アナログ業務をデジタル化するメリットとは？おすすめのITツールも紹介

更新日：2025年05月08日

働き方改革 / 生成AI

経済産業省の「DXレポート」によると、企業がDX化できないと莫大な経済的損失が生じるといった「2025年の崖」問題もあり、DXは急務の課題となっています。そのため、多くの企業においてアナログ業務のデジタル化が求められているのです。

しかし、アナログ業務の方が慣れているため、なぜ企業のデジタル化が求められるのかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、アナログ業務のデメリットやデジタル化するメリット、デジタル化のコツをご紹介します。

業務をデジタル化するメリットを周知して取り組みを促したい
アナログ業務から脱却する方法を知って社内で実行したい
非効率なアナログ業務をデジタル化し、業務改善を進めたい

という方はこの記事を参考にすると、アナログ業務が抱えるデメリットとアナログ業務をデジタル化するメリットがわかるので、デジタル化を推進する動機づくりができます。

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1 アナログ業務とは
- 1.1 アナログ業務の意味
- 1.2 アナログ業務の種類や例
2 アナログ業務を続ける3つのデメリット
3 アナログ業務をデジタル化する3つのメリット
4 アナログな業務から脱却するコツ
5 アナログ業務のデジタル化に役立つITツール
- 5.1 社内情報の共有・蓄積・承認を完結できるツール「ナレカン」
6 アナログな業務をデジタル化させやすいITツールとは
7 アナログ業務のデジタル化におけるメリットやまとめ

アナログ業務とは

ここでは、アナログ業務の意味や種類をご説明します。まずどういった業務がアナログ業務とされるのか把握しましょう。

アナログ業務の意味

アナログ業務とは、デジタルツールを活用せずに、従来の手作業や物理的な手段を利用して遂行される業務のことです。

アナログ業務はデジタルツールが普及する前は一般的なものでした。しかし、人材不足が深刻化している今、デジタル化できていない企業はできている企業に比べて生産性や効率性の面で大きな遅れをとってしまっています。

そのため、企業競争力において他者に劣らず、会社が生き残るためには、アナログ業務のデジタル化を進めていかなければならないのです。

アナログ業務の種類や例

以下は、アナログ業務の種類や具体例です。

種類と例	業務内容と特徴
手書きの文書作成	ペンやマーカーを用いて手書きで書類を作成します。手紙ならではの人間味や親近感を受け手に感じさせることができます。
手作業でのデータ入力	書類で受け取ったデータを手作業でコンピュータに一つ一つ打ち込みます。手作業でのデータ入力は、膨大な時間がかかるうえ、ヒューマンエラーが起こりやすいと言えます。
書類のファイリング	紙に印刷された文書や書類をファイリングします。書類の数が増えると、保管スペースをとってしまうほか、情報の検索性が悪くなります。
電話での顧客対応	顧客の商品やサービスに対する問い合わせや質問に対して担当者が電話で回答します。顧客一人一人に丁寧な対応ができる一方で、似たような質問に繰り返し答える手間がかかるなど担当者の負担がかかりやすいという特徴があります。
手紙や書類の郵送	郵便サービスを利用して手紙や書類のやり取りをします。チャットやメールに比べてやり取りに時間がかかるものの、温かみを感じさせやすいというメリットもあります。

以上のように、アナログ業務にはさまざまな種類があり、内容によってデジタル化すべき業務とアナログのままで良い業務に分けられます。そのため、デジタル化によるメリットの方がデメリットよりも大きい業務のみをデジタル化すべきなのです。

アナログ業務を続ける3つのデメリット

以下では、アナログ業務を続けることのデメリットを3つ解説します。デジタル化を進めず、業務によってはアナログなままだとさまざまな問題が生じるので、早急に対策が必要です。

（1）業務が属人化しやすい

1つ目は、アナログ業務を継続すると業務が属人化しやすいということです。

アナログな手法で業務を進める場合、業務フローが定まっていても細かい業務の進め方が担当者ごとに異なり、業務の属人化が生じやすくなります。業務が属人化すると、業務内容・進捗状況が不明瞭になり、適切なマネジメントも難しくなるのです。

また、業務の進め方が特定の担当者しか分からなければ、他の社員が同じ業務をしたとき、質が顕著に下がる可能性もあります。このように、属人化は担当者の不在時に表面化しやすいため、あらかじめ業務を標準化しなければなりません。

（2）稟議が遅延する

2つ目に、アナログ業務が抱えるデメリットとして稟議の遅延があります。

デジタル化が進まず稟議に紙を用いる場合は、上司への書類の受け渡しや押印業務などで、承認プロセスにより多くの時間がかかり稟議が遅れます。さらに、どこまで稟議が通っているのか進捗は把握しづらくなり、決裁フローも煩雑になりがちなのです。

決裁フローが煩雑になると、確認にさらに時間を割かなければなりません。そこで、複数人の承認者を設定して承認フローを構築できる「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、稟議のプロセスの効率化が可能なのです。

（3）情報共有・管理が難しい

3つ目に、アナログ業務は情報共有・管理が難しくなるというデメリットもあります。

アナログ業務のままでは、紙中心の情報共有・管理となるので、情報共有に制約が増えます。たとえば、紙に記載された情報を他の社員と共有するときは、手渡しやメールでの共有といったようにタイムラグが生じてしまいます。

また、紙を用いて情報管理すると、必要な情報が記載された書類を探し出すのに時間がかかります。さらに、書類の増加に伴う保管スペースの確保や、紛失の可能性が出る問題もあるので非効率です。

アナログ業務をデジタル化する3つのメリット

以下では、リスクを抱えるアナログ業務をデジタル化するメリットを3つ解説します。デジタル化に成功した企業は、下記のメリットを常に得ながら営業活動をしているのです。

（1）業務の品質を一定に保てる

1つ目に、デジタル化すると業務の品質を一定に保てます。

デジタル化により業務プロセスが標準化されると、誰が担当しても同じ業務パフォーマンスを発揮できるので、業務の質にムラがなくなります。また、業務プロセスの標準化で、作業の手順が明確になるため、重複や抜け漏れといったミスが減ります。

仮に、ミスがあった場合も、手順が明確であることにより作業を見直しやすくなっているので、早い段階での修正が可能です。このように、会社全体で業務の品質が維持されると、会社の生産性や顧客満足度の向上も見込めます。

（2）無駄なコストを削減できる

2つ目に、アナログ業務をデジタル化すれば、無駄なコストを削減できます。削減できるコストは以下の通りです。

金銭的コスト

デジタル化の実施で、これまで紙で管理していた書類や資料を電子化すれば、紙代や印刷代、郵送費用を削減が可能です。場合によっては大量の書類の保管スペースが不要になり、オフィスの賃料も抑えられます。

確認コスト（時間的コスト）

デジタル化すると、稟議のときに上司はツール上で承認ができるため、離れた場所にいても迅速な意思決定が可能になります。また、業務の標準化で煩雑化した決済フローも明瞭になり、確認コストを減らせます。

人件費

印刷や郵送、業務フローの確認といった作業が減るので、必要な人員も減り、人件費の削減にも繋がります。また、作業の効率化によって従業員の残業時間が少なくなるため、残業代も削減できます。

以上のように、デジタル化によって無駄なコストを削減できるため、限りあるリソースを有効に使えるようになります。結果、最低限のコストで会社の利益を最大化できるのです。

（3）時間や場所に囚われない働き方ができる

3つ目に、時間や場所に囚われない働き方ができる点も、アナログ業務をデジタル化するメリットです。

紙によるアナログな情報共有・管理もデジタル化すれば、時間や場所を問わず、誰もが迅速に情報を使えます。そのため、会社で決まった時間でなくとも業務が可能になり、在宅勤務やリモートワークなどの多様な働き方が実現できるのです。

ただし、離れた場所にいると業務への疑問点や不明点が生じやすいのも事実です。したがって、素早く社内情報を探せる検索機能や特定の部署や社員に質問できる質問機能などを備えた「ナレカン」のようなツールがおすすめです。

アナログな業務から脱却するコツ

ここでは、アナログな業務から脱却するコツを3つご紹介します。以下のコツを押さえて、業務のデジタル化を迅速に進めていきましょう。

コツ1｜ITツールやシステムを導入する

1つ目のコツは、ITツールやシステムを導入することです。

アナログな業務から脱却するには、積極的にデジタルツールを利用していくほか方法はありません。デジタルツールには、プロジェクト管理ツールや顧客管理システム、情報共有ツールなど様々あるため、使用用途に応じてツールの選定をしましょう。

同じようなITツールやシステムが存在する場合は、全社で使うことを想定して「誰でも使いやすいか」などを軸に選ぶのも一つの手です。

コツ2｜業務やツールのクラウド化を進める

2つ目のコツは、業務やツールのクラウド化を進めることです。

業務やツールをクラウド化すると、インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも業務に取り組めます。そのため、出張先や移動の空き時間などを有効活用して、効率的に仕事を進められます。

そのため、従業員は限られた時間で生産性を高められるうえ、残業時間が減って仕事への満足度を向上させられるのです。

コツ3｜社員にITリテラシー教育を実施する

3つ目のコツは、社員にITリテラシー教育を実施することです。

仮にITツールを導入したとしても、社員が使えなければアナログな業務から脱却できません。そのため、会社で社内研修や定期的なトレーニングを実施し、社員のITリテラシーを高めていくことが重要なのです。

しかし、ITリテラシーを高める前に社員が情報漏えいを起こす可能性があり、ツールの導入に踏み切れないということもあります。そこで、「ナレカン」のようなセキュリティ対策が徹底されているツールを使うようにしましょう。

アナログ業務のデジタル化に役立つITツール

以下では、アナログ業務のデジタル化に役立つITツールをご紹介します。

アナログな業務形態では、情報管理の不備や属人化によって、社内の知的財産であるノウハウが継承されません。また、重要な決定をするときに、逐一資料を作成・共有し、上司の承認を仰がねばならず、緊急時に迅速な対応ができません。

そこで、「ノウハウを確実に蓄積・共有できるITツール」を導入すれば、担当社員の退職後でも業務の品質を一定に保てます。さらに、ツール内で資料の作成から承認まで実行できれば、手間や時間を大幅に削減できるのです。

結論、デジタル化には、社内情報の蓄積・共有・承認を一元化できるツール「ナレカン」一択です。

ナレカンの「記事」は、あらゆる形式のファイルや画像などを蓄積し、AIによる超高精度な検索機能で共有後もスムーズに情報の確認ができます。また、記事の公開や編集に複数人の承認者を設定すれば、アナログな書類作成や押印業務からの脱却が実現します。

社内情報の共有・蓄積・承認を完結できるツール「ナレカン」

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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。

生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。

更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

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アナログな業務をデジタル化させやすいITツールとは

アナログ業務をデジタル化させるには、ITツールの導入・運用が欠かせません。以下の2つは、アナログな業務をデジタル化させやすいITツールです。

チャットツール

チャットツールは、書類の受け渡しや郵送、口頭での伝言といったアナログ業務のデジタル化を助けるITツールです。チャットによるコミュニケーションはもちろん、データや画像の共有も短時間で気軽に実行できます。

ナレッジ管理ツール

ナレッジ管理ツールは、社内情報を蓄積し、業務ノウハウを再活用できるようにするITツールです。ナレッジ管理ツールは、マニュアルの作成や更新が簡単になるだけではなく、検索機能によって必要な情報をすぐに取り出すことができるようになります。

以上のように、「アナログ業務をデジタル化させたいが、何から取り組めばいいか分からない」という方は、上記のツールの導入から始めましょう。

アナログ業務のデジタル化におけるメリットやまとめ

これまで、アナログ業務のデメリットとデジタル化するメリットを中心にご紹介しました。

業務をアナログで進めていては情報共有・管理が難しく、業務の属人化や稟議の遅延を招くというデメリットがあります。そのため、デジタル化を進めることで情報共有・管理を円滑にし、一定の業務品質や無駄なコストの削減、柔軟な働き方を目指しましょう。

そこで、今日ではアナログ業務のデジタル化に「ITツール」が多く使われます。なかでも、情報共有・管理に役立つITツールを導入するべきですが、もしものときに備えて高セキュアなツールを選びましょう。

したがって、アナログ業務の脱却には、安全なセキュリティ対策のもと、社内情報を共有・管理できるツール「ナレカン」一択です。

無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でアナログ業務をデジタル化し、業務を円滑に進めましょう。