます。
最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」
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よくある質問｜引き継ぎを受ける新人がやるべきこと
引き継ぎを受ける新人がやるべきことは、以下の3つが挙げられます。
- 引き継ぎ書があってもメモを取る
- 引き継ぎ後の不明点は誰に質問すべきか確かめる
- 前任者のノウハウを聞く
業務の進め方が引き継ぎ書にまとまっていても、知識を深めたりミスを未然に防いだりするためには、メモを取りながら引き継ぎを受けることが重要です。メモを取ればマニュアルに書かれていない仕事のポイントも忘れずに残しておけます。
異動・退職による引き継ぎが発生したときには、後任者は前任者に質問ができなくなってしまいます。そのため、とくに新人の場合は「引き継いだ業務に関する不明点があった場合、誰に質問すべきか」確認し、業務が滞らないようにしておきましょう。
引き継ぎで渡される書類がない場合やマニュアルのみの場合、前任者がもつノウハウも確認しましょう。たとえば、過去の成功事例・失敗事例を質問しておけば、自身が業務を進めるときに最適な対応ができます。
このように、引き継いた業務をスムーズに対応できるようにするには、積極的に前任者に質問し、内容を漏れなく記録しましょう。
仕事の引き継ぎのストレスをなくす方法まとめ
ここまで、引き継ぎのストレスの原因と対処法や引き継ぎあるある3選を中心に解説しました。
引き継ぎが上手くいかなければ、前任者と後任者の双方に負担がかかり、お互いの業務が滞ります。そのため、日ごろから作業マニュアルを作成したりノウハウを共有したりして、退職や部署移動があっても引き継ぎが短時間で終わる仕組みづくりが必要です。
そこで、情報共有ツールを使えば、簡単に資料をつくれるので前任者の負担が減ります。また、検索機能の充実したサービスを選べば目的の情報が見つけやすくなり、後任者が仕事を進めやすい仕組みが整うのです。
ただし、シンプルなITツールでなければ従業員が使いこなせないので注意しましょう。したがって、マニュアルをはじめとした情報を最も簡単に記録・共有できるツール「ナレカン」を選ぶべきです。
ぜひ「ナレカン」を導入して、引き継ぎのストレスをなくしましょう。
