ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

近年では、働き方改革の推進に伴い、仕事と私生活をともに充実させる「ワークライフバランス」がトレンドになっています。 しかし、ワークライフバランスの実現にあたって、具体的にどのような取り組みをすべきか分からない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ワークライフバランスに必要な取り組みや企業事例を中心に解説します。 ワークライフバランスの意味や目的、メリットを把握したい ワークライフバランスのための効果的な取り組みを知りたい 企業事例を参考にワークライフバランスの具体的なイメージを持ちたい という方はこの記事を参考にすると、ワークライフバランスの概要や事例を押さえつつ、自社内で効果的な取り組みができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ワークライフバランスとは1.1 ワークライフバランスの意味1.2 類義語との違い1.3 ワークライフバランス推進の目的2 ワークライフバランスのメリットとは3 ＜企業編＞ワークライフバランスに必要な取り組み5選3.1 取り組み1｜ノー残業デーを取り入れる3.2 取り組み2｜テレワークを推進する3.3 取り組み3｜育児休暇を奨励する3.4 取り組み4｜フレックスタイムを導入する3.5 取り組み5｜ナレッジ管理ツールを導入する4 ＜個人編＞ワークライフバランスに必要な取り組み2選4.1 取り組み1｜勤務形態を変更できないか確認する4.2 取り組み2｜自分のスキルを磨く5 ワークライフバランスに取り組んだ企業の事例3選5.1 事例1｜カルビー株式会社5.2 事例2｜株式会社JTB5.3 事例3｜株式会社ブリヂストン6 ワークライフバランスの取り組みにおける注意点6.1 （1）全社で共有意識を持つ6.2 （2）積極的に情報を共有する6.3 （3）定期的に制度を見直す7 【必見】ワークライフバランスの定着に最も貢献する情報共有ツール7.1 情報をすぐに共有・検索できるツール「ナレカン」8 ワークライフバランスに必要な取り組みや事例まとめ ワークライフバランスとは ここでは、ワークライフバランスの意味や類義語、目的を説明します。まずはしっかりとワークライフバランスの概要を押さえたいという方は必見です。 ワークライフバランスの意味 ワークライフバランスとは、仕事と私生活のバランスがとれた状態を意味します。 ワークライフバランスが実現すると、仕事だけでなく、育児や介護といった”プライベートの時間”も充実します。その結果、心身を常に健康に保てたり、人間関係が良好になったりするのです。 さらに、ワークライフバランスを推進する企業では、従業員の満足度が高まって離職率低下につながる効果もあります。 類義語との違い 以下は、「ワークライフインテグレーション」「ワークライフマネジメント」の意味と「ワークライフバランス」との違いをまとめた表です。 ワークライフインテグレーション ワークライフマネジメント 意味 仕事と生活を人生の一部として統合し、仕事と生活を切り分けずに充実を目指すという考え方です。 個人が主体的に仕事と生活の両方を計画的に管理することです。 違い ワークライフバランスは、仕事と生活を区別してどうバランスを取るか考えるのに対し、ワークライフインテグレーションは在宅勤務中に子供の世話などをするというように仕事と生活を一体化して考えるという点で異なります。 ワークライフバランスは、企業や組織が従業員に対して実施する取り組みなのに対し、ワークライフマネジメントは一個人が自身の生活と仕事の時間や優先順位を管理するという点で異なります。 以上のように、「ワークライフインテグレーション」も「ワークライフマネジメント」も「ワークライフバランス」とは違った意味を持つ単語なので、混同しないよう注意しましょう。 ワークライフバランス推進の目的 ワークライフバランスを推進する目的には以下の3点が挙げられます。 心身の健康を維持する労働環境作り 近年、長時間労働による健康被害や精神疲労などが社会問題として注目されており、会社は一刻でも早く職場の改善が求められているのです。そこで、ワークライフバランスで従業員が心身ともに健康でいられる労働環境作りを目的にしています。 変化する働き方や価値観への対応 男女平等の価値観が広まり、性別問わず育児や仕事の両立が可能な環境が必要とされています。そのため、男女ともに無理することなく働ける労働環境がなければ、従業員満足度（ES）の低下や会社の世間からのイメージが悪化するリスクがあります。 少子化や労働力不足への対策 少子化や労働力不足が深刻化している現代において、ワークライフバランスが整っていない企業で人材を定着させ、労働力を確保するのは至難の技です。そのため、ワークライフバランスの推進で、社員が辞めない仕組みを作ることが大切です。 以上のように、すべての企業においてワークライフバランスを進めていくべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークライフバランスのメリットとは ワークライフバランスには、主に以下のメリットがあります。 人材を確保しやすくなる 柔軟な働き方ができることをアピールすれば、人材確保もしやすくなります。 企業イメージを向上できる 「社員を大切にする」「離職率が低い」など優良企業のイメージを伝えられます。 従業員のモチベーションアップにつながる 無駄な作業時間が減ってプライベートの時間を多く確保でき、結果として従業員のモチベーションアップにつながります。 心身ともに無理なく働ける 従業員は自身の生活スタイルにあった働き方ができ、過度な残業防止を目的にタスク量も適切に分配されるので、心身ともに無理なく働けます。 上記のように、ワークライフバランスを実現すれば、企業と従業員の双方で大きなメリットを得られるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜企業編＞ワークライフバランスに必要な取り組み5選 ここでは、ワークライフバランスに必要な企業の取り組みを5つご紹介します。ワークライフバランスの実現に向けて、何から着手すべきか分からない方は以下を参考にしましょう。 取り組み1｜ノー残業デーを取り入れる まずは、ワークライフバランスの取り組みとして、ノー残業デーが挙げられます。 定時で帰れる曜日を週に一日以上設ければ、従業員のプライベート時間を多く確保できます。さらに、今日では「働き方改革」の一環として、残業時間の上限規制が適用されているため、企業側も残業時間を減らせるメリットがあります。 したがって、私生活を充実させるだけでなく、法改正に対応するうえでも、ノー残業デーは有効だと言えます。 取り組み2｜テレワークを推進する 次に、ワークライフバランスでは、テレワークの推進も有効です。 テレワークはコロナ禍以降急速に広まりましたが、感染症対策の他にも時間や場所を問わずに仕事ができるので、今日では多くの企業が取り入れています。さらに、通勤時間を省けることから、育児や介護とも両立しやすくなるのです。 このように、在宅でも仕事ができることで、無駄な時間を削減し私生活にも時間を割けるようになります。 取り組み3｜育児休暇を奨励する 次に、育児休暇を奨励することも有効です。 とくに、昨今では男女問わずに育児休暇を取得することが奨励されています。男性も育児休暇を取れば、女性の活躍機会が増えるきっかけにもなるのです。 また、社員ごとの家庭環境を考慮して、育児休暇の期間を自由に増やせるようにしている企業もあります。 取り組み4｜フレックスタイムを導入する 次に、今日ではフレックスタイムもトレンドです。 フレックスタイムとは、1か月で規定された労働時間内であれば、出退勤の時間を自由に決められる制度です。たとえば、勤務時間が6時間の場合は「10時から17時」や「11時から18時」のように設定します。 このように、フレックスタイムでは一日の勤務時間を柔軟に調整できるうえに、月の総勤務時間は変わらないため、給与計算にも苦労しません。 取り組み5｜ナレッジ管理ツールを導入する 最後に、ナレッジ管理ツールを導入することも、ワークライフバランスの実現に貢献します。 仕事において、マニュアルやノウハウなどを紙やエクセルで保管していると、管理が煩雑化しすぐに必要な情報が見つかりません。そのため、逐一探すのに手間取ってしまうなど、業務効率を悪化させてしまいます。 そこでナレッジ管理ツールを使えば、瞬時に情報にアクセスできるので、業務スピードが上がり残業時間の削減にもつながるのです。とくに、検索機能の精度が高い「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを選ぶようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜個人編＞ワークライフバランスに必要な取り組み2選 ここでは、ワークライフバランスに必要な個人の取り組みを2選ご紹介します。ワークライフバランスを維持するために個人でも意識できることはあります。 取り組み1｜勤務形態を変更できないか確認する まずは、勤務形態を変更できないか確認しましょう。 近年、多くの企業でテレワークやフレックスタイム制度、短時間勤務制度が導入されています。そのため、現状の勤務形態では育児や介護との両立が困難だと考える方は、利用できる制度はないか確認することが大事です。 とくに、会社に制度があっても、従業員が存在を知らず見落としてしまっていることが多々あります。そこで、社内制度の利用や勤務形態の変更を相談してみましょう。 取り組み2｜自分のスキルを磨く 次に、自分のスキルを磨くこともワークライフバランスに必要です。 日々の日常業務を振り返ると、非効率な点や改善できる点が多く存在します。そのため、自身のスキルアップによって業務の無駄をなくせば、必然的に時間にも余裕ができ、残業せずとも生産性をあげられます。 たとえば、ショートカットキーを覚えたり、業務管理ツールの使い方を理解し使いこなしたりすることも有効です。このように、自身でも業務効率化のためにできることに取り組んでいきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークライフバランスに取り組んだ企業の事例3選 ここでは、ワークライフバランスに取り組んだ企業の事例を3つご紹介します。以下の事例をもとに、自社のワークライフバランスを進めるイメージを掴みましょう。 事例1｜カルビー株式会社 引用：https://www.calbee.co.jp/ 製菓会社大手のカルビー株式会社は「Calbee New Workstyle」という新たな働き方を提示し、従業員の多様な生活スタイルを尊重しています。 同社では、主にモバイルワークやフルフレックスタイム制の導入に取り組みました。仕事をする場所や時間の制限を撤廃し、ワークライフバランスの実現を目指したのです。 また、部署を横断したメンバー同士でワークライフバランスを進めるプロジェクトをつくり、意識改革にも取り組んでいます。 参考：カルビー株式会社のホームページ 事例2｜株式会社JTB 引用：https://www.jtbcorp.jp/jp/ 旅行会社の株式会社JTBでは「新たなJTBワークスタイル」を目指しています。 同社では、主に「ふるさとワーク制度」や「勤務日数短縮制度」、テレワーク勤務の拡大といった取り組みを実施し、従業員の働きやすさを追求したのです。 また、2021年から「自己成長支援休職制度」を採用しており、海外留学や資格取得などを支援しています。 参考：株式会社JTBのホームページ 事例3｜株式会社ブリヂストン 引用：https://www.bridgestone.co.jp/ 大手タイヤメーカーの株式会社ブリヂストンでは、さまざまなライフステージにおいて安心して仕事ができ、能力が充分に発揮できる職場を目指しています。 同社では、主に育児休職者を対象としたセミナーやテレワーク制度、短時間勤務制度など、多様な働き方に対応する取り組みをしているのです。 また、育児休暇を延長を許可したり、数か月におよぶ出産休暇を付与したりと、妊娠・出産・育児をサポートする制度がとくに充実しています。 参考：株式会社ブリヂストンのホームページ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークライフバランスの取り組みにおける注意点 ここでは、ワークライフバランスの取り組みにおける注意点を3つご紹介します。ワークライフバランスの効果を最大限に得るには、以下に注意が必要です。 （1）全社で共有意識を持つ まずは、ワークライフバランスの施策に対して、全社で共有意識を持ちましょう。 企業担当者など限られた従業員だけでなく、職場全体でワークライフバランスに対する意識を持たなければ、想定した効果が得られません。とくに、制度があっても従業員間の理解がなければ、利用が進みません。 したがって、誰でも制度を利用しやすい仕組みをつくるために、あらかじめワークライフバランスの必要性を全社へ共有すべきなのです。 （2）積極的に情報を共有する 次に、ワークライフバランスの実現には、積極的な情報共有も重要です。 テレワークやフレックスタイムを導入しても、仕事に関する情報の共有がスムーズでなければ、認識齟齬のリスクがあります。その結果、かえって業務に時間がかかってしまう可能性もゼロではありません。 したがって、新たな制度によって逆に業務を非効率化してしまわないように、必ず情報共有を徹底しましょう。そこでリアルタイムでマニュアルやノウハウの更新が確認できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入するのがおすすめです。 （3）定期的に制度を見直す 最後に、定期的に制度を見直すことにも注意すべきです。 ワークライフバランスの取り組みをしても、必ずしも成果が出るとは限りません。そのため、制度を導入しただけで満足せず「かえって無駄な作業が増えていないか」などを確認しましょう。 また、残業時間や休暇の取得率、離職率といった定量的なデータを指標にすると、効果測定がしやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】ワークライフバランスの定着に最も貢献する情報共有ツール 以下では、ワークライフバランスの定着に最も貢献する情報共有ツールをご紹介します。 ワークライフバランスを保つためには、仕事の比重を重くしすぎないことが重要ですが、業務効率が悪いと無駄に時間がかかってしまいます。残業時間が延びた結果、私生活の育児や介護の時間にしわ寄せがきてしまい、仕事と生活の両立が困難になります。 そこで、ナレッジやノウハウの情報を瞬時に共有できるITツールであれば、逐一資料を印刷し手渡しする手間が省けます。また、検索機能の精度が高いものだと、紙の資料やExcelの乱立したファイルの中から情報を探す時間も省けます。 結論、ワークライフバランスを定着に役立つツールは、情報を瞬時に共有・検索できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、あらゆるファイルや画像を用いたマニュアルを作成し、任意のメンバーに共有できます。また、AIが搭載された超高精度な検索機能で、欲しい情報に即辿り着けるため、情報探しの時間や手間を大幅に削減することが可能です。 情報をすぐに共有・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークライフバランスに必要な取り組みや事例まとめ ここまで、ワークライフバランスに必要な取り組みや、企業事例を中心に解説しました。 ワークライフバランスの実現には、事例からも分かるように、ノー残業デーの確保や育児休暇の取得、テレワークなどの取り組みが必要です。また、同時に短い勤務時間でも業務効率を上げるために、ナレッジ管理ツールを導入することも効果的です。 そこで、情報の共有・検索がスムーズにできる”ITツール”を使えば、「共有までにかかる手間」や「情報探しにかかる時間」が解消されるのです。結果、不要な残業時間がなくなり、業務時間内で自身のタスクを終わらせられるようになるのです。 したがって、自社で利用すべきツールは、マニュアルやノウハウをリアルタイムで共有し、情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適だと言えます。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」でワークライフバランスの実現につなげましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】業務効率化の手法・アイデア5選とおすすめのツールを紹介！

ビジネスでは、メールを使った情報共有が一般であるため、業務を進めるにあたって「メールチェック」は必須です。昨今は、在宅勤務の導入により相手方に電話がつながらないことから、メールベースで情報をやりとりすることも少なくありません。 しかし、メールの確認と返信の作成に追われ、対応する予定だった仕事に着手できない、という状況になることもあります。そして、日々多くのメールを処理しなければならず「メールのチェックは時間がかかって面倒」と感じる方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は面倒なメールチェックを効率化し、負担を減らす方法を中心に解説します。 メールチェックするときのNG例を知りたい 効率的にメールチェックしていく方法を教えてほしい メールチェックの負担を減らす方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、メールチェックの時間が短縮され、ほかの業務に使える時間を捻出できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 受信メールを効率的にチェックする方法1.1 （1）確認時間を決める1.2 （2）優先度をつける1.3 （3）アーカイブ機能で受信ボックスを空にする2 最適なメールの送信方法2.1 （1）「見る」と「返信」をセットにする2.2 （2）一次返信する2.3 （3）返信のテンプレート・ユーザー辞書を活用する2.4 （4）送信前の確認事項をリスト化する3 メールチェックがストレスに感じる原因とは4 【やってはいけない】メールチェック時におけるNG例4.1 （1）一通のメールを何度も見返す4.2 （2）通知を常に監視する4.3 （3）全ての文章を手打ちで入力する5 効率的なメールチェックを実現するツール5.1 完全自動でメール内容を転送できるツール「ナレカン」6 面倒なメールチェックの負担を減らす方法のまとめ 受信メールを効率的にチェックする方法 ここでは、受信メールの効率的なチェック方法を3点解説します。即実践できる内容であるため、対応できていない方は活用しましょう。 （1）確認時間を決める メールを確認する時間が決まっていない場合は、何時に確認するか決めて処理することでメール対応に専念できます。 スキマ時間で対応すると、時間を確保できなかったときに、急ぎの案件に気づけず、対応が遅れるリスクが高まります。そこで、一日のうち、数時間に一回確認する時間を設けると、急ぎのメールを見落とすリスクの予防にもなります。 また、1日の業務を開始するときは、メールチェックから始めるのがおすすめです。これにより、仮に自身の業務時間外に重要なメールが届いていたとしても、翌日すぐに対応できるようになります。 （2）優先度をつける メール内容を確認する前に、メール一覧から受信した時間と件名、差出人を確認します。 メールを受信した順番に、1通ずつ確認していくと、緊急性の低いメールにも確認の時間を割くことになります。そのため、必ずしも受信した順番ではなく、件名や差出人から「明らかに優先度の高いメール」を判断し、優先的に確認していくのがポイントです。 ただし、本文に急ぎである旨が記載されている可能性もあるため、対応に入るまえ、営業メールやスパムメール以外のものはには目を通すようにしましょう。 （3）アーカイブ機能で受信ボックスを空にする メールサービスに備わっているアーカイブ機能を使うと、受信ボックスからメールを非表示にできます。 メールの受信におけるアーカイブとは、メールデータの保管場所を変えて受信ボックスから見えないようにする機能を指します。対応が不要なメールに関しては、アーカイブで視覚的に消してしまえば対応すべきメールだけが残るので、返信すべきメールの取捨選択がはかどります。 なお、アーカイブは削除とは異なりデータは残っているため、検索をかければいつでも該当のメールを探せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 最適なメールの送信方法 メール対応の方向性を決めたらメールの返信を始めましょう。以下では、効率的なメールの返信方法について4点解説します。 （1）「見る」と「返信」をセットにする メールを見たらその場で返信を作成します。 内容を確認したタイミングで返信まで終わらせるように習慣づけると、返信を保留しているメールが蓄積しません。したがって、確認したら返信は保留にせず、一気にメールを書き上げましょう。 ただし、メールを見る前に「優先度の決定」が前提なので、あらかじめメールを振り分けできるように設定しておくことがおすすめです。 （2）一次返信する 時間がなく詳しく回答することが難しいときには、一次返信として「メールを受信したことや改めて回答する旨」を伝えます。 たとえば週末まで出張中でメール対応が困難であるときには、週明け以降に改めて回答する旨を返信します。すると、いつごろ回答があるのか相手側が把握できるので、回答の催促やメールそのものが届いているか確認の連絡が届くこともなくなります。 ただし、ほかのメンバー宛にっメールを一斉送信しているケースもあるため、誰が・いつ返信するのかの共通認識を持っておく必要があります。そこで、昨今では、メールの二重返信を防ぐために、「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを活用して、メールを一元管理している企業が増えています。 （3）返信のテンプレート・ユーザー辞書を活用する 頻出する言い回しがあればテンプレートやユーザー辞書をメール作成に活用すると、短時間で返信の文面が作成できます。 テンプレートを作成しておけば、定型的な文面(署名、文頭と文末のあいさつ文、よく聞かれる質問)がある場合に、自動的に本文へ挿入できるので便利です。 一方、よく使う言い回しがあれば、PCの設定より「単語登録」しておくのが有効です。たとえば、「よろしくお願いいたします」といった文章も「よろ」で登録すれば、入力する文字数も2文字で完了します。 このように、テンプレート・単語登録の活用は、文字変換の手間が省けるうえに誤字脱字の防止にもつながるのです。 （4）送信前の確認事項をリスト化する 送信前に間違いがないか確認する際、注意すべき箇所をリストアップしておくとチェックに時間がかかりません。 仕事が忙しく集中力が落ちてきているときでも、確認する箇所が明確になっていれば、リストに沿って対応しつつ確認漏れを防止できます。 一般的に、メール送信前には、送付先・宛名・社名・添付ファイルが間違っていないかの確認が必要になります。さらに、ミスが起こりやすい箇所には、重要マークをつけておくなどの注意喚起があるとより効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールチェックがストレスに感じる原因とは 以下ではメールチェックがストレスに感じてしまう原因を解説します。 営業メールやスパムメールが多くて、重要なメールが埋もれてしまっている メールを活用する場合、営業メールやスパムメールが届くのが難点です。そのため、受信トレイに不要なメールが溜まりやすく、すぐに確認すべきメールを探すのに時間がかかってしまうと、ストレスに感じてしまいます。 重要なメールを優先度別にフォルダ分けするのが大変 重要なメールを見落とさないようにするには、優先度別にフォルダ分けしていくのが有効です。しかし、手作業で振り分けていくのは、かなりの時間と手間がかかってしまいます。 メールチェックの時間を決めていない なかには、就業後にメールを受信することもあるため、仕事の時間とプライベートの時間関係なくメールチェックをしてしまうこともストレスにつながってしまいます。 このように、メールチェックが効率的にできないとストレスにつながってしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【やってはいけない】メールチェック時におけるNG例 ここでは、メールチェックの効率を下げてしまうNG例を3つ紹介します。 メールのチェックがスムーズにできなければ、対応工数がかかり業務の遅れを招くので、下記の方法に該当してしまっている場合は早急な改善が必要です。 （1）一通のメールを何度も見返す メールの内容を何度も確認していると返信の効率が落ちてしまいます。 文面の内容を一度で完全に把握するのが困難なこともあるので、複雑な内容は結局読み返さなければならなくなり、返信そのものにかける時間が長くなります。たとえば、以下のような内容が挙げられます。 「契約内容を確認したい」という内容のメールだと認識して返信を考えていた。 しかし、返信時に読み返したところ「契約内容を確認したい(他社の契約事例を教えてほしい)」という要望だったので、現行の契約内容を伝えるだけでは不十分であることがわかった。 結果として、他社の事例を調べて伝えるという方向性に変わり、考えていた返信内容を立てなおすこととなった。 このように、返信時に初見での確認が不十分であると、想定していた内容と返信する文面のニュアンスが異なり、結局返信内容を考え直す必要がある、という事態も起こりかねません。したがって、メールを確認するときは、流し見するのではなく、確実に目を通すことが求められます。 （2）通知を常に監視する 受信ボックスを常に監視していることも、仕事の効率を下げてしまいます。 とくに、関係者への事実確認が必要なメールなど、返信までの時間が必要なメールもあります。そこで、常に通知を気にしていると通知が来ること自体に敏感になり、返信に焦りを感じやすくなるうえ、ミスも誘発しやすくなってしまうのです。 そのため、「メールには早く対応するべきだが、常に通知を監視するのではない」意識が、あらかじめチームに浸透している必要があります。 （3）全ての文章を手打ちで入力する 文章をすべて手入力すると、一文字一文字打ち込むこととなり、チェックしたメールの返信に時間がかかってしまいます。 さらに手入力は「相手の会社名や名前を間違える」「誤字脱字」のリスクも伴うため、個人はもちろん企業に対する不信感にも繋がりかねません。 したがって、メールの返信時に個人レベルでは、名称はコピー＆ペーストしたりテンプレートで定型化するなどの対策が必要です。また、チーム単位では「短時間でメールを作成してもミスをしない仕組み」「複数人でメールの文言を確認できる仕組み」を構築することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 効率的なメールチェックを実現するツール 以下では効率的なメールチェックを効率化させるツールを紹介します。 メールチェックを効率的にするには、「優先度をつけてメールをチェックすること」が重要です。優先度の低いメールと高いメールをどちらも同じ時間をかけてチェックしていては、本来進めるべき業務に時間を割けなくなってしまいます。 そこで、膨大なメールを優先度別に仕分ける体制を整えましょう。たとえば、メールの仕分けを一つ一つ手作業ですると時間がかかり、非効率的なので、完全自動で仕分けられる機能を搭載したツールを導入するのがおすすめです。 したがって、自社のメールチェックを効率化するには、メールを自動転送して一元化でき、優先度別に管理できるツール「ナレカン」「ナレカン」が役立ちます。 ナレカンでは、設定したアドレスからのメールのみ「記事」に自動転送できるので、営業・スパムメールによるストレスがありません。また、記事は、優先度別に作成した「フォルダ」に振り分けられるので、優先度順にメールチェックが可能になり、確認作業が効率化します。 完全自動でメール内容を転送できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 面倒なメールチェックの負担を減らす方法のまとめ これまで、面倒なメールチェックの負担を減らす方法について解説しました。 メールの受信時・送信時問わず「メールのチェックから返信まで」は迅速に対応しなければ、間接的にビジネススピードに悪影響を及ぼしてしまいます。そのため、頻繁にメールを確認したり何度も見返したりする、非効率な作業が個人レベルで発生している場合はすぐに改善しなければなりません。 しかし、メール業務においてスピード感を維持するには、「優先度をつけてメールをチェックすること」が重要です。そこで、ツールを活用し、膨大なメールを優先度別に仕分ける体制を整えましょう。 そこで、今回ご紹介した、完全自動でメール内容を転送できる「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入してメールチェックの煩わしさを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

仕事でのミスは減らすべきですが、業務に慣れたベテラン・中堅社員であっても人間である以上、ミスを完全になくすことは困難です。一方で、ベテランの判断ミスは大きなトラブルへとつながる可能性も高いので、発生しないように対策を打つ必要があります。 とくに、ベテランとして仕事における判断ミスを減らしたいと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ベテラン・中堅社員が仕事でミスをする原因とミスを減らす対策をご紹介します。 ベテラン社員だが仕事でミスをして落ち込んでいる ベテラン・中堅社員で起こりがちなミスの原因を把握したい 業務ミスを予防する対策が知りたい という方はこの記事を参考にすると、ベテラン・中堅社員が仕事でミスをする原因と、社内全体でミスを減らす対策がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ベテランが仕事でミスをしてしまう原因とは1.1 メモの取り方が不十分だから1.2 業務の属人化が常に発生しているから1.3 報連相が不足しているから1.4 業務フローに問題があるから2 ベテランの仕事におけるミスを減らす対策とは2.1 社内情報は不足なく残しておく2.2 タスクの見える化をする2.3 情報共有ができる環境を構築する3 ベテラン社員が仕事でミスして落ち込むときの切り替え方3.1 「ベテランでもミスすることはある」と考える3.2 ミスした経験を活かして業務改善する4 【必見】仕事上のミスを減らせるおすすめのツールとは4.1 最も簡単にノウハウ共有ができるツール「ナレカン」5 ベテラン・中堅社員がミスをする原因と解決策まとめ ベテランが仕事でミスをしてしまう原因とは ベテラン社員なのにミスをしてしまう原因は以下の3つがあります。若手社員のミスの原因とは違う点があることに注意しましょう。 メモの取り方が不十分だから まずは、メモの取り方が不十分であることが挙げられます。 メモが不十分であると、やるべき業務や資料の提出期限などが曖昧になり、確認・見直しの作業も難しくなります。また、伝えられた内容をその場で理解し、記憶しておくのは限界があるので、経験年数問わずメモを取ることは大切です。 したがって、仕事に慣れるほどメモを怠りがちですが、新入社員・ベテラン社員に関わらず、情報を残すためにもメモは取るべきなのです。 業務の属人化が常に発生しているから 次に、業務の属人化が発生していることが原因として挙げられます。 業務が属人化していると、社員ごとに担当する業務量にバラつきが生まれます。そのため、一部の社員の業務量だけが増えてしまい、業務量が多く追い込まれている社員はミスが増えてしまうのです。 そこで、業務の属人化を解消し、社員それぞれの能力に見合った業務量を割り振るべきです。また、業務が属人化していると、担当者以外から「業務フローは最適化されているか」の客観的評価もしづらくなるので、業務効率の改善も難しくなってしまいます。 報連相が不足しているから その次に、ベテランが仕事でミスをしてしまう原因として報連相の不足も挙げられます。 報連相が不足すると、チーム内の連携が取りづらくなり、自身のミスだけでなく、ほかの社員のミスにもなります。しかし、仕事に慣れたベテラン社員ほど、確認の機会も減り、報連相の頻度が低下しがちです。 ただし、報連相が減り、自身の思い込みをもとに業務を進めると思わぬミスに繋がるので、経験を問わず意識的に報連相をするべきです。ベテランであるほど、業務ミスを減らすためにも確認や認識のすり合わせを徹底しなければなりません。 業務フローに問題があるから 最後に、業務フローに問題がある点も、ベテランが仕事でミスをしてしまう原因として挙げられます。 感覚的な尺度で業務を進めると、体調や精神面での不調がある場合、ベテランでもヒューマンエラーを起こすリスクが高まります。業務フローは、可能な限り明確な判断基準に沿って進められる設計にすべきです。 業務における判断基準やチェックポイントが明確化していれば、重大なミスの予防につながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ベテランの仕事におけるミスを減らす対策とは ベテランの仕事におけるミスを減らす対策は以下の3つがあります。3つの対策を実践すれば、ベテラン社員のミスは今以上に減り、チーム全体の業務改善にも繋げられるようになるのです。 社内情報は不足なく残しておく まずは、社内情報を不足なく残しておくことです。 社内情報を不足なく残しておけば、業務の確認作業も簡単になるので抜け漏れが減り、ミスも少なくなります。また、業務に関する内容だけでなく、ミスの内容を残しておけば、同じミスをする可能性が大きく下がります。 そこで、社内情報を残す体制を整えるために、ミスを減らす仕組みを作ることが重要です。たとえば、情報を残して終わりではなく、有効活用するためにも「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを使い、時間・場所を問わずアクセスできるようにしましょう。 タスクの見える化をする ベテランの仕事におけるミスを減らすには、タスクの見える化をしましょう。 タスクの見える化を行い、属人化している業務を減らすべきです。自身の業務はもちろん、各メンバーのタスクも見える化できれば、ベテラン社員は部下への仕事の割り振りがしやすくなり、進捗状況もわかるのでマネジメントの負担が減ります。 そして、業務の属人化が解消されれば客観的な評価が行えるので、ワークフローの改善がしやすくなったり、問題の早期発見も可能となったりするのです。 情報共有ができる環境を構築する 情報共有ができる環境の構築も欠かせません。 情報共有の環境が構築されていれば、社員同士のコミュニケーションが活発になり、報連相の徹底も社員全員に浸透します。また、報連相のしやすい環境は「ベテラン社員にとって分からないことを確認しやすい環境」でもあるので、慣れから来る思い込みによるミスも減るのです。 仕組みの構築方法としては、主にルールを変更するか「ITツール」を活用する手法がありますが、今日では費用対効果の高い後者の手法を取る企業がほとんどです。一方、従来の方法と運用方法が変わるので、ルールの整備も正しく実施しなければならない点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ベテラン社員が仕事でミスして落ち込むときの切り替え方 以下では、ベテラン社員が仕事でミスして落ち込むときの切り替え方を紹介します。ミスをして立ち直りに悩んでいる方は必見です。 「ベテランでもミスすることはある」と考える まず、「ベテランでもミスすることはある」と考えましょう。 新人をはじめとした経験の浅い社員がミスしやすい傾向がありますが、ベテラン・中堅社員でも人間なのでミスをする可能性は十分にあります。失敗を自責しすぎず、ミスの原因や再発防止策を考えることに意識を切り替えましょう。 また、ミスした原因として「過労」「メンタル面での不安」がある場合、根本的にミスの問題を解決するには、ひとりで抱え込まず周囲に相談することが重要です。 ミスした経験を活かして業務改善する 次に、ミスした経験を活かして業務改善を進めることも、気持ちの切り替え方のひとつです。 ベテラン・中堅社員でもミスすることは、新人・若手社員ならなおさらミスしやすいと言えます。ミスした経験を活かして業務プロセスを見直したり、失敗例を共有したりすれば、ほかの社員のミス予防につながるのです。 ミスが発生した背景は当事者しか分からないので、ノウハウ共有する気持ちで失敗しやすいポイントを共有しましょう。ミスの経験がほかの社員の役に立てば、精神的にも余裕が生まれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事上のミスを減らせるおすすめのツールとは 以下では、仕事上のミスを減らせるおすすめのツールを紹介します。 仕事上のミスを減らすためには、情報を不足なく残し、共有・管理できるITツールを導入しましょう。とくに、ベテランでもミスする場合、やり方に改善の余地があったり、ミスした経験をノウハウとして共有したりする必要があります。 そこで、「ノウハウや業務の情報を簡単に共有できるITツール」があれば、情報を一か所に集約し、社員全員で確かめられます。ただし、確認したい内容がすぐに見つからなければ、結局ツールを使わなくなり、ノウハウ共有が上手くいきません。 したがって、ITリテラシーに関係なく、誰もが使いもなせるシンプルなITツールを選択するべきなのです。結論、ベテラン・新人関係なく簡単にノウハウや情報が共有できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンにはあらゆる情報を確実に蓄積できるうえ、「超高精度な検索機能」で過去の情報を素早く絞り込めます。そのため、業務ミスにつながる注意点や過去事例の共有がスムーズに進むのです。 最も簡単にノウハウ共有ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ベテラン・中堅社員がミスをする原因と解決策まとめ これまで、ベテラン・中堅社員がミスをする原因と解決策を解説しました。 ベテランが仕事でミスをする原因はさまざまありますが、タスクや情報を円滑に共有できる環境を整えれば、ミスの予防につながります。ミスしたときも、ミスを繰り返さないように対策を考えることで気持ちを切り替えましょう。 また、「ミスの失敗例や注意点をノウハウとして共有できるITツール」があれば、情報共有がしやすくなります。 結論、社内のあらゆる情報を簡単に周知・確認できるツール「ナレカン」を使うべきです。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で社員全体のミスを減らし、組織全体の業務効率化を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説

どのような企業でも、情報共有や意思決定をするためには会議は欠かせません。そして、会議を有意義なものにするためには、参加メンバー全員が発言をする必要があります。 しかし、「会議で発言せずに、ただ聞いている社員が多く困っている」という担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議で発言できない人の原因や対策を中心に解説します。 会議の生産性を高めるために改善点を見つけたい 会議に消極的な社員を減らす対策を知りたい 会議で発言しやすい環境づくりに役立つツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議を活性化させるための方法だけでなく、会議に対する社員のモチベーションの上げ方も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 会議で発言しないと何が起こるのか2 会議で発言しない人にありがちな3つの原因2.1 人前だと緊張してしまう2.2 議題についての知識・理解が足りない2.3 上司が否定的な態度を取っている3 会議で発言できない人を減らすコツとは3.1 発言しやすい雰囲気をつくる3.2 事前にレジュメを配布する4 メンバー全員の意見を管理・共有できるおすすめのツール4.1 発言しやすい会議の実現に貢献するツール「ナレカン」5 会議で発言できない人の原因や対策まとめ 会議で発言しないと何が起こるのか 会議で発言しないと、社員の意見が組織の意思決定に反映されず、最終的な決定事項が偏った結果になってしまう恐れがあります。 会議は、多様な意見を交換するなかで、潜在的なリスクや様々な代替案について議論します。しかし、発言しない人がいると、声の大きな意見が採用されてしまい、誤った判断を下す可能性があるのです。 また、現場社員が経営層と会議をする場合、現場社員が発言をしないと、現場の意見が企業経営に反映されなくなってしまいます。参加者全員が発言することは、議論の健全性を担保し、適切な意思決定をするために重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 会議で発言しない人にありがちな3つの原因 以下では、会議で発言しない人にありがちな3つの原因を解説します。社員が発言しない原因を知って、対策を講じましょう。 人前だと緊張してしまう 1つ目に、会議で発言しない原因には、人前では緊張してしまうことが挙げられます。 大勢の前で話すことに苦手意識がある人は、そもそも会議で尻込みしてしまいます。また、「発言した内容を否定されたり、筋違いな意見を言ってしまい評価が下がったりしないか」など、さまざまな不安から余計に緊張して発言できないケースもあります。 このように、元々緊張しやすい性格である場合に加えて、「上司や同僚などの周囲から自分がどのようにみられているか」を過剰に気にして発言できないのです。 議題についての知識・理解が足りない 2つ目に、会議で発言しない原因には、議題についての知識や理解が足りていないことも考えられます。 そもそも、議題に関して事前にチェックしておかなければ、「的外れな発言をしてしまうのではないか」と考えてしまい、なかなか発言ができません。 このように、会議前に資料を確認できていないのは、「議題に関する資料を、社内で共有できていない」、もしくは「社員が他の業務に追われて、事前に確認できない」など、社内体制に原因がある可能性もあります。 上司が否定的な態度を取っている 3つ目に、会議で発言しない原因には、「上司が否定的な態度を取っており、部下が発言できない」ということも挙げられます。 会議で部下が意見を出したとしても、上司が常に否定的な指摘していると次第に発言しづらくなります。ネガティブな返答は、社員のやる気を阻害するだけでなく、自信を失わせてしまうため、仕事のパフォーマンスにも悪い影響を与えるのです。 とくに、経験が浅く、メンバー同士の信頼関係が成り立っていない新入社員は、上司から否定されることに恐怖心を持ちやすいので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 会議で発言できない人を減らすコツとは ここでは、会議で発言しない人でも、意見が言いやすくなるコツを解説します。発言しない人を減らしたい方は、以下のコツを実践していきましょう。 発言しやすい雰囲気をつくる 1つ目に、会議で発言できない人を減らすためには、発言しやすい雰囲気をつくりましょう。 誰もが気軽に意見を交わせる環境が整っていれば、新入社員や緊張しやすい社員でも発言しやすくなります。たとえば、会議のファシリテーションがうまく、全員の意見を引き出せる進行役を設けるだけでも、意見を出しやすい雰囲気になるのです。 このように、会議で発言を促すための環境づくりを工夫することが大切です。また、質疑応答の時間を設けて、質問や疑問を聞きやすくするのも良い対策になります。 事前にレジュメを配布する 2つ目に、会議で発言できない人を減らすためには、参加者に事前に会議のレジュメを配布しましょう。 レジュメを読んで、意見や質問をあらかじめメモしておけるため、会議当日には自信をもって発言できます。また、そもそも議題に関して何も知らない状態で会議に臨むよりも、事前に「何の話をするのか」を知っているだけでも発言のしやすさが違うのです。 以上のように、議題に関する情報は事前に社内共有して、社員が質問や意見を出しやすい環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メンバー全員の意見を管理・共有できるおすすめのツール 以下では、会議での発言を促せるおすすめのツールをご紹介します。 会議で発言できない原因は、「その場で即座に意見を求められること」や「情報が事前に共有されていないこと」にあります。そのため、会議資料を事前に共有して、参加者が内容を整理し、自信をもって発言できるような仕組みを整えることが重要です。 そこで、会議での発言を促すには「社内の情報を一元化できるツール」を利用しましょう。会議前に関連情報や参考資料を共有できるほか、会議中のメモや決定事項もそのまま記録・蓄積できるため、発言しやすく、建設的な会議体制を構築できます。 結論、会議を活性化させるには、社内のあらゆるナレッジを一元管理できるナレッジ管理ツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、議事録や会議資料など社内のあらゆる情報を蓄積できるうえ、「超高精度の検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、会議参加者は事前に知識をインプットし、自信をもって発言できるようになるのです。 発言しやすい会議の実現に貢献するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 会議で発言できない人の原因や対策まとめ ここまで、会議で発言しない人の理由や対策を中心に解説しました。 会議で発言できない原因には「事前に議題の詳細が分からないので、何も用意できない」という点も挙げられます。そこで、社内で誰もが発言できる環境に近づけるために、社内情報を共有する仕組みが必要です。 しかし、紙資料やWordでは「会議をするたびにファイルが増える」「リアルタイムで共有できない」などの問題点があります。そのため、「社内情報を簡単に共有・管理できるツール」が最適です。 結論、会議での発言を促すには、社内情報の情報を一元管理し、事前に会議資料を閲覧できる仕組みを構築できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、活発な会議を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

仕事で発生する課題への対策や結論を出すためには「会議」が欠かせません。活発な会議は、建設的な合意形成や意思決定のスピードを向上させることができます。 一方、定例として実施される会議に生産性がなく「いらない会議」になりつつある環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、いらない会議に共通する特徴と対策法を中心にご紹介します。 いらない会議の特徴を教えてほしい いらない会議が多いが改善する方法が分からない 無駄な会議のストレスを解消するツールを知りたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、「いらない会議」を改善するためのヒントを得られ、自社に活用できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【要注意】いらない会議の特徴4選1.1 (1)会議の時間が長すぎる1.2 (2)意思決定がなされない1.3 (3)不要なメンバーが参加している1.4 (4)情報共有のためだけに開かれている2 いらない会議を改善する対策とは2.1 必要なメンバーだけを招集する2.2 アジェンダを事前に準備する2.3 議事録を作成する2.4 情報共有ツールを活用する3 【イライラ解消】無駄な会議の悩みを解決する情報共有・管理ツール3.1 会議のための資料作成が不要になるツール「ナレカン」4 会議の改革に成功した企業事例2選4.1 トヨタ自動車株式会社4.2 カルビー株式会社5 いらない会議がもたらす悪影響とは5.1 メンバーの作業効率が落ちる5.2 課題解決が進まない6 いらないと感じる会議の特徴と対策まとめ 【要注意】いらない会議の特徴4選 ここでは、いらない会議に共通する特徴4選を解説します。以下の特徴に当てはまっている場合は業務効率を大きく低下させている可能性があるため要注意です。 (1)会議の時間が長すぎる いらない会議の特徴に会議自体が長すぎることが挙げられます。 会議が必要以上に長くなるほど、メンバーの集中力の低下も避けられません。はじめは活発に議論されていても、時間が経つにつれメンバーの集中力低下が原因となって積極的な発言ができなくなり、生産性の低い会議になってしまいます。 また、会議が長すぎると拘束時間が増えるため、メンバーにストレスがかかる点も把握しておきましょう。そのため、議題は一会議1つにしたり事前に会議の時間を決めたりすると、短い時間で生産性のある会議を実現できます。 (2)意思決定がなされない 意思決定がなされない会議はいらない会議になりがちです。 意思決定は会議において最も重要な目的の一つと言えます。会議では、参加メンバーのさまざまな視点からの意見交換によって意思決定がされることで、今後のプロジェクトの進め方や業務の方針を策定できるからです。 しかし、意思決定がなされない会議では「何のための会議なのか」と目的が曖昧なまま参加するメンバーも出てしまうのです。そのため、会議を開く際は、会議の目的をメンバーで共有し、次のアクションに繋がる会議にする必要があります。 (3)不要なメンバーが参加している 不要なメンバーが参加していることもいらない会議の特徴です。 関係のない社員の参加は、本人の時間を浪費させるだけでなく、いたずらに意見が多くなり会議の進行を妨げる可能性もあります。また議論が活性化するとは限らず、一部の人のみが発言する状況に陥る場合もあります。 本当に必要なメンバーだけに絞ることで、議論が活性化し、意思決定もスムーズになります。やむを得ず大人数になる場合は、事前に意見を集約し代表者が発表するなどの工夫をしましょう。 (4)情報共有のためだけに開かれている 情報共有のためだけに開かれる会議は今すぐに改善しましょう。 情報共有だけの会議では、発信者以外は「聞くだけ」の受け身の姿勢になりがちです。積極的な意見交換がされにくいうえ、日常的な情報共有不足に陥る恐れもあります。 そのため、議論が必要なときは会議の開催が有効ですが、情報共有や報告のみの場合はITツールを使うことで、効率よく情報共有・管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ いらない会議を改善する対策とは ここでは、いらない会議を改善する具体的な対策について解説します。以下の対策を全社で浸透させ、生産性のある会議の実現を図りましょう。 必要なメンバーだけを招集する いらない会議を改善するには、必要なメンバーだけを招集しましょう。 プロジェクトに直接関わるメンバーのみで会議を開くことで、少数精鋭の活発な議論が生まれやすくなります。参加人数が絞られるので、会議を傍観するメンバーが発生せず、より良い合意形成とスピーディーな意思決定に貢献します。 また、会議を開く前に、メンバーを招集する側のリーダーも会議のテーマや目的を明確にイメージし、必要なメンバーを過不足なく招集して会議を開くようにしましょう。 アジェンダを事前に準備する アジェンダ（議題をまとめた資料）の事前準備もいらない会議の改善に有効です。 会議を進める前に、今回の会議テーマと目標を準備しておけば、議論したい最重要のアジェンダを絞ってメンバーに発問できるだけでなく、メンバー間で目指すべき最終的なゴールの明確化にも繋がります。 また、アジェンダを事前に共有しておけば、各メンバーは会議が始まる前に会議内容の理解を深められます。そのため、会議が開かれてからすぐに意見交換が始められるので、生産性のある会議が期待できるようになります。 議事録を作成する 議事録の作成はいらない会議の改善に役立ちます。 議事録を作成・共有することで、会議での決定事項や議論の経緯を正確に記録するだけでなく、関係者全員が同じ認識を持つことができます。とくに複数の関係者が関わる業務では、情報の食い違いを防ぎ、スムーズな実行につなげるうえで重要です。 また、定期的な会議であれば、議事録が次回の会議の振り返り資料としても機能します。そのため、会議のたびに同じ議論を繰り返すことを防ぎ、継続的な改善と意思決定の質の向上が期待できるのです。 情報共有ツールを活用する 情報共有ツールを活用し、会議の生産性を上げることも有効です。 会議を開くたびに、資料の印刷・配布や準備のための工数が発生し、非効率な状態になっている組織は少なくありません。とくに、事前にアジェンダを共有できていなかったり、会議後の内容が関係者にうまく伝わらなかったりすると、会議の意味が薄れます。 そのため、「ナレカン」「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを活用して、会議前にアジェンダや資料を事前共有したり、参加していないメンバーへのスムーズな共有を促進したりしましょう。 以上のように、ナレッジを「蓄積・活用できる状態」にしておくことで、会議の回数そのものを減らせるだけでなく、短時間で中身のある会議ができるので、大きな効果が期待されるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【イライラ解消】無駄な会議の悩みを解決する情報共有・管理ツール 以下では、無駄な会議の悩みを解決するツールをご紹介します。 いらない会議が常態化していると、社員の稼働が圧迫され、本来の業務時間が削られるといった問題が生じます。また、会議のための資料作成に時間を取られていると、生産性の低い「手段のための仕事」が常態化してしまいます。 そこで、情報共有や資料配布をナレッジ管理ツール上で完結すれば、社員が会議前に自分で内容を把握できて、会議が議論や意思決定に集中した意味のある時間になります。ただし、ツールが属人的だったり、検索性が低いと、情報を探す手間がかえって増えてしまいます。 結論、無駄な会議をなくすためには、誰でも使いやすく、情報が一元化できるナレッジ管理ツールツール「ナレカン」「ナレカン」 一択です。 社内の情報を集約・検索・共有できるため、定例会議や進捗共有会の目的をツール上で代替できます。また、資料作成をその場で共有可能なフォーマットで蓄積できるので、「資料をつくるための時間」や「話を聞くだけの会議」を減らせるのです。 会議のための資料作成が不要になるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 会議の改革に成功した企業事例2選 以下では、会議の改革に成功した企業を2社ご紹介します。無駄な会議を減らした事例を知りたい方は必見です。 トヨタ自動車株式会社 引用：トヨタ自動車株式会社のトップページ トヨタ自動車では、労働生産性向上のために、会議を30分以内としています。 その結果、会議が始まると同時に本質的な議論ができ、効率的な情報交換と合意形成を可能としています。この「会議は30分まで」のルールは厳格に守られており、トヨタ社の習慣として社内に浸透しています。 また同社は、無駄な資料作成や根回しを禁止だけでなく、無駄な会議を開くこと自体を禁止しています。このように徹底したムダの排除することで、会議の効率的な運営を実現しています。 参考：Dolly Blog｜【完全解説】トヨタの会議は30分。GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術（山本大平）。本の要約まとめ。 カルビー株式会社 引用：カルビー株式会社のトップページ 元カルビー社長の松本氏は、労働生産性向上のため「ノーミーティング、ノーメモ」を提唱し、会議と資料の削減を徹底しました。 「資料は1円も生まない」とし、経営指標もA4一枚に集約しました。また、口頭での説明を重視し、不要な会議や書類を減らすことで情報共有のスピードと質を高めています。 カルビーでは、「会議を開くこと」自体を目的とはせず、「どう実現するか」という具体的なアクションこそが重要視しています。無駄な会議や書類作成といった業務を徹底的に排除し、合理的に物事を進めるという考え方が、同社の文化として深く浸透しています。 参考：PRESIDENT Online（プレジデントオンライン）｜なぜ、カルビーは「会議不要、資料不要」なのか 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ いらない会議がもたらす悪影響とは ここでは、いらない会議がもたらす悪影響について解説します。習慣化された不要な会議は、以下の弊害が生じる危険性を常に抱えています。 メンバーの作業効率が落ちる いらない会議がもたらす悪影響のひとつにメンバーの作業効率低下が挙げられます。 会議は各メンバーの時間を割いて開くので、自身のタスクを中断する必要があります。いらない会議によって拘束される時間が増えれば、当然各メンバーの仕事を進める時間は失われていきます。 結果として、会議の時間が長引いた影響からタスクを完了するために残業しなければならず、本来のタスクに充てる時間が取れなくなるほか、メンバーの士気が低下する原因にも繋がります。 メンバーのモチベーションを維持して生産性を上げるためにも、形式的な「いらない会議」からいち早く脱却する必要があるのです。 課題解決が進まない いらない会議が常態化すると、自社の課題解決も進まなくなってしまいます。 会議の目的が曖昧になった形式的な会議では、課題を解決する活発な議論も生まれにくく、課題の原因に対しての的確なアプローチも難しくなります。結果として、課題を解決できない状態が続いてしまうのです。 組織が抱える課題を解決するには、会議で活発な意見交換を行い、解決策を見出さなければなりません。そのため、業務報告や情報共有だけの形骸化した会議を廃止し、課題解決に向けた会議を実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ いらないと感じる会議の特徴と対策まとめ ここまで、いらないと感じる会議の特徴と対策を中心に解説してきました。 必要以上に時間がかかり積極的な意見交換が行われない「いらない会議」は不必要な残業を発生させるだけでなく、メンバーの士気低下にも繋がります。そのため、会議の目的を各メンバーが理解できるように事前に情報を共有したり、議事録をいつでも振り返れたりする環境が重要です。 さらに、具体的な対策として必要なメンバーのみを招集したり、アジェンダを事前に作成したりといった方法が挙げられます。また、会議に関わる情報共有・管理を効率化させるには「情報共有ツール」を使い、全社で有意義な会議にするべきです。 したがって、アジェンダの共有から議事録の管理までを的確に行い、いらない会議を改善するためには、社内の議事録や資料を一元的に管理・共有が可能な情報共有ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、いらない会議の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

業務標準化とは、業務の手順やルールを明確にして、どの社員であっても同じ手順で業務に取り組める状態をつくることを指します。業務標準化に取り組むと、属人化を防止しつつ、業務を効率的に進められるようになるのです。 しかし、業務を標準化する具体的な流れがわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務標準化の流れ・成功事例を中心にご紹介します。 業務を標準化して、全メンバーが適切に仕事を進められる環境を整えたい 取り組みを実施するうえで、業務標準化の具体的な手順をイメージしたい 業務を効果的に標準化できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、業務標準化の流れを把握して、取り組みをスムーズに実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務を標準化する目的とは1.1 業務を効率的に進めるため1.2 業務品質を均一にするため1.3 属人化を防止するため2 業務標準化の進め方とは2.1 現状を把握する2.2 標準化する業務を選ぶ2.3 業務フロー・マニュアルを設計する3 業務標準化を成功させるコツ3選3.1 長期的な目線で取り組む3.2 目的を共有する3.3 定期的に見直す4 業務標準化の成功事例3選4.1 (1)かなもり歯科クリニック4.2 (2)社会保険労務士法人つくし4.3 (3)パナソニックリビング近畿株式会社5 業務を効果的に標準化できるツール5.1 業務標準化の長期的な仕組みを構築できるツール「ナレカン」6 業務標準化の流れ・成功事例まとめ 業務を標準化する目的とは ここでは、業務を標準化する目的について解説します。以下の内容を把握して、取り組みの目的を明確化しましょう。 業務を効率的に進めるため 業務標準化によって、仕事を効率的に進められるようになります。 業務標準化を進めるには、業務フローを明確化しつつ、無駄な作業が発生していないか見直しをする必要があります。業務フローが最適化されると、最適な手順で業務を進められるので、作業時間の短縮につなげられるのです。 また、業務フローを明確化すれば、ほかのメンバーの業務状況を把握しやすくなるので、メンバー同士のスムーズな連携が可能です。このように、業務を標準化すると、部署を超えて協力しやすい体制が整えられる効果も期待できます。 業務品質を均一にするため 業務品質を均一にすることも、業務標準化の目的のひとつです。 メンバーによって作業手順や判断基準が異なると、業務品質にばらつきが生じてしまいます。そこで、業務標準化に取り組んで手順を統一すれば、すべてのメンバーが同じクオリティで業務を進められるのです。 また、業務を標準化すると、業務のルールや判断基準が明確になり、作業ミス防止にもつながります。 属人化を防止するため 属人化を防止するには、業務標準化が欠かせません。 業務を標準化すれば、社内メンバー全員が同じ手順で作業するので、ノウハウの共有漏れが発生しません。そのため、担当者が異動した場合でも、スムーズに引き継ぎできるのです。 このように、業務標準化によって、属人化を防いで社員の業務負担を削減できます。ただし、仕事の手順を確実にメンバーへ共有するには、マニュアル化して適切に管理することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務標準化の進め方とは ここでは、業務標準化の進め方について解説します。以下の流れを把握して、取り組みをスムーズに実施しましょう。 現状を把握する まずは、業務を定量化して社内の現状を把握します。たとえば、業務状況を理解する指標として、以下の内容が挙げられます。 発生頻度 工数 必要な知識・スキル 特定の社員への依存度 教育コスト また、現状を抜け漏れなく正確に把握するには、現場の担当者に実状を確かめる必要があります。そのため、業務標準化を進める担当者はヒアリングを実施し、業務の問題点を洗い出しましょう。 標準化する業務を選ぶ 次に、標準化する業務を選びます。 業務標準化は、一度にすべての業務を対象とするのではなく、優先度の高い業務から取り組むことが重要です。段階的に標準化すれば、現場の混乱を抑えられるのでスムーズに取り組みを実施できます。 標準化の優先順位を決めるときは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」に注目して検討しましょう。とくに、「属人化している業務」や「担当者によって業務品質にばらつきが生じている業務」を標準化すると、効果を実感しやすくなります。 業務フロー・マニュアルを設計する 標準化する業務を選んだら、業務フロー・マニュアルを設計します。 業務フローを設計すると、業務の流れを可視化できます。そのため、「業務内容」や「判断基準」を明確にして、誰でも同じ品質で業務に取り組める仕組みをつくりましょう。 また、設計した業務フロー・マニュアルは、定期的に更新して、最新情報を反映させることが重要です。とくに、マニュアルの形骸化を防止している企業は、「ナレカン」「ナレカン」のような情報共有ツールを使って、社内共有を徹底しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務標準化を成功させるコツ3選 以下では、業務標準化を成功させるコツを紹介します。自社がまだ取り組めていないものがあれば、導入を検討しましょう。 長期的な目線で取り組む 業務標準化を成功させる1つ目のコツは、長期的な目線で取り組むことです。 標準化を急ぐと、突然の業務フローの変更で、現場が混乱してしまう恐れがあります。そのため、段階的に標準化を実施するという長期的な目線で取り組むことが必要です。 また、段階的に標準化する場合、業務フローが定まっていなかったり、属人化していたりする業務から優先的に標準化していきましょう。 目的を共有する 業務標準化を成功させる2つ目のコツは、目的を共有することです。 目的を共有すると社内で一丸となって標準化に取り組むことができます。また、解消したい問題が「属人化の解消」「業務効率化」のどちらなのかで対策方法も変わってくるため、社内での認識のすり合わせは必須です。 また、管理職だけで共有していても、標準化が成功しない可能性があるので、必ず現場の社員にも目的を共有することが成功のコツです。 定期的に見直す 業務標準化を成功させる3つ目のコツは、定期的に見直すことです。 マニュアルの使いやすさを向上させるためには、一度作成してからも、定期的に見直すことが必要です。現場の状況や社員からのフィードバックを参考にして、マニュアルの内容を更新しましょう。 また、マニュアルの定期的な見直しは、マニュアルの形骸化を防ぐためにも有効です。全社で業務標準化を実施して、生産性を向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務標準化の成功事例3選 ここでは、業務標準化の成功事例3選を解説します。以下の事例を把握して、自社の取り組みを具体的にイメージしましょう。 (1)かなもり歯科クリニック 引用：かなもり歯科クリニックのホームページ かなもり歯科クリニックでは、医院全体で高い水準の医療を提供するために、マニュアルを整備する必要がありました。 そこで、マニュアル作成ツールを導入し「治療の準備方法」「事務作業」「器具の使用方法」などのマニュアルを作成しました。また、撮影した画像を貼り付けて、手順を詳細に示したのです。 その結果、新人教育のコストを削減しつつ、全スタッフの業務に対する理解を深めることができました。また、産休取得後の非常勤スタッフでも、自宅からマニュアルを確認して、スムーズに現場に復帰できるようになりました。 参考：導入事例：かなもり歯科クリニック- Teachme Biz (2)社会保険労務士法人つくし 引用：社会保険労務士法人つくしのホームページ 社会保険労務士法人つくしでは、紙のメモを使って顧客情報を共有していました。そのため、ミスが発生しても原因を特定できず、対策できない課題がありました。 そこで、情報共有ツールを導入し、クラウド上で情報共有する仕組みをつくりました。そして、顧客情報を共有するだけでなく、タスク管理にも活用したのです。 その結果、共通認識を形成して業務に取り組めるようになり、ミスを減らすことができました。また、達成感を得ながらタスク管理に取り組めるようになりました。 参考：導入事例：社会保険労務士法人つくし- welog (3)パナソニックリビング近畿株式会社 引用：パナソニックリビング近畿株式会社のホームページ パナソニックリビング近畿株式会社では、住宅設備のプランを作成する部署において、属人化が発生して社員に大きな負担が生じているという課題がありました。 そこで、業務標準化に取り組み、ヒアリングを通して「業務の洗い出し」や「課題の抽出」を実施しました。また、現場の担当者を中心にマニュアルの作成に取り組みました。 その結果、部署内の業務を整理して、改善策を明確化できました。また、属人化していた業務が可視化され、無駄な作業を削減できたのです。 参考：導入事例：パナソニックリビング近畿株式会社- パーソルエクセルHRパートナーズ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務を効果的に標準化できるツール 以下では、業務を効果的に標準化できるツールをご紹介します。 業務標準化をするためには、情報共有の仕組みを整えることが必要です。とくに、特定の人しか知らない属人化した業務を無くし、ノウハウを形式知化したうえで、情報のアクセス性に差が出ないようにしなければなりません。 そこで、「社内の情報を蓄積管理できるツール」を利用すると、誰でも簡単に情報共有の仕組みを整えられます。また、「検索機能に優れたツール」を選ぶと、マニュアルを取り出すのが簡単になるため、情報が活用されやすく、運用のハードルが下がります。 結論、業務標準化を実施するには、社内のナレッジを一元管理して、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンには、業務フローやノウハウをマニュアルの形で作成・管理できるうえ、「超高精度の検索機能」で欲しい情報に一瞬でたどり着くことが可能です。そのため、業務標準化の実現に貢献し、長期的に運用できる体制を構築できます。 業務標準化の長期的な仕組みを構築できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務標準化の流れ・成功事例まとめ これまで、業務標準化の流れ・成功事例を中心にご紹介しました。 業務を標準化すると、誰でも同じ手順で業務を効率的に進められるようになるので、「業務品質の均一化」や「属人化の防止」が実現します。また、業務標準化を実施する場合は、「現状の把握」や「標準化する業務の選定」をして、マニュアルを設計しましょう。 一方で、業務を効果的に標準化するには、マニュアルを管理・共有できる情報共有の仕組みづくりが欠かせません。そこで、「社内の情報を一元化できるナレッジ管理ツール」を導入すれば、マニュアルの社内共有を徹底して、全社で業務標準化に取り組めます。 したがって、業務標準化には、社内のあらゆる情報を蓄積できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、業務標準化に取り組みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

PCやスマートフォンにおけるデータの保存場所は「ストレージ」と呼ばれます。ストレージには容量の上限があるため、データを保存するには常に十分な空き容量を確保しておく必要があるのです。 しかし、ストレージには複数の種類があるため「自社に適したサービスの選び方が分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ストレージの意味や種類、法人向けのおすすめツールをご紹介します。 ストレージの意味や各種類の特徴を把握したい 社内情報を適切に管理して生産性を高めたい 法人利用に適したおすすめのストレージツールが知りたい という方は、この記事を参考にすればストレージごとの特徴を理解でき、自社の環境に合ったツールを選べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ストレージの意味とは2 ストレージの種類とその仕組み3 外部のクラウドストレージを利用するメリット3選3.1 （1）端末のスペックに影響しない3.2 （2）場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる3.3 （3）コストを抑えられる4 【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ4.1 あらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」5 「ストレージの空き容量がありません」とは6 ストレージの空き容量を増やす3つの方法6.1 （1）ストレージ内のデータを消去する6.2 （2）クラウドストレージを利用する6.3 （3）手元の端末から追加購入する7 ストレージの意味と空き容量を増やす方法まとめ ストレージの意味とは ストレージとは、PCやスマートフォンなどのデバイスにおいて、電子データを保管するための場所を指します。 具体的には、HDD（ハードディスクドライブ）やSSD（ソリッドステートドライブ）、USBメモリなどがあり、写真・動画・ファイルなどのあらゆる電子データを保存可能です。ただし、ほとんどのストレージには容量（保有できるデータ量）に上限があります。 また、ストレージによっては対応デバイスが限られてることもあるため、自社の利用目的や環境に合ったツールを選ぶことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ストレージの種類とその仕組み ストレージにはさまざまな種類がありますが、ここでは代表的なストレージを4つご紹介します。 内部ストレージ HDDやSSD、フラッシュメモリなど、PCやスマートフォンに内蔵されているストレージです。変更には専門知識が求められるため、必要となる容量を事前に想定したうえで、適切なストレージが搭載されたデバイスを選びましょう。 外部ストレージ USBメモリや外付けHDD・SDD、microSDカードなど、デバイスの内部ストレージのデータを移行できる外付けの装置です。保存したデータを複数のデバイス間で共有できるのが利点ですが、紛失や故障のリスクが高い点に注意しましょう。 コンバージドインフラ ネットワークやサーバー、ストレージ、管理ツールなどを1つのハードウェアに統合したIT製品です。システム運用を効率化できますが、サービス開発の負担軽減に向けて使われるケースが多いので、一般的なデータ保存には向いていません。 オンラインストレージ インターネット上にデータを保管できるツールであり、クラウドストレージとも呼ばれます。低コストで導入でき、インターネット環境があれば時間や場所を問わずデータにアクセスできる点が特徴です。 以上のように、ストレージによって使い勝手や利用コストが異なります。法人利用の場合は、社内外からアクセスできて情報共有がしやすく、コストも抑えられる「オンラインストレージ」の利用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 外部のクラウドストレージを利用するメリット3選 ここでは、法人向けに提供されているオンラインストレージを利用するメリットを3つご紹介します。インターネット上にデータを保存する特性上、ほかのストレージとは大きく異なる利点があります。 （1）端末のスペックに影響しない オンラインストレージを利用する1つ目のメリットは、PCやサーバー、スマートフォンの容量を気にせずにデータを保存できる点です。 内部ストレージの場合、容量の上限に近づくとデバイスの動きが悪くなり、使いづらくなる恐れがあります。一方、オンラインストレージはデバイス内にデータを直接保存しないので、使い勝手に悪影響を及ぼすことがありません。 さらに、多くのオンラインストレージは大容量のため、容量が不足するリスクが少ないのです。このように、外部のクラウドストレージには、ストレスなく端末を利用できるというメリットがあります。 （2）場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる オンラインストレージを利用する2つ目のメリットは、社内外・移動中問わずデータにアクセスできる点です。 オンラインストレージはインターネット上にデータを保管するため、情報が端末に依存しません。そのため、あらゆる端末から必要なデータを閲覧・編集できるのです。 また、保存されたデータは個人ではなく組織単位で管理されるので、情報の属人化を防ぎ、社内でのスムーズな共有が可能になります。 （3）コストを抑えられる オンラインストレージを利用する3つ目のメリットは、コストを抑えられる点です。 オンラインストレージはサーバー整備が不要なため、機器投資に莫大な費用をかける必要がありません。その結果、少ない初期費用で運用を始められるのです。 また、システムの運用・保守はサービス提供会社が実施するので、社内に専任担当を置く必要がなく、人件費の削減にもつながります。さらに、複数のプランから自社のニーズに最適なものを選択すれば、無駄なコストを抑えながら効率的な運用が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ 以下では、オンラインストレージとしても利用できる、おすすめの法人向けツールをご紹介します。 ビジネスにおいては、アクセス性に優れ、低コストで運用できるオンラインストレージがおすすめです。ただし、全社的に利用する場合は、ユーザーのアクセス権限やファイルの公開範囲を適切に管理しなければ、情報漏えいのリスクが高まります。 そのため、「セキュリティ対策が万全なツール」を選ぶことが重要です。また、ストレージに保管した情報は、必要な時にすぐに探し出せなければして活用できないので、使いやすく検索性に優れたツールを導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、高セキュリティで社内のあらゆる情報を安全に管理でき、必要な情報にも素早くアクセス可能な「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テキストやファイルなどあらゆる形式の情報を一元管理でき、国際基準のセキュリティや柔軟なアクセス権限設定により、安全な情報共有が可能です。また、ファイル内検索を含む高精度の検索機能を備えており、蓄積した情報を有効活用できます。 あらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ストレージの空き容量がありません」とは ストレージの容量が不足すると、「ストレージの空き容量がありません」と表示されることがあります。以下では、空き容量が不足すると起こる主な影響についてご紹介します。 PCやスマートフォンの動きが遅くなる ストレージがいっぱいになると、ファイルの読み込みやアプリの起動に時間がかかるようになります。負荷がかかりすぎると、デバイスの故障リスクも高まるため注意が必要です。 強制終了・再起動が繰り返される デバイスが正常に動作しなくなった結果、突然の強制終了や、再起動を繰り返すケースがあります。操作ができなくなるうえ、作業中のデータが消失したり、デバイスの信頼性が損なわれる恐れもあるのです。 OSをアップデートできない OSのアップデートには十分な空き容量が必要です。不足している場合、アップデートのダウンロードやインストールができず、セキュリティリスクが高まるほか、最新のアプリが動作しない原因となります。 データ共有に時間がかかる 容量不足で動作が遅くなると、ファイルのアップロードや送信にも時間がかかり、スムーズな情報共有が難しくなります。ビジネスにおいては、業務効率の低下に直結するため注意しましょう。 以上のように、ストレージの空き容量が不足すると、さまざまな不具合やリスクが生じます。そのため、自社の利用状況に合った容量のストレージを導入し、十分な容量を確保することが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ストレージの空き容量を増やす3つの方法 導入時にはストレージに十分な容量があっても、次第にデータが増え容量が不足することは珍しくありません。そこで、以下でご紹介する「空き容量を増やす3つの方法」を参考に、重要なデータを確実に保存できる環境を整えましょう。 （1）ストレージ内のデータを消去する まず、ストレージ内のデータを消去して空き容量を増やす方法があります。 あらゆるファイルを管理できるストレージですが、使い方を明確に定めないまま運用していると、重要度の低いデータで容量が埋まってしまうのです。そこで、定期的に不要なファイルを消去することで、重要なデータの保存に必要な空き容量を確保できます。 そのため、ストレージに空きがない場合は、使用頻度の低いデータや重複しているデータを消去し、ストレージをいつでも活用できるようにしましょう。 （2）クラウドストレージを利用する 次に、クラウドストレージの活用も、空き容量を確保する有効な手段です。 クラウドストレージはインターネット上にデータを保存するため、PCやスマートフォンなどの端末本体の容量を消費せずに済みます。さらに、複数のデバイスで利用できるので、「スマホの空き容量がない」といった場合にも柔軟な対応が可能です。 空き容量をすぐに確保したい方は、導入サポートがあり、直感的に操作できる「ナレカン」「ナレカン」のような、シンプルかつサポート体制の整ったクラウドストレージを選びましょう。 （3）手元の端末から追加購入する 最後に、端末のストレージを追加購入することで、空き容量を確保できます。 たとえば、iPhoneで使われているiCloudは、5GBであれば無料で利用できるほか、月額料金を支払うことで2TBまで増やせます。その結果、ひとつのストレージにすべてのデータをまとめられるので、必要な情報を見つけやすくなるのです。 多くのクラウドストレージでは、オプションとして「容量追加」を選択できます。そのため、複数のストレージを管理したくない方は、ストレージを追加購入して容量を確保しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ストレージの意味と空き容量を増やす方法まとめ 本記事では、ストレージの意味やオンラインストレージのメリット、法人向けのおすすめツールをご紹介しました。 ストレージは複数の種類がありますが、ビジネスでは複数デバイスから時間や場所を問わずアクセスできる「オンラインストレージ」がおすすめです。ただし、保管するデータには社内の機密情報が含まれることも多く、もし流出すると深刻な問題につながります。 そのため、「セキュリティ機能が充実したツール」を選ぶことが重要です。また、蓄積したデータを有効活用するには、必要な情報をすぐに見つけられる「検索性の高さ」も欠かせません。 たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、高度なセキュリティ機能を備えているうえ、高精度の検索機能で必要な情報にすばやくアクセスできます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、すべてのファイルをまとめて管理できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

ファイルストレージはExcelやWord、PDFや動画などのファイルをクラウド上で管理できるサービスです。あらゆるファイルを一か所にまとめられるメリットがあり、法人への導入が増えています。 しかし、「ファイルストレージを上手く活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、おすすめの無料ツールを紹介します。 社内のファイル管理に悩んでいる ファイルストレージの運用を確実に成功させたい 社内情報を安全かつ簡単に管理する方法が知りたい という担当者の方は本記事を参考にすれば、ファイルストレージを運用するコツがわかるほか、自社に最適なツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ファイルストレージとは2 各ストレージとの違い2.1 ブロックストレージとは2.2 オブジェクトストレージとは3 ファイルストレージの運用を成功させるコツ3選3.1 コツ1｜用途ごとにファイルを整理する3.2 コツ2｜ファイルの作成・保存ルールを作る3.3 コツ3｜データの保管場所を一元化する4 ファイルストレージを選ぶ5つのポイント4.1 （1）ファイルの検索性が優れているか4.2 （2）ファイルの共有がしやすいか4.3 （3）十分なデータ容量を確保できるか4.4 （4）複数デバイスからアクセス可能か4.5 （5）セキュリティ対策は万全か5 【必見】ファイル管理の手間を解消するツール5.1 PC・スマホで簡単にファイルを管理できる「ナレカン」6 ファイルストレージの概要まとめ ファイルストレージとは ファイルストレージとは、データを「.docx」や「.xlsx」といったファイル単位で保存し、管理できるツールを指します。PCに内蔵されているローカルフォルダと同様の形式でデータを保管するため、使い方に迷うことがありません。 ただし、ファイルストレージはローカルフォルダとは異なり、インターネット上にデータが保存されるクラウドサービスです。したがって、場所や端末を問わずファイルにアクセスができる利便性を持ちます。 また、社内のファイルを一元管理することで、過去の資料やデータが見つけやすくなり、データを探し出す手間が省けます。その結果、業務効率の向上にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 各ストレージとの違い 下記の画像は、ファイルストレージとそのほかのストレージとの違いを示したものです。各ツールの違いについて、以下で詳しく説明します。 ブロックストレージとは ブロックストレージとは、「ボリューム単位」で分解した記憶領域を、さらに「ブロック単位」で分割して管理するツールを指します。 ボリュームとブロックにはそれぞれ番号が振られており、番号を指定することでブロック内のデータにアクセスできます。ファイルストレージと異なり階層構造ではないため、必要なファイルへ瞬時にアクセスできる点がメリットです。 ただし、番号を駆使して検索する手法なので、活用にあたっては高いITリテラシーが必要となる点に注意しましょう。現在では、ベンダーがファイルストレージを構築するときに使われているケースが主流です。 オブジェクトストレージとは オブジェクトストレージは、各データを「オブジェクト」として保存・管理するツールを指します。 ファイルストレージと異なり、オブジェクトストレージには階層がありません。また、豊富なメタデータを扱えるという特徴があり、写真の撮影場所やコピー回数といった情報まで残せる点がメリットです。 ただし、オブジェクトストレージは社内などの限られた環境でしか利用できず、不便な点に注意しなければなりません。そのため、場所や端末を問わず資料にアクセスしたい場合は、PCやスマホ、タブレットでも使える「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイルストレージの運用を成功させるコツ3選 ファイルストレージは導入するだけでは恩恵を受けられず、社内で活用されてはじめて効果を発揮します。以下のコツを参考に、ルールを定めたうえで現場に展開し、運用を成功させましょう。 コツ1｜用途ごとにファイルを整理する 1つ目のコツは、用途ごとにファイルを整理して保管することです。 例として、「案件やクライアント、プロジェクトごとにフォルダを分ける」といった方法が挙げられます。テーマごとにフォルダを分けることで、関連する情報を一か所にまとめられるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。 案件やクライアントといった単位については、実際に使用する現場にヒアリングをしたうえで管理者が設定するのがおすすめです。整理せずに現場に一任すると、フォルダが乱立して情報が散在する原因となりかねないため、必ず事前に設定しましょう。 コツ2｜ファイルの作成・保存ルールを作る 2つ目のコツは、ファイル名や保存についてのルールを作ることです。 ファイル名の付け方が定まっていない場合、作成者以外のメンバーはファイルの中身を推測できません。その結果、都度ファイルを開いて中身を確認する工数が発生し、従業員の負担となりかねないのです。 一方、「作成日」「顧客名」「概要」などをファイル名に記載しておけば、誰でも一目でファイルの内容を理解できます。したがって、データの判別に必要な情報を組織で確認し、ルールを設定したうえで運用しましょう。 コツ3｜データの保管場所を一元化する 3つ目のコツは、社内のデータの保管場所を一元化することです。 ファイルストレージの大きな役割として、「情報の属人化を防ぎ、組織で情報資産を共有すること」が挙げられます。仮に、従業員が自身のPCにデータを保存していた場合、退職や異動のときに引き継ぎができず、業務に支障が出る可能性があるのです。 したがって、「ファイルストレージに情報を保存することの重要性」を従業員へ共有し、誰もがアクセスできる形で情報を一か所に蓄積する環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイルストレージを選ぶ5つのポイント ここでは、ファイルストレージを選ぶ5つのポイントを紹介します。以下を参考に、自社に最適なツールを選定しましょう。 （1）ファイルの検索性が優れているか ファイルストレージを選ぶ1つ目のポイントは、ファイルの検索性が優れているかです。 ファイルの一括管理ができるストレージであっても、ただファイルを保存するだけでは、やがて情報が散乱してしまいます。その結果、目的のファイルを探す手間が生じるので、ストレージの活用メリットを十分に享受できません。 そのため、「キーワード検索」「ファイル内検索」「絞り込み検索」などの機能が備わったツールを選びましょう。検索性に優れたツールを導入すれば、必要な情報をすばやく見つけることができ、業務効率化や情報活用の促進にもつながります。 （2）ファイルの共有がしやすいか ファイルストレージを選ぶ2つ目のポイントは、ファイル共有がしやすいかです。 ファイルの共有方法としては、メールに添付する形が一般的です。一方、情報共有機能を備えたファイルストレージであれば、ツールを切り替えずとも共有でき、データのやり取りにかかる手間を削減できます。 情報共有機能の例としては、テキストで連絡できる「メッセージ機能」や「コメント機能」などが挙げられます。ストレスなくファイルを共有したい方は、こうした機能が搭載されたファイルストレージを選びましょう。 （3）十分なデータ容量を確保できるか ファイルストレージを選ぶ3つ目のポイントは、十分なデータ容量を確保できるかです。 >ファイルストレージは業務の基幹ツールとなるため、運用期間が長くなるほど保存するデータ量も増えていきます。そのため、契約時に保存できる容量を確認することはもちろん、必要に応じて容量を増やせるかも確認すべきです。 また、契約当初に想定しなかった事態にも対応できるように、変更に柔軟なツールを選びましょう。 （4）複数デバイスからアクセス可能か ファイルストレージを選ぶ4つ目のポイントは、複数のデバイスからアクセスできるかです。 多くのファイルストレージでは、インターネット上にデータが保管されています。そのため、PCに加えてスマホでも使えるツールを選択すれば、社外でも資料を閲覧でき、業務効率が向上するのです。 とくに、「外出先でもファイルにアクセスしたい」という方は、PCやスマホ、タブレットといった複数の端末に対応しているツールを選びましょう。 （5）セキュリティ対策は万全か ファイルストレージを選ぶ5つ目のポイントは、セキュリティ対策が万全であるかです。 ファイルストレージにはさまざまな形式のデータを保管できますが、セキュリティ対策が不十分なツールでは、データ漏えいや不正アクセスといったリスクが生じやすくなります。とくに、社内の機密情報が外部に流出した場合、信用問題にもつながりかねません。 そのため、ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティ機能が充実しているかを必ず確認しましょう。たとえば、「アクセス制限」「データの暗号化」「二段階認証」などの機能が備わったツールを選ぶと、安全に情報を管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】ファイル管理の手間を解消するツール ここでは、ファイル管理の手間を解消するおすすめのツールをご紹介します。 ファイルストレージを選ぶときは、情報共有のしやすさやアクセス性が重要なポイントです。共有機能や高精度の検索機能を備えたストレージであれば、ツール内で情報共有が完結し、必要な情報にもスムーズにアクセスできます。 ただし、情報の更新がしづらいと、最新情報がわからなかったり、情報を残した目的が不明になったりします。そのため、「情報の背景と併せて、情報を継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールが求められるのです。 結論、自社のファイル管理には、ナレッジを“活用される形”で残せるツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、社内のあらゆる情報を「記事」として蓄積・共有でき、必要な情報にすぐアクセスして活用可能です。また、記事に誰が・なぜ・いつ投稿したかといった情報も残せば、ナレッジの活用がしやすく、意思決定の参考にされやすくなります。 PC・スマホで簡単にファイルを管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ファイルストレージの概要まとめ 本記事では、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、選定ポイントを中心にご紹介しました。 ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティや共有のしやすさ、検索性などを重視しましょう。また、導入後はルールを設けて、スムーズに情報を共有・管理できるようにすることも大切です。 しかし、ファイルストレージだけでは情報が埋もれてしまったり、更新されずに古いまま放置されたりといった課題も起こりがちです。そこで、「情報を共有・保管するだけでなく、背景とともに継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールを導入しましょう。 結論、社内の情報共有には社内のあらゆる情報を“活用される形”で蓄積・共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。誰が・なぜ・いつ投稿したかといった情報も合わせて残せるため、スムーズな意思決定にも役立ちます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、ファイル共有・管理の手間を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

業務マニュアルの活用は、対応品質の統一化や顧客満足度向上に繋がるため、近年コールセンター業においてもITツールの導入が積極的に進められています。 しかし、ツールのマニュアル運用を実践したいなか、コールセンター業において記載すべき内容や運用に悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コールセンターのマニュアル運用が簡単になるツールやマニュアルに記載すべき情報、運用ポイントまで解説します。 コールセンターのマニュアルの管理にツールが必要か知りたい マニュアル運用を成功させるためのポイントが知りたい マニュアルの運用に役立つITツールを探している という方は今回の記事を参考にすると、おすすめツールはもちろん、コールセンターのマニュアルに記載すべき情報や運用のポイントが理解でき、自社でのマニュアル運用を成功に導けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 コールセンターにマニュアルが必要な理由2 コールセンターのマニュアルに記載すべき5つの情報2.1 （1）部署内の方向性やKPI2.2 （2）商品・サービスの詳細情報2.3 （3）ルールや規則2.4 （4）ビジネスマナー2.5 （5）トークスクリプト3 コールセンターでの運用を成功させる4つのポイント3.1 （1）ベテラン社員の意見を反映する3.2 （2）クレームに繋がりやすい問題を網羅する3.3 （3）専門用語を使わない3.4 （4）常に最新情報を記載する4 コールセンターのマニュアル作成・管理にツールを利用すべきか5 コールセンターでのマニュアル作成を効率化するおすすめのツール5.1 見やすいマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」6 コールセンターのマニュアルに記載すべき情報や成功ポイントまとめ コールセンターにマニュアルが必要な理由 コールセンター業務において、マニュアルの整備は「応対品質の均一化」と「応対スピードの向上」に大きく貢献します。 マニュアルがなければ、オペレーターごとに対応のばらつきが生じ、顧客満足度の低下につながりかねません。そこで、対応フローや言い回しを統一することで、誰が対応しても一定の品質を保つことができます。 また、マニュアルに製品情報や手順を明確に記載しておくことで、オペレーターは必要な情報にすぐアクセスでき、対応時間の短縮が可能になります。さらに、新人教育や引き継ぎもスムーズになり、業務の属人化を防ぐ効果もあります。 以上の理由から、コールセンター業務にはマニュアルが必要だと言えます。マニュアルを作成して、コールセンター業務の質を向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターのマニュアルに記載すべき5つの情報 以下では、コールセンターのマニュアルに記載すべき情報を5つ解説します。コールセンターでのマニュアルには、以下の情報を記載することで、より活用しやすいマニュアルがつくれます。 （1）部署内の方向性やKPI マニュアルには、部署内の方向性やKPI(重要業績評価指標)を記載しましょう。 方向性やKPIがカスタマーサポートのオペレーターまで正しく共有できていなければ、目指すべき目標が達成できないうえに、顧客満足度の低下を招くトラブルを起こしやすくなるからです。 コールセンター業務の主要業務である顧客対応は、顧客と会社の接点を担う重要な業務です。したがって、マニュアルには部署内の方向性やKPIを正しく設定し、社員の意識改革に努める必要があるのです。 （2）商品・サービスの詳細情報 商品やサービスに関する詳細情報もマニュアルには必須です。 コールセンターへの問い合わせのうち、ほとんどが商品やサービスに関するものであるうえ、オペレーターは正しい情報を顧客に伝える必要があります。したがって、新人でも対応ができるように、問い合わせに対する知識はマニュアルに記載しておくべきです。 とくに、問い合わせ頻度の多い商品やサービスについては、詳細な情報を残しておきましょう。商品・サービスの基礎情報のほか、過去に発生したトラブルや解決例などの情報も併せて記載しておくと、より現場で活用しやすいマニュアルになります。 （3）ルールや規則 マニュアルには、コールセンターでのルールや規則も記載しておきましょう。 コールセンターでは、顧客の個人情報や社外秘情報など、取り扱いに注意すべき情報が多々あります。万が一情報漏えいが起これば、会社の信用が失墜するのはもちろん、顧客に多大な迷惑がかかりかねません。 重要な情報が流出するリスクを防ぐためにも、マニュアル内にはルールや規則を記載し、社員が時間を問わず確認できる環境を整えましょう。また、不正や規律を乱すとどのようなリスクが発生するのかを周知しておくことで、社員が不正を企む可能性を減らせます。 （4）ビジネスマナー 質の高いサービス提供をするためには、ビジネスマナーの記載も必須です。 顧客対応では言葉づかいやメール文面など、守らなければならないビジネスマナーが存在します。しかし、コールセンターは人の入れ替わりが激しい職業柄、マナーの周知を徹底しようとしても効果が得にくいのも現状です。 したがって、顧客対応において遵守すべきマナーは、あらかじめマニュアル内に組み込みましょう。マニュアル内に記載する場合は、具体例も付け加えておけば、実際の業務シーンもイメージしやすくなります。 （5）トークスクリプト マニュアルにトークスクリプトを記載することもおすすめです。 トークスクリプトとは、オペレーターが顧客と話すときの基準として活用される対話のマニュアルです。トークスクリプトを活用すれば、会話の流れに合わせて返答するだけで応対でき、新人オペレーターでも対応コストの削減が可能になります。 また、オペレーターは顧客と会話をしながらパソコンを操作し、情報共有や内容の確認をするケースが基本です。そのため、トークスクリプトの内容は配置を工夫し、一目で流れがわかるような構成で作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターでの運用を成功させる4つのポイント 以下では、コールセンターでのマニュアル運用を成功させるポイントを解説します。作成したマニュアルが形骸化し、誰も活用しなくなる事態を防ぐためにも、以下のポイントを押さえた運用を実践しましょう。 （1）ベテラン社員の意見を反映する マニュアル運用を成功させるには、ベテラン社員の意見を反映させることが大切です。 ベテランオペレーターはどのように対応すべきかの明確なノウハウがあるので、ベテランからのアドバイスを反映させれば、より質の高いマニュアルとなります。作成したマニュアルは、適宜フィードバックをもらい、改善していきましょう。 また、文章では伝わりづらい「声の大きさ」や「会話のスピード」などのアドバイスは、動画や音声を利用してマニュアルに組み込みましょう。ただし、動画や音声は「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを活用しなければ、共有が難しいので注意が必要です。 （2）クレームに繋がりやすい問題を網羅する マニュアル運用を成功させるには、クレームに繋がりやすい問題をマニュアル内に網羅しておきましょう。 たとえば、商品の不具合や請求料金の間違いといった問い合わせは、クレームにつながるリスクが高いです。常に細やかな配慮を持って対応しなければならないので、マニュアル内に具体的な対応方法を記載しておくべきです。 また、過去にクレームへ発展した事例がある場合は、解決方法をマニュアル内に記載しましょう。このように、問い合わせをクレームに発展させないようにする仕組みづくりが重要です。 （3）専門用語を使わない マニュアル運用を成功させるには、マニュアル内に専門用語を記載しないように注意しましょう。 マニュアルの読み手には、ベテラン社員から新入社員まで多くの人がいるため、知識量に差があることが一般的です。したがって、マニュアルが知識を前提として記載されていないかチェックしなければなりません。 日常的に使う用語でも、読み手によっては伝わらないケースも想定されます。そのため、マニュアル内では専門用語の使用は避け、記載する場合は欄外に注釈を入れることがおすすめです。 （4）常に最新情報を記載する マニュアルは定期的な更新を実施し、常に最新情報を記載しましょう。 新製品・新サービスのリリースや、既存商品・サービスの仕様変更などが起これば、これまで活用していた情報は使えません。古い情報のままで業務を進めれば、顧客に誤った案内をする事態が発生してしまうのです。 したがって、マニュアルは定期的に内容の更新をしつつ、新しい情報が出た場合は追加修正を加えましょう。作成後も更新を続けることで、最新情報の提供が可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターのマニュアル作成・管理にツールを利用すべきか 結論として、コールセンターのマニュアルはITツールで作成・管理すべきです。 紙媒体やExcelによるマニュアル作成は、業務を効率化したい企業には不向きです。紙媒体には「物理的な保管スペースが必要」「更新・修正がしづらい」、Excelには「業務が属人化しやすい」「ファイル管理が煩雑化しやすい」などの問題が発生するからです。 一方、ITツールには、「修正や更新が簡単」「情報の検索が可能」「音声データや動画データも添付できる」といったメリットがあります。また、過去の対応履歴や製品情報もすぐに確認できるため、紙媒体やExcelのデメリットをカバーできるのです。 そのため、業務効率化を目指す企業は、さまざまな機能があり情報の管理がしやすいITツールの利用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターでのマニュアル作成を効率化するおすすめのツール 以下では、コールセンターでのマニュアル作成・管理に最適なツールを紹介します。 コールセンター業務では、多様な問い合わせに素早く対応することが求められます。そのため、「検索性にすぐれたITツール」でマニュアルを管理すると、類似した問い合わせへの対応を効率化できるのです。 しかし、テキストのみのマニュアルでは、コールセンター業務で重要な「声の大きさ」「会話のスピード」が伝わりづらいという問題があります。そのため、「マニュアルに動画や音声データを添付できるツール」を選ぶと、経験の浅い従業員にも伝わります。 結論、コールセンターのマニュアル管理は、音声や動画も添付できて、必要なマニュアルを即座に取り出せるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には動画や音声もマニュアルに添付することができるうえ、「超高精度の検索機能」で必要なマニュアルを素早く見つけることが可能です。そのため、経験の浅い従業員でも質の高い応答ができます。 見やすいマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ コールセンターのマニュアルに記載すべき情報や成功ポイントまとめ ここまで、コールセンターのマニュアルに記載すべき情報やマニュアル運用を成功させるポイントについて解説しました。 コールセンターのマニュアルには、業務手順はもちろん、トークスクリプトや過去の対応事例も記載する必要があります。担当者は、作成したマニュアルを円滑に運用するために、現場目線でわかりやすいマニュアルを作成するように心がけましょう。 ただし、紙やExcelの管理ではスムーズに情報共有ができないので、ITツールの運用が必須です。さらに、検索機能が充実しているツールを利用すると、情報へのアクセス性が上がり、顧客対応の時間短縮にもつながります。 したがって、コールセンターのマニュアル作成・運用には、検索性に優れていて、社内の情報を一元化できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、コールセンターのマニュアルを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【作成例つき】見やすい社内FAQの作り方やおすすめのツールを紹介

新たなアイデアを出し合ったり、議論を深めたりする会議は、企業が成長していくうえで必要不可欠です。一方で、長時間の会議は参加メンバーの業務時間を削り、会社全体の生産性を下げる恐れがあるので、避けなければなりません。 しかし、「短時間で結論がまとまらず、会議が長引いてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、長い会議の原因や対策方法を中心に解説します。 会議が長いが解決策が分からない 会議に最適な時間を教えてほしい 長い会議を効率化するおすすめツールを知りたい という方は今回の記事を参考にすると、会議時間を短縮して、より効率的に議論を深める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 会議が長くなる4つの原因1.1 （1）参加人数が多すぎる1.2 （2）無駄な会議を開催している1.3 （3）タイムスケジュールが曖昧1.4 （4）会議の目的とゴールを設定していない2 長い会議を防ぐための対策4選2.1 （1）会議の目的を明確にする2.2 （2）リモートで会議をする2.3 （3）事前に資料を共有する2.4 （4）終了時間を決めておく3 会議に最適な時間とは4 【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 無駄に長い会議で起こる3つの悪影響5.1 （1）労働時間が長くなる5.2 （2）人件費が増加する5.3 （3）生産性が低下する6 長時間の会議による原因や対策まとめ 会議が長くなる4つの原因 以下では、会議が長引いてしまう4つの原因を解説します。長い会議で生産性を下げないために、原因を確認しましょう。 （1）参加人数が多すぎる 会議が長くなる原因の1つ目は、参加人数が多すぎることです。 会議に参加するメンバーが多ければ、その分さまざまな意見がでてくるので、結論をまとめるのに時間がかかってしまいます。 また、参加メンバーが多いと議論が活性化すると考えられるかもしれませんが、特定の人だけが発言しているケースも多いです。したがって、発言しないメンバーにとっては、「他のタスクに費やせたはずの無駄な時間」が生まれてしまいます。 そのため、会議には必要な人だけを呼びましょう。また、どうしても参加人数が多くなる場合は、「部門ごとに意見をまとめて代表者が発表する」などの事前準備を徹底するべきです。 （2）無駄な会議を開催している 会議が長くなる原因の2つ目は、無駄な会議を開催していることです。 重要性が低い会議が乱立すると、本来業務に割く時間が会議に圧迫されてしまいます。重要性が低い会議の例としては、「売上報告や連絡事項の確認のみをおこなう会議」が挙げられます。 結論、顔を突き合わせて議論する必要のない場合は、文面で情報共有をして、個々人が確認するようにしましょう。その際に、メールを使うと必要な情報が流れてしまうため、「ナレカン」「ナレカン」のような情報を残しやすいツールを使うべきです。 （3）タイムスケジュールが曖昧 会議が長くなる原因の3つ目は、タイムスケジュールが曖昧になっている点です。 会議の終了時刻を明確にしていなければ、結論が出るまで話し合いを続けてしまいます。また、議題ごとに時間の目安がないと、ひとつの議題に対して必要以上に時間がかかり、他の議題を十分に検討できないこともあるのです。 したがって、事前に会議のタイムスケジュールを作成して、メンバー内で共有しておきましょう。タイムスケジュールに沿って進行できれば、終了時刻に会議を終えられるので、各メンバーの本来の業務へ支障をきたしません。 （4）会議の目的とゴールを設定していない 会議が長くなる最後の原因は、会議の目的とゴールを設定していない点です。 会議の目的は「なぜこの会議を開くのか」という理由であり、ゴールは「この会議で何を決めるのか」という具体的な目標です。目的が不明確だと議論の方向性が見えず、ゴールが定まっていないと時間だけが過ぎてしまいます。その結果、得たかった成果が得られないといった事態に陥ってしまいます。 したがって、会議が長引くのを防ぐためには、会議の目的とゴールを明確に設定し、事前に参加者全員に共有することが不可欠です。その結果、議論の焦点が定まり、時間内に具体的な成果を出すことが可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 長い会議を防ぐための対策4選 以下では、会議を長引かせないための解決策を4つ紹介します。会議時間の無駄を減らすために、必ず確認しましょう。 （1）会議の目的を明確にする 会議を長引かせないための解決策の1つ目は、会議の目的を明確にすることです。 会議で「最終的に何を決めるのか」が不明確だと、参加者は出席する意義を見出せず、会議を退屈に感じやすくなります。また、会議の目的が分からないままでは、意見やアイデアを持ちづらいため、活発な意見交換の場とはなりません。 したがって、事前に「会議の目的やゴールを記したアジェンダや資料」を共有しておく必要があります。前もって会議のゴールを把握できれば、疑問点や自身の意見などを事前に準備して会議に臨めるのです。 とくに、効率的で活発な会議ができている組織は、「ナレカン」「ナレカン」のような検索性に優れた情報共有ツールを使って、会議に必要な資料を共有しています。 （2）リモートで会議をする 会議を長引かせないための解決策の2つ目は、リモートで会議をすることです。 リモート会議をすれば、移動や資料印刷にかかる時間の短縮が可能になります。また、リモート会議は場所を選ばないため、隙間の時間に入れやすく、業務時間を効率的に使えるのです。 このように、対面会議を減らして「時間や場所の柔軟性が高いリモート会議」を取り入れることで、会議の前後にかかる時間を短縮できます。 （3）事前に資料を共有する 会議を長引かせないための解決策の3つ目は、事前に資料を共有することです。 全メンバーに会議内容への理解を深めてもらうには、会議資料が欠かせません。しかし、何枚もの資料を作成すると、資料説明に時間がかるうえ、聞き手側も情報が多すぎて処理しきれなくなってしまうのです。また、紙の資料は共有しづらく、印刷に手間がかかります。 そのため、重要なポイントを簡潔にまとめた会議資料を、ツールを使ってデジタルで共有する必要があるのです。 （4）終了時間を決めておく 会議を長引かせないための解決策の4つ目は、終了時間を決めておくことです。 開始時間と合わせて終了時間を設定し、定時内での終了を意識しましょう。終了時間を設定することで、会議のタイムスケジュールも定まり、話し合うべき事項の優先順位も明確になるため、スムーズに会議を進行することができます。 また、終了時間を決めたら、ファシリテーターが時間を見て会議を進め、原則として延長は避ける必要があります。時間内で結論を出す習慣をつけるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 会議に最適な時間とは 会議では、長時間を費やせば良い意見やアイデアが出てくるわけではありません。そこで、会議をする際は、最適な時間帯や長さを意識してみましょう。 一般的に、会議は午前中に行うのが効果的だと言われています。株式会社Biz Hitsが全国の男女500人を対象に「仕事の効率が上がる時間帯に関する意識調査」を実施したところ、 66.6%が「午前中が最も仕事の効率が上がる」と回答しました。 また、重大な議題を扱うために会議が2時間以上行われる場合もありますが、人が集中力を持続できるのは最大で90分である点に注意する必要があります。 結論として、会議はメンバーの仕事の効率が上がりやすい時間帯の「午前中」に、90分以内でおこないましょう。 参考：株式会社Biz Hits「仕事の効率が上がる時間帯に関する調査」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは 以下では、会議時間の短縮を実現する方法を紹介します。 会議の時間を有効活用するには、何よりも「会議前の準備」が重要です。部門や部署内で会議に関連する情報を事前に共有することで、会議そのものの時間を短縮し、本来の業務に集中できるようになります。 そこで、会議の情報・資料をまとめて管理し、共有できる「ITツール」を活用して、スムーズな情報共有を実現しましょう。ただし、会議の資料などには機密性の高い情報が含まれる場合もあるため、誰がどの情報にアクセスできるかを細かく設定できるツールを選ぶことが大切です。 結論、会議時間の短縮のためには、「記事機能」により資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとに「アクセス権限設定」が可能なツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、会議の情報を簡単にまとめて共有できるだけでなく、「ファイル要約機能」を使えば、会議議事録の要点を自動でまとめられます。また、役職や部署、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に会議の資料を保管・運用することが可能です。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 無駄に長い会議で起こる3つの悪影響 ここでは、「無駄に長い会議で起こる、3つの悪影響」について説明します。会議が無駄に長いと、以下のような悪影響があるのです。 （1）労働時間が長くなる 悪影響の1つ目に、会議が無駄に長いと労働時間も長くなるリスクがあります。 なぜなら、会議のために業務時間を削らなければならないので、時間内に仕事が終わらなくなるのです。さらに、長時間労働によってワークライフバランスが崩れて、メンバーの精神的疲労にも繋がってしまいます。 そのため、会議に割り当てられる時間が増えるほど、会議以外の業務に支障をきたすという認識をもつことが重要です。 （2）人件費が増加する 悪影響の2つ目に、会議の時間が長いと、人件費の増加につながることが挙げられます。 なぜなら、会議に多くの時間が奪われると残業や休日出勤が増えるので、そのぶんの手当が必要になるからです。また、労働基準法37条は以下のように定めています。 労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない 労働基準法327条｜e-Gov法令検索 このように、無駄に会議が長いと企業は多くの人件費を負担しなければならないのです。 （3）生産性が低下する 悪影響の3つ目に、長時間の会議によって社内全体の生産性が低下する点があります。 長時間の会議は、集中力低下やストレスの要因になり、メンバーの会議への参加意欲は低下します。したがって、自身の意見を持たない・資料に目を通していないメンバーが増えて、議論が深まらず生産性の低い会議となるのです。 また、会議への拘束時間が長いほど本来業務に使える時間が減るので、「納期が遅れる」「タスクが終わらない」などの問題が起こり、社内全体の生産性の低下にもつながります。 以上のように、会議が長引くと、会議自体の生産性が低下するだけではなく、他の業務の能率も下げてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 長時間の会議による原因や対策まとめ ここまで、会議が長くなる原因や対策を中心に解説しました。 会議が長くなる主な原因は、「目的やゴール」「終了時間」「参加人数」が明確でないことにあります。会議に対する準備不足により、議論がまとまらず、無駄な時間が増えてしまうのです。 そのため、会議の効率を高めるには、事前に資料や情報を共有し、参加者間の認識をそろえておくことが不可欠です。なぜなら、議論に集中できる時間を確保することで、短時間でも結論を導き出しやすくなるからです。 したがって、自社で導入すべきなのは社内の会議資料や情報を一元管理でき、AIを活用し瞬時に必要な資料や情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、長い会議の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/